Universidad Veracruzana
Secretaria de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales
Edificio “B” de Rectoría,
4to piso
Lomas del Estadio s/n Zona Universitaria
C.P. 91000
Xalapa, Veracruz México
Teléfono: (228) 8 42 17 28
Conmutador:
(228) 8 42 17 00 Ext. 11728
Fax: (228)1 41 10 50
(228) 842 17 00
Ext. 11761
Acta con motivo de la destrucción de archivos obsoletos de información
administrativa derivada de Licitaciones Públicas, Invitación a cuando menos tres
personas, minutarios de órdenes de compra, sesiones de Comité, y correspondencia
diversa de los ejercicios 2006 y 2007 que se encontraban en custodia de la
Dirección de Recursos Materiales.
En la ciudad de Xalapa, Veracruz, siendo las doce horas del día veintidós de febrero de
dos mil trece, en las instalaciones que ocupa el Centro de Investigación en Documentación
sobre la Universidad (CIDU), ubicado en la calle Azueta, número 182, colonia centro,
código postal 91000, con número telefónico (228) 8-14-35-60, se procede a levantar la
presente acta administrativa.-----------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------Motivo---------------------------------------------------------
Hacer constar la baja y destrucción de la documentación administrativa obsoleta del
archivo que tenía en resguardo la Dirección de Recursos Materiales, derivada de
Licitaciones Públicas, Invitación a cuando menos tres personas, minutarios de órdenes de
compra, correspondencia diversa y sesiones de Comité correspondientes a los ejercicios
2006 y 2007.--------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------Fundamentación---------------------------------------------
Artículo 92 del Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información de la Universidad
Veracruzana.--------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------Cumplimiento------------------------------------------------
Fue publicado, en las páginas electrónicas de: La Coordinación Universitaria de
Transparencia y Acceso a la Información; Aviso importante, en el área de noticias, de la
página principal de la Universidad Veracruzana; Universo, el Periódico de los
Universitarios, así como en el periódico Diario de Xalapa, página 11ª General, que el día
25 de enero de 2013 se llevaría a efecto la destrucción de archivo referente a los ejercicios
2006 y 2007 de la Dirección de Recursos Materiales, dando plazo ---------------------------------
----------------------------------------------------pasa a la página dos------------------------------------------
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---------------------------------------------------------página dos--------------------------------------------------
para la consulta de dicha información, desde el día de la publicación, 21 de enero de 2013,
hasta un día antes de su destrucción, 25 de enero de 2013; así mismo, que cualquier
solicitud debería ser remitida a la Dirección de Recursos Materiales al correo electrónico
lealvarezv.mx (Anexo 1)-----------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------Participantes---------------------------------------------------
Intervienen en el presente acto, por parte de la Universidad Veracruzana: La Lic. Alejandra
García Beltrán, Secretaria Técnica de la Coordinación Universitaria de Transparencia,
Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (CUTAI); la Lic. María Elena
García Díaz, Directora del Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad
(CIDU) así como el L.C. Jorge Alberto Gómez Cabañas, personal administrativo adscrito a
la Dirección; la Lic. Yolanda Bocarando Martínez, Directora de Recursos Materiales (DRM)
y la C.P. Adriana Alicia Bravo Contreras, Responsable del Área de Control y Seguimiento,
comisionada para la logística de destrucción de la documentación y el C. José Ignacio
Galindo Delfín, Auditor adscrito a la Contraloría General (CG). --------------------------------------
----------------------------------------------------Antecedentes--------------------------------------------------
Con fecha 17 de enero de 2013 fue enviado el oficio DRM/0046/2013, signado por la
Directora de Recursos Materiales y dirigido a la Contralora General, mediante el cual
solicitaba un representante de la Contraloría para llevar a efecto la destrucción de archivo
obsoleto correspondiente a los ejercicios 2006 y 2007, por lo cual se comisionó al C. José
Ignacio Galindo Delfín mediante Of. No. CG 0042/2013 (Anexo 2). Por lo mencionado y
atendiendo la solicitud, durante los días 16 Y 17 de enero del año en curso, el auditor
designado se trasladó en compañía de la comisionada para la logística de destrucción de
la documentación de la (DRM) y con el L.C. adscrito a la Dirección del (CIDU), a la bodega
ubicada en la calle Río Nautla No. 16, colonia Cuauhtémoc, código postal 91069, en esta
ciudad, la cual es utilizada por la Dirección de Recursos Materiales para resguardar y
archivar documentación diversa, donde fueron mostradas 54 (cincuenta y cuatro) cajas de
cartón, conteniendo documentos obsoletos derivados de órdenes de compra, ------------------
----------------------------------------------------pasa a la página tres------------------------------------------
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----------------------------------------------------página tres-------------------------------------------------------
correspondencia diversa y actas de sesiones de Comité, así como, 896 (ochocientos
noventa y seis ) tomos, conocidos comúnmente como recopiladores, -----------------------------
conteniendo documentación obsoleta correspondiente a Licitaciones Públicas, Invitación a
cuando menos tres personas, minutarios de órdenes de compra y sesiones de Comité,
haciendo mención que toda la documentación correspondía a los ejercicios 2006 y 2007 y
observando que se encontraban debidamente clasificada e identificada (Anexo 3).------------
----------------------------------------------------------Diligencias------------------------------------------------
El 25 de enero de 2013, la documentación mencionada fue trasladada al domicilio de la
Empresa Recicladora de papel International Paper, Empaques Industriales de México, S.A.
de C.V., ubicada en la calle Tren, sin número, colonia Ferrocarrilera, en esta ciudad, para
su destrucción y reciclaje. Dicha entrega fue presenciada por el L.C. adscrito al CIDU, por
la Secretaria Técnica de CUTAI, por la Responsable del Área de Control y Seguimiento de
la DRM y por el Auditor, a la vez la Empresa hizo entrega del ticket de peso No. 73030 por
la cantidad de 1,340 kgs. y el No. 73034 por la cantidad de 1,300 kgs., dando un total de
2,640 kgs, pagando la cantidad de $1.00 (un peso 00/100 m.n.) por kilogramo, lo cual da
un total de $2,610.00 (dos mil seiscientos diez pesos 00/100 m.n.), cantidad depositada a
la cuenta de la Universidad Veracruzana por concepto de Ingresos Varios, amparada con
el Recibo de Ingreso O 424682 (Anexo 4). Una vez descargada la documentación, se
entregó en resguardo de la Empresa, la cual está representada por el Gerente de
Operaciones, C.P. Raymundo Hernández Prado, quien manifestó que la documentación
para destrucción y reciclaje se terminaría aproximadamente el día 15 de febrero de 2013,
ya que había que clasificarla y prepararla para compactación y reciclaje (separarla por
color, quitar grapas, broches, etc.).---------------------------------------------------------------------------
El día 16 de febrero de 2013 concluyó el proceso de clasificación y compactación de la
documentación referida, por lo cual el Gerente de Operaciones emitió el Certificado de
Destrucción con código UV1301 a favor de la Universidad Veracruzana (Dirección de
Recursos Materiales), (Anexo 5).------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------Resultados---------------------------------------------
------------------------------------------------------pasa a la página cuatro------------------------------------
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Fax: (228)1 41 10 50
(228) 842 17 00
Ext. 11761
----------------------------------------------------página cuatro---------------------------------------------------
Primero.- Se dio cumplimiento a la normatividad establecida.-----------------------------------------
Segundo.- Fue ingresada a la Universidad Veracruzana la cantidad de $2,610.00 -------------
(dos mil -seiscientos diez pesos 00/100 m.n.), pagada por la Empresa Recicladora.-----------
Tercero.- Fue destruida para su reciclaje la documentación que se menciona en el Anexo 3
de la presente acta.-----------------------------------------------------------------------------------------------
Cuarto.- Se anexa reporte fotográfico de los principales acontecimientos del evento.----------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------Cierre---------------------------------------------------------
No habiendo más que hacer constar, se da por concluida la presente acta, a las catorce
treinta horas del día de su inicio, firmando para constancia y conformidad al margen y al
calce los que en ella intervinieron.----------------------------------------------------------------------------
Por el Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU)
Lic. María Elena García Díaz L.C. Jorge Alberto Gómez Cabañas
Por la Coordinación de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de
Datos Personales
Lic. Alejandra García Beltrán
Por la Dirección de Recursos Materiales
Lic. Yolanda Bocarando Martínez C.P. Adriana Alicia Bravo Contreras
Por la Contraloría General
C. José Ignacio Galindo Delfín
Universidad Veracruzana
Dirección de Recursos Materiales
Hoja 1/3 Relación de expedientes de Archivo Muerto correspondiente al ejercicio fiscal 2006 Licitaciones Públicas:
LPI-29015001-001-2006 103 Tomos
LPN-29015001-002-2006 37 Tomos
LPN-29015001-003-2006 13 Tomos
LPI-29015001-004-2006 21 Tomos
LPN-29015001-005-2006 13 Tomos
LPN-29015001-006-2006 21 Tomos
LPI-29015001-007-2006 47 Tomos
LPI-29015001-008-2006 50 Tomos
Total 305 Tomos
Invitación a cuando menos Tres Personas
23 Cajas de cartón Ordenes de Compra
3 Cajas de cartón Correspondencia Diversa
2 Cajas de cartón Sesiones de Comité
Total cajas 28
Resumen ejercicio 2006
Total de Cajas de cartón 28
Total de Tomos 460
ITP-001 4 Tomos ITP-023 5 Tomos
ITP-002 5 Tomos ITP-024 1 Tomo
ITP-003 3 Tomos ITP-025 41 Tomos
ITP-004 3 Tomos ITP-026 1 Tomo
ITP-005 1 Tomo ITP-027 2 Tomos
ITP-006 6 Tomos ITP-028 3 Tomos
ITP-007 4 Tomos ITP-029 1 Tomo
ITP-008 1 Tomo ITP-030 1 Tomo
ITP-009 3 Tomos ITP-031 5 Tomos
ITP-010 1 Tomo ITP-032 7 Tomos
ITP-011 1 Tomo ITP-033 2 Tomos
IPT-012 2 Tomos ITP-034 1 Tomo
ITP-013 2 Tomos ITP-035 5 Tomos
ITP-014 1 Tomo ITP-036 3 Tomos
ITP-015 1 Tomo ITP-037 3 Tomos
ITP-016 1 Tomo ITP-038 1 Tomo
ITP-017 5 Tomos ITP-039 1 Tomo
ITP-018 7 Tomos ITP-040 3 Tomos
ITP-019 1 Tomo ITP-041 7 Tomos
ITP-020 4 Tomos Total 155 Tomos
ITP-021 5 Tomos
ITP-022 1 Tomo
Universidad Veracruzana
Dirección de Recursos Materiales
Hoja 2/3
Relación de expedientes de Archivo Muerto correspondiente al ejercicio fiscal 2007 Licitaciones Públicas:
LPN-29015001-001-2007 23 Tomos
LPI-29015001-002-2007 40 Tomos
LPI-29015001-003-2007 84 Tomos
LPI-29015001-004-2007 27 Tomos
LPI-29015001-005-2007 30 Tomos
LPI-29015001-006-2007 18 Tomos
Total 222 Tomos
Invitación a cuando menos Tres Personas
15 Cajas de cartón Ordenes de Compra
11 Cajas de cartón Correspondencia Diversa
26 Tomos Minutarios de Ordenes de Compra
13 Tomos Sesiones de Comité
Resumen ejercicio 2007
Total de Cajas 26
Total de Tomos 436
ITP-001 2 Tomos ITP-021 1 Tomo
ITP-002 3 Tomos ITP-022 5 Tomos
ITP-003 13 Tomos ITP-023 6 Tomos
ITP-004 3 Tomos ITP-024 8 Tomos
ITP-005 1 Tomo ITP-025 4 Tomos
ITP-006 8 Tomos ITP-026 7 Tomos
ITP-007 3 Tomos ITP-027 3 Tomos
ITP-008 2 Tomos ITP-028 7 Tomos
ITP-009 2 Tomos ITP-029 2 Tomo
ITP-010 4 Tomos ITP-030 5 Tomos
ITP-011 5 Tomos ITP-031 4 Tomos
IPT-012 4 Tomos ITP-032 7 Tomos
ITP-013 4 Tomos ITP-033 3 Tomos
ITP-014 14 Tomos ITP-034 1 Tomo
ITP-015 10 Tomos ITP-035 3 Tomos
ITP-016 2 Tomos ITP-036 3 Tomos
ITP-017 3 Tomos ITP-037 1 Tomo
ITP-018 No utilizado ITP-038 7 Tomos
ITP-019 6 Tomos ITP-039 3 Tomos
ITP-020 1 Tomo ITP-040 5 Tomos
Total 175 Tomos
Universidad Veracruzana
Dirección de Recursos Materiales
Hoja 3/3
Resumen ejercicios 2006 y 2007
Tomos
Nombre de expedientes en Tomos
Ejercicio Total 2006 2007
Licitaciones Públicas 305 222 527
Invitación a cuando menos tres personas 155 175 330
Minutarios de órdenes de compra 0 26 26
Sesiones de comité 0 13 13
Total 460 436 896
Cajas
Nombre de expedientes en cajas
Ejercicio Total 2006 2007
Órdenes de compra 23 15 38
Correspondencia diversa 3 11 14
Sesiones de comité 2 0 2
Total 28 26 54
Universidad Veracruzana
Contraloría General
Hoja 6 de 6
Comentario: Diferente material para destrucción
Dirección de Control y Evaluación
Reporte Fotográfico
Fecha del evento: 25 de enero de 2013
Descripción de fotografía: Pruebas selectivas del material depositado en la Empresa Recicladora
Junta de Gobierno
Universidad Veracruzana
Contraloría General
Hoja 5 de 6
Comentario: Diferente material para destrucción
Dirección de Control y Evaluación
Reporte Fotográfico
Fecha del evento: 25 de enero de 2013
Descripción de fotografía: Colocación de sello oficial para el transporte del material
Junta de Gobierno
Universidad Veracruzana
Contraloría General
Hoja 4 de 6
Comentario: Diferente material para destrucción
Dirección de Control y Evaluación
Reporte Fotográfico
Fecha del evento: 25 de enero de 2013
Descripción de fotografía: Supervisión y verificación de material al momento del transporte a la Empresa Recicladora
Junta de Gobierno
Universidad Veracruzana
Contraloría General
Hoja 3 de 6
Comentario: Diferente material para destrucción
Dirección de Control y Evaluación
Reporte Fotográfico
Fecha del evento: 16 y 17 de enero de 2013
Descripción de fotografía: Supervisión y verificación de material, en bodega, conciliado con el listado presentado por la DRM
Junta de Gobierno
Universidad Veracruzana
Contraloría General
Hoja 2 de 6
Comentario: Diferente material para destrucción
Dirección de Control y Evaluación
Reporte Fotográfico
Fecha del evento: 16 y 17 de enero de 2013
Descripción de fotografía: Material debidamente identificado
Junta de Gobierno
Universidad Veracruzana
Contraloría General
Comentario: Diferente material para destrucción
Dirección de Control y Evaluación
Reporte Fotográfico
Fecha del evento: 16 y 17 de enero de 2013
Descripción de fotografía: Material ubicado en la bodega de Recursos Materiales
Hoja 1 de 6
Junta de Gobierno
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