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PRIMER INFORME TRIMESTRAL DE
AUSTERIDAD EN EL GASTO VIGENCIA 2017
OFICINA DE CONTROL INTERNO
CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE
CUNDINAMARCA - CAR
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3
1. OBJETIVO ........................................................................................................................ 4
2. ALCANCE ......................................................................................................................... 4
3. NORMATIVA ..................................................................................................................... 4
4. ABREVIATURAS .............................................................................................................. 5
5. GASTOS DE PERSONAL ................................................................................................. 6
6. SERVICIOS PÚBLICOS .................................................................................................... 7
6.1. Servicio de energía ............................................................................................................ 7
6.2. Servicio de acueducto, alcantarillado y aseo ................................................................... 12
6.3. Asignación y uso de telefonía .......................................................................................... 17
6.3.1. Telefonía móvil ............................................................................................................. 17
6.3.2. Telefonía fija ................................................................................................................. 18
7. TRANSPORTE ................................................................................................................ 20
7.1. Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos ........................................................ 21
8. CONSUMO DE COMBUSTIBLE ..................................................................................... 23
9. IMPRESOS Y PUBLICACIONES .................................................................................... 25
10. GASTOS GENERALES .................................................................................................. 26
RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS ............................................................................... 27
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INTRODUCCIÓN
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 984 de 2012, el cual modifica el artículo 22 del
Decreto 1737 de 1998, la Oficina de Control Interno (OCIN) presenta el informe trimestral de
austeridad del gasto correspondiente al periodo comprendido entre 01 de enero al 31 de marzo
de 2017.
El informe consolida los principales gastos en que incurrieron las dependencias de la
Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) para el normal cumplimiento de sus
funciones durante el periodo objeto de análisis. Así mismo, se presentan las diferentes
variaciones de los gastos, las novedades evidenciadas y gestiones realizadas por las diferentes
dependencias en cuanto al control y seguimiento del cumplimiento de las políticas de austeridad
del gasto.
El documento tiene como fuente principal la ejecución presupuestal de gastos de
funcionamiento de la CAR, así como la información suministrada por la Oficina de Talento
Humano (OTH), Dirección Administrativa y Financiera (DAF) y seguimientos efectuados por la
OCIN.
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1. OBJETIVO
Efectuar seguimiento y análisis a los gastos que realizó la Corporación Autónoma Regional de
Cundinamarca (CAR) durante el primer trimestre de 2017, asociados al cumplimiento de
Decreto 1737 de 1998, Decreto 984 del 14 de mayo de 2012 y demás normas reglamentarias.
2. ALCANCE
Mediante el presente informe la OCIN realiza seguimiento y verificación de los gastos en que
incurrieron las dependencias de la CAR, para el normal funcionamiento y el desarrollo de sus
funciones, entre ellos, se relacionan los siguientes: (I) pagos realizados mensualmente por
concepto de nómina, horas extras, honorarios, servicios técnicos y servicios personales
indirectos; (II) consumos y gastos por concepto servicios públicos como son acueducto,
alcantarillado, aseo, energía, telefonía móvil y fija; (III) impresos y comunicaciones, (IV)
consumo de combustible y (V) mantenimiento. Lo anterior, con el fin de verificar el cumplimiento
de la normatividad asociada a la austeridad en el gasto.
3. NORMATIVA
Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998, por el cual se expiden medidas de austeridad y
eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de
las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público.
Decreto 1738 de 1998, por el cual se dictan medidas para la debida recaudación y
administración de las rentas y caudales públicos tendientes a reducir el gasto público.
Decreto 2209 de 29 de octubre de 1998, por el cual se modifican parcialmente los
Decretos 1737 y 1738 del 21 de agosto de 1998.
Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012, por el cual modifica del Decreto 1737 de 1998.
Decreto 1094 de 2001, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1737 del 21 de
agosto de 1998.
Decreto 1598 de 2011, por el cual se modifica el artículo 15 del Decreto 1737 de 1998.
Decreto 2445 de 2000, por el cual se modifican los artículos 8°, 12, 15 y 17 del Decreto
1737 de 1998.
Circular No 021 de octubre de 2011 de la Contraloría General de la República respecto
a la austeridad del gasto en patrocinio de eventos y publicidad.
Decreto 26 de 1998, por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto público.
Directiva Presidencial 06 del 2 de 2014. Instrucciones para la reducción de gastos.
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4. ABREVIATURAS
DAF: Dirección Administrativa y Financiera.
DCASC: Dirección de Cultura Ambiental y
Servicio al Ciudadano.
DCDI: Dirección de Control Disciplinario
Interno.
DESCA: Dirección de Evaluación, Seguimiento
y Control Ambiental.
DGEN: Dirección General.
DGOAT: Dirección de Gestión del
Ordenamiento Ambiental y Territorial.
DJUR: Dirección Jurídica.
DMMLA: Dirección de Monitoreo,
Modelamiento y Laboratorio Ambiental.
DOI: Dirección Operativa y de Infraestructura.
DRAG: Dirección Regional Almeidas y
Guatavita (Sede Chocontá).
DRAM: Dirección Regional Alto Magdalena
(Sede Girardot).
DRBC: Dirección Regional Bogotá – La Calera
(Sede Girardot).
DRBM: Dirección Regional Bajo Magdalena
(Sede Guaduas).
DRCH: Dirección Regional Chiquinquirá (Sede
Chiquinquirá).
DRGU: Dirección Regional Gualivá (Sede
Villeta).
DRMC: Dirección Regional Magdalena Centro
(Sede Vianí).
DRRN: Dirección Regional Rionegro (Sede
Pacho).
DRSC: Dirección Regional Sabana Centro
(Sede Zipaquirá).
DRSO: Dirección Regional Sabana Occidente
(Sede Facatativá).
DRSOA: Dirección Regional Soacha (Sede
Soacha).
DRSU: Dirección Regional Sumapaz (Sede
Fusagasugá).
DRTE: Dirección Regional Tequendama (Sede
La Mesa).
DRUB: Dirección Regional Ubaté (Sede Ubaté).
FIAB: Fondo para las Inversiones Ambientales
en la Cuenca del Rio Bogotá.
GAL: Gestión de Apoyo Logístico.
OAC: Oficina Asesora de Comunicaciones.
OAP: Oficina Asesora de Planeación.
OCIN: Oficina de Control Interno.
OTH: Oficina de Talento Humano.
OTIC: Oficina de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.
P.P.: Puntos Porcentuales.
SAC: Dirección de cultura ambiental y Servicio
Al Ciudadano.
SGEN: Secretaría General.
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5. GASTOS DE PERSONAL
Con corte a 31 de marzo de 2017 el personal de planta de la Corporación estaba integrado por
614 servidores públicos y presentó la siguiente variación.
Tabla 1. Planta de personal CAR Trim. I – Vig. 2016 y 2017.
Mes
Vigencia 2016 Vigencia 2017
Va
ria
ció
n
Em
ple
ad
os
pú
bli
co
s
Tra
ba
jad
ore
s
ofi
cia
les
To
tal
Em
ple
ad
os
pú
bli
co
s
Tra
ba
jad
ore
s
ofi
cia
les
To
tal
Mar 588 2 590 612 2 614 4,07%
Jun
Sep
Dic
Total 588 2 590 612 2 614 4,07%
Fuente: Datos suministrados por la OTH.
De acuerdo con lo manifestado por la Oficina de Talento Humano (OTH), la causa principal de
la variación corresponde a las situaciones administrativas de ingresos y retiros del servicio.
Por concepto de servicios personales se comprometió $19.477.294.531 y por concepto de
reservas presupuestales se constituyó $1.449.335.673 para un total de $20.926.630.204.
Con corte a 31 de marzo de 2017 se efectuaron pagos por valor de $12.701.023.534 de los
cuales $1.423.449.320 corresponden a reservas presupuestales, así:
Tabla 2. Pagos Trim. I - Servicios Personales 2017.
Concepto
Vigencia 2017 Reservas constitutivas
To
tal
co
mp
rom
iso
s
To
tal
pag
os
% P
ag
os
Co
mp
rom
iso
s
Pa
go
s g
ira
do
s
Res
erv
as
co
ns
titu
tiv
as
Pa
go
s g
ira
do
s
Pagos de Nómina 9.789.167.701 9.785.826.181 7.274.236 7.274.236 9.796.441.937 9.793.100.417 99.97%
Honorarios 8.214.151.854 384.977.378 1.222.653.898 1.203.729.230 9.436.805.852 1.588.706.608 16.84%
Servicios técnicos 1.414.902.820 1.049.364.809 205.164.197 198.202.512 1.620.067.017 1.247.567.321 77.01%
Indemnización de vacaciones
40.991.083 39.324.773 1.638.321 1.638.321 42.629.404 40.963..094 96.09%
Horas Extras 18.081.073 18.081.073 12.605.021 12.605.021 30.686.094 30.686.094 100%
TOTAL 19.477.294.531 11.277.584.214 1.449.335.673 1.423.449.320 20.926.630.204 12.701.023.534 60.69%
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos DAF (Ejecución a 31 de marzo de 2017 (pagos girados, incluye reservas)).
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Se aclara que en la tabla anterior, por concepto de pagos de nómina se incluye compromisos y
pagos asociados a prima técnica, bonificación por servicios prestados, subsidio de alimentación,
de transporte, prima de servicios, de vacaciones, de navidad y primas extraordinarias,
bonificación especial de recreación, vacaciones (descanso remunerado) y aportes parafiscales
(caja de compensación familiar, fondo nacional de ahorro, ICBF, SENA, aporte previsión y
seguridad social; aporte previsión y seguridad social).
6. SERVICIOS PÚBLICOS
Las actividades y tareas encaminadas a la planeación, control y pago de los servicios públicos,
se encuentran dentro del procedimiento GAL-PR-07 denominado servicios públicos. Estas
actividades están a cargo del proceso del proceso GAL.
A continuación se relaciona el balance de los servicios públicos de la Entidad con corte a 31 de
marzo de 2017.
6.1. Servicio de energía
En la siguiente tabla se puede observar el comportamiento del consumo de energía mes a mes
y por dependencia del año 2016 y 2017, con su respectiva variación del mismo periodo del año
anterior.
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Tabla 3. Consumo de energía (KWh) – Vigencia 2016 y 2017.
Mes
Vigencia 2016
Niv
el
Ce
ntr
.
DR
RN
DR
SO
A
DR
CH
DR
UB
DR
AG
DR
SU
DR
SC
DR
AM
La
b.
Am
b.
DR
SO
DR
BC
DR
MC
DR
TE
DR
BM
DR
GU
To
tal
Ene 39.672 1.258 798 1.760 2.336 1.462 957 3.163 5.580 10.440 1.644 2.803 935 1.932 1.793 864 77.397
Feb 35.568 781 788 1.760 2.115 1.488 1.007 2.612 5.612 7.640 1.783 2.205 747 1.763 1.851 822 68.542
Mar 23.100 1.023 852 1.520 1.985 1.253 1.012 2.608 5.326 7.440 1.704 2.113 589 1.601 1.597 874 54.597
Abr 32.184 1.233 761 1.520 2.055 1.251 1.379 1.675 5.136 7.960 1.676 2.155 522 1.535 1.442 910 63.394
May 32.148 1.071 801 1.680 2.055 1.251 1.235 2.348 5.439 7.960 1.826 2.155 627 1.649 1.541 835 64.621
Jun 34.200 946 867 2.000 1.873 1.360 1.208 2.413 4.801 12.160 1.864 1.998 579 1.719 1.536 875 70.399
Jul 32.832 1.314 823 1.760 2.020 1.500 1.165 2.440 6.235 5.280 1.917 2.167 685 1.720 1.721 877 64.456
Ago 34.884 1.135 871 1.840 2.040 1.608 1.345 2.567 6.833 3.600 2.091 2.172 686 1.962 1.763 880 66.277
Sep 35.568 1.118 1.009 1.720 2.201 1.552 1.341 2.557 6.132 4.160 2.109 2.332 1.047 1.769 2.056 814 67.485
Oct 34.200 1.283 1.141 1.960 1.903 1.630 1.230 2.560 5.808 4.360 2.019 2.113 1.039 1.870 1.806 929 65.851
Nov 35.568 1.287 1.112 2.160 2.026 1.508 1.269 2.450 5.433 3.800 1.828 2.282 1.017 1.903 1.546 814 66.003
Dic 36.936 1.123 1.097 2.000 2.262 1.596 1.275 2.550 6.208 3.400 1.960 2.332 1.050 1.764 1.574 909 68.036
Total 406.860 13.572 10.920 21.680 24.871 17.459 14.423 29.943 68.543 78.200 22.421 26.827 9.523 21.187 20.226 10.403 797.058
Mes
Vigencia 2017
Va
ria
ció
n
Niv
el
Cen
tr.
DR
RN
DR
SO
A
DR
CH
DR
UB
DR
AG
DR
SU
DR
SC
DR
AM
La
b.
Am
b.
DR
SO
DR
BC
DR
MC
DR
TE
DR
BM
DR
GU
To
tal
Ene 36.936 1.220 1.002 1.920 1.997 1.382 1.145 2.352 6.049 2.520 1.745 1.996 897 1.790 1.432 863 65.246 -15,7%
Feb 33.516 1.048 882 2.080 1.982 1.352 1.166 2.244 6.604 1.840 1.166 2.010 897 1.698 1.995 833 61.313 -10,5%
Mar 35.568 1.291 1.091 1.680 1.995 1.293 1.196 2.597 5.823 1.600 1.745 2.125 982 1.627 1.469 901 62.983 15,4%
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Total 106.020 3.559 2.975 5.680 5.974 4.027 3.507 7.193 18.476 5.960 4.656 6.131 2.776 5.115 4.896 2.597 189.542 -5,5%
Variac. 7,8% 16,2% 22,0% 12,7% -7,2% -4,2% 17,8% -14,2% 11,9% -76,6% -9,3% -13,9% 22,2% -3,4% -6,6% 1,4% -5,5%
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
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De acuerdo con lo anterior, el consumo de energía durante el primer trimestre del 2017 fue de
189.542 kWh, es decir, 10.994 kWh menos respecto al mismo periodo del 2016, el cual fue de
200.536 kWh.
Gráfico 1. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – Total Corporación.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Las tres dependencias que presentaron una mayor tendencia en el tiempo en cuanto al ahorro
de energía fueron:
Gráfico 2. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – Laboratorio Ambiental.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Ahorro:
77%
Ahorro:
5,5%
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Gráfico 3. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – DRSC.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Gráfico 4. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – DRBC.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Ahorro:
14%
Ahorro:
14%
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Así mismo, se identificó un aumento en el consumo de kWh en las siguientes Dependencias:
Gráfico 5. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – DRMC.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Gráfico 6. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – DRSOA.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Aumento:
22%
Aumento:
22%
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Gráfico 7. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – DRSU.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
6.2. Servicio de acueducto, alcantarillado y aseo
En la siguiente tabla se puede observar el comportamiento del consumo de agua de manera
bimestral y por dependencia del año 2016 y 2017, con su respectiva variación del mismo
periodo del año anterior.
Aumento:
18%
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Tabla 4. Consumo de agua bimestral (m3) – Vigencia 2016 y 2017.
Mes
Vigencia 2016
Niv
el
Ce
ntr
.
DR
RN
DR
SO
A
DR
CH
DR
UB
DR
SU
DR
SC
DR
AM
La
b.
Am
b.
DR
SO
DR
BC
DR
MC
DR
TE
DR
BM
DR
GU
To
tal
Ene - Feb 885 50 55 3 85 39 80 60 161 57 28 20 31 20 86 1.660
Mar - Abr 847 0 45 3 0 40 0 72 266 0 47 20 31 18 86 1.475
May - Jun 912 50 54 0 55 32 93 36 55 40 53 20 31 22 43 1.496
Jul - Ago 912 50 33 16 74 22 84 41 239 36 53 21 31 25 43 1.680
Sep - Oct 947 50 50 0 140 48 79 66 345 36 64 33 31 25 53 1.967
Nov - Dic 993 50 44 0 106 33 77 66 408 50 59 31 31 20 86 2.054
Total 5.496 250 281 22 460 214 413 341 1.474 219 304 145 186 130 397 10.332
Mes
Vigencia 2017
Va
ria
ció
n
Niv
el
Cen
tr.
DR
RN
DR
SO
A
DR
CH
DR
UB
DR
SU
DR
SC
DR
AM
La
b.
Am
b.
DR
SO
DR
BC
DR
MC
DR
TE
DR
BM
DR
GU
To
tal
Ene - Feb 967 50 48 0 73 20 80 33 346 33 61 18 24 22 98 1.871 12,7%
Mar - Abr 462 25 24 0 53 12 42 17 142 16 33 9 8 10 59 907 -38,5%
May - Jun 0
Jul - Ago 0
Sep - Oct 0
Nov - Dic 0
Total 1.428 75 72 0 127 32 122 50 487 48 94 27 32 32 156 2.779 -40,0%
Variac. -46,0% -25,0% -53,3% 0 -9,5% -71,6% -29,8% -70,5% 1,0% -50,5% -26,6% -55,8% -66,1% -47,5% -27,4% -40,0%
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
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De acuerdo con lo anterior, el consumo de agua durante el primer trimestre del 2017 fue de
2.779 m3, es decir, 381 m3 más respecto al mismo periodo del 2016, el cual fue de 2.398 m3.
Gráfico 8. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – Total Corporación.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Las tres dependencias que presentaron una mayor tendencia en el tiempo en cuanto al ahorro
de agua fueron:
Gráfico 9. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – DRAM.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Ahorro:
48%
Aumento:
16%
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Gráfico 10. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – DRSU.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Gráfico 11. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – DRTE.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Ahorro:
47%
Ahorro:
32%
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Así mismo, se identificó un aumento en el consumo de agua en las siguientes Dependencias:
Gráfico 12. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – DRBC.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Gráfico 13. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – Laboratorio Ambiental.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Aumento:
83%
Aumento:
66%
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Gráfico 14. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. I – Vig. 2016 y 2017 – DRSC.
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
6.3. Asignación y uso de telefonía
6.3.1. Telefonía móvil
La Corporación cuenta con 60 líneas de celulares:
I. Línea Movistar, cuentan con un plan voz de 1.799 minutos a todo destino y plan de
datos de 4 GB Navegación.
II. Celu-Fijos, Direcciones Regionales (Plantas Celulares) con un plan de voz de 2.000
minutos a todo destino, sin plan de datos.
III. Celu-Fijos, Sede Central (Plantas Celulares) con un plan de voz de 4.150 minutos a
todo destino, sin plan de datos.
El valor autorizado máximo por la Corporación es:
I. Directivos Nivel Central (4 Nº de celular): $983.467.
II. Directivos Regionales: $186.859.
III. Celu-fijo Direcciones Regionales: $165.929.
Aumento:
52%
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Durante el primer trimestre de 2017 el valor del consumo de telefonía móvil fue de $29.543.936
así:
Tabla 5. Pagos (COP) por concepto de telefonía móvil Trim. I – Vig. 2016 y 2017.
Mes
Vigencia 2016 Vigencia 2017
Vr.
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Co
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um
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tas
To
tal
Dif
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nc
ia
Ene 9.569.736 8.279.663 0 8.279.663 1.290.073 10.169.595 7.675.507 2.077.000 9.752.507 417.088
Feb 9.569.736 8.117.795 0 8.117.795 1.451.941 10.169.595 7.792.131 2.097.000 9.889.131 280.464
Mar 9.569.736 7.874.979 0 7.874.979 1.694.757 10.169.595 7.805.298 2.097.000 9.902.298 267.297
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Total 28.709.208 24.272.437 0 24.272.437 4.436.771 30.508.785 23.272.936 6.271.000 29.543.936 964.849
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
De acuerdo con la información suministrada por el proceso de GAL, durante el primer trimestre
del 2017 no se presentó un consumo mayor al autorizado por parte de los funcionarios.
Del valor utilizado en el primer trimestre del 2017 por los directivos del nivel central y regionales,
más lo consumido por las diez plantas de la Corporación, se observa un ahorro de $964.849
con respecto al valor autorizado.
6.3.2. Telefonía fija
Para el control en el servicio de telefonía fija, la Corporación tiene implementado un sistema de
llamadas por discado directo nacional e internacional, a través de la utilización de códigos pre-
establecidos.
Con corte a 31 de marzo de 2017, la Corporación cuenta con 71 líneas para el desarrollo
normal de las actividades.
Con corte a 31 de marzo de 2017 se han generado cobros en facturación por valor de
$38.382.172.
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Tabla 6. Comportamiento Gastos (COP) de telefonía fija Trim. I – Vig. 2016 y 2017
Mes Gasto 2016 Gasto 2017 Variación
Ene 14.150.671 12.714.435 -10,1%
Feb 14.518.390 12.940.403 -10,9%
Mar 14.373.800 12.727.334 -11,5%
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Total 43.042.861 38.382.172 -10,8%
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Durante el primer trimestre de 2017 se evidencia que la tendencia del valor facturado en
telefonía fija es estable.
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7. TRANSPORTE
La entidad tiene implementado el procedimiento GAL-PR-01 denominado servicio de transporte,
cuyo objeto es: “Programar, ejecutar y controlar la prestación del servicio de transporte para
cualquier parte de la jurisdicción o fuera de ella, cuando las necesidades del servicio así lo
requieran. Así como la adquisición, distribución y control de combustible, boletas de peaje,
refrendación de horas extras de los conductores y solicitud de viáticos”.
Por medio de Resolución 0070 de 16 de enero de 2012 la Corporación adoptó el reglamento
para la prestación del servicio de transporte e incorpora mecanismos de control interno a fin de
optimizar este servicio para garantizar el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de
Acción. Como política general del servicio de transporte en la CAR, se privilegia el servicio de
transporte contratado sobre el servicio de transporte propio, teniendo en cuenta que resulta más
conveniente desde el punto de vista económico y operativo.
En el marco del artículo 4 del Decreto 2445 de 2000 y de conformidad con lo establecido en la
Resolución CAR 0070 de 2012 se asigna vehículos al Director, Secretario General y
Subdirectores hoy Directores. Los demás directivos se acogen a la programación del servicio
para lo cual deberán remitir la solicitud del servicio a la DAF.
Durante la vigencia de 2016 la prestación del servicio de transporte se realiza en marco del
contrato 1498 suscrito el 21 de diciembre de 2015, con el Consorcio Transportes Especiales
SOMOS COLOMBIA 2016 y cuyo objeto es: “Contratar la prestación del servicio de transporte
público terrestre automotor especial de pasajeros y de carga - vehículos doble cabina 4x4 con
conductor para atender las necesidades de movilización de personal, materiales y equipos en
los municipios de la jurisdicción o fuera de ella cuando las necesidades lo requieran, con el fin
de atender los diferentes proyectos que adelanta la Corporación.”, con plazo de ejecución de
doce (12) meses y por valor de $9.841.213.319.
De acuerdo con lo anterior, en la vigencia 2016 se efectuó prórroga del contrato por cinco meses a partir del 21 de diciembre de 2016, por valor de $3.693.514.897, de los cuales el 14% corresponde a gastos de funcionamiento y el 86% a proyectos de inversión. Con corte a 31 de marzo de 2017, se ha efectuado pagos por valor de $1.751.489.892, que corresponde al 47.42% del valor del contrato.
Como controles implementados, los vehículos de contrato tienen un sistema satelital GPS,
permitiendo verificar en tiempo real la ubicación del vehículo o generar un histórico de los
recorridos para posterior seguimiento.
Así mismo, se ha establecido el formato GAL-PR-01-FR-05 planilla semanal de trabajo, en
donde se registra por vehículo la fecha en la cual se desarrolló la comisión, el destino, nombre
responsable comisión, dependencia responsable comisión, hora planificada de llegada, hora
real de llegada, firma responsable comisión y VoBo de la Oficina de Transportes, de igual
forma, se debe de registrar los kilómetros recorridos.
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7.1. Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos
Para el primer trimestre de la vigencia 2017 la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo se realiza en el marco del contrato 1318 de 2014, y el contrato No. 1172 de 2016 cuyo objeto es: “contratar el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, para los vehículos propiedad de la Corporación y para aquellos por los cuales es responsable; incluyendo baterías y lubricantes para vehículos, lanchas y maquinaria”. De los contratos antes mencionados, se constituyeron reservas presupuestales por valor de $276.891.763 de los cuales con corte a 31 de marzo de 2017, NO se han efectuado pagos, según el Informe Integral de Ejecución presupuestal. Según lo informado por el proceso GAL, los gastos asociados a la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor durante la vigencia de 2017 corresponden:
Tabla 7. Servicio de mantenimiento preventivo/correctivo vehículos parque automotor (COP) Trim. I – Vig. 2016 y 2017.
Mes
Vigencia 2016 Vigencia 2017
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Ene 2.800.000 250.000 3.300.000 6.350.000 3.689.624 264.375 9.494.123 13.448.122 112%
Feb 2.100.000 0 5.200.000 7.300.000 2.658.640 0 10.634.560 13.293.200 82%
Mar 1.750.000 0 2.900.000 4.650.000 2.060.008 0 8.240.033 10.300.041 122%
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Total 6.650.000 250.000 11.400.000 18.300.000 8.408.272 264.375 28.368.716 37.041.363 102%
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.
Con corte a 31 de marzo de 2017, por concepto de mantenimiento preventivo, correctivo y revisión tecno mecánica de vehículos, los gastos ascienden a $37.041.363 de los cuales el 76.59% corresponde a reparaciones, 22.70% a mantenimientos preventivos y el 0.71% a revisión tecno mecánica.
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Se evidencia un aumento del 102% en los gastos de mantenimiento del primer trimestre del 2017 ($18.300.000), con respecto al mismo periodo del año 2016 ($37.041.363). De acuerdo con lo descrito anteriormente, se identifica que el mayor porcentaje que se destina al parque automotor es para mantenimiento correctivo. El mantenimiento y reparación del parque automotor se realiza de conformidad con el procedimiento GAL-PR-02. De acuerdo con lo establecido en el artículo 53 de la Resolución CAR 0070 de 2012, el conductor de planta y contratado debe velar porque el vehículo asignado se encuentre en buenas condiciones de funcionamiento, por tanto debe solicitar oportunamente al Líder de Transporte el mantenimiento preventivo cada 5.000 Km, al igual que las reparaciones que requiera el vehículo. Se debe diligenciar el formato GAL-PR-02-FR-02, donde se describen las características del vehículo (marca, placas, tipo, modelo, ubicación, operador/conductor) y las reparaciones que se requiere. Los mantenimientos y kilometrajes son registrados en el sistema de mantenimiento implementado en la Corporación.
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8. CONSUMO DE COMBUSTIBLE
Con corte a 31 de marzo de 2017, la Corporación cuenta con veintiocho (28) vehículos propios, los cuales están a disposición de los directivos y funcionarios que requieran desplazarse con el fin de atender visitas técnicas, reuniones, talleres, seminarios y demás actividades propias para la adecuada gestión de las actividades de la entidad. Los camperos y las camionetas están asignados a la Dirección General, a la Secretaría General y a las diferentes direcciones del nivel central como regional. Las volquetas se encuentran en los Sistemas Hidráulicos de Manejo Ambiental y Control de Inundaciones, y el Parque Forestal Embalse del Neusa.
Tabla 8. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo vehículos parque Automotor – Vigencia 2017.
Ítems Tipo Placas Marca Modelo Tipo de Combustible
1 VOLQUETA OAA-410 DODGE 1980 CORRIENTE
2 VOLQUETA OAI-580 CHEVROLET 1988 CORRIENTE
3 CAMIONETA OBG 020 MAZDA 2006 CORRIENTE
4 CAMIONETA OBG-021 MAZDA 2006 CORRIENTE
5 CAMIONETA OBG-025 MAZDA 2006 CORRIENTE
6 CAMPERO OBG-026 MITSUBISHI 2006 CORRIENTE
7 CAMPERO OBG-027 MITSUBISHI 2006 CORRIENTE
8 CAMPERO OBG-028 MITSUBISHI 2006 CORRIENTE
9 CAMPERO OBG-029 MITSUBISHI 2006 CORRIENTE
10 CAMIONETA OBG-031 CHEVROLET 2006 CORRIENTE
11 CAMIONETA OBI-348 TOYOTA HILUX 2011 ACPM
12 CAMIONETA OBI-349 TOYOTA HILUX 2011 ACPM
13 CAMIONETA OBI-475 TOYOTA HILUX 2011 ACPM
14 VAN OBI-838 CHEVROLET 2011 CORRIENTE
15 VAN OBI-839 CHEVROLET 2011 CORRIENTE
16 VAN OBI-840 CHEVROLET 2011 CORRIENTE
17 VAN OBI-841 CHEVROLET 2011 CORRIENTE
18 VAN OBI-842 CHEVROLET 2011 CORRIENTE
19 VOLQUETA OBJ-773 CHEVROLET 1989 CORRIENTE
20 VOLQUETA OCK-417 HINO 2013 ACPM
21 CAMIONETA OCK-719 TOYOTA PRADO 2013 ACPM
22 CAMPERO OHK-194 MITSUBISHI 2009 CORRIENTE
23 CAMPERO OHK-524 MITSUBISHI 2009 CORRIENTE
24 CAMIÓN OHK-533 MITSUBISHI 2009 ACPM
25 CAMPERO OHK-570 MITSUBISHI 2009 CORRIENTE
26 CAMPERO OJG-110 MERCEDES BENZ 1996 ACPM
27 VOLQUETA OJG-704 HINO 2013 ACPM
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Tabla 8. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo vehículos parque Automotor – Vigencia 2017.
Ítems Tipo Placas Marca Modelo Tipo de Combustible
28 CAMIONETA OJJ-938 TOYOTA HILUX 2001 CORRIENTE
Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos DAF.
El suministro de combustible se realiza en el marco del contrato 322 de 27 de febrero de 2017,
por valor de $307.800.000 cuyo objeto es: “suministro por el sistema de precios unitarios de
combustible (gasolina corriente, ACPM), de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas
para los vehículos, maquinaria y equipos de propiedad de la corporación y por los que es
responsable”.
Del contrato 1588-16 se constituyeron reservas presupuestales 2016, por valor de $68.945.500
de los cuales el 95% que corresponde a $65.206.141se cancelaron a 31 de marzo de 2017.
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9. IMPRESOS Y PUBLICACIONES
En cumplimiento del artículo 9 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 1 del
Decreto Nacional 2672 de 2001, la CAR no realiza publicidad explícita de promoción de la
imagen de la entidad o de los funcionarios con cargo a recursos públicos.
De acuerdo con la ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento, con corte a 31 de marzo de 2017, la apropiación definitiva por concepto de impresos y publicaciones asciende a $348.500.000 de los cuales se suscribieron compromisos por el 29.91% que corresponde a $104.252.000 distribuidos de la siguiente forma:
$4.252.000 para la constitución y apertura de caja menor.
$100.000.000 según contrato interadministrativo 488 de 2017 suscrito con la Imprenta
Nacional de Colombia cuyo objeto es la prestación del servicio de publicación en el
diario oficial de los acuerdos expedidos por el Consejo Directivo, resoluciones y demás
actos administrativos emitidos por la CAR.
De los anteriores compromisos, con corte a 31 de marzo de 2017 se ha efectuado pagos por $1.661.200 que corresponden al 1.59 %. Adicionalmente, por concepto de reservas presupuestales se constituyó la suma de $167.260.211 y se han efectuado pagos a marzo 31 de 2017 sobre el 23.92% del compromiso.
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10. GASTOS GENERALES
En el periodo objeto de análisis, la entidad no destinó recursos para afiliación o pago de
cuotas de servidores públicos a clubes sociales o para el otorgamiento y pago de tarjetas
de crédito a dichos servidores, dando cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 10 del
Decreto 1737 de 1998.
La entidad no utiliza recursos para la realización de recepciones, fiestas, agasajos o
conmemoraciones cumpliendo lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1737 de 1998
modificado por el artículo 6 del Decreto 2209 de 1998 y artículo 2 del Decreto 2445 de
2000.
En cumplimiento del artículo 3 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 1 del
Decreto 2209 de 1998, los contratos de prestación de servicios con personas naturales o
jurídicas se celebran cuando existe insuficiencia de personal de planta para realizar las
actividades que se contratarán; por lo anterior, la Corporación expide la respectiva
certificación en los términos establecidos por la normatividad vigente.
De acuerdo con la ejecución presupuestal de gastos, la Corporación no cuenta con la
vinculación de supernumerarios.
Según la ejecución presupuestal de gastos, con corte a 31 de marzo de 2017 la apropiación
definitiva del presupuesto de gastos de funcionamiento – gastos generales- asciende a
$24.418.785.513, de los cuales se han suscrito compromisos del 35.87 % que corresponde
a $8.758.751.512 y efectuado pagos del 6.94 % es decir de $1.693.856.250.
El 60,3 % de la apropiación de gastos está representado en mantenimiento (vigilancia
sedes administrativas), mantenimiento (bienes muebles e inmuebles), materiales y
suministros, servicios públicos, y arrendamientos que presentan el 17,1 %, 16,0 %, 10,1 %,
9, % y 8,2 % respectivamente.
Así mismo, en la vigencia 2017 por concepto de reservas presupuestales (2016) se
constituyó la suma de $3.565.564.567 y se han efectuado pagos del 27.10 % que
corresponde a $966.172.952. Del valor de las reservas constituidas el 24,2 % corresponde
a arrendamientos, el 19,2 % mantenimiento (bienes muebles e inmuebles) y el 16,8 % a
materiales y suministros.
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RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS
Gastos de Personal
Racionalizar las horas extras de todo el personal, con el fin de que se autoricen las
estrictamente necesarias.
Como regla general, las vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas. Sólo por
necesidades del servicio o retiro podrán ser compensadas en dinero.
Servicios Públicos – General
Fortalecer el seguimiento al consumo de servicios públicos y privados, dejando
documentado el análisis realizado. Así mismo, cumplir con los puntos de control definidos
en el procedimiento GAL-PR-07 Servicios Públicos.
Servicios Públicos - Energía
En las Direcciones Regionales que cuentan con aire acondicionado, realizar oportunamente
el mantenimiento preventivo. Así mismo, dar un uso adecuado, ajustando la temperatura
del aire a las condiciones de confort, y garantizar que puertas y ventanas se mantengan
cerradas.
Aprovechar al máximo la iluminación natural en las oficinas y apagar las luces cuando no
sea necesario mantenerlas prendidas.
Utilizar las características de ahorro de energía en los equipos de cómputo, bajar el brillo
del monitor, utilizar funciones como “suspender”, “hibernar” o “apagar” según la actividad.
Garantizar que las fotocopiadoras, impresoras y cualquier otro tipo de dispositivo sean
apagados al finalizar la jornada, evitando el consumo de electricidad durante la noche, fines
de semana o periodos en los cuales no se preste el servicio.
Servicios Públicos – Agua
De evidenciar fugas de agua o mal funcionamiento de las instalaciones sanitarias u otras,
informar de manera inmediata al área responsable.
Se sugiere realizar una mejor supervisión e inspecciones periódicas con el fin de detectar
fugas de agua y e implementar soluciones inmediatas.
Servicios – Telefonía
Mantener la tendencia de no sobrepasar el valor máximo autorizado para el uso de la
telefonía.
En caso de pérdida, reportar inmediatamente para evitar que el consumo se realice por
personal no autorizado.
Transportes
Garantizar que todos los tacómetros de los vehículos se encuentren funcionando con el fin
de realizar un mayor control entre los kilómetros recorridos y el consumo de combustible.
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Aumentar los mantenimientos preventivos de los vehículos de la Corporación, con el fin de
garantizar que los mismos funcionen adecuadamente, evitando incurrir en costos más
elevados por mantenimiento correctivo.
Consumo de Combustible
Reducir desplazamientos a reuniones y dar mayor prioridad el uso de medios virtuales.
Impresos y Publicaciones
Realizar supervisión al contrato interadministrativo 488 de 2017 suscrito con la Imprenta
Nacional de Colombia, con el fin de cumplir con los obligaciones legales establecidas allí.
Gastos Generales
Fortalecer los controles implementados de manera autónoma encaminados a la reducción
de los gastos generales, buscando cada vez más la economía y austeridad en los egresos.
General
Ejecutar las reservas presupuestales establecidas y realizar seguimiento permanente al
cumplimiento de los gastos comprometidos para la vigencia actual.
Reiterar la importancia de acoger las recomendaciones de los informes presentados, ya
que estos buscan un mejor uso de los recursos de la Corporación.
Sensibilizar al personal de la Corporación acerca de la cultura de ahorro, en acciones como
la reutilización de papel, uso del correo electrónico para el manejo de documentos internos,
ahorro de energía, ahorro de agua, usar racionalmente el teléfono, entre otros.
Implementar por parte de las dependencias, una tabla de control para identificar variaciones
que se presenten en los consumos, e informar oportunamente al personal responsable, con
el fin de aplicar estrategias y tomar decisiones al respecto en tiempo real.
Dar mayor uso a la red interna para compartir información entre dependencias o usuarios,
disminuyendo de esta forma las impresiones y uso de papel.
Utilizar papel reciclado para las fotocopias e impresión de uso interno, realizar las
impresiones a doble cara, utilizando la opción de propiedades de ahorro de tinta.
Las respuestas a las solicitudes de los requerimientos remitidos por los entes de control,
sugerimos que se entreguen en medio digital, contribuyendo así al ahorro de papel, salvo
que el organismo de control requiera copia física de manera expresa.
Finalmente, la Oficina de Control Interno pone en consideración el presente informe, en ejercicio
del fomento a la cultura del autocontrol y en cumplimiento con lo establecido en la normativa.
Atentamente, CLAUDIA ROCIO SANDOVAL RUIZ Jefe Oficina de Control Interno (Original firmado) Elaborado por: Rodolfo S. y Felipe M.
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