Download - Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

Transcript
Page 1: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

 

 

 

 

Quito, 20 de diciembre de 2014

Gestión Soporte y Logística

Control de Flota

Versión 1.0

 

Page 2: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

Tabla de Contenidos Módulo: Control de flota 1

R1 – Gestionar vehículo 3 R2- Actualizar registro de combustible. 6 R3- Actualizar registro de kilómetros recorridos del vehículo. 6 R4- Gestionar solicitud de reparaciones 7 R5- Gestionar acciones de mantenimiento 8 R6- Mostrar historial de mantenimiento. 9 R7- Gestionar demandas de movilizaciones. 9 R8- Gestionar planificación de movilizaciones. 11 R9- Actualizar movilizaciones. 13 R10- Historial de movilizaciones. 13

R11- Gestionar incidencias 13

1 de 16

Page 3: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

Listado de requisitos generales

R1 – Gestionar vehículo

Descripción

El sistema debe permitir gestionar vehículos. Un vehículo debe tener los

siguientes campos:

• Modelo: Modelo del vehículo, el cual debe incluir información de la marca

del mismo.

◦ Nombre del modelo

◦ Marca: Marca del vehículo. Se incluye un ícono del logo de la marca

en el formulario.

◦ Vendedores: Información sobre los vendedores del vehículo.

• Placa: Número de placa del vehículo. Solo se debe permitir introducir

letras y números hasta 7 caracteres.

• Etiquetas:

• ¿Es contratado?: Este campo determina si el vehículo forma parte de los

AFT de la universidad o es un vehículo contratado a un proveedor.

• Conductor: Conductor del vehículo, que podría no ser un empleado de la

universidad.

• Ubicación: Área o dependencia.

• Número de chasis: Número del chasis del vehículo.

• Número de motor: Número de motor del vehículo.

• Último registro Km recorridos: Cantidad de kilómetros recorridos en su

último viaje.

• Fecha de adquisición: Fecha en que se compró el vehículo.

• Valor del coche: Cuánto costó el vehículo.

2 de 16

Page 4: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

• Frecuencia de mantenimiento: Se especificará cada cuántos kilómetros

recorridos será requerido enviar el vehículo a mantenimiento.

Propiedades adicionales

• Nº de puertas: Cantidad de puertas del vehículo.

• Nº de asientos: Cantidad de asientos del vehículo disponibles para

transporte de personal.

• Color: Color del vehículo.

Opciones del motor

• Transmisión

◦ Manual

◦ Automático

• Tipo de combustible: Debe ser un nomenclador, de momento los tipos

con que se trabaja son los siguientes (podrían variar en el futuro):

◦ Gasolina

◦ Diesel

◦ Eléctrico

◦ Híbrido

• Emisiones de CO2: Emisiones de CO2 por cada litro de combustible

consumido en Kg.

Debe permitir acceso a información sobre los Registros de combustible y

Registros de kilómetros recorridos asociados al vehículo.

El sistema debe mostrar alertas sobre los vehículos que deban entrar a

mantenimiento (cambio de aceite) con una diferencia de 500 kilómetros.

Hay dos formas de adicionar un vehículo a la flota de la universidad: a través

de una compra o contratándolo a un proveedor.

3 de 16

Page 5: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

• Si el vehículo entra a la flota a través de una compra, se debe crear el

producto con los datos obligatorios del vehículo y en el momento de

confirmar un producto entrante al inventario, se creará de forma

automática el vehículo en estado borrador, el usuario podrá modificar los

campos del vehículo antes de pasarlo a estado Disponible donde sus

campos ya no serán editables. Al pasarlo a estado Disponible, se creará

automáticamente un Activo Fijo. En este caso, se le registrarán algunos

campos por defecto desde la ficha del vehículo, como:

◦ Categoría: A qué categoría pertenece en AFT.

◦ Nombre: Nombre del activo que será el nombre del vehículo.

◦ Categoría: A qué categoría pertenece en AFT el vehículo.

◦ Responsable del activo: Conductor asignado al vehículo.

◦ Fecha de compra: Fecha de adquisición del vehículo.

• Si el vehículo es contratado, se registrará a través del área de flota

haciendo uso del menú Flota / Vehículo. No se resgitrará como Activo

Fijo de la Universidad.

Estados (**)

◦ Disponible: Al crear el vehículo el mismo se encuentra en este estado.

Lo mismo sucede si ha sido contratado, al contratarlo pasa a estado

“Disponible”. Cada vez que el mismo sea liberado de una

movilización, o sea, cuando termine una movilización, el vehículo que

se utilizó en ella pasará a estado “Disponible”. De igual manera al

salir del taller donde se le realicen acciones de mantenimiento, pasará

a estado “Disponible”.

◦ Movilizado: Se encuentra asignado a una movilización.

◦ En mantenimiento: Se encuentra en el taller, pues se le están

realizando acciones de mantenimiento.

4 de 16

Page 6: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

◦ Devuelto: Solo para vehículos contratados. Para el caso en que el

vehículo se entregó al proveedor. La ficha del vehículo tendrá un

botón “Devolver” que permita pasar el vehículo a este estado.

Vistas

• Kanban

• Lista

• Formulario

Filtros

• Estado

• Matrícula

Agrupaciones

• Estados

• Marca

R2- Actualizar registro de combustible.

Descripción

El sistema debe permitir mostrar el registro de combustible del vehículo, del

mismo se recogerán los siguientes campos:

• Vehículo: Vehículo al cual se le realiza el abastecimiento de combustible.

• Galones: Cantidad de combustible en galones.

• Precio por galón: Precio por cada galón de combustible.

• Precio total: Campo autocalculado (Galones*PrecioPorGalón)

• Último registro km recorridos: Último registro de kilómetros recorridos.

• Fecha: Fecha del abastecimiento.

• Comprador: Debe registrarse del nombre del chofer del vehículo, si el

mismo ha sido especificado en la ficha del vehículo.

5 de 16

Page 7: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

• Referencia factura: Sobre la factura emitida al adquirir el combustible.

• Proveedor: Proveedor de combustible.

• Notas: Cualquier información adicional sobre el reabastecimiento.

En la ficha del vehículo debe mostrarse un botón que se llame Registros de

combustible que nos permita en cualquier momento actualizar el registro de

combustible del vehículo.

También será posible acceder al registro de combustible de todos los vehículos

de la flota de la Universidad a través de una entrada de menú,

R3- Actualizar registro de kilómetros recorridos del vehículo.

Descripción

El sistema debe permitir mostrar el registro de kilómetros recorridos del

vehículo. Se deben registrar los siguientes campos:

• Fecha: Fecha en que se actualiza el registro.

• Vehículo: Vehículo al cual se le actualiza el registro.

• Valor (Km recorridos): Cantidad de kilómetros recoridos que marca el

vehículo.

• Unidad: Unidad de distancia.

El sistema deberá validar que no se permita registrar un valor menor al último

registrado.

En la ficha del vehículo debe mostrarse un botón que se llame Registros de

kilómetros recorridos que permita en cualquier momento actualizar el

registro de kilómetros recorridos del vehículo.

6 de 16

Page 8: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

R4- Gestionar solicitud de reparaciones

El sistema debe permitir gestionar solicitudes de reparación. Unasolicitud de

reparación debe tener los siguientes campos:

◦ Código: Autogenerado por el sistema.

◦ Autor de la solicitud: Empleado que realiza la solicitud.

◦ Dependencia: Dependencia que realiza la solicitud.

◦ Fecha de emisión: Fecha de emisión

◦ Vehículo: Vehículo para el cual se emite, solo se deben mostrar

aquellos vehículos que se encuentren en estado “Disponible”.

◦ Descripción: Descripción de la solicitud de acción de mantenimiento.

Una vez que sea Aprobada, esta solicitud debe permitir Impresión, pues será la

orden de mantenimiento con que entre al taller.

Vistas

• Listado

• Formulario

Agrupaciones

• Estados

• Vehículos

• Autor

Estados

• Borrador: Al crearla, permite edición.

• Confirmada: Al presionar el botón “Confirmar solicitud”. No puede ser

editada por la dependencia.

• Aprobada: Al presionar el botón “Aprobar solicitud”. Aprobada por el

Director del Departamento de flota.

• Rechazada: Al presionar el botón “Rechazar solicitud”. Rechazada por

el Director del Departamento de flota.

7 de 16

Page 9: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

• Atendida: Al registrar la correspondiente acción de mantenimiento.

R5- Gestionar acciones de mantenimiento

Descripción

El sistema debe permitir gestionar acciones de mantenimiento. Una acción de

mantenimiento posee los siguientes campos:

• Tipo de mantenimiento:

◦ Correctivo

◦ Preventivo

• Costo: Monto en USD que costó el mantenimiento. Este campo debe ser

requerido para poder sacar de mantenimiento un vehículo, se debe

validar que se especifique antes de dar por terminado el mantenimiento.

• Acción efectuada:

▪ Si el tipo de mantenimiento es correctivo se registran Arreglos:

• Código: Autogenerado.

• Descripción: Descripción.

▪ Si el tipo de mantenimiento es preventivo se registran Acciones

preventivas:

• Código: Autogenerado.

• Descripción: Descripción.

• Rango de fecha: Tiempo que estará el vehículo en el taller.

◦ Fecha entrada: Fecha de entrada al taller, requerido al registrar la

acción.

◦ Fecha salida: Fecha de salida del taller, se debe especificar al darle de

baja del taller.

• Solicitud de reparación: Solicitud requerida para iniciar la acción de

mantenimiento.

8 de 16

Page 10: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

Debe mostrarse un botón “Terminar mantenimiento”, que permita pasar el

vehículo a estado “Disponible”. En este botón se valida que se haya introducido

una fecha de fin de mantenimiento y un costo por las acciones de

mantenimiento realizadas.

Vistas

• Lista

• Formulario

R6- Mostrar historial de mantenimiento.

Descripción

El sistema debe permitir, a través de un asistente, mostrar el historial de

mantenimiento. El historial de mantenimiento no es más que el listado de

todas las acciones de mantenimiento a la que ha sido somentido el vehículo.

• Cada vehículo tendrá un historial de mantenimiento. El historial de

mantenimiento se mostrará al usuario sólo con fines informativos. Esta

información no será editable.

R7- Gestionar demandas de movilizaciones.

Descripción

El sistema debe permitir gestionar demandas de movilizaciones. Cada

dependencia (área o facultad) emitirá demandas de movilizaciones. Una

demanda de movilización tiene lugar cuando la dependencia tiene la necesidad

de realizar un viaje para lo cual requiere de un vehículo.

Una demanda de movilización debe tener:

• Dependencia: Dependencia que la solicita.

9 de 16

Page 11: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

• Responsable: Persona que hace la demanda, debe ser un empleado de la

universidad.

• Fecha solicitud: Fecha de solicitud

• Cantidad personas: Cuántas personas viajarán

• Actividad: Actividad para la cual se solicita una movilización, esta

información la utilizará el Departamento de flota para determinar el tipo

de vehículo que proveerá para la movilización.

• Ruta: Lugar al que desea ir o lugares por los que desea pasar.

• Código de la planificación asociada: Este campo toma valor cuando se le

asocian las demandas a una planificación.

Datos de la movilización

• Fecha movilización: Fecha para la que está pidiendo la movilización

• Fecha regreso: Fecha de regreso de la movilización

• Hora salida: Hora de salida de la movilización

• Hora regreso: Hora de regreso de la movilización

Estado (**)

• Borrador: Cuando se realiza la demanda en el área. Se puede modificar.

• Confirmada: Cuando el usuario presiona el botón “Confirmar

demanda”, en cuyo caso la demanda estaría lista para que el jefe de

flota la revise y no podrá ser editada desde el área o dependencia que la

genera.

• Planificada: Cuando se le asocia a una solicitud de movilización (de

forma automática).

• Efectuada: Cuando se ejecuta la movilización. Pasa a ese estado al

mismo tiempo que la solicitud de movilización a la que se asocia la

demanda.

10 de 16

Page 12: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

Vistas

• Lista

• Formulario

• Calendario

Filtros

• Estado

• Fecha de movilización

• Dependencia

• Responsable

Agrupaciones

• Estado

Puede existir más de una demanda asociada a una planificación de

movilización.

R8- Gestionar planificación de movilizaciones.

Descripción

El sistema debe permitir gestionar planificación de movilizaciones a partir del

listado de las demandas de movilizaciones previamente Aprobadas.

Una solicitud de movilización debe tener:

• Código: Código de la solicitud, autogenerado.

• Dependencias: Dependencias a satisfacer.

• Fecha salida: Fecha de salida de la movilización.

• Fecha llegada: Fecha de llegada de la movilización.

• Hora de salida

11 de 16

Page 13: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

• Hora de llegada

• Ruta: Lugar al que desea ir o lugares por los que desea pasar. Este

campo es requerido.

• Demandas: Demanda o demandas de movilización por las cuales se

realiza esta planificación. Al asociar la o las demandas a esta

planificación, en el campo Código de la planificación asociada que

contiene la demanda, se agrega el código de esta planificación, para que

las áreas puedan ver en qué planificación quedó reflejada su demanda.

Las demandas se podrán seleccionar de un listado donde se muestren

aquellas que se encuentren en estado “Confirmadas” y que además

coincidan en al menos un punto con la ruta especificada en el campo

Ruta, con la intención de que no se planifiquen demandas cuya ruta no

coincida con la planificada. (Si no se especifica una Ruta, el campo

Demandas permanecerá vacío)

• Vehículos: Vehículos que la efectuarán (Si un solo vehículo no fuera

suficiente para transportar a todas las personas que viajarán, el sistema

debe permitir asignar varios vehículos a la movilización).

• Personas a transportar: Listado de las personas que viajarán. Estas

personas deben haber sido ingresadas al sistema previamente en el

área de RRHH, sin embargo es posible planificar una movilización sin

haber especificado quiénes viajarán (El campo no es requerido).

Estados (**)

• Borrador: Cuando se crea la solicitud, esta se encuentra en estado

borrador y puede ser modificada.

• Planificada: Cuando el usuario presiona el botón “Planificar

movilización”, luego de asociarle una demanda de movilización en

cuyo caso no podrá ser editada. (Esta acción pasará al estado

12 de 16

Page 14: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

“Planificada” a las demandas asociadas de forma automática). Al

presionar este botón el sistema validará que la cantidad de asientos

disponibles entre los vehículos seleccionados no sea menor que la

cantidad de asientos requeridos en las demandas, y también validará

que la cantidad de personas seleccionadas (si se especifica quiénes

viajarán) no sea mayor que la cantidad de asientos disponibles en los

vehículos. Al planificar la movilización, los vehículos asignados a esta

permanecerán en estado “Movilizado” hasta que termine la misma.

• Efectuada: Cuando se ejecuta la movilización. Al mismo tiempo que la

movilización pasa a este estado, pasarán a estado “Efectuada” todas las

demandas asociadas a ella. Así como deben pasar a Disponibles los

vehículos que estaban asignados a esa movilización.

Filtros

• Mis movilizaciones: Muestra sólo aquellas movilizaciones en que participó

como pasajero el usuario.

• Planificadas: Muestra sólo aquellas movilizaciones en estado

“Planificada”.

• Ejecutadas: Muestra sólo aquellas movilizaciones en estado “Ejecutada”.

Agrupaciones

• Estados

• Fecha de inicio

Vistas

• Lista

• Formulario

• Calendario

13 de 16

Page 15: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

A partir del listado de demandas de movilizaciones registradas, se deben crear

las planificaciones de movilizaciones, sólo se mostrarán aquellas demandas en

estado “Confirmada”.

En el rango de tiempo que dure la movilización, el vehículo seleccionado debe

estar en estado “Movilizado.”

Un vehículo que esté en estado “Movilizado” no podrá ser seleccionado para

otra movilización.

Esta funcionalidad será accesible sólo para el Responsable del Departamento

de Flota de la Universidad.

El sistema debe permitir imprimir la planificación de movilización.

R9- Actualizar movilizaciones.

Descripción

Esta actualización se realiza luego de que tenga lugar la movilización.

• La solicitud de movilización y las demandas asociadas pasan a estado

“Efectuada”.

• A partir de esa acción se podrán consultar todos los datos de la solicitud,

pero esta información no será editable.

• El vehículo que efectuó la movilización pasa a estado Disponible.

R10- Historial de movilizaciones.

Descripción

El sistema debe permitir mostrar el historial de movilizaciones. En la ficha de la

planificación de movilizaciones se incluirá un filtro que permita ver las

movilizaciones en las que ha estado involucrado el vehículo.

14 de 16

Page 16: Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

R11- Gestionar incidencias

Descripción

El sistema debe permitir gestionar incidencias. Una incidencia posee los

siguientes campos:

• Código: Autogenerado.

• Fecha: Fecha en la que se emite.

• Responsable: Nombre de quien la emite, el cual debe ser un empleado

de la universidad.

• Descripción: Descripción de la incidencia. Este campo debe ser

requerido.

• Vehículo: Vehículo al que se le registra la incidencia.

Vistas

• Lista

• Formulario

Agrupaciones

• Vehículo

• Fecha de incidencia

• Responsable

Notas

** El sistema no debe permitir editar los estados de cada concepto. Los mismos deben ser

estáticos predefinidos por el sistema, pues tienen reglas de negocio asociadas a ellos.

15 de 16