[Guía del Participante]
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Unidad 2
Normas Básicas de la Redacción y Ortografía
Técnicas de la Comunicación Escrita
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TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITA
Guía del Participante
Material auto instructivo, destinado a la capacitación de SENATI a nivel nacional.
PRIMERA EDICIÓN
Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede
ser reproducida total ni parcialmente, sin previa autorización
del SENATI.
© Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo
Industrial - SENATI
Panamericana Norte Km 15,200, Independencia –
Lima Perú.
Teléfono: (0051-1) 533-4503 E mail: [email protected]
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ESTRUCTURA DEL MÓDULO
UNIDAD
TEMÁTICA N° 1:
“NORMAS BÁSICAS PARA LA REDACCIÓN,
ORTOGRAFÍA Y PUNTUACIÓN”
UNIDAD
TEMÁTICA N° 2:
“DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y
COMERCIALES”
EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL MMÓÓDDUULLOO TTÉÉCCNNIICCAASS DDEE LLAA CCOOMMUUNNIICCAACCIIÓÓNN EESSCCRRIITTAA
Técnicas de la Comunicación Escrita
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UUNNIIDDAADD IIII::
LLAA CCOOMMUUNNIICCAACCIIÓÓNN EESSCCRRIITTAA YY
LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS CCOOMMEERRCCIIAALLEESS
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1. OBJETIVO DE LA UNIDAD ......................................... 2
2. CONTEXTUALIZACIÓN .............................................. 2
3. RECUPERACIÓN DE EXPERIENCIAS .......................... 3
3.1 ESTUDIO DE CASO: .......................................................................... 3
3.2 ANÁLISIS DEL CASO ......................................................................... 6
3.3 AUTOEVALUACIÓN ............................................................................. 6
4. PROFUNDIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO .................. 7
4.1 LA REDACCIÓN: ................................................................................. 7
4.2 CARTA COMERCIAL: EL FORMATO .......................................... 10
4.3 REDACCIÓN ADMINISTRATIVA ................................................. 36
5. RESUMEN ............................................................... 50
6. EJERCICIO DE APLICACIóN PRÁCTICA O TAREA .... 51
7. AUTOEVALUACIÓN DE LA UNIDAD ......................... 51
8. GLOSARIO .............................................................. 52
9. FORO TEMATICO .................................................... 53
10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................ 54
ÍÍNNDDIICCEE DDEE LLAA UUNNIIDDAADD
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LLAA CCOOMMUUNNIICCAACCIIÓÓNN EESSCCRRIITTAA YY LLOOSS
DDOOCCUUMMEENNTTOOSS CCOOMMEERRCCIIAALLEESS
1. OBJETIVO DE LA UNIDAD
Desarrollar habilidades básicas y específicas para la redacción
de documentos administrativos y comerciales.
2. CONTEXTUALIZACIÓN
Para enfrentar los retos que
impone el mundo de hoy, donde
una comunicación a tiempo puede
ser la clave para concretar un
negocio o sacar adelante un
proyecto, se hace necesario contar
con formatos ágiles que lleven a los
usuarios a manejar grandes volúmenes de información en
cualquier momento. Gracias a estas nuevas necesidades, la
tendencia es usar archivos electrónicos, para satisfacer una
consulta rápida y eficiente.
La carta comercial como elemento básico de comunicación
entre las personas y las organizaciones, se emplea en la oficina
tradicional como en la moderna, en archivos electrónicos o en
papel, y cumple dos objetivos fundamentales:
- Transmitir mensajes con eficiencia y eficacia.
- Crear, mantener y recobrar “buena voluntad”.
En los capítulos siguientes se presentaran las técnicas que se
sugieren para la redacción de los diferentes tipos de cartas.
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3. RECUPERACIÓN DE EXPERIENCIAS
3.1. ESTUDIO DE CASO:
EL CLIC DE LA ESCRITURA
Antecedentes
Desde hasta hace algún
tiempo, Eliel, un alumno del
SENATI, dedicaba poco
tiempo a sus estudios y
especialmente a redactar los
trabajos escritos que le
solicitaban sus profesores,
pero lastimosamente tenía
poca inclinación por la lectura y menos aún por la
redacción.
Desarrollo
Un fin de semana, se encontró con Hugo (uno de sus
compañeros de clase) en un local de Internet frente a
Senati. Hugo nunca tenía problemas con la presentación
de trabajos escritos y por ende obtener mejores
calificativos que Eliel. Hugo le comentó que viajaría a fin
de año, si y sólo si obtuviera buenas calificaciones y un
buen promedio.
- ¡Quién cómo tú que vas a poder ir de viaje! – Exclamó
Eliel-. Lo que es yo, creo que voy a tener cursos
aplazados incluso el e-learning de Comunicación
Escrita.
- No digas esas cosas amigo – respondió Hugo -. Tú
eres más inteligente que yo, lo que te falta es darle
un poco más de dedicación a lo que haces y
sobreponerte a tu pesimismo.
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Eliel reflexionó sobre estas palabras que con sinceridad y
buena fe le había dicho su amigo. Todo ese fin de
semana, se desconectó del “chat” y le puso más empeño
a la redacción de los trabajos que tenía pendientes,
sobretodo el curso e-learning de Comunicación Escrita.
Desenlace
El fin de semana siguiente, Eliel fue a la casa de Hugo, le
agradeció el consejo y juntos examinaron las estrategias
que usaban para redactar.
Conforme conversaban sobre el tema, Eliel se fue dando
cuenta que no tenía un lugar de estudio. Estudiaba y
realizaba sus tareas en cualquier lugar (en la biblioteca,
en el cafetín, en los jardines y en cualquier habitación de
su casa). Su método de redacción, era escribir muchas
veces y aunque tuviera libros, no los revisaba y menos
aún los resaltaba, subrayaba o hacia anotaciones.
En cambio, Hugo, leía y redactaba en dos lugares
específicos: en la biblioteca del Senati y en la mesa de su
sala por las tardes luego de almorzar durante dos horas
aproximadamente. Además, aprendió a hacer mapas
conceptuales, cuadros sinópticos y resúmenes, los
cuales utilizaba de insumos para realizar sus trabajos
escritos. Por otra parte, Hugo confesó a Eliel que si
estudiaba en otros lugares cómo el cafetín o en los
jardines, rápidamente se desconcentraba. Agregó que
prefería hacer una sola cosa a la vez en lugar de hacer
dos cosas a medias.
- Con razón que cuando intento escribir en el
patio o en la sala de mi casa y están jugando mis
hermanos, no lo hago bien – indicó Eliel.
- Amigo, te voy a explicar cómo hice clic con el
estudio y la escritura…
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- ¿Cómo? Dime amigo, apóyame, necesito el
CLICK.
- No te preocupes, no es difícil – respondió Hugo
-. Primero identifico lo que voy a estudiar. Le doy una
mirada a los títulos y subtítulos del texto o examino
el índice. Luego cierro el libro, la separata o el
material que he revisado y en una hoja escribo todas
las preguntas que se me ocurren acerca de lo que voy
a estudiar o redactar. Después leo una o dos veces el
texto.
- ¿Y subrayas, resaltas o “garabateas” el libro?
- Obvio y necesario, con ello logro sacar las ideas
principales.
- ¿Y luego que haces amigacho?
- Luego cierro el libro y lo aparto. Entonces, trato
de responder las preguntas que escribí antes de
empezar a leer. Luego trato de resumir por mi cuenta
lo que leí. Cuando termino de responder las
preguntas y de hacer mis resúmenes, repito en voz
alta lo que resumí como si estuviera explicándoselo a
otra persona. Finalmente reviso el libro y corrijo lo
que está mal, completando lo que me falta.
- Guau, ¿debe ser muy complicado? – intervino
Eliel.
- Mi método es EPL4R2C
- ¿Qué cosa?
- Te explico: E = Examino, P = Pregunto, L = Leo,
4R = Respondo, resumo, repito y reviso y 2C =
Corrijo y completo.
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3.2. ANÁLISIS DEL CASO
El caso “El clic de la Escritura”, es un tema que atañe a toda
persona, no solamente la que se encuentra en proceso de
formación profesional técnica. La comunicación escrita es
una herramienta fundamental para comunicarnos a todo
nivel. Por ende, en las estrategias de estudio se encuentran
transversalmente vinculadas actividades relacionadas a la
Escritura.
Deberemos asumir el estudio de manera sistemática y
planificada. El método EPL4R2C fue inventado por la
educadora Francis Robinson en 1962. Asimismo tú puedes
rediseñar tu propio método de acuerdo a tus características,
necesidades y expectativas.
3.3. AUTOEVALUACIÓN
El Análisis del caso de Estudio debe resolverlo en la
plataforma.
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4. PROFUNDIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
4.1. LA REDACCIÓN:
CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LOS
MENSAJES ESCRITOS:
4.1.1. CLARIDAD:
Esta característica implica
comprensión fácil y rápida, con
una sola interpretación posible.
Se obtiene sobre la base de un
ordenamiento metódico de ideas
y el uso correcto del lenguaje.
MENSAJES CONFUSOS MENSAJES CLAROS
Hablar con el personal de oficina,
además de ser una buena rutina diaria,
constituye por parte de los
supervisores una excelente practica,
que debería imitarse en algunos casos.
Debe recomendarse a los
supervisores que adopten la
práctica diaria de hablar con
su personal.
Nos complace informarle que su
mercadería del pedido 4369, dejara
nuestras oficinas para el traslado a sus
bodegas. Además, emitiremos los
documentos correspondientes con letra
a 60 días, con un flete adicional por el
traslado local que será cargado a su
cuenta
Nos complace anunciar la
entrega de su pedido 4369 en
sus bodegas para el 3 de
octubre. Enviaremos, además,
factura por flete local
ascendente a $ 400 y una
letra por $6200 para su
aceptación y devolución.
4.1.2. BREVEDAD:
Un mensaje es breve cuando a pesar de haber usado el
menor número de palabras, es claro y completo. Donald
Walton lo ilustra muy bien en uno de sus subtítulos: “No use
veinte palabras cuando cinco sean suficientes”
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MENSAJE DIFUSO MENSAJE BREVE
En relación con su informe del 15 de
septiembre, en el que se refiere a las
irregularidades advertidas en el departamento
de Cómputo durante el año calendario 2007,
me complace anunciarle el traslado de este
asunto a la Gerencia de Personal para su
solución
Me complace anunciar
el traslado de su
informe 431 del 15 de
septiembre a la Oficina
de Recursos Humanos
para el trámite
correspondiente
4.1.3. CORDIALIDAD:
Esta característica se relaciona con el tono amable y
respetuoso que siempre se debe usar para la comunicación
comercial. Nada mejor que una palabra amiga y atenta para
transmitir una idea. El siguiente ejemplo ilustra la
comparación entre el tono desatento y el amistoso cordial.
DESATENTO CORDIAL
En lo que a nosotros concierne, el
desperfecto descubierto en su
máquina tejedora “Wally” no es de
nuestra responsabilidad y su
empresa debería cambiarla o
asumir su reparación por
encontrarse en periodo de
garantía
Luego de la inspección realizada a
la máquina tejedora “Wally” de su
fabricación, nos parece justo, por
encontrarse en periodo de
garantía, que su empresa asuma el
gasto de reposición o reparación.
Tienen ustedes la palabra
4.1.4. CORRECCIÓN:
Errores visibles pueden destruir la primera buena impresión
que nos proponemos ganar con la carta. Por eso, corrección
significa:
a- Buena ortografía.
b- Uso adecuado de mayúsculas.
c- Empleo apropiado de signos de puntuación.
d- División correcta de palabras al final del renglón.
e- Escritura apropiada de los números.
f- Presentación del mensaje en bloques tabulados y
atractivos.
g- Limpieza y carencia de borrones.
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h- Presentación de párrafos bien balanceados.
i- Uso adecuado de sinónimos.
j- Aplicación adecuada de los principios sintácticos y uso
correcto de preposiciones.
4.1.5. POSITIVISMO:
Ser positivo en la vida es una forma de conducta. Es
comunicar con empatía, pensando en el interés y
circunstancias del interlocutor o lector. He aquí algunos
rasgos:
a) El lenguaje positivo evita el reproche como: olvidó,
dejó, etc.
b) Prefiere los posesivos su, suyo, en lugar de mi, nuestro.
c) No toma los beneficios, los solicita.
d) Omite frases de estructura negativa y recurre a sus
equivalentes positivos: “No nos oponemos” por
“aceptamos” o “no nos entiende” por “permítanos
explicárselo otra vez”.
LENGUAJE CON DOS SIGNOS
(+) (-)
Señor Martínez, no voy a poder
asistir hoy porque no me siento
bien de salud
Señor Martínez, permítame faltar
al trabajo esta mañana para así
poder atender mi salud en el
hospital
Ud. olvidó especificar el número de
piezas de vajilla que desea y
lamentamos no poder atender su
pedido
Apreciaremos que especifique el
número de piezas de vajilla en
su pedido Nro. 3765, para así
poder atenderlo de inmediato
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4.1.6. NATURALIDAD Y SENCILLEZ:
El mensaje debe ser vivo y natural. La sencillez está en el lenguaje
simple y directo, sin términos rebuscados o ambiguos.
MENSAJE ARTIFICIAL MENSAJE NATURAL
Muy señor mío y amigo.
Tengo el honor de dirigirme a
usted.
Espero vuestra complacencia.
Su obsecuente servidor y amigo
Estimado señor Martínez.
Un saludo cordial, señor Martínez.
Me complace comunicarle
(informarle).
Esperamos su plena satisfacción.
Cordialmente,
Hasta otra ocasión.
4.1.7. CREATIVIDAD:
Trate de ser genuino y creativo. Sus frases representan su
personalidad y estilo.
4.1.8. DISCRECIÓN:
Exprese siempre lo que pueda y deba en forma discreta y
diplomática.
4.2. CARTA COMERCIAL: EL FORMATO
El destinatario de una carta se impresiona favorablemente
cuando encuentra una apariencia armoniosa, uniforme y
atractiva. Luego, vendrá la coherencia y buen sentido de las
ideas. Así, se habrá dado la fórmula ideal: armonía en el
fondo y la forma
4.2.1. PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL
1. Membrete: Conformado por:
- Razón social de le empresa.
- Domicilio o dilección.
- Publicidad o lemas.
- Logotipo.
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2. Número consecutivo de la
carta: Regulado por el Código
de Comercio en algunos países;
esta parte es útil para
identificación y se le denomina
número (referencia).
3. Lugar y fecha: Se acostumbra
iniciar la carta con el nombre
de la ciudad de origen. La RAE
recomienda escribir la fecha en el siguiente en el
siguiente orden: día, luego el mes y finalmente el año. El
nombre del mes debe escribirse en minúsculo. Ejemplos:
Santa Fe de Bogotá, 6 de diciembre de 2007.
Lima, 11 de enero de 2008.
4. Datos del Destinatario: Comprende las siguientes partes
a) Tratamiento: Puede ser:
- Social: señor, señora, señorita.
- Académico: Dr., Lic., Ing., Prof., Cap.
b) Nombre: Se integra con otros nombres y apellidos.
c) Cargo: Necesario incluirlo en la carta comercial.
d) Nombre de la empresa: No va con mayúsculas fijas.
Solo se usa así cuando se trata de una sigla. Cuando
el cargo y la razón social son ciertos, pueden ir en
el mismo renglón.
e) Dirección: Preferentemente la escritura de la
dirección exactamente como aparece en el
documento original que se contesta. Ejemplos:
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Señor
ROGER LINARES MONTALVO
Jefe de relaciones Publicas
Compañía de Teléfonos 2000
Calle 81 Nro. 3042.
San José.
Doctor
Aníbal Romero
Gerente
Estudio Jurídico Comercial
Las Begonias 360
Lima 27. Perú
Sr. Roberto Solano
Gere de Compras
Industrias Paralelas Inc.
Apartado Postal 170
Ponce, Puerto Rico.
Señora
NORMA DE CÁCERES
Directora.
Colegio Nacional Santa María
Av. Insurgentes 4150
México D.F.
5. Asunto: El uso de esta parte no es muy práctico si se
escriben cartas de un párrafo. Sin embargo, muchas
entidades lo conservan para facilitar el manejo de los
archivos y agilizar la labor de los ejecutivos.
Asunto: Oferta de fin de año.
Asunto: Embarque de su pedido 4399-07
6. Saludo o vocativo: En esta parte hay que diferenciar
entre un mensaje parecido de un saludo y otro precedido
de un vocativo.
CON SALUDO CON VOCATIVO
- Cordial saludo, señor Torres
- Un saludo cordial para usted
- Afectuosos saludo, señora Martínez
- Saludos cordiales
- Estimado señor Torres:
- Distinguido doctor López:
- Apreciada señora Martínez:
- Señor embajador:
Estilo moderno Estilo tradicional
7. Cuerpo o texto de la carta: El número ideal de párrafos
es tres, es decir, introducción y desarrollo del tema.
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8. Conclusión: Tener en cuenta el buen lenguaje, las
relaciones humanas y todos los factores de corrección.
9. Despedida: Consecuente con un saludo, debe haber una
despedida. Las palabras “atentamente” o “cordialmente”
no son precisamente despedidas. Por eso, en armonía
con un saludo al inicio debe haber una despedida al
final.
DESPEDIDA CORTESIA
Hasta otra ocasión.
Hasta pronto.
Agradeceré su respuesta
Cordialmente,
Atentamente,
Sinceramente,
Moderno Tradicional
El corresponsal tiene siempre la opción de elegir el estilo
que más se acomode a su sentir y, sobre todo, al de su
destinatario. Allí es donde la empatía debe funcionar.
Nombre del remitente: Se emplea el mismo tipo de letra que
se emplea para escribir el nombre del destinatario. Encima
del nombre, va la firma del remitente.
Cargo: A renglón seguido y sin sangría se escribe el cargo
del remitente
Anexo: Siempre es conveniente escribir información
específica sobre lo que se envía: catálogos, letras de
cambio, contratos, etc.
Anexo: Un contrato.
Anexo: Dos catálogos.
Anexo: Un cheque del Banco de Comercio.
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Copia: Los nombres y cargos de los funcionarios que
recibieran copia del documento:
Copia: Director de Relaciones Pública
Jefe del Departamento de Mercadeo.
Supervisor de ventas
Copia: Doctor José Pérez Galarreta, Gerente de Créditos
Doctora María Trelles Montes, Jefa de Cobranzas
Ejemplo de carta comercial:
Lima, 2 de agosto de 2008.
Señores
Corresponsales de América
América Latina
Un saludo cordial para todos ustedes.
Una carta moderna y atractiva se caracteriza por la óptima distribución de
sus elementos, márgenes y espacios proporcionados, nitidez y corrección
inigualables. La forma y fondo de una carta se han actualizado para estar
en armonía con la era de la información que estamos viviendo. Su estilo
simple y práctico debe ser coherente con el propósito comercial:
transferir información con el menor costo y en el menor tiempo.
Por eso, se recomienda a gerentes, secretarias y corresponsales en
general al estilo bloque extremo, la puntuación estándar, la carta de tres
párrafos y un lenguaje amable e informal. Así, ingresará la carta en el
mundo innovador e impredecible del siglo XXI.
Les deseo la realización personal más gratificante y generosa en su
comunicación escrita de los años venideros.
Hasta siempre.
El autor
Anexo:
Copia:
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4.2.2. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES
A) CARTA DE CONSULTA:
En una encuesta realizada a personas de negocios sobre
cuál era la carta que escribía con mayor frecuencia, 85%
contestó que era la consulta comercial para solicitar
informes.
El estudiante que desea inscribirse en un programa especial,
el profesional que busca instalar un nuevo servicio técnico
en su oficina, el empresario que quiere adquirir una nueva
máquina o para su fabrica o el gerente que desea tomar un
plan de vacaciones; todos ellos se interesan por catálogos,
precios, condiciones de pago, posibilidad de obtener un
producto o servicio. Todos empiezan por escribir una
consulta comercial.
Principios generales:
Las siguientes recomendaciones le ayudarán a redactar una
consulta eficaz.
- Explique a su lector por qué lo ha elegido como fuente.
- Solicite con claridad la información que necesite. Sea
breve.
- Sea específico en los datos que solicita.
- Pida información adicional, ayuda o consejo.
- Dirija la solicitud a la persona indicada de la empresa o
institución.
- Agradezca (en futuro) la atención que su consulta pueda
recibir.
Ejemplo:
Estimados señores:
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Mi familia y yo poseemos un lote de tierra en la
urbanización “El Paraíso” y pensamos edificar nuestra
soñada casa propia.
Cuando visité su empresa constructora recientemente,
quedé impresionado por los modelos de casa exhibidos en
la maqueta central de su oficina y me agradaría obtener
información sobre el profesional que realiza este trabajo.
Estaré muy reconocido por la ayuda que me pueda brindar
en este sentido.
Atentamente,
Ejemplo 2:
Estimado Señor Gómez:
El señor Pedro Araujo ha solicitado una inscripción en
nuestro sistema de Tarjeta Dorada y ha dado el nombre de
su firma como referencia.
Por tanto, apreciaremos si nos puede ofrecer referencias
sobre la honorabilidad del señor Araujo, su vinculación con
el mundo del crédito, su estatus laboral y el tiempo que ha
trabajado para su empresa.
Adjuntamos un sobre timbrado y una hoja que le pedimos
se sirva completar y devolver por correo.
La información que usted nos remita será mantenida en
absoluta confidencialidad.
Atentamente,
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B) CARTA DE PEDIDO
El objetivo básico de una carta de pedido es constituirse en
testimonio escrito de un compromiso aceptado por las dos
partes en una operación de compraventa. Aunque hoy en
día gran cantidad de negocios se realizan por fax, la carta
original sigue teniendo el valor comercial que se le dio
desde que apareció en el comercio. Una carta de pedido
puede ser elaborada de tres maneras: Una carta de pedido
enviada por fax o por correo; un pedido por e-mail (correo
electrónico) o por fax, una orden de compra en formato
impreso.
Los datos esenciales de una carta de pedido son:
a- Número de pedido, importante para su seguimiento y
referencia.
b- Número de catálogo, porque facilita la identificación
del articulo escogido
c- Descripción de los artículos o servicios; cantidad,
artículos, referencias, marca, precio unitario, código,
tamaño, color, material, peso, acabado. Hay que
especificar con toda claridad, para facilitar la atención y
puntualidad en su tramitación.
d- Forma de pago, contado o crédito.
e- Instrucciones de embarque, de no haber un método
preestablecido y acostumbrado de embarque, es
preciso estipular la condición específica: aéreo,
(courier), férreo, marítimo, fluvial, terrestre. Además,
se debe mencionar específicamente el tipo de
embarque y embalaje utilizados.
Planeamiento de una carta de pedido:
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Un posible planteamiento de la carta de pedido sería:
Solicitud despacho : descripción artículos: urgencia
entrega: envío cheque
Borrador:
Apreciados señores:
Sírvanse despachar por agencia Trilles los siguientes
artículos escogidos de su catálogo G-2008:
2 cámaras de video para PC Quick Cam………….. c/u US
$350
3 cascos de realidad virtual ONIX-6……………….c/u US
$170
2 impresoras EPSON, modelo Stylus color 400…...c/u US $
120
Nos agradaría contar con estos artículos antes del 6 de
agosto, fecha en la cual serán entregados a sus respectivos
compradores.
Adjuntamos nuestro cheque 469-469-12 por $1200, en
pago por la factura 312-08. Esperamos su conformidad.
Cordialmente,
Carta de pedido 2:
Bosquejo:
Pedido en cuenta: descripción títulos: instrucciones consignación: envío
cheque
Borrador:
Apreciados señores:
Nos complace ingresar nuestro pedido en cuenta por los
siguientes artículos de su editorial:
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 19
250 ejemplares de Valores Humanos y Actitudes Positivas
c/u S/60
300 ejemplares de Técnicas de Comunicación Ejecutiva
c/u S/70
200 ejemplares de Redacción Comercial Estructurada…
c/u S/55
Apreciaremos se sirva despachar los libros por encomienda
postal consignada a Librería Colón, Avenida Conquistadores
1062, San Isidro, Lima, y asegurar el embarque por seguros
Pacífico
Adjuntamos cheque 1497877, por S/42000, que salda el
pedido 420-08 del 20 de mayo último. Esperamos
confirmación.
Atentamente,
Respuesta a la carta de pedido: Es un privilegio recibir un
pedido y otro igual poder atenderlo y darle respuesta. Por
eso, debemos procurar:
- Agradecer la preferencia, confianza y buena voluntad
- Comunicar sobre la disponibilidad o carencia.
- Motivar nuevas ventas.
Ejemplo de respuesta a carta de pedido:
Un saludo cordial, señor Agreda:
Muchas gracias por su pedido 6270 del 16 de octubre.
Para despachar con prontitud y servir mejor a sus clientes,
apreciaremos se sirva confirmar si atenderemos su pedido
con vino Moscatel seco o semiseco. Su oportuna
conformación nos permitirá atenderlo con el servicio y
calidad que usted siempre merece.
Hasta entonces
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Ejemplo 2.
Estimado señor Ramírez
Agradecemos su pedido 1418-08 de artículos de nuestro
catalogo. Sin embargo, la proximidad de las fiestas
nacionales ha ocasionado una anticipada demanda por
nuestros paños de invierno.
Como no esperamos una remesa sino hasta el día 30 de
julio, nos agradaría sustituir su pedido con nuestro casimir
Royal, que también se fabrica en colores azul y gris. Nos
gustaría tener su elección definitiva con base en el
muestrario que adjuntamos.
Esperamos sus gratas noticias.
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C) CARTA DE REMESA
Una carta de remesa es aquella que acompaña el envío de
dinero. Dicho envió se puede hacer mediante cheque, giro
bancario, una letra, pagaré, una carta de crédito,
consignación de fondos en cuenta corriente, un endoso de
factura y un traslado de cuenta. Esta comunicación debe ser
breve, exacta y especifica, en relación con los datos y la
forma de aplicar el envió de dinero. Uno o dos párrafos
serán suficientes para este propósito.
Bosquejo:
Cheque honorarios: Gracias. Colaboración
Síntesis sustantivada:
Prepara un mensaje breve con base en la información del
bosquejo.
Borrador:
Estimado señor Pastor:
Me agrada adjuntar nuestro cheque 460947 por $400 que
corresponden al valor de las cuotas sociales de mi esposa y
mías durante los mese de mayo y junio de 2008.
Lamentamos la demora de estos pagos pero es el caso de
que un viaje fuera del país nos ha ocasionado algunos
retrasos.
Esperamos contar con su comprensión.
Borrador mejorado:
Un saludo cordial, señor Pastor:
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 22
Gustoso adjunto nuestro cheque 460947 por $400 que
corresponde a las cuotas sociales de mi esposa y las mías
durante mayo y junio de 2008.
Lamentamos el retaso involuntario de nuestros pagos y
agradecemos su comprensión.
Hasta otra ocasión.
Respuesta a la carta de remesa:
Ya hemos comentado antes sobre la buena costumbre
comercial de agradecer una carta. Recibir una carta con un
cheque a su orden es mayor razón para hacerlo.
Borrador:
Estimado señor Trelles.
Apreciamos el envío de su cheque 460947 por la suma de
$400, correspondiente al pago de sus cuotas y a las de su
esposa de los meses de mayo y junio de 2008.
Hemos procedido a descargar sus respectivas cuentas con
nuestro club y esperamos verlos por nuestra sede social
muy pronto.
Borrador 2.
Estimado señor Reyes:
Fue muy grato recibir copia de carta de crèdito7298 por
$6500 que el Banco de México otorga a su empresa para
cubrir nuestro embarque 6392-08.
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Senati virtu@l 23
De acuerdo con sus instrucciones, el despacho será
consignado a J.J. Albornoz, Av. Los Claveles750, Maracaibo,
Venezuela.
Cordialmente,
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D) CARTA DE CRÉDITO
El crédito es el privilegio otorgado a una empresa o persona
para que adquiera un producto o servicio hoy y lo pague
después.
Factores de crédito:
Las concesiones que se otorgan a favor de personas o
empresas, se deciden con base en solvencia o reputación
crediticia. Esta decisión se apoya en tres factores básicos
que determinan la aprobación o negación de este privilegio
comercial.
- Solvencia moral.
- Capacidad de trabajo.
- Capital o respaldo económico.
Clases de cartas de crédito:
1. Solicitud de crédito o pedido en cuenta:
Gestión inicial para pedir crédito o comprar mercancías
o servicios a crédito.
2. Solicitud de referencias:
Un gerente de crédito no otorga una solicitud de
crédito “a ciegas” pues eso acarrearía el colapso de su
empresa. Para conocer y evaluar bien a su posible
cliente, le solicita referencias.
3. Presentación de referencias:
El solicitante de un crédito debe presentar
oportunamente las referencias exigidas, si es que no
las anexó en su solicitud original.
4. Verificación de referencias:
En el proceso de evaluación del prestigio y conducta
crediticia del cliente, es necesario escribir a las
empresas que el cliente ha proporcionado. En la carta,
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 25
se ofrece el deseo cordial de corresponder de igual
manera en ocasiones similares. Después de todo “hoy
por mí, mañana por ti”.
5. Ofrecimiento de referencias acerca del cliente:
Todas las empresas tienen la obligación comercial de
colaborar con la verificación de la conducta crediticia
de un cliente. Esta información tiene carácter
confidencial. En muchos países existen oficinas
especializadas que, por el pago de una comisión,
otorgan información crediticia sobre empresas o
personas naturales.
6. Otorgamiento o negativa del crédito:
En el primer caso, se da la bienvenida al nuevo
miembro del “clan crédito”, con la que se gana su
buena voluntad; pero, en el segundo, solo el buen tacto
hará posible conservar un espacio para una relación de
amistad.
Bosquejo:
Proyecto importante: solicitud crédito:
garantía referencias: agradecimiento
Borrador:
Estimado señor Peralta:
Estoy programando la construcción de una estación de
servicio múltiple
Para el automóvil en la esquina de las avenidas Arosemena y
República de Panamá, en un sector muy conveniente de la
ciudad de Lima.
Como este proyecto demanda una inversión considerable,
acudo a ustedes para solicitar un préstamo bancario por
$140,000 que será amortizado en 40 meses.
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 26
Ofrezco garantía comercial por US$50,000 y la hipoteca de
una casa de mi propiedad ubicada en la IVA Matellini 614,
Chorrillos, avaluada en $130,000
Mis relaciones comerciales de crédito han sido orientadas
especialmente al préstamo bancario, con los bancos
Continental y de Crédito, instituciones que pueden ofrecer
referencias sobre mi empresa por un periodo de trece años,
desde 1995.
Agradeceré vuestra decisión favorable.
Ejemplo 2:
Estimado señor Larrea:
Nos complace presentar nuestro pedido en cuenta por los
siguientes artículos de su catálogo 470-V-08
- 100 pantalones Jean Levis Tallas 30 y 32
- 100 faldas Jean Levis Tallas 28 y 30
- 100 chalecos Jean Levis Tallas 28 y 30
Con la proximidad de las fiesta de fin de año se ha
incrementado la demanda; por tanto, apreciaremos atienda
nuestro pedido lo antes posible.
Enviaremos, en dos días por fax, el último depósito bancario
en su cuenta del Banco Continental CL-42367785 por el
saldo pendiente sobre nuestro pedido 369-08. Le solicito se
sirva confirmar este pago.
Esperamos siempre sus mejores noticias.
Carta de presentación de referencias de crédito:
Bosquejo:
Satisfacción cumplimiento: nombres de
firmas, estado financiero: ofrecimiento adicional
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Senati virtu@l 27
Síntesis sustantivada: A partir de las ideas planteadas en el
bosquejo, redacte un borrador de la carta.
Borrador:
Estimado señor Larrea:
De acuerdo con la solicitud del 15 de julio, nos complace
presentar a su consideración las referencias de crédito
relacionadas con la apertura de una cuenta con su empresa.
Le adjuntamos una copia de nuestro último estado
financiero y nos complace relacionar los nombres de tres
empresas con las que hemos realizado operaciones de
compraventa a crédito en los últimos cinco años.
- Milne y Cìa, Av. El Polo 340, Tel. 496-3486.
- Richard O. Custer, Av Bolivar 1620, Tel. 562-9536.
- Moreno Hnos., Av. Guatemala 432, Tel. 392-4065.
Nos gustaría ampliar esta información, si lo consideran
conveniente.
Atentamente,
Carta para ofrecer referencias:
Bosquejo:
Agrado respuesta: información empresa:
hábitos crediticios: recomendación
Síntesis sustantivada:
Prepare un mensaje breve con base en el mensaje anterior.
Borrador:
Estimado señor Bonilla:
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 28
Con mucho gusto informamos a usted sobre la firma
Consorcio Pacifico Limitada.
Esta organización lacio al trabajo empresarial en 1985, para
explotar una línea de importación de filtros para aceite y
gasolina. Posteriormente, ha incursionado en la venta de
batirías para automóvil y camino. Todo tipo de baterías.
Su gerente es el señor Pedro Ugarte, joven emprendedor y
dinámico, con visión para los negocios y seriedad para
honrar sus compromisos. Su cuenta con nuestra empresa ha
alcanzado un máximo de $350,000, monto que siempre ha
cancelado puntualmente.
Recomendamos a la firma en referencia como sujeto de
crédito de toda nuestra confianza.
Cordialmente,
Carta para otorgar crédito
Bosquejo:
Bienvenida cliente: deseos éxito: explicación políticas
Síntesis sustantivada:
Redacte un breve texto tomando como referencia la
información anterior.
Borrador:
Estimado señor Ibáñez:
Con mucho agrado damos la bienvenida a su empresa
dentro de la familia de clientes privilegiados; igualmente, es
un placer anunciar el envío de su pedido por la agencia
FAST según guías 944-08-R.
Con el objeto de familiarizarlo con nuestro stock de
mercaderías, le enviaremos un muestrario de nuestras telas
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 29
para cada temporada, así como catálogos y sus respectivas
listas de precios. De esta manera podrá usted fácilmente
programar sus pedidos.
Los términos aceptados de factura a 60 días le permitirán
un margen de tiempo prudencial, para hacer sus remesas
mediante depósito en nuestra cuenta BP-01- 417269 del
Banco Continental de esa plaza o giro a nuestra orden.
Esperamos haber iniciado una provechosa amistad
comercial con su empresa.
Cordialmente,
Carta para negar crédito
Bosquejo:
Gracias pedido y referencias: Explicación postergación:
sugerencia contado: ofrecimiento cooperación
Síntesis sustantivada:
Prepare una nota breve con base en las ideas del bosquejo.
Borrador:
Estimado señor Méndez:
Apreciamos su pedido 4590 y las referencias de crédito que
nos hay proporcionado.
Hemos concluido el análisis de la información que nos
proporcionó y en líneas generales es satisfactoria; sin
embargo, nuestro Comité de Crédito ha decidido postergar
la extensión de un crédito a su favor por las dificultades que
ha tenido en los últimos meses.
Como su solicitud se encuentra en trámite, nos gustaría
contarlo ya como cliente. Por tanto, estamos dispuestos a
concederle, en sus compras de contado, descuentos hasta
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 30
del 25% sobre todos sus pedidos que presente en el resto
del año.
Tendremos gusto en cooperar para que obtenga, en el
menor tiempo posible, términos especiales que se conceden
a los clientes que disfrutan de nuestro crédito.
Cordialmente,
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 31
E) CARTA DE COBRANZA
En la redacción comercial, la
cobranza es un capitulo de
comunicación escrita cuyo
objetivo principal es obtener el
pago de una cuenta vencida. Sin
embargo, desde un punto de
vista empresarial, la carta de cobranza tiene un doble
objetivo:
- Cobrar una cuenta vencida.
- Preservar la simpatía, amistad y buena voluntad del
cliente o deudor.
Programa sistemático de cobranza:
Un cliente reacciona favorablemente a la cobranza cuando
nota que está tratando con una empresa ordenada y
metódica, que la cuenta que tiene pendiente de pago es de
mucha importancia para ella y que el sistema de
comunicaciones respetuosos y de calidad.
Un programa bien estructurado de cobranza consiste en una
serie de mensajes que se envían al cliente con plazos
programados para darle tiempo a reaccionar y a tomar una
decisión. Por lo general, se permite que transcurran cinco
días entre el vencimiento y la primera carta, 20 días después
para la segunda notificación y 30 días en las futuras
comunicaciones.
El siguiente es un cronograma sistemático de cobranza
eficaz:
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Día de
vencimiento
Primera carta Segunda carta Tercera carta Cuarta
carta
enero enero febrero marzo
1
2
3
4
5
6 26
7 27
8 28
9 29
10 30
16
17
18
19
20
16
17
18
19
20
Ejemplo:
Si la fecha de vencimiento de una obligación ocurre el 5 de
enero, la primera notificación se debe enviar el 10 de enero;
la segunda, el 30 de enero; la tercera, el 20 de febrero, y la
cuarta el 20 de marzo.
Tono adecuado:
El tono que se emplea en una carta es también factor
decisivo para sui éxito. Si se considera importante conservar
la buena voluntad del cliente, se le debe ofrecer siempre un
trato amable y cordial, no obstante la firmeza de actitud
para reclamar su derecho económico.
Etapas del proceso de cobranza
1. Notificación amistosa:
Después de cinco días de vencida una factura, el cliente
recibirá una nota recordatorio de su deber. El supuesto
es que el cliente ha pasado por alto el vencimiento de
su cuenta y que habrá de reaccionar positivamente.
2. Segunda notificación:
Esta es una carta con algún grado de presión. Se
supone que nuevamente ha descuidado el vencimiento
de su deuda y que reaccionará de manera favorable al
leer la solicitud se pago.
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 33
3 Aclaración:
Es una carta cuyo objetivo es “romper el hielo” de modo
que se pueda lograr el pago de su cuenta vencida o la
explicación del cliente. Se establece el supuesto de que
el cliente tiene dificultades económicas, por eso
debemos aproximarnos a él con amistad y confianza.
“Nos agradaría conocer sus dificultades para ofrecer
nuestra cooperación” o “sírvase comunicarnos el
problema que le impide efectuar el pago”, son frases
que han demostrado eficacia en el logro de la meta
fijada, que es obtener la cancelación
4. Ultimátum:
Aunque la carta de cobranza busca conservar la
amistad y buena voluntad en la medida de lo posible, el
silencio reiterado de un cliente debe manejarse con un
mensaje de fuerza y convicción por defender un
derecho económico y de algún modo romper el
silencio. Por tanto, el tono debe ser respetuoso, pero
imperativo.
Formatos de cartas de cobranza:
a- Notificación amistosa
Estimado señor Romero:
Lo saludamos cordialmente y
recordamos que tiene usted
una cuenta pendiente de pago
Atentamente,
Un saludo cordial, señor
Castillo:
Nos agradaría contar con
su puntualidad de
costumbre para el envío
de cheque por su saldo
vencido.
Hasta entonces
b- Segunda notificación:
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Senati virtu@l 34
Estimado señor Robles:
No hemos recibido su cheque
para cancelar sus cuotas de
enero y febrero, con la
puntualidad a la que nos tiene
acostumbrados.
Por tanto, mucho
apreciaremos se sirva
cooperar para de este modo
mantener su saldo al día y el
prestigio de su cuenta.
Atentamente,
Un saludo cordial, señor
Robles:
Nos habría gustado
recibir sus cuotas de
enero y febrero con la
puntualidad de
costumbre.
Por tanto, apreciaremos
se sirva cooperar en este
sentido para mantener su
bien ganado prestigio
comercial.
Hasta entonces,
c- Aclaración:
Estimado señor Romero:
En dos ocasiones nos hemos
dirigido a usted para solicitar
su pago a nuestra factura
4986, y aún no hemos
obtenido respuesta.
Como suponemos que su
demora se deba
inconvenientes económicos
que afronta, nos gustaría que
nos los haga saber, a fin de
buscar una solución que
favorezca a ambas partes.
Siempre a sus órdenes.
Saludos cordiales señor
Romero:
Lo invitamos a dialogar
nuevamente sobre el
pago de nuestra factura
4986, del 15 de junio.
Creemos que su crédito
comercial es el mejor
capital con que cuenta y
que debiera conservarlo.
Por eso, le pedimos que
nos haga conocer las
dificultades que han
motivado la interrupción
de sus pagos.
De ser necesario,
estudiaremos la
necesidad de fraccionar
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 35
sus deudas o de
otorgarle alguna otra
concesión dentro de un
límite comercial justo.
Mientras tanto,
apreciaremos el envío de
su cheque o de alguna
explicación hasta el 15
de agosto
Hasta entonces,
d- Ultimátum:
Estimado Señor Gómez:
Pese a nuestros reiterado avisos amistosos, nuestra factura
4986 del 15 de febrero aún se encuentra pendiente de
pago.
Como quiera que la demora en su pago haya excedido
cualquier término prudencial y justo, creemos importante
recordarle que está poniendo en serio riesgo su prestigio
crediticio.
No obstante este hecho, aún estamos dispuestos a cooperar
y le solicitamos se sirva enviarnos su cheque a más tardar
hasta el 15 de abril. De no hacerlo, nos veremos obligados a
transferir su cuenta a nuestro Departamento Legal.
Nos gustaría contar con su cooperación, señor Gómez, para
evitar tener que acudir a tan desagradable procedimientos
en la protección de su propio crédito.
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Senati virtu@l 36
4.3. REDACCIÓN ADMINISTRATIVA
4.3.1. EL INFORME
Los directores y
gerentes deben tomar
decisiones para la
marcha de sus
empresas con base en
la información
ascendente que reciben
de sus subgerentes y
supervisores. A mayor
grado de eficacia de esta información, mejor calidad de sus
decisiones.
En este capítulo se promueve la idea básica de que hay que
capacitar a todos los empleados de una empresa para que
redacten mensajes breves; de este modo, los gerentes y
directores no estarán abrumados con tanto informe para
leer. Por ser más frecuentes y prácticos, se tratarán en este
capítulo los informes de una página. Mientas en el nivel de
supervisión el informe puede tener un amplio detalle, los
subgerentes deben elaborar informes semidetallados.
Finalmente, en la dirección, los informes de una página son
los más indicados. Especialmente en la era de la oficina sin
papeles, la correspondencia debe ser breve pero eficaz.
A) PARTES ESENCIALES.
Por muchos años ha existido un solo esquema o padrón de
informe; pero la informática, entendida como el
procesamiento de información para la comunicación, se ha
encargado de aligerara y modernizar su elaboración.
1- Encabezamiento:
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 37
Hay muchos formatos para presentar informes de la
mejor manera. Veamos los dos más frecuentes:
a. Título
Para: Destinatario.
De: Autor.
Fecha: o periodo.
b- Informe 018-08
Para: Destinatario.
Asunto: Tema o título.
Periodo: o fecha.
2. Introducción:
Se puede iniciar el documento con el problema.
Antecedentes. El término motivación es positivo,
porque encierra un deseo fuerte para que el informe
sea leído. Si el informe es de una página, elimine el
título.
3. Análisis:
Este término puede ser sustituido por hechos,
resultados, situación actual. En todo caso, es preferible
usar términos específicos, como ventas, producción,
cobranzas, programa, ventajas, etc.
4. Conclusiones:
El término es bueno pero no inmejorable. En informes
de una página se puede sustituir por resumen o
síntesis.
5. Recomendaciones:
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Senati virtu@l 38
Sólo es de aplicación en informes detallados y
semidetallados y cuando el autor del informe tiene la
autoridad para recomendar.
6. Despedida:
Escribir “atentamente” al concluir un informe es
demasiada formalidad. Actualmente se sugieren
expresiones más sinceras y originales. “Por la grandeza
de la empresa”, “hacia la calidad total,” “ahorro es
progreso”, “por su mejor decisión”
B) TIPOS DE INFORME
Informe semicolumnario: INFORMACION LEGAL
COMPUTARIZADA
INFORME PARA: Señor Mario Gordillo Fuentes, Director
General.
FECHA: 15-05-08.
1. Programas en el mercado:
Una encuesta a una muestra aleatoria de 50 empresas
de la ciudad capital ha revelado la existencia de tres
productos de calidad aceptable: LEGADATA, LEGISCOM
y CONSULEX.
2. Análisis comparativo:
2.1. Preferencia empresarial
Pregunta LEGADATA LEGISCOM CONSULEX
¿Qué programa de información
legal usa su empresa?
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2.2. Características:
Contenido LEGADATA LEGISCOM CONSULEX
Legislación laboral
Legislación comercial
Legislación civil
Legislación tributaria
Legislación comercio exterior
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2.3. Fuente legal, precios, adaptabilidad
Producto Fuente Legal Precios Adaptable
LEGADATA
LEGISCOM
CONSULEX
Diario oficial
Diario oficial
Diario oficial
$ 4500 (venta)
$3900 (venta)
$ 3900 (venta)
XT-AT
Ps-at
Pc- pa- at
3. Resumen y recomendación: El programa CONSULEX es
la mejor opción en el mercado por su contenido,
preferencia empresarial, precio, garantía de
actualización y adaptabilidad.
Por su mejor decisión:
Gregorio Torres Blas.
Auditor.
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Senati virtu@l 40
4.3.2. MEMORANDO
Una función importante de la
administración es la dirección o
gerencia. Para desarrollar esta
función, es muy importante
coordinar actividades con todos los
cuadros directivos o subalternos de
una organización. Para coordinar,
nada más eficaz que la
comunicación a través del
memorando o memorando. El
“memo” como se le llama
familiarmente, es un mensaje
empresarial interno que se origina en la oficina de un
ejecutivo de variado nivel jerárquico. Predomina el
memorando que envía un jefe a sus sub alternos para
coordinar distintas actividades, programas, campañas,
viajes, paladar instrucciones, informes, comunicar
decisiones; anunciar cambios e innovaciones den el trabajo,
etc.
Ejemplo:
Lima, 02 de febrero de 2008.
Para: Sr. Mario Vélez, Subgerente.
De: Gerente de Ventas.
Asunto: Programa “Huracán”.
De acuerdo con el programa de ventas “Huracán” diseñado
por la gerencia para los productos higiénicos, le comunico a
usted que el martes 12 del presente, iniciaremos la
capacitación de los 65 vendedores que han sido
contratados.
Para tal efecto, le agradeceré coordinar con todos los
integrantes de la fuerza de ventas para su presentación en
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 41
el Departamento de Capacitación a las 8.00 horas del día
citado, para inaugurar el programa de capacitación.
Espero contar con su colaboración decidida y entusiasta.
Arturo Salas La Fuente.
Gerente de Ventas.
Ejemplo:
MEMORANDO 045-08
Lima, 12 de marzo de 2008.
Para: Directores de Programas Sectoriales de Educación.
De: Director Regional de Educación.
Asunto: Educación Ecologista.
Con el objeto de enseñar, difundir y ejemplarizar el amor
por la naturaleza, el Ministerio de Educación ha publicado
cinco cuadernillos con información ecológica para la niñez.
Estos cuadernillos serán entregados en cantidad suficiente
para todos los planteles de la región en fecha próxima,
para dar inicio a una entusiasta e intensa campaña desde la
escuela, para conservar la naturaleza.
Agradeceré se sirvan comunicar a sus profesores la
importancia que tiene la participación de cada uno de ellos
en el éxito del programa.
Cordialmente,
José Jaramillo Gálvez.
Director Regional de Educación.
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Senati virtu@l 42
4.3.3. SOLICITUD DE TRABAJO
Muchos autores se han referido
a la solicitud de empleo como
la más difícil carta de ventas.
No les falta razón. Tener un
cuadro definido de sus
capacidades es una cosa; otra
muy distinta es demostrar que
esas destrezas son las
requeridas para determinado puesto de trabajo. La solicitud
de empleo como carta de ventas representa los
conocimientos, experiencia, habilidades que una persona
tiene y ofrece en calidad de servicios a una empresa o
institución. Bosquejo: un buen bosquejo de una carta de
solicitud de empleo podría ser:
Interés vacante: descripción estudios: referencia
experiencia: referencias carácter: solicitud entrevista
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Senati virtu@l 43
4.3.4. LA CARTA DE PRESENTACIÓN
Ejemplo 1:
Ejemplo 2:
Cordial saludo:
Estoy muy interesada en su aviso que solicita los servicios de una asistente
ejecutiva con experiencia en comercio internacional.
Tengo 24 años, realicé mis estudios en el colegio Velen de esta ciudad;
estudié Secretariado Ejecutivo Bilingüe en el Centro de Capacitación
Secretarial Nariño y Gerencia Comercial en el Instituto De Comercio
Internacional de Bogotá.
He desempeñado el cargo de Secretaria Ejecutiva en la Cìa de Seguros
Tequendama durante 15 meses y Asistente de Gerencia en el Hotel Hilton por
espacio de un año.
He solicitado autorización para presentar las siguientes referencias:
- Sr. Ángel Echeverri, Gerente Compañía de Seguros Tequendama. Teléfono
6924596
- Señor Pedro Echegaray, Gerente Hotel Hilton Ltda. Tel 792 4280.
Mucho agradeceré la atención que brinden a la presente.
Cordial saludo, señor Morales.
He sido informado de que se ha presentado una vacante en el Departamento
Contable de su empresa y me gustaría concursar para el cargo.
Creo haber elegido con acierto la carrera de contador, y trabajar para una
empresa seria y progresista me daría la ocasión de alcanzar mis aspiraciones
y a la vez ofrecer un servicio profesional eficiente y honrado.
Por ello, he considerado apropiado adjuntar mi hoja de vida en la que detallo
información sobre mis estudios, experiencia laboral y algunas referencias de
carácter profesional.
Agradeceré si me concede la oportunidad de una entrevista personal con
usted.
Muchas gracias por su atención.
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4.3.5. CURRÍCULUM VITAE
En nuestro país, como muchos
en el mundo, hay una escasez
muy grande de trabajo. Esta
es una situación preocupante.
Si usted tiene un trabajo, sabe
que es un bien muy preciado
el que tiene entre sus manos.
En cambio, si no lo tiene, ¿Qué
espera para salir a buscarlo?
¿Qué hacer para conseguir un empleo? Sabemos que en el
mercado laboral la oferta supera largamente la demanda.
Este desequilibrio hace que la competencia sea ardua, sin
embargo, un buen punto de partida consiste en saber qué
es lo que buscan las empresas.
A) INFORMACIÓN NECESARIA
El Currículum Vitae es su carta de presentación y en nuestra
sociedad cumple un fin específico: obtener una entrevista
de trabajo. La información debe ser breve, oportuna y clara,
sin que esté reñida con el buen gusto. El orden y la limpieza
son dos factores
primordiales, al remitirlo
a un empleador el
documento debe
transmitir la imagen
profesional que interesa
al lector de manera que
sea una buena opción
dedicar parte de su
tiempo en entrevistarlo.
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 45
Datos personales:
Nombre
Dirección
Nuecero telefónico
Estado civil
Educación:
Señale su nivel de estudio, los grados de mayor relevancia van primero.
Especialidad, fechas de inicio y culminación de cada caso, nombre de la institución.
Experiencia laboral:
Orden cronológico inverso.
Se puede incluir toda la experiencia, voluntariado, remuneradas vinculada o no a la
profesión.
Mencione sector de actividad de la organización y área en la que laboro. La
descripción de su experiencia debe aparecer en función a logros o habilidades
específicas adquiridas.
Otras habilidades:
Conocimiento de software o programas que estudio
Idiomas – nivel al que llego
Habilidades que puedan resultar relevantes
Actividades extracurriculares:
Estas actividades permiten descubrir algunas actitudes valores o hábitos valorados
por el empleador
Actividades extracurriculares:
Es recomendable presentar tres referencias. Preferentemente de empleadores, otra opción son referencias académicas
Recuerde mencionar las aptitudes y virtudes personales que
crea apropiadas para el puesto al que postula. Su habilidad
creativa, la facilidad para trabajar en equipo y bajo presión
son referencias que pueden abrirle muchas puertas.
Recomendaciones finales:
No mienta. Diga la verdad sin sobrevalorarse, ni
subestimarse.
La falta de ortografía en un currículum no es simple error,
sino una falla capital
Procure una presentación original para distinguir su
currículum.
Nunca mencione sus puntos débiles o deficiencias.
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Envié una fotografía actualizada, a colores y de buena
calidad.
Inicie las oración de con verbos de acción. Gerencia,
organice, etc.
Recuerde debe vender imagen.
B) VESTIDO PARA UNA ENTREVISTA PERSONAL
Escoja su ropa de acuerdo al cargo que postula. No exagere
con los atuendos. Le recomiendo que vista un sastre de dos
piezas de color neutral, sobrio, sin escotes profundos, el
largo de la falda debajo de la rodilla, tacos ejecutivos (jamás
aguja), cabello recogido, maquillaje ejecutivo, poco
perfume, los accesorios discretos y no bullicioso, medías
nylon. Fíjese que todo su atuendo indique orden, pulcritud,
limpieza y, sobre todo eficiencia.
Busque sobriedad y comodidad en
su vestimenta, son dos cualidades
que sumarán puntos a favor de su
evaluación. No tenga duda que lo
primero que evaluarán en usted
será su apariencia y gusto para
vestir profesionalmente.
El objetivo de la entrevista, es
analizar el perfil del candidato, su
capacidad profesional,
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 47
temperamento y habilidades sociales con las que cuenta así
como puntos fuertes y débiles ante los demás candidatos.
Si su hoja de vida ha sido escogida entre muchas y le ha
brindado la posibilidad de entrevistarse con los
seleccionadores.
El currículum ya hizo su parte, ahora le toca a usted. No
deje que los nervios lo traicionen, por ello tiene tanta
importancia lo que diga. Los gestos, el tono y la forma, a
menudo, tienen más importancia que el propio mensaje.
Antes de acudir a la entrevista de trabajo prepárese, tenga
por seguro que su entrevistador lo hará.
Infórmese sobre la empresa a la que postula: a qué se
dedica, cuál es su mercado, la antigüedad que tiene, son
requisitos fundamentales.
La puntualidad es la educación de los reyes, y su evaluación
comenzó cuando cruzó la puerta de la empresa. Si tiene que
esperar en una antesala, hágalo con tranquilidad, sin
demostrar ansiedad o nerviosismo. Evaluarán todo lo que
usted haga, su desenvolvimiento físico y oral.
Cuando lo hagan pasar no se le ocurra besar a su
entrevistador. Estire su brazo para saludarla con la mano y
espere que lo invite a sentarse. Muestre cortesía y postura
correcta en todo momento.
Cuando se enfrenta a sus evaluadores no se intimide ante la
actitud fría y distante que
puedan mostrar recuerde
que son personas normales
que adoptan esa postura
por motivos profesionales o
por la naturaleza de sus
funciones. No demuestre
que está desempleada y
Técnicas de la Comunicación Escrita
Senati virtu@l 48
desesperada por el puesto. Que se le sienta confiado y
seguro.
Cuando responda a las preguntas hágalo con voz clara y
firme, y por ningún motivo tutee al entrevistador ni le
acepte invitación alguna, esas confianzas son perjudiciales.
Despídase amablemente. No llame constantemente para
saber la respuesta.
C) UN MODELO DE CURRICULUM VITAE
Preste mucha atención al siguiente formato y trate de
practicarlo con sus datos personales y profesionales.
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Senati virtu@l 49
APELLIDOS Y NOMBRES Domicilio Distrito
Teléfono Correo Electrónico
Resumen de las competencias profesionales y personales en no más de 12 líneas en espacio sencillo
EXPERIENCIA LABORAL
CARGO INSTITUCIÓN FECHA
PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES
INSTITUCIÓN FECHA
ESTUDIOS
ESTUDIOS INSTITUCIÓN FECHA
RECONOCIMIENTOS
DOCUMENTO INSTITUCIÓN FECHA
OTROS CONOCIMIENTOS
CURSOS LUGAR FECHA
PUBLICACIONES
TÍTULO EDITADO POR: FECHA
INTERVENCIONES EN EVENTOS ACADÉMICOS Y CULTURALES
MENCIÓN INSTITUCIÓN FECHA
REFERENCIAS PERSONALES
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO E INSTITUCIÓN TELÉFONO Y
CORREO ELECTRÓNICO
DATOS PERSONALES
Estado Civil: DNI Nº: RUC Nº: Lugar y Fecha de Nacimiento: Edad:
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5. RESUMEN
Esta Unidad ha tratado importantes temas para la formación
técnica. El manejo adecuado de los mismos permitirá al estudiante
un mejor desempeño académico y futuro profesional.
En el Estudio de Caso “El Clic de la Escritura” analizamos lo que le
sucedía a Eliel respecto al proceso escritural y de hábitos de
estudio. Felizmente un buen amigo lo pudo orientar en el
momento apropiado y pudo superar su desmotivación por el
estudio en general.
Posteriormente resaltamos la importancia de que los Mensajes
escritos reúnan ciertas características fundamentales (claridad,
brevedad, cordialidad, corrección, positivismo, naturalidad y
sencillez, creatividad y discreción).
Seguidamente señalamos las ventajas de la Carta Comercial, los
tipos y sus utilidades, enfatizando en ejemplos para que Uds.
puedan profundizar en los aprendizajes.
En cuanto a Redacción Administrativa, apreciamos documentos
cómo el Informe, el Memorando, la Solicitud, la Carta de
Presentación y el Currículum Vital. El manejo óptimo de este
último grupo de documentos nos permitirá tener mayor eficiencia
en nuestra labor técnica y profesional.
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Senati virtu@l 51
6. EJERCICIO DE APLICACIÓN PRÁCTICA O TAREA
De acuerdo a lo aprendido redacte los siguientes documentos
administrativos y comerciales
1.- Carta de Solicitud de empleo.
2.- Carta Comercial de Pedido de artículos para le empresa.
3.- Informe de actividades relacionadas con su trabajo.
La Tarea deberá enviarse por la plataforma.
7. AUTOEVALUACIÓN DE LA UNIDAD
La auto-evaluación debe resolverlo en la plataforma.
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8. GLOSARIO
Asertiva. Comunicarse con asertividad permite la transmitir nuestras necesidades o deseos de forma madura y racional sin provocar el rechazo. Currículum Vitae: es una recopilación de todos los datos académicos y experiencia de una persona a lo largo de su vida (como bien indica el término latino vitae) independientemente del puesto de trabajo al cual se opta en el proceso de selección. La estructura suele ser datos personales, académicos, experiencia, idiomas, informática y otros datos, todo ello en orden cronológico de adquisición. Encabezado: Lo que va al inicio o en la parte superior de una lista o escrito. Firma: Nombre y apellido de una persona que esta pone con rúbrica al pie de un escrito. Sello, estilo característico de algo o alguien. Memorándum: Palabra latina que significa “cosa que debe recordarse”. Documento formal donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos más importantes
Redacción: Del término latino redactĭo y hace referencia a la acción y efecto de redactar, poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad.
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9. FORO TEMATICO
Se desarrollará en la PLATAFORMA
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10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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