Proyecto PyxisM
Renovación tecnológica del software Académico-Administrativo
16 Junio de 2015
Agenda
1. Bienvenida
2. Antecedentes
3. Alineación con Objetivos Institucionales
4. Objetivos del Proyecto
5. Proceso de selección
6. Empresas Aliadas
7. Componentes y arquitectura de la solución
8. Metodología de Implementación
9. Cronograma General de Proyecto
10. Equipo del Proyecto
11. Presentación de Pyxis - Imagen.
2. Antecedentes
• Desde hace más de dos décadas la Universidad ha realizado sus procesos académico-administrativos bajo una plataforma de información desarrollada a la medida conocidacomo Simbiosis.
• Simbiosis presenta limitaciones tanto en la funcionalidad como en su actualizacióntecnológica.
• Dadas estas limitaciones, resulta difícil, y en ocasiones casi imposible, atender lasnuevas demandas de las áreas académicas para implementar nuevas funcionalidadesque apoyen iniciativas de gestión y desarrollo como son los procesos de acreditación,internacionalización, autogestión y desarrollo institucional
• Basado en lo anterior la Universidad decidió emprender este nuevo reto, buscandoen el mercado una solución de talla mundial, reconocida por incluir las mejoresprácticas asociadas a la gestión de instituciones educativas y representada por unaempresa implementadora con trayectoria y credibilidad.
Agenda
1. Bienvenida
2. Antecedentes
3. Alineación con Objetivos Institucionales
4. Objetivos del Proyecto
5. Proceso de selección
6. Empresas Aliadas
7. Componentes y arquitectura de la solución
8. Metodología de Implementación
9. Cronograma General de Proyecto
10. Equipo del Proyecto
11. Presentación de Pyxis - Imagen.
1. Reconocimiento de los Egresados2. Calidad de la Investigación 3. Contribución a la Sociedad 4. Equidad e Inclusión5. Reducción de Deserción6. Profesores y Colaboradores7. Diversidad Académica 8. Calidad del Aprendizaje9. Internacionalización10. Visibilidad11. Calidad de los Procesos12. Disponibilidad de Recursos
13. Sostenibilidad Económica
5. REDUCCIÓN DE DESERCIÓN
Aumentar el porcentaje de graduación de losestudiantes, manteniendo el nivel deexcelencia en la formación
11. CALIDAD DE LOS PROCESOS
Mejorar continuamente la calidad de losprocesos institucionales, y lograr sureconocimiento mediante acreditaciones ycertificaciones nacionales e internacionales
12. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
Asegurar la disponibilidad oportuna de losrecursos físicos y tecnológicos necesariospara el desarrollo de la Universidad
3. Alineación con Objetivos Institucionales
Agenda
1. Bienvenida
2. Antecedentes
3. Alineación con Objetivos Institucionales
4. Objetivos del Proyecto
5. Proceso de selección
6. Empresas Aliadas
7. Componentes y arquitectura de la solución
8. Metodología de Implementación
9. Cronograma General de Proyecto
10. Equipo del Proyecto
11. Presentación de Pyxis - Imagen.
4. Objetivos del Proyecto
1. Renovar el sistema de gestión académica de la Universidad,para ofrecer a la comunidad Icesi un sistema integrado degestión de los procesos académicos de pregrado y posgrado,flexible y disponible a través de diferentes dispositivos.
2. Revisar y ajustar los procesos académico - administrativos deIcesi, incorporando y adaptando las mejores prácticasempleadas por universidades e instituciones de educaciónsuperior en Colombia y el mundo.
3. Incorporar al nuevo sistema integrado la gestión de mercadeo yatracción de nuevos estudiantes.
Agenda
1. Bienvenida
2. Antecedentes
3. Alineación con Objetivos Institucionales
4. Objetivos del Proyecto
5. Proceso de selección
6. Empresas Aliadas
7. Componentes y arquitectura de la solución
8. Metodología de Implementación
9. Cronograma General de Proyecto
10. Equipo del Proyecto
11. Presentación de Pyxis - Imagen.
5. Proceso de selección
• El proceso de selección de la herramienta y de la empresa implementadora incluyó:
• Identificación y revisión en el mercado de soluciones similares y de las empresasimplementadoras que tuvieran clientes del sector educativo, y experiencia similar.
• Invitación de 2 empresas de reconocimiento mundial, Oracle (Peoplesoft) yEllucian (Banner), las cuales pasaron por un proceso exhaustivo de evaluación queincluyó visitas a clientes, revisión técnica y funcional de los módulos, y vinculaciónde Líderes de proceso y directores de área.
• Todo lo anterior con el fin de asegurar que la decisión respondiera a las necesidadesreales de Icesi, y contemplara a todos los actores que hoy aseguran la gestión de laUniversidad.
Agenda
1. Bienvenida
2. Antecedentes
3. Alineación con Objetivos Institucionales
4. Objetivos del Proyecto
5. Proceso de selección
6. Empresas Aliadas
7. Componentes y arquitectura de la solución
8. Metodología de Implementación
9. Cronograma General de Proyecto
10. Equipo del Proyecto
11. Presentación de Pyxis - Imagen.
6. Empresas aliadas
Empresa seleccionada
para liderar el proceso
de implementación de
Banner, la solución
elegida.
Firma de consultoría
escogida para
acompañar el proyecto
Pyxis desde el frente de
Gestión de Cambio.
6. Ellucian - Nuestra Misión
6. Ellucian en el mundo
ComunidadAcadémica más grande y
consolidada del sector
40+ años sirviendo a
educación superior
+2.400 IES Clientes
Ellucian actualmentecuenta con clientes en más de 40 países
El proveedor más grande de ERP para educación superior en el mundo
Una de las top 30compañías más grandes de USA y
1 HE
6. Ellucian - Líderes globales en educación
superior
6. Ellucian – Líderes globales en educación superior
6. Ellucian – Usuarios en Colombia
6. Ellucian – Mejor experiencia, mayor cobertura
6. Empresas aliadas - Azurian
6. Empresas aliadas - Azurian
+15 años de experiencia
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Bogotá Medellín
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El 60% de nuestros clientes vende más de
USD 100 MM
El 25% de nuestros clientes tiene operaciones
regionales en Latam
El 50% de nuestros clientes nos han
contratado más de un
proyecto
6. Empresas aliadas - Azurian
Agenda
1. Bienvenida
2. Antecedentes
3. Alineación con Objetivos Institucionales
4. Objetivos del Proyecto
5. Proceso de selección
6. Empresas Aliadas
7. Componentes y arquitectura de la solución
8. Metodología de Implementación
9. Cronograma General de Proyecto
10. Equipo del Proyecto
11. Presentación de Pyxis - Imagen.
7. Componentes de la solución
Solución de Gestión InstitucionalSolución de Gestión Institucional
7. Gestión del Ciclo de vida del estudiante
Mercadeo, Captación y Admisión
Encuentre, atraiga y admita a los alumnos con el perfil
más adecuado y de forma eficiente.
7. Gestión del Ciclo de vida del estudiante
Registro, Historia académica, Matrícula y CxC
Gestión de la matrícula, trazabilidad, auditoria, simulaciones,
servicios web a los estudiantes, facilitador de retención estudiantil.
7. Gestión del Ciclo de vida del programa
Catálogo de cursos, Planta docente, Espacios físicos,
Programación académica
Apoyo y asesoría para los docentes, medio a través del cual se
gestionan asuntos para retención estudiantil, eficiencia en la
programación.
7. Gestión transversal a todos sus procesos
Construya los flujos de trabajo que requiera, una los documentos
digitalizados a sus procesos, cuente con reportes, indicadores, tableros
con foco usuario final, comunique, consulte y gestione en todos los
niveles.
Workflow, Gestión documental, Inteligencia de negocios
7. Desde un mismo lugar
Portal Luminis, Mobile
La información, las herramientas y los servicios adecuados al alcance de
los estudiantes, docentes, personal administrativo y comunidad, en
cualquier momento y desde cualquier sitio, incluso desde dispositivos
móviles. Autogestión y autonomía.
7. Tecnología y Principios de Diseño
BannerXE
Una estrategia innovadora basada en principios comunes, estándares y
servicios que permiten alcanzar economías de escala mediante portafolio
de soluciones a disposición de la Institución.
Agenda
1. Bienvenida
2. Antecedentes
3. Alineación con Objetivos Institucionales
4. Objetivos del Proyecto
5. Proceso de selección
6. Empresas Aliadas
7. Componentes y arquitectura de la solución
8. Metodología de Implementación
9. Cronograma General de Proyecto
10. Equipo del Proyecto
11. Presentación de Pyxis - Imagen.
8. Metodología de Implementación de Ellucian(EIM) y Gestión del Cambio
8. EIM – Gerencia de Proyectos
Las fases de la Gerencia de
Proyecto de la metodología
de Implementación de
Ellucian están alineadas
con el Project Management
Institute’s (PMI)
Entregables claves por
fases permiten controlar las
diferentes dimensiones de
un proyecto
8. EIM – Entrega de la solución y Principales artefactos
Definir Diseñar Configurar ProbarDesple-
gar
Capacitación
• Diagramas de Proceso V1
• Libros de Decisión V1
• Diagramas de Proceso Vf
• Libros de Decisión V2
• Configuración del Proceso
• Guías Paso a Paso• Definición de los Casos
Prueba
• Ejecución de los casos de prueba.
• Validación de las Guías Paso a Paso
• Matriz de Seguridad
• Salida en vivo de la solución.
• Ayuda s de Trabajo suplementarías
• Transferencia de conocimiento continua• Plan de capacitación a usuarios finales
• Capacitación a los usuarios finales
Agenda
1. Bienvenida
2. Antecedentes
3. Alineación con Objetivos Institucionales
4. Objetivos del Proyecto
5. Proceso de selección
6. Empresas Aliadas
7. Componentes y arquitectura de la solución
8. Metodología de Implementación
9. Cronograma General de Proyecto
10. Equipo del Proyecto
11. Presentación de Pyxis - Imagen.
9. Cronograma General
Fase de Definición
Fase de Diseño
Fase de Configura-
ción
Fase de Pruebas
Fase de Desplie-gue
30/Jun/2015 23/Oct/2015 23/Dic/2015 11/Mar/2016 08/Abr/2016 02/May/2016
Capacitaciones
Agenda
1. Bienvenida
2. Antecedentes
3. Alineación con Objetivos Institucionales
4. Objetivos del Proyecto
5. Proceso de selección
6. Empresas Aliadas
7. Componentes y arquitectura de la solución
8. Metodología de Implementación
9. Cronograma General de Proyecto
10. Equipo del Proyecto
11. Presentación de Pyxis - Imagen.
10. Equipo del proyecto
Comité Directivo
• Francisco Piedrahita – Rector• José Hernando Bahamón L. – Dir. Académico• Patricia Ruiz Brand– Dir. Mercadeo• Carlos G. Chaparro – Dir. Administrativo y Financiero• Sandra Paulina López O.– Dir. SYRI• Adriana Penilla Quintero – Jefe Gestión Humana• Gerentes del ProyectoEllucian:• Claudio González – Dir Regional de Entrega• Misael Gómez – Gte. Territorio Colombia y Ecuador • Javier Montellano – Vicepresidente de Servicios
EquipoAcadémico
EquipoFinanciero
EquipoMercadeo
EquipoProcesos
EquipoTécnicoDES/INF
EquipoEstrategia
de reportes
Francisco Piedrahita
Rector
José H. BahamónLozano
Dir. Académico
Liliana FrancoGerente Proyecto
Manuel RomeroGerente
Proyecto Ellucian
Stefanía Restrepo
SecretariaEquipo de
ImplementaciónComité Gestión de Cambio
• Adriana Penilla Q – Líder GC• Equipo Azurian
Inscripción de
Asignatura
Evaluación docente
Administración académica y de
soporte estudiantil
Administración de Registro General de
Estudiantes y Procesos
Matriz de Conflicto
CAPP / Proyecciones
Programación Académica (Horario de
Clase)
Administración de Catalogo de
Cursos
Administración de Ubicación – espacios
físicos
Asignación Docente y Seguimiento y
Administración de Carga
10. Equipo del proyecto
EQUIPO ACADÉMICO
• Jimmy Fernando Paz - Líder• Mónica Vásquez Villada• Carlos Quique
• Carlos Contreras - Ellucian
EQUIPO ACADÉMICO
• Luz Angie Trujillo - Líder• Johnny Vargas Vargas• Carlos Quique• Beatriz Melo Herrera• José Mauricio Gadban
• Carlos Contreras - Ellucian
10. Equipo Implementación
EQUIPO FINANCIERO
• David Posada Velasco - Líder• Carlos Eduardo Ruiz • Beatriz Henao Vásquez• Jimmy Fernando Paz
• Mauricio Pineda - Ellucian
Evaluación DocenteCuentas por Cobrar del Estudiante
Solicitudes de Servicio
EQUIPO MERCADEO
• Lina María Escobar • Heidi Navarro Ríos• Jimmy Fernando Paz
• Carlos Contreras – Ellucian. • Walter Villegas – Ellucian.
Encuesta General
Administración de Eventos
Persona General y
Administración Registros
Administración de
Reclutamiento y Admisión
10. Equipo Implementación
EQUIPO PROCESOS
• Jorge Luis Rojas • Leonardo Jaramillo M.• Jorge A. Escobar O.
• Patricio Rojas – Ellucian• Hellen Cabello – Ellucian
BDMS
Banner Workflow
EQUIPO INTEGRACIONES DESARROLLOS
• Guillermo Gomez (E-learning)• Juan Manuel Lozano • Alvaro José Acosta M• Belman Marín Franco• Fabián Ceballos Rodríguez• Jhon Sebastián Marín • Paola Campo Muñoz• Flor Magnolia Gomez S.(20%)
• Eduardo Nuñez – Ellucian• Carlos Mendoza – Ellucian• Otros - Ellucian
BDMS
Argos
Recruiter
Migración de Datos
Banner Workflow
Banner Student
Seguridad
Luminis
Ellucian Mobile
10. Equipo Implementación
EQUIPO INFRAESTRUCTURA
• Gustavo Escobar Mayor• Andrés Mauricio Posada
• José Ayala – Ellucian• Leticia Lopez – Ellucian• Otros - Ellucian
EQUIPO ESTRATEGIA REPORTES
• Lizette Gonzalez Robles• Jimmy Fernando Paz• Luz Angie Trujillo • David Posada V.• Carlos Eduardo Ruiz • Beatriz Henao• Equipo Desarrollo
• Rafael Barron - Capacitador
10. Equipo Cambio
Líder GC
Adriana Penilla Quintero
Analista GDC
Flor Magnolia Gómez
Comunicador
Carlos Gutierrez Riveros
Equipo Icesi
Consultor Asociado
Luis Escalante
Consultor GDC 1
Liliana Morales
Consultor GDC 2
Natalia Correa
Equipo Azurian
Comité Gestión de Cambio
-Equipo GC Icesi-Equipo GC Azurian-Gerencia de Proyecto Icesi
Agenda
1. Bienvenida
2. Antecedentes
3. Alineación con Objetivos Institucionales
4. Objetivos del Proyecto
5. Proceso de selección
6. Empresas Aliadas
7. Componentes y arquitectura de la solución
8. Metodología de Implementación
9. Cronograma General de Proyecto
10. Equipo del Proyecto
11. Presentación de Pyxis - Imagen
10. Presentación Imagen Pyxis
El nombre , logo y eslogan de Pyxis surgieron de unejercicio colectivo que buscó resaltar los beneficiospara la Universidad y objetivos del proyecto.
Significa brújula en latín y representa dos ideas: launión de esfuerzos al navegar hacia una mismadirección y a la nueva plataforma que, como la brújula,será la herramienta que ayude a Icesi a llegar a OtroNivel