SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO SISTRAM 2015

MANUAL DE USUARIO

SISTRAM (SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO)

El objetivo principal del Sistema de Trámite Documentario (SISTRAM) vía web es permitir tener un

mejor Administración y control del proceso documentario, de tal forma optimizar tiempo para la

ejecución de los trámite externos e internos del CIP-CDLL.

1. Procedimientos para el uso del sistema (SISTRAM)

Usuario Mesa de Partes.

1.1. Registro de Requisitos:

Este formulario web se ha creado con la finalidad de registrar los requisitos qué necesita cada

trámite, Así mismo asignar el tipo , ya sea obligatorio u opcional, como también la descripción

para dicho requisito. Mesa de Partes será responsable de dicho procedimiento.

1°Paso: Ingresar al Menú de Opciones -> SISTRAM ->Registro de Requisitos

2°Paso: Ingresar a la opción de Registro de Requisitos

3°Paso: Por defecto aparecerá el formulario Registrar Nuevo Requisito aquí realizara el ingreso de

un nuevo requisito seleccionando el tipo --> requisito y registrar el requisito correspondiente

Página principal de Requisitos

Clic en la pestaña para seleccionar el tipo

Clic para realizar el registro

4°Paso: En el siguiente formulario contemplara el listado de todos los requisitos ingresados y

registrados, Así mismo se podrá realizar la búsqueda en el listado, Edición y Eliminación de algún

requisito que sea necesario

1.2. Registro Trámite: En este formulario se realizara el registro del Trámite propuesto o

existente; de tal forma se podrá seleccionar los requisitos ya registrados, además de ello de

forma obligatoria se agregara una descripción para dicho trámite.

Clic para

realizar la

eliminación Editor de Requisitos: Clic para

ingresar

1°Paso: Menú de Opciones para ingresar al Registro de Tramite

2°Paso: En la siguiente Ventana se mostrara el listado correspondiente al Trámite

Seleccionar a la persona que pertenece el trámite

Seleccionar Los requisitos para dicho trámite

Ingresar un título ya establecido

1.3. Tipo Expediente : En este formulario se realizara el registro del tipo de Expediente a

procesar , identificando si es interno o externo

1°Paso: Menú de Opciones Tipo Expediente

2°Paso: En este formulario se mostrara el listado de Tipo Expediente donde visualizaremos el

código, descripción del Tipo de Expediente y las opciones Editar,Eliminar el cual permitirá al

usuario modificar el dato ingresado.

Ingresar el tipo de expediente

(Interno o Externo)

Clic para registrar el tipo Expediente

Clic para ingresar al Editar Clic para Eliminar si desea

Eliminar

1.4. Registro Expediente :

En este formulario se realizara la creación del expediente, vale recalcar qué este procedimiento

es uno de los pilares importantes para la generación del mismo, Para ello se realiza la búsqueda

del solicitante según su documento de Identificación, en caso no exista se procederá a registrar

sus datos.

El usuario tendrá que ingresar y seleccionar el trámite de acuerdo a lo solicitado, y registrar los

requisitos pertenecientes al trámite, consecutivamente llenar los demás campos requeridos por el

formulario cabe decir que ente formulario se podrá realizar trámites internos como externos

para finalizar el proceso haremos Clic en Registrar Expediente para procesar el expediente.

1°Paso: Ingresar al Menú de Opciones Registro Expediente Externo este formulario aparece

por defecto para realizar la creación del Expediente.

Registro de Expediente Externo

Ingresar el documento y dar clic a un costado de la

lupa para procesar la búsqueda

Clic para seleccionar el tipo de documento

Clic para seleccionar el trámite

seleccionar requisitos

Ingresa el Número de Documentos Adjuntos

Clic para registrar el expediente

Registro de Expediente Internos: Para realizar un trámite interno se procede a seleccionar el tipo

de documento que puede ser un (oficio, solicitud, memo, resolución) luego ingresaremos el

documento de identificación del solicitante y hacer un clic al costado del icono para su búsqueda,

así mismo tendrá que seleccionar el área, tramite y los respectivo requisitos por último se llena las

observaciones y se Registra el Expediente.

Buscar Expediente

1°Paso: En el siguiente Formulario visualizaremos el Listado de Expedientes Generados y por

derivar

2°Paso: A continuación el usuario procede a seleccionar los expedientes que serán derivación al

Director Secretario y/o Administrador, También está las opciones Editar Expediente, la opción

para Ajuntar Archivos Multimedia y Eliminar Expediente.

Clic para seleccionar el tipo de documento

Ingresar el N° de identificación del Solicitante Interno y hacer clic aquí para

su búsqueda

Seleccionar el Área que solicita

Clic para el registro

3°Paso: Expediente Observado

En esta venta se visualiza los expedientes con el estado (Observado) , el cual ha sido

previamente revisado por el Administrador y/o Director Secretario previamente por algún

tipo de inconsistencia encontrada.

Una vez terminada el levantamiento de dicha observación se procede ha reenviar el

expediente según sea el tramite

Clic para abrir el

Editar

Clic para abrir la

ventana de Adjuntar

Archivos.

Seleccionar al involucrado y hacer

un Clic en Enviar

Seleccionar los

Expedientes que desea

enviar

Reenviar Expediente : Este es el Popup para reenviar el expedienté observado

Expediente Observado

Detalle de la Observación

Clic para abrir Popup de

Reenvió

Seleccionar al Involucrado

según trámite

Hacer un Check para el

V°B°

Clic para Enviar

5° Opciones: Editar Expediente Procedemos Abrir la el Icono de Editar con un Clic, de esta

manera podrá modificar los dato(s) del expediente como del solicitante

6° Opciones: Ajuntar Multimedia Procedemos Abrir la ventana con un Clic

En este Formulario se realiza la acción para cargar el Archivo Adjunto ya sea una imagen o

documentos. Tenemos como

Clic para ejecutar las modificaciones hechas

2. Ventana con los archivos adjuntos

1. Ventana inicial para realizar el Adjunto de los archivos.

Clic para subir el Archivo

Clic para visualizar el Archivo

Clic para visualizar el cargo, el cual

está restringido para eliminar.

6° Paso: Listado de Expediente: Esta ventana proporciona un reporte de los expediente derivados

por fecha, también este listado le permite visualizar el reporte en distintos formatos y realizar las

acciones de copiar, exportar y capturar el reporte.

1.5. Historial de Expediente

Usuarios con Permisos (Decanato, Administrador, Mesa de Partes)

En este formulario las áreas mencionadas podrán visualizar todos los expedientes y el

estado de cada uno con su respectivo detalle en la imagen se observara su uso:

Selecciona la Fecha

para cargar el listado Hacer clic para realizar

la acción que desee

Detalle de Expediente en el Historial: Esta ventana tiene como finalidad dar a conocer al

usuario el proceso que ha tenido el expediente otorgándole la potestad para ver el cargo y

los archivos adjuntos.

Selecciona r el Año para realizar la

búsqueda (Hacer Clic en Buscar)

Hacer Clic para visualizar detalle del

Expediente

Hacer Clic para visualizar los Archivos

Adjuntos

Hacer Clic para exportar

Clic para la búsqueda

Ingresar el Código de Expediente para la búsqueda

Usuario Áreas

Ejemplo: Área Mesa de Partes

1.6. Búsqueda Expediente: En este formulario darán seguimiento al expediente, de tal manera

que todos los usuarios tendrán acceso para observar la continuidad del trámite. Para ello se

ingresa a la Opción Búsqueda Expediente -> Luego se procede a realizar la búsqueda

ingresando el Código del Expediente. En dicho reporte se podrá visualizar el estado del

expediente desde el inicio del trámite hasta la culminación del mismo. También podrá realizar

la exportación de dicha secuencia.

1.7. Bandeja de Expedientes : En este formulario se visualizará los movimientos realizados

según sea el trámite, cada área tendrá la opción siguiente: Expediente Recibidos y

Expedientes procesados ; en esta ventana se muestras los expediente recibidos con las

opciones de procesar expediente y de notificar expediente el proceso adecuado para el

uso de este formulario es el siguiente:

Expediente Recibidos: En esta ventana podrá realizar procesado del expediente que se

encuentra en la opción del listado, identificado con un icono al igual también se mostrara

la opción de notificar expediente

1° Paso: Procesar Expediente:

Clic para visualizar Detalle

del Expediente

Clic para expandir la pestaña y

gestionar el procesamiento del

Expediente

Clic para expandir la pestaña y

realizar una notificación.

Clic para visualizar

el cargo con el V°B

de los involucrados Clic para procesar

el expedienté

según su criterio

2° Paso: Visualizar el cargo generado con los V°B° de los involucrados

Dar Clic Aquí

V°B° DE LOS

INVOLUCRADOS

Acá se visualizar el V°B°

del Directivo o

Administrador

3°Paso: Notificar Expediente

En esta ventana se realizara la acción de notificación del expediente según el criterio de cada

área, esto llegara directamente al Administrador y/o Director Secretario, según sea el trámite.

Expediente Procesado: En esta ventana se observara los expedientes que han sido

procesados por el área de tal manera que podrá realizar una búsqueda por fecha de

todos los expedientes procesados por el usuario.

Detallé del Expediente:

Selecciona el Año y Dar clic en Buscar para

cargar el listado de los expediente procesados

clic para abrir el detallé del Expediente

Clic para abrir el Cargo del Expediente y visualizar

la aprobación de los involucrados, con su firma

1.8. Tramites Emitidos: Este formulario muestra el listado de los trámites internos que cada

área ha solicitado en mesa de partes , en el formulario se aprecia la búsqueda de los

expedientes emitidos por año , además de ello muestra un detalle donde podremos

visualizar el cargo que se ha generado

Seleccionar el año y clic en Buscar para efectuar la

acción

Clic para extender la pestaña del Detalle

de Expediente

Clic para abrir el cargo generado en Pdf

Usuario: Administrador

1.9. Bandeja de Derivación : En este formulario el Administrador puede verificar los

Expedientes a Derivar y los Expedientes Derivados

Expedientes a Derivar: El Administrador podrá visualizar el expediente que ha recibido

derivado por mesa de partes y realizar el envío del mismo a los directivos y/o áreas

involucradas según sea el trámite, También podrá realizar una observación si existe

alguna inconsistencia el cual será redirigida a Mesa de partes para respectiva solución y

por el cual tendrá que reenviar el expediente con las observación subsanada.

Nota: Cuando se proceda a dar Clic en Derivar Expediente u Observar Expediente, el

expediente se retira automáticamente del listado.

Expedientes Observados y Notificados

En este Formulario muestra el listado de expediente que han sido notificados por los

directivos y áreas involucradas al encontrar irregularidades del proceso del trámite o

cuando falte algún involucrado, de tal forma que el Administrador logre subsanar las

observaciones.

Seleccionar el Área y hacer clic en Agregar

por c/u

Clic para Derivación Clic para realizar la observación

Clic para desplegar la derivación

Clic para observar el Expediente

Levantamiento de las Observaciones

En esta venta muestra el expediente que presentan observaciones por los involucrados.

Plateemos el caso qué la observación notificada, sea involucrar a un Directivo y/ Área,

entonces usted tendrá la potestad de poder Agregar según sea el caso, además de ello

podrá visualizar las áreas que necesitan ser involucradas excepto las que ya agrego

anteriormente.

Aviso de notificaciones

Clic para Abrir el proceso

de Derivar Expediente

Clic para Visualizar

Expediente

Expedientes Derivados: El Administrador podrá visualizar un listado de los expedientes derivados

según el año podrá observar en el detalle de dicho expediente, si las áreas involucradas han

realizado el trabajo operativo

Clic para ver el archivo adjunto

Clic para realizar la búsqueda

Clic en el icono para desplegar el

Detallé de Expediente.

Clic para abrir la

Derivarción Expediente

Clic para Agregar involucrados

Clic efectuar la Derivación

Agregar alguna observación