VII ENCUENTROS DE POLÍTICAS
DEPORTIVAS EN LOS MUNICIPIOS
BILBAO ARENA
7-8 ABRIL DE 2011
LOS ESPECTACULOS DEPORTIVOS
1. La idea
1. Por encargo
2. Investigación de mercado
3. Necesidades puntuales
4. Intuición
¿CÓMO SURGE LA IDEA?
¿QUÉ BUSCAREMOS
EN LA INSTALACIÓN?
5. Posibilidad de crecimiento del
evento deportivo.
1. Disponibilidad en la fecha del evento.
2. Requisitos de espacios: pista,
hospitality, gradas...
3. Requisitos de normativas.
4. Requisitos de televisión.
2. La instalación
Una pista central de 42 m x 22 m.
Un vestuario jugadores con sala de masaje.
Una zona estar de jugadores de unos 50 m².
Zona catering para 200 personas.
Una sala organización.
Una sala prensa.
Treinta palcos patrocinadores.
Seis vestuarios personal.
Parking exterior para 6 vehículos de jugadores.
Un parking interno para 60 vehículos de
patrocinadores, organización, personal.
Un espacio para la colocación furgón Prosegur
y coche Hyundai.
Diez Stands de un mínimo de 4x4 m.
Una zona carga y descarga.
Una zona estacionamiento unidad móvil
de televisión.
Treinta habitaciones de hotel propias.
Gimnasio.
2. La instalación
Un welcome desk atención patrocinadores.
Una taquilla.
2. La instalación
LA CASILLA
Instalación escasa en recursos.
BILBAO ARENA
La instalación por si sola hace crecer
al evento.
Sorprende el diseño, la calidad de la instalación.
Para conocer la viabilidad del proyecto hay
que tener el presupuesto lo más exacto
posible.
Está demostrado que
al final del evento:
Los ingresos siempre decrecen y los
gastos siempre crecen.
3. El presupuesto
DEBEMOS PRESENTAR UN
PROYECTO INTERESANTE A LAS
INSTITUCIONES
Para ello tenemos que hacernos
varias preguntas:
1. Cuántos espectadores irán a la instalación?
2. De ellos, ¿cuántos son de fuera?
3. ¿Habrá seguimiento de televisión,
prensa escrita, internet?
4. ¿Este seguimiento de prensa es local,
provincial, nacional o internacional?
En resumen… ¿qué aporta el evento
a la ciudad?
4. Las instituciones
El patrocinador principal nos debe aportar
alrededor de un 25-30% del presupuesto
del evento.
Depende un poco del tipo de evento que sea,
pero sin este patrocinador principal su
viabilidad es muy complicada.
Además no debemos olvidarnos que la gran
mayoría de las instalaciones son públicas.
5. El patrocinador
Es el aspecto principal de cara a
futuro. Para ello buscaremos:
1. Crear una base sólida si no la tenemos.
2. No tener prisa en su confección.
4. Definir claramente las funciones de
cada uno.
3. Desarrollar un código de actuación.
5. Evitar las duplicidades de las mismas.
LA CLAVE:
CADA MIEMBRO DEL EQUIPO
DEBE SER UN REFLEJO DE TI MISMO.
6. El equipo de trabajo
6. El equipo de trabajo
DIRECCIÓN
Giorgio Tagliavia
Alberto Larrondo
René G. Galbarritu
DIRECTORA DE
ADMINISTRACIÓN
Erika T.
PATROCINIOS
Noemí B.
PRENSA
Jose C.
INFRAESTRUCTURA
S
Lucas A.
DISEÑO
Ana O.
Naiara M.
PRODUCCIÓN VÍDEO
Nerea R.
FOTÓGRAFO
Gaby R.
CHÓFERESRESP. MERCHAN.
RESP. TAQUILLA
Susana O.
CONTROL ENTRADA
ORGANIZACIÓN,
TENISTAS E INVITADOS
CONTROLENTRADA MEDIOS
RESP.
VOLUNTARIOS
Yolanda C.
SEGURIDAD
Prosegur
RESP. AZAFATAS Y
PERSONAL
PUERTAS
Cristina P.
VIDEOMARCADOR,
MÚSICA
AMBULANCIA,
MÉDICO-FISIOGARAJE
DIRECTORA DE
PROTOCOLO
Laura R.
DIRECTOR DEPORTIVO
Óscar V.
ACTIVIDADES
DEPORTIVA
Joseba D.
DIRECTOR DEL
TORNEO
Alberto B.
3 aux.
1 aux.
2 aux.
3 aux.1 aux.
Después del patrocinador principal debemos
buscar el resto que nos dé cobertura al evento y
que cubra aproximadamente ese otro 40% del
presupuesto necesario.
1. Patrocinadores secundarios.
2. Zona comercial.
3. Publicidad en revista, marcador,…
4. Televisión.
5. Palcos de empresas.
6. Merchandising.
7. Otros patrocinadores
Debemos “Vender” el evento.
Sea grande o pequeño debe tener la
mayor difusión posible en todos los
medios que estén a nuestro alcance.
Muchas veces se puede ahorrar costes
con imaginación.
Tener muy en cuenta la redacción.
Para ello deberemos:
Un evento sin comunicación es un
trabajo sin futuro.
Diseñar la campaña que queramos hacer.
Negociación de los precios con los medios.
Notas de prensa, anuncios.
Gestión de las buenas y malas noticias.
ES SIN DUDA UN PUNTO CLAVE
8. La comunicación
Representa el 30% de los ingresos, por
lo que nos interesa atraer el mayor número
de personas posibles.
Además es el “termómetro” principal del
evento.
9. El público
Previo al Evento:
1. Coordinación del equipo de trabajo.
2. Reuniones periódicas.
3. Presupuestos, contrataciones,
personal externo,…
4. Puesta en común de todas la
dificultades encontradas.
10. Trabajar
Durante el Evento:
1. Cada comisión atiende sus situaciones
y las resuelve.
2. Autonomía total.
3. Reuniones cada mañana.
10. Trabajar
Posterior al Evento:
1. Valoración post evento.
2. Informe en un máximo de 15 días
de cada persona del equipo.
3. Reunión de las comisiones para su
puesta en común.
4. Decisiones de cara al año siguiente.
10. Trabajar
Reflexiones
• LA IDEA y LA INSTALACIÓN van a la par
como primeras cosas vitales para la
realización de un evento. Eso sí, las ideas
pueden modificarse incluso sobre la marcha
pero la instalación no.
• La instalación por sí misma es
capaz de dar mucho.
• El Bilbao Arena es un pabellón increíble,
con grandes posibilidades y animo a todo
el mundo a aprovecharlas.
• Intuición.
• Comunicación, organización y difusión.
• “No se puede repetir y hacer lo mismo
aunque todo haya salido perfecto”.
Eskerrik asko
Muchas gracias
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