Control de Sistemas de Archivo.

Adriana Burgoa Gutiérrez

A. Descripción de los sistemas de archivo

Resultado de Aprendizaje: Implementa archivos alfabéticos aplicando los lineamientos

establecidos por la empresa

Sistemas de Archivo

Arreglo de equipo y suministros que

permiten el almacenamiento de

documentos de acuerdo con un

plan definido.

Capacidad de lograr el efecto que

se desea o se espera

Eficacia

La comunicación escrita aporta seriedad y formalidad en toda transacción comercial.

Puede ser interna o externa. En toda empresa, sea grande o pequeña, se crean, reciben, procesan, transmiten y registran documentos que facilitan el trabajo.

Importancia y métodos para el manejo de documentos en una empresa

Tipos de comunicación

escrita

Interna:

Circular

Memorando

Convocatoria

Acta de Juntas

(minuta)

Informes

Tipos de comunicación

escrita

Externa:

Carta comercial: Dirigirnos a

nuestros clientes

Escritos oficiales: Oficios y

certificados

Escritos de carácter social: Invitaciones, felicitaciones.

Medio de prueba legal

Que una comunicación escrita tenga

el valor de constancia, le otorga una

nueva propiedad: ser medio de

prueba legal en caso de litigio. Esto se

debe a que es un testimonio fiel de las

condiciones en que se hizo una

transacción.

CONCLUSIÓN

Los documentos de una empresa

deben ser ordenados para su pronta

localización, utilizando diferentes

sistemas de archivo de acuerdo a las

necesidades de la empresa.

Equipo funcional de archivo

Gaveta Guías Archivero con

4 gavetas

Marbete de

gaveta con

título simple

Marbete de gaveta

con título doble

D - F

Guías

Son de cartón o

fibra.

Dividen la gaveta

en secciones.

Sostienen los

documentos.

Son un poco más

grandes que las

carpetas.

Títulos o encabezamiento de las guías

Pueden ser

simples o dobles.

Deben ser cortos

para ser leídos

con rapidez.

A-AL

Ventajas títulos simples

Permiten una fácil

expansión de los

sistemas de

archivo, debido a

que las guías

secundarias o

adicionales

pueden ser

introducidas

donde se

necesite una

subdivisión.

Ventajas títulos dobles

Muestran la

extensión total de

la sección que

ocupa la guía.

A-AL

Carpetas o folders

Cuando

contienen

correspondencia,

se llaman

expedientes

La máxima

capacidad es de

100 hojas

Títulos para expedientes

Los títulos se

escriben en cintas

de papel

engomado

(membretes).

Las palabras del

título deben

escribirse a

máquina.