UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO: MATRÍCULAS EN LÍNEA - UTA
Ámbito de Aplicación: Carreras, Estudiantes, Dirección Financiera, Dirección de Tecnología
1 OBJETIVO
Facilitar el proceso de matrícula en línea de los estudiantes de la Universidad Técnica de Ambato.
2 ALCANCE
EL instructivo inicia con la activación del correo institucional del estudiante.
El instructivo finaliza con la emisión del correo de bienvenida al estudiante. 3 REFERENCIA NORMATIVA
Resolución del Consejo de Educación Superior RPC-SE-03-No.046-2020.
Resolución 0469-CU-P-2016 “Procedimiento para las Matrículas de los Estudiantes de Pregrado de la Universidad Técnica de Ambato”.
4 POLÍTICAS
Todos los estudiantes de la UTA deberán tener su correo electrónico institucional activo.
El estudiante será responsable de su matrícula vía web.
El estudiante será responsable del uso y manejo del PIN (clave) otorgada al inicio de la Carrera.
El estudiante de primer nivel que acepta continuar con sus estudios en el período aperturado para matrículas y no asista a clases podrá retirar las asignaturas en los tiempos establecidos en la normativa vigente.
5 GLOSARIO DE TÉRMINOS
Término Definición
PIN Clave proporcionada para acceso al sistema integrado de información y correo institucional.
ZOOM Plataforma para videoconferencias
6 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Fase de Organización a. Todos los estudiantes de la UTA deberán tener su correo electrónico institucional
activo como único acceso a los servicios informáticos. b. Preparación de informativo(Matricúlate YA) con los pasos para la matrícula en línea c. Creación de cuentas ZOOM para coordinadores de carrera. d. Preparación de base de datos con la información de los estudiantes que aprobaron
nivelación en el período septiembre 2019 – febrero 2020 y pasan a primer nivel de Carrera.
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Fase de ejecución a. Los estudiantes que estén reingresando o provienen de otra universidad deben
enviar un correo a [email protected], desde su correo personal adjuntando la resolución respectiva. Anexo1
b. Los estudiantes que por algún motivo han olvidado su PIN (clave) y no la pueden recuperar mediante las preguntas de seguridad, desde su correo personal deben escribir un correo a [email protected] y serán atendidos en línea mediante videoconferencia para solución de su inconveniente. Anexo2
c. Publicación del informativo (Matricúlate YA) con los pasos para la matrícula en línea (Correo, página web, redes sociales y sistema integrado). Anexo3
d. Para matriculación en línea el estudiante debe seguir los siguientes pasos:
Actividad Descripción Imagen de la aplicación
Desde un navegador web Ingresa a servicios.uta.edu.ec
Sitio web del sistema integrado de información de la UTA.
Ingresa tu cuenta de correo, el PIN (clave) y el código de verificación
La cuenta de correo debe ser ingresada hasta antes del símbolo “@”
Ingresar a Docencia
Eje de gestión que contiene los módulos vinculados a la docencia.
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Ingresar al módulo ESTUDIANTES Matrículas
Este Módulo permite realizar la matrícula en línea.
Seleccionar las asignaturas que le permita la aplicación de acuerdo a su historial académico
Las asignaturas a seleccionar se habilitan de acuerdo al historial académico del estudiante y a los prerrequisitos registrados en la malla de cada carrera.
Seleccionar el botón siguiente
Despliega la información de las asignaturas que tomó y el número de créditos totales; Se debe considerar que si toma menos del 60% del total permitido pierde gratuidad(Art.80 LOES )
Si tiene valor a pagar debe realizar el depósito o transferencia a nombre de la Universidad Técnica de Ambato RUC: 1860001450001 en el banco del Pacífico
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cuenta corriente 5134315 O Banco del Austro cuenta corriente 0518236601 y enviar el comprobante de pago al correo [email protected] Anexo6
Recepción de correo de bienvenida
El estudiante recibirá un correo de bienvenida con el cual finaliza el proceso de matrícula. Para matrículas ordinarias se enviará al siguiente día de finalizado el período de matrículas ordinarias de acuerdo al calendario académico, y para extraordinarias se enviará una vez que secretaria de carrera legaliza la matrícula previa verificación del pago realizado.
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e. Para el proceso de legalización de matrículas, se deben seguir los siguientes pasos:
Actividad Descripción Responsable Imagen de la aplicación
Generar facturas electrónicas
Se deberá tomar los comprobantes de pago enviados por los estudiantes y generar su correspondiente factura electrónica.
Dirección Financiera
Legalizar la matrícula
Previa verificación de la factura electrónica se debe legalizar la matrícula del estudiante.
Secretaria de Carrera
Generar facturas electrónicas
Factura
electróni
ca
Matrícula Legalizada
Busca Estudiante
SI NO
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f. Para atención de requerimientos mediante videoconferencia se deberá seguir los siguientes pasos:
Actividad Descripción Responsable Diagrama de Flujo
Crear la reunión utilizando zoom
Ingresar a la cuenta de administrador de Zoom y crear la reunión, actividad que debe realizarse cada fin de jornada laboral.
Coordinador/a de Carrera
Enviar el enlace a los estudiantes de la Carrera
Enviar el enlace a los correos de los estudiantes de la Carrera para lo cual utilizará los grupos de distribución de correos creados (Anexo4). Se debe especificar horario de atención.
Coordinador/a de Carrera
Revisar la invitación enviada mediante correo
Ingresar al correo institucional individual y si requiere ayuda en el proceso de matrícula acceder al link enviado por el coordinador para videoconferencia del día.
Estudiante
Emitir un informe Semanal de atenciones realizadas
Elaborar un informe estadístico referente a las atenciones brindadas durante la semana y enviar a Subdecanato de cada Facultad.
Coordinador/a de Carrera
Crear la reunión
utilizando zoom
Revisar la
invitación enviada
mediante correo
Enviar el enlace
a los
estudiantes de
la Carrera
Emitir un informe
Semanal de
atenciones
realizadas Carrera
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g. Para estudiantes que pasan de nivelación a primer nivel de carrera se deberá seguir
los siguientes pasos:
Actividad Descripción Responsable Diagrama de Flujo
Registro de matrícula en el sistema
Se realizará la matrícula automática en primer nivel a todos los estudiantes que aprobaron nivelación.
Dirección de Tecnología
Actualizar datos personales
Los estudiantes que pasan de nivelación a primer nivel y deseen continuar sus estudios en el período aperturado para matrículas, deberán actualizar sus datos y aceptar continuar con sus estudios para lo cual deben ingresar en el sistema integrado – Docencia – Matrículas Estudiantes - opción Estudiantes – Datos personales(Anexo5)
Estudiantes que pasan de nivelación a primer nivel
Legalizar la matrícula
Ingresa al sistema UTAm@tico y legaliza la matrícula previa verificación de aceptación.
Secretaria de Carrera
Legaliza la matrícula
Actualizar datos
personales
Acepta
continuar
sus
SI
NO
Registro de matrícula en el sistema
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Fase de validación/control a. Correos atendidos y enviados a los estudiantes. (Responsable: DITIC) b. Grabaciones de sesiones Zoom de reinicio de PIN (clave) atendidos. (Responsable:
DITIC) c. Capturas de pantalla de las publicaciones realizadas. (Responsable: Unidad de
Comunicación) d. Listado de estudiantes matriculados y legalizados por paralelo. (Responsable:
Secretarias de Carrera) e. Informes de atenciones realizadas. (Responsable Subdecano de Facultad) f. Listado de estudiantes de primer nivel matriculados y legalizados. (Responsable:
Secretarías de Carrera)
7 ANEXOS Anexo1
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Ámbito de Aplicación: Carreras, Estudiantes, Dirección Financiera, Dirección de Tecnología
Anexo2
Anexo3
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Anexo4
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CORREOS DE DISTRIBUCIÓN CARRERAS
CARRERA CORREO DE DISTRIBUCIÓN
Carrera de Administración de Empresas [email protected]
Carrera de Marketing [email protected]
Carrera de Marketing - Semi [email protected]
Carrera de Mercadotecnia [email protected]
Carrera de Organización de Empresas [email protected]
Carrera de Ing. Alimentos [email protected]
Carrera de Biotecnología [email protected]
Carrera de Ing. Bioquímica [email protected]
Carrera de Ingeniería en Alimentos [email protected]
Carrera de Arquitectura [email protected]
Carrera de Diseño Arquitectónico [email protected]
Carrera de Modas [email protected]
Carrera de Diseño Gráfico Publicitario [email protected]
Carrera de Diseño Gráfico [email protected]
Carrera de Diseño Industrial [email protected]
Carrera de Diseño Textil e Indumentaria [email protected]
Carrera de Contabilidad y Auditoría [email protected]
Carrera de Contabilidad y Auditoría - Semi [email protected]
Carrera de Economía [email protected]
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Carrera de Ing. Financiera [email protected]
Carrera de Agronomía [email protected]
Carrera de Ingeniería Agronómica [email protected]
Carrera de Medicina Veterinaria [email protected]
Carrera de Medicina Veterinaria y Zootecnia [email protected]
Carrera de Ing. Civil [email protected]
Carrera de Ing. Mecánica [email protected]
Carrera de Mecánica [email protected]
Carrera de Cultura Física [email protected]
Carrera de Cultura Física - Semi [email protected]
Carrera de Docencia en Informática [email protected]
Carrera de Educación Básica [email protected]
Carrera de Educación Básica - Semi [email protected]
Carrera de Educación Inicial [email protected]
Carrera de Parvularia [email protected]
Carrera de Parvularia - Semi [email protected]
Carrera de Idiomas [email protected]
Carrera de Pedagogía de la Actividad Física y Deporte [email protected]
Carrera de Pedagogía de los Idiomas Nacionales y Extranjeros [email protected]
Carrera de Psicología Educativa [email protected]
Carrera de Psicología Industrial [email protected]
Carrera de Psicopedagogía [email protected]
Carrera de Turismo [email protected]
Carrera de Turismo y Hotelería [email protected]
Carrera de Comunicación Social [email protected]
Carrera de Comunicación Social [email protected]
Carrera de Derecho [email protected]
Carrera de Trabajo Social [email protected]
Carrera de Enfermería [email protected]
Carrera de Estimulación Temprana [email protected]
Carrera de Fisioterapia [email protected]
Carrera de Laboratorio Clínico [email protected]
Carrera de Medicina [email protected]
Carrera de Nutrición y Dietética [email protected]
Carrera de Psicología Clínica [email protected]
Carrera de Terapia Física [email protected]
Carrera de Sistemas [email protected]
Carrera de Ing. Electrónica [email protected]
Carrera de Ing. Industrial [email protected]
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Ámbito de Aplicación: Carreras, Estudiantes, Dirección Financiera, Dirección de Tecnología
Carrera de Ingeniería Industrial en Procesos de Automatización [email protected]
Carrera de Software [email protected]
Carrera de Tecnologías de la Información [email protected]
Carrera de Tecnologías de la Información y la Comunicación [email protected]
Carrera de Telecomunicaciones [email protected]
Anexo5
Anexo 6
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FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma
Elaborado por: Ing. Robert Vaca Director de Tecnología de Información y Comunicación
Revisado por:
Ing. Mary Cruz Vicerrectora Académica
Ing. Edisson Viera Vicerrector Administrativo
Dra. Cristina Manzano
Directora Financiera
Validado por: Honorable Consejo Universitario
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