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8/10/2019 Mof Ferreteria Tito

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA

EMPRESA

BAZAR FERRETERA TITO E I R

L


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Trujillo, Octubre del 2014

CONTENIDO

Pg.

1. Presentacin 2

2. Base Legal 2

3. Organigrama Estructural 3

4. Organigrama de Cargos 4

5. Naturaleza y funciones de la Gerencia General 5

a. Del Gerente General 6

b. Del Asistente Administrativo 7

c. De la Gerente de ventas 8

6. Naturaleza y funciones generales de la Seccin Transporte 11

a. Del coordinador de la seccin transporteb. Del Conductor 12

7. Naturaleza y funciones generales de la Seccin de Reparacin y Mantenimiento 13

a. Del coordinador de Logstica

b. Del Asistente en despacho 14


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1. PRESENTACIN:

La empresa BAZAR FERRETERA TITO E. I. R. L. es una organizacin que brinda a sus clientes la

mayor diversidad en materiales de construccin y ferretera en general, bajo premisas de precio,

calidad y servicio a acorde a las exigencias del mercado, comprometindonos a mantener un

slido posicionamiento y liderazgo comercial, superando las perspectivas de calidad y servicios a

nuestros clientes, gracias al apoyo incondicional de un comprometido equipo de trabajo,

permitindonos as sostener un alto grado de responsabilidad social y comercial que nos

garantice solides financiera y crecimiento.

El Manual de Organizacin y Funciones es un instrumento tcnico y normativo de direccin y

gestin, que define la estructura orgnica, enuncia las funciones generales de cada unidad

orgnica, precisa la dependencia jerrquica, las funciones especficas, la autoridad y

responsabilidad de cada cargo y seala los requisitos que deben reunir las personas que lo

ocupen.

En tal sentido el Manual de Organizacin y Funciones de la empresa BAZAR FERRETERA TITO E.

I. R. L., contribuye a mejorar el conocimiento sobre las funciones y responsabilidades del

personal, orientando su desempeo bajo los principios de calidad, eficiencia, productividad y

confidencialidad.

2. BASE LEGAL

a) El estatuto de la empresa

b) Otras normas internas que autorizan la vigencia del MOF (por ejm. Memorndum que

dispone la puesta en vigencia del MOF, Acta de sesin de Directorio en el que se aprueba el

MOF, etc.)


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GERENCIA GENERAL

GERENTE

ASISTENCIA DETRANSPORTE

ASISTENCIAVENTAS

Organigrama Estructural dela Empresa

BAZAR FERRETERATITO E. I. R. L.

ASISTENCIA DE ALMACENASISTENCIA

ADMINISTRATIVA


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Organigrama de cargos dela Empresa

BAZAR FERRETERATITO E. I. R. L. GERENTE GENERAL

Cobranzas

ASISTENCIAADMINISTRATIVO

Coordinador deservicios diversos

Contador Dpto Compras

ASISTENCIAVENTAS

ASISTENCIAVENTAS

Vendedores

Logstica DespachoFacturacion

Conductor


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UNIDAD ORGNICA: GERENCIA GENERAL

NATURALEZA La gerencia general es el mximo rgano ejecutivo de la empresa.

LNEA DEDEPENDENCIA

Depende directamente del Gerente General

FUNCIONES

GENERALES:

a) Busca mecanismos de capitalizacin (es decir que se concreten nuestras ganancias,compras ventas e inversiones para obtener mejor capital).

b) Realiza evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones de losdepartamentos.

c) Planifica, organiza, dirige y controla, en los niveles estratgico, tctico y operacional,la supervisin detallada de todas las reas que se encuentran a su cargo para as

saber las necesidades que estas puedan presentar y as mismo poder tomardecisiones acertadas para la mejora de las reas.

d) Aprueba los procedimientos de las compras (es decir, la materia prima, la calidad delproducto y el precio adecuado).


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CARGO : GERENTE GENERAL

FUNCIONESESPECIFICAS:

a) Programar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las acciones de las diversas reas asu cargo.

b) Administrar el mantenimiento en forma integral y preventiva de las instalaciones yactivos fijos de las empresas clientes.

c) Dirigir y supervisar las acciones de proteccin de las personas y bienes vinculados a laempresa, velando por el orden y la tranquilidad.

d) Establecer el orden interno necesario para el normal desenvolvimiento de lasactividades.

e) Programar y dirigir el servicio de transporte de acuerdo a los requerimientos ypolticas de las empresas clientes.

f) Orientar y motivar al personal, hacia la mejora continua de la calidad del servicio, laeficiencia y la productividad en el trabajo.

RELACIN DEAUTORIDAD YRESPONSAB.

a) Es el cargo de mayor nivel jerrquico de la empresa e informa de los resultadosdirectamente a La Gerencia General.

b) Es responsable del cumplimiento eficiente y eficaz de las funciones y objetivos de laempresa y ejerce autoridad directa para los Asistentes de seccin y para los cargos deapoyo.

REQUISITOS YCOMPETENCIAS

PARA ELCARGO:

a) Ttulo Profesional de Licenciado en Administracin o en reas afines.

b) Tener colegiatura y amplia experiencia, no menor de cinco (02) aos en el ejercicio dela profesin y dos (01) aos en cargos similares.

c) Experiencia en direccin de personal.

d) Capacitacin profesional especializada.

e) Dominio de entorno Windows a nivel usuario.

f) Excelentes habilidades en relaciones humanas.

g) Persona proactiva y de excelente iniciativa.


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CARGO : ASISTENTE ADMINISTRATIVO


a) Administrar ptimamente los recursos humanos, materiales y financieros del laFerretera

b) Proponer medidas tcnico administrativas para el mejor funcionamiento de losrecursos existentes.c) Controlar el manejo del fondo de operacin conforme a los lineamientos

establecidos.d) Determinar y establecer en coordinacin con los jefes de las diversas reas

que integran la Empresa los programas necesarios para el ptimoaprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros.

e) Coordinar la recopilacin de informacin para integrar el presupuesto anual deegresos e ingresos de la Ferretera

f) Elaborar y proponer programas de remodelacin y ampliacin de la Empresag) Presentar los informes peridicos y extraordinarios que le sean solicitados por

sus superiores.h) Analizar , determinar y presentar para su autorizacin las compras directas

necesarias para el funcionamiento continuo y optimo del la Ferreterai) Controlar y verificar los depsitos de los ingresos por concepto de ventasgeneradas en la Empresa, de acuerdo a la normatividad establecida por laGerencia General.


a) Cargo de apoyo que depende jerrquicamente del Gerente General.

b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajolos principios de calidad, eficiencia, eficacia y de alcanzar los estndares esperadosde la empresa.


PARA ELCARGO:

a) Ttulo Lic. en Administracin.b) Tener por lo menos dos (02) aos de experiencia en cargos de similar nivel.

c) Dominio de entorno Windows a nivel usuario.

d) Experiencia en manejo de archivos y trmite documentario.

e) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relacioneshumanas.


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UNIDAD ORGNICA: Asistente Administrativo

CARGO : CONTADOR


a) Clasificar, registrar, analizar e interpretar la informacin financiera de conformidad conel plan de cuentas establecido.

b) Llevar los libros mayores de acuerdo con la tcnica contable y los auxiliaresnecesarios.

c) Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea requerido

d) Realizacin de la relacin de las Cuentas por Cobrar y por Pagar.

e) Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a travs del sistemacomputarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar.

f) Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el registrode facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaracin.


a) Cargo de apoyo que depende jerrquicamente de Asistente Administrativo.

b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo losprincipios de calidad, eficiencia, productividad y confidencialidad.


PARA ELCARGO:

a) Ttulo de profesional Lic. Contabilidad

b) Contador Publico

c) Tener por lo menos dos (02) aos de experiencia en cargos de similar nivel.

d) Dominio de entorno Windows a nivel usuario.

e) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relacioneshumanas.


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CARGO : Dpto. COMPRAS


a) Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarsea los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega ycondiciones de pago.

b) Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y controlde las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

c) Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se hasuministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a lasdems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.Se debe aclarar de antemano que las funciones generales del departamento decompras no se encuentran claramente definidas y llegan a variar o diversificarsegrandemente de una empresa a otra.

d) Entrevistar a los proveedores o a sus representantes.

e) Cotizar los precios, la calidad y el transporte.

f) Negociar condiciones de entrega y de pago, tratos necesarios en casos de rechazoy ajustes

g) Vender desechos, sobrantes y artculos de desuso


a) Cargo de lnea que depende jerrquicamente del Asistente Administrativo

b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajolos principios de calidad, eficiencia y productividad y costos


PARA ELCARGO:

a) Tener estudios superiores.

b) Habilidades y conocimientos de compra y ventac) Experiencia de 2 aos

d) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relacioneshumanas.


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CARGO : COBRANZAS


a) Planificar, organizar, controlar y evaluar las diferentes gestiones y procesos

administrativos relacionados al cobro y otorgamiento de crdito de la empresa anivel nacional.b) Proponer planes estratgicos en materia de cobranzas, enfocados a: a) Evitar

el aumento de la mora, Potenciar los procesos de cobro, para una mejor larecuperacin de la mora.

c) Velar por la actualizacin y la correcta aplicacin del Reglamento para laCobranza.

d) Proponer y supervisar el cumplimiento de polticas de cobro, que permitan unamejor recuperacin de la mora activa e inactiva, de todos los servicios queofrece la empresa.

e) Velar la correcta implementacin de procesos estandarizados y debidamentelegalizados, a fin de optimizar la recuperacin de la mora.

f) Coordinar, establecer y supervisar controles y registros adecuados, para el

desarrollo de una eficiente conduccin de las cobranzas de la empresa, dentrode las Agencias Departamentales y Locales.g) Conciliar la mora


c) Cargo de lnea que depende jerrquicamente de la Asistencia Administrativa

d) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajolos principios de calidad, eficiencia, productividad y eficacia de la empresa.


PARA EL

CARGO:

e) Tener estudios superiores.

f) Habilidades y conocimientos en Materia Numrica y Contable

g) Experiencia en el Puesto 1 ao

h) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones

humanas.


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UNIDAD ORGNICA: ASISTENCIA EN VENTAS

LNEA DEDEPENDENCIA


FUNCIONES

GENERALES:

e) Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones

y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponiblespara llevar a cabo dichos planes.

f) Establecer metas y objetivos.

g) Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son mas idealistas, escomo decir que la meta puede ser, llegar ser el nmero uno en un mercadodeterminado, mientras que los objetivos son mas precisos y a plazos ms cortos.

h) Se trazan objetivos y estndares esperados de ventas que tienes que cumplirse

i) Calcular la demanda y pronosticar las ventas.

j) Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los vendedores-Compensa, motiva y gua las fuerzas de venta.

k) Conducir el anlisis de costos de ventasEvaluacin del desempeo de la fuerza de ventas.


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UNIDAD ORGNICA: Asistencia Ventas

CARGO : Vendedores


a) Establecer un nexo entre el cliente y la Empresa

b) Comunicar adecuadamente a los clientes la informacin que la empresa prepar

para ellos acerca de los productos y/o servicios que comercializa, como: precios delos productos promociones etc.

c) Asesorar a los clientes:

Acerca de cmo los productos o servicios que ofrece pueden satisfacer susnecesidades y deseos;

Cmo utilizarlos apropiadamente para que tengan una ptima experiencia conellos.

d) Contribuir activamente en la solucin de Problemas

e) Integrarse en las Actividades de Mercadotecnia de la Empresa

f) Fidelizar al cliente

g) Retroalimentara la empresa informando a los canales adecuados (como eldepartamento de ventas y el de mercadotecnia) todo lo que sucede en el mercado,como:

inquietudes de los clientes (requerimientos, quejas, reclamos,agradecimientos, sugerencias, y otros de relevancia)

2) actividades de la competencia (introduccin de nuevos productos, cambiosde precio, bonificaciones, etc...).

Brindar una buena atencin al cliente


a) Cargo de lnea que depende jerrquicamente de la Asistencia Administrativa

b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajolos principios de calidad, eficiencia y productividad. Del Depende el xito de laEmpresa


PARA ELCARGO:

a) Habilidades, conocimientos y experiencia

b) Experiencia mnima de dos (01)

c) Persona de gran iniciativa, respetuosa y de trato cordial.

d) Amable , paciencia y buen trato al cliente


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UNIDAD ORGNICA: ASISTENCIA ALMACEN

LNEA DEDEPENDENCIA


FUNCIONES

GENERALES:

a) Recepcin de Materialesb) Registro de entradas y salidas del Almacn.c) Almacenamiento de materiales.d) Mantenimiento de materiales y de almacn.e) Despacho de materiales.f) Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y

Contabilidad.


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UNIDAD ORGNICA: ASISTENCIA DE ALMACEN

CARGO :Logstica


a) supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y

mantener una buena relacin con el mismo, as como gestionar ellanzamiento de nuevos programas dentro de la Empresa. Todo ello paragarantizar la satisfaccin del cliente.

b) dirigir los equipos de logstica y establecer los objetivos.c) supervisar las actuaciones de logsticas e implementar las acciones de

mejora necesarias de manera coordinada con otras funciones de laEmpresa (Calidad, Produccin, Eficiencia del Sistema,).

d) Controlar y coordinar las funciones en la cadena de suministro.e) Analizar los procedimientos de distribucin de las operaciones comercialesf) Optimizar el transporte: reducir el coste, plazos e itinerarios de entregag) Utilizar el software de aprovisionamiento, transporte y control logsticoh) Gestionar y planificar las actividades de compras, produccin, transporte,

almacenaje y distribucin.i) Un responsable en logstica tiene en definitiva la funcin de la satisfaccin

de la demanda en las mejores condiciones de servicio, coste y calidad.


a) Cargo de lnea que depende jerrquicamente del Asistente de Almacn

b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajolos principios de calidad, eficiencia , productividad y responsabilidad


PARA ELCARGO:

a) Habilidades, conocimientos y experiencia en almacn

b) Dominio del Entorno Windows a nivel usuarioc) Persona hbil proactiva.


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UNIDAD ORGNICA: ASSITENCIA DE ALMACEN

CARGO : DESPACHO - FACTURACION


a) Archivar de acuerdo a la entidad las ordenes, con sus respectivas facturas y soportespara facilitar la realizacin de las cuentas de cobro y facturacin de cada periodo

b) Relacionar la facturacin mensual por entidadesc) Atender las Peticiones, quejas y reclamos de los usuarios de manera amable y eficaz

d) Persona encargada de supervisar, coordinar y controlar los procesos de facturacin,asegurando el cumplimiento de los contratos de servicios establecidos con losclientes.

e) Habilidad para el manejo de sistemas administrativos. Conocimientos y manejo deOffice, especialmente con destrezas en Excel.

f) Facilidad de expresin y habilidad para interactuar con los diferentes reas de laempresa, organizacionales.

g) Verificar si los productos se encuentran en buen estado

h) Entregar conforme factura o comprobante de pago todos los productos

i) Archivar las boletas facturas y llevar un control de salida de productos

j) Tener en cuenta si contamos con stock o comunicarse con su rea para abastecer elalmacn


a) Cargo de lnea que depende jerrquicamente del Coordinador de la seccin dereparaciones y mantenimiento.

b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los

principios de calidad, eficiencia y productividad. Supervisa el trabajo del auxiliar.REQUISITOS Y

COMPETENCIASPARA ELCARGO:

a) Electricista titulado en Instituto Tecnolgico o SENATI.b) Experiencia no menor de tres (03) aos en actividades de su competencia.

c) Persona de gran iniciativa, respetuosa y de trato cordial.


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UNIDAD ORGNICA: ASISTENCIA DE TRANSPORTE

LNEA DEDEPENDENCIA


FUNCIONES

GENERALES:

a) Proponer y ejecutar el plan de mantenimiento de las unidades mviles de acuerdoa las recomendaciones tcnicas de cuidado y conservacin

b) Proporcionar en funcin de las demandas administrativas , los serviciostransporte

c) Llevar el registro de la informacin detallada de cada unidad mvil , datos tcnicosimportantes , fecha de recepcin de la unidad en la seccin y un historial delmantenimiento realizado

d) Brindar el servicio de entrega a travs del transporte con respeto , amabilidad ycortesa , fomentando buenas relaciones a favor de la imagen institucional

e) Elaborar informes mensuales de servicio brindados


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UNIDAD ORGNICA: ASISTENCIA DE TRANSPORTE

CARGO : CONDUCTOR


a) Manipular los equipos, mobiliario, herramientas y conducir las unidadesmviles, con profesionalismo y responsabilidad tcnica.

b) Registrar la informacin detallada de la unidad mvil, datos tcnicos, fecha derecepcin de la unidad y un historial del mantenimiento realizado.

c) Mantener actualizado el registro de combustible y de los servicios detransporte realizados por la unidad mvil.

d) Conservar en buen estado de funcionamiento y de limpieza, las unidadesmviles a su cargo.

e) Proponer y participar en la ejecucin del plan de mantenimiento de lasunidades mviles, de acuerdo a las recomendaciones tcnicas de cuidado yconservacin.

f) Informar oportunamente, sobre los desperfectos y detalles de las fallas yapoyar en la coordinacin de la atencin de los servicios de reparacincorrespondientes.

g) Verificar los datos exigidos normativamente para la atencin del servicio a lasempresas clientes.

h) Solicitar oportunamente el combustible y el dinero para peajes, si fueranecesario, para el desarrollo normal del servicio.

i) Informar inmediatamente por escrito y en detalle los hechos y lascircunstancias en que ocurrieran accidentes y apoyar en dar parte a la policay a la empresa de seguro.

j) Atender a los usuarios del servicio con respeto, amabilidad y cortesa,fomentando buenas relaciones a favor de la imagen institucional.


e) Cargo de lnea que depende jerrquicamente de la Asistencia de Transporte

f) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo losprincipios de calidad, eficiencia y Responsabilidad

REQUISITOS Y

COMPETENCIASPARA ELCARGO:

i) Tener estudios superiores.

j) Licencia de conducir de categora profesional.

k) Habilidades y conocimientos de mecnica automotriz.

l) Experiencia en conducir vehculos medianos, grandes no menor de tres (03) aos.

m)Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relacioneshumanas.

n) Ser muy responsables


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