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Nromas técnicas colombianas

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3393 (Primera actualización) 1 DOCUMENTACIÓN. ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES 1. OBJETO Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de cartas comerciales. 2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN 2.1 DEFINICIONES Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: 2.1.1Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados. 2.1.2Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social. 2.1.3Anexo: documento o elemento que acompaña a la carta. 2.1.4Apóstrofo: signo ortográfico (') que, para efectos de esta norma, se utiliza para separar las cifras en dinero que indican millón.

2.1.5Asunto: síntesis del contenido de la carta.

2.1.6Copia: fiel reproducción de un documento.

2.1.7Datos del remitente: razón Social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono,

fax, telex

y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación.

2.1.8Despedida: palabra o frase de cortesía.

2.1.9Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.

2.1.10Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

2.1.11Espacio: distancia horizontal de escritura

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3393 (Primera actualización) 2

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2.1.12Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.

2.1.13Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.

2.1.14Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina

renglón.

2.1.15Líneas especiales: líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.

2.1.16Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.

2.1.17 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una

persona

natural o jurídica. 2.1.18Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.

2.1.19Número o referencia: identificación consecutiva del documento.

2.1.20Razón social: nombre que identifica a una empresa.

2.1.21Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

2.1.22Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

2.1.23 Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.

2.1.24Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una

razón social.

2.1.25Texto: cuerpo del mensaje.

2.1.26Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

2.1.27 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos

impresos o

escritos. 2.2 CLASIFICACIÓN Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así: 2.2.1 Modelos

2.2.1.1 Modelo 1. Para efectos de diagramación tiene tres zonas. En las zonas 1 y 2 se imprimen los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo. (Véase la Figura 1)

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2.2.1.2 Modelo 2. Tiene dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo. (Véase la Figura 1). 2.2.2 Estilos 2.2.2.1 Bloque extremo. Todas las líneas parten del margen izquierdo (véanse las Figuras 2 y 3

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3393 (Primera actualización) 3 2.2.2.2 Bloque. Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho (véanse las Figuras 4 y 5). 3. REQUISITOS 3.1 MÁRGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm .

3.2 ZONAS 3.2.1 Zona 1

Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT (opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

3.2.2 Zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, télex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

3.2.3 Zona 3 Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibo del documento. 3.3 PARTES DE LA CARTA 3.3.1 Número (referencia)

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La numeración es consecutiva según lo establece el Código de Comercio. Le puede anteceder el código de dependencia, determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior (zona 1) (Véanse las Figuras 2 y 4).

3.3.2 Fecha

Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

Ejemplo 1: Medellín, 26 de noviembre de 1996 3.3.3 Datos del destinatario Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.

A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión de la carta. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación sencilla, de la siguiente forma:

3.3.3.1 Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial. Ejemplos:

SeñorSeñoraDoctorDoctoraLicenciadoIngenieroIngenieraEconomista

3.3.3.2 Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla. Ejemplos: Señor LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO Señor Luis Castañeda Londoño Nota. Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido

ejemplo 2

3.3.3.3 Cargo. Se escribe con mayúscula inicial. Ejemplo: Gerente General

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Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica. Ejemplo: Señor

EDUARDO SUÁREZ RICOJefe de Mercadeo deOperaciones Nacionales

3.3.3.4 Empresa. Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así: En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S. A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.

Ejemplos:

A.J.P. (Alberto Jiménez Pino)

BCH (Banco Central Hipotecario)

Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la

razón social

se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida. Ejemplos:

SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)

ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)

CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano)

3.3.3.5 Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan, dos espacios a máquina o cuatro en computador, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.

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Ejemplo 3

Señor

GERMÁN CIFUENTES CEBALLOSJefe Servicio de InformaciónManufacturas Restrepo Ltda.

Carrera 65 135-85 Nota. Como señala el ejemplo, los primeros dígitos de la placa de puerta (135) corresponden a la calle; los siguientes, en este caso (85) se refieren a la distancia en metros de la esquina a la puerta. Estos últimos se unen con guión (-). El apartado se anota como un solo número. En este caso no se escribe la dirección. Ingeniero

José Miguel Cantillo ValenciaJefe de ProyectosConstrucciones Ltda.Apartado 50943

3.3.3.6 Nombre de la ciudad. Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local.

Ejemplo para destinatario local:

Santafé de Bogotá, 22 de julio de 1996

Doctor

GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZDirector de Talento HumanoUniversidad de Desarrollo TecnológicoCalle 57 No. 43-19Santafé de Bogotá D.C.

Nota. D.C. se escribe solamente en los datos del destinatario, se omite en la fecha. Ejemplo para destinatario en otra ciudad: Ingeniera

BEATRIZ HELENA CAICEDO V.Gerenta de ProducciónQuímica Nacional Ltda.

Carrera 26 63-32 Santiago de Cali, Valle del Cauca 3.3.3.7 País. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los dato

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NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3234

OBJETO

Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares.

DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN2.1 DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

2.1.1 Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

2.1.2 Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social.

2.1.3 Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.

2.1.4 Asunto: Síntesis del contenido de la circular.

2.1.5 Despedida: palabra o frase final de cortesía.

2.1.6 Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación.

2.1.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

2.1.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.

2.1.9 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular.

2.1.10 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.

2.1.11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

2.1.12 Líneas especiales: anexos e identificación del transcriptor.

2.1.13 Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.

2.1.14 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una

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persona natural o jurídica.

2.1.15 Modelo: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.

2.1.16 Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.

2.1.17 Razón social: nombre que identifica a una empresa.

2.1.18 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

2.1.19 Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

2.1.20 Saludo o vocativo: línea de cortesía.

2.1.21 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

2.1.22 Texto: cuerpo del mensaje.

2.1.23 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

2.1.24 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

2.2 CLASIFICACIÓN

2.2.1 De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:

2.2.1.1 Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

2.2.1.2 Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

2.2.2 De acuerdo con el estilo se clasifican en:

2.2.2.1 Bloque extremo2.2.2.2 Bloque

REQUISITOS

3.1 MÁRGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm

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Inferior entre 2 cm y 3 cmLateral izquierdo entre 3 cm y 4 cmLateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

3.2 ZONAS

3.2.1 Zona 1

Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

3.2.2 Zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

3.3 CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)

La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393.

3.4 CIRCUALR INTERNA O GENERAL3.4.1 Denominación del documento

A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.

3.4.2 Numero (referencia)

La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCUALR.

Ejemplos.

CIRCULAR

0103-172

CIRCULAR

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RH-172

3.4.3 Fecha

Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben de dos a tres interlineas del numero (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

EJEMPLO

Medellín, 20 de octubre de 1.996

3.4.4 Destinatario

A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.

EJEMPLOS

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

Nota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:).

3.4.5 Asunto (opcional)

Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).EJEMPLO.

Asunto: Fiesta de integración

3.4.6 Texto

Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

NTC 3397

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 CONCEPTO:  Comunicación de carácter interno destinada a transmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios que agilicen la gtión empresarial.  Trátese de dependencias locales, regionalels, nacionales o internacionales. CONDICIONES GENERALES >MEMBRETE:  >DENOMINACION DEL DOCUMENTO:    La constituye la palabra MEMORANDO.  Impresa en mayúscula sostenida. NUMERO O REFERENCIA:  Constituído por el código de la dependencia  (si lo hay)  y el número del documento separado por un guión. La numeración puede ser la misma del consecutivo de correspondencia o ser independiiente para memorandos. FECHA:  Se coloca la ciudad de origen y la fecha de envío. Nota:Recuerde que la fecha completa se enuncia así:  Santa Marta, 24 de marzo de 2009 ENCABEZAMIENTO:  Consta de datos del destinatario, datos del remitente y asunto. Las palabras PARA, DE Y ASUNTO Se escriben en mayúscula sostenida seguidas de dos  (2)  puntos. TEXTO:  Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.>Se redata un solo tema por memorando>Se utiliza tratamiento de usted.>Es importante que no tenga errores técnicos, ortográficos o gramáticales.>La presentación debe ser impecable. FIRMA:  El morando debe firmarlo la o las personas autorizadas por la empresa. Si quien firma NO ES EL TITULAR, se efectúa la aclaración correspondiente, así: Manuel Reyes VallejoGerente encargado LA PALABRA  encargado SE ESCRIBE EN MINÚSCULA EL MEMORANDO  NO  LLEVA SALUDO NI DESPEDIDA, pero en la actualidad por razones de cortesía, las empresas optan por colocarles esta última línea.  Ejemplos:  Atentamente, Hasta otra oportunidad.  A la espera de sus noticias. LINEAS ESPECIALES:  Como la carta comercial, lleva sus líneas especiales que son: Asunto, copia, anexo, señales del transcriptor.  REQUISITOS:Márgenes para memorando tamaño carta: Superior, 4; izquierdo, 4; inferior, 3; derecho, 3 cm. 

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Márgenes para memorando tamaño medio oficio: Margen superior e izquierdo 3;  derecho e inferior 2cm ESTILOS:  El memorando se distribuirá en dos estilos: >ESTILO BLOQUE EXTREMO>ESTILO BLOQUE  -DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE. Se podrán escribir de tres maneras, así: Destinatario:  Tratamiento, nombre y cargo.  Este último separado por coma. Remitente.     Nombre y cargo, separado por coma el nombre del cargo.  Ejemplo: PARA:      Señora Nancy Pinedo Campo, Instructora de Secretariado DE.          Carlos Uribe Tarazona, Coordinador de Formación Profesional ASUNTO:  Reconocimiento        Atentamente,   . Anexos:  Formatos de evaluación Maricely G. Fíjese que en este caso se omitió el nombre y el cargo y solamente deberá aparecer la firma de puño y letra del responsable de este memorando.    NO TRACE NINGUNA RAYA PARA DELIMITAR LA FIRMA.  OK? 2a. forma:      PARA:  Tratamiento, nombre y cargo DE.      Cargo

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Ejemplo: PARA:      Señorita Gina Caviedes Maestre, Jefe de Sistemas DE:          Directora Regional ASUNTO:  Reunión Programación de cursos  Después del asunto, deje cuatro  (4)  interlíneas para iniciar el texto. Se escribe totalmente contra el margen izquierdo a una interlínea y dos entre párrafos.  Dos interlíneas para la despedida. Cuatro o seis interlíneas para los datos del remitente.  Atentamente,    Lourdes María Caballero Lacouture2 interlíneasCopia:  Señora Nurys Rondano Mejía, Coordinadora Académica2 interlíneasAna M. NOTE QUE EN ESTE CASO SOLO SE ESCRIBIO EL NOMBRE DEL REMITENTE, PORQUE YA EL CARGO ESTÁ COLOCADO ARRIBA EN LA LINEA DEL REMITENTE.  solamente llevará la firma de puño y letra. TERCERA FORMA: SE PUEDE DIRIGIR DE CARGO Y DEPENDENCIA A CARGO Y DEPENDENCIA, ASI: PARA:        Jefe de Almacén DE:            Jefe de Recursos Humanos ASUNTO:    Solicitud elementos de oficina  Texto....   Agradezco su pronta respuesta.   Ivonne María Noriega Camargo Copias:  Doctora Lourdes María Caaballero Lacouture, Directora Regional            Doctora Amparo Peñaranda Massón, Subdirectora 

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NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3394

OBJETIVO

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas.

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.

Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.

Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión.

Denominación del documento: nombre que identifica el acta.

Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en la reunión.

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Hora: registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.

Incapaz: persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma.

Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Naturaleza de la reunión: carácter de ordinaria o de extraordinaria.

Número: identificación consecutiva del documento.

Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión.

Razón social: nombre que identifica una empresa.

Renglón: serie de palabras o carácteres escritos en sentido horizontal.

Título: denominación específica del nombre de la reunión.

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CLASIFICACIÓN

Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.

REQUISITOS

REQUISITOS GENERALES

Márgenes

Superior entre 3cm y 4cm.

Inferior entre 2cm y 3cm.

Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.

Lateral derecho entre 2cm y 3cm.

Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.

Título

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reune. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

Numeración

Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.

Presentación

Las actas se puede presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto.

Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.

Redacción

Se redactan en tiempo pasado.

Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.

El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Páginas subsiguientes

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Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:

Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.

El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) (Veáse la figura 3)

Ejemplo

Margén izquierdo Margen derecho

Reunión Comité Académico-Acta 002 2

El primer renglón de texto se inica de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a máquina.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

Para la elaboración del acta se recomienda la distribución presentada en las figuras 1,2 y 3.

Razón social

En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita.

Título

El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logo símbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).

Ejemplos

ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS

COMÍTÉ 000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS

REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA

Denominación del documento y número

Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y acontinuación el número consecutivo que le corresponda.

Ejemplo

ACTA 001

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Nota: Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)

Fecha

Contra el margén izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (;). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,).

Ejemplos

FECHA: Bogotá, 15 de mayo de 2008

FECHA: Medellín, 02 de febrero de 2009

Nota: En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma de antelación de la convocatoria (veáse el Artículo 431 del Código de Comercio).

Hora

Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inico y de finalización de la reunión. Ejemplos:

HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas

HORA: De 14:20 a 16:00 horas

Lugar

Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota las palabra LUGAR, en mayúscula sostenida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión.

Ejemplos:

LUGAR: ICONTEC, sala 202

LUGAR: Hotel El Barón, Salón Diamante

Asistentes

Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AL frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicia, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con una coma (,), y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.

Ejemplo en orden jerárquico:

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ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, PresidenteArquitecta Teresa Peña B., Vicepresidenta

Nota: El tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

NTC 4176

Certificado: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

Constancia: documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

CLASIFICACIÓN:

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:

CONSTANCIA PARA:

Tiempo de servicio Experiencia Salarios u honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisión Comportamiento del trabajador

CERTIFICADO PARA:

Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos Derecho de uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Técnica

Colombiana. Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio

o premio. Asistencia a congresos, cursos y seminarios

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Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción Documentos de identidad Certificado de Aseguramiento de la Calidad Certificado del Sistema de Administración Ambiental Becas, donaciones y exenciones Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales Relación de retenciones de impuestos Paz y salvos Resultados de exámenes médicos

ESTILOS

Bloque extremo

Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo. (Véase la Figura 1).

Bloque

Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escrito hacia el margen derecho (Véase la Figura 2).

MÁRGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete

Número (referencia)

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlíneas del margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.

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Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial.

Cargo

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlíneas de las fecha.

EJEMPLO

LA GERENTA DE TALENTO HUMANO

Identificación:

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).

EJEMPLO

LA DIRECTORA DE PERSONAL

HACE CONSTAR:

Texto

De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia el texto con conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

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Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.

Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT

EJEMPLOS

Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía 70.048.946 de…

Que a INDUSTRÍAS PLÁSTICAS S.A., con NIT 890.980.900-5 se le retuvo…

Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del singular.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia se incluye el destinatario.

EJEMPLOS

Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunión

Este certificado se expide para ser presentado al Inurbe, con el fin de solicitar crédito para vivienda.

Firmante

El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último reglón del texto y según el estilo elegido.

En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último se centra.

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