TIPOS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
2012
TIPOS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
• Cualitativas: Evalúan de forma sencilla y alto nivel de incertidumbre
diferentes indicadores de gestión (encuestas, listas de preguntas, matrices
cualitativas de jerarquización, etc.)
• Semi – cuantitativas: Pondera de forma parcial y nivel medio de
incertidumbre diferentes indicadores de gestión (redes de jerarquización,
ponderación promedio aritmética de factores ponderados, matrices de
jerarquización, etc.)
• Cuantitativas: Cuantifica la evolución de diferentes indicadores de gestión
(Modelo de Análisis Jerárquico de Priorización / Técnicas AHP, análisis
cuantitativo de riesgos, etc.)
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
A. MAINTENANCE EFFECTIVENESS SURVEY (MES)
Basado en metodología de auditoría semicuantitativa elaborado por Marshall
Institute. Consta de 60 preguntas, distribuidas en 5 áreas de mantenimiento,
las respuestas se limitan a tres opciones (1 por debajo del promedio, 2
promedio, 3 por arriba del promedio):
1. Recursos Gerenciales
2. Gerencia de la Información
3. Mantenimiento Preventivo/Predictivo
4. Planificación y Programación
5. Soporte del Mantenimiento
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
B. MAINTENANCE QUALIFICATION SURVEY (MQS)
Basado en metodología de auditoría semicuantitativa elaborada por ABS –
Reliability and Risk Group JBFA Training que permite auditar numéricamente
áreas de mantenimiento que requieren mayor atención, identificar puntos
débiles, apuntar acciones correctivas y ayudar al responsable a establecer
objetivos y necesidades.
Consta de 386 preguntas distribuidas en 12 factores, cada pregunta se limita
a tres posibles opciones 100%, 50% y 0%.
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
1. Vínculos entre Producción y Mantenimiento
2. Percepción del Mantenimiento por la Gerencia
3. Percepción del Mantenimiento por el Departamento de Mantenimiento
4. Disponibilidad
5. Costos de Mantenimiento
6. Preparación del Trabajo
7. Planificación, Programación y Ejecución
8. Manejo de Repuestos
9. ¿Quién está haciendo, qué dentro de la Organización?
10. Personal
11. Recursos
12. Adiestramiento.
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
C. MATRIZ CUALITATIVA DE MANTENIMIENTO (MCM):
Basada en metodología de auditoría cualitativa elaborada por RRG –
Reliability and Risk Group JBFA Training, aplicable a nivel de personal de
gerencia, en base a una tormenta de ideas.
Es una matriz (5 x 7) conformada por los siguientes factores:
‒ Eje Horizontal: Grado de madurez del mantenimiento: incertidumbre,
conciencia, entendimiento, competencia y excelencia.
‒ Eje Vertical: Gestión del mantenimiento: actitud de la alta gerencia,
estatus de la organización, costos de mantenimiento/costos totales,
solución de problemas en mantenimiento, calificación y entrenamiento
del personal, manejo de información y toma de decisiones, posición de la
organización en relación al mantenimiento.
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
D. METODOLOGÍA PARA AUDITAR LA GESTIÓN DE MANTENIMIENTO(LOURIVAL TAVARES, 1998)
El consultor brasileño Lourival A. Tavares indica que para iniciar cualquier
actividad se debe establecer un diagnóstico de la situación actual, que
responda ¿dónde estamos?, ¿cuáles son nuestras fortalezas y debilidades? y
¿cuáles son nuestras oportunidades y amenazas?, para ello es necesaria una
Auditoría de la función, orientada por un especialista y realizada por el
personal de la empresa, a objeto que la metodología quede incorporada
dentro de sus competencias.
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
Para aplicar las técnicas de Auditorías, Tavares (1998) recomienda la
constitución de un Comité Corporativo, formado por representantes de todas
las áreas involucradas con Mantenimiento que tienen autoridad delegada
para presentar propuestas y tomar decisiones que afectan su Gestión.
Anteriormente se conocían y aplicaban cuatro técnicas: Radar, Cuestionarios,
Evaluación de la Base de Datos e Indicadores; actualmente se cuenta con
cuatro técnicas más (Tavares, 2007): Rompimiento de Paradigmas, el Grado
de Madurez, la Posición de la Empresa en la Evolución Tecnológica del
Mantenimiento y el Retorno Sobre la Inversión.
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
1. Método del Radar, se aplica operadores y mantenedores, que por estar en
contacto con el equipo conocen donde es necesario aplicar ajustes, para
mejorar la eficiencia y optimizar la logística
2. El método del Cuestionario, se aplica a la Gerencia a nivel operacional, es
decir, maestros, supervisores y jefes de sector, consiste en preguntas,
formuladas para la alta gestión de la planta y para el nivel operacional.
3. Estructuración de la Base de Datos, fundamental para generar informes de
gestión y evaluar la situación actual de la empresa.
4. Los Indicadores, son un punto débil, es común no encontrarlos o encontrar
poca cantidad, y normalmente no importantes. Es importante que se aplique
pues es necesario para identificar las brechas existentes.
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
5. El Rompimiento de Paradigmas, se identifica las condiciones
operativas del equipo que pueden ser optimizadas. Está sujeto a la
percepción de lo que se ve y de lo que se escucha durante el proceso,
siendo común que algunos paradigmas sean presentados cuando se
aplique el cuestionario.
6. El Grado de Madurez de las Empresas. Desarrollado por la empresa
Tompkins y Associates, utiliza un lenguaje simple y objetivo que
presenta siete (7) pilares, cada uno con cinco (5) niveles. Los siete
pilares son: Actitud de la Gestión Corporativa, Estado Organizacional,
Porcentual Pérdidas de Recursos, Solución de Problemas, Calificación y
Entrenamiento, Sistemas de Informaciones y Posición en la Empresa.
METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO
7. La Posición de la Empresa en la Evolución Tecnológica del
Mantenimiento. Propuesto por HSB Reliability Tecnologies, son seis
escalones de desarrollo de las empresas teniendo en consideración la
nueva condición del Mantenimiento como función estratégica para el
negocio y que, en consecuencia es una generadora de utilidades.
8. Evaluar el Retorno Sobre la Inversión, permite calcular el Retorno Sobre
la Inversión. Los resultados se logran en la medida que las sugerencias
presentadas en el informe de Auditoría sean aplicadas y en la medida
que la empresa aplique las mejores prácticas alcanzando el patrón de
Clase Mundial identificado cuando alcanza el quinto nivel de los grados
de madurez o el sexto escalón de Evolución Tecnológica de
Mantenimiento.
MODELO: ACPOM (AUDITORÍA CUALITATIVA DEL PROCESODE OPTIMIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO)
Características de la técnica de Auditoría ACPOM:• Tipo: cuestionario tipo entrevista• Contenido: 17 preguntas divididas en dos áreas:– Aspectos técnicos del mantenimiento– Aspectos comunicacionales / motivación al personal
• Aplicación: a nivel de personal de gerencia, supervisión, mantenimiento yoperaciones (mínimo de 4 encuestas por nivel)
• Resultados: evaluación cualitativa de cada una de las entrevistas, reporte final por un grupo de expertos los cuales emiten una serie de recomendaciones a seguir para mejorar el desempeño de la gestión del mantenimiento.
Cuestionario propuesto - Aspectos técnicos:
1. ¿Posee información sobre la aplicación de técnicas para mejorar laconfiabilidad operacional?Palabras claves:
- Técnicas aplicadas actualmente- ¿Qué recomienda para mejorar la Confiabilidad?- Necesidad / Barreras para aplicar / Experiencias- Resultados obtenidos- Lista de técnicas: MCC, IBR, ACR, QRA,AMEF, Análisis de criticidad,Costo/beneficio, Integridad mecánica, Análisis de obsolescencia, vidaremanente.
2. ¿Considera que el equipo de trabajo posee disposición al cambio?, ¿Porqué?
Palabras claves:Iniciativas de cambio, ReceptividadPermanencia/ Apoyo gerencialInternalización
3. ¿Considera que el equipo de trabajo se encuentra motivado?, ¿Por qué?
Palabras claves:
Productividad - Efectividad
Colaboración (trabajo en equipo)
Compartir – Disposición
Compensación (discriminado, justo)
Sistema de Evaluación
4. ¿Considera que el personal esta alineado con los objetivos de la
organización?
Palabras claves:
Misión, Visión y Valores
5. ¿Qué es lo que más le gusta de su trabajo?
6. ¿Qué es lo que más le disgusta de su trabajo?
7. ¿Qué cambiaría usted de su trabajo?
8. ¿Qué haría usted en el caso de que se le diera un cheque en blanco, y lo
tuviera que invertir dentro de su organización?
MODELO: LOS CUATRO INDICES DE MANTENIMIENTO
El procedimiento que permite de forma sencilla y gráfica establecer las
relaciones entre un número de índices que consideramos suficientes
para evaluar el Mantenimiento. Para ello se consideran cuatro
funciones básicas y a cada una de ellas se asignan cuatro factores,
obteniendo un total de 16 índices. El hecho de haber escogido cuatro
índices para cada función facilita su representación gráfica, como
veremos seguidamente.
Las cuatro funciones básicas son:
• Planificación
• Carga de trabajo
• Costo
• Productividad.
La planificación:
Indica la eficacia con que el departamento ejecuta sus funciones
administrativas.
La carga de trabajo:
Indica la eficacia con que controla el trabajo pendiente y se ejecuta
el trabajo solicitado.
El costo:
Indica lo que cuesta ejecutar la planificación, controlar los trabajos
y facilitar todos los servicios necesarios a la planta.
La productividad:
Indica lo que obtienen la planta y el departamento de 2
mantenimiento del dinero empleado en el control de las diferentes
fases del trabajo de mantenimiento.
REPRESENTACION GRAFICA
Para representar gráficamente estas cuatro funciones asignamos a cada una de ellas un cuadrado y sobre cada lado del mismo representamos uno de los índices, cuidando que exista cierta dependencia entre los de los lados opuestos. Primeramente dividimos el cuadrado en seis zonas de calificación:
Ahora se procede a establecer las escalas numéricas para cada uno de los factores. Estas escalas son simplemente orientativas. De todas maneras para empresas no tiene mucha importancia el rigor de las mismas.
MODELO: MARSHALL TX
Los diferentes responsables de la empresa han encontrado en la auditoría
de marketing una inestimable herramienta de trabajo que les permite
analizar y evaluar los programas y acciones puestos en marcha, así como su
adecuación al entorno y a la situación del momento.
MOTIVOS DE UTILIZACIÓN ACTUAL DE LAS AUDITORÍAS DE MARKETING
-Entrada de nuevos o crecientes competidores.
-Descenso de las ventas.
-Cambios de los hábitats de consumo.
-Deseo de entrar con éxito en la red.
-Optimización de los gastos de marketing.
-Crecimiento por debajo de la media del sector.
El mantenimiento de un conocimiento profundo y detallado de estos cambios es un
factor fundamental para la detección de oportunidades y de amenazas y, por ende,
para garantizar el éxito de la gestión. Por esta razón es aconsejable que la realización
de la auditoría de marketing sea llevada a cabo por expertos profesionales
independientes a la empresa.
CUALIDADES DESEABLES DEL AUDITOR
Dilatada experiencia en empresas y sectores.
Habilidad para realizar diagnósticos.
Objetividad e independencia en su trabajo.
Fuertes dosis de observación e imagen.
Habilidad para evaluar dónde se dan los problemas.
Gran capacidad de análisis y síntesis.
Buen comunicador y receptor de ideas.
Flexibilidad personal y profesional.
Habilidad para la evaluación de resultados.
Decisión y carácter.
Distinguimos seis etapas fundamentales en la realización de una auditoría:
Obtención del briefing inicial.
Investigación y análisis de los diferentes segmentos de actuación.
Obtención de datos en cada uno de estos segmentos.
Reuniones de trabajo con los equipos implicados.
Tratamiento de la información y contraste de opiniones.
Conclusiones e informe final.
Como podemos ver claramente, la obtención de información es un elemento
indispensable, ya que sin ella no podemos tomar ninguna decisión válida, de
ahí la importancia de los sistemas de información de marketing.
El marketing audit es un instrumento idóneo para medir la capacidad de la
empresa y el grado de adaptación a su entorno.
AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO TIPO CUANTITATIVA (AHP)
AHP ‐ ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS
La técnica de Análisis de Procesos por jerarquía, tiene como objetivo
cuantificar las prioridades relativas para un conjunto dado de
alternativas en una relación de escala. Una característica útil es su
aplicabilidad en la medición de criterios intangibles.
Particularmente para el mantenimiento, ayuda a optimizar el
proceso de toma de decisiones asociado con la distribución efectiva
de los recursos.
Esta metodología se utiliza para resolver problemas en los cuales
existe la necesidad de priorizar distintas opciones y posteriormente
decidir cuál es la opción más conveniente.
METODOLOGÍA AHP - ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS -
APLICACIÓN
Definir criterios de decisión en forma de objetivos jerárquicos:
‐ Nivel superior: objetivo principal
‐ Nivel intermedio: criterios y sub‐criterios
‐ Nivel inferior: alternativas
Evaluar (pesar) los niveles en función de su importancia.
‐ Criterios cualitativos, usar comparaciones. Los juicios verbales son
trasladados a una escala de evaluación (matriz de juicios).
‐ Criterios cuantitativos, diseñar método de priorización. Cuantificar
el peso de cada criterio a analizar.
METODOLOGÍA AHP ‐ ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS –
APLICACIÓN
METODOLOGÍA AHP ‐ ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS –
COMENTARIOS
El modelo AHP se diseñó sobre la base del proceso de evaluación
del Riesgo.
Se busca jerarquizar por su importancia los equipos sobre los
cuales se van a dirigir los recursos. Lista de equipos críticos.
Los resultados obtenidos con la técnica AHP están influenciados
por el impacto que tienen sobre los sistemas evaluados.
METODOLOGÍA AHP ‐ ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS –
COMENTARIOS
Promover el proceso de jerarquización de todos los sistemas de
producción.
Este modelo propone un esquema lógico y flexible, que combina
diferentes criterios de evaluación, con el fin de cuantificar de forma
objetiva los niveles de importancia de los sistemas.
AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO HATCH
Modelo de auditoría Hatch consiste en realizar un estudio de evaluación
de condición de la planta y plan de mejora.
Enfocado al mantenimiento, esta evaluación tiene la intención de
comparar las prácticas de mantenimiento, no necesariamente con
“Mejores Practicas Globales” pero si con “Mejores Practicas de la
Industria”, e identificar áreas donde exista potencial de mejora.
Objetivo, evaluar la performance de mantenimiento en una planta
industrial.
Son un total de 22 elementos los evaluados, ponderados y luego
comparados con un “Benchmarking” para industrias similares.
AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO HATCH
Metodología de «22 Elementos para evaluación de capacidades»
La figura muestra los 22 elementos que son analizados durante una
auditoria. Los números interiores que se muestran representan el número
de actividades identificadas asociadas con un elemento en particular
PARA MANTENIMIENTO (10):
Entendimiento del Proceso y
condición del Equipo
Origen del Trabajo
Planificación
Programación
Asignación y Ejecución del Trabajo
Cierre y Registro del Trabajo
Administración de Contratistas
Medición del Rendimiento
Determinación de Causas Raíces
Pérdidas Operacional
Administración del Sistema
AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO HATCH
Resultados.‐ Representación gráfica de los 10 elementos evaluados.
Comparación “benchmark” con el grupo “foco”
AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO HATCH
Identificación de Oportunidades (08 elementos):
AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO HATCH
Comparación con empresas Similares Sector Minería:
AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO HATCH
Potencial de Mejora .‐ Recomendaciones
Priorización de los Elementos que muestran alto potencial de mejora.
Potencial que existe en cada elemento.
AUDITORÍA EN MANTENIMIENTOAUTOEVALUACIÓN BHP BILLITON
BHP Billiton en su programa de excelencia operativa enfocada en una
eficiente administración de activos, desarrolla un set de preguntas.
Consta de 23 elementos auditables, con sus respectivos subelementos
y cada uno de ellos con preguntas formuladas para la evaluación de la
administración de activos.
AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO ‐ BHP BILLITON
Elemento 1. Seguridad
Elemento 2. Medio Ambiente
Elemento 3. Alineamiento con el negocio y visión de empresa
Elemento 4. Desarrollo del trabajador
Elemento 5. Organización
Elemento 6. Conocimiento del proceso y condición del equipo
Elemento 7. Organización del trabajo
Elemento 8. Planeamiento
Elemento 9. Programación
Elemento 10. Asignación de tareas y ejecución
Elemento 11. Cierre de tareas y registro
Elemento 12. Gestión de paradas
AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO ‐ BHP BILLITON
Elemento 13. Gestión de contratistas
Elemento 14. Gestión de materiales
Elemento 15. Presupuestos y control de costos
Elemento 16. Medición del desempeño
Elemento 17. Presupuestos y control de costos
Elemento 18. Mejora desempeño en aseguramiento de disponibilidad
Elemento 19. Determinación de causa raíz de pérdidas operacionales
Elemento 20. Gestión del sistema de información de mantenimiento
Elemento 21. Facilidad, equipos y herramientas
Elemento 22. Planos y documentación
Elemento 23. Adquisición de planta y modificaciones
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