8/14/2019 Presupuesto y Tipos de Presupuesto
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PRESUPUESTO Y TIPOS DE PRESUPUESTO
PRESUPUESTO:
"Computo anticipado de costos de obras y rentas"
"Plan maestro detallado y cuantificado que muestra cmo sern adquiridos y
usados los recursos de una empresa con el objeto de lograr xito en sus
operaciones."
"Plan Financiero que expresa los compromisos estratgicos y las acciones
operativas que se llevarn a cabo dentro de la organizacin. Se caracteriza por ser
bastante detallado y porque establece normas para la ejecucin de las acciones y
porque sirve de base para alcanzar una mayor productividad."
"Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipacin
algunos resultados considerados bsicos por el jefe de la empresa"
Clasificacin de los presupuestos:
Distintos son los puntos de vista desde los cuales se puede contemplar los
presupuestos. El orden de prioridades que s de a ellos depende de las
necesidades del usuario.
Rgidos, estticos, fijos o asignados:
Generalmente se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado
este, no se permiten los ajustes necesarios ocasionados por las variaciones que
suceden realmente. De esta manera se estar efectuando un control anticipado,
dejando de lado el concepto de comportamiento econmico, cultural, poltico
demogrfico o jurdico de la regin en donde acta la empresa. Esta forma de
control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el
Sector pblico.
Flexibles o variables:
Los presupuestos sern flexibles o variables si se elaboran para diferentes niveles
de actividad y son capaces de adaptarse a las circunstancias que surjan encualquier momento. Para cada nivel de actividad de la empresa, muestran cmo
debe variar su importe de acuerdo a los cambios de volumen ya sea de ventas o
de produccin.
Tienen amplia aplicacin actualmente en el campo de la presupuestacin de
gastos ya sean administrativos o de ventas y en la presupuestacin de los costos.
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TIPOS DE PRESUPUESTOS
Indirectos de fabricacin en empresas fabriles.
A corto plazo:
Los presupuestos sern a corto plazo si la planificacin se hace para cumplir el
ciclo de operaciones de un ao. Este sistema generalmente se adapta ms a
nuestra economa la cual se ve continuamente afectada por alzas incontrolables
En el nivel de precios.
A largo plazo:
En este campo podramos ubicar los planes de desarrollo que adopten el estado y
las grandes empresas. Las grandes empresas adoptan planes de este tipogeneralmente en lo referente a la adquisicin de activos fijos y en forma ocasional
cuando tratan de planificar todas sus actividades, bajo la modalidad conocida
como "uno-cuatro" esto es, aquella en la cual se detalla ampliamente el primer ao
y se presentan datos generales para los aos restantes. En otros trminos, con
este sistema se trata de hacer una planeacin a largo plazo y luego detallar y
cuantificar todas las actividades del primer ao. Una vez que se cumpla el primer
ao ser necesario revisar el plan de largo plazo y aprovechando las experiencias,
adicionar un nuevo ao a ese plan, formular planes detallados para el ao dos y
cuantificados por medio del presupuesto.
Presupuestos del Sector Pblico:
Los presupuestos sern del sector pblico si en ellos se trata de verter la
cuantificacin de los programas de organismos y entidades oficiales.
Cuando se hizo su aparicin en Colombia se limitaba al clculo de una serie de
cifras sin fijacin de objetivos definitivos ni resultados. El nfasis recaa en los
"elementos y servicios y no en los objetivos que podra alcanzar la direccin de la
entidad"
Esta forma de clculo de ingresos y gastos pblicos se us durante varios aos,
dando surgimiento a lo que ms tarde se denomin presupuesto tradicional.
Presupuesto del Sector Privado:
Usado por las empresas particulares. Algunos lo conocen como "Presupuestos
empresariales" y en ellos se intenta planificar todas las actividades de la empresa.
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Presupuesto en Base Cero:
Relacionado con el concepto de costeo de actividades, han surgido los
presupuestos base cero. Conforme a esta tcnica, cada presupuesto se construye
sobre la premisa de que cada actividad considerada en el presupuesto debe estar
plenamente justificada. Numerosas organizaciones, tanto privadas como unidadesde gobierno, han utilizado los presupuestos en base cero.
Existen diferentes definiciones: "Es un proceso, amplio, analticamente,
estructurado que permite a la gerencia tomar decisiones sobre la asignacin de
recursos en lo referente a los costos indirectos"
"Proceso mediante el cual la administracin, al ejecutar el presupuesto anual,
toma la decisin de asignar los recursos destinados a reas indirectas de la
empresa, de manera que cada una de estas actividades indirectas, se demuestre
que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido".
"El presupuesto base cero consiste en identificar y evaluar detalladamente todas
las actividades, alternativas y costos necesarios para realizar los planes".
De estas definiciones se puede deducir que la filosofa del sistema es sencilla; se
trata de fijar objetivos para cada nuevo perodo, presentar alternativas para
alcanzar esos objetivos y seleccionar la de menor costo y de mayores beneficios.
Control del Presupuesto de Ventas:
El desarrollo de un plan de ventas adecuado proporciona informacin bsica para
el control de las ventas, los costos de distribucin y otras partidas relacionada los
componentes del plan de ventas deben desarrollarse en funcin de las
responsabilidades administrativas delegadas ya sobre esta base podra lograrse
un control eficaz. El control en la funcin de ventas debe considerarse como una
actividad general que comprende la cantidad a vender, los ingresos por ventas, los
gastos de publicidad y promocin y los dems gastos de distribucin. Un control
efectivo exige que tanto las ventas como los costos de publicidad y promocin se
miren como nico problema en lugar de dos problemas distintos.
El control en la funcin ventas, se logra a travs de varias etapas de la actividadadministrativa.
Como ejemplos indicativos de este control se puede incluir:
Nmero de visitas a los clientes por perodo o por vendedor.
Cantidad de nuevos clientes a obtener.
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Importe de los gastos de ventas directos de cada vendedor.
Control financiero relacionado mes a mes los costos de venta con el importe de
las ventas.
Cantidad media de los pedidos solicitados.
Nmero de pedidos a obtener por visitas hechas en una regin o territorio
especfico.
Cuotas de ventas por vendedor, por perodos y su importe monetario.
Un control efectivo de la funcin distribucin necesita tambin informes
peridicos de resultados que cubran todas las actividades realizadas.
Qu es el Pronstico de Ventas?
La planificacin y el pronstico de ventas, son trminos que a menudo se
confunden. Aunque relacionados entre s, tienen propsitos claramente definidos.
Un pronostico no es un plan, sino ms bien una declaracin y/o apreciacin
cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situacin o materia en
particular.
Un pronstico debe manifestar siempre los supuestos en los que se basa. Un
pronstico debe verse solo como uno de los insumos en el desarrollo del plan deventas. La administracin de una compaa puede tal vez aceptar, modificar o
rechazar el pronstico. En cambio, un plan de ventas incorpora las decisiones de
la administracin, las cuales se basan en el pronstico, en otros insumos y en los
juicios de la administracin sobre conceptos relacionados, tales como el volumen
de las ventas, precios, esfuerzos de ventas, produccin y financiamiento.
Un pronstico de ventas se convierte en plan de ventas cuando la administracin
ha tomado en consideracin su propio juicio, las estrategias planificadas, los
recursos comprometidos, y el acuerdo de la administracin de emprender
acciones agresivas para alcanzar las metas de ventas. La pronosticacin de lasventas, por otra parte, es una funcin tcnica del personal de "Staff".
Es importante hacer una distincin entre l pronostico de ventas y el plan de
ventas, principalmente porque no debe esperarse-ni permitirse-que el personal
tcnico interno tome decisiones y exprese los juicios fundamentales de la
administracin, implcitos en todo plan de ventas.
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An ms, es difcil de cuantificar la influencia de los actos de la administracin
sobre los potenciales de ventas, para los efectos de pronosticacin de las futuras
ventas. Por lo tanto, los elementos experiencia y juicio de la administracin debe
moldear el plan de ventas. Otra razn para identificar al pronostico de las ventas
slo como uno de los pasos en la planificacin de las mismas es que los
pronsticos de ventas son condicionales, pues normalmente deben prepararse
antes de cualquier decisin o plan de la administracin en terrenos tales como:
ampliacin de la planta, cambios de precios, programas promocionales,
programacin de la produccin, expansin o contraccin de las actividades de
mercadeo y otros componentes de recursos. La diferenciacin entre el pronstico
y la planificacin, fue resaltada por un autor como sigue:
"Cuando el lder de una organizacin manifiesta que le gustara tener un
pronstico, lo que a menudo quiere decir es que desea un plan. Desea hacer que
algo ocurra y utiliza este plan como un objetivo para la gente dentro de su
organizacin."
Presupuesto de Produccin?
El trmino se relaciona con ese proceso de transformacin de un objeto de trabajo
en producto terminado. Como presupuesto hace referencia:
La cantidad que se debe producir para satisfacer las ventas planeadas dejando un
margen o Stock razonable para satisfacer futuras ventas o ventas no previstas y al
costo de esa produccin haciendo referencia a los materiales, mano de obra y Cif
que sern indispensables para costear esa produccin.
Aunque ambos son temas de presupuestacin, enfocaremos en primer lugar la
determinacin de esa cantidad a producir. En el clculo intervienen tres variables:
- las ventas esperadas segn el pronstico de ventas - el inventario final esperado
el cual se fija teniendo en cuenta principalmente las polticas de inventario
(decisin de gerencia o de produccin)
- el inventario inicial que se haya estimado y con el cual deseamos iniciar el
proceso presupuestario
Control del Presupuesto de Produccin:
Como se plante inicialmente el presupuesto de produccin sirve de base para
planificar las necesidades de materias primas, la mano de obra, el efectivo, las
adiciones a activos fijos y los costos indirectos de fabricacin.
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Un sistema de control adecuado es esencial para efectuar control sobre los
costos, la calidad del producto y las cantidades producidas. Los principales
aspectos relacionados con el control de la produccin, segn algunos autores son:
Control de materiales.
- anlisis de procesos de elaboracin
- preparacin de las rutas de produccin
- programacin de la produccin
- despacho de la produccin
Vigilancia continuada en todas y cada una de las etapas del proceso productivo.
Un esquema sencillo del control de la produccin podra incluir:
Se da por entendido que no slo se deben verificar los resultados reales frente a lo
programado sino que deben evaluarse y analizarse estos resultados para
aprovechar las experiencias en perodos futuros.
Adems de los controles diarios y semanales de produccin y los niveles de
inventarios de productos terminados, debe comunicarse la situacin de estos dos
conceptos en el informe mensual en que los resultados reales se comparan con
los planes y normas.
Presupuesto de Compras?
Implica determinar el nmero de unidades que se debe adquirir para hacer frente
al consumo, de manera que haya una produccin normal y para tener una
cantidad razonable como inventario, de manera que no implique mayores costos
por almacenaje ni riesgos por prdida o deterioro.
En las empresas manufactureras seran muchos los elementos que se incluiran
en el concepto de compras pues como es bien sabido se adquieren materiales que
van a ser empleados directamente en los productos, materiales indirectos,
suministros de fbrica y repuestos. Aqu se habla de compra de aquellas materias
primas que van a quedar incorporadas propiamente en el producto y cuyo costo es
identificable con el mismo. Si hay variacin de precios, se debe contemplar esta
posibilidad y presentarla en el presupuesto.
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Presupuesto de compra de materiales:
Un presupuesto de compras especfica tanto las unidades a comprar como el valor
presupuestado de cada materia prima y las fechas de entrega requerida.
Su importancia es fundamental porque sirve:
Para determinar los Stock de materias primas que se deben tener en un perodo.
Para determinar las necesidades de efectivo.
Para tener una visin ms clara sobre las fluctuaciones de precio de las materias
primas en el mercado y para prever las fechas de adquisicin en las pocas de
menor costo. El jefe de compras al elaborar el presupuesto de compras debe:
Formular polticas con respecto a niveles de inventario, determinar las cantidades
de materias primas a comprar, estimar el costo por unidad de cada materia prima.
Presupuesto de Flujo de efectivo
El ejecutivo financiero de la empresa es directamente responsable de la situacin
de efectivo. Los cobros y los pagos reales sern algo diferentes de los previstos
en el plan anual de utilidades. Esta diferencia puede ser el resultado de:
- Una variacin en los factores que afectan el efectivo.
- Circunstancias repentinas e inesperadas que influyen en las operaciones.
- Falta de control del efectivo.
Es imprescindible que la direccin est plenamente informada de la probable
situacin de efectivo con tanta anticipacin como sea posible. Suministrando una
planificacin adecuada, el control continuado de la situacin de efectivo debe
basarse en trminos generales en este procedimiento: hacer una adecuada y
continua evaluacin de la situacin de efectivo tanto presente como probable.
Este procedimiento incluye la evaluacin y comunicacin peridicas, digamos
mensualmente, de la situacin real de efectivo hasta la fecha. Esto se acopla a
una nueva proyeccin de la probable corriente de efectivo futura que tome
considerando que las condiciones presupuestadas son afectadas por
acontecimientos inusitados que no se previnieron al desarrollar el presupuesto
original efectivo.
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El control de efectivo incluye procedimientos para mantener datos al da de la
situacin de efectivo. Para lograr un control eficaz de efectivo a travs de un
programa general de presupuestos se debe incluir:
- La proyeccin sistemtica de las corrientes de efectivo tanto a corto como a largo
plazo.
- La proyeccin mensual de la situacin de efectivo.
- La evaluacin diaria de la situacin de efectivo.
Presupuesto Financiero o de Finanzas:
Las Finanzas: Permiten el anlisis global o por partes del sistema y sirven de
fundamento a la eleccin de las mejores alternativas para tomar la decisin
definitiva.
El Presupuesto financiero incluye el clculo de partidas y/o rubros que inciden
fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja o
tesorera y el de capital, tambin conocido como erogaciones capitalizables.
Presupuesto de tesorera:
Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y
valores de fcil realizacin. Tambin recibe el nombre de presupuesto de caja o
movimiento de fondos porque en l se trata de hacer una posible previsin de los
recursos que entraran a aumentar el efectivo de la empresa (ya sea por venta deactivos, por aumento de pasivos y/o aumento de capital) y la posible aplicacin
que se piense darles.
Se formula por perodos cortos, ya sea meses o trimestres. Es importante porque
mediante l se tratan de prever las necesidades financieras de la empresa y la
forma como se van a prever los recursos, lo cual ayuda a la administracin a
seguir sanas polticas de financiacin.
Presupuesto de erogaciones capitalizables:
Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendr ms o menos elimporte de las construcciones de nuevos edificios, ampliacin de departamentos
productivos. Sirve como medio de evaluacin de las posibles alternativas de
inversin as como para conocer el monto de los fondos que se requieren y su
disponibilidad en el tiempo.
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Una vez terminadas las obras ser necesario comparar las estimaciones con sus
valores reales. Los altos porcentajes de crecimiento en el nivel de precios afectan
en gran medida todo tipo de inversiones futuras a largo plazo. Por eso inversiones
que se proyectan inicialmente a un ao con pocos miles de pesos, pueden salir
con costos de millones de pesos en poco tiempo. Entonces se debe ser cuidadoso
al presupuestarlos y emplear mtodos adecuados para su correcta evaluacin.
Presupuesto de Operacin:
Incluyen la presupuestacin de todas las actividades para el perodo siguiente al
cual se labora y cuyo contenido se resume generalmente en un estado de
prdidas y ganancias proyectadas. Entre stos podramos incluir:
- Ventas.
- Produccin.
- Compras.
- Uso de Materiales.
- Mano de Obra y
- Gastos Operacionales.
Presupuesto de gastos de operacin:
La informacin final que sirve como complemento al plan de utilidades es el
presupuesto de gastos operacionales tradicionalmente conocido como gastos de
administracin, ventas y financieros. Como es bien conocido, los gastos de ventas
deben presentarse conjuntamente con el plan de ventas. De ellos ya se hizo
alusin al tratar de planificar las ventas y debido a su consideracin especial se
presentaron en esa parte. Los denominados gastos administrativos incluyen toda
una serie de erogaciones que sin ser produccin ni distribucin son esenciales
para el buen funcionamiento de la empresa.
Debido a que la mayora de los gastos administrativos son fijos persiste la
inclinacin a no controlarlos a excepcin de los sueldos de ciertos funcionarios
que en muchos casos los fija el consejo de administracin; los dems tienen una
"influencia bastante significativa" de las polticas y decisiones de la gerencia.
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