Las Las 5S’s5S’s
Dr. Primitivo Reyes Aguilar
Propósito del Curso
Que los participantes tengan las herramientas necesarias, para estar en condición de participar activamente en la implementación de las 5’S en la empresa.
Actividad para el Actividad para el participanteparticipante
Expectativas Expectativas del Cursodel Curso
¿Por qué debemos implementar las
5S’S? La competencia cada vez es mayor
Cambian las necesidades de los clientes
Cambian las tecnologías
Pero, ¿Qué significa 5S’s?Es una metodología enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las áreas de la empresa (oficinas, almacén, etc.)
Creando una disciplina que a la larga se se convierta en cultura y en práctica convierta en cultura y en práctica comúncomún.
SeiriSeiri SeleccionarSeitonSeitonOrganizarSeisoSeiso LimpiarSeiketsuSeiketsuEstandarizarShitsukeShitsuke Disciplina
¿Qué significa 5S’s?
Objetivos de las 5S’sPoder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos físicos o información en computadora.
Incrementar la Productividad;
Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;
Beneficios al implementar las 5S’s
Cero:1. Retrasos2. Insatisfacción de Clientes3. Pérdidas ($$$)
Beneficios personales
1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente.
2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:
Aportar ideas para organizar nuestras áreas de trabajo
Hacer más gratas las horas de trabajo
Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo
Nos ayuda a desempeñar nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).
Beneficios personales
Visión General de las 5S’s
DISCIPLINA
ORDEN
LIMPIEZAESTANDA-RIZACION
ORGANIZACIÓN1. 2
.
3.
4.
5.
Resistencia al Cambio
Normalmente escuchamos:
¿Para qué limpiar si se ensucia de nuevo?
Ya tenemos organización y orden
Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas.
¿Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado?
Quiero ver que el jefe haga primero las 5S’s en sus cajones.
Actividad para el Actividad para el participanteparticipanteParadigmas Paradigmas
identificados en su identificados en su área o área o
departamento de departamento de trabajotrabajo
¿Qué hacer para romper esos paradigmas?
No ignorarlasNo ignorarlas:
1. Hablar con nuestros colaboradores, para:Conocer el origen de su resistencia
Conocer sus preocupaciones y temores
Escuchar sus propuestas
2. Predicar con el ejemplo
Seiri, la primera ‘S: Seleccionar
Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es:
1. SELECCIONAR
Transferirlo Regalarlo Venderlo Repararlo
Esta de mas Obsoleto Dañado
Es útil para alguien mas Se necesitaDescartar
Seiri, la primera ‘S: Seleccionar
Área de Oportunidad Área de uso común (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas
Área de Oportunidad Cerca o detrás de lockers y
muebles
Esquinas y pasadizos
Detrás de los pilares y bajo las escaleras
En los Pisos y pasillos
Pizarrones de avisos ya muy obsoletos
Afuera, pegado a las cercas o bardas
Fecha: Folio:
Area:
Oportunidad:
Actividad a realizar: Propuesta:
Equipo:
Observaciones:
TARJETA DE OPORTUNIDAD
Área de Oportunidad
No. Fecha Area Oportunidad Actividad a Realizar Equipo
Control de Tarjetas de Oportunidad
Área de Oportunidad
Seiri:Seleccionar
Deshacerse de todo lo innecesario del área de trabajo, en caso de duda:
Asignar un área especial para colocación de estos materiales y equipos
Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta área haciendo una relación
Razón para etiqueta roja:
Localización:Fecha:Nombre:
No. Fecha Descripción Categoría Razón Fecha decisión Destino Final Responsable Ubicación
Control de Tarjetas Rojas
Seiri:Seleccionar
Periódicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el área de tarjetas rojas y tomar decisiones
• Deshacerse de ellas• Guardar a distancia
• Sin uso en años• Uso entre 6-12 meses
Baja
• Guardarlas en un lugar central en el área de trabajo
• Uso entre 2-6 meses• Uso > 1 vez al mes
Media
• Guardar cerca del área de trabajo o llevarlas consigo
• Uso >1 vez por semana• Cosas usadas diario
Alta
Guardar en:Frecuencia de uso de las cosas:
Necesidad• Deshacerse de ellas• Guardar a distancia
• Sin uso en años• Uso entre 6-12 meses
Baja
• Guardarlas en un lugar central en el área de trabajo
• Uso entre 2-6 meses• Uso > 1 vez al mes
Media
• Guardar cerca del área de trabajo o llevarlas consigo
• Uso >1 vez por semana• Cosas usadas diario
Alta
Guardar en:Frecuencia de uso de las cosas:
Necesidad
Seiri:Seleccionar
Principio
Seiri:Seleccionar
Solo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite
Actividad para el Actividad para el participanteparticipante
Identificar lo necesario Identificar lo necesario de lo innecesario de de lo innecesario de su área de trabajo/ su área de trabajo/ frecuencia de usofrecuencia de uso
Seiton, la segunda ‘S:
OrdenOrdenar los artículos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificación, localización, disposición y regreso al mismo lugar después de ser usados
Seiton: Orden
Objetivos: Ahorrar espacio Ahorrar tiempo de búsqueda Facilitar la administración visualEjemplos de Orden:
Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios). Etiquetar espacios de almacenaje. Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalápices, etc.) y muebles
• El primer paso para organizar, es dividir nuestra área de trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera
1 2 3 4 5
A
B
C
D
E
Mapa
Seiton: Orden
Pasillo
Antes Después
Seiton: Orden
Marcar pasillos y áreas donde deben ir las cosas
“cualquier persona” puede inmediatamente: Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo
Pregunta Respuestas
¿ Que?Definir los artículos necesarios (Seleccionar)Identificar los artículos
¿ Donde?Definir la localización
Identificar el lugar
¿ Cuantos? Definir la cantidad
Identificar la cantidad necesaria
Seiton: Orden
1 2
1
2
2 G 9 7 4 0 0 7 4 D
2G 97 4 0074 D
1G 56 9 6264 D
1 G 5 6 9 6 2 6 4 D
3
3 G 2 3 5
3G 23 5
996 4D
9 9 6 4 D
A
1 2
B
Divide los gabinetes en columnas y renglones
Identificación de Gabinetes
Utiliza letras para identificar gabinetes
Utiliza números para identificar columnas y renglones
Seiton: Orden
Dibujo de contornos
Seiton: Orden
Código de Colores
Seiton: Orden
Actividad para elActividad para elparticipanteparticipante
¿Cómo ordenaría el ¿Cómo ordenaría el escritorio que a escritorio que a continuación se continuación se
presenta?presenta?
Seiton: Orden
• Designar un lugar especial para colocarlas
• Indicar cuanto tiempo van a estar puestas
• La cinta debe debe despegarse sin dañar la pared
• Los posters, avisos y señales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaños estándar)
• Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar
Seiton: Orden de avisos y
letreros
• Documentar el método de organización• • Dar entrenamiento a la gente para que siga
los procedimientos
Seiton: Orden
Seiton: Orden
Principio
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
Actividad para el Actividad para el participanteparticipante
De lo que identificó De lo que identificó como necesario, como necesario,
explicar ¿Cómo lo explicar ¿Cómo lo ordenaría, según lo ordenaría, según lo visto en la sesión?visto en la sesión?
Seiso, tercera ´S:Limpieza
Mantener el área de trabajo impecable
y libre de toda suciedad
Seiso:Limpieza
Beneficios
Aumenta la moral del personal y su eficiencia
La imagen del lugar da otra proyección
Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen
Se minimiza la probabilidad de revolver archivos
Seiso:Limpieza
Implementación en cinco pasos:
1. Determinar las metas de limpieza
2. Determinar las responsabilidades de la limpieza(mapeo de áreas y definición de responsables)
3. Determinar los métodos de limpieza(programa que muestra al detalle las veces al día en que se limpia,
el responsable, y la forma)
4. Preparar las herramientas de limpieza
5. Implantar la limpieza.
• Hay que dibujar un mapa para dividir el área de trabajo en zonas más fáciles de manejar
Seiso:Limpieza
Etapas de la Limpieza:
Macro: limpieza general
Individual: limpieza de áreas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes específicas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.)
Micro: limpieza de partes pequeñas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.
Seiso:Limpieza
Seiso:Limpieza
Promoción de un área de trabajo limpia1. Dividir por zonas y asignar responsabilidades
rotativas por grupos y personas (identificar problemas).
2. Limpieza por equipo y área (pisos, herramientas, etc.).
3. Aplicar Kaizen para limpiar zonas difíciles, métodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza).
4. Seguir las reglas e intensificar las acciones.
Seiso:Limpieza
Programa de LimpiezaÁrea Artículos Responsa
bleFrecuencia
Atención a
clientes
Pisos J. Ramírez DiariaVentanas M. Suárez SemanalLámparas H. Sánchez SemanalAdornos J.
HernándezDiaria
Asignar responsables de las actividades de limpieza,definir con que frecuencia y cuando se deben realizar
Seiso:Limpieza
• Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar
• Enliste los artículos y equipos de limpieza a utilizar• Documente las actividades de limpieza en un
procedimiento
Seiso:Limpieza
Plegaria de las 5S’s
• No tendré cosas sucias
• No tiraré cosas alrededor
• Limpiaré las cosas en forma adecuada
• Rescribiré cosas que se han borrado
• Pondré cinta en avisos vigentes que se han caído
Recomendaciones en la limpieza
• Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su área y equipos
• La limpieza e inspección es el primer paso del mantenimiento autónomo
• Utilizar listas de verificación de inspección y limpieza (con ayudas visuales)
Seiso:Limpieza
Seiso:Limpieza
Programa de Limpieza Área Artículos Responsable Turno Frecuencia
Pisos J. Ramírez 1er Diaria Prensa M. Suárez 2º Semanal Lámparas H. Sánchez 3º Semanal
Prensa # 1
Transportador J. Hernández 2o Diaria
Manual de Procedimientos
Comedor
Oficinas
Embarques
Almacen deProductoTerminado
Area de Ensamble
Almacen de Materia PrimaTaller de Troqueles
Almacen deToqueles
Pre
nsa
1
Pre
nsa
3
Pre
nsa
4
Pre
nsa
2
Pre
nsa
5
Pre
nsa
6
Almacen deProducto
en Proceso• Comunicar
• Entrenamiento
Crear disciplina
Seiso:Limpieza
Principio
El lugar más limpio, no es el que más se asea, si no el que menos
se ensucia
Actividad para el Actividad para el participanteparticipante
Elabore su programa de Elabore su programa de actividades de limpieza, actividades de limpieza, incluya nombres de los incluya nombres de los
responsables y tiempo enresponsables y tiempo en realizar cada actividadrealizar cada actividad
Seiketsu, tercera ‘S:Estandarización
Mantener las tres primeras S’s:
SelecciónOrden Limpieza
Seiketsu:Estandarización
Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la selección, organización y limpieza son mantenidas en las áreas de trabajo
Seiketsu:Estandarización
• Integrar las actividades en el trabajo de manera regular
Estableciendo procedimientos
Implementando auditorias de revisión
Elemento
# Criterio 1 2 3 4 5
Organizar
1 Existen letreros para identificar las diferentes áreas y sub-áreas
x
2 Se encuentra delimitado el área de trabajo, maquinaria y equipo.
x
3Todos los estantes y artículos almacenados están claramente identificados
x
4Existen identificaciones visibles para realizar correctamente las operaciones del área
x
Seiketsu:Estandarización
Seiketsu:Estandarización
(Controles visuales)• Algunas madres ponen las siluetas de los
zapatos para que sea fácil guardarlos por los niños
• Herramientas y métodos para control visual • Ayudas visuales que ayuden a la gente a no
cometer errores• Avisos de peligro• Indicaciones de donde deben ponerse las cosas• Designaciones del equipo• Recordatorios de precaución en la operación• Ayudas visuales de mantenimiento preventivo• Instructivos
Seiketsu:Estandarización
(Controles visuales)• Hacer que sea fácil verlas a distancia
• Desplegar los mensajes o dibujos adecuados
• Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que está bien y que está mal
• Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fácil y convenientemente
• Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fácilmente
• Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el área de trabajo sea más brillante y ordenada
Seiketsu:Estandarización
(Controles visuales)• Pintar las paredes y pisos periódicamente.
• Todas las áreas deben estar identificadas con letreros de nombre y función.
• Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quién es responsable de qué en las 5 S’s.
• Utilizar marcas de posición para indicar la posición correcta de las cosas.
• Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia
Seiketsu:Estandarización
(Controles visuales)• Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se
encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia
• Utilizar un pizarrón para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar
• Establecer recomendaciones para mantener no sólo la limpieza sino también la higiene en la empresa
• Indicar el estado de avance en 5 S’s en cada área en función de los resultados de las auditorías
Seiketsu:Estandarización
Beneficios
No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administración Visual
Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar
Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan
Seiketsu:Estandarización
Se controlan las fuentes de suciedad y basura
Se eliminan los hábitos de acumular cosas innecesarias en oficinas
NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3S´s.
Seiketsu:Estandarización
Recomendación
. Es altamente recomendable que en la elaboración de los estándares participen quienes deben de realizar las actividadesde las primeras 3S’s
Seiketsu:Estandarización
Principio
Di lo que haces, haz lo que dices, y demuéstralo
Actividad para el Actividad para el participanteparticipante
Elabore su esquema Elabore su esquema de evaluación de evaluación
incluyendo incluyendo únicamente las tres únicamente las tres
primeras S’sprimeras S’s
Shitsuke, quinta S:Disciplina
• Hábito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua
Saber Querer
Poder
Saber Querer
Poder
Shitsuke, quinta S:Disciplina
(Importancia)1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hábito
2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente
3. Todos el personal ha hecho suyo el método y lo aplican
4. El área de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estándares
5. Se busca la mejora continua.
Shitsuke, quinta S:Disciplina(Formación de hábito)
• Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados
• Hacer que todos participen y que hagan algo y después trabajar en la implantación (5S’s 3’, 5’ o 10’)
• Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace
• Asegurar que no falle la comunicación, clarificar las ideas y reconfirmar
Shitsuke, quinta S:Disciplina
• Existe en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia.
• Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organización y las pérdidas.
Las 5 S’s : En la oficina
La oficina es una Fabrica de papel
¿Cómo tener una oficina más eficiente?
• Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelería estandarizada
• Hacer un programa de trabajo para cada empleado
• Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrón en programa para que la gente sepa el estatus
• Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas
La campaña de uno solo es mejor
• Una sola localización para expedientes
• Proceso de documentos en el mismo día
• Juntas de una hora
• Memos e E-Mail de una página
• Llamadas telefónicas de un minuto
• Guardar sólo una copia del original
Archivos eficientes• Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos
– Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro
– Organizar los archivos por:
• Sección, cliente, proveedor, • tema, tipo de documento, por asunto, • por proyecto, departamento, etc.
– de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad
• Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos
– Sólo guardar la información que realmente es necesaria, evitar gastar espacio
– Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta)
– Cada documento debe indicar la fecha de recepción y fecha de proceso
– Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado
Archivos eficientes
Actividad para el Actividad para el participanteparticipante
Realice los procedimientos y Realice los procedimientos y programas de trabajo programas de trabajo
necesarios para mantener la necesarios para mantener la Disciplina de las 5S’sDisciplina de las 5S’s
5S’s5S’sCampaña de Campaña de PromociónPromoción
Campaña 5S’s• Es importante que el Director general tome el liderazgo y
que todos tomen parte en las 5 S’s
• Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie más lo tomará, de ellos depende el éxito o fracaso de la campaña
• No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 S’s como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas
• Lo importante es empezar en 5S’s y mantener el esfuerzo
• Entrenamiento
• Difusión Slogans Campañas Posters Folletos 1er Gran concurso de 5’s
Campaña 5S’s
• Planeación y operación– Organización promocional– Educación– Juntas promocionales
• Actividades paralelas– Posters de invitación a participar– Temas del mes
• Despliegue de las actividades de las 5 S’s en áreas de trabajo específicas– Docuementación– Implantación
Campaña 5S’s
Campaña 5S’s• Proyectos Kaizen
– Organizarlos conforme sea apropiado
• Entrenamiento técnico– Tecnología Kaizen– Entrenamiento inicial– Seguimiento al entrenamiento
• Lanzamiento de equipos Kaizen y certificación
• Trabajo en equipo
• Reconocimiento
•Trabajo en equipo
•Reconocimiento
Campaña 5S’s
Registros de 5S’s• Fotografias (antes, durante y después)
• Poner etiquetas fosforescentes con la “P” en área con problema requiriendo atención
• Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.)
• Museo de las cosas antiguas (máquinas y herramientas)
• Registrar los resultados de los proyectos Kaizen
Diagnóstico y evaluación de 5S’s
• Competencias
• Patrullas y evaluación cruzada
• Uso de auditores y listas de verificación
• Avisos– Todos los avisos limpios y claros– Sin avisos pasados de fecha– Todos los avisos están alineados en su parte
superior y a los lados
• Administración de las 5 S’s– Las responsabilidades para las 5 S’s están
claramente delineadas a todos los niveles– Cada operador conoce sus responsabilidades en las
5 S’s
Diagnóstico y evaluación de 5S’s
Diagnóstico y evaluación de 5S’s
FORMATO DE EVALUACIÓN
Seleccionar1 Las herramientas de trabajo se encuentran en buen estado para su uso2 El mobiliario se encuentra en buenas condiciones de uso3 Existen objetos sin uso en los pasillos4 Pasillos libres de obstáculos 5 Las mesas de trabajo están libres de objetos sin uso6 Se cuenta con solo lo necesario para trabajar7 Los cajones se encuentran bien ordenados8 Se ven partes o materiales en otras áreas o lugares diferentes a su lugar asignado9 Es difícil encontrar lo que se busca inmediatamente10 El área de está libre de cajas de papeles u otros objetos
Ordenar11 Las áreas están debidamente identificadas12 No hay unidades encimadas en las mesas o áreas de trabajo13 Los botes de basura están en el lugar designado para éstos14 Lugares marcados para todo el material de trabajo (Equipos, carpetas, etc.)15 Todas las sillas y mesas están el lugar designado 16 Los cajones de las mesas de trabajo están debidamente organizados y sólo se tiene lo necesario17 Todas las identificaciones en los estantes de material están actualizadas y se respetan
Limpiar18 Los escritorios se encuentran limpios19 Las herramientas de trabajo se encuentran limpias20 Piso está libre de polvo, basura, componentes y manchas21 Las gavetas o cajones de las mesas de trabajo están limpias22 Las mesas están libres de polvo, manchas y componentes de scrap o residuos.23 Los planes de limpieza se realizan en la fecha establecida
Estandarizar24 Todos los contenedores cumplen con el requerimiento de la operación25 El personal usa la vestimenta adecuada dependiendo de sus labores26 Todas las mesas, sillas y carritos son iguales27 Todo los instructivos cumplen con el estándar 28 La capacitación está estandarizada para el personal del área
Diagnóstico y evaluación de 5S’s
Guía de calificación0 = No hay implementacion1 = Un 30% de cumplimiento2 = Cumple al 65%3 = Un 95% de cumplimiento
Diagnóstico y evaluación de 5S’s
FechaPorcentajes Puntos
General 54% 44Selección 47% 14 Regular Bien Excelente
Orden 57% 12Limpieza 67% 10
Estandarización 53% 8
Regular
Evaluación 5 S's
> 50 % > 70 % > 90 %
0
0.2
0.4
0.6
0.8
1
General
Selección
OrdenLimpieza
Estandarización
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
1
Regular
Bien
Excel.
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