Download - SERCYC SERVICIOS DE CAPACITACIÓN Y ...valecontab-001-site1.itempurl.com/VALE_CONTAB.pdfInstructivo del Aplicativo Informático Contable Vale_Contab 22 SERCYC Estado de Rendimiento

SERCYC

SERVICIOS DE CAPACITACIÓN Y CONSULTORÍA

INSTRUCTIVO DEL APLICATIVO INFORMÁTICO CONTABLE

VALE_CONTAB

2017

Instructivo del Aplicativo Informático Contable Vale_Contab 2 SERCYC

CONTENIDO

Pág.

Introducción

1. Objetivo del Aplicativo Informático Contable Vale_Contab 4

2. Opciones del Vale_Contab 5

2.1 Opción de Mantenimiento 6

2.2 Opción de Configuración 12

2.3 Opción de Transacciones 13

2.4 Opción de Consultas 15

2.5 Opción de Reportes 19

2.6 Opción de Procesos 27


INTRODUCCIÓN

La Tecnología es como el conjunto de conocimientos y técnicas que, aplicados de

forma lógica y ordenada, permiten al ser humano modificar su entorno material o

virtual para satisfacer sus necesidades, esto es, un proceso combinado de

pensamiento y acción, con la finalidad de crear soluciones útiles.

Es por ello, que en una era de constantes cambios tecnológicos, se ha diseñado el

aplicativo informático contable Vale_Contab, para brindar soluciones a los

contadores del sector gubernamental.

Este instructivo, tiene la finalidad de mostrar la operativa del sistema, de manera que

pueda servir como documento guía o de consulta para facilitar el análisis

correspondiente de las operaciones contables.


1. Objetivos del Aplicativo Informático Contable Vale_Contab

En estos tiempos, la tecnología es indispensable en nuestra vida cotidiana, así como

en el entorno laboral, y un ejemplo de ello es la contabilidad en las entidades del

sector público, la cual era muy desgastante.

Con los avances tecnológicos llegó la contabilidad a través de las computadoras, las

cuales han simplificado esa labor que antes era tan laboriosa.

Es así como surge Vale_Contab, un aplicativo informático diseñado para generar los

registros contables de las entidades del Sector Público y sobre todo para cumplir con

el proceso de la rendición de cuentas a través de los informes financieros.

Este sistema permite simplificación, rapidez en el trabajo y llevar la información

ordenada y siempre a tiempo, para la toma de decisiones.

Entre sus ventajas se pueden mencionar las siguientes:

Velocidad

Volumen de producción

Reducción de errores

Pases automáticos de las cuentas auxiliares al mayor general

Menores costos

Obtención de la información contable oportuna

Impresión automática de documentos financieros


2. Opciones del Vale_Contab

El sistema Vale_Contab tiene diversas opciones que permiten una efectiva

funcionalidad del mismo.

Por parte del administrador del sistema, se procede a la creación de la entidad y a

cargar el plan contable específico.

Al momento de querer iniciar sesión aparecerá la siguiente pantalla

Esta pantalla se utiliza para iniciar sesión en el sistema en donde se piden algunos

datos de la información de la cuenta o clave de acceso como:

Una vez introducidos estos datos se procede a dar click en iniciar sesión.


2.1. Opción de Mantenimiento

Esta opción permite al contador dar mantenimiento al material de insumos del

sistema para poder realizar sus registros contables, como el plan de cuentas y la

modificación de usuarios.

Plan de cuentas

A través de la pestaña de plan de cuentas se podrá visualizar las cuentas específicas

creadas para la entidad.

También se pueden visualizar por clases, grupo y subgrupos de cuentas, como en el

ejemplo.


Mantenimiento de auxiliares

Esta opción permite crear nuevas cuentas de mayor, auxiliares de mayor, cuentas

de auxiliares, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

Crear Cuenta de Mayor


Seleccionar la opción de crear Cuenta de Mayor

Seleccionar la clase de la cuenta

Seleccionar el grupo y subgrupo de la cuenta

Digitar los (2) dígitos que complementan la Cuenta de Mayor General

Digitar el nombre de la cuenta

Seleccionar la naturaleza de la cuenta (débito / crédito)

Seleccionar el Tipo de cuenta (Registro / Total o acumulación)

Dar click en registrar la cuenta

Crear Cuenta Auxiliar de Mayor

Seleccionar la opción Crear Cuenta Auxiliar de Mayor



Seleccionar la Cuenta de Mayor

Digitar los (2) dígitos que complementan la Cuenta Auxiliar de Mayor


La naturaleza de la cuenta (débito / crédito)




Crear Sub Cuenta de Auxiliar

Seleccionar la opción de crear Sub Cuenta de Auxiliar




Seleccionar la Cuenta Auxiliar

Digitar los (2) dígitos que complementan la Sub Cuenta Auxiliar


Seleccionar la naturaleza de la cuenta (débito / crédito)

Seleccionar el Tipo de cuenta (Registro / total o acumulación)

Dar click en registrar cuenta


Crear Cuentas por Pagar

Seleccionar la opción de crear Cuentas por pagar

Seleccionar la clase de la cuenta (Pasivos)

Seleccionar el grupo de la cuenta (Pasivos Corrientes / Pasivos no Corrientes)

Seleccionar el Subgrupo de la cuenta



Digitar los dígitos que identifican al proveedor

Digitar el nombre del proveedor

Seleccionar La naturaleza de la cuenta (Crédito)




Crear Cuentas por Cobrar

Seleccionar la opción de crear Cuentas por cobrar


Seleccionar el grupo de la cuenta (Activos Corrientes / Activos no Corrientes)

Seleccionar el Subgrupo de la cuenta



Digitar los dígitos que identifican al deudor

Digitar el nombre del deudor

Seleccionar La naturaleza de la cuenta (Débito)

Seleccionar el Tipo de cuenta (Registro / total o acumulación)

Dar click en registrar cuenta


2.2. Opción de Configuración

Esta opción permite indicar al sistema el periodo de registros contables y su fecha

de cierre anual.

También a través de esta opción se contabiliza el asiento de apertura de la entidad.

Parámetros del sistema

En esta opción se colocan los datos necesarios para poder realizar los registros

contables tales como:

El año del proceso contable

El mes del proceso contable

La fecha (dia-mes-año) del cierre contable anual


Asiento de apertura

El asiento de apertura es el que indica las cuentas con los saldos iniciales de la

entidad.

Se registra como un comprobante diario especial, pero con los mismos datos que se

necesitan para registrar cualquier otro comprobante diario.

2.3. Opción de Transacciones

Registrar asiento contable

Esta opción permite realizar los registros contables de la entidad.


Aparecerá una pantalla con las siguientes opciones:

Registrar nuevo comprobante: se utiliza para poder registrar un nuevo

comprobante diario.

Actualizar el estado de los comprobantes pendientes o preliminares: se utiliza

para listar los comprobantes con estado preliminar que aún no han sido

aprobados. También se utiliza para eliminar o anular un comprobante diario.

Con esta opción se pueden escoger los comprobantes de manera masiva con

solo seleccionar los mismos y dar el estatus deseado.

Para registrar un comprobante diario se necesitan los siguientes datos:


El año del proceso contable

El mes del proceso contable

La fecha (dia-mes-año) del comprobante diario

El número del comprobante

Se indica una breve descripción del asiento diario

Seleccionar el estado del comprobante (Preliminar / Definitivo). Se utiliza el

estado de preliminar cuando otra persona tiene que aprobar el mismo. Se

utiiza definitivo cuando el comprobante está aprobado.

Se procede a registrar el comprobante por cada una de las filas.

Se coloca el código contable

Se coloca la descripción de la cuenta

Se registran los montos de las cuentas de acuerdo a la naturaleza de la

cuenta (débito / crédito)

Se verifica la totalidad del comprobante

Se procede dar click en registrar

2.4. Opción de Consultas

Esta opción permite al contador realizar consultas de los registros contables a través

de los comprobantes diarios, cuentas de mayor general y por cuentas auxiliares.

Consulta por Comprobante de Diario


Seleccionar el año del período contable

Seleccionar el mes del proceso contable

Digitar el número del comprobante diario

Se procede dar click en buscar

Aparecerá el comprobante seleccionado

Consulta por Cuenta de Mayor General



Digitar la fecha inicial y final del mes contable

Digitar la cuenta de mayor general


Apareceran los números de comprobantes que inlcuyen la cuenta de mayor

general indicada


Consulta por Cuenta Auxiliar



Digitar la fecha inicial y final del mes contable

Digitar la cuenta auxiliar


Apareceran los números de comprobantes que inlcuyen la cuenta auxiliar

indicada

Al momento de realizar las consultas con las tres opciones aparecerá una pantalla

en la parte inferior con el número de comprobante deseado y con la opción de

imprimir el mismo.

Al momento de dar click en imprimir, se despliega otra pantalla en donde se pueden

seleccionar las opciones del formato del comprobante diario: Excel, PDF, Word.


Una vez seleccionado el tipo de formato (Excel, PDF, Word) se podrá visualizar o

imprimir el documento en mención.


2.5. Opción de Reportes

Esta opción permite al contador visualizar e imprimir cada uno de los reportes que

le brinda el sistema para elaborar los estados financieros y cumplir con la rendición

de cuentas

En cada uno de los reportes se tendrá que seleccionar la opción del formato del

documento (Excel, PDF, Word) para poder visualizarlo o imprimirlo.


Balance de Comprobación por Auxiliar

Este reporte llevará el control del movimiento de cada una de las cuentas por auxiliar



Se procede dar click en consultar

Apareceran las cuentas auxiliares contabilizadas en el mes de proceso

seleccionado.

Seleccionar el tipo de formato del documento para poder visualizar o imprimir

el mismo


Balance de Comprobación

Este reporte tiene como objetivo brindar información por cuentas de mayor general

sobre el movimiento, sumas acumuladas y los respectivos saldos actuales de cada

una de las cuentas.




Apareceran las cuentas de mayor general contabilizadas en el mes de

proceso seleccionado.


el mismo


Estado de Rendimiento Financiero

Es un informe que revela el resultado de un período contable, de acuerdo con los

ingresos, costos y gastos reconocidos en el mismo.





el mismo


Estado de Situación Financiera

Es un informe que muestra los activos, pasivos y el activo neto parimonio de la

entidad, con la finalidad de revelar la información financiera o la liquidez de la

entidad.





el mismo


Estado de Cambios en los Activos Netos/Patrimonio

Este informe muestra las variaciones ocurridas en las distintas partidas patrimoniales

durante el período contable.





el mismo


Mayor General

Este reporte incluye los movimientos del mes (débitos y créditos) de todos los

comprobantes diarios que afectaron las cuentas del mayor general.



Seleccionar la fecha inicial y final del mes



el mismo


Diario General

Este reporte es aquel donde se registrar las transacciones a través de los

comprobantes de diarios en forma cronológica.



Seleccionar la fecha inicial y final del mes



el mismo


2.6. Opción de Procesos

Esta opción permite realizar el cierre mensual y el cierre anual o del período contable.

Proceso de Cierre Mensual

Este proceso ejecuta el cierre del mes en proceso y traslada sus saldos al siguiente

mes.

Antes del realizar el cierre mensual hay que verificar si existen comprobantes en

estado preliminar para proceder a anularlos o aprobarlos como definitivos.


Una vez verificados todos los pasos se procede a dar click en cerrar mes.

Aparecerá el mensaje del cierre del mes y se procede dar click en aceptar.

Proceso de Cierre Anual

Este proceso cierra las cuentas de ingresos, costos y gastos y las de ejecución

presupuestaria, a través de asientos de cierres y genera los saldos actuales para el

siguiente año.

Se necesitan realizar los siguientes pasos:


Antes de proceder con el cierre anual hay que verificar que todos los meses

estén cerrados.

Una vez verificados los cierres mensuales se procede dar click en cierre anual.

Seguidamente se ejecuta el comprobante de diario con el asiento de cierre

anual.

Se procede dar click en registrar


Aparecerá el mensaje del cierre del año

Se procede dar click en aceptar.

Una vez realizado el cierre anual, se consulta el comprobante de cierre a través de

la Opción de Consultas por Comprobante Diario.

Seleccionar el año del período contable Seleccionar el mes del proceso contable (Asiento de cierre) Se digita el número de comprobante de diario Se procede dar click en buscar Seleccionar el tipo de formato del documento (Excel, PDF, Word) para poder

visualizar o imprimir el comprobante diario