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MANUAL DE SARLAFT

Cód.: SAR-MA-01

Versión: 2

Fecha Vigente: 15/12/2017

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Elaboró: M. Iván Castañeda Gómez

Revisó: Carolina Castillo Perdomo

Aprobó: Junta Directiva MASA

Cargo: Oficial de Cumplimiento

Cargo: Representante Legal S.


Fecha: 2017 – Diciembre

MANUAL SISTEMA DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTITIVOS

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CONTENIDO DEL MANUAL

SISTEMA DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS

1) EJECUCION

a) INTRODUCCIÓN b) OBJETIVO DEL MANUAL c) MISIÓN MÉDICOS ASOCIADOS S.A. d) DEFINICIONES e) ALCANCES Y EFECTOS f) MARCO LEGAL g) MARCO LEGAL INTERNACIONAL h) SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGO DE LA/FT/CB i) ORGANOS DE CONTROL

i) Junta Directiva ii) Representante Legal/ Gerente iii) Oficial de Cumplimiento iv) Revisoría Fiscal ( o quien haga sus veces) v) Auditoría

2) IDENTIFICACION a) PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGO LA/FT/CB

i) Mapa de Procesos ii) Diagrama de causa y efecto iii) Organigrama iv) Matriz de Riesgo ANEXO 1 MATRIZ DE RIESGOS

1 Segmentación i. Segmentación de los factores riesgos

ii. Establecimiento del Contexto Externo iii. Establecimiento del Contexto Interno iv. Establecimiento del Contexto Específico v. Procedimiento para el Establecimiento del Contexto

vi. Metodología de Segmentación de los Factores de Riesgo de LA/FT/CB vii. Segmentación de Factores de Riesgo de LA/FT/CB

viii. Metodología de segmentación 3) DEBIDA DILIGENCIA

a) PERFIL DE RIESGO b) CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

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i) Políticas de Conocimiento del cliente (Contraparte) i. Políticas de Conocimiento del cliente (Contraparte)

ii. Políticas de Conocimiento del Cliente/Usuario iii. Conocimiento de proveedores iv. Conocimiento de socios v. Conocimiento de trabajadores

vi. Otras medidas vii. Conocimiento de Personas Expuestas Políticamente/Públicamente

viii. Contrapartes de alto riesgo MANEJO DEL DINERO EN EFECTIVO AL INTERIOR DE LA EMPRESA

i) Formato de debida diligencia 1. FORMATO REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES E INTENTADAS 2. FORMATO REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO 3. FORMATO DE PEP´S

4) MEDICION

a) HERRAMIENTAS i) Tipo de ROS

(1) Información de Prensa (2) Solicitud de otra autoridad (3) Listas SDTN u otras listas Internacionales (4) Listas ONU (lista de sanciones del Consejo de Seguridad de la Naciones Unidas) (5) Posible Operación de LA. (6) Posible Operación de FT.

ii) Detección de operaciones sospechosas (1) Descripción de operaciones sospechosas SOFTWARE UTILIZADO PARA EL REPORTE

(2) Herramienta SARLAFTCOL

iii) Detección de operaciones inusuales o intentadas b) MONITOREO c) SOPORTE

i) Operaciones ii) Negocios iii) Contratos

5) SEGUIMIENTO y CONTROL a) SEÑALES DE ALERTA b) CONTROLES IMPLEMENTADOS

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6) CUMPLIMIENTO a) REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS ROS b) REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO INDIVIDUAL – PROVEEDORES c) REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO INDIVIDUAL– PROCEDIMIENTOS d) REPORTE DE OPERACIONES MULTIPLES e) RIESGOS ASOCIADOS

7) COMUNICACIONES a) NORMAS

i) Políticas internas b) SANCIONES

i) Internas ii) Externas

c) ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN d) CAPACITACIONES e) INDUCCIONES

8) ANEXOS a) MATRIZ DE RIESGO b) MANUAL SARLAFTCOL c) CAPACITACIONES

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SISTEMA DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS (SARLAFT)

1) EJECUCION

a) INTRODUCCIÓN

Médicos Asociados S.A., es una IPS con una trayectoria de treinta y nueve años al servicio de la comunidad, vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud y en total aceptación de las normas que ejerce el supervisor en relación con el Sistema de Administración de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Es por ello que Médicos Asociados consiente de la responsabilidad entregada por el Regulador, ha diseñado un Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), con el fin de protegerse de cualquier actividad delictiva originada por los delitos anteriormente descritos. Para la adecuada y efectiva prevención del LA/FT, Médicos Asociados S.A., adoptó para su Sistema De Administración del Riesgo de LA/FT –SARLAFT-, una serie de herramientas en las que se destacan las Políticas, Recursos Humanos y Recursos Tecnológicos que le permiten prevenir irregularidades en la relación contractual o legal con los clientes, proveedores, usuarios/pacientes, empleados y Accionistas. El sistema también contiene metodologías de administración de riesgos conformadas por pasos sistemáticos e interrelacionados para la adecuada administración del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo. Como herramienta de identificación, medición control y monitoreo de los riesgos de LA/FT, Médicos Asociados S.A., utiliza matrices de riesgos que permiten registrar y documentar de manera integral las etapas del SARLAFT, teniendo como referencia las normas que la Superintendencia Nacional de Salud ha dictado sobre la materia.

b) OBJETIVO DEL MANUAL

El manual de Médicos Asociados S.A., se encuentra diseñado, aprobado e implementado, con el fin de contener políticas y procedimientos para la prevención y control del riesgo de LA/FT. Dentro de dicho documento se encontrará las Etapas del sistema, que corresponden a la metodología para la identificación, medición y control del riesgo LA/FT, y así mismo sus Elementos que se encuentran conformados por las Políticas, Procedimientos, Documentación, Estructura Organizacional, Órganos de Administración y Control, Infraestructura Tecnológica, Reportes (Divulgación de la Información) y Capacitación. La intensión del presente manual es dotar a la entidad de medidas de control que le permitan un eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento de su SARLAFT apoyado en la prevención, detección y reporte de cualquier operación que se llegue a presentar, con el fin de prevenir que Médicos Asociados S.A., sea utilizada dentro de los verbos rectores del Lavado de Activos y/o destinar activos que financien actividades terroristas. El riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo se materializa para Médicos Asociados S.A., a través de los riesgos asociados, estos según la C.E. 000009 de 2009 de la Superintendencia Nacional de Salud son: Contagio, Legal, Operativo y Reputacional, los cuales en el momento de materializarse le pueden acarrear a la entidad, un efecto económico significativo.

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c) MISIÓN MÉDICOS ASOCIADOS S.A.

Somos una organización prestadora de servicios de salud multiespecializados en la zona centro de Colombia,

focalizados en el bienestar de los usuarios y sus familias, mediante la atención integral de sus necesidades en

salud, con los más altos estándares de calidad a través de procesos confiables y cálidos, con énfasis en el desarrollo

del talento humano, equipos de alto rendimiento y la innovación tecnológica centrada en el usuario.

d) DEFINICIONES

Todos los conceptos que se mencionan en la Circular Externa 000009 de 2016 expedida por la Supersalud, y que

hacen referencia sobre los actores, herramientas y procesos que conforman la presente circular, pueden ser

consultados directamente en dicha circular.

e) ALCANCES Y EFECTOS El presente manual contiene los criterios definidos por MEDICOS ASOCIADOS, para adoptar los

mecanismos e instrumentos de control necesarios para el cumplimiento de lo dispuesto en las

normas generales sobre LA/FT/CB, y especialmente, las contenidas en la circular externa 009 de 2016

de la SUPERSALUD, y demás normas concordantes. Definición del Riesgo de LA/FT/CB: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la Sociedad

por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para

el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o

cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT/CB se materializa a través de los riesgos asociados. Estos son: el riesgo legal, riesgo

reputacional, riesgo operativo, riesgo de contagio y riesgo jurídico a los que se expone la compañía,

con el consecuente efecto económico negativo, que ello puede representar para la entidad. La prevención y el control del LA/FT/CB tienen como objetivo fundamental evitar que, en la

realización de operaciones en el mercado, MEDICOS ASOCIADOS utilice o sea utilizada como

instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de

dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas y financiación del terrorismo.

f) MARCO LEGAL

El Articulo 113 de la Constitución Política de 1991, en su último inciso motiva a todos los organismos del Estado

competentes, impulsen políticas públicas y procedimientos de prevención y detección para detener las actividades

de origen ilícito generadas por el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, lo que genera en una

afectación de la seguridad económica del país.

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La misma carta magna del país, en sus artículos 48 y 49 le confieren a la Seguridad Social ser un derecho

irrenunciable, que debe ser garantizado por el Estado. Por lo que la atención a la salud es un servicio público de

carácter obligatorio.

La Ley 1751 de 2015, menciona que “Comprende el acceso a los servicios de salud de manera oportuna, eficaz y

con calidad para la preservación, el mejoramiento y la promoción de la salud. El Estado adoptará políticas para

asegurar la igualdad de trato y oportunidades en el acceso a las actividades de promoción, prevención,

diagnóstico, tratamiento, rehabilitación y paliación para todas las personas. De conformidad con el artículo 49 de

la Constitución Política, su prestación como servicio público esencial obligatorio, se ejecuta bajo la indelegable

dirección, supervisión, organización, regulación, coordinación y control del Estado.”

La Ley 526 de 1999 (modificada por la ley 1121 de 2006) manifiestan que las entidades que ejerzan funciones de

inspección, vigilancia y control (IVC), instruirán a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en

relación con la información a recaudar para la Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF- de que trata esta

ley, de acuerdo con los criterios e indicaciones que reciban de ésta sobre el particular.

g) MARCO LEGAL INTERNACIONAL

La convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes del año 1988 y el Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000, determinaron la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. Por otra parte, la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción del año 2003, establecieron medidas preventivas, y la eficaz penalización de dichos actos. A su vez, en el año de 1990 el Grupo de Acción Financiera (GAFI), diseñó cuarenta (40) recomendaciones para prevenir el Lavado de Activos y posteriormente estableció nueve (9) recomendaciones especiales contra el Financiamiento del Terrorismo, las cuales fueron actualizadas y unificadas en febrero de 2012, modificación que incluyó la prevención y la lucha contra la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. El 8 de diciembre de 2000 se creó en Cartagena de Indias, Colombia. El GAFILAT como una organización intergubernamental de base regional que agrupa a 16 países de América del Sur y Centroamérica para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros. Colombia, mediante la Ley 1186 de 2008 adoptó las recomendaciones de este organismo. De igual manera, es necesario tener en cuenta las Resoluciones 1267 de 1999, la 1373 de 2001, la 1718 y 1737 de 2006, la 1989 de 2011, la 2178 de 2014, la 2253 de 2015 y la Resolución 2270 de 2016 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, siendo el marco general en la política de lucha y prevención del Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la financiación de la Proliferación de armas de destrucción masiva.1 No obstante cualquier Ley, Norma, Decreto, Orden Ministerial, Reglamento, Circular o Resolución que deroguen,

modifiquen y/o complementen cualquier relación directa con el tema de lucha contra el Lavado de Activos y

1 Supersalud, (C.E. 000009 de 2016) 2. Marco Normativo 2.1 Recomendaciones Internaciones

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Financiación del Terrorismo, será incorporada en las próximas versiones del manual SARLAFT de Médicos

Asociados S.A.

h) SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGO DE LA/FT/CB

Para la adecuada y efectiva prevención del LA/FT/CB, MEDICOS ASOCIADOS adoptó su SISTEMA DE

ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LA/FT/CB SARLAFT, el cual está compuesto por políticas, recursos

humanos y recursos tecnológicos que permite prevenir irregularidades en las operaciones de los

clientes, proveedores y empleados.

El sistema contiene metodologías de administración de riesgos conformadas por pasos sistemáticos e

interrelacionados mediante los cuales MEDICOS ASOCIADOS, administra el riesgo de lavado de

activos.

Para la identificación, medición control y monitoreo de los riesgos de LA/FT/CB, MEDICOS

ASOCIADOS utiliza matrices de riesgos que permiten registrar y documentar de manera integral las

etapas del SARLAFT, teniendo como referencia las normas de la SUPERSALUD.

i) ORGANOS DE CONTROL INTERNO

Objetivo. Establecer órganos e instancias responsables de efectuar evaluación y supervisión

continua e independiente al SARLAFT adoptado por MEDICOS ASOCIADOS, a fin de determinar

las fallas o debilidades de sus políticas y procedimientos específicos de prevención y control

adoptando las medidas conducentes a fin de corregir y optimizar el proceso. Alcance. La evaluación y supervisión, ejercidas sobre el SARLAFT, comprende el diseño,

aplicación y vigilancia de los procedimientos específicos de control con el fin de medir sus

impactos.

i) Junta Directiva

La Junta Directiva como principal órgano de administración de la Compañía, cumple las siguientes

funciones y responsabilidades frente a Lavado de Activos/Financiación del

Terrorismo/Contrabando (LA/FT/CB):

Señalar las políticas para la prevención y control del LA/FT/CB y financiación del terrorismo de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente.

Aprobar el Manual del SARLAFT, así como las actualizaciones o modificaciones del

mismo.

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Aprobar los mecanismos e instrumentos que compongan el SARLAFT de la entidad, evaluar periódicamente su funcionamiento y adoptar las medidas necesarias para ajustarlo a nuevas necesidades o corregir sus fallas.

Designar al oficial de cumplimiento y su suplente, de conformidad con las calidades y requisitos requeridos para ocupar dicho cargo.

Aprobar los recursos tecnológicos, humanos y físicos que requiera el oficial de

cumplimiento para cumplir con sus funciones y ordenar a la administración de la

entidad el suministro oportuno de los mismos.

En las reuniones de la Junta Directiva se debe incluir en el orden del día, el

informe del Oficial de Cumplimiento por lo que será necesario pronunciarse sobre

la información que contenga dicho documento..

Incluir dentro del acta un análisis sobre la evolución de las actividades sobre la

prevención y control del LA/FT/CB y financiación del terrorismo.

La Junta Directiva tendrá atribuciones ilimitadas para velar por el cumplimiento

del SARLAFT de acuerdo a los estándares normativos nacionales e internacionales.

Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el nivel de riesgo de

LA/FT/CB de la entidad.

Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal, hacer

seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la

expresa constancia en la respectiva acta.

Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y

mantener en funcionamiento el SARLAFT.

Designar la (s) instancia (s) autorizada (s) para exonerar clientes del

diligenciamiento del formulario de conocimiento.

Designar la (s) instancia (s) responsable (s) del diseño de las metodologías,

modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico

para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

Aprobar el procedimiento para la vinculación y contratación de los clientes,

proveedores y empleados que pueden exponer en mayor grado a la entidad al

riesgo de LA/FT/CB, así como las instancias responsables, atendiendo que las

mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia.

Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias

responsables de la determinación y Reporte de las Operaciones Sospechosas (ROS).

Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del

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ii) Representante Legal/ Gerente

Someter a aprobación de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces en

coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del

SARLAFT y sus actualizaciones.

Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas

adoptadas por la Junta Directiva u órgano que haga sus veces.

Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de

riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los

criterios y requisitos establecidos en normatividad vigente.

Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener

en funcionamiento el SARLAFT. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.

Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de

integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.

Garantizar la conservación y disposición de los siguientes documentos: i) Actas donde conste la aprobación y ajustes a las políticas del SARLAFT. ii) Manuales que contengan las políticas y procedimientos aprobados del SARLAFT y que los mismos se encuentren al alcance de toda la organización. iii) Informes del Revisor Fiscal y Oficial de Cumplimiento. iv) Constancias de los reportes enviados a la UIAF. v) Constancia de las capacitaciones realizadas a los empleados de Médicos Asociados S.A. vi) Actas en donde se registren la presentación del informe del Oficial de Cumplimiento y Revisor Fiscal.

Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por éstos.

iii) Oficial de Cumplimiento

La Junta Directiva de MEDICOS ASOCIADOS, ha designado un Oficial de Cumplimiento, quien debe

cumplir como mínimo los siguientes requisitos:

Su cargo corresponde a un segundo nivel jerárquico dentro de la firma, tiene capacidad decisoria, y

por herramientas en materia tecnológica y documental. Acreditar conocimiento sobre prevención de

lavado de activos. Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el

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riesgo de LA/FT/CB y el tamaño de la entidad, Ser empleado de la entidad. De igual forma, no deberá

pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas

en el objeto social principal de la empresa. La designación del Oficial de Cumplimiento no exime a la Compañía ni a los demás funcionarios y

colaboradores de la obligación de aplicar, en el desarrollo de sus funciones y responsabilidades, los

procedimientos específicos para la prevención y control del LA/FT/CB, contenidos en el presente

manual. El Oficial de Cumplimiento de MEDICOS ASOCIADOS, tendrá las siguientes funciones y

responsabilidades:

1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el

SARLAFT. 2. Elaborar y desarrollar los procesos y procedimientos a través de los cuales se llevarán a la

práctica las políticas aprobadas para la implementación del SARLAFT 3. Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que

realiza la entidad. 4. Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de

LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza la entidad. 5. Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y eficacia de las políticas, procedimientos

y controles establecidos. 6. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa

al riesgo de LA/FT de la entidad. 7. Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de

LA/FT y velar por su cumplimiento. 8. Poner a la junta directiva o a quien haga sus veces, al empresario en caso de la empresas

unipersonales o al accionista único en la sociedad por acciones simplificada, los ajustes o

modificaciones necesarios a las políticas de SARLAFT. 9. Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por si

divulgación a los funcionarios. 10. Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales, intentadas o

sospechosas y realizar el reporte de estas dos últimas a la UIAF.

12. Realizar todos los reportes a la SNS, incluidas las actas de aprobación de la política, así

como el manual de procedimientos.

13. Mantener actualizados los estados de la entidad y el oficial de cumplimiento con la UIAF,

utilizando los canales de comunicación correspondientes. 14. Informar a la UIAF cualquier cambio de usuario del sistema de reporte en línea – SIREL 15. Gestionar adecuadamente los usuarios del sistema de reporte en línea –

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SIREL 16. Revisar los documentos publicados por la UIAF en la página web como anexos técnicos,

manuales y utilidades que servirán de apoyo para la elaboración de los reportes.

17. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT. 18. Analizar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones

similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal para que sirvan

como insumo para la formulación de planes de acción para la adopción de las medidas que

se requieran frente a las deficiencias informadas, respecto a temas de SARLAFT.

19. Elaborar y someter a la aprobación de la junta directiva o el órgano que haga sus veces, los

criterios objetivos para la determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios

serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de operaciones inusuales. 20. Presentar cuando menos, de forma semestral a los administradores y anualmente a la

junta directiva o quien haga sus veces, al empresario en el caso de las empresas

unipersonales o al accionista único en la sociedad por acciones simplificada unipersonal,

un informe por escrito donde exponga el resultado de su gestión.

Estos informes son confidenciales y deben referirse como mínimo a los siguientes

aspectos:

Los procesos establecidos para llevar a la práctica las políticas aprobadas, sus

adiciones o modificaciones.

Los resultados del monitoreo y seguimiento para determinar la eficiencia y la

eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.

Las medidas adoptadas para corregir las falencias encontradas al efectuar el

monitoreo de los controles.

EL cumplimiento a los requerimientos de las diferentes autoridades, en caso de

que estos se hubieran presentado.

Las propuestas de ajustes o modificaciones a las políticas para la prevención y

control del riesgo de LA/FT que considere pertinentes.

El cumplimientos a los ajustes o modificaciones a las políticas de prevención y de

control del riesgo de LA/FT aprobados por la junta directiva o quien haga sus

veces, el empresario en el caso de las empresas unipersonales o el accionista

único en la sociedad por acciones simplificada unipersonal.

Las últimas normas o reglamentaciones expedidas sobre la prevención y

control del riesgo de LA/FT y las medidas adoptadas para darles cumplimiento a

las mismas.

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No podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento, ni

aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como

las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas.

La designación del oficial de cumplimiento NO exime a los administradores y demás

empleados sobre la obligación de comunicarle y/o infórmale internamente a éste, sobre la

ocurrencia de operaciones inusuales, sospechosas o intentadas (anormalidades dentro de

las actividades y/u operaciones propias del negocio que realiza la entidad.), de acuerdo

con el procedimiento que se haya establecido.

Adicional a las anteriores funciones, el oficial de cumplimiento también debe consultar,

monitorear y revisar con la debida diligencia las listas sobre sanciones financieras del

consejo de seguridad de las naciones unidas que den lugar a posibles vínculos con delitos

relacionados con lavado de activos y/o financiación del terrorismo. De encontrar algún

vínculo con alguna persona natural o jurídica relacionada con la entidad, el oficial de

cumplimiento deberá informar sobre éste punto en particular, a la fiscalía general de la

nación.

iv) Revisoría Fiscal ( o quien haga sus veces)

De conformidad con lo establecido en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 207 del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá cerciorarse que las operaciones, negocios y contratos que celebre o cumpla la empresa, se ajustan a las instrucciones y políticas aprobadas por el máximo órganos social. Asimismo, deberá dar cuenta por escrito cuando menos, de forma anual a la Junta Directiva o quien haga sus veces, del cumplimiento o incumplimiento a las disposiciones contenidas en el SARLAFT. De igual forma, el Revisor Fiscal deberá poner en conocimiento al Oficial de Cumplimiento de Médicos Asociados S.A., las inconsistencias y falencias que detecte del SARLAFT o de los controles establecidos. Finalmente, deberá rendir los informes que, sobre el cumplimiento a las disposiciones contenidas le solicite la Superintendencia Nacional de Salud..

v. Auditoría

Evaluar con una periodicidad de un año como mínimo, el cumplimiento de las políticas, etapas y elementos del SARLAFT que implemente y tenga en funcionamiento Médicos Asociados. Dicha evaluación se deberá presentar por escrito y por lo menos dos (2) veces al año a la Junta Directiva de la compañía.

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De igual forma, la Auditoría deberá poner en conocimiento al Oficial de Cumplimiento de Médicos Asociados S.A., sobre las inconsistencias y falencias que detecte sobre la implementación y controles del SARLAFT.

2) IDENTIFICACION

En esta etapa se busca identificar los riesgos que se han de gestionar, es fundamental la identificación

exhaustiva a través de un proceso sistemático estructurado. La identificación deberá incluir los riesgos, que estén o no bajo control de MEDICOS ASOCIADOS, es

decir, todos los riesgos potenciales de la misma. Los componentes de un riesgo son:

- Fuente (Factor de Riesgo): Aquello que tiene potencial intrínseco para hacer daño o

generar oportunidades. - Un evento o incidente: Aquello que ocurre de manera que la fuente de riesgo genera un

impacto. - Causa: Qué y por qué, usualmente una cadena de causas directas y subyacentes de la

presencia del peligro o evento que ocurre. - Consecuencia: Resultado o impacto de un evento. - Controles: Sistemas de detección, políticas, seguridad, regulaciones, formación,

investigación, vigilancia del mercado y de las actividades de la entidad.

En la identificación de los riesgos se pueden aplicar varias herramientas y técnicas como por ejemplo:

entrevistas, evaluaciones individuales, cuestionarios, lluvias de ideas, etc la utilizada por la entidad

será el diagrama de causa y efecto como metodología de levantamiento de la información. Así mismo

es factible utilizar diferentes fuentes de información, tales como registros históricos, experiencias

significativas y opiniones, etc. Para efectos de facilitar la visualización de los riesgos que se presentan en los procesos de MEDICOS

ASOCIADOS se propone la construcción de Matrices de Riesgos o Mapas de Riesgo. El Mapa de

Riesgos, es una herramienta de control y gestión que se utiliza para documentar los riesgos LA/FT/CB

conforme con la segmentación de los factores y establecer el tipo y nivel de riesgos inherentes y las

fuentes exógenas y endógenas relacionadas (fuentes de riesgo). De esta manera, en MEDICOS ASOCIADOS, la identificación de riesgos por proceso puede apoyarse en

el desarrollo del mapas de riesgos, que permite realizar un inventario de los riesgos absolutos en

forma ordenada y sistemática y definir para cada uno de ellos los siguientes elementos: impacto o

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consecuencia, descripción del evento de riesgo, la causa o causas que originan el evento y la fuente

de riesgo. Con el objetivo de facilitar la identificación de riesgos, se plantea aplicar una metodología deductiva

en tres pasos.

- Posterior a la segmentación de los factores de riesgo LAFT, se deberá realizar la

identificación de las fuentes de riesgo para cada factor, que corresponden a todo

individuo, grupo humano, entidad, elemento físico, o fenómeno del entorno, de los cuales

se pueden derivar eventos que podrían afectar la organización. - El segundo paso consiste en la identificación de las áreas de impacto. Estas son todo

recurso, bien u oportunidad al cual la organización le ha asignado un valor y su afectación

podría comprometer el cumplimiento de sus objetivos y metas, por tal motivo deben ser

protegidas o maximizadas. Los impactos genéricos de actividades de LA/FT/CB son los

impactos reputacionales y el riesgo legal.

- El último paso corresponde a la relación de fuentes de riesgo y áreas de impacto

identificadas. Esta asociación permite establecer con mayor facilidad los posibles eventos

que podrían ocurrir si analiza la forma como la fuente de riesgo puede generar el impacto

identificado. Esta metodología a su vez procura que no se omitan riesgos que pueden ser

importantes en un proceso. De esta manera, mediante la aplicación de la metodología descrita es posible identificar los riesgos

asociados a los factores de riesgo, lo cual se debe complementar con una adecuada descripción de los

mismos. Para esto, se plantea responder a las siguientes tres preguntas, que se ilustran, cuya

respuesta integrada facilita la documentación de los mismos:

-¿Qué podría ocurrir, qué pudiera afectar el efectivo logro de los objetivos y metas

establecidas para la Organización? - ¿Por qué podría ocurrir? - ¿Cómo podría ocurrir?

La respuesta a la primera pregunta se asocia con la Consecuencia o Impacto, que corresponde a los

posibles efectos ocasionados por el riesgo, el cual se puede traducir en daños de tipo económico,

reputacional, humano o de cualquier otra índole. La respuesta a la segunda pregunta corresponde al Evento de Riesgo, es decir, la descripción del

incidente o situación que podría ocurrir en la ejecución de determinada actividad o procedimiento; y

por último, la tercera respuesta explica la causa mediata, que es la razón o motivo por la cual se

genera un riesgo, en la cual es indispensable especificar la fuente de riesgo. Así mismo puede

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contribuir la identificación del momento en el que puede ocurrir el riesgo, bien sea mencionando la

actividad, procedimiento o tiempo. En la descripción de riesgos es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Excluir de la estructura los procesos o (actividades) propias de control. Analizar cada área de impacto

con relación a todas las fuentes de riesgo, iniciando por la de mayor impacto en los objetivos (o

viceversa). Revaluar las áreas de impacto y fuentes de riesgo previamente identificadas. Identificar

todos los riesgos reales o potenciales posibles, estén o no, aparentemente bajo el control de la

organización. Identificar solo los riesgos que se materialicen dentro del contexto específico. Describir

en detalle cada riesgo con todos sus componentes. Procurar no describir desviaciones del control

como riesgos o causas. Integrar riesgos con la misma área de Impacto y cuyas causas o sus posibles controles sean similares

o viceversa, siempre y cuando no se haga compleja o distorsione la valoración del riesgo. Una vez realizada la identificación de los riesgos, se hace necesario efectuar una clasificación de los

riesgos en categorías, de tal forma que permita consolidar y presentar la información para efectos de

determinar el perfil de riesgos y posteriormente realizar análisis y vínculos con la información y bases

de datos que construya MEDICOS ASOCIADOS sobre los eventos de LA/FT/CB.

a) PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGO LA/FT/CB

En esta fase se debe contar igualmente con la participación de los responsables de proceso y sus

equipos de trabajo, en razón al conocimiento directo y a su experiencia en la ejecución de los

procedimientos y actividades del proceso. El procedimiento que se aplicará en cualquier caso es el siguiente:

a. El Oficial de Cumplimiento convoca la participación del responsable de proceso y

su equipo de trabajo en el ejercicio de identificación de riesgos, explicando los

propósitos del mismo y la metodología. b. El responsable de proceso se reúne con su equipo de trabajo y bajo la metodología

establecida: Revisan las partes interesadas que fueron identificadas para el

proceso, estableciendo cuales son fuentes de riesgo. Identifican otras fuentes de

riesgo diferentes a los interesados. Identifican los tipos o las áreas de impacto que

se pueden afectar con la ocurrencia de los riesgos. Analizan e identifican los

eventos de riesgo potenciales para su proceso sin tener en cuenta los controles

establecidos.

MANUAL DE SARLAFT

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Versión: 2


Página: 17








i. Riesgo Interno: Corresponde a la información que ha recaudado Médicos

Asociados S.A., en relación a los datos recopilados en sus Base de Datos e

informes, con que cuenta la entidad y la propia área de Cumplimiento.

ii. Riesgo Externo: Se refiere a la emisión de información que emiten los entes de

supervisión, organismos nacionales e internacionales y demás entes

relacionados.

iii.

c. El Oficial de Cumplimiento revisa los resultados de la identificación de riesgos y en

caso que se requiera solicitan al responsable de proceso realizar ajustes. Si lo

considera necesario el Oficial de Cumplimiento realiza con el responsable de

proceso y su designado una reunión para la validación de los riesgos identificados.

d. El Oficial de Cumplimiento revisa y socializa los riesgos identificados y emite

aprobación sobre los mismos.

i) Mapa de procesos

MEDICOS ASOCIADOS siguiendo la metodología planteada realiza el inventario de procesos donde se

describen los procesos misionales, estratégicos y de apoyo.

Mapa de Procesos

ADMISIONES

SERVICIOS

HOSPITALARIOS

SERVICIOS

AMBULATORIOS SALIDA Y

SEGUIMIENTO

SERVICIOS DE APOYO DIAGNÓSTICO Y

TERAPÉUTICO

DIRECCIONAMIENT

O Y PLANEACION ESTRATEGICA

GESTIÓN DE

CALIDAD Y CONTROL INTERNO

GESTIÓN JURÍDICAGESTIÓN DE

TALENTO HUMANO

GESTIÓN FINANCIERA

GESTIÓN AMBIENTE

FÍSICO

GESTIÓN DE COMPRAS Y SUMINISTROS

GESTIÓN DE

TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN

ESTR

ATE

GIC

OS

MIS

ION

ALE

SA

PO

YO

GR

UP

OS

DE

INTE

RES

CO

N N

ECES

IDA

DES

, A

SPIR

AC

ION

ES Y

EX

PEC

TATI

VA

S

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SFA

CC

IÓN

DE

NEC

ESID

AD

ES,

ASP

IRA

CIO

NES

Y E

XP

ECTA

TIV

AS

DE

LO

S G

RU

PO

S D

E IN

TER

ÉS

MEJORAMIENTO CONTÍNUO

Mapa de Procesos

GESTIÓN SERVICIOS DE APOYO

GC A-R E-UC A-0 1 / VER SIÓN 6 / 2 0 1 1 -0 6 / P AG 1 DE 2

AREA DE CUMPLIMIENTO

GESTION COMERCIAL

CONTROL INTERNO

MANUAL DE SARLAFT

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Página: 18








ii) Diagrama de causa y efecto

Teniendo en cuenta los 6 aspectos definidos en el diagrama como los son METODO, MANO DE OBRA,

MEDIO AMBIENTE, MATERIAL, MAQUINA y MANTENIMIENTO se analiza las posibles causas que

podrían llevar a la empresa a un evento o riego de LA/FT/CB. Finalmente la elaboración de este

diagrama configura la materialización de la metodología de identificación de riesgos más efectiva y

para MEDICOS ASOCIADOS el resultado es el siguiente:

AD M ISIONES

•Ingreso y Regis tro de Pacientes

•Referencia

SERVICIOS AM BULATORIOS

•As ignación de citas*•Atención consulta externa*•Atención Medicina Especializada

SERVICIOS H OSPITALARIOS

•Urgencias

•Servicios Quirúrgicos•H ospitalización General•H ospitalización Pediátrica•H ospitalización Materno infantil•UCI Adulto•UCI Neonatal•UCI Pediátrica

•UCI Alto Riesgo Obstétrico•UCI Intermedios•H ospitalización en Casa•Vigilancia Epidemiológica

SERVICIOS D E APOYO D IAG NÓSTICO Y

TERAPÉUTICO

•Laboratorio Clínico *

•Servicio de Trasfus ión•Imágenes Diagnósticas

•H emodinamia•Terapias •Nutrición

•Servicio Farmacéutico*•Unidad Renal

•Quimioterapia•Optometría

SALID A Y SEG UIM IENTO

•Egreso

D IRECCIONAM IENTO Y

PLANEACIÓN ESTRATÉG ICA

•Pres idencia

•Direccionamiento Estratégico

GESTIÓN D E CALID AD

•Auditoría general

•G estión de Procesos

ESTR

ATÉ

GIC

OS

MIS

ION

ALE

S

GR

UP

OS

DE

INTE

RES

CO

N N

ECES

IDA

DES

, A

SPIR

ACI

ON

ES Y

EX

PEC

TATI

VA

S

SATI

SFA

CC

IÓN

D

E N

ECES

IDA

DES

, A

SPIR

ACI

ON

ES Y

EX

PEC

TATI

VA

S D

E LO

S G

RU

PO

S D

E IN

TER

ÉS

Mapa de Procesos

GESTION JURÍD ICA

•Instrumentación Contractual•Defensoría Jurídica

GESTIÓN SERVICIOS D E APOYO

•Servicios Generales•Adminis tración de Outsourcing (alimentos , lavandería)

•Gestión Ambiental•Servicio de Protección y Control•Gestión Administrativa

GESTION D E COM PRAS Y

SUM INISTROS

•Selección de Proveedores•Adquis ición de Productos e Insumos•Inventarios•Distribución•Adminis tración de Farmacias , almacenes e Inventarios

GESTIÓN D E TALENTO H UMANO

•Planeación del Recurso H umano

•Selección •Contratación y Desvinculación

•Compensación y Nómina•Desarrollo del Personal•Evaluación de Desempeño

•Bienestar•Salud ocupacional

AP

OY

O

GESTION FINANCIERA

•G estión de Facturación•G estión de Pagos•G estión Contable•G estión Cartera y Recaudo

GESTION D E TECNOLOGÍA E

INFORM ACIÓN

•G estión de la Información Física

•G estión de la información Electrónica•Gestión de la Tecnología •H elp Desk

GESTIÓN D E AM BIENTE FÍSICO

•G estión de Infraestructura

•Gestión de Equipos Biomédicos

GESTION COM ERCIAL

•Contratación y Gestión Comercial

GC A-R E-UC A-0 1 / VER SIÓN 6 / 2 0 1 1 -0 6 / P AG 2 DE 2

CONTROL INTERNO

•Auditoria de Procesos

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iii) Organigrama

Teniendo en cuenta el inventario de procesos, el diagrama de causa y efecto y el organigrama de

operaciones se procede a realiza las matrices de riesgo. En la matriz de califican los riesgos en cada

factor de riesgo según el impacto y la probabilidad de ocurrencia.

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Gerencia

Director Clinica Fundadores (31)

Procesos Administrativos

Administracion (19)

Facturacion (29)

Ambiente fisico (8)

Servicio al cliente (1)

Gestion Ambiental (1)

Proteccion y Control (10)

Servicios generales (45)

Procesos Asistenciales

Cirugia (45)

Urgencias (68)

Radiologia (26)

Admisiones (7)

Seguridad del paciente (1)

Laboratorio (25)

Terapias (20)

Farmacia (20)

Enfermeria (176)

Nutricion (13)

Especialistas (30)

UCI

Director Clinica Federman (22)


Administracion (11)

Facturacion (17)

Ambiente fisico (2

Servicio al Cliente (1)

Gestion ambiental

Central de referencia y contraref (6)

Proteccion y control (4)



Urgencias

Cirugia (40)

UCI

Enfermeria (125)

Terapias (14)

Farmacia (15)

Nutricion (6)

Seguridad del paciente

Especialistas (44)

Radiologia (8)

Laboratorio (15)

Farmacia (15)Admisiones (3)

Director NCSS (26)


Facturacion (28)

Atencion al usuario (5)

Gestion de procesos

Mercadeo (1)

Administracion (14+

Admisiones (26)

Compras (3)

Gestion Ambiental (1)

Ambiente fisico (11+)

Proteccion y control (19)


Sistemas (4)

Tesoreria (2)Calidad (5)


Auditoria Medica

Nutricion (23)

Cirugia (35)

Urgencias (89)

Enfermeria (23)

Terapia (33)

Farmacia (31)

Consulta Externa (25)

Medicina especializada (101)

Hospitalizacion (120)

Laboratorio (20)

Sede Administrativa


Compras (7)

Tecnologia y sistemas (12)

Calidad (1)

Cartera (12)

Tesoreria (4)

Cuentas por pagar (2)

Gestion Juridica (4)

Contabilidad (9)

Auditoria general* (3)

Alto costo (4)

Administracion (13)

Talento humano (4)

Mercadeo (1) Proteccion y control (5)

Revisoria Fiscal (1)Control interno (1)

Junta Directiva (3)

Oficial de cumplimiento(1)

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Página: 21








iv) Matriz de riesgo

MEDICOS ASOCIADOS durante la elaboración de sus matrices de riesgo logró identificar los riesgos

asociados a los factores de riesgo CLIENTE, PRODUCTO, CANAL Y JURISDICCION, descritos en el

siguiente cuadro. Todos los riesgos son valorados según la escala de IMPACTO y PROBABILIDAD, definidos a

continuación:

Como resultado de la calificación de los factores de riesgo y según su PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

y el IMPACTO en la empresa resulta la matriz de riesgo de MEDICOS ASOCIADOS es el siguiente.

Las escalas de

probabilidad e

impacto que se

utilizan para la

medición del

riesgo de LA/FT se

establecen de

acuerdo con: El

tipo de análisis

nivel de detalle,

alcance, recursos

y madurez del

DESCRIPTOR DESCRIPCION REPERCUCION NIVEL

Insignificante Si el hecho llegara a presentarse,

tendria consecuencias o efectos

minimos sobre la entidad

Sin efectos

economicos, legales,

operativos, contagio o

reputacional

5

MenorSi el hecho llegara a presentarse,

tendria bajo impacto o efectos

bajos sobre la entidad

Con efectos operativos

minimos y sin efectos


contagio o reputacional

10

ModeradoSi el hecho llegara a presentarse,

tendria medianas consecuencias

o efectos sobre la entidad


y economicos y sin

legales, contagio o

reputacional

15

MayorSi el hecho llegara a presentarse,

tendria altas consecuencias o

efectos sobre la entidad

Con efectos operativos,

economicos y legales

pero sin contagio o

reputacional

20

Catastrófico

Si el hecho llegara a presentarse,

tendria desastrosas

consecuencias o efectos sobre la

entidad



contagio y reputacional25

TABLA DE IMPACTO

DESCRIPTOR DESCRIPCION REPERCUCION NIVEL

Insignificante Si el hecho llegara a presentarse,

tendria consecuencias o efectos

minimos sobre la entidad

Sin efectos


operativos, contagio o

reputacional

5

MenorSi el hecho llegara a presentarse,

tendria bajo impacto o efectos

bajos sobre la entidad


minimos y sin efectos


contagio o reputacional

10

ModeradoSi el hecho llegara a presentarse,

tendria medianas consecuencias

o efectos sobre la entidad


y economicos y sin

legales, contagio o

reputacional

15

MayorSi el hecho llegara a presentarse,

tendria altas consecuencias o

efectos sobre la entidad


economicos y legales

pero sin contagio o

reputacional

20

Catastrófico

Si el hecho llegara a presentarse,

tendria desastrosas

consecuencias o efectos sobre la

entidad



contagio y reputacional25

TABLA DE IMPACTO

DESCRIPTOR DESCRIPCION FRECUENCIA NIVEL

Casi CiertoSe espera que el evento ocurra

en la mayoria de las

circunstancias

Mas de una vez al año 5

ProbableEl evento probablemente ocurrirá

en la mayoria de las

circunstancias

Al menos de una vez en

el ultimo año4

PosibleEl evento podria ocurrir en algun

momento

Al menos de una vez en

los ultimos 2 años3

Poco ProbableEl evento puede ocurrir en algun

momento

Al menos de una en los

utimos 5 años2

RaraEl evento puede ocurrir solo

circunstancias excepcionales

No se ha presentado en

los ultimos 5 años1

TABLA DE PROBABILIDAD

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Sistema de Administración del Riesgo de LA/FT.

Matriz de riesgo con todos los riesgos identificados por las contrapartes, producto, canal y jurisdicción.

Casi Cierto 25 50 75 100 125

Probable 20 40 60 80 100

Posible 15 30 45 60 75

Poco Probable 10 20 30 40 50

Rara 5 10 15 20 25

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

RIESGO INHERENTE

Perfil de Riesgo Individual - Factor de Riesgo

CLIENTES, PROVEEDORES Y EMPLEADOS

CANALES

PRODUCTOS

JURISDICCION

01

02 03 04

08

0706

05

12

11

10

09 16

15

14

13

18

17 PRODUCTO 01

PRODUCTO 02

PRODUCTO 03

PRODUCTO 04

PRODUCTO 05

PRODUCTO 06

PRODUCTO 09

PRODUCTO 08

PRODUCTO 07

CANAL 01

CANAL 02

CANAL 03

CANAL 04

CANAL 07

CANAL 06

CANAL 05

CANAL 08

CANAL 09

CANAL 11

CANAL 11 JURISDICCION 1

JURISDICCION 2

XX

CANAL XX

PRODUCTO XX

JURISDICCION XX

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ANEXO 1 MATRIZ DE RIESGO

1. Segmentación (1) Segmentación de los factores riesgos

Una vez establecidos los riesgos de la operación de MEDICOS ASOCIADOS, se procede a la

segmentación de cada uno de los factores de riesgo de acuerdo con sus características particulares,

garantizando homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, según la

metodología establecida en MEDICOS ASOCIADOS. A través de la segmentación MEDICOS ASOCIADOS determinará las características usuales de las

transacciones que se desarrollan y con el fin de compararlas con aquellas que realicen los clientes,

proveedores o empleados, a efectos de detectar las operaciones inusuales.

Casi Cierto 25 50 75 100 125

Probable 20 40 60 80 100

Posible 15 30 45 60 75


Rara 5 10 15 20 25


RIESGO INHERENTE - CONSOLIDADO


CANAL

JURISDICCION

PRODUCTO

CLIENTES

RIESGO INHERENTE

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Para la segmentación de factores de riesgo de LA/FT/CB, MEDICOS ASOCIADOS considera

fundamental definir los parámetros básicos dentro de los cuales serán administrados los riesgos de

LA/FT/CB. Así mismo, es necesario entender el entorno donde opera MEDICOS ASOCIADOS, identificar sus

objetivos y metas, y definir el modelo del negocio y/o el tipo de estructura de la Entidad en donde se

va a realizar la gestión de riesgos. De esta manera, ésta etapa comprende el establecimiento del

contexto externo, del contexto interno y del contexto específico.

(2) Establecimiento del Contexto Externo

Es necesario establecer el contexto de la Entidad a nivel misional, financiero, legal, político,

operacional y tecnológico, identificando los factores de riesgo de LA/FT/CB que se pueden originar en

el desarrollo de su objeto. Para esto es posible apoyarse en la revisión de los siguientes aspectos: Los análisis estratégicos que se hayan adelantado en el proceso de formulación del Plan Estratégico

Institucional. El marco regulatorio y legal que rige la Entidad y la documentación externa en la cual se establecen

las directrices para el funcionamiento de la Entidad. También, dentro de ésta fase es necesario identificar las partes interesadas externas y la forma como

éstas se relacionan con la Entidad. Esta actividad es importante, porque con ello se puede asegurar

que las partes involucradas y sus objetivos se tienen en cuenta cuando se desarrollan criterios para la

gestión de riesgo y que las amenazas y oportunidades generadas externamente, se consideran de

forma adecuada.

(3) Establecimiento del Contexto Interno

De la misma manera, en el mantenimiento del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), es necesario comprender el entorno interno

MEDICOS ASOCIADOS, y conocer los objetivos estratégicos, las metas establecidas y las estrategias

definidas para alcanzarlas. Este paso es de gran importancia porque ayuda no sólo a priorizar los

objetivos de la administración de riesgos de LA/FT/CB y alinearlos con los objetivos estratégicos; sino

también a definir los criterios para la administración de riesgos con base en la revisión de los aspectos

que no son aceptables y la consideración de metas que al incumplirlas pueden generar un conjunto

de riesgos adicionales para MEDICOS ASOCIADOS. Por esta razón, en ésta fase es importante conocer y tener claridad sobre los siguientes aspectos del

contexto interno de la Entidad:

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Las metas, objetivos y las estrategias establecidas para lograrlos. El modelo de negocio y/o la

estructura de procesos de la Entidad. El ambiente interno de control. La cultura organizacional. La

capacidad de la Entidad en términos de recursos tales como personas, sistemas, procesos y capital.

(4) Establecimiento del Contexto Específico

En esta fase, se requiere definir a qué nivel o estructura de la organización se va adelantar la gestión

de riesgos, esto con el propósito de separar la organización en componentes que proporcionen un

marco lógico que facilite la identificación y el análisis de los riesgos, y que tengan un alcance

delimitado con lo cual se reduzca el riesgo de omitir algún componente o duplicar riesgos en

diferentes elementos o escenarios. Existen diferentes estructuras que pueden ser apropiadas y necesarias en MEDICOS ASOCIADOS para

adelantar la gestión de riesgos, entre éstas las siguientes: Factor de Riesgo / Segmentación de los factores de riesgo Áreas de trabajo, dependencias o unidades

de la estructura organizacional. Líneas de negocio. Activos y recursos. Sin embargo, se concentrarán los esfuerzos en diseñar e implementar un modelo de gestión de

riesgos acorde con la segmentación de los factores de riesgo. Antes de iniciar la etapa de identificación de riesgos, es necesario revisar los siguientes aspectos para

cada uno de los procesos, lo cual se apoyará en la información provista en la caracterización de los

procesos: Establecer sus objetivos y metas. Definir y delimitar claramente sus entradas y salidas. Definir la

extensión de las actividades. Establecer los recursos requeridos y los registros que deben ser

guardados. Definir los roles y responsabilidades de los participantes en el proceso.

(5) Procedimiento para el Establecimiento del Contexto

En esta fase se debe contar con la participación del Oficial de Cumplimiento o su Suplente, en razón

al conocimiento directo y la experiencia en la administración del riesgo de LA/FT/CB El procedimiento que se aplicará es el siguiente: 1. El Oficial de Cumplimiento convocará la participación a los responsables de proceso en la etapa de

establecimiento del contexto, explicando los propósitos y elementos de la misma. En caso que el área

cuente con el conocimiento y la experiencia para el desarrollo de esta etapa se puede omitir esta

actividad. 2. El responsable de proceso se reúne con su equipo de trabajo y con base en las

instrucciones proporcionadas por el Oficial de Cumplimiento: Analizan y establecen el contexto

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externo de la Entidad. Analizan y establecen el contexto interno de la Entidad. Analizan y establecen

el contexto específico del proceso en donde se realizará la gestión de riesgos con base el mapa de

procesos y la caracterización del proceso. Identifican los posibles factores de riesgo LA/FT/CB

asociados proceso, y lo remiten al el Oficial de Cumplimiento.

(6) Metodología de Segmentación de los Factores de Riesgo de LA/FT/CB

Para la segmentación de los factores de riesgo asociados a actividades de LA/FT/CB, MEDICOS

ASOCIADOS aplicará las políticas de segmentación definidas en este manual, los objetivos

estratégicos de MEDICOS ASOCIADOS en el momento actual, la estrategia a futuro, los mercados

específicos donde actúa o podría actuar MEDICOS ASOCIADOS, el posicionamiento de la misma entre

otros. Para la segmentación de los factores de riesgo de LA/FT/CB, el Oficial de Cumplimiento determinará

qué factores de riesgo existen en los procesos, conforme a lo establecido en contexto de la firma. Posteriormente, se realizarán las siguientes actividades: Identificación de las variables de segmentación y los segmentos del riesgo de LA/FT/CB Desarrollo de

perfiles de cada segmento obtenido. Evaluar las características de cada segmento. Seleccionar el

segmento o segmentos objetivos. Identificar riesgos de LA/FT/CB Seleccionar, desarrollar y crear los

conceptos de posicionamiento escogidos.

(7) Segmentación de Factores de Riesgo de LA/FT/CB Se denomina segmento a la clase de mercado dentro del cual se inscribe cada cliente, proveedor y

empleado de acuerdo con la naturaleza, características, volumen o frecuencia de sus transacciones,

nivel de riesgo, clase de producto o servicio, origen o destino de las operaciones, o cualquier otro

criterio similar, conforme a las políticas de clasificación implementadas por MEDICOS ASOCIADOS . En este orden, de acuerdo con el Plan Estratégico de MEDICOS ASOCIADOS, la segmentación de los

factores de riesgo de LA/FT/CB está determinado por: Variables de Segmentación: País, Cuidad, Tipo de Persona: Natural o Jurídica, Actividad Económica Dian, Sector Económico DIAN,

Información Financiera origen del Patrimonio, Activos, Pasivos, Ingresos, Egresos Frecuencia de

Negociación. Volumen de Operación, -Servicios: dependerá del nivel de riesgo y tipo de servicio que

el cliente, proveedor o empleado decida adquirir, contratar o trabajar, Canales: Fuerza de Ventas

Propia, Canal Externo de Ventas.

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(8) Metodología de segmentación

Para segmentar los clientes, MEDICOS ASOCIADOS, tiene en cuenta tres factores a saber: A priori. El número de segmentos y su tamaño o su descripción se establece antes de que el estudio

se lleve a cabo. Se elige alguna base a partir de la cual segmentar y luego clasificar a los clientes en

segmentos de acuerdo con esa designación. • Post hoc. El número de segmentos, su tamaño y su

descripción se conocen tras el análisis y no antes. Se realiza una exploración cualitativa para conocer

en profundidad la población y, a continuación se aplica un análisis para agrupar a los clientes de

acuerdo con la similitud de sus perfiles respecto a algunas variables. • Híbrido. Enfoque mixto entre

los dos modelos, recurre a diferentes métodos y técnicas que varían marcadamente dependiendo del

objetivo de la segmentación, tales como, análisis de conglomerados, tipología y segmentación, entre

otros. Procedimiento La segmentación atiende como mínimo los siguientes parámetros: • Consulta en listas: Clientes Corporativos, Usuarios/Pacientes, Proveedores, Asociados

(contribución de trabajo asociado) Accionistas y empleados son consultados en las listas restrictivas

y vinculantes sobre su situación frente a las personas o entidades reportadas como lavadores de

activos o terroristas. La búsqueda se hace por el nombre, No de identificación (cc, nit, id, pasaporte)o

el alias. Las listas que se consultan de forma obligatoria son la lista de ONU la cual es la única

obligatoria y restrictiva, adicionalmente se consulta la lista de OFAC la cual es el listado emitido por el

departamento del Tesoro de Estados Unidos y es un listado vinculante; de la misma forma está

incluido el listado de INGLATERRA, los más buscados de interpol, FBI y Policía Nacional. • País: la clasificación de países que presentan mayor probabilidad de lavado de activos y albergue

de terroristas será uno de los segmentos. Este parámetro se divide en “nacional” e “internacional”,

en ambos casos se analiza, la mayor ocurrencia de actividades delictivas por región • Jurisdicciones: segmentación por tipo de delitos por frecuencia, en jurisdicción país se analizan

temas como el desplazamiento forzado, contrabando, cultivos ilícitos y otros asociados. • Clientes Corporativos, Usuarios, Proveedores, Asociados (contribución de trabajo asociado)

Empleados y Accionistas: Se define el rol del ente relacionado frente a la entidad como cliente,

proveedor o empleado. Aplica para persona natural o persona jurídica.

•Canales: Estudio de la actividad realizada por la fuerza de ventas, recursos humanos y área de

compras de la forma como el ente relacionado llego a la entidad cada uno de los canales será un

segmento con un valor de riesgo individual.

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• Servicios: Se analiza la naturaleza y características de los productos ofrecidos donde se debe

estudiar si recibe recursos en efectivo, cheques o transferencias, entre otros o si se presta para

aumentar la probabilidad del lavado de activos, vinculación de terroristas o la negociación con el

contrabando. • Actividad económica: se clasifican según las clasificaciones de la DIAN y se debe calificar su

incidencia o probabilidad frente al lavado de activos. • Procedencia de recursos: el cliente corporativo, usuario/paciente, proveedor, empleado,

asociado y accionista deberán soportar de donde provienen los recursos que maneja hasta el

momento de su vinculación o negociación. El soporte metodológico se basa en la técnica de Árboles de Clasificación, a partir de un modelo

híbrido, cuyo objetivo se fundamenta en construir un árbol con las variables descriptoras

seleccionadas previamente.

En cada nodo se establecen las condiciones sobre un atributo, dividiendo así el conjunto de casos en

subconjuntos que cumplen cada condición. Los subconjuntos se vuelven a dividir añadiendo nuevos

niveles al árbol hasta detenerse mediante algún criterio, garantizando homogeneidad al interior de

los segmentos y heterogeneidad entre ellos.

3) DEBIDA DILIGENCIA

Con el fin de darle dinamismo al procedimiento de segmentación, y con el ánimo de observar

atentamente el movimiento de las operaciones que realizan los clientes y usuarios, MEDICOS

ASOCIADOS realiza como mínimo, las siguientes actividades Seguimiento a las operaciones, con una frecuencia acorde a la evaluación de riesgo de los factores de

riesgo involucrados en las operaciones. En todo caso, para aquellos factores de riesgo de mayor

criticidad, el seguimiento se realizará con una mayor frecuencia. Monitorear las operaciones realizadas en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo.

a) PERFIL DE RIESGO (SARLAFTCOL)

Un componente esencial del Conocimiento de las contrapartes es el Perfil de riesgo, sobre el cual se

definen los parámetros de normalidad operacional y transaccional del cliente.

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• Perfil Nivel de Riesgo: dado el resultado de la calificación en la herramienta de prevención

LA/FT/CB de los segmentos presentados anteriormente en su estado frente a las listas vinculantes y

restrictivas, país, jurisdicción, su actividad económica, canal, origen de recursos la entidad acoge las

siguientes calificaciones para determinar el tipo de señal de alerta que debe tener el suceso según el

criterio del oficial de cumplimiento.

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En la combinación de las 125 posibilidades de calificación del nivel de riesgo de un cliente, proveedor

o empleado en los diferentes de niveles de calificación de los factores de riesgo, la empresa acoge los

siguientes niveles de calificación como sus valores límites para determinar la señal de alerta que le

corresponda:

(a) PERFIL DE RIESGO BAJO - SIN SEÑAL DE ALERTA:

(i) calificaciones entre 14 (mínimo nivel posible) y 30 puntos

(b) PERFIL DE RIESGO MEDIO - SIN SEÑAL DE ALERTA:

(i) calificación entre 31 y 45 puntos

(c) PERFIL DE RIESGO ALTO - SEÑAL DE ALERTA SEGÚN CRITERIO DEL

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO:

(i) Calificación entre 46 y 54 puntos

(d) PERFIL DE RIESGO ALTO – SEÑAL DE ALERTA COMO OPERACIÓN

SOSPECHOSA

(i) Calificación entre 55 y 100 puntos

b) CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

Conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas o

representa el actuar con el cuidado que sea necesario para reducir la posibilidad de llegar a ser

considerado culpable de negligencia.

JURISDICCION 5 4 3 2 1 JURISDICCION 5 4 3 2 1 JURISDICCION 5 4 3 2 1 JURISDICCION 5 4 3 2 1 JURISDICCION 5 4 3 2 1

CANAL 5 5 5 5 5 CANAL 5 4 3 2 1 CANAL 5 4 3 2 1 CANAL 5 4 3 2 1 CANAL 5 4 3 2 1

ACTIVIDAD 20 20 20 20 20 ACTIVIDAD 20 20 20 20 20 ACTIVIDAD 20 16 12 8 4 ACTIVIDAD 20 16 12 8 4 ACTIVIDAD 20 16 12 8 4

PRODUCTO 5 5 5 5 5 PRODUCTO 5 5 5 5 5 PRODUCTO 5 5 5 5 5 PRODUCTO 5 4 3 2 1 PRODUCTO 5 4 3 2 1

ORIGEN DE RECURSOS 20 20 20 20 20 ORIGEN DE RECURSOS 20 20 20 20 20 ORIGEN DE RECURSOS 20 20 20 20 20 ORIGEN DE RECURSOS 20 20 20 20 20 ORIGEN DE RECURSOS 20 16 12 8 4

55 54 53 52 51 55 53 51 49 47 55 49 43 37 31 55 48 41 34 27 55 44 33 22 11






55 54 53 52 51 55 50 45 40 35 55 49 43 37 31 55 45 35 25 15 55 44 33 22 11






55 51 47 43 39 55 50 45 40 35 55 46 37 28 19 55 45 35 25 15 55 44 33 22 11






55 54 53 52 51 55 50 45 40 35 55 49 43 37 31 55 45 35 25 15 55 44 33 22 11






55 51 47 43 39 55 50 45 40 35 55 49 43 37 31 55 45 35 25 15 55 44 33 22 11

PERFIL NIVEL DE RIESGO DE LA/FT/CB

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i) Políticas de Conocimiento del cliente (Contraparte)

Las políticas que a continuación se describen serán aplicables a todos los potenciales clientes,

usuarios/pacientes proveedores, asociados (contribución de trabajo asociado) y empleados de

MEDICOS ASOCIADOS antes de establecer una relación comercial. Mercado no Objetivo: No se podrán establecer relaciones comerciales con las siguientes clases de personas naturales o

jurídicas.

1. Empresas no constituidas legítimamente. 2. Empresas o personas ubicadas en países o

jurisdicciones no cooperantes o que carecen de adecuadas políticas de prevención de lavado

de activos y de financiación de terrorismo. 3. Empresas de fachada. 4. Personas naturales o

jurídicas involucradas en procesos penales por delitos relacionados con el lavado de activos y

financiación del terrorismo y sus conexos. 5. Las demás que establezcan la Junta Directiva de

MEDICOS ASOCIADOS. Estas políticas especiales de restricción serán administradas por el

Oficial de Cumplimiento. Actividades de mayor riesgo: MEDICOS ASOCIADOS reconoce la presencia de actividades económicas que representan un riesgo de

LA/FT/CB superior debido a que son más utilizadas por organizaciones criminales. Con los clientes

que desarrollen este tipo de actividades se podrán establecer relaciones comerciales, pero deberán

realizarse actividades adicionales de conocimiento. Se consideran actividades de riesgo superior las

siguientes:

Sociedades de intermediación aduanera. 2. Sociedades portuarias. 3. Usuarios

operadores, industriales y comerciales de zonas francas. 4. Empresas transportadoras. 5.

Agentes de carga internacional. 6. Intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes. 7.

Empresas de mensajería. 8. Empresas altamente exportadoras o importadoras. 9. Entidades

sin ánimo de lucro. 10. Personas públicamente expuestas PEPs, quienes manejan dineros

públicos, quienes se encuentran en cargos de poder o son figuras de reconocimiento 11.

Entidades cuyo objeto social corresponda a juegos de azar.

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ii) Políticas de Conocimiento del Cliente/Usuario

No se consideran como clientes y/o contrapartes de Médicos Asociados S.A., los usuarios (afiliados) de las EPS, ni los pacientes de las IPS cuyos servicios sean cancelados efectivamente por algún tipo de seguro (Plan Obligatorio de Salud, Sistema de Riesgos Laborales y Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito –SOAT-, Planes Adicionales de Salud, entre otros). Es así que, para estos casos, no será necesario la identificación del usuario. Por tal razón Médicos Asociados S.A., identificará como factor de riesgo únicamente a los Clientes, Paciente O Usuarios que tengan la condición de PARTICULARES y que reciban procedimientos médicos, en las instalaciones con que cuenta la entidad. Los funcionarios o asociados que hacen su contribución de trabajo en calidad de trabajadores asociados en la Compañía, y que participan en las áreas de facturación, admisiones o cajas de cada una de las Clínicas que conforman la red de Médicos Asociados S.A., deberán aplicar estrictamente el conocimiento de la contraparte para aquellos Clientes/Pacientes/Usuarios que accedan a un servicio, procedimiento o tratamiento cuyo valor sea igual o superior a 6.7 Salario Mínimo Legal Mensual Vigente. Por consiguiente, es fundamental que cada Cliente/Paciente/Usuario, que le aplique la anterior política de conocimiento, cuente indispensablemente con el diligenciamiento del formulario de la contraparte y la verificación de listas restrictivas o vinculantes. Para aquellos usuarios/pacientes que por sus condiciones de salud no les sea posible el diligenciamiento del formulario de la contraparte, podrá un tercero realizar dicha actividad; sin embargo, la información corresponderá a los datos exclusivamente del paciente/usuario. Documentación exigida: Cualquier usuario/paciente que tenga la obligación de diligenciar el formulario de la contraparte en el momento de su vinculación y actualización de la información, deberá aportar el siguiente documento:

Fotocopia del documento de identificación

No obstante, el área de Cumplimiento puede considerar solicitar otra serie de documentos, con el fin de

soportar o esclarecer el origen de los recursos de la contraparte.

La información SARLAFT de clientes/pacientes/usuarios, deberá reposar en su respectiva Historia Clínica y conservarse como mínimo por un término no menor a cinco (5) años. Del formulario que se diligencie y demás soportes, deberán escanearse y remitirse al mail: [email protected] o [email protected]

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NOTAS ACLARATORIAS: Frente a la prestación de los servicios de salud, no podrá restringirse la atención en salud por parte de Médicos Asociados S.A. o para el aseguramiento obligatorio, movilidad o autorización de atención en salud por la ausencia del conocimiento de los clientes y usuarios. Los Clientes/Pacientes/Usuarios particulares que les aplica la anterior política de conocimiento, deberán cumplir con otras disposiciones para prevenir que Médicos Asociados S.A., pueda ser utilizada como vehículo para actividades de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Las siguientes disposiciones contemplan lo siguiente:

1. No existirá en Médicos Asociados S.A., Clientes/Pacientes/Usuarios exonerados del

cumplimiento de diligenciar el Formulario de la Contraparte.

2. Informar a los Clientes/Pacientes/Usuarios sobre la necesidad de actualizar la información

cuando mínimo una vez al año. Para tal efecto, se deberá proceder a realizar dicha actividad con

el Formulario de la Contraparte.

3. Cuando exista duda razonable referente a la información contenida en el Formulario de la

Contraparte; especialmente con los datos básicos –nombre e identificación-, se deberá proceder

a consultar los datos en las fuentes públicas que tiene el Estado colombiano, con el fin de

corroborar su validez. En el evento que se considere que la información difiere de la verdad

(falsa o presuntamente falsa), deberá reportarse este hecho directamente al área de

Cumplimiento y utilizar el formato de Reporte de Operación Inusual.

4. Para Médicos Asociados S.A., es obligación monitorear la información de sus

Clientes/Pacientes/Usuarios con el fin de comparar y analizar sus datos respecto de otras

fuentes de análisis.

5. Médicos Asociados S.A. por intermedio del área de Cumplimiento, definirá criterios objetivos

para analizar y reportar por parte de sus funcionarios y asociados, que hacen su contribución de

trabajo en calidad de trabajadores asociados en la Compañía, los reportes de operaciones

Intentadas e Inusuales.

6. Si en el momento de la validación de Listas Restrictivas o Vinculantes, se detecta que el Cliente/Paciente/Usuario se encuentra con alguna coincidencia, se procederá a diligenciar el formato de reporte de operación inusual (formato ROI-ROIN) y se deberá seguir prestando los servicios médicos con normalidad.

7. El diligenciamiento del Formulario de la Contraparte se podrá realizar por cualquier persona diferente al Cliente/Paciente/Usuario; cuando este último no se encuentre en condiciones para dicha actividad.

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iii) Conocimiento de proveedores

Médicos Asociados S.A., establecerá para con sus proveedores2, que suministran productos y servicios, requisitos que le permitan prevenir la materialización de delitos conexos al Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. Definir el factor de riesgo Proveedor, corresponderá a identificar aquellas personas Naturales o Jurídicas catalogadas como proveedores, contratistas y terceros vinculados, quienes directamente proveen o abastecen productos y servicios para atender el objeto social de Médicos Asociados S.A. Es importante aclarar que dentro del contrato de gestión como operador en salud, suscrito entre AGM SALUD CTA (operador) y Médicos Asociados S.A. (contratante), se encuentra como objeto principal del referido documento, “…gestionar como operador los procesos y subprocesos conexos y complementarios en salud”. Por consiguiente, existirán proveedores que prestan indirectamente servicios y/o productos a la compañía, pero la responsabilidad del conocimiento de este factor de riesgo, le corresponde a la CTA, quien también cuenta con un sistema de administración de riesgos de LA/FT3. Médicos Asociados le exigirá al operador, una certificación Trimestral donde conste que la Cooperativa cuenta con un sistema de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, y que cuenta con los elementos y procesos acordes para el adecuado conocimiento y monitoreo de este factor de riesgo. Frente a este tipo de proveedores Médicos Asociados S.A., únicamente realizará la validación de listas restrictivas o vinculantes. En el evento que exista una coincidencia positiva frente a la listas, se procederá a validar la información y posteriormente, requerir a la cooperativa para que se realice el cambio de proveedor. Sobre la Política principal para el conocimiento de los proveedores, le corresponderá a los funcionarios o asociados, que hacen su contribución de trabajo en calidad de trabajadores asociados en la Compañía, y que participan en las áreas de Compras y Suministros (Intangibles); Compras y Suministros NCSS; Mantenimiento y Compras de Activos Fijos; Tecnología, Informática y Sistemas de Información; Servicio de Alimentos; Gestión de Talento Humano; Jurídico; Ingeniería Ambiental; Ingeniería Biomédica; Protección y Control y la Administración de las Clínicas (Bogotá y Girardot) que conforman la red de Médicos Asociados S.A., aplicar estrictamente el conocimiento de la contraparte para aquellos proveedores que facturen por valores iguales o superiores a 2 SMMLV. La debida diligencia para el conocimiento de Proveedores, corresponde a una de las herramientas e instrumentos más eficaces para evitar que Médicos Asociados S.A., sea utilizado como vehículo para el LA/FT. La Entidad debe contar con procedimientos adecuados y suficientes que le permitan identificar y conocer a sus proveedores, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

2 Entiéndase también como proveedor: contratistas y demás terceros vinculados 3 Circular Externa 04 de 2017 expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria

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Nombre del Representante Legal y Razón Social

Tipo y número de identificación del Representante Legal y de Compañía

Coincidencia sobre alguna de las características de los PEP´S, en relación con el Representante

Legal de la empresa

Esta información y otros datos se encuentran contenidos en el Formulario de la Contraparte, documento que sirve para confrontar la información aportada por la empresa. Por consiguiente, es fundamental que cada proveedor, que le aplique la anterior política de conocimiento, cuente indispensablemente con el diligenciamiento del formulario de la contraparte y la verificación de listas restrictivas o vinculantes. Así mismo, en el evento que exista continuidad con la empresa que suministra productos o servicios, deberá como mínimo actualizar la información por lo menos una vez al año. Documentación exigida: Cada proveedor que tenga la obligación de diligenciar el formulario de la contraparte en el momento de su vinculación y actualización de la información, deberá aportar los siguientes documentos:

Fotocopia del documento de identificación del Representante Legal

Certificado de Cámara de Comercio no superior a 30 días

Copia del Registro Único Tributario RUT

Composición accionaria vigente de la empresa, firmado por el Representante Legal o Revisor Fiscal

Certificación Bancaria

No obstante, el área de Cumplimiento puede considerar solicitar otra serie de documentos, con el fin de soportar o esclarecer el origen de los recursos de la contraparte.

Para Médicos Asociados S.A., es obligación monitorear la información de sus Proveedores con el fin de

comparar y analizar sus datos respecto de otras fuentes de análisis.

Médicos Asociados S.A. por intermedio del área de Cumplimiento, definirá criterios objetivos para

analizar y reportar por parte de sus funcionarios y asociados, que hacen su contribución de trabajo en

calidad de trabajadores asociados en la Compañía, los reportes de operaciones Intentadas e Inusuales.

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Si en el momento de la validación de Listas Restrictivas o Vinculantes, se detecta que el Proveedor y Administrador, se encuentran con alguna coincidencia, se procederá a diligenciar el formato de reporte de operación inusual (formato ROI-ROIN).

La información SARLAFT de proveedores, deberá reposar en su respectiva carpeta de contratación o similar y conservarse como mínimo por un término no menor a cinco (5) años. Del formulario que se diligencie y demás soportes, deberán escanearse y remitirse al mail: [email protected] o [email protected]

iv) Conocimiento de socios

Respecto a las personas jurídicas o naturales que sean vinculadas como nuevos socios o accionistas

de la empresa, se debe surtir el mismo trámite de debida diligencia y confirmación de datos.

Igualmente la documentación de soporte debe ser archivada por la empresa.

Todo accionista vigente o nuevo, deberá diligenciar el formulario de la contraparte y como mínimo

actualizar la información por lo menos una vez al año.

Cada formulario deberá contar con los siguientes soportes:

Fotocopia del documento de identificación

Soporte del origen de los recursos

También es indispensable contar con la validación de listas restrictivas y confirmar la información

contenida en el formulario.

Para Médicos Asociados S.A., es obligación monitorear la información de sus Accionistas con el fin de

comparar y analizar sus datos respecto de otras fuentes de análisis.

Si en el momento de la validación de Listas Restrictivas o Vinculantes, se detecta que el Accionista, se encuentra con alguna coincidencia, se procederá a diligenciar el formato de reporte de operación inusual (formato ROI-ROIN).

La recepción de la información y validación de listas restrictivas o vinculantes, se encontrará a cargo

del Oficial de Cumplimiento de Médicos Asociados S.A. y su custodia se hará como mínimo por un

término no menor a cinco (5) años.

v) Conocimiento de trabajadores

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MEDICOS ASOCIADOS es consciente de la importancia de este principio de administración, razón por

la cual ha establecido una metodología para conocer a las personas que se pretende vincular como

empleados. Para cumplir con este propósito se establece lo siguiente: Contratar personal idóneo para desempeñar los diferentes cargos en las dependencias de MEDICOS

ASOCIADOS con observancia de la ética de los negocios, el ordenamiento jurídico del país y por ende

de la misma organización. El conocimiento del empleado se aplica desde que se inicia el proceso de selección, verificación de

antecedentes, contratación, hasta la desvinculación de la persona de la Compañía (anualmente). Procedimiento: Se debe aplicar la política adoptada por MEDICOS ASOCIADOS, para la selección, entrevista,

verificación de información del candidato, contratación legal, administración de personal y bienestar

social. Al momento que se pretenda vincular a una persona como empleado de MEDICOS ASOCIADOS, se

debe surtir el procedimiento contenido en el Reglamento Interno de Trabajo, observando siempre la

aplicación de las normas en materia laboral. Como mínimo, el conocimiento de los aspirantes a empleados debe cumplir con un proceso

dispuesto por MEDICOS ASOCIADOS. Dicho proceso incluye actividades que parten con el contacto

inicial del el aspirante a empleado a través de referencias personales o cazadores de talentos, sigue

con la recepción, análisis, y verificación de referencias de la hoja de vida. Para efectos de SARLAFT, al futuro empleado se le solicita, entre otros, los siguientes documentos:

Fotocopia del documento de identificación Formulario de la contraparte

Todo empleado vigente o nuevo, deberá diligenciar el formulario de la contraparte y como mínimo

actualizar la información por lo menos una vez al año. También es indispensable contar con la

validación de listas restrictivas y confirmar la información contenida en el formulario.

La información SARLAFT de empleados, deberá reposar en su respectiva carpeta de contratación o

similar y conservarse como mínimo por un término no menor a cinco (5) años. Del formulario que se

diligencie y demás soportes, deberán escanearse y remitirse al mail: [email protected]

o [email protected]

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Igualmente, es importante aclarar que dentro del contrato de gestión como operador en salud,

suscrito entre AGM SALUD CTA (operador) y Médicos Asociados S.A. (contratante), se encuentra

como objeto principal del referido documento, “…gestionar como operador los procesos y

subprocesos conexos y complementarios en salud”. Por consiguiente, lo relacionado al recurso

humano será de uso exclusivo del operador, por lo que las normas relacionadas al SARLAFT, formatos

de conocimiento, validación de listas vinculantes o restrictivas, inducción y capacitación, entre otros,

correrán por cuenta de la Cooperativa.

Médicos Asociados le exigirá al operador trimestralmente, una certificación donde conste que la

Cooperativa cuenta con un sistema de prevención y control de lavado de activos y financiación del

terrorismo, y que cuenta con los elementos y procesos acordes para el adecuado conocimiento y

monitoreo de este factor de riesgo.

vi) Otras medidas Actividades adicionales de conocimiento: - Solicitar el certificado donde conste que se cuenta con un sistema de prevención y control de

lavado de activos y financiación del terrorismo (cuando aplique). - Consulta a las Centrales de

Información Financiera. - Visita de verificación e informe sobre el resultado de la misma por parte del

analista y/o del Oficial de Cumplimiento. - Lista de los principales proveedores del potencial cliente

que le suministren los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de su actividad principal, y

cruzar frente a listas cautelares (cuando aplique). - Verificación del “Certificado de Carencia de

Informes por Tráfico de Estupefacientes para el manejo de sustancias químicas controladas”,

expedido por la Dirección Nacional de Estupefacientes (para empresas en las que la norma lo exija). -

Examinar los estados financieros para determinar si su situación financiera está acorde con la de

empresas del mismo sector, dejando un informe escrito sobre las conclusiones que debe quedar en la

respectiva carpeta del cliente. - Profundizar en el conocimiento de los apoderados (cuando aplique). -

Para las personas jurídicas constituidas en el extranjero se deberán verificar sus antecedentes, el

cumplimiento de los requisitos impuestos por la ley que les aplique. - Potencial cliente que presente

en la declaración de origen de fondos ingresos, por participación en sociedades, se debe solicitar la

lista de las inversiones indicando la razón social y el nit, y cruzar frente a listas cautelares. Cuando se

considere necesario de acuerdo con las circunstancias, se deberá profundizar el conocimiento de

estas sociedades mediante la obtención del certificado de cámara de comercio. - Para el caso de entidades sin ánimo de lucro, se deberán analizar los siguientes aspectos: Fines de la entidad, Áreas geográficas atendida, Estructura organizacional, Solicitar a la entidad sin

ánimo de lucro certificación de conocimiento de sus fundadores, benefactores o donantes y

Monitoreo por parte del Oficial de Cumplimiento.

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vii) Conocimiento de personas expuestas políticamente.

Definición: personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de

poder público o gozan de reconocimiento público.

A continuación, se definen la clasificación de PEP´S que pueden tener nexos con Médicos Asociados

S.A.:

Fuente: Anónima Web

A las PEP´S, el proceso de conocimiento siempre debe tener un control adicional o debida diligencia

avanzada, donde se le deben solicitar documentos como los expuestos en el literal (4) de actividades

adicionales de conocimiento.

Ámbito de aplicación: Se aplicará a las Personas Expuestas Políticamente, en todos los procesos de

vinculación, Contratación, debida diligencia, actualización anual y conocimiento de la Contraparte

La vigencia de este tipo de personas, corresponde al periodo en que ocupen sus cargos y durante los

dos (2) años siguientes a su dejación, renuncia, despido o declaración insubsistencia del

nombramiento, o de cualquier otra forma desvinculación, se considerarán como Personas Expuestas

Políticamente. En el momento de validar la información contenida en formulario de la contraparte y los cruces de las

listas vinculantes, se detecta que los usuarios/pacientes, accionistas, administradores y demás

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actores, se encuentran clasificados como Personas Expuestas Políticamente, se procederá al

diligenciamiento del Formulario para PEP´S, el cual deberá estar firmado por un director o líder,

exceptuando puntualmente al Oficial de Cumplimiento.

Será indispensable que el original del referido formulario, se conserve con los demás datos que hacen

parte de la carpeta del cliente, funcionario, socio o proveedor; una copia, deberá tener como

destinatario al Oficial de Cumplimiento o la persona que él designe.

Dichas personas catalogadas como Personas Expuestas Públicamente PEP´S, pueden ser detectadas

como representante legal y/o accionistas de las empresas catalogadas como Proveedores y Clientes

Corporativos.

Es importante que las personas definidas como PEP´S, cuenten con el formato de conocimiento

respectivo y que el mismo, sea aprobado por parte de Directores o Lideres del área donde pertenece

el proceso (Mercadeo, Compras, entre otros).

Para el tema de los Usuarios y Pacientes, es necesario que las áreas de Caja y Facturación de las

clínicas que conforman la Red médica de Médicos Asociados S.A., diligencien el Formulario para la

Identificación de los PEP´S. Posteriormente, se requerirá del visto bueno de los Líderes de los

departamentos anteriormente citados, o se solicitar la aprobación a los Administradores de las

Clínicas.

Respecto de los Accionistas, se debe seguir el mismo procedimiento para con los Usuarios/Pacientes;

Sin embargo, el visto bueno deberá estar a cargo del Gerente o Representante Legal de la Compañía.

Tanto el formato como la información allí contenida, son de uso exclusivo de Médicos Asociados S.A..

por lo que la difusión o entrega se encuentra totalmente prohibida.

En la página web de Médicos Asociados S.A., se encuentra el Formulario para la Identificación de

Personas Expuestas Públicamente (PEP).

Campañas Políticas y Partidos Políticos

MEDICOS ASOCIADOS considera que la naturaleza de sus productos no es administrar este tipo de

recursos, por tal motivo no recibe ni administra recursos o bienes de Partidos Políticos ni de

Campañas.

viii) Contrapartes de alto riesgo

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Si en los monitoreos, creación del perfil de riesgo y demás procesos, se detecta la presencia de contrapartes considerados como de Alto Riesgo, se deberá proceder a realizar un exhaustivo análisis y monitorear por un tiempo razonable.

MANEJO DEL DINERO EN EFECTIVO AL INTERIOR DE LA EMPRESA La empresa definió según su operatividad y manejo de recursos su propia política de manejo de

recursos en efectivo, determinando montos máximos y mínimos, empleados y cargos responsables.

MEDICOS ASOCIADOS define como monto máximo para la realización de operaciones en

efectivo la suma de $5.000.000 de pesos M/CTE al día y acumulado al mes de $25.000.000 de

pesos M/CTE, con el fin de prevenir el riesgo asociado al Lavado de Activos o a la Financiación

del Terrorismo. A su vez, MEDICOS ASOCIADOS deberá propender porque en lo posible, se

utilicen mecanismos de pago y recaudo a través de los canales electrónicos que ofrece el

sistema bancario.

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i) Formato de debida diligencia

Todos los formatos de conocimiento de clientes corporativos, proveedores, pacientes/usuarios,

accionistas y empleados deben incluir esta información. La herramienta SARLAFTCOL tiene

incluido el formulario de debida diligencia en línea y será usado como documento adicional de

debida diligencia con las contrapartes.

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1. FORMATO REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES E INTENTADAS

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2. FORMATO REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO

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3. FORMATO DE PEP´S

4) MEDICION

a) HERRAMIENTAS

i) Tipo de ROS

En la identificación de operaciones sospechosas se debe inicialmente seleccionar el origen o principal

característica del reporte de la operación, de acuerdo al siguiente listado:

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(1) Información de Prensa Cuando la operación sospechosa se basa en información de prensa o medios de comunicación.

(2) Solicitud de otra autoridad Cuando otra entidad ya sea privada o pública solicita que se haga un reporte de la operación.

(3) Listas SDNT (SPECIALLY DESIGNATED NARCOTICS TRAFFICKER) u otras listas

Internacionales En el caso de que las personas naturales o jurídicas a las cuales se realicen búsqueda en las listas

vinculantes y restrictivas y estén reportados se debe hacer registro de la operación sospechosa.

(4) Listas ONU (lista de sanciones del Consejo de Seguridad de la Naciones

Unidas)

En concordancia con lo dispuesto por el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006, la única lista internacional vinculante para Colombia es la de las Naciones Unidas.

(4) Posible Operación de LA.

Operaciones que según la calificación del perfil de riesgo del ente (cliente, proveedor o empleado) y

el criterio del oficial de cumplimento en su análisis de detección se debe reportar como posible

operación de LA.

(5) Posible Operación de FT. Operaciones que según la calificación del perfil de riesgo del ente (cliente, proveedor o empleado) y

el criterio del oficial de cumplimento en su análisis de detección se debe reportar como posible

operación de FT.

ii) Detección de operaciones sospechosas

Determinación de operaciones sospechosas

Corresponde al Oficial de Cumplimiento la determinación de las operaciones sospechosas y su

reporte a la UIAF. Los criterios aplicables para determinar si una operación es sospechosa o irregular serán, el principio

de la inconsistencia, el conocimiento del cliente y la falta de una explicación razonable conocida en la

fuente origen de los recursos.

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Las operaciones sospechosas se determinan una vez confrontadas las operaciones inusuales con la

información de los clientes y comportamiento normal del mercado. En todo caso el Oficial de Cumplimiento, es quien se encargará de tipificar la operación como

sospechosa y efectuar el respectivo reporte ante la UIAF, con base en la información aportada y en su

conocimiento sobre las tipologías y demás conceptos relacionados con el lavado de activos y

financiación del terrorismo.

MEDICOS ASOCIADOS cuenta con una herramienta tecnológica, en la que se registra la información

de conocimiento del cliente y aplicativos transaccionales que permiten hacer validaciones en línea de

los siguientes aspectos: Las señales de alerta que se generen, deberán ser analizadas por los funcionarios del área

responsable y trasladas de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, para su debido

procesamiento. El responsable a cargo deberá, a su turno activar los procedimientos de una debida diligencia

adicional, realizando las siguientes actividades: • Solicitar información adicional, profundizar sobre el conocimiento y comprobar el perfil de riesgo.

Vale precisar, que en este punto, la herramienta califica el perfil del cliente, proveedor o empleado. CALIFICACION DEL PERFIL DE RIESGO DEL CLIENTE/PROVEEDOR/EMPLEADO/ACCIONISTA

No DESCRIPCION

1 REPORTADO EN LISTAS DE REFERENCIA

2 PAIS

3 JURISDICCION

4 CANAL

5 ACTIVIDAD ECONOMICA

6 ORIGEN DE RECURSOS 7 PRODUCTO

• Todos los clientes corporativos, proveedores, pacientes/usuarios, accionistas y empleados

deberán ser calificados en la herramienta que MEDICOS ASOCIADOS determine según su perfil de

riesgo frente a la probabilidad de ocurrencia de un evento de prevención de lavado de activos y


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• En caso de no encontrar razonabilidad o explicación lógica al comportamiento o frente a la señal

de alerta identificada, deberá informarse de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, con las

explicaciones correspondientes que motivan el reporte.

(1) Descripción de operaciones sospechosas

(a) Se debe sugerir la importancia del reporte (alta, media o baja), considerando

los hechos y su similitud con tipologías conocidas de Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo.

(b) Se deben considerar especialmente las tipologías identificadas por el GAFI

(Grupo de Acción Financiera Internacional) y la UIAF. Para determinar la

importancia de la operación reportada, resulta útil considerar entre otras, la

presencia de los siguientes elementos:

1. Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera

de los promedios del respectivo sector o actividad económica.

2. Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números

de identificación inexistentes, números de identificación de personas

fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres. 3. Presentación de documentos o datos presuntamente falsos. 4. d. Actuación en nombre de terceros y uso de empresas

aparentemente de fachada. 5. Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a

actividades delictivas. 6. Relación con bienes de presunto origen ilícito. 7. Fraccionamiento y/o inusualidades en el manejo del efectivo. 8. Se debe identificar el reporte que se considera urgente, sugiriendo así

la prontitud con la cual se debería actuar respecto del mismo. En tal

sentido, por ejemplo, un reporte será urgente cuando: i. Sea inminente la disposición, transferencia o

retiro de recursos vinculados a una presunta

actividad de lavado de activos y/o financiación del

terrorismo.

ii. b. Sea inminente el empleo de recursos en la

realización de actividades terroristas u otras delictivas.

iii. c. Cuando sea imperativa, a juicio de la entidad, la

intervención de las autoridades para evitar la

disposición, transferencia o circulación de

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recursos, en cualquier forma, presuntamente

vinculados a operaciones de lavado de activos y/o


iv. Realice una descripción de los hechos, de manera

organizada, clara y completa, indicando (donde

aplique) la forma en que se relacionan personas,

productos financieros, transacciones, instituciones

financieras y demás agentes de la operación

sospechosa.

9. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento

cronológico de los eventos y la participación de cada persona o

agente, si esto ayuda al entendimiento de los mismos.

10. Mencione las características de la operación por las cuales se

considera como sospechosa. 11. Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las

personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa. 12. Si la institución recibió alguna declaración, explicación, justificación u

otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la

operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo

(escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institución,

otros) y se allegó los soportes correspondientes a la operación. 13. Precisar si se solicitó al cliente actualización de datos o aclaración

sobre los hechos respectivos, e indique la forma en que se hizo

(escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institución,

otros).

14. Mencione si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte

realizado anteriormente por la entidad o con otras operaciones.

15. No omita ningún dato conocido de la operación y mencione cualquier

hecho adicional que pueda contribuir al análisis de la misma. 16. Tratándose de reportes referidos a clientes, se deben suministrar

además los siguientes datos: a. Características y montos de los

ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de

poseerse. b. Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo

con lo establecido en el SIPLAFT de la entidad. c. Comparación del

cliente con el sector económico al cual pertenece, de acuerdo con la

segmentación contemplada en el SIPLAFT de la entidad. d. Enunciar,

además de los productos vinculados a la operación sospechosa, los

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otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre

unos y otros. 17. Se debe indicar el procedimiento empleado para la detección de la

operación reportada, ilustrando los motivos por los cuales fue

inicialmente calificada como inusual y las razones por las cuales se

determinó que era sospechosa. Si el procedimiento lo incluyó, se debe

enunciar la tipología identificada o la señal de alerta activada en el

Sarlaft de la entidad.

18. Finalmente, la entidad debe relacionar los soportes correspondientes

que expliquen la operación reportada. Esta información puede

consistir en soportes de pago de premios, soportes de compra de

fichas, documentos de vinculación a la entidad reportante

(formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de

importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos del cliente,

entre otros. Toda la descripción de la operación debe estar contenida

en el espacio correspondiente. En caso de requerir más espacio del

disponible en el campo de descripción, se puede adjuntar un archivo

en medio electrónico. Igualmente, se puede remitir la información

que se posea como un archivo adjunto del reporte, mencionando en

éste el nombre y el formato del archivo que lo complementa.

SOFTWARE UTILIZADO PARA EL REPORTE

Los reportes de operación sospechosa –ROS- los realizará únicamente el Oficial de Cumplimiento de

Médicos Asociados S.A. y se efectuaran en el Sistema de Reporte en Línea “SIREL”

(https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx), adscrito a la UIAF.

Tanto el usuario, clave y matriz que provee la UIAF, se encuentran alojados en la carpeta digital

(CREACION DE USUARIOS) del Oficial de Cumplimiento.

(2) Herramienta SARLAFTCOL

MEDICOS ASOCIADOS contrato los servicios de una herramienta para realizar toda su tarea de

segmentación, identificación, medición, control y monitoreo. El manual de manejo de la herramienta

SARLAFTCOL es un anexo a este manual.

https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/Modules/Home/html/default.aspx

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iii) Detección de operaciones inusuales o intentadas

Procedimiento de detección de operaciones inusuales o intentadas

Las operaciones inusuales que se llegasen a presentar deben ser informadas al Oficial de

Cumplimiento mediante medio escrito o vía e-mail ([email protected] /

[email protected]), de la siguiente forma

Cuando se obtenga información de terceras fuentes o señales de alerta avisadas por cualquier

funcionario y detectada en cualquiera de las áreas de la entidad. Para lo anterior se deberán

dar las explicaciones necesarias y documentar las razones por las cuales se produce el

reporte.

Operaciones inusuales generadas a partir de las diferentes validaciones en línea, al momento

de realizar una transacción con el cliente.

Mediante parámetros definidos en el proceso de segmentación de los factores de riesgo

LA/FT/CB. La identificación de si una operación es o no inusual, descansa en el buen criterio del funcionario en la

interpretación del reporte de las herramientas usadas después de confrontar la operación inusual con

la información del cliente y del mercado.

El Oficial de Cumplimiento analizará cada caso y definirá si lo reporta como operación sospechosa a la

UIAF. El Oficial de Cumplimiento abrirá un expediente por cada caso de inusualidad que le sea

reportado.

Todo funcionario de MEDICOS ASOCIADOS, que le llamen la atención situaciones o transacciones que

estén dentro de los anteriores criterios, debe informar al Oficial de Cumplimiento, siguiendo para tal

efecto el siguiente procedimiento:

Se entenderá como transacción inusual aquella que cumple por lo menos con una de las siguientes

características: Que por su cuantía, frecuencia o características no guarda relación con los negocios habituales

de la contraparte. Que la información suministrada por la contraparte sea insuficiente o sospechosa.

mailto:[email protected]

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Renuencia a cumplir con los requisitos de información y la calificación del perfil de riesgo de la

contraparte, en el evento que el nivel de clasificación de la herramienta WEB o el perfil de riesgo sea

nivel alto. Las operaciones intentadas se tipificaran cuando algunos de los requisitos anteriores se cumplan pero

el cliente, proveedor, asociado, accionistas o empleado desista de continuar con el proceso. En este

caso se debe guardar la estadística para efectos de crear controles futuros.

b) MONITOREO

La revisión continua es esencial para garantizar que el sistema de Administración del riesgo de LA/FT sea adecuado debe ser dinámico y relacionarse con las demás etapas del ciclo. Ver gráfica.

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El monitoreo debe permitir detectar y corregir las situaciones y fallas que se le pueden presentar al

sistema de administración de riesgos de LA/FT de Médicos Asociados S.A.. De la información que se

genere, servirá para identificar aquellas operaciones que se cataloguen como intentadas, inusuales y

sospechosas.

También es importante mencionar que en dicho proceso, es importante tomar la información del

monitoreo para el beneficio de los riesgos inherente, residual y evaluar la eficiencia de los controles.

La información que se recolecte del monitoreo, servirá para alimentar la “Plantilla Evaluación Riesgos

y Controles” ubicada en la carpeta “MATRIZ_RIESGOS”.

La obligación del monitoreo se encuentra repartida en los procedimientos internos que realice el

Oficial de Cumplimiento y la identificación de fuentes de peligro que detecten las áreas que tienen

relación directa con los factores de riesgo.

Para lograr el cumplimiento del monitoreo, es necesario contar con procedimiento de monitoreo de

operaciones, validación de listas vinculantes e indicadores de los factores de riesgo.

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En la carpeta del Oficial de Cumplimiento denominada “PROTOCOLOS_SARLAFT” se encuentran los

documentos guía para realizar los diferentes monitoreos e indicadores que ha desarrollado Médicos

Asociados para analizar los factores de riesgo.

c) SOPORTES

i) Operaciones

La empresa debe guardar los soportes de las operaciones realizadas con sus clientes, proveedores,

usuarios/pacientes, empleados y accionistas al igual que toda la documentación solicitada mínimo

durante 5 años y este se podrá convertir en respaldo probatorio en procesos judiciales. Las consultas

en las lista vinculantes de cada cliente, proveedores y empleados deben ser mínimo de las siguientes

entidades OFAC, ONU, Banco de INGLATERRA, dejando constancia del día y la hora en que se realizó

la consulta.

ii) Negocios

Para efectos de controlar el riesgo de contrabando todas las operaciones deben contar los soportes

documentales, y el área de cumplimiento y su par de Tesorería deberán proceder a la validación de

las listas restrictivas.

iii) Contratos

Los proveedores y empleados con los que se realice negocios deben tener como soportes el contrato

especificando sus características y cumplimientos de las medidas de SARLAFT o una constancia de no

estar reportados en las listas vinculantes.

5) SEGUIMIENTO Y CONTROL

Finalmente para el tema del Control, una vez que los riesgos han pasado por la etapa de

identificación y evaluación, se debe proseguir con el establecimiento de los controles.

Este proceso es sumamente importante y necesario, ya que la principal característica de controles es

mitigar los riesgos.

Es necesario que exista una metodología para la elaboración de los controles; a continuación se

presenta las definiciones y conceptos claves para proceder.

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Nivel de Aceptación de Riesgo:

En el evento que se establezcan riesgos cuya calificación genere como resultado Casi Cierto y/o

Probable, se debe generar por parte del Oficial de Cumplimiento, un Plan de Acción con el objetivo

de asegurarse un mejor conocimiento de la Contraparte y controles que garanticen mayor

efectividad.

El perfil de Riesgos de Médicos Asociados S.A. se actualizará por lo menos una vez al año, el cual será

llevado a la Junta Directiva Para su aprobación.

a) SEÑALES DE ALERTA

Son aquellas situaciones que muestran los comportamientos atípicos de los clientes, ayudan a

identificar o detectar conductas, actividades, métodos o situaciones que pueden encubrir

operaciones de lavado. Estas señales no serán un motivo para calificar a una persona como ejecutora de una acción ilícita,

sino que serán una alerta para proceder a verificar, con mayores elementos e indagaciones, las

explicaciones acerca de las operaciones. Pueden ser señales de alerta las situaciones sobre las cuales todo funcionario de MEDICOS debe

tener especial prudencia y cuidado y las que podrán originar una operación susceptible de reporte

y/o aplicar los procedimientos de conocimiento con mayor cautela:

• Información

Datos

• Forma de realización

Evaluación• Ponderación

de efectividad

Diseño

• Efectividad

Ejecución• Evaluación

Solidez

• Calificación + Control

Perfil de R. Residual • Calculación

del Perfil

Perfil de R. Inherente

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SEÑALES DE ALERTA - MEDICOS ASOCIADOS

1. Rechazo, intento de soborno o amenazas a funcionarios de la entidad, para no diligenciar completamente

los formularios de vinculación de varios mandatos o para que acepte información incompleta o falsa.

2. Personas naturales o jurídicas que demuestran gran solvencia económica y sin embargo les resulta difícil

la consecución o suministro de información sobre referencias comerciales o financieras al momento de

diligenciar los formularios de conocimiento.

3. Personas que registran la misma dirección y/o teléfono de otras personas con las que no tienen relación

aparente, al momento de la vinculación.

4. Personas que cambian frecuentemente sus datos ante la entidad, tales como dirección, teléfono y

ocupación sin justificación aparente.

5. Personas que diligencian los formularios de conocimiento, con letra ilegible o engañosa, con información

falsa, de difícil verificación o insuficiente.

6. Personas que se muestran renuentes o molestos cuando se les solicita una adecuada identificación o el

diligenciamiento obligatorio del formulario de conocimiento para acceder a los servicios de la entidad.

7. Personas, que se muestran nerviosas, dudan en las respuestas y/o consultan datos que traen escritos

cuando se les requiere información.

8. Personas que se encuentren en listas cautelares.

9. Personas que se niegan a soportar el origen de fondos para la operación

10. Personas que se niegan a actualizar la información básica ya suministrada al momento de la vinculación.

11. Personas que piden se les exonere del suministro o confirmación de cierta información por tratarse de un

recomendado de otro cliente de la entidad.

12. Personas cuyo monto elevado no es acorde con la información socio económico suministrado y no tiene

justificación aparente.

13. Empresas cuyo monto elevado no es acorde con el bajo capital, ingresos operativos o recursos disponibles

promedio de su tesorería y/o además han sido creadas recientemente.

14. Personas que invierten altas sumas de dinero sin solicitar detalles sobre las características del producto o

sin importar o preguntar información sobre las características, seguridad, riesgos o ni sobre la tradición y

seriedad de la entidad.

15. Persona que no define una actividad económica específica o la define como independiente y el valor de la

transacción es alta.

16. Persona cuyo monto de inversión es alto y que se identifica con un documento que no se puede verificar

fácilmente o se encuentra vencido (extranjeros, turistas, no residentes, menores de edad).

17. Persona públicamente expuesta PEPs.

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18. Persona cuyo monto es alto y trata de evitar el diligenciamiento del formulario de conocimiento y no

justifica adecuadamente el origen de los recursos o títulos.

19. Persona que manifiesta su deseo de vincularse con varias alternativas, en efectivo y sin solicitar

información sobre las características, seguridad, riesgos o rentabilidad ni sobre la tradición y seriedad de

la entidad.

20. Personas que registran donaciones o herencias, entre otros, en la declaración de origen de fondos sin una

explicación conocida y justificada documentalmente.

21. Empresas que desarrollan actividades altamente expuestas al lavado de activos y financiación del

terrorismo como son, cambistas independientes, remesadores de dinero, cambiadores de cheques y

casinos.

22. Personas que no actúan en su propio nombre y no revelan información del beneficiario.

23. Personas que presentan operaciones basadas en ganancias en loterías o juegos de azar; herencias o

donaciones, sin proporcionar información donde conste el origen de tal riqueza.

24. Personas jurídicas que tienen nuevos propietarios y han sido adquiridas con dificultades económicas,

cambian de naturaleza y que presentan súbitamente utilidades desbordadas.

25. Personas jurídicas que han sido constituidas con bajos capitales, recibiendo poco después grandes sumas,

principalmente extranjera.

26. Personas, que registran ingresos no operacionales recibidos por mayor cuantía que los ingresos

operacionales.

27. Personas jurídicas que tienen un capital suscrito muy bajo y/o objeto social muy amplio.

28. Personas, que autorizan a personas ajenas a la empresa para el manejo de la inversión.

b) CONTROLES IMPLEMENTADOS

Después de la aplicación de los controles sobre los riesgos identificados y junto con la

implementación y divulgación de las señales de alerta la entidad pude conocer cuál es su riesgo

residual el cual se muestra en el siguiente cuadro:

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Sin embargo es importante aclarar que debido a la dinámica de los riesgos y controles que presenta

Médicos Asociados S.A., tanto los mapas de riesgos, el impacto y la ocurrencia, tienden a variar. La

variación y evolución del riesgo se informará semestralmente mediante el informe del Oficial de

Cumplimiento.

6) CUMPLIMIENTO

a) REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS ROS

El manual de usuario de la UIAF se encuentra en la siguiente dirección y describe las siguientes actividades

https://www.uiaf.gov.co/reportantes/formatos_manuales/manual_rapido_usuario_si stema_6993 1. Solicitud de usuario, 2. Ingreso al sistema, 3. Cambio de contraseña, 4. Pantalla de Inicio, 5. ROS

en línea – Reportes Subjetivos, 5.1 Registrar ROS en línea, 5.2 ROS Positivo, 5.3 Adjuntar Archivos al

ROS, 5.4 Corrección o Adición a un ROS, 5.5 ROS Negativo o Ausencia de Operaciones Sospechosas,

5.6 Edición ROS, 5.7 Consultar ROS, 6. Reportes Objetivos, 6.1 Cargue archivo plano, 6.2 Reporte

Objetivos Formulario en Línea, 6.2.1 Reporte Objetivo Positivo, 6.2.2 Reporte Objetivo Negativo, 7.

Actualizar datos entidad, 8. Informes, 8.1 Certificado de Cargue, 8.2 Generación de certificado en

PDF, 9. Olvido de Contraseña.

Casi Cierto 25 50 75 100 125

Probable 20 40 60 80 100

Posible 15 30 45 60 75


Rara 5 10 15 20 25


RIESGO RESIDUAL - CONSOLIDADO


CANAL

JURISDICCION

PRODUCTO

CLIENTES

RIESGO RESIDUAL

https://www.uiaf.gov.co/reportantes/formatos_manuales/manual_rapido_usuario_sistema_6993

https://www.uiaf.gov.co/reportantes/formatos_manuales/manual_rapido_usuario_sistema_6993

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Médicos Asociados S.A. deberá tomar la decisión de catalogar la operación como sospechosa y

documentarla, plazo que en ningún caso puede exceder de ocho (8) días calendario.

b) REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO INDIVIDUAL – PROVEEDORES

Todo proveedor sea persona natural o jurídica, cuyos pagos a favor se realicen en efectivo y que se

efectúen en un mismo día y por un valor igual o superior a cinco millones de pesos M/CTE

($5.000.000), deberán reportarse a la UIAF, los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente.

c) REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO INDIVIDUAL– PROCEDIMIENTOS

Todo usuario/paciente que realice pagos a favor de Médicos Asociados S.A., y que se realicen en efectivo, durante un mismo día y por un valor igual o superior a cinco millones de pesos M/CTE ($5.000.000), deberán reportarse a la UIAF, los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente.

d) REPORTE DE OPERACIONES MULTIPLES

Médicos Asociados S.A., reportará mensualmente a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente, todas las transacciones en efectivo realizadas por Proveedores y Usuarios/Pacientes realizadas en el mes inmediatamente anterior, que en su conjunto iguale o supere la cuantía de veinticinco millones de pesos ($25.000.000) M/CTE, durante el mes objeto del reporte. Ningún Asociado, Cliente Corporativo, Paciente/Usuario y Proveedor se encuentra exonerado del diligenciamiento y reporte de operaciones en efectivo (individual y múltiple). NOTA: En las carpetas digitales del Oficial de Cumplimiento, se encuentra el protocolo “Reportes de Efectivo-UIAF”, documento guía para la generación de reportes a la UIAF.

e) RIESGOS ASOCIADOS

Frente a los riesgos de contagio, reputacional y legal la firma observa después de un detenido estudio

y análisis, la no existencia de mecanismos de identificación y medición sobre los riesgos asociados,

diferente a la debida diligencia en el estudio de los clientes y sus operaciones asociadas. Esto sin

desconocer que el no realizar la debida diligencia pueda llevar a la firma a exponerse a uno de estos

riesgos. De todas formas la firma fija las siguientes políticas reactivas en la eventualidad de ocurrencia de un

de estos riesgos y determina las actuaciones y voceros frente a los mismos.

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Riesgo Legal: Reunir el comité permanente con el acompañamiento del área legal de la firma. Este

equipo se encarga de responder todos los asuntos de índole legal a que se exponga la firma y

determinaran el vocero autorizado para manejar el tema frente a los medios de comunicación. Riesgo de contagio y/o reputacional: Reunir el comité permanente con el acompañamiento del área

legal de la firma, quienes determinaran el proceso a seguir frente al tema y expedir el comunicado o

los comunicados de prensa requeridos, solo de llegarse a presentar el caso. La persona encargada de

manejar estos eventos es escogida por el comité permanente y es el único vocero autorizado por la

firma para referirse al tema frente a los medios de comunicación. Los planes de acción de estos riesgos se deben ejecutar inmediatamente se dé a conocer uno de

estos hechos, la respuesta no debe superar la 24 horas de desde su publicación.

7) COMUNICACIONES

a) NORMAS

i) Políticas internas

Para el adecuado cumplimiento del deber que tiene MEDICOS ASOCIADOS, de protegerse del riesgo

de LA/FT/CB, la Junta Directiva, la Administración, el Oficial de cumplimiento, los Funcionarios de la

entidad y la Revisoría Fiscal deben tener en cuenta, entre otros las siguientes políticas:

GENERALES 1. La prevención y control del LA/FT/CB abarca las operaciones que se

realizan en el mercado, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra

forma, en moneda legal o sean operaciones activas, pasivas o neutras. 2. Es deber de los órganos de administración y de control, el oficial de

cumplimiento y demás funcionarios de la firma, asegurar el

cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y controlar el

riesgo de LA/FT/CB, particularmente las contenidas en la circular

externa 009 de 2016 de la Supersalud con el propósito no sólo de

contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la Ley,

sino de proteger el riesgo Reputacional, operativo, legal y de contagio.

3. Antes de ejecutar una operación, se debe tener conocimiento pleno

del cliente y de su actividad, de tal manera que se puedan evitar

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riesgos que afecten la credibilidad de MEDICOS ASOCIADOS por parte

del mercado.

4. Cuando MEDICOS ASOCIADOS pretenda efectuar cualquier clase de

alianza permitida por la Ley y por su naturaleza jurídica, con persona

alguna, debe identificar plenamente a las personas relacionadas y

conocer profundamente su actividad económica y la sede donde

habitualmente desarrolla sus negocios.

5. Para MEDICOS ASOCIADOS, sus directivos y empleados, es claro que la

reserva institucional no es oponible a las solicitudes de información

formuladas de manera específica por las autoridades dentro de las

investigaciones de su competencia.

6. El alcance del conocimiento del empleado inicia desde la etapa de

admisión hasta que termina la relación laboral, en consecuencia

MEDICOS ASOCIADOS, empleará los instrumentos de control y

seguimiento consignados en el presente Manual para alcanzar un

conocimiento adecuado de sus funcionarios: Visitas domiciliarias;

proceso de selección estricto; seguimiento a la evolución económica

individual; verificación de antecedentes personales; entre otros.

7. MEDICOS ASOCIADOS, adecuará su SARLAFT a los nuevos productos o

servicios que diseñe antes de ofrecerlos al público y velará por la

actualización continua de su manual de procedimientos específicos,

Código de conducta, capacitación y entrenamiento de los funcionarios

para permitir el mantenimiento de su cultura de cumplimiento. 8. MEDICOS ASOCIADOS, evalúa y determina el riesgo implícito en las

operaciones que realicen con personas o entidades de países que no

aplican las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera

Internacional (GAFI). 9. El SARLAFT deberá contener procedimientos de monitoreo y

seguimiento, tanto de operaciones como de clientes corporativos,

proveedores, accionistas y usuarios/pacientes, que permitan clasificar

y organizar las operaciones de acuerdo con el perfil del cliente, las

características de las transacciones, las clases de productos o

cualquier otro criterio que resulte adecuado.

10. Si en el proceso de vinculación de una persona aspirante a convertirse

en contraparte de MEDICOS ASOCIADOS, no se lograra establecer

suficientemente su identificación y conocimiento de su actividad

económica, tales hechos constituirán señales de alerta y causal para

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determinar no continuar con el proceso de vinculación, por lo que

será necesario evaluar si amerita reportar la operación ante la UIAF.

11. El Manual del SARLAFT de MEDICOS ASOCIADOS cuenta con

procedimientos que le permiten atender oportunamente las

solicitudes y reportar sus resultados a las entidades de control y

vigilancia.

12. MEDICOS ASOCIADOS deberá desarrollar programas de inducción,

reinducción y capacitación para sus colaboradores, que promuevan el

conocimiento de las políticas, normas internas y externas, y

procedimientos relacionados con el SARLAFT, a fin de que se de una

cultura organizacional orientada a la administración del riesgo de

LA/FT.

13. MEDICOS ASOCIADOS dentro de las herramientas tecnológicas que

disponga, realizará el perfilamiento del nivel de riesgo de los clientes,

usuarios, proveedores, contratistas, accionistas y empleados,

mediante la consulta de listas restrictivas vinculantes como mínimo de

la OFAC y la ONU, y las demás bases de datos que se adquieran a

futuro. De igual forma se propenderá por el uso de herramientas

tecnológicas y sistemas de información en las diferentes etapas del

SARLAFT, incluyendo la segmentación del mercado, el monitoreo y

reporte de operaciones, entre otras.

14. La junta directiva de MEDICOS ASOCIADOS determina que no habrá

exoneraciones para ninguna persona natural o jurídica que tenga o

quiera tener relaciones comerciales con la organización.

b) SANCIONES i) Internas:

En pleno cumplimiento de las disposiciones relacionadas con la prevención y control

del riesgo de lavados de activos y financiación del terrorismo - SARLAFT, MEDICOS

ASOCIADOS se compromete a prevenir los riesgos asociados de contagio, legal,

operativo y reputacional de LA/FT, en los que pueda verse inmersa por actividades u

operaciones que realicen o en las que participen los empleados en la ejecución de las

actividades laborales.

En virtud de lo anterior, dentro del sistema de prevención de SARLAFT de MEDICOS

ASOCIADOS con relación a la política disciplinaria de los colaboradores se considera y

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califica como falta grave por parte del trabajador que podrá dar lugar a la imposición

de las sanciones disciplinarias, así como justa causa de terminación de contrato de

trabajo:

o La omisión por parte del trabajador al deber de reportar de manera inmediata a su

jefe inmediato y/o al Oficial de Cumplimiento a través de los medios dispuestos para

tal fin, cualquier operación intentada, inusual o sospechosa en la que incurra: el

mismo trabajador, compañeros de trabajo o clientes, sobre la cual tenga conocimiento

en los términos del presente manual. o La omisión de reportar y suministrar durante el proceso de selección y contratación

información veraz, clara y precisa sobre la existencia de antecedentes, o el hecho de encontrarse en un proceso de investigación cualquiera sea la etapa de trámite en que se encuentre el mismo, relacionado con la investigación por participación, colaboración, patrocinio o cualquier otra modalidad de intervención en situaciones de ocultamiento, manejo, inversión, aprovechamiento o circunstancias similares, de dineros u otros bienes provenientes de actividades ilícitas o destinadas a ellas o para dar apariencia de legalidad a los recursos generados de dichas actividades.

Ser condenado por las autoridades competentes por narcotráfico, tráfico de armas, terrorismo, secuestro, lavado de activos, enriquecimiento ilícito, financiación del terrorismo, administración de recursos para tales actividades y concierto para delinquir, objeto de los ilícitos anteriormente señalados, o en algún procedimiento judicial relacionado con cualquiera de los delitos referidos..

El uso inadecuado, la divulgación, alteración, fallas o negligencia en la seguridad de la información, el compartir de cualquier modo la información contenida en la herramienta de las listas restrictivas y vinculantes cuando en razón a su cargo le haya sido delegada, entregada, compartida para los fines exclusivos de la operación de la institución dentro de las actividades del Sistema de Administración de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Lo anterior sin perjuicio de acciones legales de cualquier naturaleza o administrativas a que haya lugar.

El reglamento de trabajo de la empresa estipula las sanciones que deben tener los empleados dentro

de la empresa y sus diferentes aplicaciones y consecuencias. Respecto al cumplimiento de lo

estipulado en este manual deben surtir las mismas sanciones administrativas sobre los empleados

que no cumplan con las mismas.

También Médicos Asociados S.A. cuenta con su respectivo Código de Ética, documento en donde

reposan los lineamientos y formas de proceder por parte de los colaboradores y demás actores que

hacen parte de la Compañía.

ii) Externas

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El presente manual se rige por lo estipulado en la circular externa 009 de Abril de 2016 de la

Superintendencia de SALUD, donde establece que el incumplimiento de lo expuesto en la anterior

circular dará lugar a la imposición de la sanciones administrativas pertinentes conforme a lo

establecido en el numeral 3 art 86 Ley 222 de 1995 sin perjuicio de las acciones que correspondan a

otras autoridades.

c) ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

El Oficial de Cumplimiento de Médicos Asociados S.A., con la asesoría del área jurídica, será el único responsable de dar respuesta a cualquier solicitud, requerimiento, comunicación escrita y reportes que tengan que ver con el sistema de administración de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo de la Compañía. Por otra parte, es importante tener en cuenta lo siguiente:

Toda solicitud de información se deberá atender en los plazos indicados, en el evento que no se

posible responder a tiempo la solicitud, se informará de dicha situación al ente de control o

autoridad judicial, con el fin de requerir prorroga y proceder – si amerita- a realizar envíos

parciales de información.

La entrega de información solicitada por autoridades del Estado competentes, en donde

requieran limitar el derecho a la intimidad mediante el acceso de datos o documentación, no

corresponde a la violación de la reserva de información.

En las carpetas digitales del Oficial de Cumplimiento, se encuentra el protocolo “Requerimientos

Judiciales”, documento que sirve para consulta y atención integral de requerimientos de

información.

Se deberá diseñar una base de datos en donde se administre toda la información que haga parte

de los requerimientos de información. Adicionalmente, se creará un expediente por cada

solicitud y se conservará como mínimo por un término no menor a cinco (5) años de manera

física, para posteriormente proceder a su respectiva digitalización y custodia en las carpetas

digitales del área de Cumplimiento.

Así mismo, será el Representante Legal principal o suplente, los encargados de informar a los medios de comunicación y demás instancias, sobre cualquier procedimiento.

c) CAPACITACION

La capacitación al personal se debe hacer por lo menos una vez al año y a todos los miembros de la

empresa que tengan injerencia en los procesos que generen riesgo a la entidad o todos los que la

organización designe como claves para portar este conocimiento. De esta capacitación debe quedar

una constancia de asistencia y de evaluación de conocimiento del contenido.

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d) INDUCCIÓN

La inducción al personal se debe hacer por lo menos una vez año y deberá ser dirigidos a todos los

miembros de la empresa que tengan injerencia en los procesos que generen riesgo a la entidad o

todos los que la organización designe como claves para portar este conocimiento. De esta inducción

debe quedar una constancia de asistencia y de evaluación de conocimiento del contenido.

Para medir la eficacia de los temas tratados y la asistencia del personal, el Oficial de Cumplimiento

construirá indicadores para medir dichos ítems y determinar si es necesario implementar planes de

acción. Lo anterior aplica para el tema de Capacitación e Inducción.

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