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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, C.P.A
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS, C.P.A.
TEMA: EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA PROVEEDORES Y
GESTIÓN FINANCIERA EN EL GAD. PARROQUIAL RURAL
VALLE HERMOSO, PROVINCIA SANTO DOMINGO DE LOS
TSÁCHILAS.
AUTORA: DIANA MARIBEL CHIQUITO LÓPEZ.
ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN H.
SANTO DOMINGO-ECUADOR
AÑO 2015
NOTA DE ACEPTACIÓN
_______________________________________________________
Firma Del Presidente Del Jurado
_______________________________________________________
Firma del Oponente
________________________________________________________
Firma del Jurado
DEDICATORIA
DEDICO ESTE TRABAJO A AQUELLAS PERSONAS QUE FUERON
PILARES FUNDAMENTALES PARA EL LOGRO DE ESTA META.
A DIOS: Por darme la fuerza, fortaleza y perseverancia, por mantenerme con vida y siempre
firme ante mi objetivo, por llenarme espiritualmente y regalarme en cada día una nueva
oportunidad para seguir intentando.
A mis Padres: JULIO CHIQUITO Y ANA LÓPEZ, por
Brindarme ese apoyo y amor incondicional para luchar por las metas propuestas,
por ser una fuente de fuerza para seguir adelante, por estar ahí en mis mejores y peores
momentos, por tratar de transmitirme fortaleza y ese calor de hogar.
A mis 3 grandiosos hermanos porque cada día indistintamente han sabido estar ahí y
demostrarme a su modo que están conmigo, por ser la motivación que inspira a esforzarme por
ser una buena guía para sus pasos y sobre todo agradezco por esos hermosos sobrinos y por
aquella Mujer que un día se convirtió en una cuñada, y hoy es una Amiga.
A mi esposo ÁLVARO OCHOA, por ser una gran fuente de apoyo, de comprensión de empuje,
por estar junto a mi incondicionalmente y brindarme esa tranquilidad y paz que necesité, por
enseñarme que no se puede estar preparado para vivir, que la vida te enseña con cada obstáculo a
que debes prepararte para el día de mañana, por los ánimos continuos y el amor infinito.
A mi hija SOFÍA, por ser mi fuente de motivación para cumplir con esta meta, por ser un pilar
fundamental en mi vida personal, profesional y en nuestro hogar,
por enseñarme que no es necesario saber todo en la vida, pero es indispensable poner todo el amor
y entrega para realizar nuestros propósitos,
por enseñarme a luchar constantemente y por ese amor de hijo puro y sincero.
Y a todas aquellas personas que de alguna manera hicieron posible la culminación de esta tesis.
Diana Maribel Chiquito López.
AGRADECIMIENTO
Agradezco infinitamente a la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“Uniandes”;
Por haberme permitido realizarme como profesional y engrandecer mi formación
personal, adquirida durante el tiempo que permanecí en las aulas de aprendizaje.
También a todos y cada uno de los catedráticos por brindarme la
Oportunidad de adquirir una buena formación académica.
Al Máster Leonardo Carrión,
Director de Tesis
Por el asesoramiento brindado desinteresadamente
Para el buen desarrollo de esta tesis.
Diana Maribel Chiquito López.
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ………………………………………………….………………………………..………....... 1
ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN …………………………….……………………………………………….….…..…..... 1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA …………………………….………………………………………………………………..…….…… 2
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA …………………………………….……………………………………………………….............. 3
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA .......……………...……………….…………………………………………………………..…….. 4
OBJETO DE ESTUDIO ………………………………….……………………………………………………….………..…... 4
CAMPO DE ACCIÓN …………………………………………………….…………………………………………………………………. 4
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN ...............………………………………….……………………………………………….…..…………….... 4
OBJETIVO GENERAL ……………….………………………………………….………………………………………….…..…..……… 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ………………………...……………………….………………………………………………...………………… 5
IDEA A DEFENDER …………………………………………………………………………………………..……………..……..……. 5
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ....…………………………………………………………….……………..…………... 5
JUSTIFICACIÓN …………………………………………………………………………………………………………………………………….. 6
METODOLOGÍA A EMPLEAR …….……………………………………………………….……………………………… 6
APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA, NOVEDAD CIENTÍFICA ……………………….….......…….. 7
CAPÍTULO I ………………………………………………………………………………………….…….….………… 9
1. MARCO TEÓRICO …………………………………………………………………………………………………….……… 9
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ……………………………………….….…… 9
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICA SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN ………………………………………………………………………………………………….……..…. 9
1.2.1. CONTABILIDAD ………………………………………………………………………………………………………….………….… 9
1.2.1.1. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD ……………………………………………………….………….………... 10
1.2.2. AUDITORÍA ……………………………………………………………………………………………….………….………… 10
1.2.2.1. PROCESO DE AUDITORÍA ………………………………………………………………………………….….…... 11
1.2.3. EXAMEN ESPECIAL …………………………………………………………………………………………..…….…….. 14
1.2.3.1. CARACTERÍSTICAS DEL EXAMEN ESPECIAL …………………………………………………………………….………. 14
1.2.3.2. OBJETIVO DEL EXAMEN ESPECIAL ...……………………………………………………..……... 15
1.2.3.3. PROCESOS PARA LA APLICACIÓN DE EXAMEN ESPECIAL …………………………………………………… 15
1.2.3.3.1. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA ………………………………………………………………..…………... 15
1.2.3.3.2. EJECUCIÓN DEL TRABAJO …………………………………………………………………………….……………. 16
1.2.3.3.3. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ………………………………………………………..…………………... 16
1.2.4. GESTIÓN FINANCIERA …………………………………………………………………………………………………..…... 17
1.2.4.1. CARACTERÍSTICAS …………………………………………………………………………….…………………..…….. 18
1.2.4.2. PLANIFICACIÓN FINANCIERA …………………………………………………………………..………………..……. 18
1.2.4.2.1. LA PREVISIÓN DE TESORERÍA …………………………………………………………………..………………..……. 18
1.2.4.3. DECISIONES DE INVERSIONES ………………………………………………………………..…………………..……. 21
1.2.4.3.1. INVERSIÓN ………………………………………………………………………..…………………….….……. 22
1.2.4.3.2. LAS CONDICIONES DE LA INVERSIÓN …………...……………………………………………………….….…… 22
1.2.4.4. DECISIONES DE FINANCIAMIENTO …………………………………………………………..…... 23
1.2.4.4.1. EQUILIBRIO FINANCIERO DE LA EMPRESA ………………………………..……………………….….…. 23
1.2.4.5. ANÁLISIS FINANCIERO ………………………………………………………………………………………………….….... 24
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS DISTINTAS POSICIONES
TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ……….…................................................ 24
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES ………………………………………….…………………….……..…..……. 25
CAPÍTULO II ………………………………………………………………………………………………..…..…….. 27
2. MARCO METODOLÓGICO …………………………………………………………………….…………………..….. 27
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL …………………..… 27
2.1.1. POLÍTICAS PUBLICAS DEL PDOT VALLE HERMOSO ……………………………………………………….……… 28
2.1.2. MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL ………………………………………………………………………………….……… 28
2.1.3. ORGANIGRAMA FUNCIONAL ………………………………………………………………………………….……… 29
2.1.4. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA PARROQUIA ……………………………………………………….……… 30
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO ………………………………………………………………………………….……… 30
2.2.1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ……………………………………………………………………..….…. 30
2.2.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN …………………………………………………………………………………………………..….. 31
2.2.2.1. INVESTIGACIÓN DE CAMPO …………………………………………………………………………………….…… 31
2.2.2.2. INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA ……………………………………………………………………………….………… 31
2.2.2.3. INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA …………………………………………………………………………………….…… 31
2.2.3. MÉTODOS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ………………………………………………………………….………… 31
2.2.3.1. MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN ……………………………………………………………………………….………… 31
2.2.3.1.1. MÉTODO ANALÍTICO – SINTÉTICO ……………………………………………………………………….…… 31
2.2.3.1.2. MÉTODO DEDUCTIVO – INDUCTIVO …………………………………………………………………….……… 32
2.2.3.2. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN …………………………………………………………………………………….…… 32
2.2.3.2.1. ENTREVISTA ……………………………………………………………………………………………………………….…… 32
2.2.3.2.2. ENCUESTA ………………………………………………………………………………………………………………….… 32
2.2.3.3. INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ………………………………………………………………………….… 32
2.2.3.3.1. GUÍA ENTREVISTA ………………………………………………………………………………………………………… 32
2.2.3.3.2. CUESTIONARIO DE ENCUESTA …………………………………………………………………………………………… 33
2.2.3.3.3. CITAS BIBLIOGRÁFICAS …………………………………………………………………………………………… 33
2.2.4. POBLACIÓN Y MUESTRA ………………………………………………………………………………………………………… 33
2.2.4.1. POBLACIÓN ……………………………………………………………………………………………………………………… 33
2.2.4.2. MUESTRA ……………………………………………………………………………………………………………………… 33
2.2.5. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS …………………………………………………………………………………………… 34
2.2.5.1. RESULTADO DE ENTREVISTA …………………………………………………………………………………………… 34
2.2.5.1.1. ENTREVISTA AL SECRETARIO/TESORERO DEL GAD PARROQUIAL ……………………………………… 34
2.2.5.1.2. ENTREVISTA AL LEGISLATIVO DEL GAD PARROQUIAL …………………………………………………… 39
2.2.5.2. RESULTADO DE ENCUESTA …………………………………………………………………………………………… 44
2.2.5.2.1. ENCUESTA A LOS PROVEEDORES ……………………………………………………………………………… 44
2.2.6. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER ……………………………………………………………………………… 46
2.3. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR ………………………………………………………………………………….. 48
2.3.1. PLANIFICACIÓN DEL EXAMEN ESPECIAL ……………………………………………………………………………… 48
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ……………………………………………………..….. 49
CAPÍTULO III ……………………………………………………………………………………………………………. 50
3. MARCO PROPOSITIVO ……………………………………………………………………………………………… 50
3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: DISEÑAR UN SISTEMA CONTABLE PARA MEJORAR LA GESTIÓN
FINANCIERA EN LA EMPRESA COMERCIAL BALANZAS SÁNCHEZ EN SANTO DOMINGO …………. 50
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ……………………………………………………………………… 50
3.2.1. JUSTIFICACIÓN ………………………………………………………………………………………………………….…..…….. 50
3.2.2. OBJETIVO GENERAL ………………………………………………………………………………………………….….… 51
3.2.3. OBJETIVO ESPECÍFICOS ………………………………………………………………………………………………………… 51
3.2.4. PROPUESTA DEL EXAMEN ESPECIAL ……………………………………………………………………………… 51
3.2.4.1. PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA …………………………………………………………………………………………… 51
3.2.4.1.1. PLAN GENERAL DEL AUDITORÍA ……………………………………………………………………………… 51
3.2.4.2. METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ……………………………………………………………………………… 56
3.2.4.2.1. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA ……………………………………………………………………………… 56
3.2.4.2.2. EJECUCIÓN DEL TRABAJO …………………………………………………………………………………………… 77
3.2.4.2.3. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS …………………………………………………………………….……… 100
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ………………………………………………………………………………… 114
3.4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ……………………………………………………………………. 114
3.4.1. CONCLUSIONES …………………………………………………………………………………………………………………… 114
3.4.2. RECOMENDACIONES ………………………………………………………………………………………………………. 115
ÍNDICE DE CUADROS.
POLÍTICAS DEL GAD PR VALLE HERMOSO ………………………………………………………………..………. CUADRO N° 1.
MISIÓN Y VISIÓN DEL GAD PR VALLE HERMOSO ……………………………………………….………….. CUADRO N° 2.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL GADPR VALLE HERMOSO ……………………………………………… CUADRO N° 3.
PROGRAMA DE AUDITORÍA …………………………………………………………………….…….…………. CUADRO N° 4.
FUENTE DE FINANCIAMIENTO ………………………………………………………………….………………….. CUADRO N° 5.
DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS POR PROYECTOS ………………………………….……..………………… CUADRO N° 6.
DETALLE DE GASTOS POR PARTIDAS SEGÚN ÁREA CORRIENTE ………….….……….….…….. CUADRO N° 7.
DETALLE DE GASTOS POR PARTIDAS SEGÚN ÁREA CORRIENTE ……………………………….. CUADRO N° 8.
RECURSO HUMANO ………………………………………………………………………………………….……….. CUADRO N° 9.
DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Y TIEMPOS ………………………………………………….…………..…….… CUADRO N° 10.
CONTROL INTERNO …………………………………………………………………………………..….….……… CUADRO N° 11.
DETALLE DEL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA ………………………………….……..…. CUADRO N° 12.
DETERMINACIÓN DE LA CONFIANZA Y EL RIESGO DE CONTROL ………………………………. CUADRO N° 13.
TÉCNICAS DE AUDITORIA …………………………………………………………………………….………………….. CUADRO N° 14.
PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS ……………………………………………….…….……..……….. CUADRO N° 15.
MARCAS DE AUDITORIA …………………………………………………….………….………………….. CUADRO N° 16.
EXAMEN DE ÁREA CRÍTICA ……………………………………………………………………….……….…. CUADRO N° 17.
PAPELES DE TRABAJO ………………………………………………………………………..…….…….…..……… CUADRO N° 18.
HOJA DE HALLAZGOS …………………………………………………………………………………………….…… CUADRO N° 19.
ÍNDICE DE ANEXOS.
APROBACIÓN DEL PERFIL …………………………………………………………………….………..…………….…….... ANEXO N° 1.
CARTA DE ACEPTACIÓN …………………………………………………………………………………………………..…. ANEXO N° 2.
FORMATO DE ENTREVISTA AL NIVEL ADMINISTRATIVO …………………………………..…………… ANEXO N° 3.
FORMATO DE LA ENTREVISTA AL LEGISLATIVO DEL GAD PARROQUIAL ………..…….……… ANEXO N° 4.
FORMATO DE ENCUESTA ……………………………………………………………………………………...……….……. ANEXO N° 5.
PROCESO DE EJECUCIÓN DEL GASTO DEL GAD PARROQUIAL VALLE
HERMOSO…………………………………………………………………………………………………………………....……… ANEXO N° 6.
CEDULA PRESUPUESTARIA DE GASTOS …………………………………………………………….……..……… ANEXO N° 7.
CEDULA PRESUPUESTARIA DE INGRESOS ………………………………………………………………………..… ANEXO N° 8.
RESUMEN EJECUTIVO
Un examen Especial se realiza a un ente, área o actividad en donde se administren recursos
del estado, se presuma la existencia de irregularidades o malos manejos de recursos, o se
busque emplear como mecanismo de control rutinario, sirven como herramientas de
control interno para verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados o parte de las
actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiente,
luego de culminar la ejecución de las mismas.
El examen especial en la investigación se aplicará como metodología Cuali-Cuantitativa,
cualitativo porque existe una comunicación directa con los involucrados dentro del
departamento financiero, cuantitativo porque estudia y analiza la situación actuales de los
estados de las obligaciones contraídas, y con relación a la metodología de la Auditoría se
resumen en las fases de; planificación de la Auditoría, ejecución de la planificación y
comunicación de resultados, procesos que permitirán obtener información indispensable
para el desarrollo y sustento del informe final de Auditoría, así como las conclusiones y
recomendaciones finales.
Con la aplicación del examen especial a la cuenta proveedores del GAD. Parroquial Rural
Valle Hermoso, se espera que resultados obtenidos, conclusiones y recomendaciones sean
considerados por la entidad y sirvan como una guía de aplicación, para implementar
medidas correctivas y preventivas que ayuden a mejorar la gestión financiera; importante
en la toma de decisiones en la Institución, así como a tener un ágil, adecuado manejo y
mayor control con los compromisos contraídos con proveedores tanto de bienes como
servicios, necesarios para la consecución de objetivos y metas planteadas como Entidad.
EXECUTIVE SUMMARY
A special test is performed to an entity, or activity area where state resources are managed,
presumed irregularities or mismanagement of resources, or find use as routine monitoring
mechanism, serve as tools of internal control to verify, study and evaluate narrow aspects
or part of the activities related to the financial, administrative, operational and
environmental management after completing the execution thereof.
The special examination this research will be applied as Qualitative and Quantitative,
qualitative methodology because there is a direct communication with those involved in
the financial, quantitative department that studies and analyzes the current situation of the
states of obligations, and in relation to the audit methodology are summarized in phases;
audit planning, execution planning and communication of results, processes that allow
obtaining essential for the development and sustenance of the final report of audit
information, and the final conclusions and recommendations.
With the application of the special examination to the suppliers account GAD. Rural Parish
Valle Hermoso is expected to results, conclusions and recommendations are considered by
the institution and serve as an implementation guide for implementing corrective and
preventive measures to help improve financial management; important in decision-making
in the institution, and to have an agile, proper handling and greater control with
commitments with suppliers of both goods and services necessary for the achievement of
objectives and goals as Lead.
1
INTRODUCCIÓN.
Antecedentes de la investigación.
Los exámenes especiales, se consideran como parte de la Auditoría y actúan en el control
posterior en la empresa privada y pública se encargan de verificar, estudiar y evaluar los
aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera,
administrativa, operativa y medio ambiente, con posterioridad a su ejecución, se aplica las
técnicas y procedimientos de auditoría de acuerdo con la materia del examen y formula el
correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
La Gestión es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su
empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Se busca fundamentalmente
la supervivencia y el crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco que está
determinado por los objetivos y políticas establecidas por un plan estratégico e involucra
todos los niveles de responsabilidad de la entidad.
La Gestión Financiera (o gestión de movimiento de fondos) son procesos que consisten en
conseguir, mantener y utilizar dinero, sea físico (billetes y monedas) o a través de otros
instrumentos, como cheques y tarjetas de crédito. La gestión financiera es la que convierte
a la visión y misión en operaciones monetarias.
El tema “EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA PROVEEDORES Y GESTIÓN
FINANCIERA EN EL GAD. PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO,
PROVINCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS” no se registra antecedentes de
la Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes”.
Considerando que en el Centro de Desarrollo de Información Científica “CDIC” de la
Institución de Educación Superior no se registran trabajos iguales o relacionados al tema
planteado, se considera que el tema propuesto es original del autor.
2
Planteamiento del problema.
Los GADs Parroquiales por su naturaleza son entidades que se dedican a la ejecución,
coordinación y gestión de obras que se encaminen en beneficio de su comunidad, para lo
que se ve obligada a cumplir con procesos administrativos de ley para la obtención de
materiales o implementos para cumplir con el objetivo que se persiga en la ejecución de
dicha obra.
Valle Hermoso creada como Parroquia el 9 de Julio del 2000, y elevada a registro oficial
N° 1359, el 01 de agosto del 2000, está situada en km 26 margen derecho, vía Sto.
Domingo-Quinindé, tiene una población aproximadamente 11.000 Habitantes, con una
superficie de 282.72 km2.
Los procesos realizados por las Instituciones Públicas a través del INCOP dentro del portal
de comprar públicas, dan como resultado un compromiso entre el GAD Parroquial Rural
que solicita la adquisición de los materiales y el Proveedor quien facilitará los mismos, con
el fin de ejecutar y realizar obras planificadas dentro de la Institución, las que se
encuentran contempladas en el Programa Operativo Anual “POA” y el Plan Operativo
Anual de Contratación “PAC”. Así a través de la observación y la entrevista realizada en el
departamento contable y financiero de la institución, se ha podido verificar lo siguiente:
No contar con un registro o base de proveedores actuales, dificulta el registro de los
datos precisos para realizar los pagos, corriendo el riesgo que los datos no sean los
correctos, incluso pérdida de tiempo en la verificación de los mismos.
No tener un control adecuado sobre los pagos a los proveedores, acarrea no tener
saldos reales sobre los pendientes de pagos de las obligaciones contraídas, lo que
origina malestares en los mismos.
No llevar un registro de fechas próximas a las obligaciones pendientes, ocasiona un
retraso en los pagos a proveedores, provocando que se pierda credibilidad de la
institución.
3
No contar con un orden adecuado sobre la documentación obligatoria para cada
tipo de proveedor, ocasiona que al momento de finalizar los compromisos
contraídos falten documentos y justificativos, con lo cual se retrasa más los pagos
de las fechas acordadas.
La falta de verificación oportuna posterior a la transacción de pago realizada a los
proveedores, para constatar que carece de errores y se produjo con éxito, provoca
que se brinde una información errónea al superior inmediato o al interesado sobre
la situación de la misma, debido a que no se realizó una verificación física que
proporcione la seguridad con respecto al estado actual de dicha transacción
Si estos problemas no son tratados de manera oportuna, acarrearía a que se pierda la
credibilidad institucional como primer factor negativo, con esto la institución no tendrá
factibilidad para contraer nuevos compromisos con proveedores que le permitan realizar
una gestión eficiente en relación al cumplimiento de objetivos, lo que representaría
observaciones negativas para la institución, por lo cual se dificultará el desarrollo normal
de actividades, cumplimiento de metas, y consecuentemente de los objetivos propuestos
por la misma, provocando un estancamiento en tiempo y recursos.
Además siendo ente encargado del control de las Instituciones que manejan recursos
públicos, la “Contraloría General del Estado” en el fiel cumplimiento de sus funciones, en
base a la Ley Orgánica de la C.G.E. en su Art. 53 Funciones y Atribuciones, concretamente
en el literal a. y su literal b. haciendo uso del Art. 12 El control interno, Art. 14
Actividades para la Evaluación y Art. 17 Tiempos de Control, considerará los aspectos
antes mencionados como incumplimientos a las “Normas de Aplicación Obligatoria para
las Entidades del Sector Público Ecuatoriano expedidas por la C.G.E.” por lo que realizará
un informe en base al Art. 55 Determinación de Responsabilidades y Seguimiento.
Formulación
¿Cómo se podrá mejorar la gestión financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Rural Valle Hermoso?
4
Delimitación.
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Valle Hermoso, ubicado en el
km. 24 margen derecho de la vía Santo Domingo – La Concordia, cuenta con 5 áreas
específicas como Administrativo, Medio Ambiental, Turismo, Producción y Proyectos
Sociales, además dentro de la Institución también se destaca el área de trabajo social
comunitario desarrollado a través del Patronato Parroquial, recibe un presupuesto mensual
aproximado de 19.000,00 dólares por parte del Estado Ecuatoriano a través del Ministerio
de Finanzas, con el cual ejecuta el gasto corriente y de inversión.
En el segundo semestre del año 2013, se realizará un examen especial a la cuenta
proveedores en base a los datos proporcionados del año 2012.
Objeto de estudio.
Procesos Auditores.
Campo de acción.
Examen Especial.
Línea de investigación.
En el presente trabajo se utilizará como línea de investigación a la Auditoría y
considerando a los exámenes especiales como parte de la misma.
Objetivo general.
Realizar un examen especial a la cuenta proveedores con relación a los compromisos
contraídos con los mismos en el año 2012 para mejorar la gestión financiera en el
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Valle Hermoso.
5
Objetivos específicos.
Fundamentar mediante fuentes bibliográficas información sobre los procesos
contables, auditores, exámenes especiales y gestión financiera.
Diagnosticar la situación actual de la gestión financiera con relación a la cuenta
proveedores.
Aplicar un Examen Especial a la cuenta proveedores para determinar puntos de
falencias y realizar recomendaciones.
Idea a defender.
Con un examen especial, haciendo uso de los distintos mecanismos de análisis y
evaluación como una verificación de los documentos y valores históricos, el estudio
adecuado de los resultados obtenidos, la evaluación de aspectos limitados dentro de la
gestión en el cumplimiento de las normas del compromiso contraído, se pretende concluir
y recomendar acorde a la situación encontrada, con el fin de mejorar la gestión financiera
en la Parroquia Rural “Valle Hermoso” de Santo Domingo de los Tsáchilas, que permitirá
desarrollar un ágil, adecuado manejo y control de la cuenta proveedores.
Variables de la investigación.
Variable independiente.
Examen especial a la cuenta proveedores
Variable dependiente.
Gestión Financiera
6
Justificación.
La investigación realizada en base a fundamentación teórica, bibliografía y de fuentes
confiables, con el propósito de brindar soporte científico a lo expuesto y planteado en el
mismo, considerando como herramienta importante y de gran ayuda al conocimiento
adquirido en 4 años y medio de preparación académica profesional, donde en las aulas de
aprendizaje día con día se alimentaba el nivel de estudio personal, así como se dio un perfil
y se moldeaban personalidades y ética profesional, por lo que los trabajos realizados son
con la seriedad y responsabilidad que cada uno amerita,
Así también los beneficios que se obtienen con la correcta aplicación de las conclusiones y
recomendaciones planteadas como posibles soluciones, en base a las condiciones y
características encontradas, serán muy fructíferas en comparación con el costo nulo que
tendrá la institución al realizar y desarrollar un examen especial a la cuenta proveedores,
por lo que realizando un breve análisis de la relación costo beneficio demuestra que la
aplicación del examen especial a la cuenta en mención traerá aspectos positivos, por lo que
se justifica económicamente su aplicación.
Además la aplicación del examen especial con el fin de mejorar y fortalecer la gestión
financiera de la institución, aportará a la obtención del título como ingeniera en
contabilidad superior auditoría y finanzas, CPA, ya que se considera como requisito
indispensable la elaboración y desarrollo del tema de tesis planteado.
Metodología a emplear.
En la presente Investigación se aplicará una metodología Cuali-Cuantitativa, cualitativo
porque existe una comunicación directa con los involucrados dentro del departamento
financiero, cuantitativo porque estudia y analiza la situación actual de los estados de las
obligaciones contraídas, haciendo énfasis en lo cuantitativo porque revisa los valores
comprometidos iníciales con los valores ejecutados finales, con relación a las obligaciones
contraídas como institución.
Así también se utilizarán los métodos de investigación analítico –sintético e inductivo –
7
deductivo, al igual que las técnicas utilizadas son la entrevista y la técnica de observación,
cuyos instrumentos referentes a estas técnicas aplicadas se emplearon la guía de entrevista
y la guía de observación.
Resumen de la tesis y capítulos.
En la Primera parte de esta presentación se encontrará la determinación de ciertos
inconvenientes con relación al manejo, organización, planificación y puntos de control de
la cuenta proveedores, que surgió a través de la entrevista y observación directa al
departamento de tesorería y financiero del GAD Parroquial Rural Valle Hermoso, la
opción de realizar un examen especial a la cuenta en mención, que permita brindar una
guía de aplicación para mejorar la gestión financiera, tomar correctivos para la institución
y dar solución oportuna a estos inconvenientes, así también se encontrarán los objetivos
generales y específicos que permitan alcanzar el propósito planteado.
El Capítulo I, donde se encontrará el aporte y sustento científico y teórico para los temas
que se tratarán en el trabajo de tesis los que serán obtenidos de fuentes de autores
reconocidos y otras fuentes como el internet que ayudarán a direccionar y analizar distintos
puntos de vista sobre el objeto de investigación, que nos permita tener una buena relación y
orientación para la aplicación del examen especial y consecuentemente las conclusiones y
recomendación sobre la situación encontrada.
El Capítulo II, donde se describe las bases proporcionadas para el desarrollo de la
investigación, en este caso se utilizarán datos estadísticos de años anteriores que permitan
evaluar los problemas mencionados en la primera parte, y con el estudio de resultados
obtenidos, determinar las posibles soluciones con el fin de contribuir al mejoramiento de la
gestión financiera con relación a la cuenta proveedores del Gobierno Parroquial Valle
Hermoso.
Por lo que en base a lo antes expuesto se propone realizar un examen especial a la cuenta
proveedores cuyos resultados sean una guía para implementar medidas correctivas y
preventivas, además las soluciones propuestas se consideren como herramienta importante
en la toma de decisiones en la Institución.
8
Aporte teórico.
Este perfil está basado en fuentes bibliográficas e internet indispensables para obtener la
información de sustento para el desarrollo de la tesis bajo el tema planteado, así como los
conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera han sido desenvueltos en el
presente trabajo, seguros de que servirá de apoyo para consultas de posteriores
investigaciones, pudiendo ser utilizados como guía para implementar un perfil similar en
cualquier empresa, beneficiando a las mismas a través de una adecuada investigación y
estudio de los problemas y posibles soluciones de las instituciones intervenidas.
La elaboración del presente trabajo aportará al departamento contable y financiero para que
pueda considerar e implementar las recomendaciones realizadas a través del mismo en base
a las conclusiones sobre la situación actual de la institución, contribuyendo con esto a
mejorar la gestión financiera del Gobierno Parroquial Valle Hermoso.
El desarrollo y ejecución de un examen especial considerándolo como parte de la
Auditoría, aportará a la gestión financiera de la Institución, debido a que servirá como
herramienta importante en la toma de decisiones y a través de la cual se podrán realizar
cambios asertivos con relación a medidas preventivas y correctivas que aporten en la
eficiencia y eficacia en la consecución de sus objetivos.
9
CAPÍTULO I
1. MARCO TEÓRICO.
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
La Institución Pública “GAD Parroquial Valle Hermoso”, en el departamento Contable y
Financiero, se determinó que carecen de una organización o procesos adecuados para el
cumplimiento de la planificación con relación a los compromisos contraídos con los
proveedores de materiales de construcción para la realización de obras o ejecución de
proyectos establecidos por la Institución mediante un POA y el PAC, por lo que se propone
un examen especial a la cuenta proveedores considerando que la aplicación de las
conclusiones y recomendaciones en base a los resultados obtenidos, podrán mejorar la
gestión financiera de la misma.
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL
OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
1.2.1. Contabilidad.
“Es una ciencia instrumental porque el objeto de sus estudio consiste en instrumentos y
métodos. La ciencia de la contabilidad se dirige a la construcción de un cuerpo
metodológico que proporcione una herramienta de análisis a otras ciencias, particularmente
la económica de la empresa”. (Aguirre, 2009, pág. 10)
“Es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un sistema
dinámico de control e información que se sustenta tanto en el marco teórico, como en las
normas internacionales. La contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que
afectan al patrimonio; de la valoración justa y actual de los activos y obligaciones de la
empresa, y de la presentación relevante de la situación económico-financiera.
Esto de hace por medio de reportes específicos y generales preparados periódicamente para
que la dirección pueda tomar las decisiones adecuadas que apuntalen el crecimiento
10
económico de manera armónica, responsable y ética en las entidades que lo usen”. (Zapáta,
2011, pág. 8)
La contabilidad es una ciencia que a través del cumplimiento de procesos contables
permite tener un control adecuado sobre la información que se origina del giro del negocio,
empresa, institución, entre otras actividades, lo que permite realizar registros, controles e
informes a través de los estados financieros que representa la situación actual de las
mismas a fin de contribuir y ser apoyo indispensable para la toma de decisiones.
1.2.1.1. Características e importancia de su aplicación.
“La contabilidad proporciona información útil para la toma de decisiones, se materializa en
satisfacer las necesidades de determinados usuarios, que son los que en última instancia
determinan dichos objetivos a conseguir y requisitos concretos que cabe exigir a la
información a su disposición”. (Alcarria, 2009, pág. 14)
“La información contable es útil para quienes deban emitir juicios y tomar decisiones que
generen consecuencias económicas; la contabilidad ayuda a la toma de decisiones,
mostrando donde y como se ha gastado el dinero o se han contraído compromisos,
evaluando el desempeño e iniciando las implicaciones financieras de escoger un plan en
lugar de otro. Además, ayuda a preceder los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la
atención tanto hacia los problemas, las imperfecciones y las ineficiencias actuales, como
hacia las oportunidades futuras”. (Zapáta, 2011, pág. 5)
La información contables es importante ya que refleja la situación actual de cada
organización, permite en base a sus estados financieros la aplicación de correctivos luego
del análisis respectivo para la toma de decisiones, es una herramienta muy útil para el
mejoramiento continuo de la misma, por lo que representante un manejo adecuado y
responsable.
1.2.2. Auditoría.
“El vocablo Auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
11
comparar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. hoy
en día, la palabra Auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o
verificación que, aunque todos ellos tienen en común al estar de una u otra forma
vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica
inmediata”. (De la peña, 2009, pág. 5)
“La auditoría, en general, es un examen sistemático de los estados financieros, registros y
operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con
cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas.
La auditoría tiene por objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados
financieros, expedientes y demás documentos administrativos-contables presentados por la
dirección, así como sugerir las mejoras administrativo-contables que procedan”.
(Madariaga, 2004, pág. 13)
La auditoría es el proceso por el cual se realiza una verificación, análisis y comparación
sobre la aplicación adecuada de procesos y cumplimiento de funciones, medidas en base a
las políticas, reglamentos, objetivos institucionales, cuyo fin es proporcionar una
herramienta para la toma de decisiones administrativas o gerenciales, a través de un
informe sobre esta valuación, permitiéndole tomar medidas preventivas o correctivas que
aporten al mejoramiento continuo institucional.
1.2.2.1. Proceso de auditoría.
“Los procesos de auditoría comprenden lo siguiente:
Familiarización y revisión de legislación y normativa.
Evaluación del Sistema de Control Interno.
Desarrollo de hallazgos o exámenes profundo de áreas críticas.
12
Comunicación de resultados e Informe de Auditoría.
Monitoreo Estratégico de Recomendaciones junto con la Administración”.
(Maldonado, 2001, pág. 106)
1.2.2.1.1. Familiarización y revisión de legislación y normativa.
“Prácticamente la familiarización seria para los auditores expertos, ya que los auditores
internos tienen el cabal conocimiento de la entidad. El recorrido de las instalaciones y el
conocimiento de las actividades principales (sustantivas) de la entidad son importantes
para los auditores de la ISA.
La revisión de legislación y normativa de la entidad es muy breve y no debe tomar más de
dos días, por parte del auditor jefe de equipo, quien debe actuar solo en esta fase o apoyado
por un auxiliar en caso de que la documentación sea muy voluminosa”. (Maldonado, 2001,
pág. 106)
1.2.2.1.2. Evaluación del sistema de control interno.
“Puede aplicarse cuestionarios de control interno pero orientado a evaluar los asuntos
administrativos. El auditor debe relajarse totalmente de los cuestionarios utilizados en la
Auditoría o exámenes especiales con orientación financiera, porque el objetivo de la
Auditoría es totalmente diferente.
La calificación de riesgos también forma parte de esta fase y puede adaptarse en el proceso
“matriz de calificación de riesgos” que se utilizará en la auditoría financiera, pero
cambiando obviamente el contenido de la matriz e inclusive su diseño. Al respecto las
obras de auditoría de Carlos Slosse y de Arens tienen formatos aplicables a la auditoría
financiera.
Riesgo de Auditoría.
Riesgo Inherente
Riesgo de Control
Riesgo de Detección”. (Maldonado, 2001, pág. 106)
13
1.2.2.1.3. Desarrollo de hallazgos o exámenes profundo de áreas críticas.
“Esta es la fase más extensa de la Auditoría en donde se integran los especialistas y se
conforma el equipo multidisciplinario. Lo expuesto son áreas que podrían estar en la
evaluación del control interno cuando son áreas muy especializadas así como deben
colaborar en la redacción del informe.
Atributos del hallazgo.
Condición
Criterio
Causa
Efecto”. (Maldonado, 2001, pág. 107)
1.2.2.1.4. Comunicación de resultados e informe de auditoría.
“Los auditores internos deben obtener, analizar, interpretar y documentar la información,
para apoyar los resultados de la auditoría.
El proceso de examinar y evaluar la información es el siguiente:
Se debe obtener información sobre todo asunto relacionado con los objetivos y alcance de
la auditoría. La información debe ser suficiente, competente, pertinente y útil para proveer
una base sólida a los hallazgos y recomendaciones de la auditoría”. (Maldonado, 2001,
pág. 107)
1.2.2.1.5. Monitoreo estratégico de recomendaciones junto con la administración.
“El criterio estratégico se ha utilizado por cuanto el auditor debe desarrollar una inteligente
estratégica para que la administración se involucre en la implantación de recomendaciones.
Las recomendaciones deben buscar consensos y evitar conflictos de intereses. También se
pueden completar alternativas de solución a fin de que la entidad tenga varios caminos a
escoger.
La implantación debe tener en cuenta la relación costo/beneficio, por ser dirigida por un
14
líder natural de la organización, por el propio auditor integral o un consultor externo, que
permita llevar a cabo los cambios que se requieran en la administración del ente”.
(Maldonado, 2001, pág. 107)
1.2.3. Examen especial.
“Como parte de la auditoría gubernamental el examen especial verificará, estudiará y
evaluará aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión
financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecución,
aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las
disciplinas específicas, de acuerdo con la materia de examen y formulará el
correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y
recomendaciones”. (Contraloría general del estado, 2006, págs. 8, art. 19)
“Es una Auditoría de alcance limitado que puede comprender la revisión y análisis de una
parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objeto de verificar el adecuado
manejo del recurso público, así como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas
reglamentarias aplicables. Puede incluir también una combinación de objetivos financieros,
operativos y de cumplimiento o, restringirse solo a uno de ellos, dentro de un área o
asuntos especifico”. (Fonseca, 2007, pág. 277)
Se desprende como parte de la Auditoría y se enfoca en algo específico, se encarga de
verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados, sigue los procesos generales de auditoría
con el fin de emitir un informe que contendrá comentarios, conclusiones y
recomendaciones, útiles para la toma de decisiones dentro del área auditada.
1.2.3.1. Características del examen especial.
“Estos exámenes reúnen las características de: objetivos, sistemáticos y profesionales; se
observan todas las fases conocidas en el proceso de auditoría y se aplican las técnicas y
procedimientos reconocidos por la profesión”. (Contraloría general del estado, 2003, págs.
8, cap. I)
15
1.2.3.2. Objetivos del examen especial.
“También tiene como objetivos específicos, entre otros, determinar si la programación y
formulación presupuestaria se ha efectuado en función de las metas establecidas en los
planes de trabajo de la entidad, evaluar el grado de cumplimiento y eficiencia de la
ejecución del presupuesto, en relación a las disposiciones que lo regulan y al cumplimiento
de las metas y objetivos establecidos, así como determinar la eficiencia, confiabilidad y la
oportunidad con que se evalúa el presupuesto de las entidades.
Así mismo se efectuaran exámenes especiales para investigar denuncias de diversa índole y
ejercer el control de las donaciones recibidas, así como de los procesos licitaros, del
endeudamiento público y cumplimiento de contratos de gestión gubernamental, entre
otros”. (Fonseca, Vademécum Contralor, 2008, pág. 55)
1.2.3.3. Procesos para la aplicación de examen especial.
Para tener una visión completa del proceso de la auditoría gubernamental, se ha dividido
esta en tres fases, que en forma resumida se presentan a continuación:
1.2.3.3.1. Planificación de la auditoría.
“Comprende el desarrollo de una estrategia global para la administración y conducción, al
igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y
alcance de los procedimientos de auditoría que deben aplicarse.
Esta fase se fundamenta en la planificación anual de control de las entidades y a su vez
comprende la Planificación Preliminar, que consiste en la obtención o actualización de la
información de la entidad mediante la revisión de archivos, reconocimiento de las
instalaciones y entrevistas con funcionarios responsables de las operaciones, tendientes a
identificar globalmente las condiciones existentes y obtener el apoyo y facilidades para la
ejecución de la auditoría.
La Planificación Específica que se la define como la estrategia a seguir en el trabajo,
16
fundamentada en la información obtenida en la planificación preliminar y en la evaluación
del Control Interno.
Sobre la base de la calificación de los factores de riesgo por cada componente de la
auditoría, se determinará la extensión de las pruebas, se preparará el plan de muestreo y los
programas específicos a aplicarse en la siguiente fase”. (Contraloría general del estado,
2003, págs. 11, cap. I)
1.2.3.3.2. Ejecución del trabajo.
“En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas de
auditoría y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las
áreas y componentes considerados como críticos, determinando los atributos de condición,
criterio, efecto y causa que motivaron cada desviación o problema identificado.
Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarán respaldados en papeles de trabajo
en donde se concreta la evidencia suficiente, pertinente, competente y adecuada, que
respalda la opinión y el informe y que pueda ser sustentada en juicio”. (Contraloría general
del estado, 2003, págs. 11, cap I)
1.2.3.3.3. Comunicación de resultados.
“Es de fundamental importancia que el auditor mantenga una comunicación continua y
constante con los funcionarios y empleados relacionados con el examen, con el propósito
de mantenerles informados sobre las deficiencias y desviaciones detectadas a fin de que en
forma oportuna se presente los justificativos o se tomen las acciones correctivas
pertinentes.
La comunicación de resultados es la última fase del proceso de la auditoría, sin embargo
ésta se cumple durante la ejecución del examen.
Está dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el propósito de que presenten
la información verbal o escrita respecto a los asuntos observados.
17
Esta fase comprende también, la redacción y revisión final del borrador del informe, que
será elaborado en el transcurso del examen, con el fin de que al finalizar el trabajo en el
campo y previa convocatoria, se comunique los resultados mediante su lectura a las
autoridades, funcionarios y ex funcionarios responsables de las operaciones examinadas.
El informe contendrá los comentarios, conclusiones y recomendaciones relativos a los
hallazgos de auditoría. Tratándose de auditoría financiera incluirá la carta de dictamen, los
estados financieros y las notas aclaratorias correspondientes”. (Contraloría general del
estado, 2003, págs. 12, cap I)
1.2.4. Gestión financiera.
“Es el área de la dirección administrativa que tiene como objetivo elevar al máximo el
valor actual de la empresa, equilibrando los factores de rendimiento sobre la inversión y el
riesgo, tendiente a conservar la liquidez de la empresa y obtener a la vez, el máximo
aprovechamiento y rendimiento de sus recursos”. (Redondo, 2001, pág. 44)
“La gestión financiera es un conjunto de actividades de dirección y administración de los
recursos y del dinero de la empresa. Permitirá:
Determinar si tu empresa es o será rentable y por cuánto tiempo.
Definir cuanto y cuando tienes que producir, y a qué precio debes vender para
cubrir todos tus costos.
Seguir y evaluar el desempeño de tu negocio.
Se considera como una forma de la economía aplicada que se funda en alto grado en
conceptos económicos. La administración financiera también toma cierta información de la
contabilidad, que es igual a otra área de la economía aplicada”. (Gitman, 2003, pág. 3)
La gestión financiera comprende una serie de pasos a considerarse para poder ejecutar una
gestión, busca tener un equilibrio de los recursos administrados con relación a lo que se
18
busca conseguir con aquel proceso, es decir relacionan lo planificado con que obtendrán y
cuál es el riego de llevarlo a ejecución.
1.2.4.1. Características.
“La Administración Financiera es muy importante, ya que su función principal es la
obtención de fondos, su inversión y la administración óptima para obtener ganancias, dicho
objetivo es sin duda lo que toda empresa persigue. En toda empresa existe un permanente
flujo de fondos y una Administración Financiera que debe ser ejecutada para alcanzar los
fines planeados. Los resultados financieros deben ser evaluados para realizar una
administración que busque el logro de los objetivos de la organización”. (Gómez, 2004,
pág. 202)
La Administración Financiera tanto como la Gestión Financiera, tiene como aspectos
relacionados el buen manejo y movimientos de los recursos financieros, siguiendo una
misma planificación, enmarcados en cumplir con los objetivos institucionales con el mayor
porcentaje de satisfacción empresarial.
1.2.4.2. Planificación financiera.
“Esta operación consiste en fijar los objetivos generales a conseguir por la empresa en un
plazo comprendido entre cinco y diez años, que se incluirán en un plan. En el aparecerán
unos parámetros que se obtendrán por los máximos responsables de la entidad basándose
en la estructura actual de la empresa y fijándose unos objetivos a conseguir según el
análisis de sus principales variables económicas”. (Gómez, 2004, pág. 202)
1.2.4.2.1. La previsión de tesorería.
“La previsión de tesorería comprende el estudio de los movimientos esperados de la
tesorería de la empresa con un período de antelación, que generalmente es de un año.
En una de las funciones a realizar por el departamento financiero de la empresa, a través de
la cual expondrá sus saldos esperados, los momentos en que existirán problemas, las
19
posibles soluciones a dichos problemas y, en definitiva anticipará la política a seguir en
materia de flujos de tesorería.
Por tanto, la previsión de la tesorería surge ante la necesidad de prever los problemas y
anticipar las soluciones a estos, favoreciendo el normal desarrollo del programa planeado
por la empresa para su futuro, sin que los problemas de efectivo restrinjan o impidan su
consecución.
Para realizar la previsión de tesorería se debe seguir este proceso:
a) Previsión de los cobros y pagos comprometidos por la empresa y que se pueden
considerar como ciertos o cuasi ciertos.
Estos flujos se derivan de operaciones comerciales ya realizadas, de compromisos
adquiridos por la empresa o bien de datos que, aunque no fijados, se puedan establecer,
con una finalidad bastante alta, en función de datos históricos de años anteriores.
Estos flujos serán los siguientes:
i. Saldos iníciales de las cuentas representativas de la tesorería (caja y cuentas bancarias
de libre disposición).
ii. Créditos por ventas ya realizadas y pendientes de cobro. Este dato figura en la cuenta
de clientes y de efectos a cobrar
iii. Deudas por compras ya efectuadas y pendientes de pago. Figurará en la cuenta de
proveedores y de efecto a pagar.
iv. Salarios y cargas sociales del período, sobre todo si la empresa mantiene una planilla
estable o se pueden prever con bastante aproximación los cambios a realizar.
v. Otros créditos y deudas de origen comercial.
20
vi. Pagos a realizar basados en contratos en vigor: arrendamientos, publicidad,
suministros, etc.
vii. Pagos por intereses y por amortización de préstamos en vigor.
viii. Cuotas en el leasing o de adquisición de inmovilizados.
b) Previsión de otros flujos de tesorería.
Para realizar esta previsión, el responsable de la tesorería se basara, en primer lugar, en
los datos de años anteriores, en las previsiones obtenidas de los distintos departamentos,
especialmente del departamento de ventas y de compras, y también en el programa de
inversiones de la empresa.
Estas previsiones serán las siguientes:
i. Evolución de las metas mes a mes y períodos de cobro a clientes.
ii. Evolución de las compras mes a mes y períodos de pago a proveedores.
iii. Otros cobros y pagos procedentes de la actividad habitual.
iv. Programa de inversiones de la empresa para el próximo año.
v. Plan de financiación de dichas inversiones”. (Gómez, 2004, págs. 202-203)
“Esta función se refiere a la transformación de la información financiera de modo que
puedan utilizarse para supervisar la condición financiera de la empresa., evaluar la
necesidad de incrementar la capacidad productiva y determinar el tipo de
financiamiento que se requerirá.
La planificación financiera es el proceso que consiste en elaborar un plan que nos
permita resolver los problemas relacionados con el dinero y alcanzar las ganancias que
21
nos hemos propuesto.
A la hora de elaborar un plan:
i. Evalúa los recursos propios de los que disponemos al inicio, ya sea un local o dinero
en efectivo.
ii. Considera el tiempo que podrás dedicar al negocio, tus conocimientos sobre el giro y
otras cualidades personales.
iii. Recuerda que el capital humano puede ser tan importante como el material.
Esa planificación financiera debe formar parte del plan de negocios de tu empresa, que
no es otra cosa que un documento escrito en el que se describe un negocio o proyecto
que esta por realizarse y todo lo relacionado con él. No tiene que ser extenso; la única
condición es que te ayude a ordenar la información de tu empresa.”.
1.2.4.3. Decisiones de inversiones.
“Se trata de decisiones relacionadas con la inversión de los recursos financieros
disponibles. Los informes contables deben proporcionar la información necesaria para
contestar a preguntas tales como: ¿es conveniente sustituir la maquinaria actual por otra
eficiente? ¿Debo ampliar el negocio adquiriendo más locales o fabricas? ¿Si tengo fondos
disponibles en que empresa debo invertir? ¿Qué empresa es más rentable? ¿Qué empresa
está menos adeudada y es más solvente? ¿Qué empresa genera más beneficios?, etc.”.
(Alcarria, 2009, pág. 14)
Las decisiones de inversión determinan tanto la mezcla como el tipo de activos del balance
general. La mezcla se refiere a la cantidad en dólares de activos circulantes y fijos. Una vez
establecida la mezcla, se intenta mantener los niveles óptimos o más adecuados de cada
tipo de activo para cumplir con los objetivos de la empresa.
22
1.2.4.3.1. Inversión.
“En un sentido amplio, abarca no solo el cambio de una cantidad monetaria actual por otra
futura, sino también aspectos inmateriales como, por ejemplo, el esfuerzo que realizas
durante el tiempo que esté dedicado a los estudios de administración y finanzas; sin duda
lo harás por esperanza que adquieres de una rentabilidad futura; un buen empleo. En
cualquier caso, para hablar de inversión en términos económicos es necesarios valorar
desde un punto de vista monetario, es decir en euros, los recursos que sacrifican en la
actualidad y los beneficios que se espera obtener en el futuro, con lo cual acotamos
bastante a su significado.
Pero el sujeto económico rara vez se encuentra con una sola alternativa de inversión, sino
que de entre las distintas opciones que se le presentan tiene que elegir aquella que mejor
rentabilidad muestre en función del coste y el riesgo que desea asumir. El binomio coste-
ganancia está siempre presente en el acto de invertir.
Ellos implican un proceso de ordenación en el que al final se optará por aquella que
maximice sus esperanzas de ganancia o un conjunto de ellas que maximice su expectativa
media de beneficios diversificando el riesgo.
1.2.4.3.2. Las condiciones de la inversión.
Desde un punto de vista empresarial, cualesquiera que sean las inversiones, al menos
deben cumplir dos condiciones para que puedan llevarse a cabo:
Que la empresa pueda soportar la tensión financiera derivada de la inversión.
Toda inversión somete a la empresa a una corriente de cobro y pago a lo largo de su
vida, por lo que necesitará saber en todo momento con qué financiación cuenta para
hacer frente a las fluctuaciones de dicha corriente.
Que el resultado esperado (desinversión) sea superior a la inversión.
23
En cualquier caso el flujo de dinero que esperamos recoger de la inversión deberá ser, al
menos, igual o superior al flujo monetario desembolsado, pues de lo contrario no
invertiríamos”. (Gómez, 2004, págs. 229-231)
1.2.4.4. Decisiones de financiamiento.
“Se trata de decisiones relacionadas con la obtención de fondos por parte de terceros. Los
informes contables deben proporcionar la información necesaria para contestar a preguntas
como: ¿debo pedir prestado o no? ¿Qué importe solicitar? ¿A qué entidad financiera? ¿Qué
modalidad de deuda es más adecuada? ¿Tengo capacidad para endeudar? ¿Podré pagar los
intereses correspondientes y devolver el importe principal solicitado?, etc.”. (Alcarria,
2009, pág. 14)
Esta función trata de las decisiones que tiene que ver con el pasivo y el capital del balance
general. Es necesario establecer la composición más adecuada de financiamiento a corto y
a largo plazo más apropiada y luego determinar cuáles son las mejores fuentes de
financiamiento en un momento especifico.
1.2.4.4.1. Equilibrio financiero de la empresa.
“La actividad económica de la empresa lleva consigo la toma de decisiones continuas, que
afectan a dos aspectos:
a) Por un lado, las decisiones referentes a las inversiones que tiene que realizar para
llevar a cabo su actividad.
b) Por otro lado las decisiones referentes a las fuentes de financiación por recursos que
tienen que utilizar para conseguir llevar a cabo las inversiones.
Estas decisiones van íntimamente unidas, debido a que cada inversión debe buscar su
fuente de financiación más adecuada con el fin de que la recuperación de inversión
efectuada coincida con el plazo de devolución de fuente de financiación elegida”. (Gómez,
2004, pág. 217)
24
1.2.4.5. Análisis financiero.
Los Estados Financieros básicos para realizar el análisis financiero son el Balance General
y El Estado de Resultados. El análisis de Estados Financieros permite identificar las
principales fortalezas y debilidades de una empresa, se pueden descubrir áreas específicas
con problemas para tomar acciones correctivas a tiempo. El resultado de los análisis
financieros puede indicar ciertos hechos y tendencias útiles para la planeación e
instrumentación de un curso de acción.
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS VERSIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE ESTUDIO DE
INVESTIGACIÓN.
En lo que respecta a la auditoría en términos generales, es importante entender qué
comprende la auditoría y el fin que persiguen en su aplicación, ya que de ahí se
desprenderán las variables de la investigación para sustento del tema planteado.
Compartiendo con el criterio de Gutiérrez de la Peña, entendamos por Auditoría: “El
vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
comparar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. hoy
en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o
verificación que, aunque todos ellos tienen en común al estar de una u otra forma
vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica
inmediata”.
La auditoría es el proceso por el cual se realiza una verificación, análisis y comparación
sobre la aplicación adecuada de procesos y cumplimiento de funciones, medidas en base a
las políticas, reglamentos, objetivos institucionales, cuyo fin es proporcionar una
herramienta para la toma de decisiones administrativas o gerenciales, a través de un
informe sobre esta valuación, permitiéndole tomar medidas preventivas o correctivas que
aporten al mejoramiento continuo institucional.
Así también se comparte con lo expuesto por Redondo Hinojosa Jaime con relación a la
25
Gestión Financiera, que expresa: “Es el área de la dirección administrativa que tiene como
objetivo elevar al máximo el valor actual de la empresa, equilibrando los factores de
rendimiento sobre la inversión y el riesgo, tendiente a conservar la liquidez de la empresa y
obtener a la vez, el máximo aprovechamiento y rendimiento de sus recursos”.
La Gestión Financiera comprende una serie de pasos a considerarse para poder ejecutar
una gestión, busca tener un equilibrio de los recursos administrados con relación a lo que
se busca conseguir con aquel proceso, es decir relacionan lo planificado con que obtendrán
y cuál es el riego de llevarlo a ejecución.
Finalmente se menciona al Examen Especial que es la parte fundamental para el desarrollo
de la propuesta; partiendo desde lo que expone la Contraloría General del Estado: “Como
parte de la auditoría gubernamental el examen especial verificará, estudiará y evaluará
aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera,
administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecución, aplicará las
técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas
específicas, de acuerdo con la materia de examen y formulará el correspondiente informe
que deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones”.
Es decir se desprende de la Auditoría y se enfoca en algo específico, se encarga de
verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados, sigue los procesos generales de auditoría
con el fin de emitir un informe que contendrá comentarios, conclusiones y
recomendaciones, útiles para la toma de decisiones dentro del área auditada.
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
El presente trabajo permitió encontrar las posibles soluciones al tema planteado
fundamentado en el problema que presenta la institución en el departamento financiero, es
así que el marco teórico se convierte en la base fundamental para sustentar la propuesta a
emplearse, permitiendo desarrollar cada una de las variables determinadas para el mismo;
tanto la variable independiente como la dependiente se consideran importantes ya que
aportan para dar una solución efectiva y viable al problema.
26
La Auditoría es el punto de partida para profundizar y tener una mayor comprensión del
desarrollo de las variables que permitan luego en proceso adecuado de la propuesta que en
lo posterior se ejecutará en la entidad tratada, la Auditoría da pautas generales en cuanto a
objetivos, características, proceso de aplicación, alcances.
Con lo mencionado se puede tener una mayor amplitud sobre el Examen Especial,
considerando que este último forma parte de la Auditoría, siguiendo el mismo proceso de
aplicación, con la diferencia de que el alcance es limitado, solo se enfoca en temas
específicos dentro de las áreas o actividades, persiguiendo de la misma manera la emisión
del informe respectivo que contenga los comentarios, conclusiones y recomendaciones que
permitan al personal administrativo, gerencia, según corresponda tomar las medidas
correctivas o preventivas buscando el mejoramiento o erradicación del problema.
Es así que la variable dependiente, refriéndose a la Gestión Financiera, juega un papel
importante dentro de la parte administrativa de la institución, ya que de ella depende la
buena marcha de la misma, el cumplimiento de objetivos, logro de metas propuestas, tener
resultados esperados luego de ejecutado un proceso; la gestión financiera, trata varias
singularidades para quien este al frente de la misma, por lo que debe saber analizar su
entorno económico, verificar posibles soluciones financieras, medir el riesgo que implica
la aplicación de una medida, evaluar los beneficios posteriores que se obtendrán, constatar
que tan beneficioso puede ser la solución que se intenta ejecutar o viceversa.
Todos los aspectos mencionados y su correcta interrelación proporcionarán excelentes
resultados luego del desarrollo e implementación de la propuesta, para brindar una
solución oportuna al Área Financiera del GAD Parroquial Valle Hermoso, con relación a
la Cuenta Proveedores.
27
CAPÍTULO II
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.
2.1. CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
INSTITUCIONAL.
Según el Código Orgánico de Ordenamiento Territorial, Autonomías y Descentralización,
según el Capítulo IV referente al “Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural”,
Sección Primera Naturaleza jurídica, sede y funciones, en el Art. 63.- Naturaleza jurídica.-
Los Gobiernos Autónomos Descentralizados Parroquiales Rurales, son personas jurídicas
de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera.
Estarán integrados por los órganos previstos en este Código para el ejercicio de las
competencias que les corresponden. La sede del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Rural será la Cabecera Parroquial prevista en la ordenanza cantonal de creación
de la Parroquia Rural.
Valle Hermoso empieza a consolidarse en el año 1970 por un proceso de colonización
fomentado por el IERAC, los primeros colonos manabitas y lojanos se asociaron en
cooperativas de producción agropecuaria. El nombre Valle Hermoso es debido a los
colonizadores lojanos que inspirados en los paisajes, ríos y en la vegetación exuberante,
relacionaron su nombre con el verdor de los valles de su natal Loja.
Hasta hace poco pertenecía a la jurisdicción del Cantón Quito; su anexión al Cantón Santo
Domingo es el resultado de gestiones de un importante número de personas que se
impusieron la meta de incorporarlo legalmente a Santo Domingo, puesto que de hecho la
relación con el Cantón estaba dada. Cabe mencionar el nombre de Jaime Gutiérrez. Valle
Hermoso se elevó a categoría de Parroquia el 1 de Agosto del año 2000, Registro Oficial
N. 132 de la indicada fecha.
28
•Mejorar la calidad de vida de los pobladores de la parroquiamediante la cobertura de sus necesidades básicasprincipalmente en infraestructura y equipamientos.
Política Social:
•Promover la integralidad de las cadenas productivasespecialmente del cacao nacional, ganaderia, avicultura yporcicultura.
Política Productiva:
•Optimizar la movilidad de personas y productos dentro de unsistema articulado y de respeto el medio ambiente.
Política Territorial y deMovilidad:
•Garantizar el buen vivir de los pobladores dentro de un marcoeconómico productivo y sin que esto conlleve un detrimentode la calidad ambiental.
Política Ambiental:
•Promover practicas de buen gobierno en el sector público yprivado
Política deGobernabilidad}
2.1.1. Políticas públicas del PDOT Valle Hermoso.
Cuadro N° 1. Políticas del GAD. P.R. Valle Hermoso.
2.1.2. Misión y visión institucional.
Cuadro N° 2. Misión y visión del GAD. P.R. Valle Hermoso.
MISIÓN. VISÓN
Somos una Institución Pública sin fines de
lucro con autonomía administrativa y
financiera; dedicada al servicio de nuestra
comunidad de acuerdo a las competencias y
leyes vigentes para contribuir al buen vivir de
nuestros habitantes.
Valle Hermoso en el año 2025 es una parroquia
que impulsa su vocación agropecuaria,
agroindustrial y forestal. Nodo estratégico de
articulación del turismo del Noroccidente de
Pichincha y de la región del trópico húmedo, con
un modelo de desarrollo sostenible, solidario y
participativo.
29
2.1.3. Organigrama funcional.
Cuadro N° 3. Organigrama funcional del GAD.P.R. Valle Hermoso.
30
2.1.4. Características generales de la parroquia.
Valle Hermoso es la parroquia con mayor potencial Eco turístico (rafting), en la
provincia.
Sus paisajes y ríos se prestan para esta actividad sostenible, poco extractiva.
Es una zona Pecuaria, es posible desarrollar actividades de ganadería de doble
propósito, aves y cerdos
La mitad del territorio de la parroquia presta condiciones para desarrollar
actividades Forestales que se articulan sostenidamente con las actividades turísticas
La actividad agrícola relacionada a granjas integrales (principalmente el cacao
nacional) se convierten en actividades que fomentan el desarrollo económico
productivo de los habitantes.
Su cercanía a Santo Domingo, su articulación vial y su topografía regular brindan a
Valle Hermoso las condiciones propicias para convertirse en un nuevo polo de
desarrollo urbano en la región.
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
2.2.1. Metodología de la investigación.
En la presente Investigación se aplicará una metodología Cuali-Cuantitativa, cualitativo
porque existe una comunicación directa con los involucrados dentro del departamento
financiero, cuantitativo porque estudia y analiza la situación actuales de los estados de las
obligaciones contraídas, haciendo énfasis en lo cuantitativo porque revisa los valores
comprometidos iníciales con los valores ejecutados finales, con relación a las obligaciones
contraídas como institución.
31
2.2.2. Tipos de investigación.
2.2.2.1. Investigación de campo.
Aplicada dentro de la Institución denominada GAD Parroquial Valle Hermoso, al realizar
la familiarización con la entidad y el campo donde se suscitó el problema para el cual se
planteó el tema expuesto en el presente trabajo, así también para poder recabar información
que pueda sustentar la viabilidad de la propuesta realizada se empleó la investigación de
campo ejecutada mediante la aplicación de las encuestas o entrevistas, a los Proveedores,
Departamento Financiero, Área Administrativa.
2.2.2.2. Investigación bibliográfica.
Este tipo de investigación se conformó como indispensable y fundamental para tener una
dirección y permitir analizar distintos puntos de vista sobre el objeto de investigación
según el aporte científico y teórico obtenido sobre el mismo, facilitando tener una buena
relación y orientación para la aplicación del examen especial y consecuentemente las
conclusiones y recomendación sobre la situación encontrada
2.2.2.3. Investigación descriptiva.
A través de esta investigación realizada se puede resaltar los puntos de falencia dentro del
departamento intervenido, específicamente para la aplicación del Examen Especial a la
cuenta de Proveedores de la Institución, de esta manera fortalecer la guía para sugerir
medidas de solución que permitan mejorar la situación actual encontrada.
2.2.3. Métodos técnicas e instrumentos.
2.2.3.1. Métodos de investigación.
2.2.3.1.1. Analítico-Sintético.
Este método fue utilizado para poder analizar la información recopilada que sirvió como
32
sustento en lo referente al tema y como guía para la ejecución y desarrollo de la propuesta,
con base a la información de la institución, lo que permitió luego de su aplicación, emitir
un informe final sobre la investigación realizada.
2.2.3.1.2. Inductivo-Deductivo
Partiendo del diagnóstico y análisis de la situación actual encontrada en la Institución con
el fin de analizar los procedimientos para la aplicación de un examen especial general,
cuyo análisis permitió la asimilación y adaptación de un programa de Auditoría para el
GAD Parroquial Valle Hermoso, en el área financiera, específicamente a la cuenta
proveedores.
2.2.3.2. Técnicas de investigación.
2.2.3.2.1. Entrevista.
Aplicada a través de una guía de entrevista al área Gerencial y el área Administrativa del
GAD Parroquial Valle Hermoso, considerando a esta técnica como una buena opción para
tener mejor comprensión del problema encontrado, ya que permitió a los entrevistados
exponer sus puntos de vista y tener mayor libertad para explicar los mismos.
2.2.3.2.2. Encuesta.
Considerada como viable para averiguar puntos limitados o concretos sobre el tema
planteado, aplicado a través del cuestionario, determinando como población objetivo a
proveedores vinculados con la institución, los que permite tener una información real
desde otro punto de vista y así plantear soluciones viables al mismo.
2.2.3.3. Instrumentos de la investigación.
2.2.3.3.1. Guía de entrevista.
Se aplicó a nivel Directivo y Administrativo de la Institución Pública, refiriéndonos a la
33
Presidenta, Vicepresidente, Vocales y Secretaria/Tesorera respectivamente, quienes
proporcionaron información necesaria para sustentar la importancia de la propuesta
realizada.
2.2.3.3.2. Cuestionario de la encuesta.
Se aplicó luego de un análisis sobre los proveedores que encabezaban los primeros lugares
con relación a monto de compras, frecuencia, tipo de proveedor, permitiendo conocer
aspectos externos que se derivan de la relación Institucional y el nivel de cumplimiento de
los compromisos adquiridos.
2.2.3.3.3. Citas bibliografías.
Son empleadas dentro de la bibliografía del presente trabajo, donde existe un resumen
conjunto de las fuentes que ayudaron al desarrollo del Marco Teórico y este último en
calidad de guía para la aplicación adecuada de procedimientos con el objeto de brindar una
solución viable al problema encontrado.
2.2.4. Población y muestra.
2.2.4.1. Población.
DETALLE DE POBLACIÓN CANTIDAD TOTAL POBLACIÓN
A nivel directivo. 5
21 A nivel de administrativo 1
A nivel de proveedores 15
2.2.4.2. Muestra.
En este caso, no es necesario aplicar la fórmula para determinar la muestra ya que las
condiciones que se presentan (total población) no cumple con la base para su aplicación.
34
2.2.5. Interpretación de resultados.
2.2.5.1. Resultado de la entrevista.
2.2.5.1.1. Entrevista a la secretaria/tesorera del GAD parroquial.
1era Pregunta: ¿Se informa al proveedor sobre los términos de las negociaciones o
circunstancias especiales antes de recibir al bien o servicio? Explique la razón.
Sí, todos los proveedores con los que se contrae un compromiso son informados de los pro
y los contra que conlleva la negociación a la que están comprometidos, caso contrario no
se podría firmar el contrato de compromiso
2da Pregunta: ¿Se cuenta con un procedimiento para el registro y control de las cuentas
por pagar a proveedores? Describa brevemente el procedimiento.
No contamos con un registro global de las cuentas por pagar, únicamente nos manejamos a
través del que se realiza dentro del sistema contable para registrar los compromisos, es por
eso que se tiene la dificultad para conocer los saldos reales que se mantiene a una fecha
actualizada con cada proveedor de manera inmediata.
3era Pregunta: ¿Existe un procedimiento de revisión previo al compromiso? En caso
afirmativo, ¿Cómo se realiza?
Si, una vez que se pretende realizar el pago a un determinado proveedor, primero se
necesita tener toda la documentación que amerite para que pueda sustentar el pago, caso
contrario no se podrá pasar a presidencia para la revisión y autorización.
Sin embargo en el caso en que una vez verificado por tesorería y pasado a presidencia esta
última instancia determine que existe un faltante, el proceso es devuelto para cumplir con
lo requerido antes de la autorización física.
35
Luego se procede al registro y finalmente dentro del sistema de pagos se realiza la segunda
autorización por parte de presidencia, es así que se tiene dos filtros por los cuales se realiza
un control de la documentación previo al compromiso.
4ta Pregunta: ¿Qué documentos sirven para verificar que los bienes o servicios fueron
recibidos?
La carta de satisfacción del sector, comunidad, institución beneficiada, la constatación
física por parte del encargado de recibir la mercadería o materiales, el acta de entrega
recepción de la institución realizada una vez se confirme que se ha recibido en las
cantidades y en buen estado según lo requerido.
5ta Pregunta: ¿Se registra contablemente la documentación para los compromisos
contraídos con proveedores?
Si, en cada caso en particular existe un proceso interno dentro del departamento de
tesorería, que permite el ingreso al sistema contable para que conste legalmente el registro
del compromiso contraído con el proveedor del bien o servicio.
6ta Pregunta: ¿Estos compromisos están considerados en el presupuesto autorizado y
clasificados correctamente? Explique el procedimiento.
Todos los compromisos van de acuerdo a una planificación según el Plan de Desarrollo
Parroquial y a través de estos se realizan los presupuestos y las priorizaciones de obras con
la comunidad para cada año subsiguiente.
7ma Pregunta: ¿Se mantienen debidamente integrados y depurados los saldos de la cuenta
de proveedores? Explique la razón.
Los saldos de los proveedores en algunos casos no son depurados en su totalidad ya que en
el transcurso del tiempo desde que existe el compromiso se realizan anticipos a los
proveedores contra entrega de los materiales, por lo que al finalizar el compromiso se tiene
36
que esperar un tiempo para la revisión de facturas, entregas y los depósitos realizados en
calidad de anticipos.
8va Pregunta: ¿Se preparan mensualmente análisis por antigüedad de saldos de la cuenta
de proveedores? Explique la razón.
Lastimosamente el compromiso que se tiene en el trabajo y el volumen de actividades
diarias que conlleva el cargo de Secretaria Tesorera no permite que se realice estos análisis
como correspondería, ya que nos permitiría agilitar los procesos en menor tiempo.
9na Pregunta: ¿Se efectúan arqueos periódicos de la documentación pendiente de pago?
Explique la razón.
En nuestra institución solo existe una sola persona que se encarga de los procesos tanto de
Secretaria como de Tesorería, y como ya he mencionado las actividades como Junta
Parroquial son varias y constantes en grandes volúmenes, debido a que somos la junta que
más proyectos estamos impulsando.
10ma Pregunta: ¿Si se efectúan arqueos periódicos, éstos se concilian con los registros
contables?
Como ya lo explicaba debido al tipo de Entidad Gubernamental y el volumen de
actividades que realizamos como Gobierno Parroquial Valle Hermoso, sumado al escaso y
limitado personal que cuenta la Entidad, es casi imposible realizar este tipos de arqueos
periódicos.
11era Pregunta: ¿Los anticipos a proveedores se realizan por conceptos expresamente
autorizados?
De otra forma no se podría realizar ningún pago, debido a que dentro del sistema que se
maneja para transferencias a través del banco central del ecuador, existen dos filtros cada
uno se maneja con claves y coordenadas diferentes, el registrador que es manejado por mi
persona como Secretaria Tesorera y el Autorizador que es responsabilidad de la Presidenta.
37
12da Pregunta: ¿Existe una calendarización adecuada para el pago de compromisos con
proveedores? Explique la razón.
En realidad NO, ya que casi la mayor parte de los compromisos de pago contraídos se
realizan contra entrega del bien o servicio y todo depende de eso, no podemos saber con
exactitud fechas, pero se estima de manera general es decir por meses, para tener una guía
de a que proveedores se debe cancelar en cada mes.
13era Pregunta: ¿Se cumple con las fechas de vencimiento para los pagos a proveedores?
Explique la razón.
En la mayoría de los casos si se trata de cumplir con las fechas de pago, pero en ocasiones
no depende de nuestra responsabilidad, ya que nosotros nos manejamos según las
transferencias mensuales que recibimos del Ministerio de Finanzas correspondientes a la
asignación de presupuesto del Estado a las Juntas Parroquiales, pero estas no tienen una
fecha establecida fija y esto dificulta los procesos internos.
14ta Pregunta: ¿A la fecha se tienen compromisos devengados no pagados de ejercicios
anteriores? Explique la razón.
Si existen unos pagos que no se han cancelado, pero son varios los factores, unos porque
incumplieron como proveedores al objeto del contrato, otros porque incumplieron con la
parte documental pertinente, y otros porque una vez culminado la fecha límite de entrega el
bien o servicio aún se encontraba pendientes.
15ta Pregunta: ¿Existen pagos a proveedores que no contaron con presupuesto disponible?
Porque razón.
No, todos los pagos, compromisos o procesos donde se involucre la utilización de recursos
siempre es indispensable que cuente con una certificación presupuestaria al iniciar el
mismo como ya lo explique anteriormente, caso contrario se estaría incumpliendo la ley.
38
16ta Pregunta: Describa brevemente el trámite de la documentación para que se realice el
pago a proveedores.
Es necesario que exista la necesidad, el requerimiento por quien competa, la autorización
de presidencia, certificación presupuestaria, órdenes o actas de entrega, informes
satisfactorios del bien o servicio, autorización de pago.
17ma Pregunta: ¿Se verifica que la documentación para pago a proveedores cuente con la
autorización respectiva, y que reúna los requisitos legales, fiscales y señalen la aplicación
contable presupuestal a registrar?
Sí, porque caso contrario no se podría realizar ningún pago, ya lo mencione con respecto a
las claves individuales del registrador y autorizador, todo pago que este realizado es
comprendido como autorizado.
18va Pregunta: ¿Se tienen establecido un procedimiento, lugar y horario personal para
efectuar el pago? Descríbalo brevemente.
No, todo es de acuerdo a las necesidades y programaciones o actividades que estén
planificadas o se estén ejecutando, se elabora internamente y es revisado y aprobado por la
presidenta.
19na Pregunta: ¿Se coloca el sello correspondiente a los comprobantes pagados? Describa
brevemente el procedimiento.
Cuando un proceso de pago de proveedores ya se considera como pagado o cerrado es con
la OPI de pago y el impreso del mismo, luego de lo cual se sella las facturas
correspondientes al pago y memorándums del requerimiento de pago.
20ma Pregunta: ¿Se realiza un seguimiento a la entrega de retenciones emitidas a los
proveedores?
No frecuentemente pero quizá lo estamos realizando dos veces al año, pues el tamaño de
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actividades y el personal limitado hacen dificultoso el realizar procesos de control interno.
Luego de haber direccionado, ejecutado y finalización una función o actividad
encomendada, se espera que cada quien haga su trabajo a conciencia, de todas formas el
proveedor está comunicándonos cualquier inconveniente.
2.2.5.1.2. Entrevista al legislativo del GAD parroquial.
1era. Pregunta: ¿Cuál es el objetivo principal de la entidad a la que Usted representa?
Nuestra Institución es de origen gubernamental, y como tal, no persigue ningún fin de
lucro, se dedica al servicio de la comunidad, actuando bajo normas y competencia que
establece la ley, tomando acciones coordinadas con otras entidades para lograr cumplir con
los objetivos plasmados en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.
2da Pregunta: ¿Existe un proceso previo a la elaboración del P.D.O.T, P.O.A, P.A.C?
fundamente la respuesta.
Por supuesto, previo a la elaboración de este tipo de planes institucionales que la ley nos
obliga a cumplir, existe un proceso de planificación, organización, recopilación de
información necesaria, luego esta es plasmada dentro del plan que se esté elaborando, y
finalmente es socializada según el caso, todos estos planes se lo hace con la participación
de la comunidad en el caso del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial a través de
una Asamblea Parroquial.
El Plan Operativo Anual, se lo realiza conjuntamente con los Señores Vocales y van en
base al Plan Desarrollo Parroquial, finalmente el PAC son los medios necesario de como se
lo Aplicará, aquí participan las áreas a través de los requerimientos y la Comisión de
Planificación y Presupuestos.
3era. Pregunta: ¿Hay misión y visión de la Institución? Detalle.
La Misión expresa: Somos una Institución Pública sin fines de lucro con autonomía
40
administrativa y financiera; dedicada al servicio de nuestra comunidad de acuerdo a las
competencias y leyes vigentes para contribuir al buen vivir de nuestros habitantes.
En cuanto a la Visión esta indica: Valle Hermoso en el año 2025 será una parroquia que
impulsa su vocación agropecuaria, agroindustrial y forestal, nodo estratégico de
articulación del turismo del Noroccidente de Pichincha y de la región del trópico húmedo,
con un modelo de desarrollo sostenible, solidario y participativo.
4ta Pregunta: ¿Cuenta la entidad con una estructura organizativa que manifieste
claramente las relaciones jerárquico-funcionales de la organización?
Si, gracias a la proyección que se realizó como GAD Parroquial, en la actualidad contamos
con estas partes esenciales como es una estructura organizativa legal, aprobada en el año
2011, en esta administración se ha tratado de formar y definir partes importantes dentro de
la Institución que serán considerados para medir el cumplimiento en cada uno de los
aspectos, contado con reglamento interno, manual de funciones, reglamentos para
anticipos, viáticos, bienes, entre otros.
5ta Pregunta: ¿Determine qué áreas o departamentos funcionan en la entidad actualmente?
Hoy, siguiendo con una proyección a futuro se ha visto la necesidad de implementar otras
áreas que ayuden a la gestión y cumplimiento de las metas y objetivos institucionales, cada
una de estas tiene claramente definido el propósito para el que fue creada, es así que
mencionamos:
Área Gerencial, conformada con Presidencia, Vicepresidencia y Vocales; Área
Administrativa conformada por Secretaria/Tesorera; Área Social, conformada por los
proyectos de CIBV convenio con el MIES, Proyecto de Personas con Discapacidad,
Proyecto del Adulto Mayor; Área Turismo conformado por el Proyecto de Circuitos
Turísticos y finalmente el Área Medioambiental conformada por el proyecto de
recuperación medioambiental; cabe mencionar que cada uno de estos proyectos tiene
establecidos sus programas propios.
41
6ta Pregunta: ¿Hay una clara definición de responsabilidades y las mismas son
adecuadamente conocidas por los responsables en cargos críticos?
(En caso de afirmativa) explique cuál es el procedimiento, (en caso de negativa) exponga
las razones.
No existe un manual donde se describa el procedimiento, funciones o actividades que el
personal debe realizar, pero al momento de ser contratado se le informa verbalmente que es
lo que hará y para que se lo está contratando, esto como actividades principales, y las
secundarias son informadas en el transcurso del desempeño de actividades normales.
7ma Pregunta: ¿Existe un Plan de Capacitación de la organización que favorezca el
mantenimiento y mejora de la competencia para cada uno de los puestos?
Nos amparamos en la ley y con la exigencia de que por lo menos se debe cumplir con dos
capacitaciones en el año, con respecto al personal y funcionarios, un plan específicamente
para la planificación de cómo y cuándo tomar los cursos no existe, nos basamos al
cronograma según se presenten las capacitaciones y las direccionamos al personal que
tenga afinidad con relación al tema que se plantea.
8va Pregunta: ¿Se realiza una evaluación periódica del desempeño que identifique las
necesidades organizacionales y personales de mayor capacitación?
No realizamos evaluaciones directamente, pero según se observa el desempeño diario de la
persona en una área determinada y comparando con las funciones que debe desempañar, se
evidencia cual es la necesidad que tiene, y con esto se puede direccionar en la medida que
se presenten las capacitaciones de los entes respectivos.
9na Pregunta: ¿Se observa una actitud responsable ante la generación de información,
tanto contables/financiera como de gestión?
Si, hasta el momento no presentamos sanciones u observaciones por el retraso en la
presentación de la información contable o financiera ante el organismo de control, como es
el ministerio de finanzas públicas, contraloría, la SENPLADES, es así que se puede
42
determinar que existe responsabilidad por parte del encargado en la generación de
información.
10ma Pregunta: ¿Para el cumplimiento de objetivos o actividades, se adquieren
compromisos con proveedores internos o externos? (en el caso de ser afirmativa) ¿Cuál es
el proceso?
Si, en todos los casos se realiza un compromiso con los proveedores, ya sea de pequeña o
gran magnitud dependiendo lo que se pretenda hacer, lo primero luego de planificación y
la priorización de acciones u obras, es hacer un análisis o estudio de que implementos,
materiales u otros suministros se necesitan,
Posteriormente se realiza una convocatoria dentro del portal de compras públicas para que
los proveedores puedan presentar sus respectivas propuestas según los pliegos que se han
subido, se revisan y verifican las ofertas presentadas, luego existe una calificación de las
ofertas y finalmente se obtiene al proveedor con el que se ponen en contacto para
formalizar el compromiso y proseguir para la entrega de materiales que constan dentro de
los pliegos, al mismo tiempo se cumple con la parte monetaria es decir los pagos, que se
efectúan de acuerdo a las cláusulas del contrato firmado.
11era Pregunta: ¿Para realizar los pagos a proveedores se cumple con todos los requisitos
de sustento del gasto efectuado? Quienes intervienen en el proceso de verificación.
Es necesario cumplir con todos los documentos pertinentes para realizar el pago, caso
contrario no se autorizaría el mismo, son requisitos indispensables para sustentar los pagos
o transferencias realizadas, quienes intervienen son únicamente la Financiera y
Presidencia.
12da Pregunta: ¿Cuál es el tiempo promedio y el proceso para realizar los pagos a los
proveedores por un bien o servicio brindado?
Desde que se contrae el compromiso, según las condiciones con la que se haya quedado en
tal compromiso se cumple con los mismos, luego de la recopilación de información
43
necesaria por parte del departamento financiero, es obligación pasarlos a presidencia en el
término de 48 horas para su revisión y autorización física, si es procedente, existen 24
horas como máximo para proceder el registro respectivo dentro del sistema de pagos del
banco central
El proceso mencionado anteriormente una vez registrado la Presidenta puede realizar la
debida autorización dentro del sistema del pago revisado anteriormente, es decir que como
máximo un pago luego de tener la documentación habilitante se puede demorar como
máximo 3 días.
13era Pregunta: ¿Por qué razones se puede retrasar o incumplir con las fechas de pago
previstas?
Generalmente esto podría retrasarse cuando no se haya cumplido con la documentación
que se necesita para sustentar los pagos, por consiguiente no es procedente para habilitar a
los pagos
14ta Pregunta: ¿Se realiza un control continuo o frecuente al departamento encargado de
efectuar los pagos por compromisos contraídos?
(si es afirmativo) ¿Cuál es el mecanismo de control utilizado?
(si es negativo) explique la razón.
Lamentablemente el tiempo con el que se cuenta entre proceso y proceso no permite
realizar un control oportuno luego de cada pago que se realiza, así también las funciones
como Presidenta en cuanto a gestiones no permiten tener mayor cercanía para determinar
qué tan satisfactorio culminó el proceso contraído.
Sin embargo cuando existe alguna anomalía con respecto al proceso de pagos, la
información brindada por los proveedores o beneficiarios es muy útil para poder intervenir,
esto no quiere decir que no se realice un control al departamento, ya que espontáneamente
se realiza chequeos sobre una revisión general del estado de cumplimiento con las
responsabilidades de la Tesorera.
44
2.2.5.2. Resultado de la Encuesta.
2.2.5.2.1. Encuesta a los proveedores.
1. ¿Adquiere compromisos con el
GAD Parroquial Valle Hermoso?
1 vez al
año.
2 veces
al año.
3 veces al
año.
Más de 3 veces al
año.
60% 33% 0 7%
Fuente: Encuestas.
Elaborado por: Diana Chiquito.
2. ¿Qué tipo de
bienes o servicios ofrece a
la institución?
Materiales de
Construcción.
Suministros
de Oficina.
Servicios
Básicos.
Servicios
Tecnológicos.
Otro….
60% 27% 0 13% 0
Fuente: Encuestas.
Elaborado por: Diana Chiquito.
3. ¿Es bien informado sobre los términos de
las negociaciones o circunstancias especiales
antes de brindar el bien o servicio?
Siempre. Frecuente
mente.
Poco. Nunca.
45% 45% 10%
Fuente: Encuestas.
Elaborado por: Diana Chiquito.
4. ¿Qué tipo de medio frecuentemente es
utilizado por la Institución para la solicitud de
bienes o servicios?
Mediante
Órdenes de
Compra.
Vía
Telefónica.
Visita personal al
establecimiento.
87% 7% 6%
Fuente: Encuestas.
Elaborado por: Diana Chiquito.
5. ¿Se tienen establecido un procedimiento, lugar y
horario personal para efectuar el pago?
Sí. No.
0 100%
Fuente: Encuestas.
Elaborado por: Diana Chiquito.
45
6. ¿Bajo qué mecanismo o criterio
se establece los pagos periódicos por la
obligación contraída?
Establecen
Calendarios de
Pagos.
Contra entrega
del bien o
servicios.
Pago anticipado
al bien o
servicio.
0 100% 0
Fuente: Encuestas.
Elaborado por: Diana Chiquito.
7. ¿Se cumple con las fechas
pactadas entre las partes para pagos?
¿Cuáles son las razones?
Siem
pre.
Frecuenteme
nte
Poco. Nunca.
0 13% 80% 7%
Falta de
documento.
No tienen
organización.
No existe
programación
Fuente: Encuestas.
Elaborado por: Diana Chiquito.
8. ¿Cómo califica las relaciones
anteriores contraídas con el GAD
Parroquial Valle Hermoso?
Excel
ente.
Bueno. Regular. Malo. Insatisfactorio.
0 7% 87% 0 6%
Fuente: Encuestas.
Elaborado por: Diana Chiquito.
9. ¿Qué tiempo transcurre para los
depurados los saldos de la cuenta por los
compromisos contraídos?
15
días-
1 mes
1 mes –
3 meses.
3 meses
– 6
meses.
6 meses
– 9
meses.
Mayor
a 9
meses.
13% 7% 67% 0 13%
Fuente: Encuestas.
Elaborado por: Diana Chiquito.
10. ¿De qué depende el
tiempo que transcurre para la
depuración de saldos?
Documentación
habilitante pendiente
de entrega.
Dificultad en la
determinación
de saldos.
Problemas
internos de la
Institución.
Otros:
…
13% 67% 20%
Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Diana Chiquito.
46
11. El trámite de la documentación para
que se realice el pago por los compromisos
adquiridos es:
Ágil. Retrasado. Innecesario. Necesita
Mejoras…
0 60% 0 40%
Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Diana Chiquito.
12. El GAD Parroquial Valle Hermoso al momento de recibir
las facturas respectivas, realiza las retenciones y las entrega
oportunamente al destinatario.
Sí. No.
60% 40%
Fuente: Encuesta.
Elaborado por: Diana Chiquito.
2.2.6. Verificación de la idea a defender.
A través de la encuesta realizada a los proveedores y la entrevista aplicada a la Institución
Pública “GAD Parroquial Valle Hermoso”, en el departamento Contable/Financiero y
Presidencia de la Entidad, se ha logrado determinar qué:
Carecen de una organización o procesos adecuados para el cumplimiento de la
planificación con relación a los compromisos contraídos, no cuentan con un
registro de cuentas por pagar que les permita conocer y determinar los saldos que se
mantienen a una fecha actualizada con los proveedores de manera inmediata.
No se realiza un control oportuno o frecuente al departamento encargada de realizar
los pagos por los compromisos contraídos para saber qué tan satisfactorio se
culminó el mismo.
No se ha establecido un procedimiento para acordar horarios y fechas para realizar
los pagos individualizados.
Se incumple con las fechas pactadas en la firma del contrato de compromiso
(anticipo).
47
El retraso que existe para la depuración de saldos es debido a la dificultad para
determinar los saldos que se mantienen pendientes de pago.
La calificación de sus proveedores para medir la relación del GAD Parroquial con
sus compromisos contraídos fue determinada en 87% como Regular.
Todos estos aspectos mencionados con relación a los proveedores de materiales de
construcción para la realización de obras o ejecución de proyectos establecidos por la
Institución mediante un Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Contratación,
dificultando el cumplimiento al 100% de los objetivos institucionales, objetivos y con la
planificación, que se proyectó en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial, lo que
significa observaciones poco satisfactorias a través de la evaluación de cumplimiento que
realiza la SENPLADES.
48
2.3. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR.
2.3.1. Planificación del Examen Especial.
Cuadro N° 4. Programa de Auditoria.
EXAMEN ESPECIAL
EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PROVEEDORES.
OBJETIVO: Verificar el manejo y control interno aplicado a Proveedores.
Aprobación previa ejecución.
Elaborado por: Firma: Fecha:
Aprobado por: Firma: Fecha:
PROCEDIMIENTO REF. FECHA AUDITOR
Planeación de la Auditoría.
1. Realizar el Plan General de Auditoría.
a) Introducción. Pág. 51 06 sept. Diana Ch
b) Información General. Pág. 51 06 sept. Diana Ch
c) Objetivo del Examen. Pág. 52 06 sept. Diana Ch
d) Alcance. Pág. 52 06 sept. Diana Ch
e) Marco Regulatorio. Pág. 52 06 sept. Diana Ch
f) Descripción de la Empresa. Pág. 53 09 sept. Diana Ch
g) Organigrama Estructural. Pág. 53 09 sept. Diana Ch
h) Definición de abreviaturas. Pág. 53 09 sept. Diana Ch
i) Objetivos del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial.
Pág. 54 09 sept. Diana Ch
j) Diagrama de Flujo. Pág. 55 11 sept. Diana Ch
Metodología de la Auditoría. Pág. 56 13 sept. Diana Ch
2. Desarrollar la Fase I, Planificación de la Auditoría. Pág. 57 16-30 sept. Diana Ch
3. Cumplir con la Fase II, Ejecución del Trabajo. Pág. 77 01-28 oct. Diana Ch
4. Informar sobre la Fase III, Comunicación de
Resultados.
Pág. 100 30 oct.
07 nov.
Diana Ch
49
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
La entrevista y las encuestas realizadas ayudaron a detectar los problemas más relevantes
de la Institución Gobierno Parroquial Valle Hermoso, sobre el manejo y control de la
cuenta por pagar proveedores, así como la gestión financiera en el año 2012; concluyendo
que en el departamento Financiero la entidad no cuenta con un registro que permita
obtener saldos pendientes a la fecha actual de cada proveedor, que no se cumple con la
fecha de pago prevista a consecuencia de lo mencionado y en otras circunstancias no se
cuenta con la documentación de sustento suficiente.
Con respecto a los proveedores, menos del 50% manifiesta que siempre y frecuentemente
es bien informado sobre los términos de negociaciones antes de brindar el bien o servicio,
así también el 100% de proveedores encuestados asegura que no se mantiene un
procedimiento, lugar y horario personal para efectuar el pago, por lo que en un 80% no se
han cumplido con las fechas pactadas entre las dos partes, asumiendo la poca organización
el departamento financiero.
No existe una relación satisfactoria para los proveedores con la entidad contratante
(Gobierno Parroquial Valle Hermoso) ya que en el 67% de los compromisos contraídos se
evidencia incumplimiento o retraso en la depuración o liquidación de los contratos, siendo
el tiempo mayor a 3 o 6 meses para finalizar el mismo debido a la dificultad para la
determinación de los saldos de cada uno, por lo que expresan que el trámite para realizar el
pago de los compromisos adquiridos es retrasado,
En base a lo expuesto anteriormente se demuestra que no existe un control y supervisión
continuo y frecuente al departamento financiero que realiza los pagos a proveedores,
donde permita conocer con mayor certeza y de forma oportuna si se cumplen con los
procedimientos de ley y se respeta los términos o clausulas legales de los contratos
adquiridos.
50
CAPÍTULO III
3. MARCO PROPOSITIVO.
3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA
PROVEEDORES CON RELACIÓN A LOS COMPROMISOS
CONTRAÍDOS CON LOS MISMOS EN EL AÑO 2012 PARA MEJORAR
LA GESTIÓN FINANCIERA EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO.
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.2.1. Justificación.
La investigación realizada en base a fundamentación teórica, bibliografía y de fuentes
confiables y actualizadas, con el propósito de brindar soporte científico a lo expuesto y
planteado en el mismo, al poseer un examen especial el Gobierno Parroquial de Valle
Hermoso en las operaciones administrativas/financieras, ayudará a obtener la información
necesaria para la toma de decisiones que aporte a la Gestión Financiera y económica en el
manejo de recursos públicos.
Así también los beneficios que se obtienen con la correcta aplicación de las conclusiones y
recomendaciones planteadas como posibles soluciones, en base a las condiciones y
características encontradas, serán muy fructíferas en comparación con el costo nulo que
tendrá la institución al realizar y desarrollar un examen especial a la cuenta proveedores,
por lo que realizando un breve análisis de la relación costo beneficio demuestra que la
aplicación del examen especial a la cuenta en mención traerá aspectos positivos.
Por lo expuesto se justifica la puesta en marcha de este examen especial pues ayudar
mejorar y fortalecer la gestión financiera de la institución.
51
3.2.2. Objetivo general.
Mejorar la Gestión Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
Rural Valle Hermoso a través de la aplicación de un Examen Especial a la Cuenta
Proveedores año 2012.
3.2.3. Objetivos específicos.
Realizar el Plan general de Auditoría.
Desarrollar la Fase I, Planificación de la Auditoría.
Cumplir con la Fase II, Ejecución del Trabajo
Informar sobre la Fase III, Comunicación de Resultados
3.2.4. Propuesta del examen especial.
3.2.4.1. Planeación de la auditoría.
3.2.4.1.1. Plan general de auditoría.
a) Introducción.
El presente Examen Especial se realizará a las cuentas por pagar “Proveedores” del
año 2012, en la Institución Pública denominada Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Rural Valle Hermoso, el cual se desarrollará verificando
proceso de control interno aplicado por la entidad.
b) Información general.
Una de las metas primordiales del presente trabajo es realizar un examen especial a
la cuenta proveedores del año 2012, con el fin de determinar la razonabilidad de los
52
saldos; además por medio de la evaluación del control interno en la entidad que
ayude a determinar si cumple con los compromisos contraídos con los mismos.
Los Hallazgos de inconformidades del departamento financiero se convertirán en
material de apoyo para la Institución, ya que proporcionara una serie de controles
basados en las debilidades que se han detectado en el proceso realizado.
c) Objetivo.
Verificar la veracidad, propiedad y legalidad de la cuenta por pagar “Proveedores”
en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Valle Hermoso,
durante el período año 2012.
d) Alcance.
El Examen especial comprende un análisis a las cuentas por pagar “Proveedores”,
durante el año 2012.
e) Marco Regulatorio.
Constitución de la República del Ecuador.
Código Orgánico de Organización Territorio Autonomía y Descentralización
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y
personas jurídica de derecho privado que disponga de recursos públicos.
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.
53
Normas Internacionales de Auditoría.
f) Descripción de la Empresa.
Al iniciar con el proceso de Conocimiento de la Entidad se logró obtener lo
siguiente:
Valle Hermoso empieza a consolidarse en el año 1970 por un proceso de
colonización fomentado por el IERAC, los primeros colonos manabitas y lojanos se
asociaron en cooperativas de producción agropecuaria.
Hasta hace poco pertenecía a la jurisdicción del Cantón Quito; su anexión al Cantón
Santo Domingo es el resultado de gestiones de un importante número de personas
que se impusieron la meta de incorporarlo legalmente a Santo Domingo.
Valle Hermoso se elevó a categoría de Parroquia el 1 de Agosto del año 2000,
Registro Oficial N. 132 de la indicada fecha.
g) Organigrama Estructural.
Este punto se puede apreciar en el Capítulo II, correspondiente al Marco
Metodológico y Planteamiento de la Propuesta, en el ítem 2.1., denominado
“Características de la Empresa en el Contexto Institucional”
h) Definición de abreviaturas.
Auditor: Persona, interna o externa a la Unidad, cualificada para realizar
Auditorías.
Auditado: Es el responsable del área (o de una parte del proceso o actividad) que es
objeto de la auditoría.
Riesgo: Es el valor de las pérdidas a que se exponen las empresas por la ocurrencia
54
de eventos perjudiciales.
Amenaza: Las amenazas o causas del riesgo, se refieren a los medios o alternativas
posibles que generan cada uno de los riesgos.
Control: Es toda acción orientada a minimizar la frecuencia de ocurrencia de las
causas del riesgo o valor de las pérdidas ocasionadas por ellas. Los objetivos
básicos de los controles son: Prevenir las causas del riesgo, detectar la ocurrencia
de las causas del riesgo y retroalimentar el sistema de control interno con medios
correctivos.
i) Objetivos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial.
Art. 267.- Los Gobiernos Parroquiales rurales Ejercen las siguientes competencias
exclusivas, sin perjuicio de las adicionales que permite la ley.
Planificar junto con otras instituciones del sector público y actores de la sociedad el
desarrollo parroquial y su correspondiente ordenamiento territorial, en coordinación
con el gobierno cantonal y provincial en el marco de la interculturalidad y
plurinacionalidad y el respeto a la diversidad;
Planificar, construir y mantener la infraestructura física, los equipamientos y los
espacios públicos de la parroquia, contenidos en los planes de desarrollo e incluidos
en los presupuestos participativos anuales;
Planificar y mantener, en coordinación con los gobiernos provinciales, la vialidad
parroquial rural;
Incentivar el desarrollo de actividades productivas comunitarias, la preservación de
la biodiversidad y la protección del ambiente;
Gestionar, coordinar y administrar los servicios públicos que le sean delegados o
descentralizados por otros niveles de gobierno;
55
ARCHIVO CONFIDENTE
ARCHIVO PERMANENTE.
INICIO
FASE I
Preparacion de la
Audiotira (EN EL
CAMPO)
APLICACION DE PROCEDIMIENTOS
Y PRUEBAS.
EXAMEN Y EVEALUACION DEL CONTROL
INTERNO
FASE IIIComunicacion de
Resultados
SINTESISDEL INFORME
FIN
ACCIONES TOMADAS POR FUNCIONARIOS
RESPONSABLES
INFO RME-CARTA DE INFORME.
-INFORMACION
INTRODUCTIRIA.-COMENTARIOS.-CONCLUSIONES.
-RECOMENDACIONES.-INFORMACION
COMPLEMENTARIA.
COMUNICACION PERMANENTE
CON
FUNCIONARIOS RESPONSABLES
CUESTIONARIO
SOBRE EL CONTROL INTERNO
PROGRAMA DE AUDITORIA
FASE II
Ejecucion del
Programa (EN EL
CAMPO)
PAPELES DE TRABAJO
BORRADOR DEL INFORME
REUNION FINAL CON FUNCIONARIOS
RESPONSABLES
Promover la organización de los ciudadanos de las comunas, recintos y demás
asentamientos rurales, con el carácter de organizaciones territoriales de base;
Gestionar la cooperación internacional para el cumplimiento de sus competencias;
Vigilar la ejecución de obras y la calidad de los servicios públicos
j) Diagrama de Flujo.
Corresponden al flujo de actividades que comprenden el procedimiento de
Auditoría.
56
3.2.4.2. Metodología de la auditoría.
EXAMEN ESPECIAL
EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA.
OBJETIVO: Desarrollar la planificación de la Auditoría (Examen Especial aplicado a la cuenta proveedores
del GAD Parroquial Rural Valle Hermoso
Elaborado por: Diana Chiquito. Fecha: 13 Septiembre 2013.
Aprobado por: Mba. Leonardo Carrión. Fecha: 14 Septiembre 2013.
PROCEDIMIENTO OBSERV.
PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
a) Preparación de la Auditoría
Montos y Recursos a Examinar
Modelo Contable
Recursos a Utilizar
Tiempo de la Auditoría.
b) Cuestionario de Control Interno
c) Programa de Auditoría
Conocimiento preliminar
Conocimiento especifico
Pruebas sustantivas
Pruebas de cumplimiento.
d) Diagnóstico de la Planificación
Desarrollo del Programa de Auditoría.
EJECUCIÓN DE AUDITORÍA
Examen y Evaluación del Control Interno
Aplicación de procedimientos y pruebas
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Borrador del Informe
Comunicación de Resultados Parciales
Informe Final
57
3.2.4.2.1. Fase I: Planificación de la auditoría
a) Preparación de la auditoría.
El Gobierno Parroquial trabaja en cumplimiento a las disposiciones que exige la ley
para los considerados Gobierno Parroquiales Rurales, es así que posee un Plan de
Desarrollo Parroquial que permite tener establecida una guía sobre la planificación a
seguir en base al cumplimiento de objetivos instituciones y las competencias que la ley
le faculta, el cual se desarrolló en apego a lo establecido El Código Orgánico de
Ordenamiento Territorial, Autonomías y Descentralización (COOTAD):
Capítulo IV Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural
Sección Primera Naturaleza jurídica, sede y funciones
Artículo 63.- Naturaleza jurídica.- Los gobiernos autónomos descentralizados
parroquiales rurales son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política,
administrativa y financiera. Estarán integrados por los órganos previstos en este Código
para el ejercicio de las competencias que les corresponden. La sede del gobierno
autónomo descentralizado parroquial rural será la cabecera parroquial prevista en la
ordenanza cantonal de creación de la parroquia rural.
Artículo 64.- Funciones.- Son funciones del gobierno autónomo descentralizado
parroquial rural:
a) Promover el desarrollo sustentable de su circunscripción territorial parroquial,
para garantizar la realización del buen vivir a través de la implementación de
políticas públicas parroquiales, en el marco de sus competencias constitucionales
y legales:
b) Diseñar e impulsar políticas de promoción y construcción de equidad e
inclusión en su territorio, en el marco de sus competencias constitucionales y
legales:
58
c) Implementar un sistema de participación ciudadana para el ejercicio de los
derechos y avanzar en la gestión democrática de la acción parroquial:
d) Elaborar el plan parroquial rural de desarrollo: el de ordenamiento territorial y
las políticas públicas: ejecutar las acciones de ámbito parroquial que se deriven de
sus competencias, de manera coordinada con la planificación cantonal y
provincial: y realizar en forma permanente, el seguimiento y rendición de cuentas
sobre el cumplimiento de las metas establecidas.
Esta planificación realizada en fundamento al literal d) del art. 64 del COOTAD, se la
establece de acuerdo a la distribución del presupuesto.
Montos y Recursos a examinar.
Cuadro No. 5 Fuentes de Financiamiento.
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
DEL PRESUPUESTO 2012
VALOR GENERAL POR
FUENTE
Aportes a Juntas Parroquiales Rurales 83.706,01
Otros no especificados 250,00
De Entidades del Gobierno autónomo Descentralizado 60.000,00
Aporte a juntas Parroquiales Rurales 195.314,02
TOTALES $ 339.270,03
Ocupación de espacios públicos 2.500,00
Entidades Descentralizadas y Autónomas 65.847,94
TOTALES $ 68.347,94
Fuente: Presupuesto 2012 GAD Parroquial-Plan de Desarrollo Parroquial
Autor: Diana Chiquito.
59
Cuadro No. 6 Distribución de recursos por proyectos.
FUENTES PARA PROYECTOS AÑO 2012.
CLASIFICACIÓN DETALLE RUBROS
ÁREA CORRIENTE
Unidad
Administrativa
Financiera.
83956,01
ÁREA INVERSIÓN
Proyecto de Obras. Realizar obras de gran importancia para los
pobladores, comunidad, que ayuden a mejorar la
calidad de vida, dentro de los fines de su competencia,
realizando la coordinación con organismos o
entidades para obtener o resolver problemas fuera de
las competencias de los GAD Parroquiales Rurales
que faculta la ley.
161417,35
Unidad de
Planificación
Desarrollo y contratación de consultorías, Auditorías,
Diseño de proyectos para el adelanto y mejoramiento
parroquial e institucional.
61889,15
Proyecto Gestión
Ayuda Comunitaria.
Contar con un personal que contribuya al
cumplimiento de objetivos específicos; es decir que
aporten al desarrollo de las áreas tanto: productiva,
social, medio ambiente y de infraestructura,
mejorando la calidad de los servicios públicos,
logrando de esta forma; promover la organización de
los ciudadanos de las comunas, recintos y demás
asentamientos rurales.
11621,85
Proyecto Adultos
Mayores.
Brindar atención integral domiciliaria a los adultos
mayores, con el fin de promover y desarrollar
destrezas propias y mejorar la calidad de vida de las
mismas, con participación familiar, grupal y
comunitaria.
4215,49
Proyecto Personas
con Capacidades
Diferente
Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de
las personas con discapacidad con base familiar y
comunitaria en la Parroquia de Valle Hermoso, en
Santo Domingo de los Tsáchilas”
7562,40
60
Proyecto Turismo. Establecimiento e implementación en el área de
desarrollo, promoción e impulso del turismo a través
de la creación de un centro de información turística
que logre la expansión del turismo en la zona.
4141,56
Proyecto Impulso al
desarrollo Parroquial
a través del
Fortalecimiento del
Deporte.
Fortalecimiento del Programa Cantonal-Provincial de
Recreación. Articulación de todos los sectores
involucrados en actividades deportivas.
Fortalecimiento de las escuelas parroquiales de futbol.
4466,22
Impulso al turismo a
través del deporte de
ciclismo de montaña
en la Parroquia Valle
Hermoso
Desarrollar una competencia ciclística de montaña con
el fin de captar participantes de las diferentes
provincias y ciudades del ecuador, incentivando a
través del deporte el turismo local que ofrece la
Parroquia, considerándose como fortaleza los recursos
propios y naturales apropiados para este tipo de
deportes extremos o de aventura.
2.500,00
(Proyecto
Realizado
con
autogestión
e ingresos
propios de
la actividad)
TOTAL PRESUPUESTO $ 339270,03
TOTAL AUTOGESTIÓN $ 2500,00
Fuente: Presupuesto 2012 GAD Parroquial-Plan de Desarrollo Parroquial
Autor: Diana Chiquito.
61
Cantidades Relevantes a Examinar.
Cuadro N° 7. Detalle de gastos por partidas según Área Corriente.
Cuadro N° 8. Detalle de gastos por Proyectos y partidas según Área Inversión.
PARTIDA DENOMINACIÓN
MANTENIMIENTO, CONSTRUCCIÓN DE
INFRAESTRUCTURA EN VALLE HERMOSO EN
EL CENTRO URBANO Y RURAL
ASIGNADO DEVENGAD
O
POR
DEVENGAR
% DE
EJECUCI
ÓN
73.08.11 Materiales de Construcción, Plomería,
Carpintería 117.730,05 108031,05 9.699,00 92%
73.14.04 Maquinarias y Equipos - Bombas de Agua 7.000,00 7.000,00 0%
75.05.99 Otros Mantenimientos y Reparaciones de
Obras 36.686,95 8.917,00 0%
TOTAL GASTO : 161.417,00 108.031,05 25.616,00 92%
PARTIDA DENOMINACIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA, FINANCIERA
ASIGNADO DEVENGAD
O
POR
DEVENGAR
% DE
EJECUCIÓ
N
51.01.05 Remuneración Unificada 42.357,31 39.843,60 2.513,71 94% 51.02.03 Decimo Tercero Sueldo 3.529,78 3.529,78 0,00 100% 51.02.04 Decimo Cuarto Sueldo 2.941,48 2.262,90 678,58 77% 51.01.60 Salarios Unificados 5.950,00 3.083,68 2.866,32 52% 51.05.70 Honorarios 1.500,00 0 1.500,00 0% 51.06.01 Aporte Patronal 3.960,41 3.960,41 0,00 100% 51.06.02 Fondo de Reserva 4.284,17 1.741,51 2.542,66 41%
51.07.07 Compensación por vacaciones no
gozadas 555 555 0,00 100%
51.99.01 Asignación a distribuir en gastos en
personal 3.378,00 0 3.378,00 0%
53.01.01 Agua Potable 100 0 100,00 0% 53.01.04 Energía Eléctrica 900 426,39 473,61 47% 53.01.05 Telecomunicaciones 1.339,00 658,15 680,85 49% 53.03.03 Viáticos y Subsistencias 900 882,47 17,53 98% 53.06.03 Servicio de Capacitación 884,17 377,84 506,33 43%
53.07.02 Arrendamiento y Licencia y uso de
paquetes 70 0 70,00 0%
53.08.01 Alimentos y Bebidas 150 0 150,00 0% 53.08.04 Materiales de Oficina 1.049,40 1.047,40 2,00 100% 53.08.05 Materiales de Aseo 400 153,96 246,04 38% 53.14.03 Mobiliarios 200 0 200,00 0% 53.08.99 Otros de Uso y Consumo 550 462,8 87,20 84% 57.02.01 Seguros 700 0 700,00 0% 57.01.99 Otros Impuestos, tasas y contribuciones 400 0 400,00 0% 57.02.03 Comisiones Bancarias 120 107,57 12,43 90%
58.01.02 A Entidades Descentralizadas
Autónomas 7.737,29 5.949,74 1.787,55 77%
TOTAL GASTO : 83.956,01 65.043,20 18.912,81 77%
62
PARTIDA
DENOMINACIÓN UNIDAD DE PLANIFICACIÓN
ASIGNADO DEVENGADO POR
DEVENGAR
% DE
EJECUCIÓN
71.01.06 Salarios Unificados 13.200,00 0 13.200,00 0%
71.02.03 Decimo tercer Sueldo 1.100,00 75 1.025,00 7%
71.02.04 Decimo cuarto Sueldo 584 220 364,00 38%
71.06.01 Aporte Patronal 1.455,50 0 1.455,50 0%
71.99.01 Asig. A Distribuir Gastos Personal de
Inversión 550 0 550,00 0%
73.02.99 Otros Servicios 2.000,00 1.400,87 599,13 70%
73.03.03 Pasaje al Interior 1.000,00 0 1.000,00 0%
73.06.01 Consultoría, Asesoría e Investigación
Especializada 34.000,00 25.000,00 9.000,00 74%
73.06.05 Estudios y Diseños de Proyectos 8.000,00 3.214,29 4.785,71 40%
TOTAL GASTO : 61.889,50 29.910,16 31.979,34 48%
PARTIDA DENOMINACIÓN
IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE GESTIÓN DE
AYUDA COMUNITARIA PARA EL
MEJORAMIENTO Y DESARROLLO DE PLANES Y
OBJETIVOS ESTABLECIDOS DENTRO DE LA
ZONA Y SUS ALREDEDORES
ASIGNADO DEVENGADO POR
DEVENGAR
% DE
EJECUCIÓN
71.01.06 Salarios Unificados 9.000,00 3.760,00 5.240,00 42%
71.02.03 Decimo tercer Sueldo 750 0 750,00 0%
71.02.04 Decimo cuarto Sueldo 692,3 0 692,30 0%
71.06.01 Aporte Patronal 1.048,50 281,93 766,57 27%
73.03.03 Pasajes al Interior 131,05 0 131,05 0%
TOTAL GASTO : 11.621,85 4.041,93 7.579,92 35%
PARTIDA DENOMINACIÓN
IMPULSO A LA GESTIÓN SOCIAL A TRAVÉS DE
LA ATENCIÓN INTEGRAL DOMICILIARIA A
LOS ADULTOS MAYORES
ASIGNADO DEVENGAD
O
POR
DEVENGAR
% DE
EJECUCIÓ
N
71.01.06 Salarios Unificados 2.400,00 300 2.100,00 13%
71.02.03 Decimo Tercer Sueldo 200 0 200,00 0%
71.02.04 Decimo Cuarto Sueldo 194,67 0 194,67 0%
71.06.01 Aporte Patronal 279,6 34,95 244,65 13%
71.99.01 Asig. A Distribuir Gasto Personal de
Inversión 100 0 100,00 0%
73.06.03 Servicio de Capacitación 800 0 800,00 0%
73.08.04 Materiales de Oficina 241,22 13,4 227,82 6%
TOTAL GASTO : 4.215,49 784,85 3.430,64 19%
63
PARTIDA DENOMINACIÓN
PROMOVER Y MEJORAMIENTO DE LA
CALIDAD DE VIDA A LAS PERSONAS CON
DISCAPACIDAD
ASIGNADO DEVENGADO POR
DEVENGAR
% DE
EJECUCIÓN
71.02.03 Decimo Tercer Sueldo 200 0 200,00 0%
71.02.04 Decimo Cuarto Sueldo 194,6 0 194,60 0%
71.01.06 Salarios Unificados 2.400,00 350 2.050,00 15%
71.05.10 Asig. A Distribuir Gastos Personal de
Inversión 620 0 620,00 0%
71.06.01 Aporte Patronal 279,6 40,78 238,82 15%
7.3.02.99 Otros servicios Generales 1.300,00 37 1.263,00 3%
73.03.03 Pasaje al Interior 480 113 367,00 24%
73.06.03 Servicio de Capacitación 400 0 400,00 0%
73.08.04 Materiales de Oficina 400 0 400,00 0%
73.08.07 Materiales de Impresión, fotografía,
Reproducción y Publicaciones 238,2 0 238,20 0%
73.08.12 Materiales Didácticos 400 0 400,00 0%
73.08.99 Otros de Uso y Consumo 650 625,15 24,85 96%
TOTAL GASTO : 7.562,40 1.165,93 6.396,47 15%
PARTIDA DENOMINACIÓN
IMPLEMENTACIÓN EN EL ÁREA DE
DESARROLLO, PROMOCIÓN E IMPULSO DEL
TURISMO A TRAVÉS DE LA CREACIÓN DE UN
CENTRO DE INFORMACIÓN TURÍSTICA QUE
LOGRE LA EXPANSIÓN DEL TURISMO EN LA
ZONA
ASIGNADO DEVENGADO POR
DEVENGAR
% DE
EJECUCIÓN
71.02.03 Decimo Tercer Sueldo 166,67 0 166,67 0% 71.02.04 Decimo Cuarto Sueldo 138,89 0 138,89 0%
71.01.06 Salarios Unificados 2.000,00 900 1.100,00 45%
71.05.10 Asig. A Distribuir Gastos Personal de
Inversión 125 0 125,00 0%
71.06.01 Aporte Patronal 233 104,85 128,15 45%
73.03.03 Pasaje al Interior 400 95 305,00 24%
73.08.04 Materiales de Oficina 318,6 0 318,60 0%
73.08.07 Materiales de Impresión, fotografía,
Reproducción y Publicaciones 759,40 132,14 627,26 17%
TOTAL GASTO : 4.141,56 1.231,99 2.909,57 30%
PARTIDA DENOMINACIÓN
IMPULSO AL DESARROLLO TURÍSTICO RURAL,
A TRAVÉS DEL FORTALECIMIENTO AL
DEPORTE DE LA PARROQUIA
ASIGNADO DEVENGADO POR
DEVENGAR
% DE
EJECUCIÓN
73.02.02 Fletes y Maniobras 3.166,22 0 3.166,22 0%
71.02.04 Edición, Impresión, Reproducción y
Publicaciones 400 0 400,00 0%
73.02.07 Difusión, Información y Publicidad 900 0 900,00 0% TOTAL GASTO : 4.466,22 0,00 4.466,22 0%
64
PARTIDA DENOMINACIÓN
IMPULSO AL TURISMO A TRAVEZ DEL DEPORTE DEL CICLISMO DE MONTAÑA EN LA PARROQUIA VALLE
HERMOSO
ASIGNADO DEVENGADO POR
DEVENGAR % DE
EJECUCIÓN
73.02.04 Edición, Impresión, Reproducción y Publicaciones
900,00
-
900,00 0%
73.02.07 Difusión, Información y Publicidad 1.600,00
1.574,80
25,20 98%
TOTAL GASTO : 2.500,00
1.574,80
925,20 63%
Fuente: Ejecución Presupuestaria 2012 GAD Parroquial.
Autor: Diana Chiquito.
Modelo Contable.
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Valle Hermoso, utiliza el
método del devengado, que permite el registro de los ingresos en el momento que
existe el derecho al cobro y los gastos cuando incurre en la obligación de pago.
Punto de Interés en el examen especial de auditoría.
En el proceso de la evaluación preliminar se observó aspecto que se deben
considerar en el proceso de auditoría:
• Que si existe disponibilidad presupuestaria tanto en las partidas de ingresos
como de gastos para poder devengar los compromisos de cobro y de pago.
• Que los gastos se hayan registrado y devengados en los meses o fechas
correspondiente para su exigibilidad de pago, posteriormente gestionado
oportunamente con los justificativos correspondiente para la asignación
oportuna de los diferentes niveles de gobierno y ministerios.
• Que los proveedores de bienes y servicios así como la Entidad contratante
hayan cumplidos con la normativa legal de acuerdo a la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento y sus
Resoluciones.
65
Que los ingresos y gastos tengan los soportes o justificativos según el control
interno y legal de las entidades públicas.
Recursos a Utilizar.
Los Recursos Humanos y parte de los recursos materiales son valorizados por el hecho
de darle valor referencial a los mismos ya que intervienen directamente y son necesarios
para el desarrollo del examen propuesto, el resto de materiales son proporcionados por la
entidad, mas no significa que existe recurso monetario por el trabajo a realizarse en la
misma.
Cuadro N° 9. Recurso Humano, Financiero y Material.
CARGO NOMBRE
Supervisora de Auditoría Mba. Leonardo Carrión
Jefe de Auditoría Srta. Diana Chiquito
TIPO DE RECURSO VALOR
Movilizaciones, visitas y ejecución de la
auditoría
$ 200,00
Alimentación y/o refrigerios $ 100,00
TIPO DE MATERIAL VALOR
1 Archivadores $ 3,00
1 Resmas de papel bond $ 4,50
2 Bolígrafos $ 0,60
1 Lápices $ 0,30
1 Borradores $ 0,25
2 Juegos de separadores $ 4,00
1 Cartucho impresora $ 30,00
1 Impresora oficina $ 1200,00
1 Portátil $600,00
66
Tiempo estimado de la auditoría
El tiempo estimado para realizar el presente examen especial de auditoría da un total
de 20 días laborables, comprendidos en 15 días para el Jefe de auditoría y 5 días para
el Supervisor de la auditoría.
Distribución de Tiempo y trabajo.
Cuadro N° 10. Distribución de trabajo y tiempos
RESPONSABLE ACTIVIDADES DÍAS
SUPERVISOR
Planificación
Supervisión
Elaboración del informe borrador
Lectura del borrador de informe
Sub Total
2
1
1
5
Diana Chiquito
AUDITOR JEFE
Notificaciones
Planificación
Evaluación de control interno
Cuentas a Examinar
Cuentas por pagar
Comunicación de resultados
Elaboración del informe borrador
Lectura del borrador de informe
Sub Total
2
4
3
9
3
2
2
25
TOTAL 30
Elaborado por: Supervisado y aprobado por:
Diana Chiquito.
Jefe de Equipo
Supervisor
67
b) Cuestionario sobre el Control Interno.
Cuadro N° 11. Control interno
EXAMEN ESPECIAL
EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
CUESTIONARIO SOBRE EL CONTROL INTERNO
OBJETIVO: Desarrollar la planificación de la auditoría (Examen Especial aplicado a la
cuenta proveedores del GAD Parroquial Rural Valle Hermoso
1. Separación de labores. Las personas que afectan los auxiliares, quienes reciben cobros,
realizan ventas, ejecutan funciones de crédito, controlan mercaderías o servicios y
facturación de los mismos no deben ser las mismas.
2. Verificar la existencia de comprobantes de entrada pre numerado.
3. Existencia de un control en el momento de la recepción de la mercadería (conteo y
control de calidad)
4. Establecimiento de la forma y condición de pago.
5. Supervisión de las facturas de proveedores y acreedores.
6. Registro y control de las mercancías recibidas.
7. Realización de conciliaciones periódicas.
8. Control de los vencimientos de los pagos que realizan.
9. Envío periódico, por personas independientes, de conciliaciones a proveedores y
acreedores, aclarando las diferencias existentes.
10. Imputación adecuada de la recepción de mercancías al final del ejercicio económico
(corte de operaciones).
11. Se entiende por corte de compras el procedimiento establecido para asegurar que las
compras cuya entrega se ha realizado (y las correspondientes devoluciones y
reclamaciones hechas a proveedores) hasta el final del ejercicio, están reflejadas en los
estados financieros.
12. Comprobar toda la documentación soporte de una compra antes de la autorización del
pago
68
c) Programa de auditoría.
Objetivos específicos del programa
Determinar si los saldos de los proveedores son razonables y el importe de las
compras es acorde con las necesidades de la institución.
Verificar que exista una correlación entre el pedido, la mercancía recibida y el
importe facturado.
Verificar la existencia de la autorización correspondiente para los pedidos de
compra.
Comprobar que los saldos de pasivo no están rebajados o desestimados y que
están adecuadamente descritos y clasificados en los Estados Financieros.
Asegurarse que los pagos realizados están adecuadamente autorizados.
Verificar que los saldos de las cuentas a pagar representan deudas reales de la
Institución
Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos.
Comprobar que los pasivos están contabilizados en el período que les corresponde
según criterios contables.
Confirmar que los sistemas de control interno utilizados en ésta área son eficaces.
A continuación se detalla el esquema del programa de auditoría a desarrollarse en este
examen especial:
69
Cuadro N° 12. Detalle del desarrollo del programa de Auditoría
EXAMEN ESPECIAL
EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PROVEEDORES.
OBJETIVO: Verificar el manejo y control interno aplicado a Proveedores.
Aprobación previa ejecución.
Elaborado por: Diana Chiquito Fecha: 22 de Septiembre 2013
Aprobado por: Mba. Leonardo Carrión Fecha: 22 de Septiembre 2013
PROCEDIMIENTO RESP. H/T REF. P/T
CONOCIMIENTO PRELIMINAR 7
Visita de la Institución e identificación del área a ser examinada Jefe
Auditor
2 VIST 1/1
Observación y revisión de la información a ser examinada. Jefe
Auditor
4 OBSERV
1/1
Entrevista a los funcionarios involucrados en el área a ser
examinada.
Jefe
Auditor
1 ENT 1/1
CONOCIMIENTO ESPECIFICO 13
Análisis de la Información y documentación Jefe A. 6 AD 1/1
Evaluación del control interno Jefe
Auditor
3 ECI 1/1
Análisis del riesgo y determinación del nivel de confianza. Jefe
Auditor
4 RI 1/1
RC 1/1
RD 1/1
MR 1/1
PRUEBAS SUSTANTIVAS 10
1. Obtener la base de datos de proveedores locales y exterior
con que cuenta la empresa, así como de los bienes y servicios
adquiridos.
Jefe
Auditor
2
HT 1/5
HH 1/4
2. Preparar cedula que incluya datos relativos a los
proveedores más importantes, con los que se han adquiridos bienes
o servicios:
a). Denominación del proveedores.
b). Clase o tipo de mercancía adquirida.
C. Monto promedio anual de compra.
Jefe
Auditor
2
HT 2/5
HH 1/4
3. Comprobar los pagos contabilizados con los respectivos Jefe 3
70
documentos de las transferencias de pago realizadas. Auditor HT 3/5
HH 2/4
4. Verificar la fecha de expedición y vencimiento de los
contratos con los saldos de los libros contables.
Jefe
Auditor
2 HT 4/5
HH 3/4
5. Analizar y confirmar los saldos, considerando la
liquidación de los mismos con relación a la fecha de vencimiento.
Jefe
Auditor
1
HT 5/5
HH 4/4
d) Diagnóstico de la Planificación.
Conocimiento Preliminar
Visita de la Institución e identificación del área a ser examinada.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
Visita de la Institución, e identificación del área a ser examinada
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
VISIT
1/1
En la visita realizada de la Unidad Administrativa –Financiera de GAD PR Valle Hermoso se
pudo observar, que existe una sola persona encargada de la Unidad Financiera, la Lcda. Consuelo
Jiménez Secretaria-Tesorera encargada de dirigir esta unidad en coordinación del Presidente Dra.
Carmen Porras.
Dentro de la oficina de Tesorería se pudo notar que cuentan con archivadores los cuales llevan un
orden secuencial de los archivos por mes y año respectivamente, esto facilita la obtención de
información requerida en forma más eficiente, y que cuentan con equipamientos (Computadora,
Impresora, Internet, entre otros) necesarios para poder llevar a cabo el trabajo de la respectiva
unidad
Elaborado por: Diana Chiquito López. Fecha: 23-Sept.-2013
71
Observación y revisión de la información a ser examinada.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
Observación y revisión de lo información a ser examinada
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
OBSERV
1/1
Aunque se encuentre en forma ordenado los archivos por mes año, existen varios archivadores
con documentación faltante y necesaria para el sustento legal en las transacciones que realizas.
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 24-Sep.-2013
Entrevista a los funcionarios involucrados en el área a ser examinada.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
Entrevista a los funcionarios involucrados
en el área a ser examinada
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
ENT
1/1
Funcionario (a): Lcda. Consuelo Jiménez Ortiz
Cargo: Secretaria Tesorera
Área : Administrativa – Financiera
MANEJO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA – FINANCIERA.
“EL GAD PR Valle Hermoso cuenta con asignaciones del gobierno central, municipio, los cuales
son acreditados en las cuentas del banco central para poder ser ejecutados según lo presupuestado,
y acorde a los programas, proyectos y convenios, enmarcados en el plan de desarrollo y
ordenamiento territorial de la Parroquia Valle Hermoso”
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 24-Sept.-2013
72
Conocimiento Específico.
Análisis de la Información y documentación
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
Análisis de la información y documentación
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
AD
1/1
ARCHIVOS FINANCIEROS
La documentación se encuentra en archivadores, debidamente ordenados e identificados con
etiquetas para tener mejor accesibilidad a los mismos, dentro de los cuales, se procedió a revisar los
archivos de Egresos de caja y Bancos, en los cuales se observa la carencia de comprobantes de
egresos, dando a notar que la tesorera no imprime y lleva secuencia de los mismo para tener un
orden cronológico de esto, además se observó que en algunos casos, solo existe el comprobante de
transferencia sin soporte, estas novedades revelan la falta de control interno dentro de la
Institución.
CUENTAS POR PAGAR
El GAD PR Valle Hermoso no cuenta con conciliaciones bancarias, pero cuenta con un reporte de
pagos de transferencias, la entidad cuenta con dos cuentas corrientes en el banco central del
ecuador, los pagos a proveedores son realizados mediante transferencias.
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 25-Sept.-2013
73
Evaluación del control interno
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
ECI
1/1
EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA POR PAGAR “PROVEEDORES.
1 de Enero al 31 de Diciembre 2012.
PROCEDIMIENTO: Evaluación del Control Interno.
COMPONENTE: Actividad de Control
SUBCOMPONENTE: Cuentas por Pagar “Proveedores”
Elaborado por: Diana Chiquito Fecha: 26-09-13
Aprobado por: Mba. Leonardo Carrión. Fecha: 27-09-13
N° CRITERIO DE EVALUACIÓN SI NO N/A Observaciones
1, Separación de labores. Las personas que
afectan los auxiliares, quienes reciben
documentación para pagos, realizan
pagos, autorizan los pagos, controlan
mercaderías o servicios no deben ser las
mismas.
X En el GAD Parroquial existe
una sola persona que realiza
todas las operaciones, a
excepción de quien realiza
las autorizaciones de pagos.
2. Verificar la existencia de comprobantes
de entrada pre numerados
X No existe numeración de los
comprobantes que ingresan
3. Existencia de un control en el momento
de la recepción de la mercadería (conteo
y control de calidad)
X El auxiliar administrativo es
quien se encarga de la
revisión.
4. Establecimiento de la forma y condición
de pago
X Esto generalmente lo hacen
con proveedores nuevos.
5. Supervisión de las facturas de
proveedores y acreedores.
X Las facturas son archivadas
en el departamento pero no
se da seguimiento a las
fechas de pago.
6. Registro y control de las mercancías
recibidas.
X Se registran pero de manera
empírica, sin formatos
predeterminados.
74
7. Realización de conciliaciones periódicas X Cuando es necesario para
saber los saldos pendientes
y liquidar cuentas.
8. Control de los vencimientos de los pagos
que realizan
X Generalmente son los
proveedores los encargados
de realizar los recordatorios
de pagos.
9. Envío periódico, por personas
independientes, de conciliaciones a
proveedores y acreedores, aclarando las
diferencias existentes.
X Al momento que se necesite
realizar la liquidación del
proveedor se realiza la
operación internamente.
10. Comprobar toda la documentación
soporte de una compra antes de la
autorización del pago
X Aunque en ocasiones no
está la persona para hacer la
revisión, de todos modos se
autoriza el pago.
RESULTADOS OBTENIDOS 50% 50%
Análisis del riesgo y determinación del nivel de confianza.
Riesgo Inherente.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
RIESGO INHERENTE
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
RI
1/1
La falta de controles previos en la cuenta de proveedores para realizar un adecuado control del
proceso previo al pago y el control después del pago, así como saldos pendientes y liquidación de
los mismo, se estima el riesgo inherente del 49%, en las transacciones realizadas por la Tesorería
del GAD PR Valle Hermoso, porcentaje que refleja en la documentación e información
proporcionado por la Institución, dando un vacío o desconocimiento en las operaciones
Administrativas – Financiaras, Inobservando las normativas de control Interno emitidos por la
Contraloría General del Estado del Ecuador.
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 28-Sept.-2013
75
Riesgo de Control
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
RIESGO DE CONTROL
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
RC
1/1
En la evaluación de control interno de las cuentas de proveedores se pude determinar el nivel de
cumplimento o confianza del 40% siendo un porcentaje muy bajo por parte de la Entidad, lo cual
muestra un desconocimiento e inobservancia de las normas de control Interno emitido por la
Contraloría General del Estado para las Entidades del Sector Público y Empresa Privadas que
manejen Recursos Públicos.
Elaborado por: Diana Chiquito López. Fecha: 28-Sept.-2013
Cuadro N° 13. Determinación de la Confianza y el Riesgo de Control
Riesgo de Control: (P. Optimo) – (P. Obtenido)
Riesgo de Control: (95%) – (40%)
Riesgo de Control: 55%
RIESGO
15%-50%
51%-75%
76%-95%
ALTO MEDIO BAJO
BAJO MEDIO ALTO
CONFIANZA
76
Riesgo de Detección.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
RIESGO DE DETECCIÓN
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
RD
1/1
Una vez realizado los niveles del control inherente y el riesgo del control se estima el riesgo
de detección en un nivel bajo de un 25%, porcentaje asignado debido a la preparación e
instrucción recibida, el cual permite diseñar procedimientos, técnicas suficiente que permiten
obtener una evidencia suficiente en el proceso examinado.
Elaborado por: Diana Chiquito López. Fecha: 28-Sept.-
2013
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
MATRIZ DE MEDICIÓN DE RIESGO DE AUDITORÍA
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
MR
1/1
DEFINICIÓN RESULTADO
Expectativa antes de la aplicación de la
evaluación del control Interno
Existe probabilidades medias de riesgo en los
proceso de la aplicación del control Interno.
Riesgo Inherente 49%
Confianza del control interno Medio
Riesgo del Control 55%
Disponibilidad del auditor Medio
Riesgo de Detección 25%
Nivel de prueba de cumplimiento Medio
Elaborado por: Diana Chiquito López. Fecha: 30-Sept.-2013
RA= RI*RC*RD
RA= (0,49)*(0,55)*(0,25) RA= 6,74%
RA= (0,067375)*100
77
3.2.4.2.2. Fase II: Ejecución del trabajo.
a) Examen y evaluación del control interno.
Cuadro N° 14. Técnicas de auditoría.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
TÉCNICAS DE AUDITORÍA
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
TÉCNICAS CLASIFICACIÓN
OCULAR
Comparación
Observación
Revisión selectiva
Rastreo
VERBAL Indagación
ESCRITA
Análisis
Conciliación
Confirmación
DOCUMENTACIÓN Comprobación
Computación
FÍSICA Inspección
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 01- Oct.-2013
Cuadro N° 15. Procedimientos y técnicas
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
N PROCEDIMIENTO TÉCNICA
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES.
Muestreo selectivo y
Comprobación.
1 Obtener la base de datos de proveedores locales y exterior Comprobación,
78
con que cuenta la empresa, así como de los bienes y servicios
adquiridos.
Comparación,
Observación,
Revisión Selectiva,
Análisis...
2 Preparar cédula que incluya datos relativos a los proveedores
más importantes, con los que se han adquiridos bienes o
servicios:
a). Denominación del proveedores.
b). Clase o tipo de mercancía adquirida.
C. Monto promedio anual de compra.
Comprobación,
Comparación,
Observación,
Revisión Selectiva,
Análisis...
3 Comprobar los pagos contabilizados con los respectivos
documentos de las transferencias de pago realizadas.
Comprobación,
Comparación,
Observación,
Revisión Selectiva,
Análisis.
4 Verificar la fecha de expedición y vencimiento de los
contratos con los saldos de los libros contables.
Comprobación,
Comparación,
Observación,
Revisión Selectiva,
Análisis.
5 Analizar y confirmar los saldos, considerando la liquidación
de los mismos con relación a la fecha de vencimiento.
Comprobación,
Comparación,
Observación,
Revisión Selectiva,
Análisis.
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 02-Oct.-2013
79
b) Aplicación de procedimientos y técnicas de auditoría
Cuadro N° 16. Marcas de auditoría.
Cuadro Nº 17. Examen de área critica.
SUMARIA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL
RURAL VALLE HERMOSO
BALANCE GENERAL DE GASTOS SUPERVIS
ADO POR
MBA.
LEONARDO
CARRIÓN
AUDITORIA A DICIEMBRE 2012 ELABORA
DO POR
DIANA
CHIQUITO
PRESUPUESTO ANUAL 2012 AJUSTES
RECLASIFICACIONES SALDOS
SEGÚN
AUDITORI
A
PARTIDA
PRESUPUES
TARIA
NOMBRE DE LA
CEDULA
VALOR
PRESUPUESTA
DO 2012
VALOR
PRESUPUESTA
DO LUEGO DE
LAS REFORMAS
DE
BE
HA
BE
R
51.01.05 Remuneración Unificada 45.366,31 45.366,31
45.366,31 51.02.03 Décimo Tercero Sueldo 4.284,47 4.284,47
4.284,47
51.02.04 Décimo Cuarto Sueldo 3.270,00 3.270,00 3.270,00
51.01.60 Salarios Unificados 5.950,00 5.950,00 5.950,00
51.05.70 Honorarios 1.500,00 1.500,00 1.500,00
51.06.01 Aporte Patronal 5.850,38 5.850,38 5.850,38
51.06.02 Fondo de Reserva 4.284,47 4.284,47 4.284,47
51.99.01 Asignación a distribuir en
gastos en personal 2.960,00 4.300,00 4.300,00 53.01.01 Agua Potable 100,00 100,00
100,00
COMPROBADO
VERIFICADO, REVISADO
DOCUMENTACIÓN SUSTENTARÍA
VERIFICADO CON LIBROS OFICIALES
VERIFICADO CON REGISTROS AUXILIARES
SUMATORIA VERTICAL
SUMATORIA HORIZONTAL
CALCULO VERIFICADO
CIRCULAR RACIÓN
CIRCULACIÓN CONFIRMADA
INSPECCIÓN FÍSICA
80
53.01.04 Energía Eléctrica 900,00 900,00 900,00
53.01.05 Telecomunicaciones 1.370,00 1.370,00 1.370,00
53.03.03 Viáticos y Subsistencias 900,00 900,00 900,00
53.06.03 Servicio de Capacitación 884,29 884,29 884,29
53.07.02
Arrendamiento y
Licencia y uso de
paquetes 70,00 70,00 70,00
53.08.01 Alimentos y Bebidas 150,00 150,00 150,00
53.08.04 Materiales de Oficina 1.099,85 1.099,85
1.099,85
53.08.05 Materiales de Aseo 400,00 400,00 400,00
53.14.03 Mobiliarios - Ctas de
Control 400,00 600,00 600,00
53.08.99 Otros de Uso y Consumo 350,00 700,00 700,00
57.02.01 Seguros 700,00 700,00
700,00
57.01.99 Otros Impuestos, tasas y
contribuciones 400,00 400,00 400,00
57.02.03 Comisiones Bancarias 120,00 120,00
120,00
58.01.02
A Entidades
Descentralizadas
Autónomas 7.746,22 7.746,22 7.746,22 71.01.06 Salarios Unificados 34.620,00 34.620,00
34.620,00
71.02.03 Décimo Tercer Sueldo 2.885,00 2.885,00
2.885,00
71.02.04 Décimo Cuarto Sueldo 2.530,67 2.530,67
2.530,67
71.05.03 Jornales - 827,45
827,45
71.06.02 Fondo de Reserva 400,00 400,00
400,00
71.06.01 Aporte Patronal 4.033,23 4.033,23
4.033,23
71.99.01 Asignación a distribuir en
gastos en personal 1.442,50 4.000,00
4.000,00
73.01.04 Energía Eléctrica 960,00 960,00
960,00
73.02.02 Fletes y Maniobras 3.280,00 11.325,00
11.325,00
73.02.04
Edición, Impresión,
Reproducción y
Publicaciones 2.300,00 5.600,00
5.600,00
73.02.07 Difusión, Información y
Publicaciones 3.300,00 4.200,00
4.200,00
73.03.01 Pasaje al Interior 1.730,00 1.730,00
1.730,00
73.03.03 Viáticos y Subsistencias 680,00 680,00 680,00
73.04.99
Otras Instalaciones,
mantenimiento y
reparaciones 1.120,00 1.120,00 1.120,00
73.06.02 Servicios de Auditoria 8.000,00 12.000,00 12.000,00
73.06.03 Servicio de Capacitación 1.200,00 1.200,00 1.200,00
73.06.05 Estudios y Diseños de 8.000,00 9.450,00 9.450,00
81
Proyectos
73.07.02
Arrendamiento y
Licencia y uso de
paquetes - - -
73.06.04 Fiscalización e
Inspecciones Técnicas - 4.900,00 4.900,00
73.08.04 Materiales de Oficina 1.176,60 1.176,60 1.176,60
73.08.05 Materiales de Aseo - 400,00 400,00
73.08.07
Materiales de Impresión,
Fotografía, Reproducción
y Publicaciones 2.238,60 2.238,60 2.238,60
73.08.11 Materiales de
Construcción, Eléctrico
y Plomería 150.000,00 117.730,05 117.730,05
73.08.12 Materiales Didácticos 520,00 520,00 520,00
75.05.99 Otros Mantenimientos y
Reparaciones de Obras 6.475,20 8.475,20 8.475,20
84.01.06 Herramientas 500,00 500,00 500,00
78.01.02
A Entidades
Descentralizadas
Autónomas 3.282,85 3.282,85 3.282,85
73.14.03 Mobiliario Ctas de
Control 189,39 189,39 189,39
84.01.03 Mobiliario 2.650,00 2.650,00 2.650,00
84.01.04 Maquinaria y Equipos 4.500,00
4500,00
4500,00
84.01.07 Equipos, Sistemas y
Paquetes Informáticos 2.200,00 4.200,00 4.200,00
Totales Suman: 339.270,03 339.270,03 339.270,03
CONCLUSIÓN
EL BALANCE GENERAL DE GASTOS PRESENTA RAZONABLEMENTE LOS
VALORES DE LAS PARTIDAS ASIGNADAS PARA OBLIGACIONES CON
PROVEEDORES
82
ANALÍTICA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL
VALLE HERMOSO
BALANCE GENERAL DE GASTOS SUPERVISADO POR
MBA.
LEONARD
O
CARRIÓN
AUDITORIA A DICIEMBRE 2012 ELABORADO POR DIANA
CHIQUITO
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN, PLOMERÍA, CARPINTERÍA
ÍNDIC
E
DETALLE DE PROYECTOS
QUE CONTIENEN LA
PARTIDA
PRESUPUESTARIA
73.08.11
VALOR
PRESUPUESTA
DO LUEGO DE
LAS REFORMAS
DETALLE DE MOVIMIENTOS SEGÚN PROYECTOS
117730,05 ASIGNADO DEVENGAD
O
POR
DEVENGA
R
PAGADO
1
OBRAS EN
COGESTIÓN, CON
FONDOS
MUNICIPALES
SANTO DOMINGO ,
ORDENANZA
90000,00 81535,78 8464,22 92900,61
2 REINA NACIONAL
DEL CARNAVAL 4900,00 4805,58 94,42 4805,58
3
UNIDAD TÉCNICA
DE PROYECTOS,
PARA GESTIÓN EN
PROYECTOS
COMUNITARIOS
22830,05
21689,69
1140,36
21689,08
TOTAL SUMAN 117730,05 117730,05 108031,05 9699,00 119395,27
FUENTE: PRESUPUESTO 2012
CONCLUSIÓN
SE DETERMINA UNA VEZ REVISADO LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTARÍA, EL
VALOR DE DEVENGADO NO CORRESPONDE AL VALOR REAL PAGADO, POR LO QUE
EL PROYECTO DENOMINADO "OBRAS EN COGESTIÓN, CON FONDOS MUNICIPALES
SANTO DOMINGO, ORDENANZA, ES FUNDAMENTAL EN ESTE DESARROLLO POR LO
QUE SERA INSPECCIONADO EN EL EXAMEN ESPECIAL
83
SUB ANALÍTICA 1
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL
VALLE HERMOSO
PRESUPUESTO 2012 SUPERVISADO
POR
MBA.
LEONARDO
CARRIÓN
AUDITORIA A DICIEMBRE 2012 ELABORADO POR DIANA
CHIQUITO
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN, PLOMERÍA, CARPINTERÍA
ÍNDICE
DETALLE DE
OBRAS EN
COGESTIÓN, CON
FONDOS
MUNICIPALES
SANTO DOMINGO ,
ORDENANZA
UBICACIÓN PRESUPUESTO ESTADO
ACTUAL OBSERVACIÓN
1
MATERIALES PARA
LA CONSTRUCCIÓN
DE ACERAS Y
BORDILLOS
CALLE LOJA 8014,56 CONCLUIDA SIN NOVEDADES
2
MATERIALES PARA
LA CONSTRUCCIÓN
DE ACERAS Y
BORDILLOS
CALLE LA
PAZ 1110,33 CONCLUIDA SIN NOVEDADES
3
MATERIALES PARA
LA CONSTRUCCIÓN
DE UN AULA
TALLER Y BATERÍAS
SANITARIA TIPO 2
ESC. JUAN
MANUEL
LASSO 16467,77 CONCLUIDA SIN NOVEDADES
4
MATERIALES PARA
LA CONSTRUCCIÓN
DE LA SEGUNDA
PLANTA DE LA CASA
PARROQUIAL
JUNTA
PARROQUIAL
VALLE
HERMOSO
8605,15 POR CONCLUIR
EXPUESTA A
REVISIÓN EN
EXAMEN
ESPECIAL
5
MATERIALES PARA
LA CONSTRUCCIÓN
DE BODEGA CASA
PARROQUIAL
CENTRO
POBLADO
JUNTA
PARROQUIAL
9655,28 CONCLUIDA SIN NOVEDADES
6
MATERIALES DE
ADECUACIÓN
RECINTO FERIAL
CENTRO
POBLADO 5680,00 CONCLUIDA SIN NOVEDADES
7
MATERIALES DE
CONSTRUCCIÓN
PARA CANCHA DE
USO MÚLTIPLE 18*32
RCTO. EL
SÁBALO ESC.
MONTES DE
LOS OLIVOS
6118,20 ADJUDICADA
EXPUESTA A
REVISIÓN EN
EXAMEN
ESPECIAL
8
MATERIALES DE
CONSTRUCCIÓN DE
CANCHA DE USO
MÚLTIPLE 18*32 MM
RCTO. EL
CRISTAL ESC.
MARIANO
SUAREZ
VEINTIMILLA
6118,20 EN
CONSTRUCCIÓN
EXPUESTA A
REVISIÓN EN
EXAMEN
ESPECIAL
9
MATERIALES PARA
LA CONSTRUCCIÓN
DE CANAL DE
AGUAS LLUVIAS –
ACERAS Y
BORDILLOS
CALLE
COTOPAXI Y
PASAJE S/N –
CALLE TENA
8230,51 ADJUDICADA
EXPUESTA A
REVISIÓN EN
EXAMEN
ESPECIAL
84
10
ESTUDIOS PARA LA
REALIZACIÓN DE
ACERAS Y
BORDILLOS,
BATERÍAS
SANITARIAS,
PUENTES BADENES,
CAMINOS DE
ACCESOS, ETC.
CABECERA
PARROQUIAL
Y RCTOS DE
LA
PARROQUIA
VALLE
HERMOSO
20000,00
CONCLUIDA SIN NOVEDADES
TOTALES SUMAN
90000,00
FUENTE: PRESUPUESTO 2012
CONCLUSIÓN
4 OBRAS EXPUESTAS A REVISIÓN, ANÁLISIS, VERIFICACIÓN DENTRO DE LA
EJECUCIÓN DEL EXAMEN ESPECIAL, TOMANDO COMO BASE EL ESTADO DE LA
OBRA, SE CONSIDERO A QUIENES NO ESTABAN CONCLUIDAS.
SUB ANALÍTICA 2
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL
VALLE HERMOSO
PRESUPUESTO 2012 SUPERVISADO
POR
MBA.
LEONARDO
CARRIÓN
AUDITORIA A DICIEMBRE 2012 ELABORADO
POR
DIANA
CHIQUITO
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN, PLOMERÍA, CARPINTERÍA
ÍNDICE
DETALLE DE
OBRAS EN
COGESTIÓN, CON
FONDOS
MUNICIPALES
SANTO DOMINGO ,
ORDENANZA
UBICACIÓN
PRESUPUESTO
(INCLUYE IVA
-
RETENCIONES
PAGADO OBSERVACIÓN
1
MATERIALES PARA
LA CONSTRUCCIÓN
DE LA SEGUNDA
PLANTA DE LA
CASA PARROQUIAL
JUNTA
PARROQUIAL
VALLE
HERMOSO
9241,93 8275,33
LOS JUSTIFICATIVOS
DE PAGO NO
RESPALDAN LOS
VALORES
CANCELADOS
2
MATERIALES PARA
LA CONSTRUCCIÓN
DE CANAL DE
AGUAS LLUVIAS –
ACERAS Y
BORDILLOS
CALLE
COTOPAXI Y
PASAJE S/N –
CALLE TENA
6570,95 6000,00
LOS JUSTIFICATIVOS
DE PAGO NO
RESPALDAN LOS
VALORES
CANCELADOS
85
3
MATERIALES DE
CONSTRUCCIÓN
PARA CANCHA DE
USO MÚLTIPLE
18*32
RCTO. EL
SÁBALO ESC.
MONTES DE
LOS OLIVOS
6570,95
22000,00
LOS DOCUMENTOS
DE LOS VALORES
CANCELADOS, NO
CONTIENEN
INFORMACIÓN QUE
AYUDE A
DETERMINAR A QUE
PROYECTO/PARTIDA
AFECTA 4
MATERIALES DE
CONSTRUCCIÓN
DE CANCHA DE
USO MÚLTIPLE
18*32 MM
RCTO. EL
CRISTAL
ESC.
MARIANO
SUAREZ
VEINTIMILLA
8839,57
TOTAL
SUMAN 31223,39 36275,33
FUENTE: PRESUPUESTO 2012
CONCLUSIÓN
CON LA REVISIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS Y LOS VALORES REFLEJADOS
EN LAS TRANSFERENCIAS ASÍ COMO EN SISTEMA CONTABLE, EVIDENCIAN LA
FALTA DE CONTROL Y DESORGANIZACIÓN DENTRO DEL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA, EL INCUMPLIMIENTO CON LA NORMATIVA LEGAL DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y DE PROCESOS
CONTABLES/ADMINISTRATIVOS
SUB ANALÍTICA 3
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL
VALLE HERMOSO
PRESUPUESTO 2012 SUPERVISADO POR
MBA.
LEONARDO
CARRIÓN
AUDITORIA A DICIEMBRE 2012 ELABORADO POR DIANA
CHIQUITO
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN, PLOMERÍA, CARPINTERÍA
FECHAS
DE PAGO
NOMBRE DE LA
PARTIDA
PRESUPUESTARI
A
VALOR
TRANSFERID
O
BENEFICIARIO
VALOR
TOTAL DE OBLIGACIÓ
N
VALOR
REAL
OBSERVACI
ÓN
06/03/201
2
Materiales de
Construcción,
Plomería,
Carpintería
2151,33 SU
FERRETERÍ
A 31223,39
VALOR
PERTENECE
A CTAS X
PAGAR DEL
2011
21/03/201
2
Materiales de
Construcción,
Plomería,
Carpintería
1124,00 SU
FERRETERÍ
A 1124,00
86
23/03/201
2
Materiales de
Construcción,
Plomería,
Carpintería
5000,00 SU
FERRETERÍ
A 5000,00
26/03/201
2
Materiales de
Construcción,
Plomería,
Carpintería
3000,00 SU
FERRETERÍ
A 3000,00
29/03/201
2
Materiales de
Construcción,
Plomería,
Carpintería
3000,00 SU
FERRETERÍ
A 3000,00
04/04/201
2
Materiales de
Construcción,
Plomería,
Carpintería
5000,00 SU
FERRETERÍ
A 5000,00
10/04/201
2
Materiales de
Construcción,
Plomería,
Carpintería
6000,00 SU
FERRETERÍ
A 6000,00
18/04/201
2
Materiales de
Construcción,
Plomería,
Carpintería
6000,00 SU
FERRETERÍ
A 6000,00
23/06/201
2
Materiales de
Construcción,
Plomería,
Carpintería
2500,00 SU
FERRETERÍ
A 2500,00
23/06/201
2
Materiales de
Construcción,
Plomería,
Carpintería
2500,00 SU
FERRETERÍ
A 2500,00
TOTAL SUMAN 36275,33
31223,39 34124,00 2000,00
FUENTE: PRESUPUESTO 2012
CONCLUSIÓN
CON LA REVISIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS Y LOS VALORES REFLEJADOS EN LAS
TRANSFERENCIAS Y LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO SE PUDO DETERMINAR QUE LAS
TRANSFERENCIAS REALIZADAS EL 06 DE MARZO DEL 2012, PERTENECÍAN A CUENTAS POR PAGAR
DEL AÑO 2011, ASÍ TAMBIÉN SE LOGRO DETERMINAR EL VALOR REAL PAGADO DE 31223,39
SOBREPASA EL VALOR DE CONTRATACIÓN POR 2900,61 QUE FUERON CANCELADOS EN EXCESO A
ESTE PROVEEDOR POR LAS OBRAS ASIGNADAS Y NO CONCLUIDAS DEL 2012, REFLEJANDO EL POCO
CONTROL A LAS CUENTAS POR PAGAR Y LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO ASÍ COMO LA FALTA
DE SUPERVISIÓN POR PARTE DE QUIEN CORRESPONDA ANTES DE REALIZAR LOS PAGOS,
INCUMPLIENDO PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CONTABLES Y REGLAMENTARIOS VIGENTES QUE
RIGEN PARA LAS INSTITUCIONES PUBLICAS.
87
Cuadro N° 18. Pápeles de Trabajo.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
PAPEL DE TRABAJO
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
HT
1/5
PROVEEDORES HALLAZGOS
Procedimiento No. 1
Aplicación
Se observó en el Gobierno Parroquial Valle Hermoso que poseen
un listado moderado de proveedores tanto de bienes como de
servicios, entre los cuales destacan un grupo de 4 principales en el
año 2012.
Se revisó los archivos físicos de pagos a proveedores y los estados
de cuenta de la institución, así como el sistema contable, donde se
logró determinar una base de proveedores general, ya que hasta la
presente fecha no poseía una base de proveedores sistematizada y
que brinde la confiabilidad de la información.
Con lo sé expuesto se evidencio la poca utilización del sistema
contable para el trabajo con las funciones específicas para
proveedores.
HH
1/4
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 09 -Oct.-2013
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
PAPEL DE TRABAJO
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
HT
2/5
PROVEEDORES HALLAZGOS
Procedimiento No. 2
Aplicación
Con la revisión del listado en Excel de proveedores y las
adquisiciones realizadas durante el año 2012, se consideró como
una guía para preparar la cédula de datos.
88
Se comprobó que los registros de la base estén acorde a las
adquisiciones que se reflejaban en los documentos de pagos, por
lo con la revisión de los archivos físicos complementamos los
datos para mejorar la base actual.
HH
1/4
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 10-Oct.-2013
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
PAPEL DE TRABAJO
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
HT
3/5
PROVEEDORES HALLAZGOS
Procedimiento No. 3
Aplicación
Mediante la observación de los pagos realizados en el período
2012, por las adquisiciones de bienes y servicios, con base en los
estados de cuenta mensuales, se determinó un grupo de pagos para
desarrollar una revisión selectiva de los mismos.
Con la revisión selectiva de los pagos específicamente de
proveedores de materiales de construcción y adquisición de bienes
de larga duración se comprobó que un 54% no cuentan con la
debida documentación de respaldo, que justifique la ejecución del
gastos, también se compara que el valor transferido al proveedor
se el valor correcto, se comprobó además que las cuentas donde se
transfirieron sean los de los beneficiarios, para tener veracidad de
los pagos realizados
HH
2/4
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 11-Oct.-2013
89
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
PAPEL DE TRABAJO
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
HT
4/5
PROVEEDORES HALLAZGOS
Procedimiento No. 4
Aplicación
A través de la revisión ya análisis de los archivos de contratos con
proveedores de materiales de construcción y servicios de mano de
obra conjuntamente con los archivos de pago se determinó que los
pagos realizados al proveedor de “SU FERRETERÍA” por
contratación en materiales de construcción sumaban la cantidad
de $32.560,71, mientras que las contrataciones al mismo
proveedor sumaban la cantidad de $35900,00, además las actas de
entrega de materiales apenas justificaban el 80% de los pagos
realizados a la cuenta del beneficiario, en otro caso en particular el
proveedor de “MATUTE ROMERO Y ASOCIADOS” por
contratación de servicios de ESTUDIOS para la construcción de
baterías sanitarias en el recinto asunción, sumaban la cantidad de
$3265,72 (descontando las retenciones de ley), mientras que los
pagos sumaban la cantidad inferior de $1959,43, aun cuando los
estudios ya fueron entregados en el mismo año y sin tener
comunicado sobre las razones por las cuales se ha retenido el pago
alrededor de un año.
Con esta comprobación se pudo constatar que no existe un control
de las obligaciones contraídas, como fechas de vencimiento,
saldos pendientes o valor del compromiso, detalles que no son
considerados o analizados oportunamente antes de realizar o dar
por concluido las obligaciones y cerrar un período de
contratación.
HH
3/4
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 15-Oct.-2013
90
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
PAPEL DE TRABAJO
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
HT
5/5
PROVEEDORES HALLAZGOS
Procedimiento No. 5
Aplicación
Con la revisión de los saldos sobre los compromisos contraídos
con proveedores de materiales de construcción como “Su
Ferretería” y servicios Profesionales como “Matute y Asociados”
se pudo comprobar que los saldos pendientes por liquidación de
los mismos no estaban determinados por la entidad contratante,
según referencia a los últimos contratos suscritos.
Se Observó que no se consideró las fechas de vencimiento de
dichos compromisos, no se exigió el cumplimiento oportuno del
objeto de los contratos a los proveedores, y mediante un análisis
posterior se determinó que no existió supervisión y control por
parte de la autoridad superior al cargo de la Secretaria Tesorera o
quien corresponda.
Así como también se puede determinar que no existe un
procedimiento específico para determinar un cronograma de
pagos.
HH
4/4
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 17-Oct.-2013
91
Cuadro N° 19. Hoja de hallazgos.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
HOJA DE HALLAZGOS
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
REF. P/T
HH
1/4
Procedimientos: Evaluación del Control Interno
PT. 1
1/5
2/5
Componentes: Actividad de Control
Subcomponente: Cuentas por Pagar
Título Evidenciar una base de datos de proveedores
Condición En la revisión de la información física como dentro del sistema se
pudo evidenciar que existe un inadecuado manejo sobre la base de
proveedores, ya que lo manejan mediante archivos simples en Excel,
que no es actualizado constantemente y solo proporciona información
del mes en curso.
Criterio 406-05 Sistema de registro
El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los
conceptos contables que permitan el control, identificación, destino y
ubicación de las existencias y los bienes de larga duración. “Se
establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de
las existencias como de los bienes de larga duración, mediante
registros detallados con valores que permitan controlar los retiros,
traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se
encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable
vigente.
La actualización permanente, la conciliación de saldos de los
auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la
verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro
y control oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas.”
Causa El incumplimiento de la norma 406-05 y el no llegar un adecuado
registro y base de datos de los proveedores así como de la adquisición
de bienes adquiridos ocasionó que no se pueda realizar una eficiente y
confiable constatación física de los bienes.
Efecto Por inobservancia de las normas de control interno, la entidad no
92
cuenta con una base de datos de los bienes y proveedores adecuada y
actualizada lo que no permite tomar decisiones acertadas.
Conclusión El no llevar un registro adecuado dentro del sistema contable de la
institución sobre los bienes de larga duración así como los auxiliares
de proveedores, ha impedido que se tomen buenas decisiones en las
adquisiciones futuras de bienes y servicios.
Recomendación A la Tesorera
Trabajar en apego a las normas de control interno y cumplir con el
uso adecuado del sistema contable para obtener información
oportuna, confiable y sirva como herramienta para la toma de
decisiones.
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 21-Oct.-2013
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
HOJA DE HALLAZGOS
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
REF. P/T
HH
2/4
Procedimientos: Evaluación del Control Interno
PT. 1
3/5
Componentes: Actividad de Control
Subcomponente: Cuentas por Pagar
Título Comprobación de pagos y sus soportes en pagos.
Condición Se Observó que no existe un adecuado archivo para las operaciones
administrativas y financieras, los documentos de pago no poseen un
orden secuencial, ni se encuentra pre numerada lo que no garantiza la
integridad de la información, se evidencian que no existe
documentación de respaldo que sustente los pagos realizados, que no
hay un control previo al pago, no hay actas de entrega recepción de
materiales a la comunidad.
Criterio 402-02 Control previo al compromiso.
“…La operación financiera esté directamente relacionada con la
misión de la entidad y con los programas, proyectos y actividades
93
aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos. La
operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y
necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales
sobre la misma y, exista la partida presupuestaria con la
disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar
desviaciones financieras y presupuestarias”.
403-08 Control previo al pago
“Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público
designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso
o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros,
previamente observarán las siguientes disposiciones:
a) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado,
legalmente exigible, con excepción de los anticipos previstos en los
ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos; b) Los
pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la
programación de caja autorizada; c) Los pagos estarán debidamente
justificados y comprobados con los documentos auténticos
respectivos; d) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos
pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las
obligaciones a pagar; y, e) Que la transacción no haya variado
respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.
Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los
que determinan un compromiso presupuestario y por documentos
comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes o
servicios contratados.”
405-04 Documentación de respaldo y su archivo.
“……Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental
suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación
sustentadora de transacciones financieras, operaciones
administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para
acciones de verificación o auditoría, así como para información de
otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.
Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la
documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su
94
propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de
la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y
análisis.
La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de
gestión importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que
permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o después de
su realización.
…Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de
conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que
debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. .…”
Causa La falta de controles ha ocasionado dentro de la Unidad
Administrativa - Financiera, mediante la Tesorera ejecute pagos sin
los soportes necesarios para la realización de los mismos.
Efecto Por la Inobservancia de los procesos del control interno existe un
54% de gastos que no cumple con la documentación necesaria que
soporte el gasto realizado.
Conclusión La falta de controles previos y continuos en la ejecución de gastos
realizados de la unidad Administrativa – Financiera, ha ocasionado
que un 54% de gastos no cuenten con la documentación de soporte
legal, un 46% cumpla parcialmente con la documentación de
respaldo, así como la desorganización en el archivo y el no tener
secuencia ni numeración no garantizo la integridad de la información.
Recomendación Al Presidente
Verificara que la documentación cumpla con las normativas legales,
previo a la autorización de los gastos.
Autorizara y supervisará el pago de proveedores siempre que cuenten
con la documentación de respaldo suficiente, competente y
pertinente.
A la Tesorera
95
Observara, que todos los gastos cumplan con la documentación legal
antes de la autorización (Control Previo)
Realizará el pago de los compromisos contraídos con proveedores y
controlará que las obligaciones de pago se encuentren debidamente
respaldadas y sustentadas, a fin de salvaguardar y proteger los
recursos de la entidad.
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 23-Oct.-2013
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
HOJA DE HALLAZGOS
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
REF. P/T
HH
3/4
Procedimientos: Evaluación del Control Interno
PT. 1
4/5
Componentes: Actividad de Control
Subcomponente: Cuentas por Pagar
Título Comprobación fechas de vencimiento y saldos según registros
contables.
Condición En la revisión y comprobación selectiva de pagos a proveedores de
materiales de construcción y contratación de servicios se evidencian
que en el 30% de los casos, los pagos se han efectuado acorde a las
fechas de vencimiento, en la mayor parte de los casos no se cumplió
con los plazos establecidos, así como se verifico a través de la
conciliación entre los valores pendientes y los registros contables no
coincidían, constatando que anteriormente no se han realizado
verificaciones de los saldos de las cuentas contables y de los contratos
como lo determina las normas de control interno de la contraloría.
Además que no existe un procedimiento específico que determine
fechas o cronograma de pagos a proveedores.
Criterio 405-06 Conciliación de los saldos de las cuentas
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la
conformidad de una situación reflejada en los registros contables
96
constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas
diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan
confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite
detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o
regularizaciones cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los
saldos de la respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de
detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes
correspondientes.
Las servidoras y servidores encargados de realizar las
conciliaciones, serán independientes del registro, autorización y
custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas,
dejarán constancia por escrito de los resultados y en el caso de
determinar diferencias, se notificará por escrito a fin de tomar las
acciones correctivas por parte de la máxima autoridad.
Sobre la base del modelo de gestión financiera, implementado por el
ente rector de las finanzas públicas, los ajustes de los saldos de las
cuentas de activo, pasivo y patrimonio, serán de responsabilidad de
las unidades ejecutoras en aplicación a las normas emitidas para el
efecto.
Causa El incumplimiento de la norma 405-06 y 403-10 de control interno
provocó que los pagos realizados a algunos proveedores una vez
cumplida la fecha de vencimiento, cuenten con saldos pendientes de
pago aunque los bienes o servicios ya han sido entregados, en otros
casos en las adquisiciones de materiales de construcción existen
proveedores que los valores pagados son superiores al valor de los
contratos, sin tener ninguna justificación documentada para los
mismos.
Efecto Al no llevar un buen control sobre vencimientos de cuentas con
obligaciones contraídas, así como de saldos pendientes de pago y el
debido proceso para la liquidación de cada contrato de compra, indujo
97
que la entidad no cumpla con sus obligaciones, provocando que se
produzcan multas en algunos casos, además al no realizar una
verificación de saldos de los registros contables ocasionó que no se
tomen correctivos oportunos para subsanar a tiempo y que los saldos
de partidas establecidas, reflejadas en el sistema según estados
financieros cuenten con números rojos o en negativo.
Conclusión La falta de control sobre la fecha de vencimiento de las obligaciones
contraídas así como los saldos que se mantuvieron pendientes de
pago del año vigente como años anteriores provocaron que la
institución no cumpla oportunamente con sus obligaciones,
acarreando en algunos casos multas y sanciones, incumpliendo con la
planificación, tiempos y objetivos plasmados en el Plan de Desarrollo
Territorial y por ende el Plan Operativo Anual.
Recomendación Al Presidente
Supervisará y controlará el cumplimiento de la Planificación según el
Plan Operativo Anual, determinando mecanismos que permitan
examinar las obligaciones pendientes de pago con relación a las
fechas de vencimiento.
Solicitará a Tesorería emita un informe sobre la situación actual de
las obligaciones contraídas haciendo énfasis en las que intervengan
mayor movimiento de fondos.
A la Tesorera.
Cumplirá oportunamente con la emisión de los informes solicitados
por presidencia de manera oportuna y comunicará cualquier novedad
con respecto a la ejecución del gasto e inconvenientes que se
presenten en la ejecución de los contratos para obra, bienes o
servicios, para tomar medidas oportunas y pertinentes.
Mantendrá un auxiliar de proveedores que le permita determinar
oportunamente los saldos pendientes y verificar las fechas de
vencimiento de cada uno, para no incumplir con los plazos
estipulados en los contratos.
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 25-Oct.-2013
98
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
HOJA DE HALLAZGOS
(Cuentas por Pagar del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012)
REF. P/T
HH
4/4
Procedimientos: Evaluación del Control Interno
PT. 1
5/5
Componentes: Actividad de Control
Subcomponente: Cuentas por Pagar
Título Comprobación de saldos y liquidación de obligaciones.
Condición El análisis y comprobación de saldos a los proveedores se constató
que existen cuentas por pagar vencidas a proveedores, hasta la
presente fecha no se han determinado los saldos pendientes por
liquidación de contratos, no se ha exigido el cumplimiento
documental necesario sobre los contratos por parte de la entidad
contratante, no existió la supervisión y control a las obligaciones
contraídas, o el pago se realizó muchos meses después de la
recepción del bien o servicio adquirido, sin tener un sustento adjunto
que justifique la retención del mismo
Criterio 403-10 Cumplimiento de obligaciones
Las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de
conformidad a las políticas establecidas para el efecto; a fin de
mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá un índice
de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para
evitar recargos, intereses y multas.
Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el
compromiso, aspecto que será controlado mediante conciliaciones,
registros detallados y adecuados que permitan su clasificación, sean
éstas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o
multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con
retraso, será de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o
quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión.
Causa El incumplimiento de la norma 403-10 de control interno provocó
99
que los pagos realizados a algunos proveedores una vez cumplida la
fecha de vencimiento, cuenten con saldos pendientes de pago aunque
los bienes o servicios ya han sido entregados, no exigir los
documentos de sustento necesarios de manera oportuna ocasionó que
no se cumpliera a tiempo con la liquidación de los contratos, la falta
de supervisión a la Presidenta ocasionó que no se pudieran tomar
correctivos oportunos para solucionar los inconvenientes.
Efecto Al no llevar un buen control sobre vencimientos de cuentas con
obligaciones contraídas, el no determinar oportunamente los saldos
pendientes de pago y la exigencia del debido proceso para la
liquidación de cada contrato, provocó que el cumplimiento de la
planificación del GAD Parroquial Valle Hermoso no sea satisfactorio
en las metas, objetivos y tiempos establecidos en el POA y Plan de
Desarrollo Parroquial.
Conclusión El no llevar el control adecuado sobre las cuentas por pagar
“Proveedores”, el incumplimiento en el proceso de liquidación de las
obligaciones, no permitió que se cumpla con el Plan Operativo
Anual del Gad Parroquial Valle Hermoso, lo que originó reclamos de
la comunidad afectada por estos incumplimientos ante organismos de
control superiores, ocasionando fiscalizaciones externas y
observaciones negativas para la entidad, además comprometiendo y
utilizando fondos del año vigente para cubrir saldos pendientes de las
obligaciones contraídas en los años anteriores, restando la liquidez
para cumplir con la planificación actual.
Recomendación Al Presidente
Dispondrá a la tesorera, mantener el control de las obligaciones
pendientes de pago y establecerá un índice de vencimiento que
permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos por
intereses y multas.
A la Tesorera
Realizará el pago oportuno de las obligaciones pendientes y
comprometerá los recursos de acuerdo con los planes institucionales y
presupuestos aprobados, siendo estos autorizados por la máxima
autoridad de la Institución.
Elaborado por : Diana Chiquito López Fecha: 28-Oct.-2013
100
3.2.4.2.3. Fase III: Comunicación de resultados.
a) Informe de auditoría
Introducción.
El Gobierno Parroquial trabaja en cumplimiento a las disposiciones que exige la ley para
los considerados Gobierno Parroquiales Rurales, es así que posee un Plan de Desarrollo
Parroquial que permite tener establecida una guía sobre la planificación a seguir en base al
cumplimiento de objetivos instituciones y las competencias que la ley le faculta, el cual se
desarrolló en apego a lo establecido El Código Orgánico de Ordenamiento Territorial,
Autonomías y Descentralización (COOTAD):
El presente Examen Especial se realizará a las cuentas por pagar “Proveedores” del año
2012, en la Institución Pública denominada Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Rural Valle Hermoso, el cual se desarrollará verificando proceso de control
interno aplicado por la entidad.
Objetivo.
Verificar la veracidad, propiedad y legalidad de la cuenta por pagar “Proveedores” en el
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Valle Hermoso, durante el período
año 2012.
Alcance.
El Examen especial comprende un análisis a las cuentas por pagar “Proveedores”, durante
el año 2012.
Desarrollo.
A través del examen especial a la cuenta por pagar proveedores al Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Rural Valle Hermoso, se examinó distintos puntos de interés,
donde se analizó lo siguiente:
101
De la ejecución de los gastos
1. En la revisión de la base de datos de proveedores locales y provinciales con que cuenta
la empresa, así como de los bienes y servicios adquiridos, se evidenció que se incumple
la norma de control interno de la Contraloría General del Estado según se detalla;
406-05 Sistema de registro.
El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos
contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las
existencias y los bienes de larga duración. “Se establecerá un sistema adecuado
para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga
duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los
retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre
actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente.
La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los
saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica,
proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de
decisiones adecuadas.”
Conclusión.
No se lleva un registro adecuado dentro del sistema contable de la institución sobre los
bienes de larga duración así como los auxiliares de proveedores, ha impedido que se
tomen buenas decisiones en las adquisiciones futuras de bienes y servicios.
2. En la comprobación de los pagos contabilizados con los respectivos documentos de las
transferencias de pago realizadas, se observó el incumplimiento a las normas de Control
Interno emitidas por la Contraloría General del Estado;
102
N° 403-08 Control previo al pago
“Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para
ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar
pagos vía electrónica, entre otros, previamente observarán las siguientes
disposiciones:……… c) Los pagos estarán debidamente justificados y
comprobados con los documentos auténticos respectivos; …. e) Que la transacción
no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el
presupuesto.
Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan
un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que
demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados.”
N° 405-04 Documentación de Respaldo y su archivo, que menciona:
“……Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente,
pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentadora de
transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales,
estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como para
información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.
Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de
soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad,
esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su
verificación, comprobación y análisis.
La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes
debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación,
antes, durante o después de su realización...….
103
……Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de
conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a
la realidad y a las necesidades institucionales...”
Conclusión.
Faltan de controles previos y continuos en la ejecución de gastos realizados de la
unidad Administrativa – Financiera, lo que ha ocasionado que un 54% de gastos no
cuenten con la documentación de soporte legal, un 46% cumpla parcialmente con la
documentación de respaldo, así como la desorganización en el archivo y al no tener
secuencia ni numeración no garantizó la integridad de la información.
3. Con la verificación la fecha de expedición y vencimiento de los contratos con los saldos
de los libros contables, se determinó el no cumplimiento de la norma;
405-06 Conciliación de los saldos de las cuentas
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de
una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas
entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa,
proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite
detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean
necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la
respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de
errores para efectuar los ajustes correspondientes.
Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, serán
independientes del registro, autorización y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán constancia
por escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificará por
escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la máxima autoridad.
104
Sobre la base del modelo de gestión financiera, implementado por el ente rector de
las finanzas públicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y
patrimonio, serán de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicación a las
normas emitidas para el efecto.
Conclusión.
Se evidenció la falta de control sobre la fecha de vencimiento de las obligaciones
contraídas así como los saldos que se mantuvieron pendientes de pago del año vigente
como años anteriores provocaron que la institución no cumpla oportunamente con sus
obligaciones, acarreando en algunos casos multas y sanciones, incumpliendo con la
planificación, tiempos y objetivos plasmados en el Plan de Desarrollo Territorial y por
ende el Plan Operativo Anual.
4. Analizar y confirmar los saldos, considerando la liquidación de los mismos con relación
a la fecha de vencimiento, determinando que incumplieron a la norma:
N°. 403-10 Cumplimiento de obligaciones que menciona:
Las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de conformidad a
las políticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de
las mismas, se establecerá un índice de vencimientos que permita que sean pagadas
oportunamente para evitar recargos, intereses y multas.
Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto
que será controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que
permitan su clasificación, sean éstas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora
injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad
personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por acción u
omisión.
105
Conclusión.
El no llevar el control adecuado sobre las cuentas por pagar “Proveedores”, el
incumplimiento en el proceso de liquidación de las obligaciones, no permitió que se
cumpla con el Plan Operativo Anual del Gad Parroquial Valle Hermoso, lo que originó
reclamos de la comunidad afectada por estos incumplimientos ante organismos de control
superiores, ocasionando fiscalizaciones externas y observaciones negativas para la entidad
además comprometiendo y utilizando fondos del año vigente para cubrir saldos pendientes
de las obligaciones contraídas en los años anteriores, restando la liquidez para cumplir con
la planificación actual.
En base al examen especial realizado a la cuenta por pagar proveedores y lo anteriormente
expuesto, me permito recomendar lo siguiente:
1. A la Secretaria/Tesorera trabajar en apego a las normas de control interno y
cumplir con el uso adecuado del sistema contable para obtener información
oportuna, confiable y sirva como herramienta para la toma de decisiones.
2. Al Presidente, verificará que la documentación cumpla con las normativas legales,
previo a la autorización de los gastos. Autorizará y supervisará el pago de
proveedores siempre que cuenten con la documentación de respaldo suficiente,
competente y pertinente.
A la Tesorera, observará que todos los gastos cumplan con la documentación legal
antes de la autorización (Control Previo). Realizará el pago de los compromisos
contraídos con proveedores y controlará que las obligaciones de pago se encuentren
debidamente respaldadas y sustentadas, a fin de salvaguardar y proteger los
recursos de la entidad.
3. Al Presidente, supervisará y controlará el cumplimiento de la planificación según el
Plan Operativo Anual, determinando mecanismos que permitan examinar las
obligaciones pendientes de pago con relación a las fechas de vencimiento.
106
Solicitará a Tesorería emita un informe sobre la situación actual de las obligaciones
contraídas haciendo énfasis en las que intervengan mayor movimiento de fondos.
A la Tesorera, cumplirá oportunamente con la emisión de los informes solicitados
por Presidencia de manera oportuna y comunicará cualquier novedad con respecto
a la ejecución del gasto e inconvenientes que se presenten en la ejecución de los
contratos para obra, bienes o servicios, para tomar medidas oportunas y pertinentes.
Mantendrá un auxiliar de proveedores que le permita determinar oportunamente los
saldos pendientes y verificar las fechas de vencimiento de cada uno, para no
incumplir con los plazos estipulados en los contratos.
4. Al Presidente, dispondrá a la tesorera, mantener el control de las obligaciones
pendientes de pago y establecerá un índice de vencimiento que permita que sean
pagadas oportunamente para evitar recargos por intereses y multas.
A la Tesorera, realizará el pago oportuno de las obligaciones pendientes y
comprometerá los recursos de acuerdo con los planes institucionales y presupuestos
aprobados, siendo estos autorizados por la máxima autoridad de la Institución.
Los Hallazgos que se encontraron en el desarrollo de este examen especial a la cuenta por
pagar proveedores en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial rural de Valle
Hermoso, fueron los siguientes:
1. En la revisión de la información física como dentro del sistema se pudo evidenciar
que existe un inadecuado manejo sobre la base de proveedores, ya que lo manejan
mediante archivos simples en Excel, que no es actualizado constantemente y solo
proporciona información del mes en curso.
2. Se observó que no existe un adecuado archivo para las operaciones administrativas
y financieras, los documentos de pago no poseen un orden secuencial, ni se
encuentra pre numerada lo que no garantiza la integridad de la información, se
evidencian que no existe documentación de respaldo que sustente los pagos
107
realizados, que no hay un control previo al pago, no hay actas de entrega recepción
de materiales a la comunidad.
3. En la revisión y comprobación selectiva de pagos a proveedores de materiales de
construcción y contratación de servicios se evidencian que en el 30% de los casos
los pagos se han efectuado acorde a las fechas de vencimiento, en la mayor parte de
los casos no se cumplió con los plazos establecidos, así como se verificó a través de
la conciliación entre los valores pendientes y los registros contables no coincidían,
constatando que anteriormente no se han realizado verificaciones de los saldos de
las cuentas contables como lo determina las normas de control interno de la
contraloría.
4. El análisis y comprobación de saldos a los proveedores se constató que existen
cuentas por pagar vencidas a proveedores, hasta la presente fecha no se han
determinado los saldos pendientes por liquidación de contratos, no se ha exigido el
cumplimiento documental necesario sobre los contratos por parte de la entidad
contratante, no existió la supervisión y control a las obligaciones contraídas, o el
pago se realizó muchos meses después de la recepción del bien o servicio
adquirido, sin tener un sustento adjunto que justifique la retención del mismo.
108
b) Comunicación de Resultados Parciales.
Sección: Unidad Financiera y/o Tesorería del GAD
Parroquial Rural Valle Hermoso.
Asunto: Comunicado Preliminar de Resultados
del examen especial
Santo Domingo, 07 de octubre de 2013
Lcdo.
Jhonny Espinoza
PRESIDENTE DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
C/c.
Dra.
Carmen Porras
EX PRESIDENTA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO
Se ha desarrollado el Examen Especial a las Cuentas por Pagar, Proveedores año 2012 del
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Valle Hermoso del período
comprendido del 1 enero al 31 de diciembre del 2012, de acuerdo a las “Normas de
Aplicación Obligatoria para las Entidades del Sector Público Ecuatoriano expedidas por la
Contraloría General del Estado”.
El Objetivo del examen especial fue verificar la veracidad, propiedad y legalidad de la
cuenta por pagar “Proveedores” en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
Rural Valle Hermoso, durante el período año 2012, con el fin de ser una guía de
aplicación, para implementar medidas correctivas y preventivas que ayuden a mejorar la
109
gestión financiera; además que las soluciones propuestas se consideren como herramienta
importante en la toma de decisiones en la Institución; por lo cual se propuso:
Obtener la base de datos de proveedores locales y exterior con que cuenta la
empresa, así como de los bienes y servicios adquiridos.
Preparar cédula que incluya datos relativos a los proveedores más importantes, con
los que se han adquiridos bienes o servicios.
Comprobar los pagos contabilizados con los respectivos documentos de las
transferencias de pago realizadas.
Verificar la fecha de expedición y vencimiento de los contratos con los saldos de
los libros contables.
Analizar y confirmar los saldos, considerando la liquidación de los mismos con
relación a la fecha de vencimiento.
Los Hallazgos que se encontraron en el desarrollo de este examen especial a la cuenta por
pagar proveedores en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial rural de Valle
Hermoso, fueron los siguientes:
En la revisión de la información física como dentro del sistema se pudo evidenciar
que existe un inadecuado manejo sobre la base de proveedores, ya que lo manejan
mediante archivos simples en Excel, que no es actualizado constantemente y solo
proporciona información del mes en curso.
Se observó que no existe un adecuado archivo para las operaciones administrativas
y financieras, los documentos de pago no poseen un orden secuencial, ni se
encuentra pre numerada lo que no garantiza la integridad de la información, se
evidencian que no existe documentación de respaldo que sustente los pagos
realizados, que no hay un control previo al pago, no hay actas de entrega recepción
de materiales a la comunidad.
110
En la revisión y comprobación selectiva de pagos a proveedores de materiales de
construcción y contratación de servicios se evidencian que en el 30% de los casos
los pagos se han efectuado acorde a las fechas de vencimiento, en la mayor parte de
los casos no se cumplió con los plazos establecidos, así como se verificó a través de
la conciliación entre los valores pendientes y los registros contables no coincidían,
constatando que anteriormente no se han realizado verificaciones de los saldos de
las cuentas contables como lo determina las normas de control interno de la
contraloría.
El análisis y comprobación de saldos a los proveedores se constató que existen
cuentas por pagar vencidas a proveedores, hasta la presente fecha no se han
determinado los saldos pendientes por liquidación de contratos, no se ha exigido el
cumplimiento documental necesario sobre los contratos por parte de la entidad
contratante, no existió la supervisión y control a las obligaciones contraídas, o el
pago se realizó muchos meses después de la recepción del bien o servicio
adquirido, sin tener un sustento adjunto que justifique la retención del mismo
Por lo cual se incumplió con las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría
General del Estado en calidad de ente regulador de las entidades públicas, específicamente
la norma N° 406-05 Sistema de registro, N° 403-08 Control previo al pago, N° 405-04
Documentación de Respaldo y su archivo, N° 405-06 Conciliación de los saldos de las
cuentas, N°. 403-10 Cumplimiento de obligaciones.
En base a lo expuesto y luego del desarrollo del examen especial, se logró determinar las
siguientes conclusiones y recomendaciones:
Conclusiones Recomendaciones:
El no llevar un registro adecuado
dentro del sistema contable de la
institución sobre los bienes de larga
duración así como los auxiliares de
proveedores, ha impedido que se
tomen buenas decisiones en las
A la Secretaria/Tesorera trabajar en apego a las
normas de control interno y cumplir con el uso
adecuado del sistema contable para obtener
información oportuna, confiable y sirva como
herramienta para la toma de decisiones.
111
adquisiciones futuras de bienes y
servicios.
La falta de controles previos y
continuos en la ejecución de gastos
realizados de la unidad
Administrativa – Financiera, ha
ocasionado que un 54% de gastos no
cuenten con la documentación de
soporte legal, un 46% cumpla
parcialmente con la documentación
de respaldo, así como la
desorganización en el archivo y el no
tener secuencia ni numeración no
garantizó la integridad de la
información.
Al Presidente, verificará que la
documentación cumpla con las normativas
legales, previo a la autorización de los gastos.
// Autorizará y supervisará el pago de
proveedores siempre que cuenten con la
documentación de respaldo suficiente,
competente y pertinente.
A la Tesorera, observará que todos los gastos
cumplan con la documentación legal antes de
la autorización (Control Previo). // Realizará
el pago de los compromisos contraídos con
proveedores y controlará que las obligaciones
de pago se encuentren debidamente
respaldadas y sustentadas, a fin de
salvaguardar y proteger los recursos de la
entidad.
La falta de control sobre la fecha de
vencimiento de las obligaciones
contraídas así como los saldos que se
mantuvieron pendientes de pago del
año vigente como años anteriores
provocaron que la institución no
cumpla oportunamente con sus
obligaciones, acarreando en algunos
casos multas y sanciones,
incumpliendo con la planificación,
tiempos y objetivos plasmados en el
Plan de Desarrollo Territorial y por
ende el Plan Operativo Anual.
Al Presidente, supervisará y controlará el
cumplimiento de la planificación según el Plan
Operativo Anual, determinando mecanismos que
permitan examinar las obligaciones pendientes de
pago con relación a las fechas de vencimiento. //
Solicitará a Tesorería emita un informe sobre la
situación actual de las obligaciones contraídas
haciendo énfasis en las que intervengan mayor
movimiento de fondos.
A la Tesorera, cumplirá oportunamente con la
emisión de los informes solicitados por presidencia
de manera oportuna y comunicará cualquier novedad
con respecto a la ejecución del gasto e inconvenientes
que se presenten en la ejecución de los contratos para
obra, bienes o servicios, para tomar medidas
oportunas y pertinentes. // Mantendrá un auxiliar
112
de proveedores que le permita determinar
oportunamente los saldos pendientes y verificar las
fechas de vencimiento de cada uno, para no incumplir
con los plazos estipulados en los contratos.
El no llevar el control
adecuado sobre las cuentas
por pagar “Proveedores”, el
incumplimiento en el proceso
de liquidación de las
obligaciones, no permitió
que se cumpla con el Plan
Operativo Anual del Gad
Parroquial Valle Hermoso, lo
que originó reclamos de la
comunidad afectada por estos
incumplimientos ante
organismos de control
superiores, ocasionando
fiscalizaciones externas y
observaciones negativas para
la entidad, además
comprometiendo y utilizando
fondos del año vigente para
cubrir saldos pendientes de
las obligaciones contraídas
en los años anteriores,
restando la liquidez para
cumplir con la planificación
actual.
Al Presidente, dispondrá a la tesorera,
mantener el control de las obligaciones
pendientes de pago y establecerá un índice de
vencimiento que permita que sean pagadas.
A la Tesorera, realizará el pago oportuno de
las obligaciones pendientes y comprometerá
los recursos de acuerdo con los planes
institucionales y presupuestos aprobados,
siendo estos autorizados por la máxima
autoridad de la Institución.
Se espera que la Entidad Parroquial considere las observaciones emitidas en el presente
informe y sean útiles para tomar los correctivos necesarios que fortalezcan los procesos de
control interno y aporte positivamente a mejorar en el desempeño de las funciones,
113
enmarcados en el cumplimiento las Normas de Control emitidas por la Contraloría General
del Estado.
Particular que pongo en su conocimiento para fines consiguientes.
Atentamente,
Diana Chiquito
JEFE AUDITOR
114
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA.
La Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes”, a través de la comisión de
Investigación aprueba el perfil de Tesis, así como los lectores de tesis revisan y emiten un
informe de aprobación al mismo.
La tesis será validada por los correspondientes lectores de tesis, los que son delegados por
la gerencia de Investigación de la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“Uniandes”.
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Valle Hermoso se compromete a
analizar las propuestas planteadas y en lo posible la implementación de la misma de
acuerdo a la satisfacción adjunto a la presente.
3.4. CONCLUSIONES FINALES Y RECOMENDACIONES.
3.4.1. Conclusiones.
3.4.1.1. La falta de controles previo no ha permitido que los gastos ejecutados por
parte de la tesorería del GAD Parroquial tengan los soportes y justificativos
necesarios para la veracidad de gasto, revelando falencia en los documentos
de respaldo y justificación.
3.4.1.2. El no llevar el control adecuado sobre las cuentas por pagar “Proveedores”,
el incumplimiento en el proceso de liquidación de las obligaciones, no
permitió que se cumpla con el P.O.A. del Gad Parroquial, lo que originó
reclamos de la comunidad afectada ante organismos de control superior,
ocasionando fiscalizaciones externas y observaciones negativas para la
115
entidad, además comprometiendo y utilizando fondos del año vigente para
cubrir saldos pendientes de las obligaciones contraídas en los años
anteriores, restando liquidez para cumplir con la planificación actual.
3.4.2. Recomendaciones.
3.4.2.1. El presidente dispondrá a la tesorera, previo a la ejecución del gasto toda la
documentación soporte para su ejecución los mismos que estén alineados
con la misión de la entidad y dentro de los programas y proyectos, y a su
vez estos consten en sus respectivas actividades para la ejecución de los
mismos.
3.4.2.2. La tesorera antes de ejecutar un gasto deberá realizar control antes, durante
y después, para garantizar la valides de los mismo, toda ejecución deberá
ser aprobada y supervisado por el presidente del GAD.
3.4.2.3. El Presidente dispondrá a la tesorera, mantener el control de las
obligaciones pendientes de pago y establecerá un índice de vencimiento que
permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos por intereses
y multas.
3.4.2.4. Realizará el pago oportuno de las obligaciones pendientes y comprometerá
los recursos de acuerdo con los planes institucionales y presupuestos
aprobados, siendo estos autorizados por la máxima autoridad de la
Institución.
BIBLIOGRAFÍA.
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Alcarria, J, (2009). Contabilidad Financiera 1, (1era ed.). Universitat Jaume.
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Entidades del Sector Público Ecuatoriano expedidas por la Contraloría General del
Estado. Quito.
De la peña, G. (2009). Auditoría un Enfoque Práctico. Madrid: Paraninfo.
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Fonseca, O. (2008). Vademécum Contralor, ICCO Editorial, 1 era edición, 2008.
Gitman, Lawrence. Fundamentos de Administración Financiera.
Gómez Juan Miguel. Et al, Gestión Financiera, ediciones pirámide, 1era edición,
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Grupo océano, Enciclopedia de la Auditoría, editorial océano, España 2002.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Madariaga Juan María, Manual Práctico de Auditoría, Deusto, España 2004
Maldonado, Milton, Auditoría de Gestión, Quito 2006, tercera edición.
Maldonado, Milton, auditoría de Gestión, editora Luz de América, 2da edición, Quito
2001.
Manual General de Auditoría Gubernamental, que regirá para las Unidades de
Auditoría de la Contraloría, de Auditoría Interna de las Entidades y Organismos del
Sector Público que se encuentran bajo el Ámbito de competencia del Organismo
Técnico Superior de Control y para las firmas privadas de auditoría contratadas.
Márquez, francisco, Control Integral de la Gestión, editorial índex, Madrid 1978,
octava edición.
Perdomo, Abraham, Administración Financiera, internacional Thomson editores,
México 2007, primera edición.
Redondo Hinojosa, Jaime. Compendio de Términos usuales en la Administración
Financiera.
Vélez, Hernán, Normas de Aplicación Obligatoria para las entidades del Sector
Publico Ecuatoriano expedidas por la Contraloría General del Estado, Contraloría
General del Estado, 2007.
Zapata pedro, Contabilidad General, McGraw Hill, 7ma Edición, Colombia 2011.
ANEXOS.
ANEXO 1.
Aprobación del Perfil
ANEXO 2.
Carta de Aceptación.
ANEXO 3.
Formato de la Entrevista a nivel Administrativo
ENTREVISTA REALIZADA A SECRETARIA/TESORERA DEL GAD.
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO.
1. ¿Se informa al proveedor sobre los términos de las negociaciones o circunstancias
especiales antes de recibir al bien o servicio? Explique la razón.
2. ¿Se cuenta con un procedimiento para el registro y control de las cuentas por pagar
a proveedores? Describa brevemente el procedimiento.
3. ¿Existe un procedimiento de revisión previo al pago? En caso afirmativo, ¿Cómo se
realiza?
4. ¿Qué documentos sirven para verificar que los bienes o servicios fueron recibidos?
5. ¿Se registra contablemente la documentación para los compromisos contraídos con
proveedores?
6. ¿Estos compromisos están considerados en el presupuesto autorizado y clasificados
correctamente? Explique el procedimiento.
7. ¿Se mantienen debidamente integrados y depurados los saldos de la cuenta de
proveedores? Explique la razón.
8. ¿Se preparan mensualmente análisis por antigüedad de saldos de la cuenta de
proveedores? Explique la razón.
9.¿Se efectúan arqueos periódicos de la documentación pendiente de pago? Explique la
razón.
10. ¿Si se efectúan arqueos periódicos, éstos se concilian con los registros contables?
11. ¿Los anticipos a proveedores se realizan por conceptos expresamente autorizados?
12. ¿Existe una calendarización adecuada para el pago de compromisos con
proveedores? Explique la razón.
13. ¿Se cumple con las fechas de vencimiento para los pagos a proveedores? Explique
la razón.
14. ¿A la fecha se tienen compromisos devengados no pagados de ejercicios
anteriores? Explique la razón.
15. ¿Existen pagos a proveedores que no contaron con presupuesto disponible? Porque
razón.
16. Describa brevemente el trámite de la documentación para que se realice el pago a
proveedores.
17. ¿Se verifica que la documentación para pago a proveedores cuente con la
autorización respectiva, y que reúna los requisitos legales, fiscales y señalen la
aplicación contable presupuestal a registrar?
18. ¿Se tienen establecido un procedimiento, lugar y horario personal para efectuar el
pago? Descríbalo brevemente.
19. ¿Se coloca el sello correspondiente a los comprobantes pagados? Describa
brevemente el procedimiento.
20. ¿Se realiza un seguimiento a la entrega de retenciones emitidas a los proveedores?
ANEXO 4.
Formato de la Entrevista al Legislativo del GAD. Parroquial.
ENTREVISTA REALIZADA AL PERSONAL GERENCIAL DEL GAD.
PARROQUIAL RURAL VALLE HERMOSO.
1. ¿Cuál es el objetivo principal de la entidad a la que Usted representa?
2.¿Existe un proceso previo a la elaboración del P.D.O.T, P.O.A, P.A.C? fundamente la
respuesta.
3.¿Hay misión y visión de la Institución? Detalle.
4.¿Cuenta la entidad con una estructura organizativa que manifieste claramente las
relaciones jerárquico-funcionales de la organización?
5. ¿Determine qué áreas o departamentos funcionan en la entidad actualmente?
6. ¿Hay una clara definición de responsabilidades y las mismas son adecuadamente
conocidas por los responsables en cargos críticos? (en caso de afirmativa) explique
cuál es el procedimiento, (en caso de negativa) exponga las razones.
7. ¿Existe un Plan de Capacitación de la organización que favorezca el mantenimiento
y mejora de la competencia para cada uno de los puestos?
8. ¿Se realiza una evaluación periódica del desempeño que identifique las necesidades
organizacionales y personales de mayor capacitación?
9. ¿Se observa una actitud responsable ante la generación de información, tanto
contables/financiera como de gestión?
10. ¿Para el cumplimiento de objetivos u actividades, se adquieren compromisos con
proveedores internos o externos? (en el caso de ser afirmativa) ¿Cuál es el proceso?
11. ¿Para realizar los pagos a proveedores se cumple con todos los requisitos de
sustento del gasto efectuado? Quienes intervienen en el proceso de verificación.
12. ¿Cuál es el tiempo promedio y el proceso para realizar los pagos a los proveedores
por un bien o servicio brindado?
13. ¿por qué razones se puede retazar o incumplir con las fechas de pago previstas?
14. ¿Se realiza un control continuo o frecuente al departamento encargado de efectuar
los pagos por compromisos contraídos? (si es afirmativo) ¿Cuál es el mecanismo de
control utilizado? (si es negativo) explique la razón.
ANEXO 5.
Formato de la Encuesta.
ENCUESTA REALIZADA A PROVEEDORES DEL GAD. PARROQUIAL
RURAL VALLE HERMOSO.
1. ¿Adquiere compromisos con el
GAD Parroquial Valle Hermoso?
1 vez al
año.
2 veces
al año.
3 veces
al año.
Más de 3
veces al
año.
2. ¿Qué tipo
de bienes o
servicios
ofrece a la
institución
?
Materiales
de
Construcció
n.
Suministros
de Oficina.
Servicios
Básicos.
Servicios
Tecnológic
os.
Otro….
3. ¿Es bien informado sobre los
términos de las negociaciones
o circunstancias especiales
antes de brindar el bien o
servicio?
Siempre. Frecuenteme
nte.
Poco. Nunca.
4. ¿Qué tipo de medio
frecuentemente es utilizado
por la Institución para la
solicitud de bienes o
servicios?
Mediante
Órdenes de
Compra.
Vía
Telefónica.
Visita personal al
establecimiento.
5. ¿Se tienen establecido un procedimiento,
lugar y horario personal para efectuar el
pago?
Sí. No.
6. ¿Bajo qué mecanismo o
criterio se establece los
pagos periódicos por la
obligación contraída?
Establecen
Calendarios de
Pagos.
Contra entrega
del bien o
servicios.
Pago
anticipado al
bien o servicio.
7. ¿Se cumple con las fechas
pactadas entre las partes?
Cuáles son las razones
Siempre. Frecuentemente
.
Poco. Nunca.
8. ¿Cómo califica las
relaciones anteriores
contraídas con el GAD
Parroquial Valle
Hermoso?
Excelent
e.
Buen
o.
Regular
.
Malo. Insatisfactorio.
9. ¿Qué tiempo transcurre
para los depurados los
saldos de la cuenta por los
compromisos contraídos?
15 días- 1
mes
1 mes –
3
meses.
3 meses
– 6
meses.
6 meses
– 9
meses.
Mayor a
9 meses.
10. ¿De qué depende
el tiempo que
transcurre para la
depuración de
saldos?
Documentación
habilitante
pendiente de
entrega.
Dificultad en la
determinación
de saldos.
Problemas
internos de la
Institución.
Otr
os:
…
11. El trámite de la
documentación para
que se realice el pago
por los compromisos
adquiridos es:
Ágil. Retrasado. Innecesario. Necesita
Mejoras…
12. El GAD Parroquial Valle Hermoso al momento
de recibirá las facturas respectivas, realiza las
retenciones y las entrega oportunamente al
destinatario.
Si. No.
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN.
ANEXO 6.
Proceso de Ejecución del Gasto del Gad Parroquial Valle Hermoso.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL “VALLE HERMOSO”
Acuerdo Ministerial No. 1359 RUC 1768120600001 telef.:2773-300- Provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, Cantón Santo Domingo, Parroquia Valle Hermoso
Solicitud del Gasto
• Verificación de Certificación y Disponibilidad Presupuestaria
• Verificación de fondos bancarios previo el compromiso
• Verificación de procedimientos legales, y control interno previo al gasto
• Procesos de Adquisición según lo establecido en la Ley de Contratación Pública,
su reglamento y sus resoluciones.
• Documentación soporte del gasto, Facturas, retenciones, contratos, proformas,
planillas, entre otros
• Registros de transferencias previa autorización de la máxima autoridad
• Aprobación del gasto por la máxima autoridad
ANEXO 7.
Cedulas Presupuestarias de Gastos.
10
ANEXO 8.
Cedulas Presupuestarias de Ingresos.
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