CoordinaciCoordinacióón de Archivos de SEMARNATn de Archivos de SEMARNAT
OrganizaciOrganizacióón de losn de losArchivos InstitucionalesArchivos Institucionales
de lade laSEMARNATSEMARNAT
Diciembre de 2008Diciembre de 2008
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1. ESTRUCTURA1. ESTRUCTURA
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1. ESTRUCTURA
Dirección General de Recursos Materiales, Inmuebles y Servicios
Dirección de Administración de
Documentos y Coordinación de Archivos
Subdirecciónde Archivo de Trámite
e Histórico
Departamento de Archivo
de Concentración
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1. ESTRUCTURA
COORDINADORDE ARCHIVOSCOORDINADORDE ARCHIVOS
Archivos deTrámite
Archivos deConcentración
ArchivoHistórico
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1. ESTRUCTURA
Centralizada
Desconcentraday descentralizada
29 UNIDADES 29 UNIDADES ADMINISTRATIVASADMINISTRATIVAS31 DELEGACIONES 31 DELEGACIONES FEDERALESFEDERALES
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1. ESTRUCTURA
LEY FEDERALLEY FEDERALDE TRANSPARENCIADE TRANSPARENCIA
Y ACCESO A LAY ACCESO A LAINFORMACIINFORMACIÓÓN N
PPÚÚBLICA BLICA GUBERNAMENTALGUBERNAMENTAL
11 DE JUNIO DE 200211 DE JUNIO DE 2002
LINEAMIENTOS GENERALESLINEAMIENTOS GENERALESPARA LAPARA LA
ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN YN YCONSERVACICONSERVACIÓÓNN
DE LOS ARCHIVOS DE LA APFDE LOS ARCHIVOS DE LA APFY ENTIDADESY ENTIDADES
20 DE FEBRERO DE 200420 DE FEBRERO DE 2004
COMITCOMITÉÉ DE INFORMACIDE INFORMACIÓÓNN COORDINACICOORDINACIÓÓNN DE ARCHIVOSDE ARCHIVOS
UNIDAD DE PARTICIPACIÓNSOCIAL Y TRANSPARENCIA
DIRECCIDIRECCIÓÓN GENERAL DEN GENERAL DERECURSOS MATERIALES,RECURSOS MATERIALES,INMUEBLES Y SERVICIOSINMUEBLES Y SERVICIOS
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2. PROBLEM2. PROBLEMÁÁTICA TICA GENERALGENERAL
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2. PROBLEMÁTICA GENERAL
BODEGASBODEGAS
DocumentaciDocumentacióón apilada en espacios cerradosn apilada en espacios cerradosIntegrada en todo tipo de cajasIntegrada en todo tipo de cajasEn algunos casos, en mal estadoEn algunos casos, en mal estadoSin conocimiento de la documentaciSin conocimiento de la documentacióón n retenidaretenidaSin inventariarSin inventariarSin personal capacitado para realizar las Sin personal capacitado para realizar las actividades archivactividades archivíísticassticas
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2. PROBLEMÁTICA GENERAL
BODEGAS PEQUEBODEGAS PEQUEÑÑASAS
2. PROBLEMÁTICA GENERAL
BODEGA GRANDEBODEGA GRANDE
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2. PROBLEMÁTICA GENERAL
OFICINASOFICINAS
DocumentaciDocumentacióón sin integrarn sin integrarSin inventariarSin inventariarFalta de valoraciFalta de valoracióón documentaln documentalConservaciConservacióón de expedientes semiactivos n de expedientes semiactivos e inactivose inactivosSin transferencias primariasSin transferencias primarias
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2. PROBLEMÁTICA GENERAL
OFICINASOFICINAS
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3. PROPUESTAS DE 3. PROPUESTAS DE SOLUCISOLUCIÓÓNN
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3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
NORMATIVIDAD INSTITUCIONALNORMATIVIDAD INSTITUCIONAL
Lineamientos para la recepciLineamientos para la recepcióón, n, resguardo y organizaciresguardo y organizacióón de los Archivos n de los Archivos de Trde Tráámitemite
Lineamientos para el prLineamientos para el prééstamo y consulta stamo y consulta de expedientes activosde expedientes activos
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3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
NORMATIVIDAD INSTITUCIONALNORMATIVIDAD INSTITUCIONAL
Lineamientos para las transferencias Lineamientos para las transferencias primarias al Archivo de Concentraciprimarias al Archivo de Concentracióónn
Lineamientos para el prLineamientos para el prééstamo y consulta stamo y consulta de expedientes semiactivosde expedientes semiactivos
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3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
NORMATIVIDAD INSTITUCIONALNORMATIVIDAD INSTITUCIONAL
CatCatáálogo de Disposicilogo de Disposicióón Documentaln Documental
Cuadro General de ClasificaciCuadro General de Clasificacióónn
ClasificaciClasificacióón de acuerdo a la LFTAIPGn de acuerdo a la LFTAIPG
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3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
PROGRAMA DE VALORACIPROGRAMA DE VALORACIÓÓN DOCUMENTALN DOCUMENTAL
29 Unidades Administrativas29 Unidades AdministrativasValorando 100,000 expedientesValorando 100,000 expedientesDurante 8 meses continuosDurante 8 meses continuosSeleccionar documentaciSeleccionar documentacióón para:n para:
Transferencias a Archivos de TrTransferencias a Archivos de TráámitemiteTransferencias Primarias al Archivo de Transferencias Primarias al Archivo de ConcentraciConcentracióónnTrTráámite de Baja Documentalmite de Baja Documental
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3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
PROGRAMA DE VALORACIPROGRAMA DE VALORACIÓÓN DOCUMENTALN DOCUMENTAL
31 Delegaciones Federales31 Delegaciones FederalesDocumentaciDocumentacióón sin cuantificarn sin cuantificarDurante 12 meses continuosDurante 12 meses continuosSeleccionar documentaciSeleccionar documentacióón para:n para:
Transferencias a Archivos de TrTransferencias a Archivos de TráámitemiteTransferencias Primarias al Archivo de Transferencias Primarias al Archivo de ConcentraciConcentracióónnTrTráámite de Baja Documentalmite de Baja Documental
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3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN DE ARCHIVOS DE TRAMITEN DE ARCHIVOS DE TRAMITE
Programa de OrganizaciPrograma de Organizacióón de Archivos de n de Archivos de TrTráámite de SEMARNATmite de SEMARNAT
29 Unidades Administrativas 29 Unidades Administrativas 31 Delegaciones Federales31 Delegaciones Federales
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3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
REGLAS GENERALESREGLAS GENERALES
Nombramiento de Responsables de Nombramiento de Responsables de Archivos de TrArchivos de TráámitemiteRespetar los Lineamientos InstitucionalesRespetar los Lineamientos InstitucionalesComunicaciComunicacióón permanente con la n permanente con la CoordinaciCoordinacióón de Archivosn de Archivos
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3. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
PROGRAMA DE CAPACITACIPROGRAMA DE CAPACITACIÓÓNN
Curso de archivosCurso de archivosCurso Taller de OrganizaciCurso Taller de Organizacióón de Archivosn de Archivos
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4. RESULTADOS4. RESULTADOS
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4. RESULTADOS
NORMATIVIDAD INSTITUCIONALNORMATIVIDAD INSTITUCIONAL20042004
AprobAprobóó el COTECIADel COTECIAD
AprobAprobóó el COMERIel COMERI
PublicPublicóó en la Normatecaen la Normateca
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4. RESULTADOS
NORMATIVIDAD INSTITUCIONALNORMATIVIDAD INSTITUCIONAL20042004
CatCatáálogo de Disposicilogo de Disposicióón Documental de n Documental de SEMARNATSEMARNATCuadro de ClasificaciCuadro de Clasificacióón archivn archivíísticasticaClasificaciClasificacióón de acuerdo a la LFTAIPGn de acuerdo a la LFTAIPG
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4. RESULTADOS
PROGRAMA DE VALORACIPROGRAMA DE VALORACIÓÓN DOCUMENTALN DOCUMENTAL20042004
Valorando 200,000 expedientesValorando 200,000 expedientesSeleccionar documentaciSeleccionar documentacióón para:n para:
66,213 expedientes activos para 66,213 expedientes activos para Archivos de TrArchivos de Tráámitemite49 Transferencias Primarias al Archivo 49 Transferencias Primarias al Archivo de Concentracide Concentracióónn8 Tr8 Tráámites de Baja Documentalmites de Baja Documental
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4. RESULTADOS
PROGRAMA DE VALORACIPROGRAMA DE VALORACIÓÓN DOCUMENTALN DOCUMENTAL20062006--20082008
Valorando 500,000 expedientesValorando 500,000 expedientesSeleccionar documentaciSeleccionar documentacióón para:n para:
100,000 expedientes activos para 100,000 expedientes activos para Archivos de TrArchivos de Tráámitemite150 Transferencias Primarias al Archivo 150 Transferencias Primarias al Archivo de Concentracide Concentracióónn9 Tr9 Tráámites de Baja Documentalmites de Baja Documental
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4. RESULTADOS
ARCHIVOS DE TRARCHIVOS DE TRÁÁMITEMITE
20052005
CreaciCreacióón de 23 Archivos de Trn de 23 Archivos de Tráámitemite17 archivos con 12 m2. 17 archivos con 12 m2. 6 archivos 150 m2. 6 archivos 150 m2. ActualizaciActualizacióón de 5 archivosn de 5 archivos
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4. RESULTADOS
REGLAS GENERALESREGLAS GENERALES
Otorgar instalaciones segurasOtorgar instalaciones segurasOtorgar espacio para los Archivos de Otorgar espacio para los Archivos de TrTráámitemiteOtorgar anaquelesOtorgar anaquelesAcceso restringido a los archivosAcceso restringido a los archivosAsesorAsesoríía permanentea permanente
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4. RESULTADOS
ARCHIVOS DE TRARCHIVOS DE TRÁÁMITEMITE
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ARCHIVOS DE TRARCHIVOS DE TRÁÁMITEMITE
20062006--20082008CreaciCreacióón de 93 Archivos de Trn de 93 Archivos de Tráámitemite31 Archivos de Tr31 Archivos de Tráámite de la Subdelegacimite de la Subdelegacióón de n de AdministraciAdministracióón e Innovacin e Innovacióónn31 Archivos de Tr31 Archivos de Tráámite de la Subdelegacimite de la Subdelegacióón de n de PlaneaciPlaneacióón y Fomento Sectorialn y Fomento Sectorial31 Archivos de Tr31 Archivos de Tráámite de la Subdelegacimite de la Subdelegacióón de Gestin de Gestióón n Ambiental y Recursos NaturalesAmbiental y Recursos Naturales
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4. RESULTADOS
PROGRAMA DE CAPACITACIPROGRAMA DE CAPACITACIÓÓNN20042004
18 18 ““Cursos de ArchivosCursos de Archivos””Unidades AdministrativasUnidades AdministrativasDelegaciones FederalesDelegaciones FederalesÓÓrganos Desconcentrados y rganos Desconcentrados y DescentralizadosDescentralizados1 curso a trav1 curso a travéés satelital a todo el sectors satelital a todo el sector
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4. RESULTADOS
PROGRAMA DE CAPACITACIPROGRAMA DE CAPACITACIÓÓNN20052005--20062006
Curso Taller de OrganizaciCurso Taller de Organizacióón de Archivosn de Archivos29 Unidades Administrativas29 Unidades Administrativas31 Delegaciones Federales31 Delegaciones Federales
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4. RESULTADOS
ARCHIVO DE CONCENTRACIARCHIVO DE CONCENTRACIÓÓNN
20062006ModernizaciModernizacióónn
Cambio de lugarCambio de lugarInstalaciones segurasInstalaciones segurasInstalaciInstalacióón de medidas de seguridadn de medidas de seguridadAdquiriAdquirióó mobiliario mobiliario
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ARCHIVO DE CONCENTRACIARCHIVO DE CONCENTRACIÓÓNN
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Comprende 3 mComprende 3 móódulos:dulos:Control electrControl electróónico de expedientesnico de expedientesArchivos de trArchivos de tráámitemiteArchivo de concentraciArchivo de concentracióónnArchivo histArchivo históóricorico
Control de prControl de prééstamo de expedientesstamo de expedientesControl de solicitudes de informaciControl de solicitudes de informacióónn
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
MMóódulo 1:dulo 1:Captura la carCaptura la caráátula para integrar los tula para integrar los documentos del expediente, ya sea documentos del expediente, ya sea ffíísicos o digitalizados.sicos o digitalizados.Genera una etiqueta de identificaciGenera una etiqueta de identificacióón n con el que se inicia el proceso de con el que se inicia el proceso de seguimiento del expediente.seguimiento del expediente.
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
MMóódulo 1:dulo 1:
Clasifica los expedientes de reservado o Clasifica los expedientes de reservado o confidencial y de manera automconfidencial y de manera automáática se tica se actualizan los campos asociados y se actualizan los campos asociados y se amplamplíían los plazos de conservacian los plazos de conservacióón.n.
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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4. RESULTADOS
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
CoordinaciCoordinacióón de Archivos de SEMARNATn de Archivos de SEMARNAT
4. RESULTADOS
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSMMóódulo 2:dulo 2:
Controla los prControla los prééstamos de expedientes stamos de expedientes activos por Archivo de Tractivos por Archivo de TráámitemiteGenera el Vale de PrGenera el Vale de PrééstamostamoGenera status del expediente, Genera status del expediente, autorizaciones, fechas de vencimiento y autorizaciones, fechas de vencimiento y devolucidevolucióón.n.
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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4. RESULTADOS
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSMMóódulo 3:dulo 3:
Controla los solicitudes de informaciControla los solicitudes de informacióónnDistribuye las solicitudes Distribuye las solicitudes electrelectróónicamentenicamenteControla los plazos de respuestaControla los plazos de respuesta
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSGenera:Genera:
ReportesReportesInformesInformesReportes de Avances de ArchivosReportes de Avances de ArchivosGuGuíía Simplea SimpleÍÍndice de expedientes reservadosndice de expedientes reservados
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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4. RESULTADOS
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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PROGRAMA DE DIGITALIZACIPROGRAMA DE DIGITALIZACIÓÓNN
Archivos de TrArchivos de Tráámitemite6 Unidades Administrativas con 6 Unidades Administrativas con funciones sustantivasfunciones sustantivasVarias Direcciones de Varias Direcciones de ÁÁrea utilizan los rea utilizan los expedientes simultexpedientes simultááneamenteneamenteExpediente administrativoExpediente administrativo
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOSSISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
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Gracias Gracias ……
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