POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE
DATOS PERSONALES COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, identificada con NIT 901.014.674 - 3 (en
adelante también se podrá nombrar como LA EMPRESA), es una empresa de
servicios, constituida en forma de sociedad comercial por acciones simplificada, la
cual es registrada en el libro 9, bajo el número 22390 el 03 de Octubre de 2016.
La Empresa tiene por objeto principal, asesoría en temas de desarrollo humano,
como: selección de personal, formación y consultoría en gestión humana,
contribuyendo al cumplimiento de objetivos y metas articulados a la estrategia de
la organización, aumentando su productividad con rentabilidad y competitividad.
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1. PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S garantiza a las personas la protección de
derechos como el Habeas Data, la intimidad, el buen nombre, la imagen, por tanto,
todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad,
autodeterminación informática, libertad y transparencia.
LA EMPRESA, en ejercicio de cualquier actividad relacionada con su objeto social,
sean estas permanentes u ocasionales, será responsable y/o encargada del
tratamiento de datos personales y cualquier otro tipo de información personal
recogida en bases de datos o archivos y a su vez los titulares podrán conocer,
incluir, actualizar, rectificar o excluir datos o revocar la autorización suministrada.
Como responsable y/o encargado del tratamiento de datos, LA EMPRESA por
medio de esta Política garantiza el cumplimiento de la protección de datos
personales almacenados en sus bases de datos y archivos según las
disposiciones contenidas en la ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto 1377 de
2013 y se someterá a la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad
encargada de protección de datos en Colombia.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que
recopile y maneje COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S.
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3. MARCO LEGAL
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en materia del tratamiento de datos
personales, adecuará de manera permanente las bases de datos personales de
acuerdo con los requisitos establecidos por la legislación colombiana:
✓ Ley 1266 de 2008
✓ Ley 1581 de 2012
✓ Decreto 1377 de 2013
✓ Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamentación Parcial de la Ley
1581).
✓ Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 de (Adición al Capítulo 2, Título V
de la Circular Única de la SIC.
✓ Decreto 886 de 2014 – Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581:
Registro Nacional de Bases de Datos.
4. DEFINICIONES
La ley 1581 de 2012, en su artículo 3, y el decreto 1377 de 2013, Art. 3,
establecen las definiciones que a continuación se describen:
• Actores del tratamiento de Datos Personales: Son las empresas o
personas que llevan a cabo el suministro, recolección y el tratamiento de
datos personales.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
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• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a
las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto
de tratamiento.
• Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de
carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su
creación, almacenamiento, organización y acceso.
• Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de
carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de
programas de ordenador o software.
• Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de
carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma
manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
• Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una
persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado
como cesionario.
• Custodio de la base de datos. Es la persona física que tiene bajo su
custodia la base de datos personales al interior de LA EMPRESA.
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• Causahabiente: Persona a quien le han sido transferidos los derechos de
otra.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato calificado como tal, según los mandatos de la ley
o de la constitución política y aquel que no sea semiprivado, privado o
sensible.
Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado
civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o
de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni
publica, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su
titular si no a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general,
como el dato financiero y crediticio de actividad personal o de servicios.
Ejemplo: una persona que tenga registrada varias líneas telefónicas a su
nombre.
• Dato Privado: son los datos que por su naturaleza íntima o reserva solo
son relevantes para el titular. Ejemplo: fotografía o correo electrónico,
podrán ser datos privados.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
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tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses
de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual, y los datos biométricos. Entre otros, la captura de imagen fija o
en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz,
facial o de palma de mano, etc.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos
personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Fuente de Información: Es la persona, entidad u organización que recibe o
conoce datos personales de los titulares de la información, como
consecuencia de una relación comercial o de servicio y que, en razón de
autorización legal, o del titular, suministra esos datos a un operador de
información. El operador de información, a su vez, entregará datos
personales al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente
a los usuarios y no, a través de un operador, tendrá la doble condición de
fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La
fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados
al operador, y debe garantizar la protección de los derechos del titular de
los datos.
• Gestor de Datos: El colaborador de LA EMPRESA que realiza el
tratamiento a los datos personales.
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• Gestor de Datos Externo: Es el empleado de un tercero (Encargado), que
realiza el tratamiento a las bases de datos entregadas por LA EMPRESA
para la realización del tratamiento.
• Operador de información: Se denomina operador de información a la
persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales
sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en
conocimiento de los usuarios. El operador, en cuanto tiene acceso a
información personal de terceros, debe garantizar la protección de los
derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente
de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el
titular, por lo tanto no es responsable por la calidad de los datos que le sean
suministrados por la fuente.
• Procedimiento de Disociación. Hace referencia a todo tratamiento de
datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda
asociarse a persona identificada o identificable.
• Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de
orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de
datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios
para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad,
habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la
información.
• Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de
LA EMPRESA, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su
responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.
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• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de
datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular de Datos Personales: Persona natural cuyos datos personales
sean objeto de Tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica
el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
• Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de
operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que
se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación,
almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo,
cancelación, entre otros.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable
y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia,
envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es
responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la
comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de
Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el
encargado por cuenta del responsable.
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• Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información
personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el
operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El
usuario debe garantizar la protección de los derechos del titular de los
datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información
directamente a un operador, aquél tendrá la doble condición de usuario y
fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en virtud de la normatividad vigente,
aplicará los principios específicos que se establecen a continuación, que
constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento,
almacenamiento e intercambio de datos personales:
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: En el uso, captura,
recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las
disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y
demás derechos fundamentales relacionados (Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de
2013).
Principio de necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados
en una base de datos deben ser estrictamente necesarios para el cumplimiento de
las finalidades del tratamiento informadas al titular. En tal sentido, deben ser
adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para las cuales fueron
recolectados.
Principio de libertad: LA EMPRESA garantiza el derecho a la independencia
informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal. El uso,
captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede realizarse con
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el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal, estatutario o judicial que revele el consentimiento.
Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales que LA EMPRESA
realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la
ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, así mismo, con lo establecido en el
código de comercio y el Decreto 898 de 2002.
El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga
acceso y sean acopiados y recogidos por LA EMPRESA, estarán subordinados y
atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular
de los datos personales.
Principio de veracidad o calidad: LA EMPRESA garantiza que la información
contenida en las bases de datos sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento
de datos personales serán veraces, completas, exactas, actualizadas,
comprobables y comprensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: LA EMPRESA garantiza, a las personas naturales y
jurídicas el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, el derecho
a obtener de ésta, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca
de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su
interés o titularidad, ya sea en calidad de responsable o encargado del tratamiento
bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377
de 2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos que estén por fuera
del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada
Ley.
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Principio de acceso y circulación restringida: De acuerdo con las disposiciones
legales, los datos administrados por LA EMPRESA están destinados al
cumplimiento de unas obligaciones administrativas, contables y tributarias; éstas
no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o
comunicación masiva, por lo tanto se garantiza su acceso, el cual será
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
Titulares o terceros autorizados, salvo la información pública.
Para datos provenientes de otras fuentes, el acceso y la circulación serán
restringidos acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por
el Titular o demás personas previstas en la Ley.
Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada,
recolectada y sujeta a tratamiento por LA EMPRESA, serán objeto de protección a
través de la adopción de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias
para la protección, protocolos, y otras medidas para otorgar seguridad a los
registros físicos y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación,
pérdida, consulta y, en general, en contra de cualquier uso o acceso no autorizado
o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que
administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier
tipo que se encuentren en bases o bancos de datos de LA EMPRESA, se
comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no
revelar a terceros todas las informaciones personales, comerciales, contables,
administrativas, financieras y técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la
ejecución y ejercicio de sus funciones.
Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal
efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un
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documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios
para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene
inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento, es decir, se guardará reserva de la información durante
y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos
personales.
Principio de Temporalidad o caducidad: El periodo de conservación de los
datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han
recolectado.
Principio Interpretación integral de derechos constitucionales: La ley 1581 de
2012 se interpretará en el sentido que se amparen adecuadamente los derechos
constitucionales, como son el habeas data, el derecho al buen nombre, el derecho
a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos
de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el
derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los
demás derechos aplicables.
6. CATEGORIAS ESPECIALES DE DATOS
6.1. Tratamiento de datos sensibles
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en calidad de responsable, restringirá el
tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y
solicitará consentimiento previo, expreso e informado a los titulares
(representantes legales, tutores, apoderados, administradores, socios) informando
sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
LA EMPRESA utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:
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a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en
los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización.
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y
éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos los
representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con
las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o
cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,
filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus
miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón
de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a
terceros sin la autorización del titular.
d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este
evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de
identidad de los Titulares.
6.1.1. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto
a sus derechos prevalentes. Así las cosas, los datos personales de estos sólo
podrán ser utilizados en caso de que sean de naturaleza pública o para fines
estrictamente necesarios dentro de las gestiones de la organización, previa
autorización de sus tutores o representantes legales.
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7. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en el desarrollo de su actividad
económica, selección de personal, formación y consultoría en gestión humana, y
de la relación contractual, se compromete a suministrar un uso correcto y a tratar
los datos personales relativos a personas naturales o jurídicas que estén
contenidos en bases de datos destinadas a actividades legítimas, evitando el
acceso de terceros no autorizados, que permitiera conocer, vulnerar, modificar,
divulgar o destruir la información recogida, en particular para:
• Promoción y gestión de empleo
• Promoción y selección personal
• Verificación de datos y referencias
• Hojas de vida
• Transmitir mediante correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía
mensaje de texto (SMS y/o MMS, Whatsapp), información promocional de
ofertas laborales
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular y/o sus
representantes legales.
• Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
• Ejecutar el contrato de trabajo.
• Desarrollar actividades de capacitación.
• Garantizar la seguridad de LA EMPRESA.
Como responsable del tratamiento de datos, LA EMPRESA hará uso de los datos
única y exclusivamente para las finalidades que le han sido informadas al Titular
de datos personales. Por ningún motivo se podrán utilizar medios fraudulentos o
engañosos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se
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haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso
que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.
8. CLASIFICACIÒN Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en calidad de responsable del tratamiento
de datos personales, identifica las siguientes bases de datos y sus finalidades:
8.1. Base de datos Socios
Es la base de datos manual y automatizada que contiene los datos e información
personal pública, privada, semiprivada y sensible de la Junta Directiva de
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S. Es información reservada, pues la misma
está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por
disposición legal.
En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las
normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia. LA
EMPRESA, solo usará los datos personales de los socios para las finalidades
derivadas de la relación estatutaria existente. Sólo se usará para temas
administrativos, contables y fiscales.
8.2. Bases de datos Reclutados
Es la base de datos manual y/o automatizada que contiene datos públicos,
privados, semiprivados y sensibles de las personas naturales o jurídicas que
mantienen un vínculo con COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, cuyo
tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales
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estipuladas por LA EMPRESA, para la aceptación de servicios y bienes
demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas
de sus funciones.
El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación
contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de
autorización previa del titular.
8.3 Bases de datos de proveedores
Es la base de datos manual y/o automatizada que contiene datos públicos,
privados, semiprivados y sensibles de las personas naturales o jurídicas que
mantienen un vínculo contractual y comercial con COCREAR GESTIÓN HUMANA
S.A.S, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones
contractuales estipuladas por la Empresa, para las adquisiciones de servicios y
bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de
algunas de sus funciones.
El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación
contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de
autorización previa del titular.
8.4 Bases de datos de Clientes (personas Naturales y Jurídicas)
Es la base de datos manual y automatizada, que contiene datos de naturaleza
pública, privada, semiprivada y sensible de personas jurídicas o naturales en
calidad de comerciantes. La información contable suministrada por el cliente se
procesa en un software contable provisto por la empresa cliente, e o por
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S con el fin de cumplir con requisitos
contables, administrativos, financieros, tributarios y de Revisoría Fiscal
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8.5 Bases de datos de empleados
Es la base de datos manual y automatizada que contiene datos públicos, privados,
semiprivados y sensible de las personas naturales que se vinculan laboralmente
en COCREAR GESTION HUMANA S.A.S, cuyo tratamiento tiene como finalidad
cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se
incorporan los datos e información personal obtenida del proceso de selección de
los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos,
adicionalmente la información de su conyugue y personas a cargo, incluyendo
niñas, niños y adolescentes. Esta base de datos física y/o automatizada es tratada
por el Representante Legal Suplente, con la finalidad de administrar la relación
contractual entre COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S y el empleado.
El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas
de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante
legal, según sea el caso. En ningún caso, la Empresa dará tratamiento a los datos
sensibles o de niñas, niños y adolescentes sin autorización previa
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1. AUTORIZACION DEL TITULAR
Para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización libre, previa,
expresa e informada del titular o su representante legal, sin perjuicio de las
excepciones previstas en la ley, que deberá ser obtenida por medio físico,
electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta y
verificación, de manera que pueda demostrarse inequívocamente que el Titular de
los Datos Personales autoriza, conoce y acepta la recolección y utilización de la
información con la finalidad que le ha sido informada por parte del responsable del
tratamiento; así como los derechos de acceso, corrección, actualización o
supresión de los datos personales y, a su vez, la revocación de su autorización,
salvo los casos en que no se requiera su autorización según el artículo 10 de la ley
1581 de 2012.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:
• Quién recopila sus datos personales (responsable o encargado).
• Qué recopila (datos que se recogen).
• Para qué recoge los datos (finalidades del tratamiento)
• Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de
los datos personales suministrados.
• Si hay recopilación de datos sensibles.
1.1. Autorizaciones y consentimiento La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales
por parte de COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, requiere del consentimiento
libre, previo, expreso e informado del titular o representante legal de los mismos.
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1.2. Medios para obtener la autorización Para obtener la autorización de tratamiento de datos personales se dispondrán
diferentes medios físicos o electrónicos que permitan por parte del titular o
representante legal su manifestación libre, clara, expresa e informada.
La autorización será generada por COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S y será
puesta a disposición del titular o representante legal con antelación y de manera
previa al tratamiento de sus datos personales.
1.3. Prueba de la autorización
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, para dar cumplimiento a la ley, utilizará los
mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones
tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o
tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los
titulares o representantes legales de datos personales para el tratamiento de los
mismos. Por tanto, se podrán establecer archivos físicos o repositorios
electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para
tal fin.
1.4. Aviso de privacidad
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S cuenta con el Aviso de Privacidad que
contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será
comunicado al titular o representante legal de datos personales a través de
medios de comunicación de la compañía. Para facilitar la divulgación, su contenido
podrá ser incluido dentro de la autorización.
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1.4.1. Alcance y contenido del aviso de privacidad
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
• La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del
Tratamiento.
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del
mismo.
• Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el
Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios
sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al
titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S actúa como responsable del tratamiento de
las bases de datos objeto de esta política. Los siguientes son los datos de
contacto:
Dirección: CR 84 N°45 E 20 Medellín, Antioquia
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 4122577
Como Responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia,
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S asume el cumplimiento de los deberes y
sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en
otras que rijan su actividad. Así, deberá garantizar al titular y/o representante legal,
en todo momento, su derecho al habeas data; a solicitar y conservar copia de la
autorización y consentimiento otorgado por el titular para el tratamiento de los
datos personales, previa información de su finalidad de recolección; conservar la
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información bajo las condiciones de seguridad necesarias y exigir a los
encargados preservar dicha seguridad y privacidad; establecer un manual de
políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley Estatutaria
para atender y tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
LA EMPRESA podrá suministrar información al encargado del tratamiento de
datos personales únicamente de aquellos datos previamente autorizados por los
titulares de acuerdo con las disposiciones legales; deberá garantizar que la
información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible; actualizar oportunamente la información y las novedades
concernientes a los datos previamente suministrados; rectificar la información
cuando sea incorrecta y comunicarlo oportunamente; informar cuando se haya
presentado una reclamación por parte de un titular y la información se encuentre
en discusión.
Así mismo, cumplirá con las instrucciones y requerimientos impartidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio e informará cualquier riesgo o violación
a la seguridad de la información de la que es responsable.
3. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Al asumir la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su
custodia, COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S cumplirá los siguientes deberes,
sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su
actividad:
a) Garantizar al titular de forma permanente el derecho de Habeas Data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
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c) Actualizar, rectificar o suprimir los datos en los términos de la ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento
dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar oportunamente las consultas y los reclamos formulados por los
titulares según lo señala el manual de políticas de tratamiento en protección
de datos personales.
f) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden
tener acceso a ella.
g) Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite",
"información en discusión judicial", según sea el caso, respecto de aquellas
quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los
datos personales.
h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el
titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Así mismo, cumplirá con las instrucciones y requerimientos impartidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio e informará cualquier riesgo o violación
a la seguridad de la información de la que es Encargado.
4. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS LA EMPRESA procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la
reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro
de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que
será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Carrera 84 N°45 e 20, Medellín, Antioquia
Teléfono: 412 25 77 E-mail: [email protected]
5. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA
EJERCERLOS
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S tiene conocimiento de que los datos
personales son propiedad de las personas a las que pertenecen y que sólo ellas
pueden decidir sobre ellos. En consecuencia, sólo los utilizará para aquellas
finalidades para las que se encuentra debidamente autorizado, respetando los
lineamientos de la ley 1581 de 2012. Así mismo, de acuerdo con el artículo 8 de
la de la citada ley y a los artículos 21 y 22 del decreto 1377 de 2013, los derechos
de los titulares podrán ejercerlos las siguientes personas:
a) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
medios dispuestos por COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S.
b) Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) El representante o apoderado del titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Las personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas,
adolescentes serán quienes puedan ejercer sus derechos.
12.1 Derecho Acceso o Consulta
El Titular o representante legal será informado por COCREAR GESTIÓN
HUMANA S.A.S previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que se le han
dado a sus datos personales. De acuerdo con el artículo 21 del decreto 1377 de
2013 el titular o representante legal podrá consultar gratuitamente sus datos
personales:
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1. Al menos una vez cada mes calendario
2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de
tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario,
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S sólo podrá cobrar al titular los gastos de
envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos. Los costos de
reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material
correspondiente. Para tal efecto, LA EMPRESA deberá demostrar a la
Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte
de dichos gastos.
Los titulares o representantes legales podrán ejercer el derecho de acceso o
consulta de sus datos de manera escrita al correo electrónico
[email protected], indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso
o consulta”, o mediante correo postal dirigido a la dirección CR 84 N°45 E 20
Medellín - Antioquia.
Los siguientes datos deberán anexarse a la solicitud
• Nombre y apellidos del titular y/o representante legal
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona
que lo representa, así como del documento acreditativo de tal
representación.
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos
para recibir la información solicitada:
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Teléfono: 412 25 77 E-mail: [email protected]
• Visualización en pantalla
• Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
• Correo electrónico u otro medio electrónico.
• Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la
naturaleza del tratamiento, ofrecido por COCREAR GESTIÓN HUMANA
S.A.S.
Una vez recibida la solicitud, LA EMPRESA resolverá la petición de consulta en un
plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción
de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta en dicho término, al
interesado se le informará expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que su consulta será atendida, sin superar cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término, plazos fijados en el artículo 14 de la
ley estatutaria 1581 de 2012.
En caso de que LA EMPRESA no dé respuesta oportuna y adecuada al titular o
causahabiente sobre la consulta, éste podrá dirigirse a la Superintendencia de
Industria y Comercio.
12.2. Derechos de Quejas y Reclamos
El Titular o sus causahabientes si consideran que la información contenida en una
base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en
la Ley, podrán presentar un reclamo ante COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S,
en calidad de Responsable de tratamiento de datos remitiéndolo al correo
electrónico [email protected] o a la dirección CR 84 N°45 E 20, Medellín
– Antioquia.
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Teléfono: 412 25 77 E-mail: [email protected]
Dicha solicitud deberá contener los siguientes datos:
• Nombres y apellidos del titular y/o representante legal.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona
que lo representa, así como del documento acreditativo de tal
representación.
• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de
corrección, supresión, revocación o infracción.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer
valer cuando corresponda.
De resultar incompleto el reclamo, se requerirá al interesado subsanar las fallas
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, lo
traslada a quien corresponda en un plazo máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
recibido.
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S deberá atender el reclamo dentro de los 15
días hábiles siguientes a la fecha de su recepción; cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho plazo, se informará al interesado los motivos
de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, que en ningún caso
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podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
En caso de que LA EMPRESA no dé respuesta oportuna y adecuada al titular o
causahabiente sobre el tratamiento de sus datos personales, este podrá elevar
queja o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
12.3. Revocatoria de la Autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al
tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no
lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria puede ser sobre la
totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que LA EMPRESA deba dejar de
tratar por completo los datos del titular; o la revocatoria parcial de las finalidades
autorizadas, por ejemplo, para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con
esto se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que LA EMPRESA, de
conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el
titular está de acuerdo.
Para ello, LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes canales:
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: CR 84 N°45 E 20, Medellín – Antioquia
6. SEGURIDAD DE LA INFORMACION Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente,
artículo 4, literal g) de la ley 1581 de 2012, LA EMPRESA adoptará las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
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los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
Las medidas de seguridad establecidas por COCREAR GESTIÓN HUMANA
S.A.S, están recogidas y desarrolladas en el Manual Interno de Seguridad.
7. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNANCIONAL DE DATOS
PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA
EMPRESA
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que
cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA EMPRESA,
la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los
requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política,
autoriza expresamente para transferir información personal. La información será
transferida para todas las relaciones que puedan establecerse con LA EMPRESA.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la
información, LA EMPRESA tomará las medidas necesarias para que esos terceros
conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la
información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos
directamente relacionados con LA EMPRESA, y solamente mientras ésta dure, y
no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
LA EMPRESA también puede intercambiar Información Personal con autoridades
gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras, autoridades
judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación
penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en
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procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros
asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
a) Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país
de residencia.
b) para cumplir con procesos jurídicos.
c) Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para
responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distinto a las
de su país de residencia.
d) Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones.
e) Para proteger nuestras operaciones.
f) Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o
los de terceros.
g) Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos
puedan afectar.
8. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR
DE LA EMPRESA
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en los términos establecidos en la
normatividad vigente, actuará como responsable del tratamiento de Datos
Personales.
El oficial designado por LA EMPRESA es: MARCELA CUARTAS ZAPATA,
identificado con cédula de ciudadanía número 43.579.814, quien recibirá,
procesará y canalizará las distintas solicitudes que lleguen a LA EMPRESA y
entrará a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberá dar
trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones
establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de
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acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se
refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
9. VIGENCIA
Las bases de datos bajo la responsabilidad de COCREAR GESTIÓN HUMANA
S.A.S serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea necesario y
razonable para la finalidad para la que son recogidos los datos. LA EMPRESA
procederá a la supresión de los datos personales que posea una vez cumplida la
finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que
dispongan lo contrario, salvo que exista una obligación legal o contractual que
requiera su conservación.
VIGENCIA DE LA POLITICA
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación.
____________________________________ MARCELA CUARTAS ZAPATA
Cédula de ciudadanía 43.579.814
Representante legal
COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S
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