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PROPUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMAMOS DEL HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA.
OLGA PATRICIA CARBALLO LEAL
UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR, SECCIONAL AGUACHICA.FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y ECONOMICAS.
PROGRAMA DE ADMINISTRACIONPRACTICA CURRICULARES
X SEMESTRE AGUACHICA – CESAR.
2014
48
PROPUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMAMOS DEL HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA.
OLGA PATRICIA CARBALLO LEAL
Prácticas curriculares
Director del trabajoLUIS HERNANDO SERNA CARDONAAdministrador de Empresa T.P. 30374
Magister en Pedagogía
Director de las prácticas curricularesADOLFO LEÓN DÍAZ DE LA ROSA
Administrador de empresas
UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR, SECCIONAL AGUACHICAFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y ECONOMICAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIONPRACTICA CURRICULARES
X SEMESTREAGUACHICA – CESAR
2014
48
48
NOTA DE ACEPTACIÓN
__________________________
__________________________
__________________________
_________________________Presidente del jurado
________________________Jurado
_______________________Jurado
Aguachica Cesar, Junio 12 del 2014
48
DEDICATORIA
OLGA PATRICIA CARBALLO LEAL
Primero que todo a Dios por darme la sabiduría, a mí madre Flor María Leal
Montiel por darme la vida y su apoyo incondicional, a mí padre Martín Carballo
Caamaño por acompañar permanente a mi madre y por darme esa voz que me
motiva a superarme cada vez más, a mí hijo Esteban Pallares Carballo que es la
luz de mi vida, siendo el motor y la alegría de mí existir, a mí esposo Franklin
Figueroa Méndez por acompañarme siempre, motivándome y dándome su voz de
aliento para cumplir con mis metas, y a todos mis amigos y amigas que muchas
veces me fue imposible acompañarlos en los momentos tristes y alegres de
nuestra vida.
48
AGRADECIMIENTOS
A Dios y la virgen que ilumina mi camino, me llenó de sabiduría para lograr las
metas propuestas en este esfuerzo.
A la Universidad Popular Cesar, Seccional Aguachica junto con su personal
Docente que permitieron realizar los estudios de pregrado.
Al administrador de empresas y magister en pedagogía Luis Hernando Serna
Cardona, por su valiosa colaboración como director durante el desarrollo de esta
práctica curricular, además por su voz de aliento, su apoyo, orientación y
constante impulso para salir adelante y terminar este proceso en mi vida
académica.
Al candidato a doctor y magister Jorge Hamilton Chaverra Márquez, quien desde
su cargo ayuda y motiva a los estudiantes de una manera incondicional.
Al administrador de empresas y candidato a magister Geovany Enrique Pertuz
Campo, quien con su conocimiento realiza grandes aportes que sirven al
estudiante durante el desarrollo de estos trabajos.
Y a todas aquellas personas que de una u otra forma me ayudaron en este proceso de formación académica, muchísimas y muchísimas gracias.
48
CONTENIDOPág.
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..............................................................13
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA............................................................................14
1.3 JUSTIFICACION..............................................................................................14
1.4 OBJETIVOS.....................................................................................................15
1.4.1 OBJETIVO GENERAL:..................................................................................15
1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.........................................................................15
1.5 LIMITACIONES Y ALCANCE DE LA PRÁCTICA..........................................................16
1.5.1 Limitaciones..................................................................................................16
1.5.2 Alcances........................................................................................................16
2. ASPECTOS BASICOS DE LA EMPRESA.........................................................17
2.1 HISTORIA........................................................................................................17
2.2 VISIÓN...............................................................................................................18
2.3 MISIÓN...............................................................................................................18
2.4 Políticas institucionales....................................................................................18
2.5 OBJETIVOS.........................................................................................................18
2.6 ESTRATEGÍAS.....................................................................................................19
2.7 SISTEMA ORGANIZACIONAL..................................................................................21
2.7.1 Organigrama.................................................................................................21
2.7.2 Sistema contable...........................................................................................22
2.8 VALORES CORPORATIVOS...................................................................................22
2.8.1 Honestidad:...................................................................................................23
2.8.2 Respeto:........................................................................................................23
2.8.3 Compromiso:.................................................................................................23
2.8.4 Lealtad:..........................................................................................................23
2.8.5 Trabajo en equipo:........................................................................................23
2.8.6 Solidaridad: ..................................................................................................23
48
2.8.7 Ética:.............................................................................................................23
2.9 ACTIVIDAD COMERCIAL................................................................................23
2.10 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA..........................................................................24
3. MARCO REFERENCIAL....................................................................................25
3.1 MARCO TEÓRICO................................................................................................25
3.1.1 Los procesos dentro de la organización........................................................25
3.1.2 La reingeniería de los procesos....................................................................27
3.2 MARCO LEGAL...................................................................................................28
3.2.1 Constitución Políticas de Colombia...............................................................28
3.2.2 Ley 100 del 1993..........................................................................................28
3.2.3 Ley 190 del 1995...........................................................................................30
3.3 MARCO CONCEPTUAL.........................................................................................31
3.4 METODOLOGÍA...................................................................................................34
3.4.1 Enfoque de investigación..............................................................................34
3.4.2 Tipo de investigación.....................................................................................35
3.4.3 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN........................................................35
3.4.3.1 INFORMACIÓN PRIMARIA.......................................................................35
3.4.4 TABULACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS........................................................37
3.4.5 Criterio de validez y confiabilidad..................................................................38
3.4.5.1 Criterio de validez.......................................................................................38
3.4.5.2 Confiabilidad...............................................................................................39
4. DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO.........................................................40
4.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS....................................40
4.1.1 Diagnosticar de los procesos y procedimientos existentes en el
departamento de personal, para desechar aspectos negativos de la Institución,
aprovechando las debilidades para convertirlas en fortalezas...............................40
4.1.1 Justificación del análisis................................................................................40
4.1.2 Análisis externo teniendo de la matriz DOFA................................................41
4.1.3 Análisis de las oportunidades y amenazas...................................................42
4.1.4 El medio ambiente interno: fortalezas y debilidades.....................................44
48
4.1.5 Matriz FODA..................................................................................................46
4.1.6 Análisis DOFA en la empresa.......................................................................46
4.1.2 Se establecieron los procesos y procedimientos que se desarrollan en el
departamento de personal, con el fin de promover e interiorizar en los empleados
una cultura de mejoramiento continuo, brindando al personal las técnicas y
herramientas de integración necesarias para el buen desenvolvimiento en las
diferentes tareas y actividades del cargo...............................................................48
4.1.3 Determinación de las rutas y guías en el proceso que permita incrementar la
eficiencia, eficacia, y efectividad en el desarrollo de las actividades, tareas y
funciones................................................................................................................54
4.1.3.1 Selección de personal................................................................................54
4.1.3.2 Nombramiento del personal.......................................................................55
4.1.3.3 Programación de plan anual de capacitaciones.........................................55
4.1.3.4 Evaluación de desempeño: Esta evaluación se desarrollará en dos
periodos durante el año, los cuales están comprendidos del mes de julio y enero
del año siguiente....................................................................................................56
4.1.3.5 Inducción del personal................................................................................57
4.1.3.6 Inducción al personal..................................................................................57
4.1.3.7 Permisos al personal..................................................................................58
4.1.3.8 Certificaciones laborales............................................................................59
4.1.3.9 Elaboración de nómina de empleados de planta.......................................59
4.1.3.10 Elaboración planillas de seguridad social.................................................60
4.1.3.12 Realización y radicación de contratos y O.P.S.........................................62
4.1.3.13 Entrega desprendible de pago personal de planta...................................62
4.1.3.15 Descuentos de nóminas por embargos al personal.................................64
4.1.3.18 Incapacidades laborales...........................................................................66
CONCLUSIONES...................................................................................................67
RECOMENDACIONES..........................................................................................68
BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................69
ANEXOS................................................................................................................70
48
48
LISTA DE CUADRO
Pág.
Cuadro 1. Categorización de la matriz DOFA........................................................45
Cuadro 2. Análisis DOFA en la empresa................................................................46
Cuadro 3. Procedimientos del cargo de subgerente..............................................50
Cuadro 4. Procedimientos del cargo del jefe de recursos humanos......................51
Cuadro 5. Procedimientos del cargo de la secretaria.............................................52
Cuadro 6. Procedimientos del cargo de la auxiliar de personal.............................53
48
LISTA DE FIGURA
Pág.
Figura 1. Organigrama del Hospital Local de Aguachica, ESE..........................21
Figura 2. Pantallazo del programa R-FAST....................................................22
Figura 3. Flujograma de la selección del personal...........................................54
Figura 4. Flujograma de nombramiento de personal........................................55
Figura 5. Flujograma del plan anual de capacitación.......................................56
Figura 6. Flujogramas de evaluación de desempeño.......................................56
Figura 7. Flujograma de la vinculación del personal........................................57
Figura 8. Flujograma de induccion de personal...............................................58
Figura 9. Flujograma de permiso de personal.................................................58
Figura 10. Flujograma de Certificacion laboral................................................59
Figura 11. Flujograma de elaboración de nomina............................................60
Figura 12. Flujograma de Elaboración de las planillas de seguridad social.........61
Figura 13. Flujograma Elaboración nóminas de primas....................................61
Figura 14. Flujograma de realización y radicación de contratos y O.P.S.............62
Figura 15. Flujograma de entrega desprendible de pago personal de planta.......63
Figura 16. Flujograma de elaboración de horarios al personal..........................63
Figura 17. Flujograma de Descuentos de nóminas por embargos al personal.....64
Figura 18. Flujograma de liquidaciones y resoluciones de personales................65
Figura 19. Flujograma de liquidación final de prestaciones de personal.............65
Figura 20. Flujograma de incapacidades laborales..........................................66
48
LISTA DE ANEXO
Pág.
ANEXO A..................................................................................................71
ANEXO B..................................................................................................72
48
RESUMEN
El presente trabajo permite la actualización de los procesos y procedimientos de la
oficina de recursos humanos del Hospital Local de Aguachica. Se trabajó bajo un
enfoque cualitativo con un diseño estudio de caso. Las herramientas de
recolección de información fue el análisis documental. Los objetivos apuntaron a la
actualización del manual de procesos y procedimientos de las funciones,
actividades y tareas.
La teorías tenidas en cuenta fueron las de Ludwing Von Bertalanfy de las
teorías de los proceso y Henry Fayol del proceso administrativas.
Finalmente se cumplió lo planeado para la ejecución del presente
trabajo.
48
1. PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Dentro de las funciones y manejo de las empresas para una mejor competitividad,
existen los diferentes procesos y procedimientos que permiten llevar paso a paso
información y tratamiento internos que nos lleven al cumplimiento de las metas y
normas como de calidad, de regulación, entre otras; de ahí, que la “dirección y
organización desempeñen un papel estratégico para determinar la capacidad de la
empresa para crecer y adaptarse” 1 al medio donde se encuentra su campo de
acción.
Las organizaciones poseen componentes intrínsecos que hacen funciones de
manera transparente en el manejo de los procesos organizacionales. Estas
funciones permiten al recurso humano cumplir con las tareas y actividades para
llegar al éxito. Éxito que debe estar ramificado y proyectado mediante acciones
internas que deben cumplir los empleados hacia el sistema general, que es un
“elemento que se integra en unidades relativamente interdependiente”2. Toda
actividad está representada en subproceso y al mismo tiempo representa un
proceso.
El crecimiento de las empresas lleva a la ampliación y al desarrollo de nuevos
procesos y procedimiento de cada dependencia. Organizacionalmente las
empresas en su expansión realizan una planeación de estas dos herramienta que
le van a permitir definir algunas acciones, tareas, actividades y funciones para las
dependencias.
1 WEI CHOO, Chun. Traducida por: REY DÍAZ, Daniel. La organización inteligente: el empleo de la información para dar significado, crear conocimiento y tomar decisiones. Primera edición. Editorial Oxford University Press México, S.A. de C.V. México. 1999. p. 1.
2 BERTALANFFY, Ludwig Von. Citado por HERNANDEZ Y RODRIGUEZ, Sergio. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACION, TEORIA GENERAL ADMINISTRATIVAS: ORIGEN, EVOLUCIÓN Y VANGUARDIA. Quinta edición. McGraw-Hill/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V. México. 2011. p. 116.
48
Con lo anteriormente expuestos, surge la necesidad de actualizar los procesos y
procedimientos del sistema de recursos humanos del Hospital Local de
Aguachica. Debido a su crecimiento y planeación, algunos procesos se quedaron
pequeños por lo que se ve algunos subprocesos que no tienen similitud con las
tareas, actividades y funciones con los cargos.
1.2 Formulación del problema
¿ Cuál será la ventaja de la actualización del manual de procesos y
procedimientos de la oficina de recursos humamos del hospital local de
Aguachica, para el mejoramiento continuo al cumplimiento de los
objetivos institucionales?
1.3 JUSTIFICACION
La creación de este documento servirá para reconstruir los procesos y
procedimientos de la oficina de recursos humanos que es de vital importancia para
la entidad, por lo tanto este trabajo será útil porque:
Permitirá al hospital optimizar las tareas encomendadas y tener un mejor
instrumento rector de las actividades del departamento de recursos humanos.
Además de tener presente las normas generales que regulan los servicios de
la oficina en cuanto a relaciones laborales, prestaciones sociales y de
seguridad e higiene y la protección civil.
Permitirá conocer la forma de realizar algunas actividades que preceden y
siguen dentro del proceso al que forman parte.
Ofrecerá una descripción de actividades que deben realizarse a través de las
funciones que se desempeñan en la oficina de recursos humano.
48
Permite observar las actividades críticas que no son tenidas en cuenta por
muchos funcionarios que deberían desarrollarlas, como también aquellas
labores que tienen un grado de relevancia en la labor desempeñada, es
importante, dado a que en él, se obtiene información de los procesos según el
puesto de trabajo y su implicación en la gestión.
Contribuirá al manejo eficiente de las tareas, actividades funciones
pertinentes a cada cargo.
1.4 OBJETIVOS
La presente práctica curricular tendrá el siguiente objetivo general y los objetivos
específicos
1.4.1 OBJETIVO GENERAL:
Actualizar el manual proceso y procedimientos de la oficina de recursos
humamos del hospital local de Aguachica.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diagnosticar los procesos y procedimientos existentes en el departamento de
personal, para desechar aspectos negativos de la Institución, aprovechando las
debilidades para convertirlas en fortalezas.
Establecer los procesos y procedimientos que se desarrollan en el
departamento de personal, con el fin de promover e interiorizar en los
empleados una cultura de mejoramiento continuo, brindando al personal las
técnicas y herramientas de integración necesarias para el buen
desenvolvimiento en las diferentes tareas y actividades del cargo.
Determinar las rutas y guías en el proceso que permita incrementar la
eficiencia, eficacia, y efectividad en el desarrollo de las actividades, tareas y
funciones.
48
1.5 Limitaciones y alcance de la práctica.
Durante el desarrollo de la presente práctica se encontraron las siguientes
limitaciones y alcances:
1.5.1 Limitaciones
En la realización de la práctica se han encontrado limitaciones como:
No se encuentra la información necesaria para el desarrollo de la
misma.
No existe una comunicación oportuna y acorde entre el practicante y
la persona encarda del área.
Dificultad en la dedicación de tiempo por parte del practicante debido
a muchas tareas asignadas por la institución.
No existen los documentos antiguos que soporten el trabajo a
realizar.
La colaboración por parte de los compañeros es nula, debido a que
también poseen sus tareas asignadas y no quieren descuidarlas para
cumplir con sus metas del día.
1.5.2 Alcances.
Para el desarrollo de la presente práctica empresarial es alcanzar los objetivos
establecidos con anterioridad el cual corresponde a la “ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE
RECURSOS HUMAMOS DEL HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA”.
48
48
2. ASPECTOS BASICOS DE LA EMPRESA
2.1 HISTORIA.
“El 19 de diciembre de 1996 el Centro de Salud del Barrio San Eduardo adscrito al Hospital Regional José David Padilla Villafañe, se constituyó como Empresa Social del Estado, bajo la denominación de “hospital Local de Aguachica” de primer nivel de atención médica, Hospital Local de Aguachica, es una empresa social del estado, creada mediante acuerdo N° 038 del 19 de diciembre de 1996, emanado del Concejo Municipal de Aguachica, acreditando los requisitos mínimos para su creación y funcionamiento, y exponiendo las necesidades que en materia de servicios de salud eran cada día más relevantes.
El primero de agosto de 1997 Hospital Local asumió formalmente al prestación de los servicios de salud de primer nivel de atención médica, liderando el desarrollo de programas para “promoción se la salud y prevención de la enfermedad”. Cuarenta y nueve funcionarios públicos conformaron inicialmente la planta de personal que fue cedida por el Departamento Administrativo de Salud del Cesar (DASALUC) y Hospital Local Regional José David Padilla Villafañe.
En 1998 debido al aumento de la población atendida, se hizo necesario ampliar la cobertura del primer nivel de carácter ambulatorio, construyéndose el edificio del Centro Materno Infantil en el barrio Idema y el 15 de noviembre de 2002 recuperándose las instalaciones donde operaba la Estación de Policía. Esta última fue adecuada para el funcionamiento del Centro Materno Amigo de los niños del barrio Barahoja. Tales hechos trajeron consigo un incremento del 117% en la prestación de servicios de salud.
En Hospital Local se prestaron inicialmente los servicios de Consulta Externa, Laboratorio Clínico y Odontológico; en 1998 se creó la Unidad de Urgencias y Hospitalización de baja complejidad; y hoy en día se cuenta incluso con
Unidad de Trabajo social”3.
2.2 Visión
3 Información suministrada por la oficina de control interno de la organización. p. 1.
48
“Para el 2020 seremos líderes en servicios de primer y segundo nivel de atención
en salud, con calidad y proyección nacional mediante la creación y fortalecimiento
de una red integral de servicios”4.
2.3 Misión
“Nuestro compromiso es la satisfacción de las necesidades de salud de los
clientes apoyados en la autonomía, responsabilidad administrativa y estrategias
competitivas, con un equipo con talento humano altamente calificado y motivado
posicionándonos en el mercado con tecnología de punta”5.
2.4 Políticas institucionales
“El Hospital Local De Aguachica, es una empresa social del estado cuyo compromiso está fundamentado en una organización ágil, con personal calificado, garantizando una atención integral y oportuna al usuario. Sustentando su accionar en los principios de mejoramiento continuo, colaboración, oportunidad, pertinencia, eficacia, austeridad, universalidad, respaldando sus servicios en la estabilidad financiera que nos permite ser una entidad competitiva y beneficiar así a nuestros usuarios; igualmente comprometidos con el cumplimiento de las directrices legales y reglamentarias enmarcadas en la política del mejoramiento continuo de nuestros procesos, infraestructura y desarrollo del talento humano, que nos permita lograr una organización sólida y posicionada en la comunidad, siendo reconocida por beneficio social”6.
2.5 Objetivos
Teniendo en cuenta la misión y la visión del Hospital Local de Aguachica
Departamento del Cesar, la institución tiene los siguientes objetivos institucionales
para su cumplimiento:
1. Garantizar la capacidad de oferta de servicios de baja complejidad.
2. Incrementar los servicios de mediana complejidad acorde a la
demanda y la capacidad instalada.
4 Ibíd.,
5 Ibíd.,
6 Ibíd.,
48
3. Fortalecer el sistema de información en el Hospital local de Aguachica
E.S.E
4. Garantizar la auto-sostenibilidad de la Institución a través de la venta
de servicios con calidad y la gestión gerencial.
5. Reducción de riesgos inherentes a la prestación del servicio.
6. Mejorar las tendencias en el comportamiento de la morbimortalidad
por enfermedades prevenibles y trasmisibles.
7. Fortalecer el desarrollo del talento humano del Hospital local de
Aguachica E.S.E.
8. Garantizar la calidad en la prestación de servicios a nuestros usuarios.
9. Fortalecer los espacios de participación comunitaria en los procesos
del Hospital Local de Aguachica E.S.E”7.
2.6 Estrategías
Respondiendo a los objetivos institucionales se elaboraron las siguientes
estrategía:
1. Mejorar la prestación de los servicios de primer nivel en salud, teniendo todo lo
necesario para llevar acabo la atención y hospitalización de aquellos casos que
requieren atención médica permanente y no comprometen cuidados
especializados.
2. Ofrecer a los usuarios una atención oportuna en los diferentes centros de
salud, para que pueda gozar de los programas de promoción y prevención de
la salud, que ofrece el hospital local de Aguachica.
3. Desarrollar una cultura orientada al manejo, mejoramiento y protección de las
herramientas que garantice la prestación adecuada de los servicios de primer
nivel en salud del municipio de Aguachica.
7 Ibíd.,
48
4. Facilitar el control social y la participación ciudadana en la prestación de los
servicios de salud que el hospital local de Aguachica ofrece.
5. Adelantar acciones para el mejoramiento de los procesos administrativos y
técnicos que vayan en beneficios de la comunidad, para la prestación de los
servicios de salud.
6. Comunicar de manera oportuna y efectiva de los resultados de gestión de la
institución para mejorar la imagen y los servicios que presta.
7. Implementar políticas que propendan por la sostenibilidad financiera y
económica de la organización en cumplimiento de sus objetivos institucionales.
8. Establecer un sistema integrado de gestión de la institución que garantice de
manera eficiente y eficaz la prestación de servicio de salud del primer nivel.
9. Fortalecer el esquema organizacional y el desarrollo integral del talento
humano del hospital, mediante capacitaciones que lleven al cumplimiento de
las funciones y atención a los usuarios para cumplir con las metas y objetivos
institucionales.
10.Promover una cultura de reconocimientos al logro de los resultados, mediante
incentivos y estimulo hacia el empleado, con el fin de mantener la motivación
personal y un ambiente laboral agradable en la institución.
2.7 Sistema organizacional
Este proceso se encuentra desarrollado de la siguiente manera en la institución:
48
2.7.1 Organigrama
A continuación en la figura 1 se mostrará el organigrama de la empresa, la cual
discrimina todos los cargos existente en la organización.
Figura 1. Organigrama del Hospital Local de Aguachica, ESE.
Fuente: Oficina de control interno de la organización.
2.7.2 Sistema contable
El Hospital Local de Aguachica maneja un software para los procesos
administrativos, financieros y asistencial, mediante este programa el
48
cual tiene como nombre R-FAST, se realizan las tareas como elaboración
de registro y disponibilidad presupuestal, pagos de nómina,
supernumerario, proveedores y servicios, y lo relacionado con las
historias clínicas de los usuarios y pacientes que la organización les
presta sus servicios de salud. A continuación en la figura 2, se muestra
un pantallazo del programa.
Figura 2. Pantallazo del programa R-FAST del Hospital Local de Aguachica, ESE.
Fuente: Oficina de sistema del Hospital Local de Aguachica.
2.8 Valores corporativos
En la organización los servidores públicos y/o contratista de Empresa Social del
Estado Hospital Local de Aguachica se comprometen a orientar su trabajo bajo
los siguientes valores:
2.8.1 Honestidad: El servidor público y/o contratista actuara con pudor, decoro y
recato tendrá responsabilidad consigo mismo y con los demás, en relación con la
48
calidad de su trabajo el compromiso con la empresa y el desarrollo de sus
funciones, dando ejemplo de rectitud ante los demás servidores públicos y ante la
comunidad general.
2.8.2 Respeto: Es la atención y consideración para con los demás y consigo
mismo, cuidando de no mellar la dignidad humana.
2.8.3 Compromiso: El servidor público y/o contratista debe reflejar con su trabajo
y desempeño, el compromiso con la empresa y con la comunidad en su condición
de empleados públicos.
2.8.4 Lealtad: Es asumir el compromiso de fidelidad, respeto y rectitud, actuando
siempre en bien de la institución y con amplio sentido de pertenencia.
2.8.5 Trabajo en equipo: Intercambio de acciones, experiencias e ideas para
lograr un resultado, armonizando sus acciones para el cumplimiento de metas
propuestas y asegurando un rápido y efectivo desarrollo de los objetivos comunes.
2.8.6 Solidaridad: Entendida esta como el sentimiento que impulsa a los servicios
y/o contratistas de la entidad a prestarse ayuda mutua, adoptando una forma de
comportamiento que acarree beneficios para la vida individual y empresarial.
2.8.7 Ética: Conducta personal puesta de manera estable y honrada al servicio de
los demás y en beneficio propio, a impulsos de la propia vocación con la dignidad
que corresponde a la persona humana.
2.9 ACTIVIDAD COMERCIAL
“El Hospital Local de Aguachica fue creada el 19 de diciembre de 1996 el Centro de Salud del Barrio San Eduardo adscrito al Hospital Regional José David Padilla Villafañe, se constituyó como Empresa Social del Estado, bajo la denominación de “hospital Local de Aguachica” de primer nivel de atención médica, Hospital Local de Aguachica, es una empresa social del estado, creada mediante acuerdo N° 038 del 19 de diciembre de 1996, emanado del Concejo Municipal de Aguachica, acreditando los requisitos mínimos para su creación y funcionamiento, y exponiendo las necesidades que en materia de servicios de salud que eran cada día más relevantes.
Luego de su creación, asumió formalmente la prestación de los servicios de salud de primer nivel de atención médica, liderando el desarrollo de programas para “promoción de la salud y prevención de la enfermedad”. Además cuenta con varias sedes con infraestructura en la zona urbana y rural (corregimiento y veredas) del municipio. Ella cuenta con una planta física de
48
excelentes condiciones de infraestructura, construida y reconstruida exclusivamente para servicios de salud y su parte administrativa. Se encuentra ubicada en la Carrera 7 No. 2 – 160. Además cuenta con equipos de última tecnología para el desarrollo de la atención medica del primer nivel y software para la sección administrativa y la base de datos de historias médica, para con ello responder a los indicadores de habilitación y calidad propuestos por el ministerio de protección social, las normas de ICONTEC y las necesidades de la población. También cuenta con unidades móviles y un equipo tecnológico y técnico de fácil desplazamiento e idóneo en las actividades extramurales la cual representa la institución en las veredas y corregimiento del municipio”8.
2.10 Diagnostico de la empresa.
En el desarrollo de la presente práctica se analizó que no posee un manual de
procesos por cada área, lo que lleva a un estancamiento en los procesos para no
avanzar en el mejoramiento continuo que toda organización debe superar.
También se observó que el clima laboral entre los niveles jerárquico del hospital
no es agradable, cada quien crea su propia ideología y en muchas ocasiones no
respetan los jefes, además la solidaridad entre compañeros no existe debido a que
si alguien se enferma en el lugar de trabajo ninguno de los demás trabajadores
muchas veces no están disponible para colaborar en dicha tareas. La organización
posee una serie de situaciones como en la vinculación del personal que se hace
por medio de colaboraciones política del alcalde, los concejales, diputados y
representante a la cámara.
8 Información suministrada por la oficina de salud ocupacional de la empresa.
48
3. MARCO REFERENCIAL
A continuación se desarrollará las teorías que tienen relevancia con el tema de
investigación como es el marco teórico, las normas que se relacionan con el tema
el marco legal, las palabras más significativa durante el desarrollo del presente
trabajo que es marco conceptual y la metodología para el desarrollo del mismo,
junto con su instrumento de recolección y análisis de la información.
3.1 Marco Teórico
En esta parte se tendrán en cuenta las teorías que tienen relación con el tema de
la práctica curricular.
3.1.1 Los procesos dentro de la organización
Durante la existencia de las formas de organizarse los seres humanos siempre
existieron los grupos de tareas independientes como proceso, pero una vez
intercaladas con el propósito general, se llegaba a un solo criterio organizacional.
Según Von Bertalanfy9 “no existe elemento físico o químico independiente; todos
los elementos se integran en unidades relativamente interdependiente”. Las
organizaciones así, tengan estructura y desarrollen tarea totalmente
independiente, en la unificación para llegar al servicio o producto terminado
siempre van a unirse a una sola variable.
Lo anterior, tiene que ver con los procesos que se llevan dentro de las
organizaciones, estos cumplen con procedimientos estándares y controles
netamente necesarios en su ejercicio. Hernández y rodríguez afirman que todo el
universo es un sistema, debido a que está en función con los subsistemas como el
sistema solar, lunar, entre otros, los cuales ha servido para el ser humano
desarrollarse y aportar a la ciencia. Esto hace que se convierta en un método
dinámico debido a que se produce efectos de caos en los procesos conocidos
9 HERNANDEZ Y RODRIGUEZ., Op. Cit. p. 116.
48
como entropía, por esta razón es el concepto de homeostasis que significa
equilibrio, es decir, un sistema homeostático es aquel que siempre está en un
punto balanceado, donde él, actúa solo, se autocorrige, se autorregula10.
La homeostasis en las organizaciones no funciona de manera automática como se
explica en el párrafo anterior, sino que se logra gracias a la fijación de parámetros
de eficiencia y eficacia. Esto hace que los niveles jerárquico como supervisor,
jefes y directivos de una organización mantengan el sistema en equilibrio y
controlando las dependencias con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos
organizacionales11.
Todos los sistemas hacen parte de otro, el sistema de recursos humanos hace
parte de la organización en la toma de decisiones, porque los empleados de una
organización requieren de una selección previa, tal como lo establecen las normas
y políticas de la misma.
Otro punto que se debe tratar para el desarrollo de los sistemas es su proceso
administrativos interno en cada dependencia, lo cual se genera por las actividades
a realizar para el cumplimiento de las metas. Este proceso administrativo está
conformado por una “previsión-planeación, organización, dirección, coordinación y
control”12 de las tareas, funciones tanto operativa como administrativas. Este
proceso administrativo debe estar incluido dentro de los sistemas los cuales se
fundamentan en las tareas, actividades y funciones de las respectivas áreas del
hospital Local.
3.1.2 La reingeniería de los procesos
10 Ibíd., p. 116 & 118.
11 Ibíd., p. 118.
12 Ibíd., p. 50.
48
Desde la creación de una empresa los sistemas permiten reingeniarse mediante
las herramientas necesaria. La reingeniería de procesos es una corriente de
pensamientos administrativos producto del posmodernismo industrial de la
administración de conocimientos y de la aplicación de sistemas tecnológicos a la
dirección de las empresas, la cual se inicia al final del siglo XX. Ella nace para
encontrar mejoras que les permitan desarrollar ventajas competitivas difícilmente
superables, o recuperarse ante las crisis económicas por falta de competitividad13.
Con este método las organizaciones pueden lograr un cambio radical de
rendimiento en costos, tiempo en ciclos, servicio y calidad, con herramientas y
técnicas enfocadas a mejorar los procesos internos y externos. La reingeniería
hace un replanteamiento general de todo el funcionamiento de las empresas para
modernizarla y colocarlas en una alta competitividad, mediante la aplicación de
cambios paulatinos sin que afecte los demás procesos y la calidad de los servicios
y productos de una organización, también se debe tener en cuenta el proceso
administrativos de ellas y de cada una de las dependencias que tiene en su
estructura14.
Finalmente la reingeniería en otras palabras implica reinventar la organización sin
detener la marcha. Esta reinversión se basa en el descubrimiento de formas
novedosas de hacer las cosas y nuevas estructuras departamentales y jerárquica
sin conformase con hacer lo mejor de lo que siempre se ha hecho. Ella tiene tres
formas de hacer las cosas, la primera es descubrir la visión que es en donde se
define los términos de la modificación de procesos, la segunda el rediseño que es
en donde se establecen los nuevos procesos mediante herramientas tecnológicas
y la tercera y última es la puesta en marcha de los procesos a corto, mediano y
largo plazo en la organización.
3.2 Marco Legal
13 Ibíd., p. 372.
14 Ibíd., p. 372-373.
48
A continuación se relacionaran las Normas o Leyes que tienen relevancia con el
presente trabajo.
3.2.1 Constitución Políticas de Colombia
Artículo 48. La Seguridad Social es un servicio público de carácter obligatorio que
se prestará bajo la dirección, coordinación y control del Estado, en sujeción a los
principios de eficiencia, universalidad y solidaridad, en los términos que establezca
la Ley.
3.2.2 Ley 100 del 1993.
Artículo. 1º- Sistema de seguridad social integral. El sistema de seguridad
social integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona
y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana,
mediante la protección de las contingencias que la afecten.
ARTICULO. 2º- Principios. El servicio público esencial de seguridad social se
prestará con sujeción a los principios de eficiencia, universalidad, solidaridad,
integralidad, unidad y participación:
a) Eficiencia. Es la mejor utilización social y económica de los recursos
administrativos, técnicos y financieros disponibles para que los beneficios a que da
derecho la seguridad social sean prestados en forma adecuada, oportuna y
suficiente;
b) Universalidad. Es la garantía de la protección para todas las personas, sin
ninguna discriminación, en todas las etapas de la vida;
48
c) Solidaridad. Es la práctica de la mutua ayuda entre las personas, las
generaciones, los sectores económicos, las regiones y las comunidades bajo el
principio del más fuerte hacia el más débil.
Es deber del Estado garantizar la solidaridad en el sistema de seguridad social
mediante su participación, control y dirección del mismo.
Los recursos provenientes del erario público en el sistema de seguridad se
aplicarán siempre a los grupos de población más vulnerables;
d) Integralidad. Es la cobertura de todas las contingencias que afectan la salud, la
capacidad económica y en general las condiciones de vida de toda la población.
Para este efecto cada quien contribuirá según su capacidad y recibirá lo necesario
para atender sus contingencias amparadas por esta ley;
e) Unidad. Es la articulación de políticas, instituciones, regímenes, procedimientos
y prestaciones para alcanzar los fines de la seguridad social, y
f) Participación. Es la intervención de la comunidad a través de los beneficiarios
de la seguridad social en la organización, control, gestión y fiscalización de las
instituciones y del sistema en su conjunto.
PARAGRAFO.-La seguridad social se desarrollará en forma progresiva, con el
objeto de amparar a la población y la calidad de vida.
ARTICULO. 5º- Creación. En desarrollo del artículo 48 de la Constitución Política,
organizarse el sistema de seguridad social integral cuya dirección, coordinación y
control estará a cargo del Estado, en los términos de la presente ley.
ARTICULO. 6º- Objetivos. El sistema de seguridad social integral ordenará las
instituciones y los recursos necesarios para alcanzar los siguientes objetivos:
48
3.2.3 Ley 190 del 1995
ARTICULO 1º. Todo aspirante a ocupar un cargo o empleo público, o a celebrar
un contrato de prestación de servicios con la administración deberá presentar ante
la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que
haga sus veces, el formato único de hoja de vida debidamente diligenciado en el
cual consignará la información completa que en ella se solicita:
1. Su formación académica, indicando los años de estudio cursados en los
distintos niveles de educación y los títulos y certificados obtenidos.
2. Su experiencia laboral, relacionando todos y cada uno de los empleos o cargos
desempeñados, tanto en el sector público como en el privado, así como la
dirección, el número del teléfono o el apartado postal en los que sea posible
verificar la información.
3. Inexistencia de cualquier hecho o circunstancia que implique una inhabilidad o
incompatibilidad del orden constitucional o legal para ocupar el empleo o cargo al
que se aspira o para celebrar contrato de prestación de servicios con la
administración.
4. En caso de personas jurídicas, el correspondiente certificado que acredite la
representación legal, y
5. Los demás datos que se soliciten en el formato único.
Parágrafo. Quien fuere nombrado para ocupar un cargo o empleo público o
celebre un contrato de prestación de servicios con la administración deberá, al
momento de su posesión o de la firma del contrato, presentar certificado sobre
antecedentes expedido por la Procuraduría General de la Nación y el certificado
sobre antecedentes penales expedido por el Departamento Administrativo de
Seguridad, DAS. Sólo podrán considerarse como antecedentes las providencias
ejecutoriadas emanadas de autoridad competente.
48
3.3 Marco conceptual
A continuación se relaciona las palabras más relevante en el desarrollo de la
presente práctica curricular:
Áreas: son las partes que tiene una empresa y también se le denominan
departamentos, entre ellas tenemos, el área de recursos humanos, de servicios
generales, de urgencia, de consulta externa, administrativa, financiera, de
sistemas y tecnología, entre otros.
Formato: Es el instrumento que facilita el registro de la información necesaria
para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizó
de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.
Guías: Son los procedimientos que tiene por objetivo y fin el conducir,
encaminar y dirigir un tema en específico para que llegue al final de su
recorrido.
Manual: Es el instrumento administrativo que contiene en forma explícita,
ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones,
organización y procedimientos de los órganos de una empresa; así como las
instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del
trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos
institucionales.
Manual de procedimientos: es un elemento del Sistema de Control Interno, el
cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que
contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas
operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en
una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.
48
Requiere identificar y señalar ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?, ¿Donde?, ¿Para
qué? y ¿por qué? de cada uno de los pasos que integra los procedimientos.
Normas: Son las disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que
persigue un fin determinado enmarcado dentro de una política ya sea estatal o
empresarial. En otras palabras son todos aquellos artículos que se rigen para
obtener disciplina en un determinado grupo de cualquier índole.
Objetivo: Es el planteo de una meta o un propósito a alcanzar, y que, de
acuerdo al ámbito donde sea utilizado, o más bien formulado, tiene cierto nivel
de complejidad. El objetivo es una de las instancias fundamentales en un
proceso de planificación que se plantean de manera abstracta en ese principio
pero luego, pueden o no concretarse en la realidad, según si el proceso de
realización.
Políticas: Es la orientación, marco de referencia o directriz que rige las
actuaciones en un asunto determinado. también son las reglas a regir dentro
una zona específica el cual lleva como finalidad obtener una disciplina en
cumplimiento de las funciones determinadas.
Procedimientos: son los pasos homogéneos que especifican y detallan un
proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o
actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables
de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando
la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de
nómina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de
materiales, entre otros.
Procesos: es una serie de actividades, acciones o eventos organizados
interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y
48
predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una
de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables
que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgánica.
Puntos de Control: Son las prevenciones que hace un empleado en el
desarrollo de un procedimiento para ejecutar la acción o tarea de acuerdo con
las normas establecidas en los reglamentos.
Recursos humanos: Es la oficina compuesta por los procesos como
reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión
del personal durante la permanencia en la empresa. La función de ella esta en
el desempeño de las distintas responsabilidades que pueden ver con aspectos
tales como la administración de la nómina de los empleados o el manejo de las
relaciones con sindicatos, entre otros. Para poder ejecutar la estrategia de la
organización es fundamental la administración su importancia, para lo cual se
deben considerar conceptos tales como la comunicación organizacional,
el liderazgo, el trabajo en equipo, la negociación y la cultura organizacional.
Por lo tanto estas tareas las pueden desempeñar personas en un
departamento junto a los directivos de la organización.
Reglamento: Es el conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el
desarrollo de una actividad sea cual sea.
Sistema: es el conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el
funcionamiento de un grupo o colectividad. También es el conjunto de reglas,
principios o medidas que tienen relación entre sí. Además se puede definir
como el conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que
interactúan entre sí para lograr un objetivo.
48
3.4 Metodología
En el desarrollo del presente trabajo, esta parte está comprendida en una
descripción del enfoque y el tipo de investigación, instrumentos de recolección,
análisis y tabulación de datos, y la validez de la misma, tal como se refleja a
continuación.
3.4.1 Enfoque de investigación
El presente trabajo se manifestó con la metodología según algunos
autores demológicos como Méndez afirma que “según el nivel de
conocimiento científico al que se espera llegar, se debe formular el tipo
de estudio cuyo propósito es señalar el tipo de información que se
necesita, así, como el nivel de análisis que deberá realizar, por lo cual
debe tenerse en cuenta los objetivos que se plantearon con
anterioridad”15
Con lo anteriormente expuesto, la presente práctica curricular asumió
un enfoque cualitativo. Este enfoques cualitativo facilita la comprensión
de aspectos subjetivos que emergen cuando se trata de identificar la
naturaleza profunda de las realidades, así como comprender significados
e interpretaciones que los sujetos dan a sus pensamientos y acciones.
En este sentido Galeano afirma que “el enfoque cualitativo es un
proceso interactivo atravesado por su propia historia personal,
biografías, genero, clase social, raza y etnia y por aquellas de las
personas que están estudiando; Además reconoce la heterogeneidad
derivadas de diferentes interese y condiciones sociales (clase, etnia,
15 MENDEZ ALVAREZ, Carlos Eduardo. Metodología: Diseño y desarrollo del proceso de investigación. tercera edición. MC GRAW HILL/INTERAMERICANA EDITORES. S.A. DE C.V. Bogotá, Colombia. 2003. p. 49-50.
48
genero, adscripción religiosa, política o económica) pondera sus hallazgo
confrontando las diferencias encontradas”16
3.4.2 Tipo de investigación
Teniendo en cuenta el enfoque de la presente práctica curricular y el objetivo
general el cual corresponde a “Proponer la actualización del manual proceso y
procedimientos de la oficina de recursos humamos del Hospital Local de
Aguachica”. El presente trabajo toma un diseño de estudio de caso, la cual es
una “herramienta de investigación fundamental en el área de las ciencias sociales
y en la administración”17, además se destaca el “nacimiento y el desarrollo de las
disciplinas que aborda esta herramienta en las organizaciones, convirtiéndose en
la base del desarrollo germinal de las teorías que configurán el campo de la
empresa. También este método de estudio de caso ha sido aplicado tanto a la
resolución de problemas empresariales como a la enseñanza en general”18.
3.4.3 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN.
Teniendo en cuenta los elementos anteriores de la presente práctica curricular se
adoptó el siguiente instrumento de recolección de acuerdo a los objetivos
planteados:
3.4.3.1 INFORMACIÓN PRIMARIA
16 GALEANO, María Eumelia. Diseño de proyectos en la investigación cualitativa. Medellín: Fondo editorial Universidad EAFIT, 2011. p. 21.
17 Martínez Carazo, Piedad Cristina. “El método de estudio de caso. Estrategia metodológica de la investigación científica”. Universidad del Norte. Consultado el 25 de julio de 2013. Disponible en:http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:e319FmqT4scJ:ciruelo.uninorte.edu.co/pdf/pensamiento_gestion/20/5_El_metodo_de_estudio_de_caso.pdf+estudio+de+caso&hl=es&gl=mx&pid=bl&srcid=ADGEEShFasfLWoWBrh2tf5rLguZAdOfZTqN1M87uv4Yzl3Yn4Yuz1AS3_DaoSGaj0C8KRW2xmwWP86bj6SewNRfdFJCQOEj_H7gw4QoVViVEpn52r7vYhj0GP1jNLKphbnanBMlyqn1h&sig=AHIEtbStSIbcnWIqRP9h_I3zsgHDCczLdA. Mayo 27 del 2014. 17:23:03.
18 Ibíd., p. 174.
48
Información documental.
La presente técnica se utilizó para la recolección de información de la práctica
curricular que aquí se regenta; ella esta basada en los objetivos planteados, y se
convierte en la fuente principal para este trabajo, al respeto Galeano Morín afirma
que es un fuente verificadoras “a través de las cuales se constatan, los signos, las
señales y se obtiene información que pueden ser primaria y secundarias en las
orales y escritas”19; también Quintana Peña manifiesta que “constituye el punto de
entrada a cualquier trabajo de investigación e incluso en muchas otras
ocasiones, es el origen del tema o problema de investigación”20; además Sandoval
también afirma que “los documentos fuente pueden ser de naturaleza diversa:
personales, institucionales o grupales, formales o informales”21 y que “a través de
ellos es posible recoger información muy valiosa para lograr el encuadre; dicho
encuadre incluye básicamente la descripción de los acontecimientos rutinarios, así
como de los problemas más usuales de las personas o la cultura de objeto de
análisis”22. También quintana dice que “así mismo, conocer los nombres e
identificar los roles de las personas clave en esta situación sociocultural. También
revela los intereses y las perspectivas de comprensión de la realidad, que
caracterizan a los que han escrito los documentos. La información documental se
desarrolla en cinco acciones, a saber tales como:
Rastrea y hace inventario: de documentos existentes y disponibles;
Clasifica los documentos identificados.
19 Ibíd., p. 44.
20 QUINTANA PEÑA, Alberto. Metodología de la Investigación Científica Cualitativa. segunda edición. McGraw Hill. Lima Perú. 2008. p. 64.
21 SANDOVAL CASILIMAS, Carlos Arturo. Programa de Especialización en teoría métodos y técnicas de INVESTIGACIÓN SOCIAL. INVESTIGACION CUALITATIVA. Primera edición. ARFOS editores Ltda. Colombia. 2002. p. 137. 22
? Ibíd., 137 y 138.
48
Selecciona: los documentos más pertinentes para los propósitos de
la investigación;
Leer en profundidad el contenido de los documentos seleccionados,
para extraer elementos de análisis y consignarlos en "memos" o
notas marginales que registren los patrones, tendencias,
convergencias y contradicciones que se vayan descubriendo;
Leer en forma cruzada y comparativa los documentos en cuestión,
ya no sobre la totalidad del contenido de cada uno, sino sobre los
hallazgos previamente realizados, a fin de construir una síntesis
comprensiva total, sobre la realidad humana analizada”23.
Esta herramienta en el presente trabajo se desarrolló de la siguiente forma:
inicialmente se hizo una búsqueda de toda la información documental existente,
después se seleccionó las que tenían pertinencia con el trabajo, luego se rastreó
el tema específico para centrar el direccionamiento y desarrollo de la práctica.
3.4.4 TABULACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS.
En el presente trabajo, la tabulación o registro, sistematización y análisis de la
información de los datos se realizó tal como lo afirma Galeano Morín que “son
proceso mediadores entre la recolección y generación de información y el análisis
de la misma”24. Además “el registro sistemático y riguroso de la información
permitió poner en orden un cumulo de información recopilada o generada en el
proceso investigativo, de tal manera que su recopilación fue ágil y eficiente”25. De
igual forma también “la investigadora dedico gran parte del tiempo a la revisión 23 QUINTANA PEÑA., Op. Cit. p. 65.
24 GALEANO MORÍN. Op. Cit., p. 58
25 Ibíd. p. 58.
48
bibliográfica y documental del material relevante al objeto de estudio poniendo de
presente estrategias metodológicas según los diferentes autores”26.
También el presente trabajo posibilito la generación de un cumulo de información
que requirió ser registradas y sistematizadas para posibilitar su análisis e
interpretación. Además en este sentido Taylor y Bodgan afirman que “la
recolección y análisis de los datos van de la mano a lo largo de las herramientas
necesarias para el cumplimiento de sus objetivos y de cualquier otras técnicas
cualitativas que se requiera; también los usos reguladores según la pista de los
temas emergentes, notas de campo y transcripciones que desarrollan conceptos y
proposiciones para comenzar a dar sentido a los datos.”27
Por lo anterior, la tabulación y análisis de la información de los datos se
hizo por medio de información suministrada por la empresa de las cuales
tuvieron relevancia con el trabajo, entre otros que estuvo de acuerdo a
la información obtenida directa e indirectamente de las fuentes
investigadas.
3.4.5 Criterio de validez y confiabilidad.
Teniendo en cuenta los anteriores elementos y conceptos, a continuación se
describen y define los diferentes criterios tanto de validez como de confiabilidad
que se manejaron en la presente práctica curricular
3.4.5.1 Criterio de validez
En la presente práctica curricular “La validez hace referencia al grado de
coherencia lógica interna de los resultados y a la ausencia de contradicciones con
resultados de otras investigaciones o estudios bien establecidos. Debe
26 Ibíd. p. 59.
27 TAYLOR, S. y BODGAN, R. Introducción a los métodos cualitativos de investigación. Barcelona: Paidós, 1998. p. 46.
48
diferenciarse entre interna (Grado en el cual los resultados reflejan la situación
estudiada) y externa (Nivel de aplicación de las conclusiones a grupos
similares).”28 Por lo tanto, la validez se otorgó mediante la triangulación del análisis
de la información requerida y las normas o leyes que la regulan. Además las
conclusiones evidencian la realidad desde una mirada analítica, rigurosidad de un
proceso metodológico y fundamentado teóricamente de los diversos
procedimientos seguidos.
3.4.5.2 Confiabilidad
Una vez descrita la validez se procede con la confiabilidad lo cual implica un
proceso serio de los resultados e imposible de reproducir exactamente de otros
trabajos. Esta a su vez “tiene dos dimensiones: la externa (investigadores
independientes al estudiar una realidad en tiempos o situaciones diferentes, llegan
al mismo resultados) y la interna (varios investigadores al observar la misma
realidad concuerdan en sus conclusiones)”29. Por lo tanto, esta práctica curricular
deja constancia mediante la presente memoria metodológica, que da cuenta de la
“distancia” entre la propuesta inicial y la que finalmente se desarrolle con respecto
al tema. Finalmente la transversalidad en la construcción de la presente memoria
implicó un proceso de reflexión y escritura continua, centradas en las decisiones
tomadas, los argumentos que la sustentan, los “tránsitos” y sus razones, los
dilemas teóricos, metodológicos y éticos enfrentados, la forma como se
resolvieron y las bases argumentativas que avalan las decisiones tomadas30.
28 BONILLA – CASTRO y RODRÍGUEZ Op. Cit., p. 150.
29 GALEANO MORÍN. Op. Cit., p. 53.
30 Ibíd. p. 54.
48
4. DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO
4.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS
4.1.1 Diagnosticar de los procesos y procedimientos existentes en el
departamento de personal, para desechar aspectos negativos de la
Institución, aprovechando las debilidades para convertirlas en fortalezas.
4.1.1 Justificación del análisis
El análisis DOFA es una herramienta esencial en el desarrollo de este primer
objetivo. Él nos proveerá de insumos necesarios en el proceso de planeación de
los procesos y procedimientos, además proporcionara información necesaria para
el diseño de acciones, medidas correctivas y la generación de nuevos y mejores
métodos y programaciones de la oficina del recurso humano del hospital local de
Aguachica.
El presente proceso de análisis incluyó las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, considerando los factores económicos, políticos, sociales y culturales
que representan el ámbito interno y externo del Hospital Local de Aguachica. Ellos
reflejan el quehacer interno que potencialmente pueden favorecer o poner en
riesgo el cumplimiento de la Misión y visión de la institución. Por esta razón es
importante la planeación de las oportunidades y amenazas que posibilita la
construcción de escenarios que permiten reorientar la dirección de la empresa.
Las fortalezas y debilidades corresponden a la parte interno de la entidad, y dentro
del proceso de planeación de los procesos y procedimientos, realizando un
análisis con el fin de conocer cuáles son las fortalezas con que cuenta y cuáles las
debilidades que obstaculizan el cumplimiento de los objetivos de la administración
del recurso humano de la organización mediante las técnicas y aplicaciones. A
continuación se refleja algunas características del presente análisis:
48
Facilitó conocer los procesos y procedimientos de la oficina de recursos
humanos las cuales son fundamentales para el cumplimiento de las funciones
y actividades de la organización que debe cumplir en su marco jurídico y a los
compromisos establecidos en las políticas públicas. Además la realización de
este diagnóstico sirvió para la construcción de estrategias que permitan
reorientar el rumbo del ente económico con referente a la administración del
personal identificando la posición actual y la capacidad de los procesos que por
inercia debe ejecutar el área.
Permitió además identificar los procesos y procedimientos del recurso humano
y la relación con las funciones, actividades y tareas del quehacer interno. De
esta forma, el proceso de planeación se considera multifuncional cuando las
debilidades son reducida a lo más mínimo, las fortalezas se incrementadas, el
impacto de las amenazas es asumido y atendido puntualmente, y el
aprovechamiento de las oportunidades es capitalizado en el alcance de los
objetivos, la Misión y Visión de la organización.
4.1.2 Análisis externo teniendo de la matriz DOFA
La planificación e identificación de las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas (DOFA), se desarrolló con base en la funciones, actividades y tareas
de la oficina en el cumplimiento de las políticas, la misión, visión y objetivo de la
institución, además de la documentación pertinente con relación a la dependencia
del recursos humano y el reglamento interno de la misma, aunque todos los
reglamentos interno proporcionan un marco normativo en el contexto nacional, se
hizo necesario el análisis pertinente.
El presente análisis permitió marcar el alcance de la dependencia bajo un marco
jurídico de los procesos y procedimientos, además de evaluar las necesidades
sociales, económicas, políticas y culturales de la organización. Para marcar el
48
análisis de los elementos del proceso, se debe decidir si beneficia o perjudica, por
lo tanto se tiene en cuenta que se posee una Misión, Visión y objetivos que se
debe desarrollar en la entidad y al análisis se da sentido de temporalidad con esto
no siempre una amenaza será una amenaza, ni una oportunidad permanecerá
siempre aprovechable.
4.1.3 Análisis de las oportunidades y amenazas de los procesos y
procedimientos.
El presente análisis del ambiente externo, consideró factores que podrían ser las
amenazas como son los problemas de normatización de los usuarios y clientes,
cambios tecnológicos y ambientales, aumento de la población en salud y acciones
administrativas. En general, tanto las amenazas como las oportunidades podrían
quedarse agrupadas en los factores económicos, sociales o de políticas
institucionales. Las oportunidades para la entidad se generan en un ambiente
externo, donde no tiene un control directo de las acciones, sin embargo son
eventos que por su relación directa o indirecta pueden afectar de manera positiva
el desempeño de la labor de la dependencia.
Las políticas institucionales benefician la actividad en algunos casos, o como
acciones de organismos que aparentemente no se relacionan con el objeto social,
pero requieren de un desarrollo social para ser concretadas. En este sentido, los
programas y planes sectoriales ofrecen una amplia contribución al análisis de las
oportunidades, ya que guían el quehacer y en especial el social, dando
lineamientos sobre las prioridades y en consecuencia la aplicación de los
programas, proyectos, actividades y metas.
Por esta razón, la importancia de revisar las oportunidades que son de vital
trascendencia, ya que en función de la seriedad del análisis se tendrá una ventana
clara de lo que el exterior puede proporcionar con una adecuada selección de
planes para su aprovechamiento. Asimismo, el área de recursos humanos tiene su
48
percepción del entorno en el cual se desenvuelve. Los servicios que proporciona y
la capacidad de respuesta del hospital para aprovechar las mejoras que en
materia se develen, acumulando para sí las experiencias ajenas que el entorno
nos ofrece.
Las Amenazas de la oficina de personal, al igual que las oportunidades se
encuentran en el entorno de la organización y de manera directa o indirecta
afectan negativamente el quehacer de la organización, indicando que se deben
tomar las previsiones necesarias para que las amenazas no interrumpan las
acciones, ni desmeriten la función institucional. El que una amenaza sea la más
importante para el área e incluso para las acciones, no quiere decir que lo sea
para el resto de las funciones; todo debe evaluarse en función de lo que se quiere
lograr.
Al igual que las oportunidades, al analizar las amenazas, se deben considerar los
factores normativos, políticos, sociales y las competencias, debido a que
proporciona una calidad y eficiencia administrativa. Las amenazas nos dan la
indicación de una situación que aunque posiblemente en este momento no afecta
a la dependencia, pero que en un futuro cercano puede ser el elemento que lleve
a una crisis al mismo, no debemos permanecer con un logro como si fuera eterno,
la organización goza de regular imagen en materia de servicio, pero al no
considerar esas amenazas, estas se podrían convertir en las causas directas de
un descenso fuerte en la captación de los recursos.
asimismo, las amenazas podrían salir como balanzas de las oportunidades, ya
que no todo será oportunidad ni amenaza, se deberá considerar criterio de
temporalidad en función de las eventualidades, además con el paso del tiempo la
prioridades disminuyen al implementar y realizar acciones de la oficina entonces
por obvias razones la urgencia debe disminuir con el avance de las acciones,
48
también se necesitan nuevamente analizar éstas amenazas en un periodo
razonable para medir el impacto de las acciones realizadas.
Por tanto, el análisis de las políticas públicas, del comportamiento del entorno de
cada órgano de la organización, debe contribuir a definir lo que administración
debe hacer para impedir que dichas amenazas afecten el desempeño de la
empresa y sobre todo le impidan lograr los nuevos retos en materia servicios.
4.1.4 El medio ambiente interno: fortalezas y debilidades.
Las exigencias del medio ambiente externo deben ser cubiertas con los recursos
de la oficina. Las fortalezas y debilidades internas varían considerablemente para
las diferentes acciones y tareas, por lo siguiente, las Fortalezas de la oficina
definen la parte positiva de la empresa de carácter interno, es decir, las funciones
que de manera directa se tiene el control de realizar y que reflejan una ventaja
ante las demás, el producto del esfuerzo y la acertada toma de decisiones.
Del mismo modo, se detectan a través de los resultados, el cumplimiento de las
funciones, actividades y tareas de la oficina. Estas se identificaron a través de la
evaluación de los resultados, por lo que resulta trascendentalmente tener un
sistema de evaluación y de diagnóstico que permita de una fuente confiable,
además de evaluar los avances o retrocesos de las actividades y tareas del
personal de la dependencia de la empresa. Después de la evaluación se debe
aportar la información necesaria para evaluar el desempeño.
En el presente diagnóstico realizado de manera de observación y de verificación
de las actividades y tareas de la oficina ha resultados central y básicos para la
elaboración de la DOFA. Por lo que las debilidades en cierto caso, es el caso
contrario de las fortalezas, porque la principal característica de las debilidades es
el afectar en forma negativa y directa el desempeño de la dependencia,
derivándose en mal uso de las herramientas y técnicas en el desempeño de las
funciones. Una debilidad puede ser disminuida mediante acciones correctivas,
48
mientras que una amenaza, para ser reducida, solo se puede realizar acciones
preventivas, así, ellas se podrían abordar con acciones de corto plazo a efecto de
eliminarlas y transformarlas en fortalezas; por lo tanto existen debilidades que con
el transcurso del tiempo se pueden convertir en fortalezas como es el caso de
cumplir con criterios de responsabilidad y cumplimiento de las funciones
asignadas, en otras palabras sigue el proceso de desarrollo y la consolidación de
las actividades. Así pues, las debilidades deberán de ser señaladas con todas sus
letras, es decir, no debemos de ocultarlas por intereses diferentes que no sean el
proponer y mejorar las políticas y los procesos internos de la empresa.
Del análisis del Diagnóstico de la organización, resultó unas listas de cada de las
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que influyen en la empresa
procedentes del entorno mundial y nacional para cada una de las funciones. Para
ser más fácil el análisis se procedió a categorizar la DOFA de la siguiente manera.
El cuadro 1, muestra la categorización de la matriz DOFA tal como se ve a
continuación:
Cuadro 1. Categorización de la matriz DOFADebilidadesD1D2D3….….
Dn
OportunidadesO1O2O3….….
OnFortalezasF1F2F3….….
Fn
AmenazasA1A2A3….….
AnFuente: Olga Patricia Carballo Leal
48
4.1.5 Matriz FODA
Determinadas la categorización de la DOFA, se conocieron los elementos que
implica el desarrollo con mayor concentración, además tomando como referencias
a la Misión y la Visión de la institución y cómo afecta cada uno de ellos. Después
de obtener una relación exhaustiva, se ponderan y ordenan por importancia cada
una de las DOFA a efecto de quedarnos con los que revisten mayor importancia
para la organización.
4.1.6 Análisis DOFA en la empresa
A continuación se detalla el análisis de la DOFA en la organización, en ella fueron
escogidas las que tienen mayor relevancia con el presente trabajo.
Cuadro 2. Análisis DOFA en la empresaDebilidades
D1. No se garantice los procesos y procedimiento que se relacionen con el personal.
D2. La oficina debe estar pendiente de los empleados con el fin de que estos estén cumpliendo sus labores o actividades.
D3. No existen planillas de control, seguimiento y planeación de las tareas y actividad.
D4. Los programas no son planificados en la institución con los funcionarios.
D5. Es necesario consolidar los formatos y guías de los procedimientos.
D6. Es necesario que cada empleado conozca sus actividades y tareas.
D7. No existe un evaluación de desempeño hacia los cargos de la
Oportunidades
O1. Cuenta con profesionales y personal idóneo.
O2. Cuenta con una infraestructura adecuada para la dependencia. O3. Hay libertad para desarrollar habilidades en las tareas.
O4. Cuenta con los equipos y programas actualizado para desarrollar las tareas y actividades.
O5.
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oficina de recursos humanos
D8. No cuenta con un programa de capacitación. Fortalezas
F1. Cuenta con planta personal con forme a su estructura organizacional y una designación distribuida por cargo el cual esta discriminado en las funciones, actividades y tareas
F2. Posee un reglamento que dan cumplimiento a los valores, objetivo y principios institucionales.
F3. Se cuenta con un grupo de criterios y estándares nacionales para establecer el nivel de calidad, competitividad
F4. Mantiene herramientas administrativas como equipos de cómputo y software para desarrollar las actividades administrativas.
Amenazas
A1. No se realizan o se presentan esquemas de reorganización en lo que concierne a las actividades y tareas, lo que impide en muchas ocasiones coordinar el desarrollo de programas y sub-programas.
A2. La falta de equivalencias, así, como una estructura actualizada de los procesos de personal y su accionar reflejan la poca formación en el programa de administración de recursos humanos.
A3 No existe actualización de los procesos y procedimientos de los cargo de la oficina.
Fuente: Olga Patricia Carballo Leal
Finalmente mediante el desarrollo de este objetivo se conocieron las Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA), las cuales fueron arrojadas
mediante su aplicación. Aplicación que nos permitió conocer lo anteriormente
descrito, desarrollado mediante un análisis cuidadoso y rigoroso por la
investigadora.
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4.1.2 Se establecieron los procesos y procedimientos que se desarrollan en
el departamento de personal, con el fin de promover e interiorizar en los
empleados una cultura de mejoramiento continuo, brindando al personal las
técnicas y herramientas de integración necesarias para el buen
desenvolvimiento en las diferentes tareas y actividades del cargo.
4.1.2.1 Proceso: Es la consecución de determinados actos, acciones, sucesos o
hechos que deben necesariamente sucederse para completar un fin
específico. Todos estos pasos o instancias que componen un proceso deben
ser organizados, coordinados y realizados de manera sistemática. En la oficina de
recursos humanos los procesos internos están relacionados con las funciones de
los cargos como subgerente administrativo y financiero, Jefe de recursos
Humanos, secretaria y auxiliar de personal.
4.1.2.2 Procedimiento: Es la acción que consiste en proceder, que significa
actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a
un método o una manera de ejecutar algo. Un procedimiento, en este sentido,
consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera
eficaz. En la oficina de recursos humanos del Hospital Local de Aguachica las
acciones son cada una de tareas y actividades que se desarrollan para el
cumplimiento de misión de la oficina.
4.1.2.3 La importancia de los procesos y los procedimientos: Está conformado
por los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben
ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta
permanente, por parte de todos los trabajadores del Hospital, permitiéndoles un
mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha actualizado el presente Manual de Procesos
y Procedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales
actividades y tareas dentro de Hospital. Dichas actividades se describen con cada
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una de las herramientas necesarias para la reconstrucción por fases del Manual
referido, soportando cada uno de los procesos específicos, como son: subgerente
administrativo y financiero, Jefe de recursos Humanos, secretaria y auxiliar de
personal.
4.1.2.4 MISION: Tener el Manejo del Talento Humano de la Institución, brindando
un servicio excelente al personal de planta y contratado, procurando un buen
clima organizacional.
4.1.2.5 VISION: En el año 2018 se tendrán los procesos de trabajo renovado y
estandarizado, permitiendo un mejor desarrollo y una amplia información dentro
del departamento de recursos humanos, brindando un excelente servicio a los
funcionarios de la institución.
4.1.2.6 OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL: Manejar y mantener la
organización del personal de planta y contratado, siguiendo el conducto regular de
los requisitos establecidos, procurando un buen clima organizacional.
4.1.2.7 Objetivos específicos del manual.
Optimizar recursos para el manejo del Talento Humano
Socializar los manuales de procedimientos.
Controlar las funciones asignadas al personal
Aplicar normatividad para los diferentes procesos
Dar a conocer las informaciones pertinentes al personal.
Priorizar informaciones para agilizar procesos
Contribuir a la formación del factor humano del sector salud
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Cuadro 3. Procedimientos del cargo de subgerente.Cargo: Subgerente administrativo
Desarrollar el proceso de administración del Talento Humano, coordinando y controlando las situaciones administrativas de los servidores públicos y desarrollar el sistema financiero de la E.S.E, a través del cual se garantice y asegure con oportunidad, eficiencia y eficacia los recursos necesarios para la financiación de los planes, programas y proyectos de la empresa y los gastos autorizados para su normal funcionamiento.
PROCEDIMIENTOS Desarrollar el proceso de administración
Coordinar y controlar las situaciones administrativas
Desarrollar el sistema financiero
Asegurar con oportunidad, eficiencia y eficacia los recursos necesarios
Realizar el financiación de los planes, programas y proyectos
Controlar el proceso de selección de Personal
Verificar el nombramientos del personal
Programar el Plan anual Capacitaciones
Evaluar al personal de carrera administrativa
Controlar el proceso de Inducción al personal que labora
Vigilar el programa de inducción al personal
Controlar los permisos al personal
Avalar certificaciones laborales
Certificar la elaboración de Nomina de empleados de planta
Certificar la elaboración de las planillas seguridad social
Certificar la elaboración nóminas de Primas Servicio, navidad y Cesantías
Controlar la realización y radicación de contratos y O.P.S.
Revisar la elaboración del horario del personal
Certificar los descuentos de nóminas por embargos al personal de planta
Revisar las liquidaciones y resoluciones de vacaciones del personal
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Avalar las liquidaciones finales de las prestaciones del personal
Certificar las incapacidades laborales
Revisar la elaboración de cronogramas de vacaciones.
Revisar y firmar Circulares.
Cuadro 4. Procedimientos del cargo del jefe de recursos humanos.Cargo: Jefe de personal
Manejar las relaciones con los clientes internos del Hospital Local, desarrollando los procesos administrativos inherentes a sus funciones, y administrar información del área, para personal interno, aplicando el sistema de Gestión Documental al Talento Humano.
PROCEDIMIENTOS Manejar las relaciones con los clientes internos
desarrollando los procesos administrativos inherentes a sus funciones
administrar información del área
Asegurar la eficiencia y eficacia de los recursos necesarios
Realizar planes, programas y proyectos
Desarrollar el proceso de selección de Personal
Verificar el nombramientos del personal
Desarrollar el Plan anual Capacitaciones
Evaluar al personal de carrera administrativa
Realizar el proceso de Inducción al personal que labora
Realizar el programa de inducción al personal
Desarrollar y controlar los permisos del personal
Dar las certificaciones laborales
Elaborar la Nómina de empleados de planta
Elaborar las planillas seguridad social
Elaborar las nóminas de Primas Servicio, navidad y Cesantías
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Realizar y radicar los contratos y las O.P.S.
Elaborar el horario del personal
Realizar y ejecutar los descuentos de nóminas por embargos al personal de planta
Realizar y firmar las liquidaciones y resoluciones de vacaciones del personal
Realizar y firma las liquidaciones finales de las prestaciones del personal
Aprobar y ejecutar las incapacidades laborales
Elaborar de cronogramas de vacaciones.
Realizar y firmar Circulares.
Cuadro 5. Procedimientos del cargo de la secretariaCargo: SECRETARIA
Manejar las relaciones del Jefe de Recursos humanos con los clientes internos del Hospital Local, desarrollando los procesos administrativos inherentes a esta función y administrar información del área, para personal interno, aplicando el sistema de Gestión Documental
PROCEDIMIENTOS Maneja las relaciones del Jefe con los empleados
Desarrolla los procesos administrativos de la dependencia
Administra información del área
Aplica el sistema de Gestión Documental
Revisa y realiza las tareas asignadas a la auxiliar del personal
Colabora y gestiona en la contestación de los informes, derechos de petición, peticiones solicitudes, sugerencias, reclamos, entre otros.
Contesta las llamadas telefónica y desvía al jefe si se amerita
Analizar y proporcionar información en casos específicos
Realiza informe mensual de movimientos de personal y de capacitación
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Cuadro 6. Procedimientos del cargo de la auxiliar de personal.AUXILIAR DE PERSONAL
Ejercer labores de apoyo a los diferentes procesos que se llevan a cabo en la dependencia de la Oficina de Recursos Humanos de la institución
PROCEDIMIENTOS Selección de Personal
Nombramientos del personal
Programación del Plan anual Capacitaciones
Evaluar al personal de carrera administrativa
Inducción al personal que labora
Inducción al personal
Permisos al personal
Certificaciones laborales
Elaboración de Nomina de empleados de planta
Elaboración planillas seguridad social
Elaboración nóminas de Primas Servicio, navidad y Cesantías
Realización y Radicación de Contratos y O.P.S.
Entrega desprendibles de pago personal de planta
Elaboración horarios al personal
Descuentos de nóminas por embargos al personal de planta
Liquidaciones y Resolución vacaciones al personal
Liquidación Final de prestaciones al personal
Incapacidades Laborales
Elaboración cronograma de vacaciones.
Elaborar circulares y resoluciones.
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4.1.3 Determinación de las rutas y guías en el proceso que permita
incrementar la eficiencia, eficacia, y efectividad en el desarrollo de las
actividades, tareas y funciones.
4.1.3.1 Selección de personal
OBJETO: Búsqueda del personal adecuado con los perfiles para el cargo que
se necesita o se aspira a tener dentro de la institución.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las áreas de la institución.
Figura 3. Flujograma de la selección del personal.
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4.1.3.2 Nombramiento del personal
OBJETO: Posesionar el personal que ingresa a la institución en sus debidos
cargos.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las áreas de la institución.
Figura 4. Flujograma de nombramiento de personal.
4.1.3.3 Programación de plan anual de capacitaciones
OBJETO: Tener un cronograma de capacitaciones para el constante
aprendizaje de las funciones a realizar de cualquier cargo
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las áreas de la institución.
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Figura 5. Flujograma del plan anual de capacitación.
4.1.3.4 Evaluación de desempeño: Esta evaluación se desarrollará en dos
periodos durante el año, los cuales están comprendidos del mes de julio y enero
del año siguiente.
OBJETO: Es donde se mide la capacidad de trabajo del funcionario y de las
labores que realiza dentro de la institución.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todo el personal de planta que
pertenezca a carrera administrativa.
Figura 6. Flujogramas de evaluación de desempeño.
48
4.1.3.5 Inducción del personal
OBJETO: Establecer el programa de inducción a los nuevos funcionarios para
que tengan claridad sobre el funcionamiento general de hospital local, así
como también de sus derechos y deberes en las labores para las cuales han
sido vinculados o contratados según sea el caso.
ALCANCE: El documento es un apoyo para las actividades de inducción a
todo el personal del hospital local.
Figura 7. Flujograma de la vinculación del personal.
4.1.3.6 Inducción al personal
OBJETO: Establecer el programa de inducción a los nuevos funcionarios para
que tengan claridad sobre el funcionamiento general de hospital local, así
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como también de sus derechos y deberes en las labores para las cuales han
sido vinculados o contratados según sea el caso.
ALCANCE: El documento es un apoyo para las actividades de inducción a
todo el personal del hospital local.
Figura 8. Flujograma de induccion de personal
4.1.3.7 Permisos al personal
OBJETO: Permitir al personal del hospital local ausencias en ciertos días por
asuntos personales.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las áreas de la institución.
Figura 9. Flujograma de permiso de personal.
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4.1.3.8 Certificaciones laborales
OBJETO: Dar constancia de las labores, tiempo de trabajo, sueldo devengado
y tiempo de contrato al personal que necesite para asuntos personales.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las áreas de la institución.
Figura 10. Flujograma de Certificacion laboral.
48
4.1.3.9 Elaboración de nómina de empleados de planta
OBJETO: Cancelación del salario mensual a los funcionarios del hospital local
con sus debidos descuentos.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para el personal de planta
Figura 11. Flujograma de elaboración de nomina
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4.1.3.10 Elaboración planillas de seguridad social
OBJETO: Cancelación de la seguridad social.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para el personal de planta
Figura 12. Flujograma de Elaboración de las planillas de seguridad social
48
4.1.3.11 Elaboración nóminas de primas servicio, navidad y cesantías
OBJETO: Cancelación de las primas semestrales al personal
ALCANCE: Este procedimiento aplica para el personal de planta.
Figura 13. Flujograma Elaboración nóminas de primas servicio, navidad y cesantías.
4.1.3.12 Realización y radicación de contratos y O.P.S.
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OBJETO: Realizar las O.P.S. y los contratos para la debida cancelación
mensual del sueldo.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las áreas de la institución.
Figura 14. Flujograma de realización y radicación de contratos y O.P.S.
4.1.3.13 Entrega desprendible de pago personal de planta.
OBJETO: Darle a conocer al empleado los descuentos y demás que tendrán
en la cancelación del salario mensual
ALCANCE: Este procedimiento aplica para los empleados de planta.
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Figura 15. Flujograma de entrega desprendible de pago personal de planta.
4.1.3.14 Elaboración de horarios al personal
OBJETO: Tener establecido los turnos y el tiempo de trabajo del personal
que labora dentro de las instalaciones del hospital local.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las áreas de la institución.
Figura 16. Flujograma de elaboración de horarios al personal.
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4.1.3.15 Descuentos de nóminas por embargos al personal.
OBJETO: Realización de descuentos obligatorios de ley enviados por el
juzgado al departamento de recursos humanos del personal.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para el personal de planta.
Figura 17. Flujograma de Descuentos de nóminas por embargos al personal.
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4.1.3.16 Liquidaciones y resoluciones de personales
OBJETO: Liquidar el personal contratado con los respectivos turnos y tiempo
laborado.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para el personal de contrato
Figura 18. Flujograma de liquidaciones y resoluciones de personales.
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4.1.3.17 Liquidación final de prestaciones de personal
OBJETO: Liquidar el tiempo laborado de los funcionarios de planta cuando
culminan sus actividades, (personal de S.S.O., pensión vitalicia y los cargos de
libre nombramiento y remoción.)
ALCANCE: Este procedimiento aplica para personal de planta.
Figura 19. Flujograma de liquidación final de prestaciones de personal.
4.1.3.18 Incapacidades laborales
48
OBJETO: Tramitación para el respectivo descuento ante la EPS.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para el personal de planta.
Figura 20. Flujograma de incapacidades laborales.
48
CONCLUSIONES
La presente práctica curricular permitió realizar una “propuesta para la
actualización del manual de procesos y procedimientos de la oficina de
recursos humamos del Hospital Local de Aguachica. Por lo anteriormente
dicho se concluye lo siguiente:
El manual de proceso y procedimientos para el área de recursos humanos, son
herramientas fundamentales para el desarrollo de las funciones asignadas.
Permite identificar los procedimientos claros y precisos en el cumplimiento de
las actividades a desarrollar.
Tener una manera más claros y precisas de llevar a cabo cada uno de los
registros, movimientos y finalización de las tareas a realizar.
Permite cumplir con los objetivos de la oficina el cual consisten en salvo
guardar los activos de información, mantener la integridad de los datos y
alcanzar la efectividad, eficiencia y economía de los sistemas, la cuales están
basados en el soporte que proporcionan la oficina.
El alcance y la ejecución de los programas de la oficina deben estar definidas
por las partes involucradas, con la finalidad de lograr de la mejor forma los
objetivos previstos.
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RECOMENDACIONES
El jefe y los empleados de la oficina de recursos humanos deben tener
presente está propuestas para la realización de las tareas asignadas.
La aplicación de los procedimientos diseñados debe ser importante, porque
favorece el cumplimiento de las metas.
Respetar los procesos independientes de cada cargo dentro de la oficina.
Presentar ante la junta directivas el presente trabajo, para ser aplicado en
la oficina de recursos humanos.
Socializar cada uno de los procedimientos con los respectivos cargos con
el fin de que conozcan los movimientos para cada tarea.
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BIBLIOGRAFÍA
BERTALANFFY, Ludwig Von. Citado por HERNANDEZ Y RODRIGUEZ, Sergio. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACION, TEORIA GENERAL ADMINISTRATIVAS: ORIGEN, EVOLUCIÓN Y VANGUARDIA. Quinta edición. McGraw-Hill/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V. México. 2011. 456 p.
CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la Teoría General de Administración. Tercera edición. MCGRAW HILL INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V. Colombia. 2006. 494 p.
GALEANO, María Eumelia. Diseño de proyectos en la investigación cualitativa. Medellín: Fondo editorial Universidad EAFIT, 2011. 94 p.
HERNANDEZ Y ROGRIGUEZ, Sergio. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN. TEORIAS GENERAL ADMINISTRATIVAS: ORIGEN, EVOLUCION Y VANGUARDIA. Quinta Edición. MC GRAW HILL INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V. México. 2010. 456 p.
Información suministrada por la dependencia de recursos humano – salud ocupacional.
KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN. Quinta edición. MC GRAW HILL/INTERAMERICANA EDITORES. S.A. DE C.V. México 1991. 798 p.
Programa Auditoria Mejoramiento Calidad.” PAMEC” de la Clínica integral Oftalmoquirurgica. 2008. p. 3.
SANDOVAL CASILIMAS, Carlos Arturo. Programa de Especialización en teoría métodos y técnicas de INVESTIGACIÓN SOCIAL. INVESTIGACION CUALITATIVA. Primera edición. ARFOS editores Ltda. Colombia. 2002. 620 p.TAYLOR, S. y BODGAN, R. Introducción a los métodos cualitativos de investigación. Barcelona: Paidós, 1998. 349 p.
WEI CHOO, Chun. Traducida por: REY DÍAZ, Daniel. La organización inteligente: el empleo de la información para dar significado, crear conocimiento y tomar decisiones. Primera edición. Editorial Oxford University Press México, S.A. de C.V. México. 1999. 348 p.
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ANEXOS
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ANEXO A.Carta de autorización de la práctica curricular.
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ANEXO B.Fotografía de la empresa.
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