Gestión de adquisiciones. Ávila 9 de junio 2004
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Servicio de Biblioteca UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CARTAGENA
GESTIÓN DE ADQUSICIONES EN LA UNIVERSIDAD
POLITÉCNICA DE CARTAGENA
Mª Dolores Munuera NietoMaría Espinosa Ruipérez
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Introducción
• Estructura del Servicio de Biblioteca:– Modelo semicentralizado y coordinado– Servicios Centrales – Salas de Campus:
• Una sala en cada campus.– Alfonso XIII– Muralla del Mar
• Una de ellas alberga los Servicios Centrales.
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Servicios centrales: Adquisiciones
• Centraliza todo el material documental adquirido en la Universidad con independencia de de los conceptos presupuestarios con cargo a los cuales hayan sido adquiridos.
• Se excluyen las publicaciones periódicas y bases de datos.
• Dispone de presupuesto propio y específico.
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Planificación
• Evaluación inicial y estudio de las necesidades:– Gestionar todos los procesos involucrados en la adquisición
de recursos desde la solicitud de los usuarios, envío de pedidos a los diferentes proveedores, recepción de materiales, comunicación a los usuarios y control presupuestario.
• Configuración del módulo de adquisiciones y WebCat.• Desarrollo. • Mantenimiento y evaluación.
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Parametrización (I)• Versión 99 deUnicorn• Configuración general:
– Sistema multibiblioteca:• Sala 1: Alfonso XIII• Sala 2: Muralla del Mar• Biblioteca Digital
– Fijar la biblioteca dónde se van a centralizar las adquisiciones.
– Crear la localización para los registros de adquisiciones
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Parametrización (III)
• Configuración de WebCat.– Establecer los tipos de
solicitudes que los distintos grupos de usuarios de la biblioteca pueden enviar a la sección de adquisiciones.
– Sólo las solicitudes de adquisiciones de PDI y alumnos se gestionan a través del módulo de solicitudes de unicorn.
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Parametrización (III)• Configuración del módulo de adquisiciones:
– Establecer los niveles para las agrupaciones de fondos.– Determinar los grupos de proveedores.
– Establecer la moneda local y las equivalencias con el resto de monedas que vamos a utilizar.
– Determinar las razones de reclamación
– Determinar las repuestas de reclamación
– Establecer tipo de pedido: firme
– Establecer los código de existencias.
– Establecer los campos de información adicional tanto en el pedido como en la línea de pedido.
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Gestión de fondos (I)
• Creación– Crear los fondos de acuerdo al
reparto presupuestario.– Id de fondo conciso y
utilizado en el ámbito universitario.
– Nombre expresivo respecto al contenido del fondo pero no muy largo. En información adicional se utilizará el campo de nota para poner el nombre completo del fondo.
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Gestión de fondos (II)
• Agrupaciones por niveles.– De lo específico a lo
general.• Centros
• Departamentos
• Áreas
• Programas de doctorado
• Master...
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Gestión de fondos (III)
– Establecer el presupuesto de cada fondo y los bloqueos en aquellos campos que nos interesen.
• Mantenimiento– Revisión y ajuste del
reparto presupuestario
– Refinanciación
– Eliminación de fondos que no se utilizarán en un nuevo ciclo.
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Gestión de fondos (IV)
• Información del estado de fondo mediante los informes generados por Unicorn– Estado presupuestario
– Estado de pedidos
– Mensual
– A Directores y Auxiliares administrativos de Centros, Departamentos , Institutos de investigación, Masters y Servicios universitarios.
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Gestión de proveedores• Crear los ficheros base de proveedores:
– Id corto y representativo.– Grupos. – Información sobre reclamaciones, cancelaciones y descuentos.
• Mantenimiento permanente de los datos del proveedor. Muy importante E-mail actualizado.
• Comunicación con los proveedores:– Pedidos.– Reclamaciones.
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Gestión de solicitudes• Visualización diaria de las solicitudes
enviadas por el WebCat.– Solicitud de PDI– Solicitud de Alumnos
• Edición de la solicitud:– Cambio de estado: nueva-contestada– Fecha de visualización y respuesta– Texto de respuesta al usuario.
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Gestión de pedidos (I)• Crear pedidos
– Asignación manual del Id de pedido.– Utilización del campo “NOTA”de información adicional.– Segmentos
• Obras en varios volúmenes• Varios peticionarios
– De la misma o distinta sala– Con el mismo o distinto fondo– Distinto fondo y distinta sala
• Varios ejemplares– Para distintos usuarios– Para distintos fondos– Para distintas salas (códigos de existencias)
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Gestión de pedidos (II)
• Enviar los pedidos a los proveedores.• Notificar al usuario que su solicitud de compra ha
sido procesada.• Repuesta del proveedor a la notificación de
pedido.• Respuesta del proveedor sobre el estado del
pedido: agotado, fuera de imprenta...• Recepción de los documentos del pedido y de la
factura.
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Edición de pedido para las notas de agotados, no publicados, etc.
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Facturación (I)
• Crear factura:– Especial atención en:
• Fecha de facturación
• Campo comentario y nota de información adicional.
– Enlazar las líneas de factura a la línea de pedido correspondiente.
– Enlazar cada factura con el fondo correspondiente.
• Pagar factura.
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Facturación (II). Factura con distintos fondos
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Informes (I)
• DIARIOS– Notificación de compra a las librerías
– Notificación de compra al usuario
– Notificación del estado del pedido:
• AGOTADO– AGPI
– AGFO
• NOT YET PUB
• ANULADO
– Reclamaciones a las librerías
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Informes (II)
• MENSUALES – Información del estado económico de un fondo
– Información de los ejemplares adquiridos con cargo a un fondo
– Control de facturación
• ANUALES– Refinanciación de fondos y proveedores
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Notificación de compra a las librerías y a los peticionarios
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Notificación del estado del pedido: Agotados
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Notificación del estado del pedido: Anulado, NYP
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Reclamaciones a las librerías
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Información sobre el estado económico de un fondo.
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Información de los ejemplares adquiridos con cargo a un fondo.
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Control de facturación:Unicorn-Sorolla
• Problemas– En Unicorn facturamos todo, en
Sorolla sólo facturamos lo que se compra con cargo al presupuesto de la biblioteca.
– En Unicorn hay varios fondos en Sorolla sólo existe un fondo
• Soluciones– Utilizar la fecha de “facturado el”
para diferenciar las facturas que se pagan en Unicorn y Sorolla de las que sólo se pagan en Unicorn.
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Control de facturación:Unicorn-Sorolla
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Refinanciación de fondos y proveedores
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Borrar las líneas de pedido que contengan: AGOTADO, NYP, ANULADO
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