UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA
OPTAR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“DISEÑO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO EN SERVARTU S.A.”
AUTORES:
MARÍA ISABEL PAZ LAGO
Y
ANDREA CAROLINA PALMA PILAY
TUTOR DE TESIS:
ECON. ESPIN MARTINEZ JORGE ALFREDO
GUAYAQUIL, ENERO 2018.
ii
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: “Diseño Manual De Procedimientos
Para El Control De Inventario En SERVARTU S.A.”
AUTORES:
María Isabel Paz Lago
Andrea Carolina Palma Pilay
TUTOR:
Econ. Espín Martínez Jorge Alfredo.
REVISOR:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizado
FECHA DE PUBLICACIÓN: ENERO
2018
N° DE PÁG.: 87
ÁREA TEMÁTICA: Administración.
PALABRAS CLAVES: Inventario, control, procedimiento
Resumen: El problema con el inventario en la empresa SERVARTU S.A. sucede cuando se
realiza el proceso de control del stock en sus entradas y salidas, ya que no permite conocer a
la actualidad su existencia. Por lo cual se realiza la propuesta del diseño del presente manual
de procedimientos de control de su inventario. Esto ayudará al procedimiento de recepción del
inventario y a la aplicación de las funciones o responsabilidades que debe aplicar cada uno de
los empleados de la organización, previa capacitación del administrador.
Tomando en consideración el crecimiento en ventas que la empresa desea obtener, decidimos
realizar el presente trabajo de investigación, demostrando como una correcta administración
adecuado manejo de los inventarios pueden cambiar las perspectivas y las creencias de una
empresa, dando un ordenamiento claro y mejorando la situación financiera de la organización.
N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF (X) SI () NO
CONTACTO CON AUTOR/ES:
María Isabel Paz Lago
Andrea Carolina Palma Pilay
TELÉFONO:
0978909217
0994677879
E-MAIL: [email protected] [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN: NOMBRE: Secretaría de la facultad
TELÉFONO: (04) 2848487 EXT.123
iii
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado Ing. Omar Mejía Flores, tutor del trabajo de titulación certifico que
el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por María Isabel Paz Lago con C.I. Nº.
0922193453 y Andrea Carolina Palma Pilay con C.I 0926527821, con mi respectiva
supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de CONTADOR
PÚBLICO AUTORIZADO.
Se informa que el trabajo de titulación: “Diseño Manual De Procedimientos Para El
Control De Inventario En SERVARTU S.A.” ha sido orientado durante todo el periodo de
ejecución en el programa antiplagio PLAGIARISM quedando el 8% de coincidencia.
iv
Econ. Espín Martínez Jorge Alfredo.
Tutor de Tesis
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ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
CERTIFICADO DE TUTOR
Envío a Ud. El Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación
“DISEÑO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO EN SERVARTU S.A.” del estudiante MARÍA ISABEL PAZ LAGO Y
ANDREA CAROLINA PALMA PILAY, indicando ha (n) cumplido con todos los parámetros
establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo
de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión
final.
Atentamente,
Econ. Espín Martínez Jorge Alfredo.
Tutor de Tesis
v
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ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL
USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADEMICOS
Yo, María Isabel Paz Lago con C.I. Nº. 0922193453 y Andrea Carolina Palma Pilay con
C.I 0926527821 certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo
título es “DISEÑO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO EN SERVARTU S.A.” son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y
SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS
CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia
gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no
académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como
fuera pertinente.
--------------------------------------------------------------
MARÍA ISABEL PAZ LAGO
C.I. Nº.0922193453
--------------------------------------------------------------
ANDREA CAROLINA PALMA PILAY
C.I. Nº.0926527821
* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,
CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares
de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el
caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos
superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos
públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como
trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos,
sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales
corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible
y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
vi
Dedicatoria
Dedico este Proyecto de Tesis a Dios y a mis padres. A Dios porque ha estado conmigo
a cada paso que doy, cuidándome y dándome fortaleza para continuar, a mi padre, quien a lo
largo de mi vida han velado por bienestar y educación siendo mi apoyo incondicional en todo
momento.
Depositando su entera confianza en cada reto que se presentaba sin dudar ni un solo
momento en mi inteligencia y capacidad. Es por el que soy lo que soy ahora.
María Isabel Paz Lago
vii
Dedicatoria
Dedico este trabajo principalmente a Dios, por haberme dado la vida y permitirme el
haber llegado hasta este momento tan importante de mi vida profesional.
A mis padres, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación;
que han sabido formarme con buenos sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha ayudado
a salir adelante en los momentos más difíciles.
Andrea Carolina Palma Pilay
viii
Agradecimiento
Mi agradecimiento especial a Dios y a mi familia, quienes, con sus constantes muestras
de apoyo, me han dado las fuerzas necesarias para que esta meta llegue a su etapa final
Me gustaría expresar mi agradecimiento al Ing. Jorge Espín, tutor de esta tesis, por la
orientación, seguimiento y la supervisión continúa de la misma, pero sobre todo por la
motivación y el apoyo recibido a lo largo de este tiempo.
Quiero agradecer a mis compañeros de la facultad de Administración, por el afecto
recibido durante todos estos años de estudio y además el haber cosechado amistades sinceras
y verdaderas que quedarán por siempre en el recuerdo.
Por último, agradecer a la empresa en la cual laboro, por haberme brindado todas las
facilidades que necesité en mis horarios de estudio.
A todos ellos, muchas gracias.
María Isabel Paz Lago
ix
Agradecimiento
Agradezco este logro principalmente a Dios por haberme dado la fuerza suficiente para
poder continuar en este largo camino lleno de obstáculos.
A mis padres que con su esfuerzo y trabajo arduo pudieron darme una buena educación.
También quiero agradecer a mi tutor el Ing. Jorge Espín por estar siempre ayudándonos
y motivándonos a culminar el proyecto.
A la Universidad de Guayaquil por haberme abierto las puertas de su institución y a todos
los docentes que fueron mis maestros y me ayudaron a convertirme en una profesional.
Andrea Carolina Palma Pilay
x
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“Diseño manual de procedimiento para el control de inventarios en SERVARTU S.A.”
Autoras:
María Isabel Paz Lago
Y
Andrea Carolina Palma Pilay
Tutor:
Econ. Espín Martínez Jorge Alfredo.
.
Resumen
El problema con el inventario en la empresa SERVATUS S.A. sucede cuando se realiza el
proceso de control del stock en sus entradas y salidas, ya que no permite conocer a la actualidad
su existencia. Por lo cual se realiza la propuesta del diseño del presente manual de
procedimiento de control de su inventario. Esto ayudara al procedimiento de recepción del
inventario y a la aplicación de las funciones o responsabilidades que debe aplicar cada uno de
los empleados de la organización, previa capacitación del administrador. Tomando en
consideración el crecimiento en ventas que la empresa desea obtener, decidimos realizar el
presente trabajo de investigación, demostrando como una correcta administración adecuado
manejo de los inventarios pueden cambiar las perspectivas y las creencias de una empresa,
dando un ordenamiento claro y mejorando la situación financiera de la organización.
PALABRAS CLAVES: Inventario, control, procedimiento
xi
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“Diseño manual de procedimiento para el control de inventarios en SERVARTU S.A.”
Autoras:
María Isabel Paz Lago
Y
Andrea Carolina Palma Pilay
Tutor:
Econ. Espín Martínez Jorge Alfredo.
Abstract
The problem with the inventory in the company SERVATUS S.A. It happens when the stock
control process is carried out in its inputs and outputs, since it does not allow its existence to
be known at present. Therefore, the proposal for the design of this manual for the control
procedure of your inventory is made. This will help the procedure of receiving the inventory
and the application of the functions or responsibilities that each employee of the organization
must apply, after training the administrator. Taking into consideration the growth in sales that
the company wishes to obtain, we decided to carry out the present research work,
demonstrating how proper management of inventory management can change the perspectives
and beliefs of a company, giving a clear order and improving the situation financial of the
organization.
KEYWORDS: Inventory, control, procedure
xii
Tabla de contenido
Repositorio nacional en ciencias y tecnología ...................................................................... ii
Dedicatoria ........................................................................................................................... vi
Agradecimiento ................................................................................................................. viii
Resumen ................................................................................................................................ x
Abstract ................................................................................................................................ xi
Introducción .......................................................................................................................... 1
Capítulo i ............................................................................................................................... 2
El Problema ........................................................................................................................... 2
Planteamiento del problema .............................................................................................. 2
Formulación y sistematización del problema .................................................................... 7
Formulación del problema. ........................................................................................... 7
Sistematización ............................................................................................................. 7
Objetivos del a Investigación ............................................................................................ 7
Objetivo general ............................................................................................................ 7
Objetivos específicos .................................................................................................... 7
Justificación de la investigación ........................................................................................ 7
Justificación Metodológica. .......................................................................................... 8
Justificación Práctica. .................................................................................................... 8
Delimitación de la Investigación ................................................................................... 8
Viabilidad de la investigación ....................................................................................... 8
xiii
Hipótesis generales ............................................................................................................ 9
Variables ........................................................................................................................... 9
Variable independiente .................................................................................................. 9
Variables dependientes .................................................................................................. 9
Capítulo ii ............................................................................................................................ 11
Marco Referencial ............................................................................................................... 11
Antecedentes De La Investigación .................................................................................. 11
Marco Teórico ................................................................................................................. 13
Manual de procedimientos .......................................................................................... 13
Inventarios ................................................................................................................... 14
Importancia de los inventarios .................................................................................... 15
Importancia del control de los inventarios .................................................................. 16
Sistema de inventarios ................................................................................................. 16
Ventajas del sistema de inventario permanente .......................................................... 18
Desventajas del sistema de inventario permanente ..................................................... 18
Sistema de inventario periódico .................................................................................. 19
Ventajas del sistema periódico .................................................................................... 19
Desventajas del sistema de inventario periódico ........................................................ 19
Métodos de valoración de Inventarios ............................................................................ 20
Método del promedio ponderado ................................................................................ 20
Ventajas del promedio ponderado ............................................................................... 21
xiv
Desventajas ................................................................................................................. 21
Método PEPS (FIFO) .................................................................................................. 22
Método UEPS (LIFO) ................................................................................................. 22
Control interno ................................................................................................................ 22
Objetivos del control interno ....................................................................................... 23
Tipos de control interno .............................................................................................. 23
Importancia del control dentro del proceso administrativo ......................................... 24
Tipos de control ........................................................................................................... 24
Manual de políticas y procedimientos ......................................................................... 26
Análisis FODA ............................................................................................................ 27
Marco Contextual ............................................................................................................ 27
Descripción de la microempresa ................................................................................. 27
Misión ......................................................................................................................... 29
Visión .......................................................................................................................... 29
Organigrama estructural de Servartu S.A. .................................................................. 30
Marco conceptual ............................................................................................................ 31
Sobrante ....................................................................................................................... 31
Faltante de inventario .................................................................................................. 32
Marco Legal .................................................................................................................... 32
Capitulo iii ........................................................................................................................... 36
Marco Metodológico ........................................................................................................... 36
xv
Diseño de la investigación .............................................................................................. 36
Tipo de investigación ...................................................................................................... 36
Investigación descriptiva ............................................................................................. 36
Investigación de campo ............................................................................................... 36
Población y muestra ........................................................................................................ 37
Población ..................................................................................................................... 37
Muestra ........................................................................................................................ 38
Instrumento de investigación .......................................................................................... 38
El cuestionario ................................................................................................................. 38
Técnicas de la Investigación ........................................................................................... 38
Observación ................................................................................................................. 38
Encuesta ...................................................................................................................... 39
Encuesta dirigida a los trabajadores de la empresa Servartu S.A ............................... 40
Análisis e interpretación de las encuestas ................................................................... 50
Capitulo iv ........................................................................................................................... 51
La propuesta ........................................................................................................................ 51
Introducción .................................................................................................................... 51
Desarrollo de la propuesta ............................................................................................... 51
Misión de la empresa ...................................................................................................... 52
Visión de la empresa ....................................................................................................... 52
Objetivos que cumplirá la propuesta ............................................................................... 53
xvi
Organigrama .................................................................................................................... 54
Organigrama de funciones .......................................................................................... 54
Políticas básicas del control de mercadería ..................................................................... 55
Procedimiento para recibir la mercadería.................................................................... 55
Procedimiento para Recepción de la mercadería ....................................................... 56
Procedimiento para almacenar la mercadería ............................................................ 57
Procedimiento para despacho de la mercancía ............................................................ 59
Conclusiones y recomendaciones ....................................................................................... 61
Conclusiones ................................................................................................................... 61
Recomendaciones ............................................................................................................ 62
Bibliografía ......................................................................................................................... 63
Apéndice ............................................................................................................................. 66
xvii
Lista de tablas
Tabla 1. Operalización de las variables ............................................................................. 10
Tabla 2. Análisis FODA ...................................................................................................... 27
Tabla 3. Población .............................................................................................................. 37
Tabla 4. Conocimiento de existencia de Manual de Procedimientos ................................. 40
Tabla 5. Control adecuado .................................................................................................. 41
Tabla 6. Organización de la empresa ................................................................................. 42
Tabla 7. Área del problema ................................................................................................. 43
Tabla 8. Control de entradas y salidas ............................................................................... 44
Tabla 9. Responsable de entradas y salidas ........................................................................ 45
Tabla 10. Conteo Físico ...................................................................................................... 46
Tabla 11. Inventario Físico ................................................................................................. 47
Tabla 12. Registro de mercadería ....................................................................................... 48
Tabla 13. Manual de funciones ........................................................................................... 49
xviii
Lista de figuras
Figura 1: Árbol del problema empresa Informatec .............................................................. 6
Figura 2: Control de inventario .......................................................................................... 15
Figura 3. Sistema de inventario permanente .................................................................... 188
Figura 4:Sistema de inventario periódico ......................................................................... 200
Figura 5. Ubicación geográfica de Servartu S.A. ............................................................... 28
Figura 6: Organigrama de la empresa Servartu S.A. .......................................................... 30
Figura 7. Conocimiento de existencia de manual de procedimientos……………….……40
Figura 8. Control Adecuado………………………………………………………………41
Figura 9. Organización de la Empresa………………………………………………...….42
Figura 10. Área del Problema……………………...……………………………………..43
Figura 11. Control de entradas y salida……………...…………………………………...44
Figura 12. Responsable de entradas y salidas……...……………………………………..45
Figura 13. Conteo Físico………………………………………...………………………..46
Figura 14. Inventario físico……...………………………………………………………..47
Figura 15. Registro de Mercadería………………… ……………………………………48
Figura 16. Manual de funciones…………………………………………………………..49
1
Introducción
La empresa SERVARTU S.A., dedicada a la prestación de servicio especializado en
diagnóstico computarizado de vehículos livianos y pesados con tecnología de punta, limpieza
de inyectores, emisión de gas, reparación del sistema electrónico y eléctrico de 12 y 24 v, fue
establecida en la ciudad de Guayaquil, dedicándose a la actividad económica con el
mantenimiento y reparación de vehículos automotores y venta al por menor de todo tipo de
partes, componentes, suministros, herramientas y accesorios para vehículos automotores. Se
pretende que, al diseñar un manual de procedimientos para el control de inventarios, se
generen resultados valiosos los cuales se verán reflejados, en el manejo de inventario del
Centro de Automotriz el amigo Arturo, con este manual se busca mejorar los procesos y la
comunicación organizacional. El manual les permitirá disponer de los procedimientos
necesarios para realizar las operaciones una manera eficiente y organizada. La estructura del
trabajo realizado comprende
Capítulo i: El Problema, se analiza la empresa en general, el planteamiento, origen y
descripción del problema, sus objetivos, justificación entre otras.
Capítulo ii: Marco Teórico, se plantean los antecedentes investigativos, se hace un
planteamiento de diferentes fundamentaciones basadas en consultas bibliográficas, así como
la fundamentación legal del problema que le da la sustentación.
Capítulo iii: Metodología, se presenta la modalidad y tipos de investigación, determinamos
la población, y se explican las técnicas de recolección de datos.
Capítulo iv: Análisis de los Resultados, contiene el análisis de los resultados obtenidos de
las encuestas, verificación de hipótesis o preguntas a investigar, resumiendo las conclusiones
y recomendaciones sobre el presente trabajo de investigación.
2
Capítulo i
El Problema
Planteamiento del problema
Actualmente existe a nivel mundial, un gran mercado competitivo lo que obliga que los
empresarios traten de producir a niveles óptimos con menores costos y mayores márgenes de
utilidad que les permita mantener la operatividad en sus empresas, además tienen como
principal objetivo ofrecer al mercado productos y servicios de buena calidad, logrando
establecer confianza entre sus clientes y posicionarse en el mercado de forma sostenible.
Desde tiempos antiguos las civilizaciones como la egipcia almacenaban alimentos para
poder afrontar épocas en las que existiera sequia o como una forma de prevenir escases por
siniestros, el mismo que gestionaban de tal forma que permitiera abastecer al pueblo y a otros
que buscaban alimentos a cambio de minerales y otras prendas, siendo una de las formas
como surge el inventario (Universidad Veracruzana, 2012).
Según la International Accounting Standards IAS (2012) el inventario es un activo
conformado por bienes que una empresa como tal mantiene ya sea para venderlos, para
utilizarlos en procesos de producción de otros bienes destinados a la venta, como materiales y
suministros que permitan la prestación de algún servicio o a su vez que intervengan de forma
indirecta en el proceso productivo de la empresa.
En el país, las empresas también hacen uso del control interno para inventarios como
una fuente de ayuda para tener conocimiento sobre los bienes que le corresponden, además de
ser una base para la declaración de los activos que la empresa posee. A pesar de que es una
alternativa muy eficaz, muchas empresas no cuentan con esta área o no se cumple lo
requerido dentro de las funciones de control interno. La gestión del inventario,
independientemente de la empresa que lo practica, es una serie de procesos con múltiples
funciones para el monitoreo, operación y gestión de materiales en stock. La gestión eficiente
3
del inventario siempre da una ventaja competitiva a las empresas, cualquiera que sea la
naturaleza de su negocio.
Así también, no existe una política clara de control de inventarios para las empresas
privadas que tienen libre potestad para efectuar el control de la manera más conveniente a sus
intereses, las operaciones contables ecuatorianas se norman en los preceptos de la Normativa
Internacional de Contabilidad que reza que se puede usar el control de inventarios bajo los
métodos FIFO o Promedio, a nivel de leyes en el sector público se expide por parte de la
Contraloría General del Estado el Reglamento para la utilización y control de los Bienes
Públicos, pero no existe una norma para los bienes privados sólo se han emitido reglamentos
para el correcto almacenamiento, control y conservación de productos sensibles cómo los
fármacos o los alimentos perecibles, el Instituto de Investigaciones Contables del Ecuador o
la Superintendencia de Compañías deberían ser las entidades llamadas a subsanar este
inconveniente pero no se ha realizado, determinándose que la política de inventarios en el
Ecuador es de total control de las compañías.
Entre estas empresas se encuentra el Centro de Automotriz Servartu S.A., la cual se
dedica a la prestación de servicio electrónico automotriz especializado en diagnóstico
computarizado de vehículos livianos y pesados con tecnología de punta y a la venta al por
menor de partes, accesorios y herramientas para vehículos, el presente trabajo se enfocó en
diseñar un manual de procedimientos para el control de inventarios, a causa de que
actualmente la automotriz presenta inconvenientes como faltantes, mala organización de la
bodega y mal registro de los valores de costos. Se evidenció que el personal de la compañía
no tiene claro las funciones que deben realizar.
Servartu S.A., presenta varias dificultades como la falta de organización lo
suficientemente profunda como para permitirles trabajar en un ambiente de operaciones
adecuadamente controladas, es decir que la empresa no ha desarrollado y formalizado de
4
manera suficiente las medidas organizativas que les permitan tener una estructura de control
interno y procedimientos adecuados, al momento de adquirir mercaderías que no salen a la
venta, esto puede ser por falta de distribución, planificación, funciones y deficiencia de
personal idóneo en el departamento de existencias, y también un análisis que nos permita
minimizar los constantes problemas que estas empresas enfrentan en la gestión de
Inventarios, vinculados principalmente con altos stock, los cuales por lo general causan altos
costos financieros que afectan los negocios e inmovilizan capital, reduciendo el flujo
efectivo, ocasionando reclamos constantes de sus cliente y pérdida de mercado en general.
Existen muchas inconsistencias que no permiten tener un buen control de inventarios
entre las más relevantes se puede mencionar:
La toma física de inventarios no coincide con lo que indican los reportes, los
motivos por los que esto varia son los productos dañados, exceso o faltante en los
inventarios.
Mantener productos que no han sido solicitados por miedo a perder clientes y esto
conlleva que inviertan el capital de trabajo e incluso que se arriesgue en gran
proporción las utilidades de la empresa.
Se desconocen sobre el estudio de las ventas, donde no analizan los costos reales
de mantener en bodegas ciertos productos y las ventas que hacen anualmente para
así proyectar lo que realmente les deja un margen de ganancia alto y puedan
satisfacer la demanda de sus clientes.
La poca automatización en los procesos administrativos perjudica la rentabilidad
de la empresa ocasionando pérdidas por des actualización y sustracción de
mercaderías y la falta de capacitación continua al personal no permite buscar
nuevos procedimientos para desarrollar habilidades que permitan optimizar los
recursos.
5
Con estas situaciones es poco probable que se pueda llevar a cabo un correcto control
de inventarios afectando así al producto terminado y perjudicando las actividades comerciales
por los retrasos en la fecha de entrega. Al momento que se amplían las líneas de venta es
mucho más dificultoso complacer la demanda por el espacio físico que existen en las
medianas empresas, es aquí cuando se dificulta la situación, ya que también se genera un
problema en cuanto a codificación, puesto que los códigos se rigen por lo general por la
densidad y características de cada producto que se promueve.
Los registros no son precisos por la falta de un sistema que maneje directamente los
costos de producción pudiendo aminorar costos e incrementar liquidez en la compañía siendo
causados por el sobre consumo de material e incluso por la poca inversión que tiene gerencia
al momento de adquirir un sistema de control de inventarios la cual tendría como objetivo:
Impedir el desabastecimiento.
Imposibilitar la demasía de inventarios.
Aumentar el margen de ganancia.
Optimizar tiempo, dinero entre otros beneficios.
6
Árbol del problema
Figura 1: Árbol del problema empresa Servartu S.A.
Bajo rendimiento
Deficiencias en el control de inventarios se SERVARTU S.A
Insuficiencia en el
desarrollo de actividades Resultados deficientes Fraudes Pérdida de rentabilidad
Supervisión del control
interno deficiente
No se han establecido
políticas
No hay funciones
establecidas
Inexistencia de
Manuales de
procedimientos
7
Formulación y sistematización del problema
Formulación del problema.
¿Cómo puede mejorar el control de los inventarios en la empresa Servartu S.A.?
Sistematización
¿Cómo es el control de inventarios de la empresa Servartu S.A., actualmente?
¿Cuáles deberían ser los procesos para un control de inventarios eficiente en las empresas del
sector automotriz?
¿Cómo se estructura un manual de procedimientos para el mejoramiento del control de
inventarios en la empresa Servartu S.A.?
Objetivos del a Investigación
Objetivo general
Diseñar un manual de procedimientos para el control de inventario en Servartu S.A.,
para mejorar el rendimiento de la empresa.
Objetivos específicos
Diagnosticar el control de inventarios en la empresa Servartu S.A.
Determinar los procesos para un control de inventarios eficiente en las empresas
del sector automotriz
Identificar la manera actual en la que realiza el inventario la empresa Servartu S.A.
Justificación de la investigación
El presente trabajo investigativo es trascendental para la empresa Servartu S.A., ya que
requiere que se le diseñe un manual de procedimientos para el control de sus inventarios para
poder mejorar su rendimiento financiero. El control de las existencias es importante ya que
esta va acompañada de cierta información ingresada al momento de realizar las entradas y
salidas de la mercadería. La empresa en la actualidad busca la manera de mejorar su sistema
8
de inventario con un control adecuado de los mismos para que así mejoren sus actividades
comerciales.
Justificación Metodológica.
Por medio del diseño este manual de control de inventarios accederá a los
administradores de almacenamiento tomar las disposiciones pertinentes. Esto permitirá
mantener un excelente control de la mercadería, conocer el estado de los productos, para
poder economizar recursos dependiendo de las necesidades que tenga la empresa, ya que
existirá un procedimiento apropiado el cual debe regirse la persona delegada del control del
inventario y sobre todo así garantizar el bienestar de la empresa.
Justificación Práctica.
Este proyecto de investigación es posible porque existe la aprobación del centro
automotriz Servartu S.A. Y responsabilidad de la persona quien administra la empresa quien
permitirá se facilite toda información que sea útil y necesaria para poder cumplir con el
diseño del manual y alcanzar los objetivos planteados, además de la colaboración de cada uno
de los trabajadores de le organización, durante el trayecto se analizará el respectivo control y
movimientos que el centro automotriz realiza en la actualidad con el uso del inventario
Delimitación de la Investigación
La realización del presente proyecto de investigación se llevará a cabo en el
departamento de contabilidad y área de bodega, su principal objetivo es el diseño de un
manual de procedimientos para el control del inventario de la empresa Servartu S.A., que
permita mejorar la rentabilidad de la empresa mediante un control interno facilitando una
información confiable.
Viabilidad de la investigación
Este trabajo de investigación es viable ya que se tiene la autorización la empresa
Servartu S.A., que nos proporciona los balances para poder demostrar esta investigación.
9
Hipótesis generales
Si se diseña un manual de procedimientos para el control de inventarios de la empresa
Servartu S.A., permitirá tener un buen rendimiento financiero.
Variables
Variable independiente
Manual de procedimientos
Variables dependientes
Control de inventarios
10
Tabla 1
Operacionalización de las variables
Variables Definición
Conceptual
Definición
Operativa
Dimensiones Indicadores Ítems o
Preguntas
Instrumento Técnica
Variable
Independiente
Comprende el
diseño y
elaboración de los
procedimientos y
políticas para un
adecuado manejo
del control de la
mercadería.
Se desarrolla la
habilidad
investigativa que
aporta en el diseño
del manual
El desarrollo del
manual es un
aporte para las
microempresas
Fomenta las
funciones a seguir
por cada uno de
los empleados en
el área de bodega.
Controles
realizados
¿Cómo puede mejorar el
control de los
inventarios en la
empresa Servartu S.A..?
Observación
Encuesta
Manual de
procedimientos
Controles
establecidos
Encuesta
Variable
Dependiente
Control de
inventario.
Es realizar un
seguimiento del
proceso de los
inventarios.
Es el correcto
registro y
descarga de las
mercaderías
Aporta al
desarrollo
científico de la
investigación del
presente proyecto.
1. Control
Interno.
2. Valuación de
inventarios.
3. Funciones y
responsabilida
des
¿Cómo es el
control de
inventarios de la
empresa Servartu
S.A..?,
actualmente?
¿Cómo se
estructura un
manual de
procedimiento
para el
mejoramiento del
control de
inventarios en la
empresa Servartu
S.A.?”
Encuesta
Observación
Encuesta
11
Capítulo ii
Marco Referencial
Antecedentes De La Investigación
A lo largo del tiempo muchas empresas han venido implementado un control interno
que les permita supervisar cada una de las operaciones, estableciendo un método que le
faculte salvaguardar sus recursos logrando así un mejor funcionamiento en cada una de las
actividades. Para fundamentar esta investigación, es necesario referenciar algunas tesis
conforme al tema a tratar, que contribuirán al desarrollo de esta investigación.
La investigación desarrollada por (Flores, 2015) titulada ´´Control Interno al área de
Inventario de la empresa JG Repuestos Industriales de la Ciudad de Guayaquil´´. Nos permite
conocer la aplicación de un adecuado control interno al área de inventario, permitirá manejar
correctamente los registros tanto de entrada como salida de mercadería que se encuentra en
bodega, contar con una correcta distribución de las funciones permitirá tener tareas
debidamente estandarizadas con el documento correspondiente que soporte las actividades
realizadas.
En busca de la solución a los continuos problemas generados por la mala
administración y manejos indebidos de inventarios, situación que mantiene relación con esta
investigación. Para lo cual, la administración estratégica ha ido evolucionando mucho desde
su nacimiento hace casi cuarenta años, almacenándose en una estructura sustancial de
conocimientos acerca de la formulación y prácticas de las estrategias. Implementar la
estrategia administrativa ocasiona realizar una evaluación de lo que se necesitará para poner
en práctica las habilidades de la empresa y así lograr los objetivos planteados oportunamente.
(Según Mintzberg, Quinn y Ghoshal).
Este trabajo se relaciona con la presente investigación, en vista de que ambos
proyectos plantean la necesidad de implementar procesos administrativos que permitan llevar
12
un adecuado control en el área de inventarios de la empresa facilitando una atención a
clientes oportuna, optimizando recursos dando como resultado una mayor liquidez en
beneficio de la organización. Para fundamentar esta investigación se tomó en consideración
los antecedentes, estudios, entrevista de los administradores y varias teorías encontradas en la
empresa Servartu S.A, relacionado al control y manejo de los inventarios. Este trabajo busca
destacar los puntos más importantes para que la organización, mediante un adecuado manejo
de los inventarios, obtenga ganancias que beneficien satisfactoriamente a la empresa.
Según Lugo (2014), en su tema de tesis titulado “Manual de procedimiento para el
control del proceso de inventario en el almacén de repuestos de la empresa Autoambar, C.A.,
planteó como objetivo general, elaborar un manual de procedimiento para el control de
inventario en el almacén de la empresa Autoambar, C.A., determinando que el desarrollo de
este trabajo se enfoca en estipular un manual de procedimiento para mejorar el control del
proceso de inventario, para levantar información se realizó una encuesta en la cual se utilizó
la observación directa y verificación documental con la finalidad de identificar la situación
actual, conociendo como deben realizarse las actividades en el almacén estableciendo bases
teóricas y prácticas que contribuyan al logro de los objetivos de la investigación.
El autor explica en su investigación la importancia de que las empresas cuenten con un
Manual de procedimientos para el control de inventarios, de esta forma las personas que
laboran en el área de inventarios tendrán claras las actividades a realizar y la responsabilidad
que tienen en cada uno de los procesos, facilitando la comunicación entre los compañeros y
las áreas a fin. La aplicación de un Manual de procedimientos ayuda a que la información
emitida por el área de inventarios sea veraz y oportuna para una correcta toma de decisiones
fundamental en toda organización.
Según Izasa (2014), en su tema titulado “Diseño de un manual de control interno para
la adecuada administración del inventario en una empresa farmacéutica de Guayaquil”,
13
planteó como objetivo general, diseñar manual de control interno para la adecuada
administración del inventario de la empresa XYZ, ubicada en la ciudad de Guayaquil.
Llegando a la conclusión, a) La Empresa no ha desarrollado e implementado un manual de
control interno, que le ayude a la adecuada administración del inventario y sea de
conocimiento del personal involucrado en el proceso. b) Los ítems de inventario no se
encuentran segregados por categorías y los mismos se encuentran expuestos en los pasillos de
las bodegas lo cual ocasiona un riesgo para la empresa por pérdidas y deterioros. c) Posible
riesgo de error en la codificación de los ítems y descripción de los productos que se incluye
en las etiquetas, debido a que es un proceso manual. d) El sistema informático de la empresa
no permite identificar la ubicación de los ítems en las perchas. La empresa no realiza
conciliaciones de módulo de inventario con los registros contables. f) No se ha definido
periodicidad para realizar observaciones físicas de inventario.
Marco Teórico
Manual de procedimientos
Podemos decir que un manual de procedimientos es un instrumento que contiene a
detalle cómo desarrollar las actividades en las diferentes áreas de una organización
facilitando la comunicación y documentación permitiendo realizar las operaciones para llevar
a cabo las funciones generales de la empresa. Los manuales sirven para realizar un
seguimiento profundo y permanente de las actividades programadas con anterioridad en
orden lógico y definido, dando paso a el cumplimiento de los objetivos establecidos en la
organización.
Además de las las actividades y las tareas del personal, todo proceso requiere de la
determinación del tiempo en el que se debe llevar a cabo cada una de estas, que tipo de
recursos, materiales tecnológicos y financieros son necesarios para lograr un eficiente y
eficaz desarrollo de los diferentes procesos de una organización.
14
A continuación, se detallas las diversas ventajas de contar con manuales de
procedimientos:
Asisten en el adiestramiento y capacitación del personal.
Auxilian en el conocimiento del puesto.
Detallan las actividades de cada puesto.
Permite la interacción de las distintas áreas de la organización.
Señalan las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para
el desarrollo de las actividades de rutina.
Facilitan una coordinación de actividades idónea mediante un flujo de información
eficiente.
Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
Son guías del trabajo a ejecutar.
Inventarios
Los Inventarios para una empresa constituyen el stock de materiales almacenados por
un periodo determinado hasta su comercialización, este inventario se surte regularmente en la
bodega principal evitando interrupciones o posibles retrasos en la entrega, los inventarios se
compran o se venden como producto terminados o producto en proceso de fabricación. Según
(Rincón, Lasso, & Parrado, 2012, pág. 100), señala que el inventario comprende todos
aquellos artículos, materiales, suministros, materiales, productos, recursos renovables y no
renovables que puedan ser empleados en procesos de transformación, de consumo, alquiler o
venta dentro de las actividades propias que realiza la empresa
Los inventarios se acumulan considerando el principio de servir al cliente y mantener
flujo de productos que permita satisfacer los requerimientos, un buen control de inventarios
15
permitirá que la empresa planee abastecerse de una cantidad conservadora de productos
evitando rebasar determinados límites, no sólo por capacidad en bodega, sino por los costos
que requiere mantenerlos.
Figura 2: Control de inventario
Independientemente del modelo de inventario que utilice el empresario que le permita
realizar el control de las mercaderías, es primordial considerar que la misión de inventariar es
una actividad que requiere de una valoración de los precios de operación como de los
coligados a la inversión y de aquellos costos financieros que tienen relación con
depreciaciones, sin dejar de considerar que en la gestión de inventarios coexisten tres tipos
de costos ligados a los flujos, stocks y a los procesos (Perez, 2017).
Importancia de los inventarios
La importancia o propósito de los inventarios es: Delimitar y analizar de forma rápida las
causas que pueden originar desviaciones, para evitar que se vuelvan a presentar en el futuro,
facilitar información relacionada a la situación de la realización de los planes, sirviendo como
base, cuando se reinicie el proceso de la planeación, minimizar costos y maximizar tiempo al
16
momento de evitar errores. En general, mantener un control óptimo de inventarios es
beneficioso para la empresa, reduce costos de mantenimiento, ya que involucra la
disponibilidad del material justo a tiempo; según requerimientos de producción, permitiendo
el logro de objetivos institucionales en cuanto al servicio oportuno al cliente, productividad y
rentabilidad.
Importancia del control de los inventarios
Control del nivel de inventarios: Es importante mantener un nivel de inventarios es
decir tener un equilibrio en las existencias, previniendo faltantes que puedan interrumpir la
producción o la venta de algún producto. El control de inventarios es un tema muy poco
atendido en las pymes, siendo uno de los problemas principales la ausencia de registros
confiables, el control de inventarios es importante y guarda una relación directa con el
objetivo esencial de toda empresa: obtener una rentabilidad, la cual está relacionada
directamente en su mayor parte con las ventas, siendo estas el motor de la empresa.
Considerando que, si la función del inventario no se ejecuta con efectividad, el proceso de
ventas no tendrá suficiente materia material para poder trabajar, el cliente no se satisface y la
oportunidad de obtener utilidades se disminuye, entonces podemos decir que sin inventarios
no hay ventas.
En todos los aspectos es sumamente importante un correcto manejo de inventarios de
inventarios que pueda minimizar debilidades como: el robo de hormiga, caducidad de la
mercadería y desperdicios que son algunas de las causas que se dan cuando no hay un
adecuado control de inventarios afectando directamente al logro del objetivo principal de toda
compañía que es obtener utilidades (Empresarial, 2017).
Sistema de inventarios
Un sistema de inventario es un conjunto de procedimientos contables orientados al
control de los inventarios y establece cuales son los niveles que se debe considerar cuando
17
hay que ordenar un pedido y la cantidad que se debe solicitar. Una forma sencilla de manejar
un sistema de inventario es registrar la cuenta de cada artículo que sale del almacén y hacer
una orden de pedido de ese producto, cuando los inventarios lleguen a un nivel
predeterminado, cuando la demanda es variable no se sabe con anticipación cuanto tiempo se
tendrá en stock ese producto. Es difícil establecer un periodo de requerimiento cuando las
operaciones económicas son inciertas.
Para registrar y controlar los inventarios de acuerdo con la magnitud de los negocios el
volumen de ventas y existencias de mercaderías los comerciantes pueden elegir el sistema
que mejor se adapte a sus necesidades, para llevar un mejor control de las entradas y salidas
de los inventarios existen dos sistemas de acuerdo a su conveniencia, magnitud de los
ingresos y de las salidas de la mercadería.
Sistema de inventario permanente
El sistema de inventarios permanente es un procedimiento que permite mantener un
control constante sobre las existencias de las mercaderías, este sistema consiste en registrar
las compras – ventas mediante una metodología organizada, comúnmente conocida como
Kardex que son fichas donde se registran los movimientos de las mercaderías, información
que se ingresa en los registros contables.
Según (Coral Delgado, 2013), el proceso para determinar el costo depende del
método de valoración que se utilice, el sistema de inventarios permanente no requiere de un
conteo físico de la mercadería porque el Kardex registra cuanta mercadería ha ingresado y
salido de bodega, información que permite determinar el valor del inventario en el momento
que se requiera, cada año las empresas que manejan inventarios de costo unitario utilizan el
sistema de inventarios permanente para mantener un control de las existencias.
18
El acceso actualizado a los saldos del inventario en cualquier momento, determinar el
costo de las mercaderías en el momento que se produce la venta son dos de las ventajas muy
importantes que brinda el sistema de inventarios permanente.
Figura 3. Sistema de inventario permanente
Ventajas del sistema de inventario permanente
Facilita un eficaz control en el área de bodega y del personal responsable.
Disminuye la posibilidad de un desabastecimiento o sobrecarga de stock.
Permite conocer el saldo final en cualquier momento, de manera confiable
facilitando la toma de decisiones.
Desventajas del sistema de inventario permanente
Requiere de mayor inversión financiera para su ejecución.
Su implementación es compleja en determinadas empresas que manejan grandes
cantidades de artículos.
19
El objetivo de esta gestión es disponer inventarios necesarios para mantener las
operaciones reduciendo al máximo los costos.
Sistema de inventario periódico
El sistema de inventarios por periodos en un método que se utiliza para mantener un
control de la mercadería se realiza bajo un mecanismo periódico, para la aplicación de este
sistema de inventarios se requiere el conteo físico de la mercadería cada determinado tiempo
puede ser trimestral o anual dependiendo de las políticas de la empresa lo que se define
como inventario final periódico, en base a los resultados del inventario final se puede
establecer que es un proceso para conocer el costo de ventas que asumió la empresa durante
un periodo de tiempo.
Ventajas del sistema periódico
Su inversión es baja por control de la operación de inventarios.
Permite de forma sencilla la elaboración del estado de resultados.
Permite conocer el valor del inventario inicial, de las compras, devoluciones y
rebajas.
Desventajas del sistema de inventario periódico
No proporciona oportunamente el valor del inventario final de mercancías, al no
contener una cuenta que controle el ingreso y salida de las mercaderías.
Para determinar el valor del inventario final de mercancías, es necesario efectuar
un inventario físico y valorado.
No detecta los robos, errores o extravíos en el manejo de las mercancías, ya que
no existe una cuenta que controle las existencias.
20
Figura 4: Sistema de inventario periódico
Métodos de valoración de Inventarios
Para determinar el costo de sus inventarios, el costo de venta y la utilidad en las ventas
por periodo contable toda empresa debe valorar su mercadería, los métodos de valoración no
requieren el movimiento físico de la mercadería se necesita la fijación del costo o el precio
que permita control financiero y tributario en la actualidad se utilizan métodos para valorar
los inventarios.
Método del promedio ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay
en el inventario cuando las unidades son de idénticas apariencia, pero no en el precio de
adquisición por cuanto se han comprado en distintas épocas y en diferentes precios. En la
mayoría de Empresas que llevan contabilidad, dedicadas a la producción o comercialización
21
de productos; utilizan el método promedio ponderado para tener un control del costo de los
inventarios.
Este método, si bien no es exacto, pero es el que se acerca más a la realidad, resulta de
fácil aplicación y proporciona en forma fiable, un costo promedio de mercado para el valor de
los inventarios disponibles. A medida que han ido evolucionando, las empresas han visto la
necesidad de aplicar una normativa que permita desarrollar estándares contables de calidad,
compresibles y de cumplimiento forzoso denominadas NIIF (Normas Internacionales de
Información Financiera), las mismas que se están llevando a cabo en muchas empresas a
nivel mundial, esto con el objetivo de preparar y presentar Estados Financieros más
razonables.
Ventajas del promedio ponderado
Este método es de fácil aplicación.
En una economía inflacionaria presenta una utilidad razonable ya que promedia
costos antiguos y actuales.
En épocas donde los cambios de precios son ligeros este método limita las
distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos unitarios
en el periodo.
Este método se adapta mejor a las industrias que tienen un montón de cambios de
precios.
Desventajas
No permite llevar un control detallado del costo de la mercadería entrante y
saliente.
Teóricamente es ilógico, porque se basa en la idea de que las ventas se realizan en
proporción a las compras, y que el promedio ponderado es afectado por el inventario inicial,
las primeras y las últimas adquisiciones, lo que puede ocasionar un retraso entre los costos de
22
compra y la evaluación del inventario, pues los costos iniciales pueden llegar a influir tanto o
más que los costos finales.
Este indicador mide el grado de compromiso del patrimonio para con los acreedores de
la empresa, no debe entenderse como que los pasivos se puedan pagar con patrimonio puesto
que en el fondo ambos constituyen un compromiso para la empresa.
Método PEPS (FIFO)
(Lopez , 2015) “Este método radica fundamentalmente en proporcionar salida del
inventario a aquellos productos que se obtuvieron inicialmente, por lo que en los inventarios
permanecerán aquellos productos adquiridos recientemente”. En cuestión de existir
devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se adquirió al instante de la operación,
es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la adquisición, aplicado a la
mercadería, significa que en este método las salidas se les asignan los precios más antiguos
de la mercancía en existencia, de este modo las unidades de inventario permanecen
valorizadas a los últimos precios de las entradas.
Método UEPS (LIFO)
En el método UEPS permite la salida a los productos que se adquirieron últimamente,
con el propósito de que en el inventario final estén aquellos productos que se adquirieron
inicialmente. (Diaz , 2015) indica: “El objetivo del método radica en establecer el cambio
ocurrido realmente en el número de unidades disponibles por segmento del inventario y
valuar estas unidades al precio adecuado”. Como el inventario original es la base de la cual se
registran los cambios el inventario final de cada periodo se valuará de acuerdo con los precios
del año base y los precios de los diferentes extractos que los conforman.
Control interno
El control interno se define como el conjunto de acciones de control que utiliza una
empresa para salvaguardar sus activos y resultados, un control interno adecuado se debe
23
llevar a cabo en todo proceso en este caso en el manejo del control del inventario con los
mecanismos necesarios permite alcanzar los objetivos planteados por la organización”. El
sistema de control interno es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones
especializadas en la comunicación y el control en una organización. ( Pallerola Comamala &
Monfort Aguilar, 2014)
Podemos señalar que control interno es un plan de organización que comprende todos
los métodos y procedimientos que en forma coordinada se debe implementar en una
organización para proteger sus activos por medio de la obtención de información financiera
idónea en las operaciones requeridas implementando políticas y procedimientos establecidos
por la dirección cumpliendo leyes y regulaciones existentes.
Objetivos del control interno
Según (Garbajosa Chaparro, 2013, pág. 25), los objetivos del control interno son
garantizar que las actividades de la empresa se realicen de manera eficiente, ofrecer
productos de calidad, informes financieros confiables que permitan el cumplimiento de la ley.
Garantizando una planificación estratégica de los controles para la ejecución del desarrollo de
las actividades implementadas en la organización, obteniendo una excelente valoración del
control implementado y garantizando la veracidad de la información presentada en los
registros de los inventarios
Tipos de control interno
En toda empresa se debe implementar un control interno que proteja los recursos que se
utilicen para constatar la veracidad de la información administrativa o financiera, ya que el
objetivo de llevar un control interno del inventario en la empresa es obtener información
veraz y oportuna de todas las operaciones que se realizan en el proceso del inventario y para
su aplicación existen dos clases de controles que se describen a continuación.
24
Controles Contables: comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que permitan salvaguardar los bienes activos y la fiabilidad de los registros
contables.
Controles Administrativos: se relacionan con la normativa y procedimientos
existentes en una organización relacionada a la eficiencia operativa y el cumplimiento de las
políticas de la dirección que influyen de manera directa en los registros contables. (Garrido,
2012, pág. 70).
Importancia del control dentro del proceso administrativo
El control es una medida que permite evaluar y corregir los procesos que realizan los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la empresa se estén llevando en
orden. Podemos deducir la gran importancia que tiene el control, nos permite conocer si lo
realizado se ajusta a lo planteado y en caso de existir errores identificar los responsables y
corregirlos tal como se plantea en nuestra investigación con respecto al mal manejo de los
inventarios dentro de la empresa SERVARTU S.A.
Es importante señalar que no debe existir el control debe ser permanente no posterior a
la detección de una situación negativa, sino que al igual que el planteamiento debe ser por lo
menos en parte, una labor de precisión, en este caso mediante nuestro trabajo de investigación
se han podido conocer los problemas de mal manejo de inventarios en Servartu S.A., de esta
manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en lo venidero no se cometan los
errores del pasado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de
control permitirá que el control de inventarios sea más eficiente.
Tipos de control
Existen tres tipos de control que son: el control preliminar, el control concurrente y el
de retroalimentación
25
Control preliminar: este tipo de control tiene lugar antes de que principien las
operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas
para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez
de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una
influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Permiten a la
administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero
desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y
precisa que suele ser difícil de desarrollar.
Control concurrente: este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de
ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el
plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando
un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el
administrador puede verificar de 26 forma concurrente las actividades del
empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.
Control de retroalimentación: este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras
de estándar aceptable. El control de retroalimentación implica que se han reunido
algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo
en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el
administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo
después de la acción.
26
Manual de políticas y procedimientos
Este documento permite ver la información de forma ordenada y sistemática, contiene
información de políticas y procedimientos de una organización, da instrucciones
fundamentales que el personal de la empresa debe seguir y adoptar paso a paso para el
cumplimiento de los objetivos, detalla los lineamientos a seguir e identifica los responsables
de cada una de las actividades , limita o pone fin a cada proceso ejecutado de forma
cronológica, describe las actividades den forma narrativa basados en diagramas, flujos,
cuadros o dibujos. Su modelo o formato contiene logo de la empresa, nombre de la
organización, nombre de la dependencia, lugar y fecha de elaboración, actividades,
responsables de las actividades, área de aplicación al alcance, normas de operación,
descripción de las operaciones, diagrama de flujos, y otro acorde al modelo implementado a
la necesidad de la empresa.
27
Análisis FODA
Tabla 2
Análisis FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1.- La empresa SERVARTU S.A., cuenta
con una gran variedad de productos
tecnológicos
1.- La empresa SERVARTU S.A., no lleva
un adecuado control interno con respecto a
Inventarios, lo cual conlleva al riesgo de
robo, perdidas de mercaderías.
2.- Cuenta con la distribución nacional de
las mejores marcas mundiales
2.- Poca seguridad en la bodega de
inventarios
3.- Posee instalaciones físicas adecuadas
para la exigencia de los clientes.
3.- Falta capacitación al personal de bodega
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1.- La empresa SERVARTU S.A., tiene
excelente ubicación del negocio esto es por
el constante crecimiento del sector en cuanto
a los productos tecnológicos
2.- Productos de baja calidad por parte de
la competencia
1.- Aparición de nuevos competidores
2.- Innovaciones tecnológicas de marcas que
no se distribuyen.
Marco Contextual
Descripción de la microempresa
En el Ecuador en la provincia del Guayas, ciudad Guayaquil se encuentra ubicada al
sur de la urbe la empresa SERVARTU S.A., en las calles Francisco De Marcos 4115 entre La
15 Ava Y 16 Ava , la empresa cuenta con departamentos de presidencia, contabilidad,
financiero, bodega, recursos humanos. La microempresa consta de 12 empleados que laboran
diariamente en sus respectivas áreas.
28
Figura 5. Ubicación geográfica de Servartu S.A.
La empresa Servartu S.A., está dedicada se dedica a la venta de accesorios de celulares,
teléfonos entre otros, la misma lleva en el mercado por un lapso de dos años, es una empresa
nueva en este sector comercial por ello carece de un adecuado control de inventario, esta
falencia se da puesto que se lleva un control manual de los productos que expende motivo por
el cual se ha suscitado la pérdida de la mercadería. Uno de los temas por las cuáles se
presenta problemas en el control de inventario es por la constante rotación del talento
humano, el cual no siente ninguna presión en continuar en la empresa, debido a la falta de un
contrato de trabajo, esta situación hace que no exista continuidad del trabajo y por ende una
mayor operatividad.
Servartu S.A.., es una empresa que mantiene un eminente y continuo desarrollo a partir
de su funcionamiento, la clave primordial de este proceso ha sido el gran trabajo realizado
por la parte administrativa en el conocimiento y aplicación de las leyes que rigen las
empresas exitosas: una apropiada estrategia de comercialización de sus productos de última
tecnología sumado a la creatividad de sus administradores lo cual le permite irse apoderando
de manera estratégica en el mercado tecnológico en el país.
29
Misión
La empresa Servartu S.A., está orientada al comercio y distribución de teléfonos y
accesorios, para dotar a las empresas y familias de equipos y herramientas que satisfagan los
requerimientos de sus clientes, teniendo en cuenta que las necesidades de las personas es
nuestra mayor prioridad.
Visión
La empresa Servartu S.A.., se fundamenta en el cumplimiento constante de sus objetivos
con el propósito firme de ser una empresa líder en el mercado en la importación y
comercialización de teléfonos y accesorios para el mercado empresarial y familiar.
31
Marco conceptual
Manual
Instrumento que contiene en forma ordenada y asistencia sistemática sobre objetivos,
políticos, atribuciones, organización y procedimientos de los organismos de una institución.
(Definicion.org, 2017).
Procedimientos
Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse
de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado, bajo las mismas circunstancias”
(Definición ABC, 2017).
Manual de procedimientos
Entendiéndose como tal aquel documento que permitan estandarizar los sistemas de
todos los departamentos y actividades que realizan los miembros del equipo y que ha de regir
en la relación con las personas externas de la empresa (BBAA, 2012).
Kardex
Constituye un auxiliar de la cuenta de mercadería de productos terminados o fabricados
o ni por la empresa en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las
mercaderías en existencias a precio justo. (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012, pág. 215).
Productos terminados
Son todos los artículos que fueron sometidos a las operaciones de transformación
necesarias que cubren los requisitos de calidad para poderlos distribuir y destinar a su
posterior venta (García, 2015, pág. 292).
Sobrante
Cuando hay más unidades físicas que las que están en le Kardex (Contabilizalo.com,
2017).
32
Faltante de inventario
Menor valor de las cantidades reales de existencia materiales comprendidas en el activo,
comparadas con el que aparece en los registros contables (Roldán Bolívar, 2010, pág. 54).
Marco Legal
El presente trabajo de investigación tiene como base legal lo siguiente:
Según la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas
Entidades, sección 13 Inventarios
Alcance de esta sección
Esta sección establece los principios para el reconocimiento y medición de los
inventarios. Los inventarios son activos:
a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal del negocio;
b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o
c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.
Esta sección se aplica a todos los inventarios, excepto a:
a) Las obras en progreso, que surgen de contratos de construcción, incluyendo los
contratos de servicio directamente relacionados (véase la sección 23 Ingresos de
Actividades Ordinarias)
b) Los instrumentos financieros (véase la Sección 11 Instrumentos Financieros
Básicos y la Sección 12 Otros Temas relacionados con los Instrumentos
Financieros); y
c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas
en el punto de cosecha o recolección (véase a Sección 34 Actividades
Especializadas).
Esta sección no se aplica a la medición de los inventarios mantenidos por:
33
a) Productores de productos agrícolas y forestales de productos agrícolas tras la
cosecha o recolección y de minerales y productos minerales, en la medida en que
se midan por su valor razonable menos el costo de venta con cambios en
resultados; o
b) Intermediarios que comercian con materias primas cotizadas, que midan sus
inventarios al valor razonable menos costo de venta, con cambios en resultados.
Medición de los inventarios
13.4 Una entidad medirá los inventarios al importe menos entre el costo y el precio de
venta estimado menos los costos de terminación y venta.
Costos de Inventarios
13.5 Una entidad incluirá el costo de los inventarios todos los costos de compra costos
de transformación y otros costos incurridos para darles su condición y ubicación actuales.
Costo de adquisición
13.6 El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los
aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de la
autoridad fiscal) y transporte, manejo y otros costos directamente atribuibles a la adquisición
de mercaderías, materiales y servicios.
Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para
determinar el costo de adquisición.
13.7 Una entidad puede adquirirse inventarios con pago aplazado. En algunos casos, el
acuerdo contiene un hecho un elemento de financiación implícito, por ejemplo, una diferencia
entre el precio de compra para condiciones normales de crédito y el importe de pago
aplazado. En estos casos, la diferencia se reconocerá y no se añadirá al costo de los
inventarios.
34
13.13 Son ejemplos de costos excluidos del costo de los inventarios, reconocidos como
gastos del periodo en el que se incurren, los siguientes:
a) Los importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros costos
de producción;
b) Costos de almacenamiento a menos que sean necesarios durante el proceso
productivo, antes de un proceso de elaboración ulterior;
c) Los costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los inventarios
su condición y ubicación actuales; y
d) Los costos de venta.
13.15 La sección 34 requiere de los inventarios que comprenden productos agrícolas,
que una entidad haya cosechado o recolectado de sus activos biológicos, deben medirse en el
momento de su reconocimiento inicial, por su valor razonable menos los costos estimados de
venta en el punto de su cosecha o recolección.
NIC 2 existencia
En esta NIC 2 demuestra tratamiento contable para los inventarios cuyo objetivo
principal es establecer el tratamiento contable de los inventarios, en esta norma se encontrará
una guía práctica para la determinación del costo, reconocimiento del gasto del ejercicio
incluyendo el deterioro.
Párrafo 7 Valor realizable se obtiene por las ventas de las existencias y el valor
razonable refleja un importe.
Párrafo 10 El costo de las existencias comprende en la adquisición y trasformación.
Párrafo 11 Coste de adquisición comprende el precio de compra, los aranceles de
importación e impuestos.
Párrafo 12 Costos de trasformación comprenden las unidades producidas.
35
Párrafo 15 El cálculo de los costes de las existencias comprenden en indirectos no
derivados de la producción.
Párrafo 21 Los costos estándares: establecen de consumo de materias primas y su
cálculo es de forma regular.
Párrafo 25 El coste de existencia se utilizará los métodos FIFO y promedio.
Párrafo 28 El coste de las existencias no puede ser recuperado en caso de
encontrarse obsoleta o deterioradas.
Párrafo 30 Las estimaciones del valor neto realizable se basarán a la información
más fiable.
Párrafo 36 Información a revelar en los Estados Financieros, importe como gasto,
rebajas en existencias y que contabilizar valor razonable.
Código tributario
Articulo 142.- Del inventario físico practicado se elaborará un detalle, consignando y
agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificación necesaria dentro de
cada grupo, indicándose claramente la cantidad, la unidad que se toma como medida, la
denominación del bien y sus referencias o descripción, el precio unitario neto de I.V.A. y el
valor total de las unidades. Deben expresarse las referencias del libro de “costos”, de
“retaceos” o de “compras locales” de donde se ha tomado el precio correspondiente.
36
Capitulo iii
Marco Metodológico
Diseño de la investigación
Al hablar respecto al diseño de investigación se hace referencia a la forma o modo de
proceder para poder adquirir los datos que son necesarios para poder llevar a cabo la
investigación. El diseño ayuda al investigador a determinar que lineamientos debe seguir
para poder lograr el cumplimiento de sus objetivos establecidos y para resolver las incógnitas
que se plantearon.
Tipo de investigación
Investigación descriptiva
La investigación descriptiva es identificada como uno de los tipos de investigación más
populares y predilectos por los individuos que realizan labores investigativas.
Para el presente trabajo, se considera idóneo utilizar este tipo de investigación, puesto
que permitirá predecir qué variables son las que tienen peso estadístico en el propósito del
estudio, así como la conexión que produce entre dichas variables. Con esta información, se
pretende llegar a conclusiones que puedan contrastarse con una hipótesis propuesta
inicialmente, la cual nace a raíz de una conjetura del investigador basada en la observación y
análisis, y que al mismo tiempo permitirá generar propuestas que representen mejoras
respecto al manejo del área de inventarios de la empresa Servartu S.A.
Investigación de campo
La investigación de campo, denominada también investigación en sitio, se refiere a la
recopilación de información directamente desde el sitio en el cual se encuentra el objeto de
estudio. Siendo el Manual de Procedimientos sugerido una herramienta dirigida para mejorar
la forma en que se van a manejar los inventarios de la empresa Servartu S.A., se recabará la
37
información necesaria directamente del personal que labora en la empresa, con el afán de
obtener adicionalmente sugerencias y opiniones que otorguen garantías acerca de la
documentación de los procedimientos que se establecerán como estándares en la forma de
manejar los inventarios de la compañía, y que estos contribuyan a que el problema que ha
sido identificado en el presente estudio, tenga una solución.
Población y muestra
Población
Estadísticamente, la población representa el conjunto total de sujetos, objetos o eventos
que presentan uno o más patrones en común. Mediante su estudio, se pretende obtener una o
más conclusiones que satisfagan los requerimientos del investigador.
Para el presente caso de la compañía Servartu S.A., se determinó que existe población
finita que comprende un total de 10 trabajadores, los cuales ejecutan las funciones
relacionadas con en el manejo de las existencias de la compañía, las cuales se detallan en la
siguiente tabla:
Tabla 3
Población
CARGO CANTIDAD DE PERSONAL
Gerente general 1
Contador 1
Vendedores 3
Auxiliar de Ventas 1
Control de Inventario 1
Asistente de ventas 1
Asistente contable 1
Jefe de bodega 1
Total 10
38
Muestra
La muestra constituye una sección representativa de la población, que es tomada en
consideración para efectuar el estudio cuando existe una población a la cual no se la puede
analizar totalmente por alguna razón en particular, principalmente cuando existe un conjunto
de objetos o eventos demasiado grande o infinito. El tamaño de dicha muestra dependerá del
tamaño y característica de la población, el margen de error que sea considerado y el nivel de
confianza del mismo.
Para la presente investigación, puesto que la cantidad de trabajadores relacionados a las
labores de manejo de inventario en la compañía Servartu S.A. es pequeño, se realizará el
estudio al total de la población que comprende un total de 10 personas.
Instrumento de investigación
El cuestionario
El cuestionario es una herramienta investigativa, utilizada para recabar datos referentes
a uno o varios individuos a través de una serie de preguntas, las cuales deberán ser de fácil
compresión y de una manera que sea lo más simplificada posible, con la finalidad de que la
información recolectada sea fidedigna. Para el caso en estudio, se busca obtener el
inteligenciamiento relacionado con todos los procesos que se ejecutan en el área de
inventarios así como también, identificar los principales inconvenientes que constituyen una
obstrucción al optimo manejo del área de inventarios de la compañía.
Técnicas de la Investigación
Observación
“La observación desempeña un rol significativo en la investigación, es un
elemento fundamental de la ciencia. La persona que investiga en las distintas fases de su
trabajo, al utilizar sus sentidos, va recopilando sucesos que permiten que algún problema sea
identificado” (Amador, 2013).
39
Siendo la observación una técnica fundamental para el entendimiento de la problemática
que se presenta en el área de inventarios de la compañía, resulta imprescindible considerarla
como paso inicial en el inteligenciamiento necesario para realizar la estandarización y
posterior documentación del manual requerido, tomando como referencia la apreciación de
los trabajadores sobre la situación que presenta la compañía actualmente.
Encuesta
La encuesta es una técnica que es utilizada para recabar información desde de una
muestra de personas respecto de sus opiniones, preferencias, actitudes, comportamientos,
entre otras variables, que es efectuada a través de varias de preguntas las cuales deberán
tener una redacción simple y ser lo más objetivas posibles con el propósito de evitar que
existan sesgos al momento en que los encuestados respondan.
Empleando esta técnica se pudo obtener la información que era necesaria, la cual fue
suministrada directamente por los 10 trabajadores del área de inventarios de la empresa. Para
lo cual se elaboró un banco de 10 preguntas inherentes al manejo de las existencias de la
compañía y a las alternativas existentes para mejorar su ejecución. Se aseguró a los
encuestados que existiría total confidencialidad en la forma en que se manejarían las
respuestas para garantizar una mayor confiabilidad en la información obtenida.
40
Encuesta dirigida a los trabajadores de la empresa Servartu S.A
1. ¿Tiene conocimiento de que exista un manual de procedimientos para controlar
los inventarios de la empresa Servartu S.A?
Tabla 4.
Conocimiento de existencia de Manual de Procedimientos
Opciones Frecuencia %
No 8 80%
Si 2 20%
Total 10 100%
Figura 7: Conocimiento de existencia de Manual de Procedimientos.
Análisis
Entre los encuestados se determinó que ninguno tiene conocimiento de que exista algún
manual de procedimientos. Por este motivo sería necesario implementar uno, para que así se
pueda controlar mejor los inventarios y exista un óptimo manejo de los mismos.
No80%
Si20%
CONOCIMIENTO DE EXISTENCIA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
41
2. ¿Considera adecuada la condición en que se lleva el control de los inventarios?
Tabla 5
Control adecuado
Opciones Frecuencia %
No 7 70%
Si 3 30%
Total 10 100%
Figura 8: Control adecuado.
Análisis
El 30% de las personas encuestadas determinó que están conformes con la forma que se
llevan los inventarios mientras que el 70% se encuentran inconformes con la forma en que se
manejando los inventarios y por este motivo sugieren que realicen mejoras para que la
compañía tenga un mejor rendimiento.
No70%
Si30%
CONTROL ADECUADO
No
Si
42
3. Indique según su opinión, ¿cómo considera que es la organización que existe en
la empresa?
Tabla 6
Organización de la empresa
Opciones Frecuencia Porcentaje
Buena 2 20%
Normal 2 20%
Mala 6 60%
Total 10 100%
Figura 9: Organización de la empresa.
Análisis
Un 20% de las personas encuestadas opinó que la organización que existe en la compañía
es buena, otro 20% indicó que es normal, pero un 60% respondió que la organización dentro
de la empresa es mala, ya que no se llevan controles adecuados de las áreas en ningún aspecto
lo que conlleva a que existan varias falencias en los departamentos.
Buena 20%
Normal20%
Mala 60%
ORGANIZACION DE LA EMPRESA
43
4. ¿En qué área cree usted que se generan los problemas de inventarios de la
empresa Servartu S.A.?
Tabla 7
Área del problema
Opciones Frecuencia Porcentaje
Bodega 5 50%
Control 2 20%
Administración 3 30%
Total 10 100%
Figura 10: Área del problema.
Análisis
Según la encuesta realizada se observa que un 50% de las personas encuestadas creen
que los problemas de los inventarios se generan en la bodega, mientras que el 30% indica que
radica en la administración, debido a esto es indiscutible que deberían realizarse cambios para
obtener un mejor desempeño y asi lograr que las demás áreas funcionen correctamente. El
20% restante indica que el inconveniente se genera porque no existe un control en la
mercadería
Bodega50%
Administración30%
Control20%
ÁREA DEL PROBLEMA
44
5. ¿La empresa tiene procedimientos que permitan controlar los ingresos y las
salidas de la mercadería?
Tabla 8
Control de entradas y salidas
Opciones Frecuencia Porcentaje
Si 2 20%
No 8 80%
Total 10 100%
Figura 11: Control de entradas y salidas.
Análisis
El 20% de las personas encuestadas indican que existe un control adecuado sobre el
ingreso y salid de la mercadería, por lo contrario un 80% indica que no se realiza dicho
control. Gracias a la inexistencia de estos controles se pueden generar descuadres y pérdidas
de la mercancía.
Si30%
No70%
CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS
45
6. ¿Conoce usted sobre quién recae la responsabilidad del ingreso y salida de la
mercadería en el área de bodega?
Tabla 9
Responsable de entradas y salidas
Opciones Frecuencia Porcentaje
Si 1 10%
No 9 90%
Total 10 100%
Figura 12: Responsable de entradas y salidas.
Análisis
El 10% de las personas encuestadas afirman que si conocen quien es el responsable del
ingreso y la salida de la mercancía, pero por otro lado, el 90% desconoce sobre quién recae
esta responsabilidad. Con esto se evidencia que los empleados desconocen sus funciones al
no tenerlas previamente establecidas y esto ocasiona que exista una ineficiencia en el trabajo
que cada uno realiza.
Si10%
No90%
RESPONSABLE DE ENTRADAS Y SALIDAS
46
7. ¿Se realiza un conteo de la mercadería en el momento que esta ingresa?
Tabla 10
Conteo Físico
Opciones Frecuencia %
No 9 90%
Si 1 10%
Total 10 100%
Figura 13: Conteo físico.
Análisis
Un 10% indica que sí se realizan conteos físicos cuando ingresa la mercadería, mientras
que el 90% lo contradice, esto se debe a la mala organización de parte del encargado de la
bodega. Es necesario resaltar que si no se lleva un buen control de la mercadería esto puede
generar pérdidas para la empresa.
No90%
Si10%
CONTEO FÍSICO
47
8. ¿Cada cuánto tiempo se realiza un inventario físico en la empresa?
Tabla 11
Inventario Físico
Opciones Frecuencia %
Mensual 3 30%
Semestral 5 50%
Anual 2 20%
Total 10 100%
Figura 14: Inventario físico.
Análisis
De acuerdo a las encuestas un 20% indicó que los inventarios son realizados
anualmente, un 30% manifestó que son realizados mensualmente y un 50% señaló que son
realizados de manera semestral. Es necesario recalcar que deben realizarse inventarios físicos
de manera periódica, es recomendable que realizaran de manera mensual para un mejor
control.
Si30%
No50%
No sabe20%
INVENTARIO FÍSICO
48
9. ¿De qué forma se registra la mercadería?
Tabla 12
Registro de mercadería
Opciones Frecuencia %
Libros 3 30%
Computadora 6 60%
Visual 1 10%
Total 10 100%
Figura 15: Registro de mercadería.
Análisis
Un 10% indicó que se lleva un registro de la mercancía de manera visual, un 30% de
los encuestaron manifestó que se realiza un registro en libros y el 60% aseguró que el registro
se lo realiza mediante el ingreso de códigos en una computadora. Es necesario recordar que
debe existir constancia con los Kardex para verificar si la información registrada en la
computadora es veraz y viceversa.
Si30%
No60%
No sabe10%
REGISTRO DE MERCADERÍA
49
10. ¿La empresa consta de un manual de funciones?
Tabla 13
Manual de funciones
Opciones Frecuencia %
Si 0 0%
No 6 60%
No sabe 4 40%
Total 10 100%
Figura 16: Manual de funciones.
Análisis:
Se pudo determinar que la compañía no tiene un manual de funciones, ya que un 60%
de los encuestados respondió de manera negativa y un 40% indicó que no sabe. Se considera
muy importante que los empleados tengan un pleno conocimiento de cuáles son sus funciones
en la empresa para poder desempeñar un buen rol, caso contrario se generarán confusiones,
ineficacia en su desempeño y en los recursos.
Si0%
No60%
No sabe40%
MANUAL DE FUNCIONES
50
Análisis e interpretación de las encuestas
Según la información obtenida mediante la encuesta aplicada a los trabajadores de la
empresa SERVARTU S.A se puede determinar que efectivamente existe un problema en el
área de inventarios, ya que se comprobó la inexistencia de un manual donde se indiquen los
procesos y actividades de la empresa que permita optimizar la forma en que se controlan los
inventarios, ni tampoco tienen establecido un manual en donde se indique cada función que
deben realizar los empleados. Esto genera que los trabajadores no conozcan completamente
la forma en que deben proceder y la responsabilidad que tiene cada uno en la empresa. Esto a
su vez genera falencias e inconsistencias y se ve reflejado en un mal rendimiento de dicha
empresa.
Es por este motivo que se exhorta a que la administración reconozca dichas falencias y
realice todos los cambios pertinentes que sean requeridos para evitar que existan estos
problemas con la mercadería.
51
Capitulo iv
La propuesta
Introducción
La encuesta que se efectuó a los empleados de la empresa Servartu S.A junto con su
respectivo análisis permitió que se pueda realizar una evaluación interna y externa de la
compañía y gracias a ello determinar las falencias que esta presenta. Mediante la
investigación realizada se pudo determinar que es necesario implementar ciertos cambios
internos. Uno de esos cambios es proponer que se diseñe un manual de procedimientos para
controlar las existencias en la compañía Servartu S.A. Se evidencia claramente que la
inexistencia de un manual de procedimientos es perjudicial, al poderse determinar que en
distintos departamentos, principalmente en bodega se generan problemas al no tener definidas
las responsabilidades de cada empleado ni los procedimientos respectivos del área.
Con el manual de procesos de control interno para el área de inventarios, se logrará que
la mercadería sea receptada, almacenada y distribuida de una manera ordenada mediante
códigos que permitan que sean verificados rápidamente y gracias a esto los trabajadores
tendrán un cambio positivo en su gestión, lo cual evitará la excesiva rotación del personal, y
más que nada se podrá contar con informes gerenciales que permitan tomar decisiones
correctas.
Desarrollo de la propuesta
Servartu S.A., se encuentra ubicada en la ciudad de Guayaquil, al sur, en las calles
Francisco De Marcos 4115 entre La 15 Ava Y 16 Ava, se dedica a prestar servicio
electrónico automotriz especializado en diagnóstico computarizado de vehículos livianos y
pesados con tecnología de punta y a la venta al por menor de partes, accesorios y
herramientas para vehículos, comenzó sus actividades en el 2015 por ende al tener poco
tiempo en el mercado tiene ciertas falencias, entre ellas la carencia de un control de las
52
existencias. Esta desventaja se presenta ya que el control de los productos que expende se
realiza de forma manual, y por este motivo se han percibido cuantiosas pérdidas relacionadas
a los productos de la empresa. Otra razón por la que se presentan deficiencias en el resguardo
de los inventarios, es debido a una constante rotación del talento humano, el cual no se siente
comprometido con la meta ni propósitos de la compañía, ya que no se encuentra establecido
un documento legal (contrato) de trabajo. Esta situación genera que los trabajadores se retiren
buscando mejores condiciones laborales, impidiendo que las funciones a ejecutarse se
realicen con experticia, igualmente las perdidas constantes ya que se deben realizar
capacitaciones de los nuevos recursos e ineficiencia inicial se trata.
Con la elaboración del presente manual de procedimientos para el control de
inventarios en la empresa Servartu S.A, se aspira tener un óptimo control de los inventarios,
ya que estarán estandarizados y documentados todos los procedimientos y actividades
inherentes al área de inventarios, facilitando el proceso de aprendizaje de los nuevos recursos
gracias a la alta rotación existente y brindando un mejor registro y orden tanto en las entradas
como en las salidas de mercadería desde y hacia la bodega, mejorando de esta manera el
rendimiento financiero de la empresa.
Misión de la empresa
Ser una compañía que lidere a nivel nacional en la prestación de servicios electrónicos
automotrices de vehículos livianos y pesados, brindando un servicio económico de calidad y
orientado a la satisfacción y exigencias de nuestros clientes.
Visión de la empresa
Ser a corto plazo, la empresa de servicios electrónicos automotrices más conveniente
del mercado, siendo Servartu S.A. la primera alternativa en la mente de nuestros
consumidores gracias a nuestros precios económicos y al profesionalismo de nuestros
empleados.
53
Objetivos que cumplirá la propuesta
Diseñar un manual de procedimientos para el área inventarios de la empresa Servartu
S.A.
Establecer políticas que mejoren el funcionamiento de la empresa Servartu S.A en
cuanto a Manejo de inventario se trata.
Minimizar las pérdidas generadas por mal manejo de inventarios de la compañia
Servartu S.A
55
Políticas básicas del control de mercadería
Procurar que se tenga más de una solicitud de proforma de distintos proveedores.
Se debe evaluar al proveedor para ver en qué estado se encuentra la mercadería.
Se debe recibir la mercadería únicamente en bodega.
Siempre se debe corroborar si la documentación esté completa cuando se recepta
mercadería.
El lugar en el que se encuentra la mercadería debe permanecer limpia y ordenada para
mantener una buena organización.
El método que se utilizará para evaluar la mercancía será el PEPS.
Al momento de entregar mercadería debe prevalecer el orden y el despacho no debe
demorar más de una hora.
Administrador:
1. El administrador revisa y autoriza la guía de remisión para provenir a realizar el ingreso
del inventario.
2. Firma todo documento que se realice cuando se recibe de la mercadería.
Jefe de bodega:
3. El jefe de bodega revisa la documentación de la mercadería.
4. Recibe la mercadería que ha llegado utilizando el método PEPS.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Elaboración:
20 12 17
Área de inventarios Pág. 1
Nombre del proceso: Procedimiento para recibir la mercadería
56
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Elaboración:
20 12 17
Área de inventarios Pág. 2
Nombre del proceso: Procedimiento para Recepción de la mercadería
Administrador Bodeguero
Documentación de
recepción de mercadería
Guía de remisión
Receptar la mercadería que ha
llegado usando el método PEPS
Revisar y autorizar la guía de
remisión
Receptar y verificar documentos
firmados y guía de remisión
Firmar todos los documentos
relacionados a la recepción de
mercadería
Envia documentos al bodeguero
Revisar la documentación de la
mercadería
Inicio
Fin
57
Jefe de bodega:
1. Reúne a los asistentes de bodega para revisar la mercadería, si dicha mercadería no se
encuentra en buenas condiciones, se la separa y se notifica a bodeguero para que realice
un informe y proceder a la devolución caso contrario se la percha.
2. Clasifica los productos en materia prima o producto terminado y la percha.
3. Notifica al asistente de ventas y control de inventarios para que inicie sus actividades.
Asistente de ventas y control de inventarios:
4. Adecua el lugar para recibir la mercadería.
5. Realiza un conteo físico de la mercadería.
6. Asigna registro y código a la mercancía para poder empercharla.
7. Recibe notificación de jefe de bodega sobre la mercancía en mal estado.
8. Prepara la mercancía defectuosa junto con el informe para realizar la devolución.
Administrador:
9. Recibir informe y firmar documentación para la devolución de la mercancía que no se
encuentra en buenas condiciones.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Elaboración:
20 12 17
Área de inventarios Pág. 3
Nombre del proceso: Procedimiento para almacenar la mercadería
58
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Elaboración:
20 12 17
Área de inventario Pág. 4
Nombre del proceso: Flujograma para salvaguardar los productos terminados
Jefe de Bodega Asistente de vtas y control de inventarios Administrador
Notificar a
asistente para
que inicie su
actividad
Reunir a los asistentes de
bodega para revisar mercadería
Adecúar la bodega para
recibir la mercadería
¿Se
encuentra
en buen
estado?
SI
NO
Jefe de bodega
envia
notificación al
asistente de
ventas y control
de inventarios
Clasificar la
mercadería en
materia prima o
producto
terminado
Realiza el conteo físico de la
mercadería
Separar la
mercadería e
informar a jefe
de bodega
Asignar registro y código a la
mercadería
Recibe notificación de jefe de
bodega sobre la mercadería
en mal estado
Realizar informe para realizar
la devolución y enviar al
administrador
Recibir informe y firmar
documentación para la
devolución de la mercadería
en mal estado
Fin
Inicio
59
Jefe de bodega:
1. Realizar la recepción del pedido y revisar que la documentación esté completa.
2. Ingresar al sistema y verifica que haya stock.
3. Maneja los kardex donde indica los movimientos que se realizaron con la mercadería.
4. Llevar la documentación de la mercancía que se va a despachar al Administrador para
proceda a firmarla.
5. Recibe documentación firmada.
Administrador:
6. Recibe y firma la documentación de la mercancía que está por ser despachada.
7. Enviar documentación al jefe de bodega.
Asistente de bodega:
8. Cuando el administrador firme la documentación, preparar la mercadería y verificar que
concuerde con la cantidad solicitada.
9. Realizar el despacho.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Elaboración:
20 12 17
Área de inventarios Pág. 5
Nombre del proceso: Procedimiento para despacho de la mercancía
60
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Elaboración:
20 12 17
Área de inventario Pág. 6
Nombre del proceso: Procedimiento para realizar despacho de mercancía
Jefe de Bodega Administrador Asistente de bodega
Pantalla
Documentación
Realiza la recepción del pedido
y revisa que la documentación
esté completa
Recibir y firmar la
documentación de la mercadería
que se va a despachar
Manejar los kardex donde se
indican los movimientos de la
mercadería
Enviar documentación al jefe de
bodega
Ingresa al sistema y verificar
que haya stock
Preparar la mercadería y verificar que coincida con la cantidad solicitada
Fin
Inicio
Llevar la documentación de la
mercadería que se va a
despachar al Administrador para
que la firme.
A
AA
Realizar el despacho
61
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Mediante esta investigación se obtuvo como conclusiones principales que la compañía
Servartu S.A. maneja de manera errónea los inventarios además y tampoco tiene un control
eficiente de los mismos. Los procesos que se efectúan en la compañía no se encontraban
documentados, y tampoco se habían determinado normas ni políticas que permitan
administrar de manera correcta las existencias. Esto genera que el alto mando de la compañía
no pueda tomar decisiones adecuadas.
Evidentemente había muchas falencias, estas se pueden mejorar mediante el diseño de
un manual de procedimientos para el control de los inventarios, ya que siguiendo cada paso
determinado en el manual se podrá controlar mejor los procesos y actividades del área y de la
empresa y a su vez se generaran beneficios.
Este manual servirá como guía para los empleados y gracias a este, tendrán un mejor
rendimiento en su trabajo, lo cual permitirá que mejore la situación financiera de la empresa.
62
Recomendaciones
Se recomienda que se aplique el manual para el área de inventarios.
Siempre se deben llevar los inventarios mediante los Kardex y el método de
valoración adecuado.
Se deben seguir todas las políticas que se determinaron en la propuesta para así
poder controlar mejor los inventarios.
Actualizar el organigrama y el manual de funciones de manera periódica.
Se deben realizar capacitaciones a los trabajadores de la compañía y mantenerlos
motivados para un mejor rendimiento operativo.
Realizar inventarios periódicos y aplicar las normativas vigentes de control interno
para lograr cumplir con el propósito de la compañía y así conseguir ser más
eficientes y eficaces logrando una buena rentabilidad que se reflejará en los
Estados financieros de la compañía.
63
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66
APÉNDICE
2. NIC 2: Existencias
2.1 Objetivo
Esta norma explica el tratamiento que se le debe dar a las existencias, la cantidad de coste
que será reconocido como activo y el tratamiento hasta que los correspondientes ingresos
ordinarios sean reconocidos. La norma da las pautas para determinar ese coste, así como para
el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio.
2.2 Alcance
Todas las existencias deberán aplicar esta norma, contadas algunas excepciones, como lo
son:
La obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos de
servicio directamente relacionados.
Los instrumentos financieros.
Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el
punto de cosecha o recolección.
Es importante resaltar que esta norma no se aplicará para valorar existencias que sean
mantenidas por:
Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o
recolección, así como de minerales y productos minerales, siempre que sean medidos por su
valor neto realizable, de acuerdo con prácticas bien consolidadas en esos sectores. En el caso
de que esas existencias se midan al valor neto realizable, los cambios en este valor se
reconocerán en el resultado del ejercicio en que se produzcan dichos cambios.
Intermediarios que comercien con materias primas cotizadas, siempre que valoren sus
existencias al valor razonable menos los costes de venta. En el caso de que esas existencias se
contabilicen por un importe que sea el valor razonable menos los costes de venta, los cambios
67
en dicho importe se reconocerán en el resultado del ejercicio en que se produzcan los
mismos.
Las existencias mantenidas por productores de productos agrícolas y forestales se
valorarán por su valor neto realizable en ciertas fases de la producción. Esas existencias se
excluyen únicamente de los requerimientos de valoración establecidos en esta Norma.
Las existencias que comercializan los intermediarios las cuales son compradas por ellos
para luego ser vendidas en un futuro próximo y generar ganancias procedentes de las
fluctuaciones en el precio o un margen comercial. Cuando esas existencias se contabilicen
por su valor razonable menos los costes de venta, quedarán excluidas únicamente de los
requerimientos de valoración establecidos en esta Norma.
2.3 Definiciones.
Dentro de la norma se encuentran una serie de términos los cuales se definen a
continuación:
Existencias: son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación,
en proceso de producción de cara a esa venta o en forma de materiales o suministros, para ser
consumidos en el proceso de producción o en el suministro de servicios
Valor neto realizable: Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la
explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para
llevar a cabo la venta.
Valor razonable: Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado
un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en
condiciones de independencia mutua.
Se debe anotar que el valor neto realizable es el importe neto que la empresa espera
obtener por la venta de las existencias, este es un valor específico para la empresa. El valor
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razonable refleja el importe por el cual esta misma existencia podría ser intercambiada en el
mercado, este no es un valor específico para la empresa.
Se consideran existencias los bienes que han sido comprados y almacenados para
revender, de igual forma son también existencias los productos terminados o en curso de
fabricación por la empresa, así como los materiales y suministros para ser usados en el
proceso productivo. Cuando se presente una prestación de servicios, las existencias incluirán
el coste de los servicios para los que la empresa aún no haya reconocido el ingreso ordinario
correspondiente.
Sección 13 Inventarios
Alcance de esta sección
13.1 Esta sección establece los principios para el reconocimiento y medición delos
inventarios. Inventarios son activos:
(a) mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones;
(b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o
(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.
13. Esta sección se aplica a todos los inventarios, excepto a:
(a) las obras en progreso, que surgen de contratos de construcción, incluyendo los
contratos de servicios directamente relacionados (véase la sección. 3 ingresos de Actividades
ordinarias).
(b) los instrumentos financieros (véase la sección 11 Instrumentos financieros físicos y la
sección 1 otros temas relacionados con los Instrumentos financieros).
(c) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el
punto de cosecha o recolección (véase la sección 3/Actividades Especiales).
13.3 Esta sección no se aplica a la medición de los inventarios mantenidos por:
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(a) productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha
o recolección y de minerales y productos minerales, en la medida en que se midan por su
valor ra0onable menos el costo de venta con cambios en resultados, o
(b) intermediarios que comercian con materias primas coti0adas, que midan sus
inventarios al valor ra0onable menos costos de venta, con cambios en resultados.
Medición de los inventarios
13.4. Una entidad medirá los inventarios al importe menor entre el costo y el precio de
venta estimado menos los costos de terminación y venta.
Costo de los inventarios
13.5. Una entidad incluirá en el costo de los inventarios todos los costos de compra,
costos de transformación y otros costos incurridos para darles su condición y ubicación
actuales.
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