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Jefatura de Gabinete de MinistrosSecretaría de la Gestión PúblicaOficina Nacional de Empleo Público

Registro de Adscripciones

MANUAL DE FUNCIONAMIENTO Y USO DELSISTEMA INFORMÁTICO DE APOYO AL

REGISTRO DE ADSCRIPCIONES

Diseñado y desarrollado por laOficina Nacional de Tecnologías Informáticas

de la Secretaría de la Gestión Pública de laJefatura de Gabinete de Ministros

Redactado por Bartolomé Rigo GarcíasVersión 1.1

Fecha de preparación Noviembre de 2002Revisado por Eduardo A. Salas

Manual del Sistema del Registro de AdscripcionesVersión 1.1

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INDICE GENERAL

Presentación del Sistema..............................................................................3

Requerimientos de Hardware y Software......................................................4

Multiusuario o Monousuario ..........................................................................5

Tipos de Datos...............................................................................................7

Comunicación entre el Organismo y el Registro de Adscripciones ..............8

Ingreso por primera vez al Sistema.............................................................10

Menú principal del Sistema .........................................................................14

Acceder a la Base de Datos ........................................................................15

Enviar Datos a SGP.....................................................................................17

Cambios en el nombre del organismo.........................................................19

Modificar la Clave de acceso al Sistema.....................................................20

Administración de los usuarios del Sistema................................................21

Mantenimiento de la lista de organismos....................................................22

Anexo Instalación del Sistema ....................................................................23


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Presentación del Sistema

• Este Manual comprende los datos, procedimientos e instrucciones operativas del

soporte informático para cursar la actualización de información al REGISTRO DE

ADSCRIPCIONES que deberá ser remitida a la OFICINA NACIONAL DE EMPLEO

PÚBLICO de la SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA de la JEFATURA DE GABI-

NETE DE MINISTROS.


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Requerimientos de Hardware y Software

• REQUERIMIENTO DE HARDWARE

Procesador: PC Pentium (Mínimo)Memoria: Mínimo 32 Mb de RAM (Ideal 64 Mb)

Disco rígido (HD): 5 Mb de espacio disponible para la instalación del Sistema

Monitor: Resolución: 600 x 800 pixels

Colores: mínimo 255, ideal color real de 16 bits

• REQUERIMIENTO DE SOFTWARE

SISTEMA OPERATIVO: WINDOWS 95 o superior

• ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS

Véase el anexo ESTRUCTURA DE LOS DATOS al final de este manual.

• INSTALACION DEL SISTEMA

Véase el anexo INSTALACION DEL SISTEMA al final de este manual.


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Multiusuario o Monousuario

El Sistema ha sido diseñado para operar en modo Monousuario. Esto significaque no están presentes todas las características que permiten que dos o más usuariosaccedan al mismo tiempo al mismo registro de datos.

A pesar de la limitación que esto implica, es posible que más de un usuario ac-ceda a la base para realizar acciones que no revistan un riesgo de concurrencia. Cual-quier opción cuyo resultado no pueda ser garantizado debido a los riesgos menciona-dos, no será ejecutada si existe más de un usuario accediendo a la Base, mediando, eneste caso, un aviso al usuario que intenta ejecutarla. De similar forma, cuando un usua-rio modifica un registro que está siendo accedido en modo lectura por otro usuario, esteúltimo recibirá un aviso que le informará esta situación y automáticamente se actualiza-rá la información en pantalla.

Para que todos los usuarios ‘vean’ la base es necesario que la misma se en-cuentre físicamente en un sitio al cual todos los usuarios puedan acceder. Por lo gene-ral la base deberá estar en algún servidor de la red local.

En general, cuando se debe acceder a un archivo que reside en un servidor, laforma de hacerlo es referenciar este archivo anteponiendo la ruta del servidor, porejemplo:

\\Servidor\Directorio\SubDirectorio\Base

accederá al archivo llamado ‘Base’ que se encuentra en el servidor llamado ‘Servidor’ ,en un directorio llamado ‘Directorio’ y en un subdirectorio llamado ‘SubDirectorio’ .

Esta forma de hacer referencia a un archivo no es reconocida por la aplicación, yen su lugar deberá aplicarse el siguiente método para poder acceder al archivo ‘Base’ :

Asumiendo que con el Explorador de Windows se puede acceder al Servidor(esto depende de los niveles de seguridad y acceso asignados al usuario), deberá se-leccionarse el primer nivel de directorio (En nuestro caso ‘Directorio’ ) y con el botónderecho del mouse acceder a ‘Conectar a Unidad de red’ .

Se asignará, a continuación, una letra de las que ofrece la opción, para referen-ciar a este directorio. Asumamos que se le asigna la letra E. Téngase presente que laopción ‘Conectar de nuevo al iniciar Sesión’ deberá estar marcado.

En el explorador de Windows deberiamos ver ahora que existe una nueva uni-dad identificada como ‘Directorio en Servidor (E:)’. De ahora en adelante cuando ten-gamos que acceder al archivo llamado ‘Base’ lo haremos como:E:\SubDirectorio\Base , y la aplicación hará lo mismo.

Para que la aplicación tome conocimiento que el archivo ‘Base’ se encuentra enla unidad E:\Directorio (Recuerde que usted asignó esta letra en forma caprichosa ysin seguir ningún criterio), se deberá acceder y editar el archivo ‘Config.Txt’ . Si ustednunca ejecutó la aplicación este archivo se encuentra en el mismo directorio en el cualse instaló el Sistema con el correspondiente programa de SetUp. Si la aplicación ya fuéejecutada alguna vez, el archivo se encuentra en el subdirectorio ‘SysFiles’ del directo-rio en el cual se instaló originalmente.


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Multiusuario o Monousuario (Cont.)

Una vez editado, usted observará que existe una línea que dice ‘PATH’ y a suderecha tiene un texto que dice ‘App.Path’ . usted deberá reemplazar este último textopor el correspondiente a la letra y directorio asignado en los pasos previos (En nuestroejemplo E:\SubDirectorio, tenga presente que la letra E equivale a\\Servidor\Directorio)

Tenga especial cuidado en no modificar ningún otro dato de los presentes eneste archivo y en ingresar el nuevo dato a partir de la posición 21.

Cuando usted inicie nuevamente la aplicación, ésta localizará y accederá al archivo‘Base’ que se encuentra en la unidad que usted ha definido.


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Tipos de Datos

Como se observará a través de este manual, en distintas pantallas se solicitaráel ingreso de información que, no sólo alimentará la base de datos local, sino que per-mitirá su envío al Registro de Adscripciones.

Cada tipo de dato a ser ingresado tiene características y limitaciones que semencionan a continuación:

Datos numéricos puros

Están comprendidos dentro de este grupo el código del sistema retributivo, losdías de duración de la adscripción, etc.

Los campos asociados a este tipo de dato sólo recibirá dígitos del 0 al 9 y nose permitirá el ingreso de caracteres separadores como son la coma y el punto.

Datos de Fechas

Están comprendidos dentro de este grupo la fecha de nacimiento, de alta, de ce-se, etc.

Este tipo de dato sólo recibirá dígitos del 0 al 9 y la barra (/) o el punto(.) comoseparador de día, mes y año. Si se utiliza el punto se observará que el sistema loreemplaza en forma automática por la barra.

Siempre deberán ingresarse dos dígitos para el día, dos para el mes y cuatrodígitos para el año.

Cualquier fecha puede ser escrita de dos maneras: 1) con el separador , ejem-plo 02/12/2001, o 2) o en forma corrida sin separador , ejemplo: 02122001, eneste último caso, una vez validada la estructura de la fecha ingresada el sistemala presentará con sus correspondientes barras separadoras.

Datos Alfanuméricos

Forman parte de este grupo el apellido y nombre del agente, el puesto de desti-no etc.

Se aceptarán todos los caracteres alfanuméricos presentes en el teclado a ex-cepción de los siguientes: ! | \ @ # · $ % & ¬ = ' ? ¡ ¿ + ] [ ^ ` } { Ç ¨ ´ < >; : y las comillas dobles . El objetivo de esta limitación es el de evitar conflictoscon caracteres especiales utilizados por el motor de la base de datos.

Para el caso específico del Apellido y Nombre no se permitirá el ingreso delPUNTO ni de iniciales.


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Comunicación entre el Organismo y el Registro de Ad scripciones

Como se verá a través de este manual, existen varios motivos por los cuales sepresenta la necesidad de comunicación entre el organismo y el Registro de Adscrip-ciones.

En la mayoría de los casos, si el organismo dispone de un servidor de correo elec-trónico, esta comunicación se concretará a través de ese medio.

Dado que existen distintas categorías de mensajes, es importante conocer que tra-tamiento se le dará a cada uno de ellos, lo cual se explica a continuación:

Origen Destinatario Asunto del mailOrganismo [email protected] RCA-Consulta ProgramaEl Organismo envía la consulta que desea efectuar, y la Oficina Na-cional de Tecnologías Informáticas responderá a la brevedad, diri-giendo la respuesta a la dirección de correo en la que se originó laconsulta.

Origen Destinatario Asunto del mailOrganismo [email protected] RCA-Consulta NormativaEl Organismo envía la consulta que desea efectuar, y la Oficina Na-cional de Empleo Público responderá a la brevedad, dirigiendo la res-puesta a la dirección de correo en la que se originó la consulta.

Origen Destinatario Asunto del mailOrganismo [email protected] RCA-Envio de InformacionEl Organismo envía, adjunto al mail, el archivo creado con la opción‘Enviar Datos a SGP’. Es condición mandatoria para que el mail seatratado, que el mismo se firme digitalmente. Observe que en el asuntodel mail se han omitido los acentos.

El mail ingresa en forma automática a la Mesa de Entradas electróni-ca de la Secretaría de la Gestión Pública.

La Mesa de Entradas electrónica envía un mail al organismo acusan-do recibo del mail recibido y deriva el archivo adjunto al Registro deAdscripciones para su tratamiento.

El Registro de Adscripciones, procesa el archivo, dentro de los 5 díashábiles posteriores a su recepción, y envía un mail al organismo in-formando el resultado del proceso.


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Comunicación entre el Organismo y elRegistro de Adscripciones (Cont.)

Origen Destinatario Asunto del mailRCA Organismo El que correspondaCuando sea necesario, el Registro de Adscripciones enviará un mail alOrganismo, cuyo objetivo puede ser muy diverso.

En general será para solicitarle que ejecute una acción determinada, conmiras a corregir algún inconveniente que se haya detectado en el progra-ma, para actualizar la versión del mismo, etc.


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Ingreso por primera vez al Sistema

Al ejecutar el sistema, la primera pantalla que se presenta solicita el nombre del

usuario y su clave de acceso. Dependiendo de las características de su PC, esta pan-

talla puede demorar algunos segundos en aparecer (Esto sólo ocurrirá la primer vez

que se ejecute la aplicación).

Cuando se ejecuta el sistema por primera vez, luego de haber sido instalado, el

nombre del usuario será SUPERVISOR y la clave será la misma. Bajo estas condicio-

nes el sistema solicitará la inmediata modificación de la clave, estando obligado el su-

pervisor a reemplazarla para poder continuar con la aplicación.

Inmediatamente luego de haber ingresado al sistema, el Supervisor podrá incor-

porar nuevos usuarios, incluído uno con el nivel de Supervisor, que permitirá poder dar

de baja el usuario original con el cual se ingresó (SUPERVISOR).


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Ingreso por primera vez

Si usted ingresó por primera vez al Sistema como ‘Supervisor ’, será necesarioque, por razones de seguridad, cambie su clave inmediatamente. El Sistema le infor-mará de esta necesidad y para poder ingresar a la aplicación usted deberá ingresar sunueva clave.

usted deberá ingresar su nueva clave DOS veces, no se permitirá que la nuevaclave sea igual a la original. El botón ‘Aceptar’ se activará sólo cuando usted haya in-gresado todos los datos exigidos en forma correcta.


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Ingreso por primera vez (Cont.)

Cuando ingresa al Sistema, y por única vez, usted deberá ingresar una serie dedatos que se refieren a su organismo. Deberá también ingresar los organismos de loscuales depende. Estos últimos deberán ser ingresados respetando el órden jerárquico,comenzando por el más importante (Por lo general será la Jurisdicción o Ministerio).

Si Usted es usuario del Sistema RCPC (Registro Central de Personal Contratado), la

información a ingresar en esta pantalla es similar a la ingresada en el Sistema RCPC.


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Ingreso por primera vez (Cont.)

Denominación oficial del organismo : Ingrese el nombre del organismo, exactamente

igual a como figura en la estructura de la resolución de creación.

Dependencia : Ingrese los organismos de los cuales depende, comenzando por el más

importante (Por lo general la Jurisdicción) y continuando con los de menor jerarquía

(tenga presente las observaciones expresadas en la página anterior).

Nombre, teléfono y Email del responsable técnico de ntro del organismo : Esta in-

formación permitirá al Registro de Adscripciones ponerse en contacto con la persona

que está a cargo del mantenimiento técnico del Sistema cuando esto sea necesario.


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Menú principal del Sistema

El menú principal del Sistema le presenta las opciones a las que usted tiene acceso.

Algunas opciones principales tienen subopciones de menor nivel que serán comenta-

das en el curso de este manual.


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Acceder a la Base de Datos

Usted podrá acceder a la Base que contiene las adscripciones originadas en su

organismo con destino en otros y viceversa, es decir adscripciones originadas en otros

organismos cuyo agente presta servicios en el suyo. Estos dos tipos de adscripciones

será mencionada en el curso de este manual como Adscripciones A y Adscripciones

DE respectivamente.

En la parte inferior de la pantalla se muestra la lista con información resumida de

las adscripciones y, en la parte superior, la información análitica de cada una de ellas.

Usted puede seleccionar una adscripción haciendo click sobre la lista inferior, o despla-

zarse secuencialmente utilizando los botones Anterior, Siguiente, Primero y Último.


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Acceder a la Base de Datos (Cont.)

En la pantalla anterior usted puede:

Localizar una adscripcion determinada

Ingresar una Nueva Adscripción

Modificar la Adscripción que se está presentando

Eliminar la Adscripción que se está presentando

Ordenar la lista inferior por Número de Cuil o por Apellido y Nombre

Limitar la lista inferior a aquellas adscripciones activas durante un semestre

Ampliar la lista a todas las adscripciones de la ba se

Enviar información al Registro de Adscripciones


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Enviar Datos a SGP

Esta Opción le permitirá crear el diskette y los anexos que deberán ser adjunta-

do a la Nota en la cual se actualiza la información relacionada con las adscripciones

existentes en el organismo.

Existen dos metodologías para enviar información al Registro de Adscripciones,

la primera consiste en crear un diskette con la información a enviar, imprimir los Ane-

xos, emitir nota del organismo dirigida a la Oficina Nacional de Empleo Público y enviar

el conjunto a la Secretaría de la Gestión Pública.

La segunda opción consiste en obtener un Certificado de Firma Digital, crear el

archivo y enviarlo por correo electrónico (Firmado en forma digital, a través del Certifi-

cado obtenido) a la Oficina Nacional de Empleo Público.


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Enviar Información (Cont.)

En el momento de elegir cual de las dos opciones utilizar, no cabe duda al res-

pecto que el envío por correo electrónico es el más conveniente por varios motivos:

a) No es necesario adjuntar los Anexos con el consiguiente ahorro de tiempo y papel.

b) No es necesario el traslado físico del archivo.

c) Existe total garantía que el archivo adjunto será procesado.

d) Se recibirá a los pocos minutos un acuse de recibo del correo enviado.

e) Cuando el archivo adjunto sea procesado se recibirá un correo electrónico infor-

mando al organismo.

f) Si por cualquier motivo el archivo adjunto no pudiera ser procesado se recibirá un

correo electrónico informando al respecto.

Una vez iniciado el proceso de enviar información el Sistema le indicará los pasos a

seguir. En un momento dado, si ha elegido el método convencional, se le solicitará que

retire y vuelva a colocar el diskette para su verificación física.

Si bien el mensaje es lo suficientemente claro en sí mismo, es importante men-

cionar que el hecho de retirar y volver a colocar el diskette no es un procedimiento ca-

prichoso.

Cuando Windows graba un archivo en cualquier medio magnético, gran parte de

la información grabada queda almacenada en un área de memoria llamada ‘Buffer’ .

Cuando Windows detecta que se le está solicitando acceder a información que

tiene almacenada en el buffer , no pierde tiempo en ir físicamente al medio magnético y

toma la información directamente del buffer porque tiene la seguridad que es la misma.

Cuando usted retira y vuelve a colocar el diskette, Windows pierde la relación

entre el buffer y el medio magnético y, en consecuencia, vuelve a leer el diskette, que

es lo que garantiza que ese diskette no tenga errores de grabación y que sea altamente

probable que pueda ser leído sin inconvenientes en el Registro de Adscripciones.

Una vez finalizado el procedimiento de crear el diskette, este deberá ser adjun-

tado a la Nota junto con los Anexos para su remisión al Registro de Adscripciones.


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Cambios en el nombre del organismo

Utilitarios - Definir Organismo

En comentarios anteriores se hizo referencia a que cuando se ingresa por prime-

ra vez a la aplicación, ésta solicita se ingrese el nombre del organismo, su dependencia

y otro datos complementarios.

Cuando, por alguna razón, se modifique formalmente el nombre del organismo o

su dependencia o alguno de los datos complementarios, será necesario actualizar esta

información.

En esta pantalla usted deberá ingresar las modificaciones correspondientes.


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Modificar la Clave de acceso al Sistema

Utilitarios - Cambiar Clave

Esta opción le permite a cualquier usuario modificar su clave de acceso al Sis-

tema.

El usuario deberá ingresar su clave original (La misma con la que ingresó al Sistema) y

luego su nueva clave.

Una vez efectuadas las verificaciones el sistema registrará esa nueva clave.


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Administración de los usuarios del Sistema

Utilitarios - usuarios – Actualización de..

Esta opción, reservada exclusivamente al Supervisor, permite dar de alta, modi-

ficar o eliminar algún usuario del Sistema.

El Supervisor deberá asignar un nombre al usuario nuevo, su clave y su nivel de acce-

so. Por razones de seguridad la clave y el nivel asignado no se visualizarán, salvo que

explícitamente se seleccione ‘Visualizar Clave y Nivel’.

Los niveles de usuario permitidos son: ‘U’ – Usuario común y ‘S’ – Supervisor. La única

diferencia entre estos dos niveles es que el usuario común no tiene permitido acceder a

esta opción (Usuarios ).


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Mantenimiento de la lista de organismos

Utilitarios – Mantenimiento Organismos

Esta opción, reservada exclusivamente al Supervisor, permite dar de alta, modi-

ficar o eliminar algún Organismo, sea este de origen o destino.

El Supervisor podrá agregar, modificar y eliminar un Organismo.

Para modificar el nombre de un organismo deberá ingresar en la columna de la dere-

cha el nuevo nombre.

Para eliminar un organismo deberá ingresar en la columna de la derecha el texto Eli-

minar. No se permitirá dar de baja un organismo que tiene adscripciones asociadas.


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Anexo Instalación del Sistema

Dependiendo del criterio que usted haya seguido cuando copió los archivos deinstalación del sitio de Internet de la Secretaría de la Gestión Pública(www.sgp.gov.ar/adscripciones) deberá seguir los siguientes pasos para la instalacióndel sistema en su PC.

Paso 1: Copie todos los archivos del sitio de Internet a un directorio temporal.

Paso 2: Ejecute el programa ‘Setup.exe’

Durante la instalación, el programa le informará de distintas situa-ciones que se van presentando. En algún momento le dirá que noha sido posible grabar un determinado archivo, su respuesta debe-rá ser ‘Ignorar’ o la que sea necesaria para que el proceso de ins-talación continue. Si el programa de instalación le informa queexiste algun archivo más reciente que el que se pretende copiar, surespuesta deberá ser que conserve la versión más nueva.

Paso 3: Ejecute el archivo ‘Antes_de_Ejecutar.exe’ y descomprima los archivosen el mismo directorio en el cual efectuó la instalación en el paso anterior.

Paso 4: Ejecute el archivo ‘Ultima_Actualizacion.exe’ y descomprima los archi-vos en el mismo directorio en el cual efectuó la instalación en el paso 2.

Paso 5: Crear un acceso directo al programa ‘Main_Adsc.exe’ en su escritorio.


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Antes de iniciar la aplicación

Es necesario asegurarse que ciertas características de Windows se encuentrendefinidas de la forma en que la aplicación las espera:

Configuración Regional:

Número: el PUNTO será el separador decimal y la COMA el de miles.Moneda: idem número.Hora: Formato HH:mm:ss (Respetar las mayúsculas)Fecha: Formato: dd/MM/aaaa (Respetar las mayúsculas)