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La Cuestión del Valor Documental¿Valorar para conservar o para eliminar?

Ramón Aguilera Murguía

Escuela Mexicana de Archivos

Seminario

VALORACIÓN DOCUMENTAL Y

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

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La cuestión

?• ¿Qué hacer con la

producción masiva?• ¿Conservar todo?• ¿Guardar qué?

“Estos son algunos de los problemas planteados desde hace unnúmero respetable de años siempre de actualidad para un mañanaque ya está aquí.”

François Hartog

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La valoración como

discurso archivístico

¡Un concepto en

evolución?

La valoración como acto

hermenéutico

Fudamento teórico de la valoración

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En plena era digital, en diciembre del 2017, se dio la noticia deque la Biblioteca del Congreso de los EE. UU. renunciaba asalvaguardar todos los mensajes de la red social Twitter por sugran volumen, seleccionando aquellos del interés nacional conun criterio temático y cronológico, como lo han venido haciendocon los sitios de internet.

La valoración como discurso archivístico

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Determina conservar totalmente los twitter de los primeros doceaños porque este período documenta el surgimiento de una de lasplataformas más importantes de redes sociales creadas en la era dela información. Sin embargo, la Biblioteca del Congreso consideraque el volumen y la naturaleza del twitter se ha venidotransformando, lo cual requiere cambios de criterios para conservar,por ejemplo, texto y no imagen o revisar el origen de los mensajes,ya que no todas las redes son seguras, etcétera.

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El gran volumen de información que hoy se produce electrónicamenteen internet ha generado para la sociedad de la información y delconocimiento el reto de crear mecanismos tecnológicos deorganización, conservación y de acceso a la información más relevanteante la gran masa de datos producidos a nivel global.

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Corremos el riesgo de que ladocumentación electrónica que no estéclasificada desde origen, seairrecuperable.

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Corremos el riesgo de conservarmás documentación de la edadmedia o de la época novohispanaque del Siglo XXI

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“Tsunami de datos”

“digital dark hole”

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Se hace “necesario más que nunca emitir, crear, y establecer criterios de valoración para conservar cualitativamente la memoria colectiva”

Giovanni Sartori

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La valoración es un tópico siempre de actualidaddonde se juega la conservación del patrimoniodocumental de una colectividad.

A lo largo de la historia moderna de la archivísticapodemos encontrar momentos con mayorintensidad que otros, en el que se hace másvisible este tema y en donde convergen losteóricos de la archivística para replantear laimportancia y los postulados metodológicos quela pueden enriquecer ante los nuevos retos quepresentan los avances de la tecnología de lainformación.

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¿Un concepto en evolución?

El proceso que determina el destino final de losexpedientes ha sido llamado, a través del tiempo, dediferentes maneras. Los nombres más comunes quepodemos consignar son: expurgo, seleccióndocumental, disposición documental, depuracióndocumental, evaluación o valoración documental conlos equivalentes en los diferentes idiomas. Según elvocablo que elijamos, para algunos archivistas, setrata de una voz que globaliza unívocamente todo elproceso y está ligada con una tradición de un país ode una región. Pero también, para otros, es untérmino que integra una multiplicidad decomponentes u operaciones.

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Para Cruz Mundet, el expurgo es un procesocompuesto por una serie de actividades bienestructuradas cuyo objetivo final es la eliminaciónde los documentos inservibles y que no tienenvalor. Dicho proceso tiene tres etapas sucesivas;el estudio de las series, llamado valoración, laselección con la que se determina el destino delos documentos a partir de su valor y los tiemposde conservación, y la eliminación, acto por el cuallos documentos determinados son destruidos.

Expurgo

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Sin embargo, podemos advertir una evolución deluso de este término en este mismo autor cuandoen su libro “La Gestión de documentos en lasOrganizaciones” denomina el capítulo referido aeste tema con el título: “valoración, selección yeliminación”. Más tarde, en su diccionarioarchivístico acota que la palabra expurgo havenido en desuso y suplantada por la vozvaloración o selección, incluso por la traduccióndel término inglés “disposal”.

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Hernández Olivera, señala que la palabraselección se encuentra definida por primera vezen una legislación gallega, y es entendida como“la determinación de qué documentos sonsusceptibles de ser conservados definitivamenteen función de su valor legal o histórico tras elcumplimiento del plazo de validez administrativa”.La selección andaluza se realiza después deidentificar y valorar y con el propósito deconstituir el patrimonio documental. Procesopráctico que sigue al de la valoración. En esamisma línea lo define Cruz Mundet. Por su parte,quien ha usado el término, no como unaconsecuencia, sino como referente de todo elproceso, ha sido Manual Vázquez.

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La disposición documental

Theodore R. Schellenberg definió la “disposición”como todas las acciones relacionadas con eldestino final de los documentos. En este sentido,el destino final puede ser una transferencia parauna preservación provisional o permanente, lareducción de volúmenes por medio de la“microfotografía” o la destrucción total.

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La ISO 15489 define la disposición como una seriede procesos asociados con la aplicación dedecisiones de transferencia, destrucción oconservación de documentos que se documentanen los calendarios de conservación.

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Podemos observar que se trata de una definiciónque deja de lado la valoración como tal, aunqueen el numeral 9.2, dedicado a los plazos deconservación, se dan algunos criterios para lavaloración. Como quiera que sea, la disposiciónde esta primera versión de la ISO se enfoca a laeliminación o a la transferencia para laconservación de los documentos en un archivohistórico. La valoración está orientada solamentepara establecer los plazos de conservación.

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Por su parte, la nueva versión de la ISO 15489:2016 agrega de manera explícita un numeralsobre la evaluación. Este término se usa con uncontexto mucho más amplio en donde se incluyenel diseño y la creación de los documentos; asícomo el análisis de riesgos.

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Valoración

Los vocablos expurgo, selección o disposicióndocumental analizados anteriormente, tienencomo constante un presupuesto implícito oexplícito, que es la acción de valorar. Presupuestognoseológico, sin el cual, no se pueden dar lossiguientes pasos: la selección o la disposición.

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Vinculado

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El destino final de los documentos tiene comocarga semántica la conservación del patrimoniodocumental con todas sus características de uso:investigación científica, memoria y verdad,rendición de cuentas, entre otras. Laconservación, desde esta perspectiva, primasobre la eliminación.

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Concepto base

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Conservación del Patrimonio Documental

ValoraciónCualitativa

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Destrucción de los documentos que no sirven

ValoraciónCuantitativa

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El reto:

“Armonizar el compromiso entre la necesidadtécnica y la imposibilidad práctica de laconservación integral de los documentos dearchivo.”

Elio Lodolini

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La valoración como acto hermenéutico

La valoración es una expresión intelectual quepuede enfocarse a muchos aspectos del quehacerhumano como la economía, el arte en general, elcomportamiento ético de las personas, etcétera.

En la ciencia archivística, la entendemos comouna actividad intelectual dirigida a losdocumentos.

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Es un trabajo analítico y de investigación que nopuede ser reducido a una sola operación mecánica(Schellenberg,) sino que reviste un esfuerzo mentalgobernado por los principios de la lógica y de laepistemología.

En el acto de valoración está involucrado el procesode conocimiento, por lo que se requiere deinstrumentos conceptuales que orienten un trabajolleno de tanta exigencia y responsabilidad.

Es por ello, que consideramos a la hermenéuticacomo el instrumento cognoscitivo que puede guiar lavaloración intelectual de los documentos.

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Se entiende como la disciplina de los textos,entendidos de manera general, cuyos significadospueden ser múltiples o polisémicos. Pretendeencontrar varios sentidos y, en especial,“encontrar el sentido auténtico, vinculado con laintención del autor, plasmado en el texto y que –al mismo tiempo- resiste a ser reducido a la solaintención del autor”. Pretende encontrar elequilibrio proporcional.

HERMENÉUTICA

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Componentes de la hermenéutica

Texto

Autor

IntérpreteCódigo

Contexto

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Normas ISO

•ISO 15489 2001/2006 y 2016 Sistemas de gestión de documentos.

•ISO 30301 Sistema de gestión para documentos.

•ISO 2702 Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de información.

•ISO 15713 Destrucción segura del material confidencial. Código de buenas prácticas.

•ISO 18128 Apreciación del riesgos en procesos y sistemas de gestión documental.

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Hacia reformulación de la valoración

Concepto 2Método que guía la práctica

valorativa

Herramientas de operación

de la valoración

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Valoración como actividad del espírito humano

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Hermeneuta

Significado social

El documento se convierte en memoria en constante actualización

Lo sitúa en el mundo

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El Método de Valoración

Hilary Jenkinson

Theodor Schellenberg

Macrovaloración

Brian Brothman

Verne Harris

Terry Cook

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El Método de Valoración

INTERPARES Luciana Duranti

ICA

Quebec

Carol Couture

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Seminario



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INTE

RPA

RES

Valoración del documento digital diferente al documento

análogo

Autenticidad y conservación a largo plazo

Criterios de valoración aplicados desde la fase de

creación

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Seminario



Apoya: Organizan:

Qu

ebec

Macro + micro valoración

Contexto y contenido

Equilibrio entre fines administrativos y patrimoniales

Seminario



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Nuevas referencias

Derechos humanos

Rendición de cuentas

Gobernanza

• Dignidad humana

• Memoria histórica

• Transparencia

• Acceso a la información

• Anticorrupción

• Buen gobierno

• Gobierno abierto

• Gobierno electrónico

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Herramientas de l a valoración

Catálogo de disposición documental

Tabla de valoración

Comités de valoración

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Proceso administrativo

Proceso jurídico

Proceso histórico

Proceso tecnológico

Proceso archivístico

Comité de Valoración:grupo interdisciplinario

Seminario



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razonamientos decisiones criterios

Juicio de valor

Tabla de Valoración

Seminario



Apoya: Organizan:

Seminario



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Racionalizar la conservación de los fondos

Gestor

Documento de autoridad que

recoge y difunde

Tiempos de conservación

Seminario



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¡¡GRACIAS!!

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mailto:[email protected]

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