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GUÍA EJECUTIVA PARA EL TRABAJO
EN REMOTOMarzo de 2020
YGROUP
SEE MORE. ACHIEVE MORE.
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Nuestra guía ejecutiva no consiste en pautas de organización sobre cómo implantar un modelo deteletrabajo en la empresa, algo que deberemos planificar sin duda una vez hayamos superado la situaciónde alarma considerando las experiencias de estos días, sino que pretende ofrecer unas pautas útiles decomportamiento en un esquema de trabajo en remoto
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Las instrucciones derivadas de la promulgación del estado de alarma en España para la contención de lapandemia del COVID-19, han provocado que las empresas de la mayoría de los sectores de actividad noshayamos visto forzadas a utilizar el recurso del trabajo en remoto
En la coyuntura actual, las empresas que no contaban con un programa de teletrabajo ya implantado han debido acudir de manera no planificada e inmediata a un modelo de organización del trabajo en remoto
La finalidad es dar cobertura a la continuidad de todas aquellas actividades, sean internas o relacionadascon nuestra cadena de valor, y simultáneamente cumplir con las normas que limitan la circulación de lostrabajadores en el país
El teletrabajo es un recurso organizativo que requiere planificación, gestión del cambio en la organización
y evaluación de los resultados, siendo una clara oportunidad de mejora de las organizaciones
CONTEXTO
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GUÍA EJECUTIVA PARA EL TRABAJO EN REMOTO
ORGANIZACIÓN Y HORARIO
EQUIPO Y COMUNICACIÓN
REUNIONES EN REMOTO
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ASPECTOS A TRATAR
TECNOLOGÍA
APLICACIONES DE UTILIDAD
CONTACTO
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ORGANIZACIÓN Y HORARIO (1/2)
S e r d i s c i p l i n a d o , m e t ó d i c o y r e s p e t a r l a s p a u s a s e s c l a v e p a r a q u e n u e s t r o r e n d i m i e n t o n o s e
v e a a f e c t a d o
H o r a r i o d e t r a b a j o V e s t i m e n t a
• Se recomienda trabajar con atuendo
cómodo, pero diferente al que
utilizamos cuando estamos en casa en
tiempo de ocio…
• … de este modo podremos diferenciar
las horas de trabajo de las de ocio en
un mismo espacio
E s p a c i o d e
t r a b a j o
• Siempre que sea posible, trabajar en
un espacio diferenciado del resto de
zonas comunes, y que sea lo más
amplio, cómodo y luminoso posible
• Ha de ser el mismo que teníamos en
la oficina, ni menos, ¡ni más! (excepto
urgencias, por supuesto)
• Cambio de horarios: si alguien
necesitara un horario especial por la
situación actual (cuidado de niños,
personas dependientes, etc.) debe
comunicarlo a su superior para que la
empresa lo tenga en cuenta
P a u s a s
• Se recomienda separarse de la
pantalla un mínimo de 5 minutos cada
hora
• Las pausas de desayuno, comida, café,
etc. deberían ser lo más parecidas
posible a las que realizamos en
nuestro día a día laboral
• ¡Una pausa de calidad garantiza un
buen rendimiento!
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ORGANIZACIÓN Y HORARIO (2/2)
F i j a r s e o b j e t i v o s y c u m p l i r c o n e l p l a n d e t r a b a j o e s t a b l e c i d o e s f u n d a m e n t a l
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O r g a n i z a c i ó n d e l
t r a b a j o
• Establecer con tu superior jerárquico:
✓ Deadlines
✓ Entregas
✓ Objetivos a cubrir
• Intentar anticiparse a posibles
imprevistos o contratiempos
• Seguir una pauta de trabajo y estar en
comunicación con el equipo para
comunicar el trabajo realizado
M o v e r s e
▪ A pesar de todo, no estamos
acostumbrados a trabajar en remoto
tanto tiempo …
▪ … por eso, es importante realizar
movimientos físicos (levantarse,
pasear mientras se habla por teléfono,
etc.)
▪ Algunas aplicaciones facilitan llevar un
estilo de vida sano mientras se está en
casa (Googlefit, niketraining, freeletics)
P l a n d e t r a b a j o
d i a r i o
• Planificarse cada día el plan de
trabajo, distribuyendo franjas de
horario para avanzar o completar
tareas
• La organización del tiempo cuando se
trabaja en remoto es un aspecto
fundamental, y debemos ser
cuidadosos e intentar cumplir con los
objetivos marcados
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EQUIPO Y COMUNICACIÓN
M a n t e n e r u n a c o m u n i c a c i ó n c o n s t a n t e c o n e l e q u i p o d e t r a b a j o e s c r u c i a l p a r a e l b u e n
f u n c i o n a m i e n t o d e l t e l e t r a b a j o
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C o m u n i c a c i ó n c o n
c l i e n t e s
• Se recomienda mantener contacto con frecuencia
de manera que el cliente esté informado de los
avances de proyectos…
• … además de que sepa que estamos pendientes
de las necesidades que puedan surgir
• Contactar preferiblemente por videollamada,
para entender tanto el lenguaje verbal como el no
verbal
C o m u n i c a c i ó n c o n e l e q u i p o
• Es necesaria una buena coordinación con los
miembros del equipo con el fin de hacer una
eficiente y eficaz distribución del trabajo
• Es clave hacer supervisiones periódicas del
trabajo para poder hacer seguimiento de las
tareas
• Se recomienda reservar momentos de
comunicación informales con los compañeros de
equipo
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REUNIONES EN REMOTO
U n a b u e n a c o o r d i n a c i ó n y u t i l i z a c i ó n d e h e r r a m i e n t a s g a r a n t i z a l a p r o d u c t i v i d a d d e l a s
v i d e o c o n f e r e n c i a s
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F u n c i o n e s b á s i c a s
• Compartir documentación en pantalla para mejor seguimiento de la reunión
• Comprobar la conexión unos minutos antes y hacer el test de video y audio para poder empezar a la hora prevista
• Usar la función “mute” para reducir ruido perimetral cuando no estemos interviniendo
• Podemos usar la función zoom para limitar a nuestro rostro al alcance de la cámara, en caso que no se quiera mostrar el fondo
• Se recomienda la utilización de auriculares durante las videollamadas
I n t e r v e n c i o n e s
• El organizador o presentador de la reunión es
el encargado de contestar las preguntas de los
participantes en cuestiones técnicas (¿se me
escucha/ve?)
• Cuando nos dirijamos a todos los asistentes,
plantear las preguntas en negativo para evitar
respuestas masivas. E.g. preguntar “alguien no
ve la pantalla” en vez de “todos veis la
pantalla”?
• Siempre decir el nombre de la persona antes
de hablar
P r e g u n t a s
• Se habilitará un turno de preguntas cuando el
presentador crea conveniente. Los
participantes podrán preguntar aquello se
hayan ido apuntando durante la presentación…
• … y así, evitar interrupciones durante la
explicación
• Es el mismo organizador o presentador quien
da el turno de palabra (es útil utilizar el chat
para para solicitar intervenir. Se activa con el
botón con símbolo de una viñeta)
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TECNOLOGÍA
E s n e c e s a r i a u n a b u e n a i n f r a e s t r u c t u r a p a r a p o d e r r e a l i z a r t e l e t r a b a j o , p e r o t a m b i é n u n b u e n
u s o d e l a m i s m a
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E q u i p o s t e c n o l ó g i c o s
• La ergonomía es importante para el
trabajo en remoto durante día
• Proporcionar, en la medida de lo
posible, todos los equipos tecnológicos
necesarios para poder trabajar
• Asegurarse que todos los miembros del
equipo disponen de acceso a los
documentos compartidos
I n f o r m a c i ó n s e n s i b l e
• Marcar toda aquella información que
puede ser sensible o confidencial y
avisar al destinatario/s para que las
traten en consecuencia
• No transferir información relacionada
con trabajo a los ordenadores
privados
• Usar una conexión segura con
contraseña para conectarse al WIFI
H e r r a m i e n t a s
c o l a b o r a t i v a s
• Se recomienda la utilización de
herramientas de seguimiento interno
de las tareas de equipo.
• Intentar limitar el envío de
documentos grandes por email, utilizar
herramientas de documentos
compartidos, como Microsoft
Sharepoint
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APLICACIONES DE UTILIDAD
G e s t i ó n d e l a c o m u n i c a c i ó n
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H a n g o u t s
• Es una aplicación de
mensajería multiplataforma
desarrollada por Google Inc
• Se creó para sustituir los servicios
Google Talk, Google+ Messenger y
Google+…
• … unificando todos estos servicios en
una única aplicación que te permite
tener conversaciones instantáneas y
realizar videollamadas
S l a c k
• Slack es un centro de colaboración
que reúne a la gente y la información
relevante, ayudando así a aumentar la
productividad
• Las conversaciones se producen en
canales que pueden organizarse por
asunto, proyecto, equipo, etc.
• Se puede integrar con los servicios
que ya se utilizaban previamente
M i c r o s o f t T e a m s
• Sustituye a Skype Empresarial Online
como solución profesional para
reuniones online de Microsoft
• Es el área de trabajo en equipo de
Office 365 que integra usuarios,
contenidos y herramientas para
mejorar el compromiso y la eficaci.
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APLICACIONES DE UTILIDAD
G e s t i ó n d e l a o r g a n i z a c i ó n
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G o o g l e t a s k s
• Una de las apps más sencillas,
minimalistas y bien diseñadas que hay
• Puedes crear tareas, hacer una
descripción y luego agregar subtareas
• Puedes categorizar las subtareas e
indicar cuando están completadas
T r e l l o
• Es una herramienta de lista de tareas,
de seguimiento visual y de
administración de proyectos
• Te permite asignar tareas al equipo,
agregar listas de verificación,
documentos, y realizar un
seguimiento de su proceso
• Esta aplicación organiza tus proyectos
en tableros, tarjetas y llistas
E v e r n o t e
• Múltiples métodos de toma de notas
y recordatorios, tales como notas de
voz o listas completas con fotos, videos
y documentos adjuntos
• Cuando se agrega algo en Evernote, se
sincroniza con todos tus dispositivos
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CONTACTO
P a r a m á s i n f o r m a c i ó n c o n t a c t a r c o n :
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Joan DauraPartner [email protected](+34) 609 363 058
Juan José BerbelPartner [email protected](+34) 607 074 318
Guillem TorrasConsultant [email protected](+34) 747 864 572
Laia SegarraHR Specialist [email protected](+34) 639 540 950
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]
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