Download - Secretaría de Turismo - col.gob.mx€¦ · deberá de indicar el número de ellos. Ejem. 1, 2, etc. 15 Referencias finales Un espacio después, cuando sea necesario enviar copia

Secretaría de Turismo del Estado de Colima Versión: 0

2015

Guía para la Emisión de Oficios,

Memorándum y Circulares

Estandarización para la elaboración de los

documentos oficiales de la dependencia

Secretaría Técnica

Secretaría de Turismo

Versión: 0 Emisión: 15/03/2015

S e c r e t a r í a d e T u r i s m o d e l E s t a d o d e C o l i m a

Página 1

Índice

Objetivo.……………………………………………… 2

Alcance………….……………………………..…..… 2 Definiciones………………………………...……..… 2 Regalas Generales………………………………..… 3 Elementos de los Oficios………………………..… 4 Elementos de las Circulares ……………………..… 7 Elementos de los Memorándums………………..… 10 Signos de puntuación y uso…….………………..… 13 División de las palabras según el acento……..… 13 Hoja Membretada de la Secretaría de Turismo.… 14

, México. Tel. (312) 3162021 y fax (312) 3162021 www.colimatienemagia.com.mx



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OBJETIVO

Proporcionar a las servidores públicos de la Secretaría de Turismo del Gobierno del

Estado de Colima, las bases para la elaboración de los Oficios, Memorándum y

Circulares que emitan, unificando la estructura y criterios de los mismos, así como

facilitar su consulta y clasificación.

ALCANCE

La presente guía deberá utilizarse por todas las áreas de la Secretaría de Turismo

para mejorar su operación y funcionamiento, al exponer recomendaciones para la

emisión de los Oficios, Memorándum y Circulares.

DEFINICIONES

Para efectos de la presente guía se entenderá por:

Clave de Identificación.- Referencia numérica que permite llevar un orden

consecutivo de cada Oficio, Memorándum y Circular, identificándolos de manera

particular.

Circular.- Documento oficial, cuyo objeto es la difusión institucional de disposiciones

legales o administrativas, tales como: procedimientos, comunicados, criterios de

operación, y todo aquel asunto que permita a las Dependencias y Entidades

conducir su administración bajo un mismo marco de acción.

Comunicaciones Externas.- Se refieren a los oficios girados a Dependencias y

Entidades, así como a otras instancias de Gobierno Federal, Estatal o Iniciativa

Privada.

Comunicaciones Internas.- Memorándum girados entre la propia Dependencia o

Entidad.

Dependencias.- Aquellas que integran la Administración Pública Municipal

Centralizada.

Destinatario/a.- Indica a quien va dirigido el Oficio, Memorándum o Circular

(Institución Pública o Privada, Personas Físicas o Morales, Servidores/as

Públicos/as, etc.).

Emisor/a.- Denominación y adscripción de la unidad administrativa que emite el

Oficio, Memorándum o Circular.

Entidades.- Organismos Públicos Descentralizados Municipales, las Empresas de

Participación Municipal Mayoritaria y los Fideicomisos Públicos, en los que el

Fideicomitente sea el Municipio.



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Memorándum.- Es un documento para comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de la dependencia con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más. Oficio.- Documento que tiene por objeto la comunicación entre una Unidad

Administrativa con otra(s) similar(es) u otra(s) externa(s). Los asuntos tratados en

dicho instrumento serán de carácter oficial para comunicar, solicitar información,

atender un trámite específico, orientar y atender dudas, o para cualquier asunto

relativo a las actividades de la Dependencia o Entidad; en ningún caso tratará

asuntos personales.

Unidad Administrativa.- Despacho de Secretario, Direcciones, Delegación,

Coordinación Administrativa, Departamentos y demás áreas que integran la

Secretaría de Turismo.

REGLAS GENERALES

En los Oficios, Memorándum y Circulares emitidos por las Dependencias y

Entidades, deberá fomentarse el uso del lenguaje incluyente, no discriminatorio o

sexista, conforme a las reglas y recomendaciones del Modelo de Equidad de Género

MEG-2012, así mismo deberán ir fundamentados y motivados.

Los Oficios, Memorándum y Circulares deberán imprimirse en hojas membretadas,

especialmente diseñadas para las comunicaciones oficiales conforme a los

lineamientos del Manual de Identidad Institucional del Gobierno del Estado de

Colima.

La tipografía a utilizar en la elaboración de Oficios, Memorándum y Circulares

deberá ser Arial, 11 o 12 puntos preferentemente, dependiendo del contenido del

documento.

El interlineado deberá ser sencillo y adicionalmente entre cada párrafo se dejará un

espacio en blanco.

Los márgenes de la hoja deberán ser:

Superior: 3.5 cm. Inferior: 3.5 cm. Derecho: 2.5 cm. Izquierdo: 2.5 cm.

Cuidar la redacción, puntuación y ortografía en los Oficios, Circulares y

Memorándum; elementos de cada uno de ellos.

Manual%20Basico%20FINAL.pdf




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Sección: XXXX (2)

Oficio No. XXXXXX (3)

Asunto: XXXXXXXXXXXX (4)

Profesión (5) Nombre (s) y apellidos (6) Cargo y dependencia (7) P r e s e n t e.-

A través de la presente reciba Usted un cordial y caluroso saludo, en respuesta a su solicitud de información recibido en esta Secretaría, el día Viernes 16 de Enero del presente año, le informo que los eventos deportivos no son directamente organizados por la Secretaría, pero se apoya al sector privado y a los municipios del Estado con algunos eventos que son los siguientes: (8)

Enero

Torneo Surf y Body Board de Mujeres en Pascuales.

Sin más por el momento me despido de Usted, no sin antes agradecerle la

atención al presente, quedo a sus órdenes. (9)

A t e n t a m e n t e: SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCIÓN (10) Colima, Col. a 27 de Enero de 2015 (11) EL SECRETARIO DE TURISMO (12) C. HÉCTOR SANDOVAL FIERROS (13) Anexo: lo citado. (14) C.p. .- (15) HSF/zbg (16)

“2015, 75 AÑOS DE LA FUNDACION DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA” (17)

Destinatario

Cuadro

clasificador

Membrete (1)

Cuerpo del

oficio

Despedida

Cierre

Manual de identidad

Sello (18)




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Oficio; Se entenderá como oficio al documento oficial de carácter público que tiene

por objeto la comunicación entre una instancia gubernamental con otra (s) similar (s)

u otra (s) externa(s). Los asuntos tratados en dicho instrumento será de carácter

oficial para; comunicar, solicitar información, atender un trámite específico, orientar o

atender dudas especificas o para cualquier asunto relativo a las actividades de la

dependencia._____

Nº Concepto Descripción

1 Membrete Consultar el Manual de Identidad del Gobierno del

Estado de Colima.

2 Sección

Remarcados con negrita y alineado a la derecha

Procedencia del oficio Ejem. Despacho del C. Secretario (primer línea)

3

Oficio Nº

Se ponen en mayúscula las iniciales de la dependencia, dirección y departamento de donde procede, en seguida el número consecutivo del oficio con el año que corresponde. Ejem. DS/ST/205/2015 este oficio es del Despacho del Secretario, de la Secretaría Técnica y el número consecutivo de oficio 205 del año 2015.

4 Asunto Establecer el asunto a tratar de manera clara y precisa, nunca el que se indica. Ejem. Respuesta a solicitud de información.

Después se dejarán dos espacios para comenzar a redactar el destinatario

5 Profesión

Alineado a la izquierda

Titulo que ostenta el destinatario Ejem. Arquitecto, Doctor, Maestro etc., en caso de no tener profesión poner Ciudadana/ (o), tipo titulo. (quinta línea)

6 Nombre (s) y apellidos

El Nombre del/la destinatario/a deberá ir con mayúsculas y negritas. (sexta línea)

7 Cargo y dependencia

En mayúscula el puesto que desempeña y la dependencia Ejem. SECRETARIO TÉCNICO de la SECTUR. En el siguiente renglón la palabra P r e s e n t e, en tipo titulo y espaciado entre cada letra. En caso de que el asunto descrito en el Oficio no sea sólo de conocimiento, si no para que sea atendido por una instancia o persona en particular, se indicará a la derecha “At´n:”, y a continuación el nombre y apellidos de la persona así como el cargo correspondiente, todo ello en negritas, tipo titulo.

Después se dejarán dos espacios para comenzar a redactar el primer párrafo del documento sin sangría; los subsecuentes párrafos deberán iniciar con sangría de 1.25 cm.

8 Cuerpo del oficio La redacción debe contener una introducción y un desarrollo secuencial donde se indique; que, como, cuando, donde, porque, quienes y para que (si contiene todos estos elementos será una buena redacción), recomendaciones; la fundamentación, deberá incluir, artículos, fracciones, incisos, apartados o párrafos según corresponda. La motivación, se deberá realizar en base al análisis de lo que se desea expresar. Revise el texto y observe con cuidado donde colocó u omitió los signos de puntuación. Verifique los acentos ortográficos. Evite el uso de palabras rebuscadas.



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Escriba de forma clara, sencilla y concisa, siempre en tercera persona. Procure emplear la construcción positiva, no repita las palabras use sinónimos.

14 Anexo Dos espacios después, si el oficio lleva anexos se deberá de indicar el número de ellos. Ejem. 1, 2, etc.

Después se dejarán dos espacios para comenzar a redactar la despedida con sangría de 1.25 cm.

9 Despedida Anotar una breve despedida de acuerdo al contenido del oficio, previa al cierre del documento.

Después de dos espacios del contenido del Oficio, de lado izquierdo se incluirá como cierre la palabra "A T E N T A M E N T E"; en mayúscula con negritas y espaciado entre letra y letra.

10 Lema

Todos remarcados con negrita y alineado a la

izquierda

Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y entrecomillado), por Ejem. “SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCIÓN”

11 Lugar y Fecha

Se pone la ciudad y la entidad federativa además fecha de elaboración con día, mes y año. Ejem, Colima, Col., a 2 de Febrero de 2015.

12 Cargo Se pone el puesto o cargo de quien firma el oficio, siempre en mayúscula.

Firma Después se dejarán tres espacios entre el cargo y nombre para plasmar la firma.

13 Nombre La profesión, nombre (s) y apellidos de quien firma el oficio en mayúscula.

14 Anexo Dos espacios después, si el oficio lleva anexos se deberá de indicar el número de ellos. Ejem. 1, 2, etc.

15 Referencias finales Un espacio después, cuando sea necesario enviar copia a otras instancias para su conocimiento, deberán indicarse en el pie del documento las siglas C.p. (con copia para), y a continuación anotar el nombre y cargo con letra tipo titulo en negritas. Lo anterior en letra Arial tamaño 9 u 8. Los/as destinatarios/as de las copias de conocimiento se anotarán de acuerdo con el nivel jerárquico. Además con copia al (expediente y minutario) esto nos sirve para llevar el control adecuado del archivo.

16 Iniciales de responsabilidad Un espacio después, se deberán anotar las iníciales del emisor/a con letras mayúsculas seguidas de una diagonal e iníciales de quien valida el documento mismo que rubricara de Vo.Bo.; y en minúsculas las de lo capturo

17 Leyenda oficial Un espacio después se coloca la leyenda que corresponde al año en curso, es publicada en el Diario Oficial esta cambia anualmente. (Se escribe en negritas con mayúsculas y entrecomillado)

18 Sello Este se colocar agarrando parte de la firma del titular.

Nota Cuando el oficio contenga más de una hoja en la parte superior derecha de la leyenda, se deberá indicar el número consecutivo a partir de la primera hoja ejem. 1/3, 2/3 y 3/3.



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Circular. XXXXXX (2)

A LOS DIRECTORES Y JEFES DE DEPARTAMENTO (3) P r e s e n t e.-

Con el objeto de dar complimiento a lo dispuesto en la normatividad para la emisión de circulares de carácter institucional, se les da a conocer los formatos oficiales que deberán de utilizar a partir de esta fecha. (4)

(5) Para cualquier aclaración o información adicional al respecto favor de dirigirse al Departamento administrativo de esta dependencia. A t e n t a m e n t e: SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCIÓN (6) Colima, Col. a 04 de Febrero de 2015 (7) EL SECRETARIO DE TURISMO (8) (9) C. HÉCTOR SANDOVAL FIERROS (10) C.p. Expedientey Minutario.- (11) HSF/zbg (12)


Destinatario

Membrete (1)

Cuerpo de

Circular

Fin de la

Circular

Cierre

Manual de identidad

Sello (14)



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Circular: Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas, a quienes por igual interesa, como: procedimientos, instrucciones, comunicados, criterios de operación, solicitudes de información y todo aquel asunto de carácter institucional que permita a las dependencias y entidades de gobierno a conducir su administración sobre un mismo marco de acción. Las circulares por su contenido y alcance, deberán de ser emitidas por los titulares de las dependencias correspondientes.

Se emplea en asuntos oficiales. Sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de diversos niveles.

Nº Concepto Descripción

1 Membrete Consultar el Manual de Identidad del Gobierno del

Estado de Colima.

2

Circular Nº

Remarcados con negrita y alineado a la derecha

Iniciando en la cuarta línea, se ponen las iniciales de donde procede la circular y el número consecutivo de circulares con el año que corresponde. Ejem. DS/001/2015 todas las circulares proceden del titular.

3 Destinatarios Remarcados con negrita y alineado a la izquierda

Se dejan dos líneas de espacio y en la tercera, se coloca, el puesto y cargos a quien(s) va dirigida la Circular. Ejem. A Directores y Jefes de Departamento. En el siguiente renglón la palabra P r e s e n t e, en tipo titulo y espaciado ente cada letra.

4 Cuerpo de la Circular Se dejan dos líneas de espacio y en la tercera, se comienza el cuerpo de la Circular, esta se emplea en asuntos oficiales. Sobresaliendo en su redacción la claridad y sencillez, se utiliza para dar a conocer procedimientos, instrucciones, comunicados, criterios de operación, solicitudes de información.

5 Fin de la Circular Se dejan dos líneas de espacio y en la tercera, se comienza el fin de la Circular esta dependerá del contenido de la Circular.

Después de dos espacios del fin de la Circular, del lado izquierdo se incluirá como cierre la palabra A T E N T A M E N T E; en mayúscula con negritas y espaciado entre letra y letra.

6 Lema


izquierda

En la siguiente línea se colocará la Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y entrecomillado), por Ejem. SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCIÓN

7 Lugar y Fecha

En la siguiente línea, se pone la ciudad y la entidad federativa además fecha de elaboración con día, mes y año. Ejem, Colima, Col., a 2 de Febrero de 2015.

8 Cargo En la siguiente línea, se pone el puesto o cargo de quien firma la Circular, siempre en mayúscula.

9 Firma Después se dejarán tres espacios entre el cargo y nombre para plasmar la firma.

10 Nombre La profesión, nombre (s) y apellidos de quien firma



Página 9

la Circular en mayúscula.

11 Referencias finales Un espacio después, cuando sea necesario enviar copia a otras instancias para su conocimiento, deberán indicarse en el pie del documento las siglas C.p. (con copia para), y a continuación anotar el nombre y cargo con letra tipo titulo en negritas. Lo anterior en letra Arial 10. Los/as destinatarios/as de las copias de conocimiento se anotarán de acuerdo con el nivel jerárquico. Además con copia al (expediente y minutario) esto nos sirve para llevar el control adecuado del archivo.

12 Iniciales de Responsabilidad

Un espacio después, se deberán anotar las iníciales del emisor/a con letras mayúsculas seguidas de una diagonal e iníciales de quien valida el documento; y en minúsculas las de la persona que la elaboró el mismo.

13 Leyenda oficial Un espacio después se coloca la leyenda que corresponde al año en curso, es publicada en el Diario Oficial esta cambia anualmente. (Se escribe en negritas con mayúsculas y entrecomillado)

14 Sello Este se pondrá a la derecha de la firma del titular.



Página 10

M E M O R Á N D U M De: C. FRANCISCO DE JESÚS ASCENCIO MEILLON (2) Para: MAYRA PIÑA RIOS BRISA SOTO RAMÍREZ (3)

MICHEL TORRES GARCÍA JOSÉ RAMÓN GUTIÉRREZ B. Asunto: Reunión de seguimiento a los acuerdos de la revisión por la Dirección. (4)

Con el objeto de dar seguimiento a los acuerdos de RXD, se les cita en la sala de juntas de está Secretaría a las 09:00 horas del día jueves 19 de Febrero de 2015, para tener un taller práctico de elaboración, análisis de causa y seguimiento de los hallazgos, será impartido por personal del ICEC. (5)

A T E N T A M E N T E: SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCIÓN (6) Colima, Col. a 04 de Febrero de 2015 (7) Firma del remitente (8) EL SECRETARIO DE TURISMO (9) C.p. Expediente y Minutario.- (10) HSF/zbg (11)


Membrete (1)

Cuerpo del

Memorándum

Cierre

Manual de identidad

Sello (13)



Página 11

Memorándum: es un documento para comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de la dependencia con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más. Nº Concepto Descripción

1 Membrete Consultar el Manual de Identidad del Gobierno

del Estado de Colima.

Inmediatamente después centrado se incluirá a palabra M E M O R Á N D U M en mayúscula con negritas y espaciado entre letra y letra.

2 Remitente

Remarcado con negrita y alineado a la izquierda

Dejando un espacio, se antepone la palabra De: enseguida la profesión, nombre (s) y apellidos de quien envía el memorándum, deberá ir con mayúsculas y negritas.

3 Destinatario(a) (s)

Dejando un espacio, se antepone la palabra Para: enseguida el Nombre del/la destinatario/a(s) deberá ir con mayúsculas.

4 Asunto Dejando un espacio, indicar de manera breve y

precisa la esencia del documento (procurando no exceder dos líneas).

5 Cuerpo del Memorándum Dejando un espacio, se comienza el cuerpo del memorándum este se emplea en asuntos oficiales. Sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez. Debe aclararse que por ser una comunicación de carácter interno se suprimen las formulas de cortesía tanto al inicio como al final.

Después de un espacio del contenido del memorándum, de lado izquierdo se incluirá como cierre la palabra A T E N T A M E N T E; en mayúscula con negritas y espaciado entre letra y letra.

6 Lema


izquierda

En la siguiente línea se colocará la Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y entrecomillado), por Ejem. SUFRAGIO EFECTIVO.NO REELECCIÓN

7 Lugar y Fecha En la siguiente línea, se pone la ciudad y la entidad federativa además fecha de elaboración con día, mes y año. Ejem, Colima, Col., a 2 de Febrero de 2015.

8 Firma Después se dejarán tres espacios entre la fecha y cargo.(espacio suficiente para plasmar la firma)

9 Cargo Tres espacios después del lugar y fecha, se coloca el puesto o cargo de quien firma el memorándum, siempre en mayúscula

10 Referencias finales Un espacio después se coloca, C.p. (copia para), expediente y minutario.

11 Iniciales de responsabilidad Un espacio después colocan las siglas de quien firma y elabora el memorándum, estas se rubrican.

12 Leyenda oficial Un espacio después se coloca la leyenda que corresponde al año en curso, es publicada en el Diario Oficial esta cambia anualmente. (Se



Página 12

escribe en negritas con mayúsculas y entrecomillado)

13 Sello Este se pondrá a la derecha de la firma del titular.

SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y SUS USOS

Nombre Signo Indicación

Punto . Para hacer pausa larga

Dos puntos : Para llamar la atención sobre lo que se sigue

suspensivos … Para hacer una interrupción voluntaria

Coma , Para hacer una pausa breve

Punto y coma ; Para hacer una pausa intermedia

Interrogación ¿ ? Para preguntar

Exclamación o admiración ¡ ! Para exclamar

Comillas “ “ Para cita textual, para remarcar un concepto

Paréntesis ( ) Para acotación o inciso

Raya - Para diálogo o inciso

Guión __ Para dividir palabras en sílabas

Nombre Signo Indicación

DIVISIÓN DE LAS PALABRAS SEGÚN EL ACENTO

Nombre

Silaba que acentúa

¿Lleva tilde? Ejemplos

Agudas

Última sílaba

Sí (cuando terminan en n, s o vocal)

País, mansión, sofá

Graves o llanas Penúltima sílaba

No (cuando terminan en cualquier otra letra) Sí (cuando no terminan en n, s o vocal) No (cuando terminan) en n, s o vocal

Hotel, servir, almorzar

Árbol, césped, difícil

Examen, paciencia, tesis Excepciones(cuando terminan en Vocal+consonantes) bíceps, tríceps

Esdrújulas

Antepenúltima sílaba Siempre llevan tilde Última, vehículo, difíciles

Sobresdrújulas

Sílaba anterior a la antepenúltima

Siempre llevan tilde Críticamente, explícamelo



Página 13

HOJA MEMBRETADA PARA USO DE LA SECRETARÍA DE TURISMO



Página 14