Post on 15-Dec-2015
description
UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALADIRECCION DE POSGRADOSCENTRO REGIONAL DE ESCUINTLAMAESTRIA EN DIRECCION Y GESTION DE RECURSOS HUMANOSLA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL EN LA GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOSLICDA. CARMEN LETICIA VELASQUEZ
CASO DE ESTUDIO
EL ÉXITO EN LAS PRESENTACIONES
MARIA EUGENIA CAMPOSECO HERNANDEZ 2728-96-1316
ESCUINTLA, 1 DE AGOSTO DE 2015.
Introducción
En toda empresa es necesario tener una buena comunicación entre todas
las personas que la conforman, para que haya un ambiente amigable y confortable
de trabajo, así como tener buenas relaciones interpersonales para poder
interactuar con compañeros de otras áreas o departamentos, dando lugar a un
buen desempeño en las diversas actividades dentro de la empresa, teniendo la
firme convicción de alcanzar las metas propuestas de manera eficiente y eficaz.
Una comunicación efectiva incluye una buena relación en las reuniones con
el personal y con la alta gerencia, poder proporcionar la información concerniente
a la situación actual de la empresa, buscando la manera de lograr consensos y
buscar mejores oportunidades de crecimiento y competencia para la organización.
En relación al hecho de compartir información con sus iguales al nivel de
Gerencia y Jefes de área, es necesario el empleo de las presentaciones
multimedia, las cuales se pueden diseñar online (en línea) o en programas
creados específicamente para ese fin como es Microsoft Power Point, tomando en
cuenta ciertos criterios para incluir solo información clave representada con
imágenes que hablen por sí solas y con un bajo porcentaje de texto, para lograr
una mejor interacción entre el presentador y la audiencia a quien será dirigida la
presentación. Por lo tanto, se debe tomar en cuenta a la audiencia a quien se
expondrá determinado tema, teniendo por objetivo conocer las expectativas de los
oyentes y el estado emocional de los mismos. El caso de estudio que se expone
en el presente documento, se refiere a una empresa que brinda asesoría
profesional en varias ramas, pero que desde hace un tiempo ha estado
experimentando conflictos de comunicación en todos los niveles, y falta de
voluntad por parte de los empleados para hacer uso del equipo necesario para las
presentaciones, generando una difícil situación, la cual será analizada para
plantear soluciones.
Selección del tema
Se seleccionó este tema, después de observar que en las organizaciones al
momento de llevar a cabo reuniones de equipo de trabajo de los altos mandos o
bien, del jefe de departamento con sus colaboradores, muchas veces la
información que se da a conocer no es transmitida de manera idónea a la
audiencia debido a que no se presenta la información de manera eficaz. Una
manera de mostrar a los demás la información relevante que presenta el estado
actual de la empresa, sería realizando presentaciones efectivas, esto quiere decir,
que se tomen en cuenta varios aspectos sobre la audiencia para atraer su
atención y que exista una interacción entre todos para que al final en conjunto se
puedan alcanzar las metas propuestas.
Objetivos del caso de estudio
Posterior a dar por concluido el caso que se presenta, el lector podrá
reconocer los aspectos que harán que una presentación alcance el éxito o
en caso contrario, el fracaso.
Poner en práctica nuevas técnicas para dirigirse al público o audiencias de
diferente tipo o categoría, para lograr atraer la atención de la misma durante
el tiempo que dure la presentación.
Autoevaluarse como expositor o presentador, explotando las fortalezas y
fortaleciendo los aspectos que representen debilidades en cuanto a la
comunicación tanto verbal como no verbal se refiere.
I. Teoría Relevante
Las pequeñas, como medianas y grandes empresas manejan
grandes flujos de información por diversas vías, tanto escritas como
electrónicas y verbales para su continuo desarrollo, crecimiento y
competencia en el mercado y en el mundo de los negocios. En cada
empresa u organización, se realizan reuniones para intercambiar o
compartir información del personal de un departamento con su jefe
inmediato, o bien, del equipo de jefes de los distintos departamento con
la gerencia, independientemente del nivel jerárquico del que se trate, se
debe presentar la información a sus iguales o a su superior o superiores
de manera clara y concisa, asegurándose que la comunicación por
encima de que sea exitosa, sea efectiva.
Una presentación según (definicionabc.com, 2007-2015) “se refiere
al proceso a través del cual el contenido de un tema determinado se
expondrá ante u auditorio u otro lugar elegido, por ser o representar el
mejor contexto para exponerlo”, entendiéndose entonces que una
presentación tiene como fin dar una idea o compartir a las personas o
audiencia sobre un determinado tema.
De acuerdo a (definicion.de, 2008.2015), una presentación se puede
definir como “un proceso que permite exhibir el contenido de un tema
ante una audiencia, se trata de ofrecer información o hacerla pública a
través de un discurso, textos, imágenes, vídeos, grabaciones de audio o
componentes multimedia”.
Según el contexto y la audiencia a quien va dirigida una
presentación, (modelopresentacion.com, 2008-2015) expone que
existen varios tipos de estas, tales como presentaciones de trabajo,
breve, online, de imagen de marca, de producto, para inversores, de un
plan de negocio, profesionales, de Autocad y de proyecto, las cuales
darán a conocer diferentes áreas o aspectos de un discurso profesional,
académico o publicitario. En cuanto a las presentaciones de trabajo se
trata, estas se caracterizan por ser de carácter interno, en las cuales la
audiencia podrá estar conformada ya sea por compañeros, jefes o
colaboradores de otros departamentos o áreas de la empresa, incluso
podrían ser parte de la audiencia socios, accionistas o futuros
inversionistas. En este tipo de presentación previo a elaborarla, se debe
preparar un listado con lo que se va a informar, como procedimientos,
cifras, iniciativas y mecanismos de trabajo; mientras que en una
presentación breve, lo que se desea dar a conocer será presentado en
el menor tiempo posible dando a conocer únicamente lo esencial.
En el caso de las presentaciones online, estas se pueden realizar
con programas específicos diseñados para que los trabajos realizados
en estas aplicaciones utilicen y aprovechen la utilidad el procesamiento
y almacenamiento masivo en la web conocido como La Nube. Algunos
de estos programas como Prezi, permite elaborar el diseño de la
presentación en línea y ser visualizada en lína. En Prezi los usuarios
podrán encontrar infinidad de presentaciones interactivas realizadas por
otros anteriormente. Además de Prezi, existen otros programas para
poder elaborar presentaciones online como Google Drive, SlideShare y
Amaze por mencionar algunos. Cabe mencionar que las
presentaciones online o en línea ofrece la facilidad de publicar temas de
interés y compartirlos con otras personas a través de la web.
Continuando con las presentaciones profesionales, estas se
caracterizan por incluir información sobre producto, marca y proyecto,
así como el contexto, la competencia, los clientes, el mercado, un punto
muy importante como lo es el plan de acción y la proyección financiera
y de inversión, Se puede apreciar en este tipo de presentación que son
de carácter bastante serio y formal, en comparación con las anteriores
es más amplio la cantidad de aspectos a tratar. Similares en lo que
respecta a seriedad y formalidad son las presentaciones de empresas
con la diferencia que estas se centran en presentar productos, servicios
proyectos y marcas de manera original con el fin llegar al público. Se
optó por mencionar estos cuatro modelos puesto que son
presentaciones con un perfil completo que se pueden adaptar en
diversas áreas y circunstancias, a excepción de las presentaciones
online, las demás pueden ser diseñadas en el programa del paquete de
Microsoft Office, Microsoft Power Point.
Pero no es cuestión solo de diseñar la presentación en un
determinado programa, es necesario transmitirlo a una audiencia
empleando los sentidos de la vista, el oído y el habla, tratando la
manera de que no solo sea exitosa sino también efectiva, y para
lograrlo varios autores han hecho público tips, técnicas y consejos para
lograrlo. Por un lado (definicion.de, 2008.2015) comparte algunos
consejos para poder obtener mejores resultados al momento de
encontrarse ante una presentación pública como el hecho de
mantenerse de pie de principio a fin, demostrando de esta manera
respeto hacia la audiencia y que la información o tema es de gran valor
tanto para quien expone como para quienes está dirigida la
presentación que no escatima esfuerzos buscando siempre mantener
contacto visual con el público, ya que al dirigirse visualmente hacia
cada uno de los miembros de la audiencia, el presentador o expositor,
le hace sentir a los oyentes que son parte activa de la presentación y
que está dirigida a ellos, atrayendo al mismo tiempo su atención y
lográndola mantener teniendo un conocimiento amplio sobre el
contenido y defendiendo su discurso y estando preparado para
responder las preguntas que puedan surgir sobre el tema. (Carbonell,
2006) manifiesta que “el hecho de mantenerse de pie para presentar
un tema, es considerada una postura activa y punto de partida para la
acción, ya que potencian la lucidez de la mente y aumentan la facilidad
de palabra”. El mantenerse de pie para exponer un tema en una
presentación, es una forma de comunicación no verbal y de acuerdo a
(Urcola, s.f.) “ el uso y dominio de la comunicación no verbal refuerza la
credibilidad de los argumentos, aumenta la persuasión y es de gran
utilidad para expresar emociones, transmitir actitudes, presentar los
principales rasgos de nuestra personalidad y acompañar la
comunicación oral, siendo así, el mejor complemento de la
comunicación verbal”
También es necesario enviar mensajes claros a la audiencia sobre el
tema, y esto lo hará enfocándose principalmente en los puntos clave del
mismo, sin caer en excesos que lejos de lograr un buen resultado, solo
dé lugar a la confusión de los oyentes.
Una estrategia de la que se puede valer para mantener la atención
del público es hacer uso de anécdotas o el hecho de compartir
experiencias del diario vivir ya sea personales o de personas allegadas
sobre el tema que se expone, demostrando una vez más que lo que se
expone es verídico y aplicable y de beneficio en la vida real.
Por otro lado, son varios los oradores que se han basado en la
manera de exponer una presentación de quien es la cabeza del mundo
Macintosh, Steve Jobs, quien aparte de ser una persona entregada a la
creación de nuevas tecnologías también es un exitoso orador, y quienes
han presenciado o visto sus presentaciones por diversos medios
plantean sus posturas, uno de ellos (Forcadell, 2014) en su artículo
Cómo hacer presentaciones con éxito (al estilo Jobs), manifiesta que es
necesario aclarar cuál es el tema principal, y cómo se logra esto?
Sencillo, reiterando o repitiendo durante la presentación el tema que se
está exponiendo, esto con el fin de que los participantes permanezcan
conectados al punto que está siendo expuesto, eso sí, demostrando
entusiasmo, que es el sello que cada persona le pone a su exposición,
ya que dependerá tanto de su comunicación verbal como sus
expresiones el sorprender al público, manteniéndolo activo durante el
tiempo que dure la presentación.
Algo más que expone Forcadell es sobre facilitar un esquema del
mensaje, haciendo uso de frases que den una idea de lo que tratará la
presentación y llevar una secuencia, por ejemplo, una frase sería: “El
día de hoy les hablaré sobre 6 maneras de. . . “, dando a entender que
tocará 6 puntos importante sobre un determinado tema lo cual
mantendrá a la expectativa a la audiencia. Algo más que se menciona
es el hecho de dar un significado a las cifras, esto se refiere que
mientras se presenta el tema se deben tomar en cuenta los números en
relación a los logros que ha obtenido una empresa ya sea por el
volumen de ventas alcanzado con el fin de que la audiencia asocie el
volumen de la meta alcanzada con el éxito.
Un punto a favor con el que debe contar toda presentación el intentar
conseguir un momento inolvidable y usarlo a nuestro favor, que haga
tener presente en la mente de los oyentes aquella presentación en la
que de manera original y asombrosa, se presentó una idea o un
producto o bien un servicio de gran beneficio para las personas
interesadas en el objeto del momento inolvidable.
Otro aspecto que Forcadell considera importante es el crear
diapositivas visuales, que no esté cargada de texto ni sobrecargada de
gráficos, sino que sea más interactivo, haciendo uso de imágenes que
expresen lo que se está tratando en la exposición y utilizando la menor
cantidad de texto posible de manera que el presentador se exprese e
interactué más con los oyentes al solo ver unas cuantas líneas o una
imagen que exprese un punto del tema. Unido a esto se busca crear un
espectáculo, mantener a la audiencia en suspenso ante el empleo de
diversos recursos multimedia, recurrir al cambio tanto del tono como del
ritmo de la voz y al uso de los gestos, esto con el objetivo de mantener
una continua interacción entre el presentador y el público. Sin
embargo, se debe estar preparado para afrontar aquellas pequeñas
cosas que no resultan como esperábamos o circunstancias que surgen
a última hora y que no está en las manos del presentador resolver; se
debe tener control ante los inconvenientes que puedan surgir y no
sucumbir ante ello.
Otro aspecto importante es enfatizar en los beneficios que aportará a
la audiencia el tema que se está presentando tanto en lo personal como
en lo laboral, ya que les hará sentir motivados, mostrando una
participación positiva. Hay que tener presente que el éxito de una
presentación depende en gran manera de la práctica constante para
hablar en público aunado a buenos hábitos como lo son la lectura,
observar presentaciones de grandes oradores.
Otro autor que comparte tu aporte es (Clarín, 2014) con su artículo 5
Tips para Hacer Presentaciones de Exito: El éxito o fracaso de un
proyecto puede depender de su exposición al público, en el que hace
mención del miedo al que se enfrentan los profesionales en el momento
de presentar un proyecto y para hacerle frente a ese miedo y causar
una buena impresión ante el público, es necesario conocer y complacer
a la audiencia, esto quiere decir que antes de llevar a cabo una
presentación, se debe saber el tipo de audiencia que se tendrá, cuáles
son sus expectativas sobre lo que se les va a presentar, sus intereses,
como también el nivel de conocimiento sobre el tema, esto para buscar
y aplicar técnicas, ejemplos y experiencias que atraigan su atención y
que vayan de acuerdo a las labores o actividades en que se
desempeñan. (Press, 2009) hace mención de un listado de
preguntas sobre los aspectos que deben tomarse en cuenta acerca de
la audiencia a quien se dirigirá la presentación, las preguntas son las
siguientes:
¿Es un asunto polémico, conocido o nuevo para su audiencia?
¿Quiénes conforman su audiencia y cómo se relacionan con
su tema?
¿Qué tan informados están sobre el tema y qué necesitan
saber respecto al mismo?
¿Qué esperan de su presentación?
¿Por qué asisten? ¿Lo hacen por decisión propia o por
obligación?
¿Hay obstáculos o expectativas que usted debe tomar en
cuenta?
Otro punto que Clarín menciona es sobre cuidar la imagen, esto se
refiere más que todo al diseño de la presentación, ya que la estética y
el formato de la misma pueden proporcionar cierta información al
público, por esta razón, es necesario elegir colores, diseño y demás
detalles que vaya acorde y que sean adecuados al tema que se
expondrá, así también es necesario mantener la uniformidad en cada
slide de la presentación. La autora también refiere que para el éxito de
una presentación es indispensable tomar en cuenta las emociones, ya
que según estudios realizados por profesionales, el componente
emocional es importante y puede ya sea favorecer o afectar en el
proceso de aprendizaje, en cuanto a emociones se puede recurrir a dar
ejemplos tipo testimonio, así también se puede hacer uso del humor y
videos. En cuanto al punto de integrar formatos diferentes, autores
citados anteriormente coinciden en que hacer uso de los cambios en la
modulación y el ritmo de la voz, así como el empleo de recursos
multimedia como videos e imágenes y la formulación de preguntas, todo
esto es útil para capturar la atención del público; y por último se tiene el
aplicar la regla 10-20-30 de Kawasaki, la cual indica que una
presentación en Power Point no debe tener más de diez diapositivas,
durar más de 20 minutos ni tener mucho texto con un tamaño menor de
30, ya que según Guy Kawasaki, si se es capaz de expresar algo de
manera estructurada, simple y breve se puede alcanzar el éxito en
cualquier presentación.
II. Caso
A. Objetivos de Aprendizaje
Por medio del análisis de este caso, el lector podrá comprender la
importancia que tiene la comunicación en todos niveles dentro de
una organización, ya que sin una buena comunicación, se da lugar a
conflictos que con el tiempo se van acrecentando llegando a
consecuencias inimaginables y difíciles de controlar y solucionar.
Se podrá observar también la necesidad de tener los conocimientos
de operar equipo necesario para compartir información en reuniones
de trabajo, ya que si no se cuenta con personal que se dedique a
operar equipo de apoyo o no cuenta con los conocimientos
necesarios los ejecutivos se verían imposibilitados de hacer uso del
equipo si ellos tampoco saben cómo operarlo.
En cuanto a las reuniones de los jefes con la gerencia y de cada jefe
con sus subalternos, se ve la necesidad de saber realizar
presentaciones y de asegurarse el éxito con las mismas, tomando en
cuenta el tipo de audiencia a quien presentarán la información y
tomar en cuenta la necesidad de la aplicación de técnicas para ello.
B. Párrafo de apertura
De acuerdo con (Alfocea, 2014), para asegurarse el éxito en las
presentaciones es necesario crear una conexión personal con la
audiencia, esto se logra dirigiéndose en forma personal e individual a
cada uno de los oyentes formulando preguntas, en lugar de dirigirse
hacia ellos como grupo. Alfocea se enfoca en las presentaciones de
Steve Jobs y cómo éste se dirige a las audiencias acaparando su
atención sin perderla en un solo instante, y en base a ello considera
necesario hacer del conocimiento de la humanidad las técnicas que los
grandes oradores utilizan para lograr el éxito en sus presentaciones, y
otra de esas técnicas es la habilidad de manejar el suspense o
suspenso, esto quiere decir buscar la manera de mantener al público a la
expectativa de lo que vendrá a continuación será algo mejor o mantener
el factor sorpresa, apropiándose totalmente de la atención de sus
oyentes. El poder de la pasión se considera también importante al
momento de llevar a cabo una presentación, puesto que es necesario
mostrarse apasionado y seguro, ya que estos son dos factores que
logran que la audiencia muestra una respuesta favorable durante la
exposición de un tema. Adicionalmente, dos aspectos que también se
pueden observar en las presentaciones de Steve Jobs son la
organización y la confianza para hablar en público, habilidades que
(Glickman, 2015) importantes para hacer llegar las ideas de una manera
eficaz a la audiencia, puesto que la confianza es notoria durante el
discurso y es eficaz en cuanto a ofrecer un mensaje específico al público
se refiere. Por otro lado, una presentación que no posee una estructura
lógica durante la exposición de un tema determinado se torna no creíble.
C. Antecedentes generales de la organización
Gamma Services, es una empresa fundada en el año 2000 por un
grupo de amigos en el que cada uno cuenta con una profesión diferente,
y explotando el potencial y capacidad de cada uno decidieron funda una
empresa que se dedicara a proporcionar servicios profesionales de
asesoría en distintas áreas. En la empresa Gamma Services, desde
que inició operaciones como una empresa asesora en las áreas de
abogacía, administrativa y auditoría, también cuenta con outsourcing en
servicios de otras ramas, aparte de las mencionadas, esto con el fin de
no perder clientela y ampliar la gama de servicios. A pesar ser una
empresa de éxito, internamente, se ha podido observar que los
mecanismos de comunicación entre los colaboradores y jefes de las
diversas áreas no es el más conveniente, ya que se da de manera
informal.
En tiempos del siglo XXI donde la tecnología ha venido a modernizar
todo lo que se refiere al campo de la comunicación, en dicha empresa
aún se maneja la comunicación verbal para la notificación de reuniones
de equipo de trabajo de jefes de área, y sin planificación, todo es
improvisado.
Las reuniones se llevan a cabo solamente cuando surgen conflictos o
situaciones delicadas que conciernen a todo el personal. En cuanto a la
presentación de información tanto general como de cada área, toda la
información se transmite de forma verbal, y si alguien quiere mostrar
información mediante proyección multimedia, no es posible porque
aunque se cuenta con equipo de proyección como el proyector de
imágenes multimedia y su respectiva pantalla, no se utiliza porque nadie
tiene conocimientos de cómo utilizarlo. Ante esto las reuniones de
tornan extensas y después de un corto tiempo nadie aparte del Gerente
General y el expositor muestran interés en la información que se está
proporcionando. Prácticamente se vuelve un intercambio de
información solo entre el Gerente y jefe de área en el momento que
cada uno expone la situación de su departamento o unidad.
En virtud de lo anterior, no puede haber un consenso al momento de
tomar decisiones a nivel general puesto que se muestra cierta
indiferencia entre las diversos departamentos, lo cual no es conveniente
para la empresa si se busca ampliar los servicios o mantener su nivel de
competencia en el mercado de servicios al cliente, y menos si busca
expandirse a nivel nacional e internacional.
D. Área específica de interés
El caso se centra en la mala comunicación que hay en todos los
niveles jerárquicos de la empresa, ya que se puede observar la falta
de voluntad por parte de todos los colaboradores y jefes para la
aplicación de mecanismos de comunicación eficientes y eficaces,
además, no existe una coordinación entre los jefes de área y gerencia
para llevar una agenda de reuniones periódica, sino solo en caso de
que se necesite o se presente alguna emergencia u otro tipo de
inconveniente, ante esto cada área solo está al tanto de lo que hacen
sus iguales y desconoce la situación de los demás y gerencia
desconoce las necesidades de cada área y departamento. Cuando se
llevan a cabo reuniones a nivel de jefes de área con gerencia, es
notable el desinterés de los demás involucrados en la reunión ante el
vocabulario técnico que utiliza cada jefe de acuerdo al área que
dirige, por lo tanto es únicamente de cada jefe de área con el gerente,
dando lugar al acomodamiento y sin iniciativa mucho menos voluntad
por aprender a utilizar el equipo proyector de imágenes, ante esto el
equipo se deteriora por falta de uso. Esta situación se agrava cada
día y el proceso de toma de decisiones en general que compete a
todos los jefes de área no se lleva a cabo, y cuando se presentan
circunstancias adversas a la empresa, solo se toman decisiones de
carácter paliativo, lo cual no permite que la empresa desarrolle todo
su potencial y sea más competitiva de lo que fuera realmente si se
contara con sistemas de comunicación actualizados entre todos los
empleados.
E. Situación específica, decisión, problema u oportunidad
En la empresa Gamma Services, se está dando la situación
que la comunicación solo se da entre los compañeros de una misma
área, así, entre todas las áreas y mucho menos de Gerencia con
cada jefe de la distintas áreas o departamentos de la empresa, la
situación ha llegado a tal punto que la poca coordinación que podía
haber, se perdiera por completo, dando lugar a que la empresa ha
empezado a perder parte de su cartera de clientes por la falta de
comunicación y las pocas reuniones y consecuentes decisiones
fallidas ante una inadecuada exposición de la situación de la empresa
ante la renuencia de utilizar el equipo tecnológico de apoyo.
La falta de comunicación, también ha provocado roces entre el
personal ante la falta de coordinación de procesos. Los fundadores
de la empresa han visto cómo el sueño que juntos echaron a andar
con ilusión se están desvaneciendo, lamentablemente los asesores
de los que se han hecho no les han sabido proporcionar la orientación
adecuada.
F. Alternativas
Ante esta situación, lo mejor sería que los fundadores de Gamma
Services contrataran una firma de asesoría con la que expondrían la
situación general y formular soluciones para afrontar la crisis.
También será necesaria la contratación de una firma capacitadora,
esto con el fin de brindar a todos los empleados un programa de
capacitación sobre comunicación en el trabajo y con los jefes, y al
personal de mantenimiento un curso extra sobre operación de equipo
tecnológico. En cuanto a los jefes se les podría proporcionar talleres
sobre trabajo en equipo y cómo llevar a cabo presentaciones con
éxito.
G. Conclusión
Si se desea alcanzar el éxito en la presentación de un
determinado tema, primero se debe crear una conexión entre el
presentador y la audiencia dirigiéndose de manera individual a
cada oyente, manteniendo la atención y expectativa mediante el
factor suspenso sobre el tema que se presenta pero esto
alcanzará la plenitud si el tema es expuesto con pasión y energía,
transmitiendo esta misma energía a los oyentes, motivándolos a
efectuar los cambios necesarios ya sea en lo personal o laboral
de acuerdo al tema tratado y los beneficios que conlleva.
Cuando se diseñen presentaciones online o en Power Point, se
deberá tomar en cuenta que si se incluye texto, deberá tratarse
solo de ideas principales y no sobrecargarla de texto ni de
imágenes. La imagen de la presentación debe ser ordenada y
uniforme y con los mismos parámetros para cada uno de los
slides o diapositivas.
H. Preguntas
a. ¿Por qué es importante conocer técnicas para que una
presentación sea exitosa?
Es importante conocer técnicas para asegurarse que se cumplirá con
el objetivo de la presentación, y para esto es necesario conocer a la
audiencia y sus intereses, esto con el fin de atraer su atención en
todo momento y de manera dinámica hacer ver los puntos claves
que serán de gran ayuda para la audiencia en sus diversas
actividades.
b. ¿Qué tipo de comunicación no verbal es necesario controlar y
saber utilizar a la hora de realizar una presentación para que sea
exitosa?
Los tipos de comunicación no verbal que se deben tener bajo control
en una presentación, son los gestos, ademanes, cambios de
modulación de la voz, el contacto visual individual con cada uno de
los miembros de la audiencia para crear una conexión.
c. Si usted fuera el Gerente de Gamma Services, qué alternativas
plantearía para solucionar los conflictos que se están dando?
Como primer paso, se podría pasar una encuesta a cada uno de los
trabajadores con preguntas sobre el ambiente de trabajo, ambiente
de trabajo y comunicación entre el personal de la empresa; con los
resultados en mano de la encuesta, ya se podría conocar a una
reunión entre los jefes de los diferentes departamentos con la
Gerencia, para proponer talleres de capacitación de comunicación,
de presentaciones efectivas o con éxito y de cómo operar equipo
tecnológico.
d. Si estuviera a cargo de organizar una reunión con los jefes de
departamento y la Gerencia, ¿cuáles serían los pasos que
llevaría a cabo para que la presentación sea exitosa?
Primero conocer el tipo de audiencia a quien estará dirigida la
presentación(puestos y nivel de conocimiento y experiencia), tener
presente el tema o información a compartir o impartir, tomar en
cuenta el momento en que se llevará a cabo la presentación,
preparar la presentación de manera clara y concisa y tomar en
cuenta el empleo de material multimedia como videos y utilizar la
comunicación no verbal de manera adecuada para atraer siempre la
atención de los oyentes y mantenerlos a la expectativa y que
muestren interés en lo que vendrá después. Y como parte final,
retroalimentar sobre la información presentada.
e. Considera usted que los jefes y asistentes de área y el gerente
además del personal de mantenimiento deben contar con los
conocimientos necesarios sobre operar equipo tecnológico
como un proyector de imágenes multimedia?
Se considera necesario que todos deben tener conocimiento sobre
cómo operar equipos de proyección de imágenes y otros, aquí se
incluye hasta al Gerente ya que en las reuniones ocasionalmente
surgen inconvenientes que se pueden resolver sin necesidad de ser
interrumpidos por personal ajeno a la reunión, y en caso que el
personal de mantenimiento se encuentre fuera de las instalaciones,
ya sea el gerente u otro miembro del staff podría apoyar en la
preparación del equipo.
Bibliografía
Alfocea, J. (15 de noviembre de 2014). applelizados.com. Obtenido de
http://applelizados.com/arte-jobs-exito-presentaciones-98789
Carbonell, R. (2006). PRESENTACIONES EFEDCTIVAS EN PUBLICO. España:
EDITORIAL EDAF S.S.
Clarín, P. (12 de marzo de 2014). gaceta.com. Obtenido de
http://www.gaceta.es/noticias/5-tips-presentaciones-éxito
definicion.de. (2008.2015). Obtenido de
http://definicion.de/presentacion/#ixzz3gk3TJFkP
definicionabc.com. (2007-2015). Obtenido de
http://www.definicionabc.com/general/presentacion.php
Forcadell, X. (18 de octubre de 2014). xavierforcadell. com. Obtenido de
http://www.xavierforcadell.com/como-hacer-presentaciones-con-exito-al-
estilo-jobs/
Glickman, D. (15 de abril de 2015). emaze.com. Obtenido de
https://www.emaze.com/es/blog-es/importancia-de-las-habilidades-de-
presentacion-en-negocios/
modelopresentacion.com. (2008-2015). Obtenido de
http://www.modelopresentacion.com/tipos-de-presentacion
Press, H. B. (2009). Cómo Hacer Presentaciones. Santiago, Chile: Impact Media
Comercial S.A.
Urcola, J. L. (s.f.). COMO HABLAR EN PULBICO Y REALIZAR
PRESENTACIONES PROESIONALES. Madrid, España: ESIC EDITORIAL.