UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE AUDITORIA Y CONTABILIDAD
REORGANIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, APLICADOS
A LA EMPRESA “BINARIA SISTEMAS S.A.” DEDICADA A LA DISTRIBUCIÓN DE
EQUIPOS INFORMÁTICOS A NIVEL CORPORATIVO UBICADA EN LA CUIDAD DE
QUITO, DE 1 DE ABRIL AL 31 DE SEPTIEMBRE 2014
AUTORA:
DANIELA ALEXANDRA MONCAYO RODRÍGUEZ
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CONTADORA PÚBLICA
AUTORIZADA
DIRECTOR:
DR. EFRAÍN BECERRA
QUITO, DM. MAYO 2015
ii
Moncayo Rodríguez Daniela Alexandra (2015). Reorganización de los
Procedimientos Administrativos, Aplicados a la empresa”Binaria
Sistemas” Dedicada a la Distribución de Equipos Informáticos. Previo a
la Obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría,
Contadora Pública Autorizada, Facultad de Ciencias Administrativas.
Quito: UCE. 130 p
iii
DEDICATORIA
Esta tesis se la dedico primeramente a Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas
para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban.
A mi madre que es el pilar más importante de mi vida por todos sus sacrificios y esfuerzos para
hacer de mí una persona de bien, por demostrarme siempre su cariño y apoyo.
A mi abuelita a quien quiero como una madre y a mi familia en general, porque siempre me ha
brindado su apoyo incondicional.
A Nena y Mateo por demostrarme su lealtad y gran amor
iv
AGRADECIMIENTO
En primer lugar doy gracias a Dios por bendecirme y acompañarme todos los días de mi vida.
Agradezco a la Universidad Central del Ecuador, por darme la oportunidad de estudiar en tal
prestigiosa institución superior.
A mi director de tesis, Dr. Efraín Becerra, que con su paciencia y experiencia aporto al desarrollo
de mi tesis.
Agradezco a todos mis profesores durante toda mi carrera porque han aportado a mi desarrollo
profesional.
También agradezco el apoyo incondicional de mi familia sobretodo el de mi madre que ha estado
presente en los buenos y malos momentos de mi vida.
Y a todas aquellas personas que de una u otra forma contribuyeron a mi desarrollo personal y
profesional, amigos, compañeros de trabajo, familia gracias por sus consejos que han sido de gran
ayuda.
viii
TABLA DE CONTENIDO
DEDICATORIA .......................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ................................................................................................................. iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS.............................................................................. vi
LUGAR DONDE SE REALIZÓ LA INVESTIGACIÓN ............................................................ vii
TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................ viii
LISTA DE TABLAS ................................................................................................................. xiii
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................xv
RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................................... xvii
ABSTRACT ............................................................................................................................ xviii
INTRODUCCIÓN .........................................................................................................................1
CAPÍTULO I .................................................................................................................................2
GENERALIDADES DE LA EMPRESA........................................................................................2
1. Antecedentes de Binaria Sistemas S.A. ...................................................................................2
1.1. Ubicación geográfica ...........................................................................................................2
1.1.1. Base legal ........................................................................................................................3
1.2. Compra, venta e importación de equipos de computación y software ...................................4
1.2.1. Soluciones informáticas ...................................................................................................7
1.3. Servicios .............................................................................................................................9
1.4. Leyes de regulación ...........................................................................................................10
1.5. Misión ...............................................................................................................................17
1.6. Visión ...............................................................................................................................17
1.7. Objetivos ...........................................................................................................................18
1.7.1. Objetivo general .............................................................................................................18
1.7.2. Objetivos específicos ......................................................................................................18
1.8. Principios y valores ...........................................................................................................19
ix
CAPÍTULO II ..............................................................................................................................21
ANÁLISIS SITUACIONAL ........................................................................................................21
2. Análisis FODA ....................................................................................................................21
2.1. Análisis FODA de Binaria S.A. .........................................................................................22
2.1.1. Ambiente interno: ...........................................................................................................22
2.1.1.1. Análisis general ...........................................................................................................23
2.1.1.2. Organigrama estructural...............................................................................................23
2.1.1.3. Organigrama posicional ...............................................................................................26
2.1.1.4. Organigrama funcional ................................................................................................28
2.1.2. Análisis externo ..............................................................................................................33
2.1.2.1. Macroambiente ............................................................................................................33
2.1.2.2. Factor social ................................................................................................................40
2.1.2.3. Factor tecnológico .......................................................................................................44
2.1.2.4. Factor legal ..................................................................................................................45
2.2. Microambiente ..................................................................................................................47
2.2.1. Clientes ..........................................................................................................................47
2.2.2. Proveedores ....................................................................................................................49
2.2.3. Competencia ..................................................................................................................50
2.3. Estructura de precios .........................................................................................................51
CAPÍTULO III ............................................................................................................................52
HERRAMIENTAS BÁSICAS PARA IMPLEMENTAR UN REDISEÑO EN LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS .................................................................................................................52
3.1. Procesos ...........................................................................................................................52
3.1.1. Elementos de un proceso ................................................................................................52
3.2. Proceso administrativo ......................................................................................................52
3.2.1. Planificación ..................................................................................................................53
3.2.1.1. Propósito de la planeación ...........................................................................................53
3.2.1.2. La planeación y objetivos ............................................................................................54
x
3.2.2. Organización ..................................................................................................................55
3.2.2.1. Principios básicos de organización de los empleados de Binaria Sistemas ....................55
3.2.2.2. Estructuras organizacionales ........................................................................................56
3.3. Rediseño de los procesos ...................................................................................................58
3.3.1. Pasos para el rediseño de un proceso ...............................................................................59
CAPÍTULO IV ............................................................................................................................61
IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS EXISTENTES EN BINARIA SISTEMAS S.A. .........61
4.1. Levantamiento de procesos ................................................................................................61
4.1.1. Diagrama de flujo de proceso .........................................................................................61
4.1.2. Diagrama de flujo de datos .............................................................................................62
4.2. Cadena de valor y alcance de los procesos .........................................................................63
4.2.1. Levantamiento de procesos por áreas ..............................................................................65
4.2.2. Selección de procesos .....................................................................................................66
4.3. Proceso de compras ...........................................................................................................73
4.3.1. Objetivos del proceso de compras ...................................................................................73
4.3.2. Política de compras.........................................................................................................74
4.3.3. Procedimientos administrativos ......................................................................................74
4.3.4. Observaciones del proceso de compras actual .................................................................76
4.3.5. Recomendaciones ...........................................................................................................77
4.4. Proceso de ventas ..............................................................................................................77
4.4.1. Definición ......................................................................................................................77
4.4.2. Objetivos ........................................................................................................................77
4.4.3. Política de ventas ............................................................................................................78
4.4.4. Procedimientos administrativos ......................................................................................78
4.4.5. Flujograma del proceso...................................................................................................79
4.4.6. Observaciones ................................................................................................................79
4.4.7. Recomendaciones ...........................................................................................................80
4.5. Proceso de inventarios .......................................................................................................80
xi
4.5.1. Definición ......................................................................................................................80
4.5.2. Política de inventarios....................................................................................................81
4.5.3. Procedimientos administrativos ......................................................................................82
4.5.4. Flujograma del proceso...................................................................................................82
4.5.5. Observaciones ................................................................................................................83
4.5.6. Recomendaciones ...........................................................................................................83
4.6. Recursos humanos .............................................................................................................83
4.6.1. Definición ......................................................................................................................83
4.6.2. Objetivos ........................................................................................................................83
4.6.3. Políticas de Recursos Humanos ......................................................................................83
4.6.4. Procedimientos administrativos ......................................................................................84
4.6.5. Flujograma del proceso...................................................................................................84
4.6.6. Observaciones ................................................................................................................85
4.6.7. Recomendaciones ...........................................................................................................85
CAPÍTULO V .............................................................................................................................86
5.1. PROPUESTA DEL REDISEÑO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS .....................86
5.1.1. Representación gráfica de los procedimientos propuestos................................................86
5.2. Proceso de compras ...........................................................................................................88
5.2.1. Estrategias ......................................................................................................................88
5.2.2. Procedimientos administrativos ......................................................................................89
5.3. Proceso de ventas ..............................................................................................................95
5.3.1. Objetivos ........................................................................................................................95
5.3.2. Políticas de ventas ..........................................................................................................95
5.3.3. Procedimientos administrativos ......................................................................................95
5.4. Proceso de inventarios .......................................................................................................97
5.4.1. Objetivos ........................................................................................................................97
5.4.2. Procedimientos administrativos ......................................................................................97
5.4.3. Flujograma del proceso...................................................................................................99
xii
5.5. Recursos humanos ........................................................................................................... 100
5.5.1. Objetivos ...................................................................................................................... 100
5.5.2. Política de recursos humanos ........................................................................................ 100
5.5.3. Estrategias .................................................................................................................... 101
5.5.4. Procedimientos administrativos .................................................................................... 101
5.5.4.1. Reclutamiento............................................................................................................ 102
5.5.4.2. Selección de personal ................................................................................................ 103
5.5.4.3. Inducción................................................................................................................... 104
5.5.4.4. Capacitación y entrenamiento .................................................................................... 105
5.5.4.5. Evaluación de desempeño .......................................................................................... 105
CAPÍTULO VI .......................................................................................................................... 107
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................................... 107
6.1. Conclusiones ................................................................................................................... 107
6.2. Recomendaciones ............................................................................................................ 108
BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 109
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. 1: Soluciones informáticas ...............................................................................................7
Tabla 1. 2. Servicios Binaria..........................................................................................................9
Tabla 1. 3: Obligaciones tributarias Binarias ...............................................................................13
Tabla 1. 4: Principios y valores ...................................................................................................19
Tabla 2. 1: Organigrama estructural.............................................................................................24
Tabla 2. 2: Organigrama posicional .............................................................................................26
Tabla 2. 3: Producto Interno Bruto ..............................................................................................36
Tabla 2. 4: Variación de la inflación 20013-2015 ........................................................................37
Tabla 2. 5: Entrada y salida de los ecuatorianos ...........................................................................42
Tabla 2. 6: Entradas salidas extranjeros .......................................................................................43
Tabla 2. 7: Clientes potenciales de Binaria Sistemas ....................................................................48
Tabla 2. 8: Proveedores de Binaria Sistemas ...............................................................................50
Tabla 3. 1: Tipos de control.........................................................................................................57
Tabla 3. 2: Rediseño de procesos.................................................................................................59
Tabla 3. 3: Pasos para el rediseño de procesos .............................................................................59
Tabla 4. 1: Elementos de diagrama de datos ................................................................................63
Tabla 4. 2: Levantamiento de procesos por áreas .........................................................................65
Tabla 4. 3: Selección de procesos ................................................................................................66
Tabla 4. 4: Diagrama de análisis de proceso de compras ..............................................................67
Tabla 4. 5: Diagrama de análisis del proceso de ventas ................................................................68
Tabla 4. 6: Diagrama de análisis del proceso de logística .............................................................69
Tabla 4. 7: Diagrama de análisis del proceso de talento humano ..................................................70
Tabla 4. 8: Diagrama de análisis del proceso de importación .......................................................71
Tabla 4. 9: Diagrama de análisis del proceso de facturación ........................................................72
Tabla 4. 10: Procedimiento administrativo ..................................................................................74
Tabla 5. 1: Simbología para el diagrama de flujo .........................................................................87
Tabla 5. 2: Registro proveedores .................................................................................................89
xiv
Tabla 5. 3: Requerimiento de materiales o mercaderías ...............................................................89
Tabla 5. 4: Solicitud de cotizaciones y selección de proveedor de materiales ...............................90
Tabla 5. 5: Elaboración de orden de compra (adquisiciones locales) ............................................90
Tabla 5. 6: Envío de documentos a bodega y contabilidad por compras locales ............................91
Tabla 5. 7: Requerimiento de material .........................................................................................91
Tabla 5. 8: Elaboración de nota de pedido (importaciones) ..........................................................92
Tabla 5. 9: Transferencias internacionales ...................................................................................92
Tabla 5. 10: Requerir los documentos originales de la importación ..............................................93
Tabla 5. 11: Declaración aduanera única .....................................................................................94
Tabla 5. 12: Liquidación y envío de documentos .........................................................................94
Tabla 5. 13: Recepción de pedido ................................................................................................96
Tabla 5. 14: Elaboración y envío de la proforma de venta ............................................................96
Tabla 5. 15: Facturación de la mercadería ...................................................................................97
Tabla 5. 16: Recibir la documentación de la transferencia............................................................97
Tabla 5. 17: Revisión de la mercadería por parte de un inspector .................................................98
xv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. 1: Ubicación Geográfica de Binaria Sistemas .................................................................3
Figura 1. 2: Productos Binaria .......................................................................................................4
Figura 1. 3: Productos Apple.........................................................................................................5
Figura 1. 4: Productos IBM ...........................................................................................................5
Figura 1. 5: Productos Lenovo ......................................................................................................5
Figura 1. 6: Productos Microsoft ...................................................................................................6
Figura 1. 7: Productos Xerox ........................................................................................................6
Figura 1. 8: Productos HP .............................................................................................................6
Figura 1. 9: Soluciones Binaria .....................................................................................................7
Figura 1. 10: Servicios de Binaria .................................................................................................9
Figura 1. 11: Leyes de regulación de binaria sistemas .................................................................10
Figura 1. 12: Información presentada a la superintendencia de compañías ...................................12
Figura 2. 1: Estructura FODA .....................................................................................................21
Figura 2. 2: Análisis causa- efecto, principales problemas en el manejo de la información ...........23
Figura 2. 3: Organigrama estructural actual .................................................................................25
Figura 2. 4: Organigrama posicional actual .................................................................................27
Figura 2. 5: Variables de macro-ambiente ...................................................................................33
Figura 2. 6: Variación Anual del Producto Interno Bruto .............................................................36
Figura 2. 7: Exportaciones petroleras y no petroleras...................................................................38
Figura 2. 8: Total depósitos banca privada ..................................................................................39
Figura 2. 9: Riesgo País Ecuador versus América Latina .............................................................40
Figura 2. 10: Extrema Pobreza en el Ecuador ..............................................................................41
Figura 2. 11: Evaluación del mercado laboral ..............................................................................42
Figura 2. 12: Análisis entradas salidas .........................................................................................43
Figura 2. 13: Entrada y salida de extranjeros ...............................................................................44
Figura 2. 14: Equipamiento tecnológico del hogar .......................................................................45
Figura 2. 15: Competencia de Binaria Sistemas ...........................................................................51
xvi
Figura 3. 1: Cadena de valor .......................................................................................................52
Figura 4. 1: Ejemplo de diagrama de flujo de proceso .................................................................62
Figura 4. 2: Cadena de Valor Binaria Sistemas ...........................................................................63
Figura 4. 3: Procesos a rediseñar .................................................................................................64
Figura 4. 4: Flujograma de compras ............................................................................................75
Figura 4. 5: Flujograma de documentos y tareas ..........................................................................76
Figura 4. 6: Proceso de Ventas ....................................................................................................79
Figura 4. 7: Flujograma del proceso de inventario .......................................................................82
Figura 4. 8: Flujograma del proceso talento humano ...................................................................84
Figura 5. 1: Flujograma del proceso de inventario .......................................................................99
Figura 5. 2: Proceso de la administración del personal............................................................... 102
xvii
RESUMEN EJECUTIVO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y
AUDITORIA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
En la actualidad existen factores como la globalización de la información, el desarrollo
tecnológico, el incremento de la competitividad empresarial y la exigencia cada vez mayor en el
cumplimiento de altos estándares de calidad, eficacia, productividad y atención al cliente, hacen
necesario un rediseño de los procesos, con la finalidad de disminuir la demora en la entrega de los
productos y optimización de recursos.
Y es así que con el fin de aprovechar el desarrollo tecnológico que se está viviendo en los actuales
momentos surgió la empresa Binaria Sistemas hace 33 años, que es una empresa dedicada a la
importación y comercialización de computadoras, soluciones y servicios informáticos que
requieran las empresas y personas naturales a nivel nacional en todas las marcas más importantes y
reconocidas del mercado.
PALABRAS CLAVES
1. REDISEÑO
2. SOLUCIONES TECNOLÓGICAS
3. PRODUCTIVIDAD
4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS-SISTEMAS DE TECNOLOGÍA
5. COMERCIAL
1
INTRODUCCIÓN
El desarrollo de esta investigación pretende efectuar una reorganización de los procesos
administrativos, de la empresa Binaria Sistemas, las mismas que nos permitirán verificar la
exactitud y veracidad de la información administrativa, promover la eficiencia en las operaciones y
salvaguardar sus recursos con el fin de lograr las metas y objetivos programados.
Es por lo tanto que este trabajo se constituye en un documento guía para la ejecución de las
acciones previamente establecidas y relacionadas con la filosofía de la empresa.
El primer capítulo contiene los antecedentes de creación, base legal, dirección actual de
funcionamiento de la empresa, así como también se describen las operaciones que realiza las cuales
se resumen en compra, importación y venta de equipos de computación y soluciones informáticas
que requiera el cliente.
El segundo capítulo está compuesto por el análisis situacional de la compañía donde se describen
las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que Binaria enfrenta en sus actividades
cotidianas, así como también se analizan los diferentes factores tanto internos como externos que
influyen directa e indirectamente en la estabilidad de Binaria Sistemas.
En el tercer capítulo se encuentra las herramientas básicas para la propuesta del rediseño
administrativo, donde se describe el proceso administrativo que son: la planificación, organización
dirección y control que son necesarios en todos los procesos.
En el cuarto capítulo se desarrolla el levantamiento de los procesos existentes en la Binaria
Sistemas, así como las observaciones y recomendaciones necesarias para la propuesta de rediseño.
El quinto capítulo se encuentra la propuesta del rediseño de los procesos de compras, ventas,
inventario y recursos humanos, con vistas al mejoramiento de la organización de Binaria Sistemas.
En el sexto capítulo se presentan las conclusiones y recomendaciones para la empresa, que
pretendan contribuir con el posterior rediseño de sus procesos, que permitan alcanzar la
permanencia en el mercado, incremento de rentabilidad y optimización de los recursos.
2
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1. Antecedentes de Binaria Sistemas S.A.
Binaria Sistemas S.A. con RUC 1790394182001, es una empresa de tecnología de información y
comunicación, tiene 35 años de experiencia atendiendo al mercado corporativo nacional, cuenta
con profesionales altamente calificados para atender a las necesidades de acceso rápido a
tecnología esencial del día a día, hasta entrega de soporte técnico especializado para la planeación
estratégica y despliegue de soluciones.
Está orientada a brindar soluciones informáticas para rentabilizar la cadena de valor principalmente
a compañías utilities (empresas de servicio público que cotizan en bolsa, generalmente pertenecen a
los sectores de eléctricos y autopistas), pero también a los rubros industriales, logísticos y mineros,
a través de sistemas, servicios y soluciones innovadoras y eficientes.
La estructura de Binaria Sistemas S.A. se enfoca en ofrecer servicio tecnología informática; soporte
y mantención de la plataforma tecnológica; desarrollo e integración de sistemas corporativos y
portales web; junto a la asesoría para la instalación de soluciones móviles y logísticas. Debido al
crecimiento de la empresa, esta investigación propuso un rediseño a los procedimientos
administrativos con la finalidad de agilitar la entrega y servicio al cliente, para que el aporte a la
compañía sea eficaz y útil.
1.1. Ubicación geográfica
Binaria Sistemas S.A. se encuentra ubicada en la provincia de Pichincha, ciudad de Quito, en la
Av.12 De Octubre 1753 y Luis Cordero, barrio La Floresta, edificio Puerto de Palos, planta baja.
3
Figura 1. 1: Ubicación Geográfica de Binaria Sistemas
Fuente: Mapa google.
1.1.1. Base legal
El estatuto legal de la compañía ha sido elaborado conforme a lo estipulado en el artículo 150 de la
Ley de Compañías, además se han considerado los artículos 143 -145 de la misma Ley que tratan
sobre el concepto, características, nombre y domicilio.
Denominación
De conformidad con las leyes de la República del Ecuador, se constituye la Compañía Binaria
Sistemas, regida por los Estatutos Sociales, la Ley de Compañías; y demás disposiciones vigentes.
En todos los actos en que intervenga se identifica con su denominación social con el nombre
Binaria Sistemas S.A.
Duración
El plazo de duración de la compañía es de cuarenta (40) años a partir de la inscripción en el
Registro Mercantil, con fecha 05 de febrero de 1979, pero podrá disolverse y liquidarse antes del
vencimiento o prorrogarse de conformidad con las disposiciones legales pertinentes.
Objeto social
La compañía puede dedicarse a una o varias de las siguientes actividades: “prestar servicios a
empresas de economía mixta, privadas o estatales, sean estas nacionales o extranjeras, relacionadas
4
con la organización, sistemas en general y sistemas de procesamiento de datos manual o
electrónico. Además la empresa realizará venta, arrendamiento, outsourcing de equipos de
computación y software, consultoría de procesos apoyados en tecnología con software y hardware,
servicios generales de tecnología y servicios de computación.” (SUPERCIAS, 2015).
Capital
El capital suscrito es de USD 204,000.00 dólares americanos, divididos en ochenta acciones
nominativas de un dólar cada una, que podrá ser aumentado por la Junta General de Socios.
Operaciones
Para el cumplimiento de su objeto social la compañía Binaria Sistemas efectúa las siguientes
operaciones en moneda nacional (dólares americanos):
1.2. Compra, venta e importación de equipos de computación y software
Binaria Sistemas está enfocada a la compra, venta e importación de equipos de computación de las
siguientes marcas:
Figura 1. 2: Productos Binaria
Fuente: Binaria Sistemas
Apple
Binaria Sistemas S.A. trabaja con Apple: “es una compañía de ordenadores personales con
software y hardware integrados que opera en la actualidad, tienen simplicidad de uso, consistencia
en todas sus aplicaciones de software, etcétera. Son muy buenos porque ayudan a la gente a hacer
su trabajo de una forma más efectiva y eficiente (en el caso del ordenador Macintosh), o porque le
5
ayudan a disfrutar más de la vida (el reproductor iPod MP3), o ambas cosas a la vez”. (Cruikshank,
Jeffrey, 2007, pág. 25)
Figura 1. 3: Productos Apple
Fuente: Binaria Sistemas
IBM
Binaria Sistemas S.A. trabaja con IBM desde 1994, manteniendo la categoría más alta de partner
durante 12 años consecutivos, es un centro autorizado de servicios de esta marca por más de 10
años sumados al servicio de equipos de computación personal marca IBM.
Figura 1. 4: Productos IBM
Fuente: Binaria Sistemas
Lenovo
Binaria Sistemas está debidamente autorizada para promover y comercializar equipos de
computación personal pertenecientes a la marca Lenovo, es también un centro autorizado de
servicios en la ciudad de Quito y Guayaquil desde hace seis años.
Figura 1. 5: Productos Lenovo
Fuente: Binaria Sistemas
6
Microsoft
Binaria Sistemas Cía. Ltda., está acreditado por las autorizaciones de Microsoft Corporation para
la venta de cualquier pieza, y gestionar la amplia gama de licencias para clientes personales u
organizaciones.
Figura 1. 6: Productos Microsoft
Fuente: Binaria Sistemas
Xerox
Binaria Sistemas S.A. constituye un canal Xerox System Integrator, a lo largo de ocho años,
ofreciendo una amplia gama de soluciones apoyada en su experiencia en procesos de negocios,
servicios de outsorcing y en el manejo de tecnología de documentos y servicios de impresión.
Figura 1. 7: Productos Xerox
Fuente: Binaria Sistemas
Hewlett Packard
La empresa trabaja en la venta e instalación de servidores HP bajo las mejores prácticas
especificadas por el fabricante.
Figura 1. 8: Productos HP
Fuente: Binaria Sistemas
7
1.2.1. Soluciones informáticas
Binaria Sistemas S.A. presta servicios de soluciones informáticas enfocados para mantener siempre
actualizado el ambiente informático y garantizar los máximos niveles de utilización de sus clientes,
los mismos que son dirigidos a la resolución de los problemas tecnológicos en el ambiente físico de
tecnología de información.
Figura 1. 9: Soluciones Binaria
Fuente: Binaria Sistemas
Tabla 1. 1: Soluciones informáticas
Soluciones Características
Soluciones de virtualización
Con las soluciones de virtualización de
eficacia probada que ofrece Binaria Sistemas,
las empresas aumentarán la productividad del
personal informático, responderán con más
rapidez a las nuevas oportunidades que se
presenten, protegerán los activos y los datos
empresariales y ahorrarán gastos.
Soluciones de infraestructura La empresa cuenta con un equipo de
consultores y arquitectos que tienen una gran
experiencia en proyectos de infraestructura de
tecnología de la información, con la cual
asesora a sus clientes en la consultoría,
diseño, implementación y soporte para las
8
distintas plataformas informáticas.
Almacenamientos y respaldo
Binaria Sistemas cuenta con soluciones
líderes en protección de datos empresariales a
través de tecnologías de copia de respaldo y
recuperación, con la finalidad de ayudar a las
organizaciones que no dispone de las
estrategias adecuadas para garantizar a sus
negocios la disponibilidad de la información
en caso de un desastre o pérdida de
información.
Networking y comunicaciones
Instalación de redes y comunicaciones switching, routing, comunicaciones unificadas, telefonía y optimización de los anchos de banda.
Soluciones de seguridad
Protección unificada de los sistemas informáticos de modo que el cliente pueda estar seguro de que el sistema de su empresa está mejor protegido contra una amplia gama de amenazas, respuesta eficaz a través del análisis automatizado de múltiples fuentes de datos.
Business Service Management
El monitoreo y la gestión de servicios permite monitorear los servicios de la organización, ofreciendo mecanismos de gobernabilidad y gestión, para así permitirle al cliente tomar
decisiones y el control sobre el negocio.
Soluciones de manejo de datos
La empresa cuenta con un sistema IBM InfoSphere DataStage permite integrar información empresarial, aunque esta tenga muchos orígenes y destinos distintos, y
períodos de tiempo breves con la finalidad de crear una base de datos para la gestión de relaciones con los clientes, o la planificación de recursos empresariales con bases confiables.
Soluciones de bases de datos
Dispone de un sistema Informix que es el único software de base de datos disponible que reduce los costos y aumenta la productividad proveyendo de una administración casi nula, tanto para los entornos pequeños, como para los altamente
distribuidos sin importar cuál sea la plataforma.
Comunicaciones unificadas
Dispone de un nuevo enfoque en las comunicaciones empresariales mensajería instantánea corporativa, conferencias web y
estado de disponibilidad del usuario, las mismas proporcionan un entorno único que integra todos los medios por los que un usuario puede comunicarse con otros, basado en una identidad y presencia únicas
9
accesibles.
Colaboración, business inteligence y
gerencia de proyectos
La empresa presta servicios de soluciones de análisis de datos, inteligencia de negocios, con la aplicación de conceptos de diseño multidimensional de datos, además brinda soluciones de colaboración y portales
corporativos.
Soluciones de impresión
Los servicios que la empresa ofrece son: la administración de la plataforma de impresión, fotocopiado, scanner, fax, scan to mail y digitalización de documentos, permitiendo
una mayor productividad y ahorro. Fuente: Binaria (2015). Soluciones informáticas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
1.3. Servicios
Ofrece servicio técnico de hardware, software y redes de hogar, tanto para empresas como para
personas particulares.
Figura 1. 10: Servicios de Binaria
Fuente: Binaria Sistemas
Tabla 1. 2. Servicios Binaria
SERVICIOS CARACTERÍSTICAS
Departamento técnico bitecna
Binaria Sistemas S.A. como canal premier las marcas IBM y Lenovo, cuenta con recursos a nivel nacional para cumplir con las garantías ofertadas a los clientes y cumplir con los altos estándares corporativos del mercado. Cuenta con: ingenieros de soporte.
Centro de llamadas.
Centro de reparaciones. Soporte Local.
Virtualización Permite que especialistas certificados y con amplia experiencia puedan ofrecerle apoyo para lograr asegurar un máximo provecho a su inversión. El consultor
10
suministrará las recomendaciones y acciones que el cliente deberá tomar dentro de su infraestructura virtual para sacar
la mayor ventaja a su inversión Hewlett Packard
Con este servicio Binaria Sistemas ayuda a instalar los servidores HP en el ambiente de tecnología de información que requiera el cliente, bajo las mejores
prácticas especificadas por el fabricante, servicio que también cubre la instalación de componentes adicionales de hardware en su ambiente o sistema actual.
Sysmantec
Las ofertas que Binaria Sistemas ofrece a través de servicios Symantec, se incluyen desde servicios de
consultoría para ayudar a instalar e implementar rápidamente los productos de Symantec hasta servicios gestionados para reducir los gastos operativos y mejorar la eficiencia en las operaciones.
Asesoría Consultoría IBM
A través de IBM, Binaria Sistemas ayuda a sus clientes al tanto de la importancia de mantener alineadas las decisiones de nivel estratégico de su negocio con tecnología de información, así como comprender la importancia de entregar y gestionar servicios de TI de calidad, mediante consultoría personalizada.
Fuente: BINARIA, (2015). Servicios Binaria.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
1.4. Leyes de regulación
Las leyes de regulación son un conjunto normas gubernamentales que regulan el funcionamiento y
giro del negocio de una empresa, todas las compañías se encuentran regidas por estas normativas
que tienen como objetivo verificar su funcionamientos regular sus procesos de: calidad,
elaboración de productos, servicios, etc.
Figura 1. 11: Leyes de regulación de binaria sistemas
Fuente: Binaria Sistemas
11
Constitución Política del Estado
La Constitución Política del Ecuador garantiza la protección y sostenibilidad de las empresas,
como es el caso de Binarias Sistemas S.A. que es una compañía de personería jurídica, y se
encuentra dentro de los parámetros legales.
Art. 316.- El Estado podrá delegar la participación en los sectores estratégicos y servicios públicos a empresas mixtas en las cuales tenga mayoría accionaria. La delegación se
sujetará al interés nacional y respetará los plazos y límites fijados en la ley para cada sector
estratégico. El Estado podrá, de forma excepcional, delegar a la iniciativa privada y a la
economía popular y solidaria, el ejercicio de estas actividades, en los casos que establezca
la ley. (Constitución del Ecuador, 2008, p. 150).
La Constitución del Ecuador es la norma suprema y prevalece sobre cualquier otra del
ordenamiento jurídico, en ella se encuentran presenten los lineamientos básicos para promover el
crecimiento y desarrollo, tanto para el sector público, mixto y el privado como el caso de Binarias
Sistemas S.A. que está sujeto a las siguientes disposiciones legales.
Ley de Compañías
Esta ley dirige y regula todas las actividades que sea necesarias para establecer una compañía en
cualquiera de sus modalidades como son:
La compañía en nombre colectivo.
La compañía en comandita simple y dividida por acciones.
La compañía de responsabilidad limitada.
La compañía anónima.
La compañía de economía mixta.
Estas cinco especies de compañías constituyen personas jurídicas. La Ley reconoce,
además, la compañía accidental o cuentas en participación. (Ley de Compañías, 1999,
p. 1)
Binaria Sistemas por estar constituida como sociedad anónima se encuentra regulada por la
Superintendencia de Compañías quien es una entidad autónoma, proactiva y sólida la misma que
cuenta con mecanismos eficaces y modernos de control, supervisión y de apoyo al sector
empresarial y de mercado de valores. Esta empresa está sujeta a la Ley de Compañías y
proporciona información sobre sus movimientos económicos, cambios de administración, cambios
de accionistas, informes de auditoría, entre otros aspectos.
12
Figura 1. 12: Información presentada a la superintendencia de compañías Fuente: Superintendencia de Compañías
Esta ley pretende evitar el funcionamiento de empresas que se encuentren fueran del orden público
y las normativas vigentes, una compañía debe constar de una razón social, su representante legal,
sus funcionarios; además de establecer de manera clara los servicios y/o productos que brinda.
Ley de Régimen Tributario Interno
Binaria Sistemas S.A., está sujeta a las resoluciones emanadas en la Ley de Régimen Tributario
Interno y a su código respectivamente, adjuntado reformas, las mismas que regulan las relaciones
jurídicas provenientes de los tributos, entre el sujeto activo que es el Estado Ecuatoriano, y la
compañía que viene a ser el contribuyente de los impuestos.
Para este efecto la Ley de Régimen Tributario interno define como tributo a las contribuciones que
pagan obligadamente los ciudadanos o entidades al Estado por servicios que le ofrece,
manifestados mediante tasas, impuestos y controles especiales. Rentas que ingresan al sector
público a título de ingresos patrimoniales y ganancias.
Art. 1.- Objeto del impuesto.- Establécese el impuesto a la renta global que obtengan las
personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de
acuerdo con las disposiciones de la presente Ley.
Art. 2.- Concepto de renta.- Para efectos de este impuesto se considera renta: 1.- Los
ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito o a título oneroso provenientes del
trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero, especies o servicios.
(Régimen Tributario Interno, 2006, p. 1)
Binaria Sistemas S.A. cumple con sus obligaciones tributarias en los siguientes rubros:
13
Tabla 1. 3: Obligaciones tributarias Binarias
Impuesto a la Renta Este impuesto recae sobre la renta
anual que obtiene la compañía.
Impuesto al Valor Agregado El IVA es un impuesto indirecto sobre el consumo; es decir, financiado por el
consumidor final, la empresa debe rendir cuentas a la administración tributaria sobre este gravamen.
Retenciones en la fuente Es un mecanismo de recaudo
anticipado de los impuestos de renta y complementarios, a la que está sujeta la empresa por la venta de los bienes y prestación de servicios
Anexos transaccionales En este anexo se presenta el detalle de las compras con sus respectivas retenciones, con la finalidad de informar al Servicio de Rentas Internas sobre las transacciones que se han realizado en el período.
Fuente: Binaria (2015) Obligaciones tributarias.
Elaborado por: Daniela Moncayo
Las declaraciones se realizan en los plazos establecidos por la entidad del control, el Servicio de
Rentas Internas (SRI), si no se cumple con estas disposiciones la empresa estará sujeta al pago de
las multas pecuniarias establecidas para el efecto, así mismo en el caso de cometer faltas
reglamentarias o contravenciones, las administración tributaria estará en la potestad de aplicar la
respectivas sanciones de acuerdo al tipo de falta que la empresa haya cometido.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Binaria Sistemas está sujeta a esta ley ya que para la venta de los equipos de computación y la
prestación de servicios, trabaja también por medio de licitaciones con instituciones del sector
público.
Artículo 1.- Objeto y Ámbito.- Esta Ley establece el Sistema Nacional de Contratación
Pública y determina los principios y normas para regular los procedimientos de
contratación para la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación
de servicios, incluidos los de consultoría, que realicen: Las compañías mercantiles
cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creación o constitución que posean o administren bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes,
subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual
fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de préstamos, donaciones y
entregas que, a cualquier otro título se realicen a favor del Estado o de sus instituciones.
(Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, 2008, p. 3)
14
Esta ley articula y armoniza a todas las instancias, organismos e instituciones en los ámbitos de
planificación, programación, presupuesto, control, implican ahorro de recursos y facilitan las
labores de control, tanto de las entidades contratantes como de los proveedores de bienes y
servicios y de la ciudadanía en general, su función es la de equilibrar la capacidad ecuatoriana en
los servicios ofertados promoviendo las ofertas competitivas.
Para el proceso de comprar públicas se requiere seguir el siguiente proceso dinámico. 1.- se crea un
convenio marco, el Instituto Nacional de Contratación Pública selecciona proveedores; 2.- creación
de un catálogo electrónico la entidades contratantes pueden realizar las adquisición de productos o
servicios. 3.- los proveedores tienen que garantizar servicios y productos normalizados de
conformidad con precio, plazo o lugar; y 4.- contratantes deberán consultar el catálogo electrónico
previamente antes de establecer un proceso de adquisición. Binaria S.A. participa ofreciendo sus
servicios o adquiriendo otros que demande la empresa.
Código de Trabajo
La compañía tiene empleados y trabajadores bajo relación de dependencia, por lo tanto se rige por
las normas establecidas en el Código de Trabajo, el cual regula las relaciones entre empleadores y
trabajadores y se aplica a las diversas modalidades y condiciones de sus trabajadores.
En los siguientes artículos se expide:
Art. 2.- Obligatoriedad del trabajo.- El trabajo es un derecho y un deber social. El trabajo es
obligatorio, en la forma y con las limitaciones prescritas en la Constitución y las leyes.
Art. 3.- Libertad de trabajo y contratación.- El trabajador es libre para dedicar su esfuerzo a
la labor lícita que a bien tenga. Ninguna persona podrá ser obligada a realizar trabajos
gratuitos, ni remunerados que no sean impuestos por la ley, salvo los casos de urgencia
extraordinaria o de necesidad de inmediato auxilio. Fuera de esos casos, nadie estará
obligado a trabajar sino mediante un contrato y la remuneración correspondiente. (Código
del Trabajo, 2012, p. 3)
Con este Código se pretende que los trabajadores del sector privado no sean explotados, tanto en
su carga de actividades, así como el número de horas que tienen que cumplir durante una semana
de labores. Se promueve la regulación de contratos para evitar que ellos sean despedidos sin
recibir las remuneraciones acorde a sus años de servicios y del tipo de actividad cumplida en una
empresa.
Art. 38.- Riesgos provenientes del trabajo.- Los riesgos provenientes del 547 trabajo son de
cargo del empleador y cuando, a consecuencia de ellos, el 548 trabajador sufre daño
personal, estará en la obligación de indemnizarle de 549 acuerdo con las disposiciones de
este Código, siempre que tal beneficio no 550 le sea concedido por el Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social. (Código del Trabajo, 2012, p. 13).
15
También toma en cuenta las condiciones aptas que requiere un trabajador para el desarrollo de
ciertas actividades, será necesario que el empleador revise sus instalaciones, el material
administrativo, el equipo de trabajo, así como el ambiente donde un empleado cumple con las
actividades que le han sido asignadas dentro de su contrato de trabajo. De debe prever la seguridad
física y psicológica de los trabajadores.
Ley de Seguridad Social
Esta ley hace referencia principalmente a un campo de bienestar social relacionado con la
protección social o cobertura de las necesidades reconocidas como: salud, pobreza, vejez,
discapacidades, vivienda, desempleo, familias con niños, familias numerosas, familias en situación
de riesgo, y otras.
Art. 1.- Principios Rectores.- El Seguro General Obligatorio forma parte del sistema
nacional de seguridad social y, como tal, su organización y funcionamiento se fundamentan
en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. (Ley de Seguridad Social, 2014, p. 1)
En esta ley se definen los parámetros y requisitos necesarios para la atención de los empleados que
se encuentran laborando en la empresa, así como las responsabilidades y derechos del empleador,
con relación a salud y los demás servicios que presta el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
(IESS).
Se cubre riesgos de los trabajadores relacionados con enfermedades, maternidad, riesgos del
trabajo, vejez, muerte, e invalidez, que incluye discapacidad; y cesantía. El Seguro Social se
encuentra en la obligación de brindar atención efectiva promoviendo asistencia médica inmediata,
oportuna, además de contar con profesionales que cubran los diversos tratamientos requeridos por
las personas.
Leyes Supletorias
Código Civil (contratos y obligaciones)
Este código recoge todos los derechos y deberes que dispone cualquier ciudadano que tiene que
cumplir en este caso la empresa Binaria Sistemas está regida por éste código para el
establecimiento de los contratos de construcción.
Art. 1454. Contrato o convención es un acto por el cual una parte se obliga para
con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser una o muchas personas.
Art. 1457.- El contrato oneroso es conmutativo cuando cada una de las partes se
obliga a dar o hacer una cosa que se mira como equivalente a lo que la otra parte
debe dar o hacer a su vez; y si el
16
equivalente consiste en una contingencia incierta de ganancia o pérdida, se llama
aleatorio.
Art.1458. El contrato es principal cuando subsiste por sí mismo sin necesidad de
otra convención; y accesorio cuando tiene por objeto asegurar el cumplimiento de
una obligación principal, de manera que no pueda subsistir sin ella.
Art. 1459.- El contrato es real cuando, para que sea perfecto, es necesaria la
tradición de la cosa a que se refiere; es solemne cuando está sujeto a la observancia
de ciertas formalidades especiales, de manera que sin ellas no surte ningún efecto civil; y es consensual cuando se perfecciona por el solo consentimiento. (Código
Civil , 2005, p. 71)
Código Orgánico Integral Penal (en caso de incumplir con alguna cláusula)
En el Código penal se tipifican todos los delitos y faltas conocidas hasta ahora y las agravantes y
las atenuantes, así como las medidas de seguridad de un estado, la empresa se rige en este código
en los casos de que no se hayan cumplido con alguna de las cláusulas establecidas en el contrato,
puede ser de valores pecuniarios o no se cumpla con alguna obligación.
En la sección séptima de contravención contra el derecho al trabajo se establece:
Artículo 91. 3. La explotación laboral, incluida el trabajo forzoso, la servidumbre por
deudas y el trabajo infantil.
Artículo 105.- Trabajos forzados u otras formas de explotación laboral.- La persona que
someta a otra a trabajos forzados u otras formas de explotación o servicios laborales, dentro
o fuera del país, será sancionada con pena privativa de libertad de diez a trece años.
(Código Orgánico Integral Penal, 2014, p. 61)
En estos dos artículos se establece políticas para evitar la explotación laboral, donde el empleador
tiene la obligación de contratar a una persona con todos los derechos y obligaciones que tiene un
trabajador. La persona que sea sometida a realizar actividades sin su respectiva remuneración podrá
ser sancionada con pena privativa de libertad al comprobarse esta contravención que se encuentra
fuera de las leyes.
Artículo 244.- Falta de afiliación al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.- La o el
empleador que no afilie a sus trabajadores al seguro social obligatorio dentro de treinta días,
contados a partir del primer día de labores, será sancionado con pena privativa de libertad
de tres a siete días. (Código Orgánico Integral Penal, 2014, p. 98).
Uno de los aspectos incluidos en el nuevo Código Orgánico Integral Penal es que los empleadores
se encuentran en plena obligación de afiliar a sus empleados al Seguro Social, la empresa que no lo
hace estará sujeta a sanciones en la que se incluye la pena de libertad.
17
Leyes y Ordenanzas - Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Los organismos seccionales informarán oportunamente a la ciudadanía de las resoluciones que
adoptaren, mediante la publicación de las actas de las respectivas sesiones de estos cuerpos
colegiados, así como sus planes de desarrollo local; por tanto Binaria Sistemas S.A., debe estar
pendiente de estas leyes y ordenanzas.
Ordenanza 213. Se establece:
Art. 11.357.1.- Estímulo.- La Municipalidad, a través de las administraciones zonales,
brindará estímulos a barrios, urbanizaciones, empresas, organizaciones de comerciantes o
propietarios, por las iniciativas que desarrollen para mantener limpia la ciudad, de acuerdo
al reglamento que se dictará al efecto. Los estímulos también se extenderán a quienes
trabajen en la erradicación del trabajo infantil en el manejo de desechos sólidos; en estos
casos, las administraciones zonales coordinarán con el Patronato Municipal San José. (Ordenanza 213, 2007, p. 7).
Con esta ordenanza Binaria Sistemas está comprometida a mantener el control, recibir estímulos,
evitar contravenciones y sanciones en materia de aseo, el Municipio controla el uso de los espacios
públicos, además de verificar las normas de control ambiental para evitar la acumulación de
escombros y la acumulación de basura en lugares donde no son permitidos.
Binaria Sistemas también se encuentra dentro de las políticas de estudio de impacto ambiental que
contribuye a mejorar las condiciones del ambiente de la ciudad de Quito.
Plan de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial: comprende las normas establecidas por
la empresa para preservar la salud y seguridad de sus trabajadores. ·
Plan de Manejo de Desechos: comprende las medidas para prevenir, tratar, reciclar, reusar,
reutilizar y disposición final de los diferentes residuos (sólidos, líquidos y gaseosos).
(Ordenanza 213, 2007, p. 27)
1.5. Misión
Ser un asesor de confianza para nuestros clientes corporativos para entregar una oferta de
servicios de infraestructura que nos permita conocerlos, para crear un plan de cuenta a largo plazo
para la integración e implementación de soluciones, donde podamos proveer servicios
especializados que influyan en la eficiencia, en la toma de decisiones en las áreas de dirección de la
empresa que les permita el uso de tecnología de vanguardia: el éxito de nuestros clientes es el éxito
de Binaria. (BINARIA, 2015).
1.6. Visión
Ser una empresa líder, innovadora que está a la vanguardia, permitiéndonos tener una visión
general de las necesidades del segmento corporativo para ofrecer una solución adecuada y lograr
eficiencia operacional mejorando su competitividad. (BINARIA, 2015)
18
1.7. Objetivos
1.7.1. Objetivo general
La empresa Binaria Sistemas S.A. que se dedica a la distribución de equipos informáticos tiene
como objetivo principal proveer servicios de telecomunicaciones, informática e infraestructura;
desarrollar sistemas y soluciones web; entregar soporte y mantención a la plataforma tecnológica y
brindar asesoría para la implementación de soluciones móviles y logísticas.
Binaria Sistemas tiene como objetivo satisfacer las necesidades de los clientes respetando los
valores y principios que practica la empresa para lograr cada año una mayor utilidad, aumentando
las ventas e incrementando la variedad de los productos.
1.7.2. Objetivos específicos
Los objetivos especificados por Binaria Sistemas S.A. son los siguientes. Tomados de (BINARIA,
2015)
La empresa debe incrementar las ventas mensuales, en un 20% en la ciudad de Quito.
La empresa desea distribuir sus equipos a las diferentes ciudades del país en un plazo de
dos años.
La empresa en la ciudad de Guayaquil desea incrementar la división de HP en un plazo de
un año, con el fin de satisfacer la cantidad demandada en esa ciudad.
La empresa debe lograr una participación en el mercado del 40% en un plazo de 1 año.
La empresa quiere disminuir las devoluciones en un15% en un período de 6 meses.
La empresa debe continuar mejorando la calidad de sus procesos para la optimización de
recursos en un plazo de 3 meses.
La empresa debe incrementar la vinculación con los clientes actuales en 80% en un plazo
de 6 meses para obtener la fidelidad de los mismos.
La empresa desea disminuir su cartera en mora en un 30% en un plazo de 2 meses.
La empresa desea tener un sistema contable confiable y oportuno para poder tomar
decisiones en base a estos resultados y realizar los respectivos correctivos que sean
necesarios a la situación económica de la empresa en un plazo de 5 meses.
La empresa debe incrementar la capacitación cada tres meses sobre las nuevas tendencias
tecnológicas en cada división de la empresa HP, IBM, MAC para de esta manera satisfacer
al cliente.
La empresa debe realizar incentivos a cada uno de los asesores comerciales cuando
cumplan su meta de venta.
19
La empresa debe proporcionar a cada empleado uno de los asesores comerciales cuando
cumplan su meta de venta.
La empresa debe proporcionar a cada empleado los materiales y el espacio físico necesario
para que pueda cumplir con sus actividades correctamente.
La empresa debe crear un ambiente óptimo de trabajo en donde exista compañerismo y la
solidaridad.
La empresa debe crear un ambiente óptimo de trabajo en donde exista compañerismo y
solidaridad.
La empresa debe mejorar la tecnología.
La empresa debe evaluar permanentemente al personal para determinar el desempeño
individual de cada uno, cada 3 meses para evitar problemas con el cliente y realizar los
correctivos necesarios.
Todos los empleados deben dar un informe mensual sobre las ventas y problemas que
tengan con el fin de realizar los oportunos correctivos y evitar los problemas con todos los
clientes.
Ampliar las instalaciones y distribución de espacio físico en un 80% de toda la empresa
para mejorar el desempeño de cada empleado.
La empresa debe elaborar un presupuesto que mejores la utilización de recursos en un
100% el mismo que tendrá que estar acorde con las actividades de la empresa y por ende
cubra las necesidades de toda la empresa.
1.8. Principios y valores
Los principios y valores bajo los cuales realiza sus actividades la compañía Binaria Sistemas S.A.
son:
Tabla 1. 4: Principios y valores
PRINCIPIOS Y VALORES CARACTERÍSTICAS
Honestidad en acciones
La empresa demuestra su honestidad, ofreciendo a sus clientes productos de marcas originales y de buena calidad, con precios justos.
Solidaridad social
Este principio expresa la colaboración con la comunidad, satisfaciendo las necesidades del consumidor con un producto de calidad, a la vez que la empresa constituye una fuente de trabajo para la sociedad.
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Puntualidad
Puntualidad con los trabajadores en el pago de los sueldos, utilidades y demás beneficios,
puntualidad con el cliente para darle una buena imagen de la empresa y satisfacer en variedad y precio.
Respeto
El respeto es la base fundamental para una
convivencia sana y pacífica entre los miembros de una organización
Se debe respetar la opinión de cada miembro de la organización para evitar discusiones, y exista un buen ambiente de trabajo.
Responsabilidad.
La responsabilidad es un compromiso esencial
con los demás y con nosotros mismos. No eludimos, ni olvidamos nuestras deudas.
Reconocemos nuestros errores al tiempo que buscamos corregirlos
Fuente: Binaria (2015) Principios y valores.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
21
CAPÍTULO II
ANÁLISIS SITUACIONAL
2. Análisis FODA
FODA es la representación de las iniciales: F: Fortalezas. O: Oportunidades. D: Debilidades. A:
Amenazas.
El FODA es un instrumento de análisis organizacional, que permite medir y analizar la
estructura administrativa de las entidades a través del estudio de las fortalezas, debilidades
que afronta la organización, al igual que las oportunidades y amenazas del entorno para
delimitar algunas estrategias que le permitan lograr el desarrollo institucional”. (Maza,
2012, p. 14)
Toda institución pública o privada tiene un ambiente externo e interno que deben ser analizados,
siendo una herramienta muy importante para la toma de decisiones administrativas, y las debidas
correcciones de ser el caso.
Figura 2. 1: Estructura FODA
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo
Ambiente Interno
(+) Fortalezas
(+) Oportunidades (-) Debilidades (-) Amenazas
Ambiente Externo
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2.1. Análisis FODA de Binaria S.A.
2.1.1. Ambiente interno: fortalezas y debilidades
Fortalezas
Excelente actitud y gestión directiva.
Adecuados canales de distribución del personal.
Conocimiento para prestar los servicios ofertados por la compañía.
Alianzas estratégicas realizadas para mejorar la calidad del servicio de asesoría, y servicio
técnico.
La empresa se encuentra legalmente constituida.
Debilidades
Inadecuado proceso para la selección del personal apto para la empresa.
No existe un manual de políticas y procedimientos que indique las funciones y actividades de
cada cargo.
No cuenta con un sistema de evaluación del desempeño del talento humano.
Objeto, fines y metas no definidas.
Inexistencia de políticas y procedimientos para el desempeño del talento humano.
Incumplimiento de las operaciones por parte del personal.
Desconocimiento de estatutos y reglamentos internos.
Escasa comunicación entre los niveles jerárquicos
Escaso acuerdo para el logro de objetivos que se deberán cumplir en su totalidad.
Ambiente Externo: Oportunidades y Amenazas.
Oportunidades
Crecimiento como empresa.
Ampliación del mercado al cual prestar servicios.
Desarrollo de la variedad de servicios a prestarse.
Avance de la tecnología.
Amenazas
La competencia.
Cambios de normativas actuales relacionadas con el ámbito empresarial.
23
Cambios en las políticas de gobierno relacionadas con el ámbito empresarial.
2.1.1.1. Análisis general
A nivel general se observa problemas en el manejo de la comunicación tal y como se muestra en la
herramienta de análisis correspondiente al diagrama de causa – efecto. Los principales problemas
en el manejo de la información se ven claramente especificados, junto con las repercusiones dentro
de la empresa en el siguiente diagrama de espina de pescado:
INSATISFACCIÓNDE CLIENTES
Los canales de distribución No se realiza geográficamente
No se cumple con el plazoAcordado de entrega
Las funciones no se Encuentran definidas
No se Verifica la orden De compra
Costo de Bodegaje
Falta de Motivación
No existe un manual deprocesos
Perdida de tiempo y recursos
Figura 2. 2: Análisis causa- efecto, principales problemas en el manejo de la información Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
El problema que enfrenta la empresa es que no existen manuales de procedimientos y distribución
del trabajo la información interna, que no es suficiente para cubrir todas las necesidades con
respecto a los requerimientos del cliente, órdenes de compra, tanto del comprador hacia la empresa,
como de la empresa hacia sus proveedores.
La transmisión de datos con terceros como lo son: clientes y proveedores se realiza por
varios medios de comunicación, puede ser vía e-mail, personalmente o por teléfono. Lo anterior puede llegar a ser un problema ya que a veces, los datos de estos clientes externos,
no son almacenados en la empresa y se pierde el contacto. (Tovar & Estrada, 2008, p. 52).
2.1.1.2. Organigrama estructural
Organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de Binaria Sistemas S.A. y debe
reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación,
24
niveles jerárquicos y canales formales de comunicación, es un modelo simplificado de la
estructura.
Al momento la empresa cuenta con 43 empleados, distribuidos en las siguientes áreas:
Tabla 2. 1: Organigrama estructural
ÁREA PERSONAL
Gerente General Ing. Luis Carrión Utreras
Presidente Ejecutivo Ing. Eduardo José Carrión Letort.
Gerente de División Hewlett Packard y
Microsoft
Ing. Mayra Rodas
Gerente de División IBM Sra. Clarita Cabrera
Gerente de División MAC y XEROX Sra. Lorna Hernández
Gerente Administrativo y Financiero Nancy Querembas
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
La empresa se compone de cuatro gerencias: (sistemas, infraestructura, comercial y administración)
y dos áreas de staff, (oficina de gestión de proyectos y gestión de personas) lideradas por la
gerencia general, para ello la empresa dispone de una asesoría para la instalación de soluciones
móviles y logísticas.
25
Gerente
Financiero
Gerente Dep. IBM Gerente
Dpto. Apple
Gerente Dep.
HP y Microsoft
Gerente
Dep. Técnico
Presidente
Gerente General
Asistente
Recepción
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL
Ventas HW Ing. MS Jefe
Operativo
CAS
Asistente de
cobranza
Ventas HW Ventas HW Soporte
Técnico
Preventa
Ventas HW Tecnico MS Ténico PC y
Portal
Asistente de
contabilidad
Soporte
Técnico
Preventa
Ventas HW A Arquitecto
SW
Ventas HW Soporte
Técnico
Preventa
Técnico
Apple
Asistente de
Recursos
Humanos
Ventas HW Ventas HW Técnico
Seguridad
Ténico PC y
Portal
Ventas HW Técnico
ServidoresJefe de
Compras
Técnico
ServidoresFacturación Asistente
Técnico
ImpresorasBodega
Figura 2. 3: Organigrama estructural actual
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
26
2.1.1.3. Organigrama posicional
Estos organigramas indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o
necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que
ocupan las plazas. Se considera un instrumento para los estudios de descripción y análisis de
cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo
para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
Tabla 2. 2: Organigrama posicional
NOMBRE CARGO
Eduardo Carrión Presidente
Luis Eduardo Carrión Gerente General
Geovanna Acosta Asistente Recepción
Nancy Guevara Gerente Financiero
Clara Guerra Gerente Dep. IBM
Apple Iván Suarez Gerente Dpto.
Mayra Rodas Gerente Dep. HP y Microsoft
Xavier Barragán Gerente Dep. Técnico
Yenny Casa Asistente de contabilidad
Katia Herrera Asistente de cobranza
Sonia Paucar Asistente de Recursos Humanos
Elena Vascones Jefe de Compras
Edison Ochoa Facturación
Sergio Loaiza Bodega
Alexandra Quezada Ventas HW
Cesar Chávez Arquitecto SW
Juan Pablo Green Ventas HW
Guillermo Camacho Técnico PC y Portal
Segundo Erazo Técnico MS
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
27
Gerente
Financiero
Nancy Guevara
Gerente Dep. IBM
Clara Guerra
Gerente
Dpto. Apple
Iván Suarez
Gerente Dep.
HP y Microsoft
Mayra Rodas
Gerente
Dep. Técnico
Xavier Barragán
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL
Presidente
Eduardo Carrión
Gerente General
Luis Eduardo Carrión
Asistente
Recepción Geovanna Acosta
Ventas HW
Monica ruiz
Ing. MS
Graciela Salas
Jefe
Operativo
CAS
Asistente de
cobranza Katia Herrera
Ventas HW
Enrique Villacres
Ventas HW
Carlos Toro
Soporte
Técnico
Preventa
Ventas HW
Mauricio
Gómez
Tecnico MS
Segundo Erazo
Ténico PC y
Portal Guillermo
Camacho
Asistente de
contabilidad Yenny Casa
Soporte
Técnico
Preventa
Ventas HW
Alexandra Quezada
Arquitecto
SW Cesar Chávez
Ventas HW
Juan Pablo Green
Soporte
Técnico
Preventa
Técnico
Apple
Asistente de
Recursos
Humanos
Sonia Paucar
Ventas HW
Franklin López
Ventas HW
Mariel Lozada
Técnico
Seguridad
Alex Loada
Ténico PC y
Portal
Wilson Vaca
Ventas HW
Fabian Casis
Técnico
ServidoresJefe de
Compras
Elena Vásconez
Técnico
ServidoresFacturación
Edison Ochoa
Asistente
Patricia Haro
Técnico
ImpresorasBodega
Sergio Loaiza
Figura 2. 4: Organigrama posicional actual
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
28
2.1.1.4. Organigrama funcional
Se basa en el organigrama estructural y a nivel de cada unidad administrativa en el que se detallan
las funciones principales de la institución en orden jerárquico, desde las más importantes hasta
aquellas de menor trascendencia. Con una adecuada distribución de funciones se evita la
duplicación de actividades y mandos, así como el desperdicio de recursos humanos, materiales y
financieros.
A continuación se presentan las funciones y el cargo para el personal de la empresa:
Funciones de la Junta General de Accionistas
Las principales funciones de la Junta General de Accionistas de acuerdo al análisis de procesos
administrativos de (Binaria S.A., 2014) son:
Nombrar y remover el presidente ejecutivo y fijar su remuneración.
Nombrar y remover al vicepresidente ejecutivo y fijar su remuneración.
Establecer las políticas para el manejo económico-financiero de la compañía.
Fijar el monto o cuantía hasta la cual el presidente ejecutivo podrá con su sola firma, obligar
a la compañía.
Resolver sobre el aumento o disminución del capital social, la constitución de reservas
especiales o facultativas, la amortización de las partes sociales, y, en general, acordar todas
las modificaciones al contrato social y reformas del estatuto, de acuerdo con la Ley.
Dictar las normas administrativas internas de la compañía, inclusive su propio reglamento.
Autorizar al presidente ejecutivo para adquirir, enajenar, gravar o limitar el dominio sobre
los bienes inmuebles de propiedad de la compañía.
Establecer políticas de dividendos y decidir acerca de la reinversión de utilidades.
Autorizar la realización de inversiones, así como operaciones con las participaciones de la
compañía. Elige la mejor garantía y condiciones de inversión.
Elegir los auditores externos de la compañía.
Nombrar y remover a los gerentes de cada área.
Cumplir con todos los demás deberes y ejercer todas las atribuciones que le correspondan
según la Ley y el Estatuto de la compañía.
Funciones del Presidente Ejecutivo
Son funciones del Presidente Ejecutivo: Ing. Eduardo José Carrión Letort, de acuerdo al análisis de
procesos administrativos de (Binaria S.A., 2014) son:
29
Ejercer la representación legal de la empresa.
Presidir las reuniones de la Asamblea General, suscribiendo las respectivas actas.
Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea General.
Firmar cheques en forma conjunta con el gerente general
Presentar a la Asamblea General, el informe semestral de actividades.
Convoca, preside y dirige las sesiones de la Junta General de Socios.
Intervenir en todos los actos, contratos y negocios en virtud de los cuales la compañía adquiera
derechos o contraiga obligaciones, de cualquier naturaleza, hasta por el monto que determine la
Junta General de Socios.
Podrá adquirir, enajenar, gravar o limitar el dominio de cualquier activo fijo de la compañía,
previa autorización de la Junta General de Socios, sin importar la cuantía del acto o contrato.
Cuidará el cumplimiento del estatuto y las resoluciones de la Junta General de Socios en la
marcha de la compañía.
Tendrá bajo su responsabilidad todos los bienes de la sociedad y vigilará la contabilidad y
archivos de la compañía.
Elaborar el plan general de actividades de la compañía y someter a la aprobación de la Junta
General de Socios”.
Aprobar la apertura de nuevas cuentas bancarias y los desembolsos.
Autorizar la contratación de nuevos empleados.
Funciones del Gerente Ejecutivo
Son funciones del Gerente Ejecutivo de acuerdo al análisis de procesos administrativos de
(Binaria S.A., 2014) son:
Supervisar a las Gerencias: administrativa-financiera, recursos humanos, producción,
control y aseguramiento de calidad y ventas.
Subrogar al presidente ejecutivo de Binaria Sistemas S.A. en caso de impedimento o
ausencia temporal de este.
Actuar como secretario de la Junta General de Socios;
Firmar conjuntamente con el presidente ejecutivo los certificados de participación.
Supervisar conjuntamente con el presidente ejecutivo los aspectos financieros y contables
de Binaria Sistemas S.A.
Controlar el proceso de las subastas de compras públicas.
Administrar los concursos para los diferentes programas sociales.
Seleccionar las mejores ofertas de proveedores de materias primas, materiales de empaque
y servicios. Aprobar las órdenes de compra.
Planificar, coordinar, comunicar, organizar, ejecutar, dirigir y controlar las actividades.
30
Definir y evaluar constantemente los recursos que posee la compañía.
Autorizar y firmar los cheques conjuntamente con el presidente ejecutivo.
Aprobar el monto máximo de crédito para clientes de acuerdo al volumen de ventas y
capacidad de pago.
Autorizar anticipos a los empleados de la compañía.
Mantener reuniones con los gerentes de cada área y analizar los informes presentados por
los mismos.
Funciones del Gerente
Funciones del Gerente General: Ing. Luis Carrión Utreras, de acuerdo al análisis de procesos
administrativos de (Binaria S.A., 2014) son:
Firmar en todos los documentos oficiales de la empresa, tales como contratos, propuestas
y otros.
Tener responsabilidad en la planificación, organización, dirección y control de todas las
actividades relativas a la operación de la empresa.
Mantener bajo su cargo dos responsabilidades adicionales: la dirección y gerencia del
CAS, y el manejo de sus clientes actuales.
Funciones del Departamento Administrativo Financiero
Funciones del Departamento Administrativo Financiero de acuerdo al análisis de procesos
administrativos de (Binaria S.A., 2014) son:
Recomendar políticas, estrategias, normas para el adecuado manejo y control de los
recursos administrativos - financieros.
Gestionar y disponer de los recursos financieros necesarios para alcanzar los objetivos
generales, optimizando su rendimiento, a través de la negociación de las condiciones más
beneficiosas que puedan obtenerse de bancos y entidades financieras.
Elaborar presupuestos anuales, los mismos que serán comparados con los resultados reales,
explicará las variaciones y presentará al nivel directivo.
Revisar la elaboración de balances, efectuará análisis a través de índices financieros y
presentará al nivel directivo de la compañía.
Efectuar planes de inversión y financiamiento además proporcionará varias alternativas.
Comprobar los documentos de respaldo por pagos de compras, remuneraciones,
reposiciones de caja chica u otros.
Solicitar el pago de las obligaciones, dando prioridad a las de pronto vencimiento y de
acuerdo a la liquidez de la compañía.
31
Revisar las conciliaciones bancarias y realizará arqueos sorpresivos de caja chica.
Comprobar los costos de producción y coordinará con el gerente de producción el control
de los mismos.
Comprobar los documentos de respaldo de la compra de activos fijos.
Supervisar los procedimientos efectuados en compras y en ventas.
Realizar conciliaciones contables de las cuentas de mayor riesgo.
Verificar las copias de respaldo de los dispositivos magnéticos.
Revisar los contratos de proveedores.
Funciones del Departamento de Sistemas
Las funciones del Departamento de Sistemas de acuerdo al análisis de procesos administrativos de
(Binaria S.A., 2014) son:
Realizar análisis técnico para la presentación del servicio.
Realizar inspección física de las instalaciones del cliente.
Supervisar personal de obra durante la ejecución del proyecto.
Presupuestar requerimientos de materiales de instalación.
Dirigir avance del proceso de prestación del servicio.
Comunicar por escrito la finalización del servicio para firmar el acta de entrega
recepción.
Guiar al personal en aspectos técnicos del proceso de instalación de programas o
servicios de solución técnica.
Realizar pruebas de funcionamiento de red instalada.
Funciones del Departamento Comercial
Funciones del Gerente de Ventas
Las funciones del Gerente de Ventas de acuerdo al análisis de procesos administrativos de (Binaria
S.A., 2014) son:
Elaborar y propondrá estrategias de publicidad y promoción de los productos
elaborados por la compañía.
Realizar presupuestos de ventas mensuales, que definan la clase de producto,
volumen y precio.
Determinar comisiones para vendedores dependiendo del volumen de ventas.
Analizar el presupuesto realizado conjuntamente con el vicepresidente ejecutivo de la
compañía.
32
Efectuar estudios para determinar nuevos nichos de mercado.
Calificar la solvencia del cliente a través de referencias comerciales, certificaciones
bancarias y capacidad económica.
Comunicar a vicepresidente ejecutivo sobre clientes que soliciten crédito.
Autorizar descuentos cuando el cliente cancele su deuda antes del vencimiento
estipulado.
Verificar precios y cantidades de facturas de ventas, guías de remisión y las aprobará
con su rúbrica.
Proponer estrategias y diseñará controles administrativos para la recuperación de las
cuentas por cobrar, a partir del informe de cartera.
Proponer al nivel directivo estrategias de comercialización que permitan incrementar
las ventas al sector público y privado.
Supervisar las actividades del personal asignado a su departamento.
Mantener actualizados los contratos firmados con los clientes de la compañía.
Autorizar facilidades de pago en las ventas a crédito, debidamente comunicadas al
vicepresidente ejecutivo.
Funciones de los vendedores
Las funciones de los vendedores de acuerdo al análisis de procesos administrativos de (Binaria
S.A., 2014) son:
Comunica y visita personalmente a los clientes para ofrecer los productos, obtener sus
pedidos e informar al facturador.
Elaborar las órdenes de pedido e indicará la fecha de despacho del producto al cliente
(original y dos copias).
Entregar original de las órdenes de pedido a los clientes.
Entregar las órdenes de pedido al área de Facturación de la compañía (copias).
Cumplir la política de pedir a los clientes efectuar personalmente sus pagos mediante
transferencia o depósito a las cuentas bancarias de la compañía.
Solicitar personalmente a los clientes los comprobantes de retención dentro de los plazos
establecidos por la Ley.
Entregar comprobantes de retención al facturador de la compañía.
Otras, que en el ámbito de sus responsabilidades le sean asignadas por el gerente de
ventas.
33
Funciones de los facturadores
Las funciones de los facturadores de acuerdo al análisis de procesos administrativos de
(Binaria S.A., 2014) son:
Recibir las órdenes de pedido (copias), verificará que la información contenida sea correcta,
en base a esta facturará diariamente las ventas de la compañía.
Enviar las órdenes de pedido (1ra. Copia) al área de producción.
Generar las guías de remisión, en caso de traslado de los productos.
Recibir los comprobantes de retención solicitados a clientes por parte de vendedores.
Revisar que estén correctamente elaborados y que reúnan los requisitos establecidos por la
Ley, los enviará al área de Contabilidad.
Enviar al área de Contabilidad factura y guía de remisión (1ra. copia).
Llevar un archivo cronológico de facturas, guías de remisión y órdenes de pedido.
Generar y llevará un archivo cronológico de notas de crédito.
Elaborar un listado mensual de devoluciones totales.
Elaborar y entregará diariamente al gerente de ventas reportes de: ventas, órdenes de
pedido, facturas, guías de remisión y notas de crédito anuladas.
2.1.2. Análisis externo
2.1.2.1. Macroambiente
Las influencias macroeconómicas hacen referencia al contexto general en que se desenvuelve una organización, evalúa los factores que afectan a la economía de un país, mismos que permiten conocer sobre el nivel de la actividad económica, determinar el crecimiento de producción, su nivel de empleo y precios. (Toapanta, 2012, pág. 54)
En el estudio de macro-ambiente se encuentran variables como son:
Figura 2. 5: Variables de macro-ambiente
Fuente: Binaria Sistemas.
34
Estas variables son analizadas individualmente de acuerdo a la economía del país, detallándose a
continuación:
Factor político
La clave en el desarrollo tecnológico en el Ecuador es el factor político, ya que con la estabilidad
económica y social de los habitantes se determina la capacidad de las inversiones, en los últimos
años las normas, leyes y reglamentos están en un constante cambio, un determinado grado afectan
a la empresa, debido a que estas leyes influyen, tanto en los clientes y su economía, como también
en la empresa directamente.
A partir de la elección del economista Rafael Correa como Presidente Constitucional y
desde que inició su mandato en enero del 2007, el país ha vivido un periodo de aparente
estabilidad política, donde la orientación del gobierno es hacia el denominado Socialismo
del Siglo XXI. Bajo esta línea política el Ecuador ha sufrido cambios importantes, entre
ellos la aprobación de la Nueva Constitución y la instalación de la Asamblea Constituyente
como órgano legislativo. (Pavón, 2012, p. 23)
Entre los principales hechos en el gobierno del economista, Rafael Correa, que repercuten en los
empresarios del país se encuentran:
Mantener relaciones con los gobiernos de América Latina, especialmente con Argentina,
Cuba, Venezuela, Bolivia, Brasil y Chile y de manera particular con Venezuela.
El incrementó en un 15% la inversión social del estado, la duplicación del Bono de
Desarrollo Humano, así como un incremento del 100% en el bono de la vivienda para la
compra y rehabilitación de las viviendas.
Aplicación de un plan para contrarrestar los efectos de la crisis financiera mundial, se
dispuso la restricción a 627 partidas arancelarias, el objetivo fue mejorar la recaudación
tributaria al frenar la salida de dólares.
En el primer aspecto a los empresarios les interesa que el presidente mantenga excelentes
relaciones con todos los países principalmente con los países más fuertes como son Estados
Unidos, Japón, China entre otros, ya que las empresas comercializadoras como Binaria Sistemas
adquieren sus productos de estos países tecnológicamente más avanzados.
Al existir una restricción a 627 partidas arancelarias a equipos de tecnología como de computación
hace que el mercado de clientes se reduzca y que las empresas como Binaria Sistemas tengan que
tomar ciertas medidas, como el recorte de personal, debido a la reducción de la demanda y durante
meses presentar pérdidas en la venta de productos o servicios en el mercado.
35
Otra actividad que está desarrollando el gobierno nacional es el impulso de nuevas leyes que
tienen como finalidad recuperar el control estatal de la economía, los recursos naturales y la
austeridad administrativa, este objetivo gubernamental es considerablemente complicado para la
economía de las empresas, ya que se ven obligadas a capacitar constantemente a su personal y en
algunos casos pensar en rediseñar procesos que les permita adaptarse a las nuevas normativas que
provocaban cambio o despido de personal.
Factor económico
El factor económico es aquella parte del entorno general que muestra cómo se distribuyen y
utilizan los recursos en éste. Este componente se basa en la economía, la ciencia que se
centra en la comprensión de cómo la gente de una comunidad en particular o una nación produce, distribuye y usa los diversos bienes y servicios. (Certo, 2001, p. 168)
El país ha experimentado a partir de la dolarización y del gobierno del economista, Rafael Correa,
una reducción de la inflación y un incremento de los salarios, lo que repercutió en el crecimiento
del consumo interno que ha elevado la inversión en artefactos tecnológicos. Esto ha provocado que
las importaciones totales crezcan en forma rápida a lo largo de los últimos años y por ende la
presencia de una fuerte brecha comercial.
Durante el año 2014 los indicadores macroeconómicos del país se vieron afectados por importantes
variaciones, tales como: la caída del precio de petróleo y de sus ventas, reducción de las
importaciones a causa de la nueva ley de aranceles para algunos productos que vienen del exterior,
y la disminución de remesas por parte de los emigrantes debido a la crisis económica de España y
otros países a nivel mundial.
Producto Interno Bruto
“El Producto interior bruto (PIB) es un concepto económico que refleja el valor total de la
producción de bienes y servicios de un país en un determinado periodo, con independencia de la
propiedad de los activos productivos” (Batallas, 2007, p. 28). Mediante este índice se mide el valor
de la producción nacional, el mismo que ayuda a calcular la disminución o aumento de la
producción de las empresas, es reflejo de la competitividad de estas.De acuerdo a los resultados de
las cuentas trimestrales publicados por el Banco Centro del Ecuador:
El primer trimestre de 2014 el Producto Interno Bruto (PIB) de la economía ecuatoriana
tuvo un crecimiento de 4,9% con relación al primer trimestre de 2013 y de 0,5% con
respecto al trimestre anterior. Esto da muestra de la estabilidad que ha caracterizado a la
economía ecuatoriana en los últimos seis años, en los que ha registrado tasas de crecimiento
anual de alrededor de 5%. (Banco Central del Ecuador, 2014)
36
Figura 2. 6: Variación Anual del Producto Interno Bruto
Fuente: Banco Central del Ecuador
Según datos proporcionados por el Banco Central del Ecuador sobre el crecimiento anual del
Producto Interno Bruto, se aprecia que el sector comercial aporta con un promedio del 4.9 % del
PIB, siendo este porcentaje de mucha relevancia en la producción del país.
Tabla 2. 3: Producto Interno Bruto
COMPOSICIÓN DEL PRODUCTO INTERNO BRUTO
POR CLASE DE ACTIVIDAD ECONÓMICA
A Agricultura, ganadería, silvicultura, caza y pesca 6,44%
B Explotación de minas y canteras 15,51%
C Industrias manufactureras (excluye refinación de petróleo) 9,01%
D Suministro de electricidad y agua 1,03%
E Construcción y obras públicas 10,38%
F Comercio al por mayor y al por menos 11,31%
G Transporte y almacenamiento 6,48%
H Servicios de Intermediación financiera 2,53%
I Otros servicios 28,07%
J Servicios gubernamentales 5,71%
K Servicio Doméstico 0,12%
L Servicio de intermediación financiera medidos indirectamente -2,52%
M Otras elementos del PIB 5,93%
PRODUCTO INTERNO BRUTO 100% Fuente: Banco Central del Ecuador
Elaborado por: Daniela Moncayo
37
Al existir un incremento en el Producto Interno Bruto, el PIB per cápita, es decir el ingreso
económico que produce cada ciudadano también aumentará, de esta manera existirá un mayor flujo
de dinero en la economía de los ecuatorianos, generando la oportunidad de poder incrementar la
cartera de clientes en el caso de la empresa Binarias S.A. a través de una venta más efectiva.
Inflación
Inflación es el desequilibrio existente entre la cantidad de bienes y servicios y la cantidad
de circulante (dinero). Cuando aumenta el dinero la gente compra más, los precios suben y
aumenta la inflación, cuando hay escasez) de bienes y servicios, igualmente suben los
precios generando inflación. (Toapanta, 2012, p. 45)
Una inflación es crónica cuando tiene tasas anuales de inflación entre el 20% y 80% durante cinco
o más años consecutivos. Según datos proporcionados por el (Banco Central del Ecuador, 2015), al
mes de Abril del 2015, la variación mensual de la inflación fue de 4,32 %, si se compara la
inflación al mes de abril de 2014 que fue de 3,23 % y de mayo 2013 con una inflación del 3,01 %.
Tabla 2. 4: Variación de la inflación 20013-2015
Fuente: Banco Central del Ecuador
FECHA VALOR
Abril-30-2015 4.32 %
Marzo-31-2015 3.76 %
Febrero-28-2015 4.05 %
Enero-31-2015 3.53 %
Diciembre-31-2014 3.67 %
Noviembre-30-2014 3.76 %
Octubre-31-2014 3.98 %
Septiembre-30-2014 4.19 %
Agosto-31-2014 4.15 %
Julio-31-2014 4.11 %
Junio-30-2014 3.67 %
Mayo-31-2014 3.41 %
Abril-30-2014 3.23 %
Marzo-31-2014 3.11 %
Febrero-28-2014 2.85 %
Enero-31-2014 2.92 %
Diciembre-31-2013 2.70 %
Noviembre-30-2013 2.30 %
Octubre-31-2013 2.04 %
Septiembre-30-2013 1.71 %
Agosto-31-2013 2.27 %
Julio-31-2013 2.39 %
Junio-30-2013 2.68 %
Mayo-31-2013 3.01 %
38
Balanza comercial
La balanza comercial un estado contable donde se registran sistemáticamente las operaciones de intercambio de mercancías que realizan los países entre sí en un periodo
determinado (regularmente un año). Los asientos en este estado contable se hacen con base
en la partida doble, en la cual toda exportación será un crédito y toda importación será un
débito. (Zorrilla, 2002, p. 1999).
La balanza comercial suministra información detallada sobre todas las transacciones entre
residentes y no residentes, es el saldo de las exportaciones menos las importaciones de bienes en un
período determinado. “La Balanza Comercial en el primer trimestre de 2015 registró un déficit de
USD 899,3 millones, este resultado muestra un aumento del déficit comercial, si se compara con el
saldo en el mismo período de 2014, que fue de USD 469.4 millones”. (Banco Central del Ecuador ,
2015, pág. 2).
Importaciones y exportaciones
Las exportaciones totales en valores FOB, entre enero y marzo de 2015 alcanzaron USD
4,892.1millones, en términos relativos fueron menores en 26.3%con relación a las ventas
externas registradas en los mismos meses del año 2014 (USD 6,635.6millones). Las
exportaciones petroleras, en volumen, durante el período de análisis aumentaron en 12.8%,
al pasar de 5,210 a 5,874 miles de toneladas métricas. En valor FOB, las ventas externas
petroleras experimentaron una disminución de 50.3%, pasando de USD 3,560.26 millones a
USD 1,769 millones. El valor unitario promedio del barril exportado de petróleo disminuyó en-56.2%. (Banco Central del Ecuador , 2015, p. 8)
Figura 2. 7: Exportaciones petroleras y no petroleras
Fuente: Banco Central del Ecuador
Mientras que las importaciones: “en el primer trimestre de 2015, las importaciones totales en valor
FOB, alcanzaron USD 5,791.4 millones, nivel inferior en USD 374.9 millones a las compras
39
externas realizadas durante enero-marzo de 2014 (USD 6,166.2 millones), lo cual representó una
disminución de -6.1%”. (Banco Central del Ecuador , 2015, p. 12).
Sistema Bancario Privado
Captaciones.
Captación es un proceso mediante el cual el sistema financiero recoge recursos del público
ahorrador y los utiliza como fuente del mercado financiero. En el caso de la captación
bancaria son todos los recursos que la banca obtiene a través de diferentes instrumentos
(cuenta de cheques, cuenta de ahorros, depósitos a plazo fijo, etc.), que conforman los
pasivos del sistema bancario e incluyen recursos en moneda nacional y extranjera.
(Hernández, 2006, p. 59)
Según datos de (ABPE, 2013) señala que durante enero de 2013 hubo un total de captaciones
bancarias de US$20.755 millones, una disminución de US$278 millones frente a la posición
mantenida en diciembre de 2012. A enero de 2012, las captaciones presentan un aumento neto de
US$2.779 millones, cifra que representó una expansión del 15,46% anual.
Figura 2. 8: Total depósitos banca privada Fuente: ABPE (2013). Evolución de la Banca Privada Ecuatoriana. pág 14.
Riesgo país
Es la medida de riesgo que tiene nuestro país al realizar créditos a otros países, el riesgo se da
dependiendo de la capacidad que tenga o no el país de realizar los pagos del capital y de sus
intereses. Según datos del (Banco Central del Ecuador, 2015) el riesgo país hasta el 03 de junio de
2015 se ubicó en 740 puntos; aumentando 96 puntos en comparación con el 05 de mayo del 2015
donde alcanzó un puntaje de 644.
40
Figura 2. 9: Riesgo País Ecuador versus América Latina
Fuente: (El Expreso, 2015). El riesgo país.
Según la Diario el Expreso (2015) el riesgo país (EMBI) del Ecuador es el segundo más alto de
América Latina, superado sólo por el de Venezuela.
2.1.2.2. Factor social
La situación económico-social en el país es un punto bastante vulnerable, señalando algunos
aspectos que inciden en este factor como son: la pobreza, la población y la migración.
Pobreza
Ecuador ha sido uno de los países de la región que ha experimentado de forma más drástica
las importantes transformaciones relacionadas con el proceso de globalización, la apertura
de las economías y la descentralización del proceso productivo. Estos cambios han afectado
fuertemente los patrones de comportamiento del mercado de trabajo, donde en la actualidad
han sufrido constantes cambios que no son los mismos para toda la población. Mientras
grandes contingentes de personas viven en condiciones de marginalidad, pobreza y
exclusión social, otros grupos han logrado beneficiarse del crecimiento y la riqueza,
accediendo a oportunidades que los grupos más carenciados no tienen a su alcance. (Valenzuela & Bastidas, 2006, p. 13)
Según el Banco Mundial (2015) detalla los siguientes datos: entre 2006 y 2014, la pobreza medida
por ingresos (usando la línea de pobreza nacional) disminuyó del 37,6% al 22,5%, mientras que la
41
pobreza extrema se redujo desde el 16,9% hasta el 7,7%. Se considera que se ha producido una
reducción de los niveles de desigualdad, las personas han podido acceder a fuentes de empleo que
ha permitido mejorar sus condiciones, sin embargo aún persisten desafíos para que el Ecuador
logre la sostenibilidad del crecimiento económico.
Figura 2. 10: Extrema Pobreza en el Ecuador
Fuente: Ecuador en Cifras (2014). Encuesta Nacional de Empleo, Desempleo y Subempleo.
Población
De acuerdo a los datos del último censo poblacional realizado en el año 2010 el Ecuador cuenta
con una población de 14’483.499, donde se puede analizar la población que tiene empleo y la
población desempleada.
Empleo, subempleo y desempleo
En los últimos años con los cambios políticos en las leyes educativas impulsadas por el gobierno
nacional ha incrementado el nivel de desempleo, muchos de los profesionales no trabajan en su
rama de especialización, ya que la competencia laboral es mucha; por lo tanto, los profesionales se
ven obligados a trabajar en las oportunidades que se les presenten, o en puestos mejor remunerados
sin importar su especialización.
Este factor afecta al sector comercial, ya que si se incrementa el desempleo muchos clientes no
podrán acceder a la inversión en tecnología, que en este caso ofrece Binaria S.A. Esto genera
inestabilidad laboral e incrementan el temor en un endeudamiento y por lo tanto la empresa se ve
afectada, ya que no existen nuevos compradores y los niveles de venta se reducen.
42
Figura 2. 11: Evaluación del mercado laboral
Fuente: INEC (2014). Encuesta Nacional de Empleo, Desempleo y Subempleo. pág. 11.
El análisis proporcionado por el INEC muestra que a junio del 2014, el 44,02% del total de la
población tienen una ocupación, el 51,07 tienen un subempleo y el restante 4,65% están
desempleados respectivamente.
La Migración
Este fenómeno tiene gran relevancia en el sector de la comercial, ya que la mayoría de las personas
que se van fuera del país, salen con la finalidad de conseguir un mejor futuro para sus familias, por
lo tanto envían remesas mensuales para invertir en diferentes necesidades prioritarias dentro del
núcleo familiar, actualmente este nivel ha decaído debido a que la economía internacional tienen un
nivel de disminución.
Tabla 2. 5: Entrada y salida de los ecuatorianos
Fuente: (INEC, 2014). Anuario de entradas y salidas internacionales 2014. pág. 35.
43
Figura 2. 12: Análisis entradas salidas
Fuente: (INEC, 2014). Anuario de entradas y salidas internacionales 2014. pág. 3.
Durante el año 2009 ingresaron al país 820.292 ecuatorianos, en el año 2010, 893.403 en el año
2011, 1 025.310, en el año 2012 entraron 1 025.310, en el 2013 retornaron 1 143.116 y para el año
2014 el número de ecuatorianos que ingresaron al país fue de 1 269.675.
En relación con la salida de ecuatorianos hacia el extranjero los datos determinan: en el 2009
salieron del país 813. 637 compatriotas, en el 2010, 898. 885, para el 2011 se fueron del país 1 022.
451, para el 2012 la cifra se redujo a 1 022. 205, en el 2013 la cantidad aumentó a 1 137.875 y
para el 2014 el número de personas que salieron del país tuvo una tendencia al aumento: 1 278.
336.
Además se puede analizar el caso de inmigrantes extranjeros que llegan al país con la finalidad de
establecerse y conseguir un futuro mejor, para ello se analizó el ingreso de extranjeros a nuestro
país.
Tabla 2. 6: Entradas salidas extranjeros
44
Fuente: (INEC, 2014). Anuario de entradas y salidas internacionales 2014. pág. 35.
Figura 2. 13: Entrada y salida de extranjeros
Fuente: (INEC, 2014). Anuario de entradas y salidas internacionales 2014. pág. 35.
Durante el año 2009 han ingresado al país un total de 968. 449, en el 2010, 1.047.098 extranjeros
para el 2011 la cifra tuvo un aumento, 1 141.037, en el 2012 acrecentó a 1 271.901, durante el
2013, el número de extranjeros que ingresaron al país fue de, 1 364. 057 para el 2014, 1 556. 991.
En relación con la salida de extranjeros los datos determinan: durante el 2009 el número de
personas que ingresaron al país fue, 928.974, para el 2011 el número aumentó a 1 005.422, en el
2012 la cifra acrecentó a, 1 217. 803, durante el 2013, 1 309. 635 y para el año 2014 la salida de
extranjeros fue de: 1 481.485.
2.1.2.3. Factor tecnológico
En la actualidad la tecnología es la principal herramienta de trabajo del ser humano, es así que esta
determina en gran medida el destino de las organizaciones, las actualizaciones se presentan día a
día, a la vez que crean nuevos mercados y oportunidades de comercialización, como es el caso de
Binaria Sistemas, los últimos años ha incrementado sus ventas en forma increíble.
45
Figura 2. 14: Equipamiento tecnológico del hogar
Fuente: (INEC, 2013). Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC´S). pág.5.
El uso de la tecnología en los ecuatorianos ha tenido un aumento, en el caso de computadoras de
escritorio en el 2010, el porcentaje fue de 24, 0%, en el 2011 la cifra aumentó a 24, 7%, en el 2012
llegó al 26, 4% para cerrar el 2013 con un acrecimiento de 27, 5%. Estos datos solamente son de
hogares, pero a nivel industrial en los últimos años también hay preferencia para usar estos
aparatos electrónicos mejorando el número de ventas para empresas relacionadas con la tecnología.
En relación con la adquisición de computadoras o equipos portátiles la tendencia ha sido la misma,
en el 2010 solamente el 9,0% de ecuatorianos poseía estos aparatos, en el 2011 tuvo un aumento
del 9,8%, para el 2012 llegó al 13, 9%, mientras que en el 2013 la adquisición de estos dispositivos
aumento con una cifra del 18, 1%. Estos aparatos ya no constituyen un lujo para el hogar o la
oficina, ahora son herramientas de trabajo gracias a su tamaño, facilidad para transportarlos y
acceso a varias conexiones como el internet.
2.1.2.4. Factor legal
Binaria Sistemas S.A., se encuentra bajo el control de las siguientes entidades:
Superintendencia de Compañías.
“La Superintendencia de Compañías es el organismo
técnico, con autonomía administrativa y económica, que
vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las
compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la Ley.
46
Es una institución que controla, vigila y promueve el mercado de valores y el sector societario
mediante sistemas de regulación y servicios, contribuyendo al desarrollo confiable y
transparente de la actividad empresarial del país”. (Superintendencia de Compañías, 2015)
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
“El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya
organización y funcionamiento se fundamenta en los principios de
solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad
y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General
Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social”.
(Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2015)
Servicio de Rentas Internas (SRI).
“Servicio de Rentas Internas (SRI) es un organismo autónomo
del Ecuador, cuya función principal la concientización, la
promoción, la persuasión y la exigencia del cumplimiento de
las obligaciones tributarias, en el marco de principios y valores, así como de la
Constitución y la Ley para garantizar una efectiva recaudación destinada al fomento de la
cohesión social”. (Servicio de Rentas Internas, 2015) Binaria Sistemas se encuentra
registrado como contribuyente de la administración tributaria.
Ministerio de Relaciones Laborales
Este organismo es el encargado de “ejercer la rectoría de las
políticas laborales, fomentar la vinculación entre oferta y demanda
laboral, proteger los derechos fundamentales del trabajador y
trabajadora, y ser el ente rector de la administración del desarrollo
institucional, de la gestión del talento humano y de las remuneraciones del Sector Público”.
(Ministerio de Relaciones Laborales, 2015).
Municipalidad de Quito
Este organismo actúa como facilitador de los esfuerzos de la comunidad en la
planificación, ejecución, generación, distribución y uso de los servicios que hacen posible
la realización de sus aspiraciones sociales.
47
Cámara de Comercio de Quito
“La Cámara de Comercio de Quito es una
organización sin fines de lucro, con más de 106
años de experiencia, que busca promover el
comercio, con visión nacional, defendiendo una
economía libre, solidaria y competitiva, representando los intereses de todos sus socios,
brindando servicios de calidad y desarrollando propuestas y acciones que contribuyan
al progreso de Quito y del país”. (Cámara de Comercio de Quito, 2015).
El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador
“La Corporación Aduanera Ecuatoriana es una entidad estatal, autónoma y moderna, orientada al
servicio, facilitadora del Comercio Exterior, la misma que tiene como misión el control eficiente al
Comercio Exterior que promueva una competencia justa en los sectores económicos, está en
constante innovación, y perfeccionamiento de los procesos, con el objetivo de brindar la mejor
calidad en el servicio al usuario”. (Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, 2015)
2.2. Microambiente
Estas son influencias que la empresa puede controlar y mediantes las cuales pretende alcanzar los
objetivos planeados.
2.2.1. Clientes
Es el cliente es a menudo al persona o personas que adquieren un producto o servicio final.
Por lo general se trata de un individuo o de una familia. También es cliente cuando una
persona adquiere un producto o servicio para incorporarlo a los productos que vende a otro
cliente o empresa, utilizando dentro de su propia organización el producto o servicio
adquiridos, para aumentar la gama de sus ofertas o sus utilidades. (Swift, 2002, pág. 4)
Los clientes de Binaria Sistemas son todas las empresas y personas naturales con capacidad
adquisitiva, que tienen la necesidad de invertir en tecnología de información y comunicaciones y
otros servicios brindados por la compañía. A continuación se detalla un listado de los principales
clientes de la empresa.
48
Tabla 2. 7: Clientes potenciales de Binaria Sistemas
CLIENTES
Acería del Ecuador C.A. Adelca
Acero Comercial Ecuatoriano s.a.
ACLAS
Automotores Continental S.A.
Autosharecorp S.A. (Orgu)
Avesca Avícola Ecuatoriana C.A.
Aymesa S.A.
Banco Amazonas S.A.
Banco Bolivariano C.A.
Banco Capital
Banco de Guayaquil S.A.
Banco de la Producción S.A. Produbanco
Banco de Loja S.A.
Banco del Pacifico S.A.
Banco General Rumiñahui S.A.
Banco Internacional
Banco Pichincha C.A.
Banco Procredit S.A.
Banco Proamérica
Cámara de Comercio de Quito
Casa de Incentivos Casintour CIA. Ltda.
Compañía Televisión del Pacifico Teledos s.a.
Conjunto Clínico Nacional C.A. (Conclina C.A.)
Constitución C.A. Compañía de Seguros
Construcciones y Servicios de Minería Consermin
Corporación Favorita C.A.
Equivida Compañía de Seguros y Reaseguros S.A.
Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales – FLACSO
Fundación Academia Alianza Internacional
Gobierno Provincial Santo Domingo de los Tsáchilas
GPS Track
Grupo El Comercio C.A.
49
H.O.V. Hotelería Quito S. A.
Holcim Ecuador S.A.
Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días
Imprenta Don Bosco C.S.P.
Induwagen S.A.
Junta de Beneficencia de Guayaquil
Kraft Foods Ecuador C.A. Ltda.
Mareauto S.A.
Maresa
Mccann Erickson Ecuador Publicidad S.A.
Panamericana del Ecuador S.A.
Pricewaterhouse Coopers Asesores Gerenciales
Procesadora Nacional de Alimentos C.A. PRONACA
Promotores Médicos Latinoamericanos Latinomédical S.A.
Salud S.A.
Seguros Equinoccial S.A. Fuente: Binaria Sistemas
Elaborado por: Daniela Moncayo.
2.2.2. Proveedores
Son los entes que proporcionan a la compañía los equipos y software con las características y
cualidades requeridas por el cliente, en la empresa Binaria Sistemas se realiza una calificación del
proveedor, tomando en cuenta la calidad del material y del servicio que presten. La empresa se
procura tener una excelente relación con los proveedores, sin embargo casi no se cumple con los
cronogramas de entrega establecidos. Los principales proveedores son:
50
Tabla 2. 8: Proveedores de Binaria Sistemas
PROVEEDORES
Avnet Technology Solutions
Avnet Technology Solutions Ecuador S.A.
CARTIMEX S.A.
Electrónica Siglo XXI Electrosiglo S.A.
Hewlett Packard Company
Hewlett-Packard Ecuador CIA. Ltda.
Inacorp S.A. DEL Ecuador
Microinformática CIA. Ltda.
Microsoft Licensing, GP
Nexsys del Ecuador
Symantec Corporation
Tech Computer CIA. Ltda.
Tech Data Corporation
Tecnomega C.A.
Tecompartes CIA. Ltda.
Zona Tecnológica Ecc
Fuente: Binaria Sistemas
2.2.3. Competencia
La competencia define la permanencia de la compañía en el mercado por lo que las decisiones
que se tomen para mitigar este contingente son trascendentales.
La masificación del servicio y el abaratamiento de los costos de la competencia son uno
de los factores que más preocupa a la gerencia de la compañía, por esta razón se tiene
previsto hacer una revisión de los costos de los productos y los servicios para
asemejarse de alguna manera a los de la competencia sin dejar de lado le eficiencia en la
prestación de los servicios. (Martínez, 2011, p. 106).
Para el negocio de venta de equipos de cómputo y servicios que da Binaria Sistemas, la
competencia es muy significativa, ya que existen muchas empresas dedicadas a esta actividad y
51
sin embargo el servicio que brindan no es oportuno y los productos que expenden no son de
buena calidad. Al analizar la competencia se debe tener conocimiento de:
Importancia de la marca.
Línea de productos.
Instalaciones.
Personal.
Volumen de ventas.
Por lo tanto, se puede analizar que la principal competencia de Binaria Sistemas es:
COMPETENCIA
Empresa Compesasa
Empresa Sonda
Empresa Akros
Empresa Compuequip D.O.S.
Figura 2. 15: Competencia de Binaria Sistemas
Fuente: Binaria Sistemas.
2.3. Estructura de precios
Los precios son establecidos por la empresa Binaria Sistemas la cual agrega un porcentaje del 5
al 10%, dependiendo del tipo de producto o servicio, también toma en cuenta el precio del
proveedor al momento de la entrega.
52
CAPÍTULO III
HERRAMIENTAS BÁSICAS PARA IMPLEMENTAR UN REDISEÑO EN LOS
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
3.1. Procesos
Los procesos son un conjunto de actividades sistemáticamente relacionadas mediante las cuales
se cumplen una cadena de valor desde las entradas hasta las salidas listas para ser entregadas a
un cliente. “Secuencia de pasos, tareas o actividades que conducen a un cierto producto y/o
servicio, el cual es el objetivo de dicho proceso. También es la secuencia de actividades cuyo
producto crea un valor para el usuario o cliente”. (Roldán, 2006, p. 17).
Figura 3. 1: Cadena de valor Fuente: Idalberto Chiavenato
3.1.1. Elementos de un proceso
En forma general los elementos del proceso se resumen en identificar:
El objetivo del proceso.
El “cliente” (interno o externo).
El alcance (desde y hasta).
Las entradas.
Los sub procesos, actividades, etapas, etc. -Niveles de detalle.
Describirlos (presentando las interrelaciones).
Las salidas.
3.2. Proceso administrativo
Se destaca que el proceso administrativo se deben tomar en cuenta lo siguiente: planear,
organizar, dirigir, coordinar y controlar.
1. Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
2. Organizar: construir tanto el organismo material como el social de las empresas.
53
3. Dirigir: guiar y orientar al trabajador.
4 Coordinar: aunar los esfuerzos colectivos dentro de la empresa.
5. Controlar: vigilar que sucede todo de acuerdo con las órdenes y reglas establecidas.
(Dolores & et al, 2006, p. 117)
El proceso administrativo de la compañía Binaria Sistemas, implica las fases de: planificación,
organización, dirección y control, todos y cada uno de ellos realizados de manera conjunta para
lograr los resultados propuestos.
3.2.1. Planificación
La planeación abarca la definición de los objetivos o metas de Binaria Sistemas, creación de una
estrategia global para conseguir nuevas metas. Para llegar a este proceso es importante que la
compañía desarrolle un estudio y un análisis de su situación real, luego es importante
seleccionar prioridades, presentar nuevas alternativas y las estrategias que serán implementadas
en un tiempo estimado.
Es la primera etapa del proceso administrativo y es muy importante hacer una
planificación de los objetivos y de cómo alcanzarlos. La planificación y el control son
inseparables, una acción no planeada no se puede controlar. Si pretendemos corregir
errores, ¿cuáles vamos a corregir, si no hemos establecido previamente cuáles son las
actividades propuestas para solucionar algún problema?, ¿cómo podremos controlar si
no conocemos cuáles son los problemas, si la finalidad es solucionarlos?, ¿qué finalidad
tendríamos? Son preguntas que surgen y sirven para una mejor comprensión, del porqué
de la necesidad de la planificación. (Dolores & et al, 2006, p.18)
La planeación se define en términos de que sea informal o formal. En la mayoría de veces los
administradores de la compañía se ocupan de la planeación, pero solo de la variedad informal
donde no se escribe nada, se comparten poco o nada los objetivos con otras personas de la
compañía. Esto ha ocasionado muchas veces los subordinados no conozcan los objetivos que
tiene que cumplir y la forma de conseguirlos.
De manera diferente cuando se emplea la planeación formal, se formulan objetivos específicos
que abarcan todas las actividades necesarias para alcanzarlo. Estos objetivos se enuncian en
forma escrita y se ponen a disposición de los integrantes de la organización, lo que facilita la
comprensión de los miembros y encaminan sus esfuerzos a su consecución. Con la planificación
las empresas pretenden generar un cambio de su situación anterior a otro posterior, pretenden
alcanzar nuevos objetivos de gran importancia.
3.2.1.1. Propósito de la planeación
La planeación establece un esfuerzo coordinado, da dirección tanto a los administradores de
Binaria Sistemas como a los colaboradores de la misma. Cuando todos los interesados saben a
54
dónde va la organización y con qué deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a
sistematizar sus actividades y trabajar en equipo. En un sinnúmero de ocasiones la falta de
planeación ha dado lugar a que los objetivos planteados se cumplan, pero no con los resultados
esperados.
El propósito de la planificación es alcanzar un estado ideal, donde se requiere hacer una
proyección de lo deseado a partir de lo que se define como lo mejor para resolver el
problema. Se trata pues de una prefiguración del futuro, no de una continuidad de lo
existente. Se determina lo más conveniente para resolver el problema identificado y las
mejores estrategias para que la empresa alcance un futuro óptimo. (Lépiz, 2013, p. 131).
La planeación ayuda controlar la superposición y desperdicio de actividades, esto no se
consigue si los medios y los fines no han estado claros, por lo tanto las ineficiencias son obvias.
La planeación es muy importante en el rediseño de los procesos administrativos, ya que
dependiendo de los objetivos planteados y los que se quieran lograr se encaminarán los procesos
que se tendrán que seguir.
3.2.1.2. La planeación y objetivos
Esta fase administrativa facilita establecer los objetivos para cada proceso administrativo y por
ende facilita el control, ya que los objetivos proporcionan la dirección para todas las decisiones
de la administración, y forman el criterio con el que pueden medirse los logros reales. “La
definición de objetivos debe hacerse mediante instrumentos tales como los contratos-programas,
en los que se identifiquen las estrategias, las metas, el contenido de las actuaciones previstas y
los medios necesarios para cumplir con la planificación de la empresa para su futuro
inmediato”. (Martos & et al, 2005, p. 110).
A primera vista pudiera parecer que las empresas pueden tener un objetivo único, que podría
obtener utilidades, no obstante, si se mira de forma más profunda se puede comprobar que la
compañía tiene objetivos múltiples, uno de los cuales es incrementar su participación en el
mercado y proporcionar el bienestar de sus empleados.
La existencia de objetivos permite dar coherencia a otros elementos como: la gestión de personal, la asignación de recursos financieros o la propia política patrimonial
adquieren, así, una identidad diferente: es posible conocer el para qué de cada empresa y
por tanto, justificar las decisiones de personal, económicas y patrimoniales. (Martos &
et al, 2005, p. 111).
Se ha comprobado que los objetivos son los fundamentales pilares de Binaria Sistema, estos le
ayudan a establecer guías para la consecución de los resultados de manera eficaz, eficiente y c
económica siempre y cuando estos se han organizados de manera conjunta permitiendo la
participación de todos los empleados.
55
3.2.2. Organización
La estructura de la organización describe el marco de la misma, en Binaria Sistemas se puede
analizarse en dos dimensiones: formalización y centralización. Binaria Sistemas se fundamenta
en sistemas e instrucciones para dirigir la conducta de todos sus empleados es la formalización,
mientras más normas y reglamentos existan en la compañía, será más formal para lograr una
coordinación.
La organización-como función del proceso administrativo- consiste en un esfuerzo por
lograr una relación apropiado entre las distintos actividades requeridas paro lograr los
propósitos de un nuevo plan. La organización de todo plan conlleva un análisis y la
modificación del plan ya existente. Para analizar, es preciso ganar la confianza de los
interesados; para modificar, es necesario convencer. (Lépiz, 2013, p. 138)
Para cumplir con una mayor formalidad en la compañía se ha visto en la necesidad de
reestructurar los procesos administrativos, para dicha re-estructuración es necesario conocer los
procesos actuales y crear los nuevos procesos. Cuando las decisiones están centradas, los
problemas pueden surgir hacia arriba a los altos ejecutivos, quienes tendrán la obligación de
seleccionarlas y evaluarlas.
3.2.2.1. Principios básicos de organización de los empleados de Binaria Sistemas
División del Trabajo
Significa que en lugar que un colaborador desarrolle todo una actividad, está desglosa en cierto
número de gestiones, por lo que cada paso lo determinará un colaborador diferente. En esencia,
cada empleado de la empresa se especializa para cumplir con una parte de una actividad, en
lugar de que un solo empleado realice todo el proceso.
Unidad de mando
Esencialmente indica que ningún empleado debería reportarse a dos jefes o más. Si esto pasara,
un empleado tendría que enfrentarse a demandas o prioridades de varios administradores por lo
que se entrarían en un conflicto.
Autoridad y responsabilidad
“La autoridad se refiere a los derechos inherentes a un puesto administrativo de dar órdenes y
esperar que se obedezcan. Cada puesto administrativo tiene ciertos derechos específicos de
quienes los ocupan o por la jerarquía o título del puesto”. (Boland, 2007, pág. 65)
56
Cuando uno de los administradores de Binaria Sistemas delega una autoridad, también
encomienda una responsabilidad paralela, ya que se debe cumplir con las tareas encomendadas
para cada cargo, por lo que se asegura en cierta forma la aplicación del principio.
Departamentalización
La división de trabajo en Binaria Sistemas se realiza mediante la agrupación de especialistas en
la prestación de ciertos servicios en un mismo departamento. La coordinación se facilita al
reunir los especialistas en un mismo departamento bajo la dirección de un administrador o
supervisor, que tendrá la misión de regular cada una de las funciones que cumplirá dentro de su
área.
3.2.2.2. Estructuras organizacionales
La organización implica la determinación de una estructura eficiente y eficaz en la coordinación
de los recursos; la misma que será el canal para la consecución de los objetivos institucionales.
Dirección
Para Binaria Sistemas la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una
de las personas que trabajan con ellos al motivarlos e influir positivamente con su accionar. Los
gerentes administran con el convencimiento de que unidos pueden cumplir con todos los
objetivos que han sido tratados a lo largo de su desarrollo, al instaurar un contexto apropiado
ellos contribuyen a que el personal mejore su rendimiento.
Elementos de la dirección
Los elementos de la dirección son:
Las gerencias.- Son aquellos que tiene la función de dirigir.
Los dirigidos.- Son los empleados a quienes dirige el jefe.
La situación.- Es el momento donde se lleva a cabo la dirección.
Control
El proceso administrativo sigue un proceso continuo, interrelacionado, con intercambio
continuo de información, lo que indica que, aunque sea la última etapa del proceso administrativo, no es la menos importante. Existe una retroalimentación en todo el
proceso administrativo y por tanto, es muy importante evaluar y controlar si se están
llevando a cabo las actuaciones conforme a lo planificado. (Dolores & et al, 2006, p.
123).
57
El control tiene como misión la detección de errores en el proceso y por consiguiente la
adopción de medidas correctoras que permita a la empresa la consecución de los objetivos de la
empresa. El control dentro de Binaria Sistemas S.A. ha sido definido bajo la perspectiva
limitada, se concibe como la verificación de que los procesos administrativos se cumplan de
acuerdo a lo planificado.
El control es una etapa fundamental en la administración de Binaria Sistemas, debido a que,
aunque la empresa cuente planes estructurados, una organización ordenada y una dirección
eficaz, el dirigente no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no dispone
de un módulo que controle e informe si los hechos van de acuerdo a la planificación que ha
sido establecida coordinadamente.
Los tipos de controles son:
Tabla 3. 1: Tipos de control
Según el tiempo:
* Periódico: tiempos prefijados.
* Continuo: profesionales.
* Esporádico: señal de alarma.
* Final: compara con el plan.
Según la forma:
* Interno: desde dentro de la institución.
* Externo: desde fuera de la institución.
- Directo: mediante la observación directa, con estrecho contacto y
comunicación.
- Indirecto: mediante registros (auditorias).
Fuente: Dolores et al (2006). Grupo B administración especial de la Generalitat Valenciana. pág. 124.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
Dentro de la compañía existen varios procesos con los cuales se realiza el control, entre los
cuales se encuentran: comprobar si los métodos estén adecuados, regular si un proceso está
fallando, comparar con un patrón modelo, y ejercer autoridad sobre los empleados.
Elementos del control
Los elementos del control son:
Los titulares de las instituciones son responsables de la actualización y supervisión
general del control.
58
Los responsables de cada uno de los procesos y operaciones durante el transcurso de sus
actividades cotidianas deben:
• Evaluar y mejorar los sistemas de control específicos implementados.
• Atender con oportunidad y diligencia las observaciones y debilidades de
control interno comunicadas por las instancias de fiscalización. (Munguía,
2013, p. 11)
Áreas de control
El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de Binaria Sistemas, prácticamente
todas las actividades de la empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo. Por ser una
empresa comercial principales áreas que se controla en la empresa son:
Proceso de compras.
Proceso de ventas.
Proceso de inventarios.
Recursos humanos.
3.3. Rediseño de los procesos
La reingeniería de procesos no es una técnica específica, como la planeación de requerimientos
de productos, ni un concepto de planeación de las ventas. Es la idea de que los procesos
empresariales atorados se pueden cambiar y mejorar.
La gestión por procesos es una herramienta que entrega los pasos necesarios para
detectar, implementar y hacer seguimiento de las oportunidades de mejora de un
proceso, teniendo como foco la eficiencia, eficacia y efectividad del servicio. Sin
embargo, para obtener beneficios de los procesos y de su gestión, es necesario realizar
un rediseño que permita enfocar los procedimientos hacia los resultados deseados.
(Arata, 2009, p. 396).
El rediseño de procesos requiere un equipo de personas que tengan destrezas en el ámbito del
negocio, conozcan perfectamente los procesos actuales y de las tecnologías de información
habilitantes para la optimización buscada. Se parte de un diagnóstico realizado previamente
donde se identifica las prácticas de trabajo y procedimientos, para posteriormente implementar
las nuevas prácticas y flujos de procesos que le den un mayor valor a la empresa, generando
niveles crecientes de compromiso en la entidad.
59
Tabla 3. 2: Rediseño de procesos
Un proceso de rediseño Requiere además identificar las unidades
responsables y definir los recursos necesarios,
tanto para la implementación como para el
seguimiento de la iniciativa
Auspiciador del rediseño.
Responsable del proceso.
Usuario.
Equipo de trabajo.
Líder del equipo de trabajo.
Fuente: Arata (2009). Ingeniería y gestión de la confiabilidad operacional. pág. 396.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
3.3.1. Pasos para el rediseño de un proceso
El rediseño de procesos le permite a una empresa contar con procesos inteligentes, apoyados en
una coordinación entre todas las partes asegurando el cumplimiento de los objetivos estratégicos
propuestos. Cuando una empresa detecta que un proceso no está consiguiendo los resultados
esperados es el momento de restructurarlo o rediseñarlo para optimizar la actividad que cumplen
los trabajadores.
En la empresa para el rediseño de los procesos de deberá seguir los siguientes procesos:
Tabla 3. 3: Pasos para el rediseño de procesos
PASOS PARA EL REDISEÑO DE UN
PROCESO
CARACTERÍSTICAS
Etapa 1: Plan de acción Reconocimiento de la necesidad (análisis del proceso)
Conformar un equipo de trabajo para
coordinar una acción general
Desarrollo del consenso interno.
Capacitación al equipo investigador (Manejo de información).
Etapa 2: Obtención de información Se identifica los objetivos a seguir
Se identificar los usuarios y sus
necesidades.
Requerimiento-necesidad + expectativa.
Etapa 3: Análisis de la información Identificación de macroprocesos y procesos.
Identificar proceso clave y proceso de soporte
Definición del rendimiento esperado
60
Etapa 4: Diagnóstico Comprensión de los procesos
Diseño técnico.
Construcción del mapa de procesos.
Asignación del proceso clave.
Desarrollo de instrucciones de trabajo.
Diagramación
Etapa 5: Rediseño Transformación e implementación.
Evaluación.
Herramientas para evaluar procesos.
Fuente: Arroyo (2007). Guía para el rediseño de procesos. pp. 8-22
Elaborado por: Daniela Moncayo.
Para el rediseño de procesos es importante que la empresa cuente con un plan de acción, donde
se establece o se conoce las necesidades que tiene la compañía para resolverlo de manera
inmediata, sino se toma las medidas correctivas este proceso a largo o corto plazo traerá
complicaciones en el rendimiento de los trabajadores, que tendrán inconvenientes al momento
de redimir con todas sus funciones asignadas.
Es importante también obtener información real de los procesos que se mantienen con
complicaciones, antes de establecer un rediseño es importante analizar los datos, en ocasiones
solo pueden ser complicaciones momentáneas o de falta de información. Es en este momento
donde la empresa realizará un diagnóstico profundo para conocer los procesos equívocos que se
mantienen en la empresa, posteriormente identificado el problema se generará un nuevo mapa
de procesos que será aplicado.
Una vez que ya se ha identificado el problema que ha generado complicaciones dentro de una
empresa, es necesario que se empiece con el rediseño del proceso o de los proceso, donde se
transformará e implementará nuevos mecanismos de acción, además se mantendrá un método
seguido de evaluación para evitar que surjan dificultades que interfieran en el desarrollo de la
empresa.
61
CAPÍTULO IV
IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS EXISTENTES EN BINARIA SISTEMAS S.A.
4.1. Levantamiento de procesos
Para el levantamiento de los procesos de Binaria Sistemas se utilizaron dos herramientas de
análisis de procesos que son los diagramas de flujo de proceso y los diagramas de flujo de datos,
esto con el fin de analizar el flujo de la información al en (ventas, compras, inventario,
recursos humanos).
El diagrama de flujo constituye la representación diagramática de la secuencia lógica de
pasos en las operaciones y actividades desarrolladas por las diferentes unidades
organizativas. Representa el flujo de trabajo involucrado en la realización de las
funciones de sección, oficina y departamentos. La importancia de su uso radica en que
es una herramienta efectiva en el análisis administrativo, ya que facilita la apreciación y
valoración del seguimiento del flujo de trabajo a través de actividades y facilita su
simplificación. (Hernández, 2005, p. 104).
4.1.1. Diagrama de flujo de proceso
El diagrama de flujo de procesos es una herramienta de planificación y análisis utilizada para: definir y analizar procesos de manufactura, ensamblado c servicios, construir una
imagen del proceso etapa por etapa para su análisis, discusión o con propósitos de
comunicación y definir, estandarizar o encontrar áreas de un proceso susceptibles de ser
mejoradas. (Chang & Niedzwiecki, 1999, p. 49).
Es importante recalcar que el flujo de proceso tiene como misión el análisis de oportunidades
que incluyen: reducir el tiempo para que un trabajador realice una tarea (se optimiza el tiempo),
se evita que un trabajador repita responsabilidades que han sido mal efectuadas, se busca que las
personas no dupliquen esfuerzos, además se trata de eliminar tareas que son innecesarias y que
provocan la pérdida de tiempo, al final se colocan nuevas tareas que añaden valor al proceso
que se proyectó.
62
Figura 4. 1: Ejemplo de diagrama de flujo de proceso
Fuente: Chang & Niedzwiecki (1999). Las herramientas para la mejora continua de la calidad. pág. 51.
4.1.2. Diagrama de flujo de datos
En estos diagramas se muestra la información que entra y sale en cada proceso y la interrelación
de la información.
El diagrama de flujo de datos, denominado como DFD por sus siglas permiten
identificar a las principales instituciones vinculadas con los procesos, así como los
flujos de datos que se establecen y los momentos en que estos se almacenan. Un rasgo distintivo de la diagramación de flujos de datos es que estos se elaboran de arriba hacia
abajo respetando la jerarquía de la estructura organizacional. Se parte de un DFD de
nivel 0 también denominado de contexto que es el de mayor alcance. A partir de este
nivel se articulan otros DFD cada vez más específicos en función de la parte de la
estructura organizacional en que se ubique. (Medina, 2005, p. 185)
Este diagrama tiene como objetivo la representación sobre el flujo de información que circula
dentro de un proceso que se lleva a cabo en una empresa y son transformados en datos. Los
elementos que intervienen dentro de este proceso se encuentra: al entidad que son los sistemas
que reciben o producen información, el proceso donde se aplican los datos, el flujo la
información que circula de un objeto del diagrama a otro y almacenes, donde se almacena los
datos y son retenidos.
63
Es decir los diagramas de flujo de datos están compuestos por cuatro elementos:
Tabla 4. 1: Elementos de diagrama de datos
Entidades Son elementos del sistema u otros sistemas que producen o reciben la información que va a ser transformada al sistema y que reside fuera de los límites del sistema que se está representando.
Procesos Son las transformaciones que se aplican a los datos.
Flujos Información que circula de un objeto del diagrama a otro. Puede representar
un dato elemental o una estructura de datos. Almacenes Conjunto de datos siempre disponible donde los datos quedan retenidos.
Fuente: De Pablos (2006). Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa. pág 153.
Elaborador por: Daniel Moncayo.
4.2. Cadena de valor y alcance de los procesos
El mapa de Binaria Sistemas está compuesto por los procesos gerenciales, operativos y de
soporte. El estudio se centró en los principales procesos operativos de la empresa, estos se
muestran en el mapa de la empresa que se encuentran a continuación:
Figura 4. 2: Cadena de Valor Binaria Sistemas Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
En Binaria Sistemas la gestión de la cadena de abastecimiento se alimenta principalmente de las
necesidades de los clientes y de los productos de los proveedores. En la empresa el proceso de
64
comercialización trabaja bajo pedido; es decir, la entrada de la información para empezar el
proceso son las necesidades de los clientes, que se ven reflejadas en las solicitudes de pedido y
órdenes de compra, el esquema debería mostrarse al revés, es por esto que se indica el flujo de
la información en dirección opuesta (de derecha a izquierda).
Se evidenció en las palabras de los directivos de la empresa, que los procesos descritos diferían
en algunas cosas especificas con la realidad y el día a día de Binaria Sistemas por lo que se
decidió basar esta documentación en la cartilla de las normas ISO, ya que esta es muy clara y
muy específica en sus notas junto con la validación y modificación de los directivos antes
mencionados.
De acuerdo al tipo de empresa y con información recolectada se puede definir que los procesos
que más relevantes y que describen todo el flujo de información, estos son:
Compras
Ventas
Inventario
Recursos Humanos
Figura 4. 3: Procesos a rediseñar
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
65
4.2.1. Levantamiento de procesos por áreas
Tabla 4. 2: Levantamiento de procesos por áreas
Nombre del Proceso P. Gobernantes P. Básicos P. Habilitantes
Gestión Gerencial
Aprueba Presupuestos √
Asignación de Recursos √
Área Financiera
Presupuesto
√
Registro Contable
√
Cobranzas
√
Inventario
√
Pago Proveedores
√
Talento Humano
√
Área Administrativa
Logística
√
Compras
√
Importaciones
√
Facturación
√
Mensajería
√
Limpieza
√
Área Comercial
√
Atención al cliente
√
Plan de ventas
√
Descuentos y promociones
√
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
66
4.2.2. Selección de procesos
Con la finalidad de seleccionar los procesos que requieran ser analizados se evaluó con tres
preguntas, las mismas que se miden entre 0 y 1 calificando con 1 si tiene importancia y con 0 si
no tiene importancia.
Preguntas:
1.- ¿Este proceso permite mejorar las actividades de la empresa?
2.- ¿Este proceso permite mejorar la atención al cliente?
3.- ¿Si mejoramos este proceso, se reduce tiempo costo?
Tabla 4. 3: Selección de procesos
Listado de Procesos A B C Total
Gestión Gerencial
Aprueba Presupuestos 1 0 0 1
Asignación de Recursos 1 1 0 2
Área Financiera
1 0 1 2
Registro Contable 0 0 0 0
Cobranzas 1 0 0 0
Inventario 0 0 0 0
Pago Proveedores 0 0 0 0
Talento Humano 1 1 1 3
Área Administrativa
Logística 1 1 1 3
Compras 1 1 1 3
Importaciones 1 1 1 3
Facturación 1 1 1 3
Mensajería 0 0 0 0
Limpieza 0 0 0 0
Área Comercial
Atención al cliente 1 1 1 3
Plan de ventas 1 1 1 3
Descuentos y promociones 1 1 1 3
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
67
Tabla 4. 4: Diagrama de análisis de proceso de compras
|
Ingresa:Orden de compra 37 Eficiencia tiempo: 67,58%
Resultado: Entrega de mercadería 392 Eficiencia costo: 67,57%
Pasos Responsable Actividad AV NAV AV NVA
Elabora la orden de √ 5 52,95 Según la cotización que se
compra interna realiza al cliente
Firma la orden de Aprueba o desaprueba
compra √ 3 31,77 la orden de compra
traslada la orden al Anotan el numero de orden
departamento de √ 6 63,54 en un cuaderno
compras
Averigua el mejor precio √ 7 74,13 Falta revisar si se trata
o revisa si tiene en de una importación
inventario
Genera la orden de compra En los diferentes portales
para el proveedor √ 3 31,77 del proveedor ,mail
Firma la orden de Revisa si hubo cambio
compra √ 3 31,77 de precio
Se encarga de dar seguimiento Depende del proveedor
a la orden de compra e y del producto la entrega
Informa tiempo de entrega √ 10 105,9 de la mercadería
a los responsables
Total 25m 12m 264,75 127,08
Costo total:
Tiempo total
Diagrama de análisis del proceso de compras
Simbología Tiempo Costo
Observaciones
7 Compras
Gerente General
Compras
1
2
3
4
5
Compras
Vendedor
Gerente General
Vendedor
6
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
68
Tabla 4. 5: Diagrama de análisis del proceso de ventas
Ingresa: Pedido del cliente Tiempo total Eficiencia tiempo: 50,00%
Resultado: Venta Eficiencia costo: 50,03%
Pasos Responsable Actividad AV NAV AV NVA
Orden de Requisición del √ 3 31,77 Sin orden del cliente
cliente no se inicia el proceso
Realiza la cotización según La cotización se realiza en
requerimiento del cliente √ 7 74,13 exel
Envío de la cotización al La cotización tiene validez
cliente √ 3 31,77 de una semana
Se demoro 48 horas en
Aprobación de la cotización √ 2880 30499,2 aprobar la cotización
Elabora la orden de pedido
interna √ 8 84,72
Se envia al departamento de √ 5 52,95
compras
7 Vendedor Avisar al cliente tiempo de √ 2880 30499,2 No siempre se cumple el
entrega tiempo de entrega
Total 2895 2891 30658,05 30615,69
5786
Costo total: 61273,74
1 Cliente
2
Diagrama de análisis del proceso de ventas
Simbología Tiempo Costo
Observaciones
Vendedor
6 Vendedor
3 Vendedor
4 Cliente
5 Vendedor
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
69
Tabla 4. 6: Diagrama de análisis del proceso de logística
Ingresa:Ingreso de mercadería Eficiencia tiempo: 18,99%
Resultado: Entrega de mercadería Eficiencia costo: 18,99%
Pasos Responsable Actividad AV NAV AV NVA
Recibir la mercadería con √ 10 105,9
la orden de compra
Almacenar la mercadería √ 15 158,85 Dependiendo de la cantidad
se alquila bodega
tomar las series a los productos
√ 30 317,7
Recibir la factura de los
productos √ 5 52,95
Ingresar la factura del
proveedor al sistema √ 15 158,85
Se realiza la factura para Se verifica si es un combo
el cliente √ 20 211,8 o factura normal
se realiza la ruta para la Respetar los días que los
entrega de la mercadería al clientes reciben las facturas
cliente √ 300 3177
Total 75 320 794,25 3388,8
5 Compras
6Facturación
8 Bodega
Observaciones
1 Bodega
2 Bodega
3 Bodega
4 Compras
Diagrama de análisis del proceso de logística
4183,05Costo total:
Tiempo total 395
Simbología Tiempo Costo
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
70
Tabla 4. 7: Diagrama de análisis del proceso de talento humano
Ingresa:Solicitud de Personal Eficiencia tiempo: 98,93%
Resultado: Nuevo Personal Eficiencia costo: 98,93%
Pasos Responsable Actividad AV NAV AV NVA
Solicitud de personal √ 480 5083,2
Se realiza anuncios en la prensa Los anuncios se demoran
e internet √ 60 635,4 en salir
Selección de candidatos √ 480 5083,2
Se realiza las pruebas
respectivas √ 120 1270,8
Se realiza entrevistas Hubo impuntualidad en
√ 30 317,7 algunas entrevistas
Elección del personal con
mejores resultados √ 200 2118
Talento Humano Contratación de la persona
100 1059
8 Empleado cumplir con el contrato a prueba algunos empleados no
de 3 meses √ 43200 457488 cumplieron con el periodo
de prueba
Total 44190 480 467972,1 5083,2
473055,3
44670
7√
Diagrama de análisis del proceso de talento humano
Simbología Tiempo Costo
Costo total:
Tiempo total
5 Talento Humano
6 Talento Humano
Observaciones
1 Gerente
2 Talento Humano
3 Talento Humano
4 Talento Humano
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
71
Tabla 4. 8: Diagrama de análisis del proceso de importación
Ingresa:Orden de compra Eficiencia tiempo: 43,30%
Resultado: Entrega de mercadería Eficiencia costo: 43,30%
Pasos Responsable Actividad AV NAV AV NVA
Solicitud de pedido de cliente √ 30 317,7 Solo aplica de la marca
Lenovo
Se solicita preforma o factura Lenovo Singapur o México
√ 960 10166,4
Realiza todos los tramites Se contrato una empresa
para traer la mercadería y los √ 9600 101664 que nos ayuda con la
tramites con la Cae gestión en la Aduana
Si el transporte se realiza por √ 14400 152496 la decisión la toma el
via aerea o por barco vendedor debido al
ofrecimiento del cliente
Paga al banco del Exterior 960 10166,4 Genera un ISD de 5 %
√
Se almacena en una bodega Genera costos y gastos
del aeropuerto √ 480 5083,2 por el tiempo que se
queda la mercadería
Se trasladan a la bodega a Genera costos de translado
Bodega tomar las series de los √ 120 1270,8 de la persona que va ha
productos tomar las series
Realiza la liquidación De las bodegas del
de importacion √ 1440 15249,6 aeropuerto se traslada al
Total 12120 15870 128350,8 168063,3
296414,1
27990
Simbología Tiempo Costo
Importaciones
6
7
8
5 Contabilidad
Logistica
2 Importaciones
3Compañía de
Aduanas
4 Vendedor
Observaciones
1 Vendedor
Diagrama de Análisis del Proceso de Importación
Tiempo total
Costo total:
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
72
Tabla 4. 9: Diagrama de análisis del proceso de facturación
Ingresa:Orden de compra Tiempo total32 Eficiencia tiempo: 59,38%
Resultado: Entrega de mercaderia Costo total: Eficiencia costo: 59,38%
Pasos Responsable Actividad AV NAV AV NVA
ingresa al sistema crea cliente 6 63,54
Verificar que los datos sean los 5 52,95 Direccion, telefono
correctos √
Verificar que los productos Tiene que revisar la orden
esten ingresados al inventario √ 5 52,95 de compra para saber
cuales son los productos
Escoje los productos que √ 5 52,95 Algunos productos tienen
deben ir series otros no
Digita el precio de venta
√ 3 31,77
√ 3 31,77
Imprimir la factura, y guia de 5 52,95
remisión √
Total 19 13 201,21 137,67
Observaciones
1 Facturador
2 Facturador
√
Diagrama de análisis del proceso de facturación
Simbología Tiempo Costo
6 Facturador
7 Facturador
3 Facturador
4 Facturador
5 Facturador
Escoje el nombre del vendedor
338,88
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
73
4.3. Proceso de compras
El departamento de compras de Binaria Sistemas busca satisfacer los requerimientos de compra, ya
sea para brindar los servicios de soluciones informáticas(materiales) o para satisfacer la necesidad
de equipos computacionales que genere el departamento de ventas, para ello este área está diseñado
para controlar las órdenes de adquisición, registrando toda la información pertinente.
Así es el proceso de compras. El comprador siempre deberá tener en mente y conocer con
exactitud la empresa para la cual trabaja y está consiguiendo proveedores o adquiriendo
productos. El comprador debe conocer la actividad de la empresa, la vocación del surtido o
el tipo de productos que debe adquirir, el objetivo de posicionamiento o el servicio que
quiere prestar la imagen que quiere proyectar o el usuario que debe atender, la calidad que
deben tener los productos, entre otros. (Montoya, 2002, p. 148).
El control y registro de las transacciones con cada proveedor se encuentra montado en una base de
datos construida bajo las necesidades de la empresa, existe un detalle de los proveedores en cuanto
a pedidos históricos, precios, también se distribuye cada orden de pedido en sus componentes,
como la cantidad de producto a comprar, el valor y la fecha de entrega, entre otros.
Los pedidos se realizan por medio de órdenes de compra, estos los hacen llegar vía e-mail al
proveedor determinado y este, por este mismo medio o de forma física, realiza una cotización
formal junto con las fechas de entrega posibles, con esta información Binaria Sistemas decide si
acepta los términos y condiciones del proveedor y se hace el pedido.
Las órdenes de compra son procesadas y se usan para validar el ingreso de los artículos
directamente a la bodega principal o despachar al cliente, la transacción afecta a las diferentes
cuentas de la contabilidad y actualiza el inventario. Binaria Sistemas ya tiene escogidos a sus
principales proveedores de acuerdo a la experiencia; es por esto, que no lleva a cabo procesos de
selección, ni realiza requerimientos de las empresas con quienes ya mantiene contacto permanente.
4.3.1. Objetivos del proceso de compras
Basados en el análisis de procesos de Binaria Sistemas (2014).
Satisfacer las necesidades de productos, materiales o suministros necesarios para satisfacer
las necesidades del cliente de manera oportuna.
Realizar periódicamente cotizaciones de los productos a fin de mantener actualizada la
base de datos de proveedores de la empresa.
Establecer fuertes vínculos con proveedores cotidianos a fin de obtener el máximo
beneficio de mantener una sana reputación crediticia.
74
Archivar y custodiar la documentación generada en el proceso de importación en caso de
haberla.
4.3.2. Política de compras
Basados en el análisis de procesos de Binaria Sistemas (2014).
Todas las órdenes de compra deben tener la autorización única del Ing. Eduardo Carrión o
del Sr. Luis Eduardo Carrión.
De igual forma las órdenes de facturación deben tener la aprobación del Ing. Eduardo
Carrión.
Las devoluciones de mercadería se aceptarán con la aprobación del Ing. Eduardo Carrión.
Se realizará un estricto seguimiento de las compras que no han sido facturadas por parte
del personal de compras.
En caso de solicitar la compra de cierta mercadería la misma la misma que no ha sido
facturada será de absoluta responsabilidad de la persona que solicitó dicha compra.
Se concederá crédito únicamente a clientes corporativos que ya se encuentren trabajando
con la empresa, si se trata de un cliente corporativo nuevo, la autorización de crédito debe
ser emitida por el Ing. Eduardo Carrión.
Las ventas a personas naturales será en efectivo, cheque certificado o tarjeta de crédito.
Los servicios técnicos que no corresponden a cliente VIP deben ser cobrados de contado y
de igual forma si un cliente requiere un presupuesto se debe solicitar la cancelación del
repuesto antes de proceder a la compra de los mismos.
4.3.3. Procedimientos administrativos
Tabla 4. 10: Procedimiento administrativo
N° de Proceso Descripción del proceso
1 El cliente coloca la orden de compra.
2 El vendedor elabora la orden de compra interna.
3 El departamento de compras averigua el precio y revisa el inventario.
4 El departamento de compras genera la orden de compras al proveedor.
5 Informar al vendedor su número de orden de compra.
6 Se realiza seguimiento de la orden de compra.
7 Informa al vendedor de la llegada del producto y coordina el despacho.
8 Se informa el tiempo de entrega a los responsables. Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniel Moncayo
76
Figura 4. 5: Flujograma de documentos y tareas
Fuente: Binaria Sistemas.
4.3.4. Observaciones del proceso de compras actual
Hay una inadecuada gestión en la planeación de las compras debido a la falta de estándares
documentados en la empresa, lo cual hace que a veces se compre más materiales para la ejecución
de los servicios de soluciones informáticas, o equipos de computación del que se necesita,
77
causando sobre costos en inventarios y demora en la entrega de pedidos. También la empresa
trabaja con una base de datos de proveedores, perdiendo la oportunidad de adquirir oferta de
empresas con mayores descuentos.
Se determinó que el proceso actual no se describe la importación que se realiza constantemente,
Binaria Sistemas al ser una empresa requiere tecnología de punta para ofrecer diferentes productos
y servicios hacia diversas empresas o personas, por lo tanto necesita actualizar su mercadería con
los últimos modelos de aparatos y dispositivos tecnológicos que son desarrollados para mantener la
ventaja frente a la competencia.
4.3.5. Recomendaciones
Se recomienda rediseñar el proceso de compras donde se incremente el adecuado estudio de
proveedores actualizados. En este proceso se recomienda implementar las importaciones, tanto de
los equipos de computación como de los materiales para la prestación de servicios de soluciones
informáticas.
4.4. Proceso de ventas
4.4.1. Definición
Las ventas se realizan por pedido de los clientes quienes ya conocen sobre los productos que
Binaria Sistemas ofrece o por su fuerza de ventas quien está en constante búsqueda de nuevos
clientes y nuevos pedidos, por medio de llamadas mensuales a los compradores actuales, antiguos y
nuevos. Binaria Sistemas sabe aproximadamente el tiempo en que los consumidores principales
necesitan de sus productos a excepción de pedidos repentinos por situaciones espontáneas.
Una vez se concreta la necesidad de algún cliente por un producto de la empresa, el vendedor lleva
toda la información en el software de gestión de clientes, que junto con la página web de la
empresa (se encuentra en construcción www.binaria.com.ec) se mostrarán los servicios en línea; es
decir, los estándares de productos, al igual que los servicios de soluciones informáticas, para que
los clientes, tanto nuevos como antiguos, estén enterados de las ofertas de Binaria Sistemas con el
objetivo de atraer nuevos compradores.
4.4.2. Objetivos
Satisfacer las necesidades de productos o servicios del cliente externo.
Receptar y procesar la solicitud de compra que realiza el cliente potencial.
Generar y monitorear proformas de venta para clientes potenciales.
78
Realizar un contacto personalizado con el cliente.
4.4.3. Política de ventas
En esta área que se propone rediseñar es importante que se tomen en cuenta las siguientes políticas,
basado en el análisis de procesos de Binaria Sistemas (2014).
Elaborar y aplicar procedimientos estadísticos que permitan dividir el mercado total
heterogéneo en un cierto número de segmentos uniformes, basados en las diferencias
de las necesidades y preferencias de los consumidores (segmentación del mercado).
Revisar en forma permanente los precios de venta, tomando en cuenta: los objetivos de
la compañía, costos, gastos administrativos y de venta, elasticidad de la demanda, valor
del producto ante los clientes y la competencia.
Analizar y seleccionar en forma permanente los canales de distribución más adecuados
para efectuar las ventas de los productos comercializados y los servicios prestados por
la empresa.
En las ventas voluminosas al contado se otorgará descuentos no acumulativos para
animar al cliente a comprar en grandes cantidades.
Otorgar crédito de treinta días calendario a los clientes que proporcionen garantías a
Binaria Sistemas S.A.
Como incentivo para que el cliente cancele antes de la fecha de vencimiento se
otorgará descuentos por pronto pago. No se otorgará créditos a los clientes que se
encuentren en la lista de cartera vencida.
4.4.4. Procedimientos administrativos
El proceso de ventas inicia en el momento en que el cliente solicita una cotización al
representante de ventas de la empresa, el cual toma los datos del cliente y sus
requerimientos para después ser ingresados al sistema, en este caso, el cliente puede ser
seleccionado mediante la base de datos de los principales clientes de la compañía, o
también puede ser el resultado de la búsqueda de nuevos clientes en el mercado, los cuales
reciben ofertas de la empresa y campañas de marketing. Después de haber ingresado el
pedido se cotizan las cantidades y el material del producto que el cliente requiere, se hace el
contrato y se aclaran términos, condiciones y se procede a facturar y a generar una orden de
pedido. (Estrada & Tovar, 2009, p. 32)
Para Estrada y Tovar ( 2009) consideran que el prodicimiento de ventas es necesario que se defina
lo siguiente: desde, una solicitud de cotización, que se produce cuando un posible cliente se
comunica con la empresa para conocer a detalle sobre productos o servicios que le interesa
adquirir; hasta: crear y se enviar una solicitud de pedido del producto, donde el cliente ya ha
decidido obtener y se encuentra conforme con el costo.
79
4.4.5. Flujograma del proceso
Figura 4. 6: Proceso de Ventas
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
4.4.6. Observaciones
El procedimiento del departamento de ventas de Binaria Sistemas no es el adecuado, no se
contempla un estudio previo del requerimiento de un cliente con los debidos justificativos
requeridos para que se levante un proforma o valoración de ciertos productos, de tal manera que el
cliente reciba una respuesta en un tiempo pertinente; por lo tanto Binaria Sistemas no cuenta
información en forma oportuna.
80
El sistema que maneja de Binaria Sistemas no es el indicado, no muestra información oportuna de
nuevos productos, información de los pedidos en proceso y de posibles cotizaciones. La autonomía
no es del 100% debido a que la persona que está vendiendo debe gestionar la aprobación de las
cotizaciones que están a cargo del gerente de la compañía, en este trayecto se pierde clientes
potenciales ya que no existe una respuesta inmediata.
Es importante aclarar que estos trámites se hacen de forma manual y con formatos en papel
establecidos por la empresa, lo cual genera problemas en cuanto a pérdidas de requerimientos y
otros documentos. Este inconveniente genera que se desperdicien pedidos o clientes potenciales
que al no recibir información a tiempo sobre productos o servicios de su interés, esto provoca que
busquen otras empresas que satisfagan sus requerimientos de manera inmediata.
La inadecuada transmisión de la información hace que los pedidos no se entreguen a tiempo o con
las cantidades antes determinadas. Al existir una mala documentación la seguridad y los datos del
cliente corren el riesgo de perderse, de esta manera la empresa desaprovecha la oportunidad de
ganarse nuevos compradores, además que también daña su imagen en el mercado.
4.4.7. Recomendaciones
Se recomienda a la compañía haga una reestructuración del proceso administrativo para que sean
claros y no causen demora de entrega al cliente.
4.5. Proceso de inventarios
4.5.1. Definición
Los inventarios representan bienes de naturaleza corporal, los mismos que son destinados a la
venta, en el caso de Binaria Sistemas, además del inventario de los equipos de cómputo, existe el
inventario de materiales comprados y almacenados necesarios para la prestación de los servicios.
El subsistema de control de inventarios, tiene la capacidad de controlar todas las operaciones del
movimiento, desde la compra de los productos hasta la entrega de los mismos.
El inventario cuenta con el módulo de control físico permanente, de esta forma no es necesario
interrumpir las tareas laborales de la bodega principal, en caso de realizarse conteos periódicos de
auditoría; además cuenta con un módulo de consulta a través del cual se puede revisar la
información referente a los ítems disponibles.
81
4.5.2. Política de inventarios
El manejo de inventario es de acuerdo al Forecas proyectado con los clientes, debe cumplir el
objetivo de entrega inmediata para los productos que se detallan a continuación:
PCs.
Portales.
Impresoras.
Partes y repuestos básicos.
En caso de tener contactos de servicio o mantenimiento exclusivo para clientes, se manejará una
medida diferente de inventario. Para estos casos se dispone de un stock de partes inclusive
disponen de equipos para Back UP.
Plan de inventario cero
El plan de inventario cero contempla los siguientes requerimientos, basado en el análisis de
procesos de Binaria Sistemas (2014).
Analizar el corte del inventario por unidad.
Categorizar a los ítems de los inventarios en tres estados:
Verde.- Inventarios de rotación normal o con orden de compra que no tienen
ningún riesgo (equipos por facturar, canastas, stock normal).
Amarillo.- Inventarios quedados en stock por más de un mes, su valor en el
mercado es real y todavía se los puede vender.
Rojo.- Inventarios obsoletos.
Verificar es estatus de cada ítem con su respectiva observación
Para los ítems rojos se creará un cuadro de posible utilización para venderlos.
Subir los inventarios para que cada gerente de la división tenga visibilidad constante de los
ítems quedados.
Reforzar la política de compras para tener un proceso en tres niveles que se revise lo
comprado vs. el stock.
Al recibir la orden de facturación.
Al colocar la orden de compra.
Al facturar.
Establecer como política que para las devoluciones de clientes exista una autorización de
gerencia y una comunicación inmediata.
Reorganizar el proceso de compras.
82
Diariamente se presentar a los gerentes y vendedores de cada división un informe de las
compras realizadas y los estatus de las mismas.
Implementar un sistema de numeración de órdenes de compra.
Continuar con la revisión de los inventarios los días martes y jueves de 17h30 a 18h00 por
todas las semanas.
4.5.3. Procedimientos administrativos
El procedimiento de inventarios comienza con la entrega de los documentos de adquisición o
importación de mercadería debidamente legalizada, para lo cual el supervisor verifica, legaliza
documentos y retira el original y una copia. El guardalmacén verifica que la mercadería entregada
corresponda a la transferencia emitida, legaliza el documento con su firma y emite el ingreso de
mercaderías. Contabilidad a través del sistema automatizado ingresa al sistema los datos referentes
a cantidades y precios, proporcionando un idéntico al original, entrega las copias respectivas a
bodega y luego el bodeguero asigna el número respectivo a la transferencia y archiva el
documento.
4.5.4. Flujograma del proceso
Figura 4. 7: Flujograma del proceso de inventario
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
83
4.5.5. Observaciones
El procedimiento de manejo de inventario que la actualidad se ejecuta no ha mostrado dificultad;
sin embargo, la empresa manifiesta que se reforzará la política de compras para tener un proceso
en tres niveles: es importante que se revise lo comprado vs el stock, política que hasta la actualidad
no se ha cumplido adecuadamente. El objetivo es no tener demoras en la entrega de productos o
bastantes equipos almacenados.
4.5.6. Recomendaciones
Se recomienda a la compañía rediseñar el proceso de inventario con la finalidad de que esté
siempre en comunicación con el área de compras y ventas para que no exista desabastecimientos o
exceso de productos, este inconveniente provocaría que el cliente compre sus productos en otra
empresa, y Binaria Sistemas se verá afectada ya que algunos equipos seguirán almacenados
innecesariamente en la bodega sin que estos sean vendidos.
4.6. Recursos humanos
4.6.1. Definición
La gestión humana o gestión del talento humano, es la forma como una empresa libera,
utiliza, desarrolla, motiva e implica todas las capacidades y el potencial de su personal, con
miras a una mejora sistemática y permanente tanto de éste como de la propia compañía. En
la sociedad contemporánea, la gestión humana ha devenido en un mecanismo efectivo y
fundamental para garantizar el cambio de las organizaciones y adaptarlas a las demandas
crecientes del entorno social. (Matos, 2007, p. 14)
4.6.2. Objetivos
Dar protección a los empleados con salarios dignos de acuerdo establecidos en el
Contrato de trabajo vigente.
4.6.3. Políticas de Recursos Humanos
Emplear trabajadores mediante contrato al inicio de este será una contratación a prueba
por un período de 90 días.
Dar capacitación técnica y contables a los empleados de acuerdo a su área de actividad.
84
4.6.4. Procedimientos administrativos
Si un determinado departamento requiere de personal se realiza una solicitud a la
gerencia.
4.6.5. Flujograma del proceso
Figura 4. 8: Flujograma del proceso talento humano
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo
85
4.6.6. Observaciones
Binaria Sistemas tiene pocas políticas relacionadas con los recursos humanos, no se dan incentivos
para el mejor desempeño, tampoco hay un correcto clima organizacional.
4.6.7. Recomendaciones
Se recomienda añadir nuevos procesos para que exista un verdadero ciclo de reclutamiento y
selección de personal, con el objetivo de evitar complicaciones en el desempeño diario de
funciones de los empleados y la relación interdepartamental de información, además que los
documentos se lleven en forma eficiente y eficaz de acuerdo a las normativas y disposiciones
legales vigentes en el país.
86
CAPÍTULO V
5.1. PROPUESTA DEL REDISEÑO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Las áreas administrativas que pueden ser objeto de un estudio de diagnóstico muy limitado, en el
caso de que trabajo administrativo se lo puede realizar parcialmente, puede contener solamente un
área específica; cuando el estudio es de carácter integral debe incluirse todas las espacios de tipo
administrativo.
En el caso de Binaria Sistemas se analizará los siguientes procesos:
Proceso de compras.
Proceso de ventas.
Proceso de inventarios.
Recursos humanos.
5.1.1. Representación gráfica de los procedimientos propuestos
“Consiste en expresar gráficamente las distintas operaciones que componen un proceso o parte de
éste, estableciendo su secuencia cronológica”. (Gómez, 1998, pág. 99). Por lo tanto, se procederá a
elaborar procedimientos gráficos para: los procesos de compras, ventas, inventarios y recursos
humanos.
87
Tabla 5. 1: Simbología para el diagrama de flujo
SÍMBOLO REPRESENTA: SÍMBOLO REPRESENTA:
Principio y/o
terminación del
diagrama
Registro de operaciones
Documento
Conector fuera de
página
Varios documentos
Archivo de documentos
Actividad u
operación
Transporte
Alternativa
Fuente: Gómez (1998). Sistemas Administrativos: Análisis y diseño. pág. 100.
Elaborado por: Daniela Moncayo
Archivo temporal
Secuencia de flujo
NO
SI
88
5.2. Proceso de compras
5.2.1. Estrategias
Binaria Sistemas tiene sus objetivos definidos para este proceso, pero no tiene determinado las
estrategias para cumplir con sus objetivos, por lo que se propone las siguientes estrategias que
estarán directamente relacionadas con sus objetivos:
Contar con los servicios permanentes de un mismo agente afianzado de aduanas, que
realice el proceso de desaduanización adecuadamente, para poder disponer de los
productos importados en plazos convenientes.
Realizar convenios de crédito con los proveedores nacionales de equipos de computación o
materiales de instalación de cableado estructurado.
Definir procesos claros de ciclos de ventas por cliente y producto, y de los diferentes roles
que el vendedor y otros usuarios en la empresa tienen en los procesos.
Capacitación para la simulación de la tecnología como parte de la implementación.
Implementar un plan de comunicación entre ventas, marketing e informática.
Generar un proceso para limpiar y mantener los datos del cliente: calidad de datos.
Todos los datos relacionados con la venta y el cliente deben tener estándares de calidad
establecidos por la empresa.
Administrar la gestión eficaces de los presupuestos compartidos para incrementar la
participación de los socios
Valorar el ciclo de ventas en tiempo real.
Valoración histórica de análisis de tendencias con comparación de las oportunidades y las
previsiones de ventas a lo largo del tiempo.
Analizar a fondo los resultados del marketing por cliente y para optimizar la rentabilidad.
89
5.2.2. Procedimientos administrativos
Tabla 5. 2: Registro proveedores
PROCESO 1: Registro de proveedores
OBJETIVO:
Elaborar y mantener una base de datos de proveedores confiables que cumplan
los requerimientos de la organización.
• Se solicita por escrito cotizaciones a diferentes proveedores, para ser evaluada la cotización debe
incluir:
Nombre de la Empresa.
Número de RUC.
Dirección y teléfono.
Nombre del contacto.
Lista de productos requeridos con el respectivo precio.
Formas de pago.
• Se analiza las carpetas con la documentación solicitada y de cumplir, se procede a registrarlo
como proveedor de la empresa.
Fuente: Binaria Sistemas
Elaborado por: Daniela Moncayo
Tabla 5. 3: Requerimiento de materiales o mercaderías
PROCESO 2: Requerimiento de materiales o mercaderías
OBJETIVO:
Conocer el requerimiento del departamento de ventas y determinar las
especificaciones de los productos que se requieran adquirir para satisfacer las
necesidades del cliente.
• Se recibe el requerimiento del departamento de ventas y se determina la cantidad exacta de
materiales o mercadería que se debe adquirir para sustentar la necesidad de esta área de la
empresa.
Fuente: Binaria Sistemas. Elaborado por: Daniela Moncayo.
90
Tabla 5. 4: Solicitud de cotizaciones y selección de proveedor de materiales
PROCESO 3: Solicitud de cotizaciones y selección de proveedor de materiales
OBJETIVO:
Conocer la propuesta de venta de los proveedores de materiales y mercaderías
para poder procesar, analizar y emitir la orden de compra con el proveedor que
cumpla los requerimientos internos de la empresa.
• Según el requerimiento de materiales o mercaderías se solicita cotizaciones a los proveedores de
la base de datos interna.
• Se reciben las cotizaciones enviadas por los proveedores, se compara en términos de precio y
forma de pago la opción más conveniente para la empresa, la mejor propuesta pasa hacia el
departamento de ventas.
• Se realiza la adjudicación de compra de materiales al proveedor que mejor convenga conforme a
los intereses de la empresa y se da paso a la elaboración de la orden de compra.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
Tabla 5. 5: Elaboración de orden de compra (adquisiciones locales)
PROCESO 4:
Elaboración de orden de compra (adquisiciones locales)
OBJETIVO:
Emitir la orden de compra de materiales o mercaderías para cerrar la
adquisición con el proveedor adjudicado.
• Con la confirmación del departamento de ventas se procede a emitir la orden de compra con la
siguiente información:
Datos de la empresa
Fecha
Descripción del material o mercadería
Cantidad solicitada
Precios unitarios y totales
Dirección de recepción de materiales o mercadería
Tiempos de entrega
Forma y plazo de pago
• Se confirma telefónicamente la adjudicación de la adquisición y se envía la orden de compra al
proveedor, por medio electrónico o físico.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
91
Tabla 5. 6: Envío de documentos a bodega y contabilidad por compras locales
PROCESO 5:
Envío de documentos a Bodega y Contabilidad por compras locales
OBJETIVO:
Cotejar la mercadería recibida y realizar los movimientos contables que
correspondan a los comprobantes recibidos.
• Se envía los documentos necesarios a bodega para que se coteje y revise con la mercadería a
recibirse.
• Se envía a contabilidad todos los documentos de la adquisición para su ingreso en el sistema.
Fuente: Binaria Sistemas. Elaborado por: Daniela Moncayo.
Por ser Binaria Sistemas una empresa comercial también realiza importaciones a los diferentes
países donde hay tecnología más avanzada especialmente de los equipos de cómputo. La
adquisición de estos productos está establecida por un concurso que mantiene la empresa y
mediante un pedido que se lo realiza seleccionando a los mejores proveedores, en este proceso el
agente afianzado de aduanas contrata la empresa y realiza todos los trámites pertinentes a fin de
liberar el material importado para que llegue a Quito.
Para las importaciones se recomienda que se tomen en cuenta los siguientes procesos:
Tabla 5. 7: Requerimiento de material
PROCESO 1:
Requerimiento de material
OBJETIVO:
Conocer el requerimiento exacto de material que el departamento técnico
necesita para trabajar en el nuevo proyecto adjudicado.
• Se recibe el requerimiento del departamento técnico sobre la cantidad exacta de material que se
requiere importar para satisfacer las necesidades del proyecto adjudicado.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
92
Tabla 5. 8: Elaboración de nota de pedido (importaciones)
PROCESO 2: Elaboración de Nota de Pedido (Importaciones)
OBJETIVO:
Emitir la nota de pedido del material para dar comienzo al proceso de
importación del producto requerido.
• Con la confirmación sobre el tipo, cantidad y especificaciones especiales sobre el producto, se
procede a emitir la nota de pedido con la siguiente información:
Nombre, dirección y teléfono del importador.
Nombre, dirección y teléfono del exportador.
Fecha.
País de origen y lugar de embarque
País de destino y lugar de desembarque
Medio de transporte
Forma de pago
Código, descripción del producto
Cantidad de compra, precio unitario y precio total
Clase de negociación definida (FOB-Free on Board)
• Se envía la nota de pedido al proveedor por medio electrónico y se contacta telefónicamente,
adicionalmente se confirma el pedido mediante el sitio web del proveedor, en donde se detalla
todos la datos de la nota de pedido.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
Tabla 5. 9: Transferencias internacionales
PROCESO 3:
Transferencias internacionales por anticipos y cancelación total por
importaciones
OBJETIVO:
Realizar las transferencias internacionales por el anticipo de pago y cancelación
total de la adquisición realizada al proveedor a fin de que la mercadería sea
recibida y liquidada.
• Se solicita al área de contabilidad que realice la transferencia internacional del 50% como
anticipo de pago y la cancelación total por importaciones recibidas y liquidadas al proveedor por
medio del Banco del Pichincha.
93
PROCESO 4: Contratación de la póliza de seguro sobre mercadería
OBJETIVO:
Contratar una póliza de seguro que cubra el valor del material adquirido contra
todo riesgo que pueda sufrir hasta llegar al puerto de destino.
• Se contrata un seguro con la compañía aseguradora para el producto adquirido que va a ser
transportado con el fin de protegerlo contra pérdidas, daños, robo, hundimiento e incendio.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
Tabla 5. 10: Requerir los documentos originales de la importación
PROCESO 5: Requerir los documentos originales de la importación
OBJETIVO:
Recibir los documentos que garantizan que el proceso de embarque y envío del material se está llevando a cabo de acuerdo a lo estipulado con el proveedor.
• Luego de que el material ha sido embarcado se solicita al proveedor que envíe los documentos
originales de la importación en los que se incluye:
Factura comercial
Certificado de origen
Conocimiento de embarque-Bill of Landing
• Se recibe los documentos originales de la importación y junto a la póliza de seguro se entregan al
agente afianzado de aduanas para los respectivos trámites.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
94
Tabla 5. 11: Declaración aduanera única
PROCESO 6:
Realización de Declaración Aduanera Única DAU y trámites de
desaduanización
OBJETIVO:
Realizar la DAU a fin de poder retirar el producto de las bodegas de la
Aduana.
• Se realiza la DAU en los siete días antes a la llegada de la mercancía, en la que se adjunta los
siguientes documentos:
Factura comercial
Póliza de seguro
Certificado de Origen
Conocimiento de embarque-Bill of Landing
Otros documentos exigibles por regulaciones de la CAE
• Se realiza el contacto con el agente afianzado de aduana y se le entrega la DAU. Los documentos
presentados en la declaración son cotejados con el formulario, si no hay observaciones se acepta la
declaración y se la fecha.
• El agente afianzado de aduana debe estar presente cuando se requiera el aforo de la mercadería,
luego se fija la fecha para el pago de la declaración de impuestos.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
Tabla 5. 12: Liquidación y envío de documentos
PROCESO 7: Liquidación de la importación.
OBJETIVO: Realizar la liquidación de impuestos para poder recibir la mercadería.
• Se realiza el pago total de los impuestos de la importación así como del bodegaje de la
mercadería. Con la presencia del personal de la aseguradora se revisa la totalidad de la mercadería,
de no estar completo el embarque se hace efectivo el reclamo.
PROCESO 8: Envío de documentos a Bodega y Contabilidad por Importaciones.
OBJETIVO: Cotejar la mercadería recibida, registrar y liquidar la importación realizada.
• Se envía los documentos necesarios a bodega para que se coteje y revise la mercadería importada
a recibirse.
• Se envía a contabilidad todos los documentos de la importación para su liquidación.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
95
5.3. Proceso de ventas
El departamento de ventas de Binaria Sistema se enfrenta a varias dinámicas, la primera generada
por la venta de equipos de computación, la segunda que es la venta de servicio de instalación de
cableado estructurado, y otros servicios soluciones tecnológicas.
5.3.1. Objetivos
Se propone como objetivos para esta área los siguientes:
Efectuar pronósticos de las ventas en unidades monetarias y en unidades de producto.
Lograr un compromiso firme del personal de ventas para asegurar el éxito integral de
la compañía.
Establecer metas de ventas cuantitativas, basándose en los objetivos que Binaria
Sistemas S.A. espera obtener en un determinado periodo.
5.3.2. Políticas de ventas
Se propone las siguientes estrategias:
Persuadir al mercado de la existencia de la marca Binaria Sistemas S.A., mediante la
elaboración de planes de promoción y publicidad.
Ofrecer descuentos en las ventas voluminosas al contado a fin de animar al cliente a
comprar en grandes cantidades.
Incentivar al equipo de ventas. Un vendedor motivado a través de estímulos se esforzará
más para vender.
Brindar al cliente un trato personalizado sin demoras y amabilidad.
Preparar una agenda para darle seguimiento al cliente, de este modo cuando este requiera
el producto se podrá ofrecerlo nuevamente.
5.3.3. Procedimientos administrativos
El proceso de ventas se inicia cuando el departamento respectivo recoge los pedidos de los clientes,
por ser Binaria Sistemas una compañía dedicada, tanto a la venta de equipos de computación, como
a la prestación de servicios, por lo tanto se propone diferentes actividades para cada procedimiento.
96
Tabla 5. 13: Recepción de pedido
PROCESO 1: Recepción de pedido
OBJETIVO:
Recibir los pedidos de los clientes. Generar el requerimiento de adquisición e
ingresar la información del cliente a la base de datos interna.
• Se recibe el pedido por medio electrónico o telefónico y se confirma el plazo en el que se va a
enviar la propuesta de la empresa.
• Se agrega la información de contacto del posible cliente a la base de datos de la empresa.
• Se solicita información de los precios de venta al departamento de adquisiciones de acuerdo a la
base de datos de proveedores nacionales.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
Tabla 5. 14: Elaboración y envío de la proforma de venta
PROCESO 2: Elaboración y envío de la proforma de venta
OBJETIVO:
Documentar la propuesta de venta de la empresa y comunicarla al cliente.
• Se recibe la cotización efectuada por el departamento de adquisiciones, con la cual se elabora la
proforma de venta.
• Se envía la proforma elaborada por medio escrito, ya sea vía mail o fax en la que se detalla la
siguiente información:
Nombre de la empresa.
Dirección, teléfono.
Nombre del responsable de la Venta.
Datos informativos del cliente.
Descripción del producto, cantidad, precio unitario y total.
Forma de pago: 50% de contado y 50% contra entrega de
mercadería.
Periodo de vigencia del precio propuesto.
• Se confirma la recepción de la proforma telefónicamente, si la propuesta no es confirmada en
tres días se considera no aceptada y no se realiza la compra al proveedor.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
97
Tabla 5. 15: Facturación de la mercadería
PROCESO 3: Facturación de la mercadería
OBJETIVO: Recibir la confirmación del cliente y facturar la mercadería.
• Se recibe el comprobante de la cancelación del anticipo de la venta que es del 50%.
• Se confirma el stock del producto con bodega y se determina la cantidad que debe adquirirse.
• Envío de la solicitud de compra al departamento de adquisiciones.
• Se recibe la confirmación de bodega del ingreso de la mercadería, con lo cual se realiza la
impresión de la factura.
• Archivo de la copia de la factura y proforma presentada.
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
5.4. Proceso de inventarios
5.4.1. Objetivos
Los objetivos en relación a inventarios en Binaria Sistemas son los adecuados, sin embargo debido
al tiempo, la demora y confusiones en las compras y ventas lo entorpecen, por lo cual es necesario
realizar una reestructuración en los procedimientos administrativos.
5.4.2. Procedimientos administrativos
Se recomienda a la compañía aplicar los siguientes procedimientos administrativos.
Tabla 5. 16: Recibir la documentación de la transferencia
PROCESO 1: Recibir la documentación de la transferencia
OBJETIVO: Tener conocimiento de la cantidad de mercadería a recibirse
• Se solicita la copia de la factura con las especificaciones:
Tipo de producto
Marca del producto
Cantidad a recibir
Serie
• Prepara el lugar donde va a ser ingresada la mercadería
Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
98
Tabla 5. 17: Revisión de la mercadería por parte de un inspector
PROCESO 2: Revisión de la mercadería por parte de un inspector
OBJETIVO: Verificar que la mercadería se encuentre en las condiciones requeridas.
• Al momento de descargar la mercadería se hace presente el inspector de trabajo a verificar la
mercadería, que debe estar sellada en su totalidad.
PROCESO 3: Verificación de la mercadería por parte del bodeguero
OBJETIVO: Verificar que la mercadería se encuentre en buenas condiciones y en su totalidad.
• Una vez que el comisario haya abierto el contenedor, el bodeguero procederá a la revisión de la mercadería.
• El bodeguero procede a descargar y poner en el sitio destinado para la mercadería en mención. Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
99
5.4.3. Flujograma del proceso
Figura 5. 1: Flujograma del proceso de inventario Fuente: Binaria Sistemas.
Elaborado por: Daniela Moncayo.
Como se observa en el flujograma de procesos se propone el ingreso a la página web de la
empresa, también se incluye el inventario de los equipos disponibles, para que el cliente mismo
escoja el producto y la forma de pago mediante internet.
100
5.5. Recursos humanos
5.5.1. Objetivos
Se propone como objetivos para esta área los siguientes:
Mejorar el desempeño y las aportaciones del personal a la compañía, en el marco de
una actividad ética y socialmente responsable.
Proporcionar y administrar eficientemente el personal a fin de que sea un apoyo para la
compañía en la consecución de sus objetivos.
Mantener la contribución del talento humano en un nivel adecuado a las necesidades de
la compañía, deberá evitar exceso o insuficiencia de personal.
Desarrollar e implementar programas de capacitación de forma oportuna para el
personal administrativo, de ventas, de producción y aseguramiento de calidad.
Diseñar e implementar un Sistema de Evaluación de Desempeño para el personal de la
compañía, que permita desarrollar descripciones de puestos más correctos, generar
aumentos u otros beneficios, además de establecer sesiones de asesoramiento laboral y
adoptar medidas disciplinarias.
5.5.2. Política de recursos humanos
Esta unidad deberá considerar establecer las siguientes políticas:
Para efectos de una selección objetiva, deberá recurrirse al uso de técnicas,
psicotécnicas, encuestas socioeconómicas, etc., a fin de eliminar hasta donde sea
posible la subjetividad en las decisiones.
El personal que trabajará en la empresa deberá ser calificado y comprometido con la
productividad y calidad en el servicio al cliente. Tendrán que efectuar sus actividades
con transparencia conservando el prestigio de Binaria Sistemas S.A.
Toda persona que ingrese a laborar a Binaria Sistemas S.A. recibirá una debida
inducción en la que se le dará a conocer aspectos generales de la compañía,
procedimientos escritos para efectuar su actividad y una copia del reglamento interno
de trabajo.
Siempre que se registre una vacante, antes de recurrir a fuentes externas se deberá
cubrirla en igualdad de circunstancias, con personas que ya estén laborando en la
empresa y para quienes esto signifique un ascenso.
101
Se encargará de la publicación y difusión de los objetivos y políticas de la compañía,
aceptando las críticas y sugerencias como una forma para lograr una constante
superación y hacer verdaderamente partícipes a sus empleados.
Se efectuará semestralmente evaluaciones al personal de la compañía, se analizará y
comunicará a los empleados los resultados para que asuman sus responsabilidades
respecto de su desempeño (retroalimentación).
5.5.3. Estrategias
Las estrategias que se proponen para este departamento son:
Mejorar las condiciones del clima laboral, a través de la evaluación de los cambios en el
entorno que afecten el desempeño de los empleados.
Desarrollar e implementar políticas para los procesos de reclutamiento, selección,
inducción, supervisión del personal.
Desarrollar un sistema que permita identificar habilidades, conocimientos y desempeño del
personal. Es importante conocer sus puntos débiles y compensarlos a través de la
formación de políticas de remuneración y programas de capacitación basándose en las
necesidades presentes o futuras. Ejemplo: gestión por competencias.
5.5.4. Procedimientos administrativos
El Recurso Humano de una entidad es el pilar fundamental del cual dependen todas las
actividades. “La Administración del Recurso Humano consiste en la planeación, organización,
dirección y control de los procesos de reclutamiento, selección, capacitación y entrenamiento,
supervisión y evaluación del desempeño con el objeto de lograr el beneficio individual de los
empleados, de la entidad y del país en general”. (Werther, 1987,, pág. 178)
102
Figura 5. 2: Proceso de la administración del personal
Fuente: Chiavenato, Idalberto. Iniciación a la Administración de Personal.
Elaborado por: Daniela Moncayo
A continuación se describen los diferentes procesos para una adecuada administración del personal:
5.5.4.1. Reclutamiento
La primera actividad antes de realizar la selección del personal es el reclutamiento, cuyo objetivo
será buscar y atraer solicitantes capaces para cubrir las vacantes que se presenten en la compañía.
Para que el gerente de recursos humanos pueda efectuar el reclutamiento tendrá que proceder con
la implementación los siguientes pasos:
1. Describir y especificar el puesto.
2. Conocer la cantidad y calidad de los candidatos a buscar.
3. En donde deberá buscar:
Personas recomendadas.
Convenios con instituciones de educación superior.
Solicitantes voluntarios.
Anuncios a través de la prensa escrita, radio, televisión o páginas web de
bolsa de empleos.
4. Analizar los antecedentes profesionales del solicitante.
5. Obtener y verificar referencias de los candidatos por medio de llamadas telefónicas.
6. Comunicar al solicitante que es uno de los candidatos para ocupar el puesto vacante,
como resultado del proceso de reclutamiento.
103
5.5.4.2. Selección de personal
En esta actividad se analizará las habilidades y capacidades de los solicitantes a fin de decidir,
sobre bases objetivas, cuáles tienen mayor potencial para el desempeño de un puesto y las
posibilidades de desarrollo futuro, tanto personal como de la compañía. A continuación se
proponen los siguientes procedimientos:
1. Analizar los puestos a seleccionar en las diferentes áreas. Tendrá que solicitar la
contratación respectiva mediante un memorando firmado por el gerente del área
interesada y visto bueno del presidente ejecutivo, el mismo que contendrá los
requerimientos profesionales del aspirante.
2. Previsión del personal necesario. El gerente de cada área interesada deberá reunir
suficientes hojas de vida que se ajusten a los requerimientos establecidos para el puesto.
3. Analizar el mercado de trabajo, la calidad profesional, aspiraciones personales y
salariales y la demanda de trabajo.
4. Cumplir con lo establecido en el proceso de reclutamiento.
5. Preparar las normas de los diversos exámenes y test, de acuerdo al puesto vacante.
6. Estructurar los exámenes psicológicos y profesionales.
7. Aplicar los test a los candidatos.
8. Las entrevistas se enfocarán a preguntas verbales especializadas para conocer la
habilidad verbal, actitud y personalidad.
9. Analizar los antecedentes personales, el resultado de pruebas, informe final y decisión.
10. Determinar el candidato, a continuación se elaborarán formularios para abrir el
expediente original que reposará en los archivos de la compañía, el mismo que
contendrá:
Datos para la elaboración de nómina.
Contrato individual de trabajo.
Aviso de entrada al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS).
Ficha individual de vida.
Tarjeta de control de asistencia.
Tarjeta de identificación.
11. Adicionalmente de los documentos indicados en el punto anterior, el candidato
seleccionado deberá presentar para su expediente personal:
Solicitud de empleo.
104
Fotocopia de la cédula de identidad.
Fotocopia de la papeleta de votación.
Original y fotocopia del carné de afiliación al IESS, si lo tuviera.
Record policial actualizado.
Tres fotografías tamaño carné actualizadas.
Certificado médico.
Partida de nacimiento.
Partida de matrimonio según el caso.
Partidas de nacimiento de los hijos según el caso.
Fotocopia de libreta militar.
Títulos o certificados de estudios realizados.
Certificados de experiencia laboral, en el área para la que aplica.
12. Las solicitudes de contrataciones aprobadas se entregará a la gerencia que necesita el
personal, por lo menos cinco días antes de la fecha que se requiera llenar la vacante.
13. La selección y contratación de los gerentes de cada área será efectuada directamente por
el presidente ejecutivo de la compañía.
5.5.4.3. Inducción
Una vez efectuada la selección el siguiente paso será la integración del nuevo personal en forma
rápida y adecuada a la compañía y al grupo humano que la conforma, creando las condiciones más
favorables para el desarrollo permanente de sus capacidades, habilidades y conocimientos. El
departamento al que ingresará el personal, será responsable de la elaboración y coordinación de los
programas individuales de inducción, quien contará para ello con el asesoramiento de la Gerencia
de Recursos Humanos.
La confección e implementación de los programas de inducción para el personal deberá tomar en
consideración los siguientes temas:
1. Presentación:
Reseña histórica.
Estructura organizativa.
Objeto social de la compañía y productos que elabora.
Políticas de talento humano.
2. Entrevista con las distintas áreas.
105
3. Información sobre normas de seguridad para la función a desempeñar.
4. Presentación al personal con el cual se contactará más asiduamente.
5. Programación del entrenamiento específico para la función.
6. Entrega de materiales y equipos que requiera la función a desempeñar.
La implementación del programa de inducción deberá realizarse durante el primer mes de ingreso de la
persona.
5.5.4.4. Capacitación y entrenamiento
“Una capacitación sistemática tiene por objeto específico atender necesidades que se deben
satisfacer mejorando y desarrollando los conocimientos, habilidades y aptitudes que requieren las
personas para llevar a cabo una tarea u oficio determinado”. (Armstrong, 1995, p. 378). Se debe
destacar que la compañía a fin de contar con un personal eficiente y preparado para responder a las
dificultades que se le pueda presentar en la ejecución de su trabajo, además tendrá que efectuar
periódicamente capacitaciones para todos sus empleados.
Las capacitaciones para el personal administrativo se efectúan entre los meses de octubre a
diciembre de cada año. Los empleados de producción y de control y aseguramiento de calidad
tomarán capacitación cada dos meses al año, sobre políticas para el mejoramiento de la
manipulación de las materias primas, suministros y productos terminados, normas de higiene y
cuidado personal para evitar accidentes de trabajo.
En el caso de que la compañía expanda su mercado, requerirá de personal capacitado en ventas,
quienes deberán recibir trimestralmente preparación sobre atención al cliente. Toda nueva
necesidad de capacitación detectada deberá ser informada a la Gerencia de Recursos Humanos
quienes definirán y coordinarán las acciones necesarias para cubrirlas.
5.5.4.5. Evaluación de desempeño
La evaluación de desempeño es una medición periódica de la capacidad y actuación del empleado
en su puesto de trabajo en un período determinado. Es una herramienta que ofrece parámetros de
medición, es la valoración de actitudes y aptitudes (conocimientos y habilidades), de estándares y
de metas/objetivos de trabajo.
Se identificó que una de las debilidades de Binaria Sistemas, es que no cuenta con un Sistema de
Evaluación del Desempeño del factor humano, cuyos objetivos son:
106
Facilitar el análisis y evaluación de resultados del personal.
Corregir desviaciones y establecer compromisos mutuos.
Lograr una ágil comunicación e involucramiento con el personal.
Proporcionar a cada empleado una retro-alimentación constructiva y oportuna de
su desempeño en el puesto.
Programar incrementos salariales al personal en base al desempeño individual de
cada empleado.
Es necesario que esta etapa considere lo siguiente:
Diseñar un instrumento de evaluación
Se puede optar entre diversas técnicas de recolección de datos y de evaluación, o escalas de
valoración. Por medio de estos instrumentos se valorará el desempeño del empleado en varios
factores: confiabilidad, conocimiento y cantidad del trabajo, asistencia, exactitud, entre otros;
además los resultados obtenidos sean estos positivos o negativos serán evaluados constantemente
para asegurar los objetivos planteados.
Retroalimentación de información a los empleados
Es primordial que el coordinador de recursos humanos delegue o comunique personalmente los
resultados de las evaluaciones a cada uno de los empleados, para ello efectuará una reunión en la
que deberá comunicar el efecto de las evaluaciones a los empleados.
El propósito de la conversación es lograr el compromiso de cada empleado, quien determinará
objetivos con tiempos de cumplimiento para su logro, determinando tiempo y fechas de
culminación. También se deberá realizar un seguimiento de los mismos para ver si se van
cumpliendo en forma oportuna con lo planificado, tomando en cuenta el cronograma de trabajos y
los resultados que se están alcanzando.
107
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. Conclusiones
Como resultado de la presente investigación se establece las siguientes conclusiones:
La empresa Binaria Sistemas es una empresa dedicada a la actividad comercial, que se
encuentra en el mercado hace 35 años, se maneja con alianzas estratégicas con Microsoft,
Apple y las marcas reconocidas a nivel nacional e internacional, por lo tanto se le facilita
para la prestación de servicios con las grandes empresas como movistar, claro.
La reingeniería de proceso significa dejar a un lado su estructura y procedimientos que en
la actualidad Binaria Sistemas mantiene y que su funcionamiento y desorganización
acarrea significativamente pérdidas de tiempo y recursos.
En la realización de un rediseño en los procesos es necesario hacer un levantamiento muy
detallado de cada proceso actual de la compañía, para luego según las mejores prácticas
determinar la mejor solución, eliminando, combinando y/o agregando tareas para alcanzar
la meta propuesta.
Existe una escasa organización en el departamento de compras por su falta de
comunicación con el resto de departamentos, esto ha provocado que cada sección adquiera
productos innecesarios, otros con carácter de urgente no son entregados a tiempo para la
próxima entrega al cliente.
Hay que aclarar que la fuerza de ventas, esta captación se hace por medio de datos
históricos y de una forma intuitiva, permitiéndole al vendedor escoger a su criterio las
mejores opciones. La autonomía no es del 100% ya que para realizar una venta el vendedor
tiene que contar con la aprobación de la gerencia general. Estas restricciones se ven
reflejadas en el tiempo de entrega del pedido, la variación de los precios que tiene que ser
planificados para la aprobación final.
Binaria Sistemas tiene pocas políticas relacionadas con los recursos humanos, no se dan
incentivos para el mejor desempeño, tampoco hay un correcto clima organizacional.
108
6.2. Recomendaciones
Después del análisis realizado a Binaria Sistemas se plantean las siguientes recomendaciones:
Se recomienda rediseñar el proceso de compras para que exista un estudio de proveedores
actualizado, además implementar las importaciones, tanto de los equipos de computación
como de los materiales para la prestación de servicios en soluciones informáticas.
Es indispensable que los proveedores tengan acceso a la información de la compañía para
poder tener detalle de los productos que necesita en menos tiempo, esto produciría que
Binaria Sistemas reduzca su esfuerzo gracias a la colaboración de sus proveedores, y
clientes que podrán gestionar su compra de acuerdo al sistema de inventarios y niveles de
stock que se maneje.
Se recomienda a la compañía reestructurar el proceso con la finalidad que los procesos
sean claros y no causen demora de entrega al cliente, además el vendedor deberá tener
autonomía en la ejecución de sus ventas.
Se recomienda a la compañía rediseñar el proceso de inventario, con la finalidad estar en
constante comunicación, con el área de compras y ventas y no se provoquen
desabastecimientos, ya que esto provocará que el cliente compre sus productos en otra
empresa, o por el contrario evitará que más equipos se almacenen innecesariamente en la
bodega.
Se recomienda a Binaria Sistemas añadir un verdadero proceso o ciclo de reclutamiento y
selección de personal para evitar complicaciones en el desempeño diario de funciones y la
relación sistemática de la información y documentos entre los departamentos.
109
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