Conjunto de documentos clasificados y ordenados
Espacio físico en el que se guardan u conservan los archivos
También hace referencia al personal administrativo encargado de la recepción , clasificación, archivado y búsqueda de los documentos.
¿Que es un archivo?
FINALIDAD
El archivo es consecuencia directa de la actividad que realice la empresa.
Cualquier empresa en el transcurro de su actividad ordinaria emite y recibe documentos de diferentes tipos:
Correspondencia
Informes
Facturas
Contratos etc.
Por tanto la finalidad del archivo es clasificar y guardar los documentos que la empresa necesita conservar para su funcionamiento normal
CICLO VITAL
ARCHIVO DE GESTION
Todos los documentos relacionados con actividades que se encuentran en curso en busca de solución y que se dilatan en el tiempo
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa donde se agrupan todos los documentos transferidos de las diferentes gestiones una vez finalizado su tramite y que aun siguen vigentes y objeto de consulta.
ARCHIVO HISTORICO
Es aquel transferido del archivo central son los archivos de conservación permanente
ARCHIVO ACTIVO ARCHIVO INACTIVO
CLASIFICACION DEL ARCHIVOPara ello debe tenerse en cuenta la clasificación, la ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral delos procesos de archivo.
Un buen criterio de ordenación debe facilitar el acceso a un determinado documento.
PLAN DE CLASIFICACION
El plan adoptado debe ser de fácil comprensión para todos los usuarios
El archivo debe organizarse en función de las necesidades dela empresa
Es necesario tener conocimiento previo de las diversas técnicas de clasificación para que la estructura y la organización del archivo respondan a criterios de eficiencia y operatividad.
Hay que economizar espacio en la organización del archivo.
Evitar el crecimiento del archivo, no archivando duplicados innecesarios.
Que el mantenimiento del archivo no sea demasiado costoso.
CRITERIOS DE CLASIFICACION
CLASIFICACION ALFABETICA:
1. Nominativa
2. Geográfica
3. Ideológica o por materias
4. profesional
CLASIFICACION NUMERICA:
1. Cronológica
2. Numérico consecutivo
3. Terminal
4. Decimal
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