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INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORTECNOLOGICO

PRIVADO DEL ORIENTE

Proyecto:

TRÁMITE DOCUMENTARIO EN LAMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE LEONCIO

PRADO.

Presentado por:

Tingo María-Febrero 2012

INDICE

-1-



PRESENTACION

I. Nombre del Proyecto................................................................................... 3

II.

Diagnóstico y Justificación……………………………………………………... 3III. Justificación.................................................................................................. 9

IV. Responsables del Proyecto......................................................................... 9

V. Objetivos...................................................................................................... 10

VI. Ubicación...................................................................................................... 11

VII. Órgano o institución responsable del proyecto............................................ 12

VIII. Beneficiarios directos e indirectos............................................................... 12

IX. Metas, resultados y efectos esperados del proyecto................................... 13

X. Administración del proyecto......................................................................... 15

XI. Presupuesto................................................................................................. 18

XII. Financiamiento............................................................................................. 19

XIII.

Continuidad y sostenibilidad del proyecto.................................................... 19

PRESENTACIÓN

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La provincia de Leoncio Prado, con su capital la ciudad de Tingo María, contó

en el año 2011 con un nivel económico de S/.11,152,396.45 nuevos soles,

aproximadamente. Liderando y determinando la principal fuente de mayoresingresos de divisas, los productos de agroexportación del grano de cacao y el

café.

En la actualidad (2012), se cuenta con un presupuesto de S/. 77,168,885.38

nuevos soles, con la finalidad de ser destinados a solventar los diversos

gastos que coadyuvan a llevar a cabo el normal desarrollo en el

funcionamiento de los diversos sectores. Cabe señalar, que la economía

doméstica sigue girando, de acuerdo, al entorno de la agricultura. Por otro

lado, la industria agrícola sigue siendo de mayor crecimiento, sustentado

principalmente por los productos como el cacao que ha crecido gracias a sus

diversos programas de impulso económico.

Finalmente, con la incorporación del sistema de información en la

municipalidad provincial de Leoncio Prado, contribuirá a que los trámites

documentarios se vuelvan más rápidos, respecto, al tiempo y costos,

incorporando personal de secretariado con labores eficientes y oportunas.

I. Nombre del proyecto: “Trámite documentario en la municipalidad provincial

de Leoncio Prado”.

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II. Diagnóstico

El desarrollo con total normalidad de las diferentes actividades de los sectores

de un país, el sistema de información juega un papel muy importante y de ello

depende su éxito, ya sea, haciendo uso continuo de la tecnología de la

internet, u otros mecanismos alternos tradicionales existentes, conllevando a

una gran transformación en los quehaceres de los agentes que tienen la

profesión de secretariado. Los tramites documentarios, cumple un rol muy

importante, respecto, a la eficiencia y eficacia de la gestión de una

determinada institución, tales efectos se ven reflejados en el crecimiento de

los diversos pueblos del mundo.

La municipalidad provincial de Leoncio Prado, mediante la mesa partes,

enfrenta constantemente las limitaciones en el uso de la tecnología de

información, ya que, reflejándose en una pequeña encuesta hecho a la

población en general, con la finalidad de saber con bastante exactitud sobre

los trámites documentario que trae consigo en dicha institución.

a).-¿En la municipalidad de Leoncio Prado los trámites documentarios

demanda mucho tiempo para tener respuesta?

Gráfico 01:

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b).- ¿Usted cree que el trámite documentario llevado a cabo en la

municipalidad, debido a la carencia de la tecnología de la internet

toma más tiempo para tener una respuesta?

Gráfico 02:

c).-¿Ahorra tiempo la tecnología de la información y genera mayor

eficiencia?

Gráfico 03:

-5-



d).- ¿Usted cree, que existiera un desinterés en los documentos

que se tramita vía internet?

Gráfico 04:

e).- ¿El trámite documentario manual aún sigue siendo muy

burocrático en la municipalidad de Leoncio Prado?

Gráfico 05:

-6-



f).- ¿Mediante la tecnología del internet se puede controlar mejor los

documentos?

Gráfico 06:

g).- ¿El uso del sistema computarizado haría más rápido y fácil el

trámite?

Gráfico 07:

-7-



h).- ¿Se podría tomar menos tiempo y dinero para poder enviar

los documentos por la tecnología de la información a las diferentes

áreas de la institución?

Gráfico 08:

i).- ¿Los números de documentos generaría una demora en los

resultados debido a la tecnología de la información?

Gráfico 09:

-8-



j).- ¿En todas las áreas de la municipalidad mejoraría la eficiencia en la

atención al usuario si utilizaría el sistema computarizado en el

trámite documentario?

Gráfico 10:

III. Justificación:

La Municipalidad Provincial de Leoncio Prado es una institución estatal que se

encuentra encargado en velar en el bienestar de toda la población en general,

-9-



lo que, conlleva a ser un ente involucrado para llevar a cabo las diferentes

acciones y la autorización de cualquier actividad, con el fin de mejorar el

bienestar económico, social, política y cultural de toda la provincia,convirtiéndose en un agente de suma importancia para llevar a cabo su deber

con total normalidad, eficientemente cada vez que se le requiere.

Con la incorporación de la tecnología del internet, ayudará a simplificar los

diferentes trámites documentarios, pero, teniendo en cuenta el personal de

secretariado, ya que, es un ente que contribuirá a su complementariedad para

llevarse a cabo con total éxito dichos trámites, generando un aporte óptimo, ya

que, se encuentra capacitado con acorde a la realidad y a las exigencias del

mundo.

IV. Responsables del proyecto

Con la iniciativa del éxito de dicho proyecto y los efectos positivos que se

tendrá por el bien de toda la comunidad Tíngasela, se detalla a continuación,

dicha responsabilidad:

Nombre : Pascual Guzmán Alfaro

Responsable : Maylin

Dirección : Av. San Martín 03

Teléfono : 123456

E-mail : maylin.huá[email protected]

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V. Objetivos

V.1. Objetivo general:

– Transformar la mesa de partes de la municipalidad de Leoncio Prado en

una institución eficiente y eficaz en los diferentes trámites documentarios

que se realicen.

V.2. Objetivos específicos:

– Implementar a la municipalidad provincial de Leoncio Prado con

modernas tecnologías de la información con el fin de llevar a cabo

cualquier trámite documentario.

– Desarrollar el interés y el uso óptimo continuo por la internet con fines,

informativo y de sus intereses.

– Proporcionar información veraz y rápida de los documentos que tramitan.

– Realizar control de documentos que se crean procesan y archivan.

– Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos dentro de

cualquier institución pública o privada que lo requiera.

VI. Ubicación

El proyecto se encontrará ubicado en el departamento de Huánuco, provincia

de Leoncio Prado, distrito de Rupa Rupa, ciudad de Tingo María. La ubicación

micro localización es la Av. Alameda Perú Nº 525. Presentándose, a

continuación en un mapa la micro y macro localización:-11-



Figura 01: Macro localización del Proyecto

Figura 02: Micro localización del Proyecto

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VII. Órgano o institución responsable del proyecto

Nombre : Pascual Guzmán Alfaro

Responsable : Maylin Huáman Sanchéz

Secretaria ejecutiva

Dirección : AV. San Martín cuadra 03

Teléfono : 12455

E-mail : maylin.huá[email protected]

VIII. Beneficiarios directos e indirectos

Las principales entidades beneficiarios es la población de toda la provincia deLeoncio Prado la cual se encargará en llevar a cabo cualquier trámite en dicha

institución con la finalidad de desarrollar actividades de comercialización,

construcción, servicios y otros.

Los beneficiarios directos del proyecto son todos los pobladores que practican

cualquier actividad económica, quienes utilizarán la Institución para llevar a

cabo cualquier trámite documentario para las buenas prácticas de diversos

sectores.

IX. Metas, resultados y efectos esperados del proyecto

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CUADRO 01: METAS, RESULTADOS Y EFECTOS ESPERADOS DEL

PROYECTO

METAS RESULTADOS

EFECTOS

ESPERADOS

Proporcionar untrámite documentarioen la brevedad posible

Eficientes condiciones pararealizar actividadeseconómicas en la Provincia deLeoncio Prado.

Que la población se interesepor la práctica por lapequeña y medianaempresas.

Secretarias eficientesy eficaces en losdiversos servicios quese requieren.

Muchas oportunidades detrabajo y de realizaciónempresas por parte lapoblación más necesitada.

Generar empleo permanentea jefes de hogar pobres.

Municipalidad conservicios eficientes enasesoramiento yprestación de personalpara la facilidad delempresario.

Adecuada infraestructura detrámite documentario(existente de un sistemacomputarizado)

Dotar de condicionesadecuadas a la poblaciónpara efectuar la prácticaempresarial, cultural, social yeconómica.

a. Metas.-

– 15 computadoras adquiridas.

– 03 Software adquirido e instalado.

– 01 servidores adquirido e instalado.

– 01 Módem con acceso a Internet (Correo Electrónico e Internet),

instalado.

– 01 Microsoft Office 2007-2008-2010 (Word con diseño de páginas web).

Instalado.

– 01 Editor de imágenes que soporte formato JPG. Instalado.

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– 01. Block de notas (Accesorios de Windows) para trabajar con códigos

HTML. Instalado.

– FTP (File Transmisión Protocolo). Instalado. – 03 Mobiliarios para cómputo adquiridos.

– 03 sillas personales adquiridos.

b. Resultados.

– Se estarán beneficiando toda la población de la ciudad de Tingo María.

– La mayoría de los pobladores estarán manejando información en tiempo

real.

– La municipalidad de Leoncio Prado, tendrá mayor aceptación y

confianza.

– Mayor calidad del servicio en el municipalidad de Leoncio Prado.

– Mayor cobertura del servicio en atención del servicio (trámite

documentario).

c. Efectos esperados.

– Mayor acogida por la inversión privada por el buen servicio que ofrecerá

la municipalidad de Leoncio Prado.

– Alto grado de desempeño laboral de los trabajadores de la municipalidad

con eficiencia y eficacia.

– Buena actitud y aptitud para enfrentar nuevos retos de la municipalidad

de Leoncio Prado.

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– Mayor competitividad y tecnología de las empresas en nuestro medio de

la ciudad de Tingo María.

X. Administración del proyecto

En la “fase de ejecución del proyecto”; el gobernador de la municipalidad se

encargara de la administración del proyecto, quien velara por la buena marcha

del mismo, ante la necesidad de contar con una sólida estructura se ha

formado una estructura organizacional administrativa.

a). Administrador: Se encargará de gestionar y supervisar todas lasactividades que se realizarán dentro del proyecto y la toma de decisiones para

el buen funcionamiento de la misma.

b). Secretaria. Es el personal de apoyo del proyecto, éste se encarga de

realizar las labores documentarios entre otros. La secretaria será contratada

por medio de honorarios profesionales.

c). Logística. Se contará con un jefe para la coordinación respectiva de las

diferentes áreas. A si mismo se encargará del abastecimiento de los

requerimientos para la prestación del servicio.

h). Auxiliar. Facilitadores, quien realizara el apoyo y/o soporte técnico en la

biblioteca virtual, ante ello facilitara la información en tiempo real al usuario ysiempre con la veracidad y eficiencia.

En la “fase de operación y mantenimiento”:

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Área Informática (mesa de partes).- El personal debe tener los siguientes

conocimientos de: Dactilografía Básica y Avanzada, Con Redacción, Corrección

de la Ortografía y la Sintaxsis, Búsquedas y Remplazos de frases y palabras,

Procesamientos de Textos con formatos en el procesador más utilizado en el

mundo (Microsoft Word versión 2007-2010); la municipalidad ofrecerá las

siguientes informaciones, tales como: trámites para licencia de

funcionamiento, solicitudes, el oficio, el informe, la esquela, contratos de

compra y venta, el acta y toda documentación aplicada a la empresa

moderna. Planilla Electrónica, fórmulas matemáticas y financieras en Excel

2007-2010, Base de Datos, ordenaciones de datos y filtros avanzados,

Macros aplicados , funciones lógicas y matemáticas .Manejo de Base de

Datos en Access 2007-2010, Creación y Edición de Tablas, Consultas,

Formularios, Informes y Macros en Access 2007,Presentaciones en

Diapositivas en Power Point 2007-2010 aplicado a la empresa, con

animaciones de las diapositivas aplicadas a reportes e informes

empresariales, Manejo de todas la herramientas de secretariado ejecutivo.

Manejo de Internet y Búsqueda de Información Avanzado en Google y otros

buscadores. Correo Electrónico a través de Outlook 2007-2010. Impresión

Documentaria y Manejo de Fax.

Área Ejecutiva.- La historia del secretariado, Etiqueta secretarial, Ortografía y

Gramática, Caligrafía, Introducción a las Documentaciones Mercantiles, Relaciones

Públicas, Relaciones Humanas, telemárketing, introducción a la publicidad

computarizada, introducción a los conceptos fundamentales de la administración

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empresarial, principios de la contabilidad, teneduría de los libros contables de la

contabilidad: Libro Inventario, Borrador de Operaciones, Libro Diario, Libro Mayor,

Balances de Sumas y Saldos y Balance general con estado de resultados.

XI. Presupuesto

El presupuesto está enmarcado con lo que sigue:

CUADRO 02: INVERSIONES

RUBROUNIDAD DE

MEDIDACANTIDAD

PRECIOUNIT. S/.

PRECIOPARC. S/.

I. INVERSION ACTIVO FIJO Refacciones m2 500 0.5 250.00Computadoras Global 15 2,500 37,500Muebles (mobiliarios y sillas para computo) Global 3 500 1,500Ambientación y otros m2 1 1000 1,000Software adquirido e instalado Global 3 3,500 10,500Servidor adquirido e instalado. Global 1 2800 2,800Módem con acceso a Internet(Correo Electrónico e Internet), instalado. Global 1 2,500 2,500

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Microsoft Office 2007-2008-2010(Word con diseño de páginas web). Instalado. Global 1 1800 1,800Editor de imágenes que soporte formatoJPG. Instalado. Global 1 1,500 1,500Block de notas (Accesorios de Windows)para trabajar con códigos HTML. Instalado. Global 1 800 800FTP (File Transmisión Protocolo). Instalado. Global 1 800 800TOTAL INVERSIÓN ACTIVO FIJO 60,950II. ACTIVO INTANGIBLE Organización y constitución Global 1 1000 1,000TOTAL ACTIVO INTANGIBLE 1,000III. CAPITAL DE TRABAJO Caja y Bancos Global 1 2,000.00 2,000Otras Cuentas por Cobrar Diversas Global 1 150.00 150Publicidad Global 1 100.00 100Energía eléctrica Mensual 12 100 300Mano de obra indirecta Mensual 1 800 800Mano de obra directa Mensual 2 900 1,800TOTAL CAPITAL DE TRABAJO 51,50

INVERSIÓN TOTAL 67,100

XII. Financiamiento

El financiamiento, se encuentra sujeto al gobierno regional de Huánuco con

30% y llevado a cabo por la propia institución del 70%. A continuación, se

detalla dichos montos:

CUADRO 03: FINANCIAMIENTO

RUBRO MONTOGobierno Regional 20,130

Gobierno Regional de Huánuco

30%Gobierno local 46.970Municipalidad provincial de Leoncio Prado

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70%

FINANCIAMIENTO TOTAL 67,100

XIII. Continuidad y sostenibilidad del proyecto

El proyecto ejecutado, tendrá la capacidad de continuidad al menos por un

periodo de 10 años, ya que, con la implementación del servicio de trámite

documentario con la tecnología de internet, se brindará continuamente el

servicio a la comunidad entera.

Con respecto a la sostenibilidad, se hace mención los siguiente puntos tales

como:

Sostenibilidad Técnica: El proyecto está asegurado su continuidad, debido a

que la municipalidad cuenta con personal capacitado, en el manejo de trámite

documentario y de la tecnología de la información.

Sostenibilidad Financiera: Ante la constante demanda de trámite

documentario por el servicio que brinda el municipalidad, hace que genera

mayores ingresos y a la vez garantiza el servicio financieramente para su

operación y mantenimiento.

Sostenibilidad Legal: La municipalidad de Leoncio Prado, cuenta en reglas

sus servicios ante el gobierno regional y nacional.

Sostenibilidad Ambiental: La municipalidad como parte del gobierno

nacional, consiente de los cambios climáticos en el mundo, todos sus servicios

que brinda están estrictamente con cuidados en no dañar el medio ambiente.

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