)
Personería Municipal de Cajicá compiometidos por sus detechos ^apa do Rlesgos Personería Municipal de Cajicá
C ó d i g o
V e r a i ó n F e c h a
PMCP-GC-001
1 Diciembre de 2013
Nombra del Proceso: Ol^etivo del Proceso:
Todos Los procesos Mapa de Rlesgos Intituclonal de la Personeria Municipal de d ^ l c á
P« Probabilidad l> Impacto
Riesgo identificado
C lase
C a l i f i c a c i ó n E v a l u a c i ó n
Riesgo Zona de
_We8ao_
Controles Existentes
D e s p u é s de Controles
Nueva E v a l u a c i ó n
Zona de
Riesgo
Opciones de Manejo
Acciones de Control
Responsable Frecuencia Indicador
D a A o d e l a d o c u m e n t a c i ó n a causa de la humedad
E s t r a t é g i c o , imagen, legal 5 Extrema
Prtjfeger la d o c u m e n t a c i ó n de los posibles daftos que se puedan presentar Extrema
Reducir el riesgo, evitar compartir o transferir
Solicitar a la a d m i n i s t r a c i ó n la r e v i s i ó n y mantenimiento correctivo de la c o n s t r u c c i ó n
Funcionarlos P e r s o n e r í a Municipal Mensual
No.de actividades ejecutadas/No. De actividades
Dafk) de la d o c u m e n t a c i ó n debido a la falta de e s t a n t e r í a para s o p o r t a r í a
E s t r a t é g i c o , imagen, legal 5 Extrema
Ubicar la d o c u m e n t a c i ó n p r o t e g i é n d o l a Extrema
Reducir el riesgo, evitar compartir o transferir
Compra de e s t a n t e r í a y u b i c a c i ó n de un tugar adecuado para su p r o t e c c i ó n
Funcionarios Personeria Municipal Mensual
No.de actividades ejecutadas/No. De actividades planteadas
M a t e r i a l i z a c i ó n de riesgos por la falta de seguimiento a los mismos
Operativo, Inrtagen. financiero, e s t r a t é g i c o Extremo
Hacer seguimiento a los controles de los riesgos y iejecutarlos de acuerdo con s u s prioridad Extrema
Reducir ir el riesgo, evitar compartir o transferir
Desarrollar indicadores y utüizar tos como entrada para la toma de decisiones
Funcionarios Personeria Municipal Mensual
A u m e n t a c i ó n de los indicadores y u t i l i zac ión de la i n f o r m a c i ó n para la toma de decisiones
Que los productos MECI no e s t é n actualizados debido a la u t i l i zac ión los mismos y r e v i s i ó n constante
dej Imagen. Operativo, E s t r a t é g i c o 5 Extremo
A l i m e n t a c i ó n de los indicadores de g e s t i ó n de los procesos y del Mapa de Riesgos 4 Extrema
Redudr Ir el riesgo, evitar compartir o t r a n s f e r í r
Desarrollar indicadores y utilizarlos como entrada para la tomada decisiones
Funcionarios P e r s o n e r í a Municipal Mensual
A l i m e n t a c i ó n de los indicadores y u t i l i zac ión de la itTformación para la toma de decisiones
Por volumen de trabajo puede demorarse respuesta a los usuarios Cumplimiento Extrema
Establecer prioridades de acuerdo con controles de a n t i g ü e d a d e impacto del requerimiento 3 Alta
Reducir el riesgo, evitar, comparfiro transferir
Contar con m á s personal para poder atender todas las solicitudes
Funcionarios de la Personeria Municipal Mensual
respuestas dadas a la comunidad al mes/numero de solicitudes formuladas por la
6
Posible incumplimiento en tareas por falta de Recurso Humano
E s t r a t é g i c o , Imagen y Cumplimiento 4 5 Extrema
Dis t r i tx jc ión de tareas a todos los funcionarios, desarrollo de actividades de a t e n c i ó n directa en todos los c a s o s a la comunidad por parte del Personero, desarrollo de convenios con universidades ; contratar apoyo a la g e s t i ó n 2 4 Alta
Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
proyecto al Concejo a fin de ampliar el recurso humano a servicio de la p e r s o n e r í a municipal de C a j i c á
Funcionarios de la Personeria Municipal
C a d a tres meses
No.de personas contratadas/No. Oe personas requeridas
7
Posible incumplimiento de tareas por falta de Recursos Financieros
E s t r a t é g i c o , Imagen y Cumplimiento 4 5 Extrema
Solicitud apoyo log ís t ico a la A d m M s t r a c t ó n Municipal 2 4 Alta
Reducir el riesgo, evitar, compartir 0 transferir
A d q u i s i c i ó n de nuevos recursos a fin de poder cumplir con (os requerimientos de la comunidad
Funcionarios de la Personeria Municipal
C a d a tres meses
Recursos adquiridos/recurs os necesitados. Cumplimiento de cronogramas de trabado
8
Queja ante el Consejo o Superior por no hatier allegado soportes de investigaciiVi solicitada por entidad de control debido a que otra entidad no aporto a la Personeria la Legal 3 5 Extremo
Estarse comunicando con la entidad y dejar las evidencias de las solicitudes 3 3 Alta
Reducir riesgo, evitar, compartirte t r a n s f e r í r
Seguimiento y dejar evidencia del mismo
Funcionarios Personeria Municipal Semanal
Listado de documentos y gestiones que deben ser tramitados por otras entidades
9
Vencimiento de t é r m i n o s de las comisiones designadas Legal 3 5 Extremo
R e v i s i ó n de los t é r m i n o s dados, establecimiento de tareas y e j e c u c i ó n de las mismas 1 4 Alta
Reducir el ríesgo, evitar, compartir o transferir
buena r e l a c i ó n con los proveedores de i n f o r m a c i ó n y
Funcionarios de la Personeria Municipal Mensual
comisiones designadas al mes y estado de las mismas
10
Apertura de i n v e s t i g a c i ó n a los funcionarios a causa del e n v i ó e x t e m p o r á n e o de las declaraciones de los desplazados a A c c i ó n Social Legal 3 5 Extremo
R e c e p c i ó n y e n v i ó inmediato de las declaraciones de los desplazados de a c c i ó n social, lista de chequeo para evidenciar el cumplimiento 1 4 Alta
Reducir el ríesgo. evitar compartir o t r a n s f e r í r
Seguimiento a los e n v í o s y r e c o n f i m i a c i ó n de los mismos
Funcionarios de la P e r s o n e r í a Municipal Semartal
D i s m i n t r i ó n d e l tiempo de e n v i ó de declaraciones d é l o s desplazados a A c c i ó n Social
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Perdida de d o c u m e n t a c i ó n a causa del traslado de personeria a archivo central
E s t r a t é g i c o , imagen, legal 3 5 Extrema
Tomar medidas de p r o t e c c i ó n e inventario de la r i n c i i m e n t a c i ó n cuando e s trasladada de un lugar a otro 2 4 Alta
Reducir el ríesgo. evitar, compartir o t rans fe r í r
Seguimiento y p r o t e c c i ó n de la d ( K : u m e n t a c i ó n durante su traslado
Funcionarios Personeria Munidpal Mensual
Cantidad de d o c u m e n t a c i ó n trasladada sin i w i g ú n problema/Cantida d d e d o c u m e n ^ d ó n que debe ser trasladada
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Sanciones por no darle el t r á m i t e respectivo a los procesos disciplinarios
Legal, cumplimiento 3 5 Extrema
h n p l e m e n t a d ó n del seguimiento de los estados de procesos m e d í a n t e uso de planilla que e s t é disponible por internet, con la p r o t e c c i ó n que s e a del caso, respecto a la i n f o r m a c i ó n 2 4 Alta
Reducir el riego, evitar, compartir 0 transferir
Establecimiento de mecanismos de seguimiento, estandarizar la actividad y reducir tiempos de respuesta
Funcionarios P e r s o n e r í a Municipal Trimestral
Listado estado de procesos disdplinarios, ultima a c t u a d ó n y fecha de la p r ó x i m a
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Por cuestiones de tiempo y actividades tallar a c i t a c i ó n del uzgado
Legal, C u m p l i r t í i e n t o 3 5 Extrema
Llevar el aonograma, priorizar actividades y asistir puntualmente 2 4 Alta
Redudr el riego, evitar, compartir 0 t r a n s f e r í r
Revisar la agenda diariamente y hacerle el seguimiento
Fundonarios P e r s o n e r í a Munidpal Trimestral
No. De citaciones a las cuales s e a s i s t i ó / N o . De citaciones programadas
14 P r e s c r i p c i ó n de ios Procesos que s e llevan Legal 3 5 Extremo
O r g a n i z a c i ó n de trabajo. seguimiento al estado de cada proceso 2 4 Alto
Redudr el riesgo, evitar, compartir o transferir
Compartir i n f o r m a d ó n con alertas haciendo uso de herramientas de Internet
Fundonarios Personeria Munidpal Mensual
No. De procesos p r ó x i m o s a prescr í t i i r /no . Total de procesos
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Falta de a t e n c i ó n a los usuarios durante la temporada de vacaciones de las universidades
Operativo y Cumplimiento 4 • 4 Extremo
Soporte con los funcionarios de la Personeria munidpal 3 3
*
AHo
Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
Buscar celebrar convenios con Universidad de que trabajan tres semestres por a ñ o
F u n c i o n a r í o s Personeria Municipal Mensual
Listado de Universidades con convenio y horarios que manejan
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Intermitencia en la p r e s t a c i ó n del servido de INTERNET espedalmente importante para el contacto con la unidad de victimas |3ara la a t e n c i ó n de la p o t H a c i ó n desplazada T e c n o l ó g i c o 3 5 Extrema
Tener medios aWemativos para la p r e s t a c i ó n del servicio de Internet, solicitar a la A d m i n i s t r a c i ó n revise el tema y suministre el soporte en todo momento 1 4 Alta
Reducir el riesgo, evitar, compartir 0 transferir
Seguimiento al internet y reporte inmediato de su falla
F u n c i o n a r í o s Personeria Munidpal Manual
No. De reportes que s e demoran en ser remitidos/No. Total de reportes enviados
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Posible d a ñ o s de equipos por las subida y bajas de e n e r g í a e l é c t r i c a por falta de una U P S 0 mecanismo que proteja los equipos
T e c n o l ó g i c o , operativo, imagen, legal 4 4 Extrema
Compra de los equipos que s e requieren a fin de garantizar el funcionamiento t e c n o l ó g i c o 3 3 Alta
Reducir el riego, evitar, compartir 0 b'ansferir
Compra y mantenimiento de equipos de p r o t e c c i ó n
Fundonarios P e r s o n e r í a Munidpal Semestral
E q u i p e » requeridos c o m p r a í t o s / t o t a l equipos requeridos
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Riesgo de Enfemfiedades laborales, en especial aquellas a causa de la humedad, presencia de á c a r o s u hongos
Seguridad y Salud Ocupadonal 3 4 Extrema
Solicitar Mejoras de las instalaciones f í s i c a s de la entidad 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo, redudr el riesgo
Vigilanda en Salud P e r s o n e r í a - A R L Mensual
E j e c u c i ó n plan de mejoramiento e latwado tras visita de la A R L
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Posible a g r e s i ó n de un dudadano descontento 0 que tiene problemas y se desquita con los funcionarios de la entidad
Social, de Imagen, Seguridad y Salud Ocupadonal 3 5 Extrema
E s t a d ó n de divisiones que eviten que los usuarios se agrupen y no dejen laborar al funcionario en forma adecuada 1 3 Moderada
Asumir el riesgo, reducir el riesgo
C a p a d t a c i ó n a los funcionarios en manejo de situaciones como é s t a s
Funcionarios p e r s o n e r í a Mensual
No. De personas que registran actitudes hostiles/No. total de personas atendidas
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Presenda de humedad en la Ofidna de la C a s a de la Justicia
Seguridad y Salud Ocuioadonal 4 3 Alta
Desarrollo de programa de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la Personeria 3 2 Moderada
Asumir el riesgo, redudr el ríesgo
E j e c u d ó n programas de mantenimiento
Fundonarios p e r s o n e r í a Mensual
No. De actividades ejecutadas/No. De actividades programadas
^ ) •) )
21
Incidencia del sol en forma directa sobre persona y equipos en la C a s a de la Justicia a falta de una p e l í c u l a en el vidrio que minimice Operativo 4 3 Alta
I n s t a l a c i ó n de p e l í c u l a en los vidrios 3 2 bkxterada
Asumir el ríesgo redudr el ríesgo
q e c u d ó n programas de mantenimiento
F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Mensual
No. De actividades ejecutadas/No. c i é actividades programadas
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Riesgo de incendio debido a la presencia de alta carga combustible, alfombras, papeles, muebles etc., en la Oficina ubicada en la A l c a l d í a
Seguridad y Salud Ocupadonal 3 5 Exti-ema
Solicitar la visita de la A R L y pedir un estudio de puestos de trabajo, organizar d o c u m e n t a c i ó n en archivador, y comprar extintores que apliquen para la ofidna 1 3 Moderada
Asumir el riesgo, redudr el riesgo
Tener bakutis de i n f o r m a c i ó n en lugar diferente a la oficina prindpal
Funcionarios personeria Mensual
E j e c u c i ó n plan de mejoramiento elaborado h^s visita de la A R L
23
Falta de cobertura y a c o m p a ñ a m i e n t o a algunas de las entidades que lo solicitan
Operativo y E s t r a t é g i c o 3 4 Extrema
Establedmiento de cronogramas trabajo 1 3 Moderada
Asumir el riesgo, redudr el ríesgo
Desarrollar actividades concertadas con las entidades
F u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Munidpal
Cada Semesb-e
Cumplimiento de Cronogramas de trabajo y listado de solicitudes
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No poder satisfacer las expectativas de !a comunidad
E s t r a t é g i c o , Imagen y Cumplimiento 3 5 Exti'ema
Establedmiento de cronogramas trabajo, conbatar personal de apoyo, celetirar convenios, atender varios temas s i m u l t á n e a m e n t e 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo, reducir el ríesgo
Pr ío r í za r las adividades, disponer de m á s personal, gestionar recursos
F u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Munidpal
C a d a tres meses
T a b u l a c i ó n de las encuestas de s a t i s f a c d ó n
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Peligro de d a ñ o s a causa de situaciones de orden p ú b l i c o
Operativo y de Syso (Seguridad y Salud Ocupadonal) 2 5 Exti-ema
S e n s i b i l i z a d ó n a la comunidad sobre el respeto a los bienes pút i l icos 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo, redudr el ríesgo
Hroieccion a s ios bienes a b ' a v é s de c o n t i ^ t a d ó n de p ó l i z a s integrales de seguros
F u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a y la A l c a l d í a de C a j i c á Anual
Total bienes, p ó l i z a s contratadas, amparos y d e d u c í b l e s
26
27
rana U B U J I I U U I y seguimientos a las personas que son atendidas en la C a s a de Justicia, d e s c o n o c i é n d o s e n ú m e r o , casos frecuentes, tramites y
Cumplimiento y Operativo 5 4 Exti-ema
que por o b l i g a c i ó n detien ser diligendadas por tos estudiantes y revisadas por su coordinador, entregadas en la Secretaria de la Personeria para a n á l i s i s y posterior r e v i s i ó n para 3 2 Moderada
Asumir el ríesgo, redudr el ríesgo
r \ e v r a i u i i a e i i i c i i f e i i
a e s t a d í s t i c a s , í m p l e m e n t a r encuesta de s a t i s f a c c i ó n al usuario a fin que cada uno la diligende y a s í
F u n d o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Municipal Mensual
E s t a d í s t i c a s consolidadas mensuales, fotos de evidencia de trabajo realizado por estudiantes
28 Inadecuado manejo de la i n f o r m a c i ó n .
Imagen y cumplimiento 3 4 Exti'ema
A p l i c a c i ó n del c ó d i g o de é t i c a de la P e r s o n e r í a , s e n s i b i l i z a d ó n a los f u n c i o n a r í o s sobre el tema 1 3 Moderada
Asumir el riesgo, reducir el riesgo
Establecer como un valor i n t r í n s e c o a la o r g a n i z a c i ó n ta reserva en la i n f o r m a c i ó n
F u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Munidpal Semestral
R e a l i z a d ó n de capadtadones y e v a l u a c i ó n de eticada de las mismas
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Inadecuada a t e n c i ó n al usuario, ya por los funcionarlos que laboran en la p e r s o n e r í a 0 por los estudiantes que apoyan la g e s t i ó n
Imagen y cumplimiento 3 4 Extrema
A c t u a l i z a c i ó n a ios f u n c i o n a r í o s en materia de a t e n c i ó n a los usuarios, desarrollo de estrategas de s o l u c i ó n de conflictos 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo, reducir el ríesgo
Establecer encuestas de s a t i s f a c c i ó n a los usuarios, t a b u l a r í a s y u s a r í a s como elemento de entrada para la toma de decisiones
Funcionarios de la P e r s o n e r í a Municipal Mensual
T a b u l a c i ó n encuestas de s a t i s f a c c i ó n
30
Desconocimiento de la g e s t i ó n adelantada por la P e r s o n e r í a por parte de la comunidad Imagen 3 4 Extrema
P u b l i c a c i ó n de la g e s t i ó n en la p á g i n a web, carteleras e integrar noticias en los posible, a la i n f o n n a c i ó n que e s remitida por la A d m i n i s t r a c i ó n Municipal. 1 3
f
Moderada Asumir el riesgo, reducir el ríesgo
M e d i c i ó n del impacto en la comunidad a t r a v é s de preguntas sotire i n f o r m a c i ó n alli publicada durante reuniones o en las visitas que hacen los usuarios
Funcionarios de la Personeria Municipal Semestral
Piezas comunicativas y m e d i c i ó n de su impacto
31
Incumpl'tmiento en la e j e c u c i ó n de las capacitaciones a la Comunicad programadas por la P e r s o n e r í a
Cumplimiento, operativo 3 4 Extremo
Control a las acciones extemas que puedan impedir la e j e c u c i ó n de dichas capacitaciones: p r e p a r a c i ó n del evento con suficiente a n t e l a c i ó n . 1 3 Moderada
Asumir el riesgo, reducir el riesgo
Seguimiento a controles, rev is ión de cronogramas
Funcionarios de la P e r s o n e r í a Municipal Semestral
No. D e capacitaciones ejecutadas/No. De capacitaciones programadas
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Queja del usuario ante la P r o c u r a d u r í a debido a que no rec ib ió respuesta de su solicitud que formulo ante la P e r s o n e r í a pero estaba dirigida a otra entidad Legal 3 5 Extremo
Responder todas las solicitudes de la comunidad, hacer el seguimiento adecuado a la respuesta de las mismas 1 3 Moderada
Asumir el riego, reducir el riesgo
Tener el listado de solicitudes y revisar que todas y cada uno han sido tramitadas y su t r á m i t e se ha informado al usuario
Funcionarios de la Personeria Municipal Mensual
No. De solicitudes respondidas/No. De solicitudes formuladas
33
Dificultad de r e c u p e r a c i ó n de la i n f o m i a c i ó n al no tener implementadas y actualizadas las tablas de r e t e n c i ó n documental en su totalidad
E s t r a t é g i c o , imagen, legal 3 5 Extrema
C o n t r a t a c i ó n de la a c t u a l i z a c i ó n e i m p l e m e n t a c i ó n de las Tablas de R e t e n c i ó n Documental de la Personeria 1 3 Moderada
Asumir el riesgo, evitar, compartir 0 transferir
Evidenciar el grado de avance en la a c t u a l i z a c i ó n e i m p l e m e n t a c i ó n de las T R O
Funcionarios P e r s o n e r í a Municipal Mensual
No.de actividades ejecutadas/No. De actividades planteadas
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Perdida de tiempo por Presencia de c a s o s que son por temas pol í t icos y denuncias que no tienen fundamento
Imagen, Cumplimiento, legal 3 4 Extrema
C o n c i e n t i z a c i ó n a las personas que los casos denunciados detjen estar basados en situaciones reales 2 3 Moderada
Asumir el riesgo, reducir el riego
R e v i s i ó n de los casos y r e c o l e c c i ó n de pruebas o desistir del mismo s e g ú n el caso
Funcionarios P e r s o n e r í a Municipal Semestral
No.de c a s o s sin fundamento/No, total de casos
35
lmposit)ilidad de atender las solicitudes de la v e e d u r í a
E s t r a t é g i c o , cumplimiento 3 5 Extrema
R e v i s i ó n de solicitudes, i n v e s t i g a c i ó n y respuesta, establecer e s t á n d a r e s y buscar disminuir tiempo de respuesta 2 3 Moderada
Asumir el riesgo, reducir el riesgo
Hacer seguimiento junto con las d e m á s solicitudes y dar respuesta
Funcionarios Personeria Municipal Mensual
No. De solicitudes resueltas/No. De solicitudes formuladas
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Sanciones por no responder oportunamente solicitudes
Legal, Cumplimiento 3 5 Extrema
Responder acuerdo con el orden, crear formato que fundone en internet y al a i a l tengan acceso todos los funcionarios a fin que puedan hacer seguimierrto y a c t ú e n . 2 3 Moderada
Asumir el ríesgo, redudr el riesgo
Hacer seguimiento junto con las d e m á s soTicitudes y dar respuesta
F u n c i o n a r í o s P e r s o n e r í a Munidpal Mensual
No. De solicitudes resueRas/No. De solicitudes formuladas
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No desarrollar actividades por falta de tiempo 0 recursos
Imagen, operativo 3 5 Extrema
Gestionar recursos y apoyo log ís t ico para la Personeria 1 3 Moderada
Asumir el riesgo, redudr el riesgo
A d í d o n e s p r e s u p u é s t a l e s
Funcionarios de la P e r s o n e r í a Municipal Mensual
No .Oe actividades ejecutadas/No. De actividades programadas
38
Desconocimiento a profundidad del tema de g e s t i ó n amt> íen ta i
E s t r a t é g i c o , cumplimiento 3 5 Extrema
Capacitar y desarrollar incentivos para los funcionarios que mejoren s u desempef^o en este aspecto 2 3 Moderada
Asumir el riesgo, redudr el riesgo
E s t a r e n f o r m a c i ó n permanente sobre el tema
Funcionados de la P e r s o n e r í a Munidpal Semestral
No. De f u n c i o n a r í o s capacitedos/No.d e f u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a
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Riesgo de Enfemiedades lalxjrates, en especial aquellas a causa de la humedad, presencia de á c a r o s u hongos
Seguridad y Salud Ocupadonal 3 4 Extrema
Solicitar Mejoras de las instaladones f í s i c a s de la entidad 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo. redudr el riesgo
Vigilancia en Salud P e r s o n e r í a - A R L Mensual
E j e c u c i ó n plan de mejoramiento elaborado ta^s visKa de la A R L
40
Posible a g r e s i ó n de un ciudadano descontento 0 que tiene problemas y se desquita con los funcionarios de la entidad
Soda l .de Imagen, Seguridad y Salud Ocupadonal 3 5 Extrema
E s t a d ó n de divisiones que eviten que los usuarios se agrapen y no dejen laborar al fundonario en forma adecuada 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo. reducir el riesgo
C a p a c i t a c i ó n a los fundonarios en manejo de situaciones como é s t a s
Funcionarios p e r s o n e r í a Mensual
No. De personas que registran actitudes hostiles/No. total de personas atendidas
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Presencia de humedad en ta Oficina de la C a s a de la Justicia
Seguridad y Salud Ocupadonal 4 3 Alta
Desarrollo de programa de mantenimiento preventivo y conectivo de las instaladones de la Personeria 3 2 Moderada
Asumir el riesgo, redudr el riesgo
E j e c u c i ó n programas de mantenimiento
Funcionarios p e r s o n e r í a Mensual
No. De actividades ejecutadas/No. I3e actividades programadas
42
Incidencia del sol en forma directa sobre persona y equipos en la C a s a de la Justicia a falta de una pelicula en el vidrio que minimice 4 3 Alta
I n s t a l a c i ó n de p e l í c u l a en los 3 2 Moderada
Asumir el riesgo redudr el riesgo
E j e c u c i ó n programas de mantenimiento
Fundonarios p e r s o n e r í a Mensual
No. De actividades ejecutadas/No. De actividades programadas 42
Incidencia del sol en forma directa sobre persona y equipos en la C a s a de la Justicia a falta de una pelicula en el vidrio que minimice Operativo 4 3 Alta vidrios 3 2 Moderada
Asumir el riesgo redudr el riesgo
E j e c u c i ó n programas de mantenimiento
Fundonarios p e r s o n e r í a Mensual
No. De actividades ejecutadas/No. De actividades programadas
43
Riesgo de incendio debido a la presencia de alta carga combustible, alfombras, papeles, muebles etc., en la Oficina ubicada en la A l c a l d í a
Seguridad y Salud Ocupadonal 3 5 Extrema
Solidtar la visita de la A R L y pedir un estudio de puestos de trabajo, organizar d o c u m e n t a c i ó n en archivador, y comprar extintores que apliquen para la ofidna 1 3 Moderada
Asumir el riesgo, redudr ei riesgo
Tener bakutis de i n f o r m a d ó n en tugar diferente a la oficina prindpal
Funcionarios p e r s o n e r í a Mensual
E j e c u c i ó n plan de mejoramiento elaborado tiBS visita de la A R L
44
Riesgo de perdida de i n f o r m a c i ó n por la falta frecuente del antivirus en los equipos de la P e r s o n e r í a
T e c n o l ó g i c o , operativo, imagen, legal 3 4 Extrenfia
R e v i s i ó n del antivirus y a c t u a l i z a d ó n contante, impedir que los f u n d o n a r í o s instalen en sus equipos programas no autorizados 1 3 Moderada
Asumir el riesgo, redudr el riesgo
R e v i s i ó n mensual del antivirus
Funcionarios P e r s o n e r í a Munidpal Mensual
Seguimiento ai Antivinjs
45
Falta de control de la i n f o n n a c i ó n debido a su falta de control en medios e l e c t r ó n i c o s
T e c n o l ó g i c o , legal 3 4 Extrema
Integrar en los computadores y comunicar a t r a v é s de la intranet de los funcionarios de la Personeria los temas relacionados con la r e c e p c i ó n y entrega de d o c u m e n t a c i ó n . 2 3 Moderada
Asumir el riesgo, redudr el riesgo
Crear niveles de a c c e s o y a l utilizar la nube evidendar la c o n f i a b i l í d a d de la misma
Funcionartos P e r s o n e r í a Municipal Semesb-al
Evidendar nivel de accequibilidad
46 Incumplimiento en la r e n d i c i ó n de Informes
Cumplimiento y legal 3 5 Extremo
Llevar un listado de informes y las fechas de r e c o l e c c i ó n de i n f o r m a d ó n y fecha l í m i t e de r e n d i c i ó n 1 3 Moderado
Asumir el riesgo, redudr el riesgo
R e v i s i ó n a los informes mensualmente
Funcionarios P e r s o n e r í a Munidpal
C a d a tres m e s e s
N o . De informes radicados antes de la fecha de vendmiento/No. Total de informes remitidos
47
Por la a n t i g ü e d a d del Palacio Municipal riesgo que el c í e l o r r a s o s e desplome por la liumedad
Seguridad y Salud Ocupadonal 4 4 Extrema
Solicitar Mejoras de las instalaciones f í s i c a s de la entidad 2 2
*
Baja Asumir el riesgo
C o n t i g o ! p e r í ó d i c o a las condiciones f í s i c a s de b'at>ajo
A d m i n i s t r a d ó n -P e r s o n e r í a Mensual
No. De actividades eJecutadas/No. De actividades programadas
48
Accidente laboral al subir 0 t>ajar escaleras, pese a los topes que tienen
Seguridad y Salud Ocupadonal 3 4 Extrema
Solicitar a la a d m i n i s t r a c i ó n que haga estudio de riesgo de la escalera a t r a v é s de la A R L 1 2 Baja Asumir el ríesgo
C o m u n i c a c i ó n y solicitud de c a p a d t a d ó n a la A R L P e r s o n e r í a - A R L Mensual
E j e c u t a plan de mejoramiento elaborado tras visita de la A R L
49
Imposibilidad de efectuar gastos menores urgentes debido a la falta de una Caja Menor Financiero 4 4 Extrema
R e v i s i ó n de la normatividad sobre el tema, los montos, elaborar la r e s o l u d ó n y adoptar la caja menor 2 2 Baja Asumir el ríesgo
Seguimiento y control a la e j e c u c i ó n de la caja menor
F u n d o n a r í o s p e r s o n e r í a Semanal
Seguimiento a la e j e c u c i ó n de la C s ^ Menor
50
Demora en actividades t é c n i c a s y a t e n c i ó n al usuario detiido a la falta de una fotocopiadora T e c n o l ó g i c o 4 4 Extrema
Compra de elementos t e c n o l ó g i c o s para prestar un mejor servicio 2 2 Baja Asumir el riesgo
Adquirir medios t e c n o l ó g i c o s necesarios
Funcionarios p e r s o n e r í a Semesb-al
No. Elementos comprados/No. De elementos requeridos
51
S u s p e n s i ó n de la a t e n c i ó n al publico detiido a ausencia de funcionarios por encontrarse en diligencia o cumpliendo otra actividad Operativo 4 4 Extrema
Organizar aonograma de trabajo, distrltiuir fundones, estudiar la posibilidad de ampliar la planta de personal 2 2 Baja Asumir el ríesgo
Distilbuir tareas, establecer e s t á n d a r e s y hacer seguimiento
Fundonarios p e r s o n e r í a Trimesti-al
Ustadode funciones asignadas a cada uno
52
Falta de i l u m i n a c i ó n debido a que varios , tx>mbnios se encuentran fundidos Operativo 3 3 Alta
Desarrolio de programa de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la P e r s o n e r í a 1 1 Baja Asumir el ríesgo
Desarrollo de Programa de Mantenimiento preventivo de las instalaciones
F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Mensual
N o . d e actividades eJecutadas/NO. De actividades propuestas
53
D a ñ o s de la persiana y necesidad de luz artificial todo el tiempo debido a la baja luz natural que ingresa
Operativo y Syso 3 3 AKa
Desan^ollo de programa de mantenimiento preventivo y correctivo de las Instalaciones de la Personeria 1 1 Baja Asumir el ríesgo
E j e c u c i ó n programas de mantenimiento
F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Mensual
No.de actividades ejecutadas/NO. De actividades propuestas
54
Demora de tiempo para gestionar solicitudes del usuario ya que no hay una impresora en la Oficina de la C a s a de la Justicia.
Cumplimiento, t e c n o l ó g i c o 4 4 Extrema
Compra de elementos t e c n o l ó g i c o s para prestar un mejor servicio 1 1 Baja Asumir el ríesgo
A d q u i s i c i ó n elementos necesarios
F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Mensual
No. Elementos comprados/No. De elementos requeridos
55
D a ñ o s en la oficina No.03 C a s a Justicia por el inadecuado uso que los practicantes de las universidades le dan Operativo 4 3 Alta
Oficiar a las universidades y responsabitizarios del tema 2 1 Baja Asumir el riesgo
Seguimiento al estado de las instalaciones
F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Mensual
Evidencia f o t o g r á f i c a del seguimiento al estado de la oficina
56
Falta de e j e c u c i ó n de todas las visitas planeadas por la falta de v e h í c u l o
Cumplimiento y Operativo 4 5 Extrema
Hacer cronograma, cumplido y en lo posible adquirir v e h í c u l o 0 moto para la p e r s o n e r í a de C a j i c á 2 1 Baja Asumir el ríesgo
E j e c u c i ó n cronogramas y dejar d í a s para cumplir con aquellos que quedaron pendientes
Funcionarios p e - s o n e r í a Mensual
R e v i s i ó n e j e c u c i ó n programa, listado de fallantes y r e p r o g r a m a c i ó n
57
Nodesanol larel procedimiento de c o n t r a t a c i ó n en forma adecuada
Legal y cumplimiento 3 4 Extrema
R e v i s i ó n lista de chequeo de contratos y seguimiento deí procedimiento respectivo que tiene su origen en la Ley 1 2 Baja Asumir el riesgo
Ejecutar c o n t r a t a c i ó n de acuerdo con lo establecido por la Ley
Funcionarios p e r s o n e r í a Mensual
No. De contratos coninf. faltante/No. Total de contratos
58
Insuficiencia de recursos para mejorar las competencias de los funcionarios de la Personeria Operativo 3 3 Alta
Asistir a capacitaciones organizadas por la P r o c u r a d u r í a , la D e f e n s o r í a u otras entidades 1 1 Baja Asumir el ríesgo
Desarrollar y ejecutar el programa anual de c a p a c i t a c i ó n , bienestar social e incentivos
Funcionarios p e r s o n e r í a Semestral
#de capacitaciones a las cuales se asiste/#total de capacitaciones convocadas o gestionadas
59
Uso inadecuado de recursos al invertir en actividades que no e s t á n programadas ó no responden a una necesidad e s p e c í f i c a 3 4 Extrema
Desariollo de las actividades programadas de acuerdo con el cronograma anual 1 2 Baja Asumir el ríesgo
Ejecutar s e g ú n el Plan de inversiones
F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Mensual
Seguimiento a las inversiones y su resultado
)
60
Falta de vigilancia a las funciones y servicios que s e prestan en la C a s a de la Justicia imagen 4 4 Extrema
C r e a c i ó n de cronogramas de trabajo, planillas de seguimiento, c i a r í a s con los coordinadores, visitas de seguimiento, encuesta a usuarios 2 2 Baja Asumir ei riesgo
Establecer e s t á n d a r e s de cumplimiento
Funcionaras de ia p e r s o n e r í a concertado con directivo de universidad
C a d a dos meses
Personas atendidas y temas sot>re los cuales se ha tratevado
61
Falta de aparatos t e l e f ó n i c o s en la C a s a de la Justicia imposibHitando la c o m u n i c a c i ó n directa P e r s o n e r í a oficina principal, oficina c a s a de la Justicia
Operativo, T e c n o l ó g i c o 5 4 Extrema
A d q u i s i c i ó n de t e l é f o n o s y c o m u n i c a c i ó n frecuente con las personas que laboran en la C a s a de la Justicia, en las Oficinas de la P e r s o n e r í a 1 2 Baja
Asumir el Riesgo
R e v i s i ó n y seguimiento personales para evidendar el buen uso que se le haga a la linea t e l e f ó n i c a
F u n d o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Municipal Mensual
Seguimiento a la u t i l i z a d ó n del t e l é f o n o
62
No tener i n f o r m a c i ó n analizada para la toma de decisiones por falta de f o n n u l a c i ó n , a p l i c a c i ó n o a n á l i s i s de tendencias de los indicadores E s t r a t é g i c o 4 4 Extrema
Planeamiento de indicadores, a l i m e n t a c i ó n de los mismos, y a n á l i s i s y c o n s t i t u y é n d o l e s en elemento de entrada para la toma de decisiones 2 2 Baja Asumir el riesgo
Todos los fundonarios de nomina o apoyo deben estar alimentando a l g ú n indicador
Funcionarios de la P e r s o n e r í a Munidpal
R e v i s i ó n mensual
Cuadro de mando de indicadores
63
Falta de seguimiento a la g e s t i ó n de los procesos del Sistema de G e s t i ó n de la Personeria Cumplimiento 4 4 Extrema
Oesan-ollo de los indicadores de cada proceso y ut i l i zac ión de la i n f o r m a c i ó n para la loma de dec isbnes 2 2 Baja Asumir el riesgo
Todos los fundonarios de nomina o apoyo deten estar alimentando a l g ú n indicador
Funcionarios de la P e r s o n e r í a Munidpal
R e v i s i ó n mensual
Cuadro de mando de indicadores
64
inadecuadas a la comunidad debido el desconocimiento que s e tenga sobre a l g ú n tema, 0 no iiaber cumplido el procedimiento, o tarea en manos de
Legal y Cumplimiento 3 4 Extrema
Actuall7aci6n constante de los funcionados, a t r a v é s de capacitaciones y por iniciativa de cada uno para mejorar s u s competencias 1 2 Baja Asumir el riesgo
C a d a fundonario debe dejar evidendas de s u s mejoras en las diferentes actividades
Funcionarios de la P e r s o n e r í a Munidpal Semestral
A u t o e v a l u a c l ó n de la g e s t i ó n
65
Vencimiento de t é r m i n o s y tiempo para practicar pmebas Legal 3 4 Extremo
P r i o r i z a d ó n de procesos, d e f i n i c i ó n de los mas antiguos, listado del estado de los procesos. 2 2 Baja Asumir Riesgo
Hacer seguimiento y dejar evidenda de dicho seguimiento Proceso J u r í d t c o
R e v i s i ó n semanal
Cuadro de seguimiento con r e v i s i ó n semanal
66
A s e s o r í a inadecuada debido a la d e s a c t u a l i z a c i ó n en la normatividad vigente
Cumplimiento, imagen. Legal 3 4 Alta
V e r i f i c a c i ó n de la i n f o r m a d ó n , a c t u a l i z a d ó n constante del nomograma, c a p a d t a d ó n continua a fundonarios 2 2 Baja Asumir Riesgo
R e v i s i ó n constante a las p á g i n a s que publican i n f o n n a c i ó n de i n t e r é s para la P e r s o n e r í a Proceso J u r í d i c o
Semestralme nte
Examen de conodmientos a fundonarios
67
Incumplimiento con los requisitos del u s u a r í o y la ley al no responder s u s solicitudes a tiempo
Cumplimiento y Legal 3 3 Alta
R a d i c a d ó n y seguimiento a las solicitudes, atenderias de acuerdo con la prioridad y la a n t i g ü e d a d 1 2 Baja Asumir Riesgo
Hacer seguimiento y dejar evidenda de dicho seguimiento Proceso J u r í d i c o Mensual
No. De solicitudes respondidas/No de soticHudes redtiidas
)
68
ciudadania a c a u s a del incumplimiento de las visitas para asignar puntaje S i s b e n , debido imagen 3 4 Extremo
O r g a n i z a d ó n del aonograma, solicitud de apoyo por parte de la A d m i n i s t r a c i ó n . 1 2 Baja Asumir Riesgo
u u i i i j J i o ue v e h í c u l o propio (carro o moto) a fm de agilizar este tema
Fundonarios P e r s o n e r í a Munidpal Mensual
No. De visitas ejecutadas/No.de visitas programadas
69
Posibilidad de capacitaciones que no son programadas pero que deben ser dictadas
Cumplimiento, operativo 3 4 Extremo
Contar con un cronograma flexitile y que s e a posible cumplir 1 2 Baja Asumir el riesgo
Mantener una excelente c o m u n i c a d ó n con partes interesadas para saber cuando s e requiera una nueva c a p a d t a c i ó n sobre d e t e m i í n a d o tema
Fundonarios de la Personeria Municipal Semestral
No de capadtadones ejecutadas y no programas/No. De capadtadones programadas
70
Falta de c a p a c i t a c i ó n de tos miembros de la v e e d u r í a Operativo 3 3 Alta
Desarrollar cronograma de trabajo y ejecutarlo con la comunidad 1 1 Baja Asumir el riesgo
integrarlos a diferentes capadtadones
Funcionarios P e r s o n e r í a Munidpal Semestral
No.de capadtadones ejecutadas/No. De capadtadones s programadas
71
No logar alto impacto en la comunidad por falta de i n t e r é s de la comunidad en estos temas ambientales
Operativo e Imagen 4 4 Extrema
Desanx)llar diferentes c a m p a ñ a s que tengan diferentes estrategias y e s t é n orientadas a diferentes p ú b l i c o s 2 2 Baja Asumir ei riesgo
Utilizar todos los medios disponit>les de c o m u n i c a c i ó n y en las diferentes reuniones con comunidad referirse al tema a fin de crear concienda
F u n c i o n a r í o s de la P e r s o n e r í a Munidpal Trimestral
No.de intervenciones donde s e trata tema ambiental/No. total de i n t e n í e n c i o n e s con la comunidad
72
Por la a n t i g ü e d a d del Palacio Municipal ríesgo que el cielorraso se desplome por la humedad
Seguridad y Salud Ocupadonal 4 4 Extrema
Solidtar Mejoras de las instalaciones f í s icas de la entidad 2 2 Baja Asumir el riesgo
Control p e r i ó d i c o a las condiciones f í s i c a s de trabajo
A d m i n i s t r a d ó n -P e r s o n e r í a Mensual
No. De actividades ejecutadas/No. De actividades programadas
73
Accidente laboral al subir 0 bajar escaleras, pese a los topes que tienen
S e g u r í d a d y Salud Ocupadonal 3 4 Extrema
Solicitar a la a d m i n i s t r a d ó n que haga estudio de riesgo de la escalera a t r a v é s de la A R L 1 2 Baja Asumir el riesgo
C o m u n i c a d ó n y solicitud de c a p a c i t a c i ó n a la A R L P e r s o n e r í a - A R L Mensual
E j e c u d ó n plan de mejoramiento elat>orado tras visita de la A R L
74
Imposibilidad de efectuar gastos menores urgentes debido a la falta de una Caja Menor Finandero 4 4 Extrema
R e v i s i ó n de la normatividad sobre ei tema, los montos, elaborar la r e s o l u c i ó n y adoptar la caja menor 2 2 Baja Asumir el riesgo
Seguimiento y controla la e j e c u c i ó n de la caja menor
F u n d o n a r í o s p e r s o n e r í a Semanal
Seguimiento a la e j e c u d ó n de la Caja Menor
75
Demora en actividades t é c n i c a s y a t e n c i ó n al u s u a r í o debido a la falta de una fotocopiadora T e c n o l ó g i c o 4 4 Extrema
Compra de elementos t e c n o l ó g i c o s para prestar un mejor servicio 2 2 Baja Asumir el riesgo
Adquirir medios t e c n o l ó g i c o s n e c e s a r í o s
F u n d o n a r í o s p e r s o n e r í a Semestral
No. Elementos comprados/No. De elementos requeridos
76
S u s p e n s i ó n de la a t e n c i ó n al publico debido a ausencia de funcionarios por encontrarse en diligencia o cumpliendo otra actividad Operativo 4 4 Extrema
Organizar cronograma de trabajo, distrít juir fundones, estudiar la posibilidad de ampliar la planta de personal 2 2 Baja Asumir el riesgo
Distribuir tareas, establecer e s t á n d a r e s y hacer seguimiento
F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Trimestral
Listado de funciones asignadas a cada uno
77
Falta de iluminacidn detjido a que varios txmtjillos s e encuentran fundidos Operativo 3 3 Alta
Desan-olto de programa de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la Personeria 1 1 Baja Asumir el ríesgo
Desarrollo de Programa de Mantenimiento preventivo de las instalaciones
Funcionarios personeria Mensual
No.de actividades ejecutadas/NO. De actividades propuestas
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D a ñ o s de la persiana y necesidad de luz artificial todo el tienvpo debidoalat>ajaluz natural que ingresa
Operativo y Syso 3 3 Alta
Desarrollo de programa de mantenimiento preventivo y conectivo de las Instalaciones de la Personeria 1 1 Baja Asumir el riesgo
E j e c u c i ó n programas de mantenimiento
Fundonarios personeria Mensual
No.de actividades ejecutadas/NO. De actividades propuestas
79
Demora de tiempo para gestionar solicitudes del usuario ya que no hay una impresora en la Oficina de la C a s a de la Justicia.
Cumplimiento, t e c n o l ó g i c o 4 4 Exti-ema
Compra de elementos t e c n o l ó g i c o s para prestar un mejor servido 1 1 Baja Asumir el riesgo
A d q u i s i c i ó n elementos necesarios
Funcionarlos p e l o n e r í a Mensual
No. Elementos comprados/No. Oe elementiss requeridos
80
D a ñ o s en la oficina No.03 C a s a Justicia por el inadecuado uso que tos practicantes de las universidades le dan Operativo 4 3 AHa
Ofidar a las universidades y responsabitizarios del tema 2 1 Baja Asumir el riesgo
Seguimiento al estado de las Instalaciones
Funcionarios p e r s o n e r í a Mensual
Evidenda f o t o g r á f i c a del seguimiento ai estado de la ofidna
81
Falta de e j e c u c i ó n de todas las visitas planeadas por la falta de v e h í c u l o
Cumplimiento y Operativo 4 5 Exti-ema
Hacer cronograma, cumplirto y en lo posible adquirir v e h í c u l o o moto para la personeria de C a j i c á 2 1 Baja Asumir el riesgo
E j e c u c i ó n cronogramas y dejar d í a s para cumplir con aquellos que quedaron pendientes
F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Mensual
R e v i s i ó n e j e c u c i ó n programa, listado de fallantes y r e p r o g r a m a c i ó n
82
No desarrollar el procedimiento de c o n t o a t a d ó n en forma adecuada
Legal y cumplimienfai 3 4 Extrema
R e v i s i ó n lista de chequeo de conb-atos y seguimiento del procedimiento respedivo que tiene su origen en la Ley 1 2 Baja Asumir el riesgo
Ejecutar c o n t r a t a c i ó n de acuerdo con lo establecido por la Ley
F u n c i o n a r í o s p e r s o n e r í a Mensual
No. Deconfrabjs c o n í n f . faltante/No. Total deconta-atos
63
Insuficiencia de recursos para mejorar las competendas de los fundonarios de la Personeria Operativo 3 3 Alta
Asistir a capacitaciones organizadas por la P r o c u r a d u r í a , la D e f e n s o r í a u oti-as entidades 1 1 Baja Asumir el riesgo
Desan-oliar y ejecutar el programa anual de c a p a d t a d ó n , bienestar social e incentivos
F u n d o n a r í o s personeria Semesb-al
#de capadtadones a las cuales se asiste/#total de capadtadones convocadas o gestionadas
84
Uso inadecuado de recursos al invertir en actividades que no e s t á n programadas o no responden a una necesidad e s p e d f í c a 3 4 Extrema
Desan-ollo de las actividades programadas de acuerdo con el cronograma anual 1 2 Baja Asumir el ríesgo
Ejecutar s e g ú n ei Plan de Inversiones
Funcionarios p e r s o n e r í a Mensual
Seguimiento a las inversiones y su resultado
85
Dificultad para notificar a las personas involucradas
Legal y Cumplimiento 3 4 Extremo
N o t i f i c a c i ó n por edido, p u b l i c a c i ó n en la p á g i n a Web. R e m i s i ó n ofido a entidades donde s e les smidta la r e v i s i ó n de la d i r e c c i ó n 2 2 Bajo Asumir el ríesgo
SoKcitar datos completos al inido de las aduaciones y verificar la realidad de los mismos por muesti-eo
Funcionarios Personeria Munidpal Mensual
No. De personas con dificultad para notificar/No. Total de personas a notificar
86
Imposibilidad por la falta de personal, de hacer auditorias internas
Operativo, e s t r a t é g i c o 4 4 Extremo
Solidtar la c o l a t i o r a c l ó n a ob-as entidades 2 2 Baja Asumir el riesgo
Ampliar la planta de personal
Funcionarios Personeria Munidpal Semesbral
No. De auditorias ejecutadas /No. De auditorias programadas
r
87
Incumplimiento en la p r e s e n t a c i ó n de Planes de Mejoramiento a los entes de control
Cumplimiento y legal 2 4 Alto
Llevar un listado de Planes de mejoramiento y evidenciar su avance mensualmente 1 2 Baja Asumir el riesgo
Seguimiento a la r e n d i c i ó n
Funcionarios Personeria Munidpal Mensual
No. De acciones correctivas y preventivas en fundonamiento/N 0. De acdones correctivas y preventivas planteadas
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