GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 1 de 28
CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS
Rev. N° Fecha Descripción Elabora por: Revisado por: Aprobado por:
1
30-04-04
Cambio de Formato Javier Bernal
Jefe de Materiales Alberto Mendiola
Gerente de Procura
César Coloma Gerente de
Operaciones
2 27-01-10 Adecuación a la norma
ISO 9001: 2008 Julio Chu
Jefe de Materiales Alberto Mendiola
Gerente de Procura
César Coloma Gerente de Gestión
de Operaciones
3 06-03-12 Revisión General Julio Chu
Jefe de Materiales Alberto Mendiola
Gerente de Procura
Renato Zolfi Gerente de
Administración y Finanzas
4 14-08-15 Revisión General Humberto Ampudia Jefe de Compras
Daniel Diaz Gerente de Procura
Carlos Alfaro Gerente de Gestión
de Operaciones
Firmas de la revisión vigente
Procedimiento para la Gestión de Compra de
Bienes y Servicios
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 2 de 28
I. TABLA DE CONTENIDO
I. TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................................................... 2 1. Propósito. ............................................................................................................................................ 3 2. Alcance. ............................................................................................................................................... 3 3. Documentos de Referencia ............................................................................................................... 3 4. Definiciones. ....................................................................................................................................... 3 5. Desarrollo ............................................................................................................................................ 6
5.1 Plan de Adquisiciones ................................................................................................................ 7 5.2 Las Solicitudes (S) ...................................................................................................................... 8 5.3 Gestión de Compra en Sede Central ......................................................................................... 9
5.3.1 Montos menores a US$2,000 .............................................................................................. 9 5.3.2 Montos mayores a US$2,000 y menores a US$10,000 ................................................... 10 5.3.3 Montos mayores a US$10,000 y menores a US$100,000 ............................................... 12 5.3.4 Montos mayores a US$100,000 ........................................................................................ 15
5.4 Gestión de Compra en Obra .................................................................................................... 18 5.5 Gestión de Compras de Importación ...................................................................................... 19
5.5.1 Proceso de compra de importación ................................................................................. 19 5.5.2 Negociación - Incoterm ..................................................................................................... 19 5.5.3 Documentación: ................................................................................................................. 20 5.5.4 Despacho de Aduanas ...................................................................................................... 21 5.5.5 Pago de derechos de aduana ........................................................................................... 21 5.5.6 Retiro de la Mercadería del Almacén Aduanero ............................................................. 22
6. Orden de Compra (OC) .................................................................................................................... 22 6.1 Documentos Anexos a la OC ................................................................................................... 22 6.2 Aceptación de OC aprobadas por los proveedores .............................................................. 23 6.3 Adjudicación Directa (Proveedor único) ................................................................................ 24 6.4 Regularizaciones de Órdenes de Compra / Servicios ........................................................... 24
7. Contrato de Compras por Pedido (CCP) ........................................................................................ 25 8. Activación de Órdenes de Compra (Seguimiento) ....................................................................... 25
8.1 Seguimiento de cumplimiento de condiciones pactadas en las OC ................................... 25 8.2 Inspección de Calidad .............................................................................................................. 27
9. Responsabilidades ........................................................................................................................... 28 10. Anexos ........................................................................................................................................... 28
10.1 Cuadro comparativo .............................................................................................................. 28 10.2 Formato de Orden de Compra ............................................................................................. 28 10.3 Tabla de Incoterms ................................................................................................................ 28 10.4 Apertura de Sobres ............................................................................................................... 28 10.5 Formato de Adjudicación Directa ........................................................................................ 28
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 3 de 28
1. Propósito.
Este procedimiento tiene por objeto describir el proceso establecido por Cosapi para
realizar la gestión de compras de Bienes y Servicios de manera ética, eficiente y
cumpliendo con los estándares de calidad y seguridad.
2. Alcance.
Aplica a las compras de “Bienes y Servicios” que se realizan en todos los proyectos de
Cosapi, Sede Central, así como para los Consorcios que determinen emplear los
procedimientos de Cosapi y en lo que resulte pertinente para las empresas subsidiarias de
Cosapi.
3. Documentos de Referencia
MA-CAL-01 Manual de Gestión de la Calidad
PG-COM-02 Procedimiento para la Selección y Evaluación de Proveedores de
Materiales y Servicios
Política de Ética de Cosapi
4. Definiciones.
Bienes
Son todas las existencias (materiales, insumos, herramientas y/o equipos) que son
requeridos para el desarrollo de las actividades de las diferentes Áreas y/o ejecución de
los proyectos.
Aduana
Organismo estatal, técnico y administrativo encargado de aplicar la legislación
concerniente a regímenes aduaneros, recaudar los gravámenes que sean aplicables y
de cumplir las demás funciones inherentes que se le encomiende.
Adjudicación
Declaración que indica el derecho ganado por un proveedor para el suministro de un
bien o servicio.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 4 de 28
Aforo
Operación aduanera de verificación de la naturaleza, valor de la mercadería y
determinación de los derechos e impuestos que le son aplicables.
Agente de Aduana
Representante autorizado por el Estado, quien actúa ante los organismos competentes
en nombre de los dueños o consignatarios de las mercancías, para realizar las
operaciones y trámites aduaneros.
Agente Embarcador
Persona jurídica o entidad que se encarga del recojo de la mercadería en el lugar de
origen y su transporte al lugar de destino pactado.
Área de Compras
Es el departamento encargado de gestionar las compras de bienes y servicios
requeridos por el Usuario.
Carta de Crédito
Documento expedido por un banco a favor del vendedor autorizando el pago de la
mercadería bajo ciertas condiciones señaladas.
D.A.M (Declaración Aduanera de Mercancías)
Documento mediante el cual el declarante indica el régimen aduanero que deberá
aplicarse a las mercancías, y suministra los detalles que la Administración Aduanera
requiere para su aplicación (aplicable a todos los Regímenes).
Incoterms (International Chamber of Commerce Trade Terms)
Términos internacionales de comercio elaborados por la Cámara de Comercio
Internacional (última revisión 2010) que permiten interpretar las principales expresiones
y condiciones empleadas en los contratos de compraventa internacional.
Importación
Régimen aduanero que permite el ingreso al país de mercancías extranjeras luego de
cumplir los requisitos y trámites documentarios y el correspondiente pago de derechos
e impuestos.
Insumos Químicos y Bienes Fiscalizados
Productos regulados y controlados por SUNAT
Levante
Autorización de Aduanas para el retiro o disponibilidad de la mercadería despachada.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 5 de 28
Bien Permanente
Es todo “Bien” que forma parte del entregable final del proyecto y que es transferido al
cliente.
Bien No Permanente
Es todo “Bien” que no forma parte del entregable final proyecto (ejemplo: economatos,
uniformes, herramientas, etc.).
Bienes Críticos
Son todos los “Bienes” que se consideran críticos por su plazo de entrega o por
encontrase en la ruta crítica del cronograma de la obra.
Contrato de Compras por Pedido (CCP)
Es un acuerdo en el que se establecen precios unitarios y condiciones comerciales
durante un período de tiempo definido, normalmente doce (12) meses, basados en
cantidades estimadas. Dichos contratos permiten reducir las órdenes de compra por
Bienes recurrentes, de manera que dichos Bienes se puedan adquirir rápidamente
mediante pedidos directos al proveedor, consignando solamente las cantidades por
ítems, sin la necesidad de realizar todo el proceso de compra por cada “Solicitud”.
Orden de Compra (OC)
Documento elaborado por el comprador en el que se incluye todos los términos,
condiciones, especificaciones técnicas, planos, etc. que son aplicables al suministro de
los bienes o servicios solicitados por el comprador y que constituye el único, total y
exclusivo acuerdo entre las partes (Comprador – Proveedor). La OC sustituye a todos
los demás documentos cursados entre las partes y está expresamente condicionada a
la aceptación por parte del Proveedor de todas sus condiciones.
Proveedor
Empresa que, según el caso, suministra los bienes o realiza los servicios o trabajos
objetos de la Orden de Compra.
Servicio Permanente
Es todo “Servicio” cuyo producto forma parte del entregable final del proyecto y que es
transferido al cliente.
Servicio No Permanente
Es todo “Servicio” cuyo producto no forma parte del entregable final del proyecto
(ejemplo: los servicios generales como la limpieza, guardianía, alimentación, etc.).
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 6 de 28
Servicio Critico
Son todos los “Servicio” que son considerados crítico por su plazo de entrega o por
encontrase en la ruta crítica del cronograma de la obra.
Solicitudes (S)
Son los requerimientos de compra de “Bienes y/o Servicios” que son emitidos por el
Usuario en el Oracle y que son aprobados por el responsable del área o proyecto.
Solicitud de Cotización (SC)
Es la invitación a cotizar cursada por el comprador a los proveedores mediante correo
electrónico.
Subasta Inversa
Es una modalidad de Licitación, en donde el Comprador solicita cotizaciones a los
postores, estableciendo un precio base para los bienes y adjudica la compra al postor
que presente las mejores condiciones técnicas económicas.
Usuario
Es el responsable autorizado por la Gerencia del área o proyecto para elaborar las
Solicitudes (S) en el Oracle.
Vista de Aduanas
Personal debidamente autorizado por Aduanas para la verificación documentaria y/o
física de la mercadería objeto del despacho aduanero.
5. Desarrollo
El proceso de Compra de Bienes y Servicios se encuentra estrechamente asociado a la
Política de Ética de Cosapi, el cual sin limitaciones, se considera que la obligación de
todos los empleados es guardar estricta confidencialidad y reserva sobre toda la
información y documentos producidos, proporcionados u obtenidos en razón a las labores
desempeñadas en la empresa, así como también que de algún modo, circunstancial o no,
hubieran tenido acceso a estos, ya sea esta información de la empresa o de terceros.
Asimismo el personal no divulgará información privilegiada y confidencial a personas
ajenas al negocio de Cosapi, salvo cuando dicha divulgación sea debidamente autorizada
por un mandato legal o cuando se realice dentro de un acuerdo de confidencialidad
previamente establecido.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 7 de 28
5.1 Plan de Adquisiciones
El Gerente de Proyecto y el Área de Planeamiento de la Obra con el soporte del Director y
el Gerente de la Unidad de Negocio deberán presentar en las primeras dos (2) semanas
del proyecto, contados a partir de la fecha de la Reunión de Transferencia, un Plan de
Adquisiciones, al Gerente de Procura, Jefe de Compras y Comprador asignado. Dicho
periodo de tiempo para la entrega del Plan de Adquisiciones podrá variar previo acuerdo
entre la Gerencia de Procura y la Gerencia del Proyecto.
En dicho documento deben listarse todos los paquetes de compra, conteniendo la
siguiente información, sin limitarse a:
Descripción, unidad de medida y cantidad
Monto Presupuestado
Fecha requerida en obra
“Bien y/o Servicio” crítico o no crítico
“Bien” considerado como “Insumo Químico y Bien Fiscalizado” (IQBF)
Plazos de entrega estimados
Fechas estimadas de emisión en el Oracle de las Solicitudes (S) o requerimientos de
compra de “Bienes o Servicios”
Listado de proveedores y cotizaciones considerados en la etapa de elaboración del
presupuesto
Como parte de la estrategia de cada proyecto, antes del inicio de las actividades, la
Gerencia de Procura y la Gerencia del Proyecto deben determinar lo que se compra por
Obra o por Sede Central. En ambos casos dichas compras deben ser realizadas por
personal de Procura.
La gestión de Procura de Obra será para las compras de Bienes y Servicios que pueden
realizarse a los proveedores de la zona del proyecto (proveedores locales) y los pedidos
directos a los proveedores de los Contratos de Compras por Pedido.
La gestión de Procura de Sede Central será para los paquetes de compra críticos,
permanentes, estratégicos y todas las compras que no correspondan al alcance de la
Gestión de Procura de Obra.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 8 de 28
5.2 Las Solicitudes (S)
Se inicia la gestión de compra al recibir las Solicitudes (S) aprobadas por el Gerente de
Proyecto o por quien éste designe mediante el sistema Oracle.
Las Solicitudes (S) deben contener la siguiente información, sin limitarse a:
Descripción detallada del producto o alcance del servicio
Unidad de medida
Cantidad
Fecha requerida en Obra
Presupuesto (excepto para montos estimados mayores a US$100,000)
Información técnica (especificaciones, planos, hojas de datos, etc.)
Indicar si son “Insumos Químicos y Bienes Fiscalizados”
Requerimiento de calidad
Política de Seguridad y Medio Ambiente.
Marcas recomendadas
Cláusulas de las Condiciones Contractuales del cliente a considerar
Proveedores recomendados por el usuario
Proveedores recomendados por el cliente
Nombre del comprador asignado al proyecto
Nombre del responsable de la Evaluación Técnica
Los ítems de las Solicitudes (S) deben ser agrupados por categorías. No es aceptable
combinar ítems de diferentes categorías en el mismo documento de pedido.
Antes de registrar las Solicitudes (S) de bienes, el Usuario debe verificar en el Oracle el
stock de almacén de la obra y almacén Central de Cosapi.
Las Solicitudes (S) deben ser aprobadas en el Oracle por el Gerente de Proyecto o por
quien éste designe.
Solicitudes (S) de Activos
Las Solicitudes (S) para la compra de bienes considerados como Activos para Cosapi,
solamente serán realizadas por el Administrador de Activos (Área de Equipos – Almacén
Central).
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 9 de 28
Los Usuarios deberán solicitar los requerimientos de “Activos” al Administrador de Activos
quien verificará como primera opción la transferencia a los proyectos de los Activos en
stock, de no contar con disponibilidad realizará la evaluación de alquiler o compra. De ser
necesaria la compra el Administrador de Activos emitirá las Solicitudes (S) de compra por
el sistema Oracle al área de Procura.
Como excepción a lo descrito líneas arriba, el Gerente de Proyecto podrá definir en el Plan
de Adquisiciones los Activos que serán comprados por Procura con cargo directo a la
Obra; en estos casos el Usuario deberá realizar las Solicitudes (S) por el sistema Oracle
para compra.
En el caso que en el Plan de Adquisiciones el bien a comprar esté identificado como
“Insumos Químicos y Bienes Fiscalizados” (IQBF), el Usuario debe colocar este
comentario en las Solicitudes (S) como alerta al comprador quien verificará el
cumplimiento del proceso que corresponde a la compra de estos insumos.
5.3 Gestión de Compra en Sede Central
5.3.1 Montos menores a US$2,000
El comprador asignado para atender la “Solicitud” (S) procede a solicitar como mínimo
una (1) cotización por correo electrónico a un proveedor que tenga precios
competitivos, productos de calidad, cumpla con los plazos de entrega y ofrezca las
mejores condiciones de pago. Se debe considerar como referencia los precios
históricos del Sistema Oracle.
En caso que no exista un registro histórico de una compra, se deben solicitar dos (2)
cotizaciones.
En las Solicitudes de Cotización, se debe indicar a los proveedores la fecha máxima
de envío de sus cotizaciones.
Para este tipo de compras el tiempo de recepción de las cotizaciones no debería
exceder de veinticuatro (24) horas.
En el caso de compras recientes a un mismo proveedor en un plazo no mayor a
treinta (30) días y/o antes del vencimiento de las cotizaciones, el Comprador puede
proceder a usar el último precio con las mismas condiciones negociadas
anteriormente y emitir la Orden de Compra sin necesidad de solicitar cotizaciones. El
Comprador debe indicar en los comentarios de la compra (Adjudicación de Oferta)
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 10 de 28
que se está eligiendo a este proveedor por ser un pedido adicional y/o mantener las
condiciones de compras anteriores.
Recibida la cotización y obtenida la aprobación técnica (de ser necesario), el
Comprador elabora la Orden de compra (OC) y aprobada la misma, coordina con el
proveedor la atención inmediata.
5.3.2 Montos mayores a US$2,000 y menores a US$10,000
Solicitud de Cotizaciones
El comprador asignado para atender la “Solicitud” (S) procede a solicitar como mínimo
dos (2) cotizaciones y como máximo tres (3) cotizaciones a proveedores.
Se envía las Solicitudes de Cotización por correo electrónico (e-mail) con copia oculta
a los proveedores seleccionados con la finalidad de que todos reciban la invitación al
mismo tiempo. En la pantalla de Adjudicación de Oferta de la RFQ del sistema
Oracle, se debe adjuntar en formato “zip” el correo electrónico de invitación a cotizar
en donde aparecen los nombres de los proveedores.
Las Solicitudes de Cotización deben indicar y contener, sin limitarse a lo siguiente:
Fecha máxima de envío de cotización
Fecha máxima de envío de consultas
Alcance del trabajo (si aplica)
Documentos Técnicos y Comerciales
Condiciones Generales
En el caso de compras recientes a un mismo proveedor en un plazo no mayor a
treinta (30) días y/o antes del vencimiento de la cotización, el Comprador puede
utilizar el mismo precio de la cotización vigente, manteniendo las mismas condiciones
negociadas y emitir la Orden de Compra sin necesidad de solicitar nuevas
cotizaciones.
No obstante lo señalado en el párrafo anterior y sin poner en riesgo el cumplimento de
la fecha requerida por el usuario, en caso el Comprador se encuentre ante un
escenario que le pueda permitir conseguir mejores condiciones a las obtenidas
anteriormente, puede renegociar la cotización existente y si lo considera al mismo
tiempo solicitar como máximo dos (2) cotizaciones adicionales.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 11 de 28
Absolución de Consultas
El Comprador recibe mediante correo electrónico (e-mail) las consultas técnicas y
comerciales como máximo en la fecha indicada en las Solicitudes de Cotización y
envía las consultas técnicas al Ingeniero asignado como responsable de la evaluación
técnica, precisándole la fecha máxima para absolverlas.
De ser necesario, las consultas comerciales son absueltas por el Comprador con la
supervisión del Jefe de Compras de Sede Central.
Recibidas las respuestas técnicas, el comprador integra todas las respuestas sin
indicar a que postor pertenece y las envía a todos los postores (en copia oculta) con
la finalidad de que todos reciban las consultas y respuestas aclaratorias al mismo
tiempo.
Recepción de Cotizaciones
Las cotizaciones son recibidas por correo electrónico (e-mail); en caso se reciba una
(1) sola cotización hasta la fecha máxima de entrega indicada a los proveedores, el
Comprador debe solicitar autorización por correo electrónico al Jefe de Compras y/o
Gerente de Procura antes de proceder con la evaluación. Dicha aprobación deberá
adjuntarse a los documentos de sustentos de la compra.
Evaluación Técnica / Comercial
El Comprador entrega formalmente las ofertas técnicas recibidas, sin precios, al
Ingeniero responsable para que proceda con la evaluación técnica respectiva
indicándole la fecha máxima de entrega. Dicha fecha la determina el Comprador en
coordinación con el Ingeniero asignado en función a la complejidad del paquete de
compra y al cronograma de obra.
El comprador ingresa, en el sistema Oracle, la información económica y comercial de
las cotizaciones recibidas, obteniendo como resultado un cuadro comparativo por
todos los ítems requeridos, incluyendo el precio unitario presupuestado, el precio
promedio de compra, el resultado de la evaluación técnica y los principales criterios
de la adjudicación.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 12 de 28
Negociación
El comprador realiza las negociaciones con los postores que presentaron las mejores
ofertas y les solicita la presentación de su oferta final; recibidas las ofertas ingresa, al
sistema Oracle, la información económica comercial final y selecciona la mejor opción
de adjudicación.
Emisión de Orden de Compra (OC)
El comprador emite la Orden de compra y solicita su aprobación.
De ser necesario, el comprador previamente analiza con el Usuario la selección de la
mejor opción de compra.
Los motivos de la adjudicación se registran en la zona de "Comentarios" en la pantalla
de “Adjudicación de oferta de la “RFQ” y se adjuntan los documentos que sustentan la
selección de la mejor cotización, tales como: cotizaciones, aprobación técnica y otros
documentos de ser necesario.
Aprobación de la Orden de Compra
Se realiza la aprobación electrónica de la Orden de Compra en el Sistema Oracle
mediante firmas digitales de acuerdo al “Workflow” (Flujo de Aprobación) y se
adjudica la Orden de Compra al proveedor seleccionado, con copia al Usuario,
solicitando su aceptación firmada y confirmación de fecha de atención de la misma vía
correo electrónico.
5.3.3 Montos mayores a US$10,000 y menores a US$100,000
Solicitud de Cotizaciones
El comprador asignado para atender la “Solicitud” (S) procede a solicitar mínimo tres
(3) cotizaciones y como máximo cinco (5) cotizaciones a proveedores.
La selección de los postores se deberá realizar en conjunto con el Usuario final, quien
deberá de dar su aprobación vía correo electrónico como señal de conformidad.
Se envía las Solicitudes de Cotización por correo electrónico (e-mail) en copia oculta
a los proveedores seleccionados con la finalidad de que todos reciban la invitación al
mismo tiempo. En la pantalla de Adjudicación de Oferta de la RFQ del sistema Oracle,
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 13 de 28
se debe adjuntar en formato “zip” el correo electrónico de invitación a cotizar en donde
aparecen los nombres de los proveedores.
Las Solicitudes de Cotización deben indicar y contener, sin limitarse a, lo siguiente:
Fecha máxima de envío de cotización
Fecha máxima de envío de consultas
Alcance del trabajo (si aplica)
Documentos Técnicos y Comerciales
Condiciones Generales
Absolución de Consultas
El Comprador recibe mediante correo electrónico (e-mail) las consultas técnicas y
comerciales como máximo en la fecha indicada en las Solicitudes de Cotización y
envía las consultas técnicas al Ingeniero asignado como responsable de la evaluación
técnica, precisándole la fecha máxima para absolverlas.
Las consultas comerciales son absueltas por el Comprador con la supervisión del Jefe
de Compras de Sede Central.
Recibidas las respuestas técnicas, el comprador integra todas las respuestas sin
indicar a que postor pertenece y las envía a todos los postores (en copia oculta) con
la finalidad de que todos reciban las consultas y respuestas aclaratorias al mismo
tiempo.
Recepción de Cotizaciones
Las cotizaciones son recibidas por correo electrónico (e-mail); en caso se reciba una
(1) sola cotización hasta la fecha máxima de entrega indicada a los proveedores, el
Comprador debe solicitar autorización por correo electrónico al Jefe de Compras y/o
Gerente de Procura antes de proceder con la evaluación. Dicha aprobación deberá
adjuntarse a los documentos de sustentos de la compra.
Evaluación Técnica / Comercial
El Comprador entrega formalmente las ofertas técnicas recibidas, sin precios, al
Ingeniero responsable para que proceda con la evaluación técnica respectiva
indicándole la fecha máxima de entrega. Dicha fecha la determina el Comprador en
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 14 de 28
coordinación con el Ingeniero asignado en función a la complejidad del paquete de
compra y al cronograma de obra.
El comprador ingresa, en el sistema Oracle, la información económica y comercial de
las cotizaciones recibidas, obteniendo como resultado un cuadro comparativo por
todos los ítems requeridos, incluyendo el precio unitario presupuestado, el precio
promedio de compra, el resultado de la evaluación técnica y los principales criterios
de la adjudicación.
Para la evaluación de propuestas para Servicios, el Comprador elabora un cuadro
comparativo de acuerdo a los requerimientos particulares del alcance de trabajo
solicitado.
Negociación
El comprador realiza las coordinaciones con los postores que presentaron las mejores
ofertas para iniciar la negociación en donde participan el Comprador, el Jefe Compras
y/o Gerente de Procura en coordinación con la Gerencia de Proyecto. En la etapa de
negociación se solicita la presentación de las ofertas finales; recibidas las ofertas, el
Comprador ingresa al sistema Oracle la información económica comercial final y
recomienda la mejor opción de adjudicación previa aprobación del Jefe de Compras
y/o Gerente de Procura.
Emisión de Orden de Compra (OC)
El comprador emite la Orden de compra y solicita su aprobación.
De ser necesario, el comprador previamente analiza con el Jefe de Área o Proyecto la
selección de la mejor opción de compra.
Los motivos de la adjudicación se registran en la zona de "Comentarios" en la pantalla
de “Adjudicación de oferta de la “RFQ” y se adjuntan los documentos que sustentan la
selección de la mejor cotización, tales como: absolución de consultas, cotizaciones,
aprobación técnica y otros documentos de ser necesario.
Aprobación de la Orden de Compra
Se realiza la aprobación electrónica de la Orden de Compra en el Sistema Oracle
mediante firmas digitales de acuerdo al “Workflow” (Flujo de Aprobación) y se
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 15 de 28
adjudica la Orden de Compra al proveedor seleccionado, con copia al Usuario,
solicitando su aceptación firmada y confirmación de fecha de atención de la misma vía
correo electrónico.
5.3.4 Montos mayores a US$100,000
Solicitud de Cotizaciones
El Comprador asignado para atender la “Solicitud” (S) procede a elaborar un listado
de mínimo tres (3) proveedores y como máximo cinco (5) proveedores y se contactará
con cada proveedor con la finalidad de verificar su interés y disponibilidad en
participar en la licitación; luego deberá obtener la aprobación del Jefe y/o Gerente de
Procura y del Jefe y/o Gerente del Proyecto del listado de postores.
En caso de no encontrar la cantidad mínima de proveedores o de requerir invitar a
más de 5 proveedores, el Comprador deberá de sustentar la excepción al Jefe de
Compras y/o Gerente de Procura.
Se envía las Solicitudes de Cotización por correo electrónico (e-mail) en copia oculta
a los proveedores seleccionados con la finalidad de que todos reciban la invitación al
mismo tiempo. En la pantalla de Adjudicación de Oferta de la RFQ del sistema Oracle,
se debe adjuntar en formato “zip” el correo electrónico de invitación a cotizar en donde
aparecen los nombres de los proveedores.
Las Solicitudes de Cotización deben indicar y contener, sin limitarse a, lo siguiente:
Fecha máxima de presentación de las propuestas en sobre cerrado, cualquier
excepción debe ser aprobada por el Jefe y/o Gerente de Procura.
Fecha máxima de envío de consultas
Alcance de trabajo (si aplica)
Expediente Técnico (especificaciones, planos, hojas de datos, etc.)
Documentos Comerciales (Condiciones Generales y Particulares, etc.)
Requerimiento de calidad
Política de Seguridad y Medio Ambiente
Contrato modelo (si aplica)
Asimismo se debe solicitar que los postores presenten por separado y en sobres
cerrados las ofertas técnicas (sin precios) y la oferta económica, conteniendo un (1)
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 16 de 28
original y una (1) copia en cada sobre, así como la versión electrónica en CD de la
técnica y económica.
Con la aprobación del Jefe de Compras y/o Gerente de Procura se puede aceptar que
los postores presenten las ofertas por correo electrónico.
Absolución de Consultas
El Comprador recibe mediante correo electrónico (e-mail) las consultas técnicas y
comerciales como máximo en la fecha indicada en las Solicitudes de Cotización y
envía las consultas técnicas al Ingeniero asignado como responsable de la evaluación
técnica, precisándole la fecha máxima para absolverlas.
Las consultas comerciales son absueltas por el Comprador con la supervisión del Jefe
de Compras de Sede Central.
Recibidas las respuestas técnicas, el comprador integra todas las respuestas sin
indicar a que postor pertenece y las envía a todos los postores (en copia oculta) con
la finalidad de que todos reciban las consultas y respuestas aclaratorias al mismo
tiempo.
Recepción de Cotizaciones
Las cotizaciones son recibidas en sobre cerrado, o por correo electrónico (e-mail) en
los casos en que se tenga la aprobación del Jefe de Compras y/o Gerente de Procura.
En caso se reciba una (1) sola cotización hasta la fecha máxima de entrega indicada
a los proveedores, el Comprador debe solicitar autorización por correo electrónico al
Jefe de Compras y/o Gerente de Procura antes de proceder con la apertura de sobres
y evaluación. Dicha aprobación deberá adjuntarse a los documentos de sustentos de
la compra.
Apertura de los sobres
El Comprador realiza la apertura de sobres con la participarán del Jefe y/o Gerente de
Procura y el Jefe y/o Gerente Proyecto o persona asignada.
La apertura de sobres se realiza utilizando el Formato de “Apertura de Sobre” en
donde los participantes firman el acta dando conformidad de los montos ofertados por
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 17 de 28
los proveedores y las propuestas originales se custodian bajo llave en el Área de
Procura.
Evaluación Técnica / Comercial
El Comprador entrega formalmente las ofertas técnicas recibidas, sin precios, al
Ingeniero responsable para que proceda con la evaluación técnica respectiva
indicándole la fecha máxima de entrega. Dicha fecha la determina el Comprador en
coordinación con el Ingeniero asignado en función a la complejidad del paquete de
compra y al cronograma de obra.
El comprador ingresa, en el sistema Oracle, la información económica y comercial de
las cotizaciones recibidas, obteniendo como resultado un cuadro comparativo por
todos los ítems requeridos, incluyendo el precio unitario presupuestado, el precio
promedio de compra, el resultado de la evaluación técnica y los principales criterios
de la adjudicación.
Para la evaluación de propuestas para Servicios, el Comprador elabora un cuadro
comparativo de acuerdo a los requerimientos particulares del alcance de trabajo
solicitado.
Negociación
El comprador realiza las coordinaciones con los postores que presentaron las mejores
ofertas para iniciar la negociación en donde participan el Comprador, el Jefe Compras
y/o Gerente de Procura en coordinación con la Gerencia de Proyecto. En la etapa de
negociación se solicita la presentación de las ofertas finales; recibidas las ofertas, el
Comprador ingresa al sistema Oracle la información económica comercial final y
recomienda la mejor opción de adjudicación previa aprobación del Jefe de Compras
y/o Gerente de Procura.
En esta etapa, también se puede optar por realizar una “Subasta Inversa” de
considerarse que esta modalidad sea la más conveniente para obtener ofertas
económicas más competitivas.
Emisión de Orden de Compra (OC)
El comprador emite la Orden de compra y solicita su aprobación.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 18 de 28
De ser necesario, el comprador previamente analiza con el Jefe de Área o Proyecto la
selección de la mejor opción de compra.
Los motivos de la adjudicación se registran en la zona de "Comentarios" en la pantalla
de “Adjudicación de oferta de la “RFQ” y se adjuntan los documentos que sustentan la
selección de la mejor cotización, tales como: cotizaciones, absolución de consultas,
aprobación técnica y otros documentos de ser necesario.
Aprobación de la Orden de Compra
Se realiza la aprobación electrónica de la Orden de Compra en el Sistema Oracle
mediante firmas digitales de acuerdo al “Workflow” (Flujo de Aprobación) y se
adjudica la Orden de Compra al proveedor seleccionado, con copia al Usuario,
solicitando su aceptación firmada y confirmación de fecha de atención de la misma vía
correo electrónico.
Carta de Agradecimiento
El Comprador debe enviar una Carta de Agradecimiento a los postores no
seleccionados por su participación en la licitación, inmediatamente después de la
aceptación de la Orden de Compra por parte del proveedor adjudicado.
5.4 Gestión de Compra en Obra
Las compras de bienes y servicios que se realizan por un Comprador asignado a la zona
de ejecución del proyecto (Obra), deben ser principalmente las que pueden efectuar a
proveedores locales que están en las zonas cercanas al proyecto.
El Comprador asignado en la Obra puede solicitar los pedidos directamente a los
proveedores con los que se tiene firmado un Contrato de Compras por Pedido.
El Comprador asignado en la Obra debe identificar a los potenciales proveedores aptos
para las compras que se encuentran en la zona de ejecución del proyecto, para lo cual
tiene que obtener la siguiente información, sin limitarse a:
Razón Social y RUC
Dirección principal y sucursales (si aplica)
Nombre del representante legal
Información de contacto (nombres, teléfono, correo electrónico, etc.)
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 19 de 28
Líneas de productos que comercializa
Lista de precios de venta general y precios para Cosapi
Condiciones de pago
Plazos de entrega
El Comprador de Obra, debe verificar que los potenciales proveedores estén registrados y
habilitados en la SUNAT y con el apoyo de Procura Sede Central, debe evaluar el riesgo
financiero de cada uno de los potenciales proveedores antes de iniciar cualquier actividad
comercial.
El Comprador de Obra debe negociar con los proveedores para que nos acepten la
condición de pago de Factura con crédito a 60 días.
Los compradores están autorizados a realizar los procesos de licitación hasta montos de
compra de US$ 100,000 siguiendo las pautas establecidas en el punto 5.3 de este
procedimiento; todas las compras cuyos montos de compra superen los US$ 100,000
deben ser ejecutadas por el personal del área de Procura Sede Central.
Las aprobaciones de las Órdenes de Compra se realizan de forma electrónica en el
Sistema Oracle mediante firmas digitales de acuerdo al “Workflow” (Flujo de Aprobación)
aprobado para el proyecto.
El Comprador adjudica al proveedor seleccionado enviándole vía correo electrónico la
Orden de Compra aprobada y solicita al proveedor su aceptación y confirmación de fecha
de atención de la misma.
5.5 Gestión de Compras de Importación
5.5.1 Proceso de compra de importación
Para realizar las compras de bienes se cumple con los procesos descritos en los
puntos 5.3 y 5.4 de este procedimiento.
5.5.2 Negociación - Incoterm
De acuerdo a las condiciones de negociación y la cotización del proveedor, se
establece el Incoterm para la Importación, el cual se indica en la Orden de Compra.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 20 de 28
De acuerdo al Incoterm negociado, se establecen las obligaciones y
responsabilidades del exportador (proveedor) y el importador (comprador), las cuales
se encuentran detalladas en el Anexo Incoterms 2010 “Tabla de Incoterms” del
presente procedimiento y cuyo uso está reglamentado por la Cámara de Comercio
Internacional (CCI).
De acuerdo al Incoterm negociado, el Responsable de las Importaciones solicita
cotizaciones de gastos de origen y/o flete internacional a distintos Agentes
Embarcadores y selecciona la oferta más conveniente en base a precios, calidad de
servicio, tiempo de atención y forma de pago.
En caso el valor de la mercadería supera los US$ 5,000.00 (Cinco Mil Dólares
Americanos) El Responsable de las Importaciones solicita al “Broker de Seguros” la
Aplicación de la Póliza de Seguro para la cobertura del embarque.
5.5.3 Documentación:
Después de realizar el embarque de la mercadería, el Responsable de las
Importaciones debe de obtener del proveedor y/o agente embarcador los siguientes
documentos originales:
Factura Comercial en idioma español ó inglés. Es aceptable la factura en formato
“pdf” enviada vía correo electrónico directamente por el proveedor.
Documento de transporte (Conocimiento de embarque, Guía Aérea o Carta Porte
dependiendo del medio de transporte.)
Lista de empaque
Certificado o Póliza de seguro (si es aplicable)
Otros documentos de acuerdo a la naturaleza de la operación.
En caso de operaciones con Carta de Crédito, y dependiendo de las condiciones de la
misma, se solicita al proveedor enviar un (1) juego de documentos originales
directamente al Banco para la cobranza; y un segundo juego de originales y/o copias
vía Courier directamente al Responsable de las Importaciones, quien se encarga de
hacer el seguimiento correspondiente para la obtención de los documentos originales,
debidamente endosados por el Banco.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 21 de 28
5.5.4 Despacho de Aduanas
Cuando la mercadería llegue al Terminal de Almacenamiento de la Aduana de destino
correspondiente, se inicia el trámite de despacho con el Agente de Aduanas.
El Área de Importaciones debe entregar al Agente de Aduana asignado todos los
documentos necesarios para que se inicie con el correspondiente trámite de
nacionalización de la carga.
El Agente de Aduana elabora la D.A.M. en base a la información de los documentos y
procede al trámite ante la Aduana correspondiente (aérea, marítima o terrestre).
Si existiera alguna observación de parte de Aduanas a la D.A.M., ésta debe ser
resuelta por el Agente de Aduanas en coordinación con el Responsable de las
Importaciones.
Después de la presentación de todos los documentos y al no tener ninguna
observación, Aduanas procede a numerar la D.A.M y emite la liquidación de derechos
a pagar.
Posterior a la cancelación de los derechos e impuestos según liquidación, Aduanas
indicará el “Canal” al cual estará sujeta la D.A.M. Dicho “Canal” puede ser:
Canal Verde: Levante automático. Se puede proceder inmediatamente al retiro de
la mercadería del Terminal de Almacenamiento correspondiente.
Canal Naranja: Aduanas efectúa el aforo documentario. Si Aduanas tiene
observaciones se las comunica al Agente de Aduanas para que éste, en
coordinación con el Área de Importaciones, revise y rectifique los documentos de
acuerdo a los requerimientos de Aduanas.
Canal Rojo: Aduanas asigna un “Vista de Aduanas” para que efectúe el aforo
físico de la mercadería. En caso el “Vista de Aduanas” tenga observaciones, se
las comunica al Agente de Aduanas para que éste, en coordinación con el
Responsable de las Importaciones, proceda a la revisión y rectificación
correspondiente.
5.5.5 Pago de derechos de aduana
En paralelo a la revisión de documentos, el Agente de Aduana envía al Responsable
de las Importaciones la Pro Forma de Derechos y gastos a pagar. Con esta copia, el
Responsable de las Importaciones solicita a Contabilidad la transferencia de dinero
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 22 de 28
mediante el documento “Orden para Girar Cheque” al Agente de Aduana
correspondiente al monto de derechos e impuestos de aduana que se debe pagar.
Contabilidad ingresa esta Orden al sistema Oracle y la envía a Caja para que realice
el proceso de pago.
Una vez efectuado el pago, el Responsable de las Importaciones notifica al Agente de
Aduana para que proceda con la cancelación de derechos correspondientes.
Para Importaciones con montos a pagar por concepto de derechos de aduana que no
exceden los US$ 5,000.00, el pago lo realiza directamente el Agente de Aduana y
luego se le reembolsa junto con la liquidación de los demás gastos que corresponden
a la liquidación de la importación.
5.5.6 Retiro de la Mercadería del Almacén Aduanero
Una vez culminado el trámite de despacho satisfactoriamente, Aduanas otorga el
levante de la mercadería, con lo cual se puede proceder al retiro y disposición de la
misma.
El Responsable de las Importaciones coordina con el área de Transportes de Cosapi
o con el Agente de Aduanas, el transporte de la mercadería desde el Almacén
Aduanero hasta el punto de destino (Almacén Central Villa El Salvador, Sede Central
o directamente a Obra).
El Área de Importaciones debe de enviar al Almacén de destino los siguientes
documentos para la recepción de la mercadería:
Orden de compra
Factura comercial
Packing List
Documento de embarque
6. Orden de Compra (OC)
6.1 Documentos Anexos a la OC
Los documentos a considerar como parte de la Orden de Compra (cuando aplique), son los
siguientes, sin limitarse a:
Condiciones Generales y Particulares
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 23 de 28
Excepciones a las Condiciones Comerciales
Especificaciones Técnicas
Hojas de Datos Técnicos
Planos Aprobados (revisión para Compra)
Política de Calidad
Política de Seguridad & Medio Ambiente
Otros documentos
Dichos documentos mencionados en párrafo anterior deberán ser listados en la Orden de
Compra y archivados en la sección de “Comentarios de cabecera” del Sistema Oracle.
En caso de aplicar, se debe indicar en la Orden de Compra la entrega por los proveedores
de los siguientes documentos por parte del proveedor, sin limitarse a:
Carta Fianza
Certificado de Garantía
Cronograma de Fabricación
Documentos de Embarque Certificados de Calidad
Dossier de Calidad
Hojas de Seguridad de Materiales Solicitados (MSDS)
Certificados de Calibración
Otros documentos
6.2 Aceptación de OC aprobadas por los proveedores
Aprobada la Orden de Compra, el Comprador procede a enviarla por correo electrónico al
proveedor seleccionado (adjudicado), con copia al Usuario, y le solicita que devuelva, por
la misma vía, la OC firmada (con sello y firma) como constancia de aceptación de la
compra de acuerdo al siguiente esquema:
Para las Órdenes de Compra con montos mayores a US$ 2,000 y menores a
US$10,000 se solicitará la aceptación vía correo electrónico; solamente en los casos en
que se identifique mayor riesgo en el cumplimiento de la fecha de entrega y en la
calidad del bien a comprar se solicitará la aceptación del proveedor, sello y firma del
Jefe y/o Gerente de Ventas, en un plazo máximo de veinticuatro (24) horas de haber
recibido la OC.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 24 de 28
Para las Órdenes de Compra con montos mayores a US$10,000 y menores a
US$100,000, se solicitará obligatoriamente la aceptación del proveedor, sello y firma
del Gerente General y/o Representante Legal, en un plazo máximo de cuarenta y ocho
(48) horas de haber recibido la OC.
Para las Órdenes de Compra con montos mayores a US$100,000, se solicitará
obligatoriamente la aceptación del proveedor, sello y firma del Gerente General y/o
Representante Legal, en un plazo máximo de setenta y dos (72) horas de haber
recibido la OC.
Las Órdenes de Compra con montos menores a US$2,000, no requieren la aceptación
formal del proveedor.
6.3 Adjudicación Directa (Proveedor único)
La Adjudicación Directa solo aplica cuando se cumplen las siguientes condiciones,
debidamente sustentadas:
- Cuando existe un Proveedor único que pueda atender el “Bien”
- Por instrucción escrita del Cliente
El Usuario al realizar la Solicitud (S) en el sistema Oracle debe de indicar que es por
“Adjudicación Directa” y adjuntará a la solicitud de compra el formato de “Adjudicación
Directa” debidamente llenado y firmado por el Jefe de Oficina Técnica del Proyecto y el
Gerente de Proyecto.
El Comprador al emitir la Orden de Compra debe indicar que se trata de una “Adjudicación
Directa” y adjuntará los documentos de sustentos (en formato zip). Los motivos de la
adjudicación se registran en la zona de "Comentarios" en la pantalla de “Adjudicación de
oferta de la “RFQ” en la zona de "Más Detalles" de la RFQ.
6.4 Regularizaciones de Órdenes de Compra / Servicios
No están permitidas las regularizaciones de Compra y/o Servicios, a menos que exista una
razón justificada por escrito y firmada por el Gerente del Proyecto y Gerente de la Unidad
de Negocio.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 25 de 28
7. Contrato de Compras por Pedido (CCP)
Para las compras de materiales frecuentes se deberá trabajar con Contrato de Compras
por Pedido cumpliendo con el proceso de compra indicado en el punto 5 de este
Procedimiento.
En los Contrato de Compras por Pedido (CCP) se consignará la relación de los materiales
(código ID y descripción), los precios unitarios, el plazo de entrega, la forma de pago y el
monto total de compra; también forma parte de los “Contrato de Compras por Pedido” las
condiciones generales y particulares, así como los acuerdos negociados con los
proveedores tales como condiciones para devoluciones, stock mínimo de materiales para
atención inmediata, condiciones de garantías, etc.
Normalmente la vigencia de los “Contrato de Compras por Pedido ” tendrá un plazo mínimo
de un (1) año y estos contratos podrán ser renovados si las condiciones comerciales y del
servicio se mantienen, se mejoran y/o continúan siendo competitivas; de lo contrario se
realizará una nueva licitación.
Las obras y/o proyectos deben obligatoriamente hacer uso de los “Contrato de Compras
por Pedido” mediante las Solicitudes (S) al Comprador de Obra (personal asignado a
trabajar en Obra), quienes coordinarán la atención directa de los proveedores aplicando las
solicitudes recibidas a los “Contrato de Compras por Pedido”.
No está permitido comprar materiales considerados en los “Contratos de Compras por
Pedido” a otros proveedores, salvo previa justificación del Usuario en la opción
“Solicitudes” del Sistema Oracle, aprobada por el Jefe de Compras y/o Gerente de Procura.
El Jefe de Compras y/o el Comprador de Sede Central informarán a la Gerencia de
Proyecto y al Comprador de Obra sobre los Contratos de Compras por Pedido existentes.
8. Activación de Órdenes de Compra (Seguimiento)
8.1 Seguimiento de cumplimiento de condiciones pactadas en las OC
Se realiza el seguimiento especialmente a las Órdenes de Compra (OC) críticas, de
fabricación o de importación. El Activador recibe la información del Comprador sobre
dichas Órdenes de Compra.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 26 de 28
El propósito de la Activación es asegurarse que los proveedores cumplan con el plazo de
entrega contractual y con la calidad del bien comprado.
El personal asignado a realizar las funciones de Activación (Seguimiento) debe verificar
que las entregas de mercadería se realicen según lo establecido en las Órdenes de
Compra, constatando la recepción física, el ingreso inmediato al Módulo de Almacén del
Sistema Oracle y asegurarse que se ejecute en el menor tiempo posible el despacho al
proyecto respectivo.
La entrega en la medida de lo posible se debe realizar en el Almacén Central de Cosapi,
con la finalidad que se verifique, consolide la carga para el transporte a la obra.
En caso se requiera cambiar las condiciones de entrega determinadas en las Órdenes de
Compra. El Activador, antes de proceder con las coordinaciones, debe obtener la
autorización del Jefe de Compras y/o Gerente de Procura.
El responsable de la Activación debe verificar el cumplimiento del proveedor de las
siguientes condiciones establecidas en las Órdenes de Compra (siempre que aplique), sin
limitarse a:
Entrega de Carta Fianza
Entrega de Certificado de Garantía
Entrega de Documentos Aduaneros
Entrega de Cronograma de Fabricación
Entrega de copias de OC por materiales colocadas a su proveedores
Embalaje adecuado
Recepción en Almacén de Transito
Recepción en Almacén de Obra
Entrega de Certificados de calidad
Entrega de Dossier de Calidad
El Gerente y/o Jefe de Proyecto podrán obtener el reporte de las Órdenes de Compra
pendientes por atender del Sistema Oracle.
El responsable de la Activación deberá estar en permanente contacto con el proveedor,
realizando visitas regulares y en caso de detectar cualquier potencial problema que puede
impactar en el plazo de entrega y/o calidad del producto informará al Comprador, al Jefe de
Compras y/o Gerente de Procura y solicitará al proveedor la entrega de un plan de acción
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 27 de 28
para revertir la situación y cumplir con las condiciones pactadas en las Órdenes de
Compra.
El Plan de Acción correctivo del proveedor debe contener las siguientes medidas, sin
limitarse a:
Contratación de más personal.
Implementación de trabajos a doble turno.
Compra directa por Cosapi de los materiales pendientes por adquirir y deducción del
costo de compra y gestión de Procura.
Apoyo del personal de Cosapi para ser asignado en forma permanente en local del
proveedor.
Implementación de visitas diarias de supervisión y seguimiento.
Coordinación directa del transporte, de preferencia con flota de Cosapi, en caso el
proveedor no cuente con unidades disponibles y deducción del costo del flete y gestión
de Logística.
8.2 Inspección de Calidad
El Responsable de la Activación (Seguimiento) coordina con el proveedor para realizar
visitas de “Inspección de Calidad” especialmente para las Órdenes de Compra (OC) de
fabricación; estas inspecciones tienen como propósito verificar que el producto comprado
cumpla con los estándares de calidad especificados en las Órdenes de Compra.
El Responsable de la Activación (Seguimiento) solicitará al fabricante el Plan de Puntos de
Inspección (PPI) consideradas en el proceso de fabricación y solicitará por escrito
mediante correo electrónico al Gerente de Proyecto, Jefe de Obra y Jefe de Calidad que
asignen a un profesional para que realice las inspecciones, quien será el responsable de
presentar después de cada visita un Informe de Inspección Técnica a la Gerencia del
Proyecto, Jefe de Obra y Jefe de Calidad con copia al Responsable de la Activación.
Previamente al despacho del material de las instalaciones del proveedor, el Inspector
asignado deberá confirmar al proveedor y al Responsable de la Activación que los Bienes
pueden ser despachados a obra. Ningún material podrá ser despachado sin la autorización
de dicho Inspector.
GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES
UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Gestión de Compra de Bienes y Servicios
Código: PG-COM-01 Revisión: 4 Página 28 de 28
9. Responsabilidades
Gerente de Procura y/o Jefe de Compras; es el responsable del cumplimiento del
presente Procedimiento en Sede Central y funcionalmente en las Obras.
Gerente del Proyecto y/o Jefe de Obra, es el responsable de que el presente
Procedimiento se cumpla en la obra.
Comprador, es el responsable de la gestión de compra desde que se reciben las
Solicitudes (S) de compra, hasta el envío al proveedor de la Orden de Compra,
incluyendo la confirmación de recepción y aceptación de la Orden de Compra.
Responsable de la Activación; es el responsable de realizar el seguimiento de las
Órdenes de Compra hasta la recepción de los materiales en el Almacén Central y/o
Almacén de Obra.
10. Anexos
10.1 Cuadro comparativo
10.2 Formato de Orden de Compra
10.3 Tabla de Incoterms
10.4 Apertura de Sobres
10.5 Formato de Adjudicación Directa
Top Related