PROPUESTA PARA LA GERENCIA DEL PROYECTO “DISEÑO, MONTAJE,
LEGALIZACIÓN Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE COFRES EXEQUIALES
BIODEGRADABLES” EN LA CIUDAD DE IBAGUÉ DEPARTAMENTO DEL TOLIMA.
YERLY CAROLINA MORALES REINOSA
Trabajo de grado como requisito parcial para optar al título de Especialista en
Gerencia de Proyectos.
Director:
GUSTAVO FERRO NÚÑEZ
Doctor en Planeación Estratégica
UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
INSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
IBAGUÉ, TOLIMA
2014
2
3
“A MIS PADRES QUIENES DÍA A DÍA MOTIVAN MI CAMINO PARA COSECHAR
TRIUNFOS, A MI HERMANO QUE ME ENSEÑA LA PERSISTENCIA Y A UN ANGEL
QUE PARTIÓ ANTES DE TIEMPO QUIEN TRANSFORMA MIS PENSAMIENTOS EN
LUCHA CONSTANTE POR EL RECONOCIMIENTO”.
4
AGRADECIMIENTOS:
Dr. Gustavo Ferro Núñez, orientador del trabajo de grado quien realizó las
correcciones pertinentes para que se materializara el presente informe.
Dr. José Lisandro Bernal, quien apoyó en la formulación y evaluación del
proyecto desde el pregrado.
A las compañeras de pregrado primeras formuladoras del proyecto: Jennifer
Carolina Doval Rozo y Maryi Katherine Alfonso.
A los docentes de la Universidad del Tolima, de la Especialización de Gerencia
en Proyectos del Instituto de Educación a Distancia (IDEAD), quienes fueron parte
activa durante la formación académica, brindando sus conocimientos en el aula de
clase.
5
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 15
1 DEFINICIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16
1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 16
1.2. PRONÓSTICO 17
1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 17
1.4. ÁRBOL DE PROBLEMAS 18
2 JUSTIFICACIÓN 19
3 OBJETIVOS 20
3.1. OBJETIVO GENERAL 20
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 20
4. METODOLOGÍA 21
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO 23
5.1. ENTIDADES RESPONSABLES, FORMULADORES 23
5.2. NECESIDAD QUE ORIGINA EL PROYECTO 23
5.3. SOLUCIÓN A LA NECESIDAD 23
5.4. OBJETIVO GENERAL 24
5.5. ALCANCE O COBERTURA 24
5.6. ÁREA DE INFLUENCIA GEOGRÁFICA 24
5.7. ALCANCE TEMPORAL 25
5.8. RESUMEN DEL PROYECTO 25
5.8.1. Viabilidad de mercado 25
5.8.2. Viabilidad técnica 28
5.8.3. Viabilidad administrativa y legal 30
6
5.8.4. Viabilidad financiera, económica y social 31
5.8.5. Viabilidad ambiental 32
6 EL CONTEXTO DEL PROYECTO 34
6.1. ECONÓMICO-FINANCIERO 34
6.2. TECNOLOGÍA 35
6.3. POLÍTICO 36
6.4. AMBIENTAL 37
6.5. SOCIAL 39
7 LA GERENCIA DEL PROYECTO 40
7.1 PLANIFICACIÓN 40
7.2 GESTIÓN DEL ALCANCE 40
7.3 GESTIÓN DEL TIEMPO 42
7.4 GESTIÓN DEL COSTO 45
7.5 GESTIÓN DE RIESGO 47
7.6 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 53
7.6.1 Estructura de organización para la ejecución del proyecto 53
7.6.2 Proceso de selección del gerente de proyecto y su equipo nuclear 55
7.6.3 Modelo gerencial aplicado a la ejecución del proyecto 59
7.6.4 El sistema de información y comunicación para la ejecución del 69
proyecto.
7.7 CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 76
7.8 APLICACIÓN DEL PROJECT 87
7.9 CIERRE 88
7.10 CONTROL 88
8. CONCLUSIONES 89
RECOMENDACIONES 90
7
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 91
8
LISTA DE TABLAS
PÁGINA
Tabla 1: Estructura Académica de la Especialización en Gerencia de 21
Proyectos.
Tabla 2: Proyección de la demanda para el proyecto. 26
Tabla 3: Proyección de la Oferta 26
Tabla 4: Brecha del Mercado con proyección al 2018. 26
Tabla 5: Proyección de participación del mercado. 27
Tabla 6: capacidad instalada del proyecto. 28
Tabla 7: Sistema de localización por puntos. 29
Tabla 8: Descripción de la maquinaria requerida. 30
Tabla 9: Estructura legal de la empresa. 30
Tabla 10: Presupuesto maquinaria requerida. 30
Tabla 11: Presupuesto para la operación del proyecto. 32
Tabla 12: Afectación y disminución del impacto ambiental ocasionado 33
por el proyecto.
Tabla 13: Tasas del mercado. 35
Tabla 14: Definición de actividades y sub actividades. 41
Tabla 15: Actividades, precedencias, fechas tempranas y tardías y holgura. 42
Tabla 16: Actividades de la ruta crítica y sumatoria de las actividades. 44
Tabla 17: Acciones del G.P y su equipo nuclear para riesgos. 45
Tabla 18: Clasificación y definición técnica de los riesgos 51
Tabla 19: Matriz de Probabilidad e impacto del riesgo. 51
Tabla 20: Evaluación de Riesgos 52
Tabla 21: Valores para medición de impacto y probabilidad de riesgos 52
Cuantitativos.
Tabla 22: Variables para emitir vacantes. 56
Tabla 23: Adquisición del talento humano. 56
Tabla 24: Evaluación y remuneración del talento humano. 58
9
Tabla 25: Desarrollo del personal. 58
Tabla 26: Relaciones laborales y pagos de ley. 59
Tabla 27: Objetivos de la gerencia del proyecto y el equipo nuclear 61
Tabla 28: Medición, Control y Revisión de los planes para la APO. 63
Tabla 29: Escala de evaluación de metas para la APO 64
Tabla 30: DOFA 66
Tabla 31: Etapas para gerenciar el talento humano. 67
Tabla 32: Identificación de los participantes de la etapa de inversión. 69
Tabla 33: Identificación de los participantes internos 72
Tabla 34: Relaciones de comunicación interna 73
Tabla 35: Relación de comunicación Externa 75
Tabla 36: Contratación laboral 76
Tabla 37: Contratos extracontractuales o civiles 80
10
LISTA DE FIGURAS
PÁGINA
Figura 1: Árbol de problemas para el proyecto. 18
Figura 2: Organigrama para la operación del proyecto. 31
Figura 3: Organigrama para la gerencia del proyecto. 54
Figura 4: Interrelación de la APO. 62
Figura 5: Modelo de comunicación interna. 72
Figura 6: Modelo de comunicación externa 75
Figura 7: Matriz Sistema de Control 88
11
LISTA DE ANEXOS
PÁGINA
Anexo A: Normatividad ambiental y manejo de salubridad de los 94
cuerpos inertes.
Anexo B: Acta de inicio del proyecto. 96
Anexo C: EDT (Estructura de la División del Trabajo). 111
Anexo D: Diccionario de la EDT. 112
Anexo E: Matriz de Responsabilidades. 123
Anexo F: Ruta Crítica. 124
Anexo G: Diagrama de Gantt. 125
Anexo H: Costos de Personal. 130
Anexo I: Gastos generales e improvistos. 130
Anexo J: Inversiones en Activos Fijos - Maquinaria y Equipos 131
Anexo K: Inversiones Intangibles – Legalización. 132
Anexo L: Contratación con terceros. 132
Anexo M: Inversión en Adecuaciones y Reparaciones locativas. 133
Anexo N: Flujo de caja de la Gerencia del Proyecto. 134
Anexo Ñ: Plan de desembolsos de acuerdo al flujo de caja. 137
Anexo O: Matriz de responsabilidades para riesgos. 138
Anexo P: Matriz de determinación de los riesgos del proyecto. 140
Anexo Q: Matriz de riesgos cualitativos y evaluación. 142
Anexo R: Matriz de Riesgos cuantitativa. 144
Anexo S: Matriz de los riesgos posibles, clasificación, nivel, fuentes, causas, 146
área de impacto, consecuencia y control en la ejecución del proyecto.
Anexo T: Plan de Riesgos. 149
Anexo V: Perfil del puesto gerente del proyecto. 153
Anexo W: Perfil del puesto SAC. 154
Anexo X: Perfil del puesto Asesor Jurídico. 155
Anexo Y: Perfil del puesto Asesor financiero. 156
Anexo Z: Perfil del puesto Residente de obra. 157
12
Anexo AA: Perfil del puesto Jefe de operaciones. 158
Anexo AB: Perfil del puesto Profesional de mercadeo. 159
Anexo AC: Flujo grama de reclutamiento. 160
Anexo AD: Proceso de selección para el gerente del proyecto. 161
Anexo AE: Proceso de selección para SAC. 162
Anexo AF: Proceso de selección para Línea staff. 163
Anexo AG: Proceso de selección para asesores, contratistas y/o supervisores. 164
Anexo AH: Herramientas del sistema de comunicación del proyecto. 165
Anexo AI: Formatos de las herramientas del sistema. 166
Anexo AJ: Tipos de reuniones del proyecto. 170
Anexo AK: Plan de gestión de las comunicaciones - matriz de comunicaciones.171
Anexo AL: Distribución de la información. 172
Anexo AM: Informes Project. 173
Anexo AN: Acta de cierre. 174
13
RESUMEN
El presente escrito genera una visión clara y concreta de la implementación de una
fábrica de cofres exequiales biodegradable, a partir de las distintas viabilidades
(mercadológica, técnica, financiera, administrativa, legal y ambiental); siendo estas
favorables se procede a decir que el proyecto es factible a partir de la etapa de
reformulación, el propósito del documento es mostrar paso a paso la planeación
realizada para la implementación del proyecto por parte del gerente del proyecto y su
equipo nuclear, el cual tiene como propósito fabricar cofres exequiales (ataúdes)
biodegradables, los cuales están elaborados en cartón compacto con cascara de arroz
y resinas naturales, que contribuyan a mejorar los ecosistemas y la calidad de vida del
ser humano, durante la etapa de la gerencia, se establece la planificación , gestión del
alcance, gestión del tiempo, gestión del costo, gestión de riesgo, gestión del talento
humano, contratación para la ejecución del proyecto, aplicación del Project, cierre y
control, logrando el éxito en la implementación.
Palabras Clave: Cofre Exequial, Biodegradable, Gerente de Proyecto, Equipo Nuclear.
14
ABSTRACT
The present writing generates clear and concrete insight into the implementation of a
biodegradable funeral, from the different feasibility chests factory (marketing, technical,
financial, administrative, legal and environmental); these being favorable proceeds to
say that the project is feasible from the stage of reformulation, the purpose of the
document is to show step by step planning for the implementation of the project by the
project manager and his nuclear team, which aims to produce chests funeral (coffins)
products, which are made in compact carton with husk of rice and natural resinsto help
improve the ecosystems and the quality of life of the human being, during the stage of
management, established planning, scope management, time management, cost
management, risk management, management of human talent, recruitment for the
execution of the project, implementation of the Project, close and control, achieving
success in implementation.
Keywords: Biodegradable, Funeral, Project Manager, Nuclear Team.
15
INTRODUCCIÓN
Las siguientes páginas contienen el informe presentado como trabajo de grado para
optar al título de Especialista en Gerencia de Proyectos, el cual es aplicado y
estructurado en los 12 capítulos del PMBOOK, guía que indudablemente todo gerente
de proyectos debe consultar y apropiar para generar óptimos resultados.
Este escrito tiene como objeto Implementar la gerencia del proyecto a partir de los
entregables específicos en el acta de inicio y combinados en el alcance, tiempo y
costes para el “diseño, montaje, legalización y lanzamiento de una fábrica de cofres
exequiales biodegradables” en un término no superior de 150 días y con un costo de
trescientos cuarenta millones ochocientos ochenta y cuatro mil trescientos veinte seis
pesos M/cte. ($340.884.326.oo).
El método para la construcción del documento inicia con la búsqueda de un proyecto el
cual debió ser reformulado para determinar la favorabilidad de las diferentes
viabilidades (mercadológica, técnica, financiera, administrativa-legal, y ambiental), con
el fin de establecer la factibilidad de la implementación del proyecto y aceptando la
reformulación del mismo; se procede a aplicar los conocimientos aprendidos en los
diferentes módulos de planificación, gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión del
costo, gestión de riesgo, gestión del talento humano, contratación para la ejecución del
proyecto, aplicación del Project, cierre y control, con el fin de dar paso a la gerencia del
proyecto a partir de la aplicabilidad de los postulados teóricos y las herramientas al
proyecto “diseño, montaje, legalización y lanzamiento de una fábrica de cofres
exequiales biodegradables” en la ciudad de Ibagué departamento del Tolima.
16
1. DEFINICIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:
De acuerdo a la LEY 1530 de 2012, Por la cual se regula la organización y el
funcionamiento del Sistema General de Regalías (SGR), las cuales son destinadas
para la financiación de proyectos económicos, sociales, ambientales, ciencia y
tecnología, con el fin de generar crecimiento económico a largo plazo, determina que
para el departamento del Tolima le fueron asignados $619.888.948.151, bajo el SGR,
para años posteriores al 2012, de los cuales se aprobaron 279 proyectos por valor de
$309.231.793.806; es decir el 49.88% del total de recursos asignados.
De la misma forma y como investigación de campo se obtiene que para el año 2014,
existen 73 egresados de la universidad del Tolima, en la especialización de Gerencia
de Proyectos, para cubrir los 279 proyectos demandados en el departamento, es decir
un déficit de 206 proyectos que sean ejecutados a feliz término con recurso humano
calificado y que desarrollen las competencias básicas de planeación y
direccionamiento.
Por lo anterior se busca gerenciar el “PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y
PUESTA EN MARCHA DE UNA FABRICA DE COFRES EXEQUIALES
BIODEGRADABLES EN EL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA”, el cual reconoce el
servicio funerario como una prestación regida por las costumbres ancestrales
(descanso al cuerpo del fallecido) y la normatividad de salubridad vigente LEY 9 DE
1979 (Enero 24) TÍTULO IX, reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 2363
de 1986, el Decreto Nacional 1172 de 1989, manual de planeamiento hospitalario para
emergencias 2007, ministerio del medio ambiente, Decreto 2676 (Diciembre 22),
normas donde expresa el tratamiento de los cuerpos sin vida los cuales deben
sepultarse bajo un esquema de seguridad que permita la reducción de contaminación
de virus y bacterias que supuran dichos cuerpos después del deceso, revisando la
infraestructura para la fabricación de los cofres exequiales en el departamento del
Tolima, se encuentra la inexistencia de fábricas de producción en serie o línea de
17
dichos productos; adicionalmente, carecen de un elemento diferenciador en el mercado
y los precios de comercialización son elevados generados por los costos de producción
artesanal o a baja escala, a pesar de ser un producto de alta. A causa de lo
anteriormente descrito las funerarias que prestan el servicio mortuorio en el
departamento del Tolima deben adquirir este elemento en regiones aledañas como
Quindío y Cundinamarca, para cubrir la demanda en los servicios.
Este es un grave problema ya que el sector funerario está en aras de expansión y
como se hace referencia en el artículo de Botero Guillermo presidente de FENALCO, el
cual se denomina “Crece el portafolio de servicios en planes exequiales”, afirma que las
funerarias deben primero alcanzar la eficiencia en costos para ser competitivas en el
mercado exterior y adicionalmente deben innovar su producto con elementos diferentes
a la madera.
1.2. PRONÓSTICO:
De seguir careciendo el departamento del Tolima, de recurso humano capacitado
académicamente (profesionales y/o especialistas), en proyectos es muy probable que
los propósitos presentados a diferentes fondos de financiación, sean rechazados y las
inversiones se destinen para otras disposiciones.
1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:
La carencia de profesionales y/o especialistas de calidad de formación en la gerencia
de los proyectos en el departamento del Tolima, genera contratiempos y retraso, en la
inversión pública y privada a partir de la designación de recursos por regalías y/o
inversión propia.
18
1.4. ÁRBOL DE PROBLEMAS:
Figura 1: Árbol de problemas para la gerencia de los proyectos.
Fuente: La autora.
19
2. JUSTIFICACIÓN
La implementación de este proyecto aporta al ciclo económico, a partir de la circulación
de la moneda en el intercambio de la producción de bienes (cofres exequiales
biodegradables) y el consumo de los mismos, los cuales generan diferentes tributos
que deben ser pagados al erario público; al implementar la fábrica de los cofres
exequiales biodegradables, se genera una reacción positiva del ciclo económico al
concebir empleos directos y disminuir la tasa de desempleo formal, que actualmente
afecta a este departamento; adicionalmente esta fábrica genera un medio de
producción en serie, la cual requiere para su elaboración la compra de diferentes
materias primas e insumos, reactivando de esta forma, entre otros al sector financiero,
el cual es requerido para generar un flujo de dinero en los desembolsos programados,
los cuales aumentan la circulación de la moneda en el medio y con éste la activación
del poder adquisitivo de los habitantes del sector. Al implementarse la comercialización
en el departamento, se disparan las ventas generando negociaciones que permitan
obtener ventajas comparativas y competitivas con los cofres fúnebres tradicionales
producidos en otros departamentos y quienes actualmente están contratados bajo
parámetros del justo a tiempo.
Otro punto de vista que argumenta la gerencia de este proyecto, es la conciencia
ambiental, generando mayores beneficios para los ecosistemas que actualmente tiene
el país, al disminuir considerablemente la tala de árboles para la fabricación de cofres
fúnebres tradicionales y a la absorción de la madera por la tierra al realizar el proceso
de inhumación; este proyecto genera disminución en el costo del servicio funerario en
un 30%, siendo el cofre exequial un elemento obligatorio para realizar el sepulcro de
los cuerpos y al fabricar los cofres biodegradables en materiales de menor costo como
lo es el cartón corrugado y prensarlo con cascarilla de arroz y resinas naturales,
generando una mayor rentabilidad para las funerarias.
20
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar una estrategia para aplicar los postulados teóricos y las herramientas de la
gerencia al proyecto “DISEÑO, MONTAJE, LEGALIZACIÓN Y LANZAMIENTO DE
UNA FÁBRICA DE COFRES EXEQUIALES BIODEGRADABLES” en la ciudad de
Ibagué departamento del Tolima.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Implementar la etapa de planificación del proyecto a partir de las diferentes
gestiones alcance, tiempo, costo, riesgo y talento humano, generando control oportuno
para contra arrestar al máximo los posibles errores y/o riesgos que puedan llevar al
fracaso la gerencia del proyecto.
Exponer los modelos gerenciales correlacionados a la etapa de inversión del
proyecto, los cuales logren los objetivos planteados a través del gerente del proyecto y
su equipo nuclear, a partir del éxito de la comunicación, selección, contratación del
recurso humano y la implementación del uso de las TICS.
21
4. METODOLOGÍA
La metodología a implementarse para la gerencia del proyecto “DISEÑO, MONTAJE,
LEGALIZACION Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE COFRES EXEQUIALES
BIODEGRADABLES”, en la ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, en un término
no superior a 150 días y con una inversión de $340.884.326 pesos m/cte., es basada
en diferentes postulados teóricos, los cuales buscan la aplicabilidad de dichos
conceptos para lograr el éxito de la gerencia de proyectos; por lo tanto se realiza bajo
el esquema de estudio y elegibilidad de un proyecto factible en sus componentes
mercadológico, técnico, administrativo-legal, ambiental y financiero, apoyado desde la
academia por el Instituto de Educación a Distancia (IDEAD) de la Universidad del
Tolima, estructurado en un modelo auto constructivista y de auto formación donde el
individuo y/o estudiante realiza una formación profesional y personal a partir de la
crítica en la construcción de conocimiento, este modelo es implementado a partir de las
CIPAS (Circulo de Interacción, Participación Académica y Social), en el cual se
construye el conocimiento a partir de debates y de socialización de conceptos, como
bien lo expresa la Universidad del Tolima (2014); por lo tanto se aplican los
conocimientos aprendidos en los diferentes módulos de planificación, gestión del
alcance, gestión del tiempo, gestión del costo, gestión de riesgo, gestión del talento
humano, contratación para la ejecución del proyecto, aplicación del Project, cierre y
control, los cuales se interrelacionan en seis (6) fases, para la construcción del trabajo
de grado de la siguiente forma:
Tabla 1: Estructura Académica de la Especialización en Gerencia de Proyectos.
FASE
DESCRIPCIÓN
FASE 1 Revisión bibliográfica recomendada por los diferentes tutores para cada una de las
asignaturas vistas durante la especialización.
FASE 2 Cada revisión bibliográfica, se sistematiza a partir de discusión en plenaria con el fin de
revisar la comprensión de los temas de cada módulo.
FASE 3 Cada módulo es orientado para aprovechar al máximo los conocimientos brindados por
22
FASE
DESCRIPCIÓN
los tutores.
FASE 4 Cada tutor revisa los módulos vistos, con el fin de generar retroalimentación para
apropiar al máximo los conocimientos.
FASE 5 Cada CIPAS, realiza los ajustes recomendados por el tutor, con el fin de apropiar a un
mayor grado los conocimientos.
FASE 6 Los alumnos, entregan y socializan trabajos finales de cada módulo con el fin establecer
los respectivos aportes al trabajo final.
Fuente: La autora.
23
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO
5.1. ENTIDADES RESPONSABLES, FORMULADORES
Jennifer Carolina Doval Rozo, Yerly Carolina Morales Reinosa y Maryi Katherin Alfonso
Niño
5.2. NECESIDAD QUE ORIGINA EL PROYECTO
En el departamento del TOLIMA, la población actual es de 1.387.641, habitantes y la
tasa de mortalidad es de 0,743%, lo cual indica que la mortalidad en el departamento
es de 10.310 habitantes por año, siendo esta la población en referencia para el
proyecto, es originado a partir de la carencia de industrialización de cofres exequiales
en el departamento del TOLIMA, para satisfacer la demanda, generando altos costos
de producción y comercialización lo cual incrementa el valor económico en el servicio
fúnebre, creando dificultades para las funerarias en las alternativas de selección de
este elemento obligatorio que debe adquirir los dolientes en el momento del descenso
del ser querido, por normatividad del ministerio de salud; adicional genera un impacto
negativo en el medio ambiente por el daño que sufre el planeta a causa de la tala de
árboles para la fabricación de los cofres exequiales tradicionales los cuales son
elaborados en madera.
5.3. SOLUCIÓN A LA NECESIDAD
IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA UNA FABRICA DE COFRES
EXEQUIALES BIODEGRADABLES EN EL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA, los cuales
permiten la disminución de costos de producción y comercialización generando una
economía en el servicio fúnebre y adicional reducen el impacto del medio ambiente al
estar elaborados en material reciclable y comprimidos en materia prima que es
24
absorbente por el suelo y subsuelo que conllevan a mejorar los ecosistemas, durante
un periodo superior a 15 años.
5.4. OBJETIVO GENERAL
Establecer la factibilidad para la producción y comercialización de cofres exequiales
biodegradables en el Departamento del Tolima, disminuyendo los costos en el servicio
fúnebre y preservando el medio ambiente.
5.5. ALCANCE O COBERTURA
Para el departamento del Tolima existe una población afectada de 10.310 fallecidos
anuales. El Estudio de demanda identificó la población objetivo después de las
restricciones del mercado, la brecha de mercado (998 fallecidos) y el tamaño del mismo
mercado objetivo el cual será de 2.448 fallecidos en el primer año a nivel TOLIMA de
acuerdo al plan de mercadeo para el año 2015, teniendo en cuenta que el canal
distribuidor y contacto principal con el consumidor final son las funerarias, quienes se
verán beneficiadas con la reducción de los costos en los cofres fúnebres y
adicionalmente se contribuirá a la disminución del impacto ambiental al aprovechar
materiales biodegradables para el fortalecimiento del suelo y subsuelo.
5.6. ÁREA DE INFLUENCIA GEOGRÁFICA
Este proyecto se implementará en el departamento del TOLIMA, a través de las
funerarias existentes en el mismo, entregando un elemento diferenciador el cual es
ambiental y a bajos costos de producción y comercialización lo cual generará una
mayor utilidad al servicio funerario.
25
5.7. ALCANCE TEMPORAL
El proyecto en estudio contempla un alcance temporal de 20 años dentro de los cuales
están la parte de la preinversión, inversión y operación del proyecto, los cuales
beneficiarán a la población objetivo del proyecto satisfaciendo la necesidad y logrando
los objetivos del mismo.
5.8. RESUMEN DEL PROYECTO
5.8.1. Viabilidad de mercado: El mercado objetivo, que se tiene para este proyecto son
los decesos anuales de los habitantes del departamento del Tolima; la cifra tomada a
partir de la población que actualmente registra el departamento es de 1.396.038
habitantes para el 2012, la tasa de natalidad para este departamento es de 0.02% y la
de mortalidad es del 0.743% de acuerdo a cifras confidenciales del DANE, es decir
cada año nacen 2.792 habitantes y fallecen 10.372 habitantes anualmente en el
departamento del Tolima, por lo tanto para la proyección de la demanda.
Tabla 2: Proyección de la demanda para el proyecto.
VARIALBLES
Proyección crecimiento
de la Población 2005-2020
DANE
Población del Tolima
Proyección crecimiento de la tasa mortalidad 2005-2020
DANE
Demanda proyectada.
(Tasa mortalidad
2010)- consumo per cápita Tolima
Unidad de
medida
Precio promedio de
venta
Total demanda anual
AÑO 2013 0,200% 1.398.775 0,743% 10.393
UND $ 527.833 $ 5.485.714.662
AÑO 2014 0,200% 1.401.573 0,743% 10.414
UND $ 551.585 $ 5.744.036.965
AÑO 2015 0,200% 1.404.376 0,743% 10.435
UND $ 576.407 $ 6.014.523.666
AÑO 2016 0,200% 1.407.184 0,743% 10.455
UND $ 602.345 $ 6.297.747.586
AÑO 2017 0,200% 1.409.999 0,743% 10.476
UND $ 629.451 $ 6.594.308.519
AÑO 2018 0,200% 1.412.819 0,743% 10.497
UND $ 657.776 $ 6.904.834.508
Fuente: DANE, adaptado por La autora.
26
La oferta proyectada para este proyecto es del 92% de acuerdo a las cifras entregadas
por el análisis de la competencia, al ser un elemento de uso obligatorio por la
normatividad de salubridad de la nación.
Tabla 3: Proyección de la Oferta
OFERENTE COFRE EXEQUIAL
PARTICIPACIÓN DEL
MERCADO
PRECIO CANTIDAD
VALOR VENTAS
ANUALES
COFRES F.J.A. 21% $ 600.000
2.165
$1.299.060.000
CENTRAL DE VENTAS 15% $ 500.000
1.547
$773.250.000
INDUSTRIAS COFRECOL 8% $ 456.000
825
$376.108.800
DISTRIBUIDORA LA FE VIVA 6% $478.000
619
$295.690.800
COFRES JOLVIR 4% $ 555.000
412
$228.882.000
FUNERARIAS MUNICIPALES 38% $ 578.000
3.918
$2.264.488.400
TOTAL DE PARTICIPACION 92% $ 527.833 9.485 $ 5.006.604.733
Fuente: La autora.
Por lo anterior se determina que la brecha del mercado apenas es del 8%, la cual se
determina para los NN o cuerpos que no ha podido ser identificados o que sus
familiares o reclaman, de esta forma se genera la siguiente tabla:
Tabla 4: Brecha del Mercado con proyección al 2018.
AÑO DEMANDA OFERTA BRECHA MERCADO
2013 10.393 9.485 908
2014 10.414 9.476 937
2015 10.435 9.495 939
2016 10.455 9.514 941
2017 10.476 9.533 943
2018 10.497 9.552 945
Fuente: La autora.
27
Para la operación exitosa de este proyecto se deben elaborar campañas agresivas de
mercadeo generando competitividad al contrarrestar los beneficios de los cofres
fúnebres tradicionales e informar los beneficios en diseños, estilos y concientizar el
cuidado del planeta a través de los cofres fúnebres biodegradables; al mismo tiempo se
realiza campaña de precios los cuales están por debajo en un 18% de los cofres
fúnebres tradicionales, esto se realiza con el fin de generar una participación gradual
en el mercado como lo muestra la siguiente tabla:
Tabla 5: Proyección de participación del mercado.
AÑO
DEMANDA
PARTICIPACIÓN
MERCADO
PORCENTAJE DE
PARTICIPACIÓN
EN EL MERCADO
PRECIO DE VENTA
UNITARIO
VENTAS ANUALES
PROYECTADAS
2.014
10.414
2.468 24% $370.000 $913.037.244
2.015
10.435
2.738 26% $386.650 $1.058.464.186
2.016
10.455
3.008 29% $404.049 $1.215.562.806
2.017
10.476
3.280 31% $422.231 $1.385.109.863
2.018
10.497
3.554 34% $441.232 $1.567.929.391
Fuente: La autora.
De acuerdo a las diferentes encuestas realizadas en la formulación del proyecto, indica
que la probabilidad de adquirir el porcentaje del mercado se debe a los nuevos diseños
de los cofres fúnebres, los cuales identifiquen al occiso, al mismo tiempo la baja del
precio del producto terminado indican un beneficio en la disminución del costo del
servicio fúnebre y la conciencia ambiental para la protección de los ecosistemas que
actualmente asimila el ser humano.
Realidad del mercado: a partir del estudio de competidores directos e indirectos
se llega a la conclusión que actualmente en el departamento, el mercado de los cofres
exequiales biodegradables es inexistente un competidor directo que ofrezca el mismo
28
producto con las mismas características en el mercado y adicionalmente que lo
entregue a unos costos de producción menor que los existentes.
Elemento diferenciador: Los cofres exequiales biodegradables se diferencian en
el mercado por materias primas e insumos elaborados en cartón corrugado,
compactado con cascarilla de arroz y adheridos con resinas elaboradas de forma
natural a base del caucho, con el fin de alimentar el suelo y subsuelo de los
ecosistemas.
5.8.2. Viabilidad técnica: Esta viabilidad se da a partir de cuatro fases: Tamaño del
proyecto, localización del proyecto y tecnología básica, con el fin de dar a conocer la
posibilidad de implementar el proyecto, El tamaño del proyecto que se genera a partir
de la capacidad instalada para la operación del mismo es de 11.000 cofres exequiales
biodegradables contando con la producción en serie y operando las 24 horas del día.
Tabla 6: Capacidad instalada del proyecto.
CAPACIDAD INSTALADA
CAPACIDAD DISEÑADA PARA PRODUCCION 11000 11000 11000 11000 11000
CAPACIDAD INSTALADA ANUAL PARA
PRODUCCIÓN
3600 3600 3600 3600 3600
CAPACIDAD UTILIZADA DE PRODUCCION 2.468
2.738
3.008
3.280
3.554
SUBUTILIZACIÓN DE LA CAPACIDAD
INSTALADA
1.132
862
592
320
46
INDICE DE SUBUTILIZACION MAQUINARIA 31% 24% 16% 9% 1%
PRODUCCIÓN DE MAQUINARA 24 H 10
PRODUCCIÓN DE MAQUINARA MENSUAL 300
PRODUCCIÓN ANUAL 3600
Fuente: La autora.
La localización del proyecto es generado a partir de ubicación por el método de puntos
en la zona: transversal 8 sur número 77-155 frente a la trilladora Villa café.
29
Tabla 7: Sistema de localización por puntos.
FACTORES DE LOCALIZACIÓN PESO
TRANSVERSA 8 SUR
NÚMERO 77-155
FRENTE
TRILLADORA
VILLACAFE
PONDERA
CIÓN
KILÓMETRO 4 VIA
PICALEÑA FRETE DE
NAVITRANS SA.
PONDERACI
ÓN
acceso a las principales vías 10% 5 0,5 4 0,4
reconocimiento comercial 13% 4 0,52 4 0,52
ubicación cercana al sector funerario 9% 5 0,45 4 0,36
Seguridad 8% 4 0,32 4 0,32
servicios públicos 11% 4 0,44 4 0,44
impuestos 7% 4 0,28 4 0,28
medios de comunicación y transporte 13% 4 0,52 3 0,39
mano de obra disponible 15% 4 0,6 4 0,6
disponibilidad de acceso a materia
prima 14% 4 0,56 4 0,56
Total 100%
4,19
3,87
Fuente: La autora.
La tecnología básica requerida para llevar a cabo la operación del proyecto es: Sierra
Circular de Mesa, cabina Aero gráfica y mesa metálica, la descripción de la maquinaria
y sus especificaciones:
Tabla 8: Descripción de la maquinaria requerida.
TECNOLOGÍA BÁSICA TIPO DE MAQUINA FUNCIONES ESPECIFICACIONES
PRINCIPALES
SIERRA CIRCULAR DE
MESA TS 250
La función específica de la
sierra de mesa circular,
cortar el cartón para realizar
la forma del cofre exequial
biodegradable, además deja
listo con estos cortes
algunos de los pliegues para
poder dar forma al cofre
exequial
* Dimensiones (Largo x
Ancho x Alto): 760 x 760
x 490 mm
* Tamaño de la mesa:
755 x 645 mm
* Altura de corte de 90/45
: 79 mm/63,5 mm
* Hoja de sierra: 254 x
15,87 mm
* Voltaje: 120 V
CABINA AEROGRÁFICA 250 Aplicar la pintura ecológica
sobre el cartón, para dar el
color del cofre exequial
biodegradable, y entregar al
consumidor final de acuerdo
Su presión varía en
función de la potencia del
aparato:Potencia: 40 ó
120 vatiosPresión: 100 ó
180 barCaudal: 270 ó
30
al requerimiento. 350 gramos/min
MESA METÁLICA
Servir de apoyo para la
elaboración de los cofres
exequiales biodegradables y
toma de muestras y
medidas.
Mesa metálica en acero
inoxidable, de 10 mts
largo x 5 mts ancho x 1.5
mts de alto.
Fuente: La autora.
El costo de la inversión en tecnología básica es:
Tabla 10: Presupuesto maquinaria requerida.
Maquinaria y equipo
PRODUCCIÓN
Sierra circular de corte 1 $ 25.272.500 $ 25.272.500
Cabina Aerografía 1 $ 19.850.380 $ 19.850.380
Mesa metálica 4 $ 707.630 $ 2.830.520
TOTAL $ 47.953.400
Fuente: La autora.
5.8.3. Viabilidad administrativa y legal: la empresa a implementarse se genera a partir
del tipo de empresa S.A. bajo las condiciones legales que estas se requieren como
mercantiles, laborales y tributarias
Tabla 9: Estructura legal de la empresa.
Forma Jurídica: Con ánimo de lucro
Persona Jurídica: Sociedad Anónima
Sigla S.A.
Tipo de Socios Accionistas
Valor de la acción Múltiplos de $100 pesos M/cte.
Número de Acciones sin limite
31
Forma Jurídica: Con ánimo de lucro
Tipo de Acción Acciones comunes
Participación en Utilidades En proporción a las acciones
Participación en Toma de Decisiones Votos en proporción a las acciones
Responsabilidad Hasta por el monto de sus aportes
Órganos Sociales Asamblea general de socios y Junta Directiva
Revisor Fiscal Requiere
Plazo de constitución 5 años
Fuente: La autora.
Estableciendo para esta empresa la estructura de tipo funcional para este proyecto se
da de la siguiente forma:
Figura 2: Organigrama para la operación del proyecto.
Fuente: La autora.
Los sistemas de contratación que se emplearán es prestación de servicios, por obra
labor y contratos a término fijo de acuerdo a las funciones establecidas.
5.8.4. Viabilidad financiera, económica y social: Con el fin de revisar la posibilidad de
inversión en el proyecto se entregan los siguientes resultados generando confianza
para el inversionista y reducir la incertidumbre económica del proyecto:
32
Tabla 11: Presupuesto para la operación del proyecto.
INVERSIÓN INICIAL
Activos Fijos $68.024.696
Activos Intangibles $25.838.000
Capital de Trabajo $137.918.661
Inversión de Ampliación/adecuación $133.000.000
Recuperación del Capital de Trabajo
Valor de Desecho
FLUJO NETO DE CAJA $364.781.357
Fuente: La autora.
Como inversión inicial por parte de los inversionistas se requiere $340.884.326pesos
m/cte. Los cuales son el inicio para la etapa pre operativa, conociendo que la tasa
interna de oportunidad del inversionista es del 16.11% de acuerdo al costo del capital.
Los Indicadores Financieros generados por el proyecto sin financiación son: VPN
$170.531.157.74, TIR 30% y B/C 1.03.
El Indicador Social se toma a partir del coeficiente de IMPACTO DISTRIBUTIVO
SOCIAL, es del 0.5451 o el 54.51%, indicando que su impacto supera el 50% sobre los
colaboradores para el proyecto contribuyendo a la mano de obra nacional no calificada
reduciendo el impacto de desempleo a nivel nacional.
5.8.5. Viabilidad ambiental: Se genera a partir de la afectación surgida a los diferentes
elementos de la tierra como agua, aire, suelo y bosques con el fin de efectuar los
modos de afectación negativos y generar disminución en los impactos ambientales que
contribuyan a mejorar los ecosistemas.
33
Tabla 12: Afectación y disminución del impacto ambiental ocasionado por el proyecto.
AFECTACIÓN MODO AFECTACIÓN DISMINUCION ACTUAL AFECTACIÓN
AGUA Aguas lluvias, bajante de aguas
negras, destilación de pintura
ecológica.
Actualmente las industrias de los cofres exequiales se
realizan con pinturas en aerosol o pinturas a base de aceite
(thiner) lo cual provoca será afectación en lavado y
contaminación en afluentes; este proyecto innovador busca
la disminución en uso de ese tipo de pinturas a
implementarse la pintura ecológica para protección del
medio ambiente.
AIRE
ATMOSFERA
Pintura ecológica y polvos de
cortes.
La pintura ecológica afectara en menor medida el aire al
tener agentes internos que disminuyen el impacto ambiental
SUELO Afectación a la modificación
normal de la tierra con la
estructura del proyecto en
distribución de planta.
La afectación que se realizara con el cofre biodegradable a
base de cartón y cascara de arroz genera nutrientes a la
tierra para años posteriores
BOSQUE sustracción de cartón Disminuye la tala de árboles para corte de madera con el fin
de realizar los cofres exequiales tradicionales, se pasa al
cartón corrugado y compren sado con cascara de arroz
disminuyendo el impacto en tala.
Fuente: La autora.
Ver anexo A. Para la normatividad ambiental y manejo de salubridad de los cuerpos
inertes.
34
6. EL CONTEXTO DEL PROYECTO
6.1. ECONÓMICO-FINANCIERO:
De acuerdo al comportamiento de la economía en Colombia, se obtiene que para el
proyecto los precios no varían en gran proporción debido a que la madera es una
materia prima abundante que para su manejo no tiene gran restricción como a nivel
mundial; los precios de los cofres fúnebres tradicionales oscilan desde 450.000 a
1.500.000 de acuerdo a la decoración acabado y detalle de fabricación de tipo
artesanal; así mismo no existe la cultura de cofres biodegradables y es algo novedoso
para el sector; en lo referente a industrias manufactureras el DANE, en su boletín de
prensa expedido en junio de 2014, se puede observar una variación porcentual para
este sector del 3,3% en el I trimestre del 2014 con relación al mismo trimestre en el
2013. Para una variación total del PIB del 4.3%. Esto muestra un leve crecimiento en
el sector manufacturero que puede generar expectativas positivas para el año 2015 en
el mismo.
Según el informe de Pro Colombia de exportaciones totales colombianas según
gerencia - sector – subsector acumulado noviembre 2013 – 2014, actualizado a enero
de 2015, no se hace referencia directamente a exportaciones de ataúdes o urnas ya
sean tradicionales o de origen natural. Solo se menciona lo referente a muebles en el
sector de manufactura que decayó en un 2%, pero la información allí consignada no
menciona ni permite determinar si dentro de este ítem se encuentran exportaciones de
ataúdes.
Según información entregada por el BANCO DE LA REPUBLICA EN COLOMBIA, La
tasa de interés es el precio que asumen tanto deudores como prestamistas por el uso o
colocación de una cantidad de dinero en un determinado período de tiempo, se da las
siguientes tasas:
35
Tabla 13: Tasas del mercado.
TIPO DE TASA
VALOR REPRESENTATIVO EN %
VIGENTE 2014
Tasa de intervención de política monetaria Banco de
la República
4,51%
Tasa Interbancaria - Tasa efectiva 4,5%
Depósito a término fijo - Tasa efectiva 4,41%
Fuente: Banco de la república de Colombia (2014).
Finalmente la junta directiva del Banco de la República en Colombia espera un
incremento de la inflación del 3% en respecto del año anterior con el fin de obtener
estabilidad económica en el país.
De acuerdo a los indicadores financieros arrojados por la reformulación del proyecto
VPN $170.531.157.74, TIR 30% y B/C 1.03 y conociendo que la tasa interna de
oportunidad del inversionista es del 16.11% y que el Indicador Social se toma a partir
del coeficiente de impacto distributivo social 54.51%, se encuentra que diferentes
fondos de inversión generan recursos económicos para la financiación de proyectos
productivos como incentivo al emprendimiento como: Fondo Emprender, Fondo
Bavaria, Banco Interamericano de Desarrollo y/o Bancoldex.
6.2. TECNOLOGÍA:
La tecnología que actualmente usa el departamento del Tolima y que genera una
necesidad a suplir es la fabricación de los ataúdes tradicionales de forma artesanal o
con poca tecnificación, lo cual genera un retraso en la competitividad a nivel local y de
la misma forma disminuye la posibilidad de globalizar la industria, generando una
desventaja comparativa del sector, por lo tanto se espera implementar una fábrica de
cofres exequiales biodegradables en línea que permita que el cofre se mueva de forma
secuencial de una estación a la otra, logrando la producción total del contendido con
algunos elementos de diferenciación en terminados, generando mayor productividad y
competitividad en el mercado. La implementación de este proceso requiere dos
36
máquinas especializadas como lo es la sierra circular y la cabina aerografía para
realizar los terminados de estos productos, maquinas que actualmente se encuentran
en el mercado nacional, adicional se requiere incorporar hardware y software
(tecnología dura y blanda) que permitan obtener las ventajas competitivas y
comparativas esperadas en el proyecto.
6.3. POLÍTICO:
En Colombia el sector de los cofres exequiales, ha venido extendiéndose
gradualmente, en zonas apartadas del país que han sufrido permanentes desastres
naturales por lo cual la industria manufacturera de este tipo de productos se ha venido
ampliando sobre todo los últimos años.
De la misma forma este proyecto es delimitado por un entorno político favorable de
acuerdo a las normatividades que le rige como lo son: la carta magna y/o Constitución
política de Colombia, en su artículo 8, en su artículo 80, artículo 95 y las normas que
actualmente son implementadas en salubridad LEY 9 DE 1979 (Enero 24)
TÍTULO IX, Reglamentado Parcialmente por el Decreto Nacional 1172 de 1989,
manual de planeamiento hospitalario para emergencias 2007, ministerio del medio
ambiente ministerio de salud Decreto 2676 (Diciembre 22), el Decreto Nacional 2363
de 1986 y en la normatividad ambiental el decreto 2811 de diciembre de 1974, Por el
cual se dicta el Código Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Protección al
Medio Ambiente.
Por otra parte, el Ministerio de Protección Social en la RESOLUCIÓN 1447 DE 2009,
modificó algunos aspectos de la cremación de cadáveres como se observa en su
artículo No. 41: “características de los contenedores de la cremación: Los contenedores
que se utilizan para realizar la cremación de cadáveres o restos humanos deben
cumplir con las siguientes características:
a) Los contenedores de cremación deben ser de material de fácil combustión y no
pueden estar lacados, pintados, ni barnizados.
b) No podrán utilizar materiales metálicos en su fabricación.
c) Los puntos de soporte del féretro deben ser removibles.
37
d) Los contenedores se cremarán junto con el cadáver y en todo caso no serán
reutilizados. ”
Como se puede ver en el literal d, los cofres no podrán ser reutilizados por lo cual el
usuario debe comprar y no alquilar el cofre como se venía realizando.
Esto hace que los costos funerarios con el método de cremación sean más altos y
además como se observa en el literal a, se hacen exigencias en cuanto a las
características del contenedor que difícilmente un ataúd estándar puede cumplir, caso
diferente en los cofres exequiales biodegradables que cumplen a cabalidad con estos
requisitos. Al generar empleos directos e indirectos contribuirá a mejorar la calidad de
vida de los beneficiarios y sus familias, al mismo tiempo que al mejorar el ecosistema
mejoran condiciones de salubridad para los habitantes del departamento.
6.4. AMBIENTAL:
Alrededor del mundo y en aras de reducir el impacto ambiental que el ser humano le
genera permanentemente al planeta a partir del siglo XXI, se ha generado una ola
ecologista que compromete todo tipo de empresas. Es el caso de los productores de
cofres exequiales los cuales han generado nuevas alternativas que se vienen
desarrollando mas no se han instaurado masivamente de manera comercial en los
diferentes países en los cuales han surgido este tipo de innovaciones dentro de las
cuales existen varias opciones. La primera, son los cofres exequiales biodegradables
desarrollados en su mayoría por empresas Europeas y las urnas ecológicas.
Los primeros, son hechos a base de cartón y accesorios plásticos mientras que las
urnas pueden ser de sal, para lanzarlas al mar y que se diluyan, o de tierra para que al
enterrarlas sirvan como abono o con una semilla adentro para que luego de enterrada
crezca un árbol y los residuos sirvan como abono para el mismo.
En segundo lugar encontramos los llamados entierros ecológicos, que consisten en una
idea desarrollada principalmente en Estados Unidos en donde hay cementerios
dedicados y acondicionados para realizarlos en donde la persona se entierra sin ataúd,
sin ropa sin ningún elemento más que los restos para acelerar así el proceso de
38
degradación y descomposición del cuerpo sin generar daños colaterales al medio
ambiente provenientes de materiales como la madera, el bronce, cobre, acero, e
incluso el cemento que se utiliza para la construcción de las lapidas ya que estas
también son suprimidas en este tipo de entierro. Esta opción la han adoptado hasta en
un 20% de los 35 millones de jubilados en Estados Unidos obteniendo hasta ahora una
buena acogida.
Otro tipo de entierro ecológico se ha venido desarrollando desde hace siete años por la
bióloga Susanne Wiigh-Maesak, el entierro verde: que consiste en sumergir el cadáver
en nitrógeno líquido para que se congele. A esta temperatura la materia orgánica se
vuelve más frágil y quebradiza que un delicado cristal. Estos restos se SACuden en
una maquina hasta que se rompen en pequeñas partículas, se remueve el agua
remanente y luego se entierran las cenizas a poca profundidad en donde en cuestión
de semanas se descomponen y fertilizan como un compost para la tierra e incluso se
sugiere plantar un árbol sobre el lugar como recuerdo de la existencia de la persona
fallecida.
En España también se han desarrollado otro tipo de servicios complementarios como
por ejemplo los coches fúnebres eléctricos, que disminuyen los costos funerarios al no
utilizar combustibles siendo menos contaminantes y más silenciosos.
Por lo anterior el proyecto a implementarse genera impacto positivo para el
mejoramiento de los ecosistemas y la renovación de los nutrientes de la tierra al estar
elaborados de: cartón material con un alto grado de desintegración y al estar compacto
con cascarilla de arroz, la cual genera un compost obtenido por la inoculación de la
mezcla de materiales orgánicos con microorganismos que descomponen la materia
orgánica a través de diferentes procesos bioquímicos naturales; estos cofres son
adheridos con resinas naturales las cuales son extraídas 100% de plantas como el
caucho y las pinturas para decoración y terminados son ecológicas con el fin de reducir
los impactos ambientales tradicionales.
39
6.5. SOCIAL
A nivel local se puede observar que las tradiciones fundamentales de un funeral como
tal no han cambiado sustancialmente. Sin embargo, la previsión se ha convertido en
un factor tan importante, que las empresas de la región se han volcado en este sentido.
Otro aspecto a tener en cuenta son los decesos de personas diferentes a la vía natural,
como lo son: epidemias, desastres naturales, homicidios, atentados terroristas, muertes
por minas antipersonales, los cuales representaron en el Tolima un incremento del
2008 al 2009 en un 6% al pasar de 415 en el primer año a 439 en el segundo. Esto
influye directamente en el crecimiento de la demanda en el sector local por ataúdes,
otro de los factores que influyen para adquirir el cofre exequial es la capacidad de
compra en los habitantes, debido a la inequidad social existente, personas de los
estratos 0 y 1, quienes no manejan recursos económicos para la compra y acceder a
este servicio de forma directa.
Complementariamente y de acuerdo con el procesos de investigación de mercados
realizado en la formulación del proyecto, en la viabilidad del mercado, el 90% de la
población encuestada afirma comprar un cofre exequial biodegradable si sus
terminados son parecidos o mejores que los cofres tradicionales, de igual forma las
costumbres ancestrales de entierros han ido evolucionando a la cremación, de la
misma forma ha ido cambiando la mentalidad desde la arista de protección del medio
ambiente.
40
7. LA GERENCIA DEL PROYECTO
7.1. PLANIFICACIÓN:
La gerencia del proyecto, formaliza su inicio a partir del acta de constitución o acta de
gerencia en la cual reposa: el Enunciado del Problema, la descripción del Proyecto, los
objetivos del Proyecto, el alcance del Proyecto, los productos entregables, la población
beneficiaria, los factores críticos de éxito, los supuestos, las restricciones, la Autoridad
del Proyecto e Hitos y la organización del proyecto, determinando la gestión del
alcance con el fin de determinar los parámetros de verificación y control, basado en dos
variables principales las cuales son tiempo y costo desglosados en Estructura de la
División del Trabajo, generando el éxito de la entrega y cierre de la gerencia de
proyectos. Ver anexo B: del documento Acta de la Gerencia del Proyecto.
7.2. GESTIÓN DEL ALCANCE:
Para la gerencia del proyecto se establece el siguiente objetivo: DISEÑO, MONTAJE,
LEGALIZACION Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE COFRES EXEQUIALES
BIODEGRADABLES”, en la ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, en un término
no superior a 150 días y con una inversión de $340.884.326pesos m/cte.
De acuerdo al concepto emitido por el PMBOOK, establece que el alcance “es el
proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del
producto”; (p.52); por lo tanto como primera herramienta a usar se encuentra la EDT
(Estructura de la División del Trabajo), herramienta que desglosa todas las actividades
que deben realizarse para implementar la gerencia del proyecto de forma eficaz y
eficiente, a partir de subactividades que permitan un fácil control y verificación de
alcance de las mismas, para la gerencia de este proyecto se establecen 10 actividades
y cada una con sus respectivos paquetes de trabajo las cuales son:
41
Tabla 14: Definición de actividades y sub actividades.
DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES DE SEGUNDO NIVEL
ACTIVIDAD ACTIVIDAD DE SEGUNDO NIVEL
1. CONTRATACIÓN EQUIPO
NUCLEAR
A. SELECCIÓN DE EMPRESA DE EMPLEO TEMPORAL
B. ENTREVISTA DE CANDIDATOS
C. SELECCIÓN DE ENTREVISTADOS
2. CONTRATACIÓN DE
EMPRESA DE VIGILANCIA
Y SEGURIDAD
D. SOLICITUD DE COTIZACIONES A EMPRESAS DE
SEGURIDAD
E. SELECCIÓN Y CONTRATACION DE EMPRESA DE
SEGURIDAD
3. FICHAS TÉCNICAS DE
MATERIA PRIMA
F. ELABORACIÓN DE FICHAS TÉCNICAS
4. PLAN DE MARKETING
PARA LANZAMIENTO
G. DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS DE MERCADEA
H. ELABORACIÓN DE PLAN DE MARKETING DE
LANZAMIENTO
5. PERFILES DE PUESTOS
DE TRABAJO
I. ESTUDIOS DE PUESTOS DE TRABAJO
J. DEFINICIÓN DE LOS PERFILES
6. COMPRA DE EQUIPOS DE
COMPUTO Y
COMUNICACIÓN,
MAQUINARIA Y MUEBLES
Y ENSERES
K. COTIZACIONES
L. COMPRA, INSTALACIÓN Y VERIFICACIÓN DE MUEBLES
Y ENSERES
M. COMPRA, INSTALACIÓN Y VERIFICACIÓN DE EQUIPOS
DE COMPUTO
N. COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE
MAQUINARIA
7. CONTRATACIÓN Y
ADECUACION DEL
TERRENO E
INSTALACIONES
0. ARRENDAMIENTO DEL TERRENO
P. ADECUACION DE INSTALACIONES
8. PRUEBA PILOTO Q. CONVOCATORIA DE CLIENTES Y ACCIONISTAS
R. ELABORACION DEL COFRE
9. REQUERIMIENTOS
LEGALES
S. OBLIGACIONES MERCANTILES Y TRIBUTARIAS
10. CIERRE DEL PROYECTO T. CIERRE
Fuente: Gido y Clemens, 1999, adaptado por La autora.
42
La estructura de la EDT, puede verificarse en el anexo C.
El diccionario de la EDT, es aquel que contiene las especificaciones técnicas y la
documentación requerida de cada una de las actividades en su respectivo paquete de
trabajo. Ver anexo D Diccionario de la EDT.
Para establecer una coherencia entre las actividades, su desarrollo, y control se debe
efectuar la matriz de responsabilidades la cual tiene doble entrada de información en el
extremo superior se encuentra los responsables de las actividades y en el extremo
izquierdo las actividades a efectuarse, en el cual se establece la información a partir de
los criterios de responsable de ejecutar, autoridad de aprobación final, quienes deben
ser consultado y quienes informados, la en la cual se encuentra los interesados, el
gerente del proyecto y su equipo nuclear. Ver Anexo E Matriz de Responsabilidades.
7.3. GESTIÓN DEL TIEMPO:
La gestión del tiempo es dada a partir de los procesos requeridos con unos tiempos
establecidos de acuerdo a las secuencias generadas en la EDT, con el fin de generar la
entrega del compromiso realizado en el acta de constitución de la gerencia del
proyecto, en el siguiente cuadro se muestra la duración de cada una de las actividades
y su holgura:
Tabla 15: Actividades, precedencias, fechas tempranas y tardías y holgura.
ACTIVID
AD
PREDECESORA
S
FECHA TEMPRANA FECHA TARDIA HOLGU
RA INICIO TERMINACIO
N
INICIO TERMINACIO
N
A - 1 7 1 7 0
01-ago 07-ago 01-ago 07-ago
B A 8 14 8 14 0
08-ago 14-ago 08-ago 14-ago
C B 15 18 15 18 0
15-ago 18-ago 15-ago 18-ago
43
D A 8 14 12 18 4
08-ago 14-ago 12-ago 18-ago
E D 15 17 19 21 4
15-ago 17-ago 19-ago 21-ago
F C 19 48 113 142 94
19-ago 17-sep 21-nov 20-dic
G C 19 33 98 112 79
19-ago 02-sep 06-nov 20-nov
H G 34 63 113 142 79
03-sep 02-oct 21-nov 20-dic
I C 19 25 129 135 110
19-ago 25-ago 07-dic 13-dic
J I 26 32 136 142 110
26-ago 01-sep 14-dic 20-dic
K C 19 41 89 111 70
19-ago 10-sep 28-oct 19-nov
L K 112 118 135 141 23
20-nov 26-nov 13-dic 19-dic
M K - P 112 118 135 141 23
20-nov 26-nov 13-dic 19-dic
N K - P 112 141 112 141 0
20-nov 19-dic 20-nov 19-dic
O C 19 21 19 21 0
19-ago 21-ago 19-ago 21-ago
P O - E 22 111 22 111 0
22-ago 19-nov 22-ago 19-nov
Q C 19 25 135 141 116
19-ago 25-ago 13-dic 19-dic
R L - M - N -Q 142 142 142 142 0
20-dic 20-dic 20-dic 20-dic
S C 19 48 113 142 94
19-ago 17-sep 21-nov 20-dic
T F - H - J - R - S 143 149 143 149 0
09-dic 15-dic 21-dic 27-dic
Fuente: Gido y Clemens, 1999, adaptado por La autora.
44
El anterior recuadro muestra que las actividades que no generan holgura, las cuales
son consideradas como la ruta crítica del proyecto son: A; B; C; O; P; N; R; T, las
cuales no pueden generar un retardo de tiempo de ejecución por que generarían un
retraso en el tiempo de entrega preestablecido para la gerencia del proyecto.
Del mismo cuadro se identifica para la gerencia del proyecto las actividades y sus
acciones predecesoras, las cuales deben implementarse en los tiempos establecidos
para no generar un retraso en el iniciar la siguiente actividad, y con esto lograr el justo
a tiempo del compromiso de un gerente de proyectos.
La programación de los períodos se fundamenta en la planificación y programación de
la ejecución de la etapa de inversión para generar más adelante la operación del
proyecto, por lo tanto se genera el diagrama de RED, el cual otorga la ruta crítica que
permite conocer los cuellos de botella o las holguras cero que se requieren para el
proyecto, es decir los puntos donde se requiere mayor atención y control en la gerencia
del proyecto, pues tiene las fechas más tempranas y tardías para la implementación de
este proyecto. Ver anexo F Ruta Crítica.
Tabla 16: Actividades de la ruta crítica y sumatoria de las actividades.
RUTA CRITICA
A+B+C+S+T 55
A+B+C+F+T 55
A+B+C+G+H+T 70
A+B+C+I+J+T 39
A+B+C+Q+R+T 33
A+B+C+K+L+R+T 56
A+B+C+K+M+R+T 56
A+B+C+O+P+L+R+T 126
A+B+C+O+P+M+R+T 126
A+B+C+O+P+N+R+T 149
A+D+E+P+L+R+T 122
A+D+E+P+M+R+T 122
45
A+D+E+P+N+R+T 145
Fuente: Gido y Clemens, 1999, adaptado por La autora.
El diagrama de Gantt, generado para este proyecto representa gráficamente los días
en los cuales se debe efectuar las actividades teniendo en cuenta los días corrientes
sin festivos, para ejecutar el progreso de la gerencia del proyecto y entregarlo en los
tiempos establecidos, este diagrama genera a partir de la visualización una fácil
comunicación entre los inversionistas, el gerente del proyecto y el equipo nuclear. Ver
anexo G Diagrama de Gantt.
7.4. GESTIÓN DEL COSTO
La gestión del costo para la gerencia de la propuesta AL PROYECTO “DISEÑO,
MONTAJE, LEGALIZACIÓN Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE COFRES
EXEQUIALES BIODEGRADABLES” EN LA CIUDAD DE IBAGUÉ DEPARTAMENTO
DEL TOLIMA., se determina a partir de los costos directos e indirectos requeridos para
la etapa de inversión e implantación del proyecto para la etapa de operación de
acuerdo al ciclo de vida del proyecto, de esta misma forma se realiza el estudio
financiero el cual contempla los desembolsos de dinero a efectuar adquisición y
sostenimiento del gerente del proyecto y su equipo nuclear, la contratación del
outsorcing, las adecuaciones, reparaciones locativas, la compra de maquinaria y
equipos necesarios para el funcionamiento de la planta operacional para la fabricación
de los cofres exequiales biodegradables, además de costos de papelería, trámites
legales necesarios y asesorías jurídico y financiera requeridos para esta etapa del
proyecto.
Después de haber realizado un minucioso estudio de la proyección de viabilidad
financiera y ser aceptada por los inversionistas, prosigue el presupuesto de inversiónes
realizado de acuerdo con la EDT, teniendo en cuenta los factores legales determinados
por la legislación laboral colombiana, el plan de riesgos, el cronograma de actividades,
la gestión de las comunicaciones y las adquisiciones de maquinaria y equipos junto con
46
el montaje de los mismos. El presupuesto se consolidó con base a las actividades y de
acuerdo con datos obtenidos así:
Adecuaciones y reparaciones locativas de la planta y adquisiciones de
maquinaria y equipos, de acuerdo con el estudio técnico de la etapa de formulación.
Determinación de los valores correspondientes a horas de trabajo por cada
colaborador, para el gerente del proyecto y su equipo nuclear de acuerdo al
organigrama del proyecto.
Estructura EDT y cronograma de actividades de acuerdo al Gantt del proyecto.
Los siguientes son anexos correspondientes a los costos y gastos desembolsables,
generando parte del presupuesto del proyecto para su etapa de ejecución:
Ver anexo H: Costos de Personal
Ver anexo I: Gastos generales e improvistos
Ver anexo J: Inversiones en Activos Fijos - Maquinaria y Equipos
Ver anexo K: Inversiones Intangibles – Legalización.
Ver anexo L: Contratación con terceros
Ver anexo M: Inversión en Adecuaciones y Reparaciones locativas
7.4.1. Flujo de caja: El flujo de caja elaborado para la gerencia de este proyecto, es
basado en la EDT, el tiempo de operación en el que se incurre y los recursos (humanos
y no humanos) empleados para esta etapa de inversión; el flujo de caja es elaborado
de forma mensual con el fin de identificar los costos por cada una de las actividades y
de informar al recurso humano que los pagos serán mensuales; los contratistas
deberán presentar con una semana de anticipación el corte de obra para verificar el
avance en cumplimiento y con esto se realizara el respectivo desembolsos de dinero.
Ver anexo N: Flujo de caja de la Gerencia del Proyecto.
7.4.2. Plan de desembolsos: Con el fin de generar los pagos de forma eficiente se
firma el acuerdo de cinco (5) desembolsos en la cuenta bancaria establecida entre los
47
inversionistas y la gerencia del proyecto; Ver anexo Ñ: Plan de desembolsos de
acuerdo al flujo de caja.
7.5. GESTIÓN DE RIESGO:
La gerencia del proyecto tiene como objetivo el DISEÑO, MONTAJE, LEGALIZACION
Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE COFRES EXEQUIALES
BIODEGRADABLES”, en la ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, en un término
no superior a 150 días y con una inversión de $340.884.326pesos m/cte.; el riesgo en
la gerencia del proyecto es entendido como la vulnerabilidad existente para cada una
de las actividades que se deben ejecutar de acuerdo a lo plasmado en el acta de
constitución de la gerencia, los riesgos son medibles en forma cualitativa y cuantitativa;
a partir de esta medición se generan planes de contingencia con el fin de mitigarlos y/o
evitar que surjan. Es necesario generar una medición real y transparente a partir de
juicios subjetivos generados de problemáticas y/o situaciones parecidas, esta razón
genera contratar un equipo de expertos quienes emitan su juicio de impacto (nivel de
daño que puede generar) y de probabilidad (grado de ocurrencia del hecho), a partir de
su criterio y emisiones de riesgos tratadas se realizan la planeación estratégica de
riesgos.
Por lo anterior el equipo humano y/o nuclear goza de liderazgo y responsabilidad al
identificar los posibles riesgos y generar posibles salidas viables que lleven a un
adecuado manejo de la mitigación de las mismas afectaciones; por lo anterior el
Gerente del Proyecto y su equipo nuclear es competente para:
Reconocer y estudiar los posibles riesgos aplicados a la etapa de inversión del
proyecto, los cuales influyan de forma negativa en los entregables definidos en el acta
de constitución de la gerencia.
Administrar los posibles riesgos y los impactos que estos generarían en la etapa
de inversión, con el fin de identificar la probabilidad de que ocurra y el nivel de efectos
que produciría.
48
Implementar las medidas necesarias a nivel interno de la gerencia con el fin de
generar planes de contingencia aplicados de forma inmediata y que permitan que la
gerencia se ubique en un grado de impacto normal.
Las acciones se estipulan de la siguiente forma de acuerdo a la matriz de
responsabilidades del equipo nuclear:
Tabla 17: Acciones del G.P y su equipo nuclear para riesgos.
CARGO FUNCIONES
GERENTE DEL
PROYECTO.
Establecer las políticas organizacionales.
Coordina y controla el recurso humano y no humano de la
etapa de inversión.
Establece y aprueba los planes de contingencia para la
mitigación de los impactos durante esta etapa.
Establece un compromiso de los tiempos de entrega
maximizando los recursos de dineros y minimizando los costos
para la gerencia del mismo.
Establecer estrategias que disminuyan todo tipo de
incertidumbre financiera dentro de la gerencia del proyecto.
Coordina la legalidad de esta etapa del proyecto.
RESIDENTE DE
OBRA
Establecer los impactos generados y la mitigación de los
mismos de las posibles afectaciones del contrato de adecuación
y reparación de instalaciones locativas.
Determinar las afectaciones generadas a partir de los
materiales de construcción y su utilización con el fin de
determinar acabados.
Fundamentar los criterios de la compra y resistencia de
materiales a partir de los estudios y laboratorios generados de
los requerimientos sísmicos establecidos por la norma
Colombiana de construcción.
JEFE
OPERACIONES
Establecer los posibles riesgos de la gerencia del
proyecto para implementar las fichas técnicas de materias primas
y la consecución de las mismas a partir de los proveedores
ubicados geoestratégicamente.
49
Recibir adecuadamente todos los recursos técnicos como
maquinaria y equipos requeridos para la operación del proyecto.
Establecer parámetros de actuación para los posibles
riesgos de la prueba piloto que pueda generar un retardo en la
entrega del proyecto.
JEFE DE
MERCADEO
Establecer las posibles afectaciones para el plan de
mercadeo de lanzamiento del proyecto.
Generar disminución de los impactos de la competencia a
partir de los análisis del bechmarketing.
Fuente: Gido y Clemens, 1999, adaptado por La autora.
Se establece la matriz de responsabilidades para cada uno de los cargos de la
Gerencia del Proyecto, diseñando una matriz de doble entrada donde en la parte
superior se encuentra cada uno de los cargos y en la parte derecha se establecen los
criterios de los riesgos establecidos; las responsabilidad de cada cargo para prevenir o
disminuir los impactos de los riesgos se genera a partir de dos criterios fundamentales:
P: Responsabilidad Principal y S: Responsabilidad de Apoyo, Ver el Anexo O Matriz de
responsabilidades para riesgos.
Para establecer de forma eficiente el plan de la gestión de riesgos se debe implementar
las siguientes políticas internas en la etapa de inversión:
Implementar el proceso de evidencias documentales, registro fotográfico, actas,
etc., que permita evidenciar el proceso, los logros y los retrasos de los mismos y
generar planes de apoyo y/o evidenciar responsabilidades y nuevas alternativas de
solución.
Correspondiente a la estructura organizacional por proyecto, cada integrante se
hace responsable de sus entregables, de esta forma se deben implementar por
actividades los diferentes procesos de ejecución, control y evaluación de los procesos
generados para la entrega eficiente de la gerencia del proyecto.
50
El gerente del proyecto, junto a su equipo nuclear debe implementar los planes
estratégicos de alimentación veraz e inmediata de la información en los diferentes
sistemas con el fin de tomar decisiones de forma imparcial, transparente y ágil.
Las actividades de deben pronosticar junto a sus riesgos desde la etapa de
planeación con el fin de implementar los planes de contingencia.
Las reuniones deben ser predeterminadas a partir de los hitos, con el fin de
establecer avances y riesgos que se presentan para la toma de decisiones.
Para revisar el impacto de los riesgos de forma cualitativa se establece una matriz de
doble entrada con el fin de identificar lo siguiente:
En el extremo superior se encuentra el impacto el cual determina la levedad o
gravedad de la ocurrencia de un hecho bajo la gerencia de un proyecto la afectación se
determina bajo los siguientes criterios:
o Bajo: el hecho presentado puede generar para la etapa de inversión un impacto
leve, es decir con poca significancia.
o Medio: el hecho presentado puede generar para la etapa de inversión un retardo
medio.
o Alto: el hecho presentado puede generar para la etapa de inversión un retraso
en la ejecución de la etapa de inversión del proyecto.
En el extremo izquierdo se genera la probabilidad de que un hecho ocurra o no,
existiendo la formación cualitativa y la posibilidad de concurrencia del hecho, por lo
tanto la probabilidad se determina bajo los siguientes criterios:
o Altamente probable: su probabilidad de ocurrencia es de un 80 a 100%, es decir
es muy factible que ocurra.
o Probable: su probabilidad de ocurrencia es de un 40% a un 79%, es decir es
factible que ocurra.
o No tan probable: su probabilidad de ocurrencia es de un 1% a un 39%, es decir
no están factible que ocurra.
Estableciendo anteriormente la matriz de responsabilidades, se categorizan los riesgos
a partir de la estructura organizacional de la gerencia del proyecto, el cual estable la
51
gerencia del proyecto, el área de mercadeo, el área técnica y el área de construcción.
Ver anexo P: Matriz de determinación de los riesgos del proyecto.
El análisis cuantitativo se realiza a partir del siguiente recuadro:
Tabla 18: Clasificación y definición técnica de los riesgos.
Riesgo Bajo Gestionar por procedimientos de rutina.
Riesgo Moderado Gestionar diferentes procedimientos de monitoreo
Riesgo Alto Acción inmediata, con planes y correctivos.
Fuente: La autora.
Por lo tanto se implementa el cuadro que identifica de acuerdo a cada riesgo su nivel
de impacto:
Tabla 19: Matriz de Probabilidad e impacto del riesgo.
MUY PROBABLE R34 R3
R12-R27- R29-R30-
R32
PROBLABLE R5-R18 R15-R28-R31-R33
R10-R11-R13-R14-
R17-R39
IMPROBABLE R25-R36-R37
R1-R20-R21-R22-R23-
R24-R26 R6-R7-R35-R38
PROBABILIDAD
RIESGO
TRIVIAL MEDIO SEVERO
Fuente: La autora.
Ver anexo la evaluación cualitativa de los riesgos generados por la gerencia del
proyecto ver anexo Q: Matriz de riesgos cualitativos y evaluación.
Los riegos también son establecidos a partir de unas variables cuantitativas que midan
los impactos de forma numérica, teniendo en cuenta las posibles consecuencias, en
52
grados de severidad que afecten el normal funcionamiento de la gerencia del proyecto
y/o retarden la entrega, por lo anterior se establecen las siguientes zonas:
Tabla 20: Evaluación de Riesgos
Riesgo muy grave. Requiere medidas preventivas urgentes. No se debe
iniciar el proyecto sin la aplicación de medidas preventivas urgentes y sin
acotar sólidamente el riesgo.
Riesgo importante. Medidas preventivas obligatorias. Se deben controlar
fuertemente las variables de riesgo durante el proyecto.
Riesgo apreciable. Estudiar económicamente si es posible introducir
medidas preventivas para reducir el nivel de riesgo. Si no fuera posible,
mantener las variables controladas.
Riesgo marginal. Se vigilará aunque no requiere medidas preventivas de
partida.
Fuente: La autora.
La siguiente matriz de impacto de probabilidad muestra la medición de los impactos
que se podrán generar en el proyecto de la siguiente forma:
Tabla 21: Valores para medición de impacto y probabilidad de riesgos cuantitativos.
GRAVEDAD (IMPACTO)
MUY
BAJO 1
BAJO
2
MEDIO
3
ALTO
4
MUY
ALTO 5
PROBABILIDAD
MUY ALTA 5 5 10 15 20 25
ALTA 4 4 8 12 16 20
MEDIA 3 3 6 9 12 15
BAJA 2 2 4 6 8 12
MUY BAJA 1 1 2 3 4 5
Fuente: La autora.
53
Los siguientes anexos complementan el análisis de los riesgos para la gerencia de este
proyecto:
Matriz de Riesgos cuantitativa. Ver anexo R.
Matriz de los riesgos posibles, clasificación, nivel, fuentes, causas, área de
impacto, consecuencia y control en la ejecución del proyecto. Ver anexo S.
Plan de Riesgos. Ver anexo T.
7.6. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO:
La gestión del talento humano, es importante en la gerencia de los proyectos, con el fin
de lograr los objetivos plasmados en el acta de constitución, de acuerdo a John M.
Ivancevich (2005), el talento humano genera mayor competitividad y productividad en
un contexto globalizado; adicionalmente, es el factor significativo en las decisiones
estratégicas de la dirección, debido a que el personal genera ideas y da soluciones a
problemáticas que hasta el momento no pueden ser creadas por una máquina
previamente programada, (los ordenadores requieren instrucciones otorgadas por el
ser humano); si se implementa un equipo de trabajo para el proyecto de alto
rendimiento conlleva a generar un valor agregado a la organización en el Know how en
los activos fijos de la empresa y por ende a la estructura y ejecución de la etapa de la
gerencia del proyecto, el recurso humano eficiente logrará alcanzar las metas
propuestas a partir de colaboradores motivados y que a su vez el gerente del proyecto
explote al máximo las habilidades de cada individuo para aumentar la fuerza productiva
y competitiva en un ambiente cálido de trabajo generado a partir de la escala de
valores iniciando por el respeto y el compromiso por la ejecución de lo contratado.
7.6.1 Estructura de organización para la ejecución del proyecto: De acuerdo a lo
estudiado en Guido y Clements, 1999, Para la ejecución de este proyecto se requiere
de una estructura que le permita tener una excelente conexión del trabajo en equipo,
los cuales busquen lograr los objetivos comunes del acta de constitución, sin
sobrepasar las ideas y/o tareas encaminadas a cada colaborador con el fin de obtener
reconocimiento personal y profesional; al mismo tiempo se necesita que se reconozca
54
la autoridad de mando de la gerencia del proyecto y que cada área funcional generé
soluciones prontas a problemáticas sin trascendencia; de igual manera la implantación
para este proyecto debe realizarse a partir de una nueva estructura debido que no
existe relación alguna de dependencia en otra empresa; por lo anterior el tipo de
estructura organizacional para la gerencia es orientada a la ejecución del proyecto, en
la cual todos los integrantes del equipo nuclear trabajan con dedicación para la entrega
de resultados, los recursos son aprovechados al máximo y las personas están ligadas
directamente a la consecución de los objetivos del logro del proyecto; siendo este un
sistema flexible para afrontar retos en la toma de decisiones, con una autoridad sobre
el proyecto, a partir de los directivos quienes cuentan con independencia y autonomía
para la consecución de las metas en el cual el equipo nuclear depende de las
decisiones entregadas por el gerente del proyecto.
Por lo tanto el organigrama para la ejecución de este proyecto queda de la siguiente
manera:
Figura 3: organigrama para la gerencia del proyecto.
Fuente: La autora.
Para la gerencia del proyecto se tendrá en cuenta los siguientes niveles jerárquicos:
Nivel estratégico: se encuentra el gerente del proyecto, quien bajo criterios toma
decisiones para el logro de los resultados.
Nivel administrativo: se encuentra la asesoría del jurídico y el financiero con el fin
de la consecución de los objetivos.
55
Nivel del conocimiento: se encuentran el residente de obra, el jefe de
operaciones y el jefe de mercadeo quienes son los que tienen el conocimiento y los
datos para la ejecución y la consecución de logros del acta de constitución de la
gerencia de la gerencia del proyecto.
Nivel operativo: secretaria auxiliar contable quien ejecutara la parte operativa
como apoyo para la gerencia del proyecto.
La Interrelación entre los componentes de la estructura organizacional, se genera por
las partes que integran a la organización y las relaciones que las vinculan, incluyendo
funciones, responsabilidades, actividades, relaciones de autoridad y de dependencia;
por lo anterior éste organigrama es de gran utilidad para lograr una rápida visualización
de la línea de mando y/o conducto regular el cual es importante en toda organización;
los componentes de esta estructura organizacional se interrelacionan ya que cada uno
tiene su objetivo específico y generan como resultado el aporte a la consecución del
objetivo general de la Gerencia del Proyecto.
7.6.2. Proceso de selección del gerente de proyecto y su equipo nuclear: Se adapta
para este proyecto lo escrito por Jhon M. Ivancevich (2005), en el cual indica que
inicialmente se debe tomar en cuenta para el proceso de selección de personal la
planeación y alineación de los recursos humanos de la siguiente forma:
Se deben tener en cuenta las variables internas y externas con el fin de identificar la
capacidad de contratación y requerimientos que tiene la empresa por lo tanto se
verifica lo siguiente:
56
Tabla 22: Variables para emitir vacantes.
VARIABLE INTERNA VARIABLE EXTERNA
Cumplimiento de meta establecida en
el acta de constitución de la Gerencia del
Proyecto.
Revisar las estrategias a
implementarse por la gerencia para el
cumplimiento de metas
Los valores, las actitudes y aptitudes
que debe tener los colaboradores del equipo
nuclear para el proyecto.
Legislación laboral colombiana.
Condiciones económicas e inflación y
deflación del país en el cual se va a
implementar la gerencia con el fin de
identificar el presupuesto adecuado.
Población capacitada activa en el
país.
La tasa de desempleo actual.
Fuente: Ivancevich, 2005, adaptado por La autora.
Después de haber identificado las anteriores variables se revisa el proceso de
adquisición de los recursos humanos de la siguiente forma:
Inicialmente se realiza la adquisición de los recursos humanos
Tabla 23: Adquisición del talento humano.
PROCESO DESCRIPCIÓN
Igualdad de
oportunidades
La convocatoria debe ser abierta y publicada en medios
masivos de comunicación como internet y radio con el fin
de brindar la equidad e igualdad de condiciones para
acceder al puesto de trabajo.
Planeación de recursos
humanos
Se ha realizado a través de las necesidades requeridas
para la gerencia del proyecto en curso, con el fin de
identificar la EDT, la cual arroja las partidas y sub partidas
para identificar claramente las actividades desde la
constitución legal de la empresa hasta entregar el plan de
mercadeo de lanzamiento.
Análisis y diseño de
puestos de trabajos.
El cual fue realizado a partir de las necesidades generadas
de cada puesto de trabajo y las responsabilidades que este
genera, con el fin de identificar el objetivo general del
57
PROCESO DESCRIPCIÓN
puesto de trabajo, la remuneración por el tiempo servido, la
formación académica, la experiencia laboral, las funciones,
responsabilidades y el sistema de evaluación. Por lo
anterior estos son los cargos con sus respetivos puestos de
trabajo:
Gerente del proyecto. Ver anexo V.
Secretaria auxiliar contable. Ver anexo W.
Asesor jurídico. Ver anexo X
Asesor financiero. Ver anexo Y
Residente de obra. Ver anexo Z
Jefe de operaciones. Ver anexo AA
Profesional de mercadeo. Ver anexo AB
Proceso de reclutamiento Con este proceso se atraen el recurso humano altamente
calificado para ocupar la vacante requerida, por lo tanto a
través de un flujograma se determina la recepción de las
hojas de vida con soportes para iniciar con el proceso de
selección. Ver anexo AC. Flujo grama.
Proceso de selección Es aquel implementado para escoger el candidato idóneo
de acuerdo a la recepción de currículum y/o hojas de vida
para ocupar la vacante, por lo tanto el proceso de selección
se da de la siguiente forma para cada uno de las
dependencias de la gerencia del proyecto:
Gerente del Proyecto. Ver anexo AD.
Secretaria auxiliar contable. Ver anexo AE.
Asesores. Ver anexo AF.
Contratistas - supervisores. Ver anexo AG.
Fuente: Ivancevich, 2005, adaptado por La autora..
El segundo paso es la remuneración de los recursos humanos para lograr una
motivación en el desarrollo de la gerencia del proyecto:
58
Tabla 24: Evaluación y remuneración del talento humano.
PROCESO DESCRIPCIÓN
Evaluación de
desempeño
Se harán en dos etapas las evaluaciones de desempeño
para este proyecto una al inicio con el fin de conocer las
expectativas del trabajador y la segunda será al concluir el
proyecto con el fin de identificar el compromiso y las
actividades realizadas por el contratado.
Remuneración La remuneración para el gerente del proyecto y su equipo
nuclear será un 5% por encima de lo esperado por su
desarrollo de sus capacidades durante el proyecto con el
fin de lograr un mayor compromiso al proyecto en curso.
Fuente: Ivancevich, 2005, adaptado por La autora.
El tercer paso es el desarrollo de los recursos humanos los cuales son
necesarios para obtener mano de obra calificada y disminuir los riesgos que puedan
surgir durante la etapa de la ruta crítica del proyecto:
Tabla 25: Desarrollo del personal.
PROCESO DESCRIPCIÓN
Capacitación y desarrollo
del personal
Los aspirantes deberán contar con actualizaciones en sus
áreas profesionales y laborales con mínimo seis meses de
anterioridad al inicio del proyecto y al mismo tiempo
durante 3 días consecutivos los contratados deben
capacitarse para la ejecución de las actividades a
implementar en la gerencia del proyecto en específico y los
resultados esperados.
Disciplina Cada participante del equipo nuclear deberá tener
autodominio y formación de sí mismo para el cumplimiento
de lo establecido en el contrato laboral y contractual con el
fin del logro de los objetivos planteados.
Fuente: Ivancevich, 2005, adaptado por La autora.
59
El cuarto paso es el mantenimiento de los recursos humanos el cual se identifica
con lo siguiente:
Tabla 26: Relaciones laborales y pagos de ley.
PROCESO DESCRIPCIÓN
Relaciones laborales Las relaciones laborales horizontales y verticales deben
estar enmarcadas dentro de los valores básicos del
respeto, la cordura y la expresión de solución de conflictos.
Pagos de ley Desde el personal contratado directamente por el proyecto
hasta los trabajadores en misión serán protegidos por el
sistema de seguridad social y cancelado lo requerido de
acuerdo a la normatividad colombiana existente.
Fuente: Ivancevich, 2005, adaptado por La autora.
Al aplicar los cuatro procesos anteriores se podrá obtener de forma precisa para la
gerencia del proyecto lo siguiente:
Una conducta ética
Logra entregar la gerencia del proyecto en los tiempos establecidos y con la
calidad requerida.
La satisfacción a los inversionistas.
7.6.3. Modelo gerencial aplicado a la ejecución del proyecto: Para la gerencia del
proyecto: “DISEÑO, MONTAJE, LEGALIZACION Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA
DE COFRES EXEQUIALES BIODEGRADABLES” EN LA CIUDAD DE IBAGUÉ
DEPARTAMENTO DEL TOLIMA, en términos de efectividad, el gerente, debe tomar
hábiles decisiones que le permitan formar un engranaje de todo su equipo humano, a
partir de articular la experiencia, el conocimiento y el compromiso para con los
entregables de la gerencia del proyecto; por lo tanto esta gerencia después de haber
estudiado diferentes modelos organizacionales toma la decisión de implementar el
60
modelo de la APO (Administración por Objetivos y/o administración por resultados),
interrelacionado con la P.E. (planeación estratégica) y Outsorcing.
El modelo principal aplicable a la gerencia de este proyecto es la APO, implementado
bajo los principios de control y evaluación de los objetivos propuestos sobre las áreas
de la estructura organizacional y que permite agilidad para la toma de decisiones, se
establece el objetivo que permite gerenciar el proyecto en la etapa de inversión, el cual
desarrolla un derrotero que permite el alcance de los logros establecidos; este sistema
es tomado de forma descentralizada organizacionalmente, con el fin de alcanzar las
metas propuestas en un término no superior a 150 días, en las cuales cada colaborador
establece sus responsabilidades a partir de objetivos por departamentos asignándole
las tareas específicas, que permita el alcance del objetivo general de la gerencia del
proyecto.
Las características más representativas de la APO según Bueno (2010) son:
Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior, la
aplicabilidad se observa en el cuadro 12. Objetivos de la gerencia del proyecto y el
equipo nuclear.
El establecimiento de objetivos por cada departamento, la aplicabilidad se
observa en el cuadro 12. Objetivos de la gerencia del proyecto y el equipo nuclear.
Interrelación de los objetivos de los departamentos. La aplicabilidad se da en
Figura 4: Interrelación de la APO.
La elaboración de los planes tácticos y planes operacionales, con énfasis en
medición y el control, se observan Cuadro 13: Medición, Control y Revisión de los
planes para la APO
Las siguientes razones generan la implementación de la APO para la gerencia
del proyecto:
El tiempo en el cual se debe ejecutar la gerencia del proyecto es de 5 meses
calendario, en los cuales se debe instalar y montar la fábrica, al mismo tiempo se debe
formalizar la forma jurídica de la organización y se debe generar el marketing para el
lanzamiento de la misma con los compradores de acuerdo al canal de distribución.
61
El Gerente del proyecto debe generar la ejecución de esta fase con su equipo
nuclear interdisciplinar para el logro de objetivos generales los cuales deben
desarrollarse por departamentos a través del logro de objetivos quienes se basan en
plan principal y deben implementar estrategia desde sus áreas para el logro de los
resultados.
El Gerente del proyecto debe implementar el control durante la fase de la
gerencia, a través de la evaluación constante para el logro de objetivos debido a la
holgura de las actividades de la ruta crítica implementada para el proyecto; Los
objetivos planteados para este modelo gerencial son:
Tabla 27: Objetivos de la gerencia del proyecto y el equipo nuclear.
Objetivo General de la Gerencia del Proyecto: Diseñar la propuesta metodológica, para la gerencia
del proyecto “DISEÑO, MONTAJE, LEGALIZACION Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE
COFRES EXEQUIALES BIODEGRADABLES”, en la ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, en
un término no superior a 150 días y con una inversión de $340.884.326pesos m/cte.
Ob
jeti
vo
s p
or
dep
art
am
en
tos
Objetivo entre los
Inversionistas y el
Gerente del proyecto
Recibir a satisfacción el acta de cierre de la gerencia del
proyecto para la etapa de operación del mismo
Objetivo del Gerente del
Proyecto
Supervisar y controlar los entregables dentro de los tiempos
establecidos para cada departamento así como implementar
la legalización de los intangibles ante las autoridades
competentes para la implementación de la fábrica.
Objetivo línea staff Asesorar contable y jurídicamente la formalización de la
empresa sirviendo de guía y apoyo para la ejecución de la
fase.
Objetivo Departamento
obra
Adecuar y supervisar las instalaciones para la
implementación de la fábrica de cofres exequiales
Objetivo Departamento
Operaciones
Adquirir y supervisar la implementación de la maquinaria,
equipos de computación, comunicación y muebles y
enseres de acuerdo a las especificaciones del proyecto.
Objetivo de Mercadeo Elaborar e implementar el plan de marketing de lanzamiento
del proyecto.
Objetivo del área Servir de apoyo al gerente del proyecto en todas las
62
asistencial actividades necesarias para el correcto funcionamiento
administrativo, contable y legal del proyecto.
Fuente: Bueno, 2010, adaptado por La autora.
La interrelación de los objetivos plasmados por la APO, lo muestra la siguiente gráfica:
Figura 4: Interrelación de la APO.
Fuente: Bueno, 2010, adaptado por La autora.
Los objetivos se interrelacionan por departamentos enfocados en la meta para la
consecución del objetivo general el cual fue descrito anteriormente.
El siguiente cuadro muestra la elaboración de los planes tácticos y operacionales con
énfasis en la medición y control para la aplicación de la APO:
63
Tabla 28: Medición, Control y Revisión de los planes para la APO.
ACTIVIDADES HITOS MEDICIÓN CONTROL REVISION
Contratación equipo
nuclear
Formalización
de contratos
% de avance
en la
contratación
requerida.
Contratos
firmados.
Semanal.
Contratación de
empresa de
vigilancia y seguridad
Fichas técnicas de
materia prima
Revisión de
fichas técnicas
y perfiles para
la operación del
proyecto
% de avance
de fichas
técnicas y
perfiles de
acuerdo al
requerimiento.
Fichas
técnicas y de
perfiles
entregadas y
aprobadas
Semanal.
Perfiles de puestos
de trabajo
Plan de marketing
para lanzamiento
Revisión del
plan de
marketing de
lanzamiento.
% de avance
en alternativas
publicitarias
Avance de
propuestas
publicitarias.
Semanal.
Compra de equipos
de cómputo y
comunicación,
maquinaria y
muebles y enseres
Verificación de
la compra e
instalación.
Cantidad de
equipos
adquiridos,
instalados y en
funcionamiento
versus
requeridos.
Órdenes de
compra,
facturas.
Informe de
avance
quincenal.
Contratación y
adecuación del
terreno e
instalaciones
Verificación de
las
reparaciones y
adecuaciones
% de avance
de obra de
construcción.
Metros
cuadrados
construidos
Informe
semanal
avance de
obra.
Prueba piloto Verificación
funcionamiento
de la planta
% de
funcionamiento
de estaciones
de producción.
Maquinas en
operación.
Informe
mensual.
64
Requerimientos
legales
Formalización
de intangibles
para la
operación.
% avance de
legalización de
la empresa
ante las
autoridades
competentes
Documentos
autorizados
por las
autoridades
Informe
semanal de
formalización.
Cierre del proyecto Revisión de
acta entrega.
% de
entregables
realizados.
Actas de
reuniones y
entregas
previas.
Informe
semanal
Fuente: Bueno, 2010, adaptado por La autora.
La Dirección para la gerencia de este proyecto participa a partir de la supervisión del
cumplimiento de los objetivos, a partir de generar control en los hitos establecidos, a
través de reuniones periódicas (semanal, quincenal y mensual), que permitan el normal
desarrollo de la gerencia del proyecto; es de resaltar la línea staff para esta etapa la
cual genera una asesoría jurídica y contable que permita la identificación y superación
de obstáculo de tipo legal y tributario.
La APO, debe generar un sistema de evaluación al cumplimiento de las metas y/o
objetivos propuestos por el gerente del proyecto a partir de la siguiente matriz:
Tabla 29: Escala de evaluación de metas para la APO.
CUMPLIMIENTO DE LA META
0 2 4 6 8 10
Entre el
0 y el
19% de
la meta.
Cumplimiento
aproximado
del 20% de la
meta.
Cumplimiento
aproximado
del 40% de la
meta.
Cumplimiento
aproximado
del 60% de la
meta.
Cumplimiento
aproximado
del 80% de la
meta.
Cumplimiento
más del
100% de la
meta.
Fuente: Bueno, 2010, adaptado por La autora.
65
Correspondiendo al anterior modelo gerencial plasmado, se toman aportes de la
planeación estratégica con el fin de implementar un mejoramiento continuo en la
empresa, de acuerdo a lo expresado por Hernández y Rodríguez 2006, se debe
implementar:
Misión: La gerencia del proyecto busca la instalación, montaje, legalización y
lanzamiento de una fábrica de cofres exequiales biodegradables en la ciudad de
Ibagué, departamento del Tolima, ofreciendo al inversionista seguridad, estabilidad y
fiabilidad contando con un equipo nuclear idóneo profesional y experto en la ejecución
de este tipo de proyectos, basado en principios de responsabilidad cumplimiento
calidad y transparencia en todas las actividades.
Visión: Para el 31 de diciembre de 2014, se realizara la instalación, montaje,
legalización y lanzamiento de una fábrica de cofres exequiales biodegradables en la
ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, a través de la eficiencia, eficacia y calidad
de la gerencia del proyecto y su equipo nuclear cumpliendo con los requerimientos del
inversionista.
Valores de la gerencia: Respeto (el recurso humano, escucha con cortesía las
opiniones de los demás y aporta conocimiento para la toma de decisiones), Honestidad
(el recurso humano actúa con rectitud en la toma de decisiones, Transparencia (los
colaboradores actúan con total legibilidad en los procesos.
66
DOFA:
Tabla 30: DOFA
MATRIZ DOFA
GERENCIA DEL
PROYECTO
OPORTUNIDADES
1. INCURSIONAR EN UN MERCADO YA
POSICIONADO Y DEMANDADO.
2. CAPACITACIONES
AMENAZAS
1. CAMBIOS CLIMATICOS
2. DESEMBOLSOS DINERO
POSTERIORES
FORTALEZAS
1. COMPETITIVIDA
EN LA GERENCIA
2. COLABORADORES
CAPACITADOS
3 DESARROLLO
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
5 DESEMPEÑO DE
LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
O1-F1: Generando competitividad para la
gerencia del proyecto se apertura la brecha
de mercado para gerenciar nuevos
proyectos.
O2-F2: Si los colaboradores se encuentran
capacitados para la especificada de la
inversión se tendrán mayores resultados.
O2-F3: La estructura organizacional
capacitada generara mayor competitividad.
O1-F4: El sistema de información
construido permitirá a partir de bases de
datos a conservar elementos de recursos.
A1-F1: Ser competitivos genera tener
alternativas de solución para los cambios
climáticos y cumplir con el compromiso.
A2-F2: Si los flujos de pagos no se realizan
de forma puntal genera en los
colaboradores desmotivación.
DEBILIDADES
1. NO TENER FLUJO
DE DINERO.
2. INEXISTENCIA DE
REVISIÓN
PERIODICA
3. BAJO CONTROL
DE RIESGOS
O1-D1: La inexistencia del flujo de fondos
desembolsables a tiempo, generan
inconformidad con la gerencia del proyecto.
O2-D2: El no generar revisiones periódicas
a partir de los elementos otorgados en
capacitación podrá generar retrasos en la
gerencia.
O1-D3: Si los riesgos son controlados se
genera mayor incursión en el mercado.
A1-D1: Inexistencia de dinero representa
riesgos para los cambios o planes de
contingencia requeridos.
A2-D2: Los pagos posteriores genera poco
compromiso y probabilidades de
inexistencia de control de los riesgos.
Fuente: Hernández y Rodríguez, 2006, adaptado por La autora.
La correlación existente, entre la especificación de las actividades generadas, a partir
de la EDT, de la gerencia del presente proyecto indican que se debe contratar a partir
de outsourcing, para los esquemas de contratación de personal y la actividad de
adecuación y reparaciones locativas, debido a que se contratan firmas especializadas
en realizar este tipo de actividades, quienes cuentan con el recurso humano y técnico
específico para realizar este tipo de acciones en condiciones claras, especificas,
67
tiempo de entrega (Just Time), calidad requerida, costos asignados y brindando el
beneficio de la garantía.
En correlación al modelo de outsorcing implementado, se usa el empowerment, es
usada como herramienta administrativa para incrementar las facultades de los
colaboradores y sus herramientas de trabajo para agilizar los procesos productivos y la
toma de decisiones de la gerencia del proyecto, dotando a sus colaboradores de
responsabilidades y asignación de autoridad en toma de decisiones cotidianas y
solución de conflictos, encaminadas al beneficio del proyecto para aumentar el
crecimiento del equipo nuclear y el liderazgo de todas las áreas de la estructura
organizacional.
En su libro Hernández y Rodríguez, (2006), aduce que el liderazgo es un facilitador que
guía a un equipo humano el cual busca alcanzar un objetivo en común, para este
proyecto el gerente debe convencer al su equipo nuclear de la calidad y efectividad en
el logro de los objetivos planteados, para la gerencia de este proyecto La forma de
dirección o el estilo de liderazgo será participativo el cual se basa en lo siguiente: "yo
estoy bien- tú estás bien", por lo tanto se genera ante los colabores un sistema de
participación continua y de mejora continua para la organización, como resolución de
problemas, reuniones, delegación, comunicación, calidad, organización, son estudiadas
y desarrolladas adaptándose a las necesidades propias de la empresa y de las
personas que la componen, en donde los colaboradores se sienten orgullosos de
pertenecer al proyecto, las estrategias para gerenciar el talento humano según Guido y
Clements, (1999) se dan de las siguientes formas:
Tabla 31: Etapas para gerenciar el talento humano.
PRIMERA ETAPA
(FORMACIÓN)
SEGUNDA ETAPA
(TORMENTA)
TERCERA ETAPA
(ADAPTACIÓN)
CUARTA ETAPA
(DESEMPEÑO)
1. Definición de las
funciones y actividades
inherentes a cada cargo
que va a conformar el
equipo nuclear del
proyecto; hasta la
1. Ajustes en los
requerimientos iniciales
de la junta de
inversionistas.
1. Afianzamiento de
relaciones
interpersonales y
laborales entre el
equipo nuclear y el
Gerente del proyecto.
1. Evaluación y control
semanal de los
objetivos alcanzados
por cada uno de los
integrantes del equipo
nuclear del proyecto.
68
PRIMERA ETAPA
(FORMACIÓN)
SEGUNDA ETAPA
(TORMENTA)
TERCERA ETAPA
(ADAPTACIÓN)
CUARTA ETAPA
(DESEMPEÑO)
creación de cada perfil
requerido.
2. Selección y
Contratación del Equipo
Nuclear a través de
Outsourcing.
3. Definición de Estructura
Organizacional del
proyecto.
4. Reunión Preliminar del
Gerente de proyectos con
su equipo nuclear
estableciendo el alcance,
objetivos de corto,
mediano y largo plazo y
tiempo de ejecución del
proyecto.
5. Establecimiento y
socialización del canal de
comunicación
descendente y cadena de
mando (desde el nivel
Directivo al nivel
operativo).
6. Percepción del Equipo
nuclear del tipo liderazgo
Autocrático-participativo
por parte del Gerente del
Proyecto y un modelo
gerencial orientado al
cumplimiento de
objetivos.
2. Evaluación periódica
por parte del gerente del
proyecto a su equipo
nuclear.
3. Reunión del equipo
nuclear con el Gerente
de Proyectos con el fin
de hacer ajustes,
recomendaciones,
sugerencias y dar
participación al equipo
nuclear en la toma de
decisiones frente a los
aspectos críticos que no
se han solucionado en la
etapa inicial de
integración del equipo.
4. Solución a conflictos
internos entre el gerente
y su equipo nuclear.
5. Medición de niveles
de productividad en
ejecución y
cumplimiento.
2. Cumplimiento de los
objetivos alcanzados.
3. Reconocimiento por
parte del Gerente del
proyecto en público al
equipo nuclear por el
cumplimiento de
objetivos y culminación
de actividades
exitosas.
4. Máximos niveles de
productividad
alcanzados por parte
del gerente y su equipo
nuclear, los cuales se
van a evaluar mediante
indicadores de
cumplimiento, en
tiempo y costos
minimizados.
2. Efectividad en
cuanto a la ejecución
del proyecto en
aspectos económicos,
financieros (costos y
gastos), sociales,
calidad, tiempo y
alcance del proyecto.
3. Altos resultados en
Indicadores de
Gestión y
cumplimiento.
4. Evaluación de roles
asumidos durante la
ejecución por los
líderes de los
subprocesos.
5. Cumplimiento del
presupuesto
proyectado Vs
ejecutado.
Fuente: Guido y Clements, (1999), adaptado por La autora.
69
7.6.4. El sistema de información y comunicación para la ejecución del proyecto: La
implementación de la a información y la comunicación para la gerencia del proyecto:
“DISEÑO, MONTAJE, LEGALIZACIÓN Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE
COFRES EXEQUIALES BIODEGRADABLES” EN LA CIUDAD DE IBAGUÉ
DEPARTAMENTO DEL TOLIMA., es importante para la administración de los recursos
humanos en cuanto a la formulación, aceptación, distribución, almacenamiento,
recuperación del mensaje, destino final y retroalimentación de la información de forma
directa entre los canales de comunicación; estableciendo de forma exitosa la
comunicación entre los integrantes internos y externos del proyecto quienes generan
información crucial para la adecuada gerencia del presente proyecto.
Planear de forma eficiente la comunicación, entre los diferentes actores del proceso
requiere establecer los participantes de la misma por lo tanto se tiene:
Tabla 32: Identificación de los participantes de la etapa de inversión.
PARTICIPANTES INTERNOS PARTICIPANTES EXTERNOS
Inversionistas
Autoridad presupuestaria
Gerente del Proyecto
Secretaria Auxiliar Contable
Jefe operativo
Residente de obra
Profesional en mercadeo
Asesores ( jurídico y financiero)
Empresa constructora
Empresa de seguridad y vigilancia.
Proveedores de la maquinaria,
equipos, herramientas, muebles y
enseres
La comunidad
Las autoridades legales.
Autoridades fiscales y tributarias.
Banca y/o financiamiento
Fuente: Graham y Englund, 1999. Adaptado por La autora.
Los medios implementados para canalizar la información son:
El software Graham y Englund, (1999), indica que los software son como una
religión, cada proyecto requiere su propia información y alimentar su propio sistema,
estableciendo este sistema como un Know how de cada gerencia de proyectos,
70
identificado a partir de elementos intangibles de requeridos como son: bases de datos
(personal, competencia, financiera y de control), carpetas medios magnéticos y
almacenamiento de información de comunicación escrita, este tipo de documentación
está encaminada a:
o Almacenamiento de hojas de vida
o Funciones de cada puesto de trabajo
o Perfiles de cargos
o Políticas y reglamentos
o Reuniones y comités de los participantes de la gerencia del proyecto como lo
serán actas técnicas, actas de control, actas de gerencia y los inversionistas, actas de
reuniones informativas y las actas de capacitación de cada puesto de trabajo.
El hardware, es el componente físico y las herramientas de la información
requerida para actuar entre la gerencia del proyecto con los clientes internos como el
equipo nuclear y los clientes externos como los proveedores, las empresas misionales,
la comunidad, las autoridades fiscales y tributarias, autoridades legales de la operación
del proyecto, se debe implementar los equipos y documentos físicos con el fin de
requerir el proceso que soporta las actuaciones de la siguiente forma:
o Instalación de equipos de computación y comunicación, en las diferentes oficinas
operativas, al mismo tiempo implementar la sala de juntas con el fin de generar las
reuniones periódicas de acuerdo a los hitos de proyecto.
o Documentos impresos de acuerdo a la normatividad: Libros de actas, bitácoras,
informes de avance de gerencia del proyecto.
o Listados de proveedores, facturas de compras, remisiones, cotizaciones,
pedidos y contratos.
De acuerdo a lo expresado por Chiavenato (2001) , la comunicación constituye uno de
los aspectos básicos de la actividad gerencial, siendo esta una actividad constante en
la gerencia del proyecto para que los colaboradores cumplan las tareas con efectividad,
con el fin de que las mismas se retroalimenten, los propósitos principales de la
comunicación son: 1. Las personas pueden cumplir sus tareas a partir de que exista
una comprensión necesaria de la información; 2. El ambiente positivo, cooperativo y
71
motivacional para los integrantes quienes satisfechos lograrán los objetivos de la
gerencia del proyecto.
El sistema de comunicación usado para la gerencia de este proyecto es formal debido
a que se espera que exista, un vínculo de contenido de temas laborales, la cual sea
transmitida por los patrones de autoridad en la gerencia, esto es con el fin de generar
inconsistencias en lo que realmente se quiere ejecutar; la información interna se
realizara bajo los flujos direccionales de la comunicación como son: vertical y
horizontal, aprovechando la interpretación de la normatividad de la gerencia,
adquiriendo posibles respuestas a problemáticas de cada área y la retroalimentación
horizontal entre los departamentos con el fin de evitar demoras y reproceso de la
comunicación.
Identificando la cantidad de actores del sistema de la comunicación interna, la cual
permite ejecutar las actividades de forma exitosa y/o frustradas de la etapa de
inversión, generando de esta forma la matriz de comunicaciones a partir de los
involucrados, estableciendo un valor agregado para esta etapa de inversión.
La siguiente formula establece los canales de comunicación creados a partir de los
interesados y/o colaboradores del canal de comunicación:
n(n-1)/2
donde n = número de interesados.
9*(9 – 1) /2=
(9 * 8)/2 = 36 canales de comunicación directa con los clientes internos de la
organización.
72
Figura 5: modelo de comunicación interna.
Fuente: Chiavenato, 2001, adaptado por La autora.
Tabla 33: Identificación de los participantes internos.
Junta de Inversionistas (Cliente)
Autoridad Presupuestaria
Gerente del Proyecto
Director Operativo
Profesional en mercadeo
Residente de Obra
Asesores (jurídico y financiero)
Secretaria Auxiliar Contable
Outsorcing
Fuente: Chiavenato, 2001, adaptado por La autora.
La gerencia del proyecto establece las posibles relaciones de comunicación entre el
flujo de la información desde los inversionistas hacia el gerente del proyecto y los
integrantes del equipo nuclear, al mismo tiempo se interrelacionan con la línea staff, la
empresa en misión y el outsorcing de la construcción:
o Entre la junta de inversionistas y el gerente del proyecto.
o El gerente del proyecto con el asesor jurídico y financiero.
o El gerente del proyecto y el equipo nuclear
o El equipo nuclear y el asesor Jurídico.
o Entre el residente y el representante por parte del outsourcing de construcción.
73
La relación directa existente entre la comunicación interna se debe dar de la siguiente
forma:
Tabla 34: Relaciones de comunicación interna.
ACTIVIDAD
MEDIOS Y/O
CANALES
COMUNICACIÓN
PERIODICI
DAD HERRAMIENTAS RESPONSABLE
Inicio etapa
gerencia proyecto
Reunión
Única
Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
equipo nuclear
SAC : convoca y realiza el
acta
Constitución legal
de la empresa
Reunión Semanal Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
SAC : convoca y realiza el
acta
asesor jurídico entrega
informe
Verificación de
instalaciones
Reunión Semanal Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
SAC : convoca y realiza el
acta
residente entrega informe
Verificación de
muebles y enseres
Reunión Semanal Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
SAC : convoca y realiza el
acta
jefe operaciones entrega
informe
Verificación de
herramientas y
equipos
Reunión Semanal Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
SAC : convoca y realiza el
acta
jefe operaciones entrega
informe
Verificación de
equipos de
cómputo y
comunicación
Reunión Semanal Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
SAC : convoca y realiza el
acta
jefe operaciones entrega
informe
Contratación Reunión Única Verificación Gerente del proyecto
74
ACTIVIDAD
MEDIOS Y/O
CANALES
COMUNICACIÓN
PERIODICI
DAD HERRAMIENTAS RESPONSABLE
empresa vigilancia contratación SAC
Ficha técnicas m.p. Reunión Semanal Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
SAC : convoca y realiza el
acta
jefe operaciones entrega
informe
Perfiles de puestos
trabajo etapa
operación
Reunión Semanal Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
SAC : convoca y realiza el
acta
jefe operaciones entrega
informe
Plan de marketing Reunión Semanal Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
SAC : convoca y realiza el
acta
jefe mercadeo entrega
informe
Realización de la
prueba piloto.
Reunión Única Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
equipo nuclear
SAC : convoca y realiza el
acta
Cierre de la
gerencia
Reunión Única Citación escrita por
correo electrónico
acta
formato asistencia
Gerente del proyecto
equipo nuclear
SAC : convoca y realiza el
acta
Fuente: La autora.
La comunicación externa se genera a partir de los interesados que se relacionan de
forma esporádica y especifica con la gerencia del proyecto, con el fin de cumplir con las
metas establecidas de este proyecto por lo tanto se establece la siguiente formula:
n(n-1)/2
donde n = número de interesados.
75
7*(7 – 1) /2=
(7 * 6)/2 = 21 canales de comunicación directa con los clientes externos de la
organización.
Figura 6: Modelo de comunicación externa
Fuente: Chiavenato, 2001, adaptado por La autora.
Tabla 35: Relación de comunicación Externa
La Organización
Proveedores de la maquinaria, equipos, herramientas,
muebles y enseres
Las autoridades legales
Autoridades fiscales y tributarias
Banca y/o financiamiento
Competencia
La comunidad
Fuente: Chiavenato, 2001, adaptado por La autora.
Los siguientes anexos detallan la forma de comunicación de la gerencia del proyecto y
los demás colaboradores.
76
Anexo AH: Herramientas del sistema de comunicación del proyecto
Anexo AI: Formatos de las herramientas del sistema
Anexo AJ: Tipos de reuniones del proyecto
Anexo AK: Plan de gestión de las comunicaciones - matriz de comunicaciones
Anexo AL: Distribución de la información
7.7. CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO:
Tabla 36: contratación laboral
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
GERENTE DEL
PROYECTO
CONTRATO A
TERMINO FIJO
El contrato de trabajo a término fijo será
firmado entre las partes y su duración no puede
ser superior a tres (3) años; debido a que este
contrato es inferior a un año, será prorrogable
por tres periodos consecutivos automáticos
siempre y cuando no se entregue la carta con
un mes de anticipación de terminación del
contrato.
Se realizan los pagos y aportes de la siguiente
forma:
• Empleador
• Prestaciones Sociales:
Cesantías: 8,33%
Prima: 8,33%
Int. Cesantías: 1%
Vacaciones: 4,22%
• Seguridad Social:
Salud: 8,5%
Pensión: 12%
ARL : riesgo III 2,436%
Caja compensación: 4%
• Empleado
77
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
Salud: 4%
Pensión: 4%
Pólizas:
Manejo de dinero.
Seguro de cumplimiento.
Seguro de vida colectivo.
SECRETARIA
AUXILIAR
CONTABLE
CONTRATO A
TERMINO FIJO
El contrato de trabajo a término fijo será
firmado entre las partes y su duración no puede
ser superior a tres (3) años; debido a que este
contrato es inferior a un año, será prorrogable
por tres periodos consecutivos automáticos
siempre y cuando no se entregue la carta con
un mes de anticipación de terminación del
contrato.
Se realizan los pagos y aportes de la siguiente
forma:
• Empleador
• Prestaciones Sociales:
Cesantías: 8,33%
Prima: 8,33%
Int. Cesantías: 1%
Vacaciones: 4,22%
• Seguridad Social:
Salud: 8,5%
Pensión: 12%
ARL : riesgo I 0,0522%
Caja compensación: 4%
• Empleado
Salud: 4%
Pensión: 4%
Póliza: Seguro de vida colectivo
78
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
ASESOR
JURÍDICO
PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
PROFESIONALES
No existe relación laboral, por lo tanto la se
genera la obligación es de hacer algo, mas no
de cumplir un horario ni de tener una
subordinación permanente, aunque en los dos
casos, obviamente hay remuneración. El
contratista deberá cancelar sobre el 40% de su
devengado sin minimizar el SMLV, los pagos a:
Salud: 12,5%
Pensión: 16%
ARL : riesgo I 0,0522%
Póliza: Seguro de cumplimiento Seguro
de vida colectivo.
ASESOR
FINANCIERO
PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
PROFESIONALES
No existe relación laboral, por lo tanto la se
genera la obligación es de hacer algo, mas no
de cumplir un horario ni de tener una
subordinación permanente, aunque en los dos
casos, obviamente hay remuneración. El
contratista deberá cancelar sobre el 40% de su
devengado sin minimizar el SMLV, los pagos a:
Salud: 12,5%
Pensión: 16%
ARL : riesgo I 0,0522%
Póliza: Seguro de cumplimiento Seguro de vida
colectivo.
RESIDENTE DE
OBRA
PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
PROFESIONALES
No existe relación laboral, por lo tanto la se
genera la obligación es de hacer algo, mas no
de cumplir un horario ni de tener una
subordinación permanente, aunque en los dos
casos, obviamente hay remuneración. El
contratista deberá cancelar sobre el 40% de su
devengado sin minimizar el SMLV, los pagos a:
79
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
Salud: 12,5%
Pensión: 16%
ARL : riesgo V 6,96%
Póliza: Seguro de cumplimiento Seguro de vida
colectivo.
JEFE
OPERACIONAL
PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
PROFESIONALES
No existe relación laboral, por lo tanto la se
genera la obligación es de hacer algo, mas no
de cumplir un horario ni de tener una
subordinación permanente, aunque en los dos
casos, obviamente hay remuneración. El
contratista deberá cancelar sobre el 40% de su
devengado sin minimizar el SMLV, los pagos a:
Salud: 12,5%
Pensión: 16%
ARL : riesgo III 2,436%
Póliza: Seguro de cumplimiento Seguro de vida
colectivo.
PROFESIONAL
MERCADEO
PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
PROFESIONALES
No existe relación laboral, por lo tanto la se
genera la obligación es de hacer algo, mas no
de cumplir un horario ni de tener una
subordinación permanente, aunque en los dos
casos, obviamente hay remuneración, El
contratista deberá cancelar sobre el 40% de su
devengado sin minimizar el SMLV, los pagos a:
Salud: 12,5%
Pensión: 16%
ARL : riesgo I 0,0522%
Póliza: Seguro de cumplimiento Seguro de vida
colectivo.
Fuente: Código sustantivo del trabajo.
80
Tabla 37: Contratos extracontractuales o civiles
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
CONTRATO
VIGILANCIA
Contrato por
prestación de
servicios con
empresa usuaria.
5 meses
El Concepto 91241, del ministerio de trabajo
informa lo siguiente: los contratos que celebren
la Empresa de Servicios Temporales y la usuaria
deben suscribirse siempre por escrito y en ellos
se hará constar que las Empresas de Servicios
Temporales se sujetarán a lo establecido en el
Código Sustantivo del Trabajo para efecto del
pago de los salarios, prestaciones sociales y
demás derechos de los trabajadores.
Igualmente, deberá indicar el nombre de la
compañía aseguradora, número de la póliza,
vigencia y monto de la misma, con la cual se
garantizan las obligaciones laborales de los
trabajadores en misión.
Deberá cancelar los pagos de la siguiente forma:
• Empleador
• Prestaciones Sociales:
Cesantías: 8,33%
Prima: 8,33%
Int. Cesantías: 1%
Vacaciones: 4,22%
• Seguridad Social:
Salud: 8,5%
Pensión: 12%
ARL : riesgo III 2,436%
Caja compensación: 4%
• Empleado
Salud: 4%
Pensión: 4%
Pólizas: Póliza de cumplimiento a favor de
81
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
terceros, Multiriesgo, Responsabilidad civil
extracontractual, Póliza de sustracción y Seguro
de vida colectivo.
CONTRATO EQUIPOS
DE COMUNICACIÓN Y
COMPUTACIÓN
Contrato comercial
1 mes
El contrato de suministro es un contrato
comercial que consiste en que por un lado hay
una parte que se obliga a cumplir a favor de otra,
en forma independiente, prestaciones periódicas
o continuadas de cosas o servicios, a cambio de
un pago o contraprestación, es decir, una
persona se compromete a proveer cosas a
servicios a otra a cambio de un pago, Este
contrato se encuentra regulado por el código de
comercio a partir del artículo 968 a 980.
Deberá cancelar los pagos de la siguiente forma:
• Empleador
• Prestaciones Sociales:
Cesantías: 8,33%
Prima: 8,33%
Int. Cesantías: 1%
Vacaciones: 4,22%
• Seguridad Social:
Salud: 8,5%
Pensión: 12%
ARL : riesgo III 2,436%
Caja compensación: 4%
• Empleado
Salud: 4%
Pensión: 4%
Póliza de cumplimiento a favor de terceros,
Multiriesgo, Responsabilidad civil
extracontractual, Póliza de sustracción y Seguro
82
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
de vida colectivo
CONTRATO DE
MAQUINARIA Y
EQUIPOS
Contrato comercial
1 mes
El contrato de suministro es un contrato
comercial que consiste en que por un lado hay
una parte que se obliga a cumplir a favor de otra,
en forma independiente, prestaciones periódicas
o continuadas de cosas o servicios, a cambio de
un pago o contraprestación, es decir, una
persona se compromete a proveer cosas a
servicios a otra a cambio de un pago, Este
contrato se encuentra regulado por el código de
comercio a partir del artículo 968 a 980.
Deberá cancelar los pagos de la siguiente forma:
• Empleador
• Prestaciones Sociales:
Cesantías: 8,33%
Prima: 8,33%
Int. Cesantías: 1%
Vacaciones: 4,22%
• Seguridad Social:
Salud: 8,5%
Pensión: 12%
ARL : riesgo III 2,436%
Caja compensación: 4%
• Empleado
Salud: 4%
Pensión: 4%
Póliza de cumplimiento a favor de terceros,
Multiriesgo, Responsabilidad civil
extracontractual, Póliza de sustracción y Seguro
de vida colectivo
83
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
CONTRATO DE
MUEBLES Y ENSERES
Contrato comercial
1 mes
El contrato de suministro es un contrato
comercial que consiste en que por un lado hay
una parte que se obliga a cumplir a favor de otra,
en forma independiente, prestaciones periódicas
o continuadas de cosas o servicios, a cambio de
un pago o contraprestación, es decir, una
persona se compromete a proveer cosas a
servicios a otra a cambio de un pago, Este
contrato se encuentra regulado por el código de
comercio a partir del artículo 968 a 980.
Deberá cancelar los pagos de la siguiente forma:
• Empleador
• Prestaciones Sociales:
Cesantías: 8,33%
Prima: 8,33%
Int. Cesantías: 1%
Vacaciones: 4,22%
• Seguridad Social:
Salud: 8,5%
Pensión: 12%
ARL : riesgo III 2,436%
Caja compensación: 4%
• Empleado
Salud: 4%
Pensión: 4%
Póliza de cumplimiento a favor de terceros,
Multiriesgo, Responsabilidad civil
extracontractual, Póliza de sustracción y Seguro
de vida colectivo
84
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
CONTRATO DE
ADECUACIONES Y
REPARACIONES
LOCATIVAS.
Contrato por
prestación de
servicios con
empresa usuaria.
2 meses y 28 días
Los contratos que celebren la Empresa de
Servicios Temporales y la usuaria deben
suscribirse siempre por escrito y en ellos se hará
constar que las Empresas de Servicios
Temporales se sujetarán a lo establecido en el
Código Sustantivo del Trabajo para efecto del
pago de los salarios, prestaciones sociales y
demás derechos de los trabajadores.
Igualmente, deberá indicar el nombre de la
compañía aseguradora, número de la póliza,
vigencia y monto de la misma, con la cual se
garantizan las obligaciones laborales de los
trabajadores en misión.
Deberá cancelar los pagos de la siguiente forma:
• Empleador
• Prestaciones Sociales:
Cesantías: 8,33%
Prima: 8,33%
Int. Cesantías: 1%
Vacaciones: 4,22%
• Seguridad Social:
Salud: 8,5%
Pensión: 12%
ARL: riesgo V 6,96%
Caja compensación: 4%
• Empleado
Salud: 4%
Pensión: 4%
Póliza de cumplimiento a favor de terceros,
Multiriesgo, Responsabilidad civil
extracontractual, Póliza de sustracción y Seguro
de vida colectivo.
85
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
CONTRATO LIMPIEZA Contrato por
prestación de
servicios con
empresa usuaria.
15 días.
Los contratos que celebren la Empresa de
Servicios Temporales y la usuaria deben
suscribirse siempre por escrito y en ellos se hará
constar que las Empresas de Servicios
Temporales se sujetarán a lo establecido en el
Código Sustantivo del Trabajo para efecto del
pago de los salarios, prestaciones sociales y
demás derechos de los trabajadores.
Igualmente, deberá indicar el nombre de la
compañía aseguradora, número de la póliza,
vigencia y monto de la misma, con la cual se
garantizan las obligaciones laborales de los
trabajadores en misión.
Deberá cancelar los pagos de la siguiente forma:
• Empleador
• Prestaciones Sociales:
Cesantías: 8,33%
Prima: 8,33%
Int. Cesantías: 1%
Vacaciones: 4,22%
• Seguridad Social:
Salud: 8,5%
Pensión: 12%
ARL : riesgo II 1,044%
Caja compensación: 4%
• Empleado: Salud: 4%
Pensión: 4%
Póliza de cumplimiento a favor de terceros,
Multiriesgo, Responsabilidad civil
extracontractual, Póliza de sustracción y Seguro
de vida colectivo.
86
PERSONAL
CONTRATADO
TIPO DE
CONTRATO
DESCRIPCIÓN
CONTRATO DE
ARRENDAMIENTO
Contrato de Canon
de arrendamiento
1 mes
es un contrato por el cual una de las partes,
llamada arrendador, se obliga a transferir
temporalmente el uso y goce de una cosa
mueble o inmueble a otra parte denominada
arrendatario, quien a su vez se obliga a pagar
por ese uso o goce un precio cierto y
determinado.
Póliza: Multiriesgo
Fuente: Código sustantivo del trabajo.
87
7.8. APLICACIÓN DEL PROJECT
El Project, es un software utilizado por los gerentes de proyectos con el fin de planear,
programar y controlar, la asignación de las diferentes tareas de la EDT, es usado para
generar asignación de materiales, recursos y costos, esta herramienta permite realizar
un control continuo al proceso, verificar el presupuesto asignado vs. el ejecutado y
analizar las cargas de trabajo, con el fin que no exista sobre carga laboral y/o mayor
asignación de recursos a cada una de las tareas; este software, permite generar
diferentes diagramas de control como el diagrama de Gantt y el diagrama de la ruta
crítica, los siguientes son beneficios generados a partir de esta herramienta ofimática:
La línea base del proyecto y/o programación inicial debe guardarse desde el
momento del inicio del proyecto con el fin de consultar semanalmente y generar control
de la programación establecida con el fin de verificar retardos y/o adelantos de
actividades.
Cada semana se evaluaran todas las tareas que se deben ejecutar desde las
que están retardadas hasta las que han adelantado.
Desde la programación inicial se revisara la sobre asignación del recurso
humano y seguido semanalmente con el fin de evitar sobrecarga laborales que generen
disminución del rendimiento o motivación del talento humano.
Se debe ejercer control y evaluación diaria de las tareas que estén programadas
para la gerencia del proyecto (tarea de inicio, tarea en curso, tarea propuesta, tarea
completa, tarea sin inicio); si se genera atrasó en alguna de las nombradas
anteriormente se debe reprogramar con el fin de determinar su impacto en reasignación
de recursos, tiempo, costo y material.
Se debe revisar los costos generados a partir de la gerencia del proyecto y
comparar el flujo de caja desembolsado vs. el flujo de caja presupuestado.
Esta herramienta permitirá que los contratiempos disminuyan al existir un control
constante. Ver anexo AM. Microsoft Project - Tareas críticas.
88
7.9. CIERRE:
La etapa del cierre en la gerencia del proyecto, es la entrega formal de los
compromisos establecidos entre los inversionistas y la gerencia del proyecto de
acuerdo al acta de inicio del proyecto; formalizar esta etapa se genera a partir del acta
cierre que se encuentra anexa. Ver anexo AN actas de cierre.
7.10. CONTROL:
Las estrategias que se implementan para establecer los controles dentro de la gerencia
del proyecto, se encuentran inmersas anteriormente en el documento, la siguiente
figura muestra la interrelación existente entre las diferentes herramientas de control
para los costos, tiempo y alcance:
Figura 7: Matriz Sistema de Control
Fuente: Gido y Clements, 1999, adaptado por La autora.
89
8. CONCLUSIONES
El proyecto es aceptado para la gerencia debido a que cumple con los
parámetros de viabilidad, mercadológica, técnico, administrativo-legal, ambiental y
financiero, incluye mejora del entorno económico, social, tecnológico y ambiental, para
aumentar la calidad de vida de los habitantes del departamento del Tolima.
La programación establecida por el gerente del proyecto es vital, al adquirir un
compromiso de los entregables en fechas establecidas, los cuales generan asignación
de recursos (humanos y no humanos), tiempo y costo; el retardo en la programación de
la entrega, podrá generar una reasignación de tiempos y costes que lleven al gerente al
fracaso de la etapa de inversión.
La administración por objetivos es un modelo gerencial implementado en este
proyecto, con el fin de establecer un objetivo general y unos por departamentos
interrelacionados que generan el alcance establecido por el gerente del proyecto.
El talento humano, que se asigna al proyecto debe ser seleccionado a partir de
los procesos descritos durante la gerencia del proyecto con el propósito de seleccionar
los mejores colaboradores para con esta etapa, formándolos en un sistema de
liderazgo participativo con el fin de aprovechar las ideas para la mejora continua de los
procesos.
Los sistemas de comunicación son importantes para la gerencia del proyecto
con el fin de establecer parámetros de retroalimentación de la información con el fin de
que no existan problemas o fallas de incumplimiento de actividades por carencia de
claridad en el mensaje que se debió comunicar, adicional se implementan los sistemas
de información escrito y medios electrónicos para compartir y retroalimentar la
información.
La gerencia del proyecto se encuentra ubicado en un mundo global que cada día
genera mayor competitividad y búsqueda constante de la efectividad de las acciones,
por lo tanto es importante que el gerente tome las decisiones de forma eficaz y
oportuna para la mejora continua de los procesos.
90
RECOMENDACIONES
Se recomienda al gerente del proyecto, no estandarizar los riesgos, debido a
que cada proyecto cuenta con sus propios conflictos en la etapa de inversión, los
planes de mitigación de los mismo, generan posibles soluciones para disminuir las
fallas y/o dificultades que se puedan presentar en la gerencia del proyecto.
Se recomienda al gerente del proyecto prestar especial atención en el momento
de programar el tiempo, el costo y los recursos (humanos y no humanos) con el fin de
lograr los alcances de forma exitosa en el tiempo establecido.
Se recomienda al gerente del proyecto implementar el sistema de información y
comunicación adecuado al organigrama del proyecto, para que la información fluya
con responsabilidad y de la misma forma distribuir compromisos y generar una mejora
continua en cada departamento a través de formar liderazgo y motivación en su equipo
nuclear para lograr el alcance del objetivo de la gerencia del proyecto.
91
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Arboleda Vélez, G. (2013) Proyectos. Identificación, formulación, evaluación y gerencia,
(2° Ed), Bogotá D.C: ALFAOMEGA.
Banco Mundial, (2014), Colombia, recuperado de:
http://www.bancomundial.org/es/country/colombia
Banco de la República, (2014), Indicadores, recuperado de:
http://www.banrep.gov.co/es
Bueno González, L.F. (2010), Administración Por Objetivos, recuperado de:
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/100500/unidad_dos/Administracion_por_objetiv
os/administracion-por-objetivos-apo_2.pdf
DANE, (2014), El censo del 2005 deja ver una nueva realidad demográfica, recuperado
de: http://www.dane.gov.co/files/BoletinProyecciones.pdf
DANE, (2014), Índice de precios al consumidor, recuperado de:
http://www.dane.gov.co/files/investigaciones/boletines/ipc/bole_ipc_sep14.pdf
Departamento Nacional de Planeación (Colombia), (2014), Mapa del Sistema General
de Regalías, recuperado de: http://maparegalias.sgr.gov.co/#/
Gido, J. & Clementes, J. (2012), Administración exitosa de proyectos, (5° Ed), México:
Cengage Learning Editores, S.A. de C.V.
Gobernación del Tolima, (2012), Tolima en Cifras, Ibagué, Gaceta Departamento del
Tolima.
92
Hernández, S. & Rodríguez, S. (2006), introducción a la administración, Teoría general
administrativa: origen, evolución y vanguardia, (4° Ed), México: McGraw Hill
Interamericana.
Idalberto, C. (2001), Administración, Proceso y Práctica, (3° Ed), Bogotá: McGraw-Hill
Interamericana S.A.
Ivancevich, J. M. (2005), Administración de Recursos Humanos, (9° Ed), México:
McGraw-Hill Interamericana S.A.
Ministerio del Trabajo, Colombia, (2014), Código sustantivo del trabajo, (34° Ed),
Bogotá D.C: LEGIS.
Miranda, Miranda, J.J, (2004), El desafío de la gerencia de proyectos, (1° Ed) Bogotá:
MM Editores.
Sapag Chain, N. & Sapag Chain R, (1991) Preparación y Evaluación de Proyectos, (2°
Ed), México, Editorial McGraw Hill.
Project Management Institute, (2008), Guía de los Fundamentos de la Dirección de
Proyectos, (4° Ed), Pensilvania EE.UU., Project Management Institute, Inc.
Universidad del Tolima, (2014), Proyecto Educativo Institucional, Ibagué, Universidad
del Tolima.
Universidad Nacional, ( 2014), el suelo y su manejo bajo el paradigma orgánico,
recuperado: de:
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2005840/lecciones/cap09/Lec9_1.htm.
93
ANEXOS
94
Anexo A: Normatividad ambiental y manejo de salubridad de los cuerpos inertes
Las normas que rige actualmente a la gerencia del proyecto son: la carta magna y/o
Constitución Política de Colombia, en su artículo 8 reza: es obligación del Estado y de
las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación; articulo 80. el
Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para
garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución;
artículo 95, una de las responsabilidades del colombiano es: proteger los recursos
culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; las
normas que actualmente son implementadas en salubridad LEY 9 DE 1979 (Enero 24)
TÍTULO IX, Reglamentado Parcialmente por el Decreto Nacional 1172 de 1989,
manual de planeamiento hospitalario para emergencias 2007, ministerio del medio
ambiente ministerio de salud Decreto 2676 (Diciembre 22) “Por el cual se reglamenta la
gestión integral de los residuos hospitalarios y similares” Parcialmente por el Decreto
Nacional 2363 de 1986, con la cual implementa el descenso del cuerpo y el
procedimiento que este debe tener para dar sepultura o desintegración de dichos
cuerpos inertes, implementando el cofre fúnebre como elemento aislante de
contaminación por supuración de virus y bacterias provenientes de dichos cuerpos.
Adicional se implementa por ministerio de la protección social la resolución número
1447 de 2009 mayo 11, en su artículo 2°.Definiciones. Para efectos de la aplicación de
la presente resolución, adáptense las siguientes definiciones: ATAÚD: Cajas de
madera o de cualquier otro material diseñado, especialmente para depositar el cadáver
y/o restos humanos, la resolución número 5194 de 2010, por la cual se reglamenta la
prestación de los servicios de cementerios, inhumación, exhumación y cremación de
cadáveres, decretada por el ministro de la protección social, en la cual determinan el
concepto de ataúd y sus formas de uso en cuanto a la extracción de ataúd bajo normas
bioseguridad, el tratamiento para los residuos generados en el procedimiento de
exhumación, de incorporarse los cofres exequiales biodegradables se desintegraran en
el ecosistema provocando que disminuya este tipo de residuos para tratamiento de
normas de bioseguridad.
95
En cuanto a la norma ambiental se tiene decreto 2811 de diciembre de 1974, Por el
cual se dicta el Código Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Protección al
Medio Ambiente, en su artículo 1: el ambiente es patrimonio común, el Estado y los
particulares deben participar en su preservación y manejo, que son de utilidad pública e
interés social; ARTICULO 3, a). El manejo de los recursos naturales renovables a
saber, la tierra, el suelo y el subsuelo; ARTICULO 8o. Se consideran factores que
deterioran el ambiente, entre otros: a). La contaminación del aire, de las aguas, del
suelo y de los demás recursos naturales renovables. Se entiende por contaminación la
alteración del ambiente con sustancias o formas de energía puestas en él, por actividad
humana o de la naturaleza, en cantidades, concentraciones o niveles capaces de
interferir el bienestar y la salud de las personas, atentar contra la flora y la fauna,
degradar la calidad del ambiente de los recursos de la nación o de los particulares. Se
entiende por contaminante cualquier elemento, combinación de elementos, o forma de
energía que actual o potencialmente pueda producir alteración ambiental de las
precedentemente descritas. La contaminación puede ser física, química o biológica;
artículo 25. En el Presupuesto Nacional se incluirá anualmente una partida especial y
exclusivamente destinada a financiar los programas o proyectos de preservación
ambiental.
96
Anexo B: Acta de inicio del proyecto.
CASO DE NEGOCIO. INSTALACIÓN Y MONTAJE DE UNA FÁBRICA DE COFRES
EXEQUIALES BIODEGRADABLES EN EL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA.
CONTROL DE VERSIONES Y REVISIONES
Versión Fecha Autor (es) Notas de revisión
1.0 29 de mayo de
2014
Ruby Isabel Soto Cardona
Yerly Morales Reinosa
Diego Mauricio Cuellar Muñoz
Lorena Rivera Camacho
ÍNDICE DE CONTENIDOS:
Sección 1 Visión del Proyecto
1.1 Enunciado del Problema
1.2 Descripción del Proyecto
1.3 Objetivos del Proyecto
1.4 Alcance del Proyecto
1.5 Productos Entregables
1.6 Población beneficiaria
1.7 Factores Críticos de Éxito
1.8 Supuestos
1.9 Restricciones
Sección 2 Autoridad del Proyecto e Hitos
2.1 Autoridad Presupuestaria
2.2 Autoridad de Supervisión del Proyecto
2.3 Hitos Principales del Proyecto
Sección 3 organización del proyecto
3.1 Estructura del proyecto
3.2 Roles y Responsabilidades
3.3 Matriz de responsabilidades
3.4 Instalación y recursos del proyecto
3.5 Beneficios financieros del proyecto
3.6 Principales riesgos
Sección 4. Puntos de contacto
Sección 5. Glosario
97
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Proyecto para la implementación y
puesta en marcha de una fabrica de
cofres exequiales biodegradables en
el departamento del Tolima.
BIOCOFRES
SECCIÓN 1 VISIÓN DEL PROYECTO
1.1 Enunciado del Problema
Los cofres exequiales que se producen actualmente en el Departamento del Tolima son de
alto costo y carecen de diferenciación o de valor agregado; a su vez constituyen una
significativa parte del costo total de un servicio funerario, el cual se ve incrementado por este
producto. Esto sucede porque las empresas productoras en el Tolima no tienen la capacidad
instalada de producir de manera tecnificada y masiva; por el contrario, lo hacen a baja
escala incrementando el costo de los cofres a las funerarias y obligando a estas últimas a
adquirirlos por medio de grandes proveedores de otras regiones aledañas, pero no porque
posean valor agregado o de bajo costo, sino porque necesitan cubrir su demanda. Este es
un grave problema para las funerarias, debido a que este elemento hace parte fundamental
del servicio funerario.
1.2 Descripción del Proyecto
La inversion en recursos economicos y sociales para la implmentacion y puesta en
marcha de de una fabrica de cofres exequiales biodegradables en el departamento
del Tolima, se realizara bajo los siguientes estudios: mercadologico, tecnico,
administrativo-legal, ambiental y financiero, los cuales arrojan resultados positivos
para la implementacion y puesta en marcha de este proyecto, los cuales fueron
elaborados por el formulador y reformulador de dicho proyecto; esta fabrica contara
con una capacidad instalada para la elaboracion de 3.600 cofres exequiales
biodegradables anuales de acuerdo al estudio de la oferta, la demanda y la
restriccion del mercado, proyecto que se ubicara en el departamento del Tolima, en
la ciudad de Ibague, y de acuerdo al POT, se debera ubicar en la TRANSVERSA 8
SUR NUMERO 77-155 FRENTE TRILLAORA VILLACAFE, de acuerdo al estudio de
localizacion por puntos, se estipula que la empresa a crearse es una SA, de acuerdo
a estudios previos legales y administrativos, y con el fin de revisar la posibilidad de
inversión en el proyecto se entregan los resultados de la VPN, TIR B/C generando
98
confianza para el inversionista y reducir la incertidumbre económica del proyecto,
adicional se realizó el estudio del Impacto distributivo social y el estudio ambiental
con el fin de generar paralelos comparativos con los cofres tradicionales y de esta
forma revisar la mejora continua provocada a los ecosistemas y a la humanidad.
1.3 Objetivo del Proyecto
Diseñar la propuesta metodológica, para la gerencia del proyecto “DISEÑO, MONTAJE,
LEGALIZACION Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE COFRES EXEQUIALES
BIODEGRADABLES”, en la ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, en un término no
superior a 180 días y con una inversión de $340.884.326 pesos m/cte.
1.4 Alcance del Proyecto
1.4.1 Alcance del Proyecto Incluye
Requerimientos legales.
Contratación y adecuación del terreno
e instalaciones.
Compra de la maquinaria, instalación
y verificación.
compra de equipos de cómputo y
comunicación, instalación y
verificación.
Compra de muebles y enseres e
instalación.
Contratación de empresa de vigilancia
y seguridad.
Ficha técnica de materia prima.
Perfiles de puestos de trabajo.
Plan de marketing para lanzamiento.
Cierre del proyecto.
1.4.2 Alcance del Proyecto No
Incluye
manuales de funciones
Manuales de procesos y
procedimientos
Valores y políticas corporativas.
Manual de EPIS (Seguridad
industrial).
1.5 Productos Entregables
Certificado de Homonimia en CCI
Constitución de escritura pública en Notaria
Certificado de NIT Y RUT
99
Certificado de inscripción de Industria y Comercio: Avisos y tableros
Certificado ante la Alcaldía de Ibagué: para aprobación de Uso de suelos
Certificado de No Usuario de Música en Sayco y Acinpro
Certificado de Seguridad en Bomberos
Registro de libros contables en CCI
cuenta corriente y de ahorros activas
Instalaciones físicas de planta.
Instalación de maquinaria y equipo
Instalación de equipos de computo
Instalación de muebles y enseres
Fichas técnicas de materias primas
Perfiles de puestos de trabajo
Plan de marketing lanzamiento.
1.6 Población beneficiaria
De ejecutarse este proyecto se beneficiarán 2.500 familias dolientes de la tasa de
mortalidad que actualmente se presenta en el departamento del Tolima.
1.7 Factores Críticos de Éxito
El proyecto podria fracasar si se generasen las siguientes alternativas:
Se implemente una competencia directa antes de lanzarse este producto
biodegradable al mercado con mas bajo costo de producción.
La brecha de mercado se reduce sustancialmente debido a la competencia minimiza
sus costos de los cofres tradicionales.
Se generen politicas publicas contra la elaboracion de estos cofres exequiales
elaboados en material biodegradable.
1.8 Supuestos
Los estudios de factibilidad y viabiliadad mercadologico, tecnico, administrativo-legal,
ambiental y financiero fueron elaborados con informacion primaria para obtener una
mayor precision en el éxito del proyecto.
La brecha de mercado es minima lo cual genera la acepacion del producto a traves
de los bajos costos para el servicio funerario y el elemento diferenciador como el
diseño de los cofre exequiales biodegradables.
100
La informacion requerida para la implementacion de la fabrica de cofre exequiales
biodegradables se encuentra plasmada en el estudio tecnico del proyecto.
El tipo de empresa y la forma de operar se encuentra plasmada en el estudio
administrativo y legal del proyecto con el fin de generar la puesta en marcha y
apertura de la empresa.
1.9 Restricciones
El tiempo establecido para la gerencia de la implementacion del proyecto es de tan
solo 180 días, con el cual se debera cumplir en hitos del proyecto.
El presupuesto asignado para la implementación del proyecto es de $340.884.326
pesos m/cte, de los cuales los inversionistas deben adquirir un credito de 40%, para
la implementacion del mismo.
La entrega efectiva del alcance del proyecto en el tiempo y con el presupuesto
asignado para dicha actividad.
Los productos entregables en el momento del cierre del proyecto generan un tiempo
adicional.
La consecucion del talento humano idoneo para el agil desempeño del proyecto.
Sección 2 Autoridad del Proyecto e Hitos
2.1 Autoridad Presupuestaria
La autoridad presupuestaria para este proyecto seran los socios fundadores o los
inversionistas del mismo, quienes seran encargados de: Identificar la cantidad de
recursos económicos, la fuente de financiacion a usar y la aprobación del método de
financiamiento para el proyecto, gestionando los desembolsos del flujo de dinero
para cumplir con los tiempos establecidos para la implementacion de la fabrica.
2.2 Autoridad de Supervisión del Proyecto
La supervision en la fase de Implementacion de la fabrica de cofres exequiales
biodegradables en el departamento del Tolima, estara a cargo de los (las)
formuladores (as) del proyecto con el fin de confrontar la planeacion vrs la ejecución
del mismo.
2.3 Gerente del Proyecto.
Integrar al equipo nuclear en la implementación de las actividades prestablecidas en el
alcance del acta de inicio, para lograr el éxito de la gerencia del proyecto, a través de la
101
integración de recursos, tiempo y costo.
2.4 Hitos Principales del Proyecto
ENTREGABLES E HITO HITO ENTREGA PRESUPUEST
O
%
Inicio de la etapa
gerencia
31/5/2014
Requerimientos legales. 31/8/2014 $10.796.060 2.3%
Constitución legal de la
empresa
02/09/2014
Contratación y
adecuación del terreno e
instalaciones
30/9/2014 $160.211.062 48%
Compra de maquinaria,
muebles, enseres,
equipo de cómputo y
comunicaciones e
instalación
15/12/2014 $ 85.500.000 26%
Verificación de las
instalaciones y equipos
en funcionamiento
20/12/2014
Contratación de
empresa de vigilancia y
seguridad
31/12/2014 $22.211.000 7%
Ficha técnica de materia
prima
31/8/2014 $7.311.000 2%
Perfiles de puestos de
trabajo
30/9/2014 $6.111.000 2%
Lanzamiento mercadeo 8/12/2014
Plan de marketing para
lanzamiento
15/11/2014 $16.461.000 5%
Entrega de
documentación y cierre
26/12/2015
102
de la fase de
implementación
Prueba Piloto $5.660.000 2%
Cierre del proyecto 30/12/2014 $13.740.000 4%
Sección 3 organización del proyecto
3.1 Estructura del proyecto
Fuente: la autora.
La estructura para este proyecto el cual ejecutara la fase de implementación del mismo será
una estructura funcional, el cual en la parte superior del organigrama se encuentran los
inversionistas y se desprende la autoridad financiera y de supervisión del proyecto con el fin
de generar entregas parciales por el gerente de proyectos para cumplir con los hitos
establecidos; a su vez el gerente de proyectos contrata el equipo que entregara los
resultados acorde al cronograma preestablecido cumpliendo con el presupuesto, tiempo y
alcance los cuales son compromiso de la presente acta.
Esta estructura funcional presenta los siguientes niveles:
Nivel estratégico: se encuentra el gerente del proyecto, quien bajo criterios
toma decisiones para el logro de los resultados.
103
Nivel administrativo: se encuentra la asesoría del jurídico y el financiero con el
fin de la consecución de los objetivos.
Nivel del conocimiento: se encuentran el residente de obra, el jefe de
operaciones y el jefe de mercadeo quienes son los que tienen el conocimiento y los
datos para la ejecución y la consecución de logros del acta de constitución de la
gerencia de la gerencia del proyecto.
Nivel operativo: secretaria auxiliar contable quien ejecutara la parte operativa
como apoyo para la gerencia del proyecto.
Responsabilidades Inversionistas: Entregar toda la información en el tiempo indicado y
con datos verídicos, con el fin de abordar el proyecto y generar un diagnóstico inicial, para
luego ser confrontado con las entregas implementadas.
Responsabilidades Gerente del Proyecto (BC): Yerly Carolina Morales Reinosa
Nivel de autoridad: Máxima autoridad en la ejecución del proyecto.
Responsabilidades del Gerente del Proyecto (BC):
La gerente de proyecto contratara el equipo que le acompañara durante la fase de
implementación de la fábrica de cofres biodegradables en el departamento del
Tolima, quienes deberán tener pleno conocimiento del alcance del proyecto para el
cual serán contratados.
Implementar y legalizar la empresa de acuerdo a las normas vigentes y a las
autoridades competentes.
El gerente del proyecto tanto como el equipo debe conocer el cronograma de hitos y
las responsabilidades que cada uno de ellos tiene.
Entregar información parcial y veraz a los auditores asignados por el proyecto y a los
inversionistas en los cronogramas establecidos o solicitudes extraordinarias con el fin
de verificar temas aclarar dudas.
Las decisiones tomadas por el gerente de proyectos con el fin de cumplir con el
cronograma de hitos y el alcance del proyecto son responsabilidad del mismo y
adicional la información contenida en el proyecto para la implementación es de suma
confidencialidad y gozara de protección por el equipo de implementación.
104
3.2 Roles y Responsabilidades
ROL RESPONSABILIDAD
Formuladores e Inversionistas
del proyecto
La responsabilidad de este rol es entregar la
información precisa y concisa del proyecto en el
momento requerido, de acuerdo a los estudios de
viabilidad realizados con antelación y con
actualización de datos como: mercadológico,
técnico, administrativo-legal, ambiental y financiero.
Autoridades presupuestarias y
supervisión.
La responsabilidad de este rol es ejercer el control y
vigilancia sobre hitos con el fin de establecer
tiempos justos en los entregables pactados.
Gerente proyecto La responsabilidad de este rol es la implementación
del proyecto en los tiempos establecidos de acuerdo
al cronograma de hitos y con el presupuesto
asignado.
Gerente funcional
mercadológico
La responsabilidad de este rol es crear e
implementar la estrategia mercadeo para el
lanzamiento de los cofres exequiales biodegradables
en el departamento del Tolima, identificando los
clientes potenciales, posibles clientes y la estrategia
de las cinco (5) P: producto, precio, plaza,
promoción y publicidad.
Gerente funcional técnico y
tecnológico
La responsabilidad de este rol es adecuar, contratar,
y establecer la puesta en marcha de la fábrica con el
funcionamiento adecuado, espacio requerido y
permisos establecidos.
Gerente funcional
administrativa y legal
La responsabilidad de este rol es generar los
permisos legales, la formalización de la empresa
ante las entidades gubernamentales y los permisos
para la puesta en marcha sin ningún contratiempo.
105
3.3 Matriz de responsabilidades
ROL
Inv
ers
ion
ista
s d
el
pro
ye
cto
Au
tori
da
de
s
pre
su
pu
es
tari
as
y
su
pe
rvis
ión
. P
rofe
sio
nal
en
me
rca
deo
Pro
fes
ion
al
de
op
era
cio
ne
s
Re
sid
en
te d
e o
bra
As
es
ore
s J
urí
dic
os
y
fin
an
cie
ros
.
Ge
ren
te p
roy
ec
to
Requerimientos Legales. A I C E
Contratación y adecuación del
terreno e instalaciones.
A I E C
Compra de la maquinaria,
instalación y verificación.
A I E C
Compra de equipos de
cómputo y comunicación,
instalación y verificación.
A I E C
Compra De Muebles Y
Enseres E Instalación.
A I E C
Contratación de empresa de
vigilancia y seguridad.
A I C E
Ficha Técnica De Materia
Prima.
A I E C
Perfiles De Puestos De
Trabajo.
A I E C
Plan de marketing para
lanzamiento.
A I E C
Prueba Piloto A I E I
Cierre Del Proyecto. A I E E E C
Información: E = Responsable de ejecutar (puede ser compartida) A = Autoridad de aprobación final C = Debe ser consultado I = Debe ser informado
106
3.4 Instalación y recursos del proyecto
ACTIVIDAD RECURSO RESPOSABLE
Requerimientos legales. $ 10.796.060 Gerente del proyecto
Asesor Jurídico
Contratación y adecuación del terreno e
instalaciones
$ 160.211.062 Gerente del proyecto
Asesor Jurídico
Residente
Compra de maquinaria, muebles,
enseres, equipo de cómputo y
comunicaciones e instalación
$ 85.500.000 Gerente del proyecto
Asesor Jurídico
Jefe de operaciones
Contratación de empresa de vigilancia y
seguridad
$ 22.211.000 Gerente del Proyecto
Asesor Jurídico
Ficha técnica de materia prima $ 7.311.000 Gerente del Proyecto
Jefe de operaciones
Perfiles de puestos de trabajo $ 6.111.000 Gerente del Proyecto
Jefe de operaciones
Plan de marketing para lanzamiento $ 16.461.000 Gerente del Proyecto
Profesional mercadeo
Prueba Piloto $ 5.660.000 Gerente del Proyecto
Jefe de operaciones
Cierre del proyecto $ 13.740.000 Gerente del Proyecto
3.5 Beneficios financieros del proyecto
De acuerdo al estudio de viabilidad financiera del proyecto para la implementación y
puesta en marcha de una fábrica de cofres exequiales biodegradables en el departamento
del Tolima, se determina bajo los criterios de evaluación de proyectos como lo es la TIR,
VPN, B/C, y el periodo de recuperación que este proyecto con una tasa interna de
oportunidad esperada por el inversionista del 16.11% y con una inversión de $340.884.326
pesos m/cte., se genere una tasa interna de retorno del 40% financiando el proyecto en un
40% de la inversión inicial y en un plazo de recuperación del capital en un término no
107
mayor a 2 años.
3.6 Principales riesgos.
Instalación y montaje de una fábrica de cofres exequiales biodegradables en el
departamento del Tolima, se pueden presentar los siguientes riesgos:
Los equipos requeridos no se encuentren en el país y se deba realizar una importación con variación del TRM.
El talento humano no cumpla con los requerimientos mínimos exigidos para la puesta en marcha del proyecto.
El proyecto no haya sido actualizado con fuentes de información primaria para la ejecución del mismo.
Los terrenos identificado en la micro localización no se encuentren disponibles para el arrendamiento y genera retrasos en la escogencia de una nueva ubicación.
Para ampliar información ver anexo 17. Matriz de determinación de los riesgos del proyecto
Sección 4. Puntos de contacto
ROL NOMBRE TELEFONO MAIL
Gerente de
proyectos
Yerly Carolina
Morales Reinosa
3192473392 [email protected]
Gerente funcional
mercadológico
Cuellar Muñoz
Diego Mauricio
3138217249
Gerente funcional
administrativa y
legal
Soto Cardona
Ruby Isabel
3202444274 [email protected]
Gerente funcional
técnico y
tecnológico
Rivera Camacho
Lorena
3134516956 [email protected]
108
Sección 5. Glosario
Cofre exequial: Caja, generalmente de madera, en la que se deposita el cadáver
que se va a enterrar.
Financiación: Son los recursos gestionados en fuentes externas adicionales a los
aportes sociales o capital social.
Hito: actividad control sin duración y sin costo para el proyecto.
Población Beneficiaria: Población objetivo hacia la cual se dirige el proyecto
Restricción: Son todas aquellas limitaciones que se generan para la implementación
de un proyecto.
Riesgos: son las proximidades más cercanas que generan el rechazo o las fallas
para la implementación de un proyecto.
Rol: papel que desempeña una persona enmarcado en una entidad o empresa.
Supuesto: es una hipótesis no comprobada que se genera de un punto de partida
para un proyecto con una meta definida.
Tasa Interna Oportunidad: es la tasa mínima en la cual una persona está dispuesta
a invertir su dinero.
Tasa de rendimiento: Es la rentabilidad que genera el proyecto.
Valor Presente Neto: trae a valor presente una tasa de interés definida todos los
ingresos y egresos de un proyecto.
SIGLAS:
B/C: Relación Beneficio costo
CCI: Cámara de comercio de Ibagué
EPIS: Equipo de protección individual y de seguridad
NIT: numero de identificación tributaria
POT: Plan de ordenamiento territorial
TIO: tasa interna de oportunidad
TIR: tasa interna de retorno
RUT: registro único tributario
VPN: valor presente neto
109
ACEPTACION DEL ACTA DE CONSTITUCION
APROBACIÓN DE LOS INVERSIONISTAS:
NOMBRES Y APELLIDOS Nº IDENTIFICACION FIRMA HUELLA
APROBACIÓN DE PROJECT MANAGER :
NOMBRES Y APELLIDOS Nº IDENTIFICACION FIRMA HUELLA
La presente acta se firma en la ciudad de ____________, en constancia y aprobación por las
partes el día __________ ( ) del mes ___________ ( ) del año ______ ( ), en original y dos
copias.
110
Anexo C: EDT (Estructura de la División del Trabajo).
A.
SELECCIÓN DE
EMPRESA DE
EMPLEO
TEMPORAL
D.
SOLICITUD DE
COTIZACIONES A
EMPRESAS DE
SEGURIDAD
D.
SOLICITUD DE
COTIZACIONES A
EMPRESAS DE
SEGURIDAD
G.
DEFINICIÓN DE
ESTRATEGIAS DE
MERCADEO
I.
ESTUDIOS DE
PUESTOS DE
TRABAJO
K. COTIZACIONES 0.ARRENDAMIENTO
DEL TERRENOQ.
CONVOCATORI
A DE CLIENTES Y
ACCIONISTAS
S.
OBLIGACIONES
MERCANTILES Y
TRIBUTARIAS
T. CIERRE
B.ENTREVISTA DE
CANDIDATOSE.
SELECCIÓN Y
CONTRATACIÓN DE
EMPRESA DE
SEGURIDAD
H.
ELABORACIÓN DE
PLAN DE
MARKETING DE
LANZAMIENTO
J.
DEFINICIÓN
DE LOS
PERFILES
L.
COMPRA, INSTALACIÓN
Y VERIFICACIÓN DE
MUEBLES Y ENSERES
P.ADECUACIÓN DE
INSTALACIONESR.
ELABORACIÓN
DEL COFRE
C.SELECCIÓN DE
ENTREVISTADOSM.
COMPRA, INSTALACIÓN
Y VERIFICACIÓN DE
EQUIPOS DE CÓMPUTO
N.
COMPRA, INSTALACIÓN
Y VERIFICACIÓN DE
MAQUINARIA
PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UNA FABRICA DE COFRES EXCEQUIALES BIODEGRADABLES
4. PLAN DE MARKETING
PARA LANZAMIENTO
5. PERFILES DE
PUESTOS DE
TRABAJO
6. COMPRA DE EQUIPOS DE
CÓMPUTO Y
COMUNICACIÓN,
MAQUINARIA Y MUEBLES Y
ENSERES
7. CONTRATACIÓN Y
ADECUACION DEL
TERRENO E
INSTALACIONES
8. PRUEBA PILOTO
9.
REQUERIMIENTOS
LEGALES
10. CIERRE DEL
PROYECTO
1. CONTRATACIÓN
EQUIPO NUCLEAR
2. CONTRATACIÓN DE
EMPRESA DE VIGILANCIA
Y SEGURIDAD
3. FICHAS TÉCNICAS
DE MATERIA PRIMA
Fuente: La autora.
111
Anexo D: Diccionario de la EDT.
Diccionario de la EDT
ID Cuenta:
1. CONTRATACIÓN
EQUIPO NUCLEAR
Paquete de trabajo
A. Selección
empresa de empleo
temporal.
Fecha de
actualización: 28 de
Mayo de 2014
Responsable:
Gerente de Proyecto
Definición del paquete de trabajo: Para la conformación del Equipo de trabajo del
Gerente del Proyecto, se hace necesaria la contratación de una empresa de empleo
temporal que gestione la contratación de dicho Equipo Nuclear.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del
proyecto, entregará a la empresa de empleo temporal los perfiles de los cargos
solicitados, con los cuales hará la selección de los profesionales requeridos.
Entregables:
*Residente de Obra
*Ingeniero Industrial (Jefe de Operaciones)
*Profesional en mercadeo (Jefe de Mercadeo)
*Secretaria Auxiliar Contable
*Abogado (Asesor Jurídico)
* Contador (Asesor Financiero)
Supuestos:
* Se espera que la empresa de empleo
temporal convoque a varios profesionales,
según requerimientos.
* Se espera que los convocados cumplan
con todos los requisitos exigidos.
* Se espera seleccionar todos los
profesionales solicitados a la empresa
temporal en los tiempos establecidos.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Servicios públicos
Duración: 7 días Milestones / Hitos:
Costos: $ 6.840.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 07 de Agosto de 2014
Interdependencias Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/
Fuente: La autora.
112
Diccionario de la EDT
ID Cuenta:
2. CONTRATACIÓN
DE EMPRESA DE
VIGILANCIA Y
SEGURIDAD.
Paquete de trabajo
E. Selección de la
mejor oferta de
prestación de
servicio de seguridad
y vigilancia, según
cotizaciones.
Fecha de
actualización: 28 de
Mayo de 2014
Responsable: Gerente
de Proyecto
Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará debidamente
instalados todos los equipos y cámaras correspondientes al paquete de seguridad y vigilancia
adquirido, manuales y claves necesarias para acceder al sistema.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del proyecto,
comprobará mediante contrato de empresa de seguridad y vigilancia y prueba del sistema de
seguridad, la efectividad y funcionamiento de la misma.
Entregables:
* Sensores de movimiento (10)
* Cámaras de seguridad (10)
* Monitoreo continuo
* Alarma (1) con clave digital
* Control constante a instalaciones (3 veces al día)
Supuestos:
* Se espera que el responsable, realice
varias cotizaciones de empresas que
ofrezcan servicios de seguridad y vigilancia.
* Que se elija a la empresa que mejores
garantías ofrezca en el servicio y efectividad
del mismo.
* Que los sistemas de seguridad, cámaras y
claves se entreguen probados, para su
respectivo recibo a satisfacción.
* Que se realicen tanto los monitoreo como
los controles continuamente.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
Duración: 7 días Milestones / Hitos:
Costos: $ 22.211.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 17 de Agosto de 2014
Interdependencias: Asesoría Jurídica y
Asesoría Financiera
Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/
Fuente: La autora.
113
Diccionario de la EDT
ID Cuenta: 3.
FICHA TÉCNICA
DE MATERIA
PRIMA.
Paquete de trabajo
F. Elaboración de la
ficha técnica de la
materia prima
necesaria para el
correcto
funcionamiento de
la fábrica.
Fecha de
actualización: 28 de
Mayo de 2014
Responsable: Jefe de
Operaciones
Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará la ficha
técnica de la materia prima necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del proyecto,
comprobará la Ficha Técnica entregada de materia prima, según especificaciones de
materia prima.
Entregables:
Ficha técnica de Materia Prima que contenga las siguientes especificaciones: Nombre de
insumo o materia prima, nombre y datos completos del proveedor, tiempo de entrega,
cantidad requerida por cofre, si requiere transformación o preparación.
Supuestos:
* Que el responsable, entregue Ficha
Técnica de Materia Prima, según
especificaciones de dicha materia prima.
* Que la Ficha se clara y entendible para
su posterior utilización.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Servicios públicos
* Útiles de papelería
* Vigilancia
Duración: 30 días Milestones / Hitos:
Costos: $7.311.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 17 de Septiembre de 2014
Interdependencias: Asesoría Jurídica y
Secretaria Auxiliar Contable
Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/
Fuente: La autora.
114
Diccionario de la EDT
ID Cuenta: 4.
PLAN DE
MARKETING PARA
LANZAMIENTO.
Paquete de trabajo
H. Elaborar un Plan
de Marketing para
lanzamiento de la
fábrica.
Fecha de
actualización: 28 de
Mayo de 2014
Responsable:
Profesional de
mercadeo.
Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará un
Plan de Marketing para lanzamiento de la empresa.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del
proyecto, comprobará si las estrategias de mercadeo a utilizar, son las más viables
para el lanzamiento de la empresa.
Entregables:
* Video Institucional
* Tarjetas de Presentación (2000)
* Página Web
* Cuñas Radiales
* Evento de Lanzamiento
Supuestos:
* Se espera que el responsable, entregue
definidas las estrategias de mercadeo
más viables a utilizar para el
lanzamiento.
* Que los entregables sean distribuidos
al público a tiempo y sin errores.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Útiles de papelería y fotocopia
* Servicios públicos
* Vigilancia
Duración: 30 días Milestones / Hitos:
Costos: $16.461.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 02 de Octubre de 2014
Interdependencias: Asesoría Jurídica y
Secretaria Auxiliar Contable.
Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/
Fuente: La autora.
115
Diccionario de la EDT
ID Cuenta:
5. PERFILES DE
PUESTOS DE
TRABAJO.
Paquete de trabajo
I. Estudio de los
puestos de trabajo
necesarios para el
funcionamiento
administrativo de la
fábrica.
Fecha de
actualización: 28 de
Mayo de 2014
Responsable: Jefe
de Operaciones
Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará los
perfiles de los puestos de trabajo que tendrá la empresa, para su correcto
funcionamiento administrativo.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del
proyecto, comprobará los puestos de trabajo necesarios en la empresa con los Perfiles
entregados, para verificar su coherencia y relación.
Entregables:
Perfiles de puestos de trabajo: Administrativos (Gerente General, Asistente de
Gerencia, Auxiliar Contable, Contador Externo y Asesor Jurídico Externo); Producción
(Jefe de Operaciones, Operarios de corte, de pliegue, de pintura, de tapicería y
Almacenista); Comercial (Director Comercial y Asesor Comercial).
Supuestos:
* Se espera que el responsable, entregue
estudio de los puestos de trabajo
necesarios para el funcionamiento
administrativo de la empresa.
* Que los Perfiles sean coherentes y
guarden relación con los puestos de
trabajo planteados.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Útiles de papelería y fotocopia
* Servicios públicos
* Vigilancia
Duración: 7 días Milestones / Hitos:
Costos: $6.111.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 25 de Agosto de 2014
Interdependencias Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/
Fuente: La autora.
116
Diccionario de la EDT
ID Cuenta:
6. COMPRA DE
EQUIPOS DE
CÓMPUTO,
MAQUINARIA Y
MUEBLES Y
ENSERES.
Paquete de trabajo
L. Compra,
instalación y
verificación de
Muebles y Enseres.
Fecha de
actualización: 28 de
Mayo de 2014
Responsable: Jefe de
Operaciones
Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará todos
los muebles y enseres necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del proyecto,
comprobará mediante facturas la compra de todos los muebles y enseres necesarios
adquiridos, su instalación y prueba.
Entregables:
* Archivador 3X3 S (6)
* Sillas Ergonómicas Giratorias (6)
* Centro de Trabajo 1.80X1.80 (6)
* Silla Público (5)
* Sala de Espera - Poltrona (1), Sillas (2), Mesa (1)
Supuestos:
* Se espera que el responsable, realice
varias cotizaciones de los muebles y
enseres necesarios.
* Que se adquieran los muebles y
enseres con especificaciones
necesarias para el funcionamiento de la
empresa.
* Que los muebles y enseres necesarios
se entregue instalados y probados, para
su respectivo recibo a satisfacción.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Útiles de papelería y fotocopia
* Servicios públicos
* Vigilancia
Duración: 7 Días Milestones / Hitos:
Costos: $12.825.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 26 de Noviembre de 2014
Interdependencias: Secretaria Auxiliar
Contable.
Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/
Fuente: La autora.
117
Diccionario de la EDT
ID Cuenta:
6. COMPRA DE
EQUIPOS DE
CÓMPUTO,
MAQUINARIA Y
MUEBLES Y
ENSERES.
Paquete de trabajo
M. Compra, instalación y
verificación de Equipos de
Cómputo y Comunicación.
Fecha de
actualización:
28 de Mayo de
2014
Responsable: Jefe de
Operaciones
Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará todos
los equipos de cómputo y comunicación necesarios para el funcionamiento de la
empresa.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del proyecto,
comprobará mediante facturas la compra de todos los equipos de cómputo y
comunicación necesarios adquiridos, su instalación y prueba.
Entregables:
* Computador de Mesa HP (5) * Celular Corporativo Claro 1400 Minutos (2)
* Computador Portátil HP (4) * Cámaras IP (3)
* Impresora Láser Jet HP (1) * Telefonía Nacional 500 Minutos (1)
* UPS Vanguard 1.5 KVA (1)
* Internet Banda Ancha 10 (1)
Supuestos:
* Se espera que el responsable, realice varias
cotizaciones de los equipos de cómputo y
comunicación necesarios.
* Que se adquieran los equipos de cómputo y
comunicación con especificaciones necesarias
para el funcionamiento de la empresa.
* Que los equipos de cómputo y comunicación
necesarios se entregue instalados y probados,
para su respectivo recibo a satisfacción.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Útiles de papelería y fotocopia
* Servicios públicos
* Vigilancia
Duración: 7 Días Milestones / Hitos:
Costos: $ 21.375.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 26 de Noviembre de
2014
Interdependencias: Asesoría Financiera y
Secretaria Auxiliar Contable.
Aprobado por / Fecha: Gerente
Proyecto/
Fuente: La autora.
118
Diccionario de la EDT
ID Cuenta:
6. COMPRA DE
EQUIPOS DE
CÓMPUTO,
MAQUINARIA Y
MUEBLES Y
ENSERES.
Paquete de trabajo
N. Compra,
instalación y
verificación de
Maquinaria.
Fecha de
actualización: 28 de
Mayo de 2014
Responsable: Jefe de
Operaciones
Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará toda la
maquinaria necesaria para el funcionamiento de la empresa.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del proyecto,
comprobará mediante facturas la compra de la maquinaria necesaria adquirida, su
instalación y prueba.
Entregables:
* Sierra Circular de Corte (1)
* Cabina Eléctrica Aerográfica para pintura ecológica (1)
* Mesas Metálicas (4)
Supuestos:
* Se espera que el responsable, realice
varias cotizaciones de la maquinaria
necesaria.
* Que se adquieran las maquinarias con
especificaciones necesarias para el
funcionamiento de la empresa.
* Que la maquinaria se entregue
instalada y probada, para su respectivo
recibo a satisfacción.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Útiles de papelería y fotocopia
* Servicios públicos
* Vigilancia
Duración: 30 Días Milestones / Hitos:
Costos: $ 51.300.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 19 de Diciembre de 2014
Interdependencias: Secretaria Auxiliar
Contable.
Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/
Fuente: La autora.
119
Diccionario de la EDT
ID Cuenta:
7. CONTRATACIÓN
Y ADECUACIÓN
DEL TERRENO E
INSTALACIONES.
Paquete de trabajo P.
Adecuación de las instalaciones.
Fecha de
actualización
: 28 de Mayo
de 2014
Responsable:
Residente de Obra
Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la adecuación del terreno, quien
cuenta con los 20 trabajadores de campo contratados para dicha labor, así mismo cuenta con las
herramientas, maquinaria y equipo de protección suministrados por el inversionista del proyecto;
El director financiero es responsable de los desembolsos correspondientes a la actividad.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable):
* Las maquinarias y herramientas utilizadas deben encontrarse en estado óptimo y son acordes
para labor.
* El personal contratado tenga experiencia en este tipo de obras.
* El entregable debe reunir las condiciones de calidad requeridas.
Entregables:
* Terreno adecuado para el funcionamiento de la empresa.
* Contrato a todo costo de instalación y suministro de vidrio, separación proceso productivo.
* Contrato a todo costo de instalación eléctrica y suministro, instalación hidrosanitaria, pintura
fachada e interior, adecuación de pisos, pañetes, mampostería.
Supuestos:
* El contratista de adecuación de instalaciones suministra a
tiempo y óptimas condiciones las herramientas,
maquinarias y equipo de protección necesarios para el
proceso.
* Las personas contratadas cumplen con los indicadores de
productividad.
* Se realiza el pago en el tiempo y cantidades establecidas.
* El clima es favorable para realizar la labor contratada.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Útiles de papelería y fotocopia
* Servicios públicos
* Vigilancia
Duración: 9o días Milestones / Hitos:
Costos: $ 160.211.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 19 de Noviembre
de 2014
Interdependencias: Asesoría Jurídica, Asesoría Financiera
y Secretaria Auxiliar Contable.
Aprobado por / Fecha: Gerente
Proyecto/
Fuente: La autora.
120
Diccionario de la EDT
ID Cuenta:
8. PRUEBA
PILOTO
Paquete de trabajo
10.1. Elaboración
del cofre exequial
biodegradable.
Fecha de
actualización: 28 de
Mayo de 2014
Responsable: Gerente
Proyecto
Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará un
cofre exequial biodegradable, para verificar el correcto funcionamiento de la maquinaria e
instalaciones.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente de la empresa,
comprobará que el cofre exequial biodegradable se ha elaborado correctamente y que en
el proceso de elaboración se ha verificado el buen funcionamiento tanto de la maquinaria
como de las instalaciones en general.
Entregables:
Cofre Exequial Biodegradable terminado.
Supuestos:
* Se espera que el cofre exequial
biodegradable cumpla con todas las
especificaciones requeridas.
* Que toda la maquinaria tenga un
correcto funcionamiento.
* Que las instalaciones estén adecuadas
para que la elaboración de dicha prueba
piloto sea exitosa.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Útiles de papelería y fotocopia
* Servicios públicos
* Vigilancia
Duración: 1 días Milestones / Hitos:
Costos: $ 5.660.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 20 de Diciembre de 2014
Interdependencias: Jefe de Operaciones Aprobado por / Fecha: Gerente de Empresa/
Fuente: La autora.
121
Diccionario de la EDT
ID Cuenta:
9.
REQUERIMIENTOS
LEGALES.
Paquete de trabajo
S. Obligaciones
Mercantiles y
Tributarias
Fecha de
actualización: 28 de
Mayo de 2014
Responsable:
ASESOR JURIDICO
Definición del paquete de trabajo: Se acuerda entregar al momento del cierre, todas las
Licencias necesarias para el normal y correcto funcionamiento de la empresa.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del proyecto,
revisará las respectivas Licencias entregadas y exigidas según la normatividad de
funcionamiento que rige a este tipo de empresas, para comprobar su registro y vigencia.
Entregables:
Certificado de homonimia en CCI, expedición de NIT y RUT, avisos y tableros, uso de suelos,
certificado de seguridad en bomberos, constitución de escritura pública en Notaría,
certificado de NO usuario de música en Sayco y Acinpro, registro de libros contables en CCI
informe de rendición de cuentas a la SS, registro de marca y código de barras.
Supuestos:
* Se espera que el responsable de tramitar
las Licencias, solicite todas las licencias
exigidas para el funcionamiento de este
tipo de empresas.
* Cumplir con todos los requisitos para
que las Licencias sean otorgadas.
* Se otorguen todas las Licencias
solicitadas que cumplan los requisitos.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Útiles de papelería y fotocopia
* Servicios públicos
* Vigilancia
Duración: 30 días Milestones / Hitos:
Costos: $ 10.796.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 17 de Septiembre de 2014
Interdependencias: Asesoría Financiera. Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/
Fuente: La autora.
122
Diccionario de la EDT
ID Cuenta: 10.
CIERRE DEL
PROYECTO.
Paquete de trabajo # 10.1. Entrega al
Gerente de la empresa, las instalaciones
adecuadas y respectivas legalizaciones
para su funcionamiento.
Fecha de
actualización
: 28 de Mayo
de 2014
Responsable: Gerente
Proyecto
Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará las instalaciones
adecuadas y respectivas legalizaciones para el inmediato funcionamiento de la empresa.
Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente de la empresa, comprobará que
tanto las instalaciones estén adecuadas, como toda la maquinaria y equipos estén instalados y probados,
licencias otorgadas, ficha técnica de materia prima, perfiles de puestos de trabajo, prueba piloto y plan de
marketing de lanzamiento.
Entregables:
Fábrica adecuada para el inmediato funcionamiento, con la maquinaria, equipos de cómputo y
comunicaciones, muebles y enseres instalados, fichas técnicas de materia prima, perfiles de puestos de
trabajo, prueba piloto y plan de marketing de lanzamiento.
Supuestos:
* Se espera que el Gerente del Proyecto, entregue las
instalaciones debidamente adecuadas según especificaciones.
* Que se encuentre legalizada totalmente la empresa, para su
correcto funcionamiento.
* Que estén creados perfiles de trabajo, según puestos de trabajo
necesarios. *
Que la ficha técnica de materia prima esté elaborada según
especificaciones de dicha materia prima.
* Que toda la maquinaria, equipos de cómputo y
comunicaciones, muebles y enseres se encuentren debidamente
instalados y probados.
* Que el Plan de Marketing se base en estrategias de mercadeo
más viables.
Recursos Asignados:
* Responsable de Actividad
* Útiles de papelería y fotocopia
* Servicios públicos
* Vigilancia
Duración: 7 días Milestones / Hitos:
Costos: $ 13.740.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 15 de Diciembre de
2014
Interdependencias: Residente de Obra, Jefe de Operaciones, Jefe
de Mercadeo, Secretaria Auxiliar Contable y Asesores Jurídico y
Financiero.
Aprobado por / Fecha: Gerente de
Empresa/
Fuente: La autora.
123
Anexo E: Matriz de Responsabilidades.
ROL
Invers
ion
ista
s d
el
pro
yecto
Au
tori
dad
es
pre
su
pu
esta
ria
s y
su
perv
isió
n.
Pro
fes
ion
al en
merc
ad
eo
Pro
fes
ion
al d
e
op
era
cio
nes
Resid
en
te d
e o
bra
Aseso
res
Ju
ríd
ico
s y
fin
an
cie
ros.
Gere
nte
pro
yecto
Requerimientos Legales. A I C E
Contratación y adecuación del
terreno e instalaciones.
A I E C
Compra de la maquinaria,
instalación y verificación.
A I E C
Compra de equipos de cómputo
y comunicación, instalación y
verificación.
A I E C
Compra De Muebles Y Enseres E
Instalación.
A I E C
Contratación de empresa de
vigilancia y seguridad.
A I C E
Ficha Técnica De Materia Prima. A I E C
Perfiles De Puestos De Trabajo. A I E C
Plan de marketing para
lanzamiento.
A I E C
Prueba Piloto A I E I
Cierre Del Proyecto. A I E E E C
Información:
E = Responsable de ejecutar (puede ser compartida)
A = Autoridad de aprobación final
C = Debe ser consultado
I = Debe ser informado
Fuente: La autora.
124
Anexo F: Ruta Crítica.
ES 19 EF 48 T
LS 113 LF 142 30
ES 19 EF 48 T
LS 113 LF 142 30
ES 19 EF 33 T ES 34 EF 63 T
LS 98 LF 112 15 LS 113 LF 142 30
ES 19 EF 25 T ES 26 EF 32 T
LS 129 LF 135 7 LS 136 LF 142 7
ES 19 EF 25 T
LS 135 LF 141 7
ES 19 EF 41 T ES 112 EF 118 T
LS 89 LF 11123
LS 135 LF 1417
ES 1 EF 7 T ES 8 EF 14 T ES 15 EF 18 T ES 143 EF 149 T
LS 1 LF 7 7 LS 8 LF 14 7 LS 15 LF 18 4 LS 143 LF 149 7
ES 112 EF 118 T
LS 135 LF 141 7
ES 112 EF 141 T ES 142 EF 142 T
LS 112 LF 141 30 LS 142 LF 142 1
ES 19 EF 21 T ES 22 EF 111 T
LS 19 LF 21 3 LS 22 LF 111 90
ES 8 EF 14 T ES 15 EF 17 T
LS 8 LF 14 7 LS 19 LF 21 3
Q. CONVOCATORIA DE
CLIENTES Y ACCIONISTAS
R. PRUEBA PILOTO
L. COMPRA, INSTALACIÓN Y
VERIFICACIÓN DE MUEBLES Y
ENSERES
M. COMPRA, INSTALACIÓN Y
VERIFICACIÓN DE EQUIPOS DE
COMPUTO Y COMUNICACIÓN
N. COMPRA, INSTALACIÓN
Y VERIFICACIÓN DE
MAQUINARIA
T. CIERRE
DIAGRAMA DE RED
C. SELECCIÓN DE
ENTREVISTADOS
F. ELABORACIÓN DE
FICHAS TECNICAS
G. ESTRATEGIAS DE
MARKETING
I. ESTUDIO PUESTOS
DE TRABAJO
H. ELABORACIÓN DE PLAN DE
MARKETING DE LANZAMIENTO
J. DEFINICIÓN DE LOS PERFILES
DE TRABAJO
K. COTIZACIÓNES
A. SELECCIÓN DE
EMPRESA DE EMPLEO
TEMPORAL
B. ENTREVISTA
CANDIDATOS
0. ARRENDAMIENTO
DE TERRENO
P. ADECUACIÓN DE
TERRENO E
INSTALACIONES
S. OBLIGACIONES
MERCANTILES Y
TRIBUTARIAS
D. COTIZACIONES
EMPRESAS DE
SEGURIDAD
E. SELECCIÓN Y
CONTRATACIÓN E.
SEGURIDAD
Fuente: La autora.
125
Anexo G: Diagrama de Gantt.
ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD AGOSTO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
CONTRATACION EQUIPO NUCLEAR
SELECCION DE EMPRESA DE EMPLEO TEMPORAL
ENTREVISTA DE CANDIDATOS
SELECCIÓN DE ENTREVISTADOS
CONTRATACION DE EMPRESA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD
SOLICITUD DE COTIZACIONES A EMPRESAS DE SEGURIDAD
SELECCIÓN Y CONTRATACION DE EMPRESA DE SEGURIDAD
FICHAS TECNICAS DE MATERIA PRIMA
ELABORACION DE FICHAS TECNICAS
PLAN DE MARKETING PARA LANZAMIENTO
DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE MERCADEO
ELABORACION DE PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO
PERFILES DE PUESTOS DE TRABAJO
ESTUDIOS DE PUESTOS DE TRABAJO
DEFINICION DE LOS PERFILES
COMPRA DE EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN, MAQUINARIA Y MUEBLES Y ENSERES
COTIZACIONES
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MUEBLES Y ENSERES
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE EQUIPOS DE COMPUTO
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MAQUINARIA
CONTRATACION Y ADECUACION DEL TERRENO E INSTALACIONES
ARRENDAMIENTO DEL TERRENO
ADECUACION DE INSTALACIONES
PRUEBA PILOTO CONVOCATORIA DE CLIENTES Y ACCIONISTAS
ELABORACION DEL COFRE
REQUERIMIENTOS LEGALES
OBLIGACIONES MERCANTILES Y TRIBUTARIAS
CIERRE DEL PROYECTO CIERRE
126
ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD SEPTIEMBRE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
CONTRATACION EQUIPO NUCLEAR
SELECCION DE EMPRESA DE EMPLEO TEMPORAL
ENTREVISTA DE CANDIDATOS
SELECCIÓN DE ENTREVISTADOS
CONTRATACION DE EMPRESA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD
SOLICITUD DE COTIZACIONES A EMPRESAS DE SEGURIDAD
SELECCIÓN Y CONTRATACION DE EMPRESA DE SEGURIDAD
FICHAS TECNICAS DE MATERIA PRIMA
ELABORACION DE FICHAS TECNICAS
PLAN DE MARKETING PARA LANZAMIENTO
DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE MERCADEO
ELABORACION DE PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO
PERFILES DE PUESTOS DE TRABAJO
ESTUDIOS DE PUESTOS DE TRABAJO
DEFINICION DE LOS PERFILES
COMPRA DE EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN, MAQUINARIA Y MUEBLES Y ENSERES
COTIZACIONES
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MUEBLES Y ENSERES
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE EQUIPOS DE COMPUTO
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MAQUINARIA
CONTRATACION Y ADECUACION DEL TERRENO E INSTALACIONES
ARRENDAMIENTO DEL TERRENO
ADECUACION DE INSTALACIONES
PRUEBA PILOTO CONVOCATORIA DE CLIENTES Y ACCIONISTAS
ELABORACION DEL COFRE
REQUERIMIENTOS LEGALES
OBLIGACIONES MERCANTILES Y TRIBUTARIAS
CIERRE DEL PROYECTO CIERRE
127
ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD OCTUBRE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
CONTRATACION EQUIPO NUCLEAR
SELECCION DE EMPRESA DE EMPLEO TEMPORAL
ENTREVISTA DE CANDIDATOS
SELECCIÓN DE ENTREVISTADOS
CONTRATACION DE EMPRESA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD
SOLICITUD DE COTIZACIONES A EMPRESAS DE SEGURIDAD
SELECCIÓN Y CONTRATACION DE EMPRESA DE SEGURIDAD
FICHAS TECNICAS DE MATERIA PRIMA
ELABORACION DE FICHAS TECNICAS
PLAN DE MARKETING PARA LANZAMIENTO
DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE MERCADEO
ELABORACION DE PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO
PERFILES DE PUESTOS DE TRABAJO
ESTUDIOS DE PUESTOS DE TRABAJO
DEFINICION DE LOS PERFILES
COMPRA DE EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN, MAQUINARIA Y MUEBLES Y ENSERES
COTIZACIONES
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MUEBLES Y ENSERES
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE EQUIPOS DE COMPUTO
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MAQUINARIA
CONTRATACION Y ADECUACION DEL TERRENO E INSTALACIONES
ARRENDAMIENTO DEL TERRENO
ADECUACION DE INSTALACIONES
PRUEBA PILOTO CONVOCATORIA DE CLIENTES Y ACCIONISTAS
ELABORACION DEL COFRE
REQUERIMIENTOS LEGALES
OBLIGACIONES MERCANTILES Y TRIBUTARIAS
CIERRE DEL PROYECTO CIERRE
128
ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD NOVIEMBRE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
CONTRATACION EQUIPO NUCLEAR
SELECCION DE EMPRESA DE EMPLEO TEMPORAL
ENTREVISTA DE CANDIDATOS
SELECCIÓN DE ENTREVISTADOS
CONTRATACION DE EMPRESA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD
SOLICITUD DE COTIZACIONES A EMPRESAS DE SEGURIDAD
SELECCIÓN Y CONTRATACION DE EMPRESA DE SEGURIDAD
FICHAS TECNICAS DE MATERIA PRIMA
ELABORACION DE FICHAS TECNICAS
PLAN DE MARKETING PARA LANZAMIENTO
DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE MERCADEO
ELABORACION DE PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO
PERFILES DE PUESTOS DE TRABAJO
ESTUDIOS DE PUESTOS DE TRABAJO
DEFINICION DE LOS PERFILES
COMPRA DE EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN, MAQUINARIA Y MUEBLES Y ENSERES
COTIZACIONES
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MUEBLES Y ENSERES
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE EQUIPOS DE COMPUTO
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MAQUINARIA
CONTRATACION Y ADECUACION DEL TERRENO E INSTALACIONES
ARRENDAMIENTO DEL TERRENO
ADECUACION DE INSTALACIONES
PRUEBA PILOTO CONVOCATORIA DE CLIENTES Y ACCIONISTAS
ELABORACION DEL COFRE
REQUERIMIENTOS LEGALES
OBLIGACIONES MERCANTILES Y TRIBUTARIAS
CIERRE DEL PROYECTO CIERRE
129
ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD DICIEMBRE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
CONTRATACION EQUIPO NUCLEAR
SELECCION DE EMPRESA DE EMPLEO TEMPORAL
ENTREVISTA DE CANDIDATOS
SELECCIÓN DE ENTREVISTADOS
CONTRATACION DE EMPRESA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD
SOLICITUD DE COTIZACIONES A EMPRESAS DE SEGURIDAD
SELECCIÓN Y CONTRATACION DE EMPRESA DE SEGURIDAD
FICHAS TECNICAS DE MATERIA PRIMA
ELABORACION DE FICHAS TECNICAS
PLAN DE MARKETING PARA LANZAMIENTO
DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE MERCADEO
ELABORACION DE PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO
PERFILES DE PUESTOS DE TRABAJO
ESTUDIOS DE PUESTOS DE TRABAJO
DEFINICION DE LOS PERFILES
COMPRA DE EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN, MAQUINARIA Y MUEBLES Y ENSERES
COTIZACIONES
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MUEBLES Y ENSERES
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE EQUIPOS DE COMPUTO
COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MAQUINARIA
CONTRATACION Y ADECUACION DEL TERRENO E INSTALACIONES
ARRENDAMIENTO DEL TERRENO
ADECUACION DE INSTALACIONES
PRUEBA PILOTO CONVOCATORIA DE CLIENTES Y ACCIONISTAS
ELABORACION DEL COFRE
REQUERIMIENTOS LEGALES
OBLIGACIONES MERCANTILES Y TRIBUTARIAS
CIERRE DEL PROYECTO CIERRE
Fuente: La autora.
130
Anexo H: Costos de Personal.
DESCRIPCIÓN VR. BASE COSTO DIA
LABORADO
COSTO HORA
LABORADA
FACTOR
PRESTACIONAL (21%)
FACTOR
SEGURIDAD SOCIALVR. UNITARIO UNIDAD CANTIDAD SALARIO FINAL
Gerente del Proyecto 3.311.259$ 110.375$ 13.797$ 695.364$ 993.378$ 5.000.001$ MES 5 25.000.005$
Secretaria Auxiliar contable 1.027.398$ 34.247$ 4.281$ 215.754$ 256.850$ 1.500.001$ MES 5 7.500.005$
Asesor JurÍdico 9.000.000$ 9.000.000$ UND 1 9.000.000$
Asesor Financiero 8.000.000$ 8.000.000$ UND 1 8.000.000$
Residente de Obra 10.000.000$ 10.000.000$ UND 1 10.000.000$
Jefe de Operaciones 18.000.000$ 18.000.000$ UND 1 18.000.000$
Profesional de Mercadeo 8.000.000$ 8.000.000$ UND 1 8.000.000$
85.500.011$ TOTAL DEL COSTO DE PERSONAL
Fuente: La autora.
Anexo I: Gastos generales e improvistos.
DESCRIPCIÓNVR.
UNITARIOUNIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL
Arrendamiento de bodega -
oficina$ 4.000.000 Mes 5,00 $ 20.000.000
Gastos de administración y
representación$ 400.000 Mes 5,00 $ 2.000.000
Gastos de transporte $ 300.000 Mes 5,00 $ 1.500.000
Útiles papelería y fotocopias $ 300.000 Mes 5,00 $ 1.500.000
Servicios públicos $ 1.000.000 Mes 5,00 $ 5.000.000
$ 30.000.000TOTAL - COSTOS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO
Fuente: La autora.
131
Anexo J: Inversiones en Activos Fijos - Maquinaria y Equipos
AREA DE LA
EMPRESA ELEMENTO CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
Archivador 3x3 S 3 $ 267.150 801.450$
Sillas ergonómicas giratorias 3 $ 99.900 299.700$
Centro de trabajo 1,80 x 1,80 3 $ 200.000 600.000$
Sillas público 5 $ 68.350 341.750$
Archivador 3x3 S 1 $ 267.150 267.150$
Sillas ergonómicas giratorias 1 $ 99.900 99.900$
Centro de trabajo 1,80 x 1,80 1 $ 200.000 200.000$
Sala de Espera (1 poltrona, 2 sillas y
mesa) 1 $ 623.400 623.400$
Archivador 3x3 S 2 $ 267.150 534.300$
Sillas ergonómicas giratorias 2 $ 90.000 180.000$
Centro de trabajo 1,80 x 1,80 2 $ 768.960 1.537.920$
TOTAL 5.485.570$
Computadores de Mesa HP 2 $ 1.500.000 3.000.000$
Computador portatil HP 1 $ 1.210.000 1.210.000$
Impresora laserjet Hp 536 dnf 1 $ 735.000 735.000$
UPS VANGUARD 1.5 KVA 1 $ 761.326 761.326$
Internet Banda ancha 10 MB con Claro 1 $ 217.000 217.000$
Telefonía Nacional 500 minutos 1 $ 120.000 120.000$
Cámaras IP 3 $ 0 -$
Celular corporativo Claro 1400 minutos 1 $ 71.200 71.200$
Computador portatil HP 3 $ 1.210.000 3.630.000$
Celular corporativo Claro 1400 minutos 1 $ 71.200 71.200$
PRODUCCIÓN Computadores de Mesa HP 3 $ 1.590.000 4.770.000$
TOTAL 14.585.726$
Sierra circular de corte 1 25.272.500$ 25.272.500$
Cabina Aerografica 1 19.850.380$ 19.850.380$
Mesa metálica 4 707.630$ 2.830.520$
TOTAL 47.953.400$
TOTAL CUANTIA INVERSIONES FIJAS 68.024.696$
5.485.570$
62.539.126$
COMPOSICION Y CUANTIA DE LA INVERSION FIJA
Equipos de computaciòn y comunicaciòn
VENTAS
Muebles y Enseres
Maquinaria y equipo
AD
MIN
IST
RA
CIO
N
VE
NT
AS
PR
OD
UC
CIÓ
N
PRODUCCIÓN
AD
MIN
IST
RA
CIO
N
TOTAL MUEBLES Y ENSERES
TOTAL MAQUINARIA Y EQUIPO
Fuente: La autora.
132
Anexo K: Inversiones Intangibles – Legalización
.
CONCEPTO VR. UNITARIO UNIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL
Autenticación de los documentos del
acta de iniciación$ 40.000 UND 1 $ 40.000
Formulario registro mercantil $ 12.000 UND 1 $ 12.000
Registro mercantil $ 170.000 UND 1 $ 170.000
Libros y documentos $ 25.000 UND 1 $ 25.000
Certificados de existencia y
representacion legal$ 20.000 UND 1 $ 20.000
Certificados especiales $ 10.000 UND 1 $ 10.000
Certificados de matrícula $ 80.000 UND 1 $ 80.000
Inscripción de libros $ 175.000 UND 1 $ 175.000
Industria y comercio $ 13.500 UND 1 $ 13.500
Certificado de uso $ 13.000 UND 1 $ 13.000
$ 558.500TOTAL - TRAMITES LEGALES
TRAMITES LEGALES
Fuente: La autora.
Anexo L: Contratación con terceros.
CONCEPTO VR. UNITARIO UNIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL
Contratación equipo
nuclear (Outsourcing
de Personal)
$ 2.600.000 Und 1,00 $ 2.600.000
Vigilancia privada y
alarma monitoreada$ 3.382.270 Mes 5,00 $ 16.911.350
Pólizas $ 7.085.000 Mes 1,00 $ 7.085.000
$ 26.596.350TOTAL - CONTRATACIÓN CON TERCEROS
Fuente: La autora.
133
Anexo M: Inversión en Adecuaciones y Reparaciones locativas.
CONCEPTOVR.
UNITARIOUNIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL
Contrato todo costo instalación y
suministro de vidrio separación
proceso productivo
$ 22.000.000
UNID 1 22.000.000,00$
Contrato todo costo instalación
eléctrica y suministro $ 20.000.000
UNID 1 20.000.000,00$
Contrato todo costo instalación
hidrosanitaria $ 26.000.000
UNID 1 26.000.000,00$
Contrato todo costo pintura fachada e
interior $ 10.000.000
UNID 1 10.000.000,00$
Contrato todo costo adecuación de
pisos $ 30.000.000
UNID 1 30.000.000,00$
Contrato todo costo pañetes $ 10.000.000 UNID 1 10.000.000,00$
Contrato todo costo mampostería $ 15.000.000 UNID 1 15.000.000,00$
133.000.000,00$ TOTAL DE LAS ADECUACIONES Y REPARACIONES LOCATIVAS
Fuente: La autora.
134
Anexo N: Flujo de caja de la Gerencia del Proyecto.
% ACTIVIDAD AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
TOTAL DE DESEMBOLSO
POR ACTIVIDAD
$ 6.840.000,58 $ - $ - $ - $ - $ 6.840.000,58
Salario Gerente Proyecto 27% $ 1.333.333,62 $ - $ - $ - $ -
Salario Secretaria Auxiliar contable 27% $ 400.000,29 $ - $ - $ - $ -
Asesoría jurídica 27% $ 480.000,00 $ - $ - $ - $ -
asesoría financiera 27% $ 426.666,67 $ - $ - $ - $ -
transportes 27% $ 80.000,00 $ - $ - $ - $ -
Útiles, papelería y fotocopias 27% $ 80.000,00 $ - $ - $ - $ -
servicios públicos 27% $ 266.666,67 $ - $ - $ - $ -
gastos de representación y relaciones
públicas 27% $ 106.666,67 $ - $ - $ - $ -
arrendamiento 27% $ 1.066.666,67 $ - $ - $ - $ - Contratacion equipo nuclear (Outsourcing de
Personal ) 100% $ 2.600.000,00 $ - $ - $ - $ -
$ 8.682.270,72 $ 3.382.270,00 $ 3.382.270,00 $ 3.382.270,00 $ 3.382.270,00 $ 22.211.350,72
Salario Gerente Proyecto 33% $ 1.666.667,03 $ - $ - $ - $ -
Salario Secretaria Auxiliar contable 33% $ 500.000,36 $ - $ - $ - $ -
Asesoría jurídica 33% $ 600.000,00 $ - $ - $ - $ -
asesoría financiera 33% $ 533.333,33 $ - $ - $ - $ -
transportes 33% $ 100.000,00 $ - $ - $ - $ -
Útiles, papelería y fotocopias 33% $ 100.000,00 $ - $ - $ - $ -
servicios públicos 33% $ 333.333,33 $ - $ - $ - $ -
gastos de representación y relaciones
públicas 33% $ 133.333,33 $ - $ - $ - $ -
arrendamiento 33% $ 1.333.333,33 $ - $ - $ - $ -
Vigilancia privada y alarma monitoreada 100% $ 3.382.270,00 100% $ 3.382.270,00 100% $ 3.382.270,00 100% $ 3.382.270,00 100% $ 3.382.270,00
$ 2.260.530,14 $ 3.850.530,36 $ 1.200.000,00 $ - $ - $ 7.311.060,50
Salario Gerente Proyecto 7% $ 333.500,07 17% $ 833.500,18 $ - $ - $ -
Salario Secretaria Auxiliar contable 7% $ 100.050,07 17% $ 250.050,18 $ - $ - $ -
Asesoría jurídica 7% $ 120.060,00 17% $ 300.060,00 $ - $ - $ -
asesoría financiera 7% $ 106.720,00 17% $ 266.720,00 $ - $ - $ -
transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - $ - $ -
Útiles, papelería y fotocopias 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - $ - $ -
servicios públicos 7% $ 66.700,00 17% $ 166.700,00 $ - $ - $ - gastos de representación y relaciones
públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 $ - $ - $ -
arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 $ - $ - $ -
Jefe de operaciones 33% $ 1.200.000,00 33% $ 1.200.000,00 33% $ 1.200.000,00 $ - $ -
ACTIVIDADES
CONTRATACION DE EMPRESA DE VIGILANCIA Y
SEGURIDAD
CONTRATACION EQUIPO NUCLEAR
FICHAS TECNICAS DE MATERIA PRIMA
135
$ 2.260.530,14 $ 3.850.530,36 $ - $ - $ - $ 6.111.060,50
Salario Gerente Proyecto 7% $ 333.500,07 17% $ 833.500,18 $ - $ - $ -
Salario Secretaria Auxiliar contable 7% $ 100.050,07 17% $ 250.050,18 $ - $ - $ -
Asesoría jurídica 7% $ 120.060,00 17% $ 300.060,00 $ - $ - $ -
asesoría financiera 7% $ 106.720,00 17% $ 266.720,00 $ - $ - $ -
transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - $ - $ -
Útiles, papelería y fotocopias 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - $ - $ -
servicios públicos 7% $ 66.700,00 17% $ 166.700,00 $ - $ - $ - gastos de representación y relaciones
públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 $ - $ - $ -
arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 $ - $ - $ -
Jefe de operaciones 33% $ 1.200.000,00 33% $ 1.200.000,00 $ - $ - $ -
2.260.530,14$ 3.850.530,36$ 27.209.878,40$ 52.364.818,69$ 5.299.470,72$ $ 90.985.228,31
Salario Gerente Proyecto 7% $ 333.500,07 17% $ 833.500,18 $ - 50% $ 2.500.000,55 33% $ 1.666.500,36
Salario Secretaria Auxiliar contable 7% $ 100.050,07 17% $ 250.050,18 $ - 50% $ 750.000,54 33% $ 499.950,36
Asesoría jurídica 7% $ 120.060,00 17% $ 300.060,00 $ - 50% $ 900.000,00 33% $ 599.940,00
asesoría financiera 7% $ 106.720,00 17% $ 266.720,00 $ - 50% $ 800.000,00 33% $ 533.280,00
transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - 50% $ 150.000,00 33% $ 99.990,00
Útiles, papelería y fotocopias 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - 50% $ 150.000,00 33% $ 99.990,00
servicios públicos 7% $ 66.700,00 17% $ 166.700,00 $ - 50% $ 500.000,00 33% $ 333.300,00 gastos de representación y relaciones
públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 $ - 50% $ 200.000,00 33% $ 133.320,00
arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 $ - 50% $ 2.000.000,00 33% $ 1.333.200,00
Jefe de operaciones 33% $ 1.200.000,00 33% $ 1.200.000,00 $ - 100% $ 3.600.000,00 $ -
Compra e instalacion de maquinaria y
equipos 40% $ 27.209.878,40 60% $ 40.814.817,60
2.660.530,14$ 4.250.530,36$ 9.550.001,09$ -$ -$ $ 16.461.061,59
Salario Gerente Proyecto 7% $ 333.500,07 17% $ 833.500,18 50% $ 2.500.000,55 $ - $ -
Salario Secretaria Auxiliar contable 7% $ 100.050,07 17% $ 250.050,18 50% $ 750.000,54 $ - $ -
Asesoría jurídica 7% $ 120.060,00 17% $ 300.060,00 50% $ 900.000,00 $ - $ -
asesoría financiera 7% $ 106.720,00 17% $ 266.720,00 50% $ 800.000,00 $ - $ -
transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 50% $ 150.000,00 $ - $ -
Útiles, papelería y fotocopias 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 50% $ 150.000,00 $ - $ -
servicios públicos 7% $ 66.700,00 17% $ 166.700,00 50% $ 500.000,00 $ - $ - gastos de representación y relaciones
públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 50% $ 200.000,00 $ - $ -
arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 50% $ 2.000.000,00 $ - $ -
Profesional de mercadeo 100% $ 1.600.000,00 100% $ 1.600.000,00 100% $ 1.600.000,00 $ - $ -
PLAN DE MARKETING PARA LANZAMIENTO
COMPRA DE EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN, MAQUINARIA Y MUEBLES Y ENSERES
PERFILES DE PUESTOS DE TRABAJO
136
16.360.530,14$ 44.550.530,36$ 51.450.001,09$ 47.850.001,09$ -$ $ 160.211.062,68
Salario Gerente Proyecto 7% $ 333.500,07 17% $ 833.500,18 50% $ 2.500.000,55 50% $ 2.500.000,55 $ -
Salario Secretaria Auxiliar contable 7% $ 100.050,07 17% $ 250.050,18 50% $ 750.000,54 50% $ 750.000,54 $ -
Asesoría jurídica 7% $ 120.060,00 17% $ 300.060,00 50% $ 900.000,00 50% $ 900.000,00 $ -
asesoría financiera 7% $ 106.720,00 17% $ 266.720,00 50% $ 800.000,00 50% $ 800.000,00 $ -
transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 50% $ 150.000,00 50% $ 150.000,00 $ -
Útiles, papelería y fotocopias 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 50% $ 150.000,00 50% $ 150.000,00 $ -
servicios públicos 7% $ 66.700,00 17% $ 166.700,00 50% $ 500.000,00 50% $ 500.000,00 $ - gastos de representación y relaciones
públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 50% $ 200.000,00 50% $ 200.000,00 $ -
arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 50% $ 2.000.000,00 50% $ 2.000.000,00 $ -
Residente de obra 100% $ 2.000.000,00 100% $ 2.000.000,00 100% $ 3.600.000,00 $ - $ -
Contrato de adecuaciones 10% $ 13.300.000,00 30% $ 39.900.000,00 30% $ 39.900.000,00 30% $ 39.900.000,00
8.704.030,14$ 2.650.530,36$ -$ -$ -$ -$ $ 11.354.560,51
Salario Gerente Proyecto 7% $ 333.500,07 17% $ 833.500,18 $ - $ - $ -
Salario Secretaria Auxiliar contable 7% $ 100.050,07 17% $ 250.050,18 $ - $ - $ -
Asesoría jurídica 7% $ 120.060,00 17% $ 300.060,00 $ - $ - $ -
asesoría financiera 7% $ 106.720,00 17% $ 266.720,00 $ - $ - $ -
transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - $ - $ -
Útiles, papelería y fotocopias 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - $ - $ -
servicios públicos 7% $ 66.700,00 17% $ 166.700,00 $ - $ - $ - gastos de representación y relaciones
públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 $ - $ - $ -
arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 $ - $ - $ -
Polizas 100% $ 7.085.000,00 $ - $ - $ - $ -
Constitución Legal 100% $ 558.500,00
CONTRATACION Y ADECUACION DEL TERRENO E INSTALACIONES
REQUERIMIENTOS LEGALES
137
-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 3,10$ 5.659.470,72$ $ 5.659.473,82
Salario Gerente Proyecto $ - $ - $ - $ - 33% $ 1.666.500,36
Salario Secretaria Auxiliar contable $ - $ - $ - $ - 33% $ 499.950,36
Asesoría jurídica $ - $ - $ - $ - 33% $ 599.940,00
asesoría financiera $ - $ - $ - $ - 33% $ 533.280,00
transportes $ - $ - $ - $ - 33% $ 99.990,00
Útiles, papelería y fotocopias $ - $ - $ - $ - 33% $ 99.990,00
servicios públicos $ - $ - $ - $ - 33% $ 333.300,00 gastos de representación y relaciones
públicas $ - $ - $ - $ - 33% $ 133.320,00
arrendamiento $ - $ - $ - $ - 33% $ 1.333.200,00
Jefe de operaciones $ - $ - $ - $ - 10% $ 360.000,00
-$ -$ -$ -$ 13.739.470,72$ $ 13.739.470,72
Salario Gerente Proyecto $ - $ - $ - $ - 33% $ 1.666.500,36
Salario Secretaria Auxiliar contable $ - $ - $ - $ - 33% $ 499.950,36
Asesoría jurídica $ - $ - $ - $ - 33% $ 599.940,00
asesoría financiera $ - $ - $ - $ - 33% $ 533.280,00
transportes $ - $ - $ - $ - 33% $ 99.990,00
Útiles, papelería y fotocopias $ - $ - $ - $ - 33% $ 99.990,00
servicios públicos $ - $ - $ - $ - 33% $ 333.300,00 gastos de representación y relaciones
públicas $ - $ - $ - $ - 33% $ 133.320,00
arrendamiento $ - $ - $ - $ - 33% $ 1.333.200,00
Jefe de operaciones 90% $ 3.240.000,00
Residente de obra 100% $ 2.000.000,00
Profesional de mercadeo 200% $ 3.200.000,00
50.028.952,17$ 66.385.452,17$ 92.792.150,57$ 103.597.089,77$ 28.080.682,17$ $ 340.884.326,84
$ 340.884.326,84
TOTAL
TOTAL DEL FLUJO DE CAJA PARA DESEMBOLSAR
PRUEBA PILOTO
CIERRE DEL PROYECTO
Fuente: La autora.
Anexo Ñ: Plan de desembolsos de acuerdo al flujo de caja.
DESEMBOLSOS
PROGRAMADOS
I DESEMBOLSO 25
DE JULIO DE 2014
II DESEMBOLSO
25 AGOSTO 2014
III DESEMBOLSO
25 SEPTIEMBRE
2014
IV DESEMBOLSO
25 OCTUBRE 2014
V DESEMBOLSO
DICIEMBRE 28 2014
VALOR DESEMBOLSO
TOTAL EFECTIVO $ 68.176.865 $ 34.088.433 $ 102.265.298 $ 68.176.865 $ 68.176.865
Fuente: La autora.
138
Anexo O: Matriz de responsabilidades para riesgos
Invers
ion
ista
s
del p
royecto
Au
tori
dad
es
pre
su
pu
esta
rias
y s
up
erv
isió
n.
Pro
fesio
nal en
merc
ad
eo
Pro
fesio
nal d
e
op
era
cio
nes
Resid
en
te d
e
ob
ra
Aseso
res
Ju
ríd
ico
s y
fin
an
cie
ros.
Secre
tari
a
au
xilia
r co
nta
ble
Gere
nte
pro
yecto
1.1
SELECCION DE
EM PRESA DE
EM PLEO
TEM PORAL
Dificultad en encontrar la empresa
temporal.S S P
1.2ENTREVISTA DE
CANDIDATOS
Carencia del perfil de los cargos a
implementarS p
1.3
SELECCIÓN DE
ENTREVISTADO
S
El cadidato seleccionado, incumpla
la meritocrácia para el cargo.S P
2
2.1
SOLICITUD DE
COTIZACIONES
A EM PRESAS
DE SEGURIDAD
Dificultad de encontrar la E.S.V. S P
2.2
SELECCIÓN Y
CONTRATACIO
N DE EM PRESA
DE SEGURIDAD
Dificultan en los aspectos legales del
contrato para el servicio de vigilancia
y seguridad.
S S P
3
3.1
ELABORACION
DE FICHAS
TECNICAS
Dificultan en la entrega de las fichas
técnicas de materias primasS P
4
4.1
DEFINICION DE
ESTRATEGIAS
DE M ERCADEA
Estrategias de mercadeo
inoportunas.S P
4.2
ELABORACION
DE PLAN DE
M ARKETING DE
LANZAM IENTO
Entrega fuera de tiempo del plan de
marketing de lanzamientoS P
5
5.1
ESTUDIOS DE
PUESTOS DE
TRABAJO
Dificultan en la entrega de los
estudios de puestos de trabajo.S P
5.2DEFINICION DE
LOS PERFILES
Dificultad en la definición de los
perfiles.S P
P ER F ILES D E P UEST OS D E T R A B A JO
C ON T R A T A C ION D E EM P R ESA D E VIGILA N C IA Y SEGUR ID A D
1 C ON T R A T A C ION EQUIP O N UC LEA R
PARTIDA EDT ACTIVIDAD
RESPONSABILIDADES DE RIESGO
POSIBLE RIESGO
F IC H A S T EC N IC A S D E M A T ER IA P R IM A
P LA N D E M A R KET IN G P A R A LA N Z A M IEN T O
139
6
6.1 COTIZACIONESDificultad de aquirir cotizaciones con
las especificaciones del proyecto.S S P
6.2
COM PRA,
INSTALACION Y
VERIFICACION
DE M UEBLES Y
ENSERES
Dificultad en la consecución del
proveedor para muebles y enseres.S S P
6.3
COM PRA,
INSTALACION Y
VERIFICACION
DE EQUIPOS DE
COM PUTO
Dificultad en la consecución del
proveedor de equipos de cómputo.S S P
6.4
COM PRA,
INSTALACION Y
VERIFICACION
DE
M AQUINARIA
Dificultad en la consecución del
proveedor de maquinaria y equipo.S S P
7
7.1
ARRENDAM IEN
TO DEL
TERRENO
Dificultad para arrendar el terreno de
acuerdo a la micro localización.S P
7.2
ADECUACION
DE
INSTALACIONES
Inexistencia de empresas
constructoras en la ciudad de Ibagué.S P
8
8.1
CONVOCATORI
A DE CLIENTES
Y ACCIONISTAS
Los convocados (inversionistas), no
se encuentren en el territorio y no sea
posible la reunión.
S P
8.2ELABORACION
DEL COFRE
El proceso se atrofie por daños en la
implementación de la maquinaria y
equipos.
S P
9
9.1
OBLIGACIONES
M ERCANTILES
Y TRIBUTARIAS
Presentación extemporánea de los
impuestos tributarios y mercantiles.P P
10
10.1 CIERREEl acta del cierre, esté incosistente
con los entregables.S P
P
S
R EQUER IM IEN T OS LEGA LES
R espo nsabilidad P rincipal
R espo nsabilidad de A po yo
C IER R E D EL P R OYEC T O
C OM P R A D E EQUIP OS D E C OM P UT O Y C OM UN IC A C IÓN , M A QUIN A R IA Y M UEB LES Y EN SER ES
P R UEB A P ILOT O
C OM P R A D E EQUIP OS D E C OM P UT O Y C OM UN IC A C IÓN , M A QUIN A R IA Y M UEB LES Y EN SER ES
Fuente: La autora.
140
Anexo P: Matriz de determinación de los riesgos del proyecto
GERENCIAL EXTERNO TECNOLÓGICO
RELACION CON EL
CLIENTE
1
SELECCIÓN DE EMPRESA DE EMPLEO
TEMPORAL Dificultad en encontrar la
empresa temporal.
inexistencia los perfiles
requeridos en la ciudad y/o
departamento.
inexistencia de la
sistematización de bases de
datos con perfiles de cargos.
Desembolsos inoportunos
para la E.T.
2
ENTREVISTA DE CANDIDATOS Carencia del perfil de los
cargos a implementar
El psicólogo en cargado del
proceso de selección por la
E.T. no tenga el perfil.
3
SELECCIÓN DE ENTREVISTADOS
El cadidato seleccionado,
incumpla la meritocrácia para
el cargo.
la persona seleccionada
rechace la vacante.
4
SOLICITUD DE COTIZACIONES A EMPRESAS DE
SEGURIDAD Y VIGILANCIA.Dificultad de encontrar la
E.S.V.
exista un incremento en los
precios del servicio de las
E.T. fuera de presupuesto.
Desembolsos inoportunos
para la E.T.
5
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE EMPRESA
DE SEGURIDAD
Dificultan en los aspectos
legales del contrato para el
servicio de vigilancia y
seguridad.
Desembolsos inoportunos
para la E.S.V.
6
ELABORACIÓN DE FICHAS TÉCNICASDificultan en la entrega de
las fichas técnicas de
materias primas
Precios elevados de las
materias primas requeridas
de acuerdo a los estandares
de calidad.
7DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS DE MERCADEO
Estrategias de mercadeo
inoportunas.
Desembolsos inoportunos
E.M.
8
ELABORACIÓN DE PLAN DE MARKETING DE
LANZAMIENTO
Entrega fuera de tiempo del
plan de marketing de
lanzamiento
Las estrategias de mercadeo
implementadas inapropiadas
al contexto.
9
ESTUDIOS DE PUESTOS DE TRABAJO
Dificultan en la entrega de
los estudios de puestos de
trabajo.
10DEFINICIÓN DE LOS PERFILES
Dificultad en la definición de
los perfiles.
RIESGOS
ACTIVIDADESNo.
141
11
COTIZACIONES MUEBLES Y EQUIPOS
Dificultad de aquirir
cotizaciones con las
especificaciones del
proyecto.
12
COMPRA, INSTALACIÓN Y VERIFICACIÓN DE
MUEBLES Y ENSERES
Dificultad en la consecución
del proveedor para muebles y
enseres.
13
COMPRA, INSTALACIÓN Y VERIFICACIÓN DE
EQUIPOS DE CÓMPUTO
Dificultad en la consecución
del proveedor de equipos de
cómputo.
Tecnología rezagada para la
implementación en los
equipos de cómputo.
14
COMPRA, INSTALACIÓN Y VERIFICACIÓN DE
MAQUINARIA
Dificultad en la consecución
del proveedor de maquinaria
y equipo.
Tecnología requerida para la
maquinaria fuera de Ibagué.
15
ARRENDAMIENTO DEL TERRENO
Dificultad para arrendar el
terreno de acuerdo a la
microlocalización.
El terreno requerido esté
fuera de negociaciones.
Desembolsos inoportunos
para el terreno.
16
ADECUACIÓN DE INSTALACIONES
Inexistencia de empresas
constructoras en la ciudad
de Ibagué.
Cambios climáticos durante
le proceso de adecuación.
Desembolsos inoportunos
E.C.
17
CONVOCATORIA DE CLIENTES Y ACCIONISTAS
PRUEBA PILOTO
Los convocados
(inversionistas), no se
encuentren en el territorio y
no sea posible la reunión.
18
ELABORACIÓN DEL COFRE
El proceso se atrofie por
daños en la implementación
de la maquinaria y equipos.
19
OBLIGACIONES MERCANTILES Y TRIBUTARIAS
Presentación extemporánea
de los impuestos tributarios
y mercantiles.
Incremento del desembolso
de flujo de dinero por pago de
intereses.
20
CIERRE
El acta del cierre, esté
incosistente con los
entregables.
Los inversionistas rechacen
la entrega de la gerencia del
proyecto.
Fuente: La autora.
142
Anexo Q: Matriz de riesgos cualitativos y evaluación.
MUY
PROBA
BLE
PROBABLEIMPROBABLESEVERO MEDIO TRIVIAL BAJO MEDIO ALTO
R1 Dificultad en encontrar la empresa temporal.X X
R2
inexistencia los perfiles requeridos en la
ciudad y/o departamento.X X
R3
inexistencia de la sistematización de bases
de datos con perfiles de cargos.X X
R4 Desembolsos inoportunos para la E.T. X X
R5
Carencia del perfil de los cargos a
implementarX X
R6
El psicólogo en cargado del proceso de
selección por la E.T. no tenga el perfil.X X
R7
El cadidato seleccionado, incumpla la
meritocrácia para el cargo.X X
R8
la persona seleccionada rechace la
vacante.X X
R9 Dificultad de encontrar la E.S.V. X X
R10
exista un incremento en los precios del
servicio de las E.T. fuera de presupuesto.X X
R11 Desembolsos inoportunos para la E.T. X X
R12
Dificultan en los aspectos legales del
contrato para el servicio de vigilancia y
seguridad.
X X
R13 Desembolsos inoportunos para la E.S.V. X X
R14
Dificultan en la entrega de las fichas
técnicas de materias primasX X
R15
Precios elevados de las materias primas
requeridas de acuerdo a los estandares de
calidad.
X X
R16 Estrategias de mercadeo inoportunas. X X
R17 Desembolsos inoportunos E.M. X X
R18
Entrega fuera de tiempo del plan de
marketing de lanzamientoX X
R19
Las estrategias de mercadeo
implementadas inapropiadas al contexto.X X
R20
Dificultan en la entrega de los estudios de
puestos de trabajo.X X
PROBALIDAD IMPACTO
DESCRIPCION DEL RIESGONo.
EVALUACION DEL RIESGO
143
R21 Dificultad en la definición de los perfiles. X X
R22
Dificultad de aquirir cotizaciones con las
especificaciones del proyecto.X X
R23
Dificultad en la consecución del proveedor
para muebles y enseres.X X
R24
Dificultad en la consecución del proveedor
de equipos de cómputo.X X
R25
Tecnología rezagada para la
implementación en los equipos de cómputo.
X X
R26
Dificultad en la consecución del proveedor
de maquinaria y equipo.X X
R27
Tecnología requerida para la maquinaria
fuera de Ibagué.X X
R28
Dificultad para arrendar el terreno de
acuerdo a la microlocalización.X X
R29
El terreno requerido esté fuera de
negociaciones.X X
R30 Desembolsos inoportunos para el terreno. X X
R31
Inexistencia de empresas constructoras en
la ciudad de Ibagué.X X
R32
Cambios climáticos durante le proceso de
adecuación.X X
R33 Desembolsos inoportunos E.C. X X
R34
Los convocados (inversionistas), no se
encuentren en el territorio y no sea posible
la reunión.
X X
R35
El proceso se atrofie por daños en la
implementación de la maquinaria y equipos.
X X
R36
Presentación extemporánea de los
impuestos tributarios y mercantiles.X X
R37
Incremento del desembolso de flujo de
dinero por pago de intereses.X X
R38
El acta del cierre, esté incosistente con los
entregables.X X
R39
Los inversionistas rechacen la entrega de la
gerencia del proyecto.X X
Fuente: La autora.
144
Anexo R: Matriz de Riesgos cuantitativa.
IDIDENTIFICACION DEL RIESGO
R1Dificultad en encontrar la empresa temporal. 2 3 6 Apreciable
R2
inexistencia los perfiles requeridos en la
ciudad y/o departamento.2 4 8 Apreciable
R3
inexistencia de la sistematización de bases
de datos con perfiles de cargos.3 1 3 Apreciable
R4 Desembolsos inoportunos para la E.T. 4 4 16 Muy grave
R5
Carencia del perfil de los cargos a
implementar2 3 6 Apreciable
R6
El psicólogo en cargado del proceso de
selección por la E.T. no tenga el perfil.2 3 6 Apreciable
R7
El cadidato seleccionado, incumpla la
meritocrácia para el cargo.1 4 4 Apreciable
R8 la persona seleccionada rechace la vacante. 3 3 9 Importante
R9 Dificultad de encontrar la E.S.V. 3 4 12 Importante
R10
exista un incremento en los precios del
servicio de las E.T. fuera de presupuesto.3 3 9 Importante
R11 Desembolsos inoportunos para la E.T. 2 4 8 Apreciable
R12
Dificultan en los aspectos legales del
contrato para el servicio de vigilancia y
seguridad.
2 3 6 Apreciable
R13 Desembolsos inoportunos para la E.S.V. 2 4 8 Apreciable
R14
Dificultan en la entrega de las fichas técnicas
de materias primas2 2 4 Apreciable
R15
Precios elevados de las materias primas
requeridas de acuerdo a los estandares de
calidad.
2 4 8 Apreciable
R16 Estrategias de mercadeo inoportunas. 4 5 20 Muy grave
R17 Desembolsos inoportunos E.M. 5 4 20 Muy grave
R18
Entrega fuera de tiempo del plan de
marketing de lanzamiento3 4 12 Importante
R19
Las estrategias de mercadeo implementadas
inapropiadas al contexto.2 2 4 Apreciable
R20
Dificultan en la entrega de los estudios de
puestos de trabajo.2 4 8 Apreciable
Probabilidad(Ocurrencia)
Gravedad(Impact)
Valor del Riesgo
Nivel de Riesgo
145
R21 Dificultad en la definición de los perfiles. 2 4 8 Apreciable
R22
Dificultad de aquirir cotizaciones con las
especificaciones del proyecto.3 4 12 Importante
R23
Dificultad en la consecución del proveedor
para muebles y enseres.1 3 3 Apreciable
R24
Dificultad en la consecución del proveedor
de equipos de cómputo.1 4 4 Apreciable
R25
Tecnología rezagada para la implementación
en los equipos de cómputo.1 3 3 Apreciable
R26
Dificultad en la consecución del proveedor
de maquinaria y equipo.3 4 12 Importante
R27
Tecnología requerida para la maquinaria
fuera de Ibagué.3 4 12 Importante
R28
Dificultad para arrendar el terreno de
acuerdo a la microlocalización.2 4 8 Apreciable
R29
El terreno requerido esté fuera de
negociaciones.2 4 8 Apreciable
R30 Desembolsos inoportunos para el terreno. 1 5 5 Apreciable
R31
Inexistencia de empresas constructoras en la
ciudad de Ibagué.1 4 4 Apreciable
R32
Cambios climáticos durante le proceso de
adecuación.1 3 3 Apreciable
R33 Desembolsos inoportunos E.C. 1 4 4 Apreciable
R34
Los convocados (inversionistas), no se
encuentren en el territorio y no sea posible
la reunión.
5 2 10 Importante
R35
El proceso se atrofie por daños en la
implementación de la maquinaria y equipos.1 4 4 Apreciable
R36
Presentación extemporánea de los
impuestos tributarios y mercantiles.1 2 2 Marginal
R37
Incremento del desembolso de flujo de
dinero por pago de intereses.1 2 2 Marginal
R38
El acta del cierre, esté incosistente con los
entregables.2 5 10 Importante
R39
Los inversionistas rechacen la entrega de la
gerencia del proyecto.2 5 10 Importante
Fuente: La autora.
146
Anexo S: Matriz de los riesgos posibles, clasificación, nivel, fuentes, causas, área de impacto, consecuencia y control en
la ejecución del proyecto.
P OSIB LE
R IESGO
1.1
SELECCIÓN DE
EM PRESA DE
EM PLEO
TEM PORAL
Dificultad en encontrar
la empresa temporal.
Las empresas
temporales en el
municipio de
Ibagué no
cumplan con los
perfiles
requeridos.
OPERATIVO BAJO Externas
inexistencia de
empresas de
servicios
temporales con
los perfiles
requeridos.
Implicaciones
legales y multas
al producir retardo
de los entregables
en el tiempo
establecido.
Revisión de
Propuestas de las
E.T, de forma
detallada,
incluyendo
perfiles.
1.2ENTREVISTA DE
CANDIDATOS
Carencia del perfil de
los cargos a
implementar
Carencia de los
perfiles en el
municipio de
Ibagué.
OPERATIVO M EDIO Internas
Carencia de
capacitación en el
municipio de
Ibagué.
Calidad en los
entregables y/o
retrasos en la
entrega al
seleccionar
personal de otros
departamentos.
Revisión de las
hojas de vida.
1.3SELECCIÓN DE
ENTREVISTADOS
El cadidato
seleccionado, incumpla
la meritocrácia para el
cargo.
El candidato
seleccionado
incumpla con la
meritocrácia para
el cargo y salte el
proceso de
selección.
OPERATIVO ALTO Internas
El clientelismo
laboral existente
en el
departamento.
Perjuicio en la
entrega justo a
tiempo de la
gerencia del
proyecto.
Revisión
detallada de la
preselección y
prueba con el G.P
e inversionistas
para la inversión.
2
2.1
SOLICITUD DE
COTIZACIONES A
EM PRESAS DE
SEGURIDAD
Dificultad de encontrar
la E.S.V.
Requerimiento
como minimo de
tres (3)
cotizaciones de
empresas de
seguridad y
vigilancia.
OPERATIVO ALTO Externas
Carencia de la
claridad en el
contrato para el
requerimiento del
personal y su
dotación.
Implicaciones
legales y multas
al producir retardo
de los entregables
en el tiempo
establecido.
Revisión de las
cotizaciones de
acuerdo a
requerimietos y
terminos del
contrato
2.2
SELECCIÓN Y
CONTRATACION DE
EM PRESA DE
SEGURIDAD
Dificultan en los
aspectos legales del
contrato para el
servicio de vigilancia y
seguridad.
Proceso de
selección de la
empresa de
servicio de
vigilancia de
acuerdo a
requerimiento de
personal y
dotación.
OPERATIVO ALTO Externas
El contrato con la
empresa de
servicios
temporales no
este acorde a las
cotizaciones y
requerimientos de
ley.
Dificultad para el
inicio y
prevencion de
hurto y/o daño de
adecuaciones.
AuditorÍa y
revisión de
prestación de
servicio en otras
entidades.
3
3.1ELABORACIÓN DE
FICHAS TÉCNICAS
Dificultan en la entrega
de las fichas técnicas
de materias primas
Entrega de las
fichas de materias
primas para
establecer
parámetros de
calidad en
standares de
productos.
OPERATIVO ALTO Internas
Dificultad para
verificación de los
cofres exequiales
y consecución de
empresas bajo
normas ISO.
Carencia de uno
de los entregables
ocasionando
futuras demandas
y/o
incumplimiento
del contrato.
Requerimiento de
avance parcial por
cada producto
entregable.
D EF IN IC IÓNC LA SIF IC A -
C IÓNN IVEL
C ON SEC UEN
C IA S
GERENCIA
F IC H A S T ÉC N IC A S D E M A T ER IA P R IM A
GERENCIA
1 C ON T R A T A C IÓN EQUIP O N UC LEA R
PA R TID A ED T A C T IVID A D C ON T R OLESF UEN T ES C A USA SÁ R EA D E
IM P A C T O
GERENCIA
C ON T R A T A C IÓN D E EM P R ESA D E VIGILA N C IA Y SEGUR ID A D
GERENCIA
GERENCIA
OPERACIÓN
147
4
4.1
DEFINICIÖN DE
ESTRATEGIAS DE
M ERCADEO
Estrategias de
mercadeo inoportunas.
Las estrategias de
mercadeo que
sean entregadas
y/o elaboradas no
correspondan al
contexto del
proyecto.
OPERATIVO BAJO Internas
El personal
contratado se
encuentre
desactualizado
del contexto
Carencia de uno
de los entregables
ocasionando
futuras demandas
y/o
incumplimiento
del contrato.
Requerimiento de
avance parcial por
cada producto
entregable.
4.2
ELABORACIÓN DE
PLAN DE
M ARKETING DE
LANZAM IENTO
Entrega fuera de tiempo
del plan de marketing de
lanzamiento
El plan de
marketing
requerido por la
etapa de
operación sea
entregado fuera
de tiempos
establecidos.
OPERATIVO BAJO Internas
Irresponsabilidad
y falta de
compromiso por
el personal
contratado.
Carencia de uno
de los entregables
ocasionando
futuras demandas
y/o
incumplimiento
del contrato.
Requerimiento de
avance parcial por
cada producto
entregable.
5
5.1
ESTUDIOS DE
PUESTOS DE
TRABAJO
Dificultan en la entrega
de los estudios de
puestos de trabajo.
Carencia de los
estudio de
puestos de
trabajo para la
etapa de
operación.
OPERATIVO M EDIO Internas
Irresponsabilidad
y falta de
compromiso por
el personal
contratado.
Carencia de uno
de los entregables
ocasionando
futuras demandas
y/o
incumplimiento
del contrato.
Requerimiento de
avance parcial por
cada producto
entregable.
5.2DEFINICIÓN DE LOS
PERFILES
Dificultad en la
definición de los
perfiles.
Carencia en la
definición de los
Perfiles de trabajo
para la etapa de
operación del
proyecto.
OPERATIVO M EDIO Internas
Irresponsabilidad
y falta de
compromiso por
el personal
contratado.
Carencia de uno
de los entregables
ocasionando
futuras demandas
y/o
incumplimiento
del contrato.
Requerimiento de
avance parcial por
cada producto
entregable.
6
6.1 COTIZACIONES
Dificultad de aquirir
cotizaciones con las
especificaciones del
proyecto.
Cotizar los
equipos de
cómputo,
comunicación,
,maquinaria y
equipos para la
operación del
proyecto.
OPERATIVO M EDIO Externas
Las cotizaciones
que sean
enviadas por los
proponentes no
cumplan con el
100% de las
especifiaciones
técnicas
requeridas.
Carencia de uno
de los entregables
ocasionando
futuras demandas
y/o
incumplimiento
del contrato.
Requerimiento de
avance parcial por
cada producto
entregable.
6.2
COM PRA,
INSTALACIÓN Y
VERIFICACIÓN DE
M UEBLES Y
ENSERES
Dificultad en la
consecución del
proveedor para
muebles y enseres.
Los muebles y
enseres, deben
ser requeridos de
acuerdo a las
especificaciones
de la formulación
del proyecto.
OPERATIVO M EDIO Internas
Sean entregados
muebles y
enseres fuera de
cotización y/o
requerimientos y
existan demoras
para la
instalación.
Carencia de uno
de los entregables
ocasionando
futuras demandas
y/o
incumplimiento
del contrato.
Requerimiento de
avance parcial por
cada producto
entregable.
6.3
COM PRA,
INSTALACIÓN Y
VERIFICACIÓN DE
EQUIPOS DE
COM PUTO
Dificultad en la
consecución del
proveedor de equipos
de cómputo.
Los equipos de
computación y
comunicación,
deben ser
requeridos de
acuerdo a las
especificaciones
de la formulación
del proyecto.
OPERATIVO M EDIO Internas
Sean entregados
equipos fuera de
cotización y/o
requerimientos y
existan demoras
para la
instalación.
Carencia de uno
de los entregables
ocasionando
futuras demandas
y/o
incumplimiento
del contrato.
Requerimiento de
avance parcial por
cada producto
entregable.
6.4
COM PRA,
INSTALACION Y
VERIFICACION DE
M AQUINARIA
Dificultad en la
consecución del
proveedor de
maquinaria y equipo.
La maquinaria y
demas equipos,
deben ser
requeridos de
acuerdo a las
especificaciones
de la formulación
del proyecto.
OPERATIVO M EDIO Internas
Sean entregados
maquinaria
equipos fuera de
cotización y/o
requerimientos y
existan demoras
para la
instalación.
Carencia de uno
de los entregables
ocasionando
futuras demandas
y/o
incumplimiento
del contrato.
Requerimiento de
avance parcial por
cada producto
entregable.
OPERACIÓN
OPERACIÓN
M ERCADEO
M ERCADEO
P LA N D E M A R KET IN G P A R A LA N Z A M IEN T O
OPERACIÓN
OPERACIÓN
P ER F ILES D E P UEST OS D E T R A B A JO
C OM P R A D E EQUIP OS D E C ÓM P UT O Y C OM UN IC A C IÓN , M A QUIN A R IA Y M UEB LES Y EN SER ES
OPERACIÓN
OPERACIÓN
148
7
7.1ARRENDAM IENTO
DEL TERRENO
Dificultad para arrendar
el terreno de acuerdo a
la micro localización.
Realizar el
respectivo
contrato y primer
desembolso del
arrendamiento del
terreno.
OPERATIVO ALTO Internas
Los dueños o
tenedores del
terreno carezcan
de capacidad de
negociación para
el arrendamiento
del terreno.
Retardo total,
para la entrega de
la Gerencia del
Proyecto.
Revisión de los
terrenos y
contactos para
canon de
arrendamiento.
7.2ADECUACIÓN DE
INSTALACIONES
Inexistencia de
empresas
constructoras en la
ciudad de Ibagué.
Carencia de la
adecuación de
instalaciones.
ALTO Internas
Inexistencia de
empresas de
construcción para
la elaboración del
to tal de
adecuaciones.
Retardo total,
para la entrega de
la Gerencia del
Proyecto.
Revisión de
planos y demas
documentos
legales para
permisos de
construcción.
8
8.1
CONVOCATORIA DE
CLIENTES Y
ACCIONISTAS
Los convocados
(inversionistas), no se
encuentren en el
territorio y no sea
posible la reunión.
Se realizará la
convocatoria
para los
inversionistas,
con el fin de que
observen la
prueba pilo to .
OPERATIVO M EDIO Internas
Los
inversionistas
deben agendarse
para ver la prueba
pilo to de la
gerencia del
proyecto.
Retardo para la
entrega de la
Gerencia del
Proyecto.
Realizar
cronograma de
actividades y
citación con 20
dias de
anterioridad por
escrito .
8.2ELABORACIÓN DEL
COFRE
El proceso se atrofie
por daños en la
implementación de la
maquinaria y equipos.
Se efectua el
proceso total del
encendido y
funcionamiento
de la planta, con el
fin de revisar la
operatividad de la
maquinaria.
OPERATIVO ALTO Internas
Fallas de
encendido y/o
operatividad de la
maquinaria
Implicaciones
legales, multas y
costos para
revisión de los
daños
efectuados;
adicional pago de
clausulas de
incumplimiento.
Hitos durante la
instalación de
cada maquina y/o
equipo.
9
9.1
OBLIGACIONES
M ERCANTILES Y
TRIBUTARIAS
Presentación
extemporánea de los
impuestos tributarios y
mercantiles.
Pago de
impuestos
tributarios y
diferentes
declaraciones
fiscales a
realizarse.
OPERATIVO M EDIO Internas
Inexistencia de
contro l del
cronograma de
fecha de
presentación de
informes ante las
autoridades.
Aumento por
intereses en pago
de impuestos.
Revisión de
calendarios
tributarios y
mercantiles,
apropiación de
estos en la
empresa.
10
10.1 CIERRE
El acta del cierre, esté
incosistente con los
entregables.
Entrega formal de
la gerencia del
proyecto y cierre
del mismo
GERENCIAL ALTO Internas
Incumplimiento
con los
entregables
descritos en el
acta de cierre de
la gerencia.
Implicaciones
legales, multas y
costos para
revisión de los
daños
efectuados;
adicional pago de
clausulas de
incumplimiento.
Contro les e hitos
sobre la EDT.
C OM P R A D E EQUIP OS D E C OM P UT O Y C OM UN IC A C IÓN , M A QUIN A R IA Y M UEB LES Y EN SER ES
OPERACIÓN
GERENCIA
OBRA
OBRA
GERENCIA
R EQUER IM IEN T OS LEGA LES
C IER R E D EL P R OYEC T O
FINANCIERA
P R UEB A P ILOT O
Fuente: La autora.
149
Anexo T: Plan de Riesgos.
1. PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS
1.1. OBJETIVO:
Disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos pueda surgir sobre el
proyecto.
1.2. ESTRATEGIAS:
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
ACCIÓN
ESTRATEGIA Evitar Transferir Mitigar Aceptar
Dificultad en encontrar la
empresa temporal. X
Buscar E.T., en ciudades
aledañas
Carencia del perfil de los
cargos a implementar X
Requerir perfiles en
ciudades aledañas
El candidato seleccionado,
incumpla la meritocracia para
el cargo.
X
Revisar el proceso de
elección elaborado por la
empresa temporal.
Dificultad de encontrar la
E.S.V. X
Buscar E.S.V. en ciudades
aledañas
Dificultan en los aspectos
legales del contrato para el
servicio de vigilancia y
seguridad.
X
Buscar un jurídico
especialista en derecho
laboral para realizar la
contratación.
Dificultan en la entrega de las
fichas técnicas de materias
primas
X
Generar controles periódicos
de revisión para la entrega
de las fichas técnicas de
M.P.
Estrategias de mercadeo
inoportunas. X
Generar controles periódicos
de revisión estrategias de
mercadeo.
Entrega fuera de tiempo del
plan de marketing de
lanzamiento
X
Generar controles periódicos
de revisión plan de
lanzamiento para que sea
acorde al presupuesto.
150
Dificultan en la entrega de los
estudios de puestos de trabajo. X
Generar controles periódicos
de revisión de estudios de
los puestos de trabajo
requeridos
Dificultad en la definición de los
perfiles. X
Generar controles periódicos
de revisión para definir los
puestos de trabajo
requeridos
Dificultad de adquirir
cotizaciones con las
especificaciones del proyecto.
X
Buscar alternativas de
proveedores certificados en
el país de este tipo de
requerimientos.
Dificultad en la consecución del
proveedor para muebles y
enseres.
X
Buscar alternativas de
proveedores de este tipo de
muebles y enseres.
Dificultad en la consecución del
proveedor de equipos de
cómputo.
X
Buscar alternativas de
proveedores de este tipo de
equipo de computo
Dificultad en la consecución del
proveedor de maquinaria y
equipo.
X
Buscar alternativas de
proveedores de este tipo de
maquinaria y equipos.
Dificultad para arrendar el
terreno de acuerdo a la micro
localización.
X
Los inversionistas deberán
realizar gestiones de
contratación para el terreno.
Inexistencia de empresas
constructoras en la ciudad de
Ibagué.
X
Identificar otro tipo de
constructoras aledañas que
realicen este tipo de
construcciones.
Los convocados
(inversionistas), no se
encuentren en el territorio y no
sea posible la reunión.
X Revisar una nueva fecha
para agenda a los
inversionistas.
El proceso se atrofie por daños
en la implementación de la
maquinaria y equipos.
X Revisar cada instalación y
verificar su funcionamiento.
151
Presentación extemporánea de
los impuestos tributarios y
mercantiles.
X
Generar un calendario
tributario en la organización
para pagos puntuales y
presentación de informes en
el tiempo establecido.
El acta del cierre, este
inconsistente con los
entregables.
X
Revisar los posibles
cambios y generarlos para
una nueva acta de entrega
de acuerdo al compromiso.
Fuente: La autora.
2. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO
La forma de comunicación en la gestión del riesgo será:
Información oral:
Se genera con el intercambio de ideas entre dos o más personas, la información debe
ser veraz y propiciando la escala de valores requeridas para la implementación de este
proyecto.
Información escrita:
METODOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN
METODO USO
Teléfono fijo
Se implementará una línea telefónica con el fin de generar y recibir
llamadas de tipo local y nacional.
Celular
Se implementará dos líneas de celular con el fin de estar comunicados
entre el gerente del proyecto, la SAC.
Correo electrónico
Se implementará correo electrónico empresarial con el fin de almacenar
información en la nube de internet y ser consultada de forma práctica.
Cartelera
Se Implementará una cartelera en la oficina de la gerencia con el fin de
dar a conocer posibles cambios.
152
Chat interno
Se generará una red interna de Chat, con el fin de generar
documentación escrita y directa entre los colaboradores.
Documentación
escrita
Se generará almacenamiento de las comunicaciones, bajo las normas
del archivo general de la nación.
Fuente: La autora.
153
Anexo V: Perfil del puesto gerente del proyecto.
TIPO DE CONTRATO
DURACION
VALOR DEL SALARIO
CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA VACACIONES
X X X X
SALUD PENSION ARL SEGURO DE VIDA
X X X X
10% ENTREGA A TIEMPO DEL PROYECTO
NIVEL ESCOLAR
EXPERIENCIA
FUNCION GENERAL
EVALUACION INICIAL
EVALUACION FINAL
EVALUADOR
ESPACIO RESERVADO PARA LA HUELLA:
BONIFICACIONES
Inversionistas
PERFIL PUESTO DE TRABAJO
25.000.000$
REPORTA INFORMACIÓN
PERSONAL A CARGO
PAGOS PRESTACIONALES
PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL
PERFIL DEL CARGO
* Linea Staff
* Asistencial
* contratistas
Profesional en ciencias económicas, administrativas y/o ingenieria industrial,
con especialización en gerencia y/o dirección de proyectos.
DENOMINACION DEL CARGO
NIVEL DEL CARGO
TOMA DE DECISIONES
Gerente de Proyecto
Directivo
General en el Proyecto
PRIMA EXTRALEGAL
CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIARPAGO PARAFISCAL
Diseñar la propuesta para la implementación y puesta en marcha de una fábrica de cofres exequiales
biodegradables en transversal 8 sur número 77-155 frente trilladora villacafe, en la ciudad de Ibagué,
departamento del Tolima, en un término no superior a 180 días y con una inversión de $364.781.357 pesos
m/cte.
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO DE TRABAJO
TERMINO FIJO
5 MESES
* Inducción al proyecto y a los compromisos esperados.
* Ultima actualización en el área con seis meses de anterioridad.
* Planeación estratégica
* Liderazgo
FORMACIÓN
Minimo 3 años en la gerencia de proyectos productivos de carácter privado y
de proceso industrial en manufactura.
FUNCIONES DEL CARGO
Integrar al equipo nuclear en la implementación de las actividades
prestablecidas en el alcance del acta de inicio, para lograr el éxito de la
gerencia del proyecto.
Gestionar la integración del proyecto, bajo el parámetro de desarrollo,
ejecución y control del plan de acción.
Gestionar y ejecutar el alcance del proyecto, bajo los parámetros de
definición, planeación, verificación y control del mismo.
Gestionar el tiempo para la ejecución de la gerencia del proyecto, bajo los
indicadores de definición, secuencia, estimación, desarrollo y control de las
actividades
Gestionar el costo del proyecto a través de: planeación, estimación,
presupuesto y control de los recursos económicos del proyecto, para el logro
de los objetivos.
Gestionar la calidad de la gerencia del proyecto a través de planeación,
aseguramiento y control de la calidad para los entregables del proyecto.
Gestionar los recursos humanos para la gerencia del proyecto, bajo los
parámetros de planeación, conformación y desarrollo de las actividades del
equipo nuclear.
FUNCIONES
ESPECIFICAS
RESPONSABILIDADES
El gerente del proyecto como obligación debe guardar la información del proyecto en forma confidencial la
extracción de informacion para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones de tipo legal.
el participante deberá tener normas éticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano
de trabajo, los derechos y deberes de los trabajadores se encuentran en el codigo sustantivo del trabajo.
SISTEMA DE EVALUACIÓN
Planear y organizar las actividades requeridas para la ejecución de la gerencia
del proyecto.
Dirigir de forma eficaz y eficiente los recursos humanos y materiales de la
ejecución en la fase de gerencia del proyecto.
Controlar y evaluar las actividades definidas en la EDT y el cronograma de
Gannt con el fin de establecer el cumplimiento de metas
Entregar los informes a los inversionistas en los tiempos establecidos de
acuerdo al avance generado por el proyecto.
Informar a los inversionistas los posibles riesgos que puedan surgir en el
proyecto.
La evaluación se hara en el momento de la contratación para confirmar los
conocimientos adquiridos del proyecto.
Esta evaluacion se hará al 28 de diciembre en el momento de la entrega y
cierre de la gerencia del proyecto con el fin de identificar su grado de
pertinencia con la ejecución.
Inversionista
OBSERVACIONES INVERSIONISTAS OBSERVACIONES POR EL CONTRATADO
FIRMA DE ACEPTACION DEL CONTRATADO:
NOMBRE DEL CONTRATADO:
NUMERO DE IDENTIFICACION:
ACEPTACION DEL DOCUMENTO
Fuente: La autora.
154
Anexo W: Perfil del puesto SAC.
TIPO DE CONTRATO
DURACION
VALOR CONTRATO
CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA VACACIONES
X X X X
SALUD PENSION ARL SEGURO DE VIDA
X X X X
10% ENTREGA A TIEMPO DEL PROYECTO
NIVEL ESCOLAR
EXPERIENCIA
FUNCION GENERAL
EVALUACION INICIAL
EVALUACION FINAL
EVALUADOR
ESPACIO RESERVADO PARA LA HUELLA:
DENOMINACION DEL CARGO Secretaria Auxiliar Contable
NIVEL DEL CARGO Asistencial
PERFIL PUESTO DE TRABAJO
TOMA DE DECISIONES Ninguna
REPORTA INFORMACIÓN Gerente del Proyecto
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO DE TRABAJO
PERSONAL A CARGO Ninguno
FORMACIÓN
Efectuar las funicones administrativas, contables y de servicio al cliente, requeridas para el funcionamiento
normar del al etapa de implementación del proyecto.
7.500.000$
PAGOS PRESTACIONALES
PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL
TERMINO FIJO
5 MESES
PAGO PARAFISCAL CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
BONIFICACIONES
PRIMA EXTRALEGAL
PERFIL DEL CARGO
aplicar las herramientas ofimátcas, en la elaboracion de documentos internos
y externos de la fase de implementación del proyecto.
Contabiliza los documentos legales de acuerdo a las normas vigentes
internacionales.
Coordina los documentos entregados por los contratistas para su respectivo
archivo y orden.
Atiende al cliente interno y externo bajo parámetros de conducta de etica,
generando un ambiente sano de trabajo.
Trabajador calificado en Secretariado Auxiliar Contable y/o Asistencia
Administrativa.
* Inducción al proyecto y a los compromisos esperados.
* Ultima actualización en el área con seis meses de anterioridad.
Almacenar la información en medio físico y digital con el fin de facilitar el
acceso.
Minimo 3 años como secretaria auxiliar contable y/o Asistencia Administrativa
.
FUNCIONES DEL CARGO
FUNCIONES
ESPECIFICAS
Esta evaluación se hará al 28 de diciembre en el momento de la entrega y
cierre de la gerencia del proyecto con el fin de identificar su grado de
pertinencia con la ejecución.
almacenar de forma confidencial la información suministrada
Realizar los documentos para los clientes internos y externos de forma
oportuna bajo los parametros establecidos.
Digitar de forma confiable, veraz y eficiente la información contable
establecida en parametros de idoneidad.
Manejar el flujo de fondos de caja menor bajo parametro de honestidad.
RESPONSABILIDADES
Generar buenas relaciones interpersonales con el fin de tener un ambiente de
trabajo sano en el servicio al cliente interno y externo.
SISTEMA DE EVALUACIÓN
La secretaria Auxiliar Contable, como obligacion debe guardar la información del proyecto en forma
confidencial; la extracción de información para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones
de tipo legal.
el participante deberá tener normas eticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano
de trabajo, los derechos y deberes de los trabajadores se encuentran en el codigo sustantivo del trabajo.
La evaluación se hara en el momento de la contratación para confirmar los
conocimientos adquiridos del proyecto.
Integrar al equipo nuclear en la implementacion de las actividades
prestablecidas en el alcance del acta de inicio, para lograr el éxito de la
gerencia del proyecto.
OBSERVACIONES INVERSIONISTAS OBSERVACIONES POR EL CONTRATADO
Inversionista
NUMERO DE IDENTIFICACION:
FIRMA DE ACEPTACION DEL CONTRATADO:
NOMBRE DEL CONTRATADO:
ACEPTACION DEL DOCUMENTO
Fuente: La autora.
155
Anexo X: Perfil del puesto asesor Jurídico.
TIPO DE CONTRATO
DURACION
VALOR CONTRATO
CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA VACACIONES
NO NO NO NO
SALUD PENSION ARL SEGURO DE VIDA
SI SI SI SI
NINGUNA
NIVEL ESCOLAR
EXPERIENCIA
FUNCION GENERAL
EVALUACION INICIAL
EVALUACION FINAL
EVALUADOR
ESPACIO RESERVADO PARA LA HUELLA:
ACEPTACION DEL DOCUMENTO
FIRMA DE ACEPTACION DEL CONTRATADO:
NOMBRE DEL CONTRATADO:
NUMERO DE IDENTIFICACION:
OBSERVACIONES INVERSIONISTAS OBSERVACIONES POR EL CONTRATADO
Inversionista
RESPONSABILIDADES
Elaborar y revisar los contratos establecidos en la gerencia de proyectos.
Representar legalmente los casos de la gerencia del proyecto
Tramitar y resolver los recursos interpuestos para la gerencia.
Informar al gerente del proyecto las nuevas disposiciones legales que afecten
el normal funcionamiento del proyecto.
El asesor jurídico, como obligación debe guardar la información del proyecto en forma confidencial; la
extracción de información para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones de tipo legal.
el participante deberá tener normas éticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano
de trabajo, los derechos y deberes de los trabajadores se encuentran en el codigo sustantivo del trabajo.
SISTEMA DE EVALUACIÓN
La evaluación se hara en el momento de la contratación para confirmar los
conocimientos adquiridos del proyecto.
Esta evaluacion se hará al 28 de diciembre en el momento de la entrega y
cierre de la gerencia del proyecto con el fin de identificar su grado de
pertinencia con la ejecución.
Minimo 3 años como asesor jurídico en este tipo de proyectos.
FUNCIONES DEL CARGO
Acompañar en la toma de decisiones legales al gerente del proyecto.
FUNCIONES
ESPECIFICAS
Asesorar para la contratación.
Asesorar y generar la constitución legal de la empresa para la etapa de
producción.
Asesorar en soluciones legales a la gerencia del proyecto.
Emitir una naturaleza de carácter jurídico.
Representar y asumir la representacion jurídica de la gerencia del proyecto.
BONIFICACIONES
PRIMA EXTRALEGAL
PERFIL DEL CARGO
Profesional en las áreas de derecho y con tarjeta profesional vigente.
FORMACIÓN* Inducción al proyecto y a los compromisos esperados.
* Conocimiento de leyes procesales
PAGO PARAFISCAL NO
REPORTA INFORMACIÓN Gerente del Proyecto
PERSONAL A CARGO Ninguno
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO DE TRABAJO
Brindar servicio de asesoria jurÍdica y consulta en los temas de contratación, legalización de la empresa
para la etapa operativa.
PRESTACION DE SERVICIOS
5 MESES
9.000.000$
PAGOS PRESTACIONALES
PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL
TOMA DE DECISIONES Ninguna
PERFIL PUESTO DE TRABAJO
DENOMINACION DEL CARGO Asesor JurÍdico
NIVEL DEL CARGO Asesor
Fuente: La autora.
156
Anexo Y: Perfil del puesto asesor financiero.
TIPO DE CONTRATO
DURACION
VALOR CONTRATO
CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA VACACIONES
NO NO NO NO
SALUD PENSION ARL SEGURO DE VIDA
SI SI SI SI
NIVEL ESCOLAR
EXPERIENCIA
FUNCION GENERAL
EVALUACION INICIAL
EVALUACION FINAL
EVALUADOR
ESPACIO RESERVADO PARA LA HUELLA:
NOMBRE DEL CONTRATADO:
NUMERO DE IDENTIFICACION:
NINGUNA
ACEPTACION DEL DOCUMENTO
FIRMA DE ACEPTACION DEL CONTRATADO:
OBSERVACIONES INVERSIONISTAS OBSERVACIONES POR EL CONTRATADO
RESPONSABILIDADES
Elaborar los informes financieros para pago de impuestos
Auditar la elaboración de los documentos contables generados por el sistema
bajo la normatividad contable vigente.
Realizar conciliaciones bancarias y de caja menor para generar transparencia
en el ejercicio contable.
Parametrizar el sistema contable con el fin de lograr tener los valores de la
información contable.
El asesor financiero, como obligación debe guardar la información del proyecto en forma confidencial; la
extracción de información para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones de tipo legal.
el participante deberá tener normas éticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano
de trabajo, los derechos y deberes de los trabajadores se encuentran en el codigo sustantivo del trabajo.
SISTEMA DE EVALUACIÓN
La evaluación se hara en el momento de la contratación para confirmar los
conocimientos adquiridos del proyecto.
Esta evaluacion se hará al 28 de diciembre en el momento de la entrega y
cierre de la gerencia del proyecto con el fin de identificar su grado de
pertinencia con la ejecución.Inversionista
Minimo 3 años como asesor contrable y financiero en este tipo de proyectos.
FUNCIONES DEL CARGO
Acompañar en la toma de decisiones legales al gerente del proyecto.
FUNCIONES
ESPECIFICAS
Asesorar para la contratación del programa contable y capacitación a la
secretaria Auxiliar Contable.
Asesorar en los trámites financieros para constitución legal de la empresa
para la etapa de producción.
Realizar los informes para presentación y pago de impuestos generados del
ejercicio contable.
Revisar la naturaleza de las cuentas y generar informes al gerente del
proyecto
Realizar auditoría a los movimientos contables y registros de caja menor.
BONIFICACIONES
PRIMA EXTRALEGAL
PERFIL DEL CARGO
Profesional en las áreas de contables y con tarjeta profesional vigente.
FORMACIÓN* Inducción al proyecto y a los compromisos esperados.
* Conocimiento de leyes Fiscales y Tributarias.
PAGO PARAFISCAL NO
REPORTA INFORMACIÓN Gerente del Proyecto
PERSONAL A CARGO Ninguno
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO DE TRABAJO
Brindar servicio de asesoria financiera y consulta en los temas de pagos fiscales e impuestos de forma
tributaria.
PRESTACION DE SERVICIOS
5 MESES
8.000.000$
PAGOS PRESTACIONALES
PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL
TOMA DE DECISIONES Ninguna
PERFIL PUESTO DE TRABAJO
DENOMINACION DEL CARGO Asesor Financiero
NIVEL DEL CARGO Asesor
Fuente: La autora.
157
Anexo Z: Perfil del puesto residente de obra.
TIPO DE CONTRATO
DURACION
VALOR CONTRATO
CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA VACACIONES
NO NO NO NO
SALUD PENSION ARL SEGURO DE VIDA
SI SI SI SI
NIVEL ESCOLAR
EXPERIENCIA
FUNCION GENERAL
EVALUACION INICIAL
EVALUACION FINAL
EVALUADOR
ESPACIO RESERVADO PARA LA HUELLA:
NOMBRE DEL CONTRATADO:
NUMERO DE IDENTIFICACION:
ACEPTACION DEL DOCUMENTO
FIRMA DE ACEPTACION DEL CONTRATADO:
OBSERVACIONES INVERSIONISTAS OBSERVACIONES POR EL CONTRATADO
RESPONSABILIDADES
Entregar los informes de avance de obra
Realizar los cortes de obra de acuerdo a los informes de avance
Verificar los materiales ejecutados en la obra.
Supervisar la construcción versus los planos prestablecidos.
El residente de obra, como obligación debe guardar la información del proyecto en forma confidencial; la
extracción de información para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones de tipo legal.
el participante deberá tener normas éticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano
de trabajo, los derechos y deberes de los trabajadores se encuentran en el código sustantivo del trabajo.
SISTEMA DE EVALUACIÓN
La evaluación se hara en el momento de la contratación para confirmar los
conocimientos adquiridos del proyecto.
Esta evaluación se hará al 28 de diciembre en el momento de la entrega y
cierre de la gerencia del proyecto con el fin de identificar su grado de
pertinencia con la ejecución.
Inversionista
Minimo 3 años como residente de obra en construcción de bienes inmuebles
en procesos productivos de tipo de proyectos.
FUNCIONES DEL CARGO
Recibir de forma exitosa, el contrato de obra en adecuación, remodelación y
reparaciones locativas para la adecuación del terreno que le permita al
proyecto la implementación de los equipos en la etapa operativa.
FUNCIONES
ESPECIFICAS
Supervisar la operación de construcción, remodelación y adeucacioón del
terreno.
Recibir bajo las normas sismo resistentes la construcción y remodelación del
sitio de trabajo.
Revisar y aprobar los cortes de obra para pago de avance en la obra
Revisar y supervisar los pagos a la seguridad social de los trabajadores en
misión de la obra y sus afiliaciones al sistema de seguridad social.
Supervisar la operación del SISO dentro de la construcción.
FORMACIÓN* Inducción al proyecto y a los compromisos esperados.
* Conocimiento de nuevas formas construcción.
PRESTACION DE SERVICIOS
5 MESES
10.000.000$
PAGOS PRESTACIONALES
PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL
PAGO PARAFISCAL NO
BONIFICACIONES
PRIMA EXTRALEGAL NINGUNA
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Ingenieria Civil.
Realizar la supervición del contrato de adecuación, remodelación y reparaciones de las instalaciones
locativas, con el fin de establecer el sitio de operación del proyecto de acuerdo a los planos entregados.
PERFIL PUESTO DE TRABAJO
DENOMINACION DEL CARGO Residente de Obra
NIVEL DEL CARGO Contratista
TOMA DE DECISIONES Ninguna
REPORTA INFORMACIÓN Gerente del Proyecto
PERSONAL A CARGOsupervisión del contrato de adecuación,
remodelación y reparaciones locativas.
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO DE TRABAJO
Fuente: La autora.
158
Anexo AA: Perfil del puesto Jefe de operaciones.
TIPO DE CONTRATO
DURACION
VALOR CONTRATO
CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA VACACIONES
NO NO NO NO
SALUD PENSION ARL SEGURO DE VIDA
SI SI SI SI
NIVEL ESCOLAR
EXPERIENCIA
FUNCION GENERAL
EVALUACION INICIAL
EVALUACION FINAL
EVALUADOR
ESPACIO RESERVADO PARA LA HUELLA:
NOMBRE DEL CONTRATADO:
NUMERO DE IDENTIFICACION:
ACEPTACION DEL DOCUMENTO
FIRMA DE ACEPTACION DEL CONTRATADO:
OBSERVACIONES INVERSIONISTAS OBSERVACIONES POR EL CONTRATADO
RESPONSABILIDADES
Entregar los informes de avance de instalación.
Revisar la facturación para pago de proveedores despues del cumplimiento.
Verificar las instalaciones.
Entregar los perfiles de cargos y fichas de materias primas.
El residente de obra, como obligación debe guardar la información del proyecto en forma confidencial; la
extracción de informacion para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones de tipo legal.
El participante deberá tener normas éticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano
de trabajo, los derechos y deberes de los trabajadores se encuentran en el código sustantivo del trabajo.
SISTEMA DE EVALUACIÓN
La evaluación se hara en el momento de la contratacion para confirmar los
conocimientos adquiridos del proyecto.
Esta evaluación se hará al 28 de diciembre en el momento de la entrega y
cierre de la gerencia del proyecto con el fin de identificar su grado de
pertinencia con la ejecución.Inversionista
Minimo 3 años como ingeniero industrial en procesos productivos de tipo de
proyectos.
FUNCIONES DEL CARGO
Realizar de forma exitosa, la prueba piloto de la maquinaria, equipo, equipo de
cómputo, comunicación, muebles y enseres, para el normal funcionamiento
de la producción en la etapa de operación.
FUNCIONES
ESPECIFICAS
Realizar las fichas técnicas de materia prima para la etapa de operación.
Realizar los perfiles y puestos de trabajo para la etapa de operación.
Supervisar la instalación de la maquinaria y equipo, de acuerdo a las
especificaciones técnicas del proyecto.
Supervisar la instalación del Equipo de cómputo y comunicaciones, de
acuerdo a las especificaciones técnicas del proyecto.
Supervisar la instalación de los muebles y enseres, de acuerdo a las
especificaciones técnicas del proyecto.
FORMACIÓN* Inducción al proyecto y a los compromisos esperados.
* Conocimiento de diseño en Perfiles de Cargo y Fichas Técnica de Materia
Prima.
PRESTACION DE SERVICIOS
5 MESES
18.000.000$
PAGOS PRESTACIONALES
PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL
PAGO PARAFISCAL NO
BONIFICACIONES
PRIMA EXTRALEGAL NINGUNA
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Ingenieria Industrial y/o Administración de empresas.
Elaborar las fichas técnicas y los perfiles de los puestos de trabajo para la etapa operativa del proyecto y
realizar la supervición de los contratos de suministro de maquinaria, equipo, equipo de cómputo,
comunicación, muebles y enseres, para la instalación adecuada y generar la prueba piloto del buen
funcionamiento de los equipos.
PERFIL PUESTO DE TRABAJO
DENOMINACION DEL CARGO Jefe de Operaciones
NIVEL DEL CARGO Contratista
TOMA DE DECISIONES Ninguna
REPORTA INFORMACIÓN Gerente del Proyecto
PERSONAL A CARGO
supervisión del contrato suministro de maquinaria,
equipo, equipo de cómputo, comunicación,
muebles y enseres.
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO DE TRABAJO
Fuente: La autora.
159
Anexo AB: Perfil del puesto profesional de mercadeo.
TIPO DE CONTRATO
DURACION
VALOR CONTRATO
CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA VACACIONES
NO NO NO NO
SALUD PENSION ARL SEGURO DE VIDA
SI SI SI SI
NIVEL ESCOLAR
EXPERIENCIA
FUNCION GENERAL
EVALUACION INICIAL
EVALUACION FINAL
EVALUADOR
ESPACIO RESERVADO PARA LA HUELLA:
NOMBRE DEL CONTRATADO:
NUMERO DE IDENTIFICACION:
ACEPTACION DEL DOCUMENTO
FIRMA DE ACEPTACION DEL CONTRATADO:
OBSERVACIONES INVERSIONISTAS OBSERVACIONES POR EL CONTRATADO
RESPONSABILIDADES
Entregar los informes de avance del plan de mercadeo
Confirmar las politicas de mercadeo para la operación del proyecto
Implementar el plan de marketing de lanzamiento del proyecto.
El residente de obra, como obligación debe guardar la información del proyecto en forma confidencial; la
extracción de información para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones de tipo legal.
El participante deberá tener normas éticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano
de trabajo, los derechos y deberes de los trabajadores se encuentran en el código sustantivo del trabajo.
SISTEMA DE EVALUACIÓN
La evaluación se hara en el momento de la contratación para confirmar los
conocimientos adquiridos del proyecto.
Esta evaluación se hará al 28 de diciembre en el momento de la entrega y
cierre de la gerencia del proyecto con el fin de identificar su grado de
pertinencia con la ejecución.
Inversionista
Minimo 3 años como asesor de mercadeo en procesos de lanzamiento de
tipo de proyectos.
FUNCIONES DEL CARGO
Realizar e implementar de forma exitosa, la estrategia de mercadeo y elaborar
el plan de lanzamiento de la operación del proyecto.
FUNCIONES
ESPECIFICAS
Elaborar las estrategias de mercadeo
Elaborar el plan de marketing para el lanzamiento del proyecto.
Entregar avances, para aprobación del gerente del proyecto.
Establecer los mecanismos Benchmarking.
FORMACIÓN* Inducción al proyecto y a los compromisos esperados.
* Conocimiento de estrategias de mercadeo y plan de marketing
PRESTACION DE SERVICIOS
5 MESES
8.000.000$
PAGOS PRESTACIONALES
PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL
PAGO PARAFISCAL NO
BONIFICACIONES
PRIMA EXTRALEGAL NINGUNA
PERFIL DEL CARGO
Profesional en mercadeo y/o especializacion en marketing o mercadeo.
Elaborar el plan estrategico de mercadeo y/o plan de marketing para el lanzamiento de la fabrica.
PERFIL PUESTO DE TRABAJO
DENOMINACION DEL CARGO Profesional de Mercadeo
NIVEL DEL CARGO Contratista
TOMA DE DECISIONES Ninguna
REPORTA INFORMACIÓN Gerente del Proyecto
PERSONAL A CARGO Ninguno
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO DE TRABAJO
Fuente: La autora.
160
Anexo AC: Flujo grama de reclutamiento.
Fuente: La autora.
161
Anexo AD: Proceso de selección para el gerente del proyecto.
CARGO PROCESO DESCRIPCION
SELECCIÓN DE
HOJAS DE VIDA
De acuerdo a la convocatoria se seleccionan las hojas
de vida que cumplan con el perfil requerido para ocupar
la vacante del gerente del proyecto.
APLICACIÓN DE
PRUEBA INICIAL -
PRESELECCIÓN
Por la pagina web del proyecto se realizara una prueba
con la cual se determine el grado de pertinencia con
respecto a la espectativa del convocado y lo aportado
por la vacante.
PRUEBA DE
DESEMPEÑO
Se realizará la prueba técnica de casos con el fin de
determinar el grado de reacción, liderazgo y de toma
de decisiones que puede tener un gerente con
respecto a temas vivenciales del día a día.
PRUEBA
PSICOLOGICAS
Las pruebas psicólogicas aplicadas a gerente del
proyecto seran:
* Test de personalidad o 16 PF: con el fin de
determinar su capacidad de liderazgo, trabajo en
equipo, logro de metas y comunicación.
* Test Wartegg: con el fin de identificar la personalidad
del gerente del proyecto.
* Test de la figura humana: con el fin de identificar la
persepción que tiene el individuo del mismo.
ENTREVISTA
La entrevista se realizará en dos etapas:
Etapa 1 entrevista grupal: con el fin de notar el
liderazgo y la toma de decisiones frente a las
actuaciones que realizará con el fin de solucionar un
problema.
* Etapa 2 Entrevista Individual: Se realizará con los
inversionistas para determinar el grado de aceptación
del cargo y de compromiso con respecto a la gerencia
del proyecto.
VERIFICACIÓN DE
REFERENCIAS
Se realizará la verificación de las referencias de la
siguiente forma:
* Referencias Laborales: con el fin de determinar que
lo soportado en la hoja de vida es real y adicional la
actitud y aptitud para asumir los constantes cambios.
* Referencias Personales: con el fin de determinar los
parametros de conducta frente a situaciones
familiares.
EXAMEN MEDICO
Se realizará el exámen de ingreso con el fin de
determinar que el preseleccionado tiene condiciones
físicas para ocupar el cargo.
CONTRATACIÓN
Se realiza el contrato y se formaliza firmando entre el
contratado y el contratante y huellando el mismo por el
contratado con el fin de finiquitar el proceso.
CARTA
AGRADECIMIENTO DE
LOS PARTICIPANTES
Se realiza la carta de agradecimiento a los
participantes con el fin de informarles el motivo por el
cual no continuaron en el proceso y adicional brindar
información para participar en nuevas convocatorias.
GERENTE DEL
PROYECTO
Fuente: La autora.
162
Anexo AE: Proceso de selección para SAC.
CARGO PROCESO DESCRIPCION
SELECCIÓN DE
HOJAS DE VIDA
De acuerdo a la convocatoria se seleccionan las hojas
de vida que cumplan con el perfil requerido para ocupar
la vacante de Secretaria Auxiliar Contable.
APLICACIÓN DE
PRUEBA INICIAL -
PRESELECCIÓN
Por la pagina web del proyecto se realizará una prueba
con la cual se determine el grado de pertinencia con
respecto a la espectativa del convocado y lo aportado
por la vacante.
PRUEBA DE
DESEMPEÑO
Se realizará la prueba técnica de contabilidad, de
conocimientos de archivos y redacción de documentos
con el fin de determinar grado cognitivo de los (as)
convocados (as)
PRUEBA
PSICOLOGICAS
Las pruebas psicólogicas aplicadas a gerente del
proyecto seran:
* Test Wartegg: con el fin de identificar la personalidad
del gerente del proyecto.
* Test de la figura humana: con el fin de identificar la
persepción que tiene el individuo del mismo.
ENTREVISTA
La entrevista a realizará el gerente del proyecto y el
psicólogo, de forma individual con el fin de conocer las
expectativas y grado de afinidad para el trabajo en el
proyecto.
VERIFICACIÓN DE
REFERENCIAS
Se realizará la verificación de las referencias de la
siguiente forma:
* Referencias Laborales: con el fin de determinar que
lo soportado en la hoja de vida es real y adicional la
actitud y aptitud para asumir los constantes cambios.
* Referencias Personales: con el fin de determinar los
parametros de conducta frente a situaciones
familiares.
EXAMEN MEDICO
Se realizará el examen de ingreso con el fin de
determinar que el preseleccionado tiene condiciones
fisicas para ocupar el cargo.
CONTRATACIÓN
Se realizá el contrato y se formaliza firmando entre el
contratado y el contratante y huellando el mismo por el
contratado con el fin de finiquitar el proceso.
CARTA
AGRADECIMIENTO DE
LOS PARTICIPANTES
Se realizá la carta de agradecimiento a los
participantes con el fin de informarles el motivo por el
cual no continuaron en el proceso y adicional brindar
información para participar en nuevas convocatorias.
SECRETARIA
AUXILIAR CONTABLE
Fuente: La autora.
163
Anexo AF: Proceso de selección para Línea staff.
CARGO PROCESO DESCRIPCION
SELECCIÓN DE
HOJAS DE VIDA
De acuerdo a la convocatoria se seleccionan las hojas
de vida que cumplan con el perfil requerido para ocupar
la vacante de Asesor Jurídico y Asesor Financiero.
ENTREVISTA
La entrevista a realizará los inversionistas, el gerente
del proyecto y el psicólogo, de forma grupal con el fin
de determinar quien de los entrevistados genera
respuestas proactivas con respecto a determinado
caso y al mismo tiempo se verifica el grado de afinidad
para con el equipo del proyecto.
VERIFICACIÓN DE
REFERENCIAS
Se realizará la verificación de las referencias de la
siguiente forma:
* Referencias Laborales: con el fin de determinar que
lo soportado en la hoja de vida es real y adicional la
actitud y aptitud para asumir los constantes cambios.
* Referencias Personales: con el fin de determinar los
parametros de conducta frente a situaciones
familiares.
CONTRATACIÓN
Se realizará el contrato y se formaliza firmando entre el
contratado y el contratante y huellando el mismo por el
contratado con el fin de finiquitar el proceso.
CARTA
AGRADECIMIENTO DE
LOS PARTICIPANTES
Se realizará la carta de agradecimiento a los
participantes con el fin de informarles el motivo por el
cual no continuaron en el proceso y adicional brindar
información para participar en nuevas convocatorias.
LINEA STAFF
Fuente: La autora.
164
Anexo AG: Proceso de selección para asesores, contratistas y/o supervisores.
CARGO PROCESO DESCRIPCION
SELECCIÓN DE
HOJAS DE VIDA
De acuerdo a la convocatoria se seleccionan las hojas
de vida que cumplan con el perfil requerido para ocupar
la vacante de Residente de Obra, Supervisor Técnico y
Asesor Mercadeo.
ENTREVISTA
La entrevista a realizará los inversionistas, el gerente
del proyecto y el psicólogo, de forma grupal con el fin
de determinar quien de los entrevistados genera
respuestas proactivas con respecto a determinado
caso y al mismo tiempo se verifica el grado de afinidad
para con el equipo del proyecto.
VERIFICACIÓN DE
REFERENCIAS
Se realizará la verificación de las referencias de la
siguiente forma:
* Referencias Laborales: con el fin de determinar que
lo soportado en la hoja de vida es real y adicional la
actitud y aptitud para asumir los constantes cambios.
* Referencias Personales: con el fin de determinar los
parametros de conducta frente a situaciones
familiares.
CONTRATACIÓN
Sé realiza el contrato y se formaliza firmando entre el
contratado y el contratante y huellando el mismo por el
contratado con el fin de finiquitar el proceso.
CARTA
AGRADECIMIENTO DE
LOS PARTICIPANTES
Sé realiza la carta de agradecimiento a los
participantes con el fin de informarles el motivo por el
cual no continuaron en el proceso y adicional brindar
información para participar en nuevas convocatorias.
ASESOR -
CONTRATISTA Y/O
SUPERVISORES
Fuente: La autora.
165
Anexo AH: Herramientas del sistema de comunicación del proyecto.
TIPO DE
DOCUMENTODESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS DEL DOCUMENTO
Circulares
Dirigidos a varios destinatarios ya
sean internos o externos de la
gerencia del proyecto, con el fin de
comunicar cambios del proyecto,
políticas, disposiciones, órdenes y
asuntos de carácter administrativo.
* Descripción informativa o general
* Consecutivo
* Ciudad y Fecha
* Referencia
* Destinatario
* Comunicación y/o contenido
* Firma
Memorandos
Comunicación interna dirigida a los
colaboradores, para transmitir
información de cambios para los
colaboradores.
* Descripción informativa o general
* Consecutivo
* Ciudad y Fecha
* Referencia
* Destinatario
* Comunicación y/o contenido
* Firma
Actas
En este formato se debe
contemplar las situaciones
ordinarias y extraordinarias de
reuniones internas y externas que
contempan las situaciones que se
contemplan y las decisiones que
se puedan tomar correctivas y los
responsables a implementarlas.
* Lugar – Fecha – hora
* Objeto de la reunión: seguimiento,
avance y ejecución de las
actividades.
* Asistentes
* Temas tratados
* Análisis de situaciones y
decisiones
* Acciones a realizar y los
respectivos responsables
* Firma de asistentes
Informes
escritos
Son generados a partir de los
participantes internos de la
gerencia del proyecto, los informes
pueden ser parciales o finales, con
el fin de informar los avances y/o
retrocesos del proceso y las
requisiciones que se tiene para
continuar con el proceso.
* Nombre del informe
* ciudad y fecha
*Pautas de avance
* Compromiso
* firma del emisor
Bitacora
Avance presentado en la obra, se
describen los sucesos diarios
realizados y avance generado; de
igual forma se detallan los
documentos recibidos de terceros
para generar control y trazabilidad
de los mismos.
Libro
* fecha Hora
* Emisor del mensaje
* Mensaje
* firma.
HERRAMIENTAS DEL PLAN DE COMUNICACIONES
Fuente: La autora.
166
Anexo AI: Formatos de las herramientas del sistema.
Consecutivo.
Ciudad, Fecha.
CIRCULAR (Informativa o General)
Destinatario:
Referencia y/o asunto:
Desarrollo Informativo.
__________________________________
Nombre
Cargo
Copia:
167
Consecutivo.
Ciudad, Fecha.
MEMORANDO
Destinatario:
Referencia y/o asunto:
Desarrollo Informativo.
__________________________________
Nombre
Cargo
Copia:
168
ACTA N° _____________
FECHA: HORA: SITIO:
OBJETIVO DE LA REUNION:
CONVOCADOS
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
TEMAS A TRATAR:
SITUACIONES
ANALIZADAS
DECISIONES TOMADAS CORRECCIONES A
IMPLEMENTAR
RESPOSABLE DE
EJECUCIÓN
FIRMA DE APROBACIÓN DE LA PRESENTE ACTA:
NOMBRE CARGO FIRMA APROBACIÓN
169
INFORME ESCRITO DE AVANCE N°______________
FECHA: HORA: DEPENDENCIA:
OBJETIVO DEL INFORME:
AVANCE DE LA EJECUCIÓN DEL DEPARTAMENTO
SITUACIONES PRESENTADAS DECISIONES EJECUTADAS DISMINUIR IMPACTOS
REQUERIMIENTOS
ENTREGA EL INFORME:
NOMBRE CARGO FIRMA APROBACIÓN
170
Anexo AJ: Tipos de reuniones del proyecto.
TIPO DE REUNION DESCRIPCION INTERESADOS
Revisión de la situación Son llevadas a cabo
semanalmente con el fin de
identificar conflictos y/o cuellos
de botella que generen un retardo
de la entrega efectiva de la
gerencia del proyecto.
* Precedida: Inversionistas y
Gerente de proyecto.
* Informa: Equipo nuclear.
Solucionar problemas Son realizadas para generar
solución de problemas
especificos de cada área, surgen
de forma extraordinaria, debido a
que se requuiere tomar
decisiones inmediatas para evitar
retrocesos del proceso.
Convoca:
* El interesado del E.N.
Resuelve y/o toma la decisión:
El gerente del proyecto.
del desarrollo de las
actividades y avances
alcanzados
Estas reuniones son realizadas
con el fin de verificar el avance
de la gerencia del proyecto de
acuerdo a la ruta critica y al
mismo tiempo identificar cuellos
de botella que generen retraso en
la entrega.
* Precedida: Inversionistas y
Gerente de proyecto.
* Informa: Equipo nuclear.
REUNIONES PARA LA GERENCIA DEL PROYECTO.
Las reuniones son realizadas para tratar problematicas que disminuyan la efectividad de la
gerencia del proyecto, los directamente interesados son quienes convocan, para generar una
lluvia de ideas que permitan generar soluciones a situaciones adversas presentadas.
Fuente: La autora.
171
Anexo AK: Plan de gestión de las comunicaciones - matriz de comunicaciones.
ACTIVIDAD MENSAJE EMISOR MEDIO FRECUENCIA RECEPTOR RESPUESTA PERIODICIDAD
INICIO ETAPA GERENCIA
PROYECTO
Inicio de la gerencia del
proyecto y reglas de
implementación.
Gerente del
Proyecto
Reunión. Inicio de la
gerencia del
proyecto.
Equipo Nuclear Compromiso para
los entregables
efectivos.
unico
CONTRATACION EQUIPO
NUCLEAR
Contratación del equipo
nuclear bajo los perfiles
establecidos por la gerencia
Gerente del
Proyecto
Reunión. Inicio de la
gerencia del
proyecto.
Empresa
temporal
Entrega de los
contratos de los
colaboradores de
acuerdo a perfiles.
unico
CONTRATACION DE
EMPRESA DE VIGILANCIA Y
SEGURIDAD
Contratar la empresa de
Seguridad y Vigilancia, de
dos turnos las 24 horas del
día con arma.
Gerente del
Proyecto
Reunión. Inicio de la
gerencia del
proyecto.
Empresa de
Seguridad y
Vigilancia.
Entrega de los
contratos de dos
turnos y
capacitación de los
mismos en manejo
de arma.
unico
FICHAS TECNICAS DE
MATERIA PRIMA
Elaboración de las fichas
técnicas de materias primas
para la operación del
proyecto.
Gerente del
Proyecto
Reunión. Inicio de la
gerencia del
proyecto.
Director
operacional.
Entrega de las
fichas técnicas de
materias primas.
Semanal.
PLAN DE MARKETING PARA
LANZAMIENTO
Elaboración del plan de
marketing para la operación
del proyecto.
Gerente del
Proyecto
Reunión. Inicio de la
gerencia del
proyecto.
Profesional en
mercadeo.
Entrega del plan de
marketing para el
lanzamiento
Semanal.
PERFILES DE PUESTOS DE
TRABAJO
Elaboración de perfiles de
puestos de trabajo, para la
operación del proyecto.
Gerente del
Proyecto
Reunión. Inicio de la
gerencia del
proyecto.
Director
operacional.
Entrega de los
perfiles de puestos
de trabajo
Semanal.
COMPRA DE EQUIPOS DE
COMPUTO Y
COMUNICACIÓN,
MAQUINARIA Y MUEBLES Y
ENSERES
Compra, instalación y
operación de los equipos,
herramientas, maquinarias y
muebles y enseres para la
operación del proyecto de
acuerdo a especificaciones.
Gerente del
Proyecto
Reunión. Inicio de la
gerencia del
proyecto.
Director
operacional.
Entrega de la
maquinaria, equipos
de computo y
muebles y enseres
de acuerdo a
requerimientos.
Semanal.
CONTRATACION Y
ADECUACION DEL
TERRENO E
INSTALACIONES
Adecuar los terrenos de
acuerdo a los requerimientos
de planos.
Gerente del
Proyecto
Reunión. Inicio de la
gerencia del
proyecto.
Residente Rebir del
Outsorsing, la
adecuación del
terreno de acuerdo a
requerimiento del
proyecto.
Semanal.
PRUEBA PILOTO Implementar prueba piloto
para verificar el
funcionamiento de la planta.
Gerente del
Proyecto
Reunión. Inicio de la
gerencia del
proyecto.
Equipo Nuclear Generar prueba
piloto y verificar el
funcionamiento de
toda la maquinaria
en la planta.
unico
REQUERIMIENTOS
LEGALES
Formalizar el proyecto desde
los requerimientos legales
para la etapa de la operación
del proyecto.
Gerente del
Proyecto
Reunión. Inicio de la
gerencia del
proyecto.
Asesor juridico,
Asesor
financiero,
Secretaria
auxiliar
contable.
Entregar la
documentación
aprobada por las
autoridades legales
que formalizan la
empresa para la
operación.
Semanal.
CIERRE DEL PROYECTO Cierre de la gerencia del
proyecto.
Gerente del
Proyecto
Reunión. final de la
gerencia del
proyecto.
Inversionistas Aceptación del acta
de cierre del
proyecto.
unico
Fuente: La autora.
172
Anexo AL: Distribución de la información.
METODOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN
METODO USO
Teléfono fijo
Se implementará una línea telefónica con el fin de generar y recibir llamadas de tipo local y nacional.
Celular
Se implementará dos líneas de celular con el fin de estar comunicados entre el gerente del proyecto, la SAC.
Correo electrónico
Se implementará correo electrónico empresarial con el fin de almacenar información en la nube de internet y ser consultada de forma práctica.
Cartelera
Se Implementara una cartelera en la oficina de la gerencia con el fin de dar a conocer posibles cambios.
Chat interno
Se generará una red interna de Chat, con el fin de generar documentación escrita y directa entre los colaboradores.
Documentación escrita
Se generará almacenamiento de las comunicaciones, bajo las normas del archivo general de la nación.
Fuente: La autora.
173
Anexo AM: Informes Project.
Fuente: Microsoft Project.
174
Anexo AN: Acta de cierre.
ACTA DE ENTREGA
Siendo las 08:30 horas del día 28 de diciembre del año 2014, reunidos en el municipio
de Ibagué, Departamento del Tolima; el gerente del proyecto y representante legal de
la empresa Yerly Carolina Morales Reinosa, identificada con cédula de ciudadanía
1.110.472 de la ciudad de Ibagué y la junta de inversionistas conformada por los
señores Juan Andrés Escobar, Federico Echeverría, Simón Zambrano; se procede a
realizar la entrega de la planta en operación de Los cofres Exequiales Biodegradables,
de conformidad con lo establecido en el contrato previamente suscrito; en el cual se
estableció que la planta deberá producir 11.000 cofres exequiales anuales operando
las 24 horas del día.
En uso de la palabra, la gerente del proyecto- representante de la Instancia Ejecutora
del proceso de inversión e instalación, informa a los representantes de la junta de
inversionistas, que le fueron autorizados recursos económicos por el orden de
$334.840.256,84 pesos m/cte., durante los 5 meses de inversión para la etapa de
operación del Proyecto, el cual se financió6 inicialmente con un crédito del 40%, venta
de acciones del 20% aporte de los inversionistas por el 40%; En la etapa de producción
y comercialización los inversionistas privados esperan disminuir la tasa de desempleo
del municipio de Ibagué y al mismo tiempo aumentar la calidad de vida de los
colaboradores.
Los inversionistas privados estando ubicados en la micro localización requerida
prosiguen con la verificación de la instalación de los muebles y enseres, de cada una
de las maquinas, de cada herramienta y los equipos de comunicación y de
computación, al mismo tiempo realizan ensayos para verificar el funcionamiento;
reciben la propuesta de lanzamiento y estrategias de mercadeo para la etapa de
operación, verifican los perfiles y los cargos de acuerdo a los requerimientos del
proyecto y prosiguen a verificar las fichas técnicas de materias primas con el fin de
estandarizar su producción; se hace entrega formal de la carpeta física que contiene
los intangibles de constitución legal de la empresa para la marcha y se verifica
175
documento por documento en original y copia; la gerente del proyecto procede a
realizar la prueba piloto acompañada del jefe de operaciones para concluir con el éxito
de la operación de la planta. Al estar satisfechos la junta de inversionistas procede a
aceptar el acta de entrega del proyecto y a partir de este momento se hacen
responsable del cuidado, mantenimiento y conservación de las instalaciones físicas e
intangibles.
La firma de la presente Acta no absuelve a la gerente del proyecto y su equipo nuclear
de los daños que resulten posteriores por averías de instalación los cuales se deben
corregidos sin costo alguno para los inversionistas; si por el contrario los daños sufridos
son por el uso inadecuado de las instalaciones y/o equipos, los inversionistas deben
realizar las respectivas correcciones.
Nota aclaratoria: En caso de que las visitas de inspección de las autoridades legales
sean realizadas a la firma de la presente acta y se comprueben fallas que generen
retrasos de procesos por sanciones y/o multas deberá asumirlos la gerente del
proyecto.
ENTREGA
_________________________
Gerente del proyecto
RECIBE
Por la junta de Inversionistas
NOMBRE INVERSIONISTA IDENTIFICACIÓN FIRMA HUELLA
Juan Andrés Escobar
Federico Echeverría
Simón Zambrano
Top Related