TEORÍA GENERAL DE LA
ADMINISTRACIÓN
FUNDAMENTOS Y ASPECTOS CONCEPTUALES
Definición de empresa
Es la entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de producción y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios, con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad.(RAE)
Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad (Münch Galindo)
Definición de Administración
Entornos
Son todos los factores externos a la empresa que tengan una influencia significativa en la estrategia empresarial y que la misma no puede modificar.
Planeación
Definición de planeación.
"Es la determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia donde se dirige la empresa, y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir las estrategias para lograr el propósito de la organización con una mayor probabilidad de éxito"
La planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos de acción futuros.
Tipos de planes
5 años
1 a 5 años
1 años
Tipos de planes
Administración por objetivos
Planeación estratégica
Misión ObjetivosSon los fines importantes a
los que se dirigen las actividades
organizacionales e individuales.
Misión y objetivos
Análisis externo.
Un análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimientos y tendencias que suceden en el entorno de una empresa, que están más allá de su control y que podrían beneficiar o perjudicarla significativamente.
La razón de hacer un análisis externo es la de detectar oportunidades y amenazas, de manera que se puedan formular estrategias para aprovechar las oportunidades, y estrategias para eludir las amenazas o en todo caso, reducir sus consecuencias.
2.4.3 FODA.
Es el instrumento de análisis principal para una Planeación Estratégica que nos permite contemplar los diferentes factores del momento que intervienen en la planeación para el logro de un objetivo, permitiendo a la vez el desarrollo de estrategias a seguir para cada factor contemplado en el proyecto.
FortalezasDebilidadesAmenazasOportunidades
La cantidad de esfuerzo humano implicado en la aplicación e implementación es una función de la capacidad del administrador para influir en otros subordinados, compañeros y jefes.
Implementación.
Seguimiento.
El seguimiento consiste en el análisis y recopilación sistemáticos de información a medida que avanza un proyecto. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad de un proyecto y organización.
Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas fases del trabajo de planificación.
Ayuda a que se siga una línea de trabajo, y además, permite a la administración conocer cuando algo no está funcionando. Si se lleva a cabo adecuadamente, es una herramienta de incalculable valor para una buena administración y proporciona la base para la evaluación.
Te permite determinar si los recursos disponibles son suficientes y están bien administrados, si tu capacidad de trabajo es suficiente y adecuada, y si estás haciendo lo que habías planificado.
2.5 Técnicas de planeación.
Consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto.
2.6 Planeación operacional.
Organización
Organización
Definición y tipos de organizaciones.
División del trabajo.
Jerarquización.
3.3.2 Departamentalización.
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
Coordinación.
La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a afectos de perseguir las metas de la organización con eficacia.
Los manuales administrativos.
De organización.
Información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales.
De procedimientos.
Instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre si para realizar una función, actividad o tarea específica en una organización. Permite entender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos ya que permite la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.
Incluye tiempos de ejecución, uso de recursos materiales y tecnológicos, aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.
De políticas.
Generales.
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:
Específicos.
De descripción de puestos.
Contiene las responsabilidades y obligaciones asignadas a los puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
La cultura organizacional.
La cultura organizacional es el es
el conjunto de suposiciones,
creencias, valores, hábitos y
normas que comparten y aceptan
sus miembros para hacer de ésta
su forma de comportamiento
dentro de la organización. Una
cultura debe propiciar que los
miembros de la organización
vivan sus valores y proveer de un
clima favorable ya que la cultura
influye en todo lo que sucede en
el seno de la organización.
Dirección
Dirección.
Importancia.
Es la parte esencial de la administración a la cual se debe subordinar y ordenar todos los demás elementos.
Pone en marcha todo lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empelados y consecuentemente en la productividad.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
Motivación.
Es la voluntad para realizar grandes esfuerzos para alcanzar las metas de la organización, con la condición de que el esfuerzo pueda satisfacer alguna necesidad individual.
Una combinación de procesos intelectuales, fisiológicos y psicológicos que decide, en una situación dada, con qué vigor se actúa y en qué dirección se encauza la energía.
Teorías de motivación.
El Liderazgo inevitablemente
requiere del USO DEL PODER para
influir en los pensamientos y en
las acciones de otras personas.
Liderazgo.
Tipos de poder.Poder legitimo: lo da el puesto.
Poder tradicional: basado en las tradiciones y en la costumbre.
Poder experto: se refiere a la influencia ejercida como resultado de la experiencia una habilidad especial o un conocimiento.
Poder carismático: basados en las cualidades personales del líder.
Estilos de liderazgo.
Principios de gerencia.
Las habilidades gerenciales son un conjunto de competencias y conocimientos que una persona posee para realizar las actividades de administración y liderazgo en el rol de Gerente de una organización.
Entre estas habilidades se encuentran: Manejo de Recursos humanos Liderazgo Trabajo en equipo Capacidad de negociación Gestión de proyectosToma de decisiones
Toma de decisiones.
Consiste en la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional y los planes hechos.
Los pasos para una buena de toma de decisiones son:
Definición del problema Elaboración de alternativas de
solución Análisis y evaluación de las
alternativas Elección de la mejor alternativa y
jerarquización de las demás Ejecución de la alternativa
seleccionada.
Tipos de decisiones.
Irreversible: una vez tomada la decisión, no puede anularse.
Reversible: puede modificarse por completo.
Experimental: no es definitiva hasta que aparezcan los primeros resultados.
En etapas: son aquellas que suceden, tras la decisión inicial.
Retrasada: se pone en espera hasta el momento adecuado.
Mayoría: suele decidirse a través de una votación.
Comunicación.
Elementos de la comunicación.
Proceso de comunicación.
Barreras de la comunicación.
Las Barreras de la Comunicación son aquellos elementos que afectan negativamente a su eficacia. Existen diversos elementos que debemos tener en cuenta para evitar estos aspectos negativos:
Lugar y Momento Perturbaciones o Interferencias en la Comunicación Falta de Empatía Ausencia de Retroalimentación Prejuicios y Estereotipos Efecto Halo No Escuchar Supuestos Confusos Falta de Planeación Distorsión Semántica
Control
El control.
Este proceso incluye, obviamente, asegurarse de que todos los recursos estén siendo utilizados de la manera más efectiva posible siempre en función del logro de los objetivos que la organización ha propuesto.
Importancia.
Establece medidas para corregir las actividades. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. Determina y analiza las causas que pueden originar desviaciones. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento
en que se establecen medidas correctivas. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Áreas estratégicas de control.
El desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren el éxito.
Control Gerencial Control Operativo
También denominado control por departamentos o control táctico. Está orientado al mediano plazo y aborda cada unidad de la empresa, como un departamento o cada conjunto de recursos, de manera aislada.
Su contenido es especifico y está orientado a cada tarea u operación en el nivel más bajo de la organización empresarial y se dirige al corto plazo ya la acción correctiva inmediata.
Control gerencial y operativo.
El proceso de control.
El control es un proceso cíclico, compuesto por cuatro fases:
Establecimiento de normas.
Medición del desempeño.
La medición del desempeño con los estándares debería hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.
Ejecución de las acciones correctivas.
Las medidas y los informes de control indican cuando las actividades que se realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva.
La acción necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control.
Tipos de control.
Técnicas de control.
Una técnica de control es un procedimiento que representa información de la organización de una manera tal que permita desarrollar e implementar una estrategia adecuada señalando los puntos fuertes y débiles de la unidad o unidades en las cuales se basa.
Presupuestales.
La presupuestación es la elaboración de planes en términos numéricos para determinado periodo futuro.
Al establecer planes en términos de números y al clasificarlos en partes que se asemejan a las de una organización, los presupuestos correlacionan la planeación y permiten delegar autoridad sin perder control.
No presupuestales.
Modernas.
Entre éstas técnicas podemos encontrar la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT por sus siglas en inglés), Gráfico de Gantt o Cronograma de Actividades, Costeo Directo y la Investigación de Operaciones, entre otras.
Punto de equilibrio.
Este análisis permite a los
administradores contar con datos
precisos, relacionados al total de costos fijos y variables
más convenientes para la
organización, para maximizar las
utilidades a través de las ventas planificadas.
Coordinación
Coordinación.
La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia.
Importancia.
La importancia que tienen la coordinación y la forma operativa en que la empresa se puede desenvolver sin necesidad de fricciones ante un mismo objetivo social, se pueden ilustrar por medio de la labor que realiza un equipo bien integrado.
Constituye así la coordinación una prueba del equilibrio de la empresa o institución.
Comportamiento y manejo de grupos.
Manejo de conflictos.
Los conflictos en la empresa, normalmente se toman como un elemento negativo por las consecuencias desfavorables que pueden generar al interior de la misma, tales como, perdida de recursos, ineficiencia, baja productividad, malos entendidos, hostilidad, etc.
El manejo positivo del conflicto dependerá del establecimiento de formas coherentes de solución a partir de la comprensión sistemática del conflicto y de su relación con la complejidad.
Manejo del riesgo.
Manejo de riesgo es un esfuerzo coordinado para proteger los bienes financieros, físicos y humanos de la organización. El primer paso es una identificación de riesgos sistemática a los cuales puede estar expuesta la organización. Luego se implementan las medidas de control de pérdidas para reducir o eliminar riesgos.
Flujo de información.
Los flujos de información son necesarios para que la empresa desempeñe su actividad, es decir, para que sus miembros puedan conocer los datos que les permitan tomar sus decisiones y puedan comunicarse entre sí para desarrollar sus funciones y permitir el logro de los objetivos fijados.