INSTRUCTIVO INTEROPERABILIDAD SENPLADES FINANZAS (eSIGEF-SIPeIP) PARA REGISTRO Y MODIFICACIÓN DE TRÁMITES PREVIOS A LA ELABORACIÓN DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE INVERSIÓN PÚBLICA
Sistema de Administración Financiera eSIGEF Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública
SIPeIP
S u b s e c r e t a r i a d e I n n o v a c i ó n d e l a s F i n a n z a s P ú b l i c a s M I N F I N
D i r e c c i ó n N a c i o n a l d e I n n o v a c i ó n C o n c e p t u a l y N o r m a t i v o
Fecha: 17 de diciembre de 2013
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INSTRUCTIVO INTEROPERABILIDAD (eSIGEF – SIPeIP) PARA REGISTRO Y MODIFICACIÓN DE TRÁMITES PREVIOS A LA ELABORACION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE INVERSIÓN PÚBLICA CODIGO DE INSTRUCTIVO 001
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Documento propiedad de: Ministerio de Finanzas, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo República del Ecuador.
Edición: Primera Cubierta: Ministerio de Finanzas Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas Estructuración: Ministerio de Finanzas
Vice ministerio de Finanzas Verónica Gallardo Subsecretaría de Innovación y Desarrollo De las Finanzas Públicas: Luis Carvajal
Dirección de Innovación Conceptual y Normativa: Cristina Olmedo
Autor: Fabricio Vera Fecha: 26/11/2012
Actualizado: Irene Villalba Fecha: 24/10/2013
Revisión: Rosa Elena Albán Ludy Silva Mélida Castro Ma. Paulina Chiriboga Diana Molina
Fecha: 11/11/2013
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INDICE DE CONTENIDO
CAPITULO 1 ........................................................................................................................................ …….4
SOLICITUD DE TRÁMITES PARA MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE
PROYECTOS DE INVERSIÓN .......................................................................................................... 4
INGRESO AL SISTEMA ........................................................................................................................ 4
CREACIÓN DE UNA SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE PROYECTOS ................ 5
INCLUSIÓN DE NUEVOS PROYECTOS (INCL) ..................................................................... 7 a.- REGISTRO ....................................................................................................................................... 7 b.- NOTIFICACIÓN ........................................................................................................................... 10 c.- SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR ...................... 12 d.- SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR ................... 15
INCREMENTOS DE TECHOS AL PAI (INCR) ....................................................................... 17 a.- REGISTRO .................................................................................................................................... 17 b.- NOTIFICACIÓN ........................................................................................................................... 21 c.- SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR ...................... 22
d.- SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR ................... 24
INTERINSTITUCIONAL (MOD) ...................................................................................................... 27 a.- REGISTRO INSTITUCIÓN EMISORA ............................................................................. 28 b.- NOTIFICACIÓN A MINISTERIO COORDINADOR Y A LAS INSTITUCIONES
RECEPTORAS ...................................................................................................................................... 34
c.- ACEPTACIÓN TRAMITE ENTIDAD RECEPTORA (Usuario Operador)................ 35
d.- ACEPTACIÓN TRAMITE ENTIDAD RECEPTORA (Usuario Aprobador) ............. 38
e.- SOLICITUD MINISTERIO COORDINADOR ................................................................. 41
DEVOLUCIÓN DE RECURSOS (DEV)....................................................................................... 43 a.- REGISTRO .................................................................................................................................... 43 b.- NOTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 48
c.- SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR .......................... 50
d.- SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR ....................... 52
FILTROS DE BUSQUEDA ................................................................................................................ 54
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CAPITULO 1
MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
El Ministerio de Finanzas en coordinación con la Secretaría Nacional de
Planificación y Desarrollo - SENPLADES, han desarrollado a través de las
herramientas e-Sigef y SIPeIP, un módulo relacionado con la Solicitud de Trámites
para Modificaciones Presupuestarias de Proyectos de Inversión, a través del cual
las instituciones Ministerio de Salud Pública, Ministerio de Transporte y Obras Públicas y Servicio de Contratación de Obras – SECOB, priorizadas como piloto,
podrán realizar los siguientes trámites:
• Inclusión de Nuevos Proyectos (INCL) • Incrementos de Techos al PAI (INCR) • Modificaciones Interinstitucionales (MOD) • Devolución de Recursos (DEV)
INGRESO AL SISTEMA
El usuario accederá al sistema mediante su USUARIO y CONTRASEÑA que le serán
proporcionados por el Administrador Informático de la Entidad a la que pertenece, en virtud
del perfil y funciones asignados por la propia institución.
La pantalla de ingreso le solicitará el usuario y contraseña, al que puede acceder desde
cualquier computadora que tenga acceso a Internet; no es necesario instalar ninguna
aplicación para operar en la herramienta eSIGEF.
Los tipos de usuarios que intervienen en el proceso de modificación de proyectos son:
• OPERADOR: Usuario que registra información en la herramienta eSIGEF
(Funcionario delegados).
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• APROBADOR: Usuario que notifica y solicita el trámite (funcionarios con mayor
jerarquía o delegados con capacidad de decisión, preferentemente el
coordinador de planificación). • CONSULTA: Usuario que únicamente tiene acceso a visualizar la información.
Posterior se despliega la pantalla donde se debe escoger el año del ejercicio fiscal
disponible.
Una vez se ha ingresado al sistema y elegido el año fiscal en el que se va realizar el
trámite, se despliega la pantalla de navegación de la herramienta.
CREACIÓN DE UNA SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE PROYECTOS
Para la creación de trámite, el usuario debe ingresar a la siguiente ruta de acceso:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
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Se despliega la pantalla con el árbol de Instituciones en la que el usuario
selecciona la Institución en la que se va a registrar el trámite:
Se presenta la pantalla donde se realizan los registros.
En la parte superior derecha de esta pantalla se presenta la barra de herramientas que
dispone de las siguientes opciones dependiendo del tipo de usuario:
Crear un nuevo registro.
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Modificar datos de u n registro, siempre y cuando se encuentre en est ado REGISTR ADO.
Notificar
A nular tramite, siempre y cuando se encuentre en estado REGISTRADO
Solicitar
Consultar
Imprimir
Detalle de Partidas a Reservar
Consultar R ecorrido
Servicio Se nplades Mo dificación P royecto
Servicio Senplades Inclusión Proye cto
Consultar R eservado
Consultar to dos los registros
La eta pa de modi ficación de un proyecto, cualquiera que sea el trámite a rea lizar es:
1.- Registro 2.- Notificación 3.- Aceptación o Rechazo de la(s) Institución(es) Receptora(s) o Minist erio
Coordinado r 4.- Solicitud a SENPLADE S 5.- Dictamen Favorable o Negado de S ENPLADE S 6.- Modificació n Presupues taria (Ministerio de Fin anzas)
Nota: La Notifica ción será realizada únicamente por Instituciones que estén bajo el control
de un Ministerio Coordinado r y por trá mites en l os que se tiene que n otificar a la(s)
Institución(es) Receptora(s), caso contra rio, el paso directo es la Solicitud del trámite por
parte de la UDAF.
INCLUSIÓN D E NUEVOS PROYECTOS (INCL)
Para la inclusión de nuevos proyecto s, se debe recordar q ue el mis mo debe e s tar regist
r ado en el sistema SIPeIP y contar con dictame n de Priorid ad, la inclus ión siempre se
debe solicitar sie mpre en val or 0.
a.- R EGISTRO
Para l a creación d el trámite, e l usuario de be ingresar en la siguie nte ruta de acceso:
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Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
Una vez ingresado a “Registro de Formulario de Modificación” y después de seleccionar la
Insitución; se presenta la siguiente pantalla:
Se debe presionar el boton crear trámite y se despliega la siguiente pantalla
La institución debe registrar en la herramienta eSIGEF la siguiente información:
Tipo de Tramite INCL Descripción
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En la descripción a registrar se debe detallar los CUPs que requieren de inclusión, mismos
que deben ir entre signos de menor que (<) y mayor que (>), separados por punto y coma
(;). Es necesario que antes de la descripción del CUP se detalle la solicitud de inclusión
que se realiza.
EJEMPLO DE INFORMACIÓN A DETALLAR EN DESCRIPCIÓN
Se requiere que se incluya el siguiente proyecto: <025810000.0000.373010>
Se requiere que se incluyan los proyectos: <025810000.0000.373010;090890000.0000.373938>
Es importante considerar que si no se ingresa la información como se solicita, el sistema
no validará el proyecto que se requiere en la inclusión; por lo cual el analista de
SENPLADES emitirá dictamen “Negado”, por no contar con información completa.
Se debe mencionar que si por error la institución ingreso un proyecto duplicado el analista
de línea de SENPLADES negará el tramite por contar con información duplicada.
Una vez registrada la información solicitada se presiona el botón crear ; ante lo cual el
sistema generará automáticamente un número de trámite como se presenta en la siguiente
pantalla:
Posterior a la creación de la cabecera del trámite, se despliega en la misma pantalla, la
opción que permitirá adjuntar uno o varios archivos que justifiquen la inclusión de dicho
proyecto; para lo cual se debe presionar el botón y acceder al archivo a adjuntar. De igual manera se solicita ingresar una descripción de el o los archivos que se
van a cargar, seguido a esto presionar el botón .
Nota: El adjuntar un archivo es obligatorio, ya que al momento de Notificar o Solicitar el
trámite, éste no va a poder continuar con el proceso, si no se tiene archivo que respalde el
trámite.
Al realizar los pasos antes mencionados, en la parte inferior de la pantalla se puede
observar la carga del archivo.
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NOTA: El sistema eSIGEF permite cargar archivos en formato PDF de hasta 2 MG por cada
trámite.
Una vez que se han cargado los archivos se debe presionar el botón salir ,
automáticamente el sistema genera la pantalla donde se puede observar el estado del
trámite, mismo que se reflejará como “REGISTRADO”. Cabe indicar que únicamente en
este estado se pueden realizar modificaciones al registro o a su vez anularlo.
b.- NOTIFICACIÓN
La siguiente etapa del proceso es la notificación al Ministerio Coordinador, a través del
Usuario APROBADOR, si la entidad se encuentra bajo el control de un Ministerio
Coordinador; caso contrario, se solicita el trámite directamente desde la UDAF.
Para la notificación del trámite, el usuario aprobador deberá ingresar en la siguiente ruta de
acceso para que notifique al Ministerio Coordinador:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
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Una vez que se ha seleccionado “Registro de Formulario de Modificación” y después de
seleccionar la Institución, se despliega la siguiente pantalla:
En esta pantalla el usuario aprobador debe seleccionar el trámite que necesita que sea
notificado al Ministerio Coordinador, una vez seleccionado el registro se debe presionar el
botón de notificar ; donde se despliega la pantalla con toda la información que registró el operador:
En esta pantalla el APROBADOR puede visualizar la información registrada, mas no
realizar modificaciones. En caso de que se quiera realizar alguna modificación de la
información, ésta debe ser realizada por el usuario operador. Una vez validada la información por parte del APROBADOR, se debe presionar el botón notificar , en caso
de existir errores el sistema le presentará los mensajes de alertas, caso contrario se genera un mensaje de que la operación fue realizada con éxito.
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Una vez que se ha generado el mensaje de que la operación fue realizada con éxito, se
debe presionar el botón de esta manera el trámite cambia de estado de
REGISTRADO por NOTIFICADO, como se observa en la siguiente pantalla:
c.- SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR
Las instituciones que no tienen Ministerio Coordinador, no tienen necesidad de notificar el
trámite, ya que tienen autonomía para realizar la solicitud directamente a SENPLADES, los
pasos a seguir son los siguientes:
• Registro a cargo del usuario operador • Solicitud de análisis a SENPLADES por parte del usuario aprobador.
Para la solicitud del trámite, el usuario aprobador deberá ingresar en la siguiente ruta de
acceso:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
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Se despliega la pantalla con el árbol de Instituciones en la que el usuario
selecciona la Institución en la que se va a solicitar el trámite:
El usuario APROBADOR directamente debe solicitar el análisis del trámite a SENPLADES,
para lo cual se debe seleccionar el trámite, y presionar el botón solicitar , como se
muestra en la siguiente pantalla:
A continuación, se despliega la siguiente pantalla:
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El usuario APROBADOR puede validar la informacion ingresada por el usuario operador,
para proceder con la solicitud de análisis; se debe presionar el botón SOLICITAR ;
automaticamente el sistema generará el mensaje “OPERACIÓN REALIZADA CON
ÉXITO”.
Donde se debe presionar el botón , generándose una pantalla donde permite
visualizar el cambio de estado del trámite, de REGISTRADO por SOLICITADO, como se
observa en la pantalla:
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d.- SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR
Posterior a la notificación por parte de la institución (UDAF) al Ministerio Coordinador, está
en la potestad de Aceptar o Rechazar el trámite.
Para la solicitud del trámite, el usuario aprobador del Ministerio Coordinador deberá
ingresar en la siguiente ruta de acceso:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Formulación de Modificación a Proyectos Ministerio Coordinador
Una vez ingresado a “Formulario de Modificación a Proyectos Ministerio Coordinador” y después de seleccionar la Insitución, se despliega la pantalla que muestra los trámites que le han sido notificados y que necesitan de aprobación para la solicitud de
análisis a SENPLADES. El usuario debe seleccionar el trámite requerido y presionar el
botón “Aceptar o Rechazar Trámite Coordinado” , como muestra en la pantalla:
El APROBADOR del Ministerio Coordinador puede visualizar la información registrada,
mas no realizar modificaciones,
Posterior a la validación por parte del usuario APROBADOR del Ministerio Coordinador
debe seleccionar Aceptar o Rechazar, en caso de que la solicitud sea aceptada por parte del Ministerio Coordinador se habilita el campo “Motivo de la Aceptación” , en el cual se debe registrar algun comentario que justifique la aceptación del trámite; adicinalmente,
presionar el botón “Aceptar Solicitante” , como muestra la pantalla, para que se genere la solicitud de análisis a SENPLADES.
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Inmediatamente solicitado el trámite a SENPLADES se genera el mensaje de “operación
realizada con éxito”:
Una vez aceptada la operación el trámite pasa de estado NOTIFICADO por SOLICITADO.
Además en la Descripción se va a visualiza entre corchetes la última Entidad que Acepta o
Rechaza el trámite, como se visualiza en la siguiente pantalla:
Nota: En caso de ser rechazado el proyecto, pasa a un repositorio, mismo que puede
ser consultado mediante un filtro de Búsqueda que tiene la herramienta eSIGEF,
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donde permitirá conocer el motivo por el cual fue rechazado, teniendo que generar
un nuevo trámite considerando las observaciones por la cual fue rechazado el
trámite.
INCREMENTOS DE TECHOS AL PAI (INCR)
En este tipo de trámite se puede solicitar aumento de Techos al PAI para uno o varios
Proyectos.
a.- REGISTRO
Para la creación de trámite, el usuario debe ingresar en la siguiente ruta de acceso:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
Se despliega la pantalla con el árbol de Instituciones en la que el usuario
selecciona la Institución en la que se va a registrar el trámite:
Una vez ingresado a “Registro de Formulario de Modificación”; se presenta la siguiente
pantalla:
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Se debe presionar el boton crear trámite y se despliega la siguiente pantalla
La institución debe registrar en la herramienta eSIGEF la siguiente información:
Tipo de Tramite INCR Monto del Trámite
Descripción (incluye información de procedencia de recursos y fuente)
Una vez registrada la información solicitada se presiona el botón crear ; posterior a esto el sistema generará automáticamente un número de trámite como se muestra en la
pantalla:
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Posterior a la creación de la cabecera del trámite, se despliega en la misma pantalla, la
opción que permitirá adjuntar uno o varios archivos que justifiquen el incremento
presupuestario; para lo cual se debe presionar el botón y acceder al archivo a adjuntar, de igual manera se solicita ingresar una descripción del o los archivos que se van
a cargar, seguido a esto presionar el botón .
Nota: El adjuntar un archivo es obligatorio, ya que al momento de Notificar o Solicitar el
trámite, éste no va a poder continuar con el proceso, si no se tiene archivo que respalde el
trámite.
Al realizar los pasos antes mencionados, en la parte inferior de la pantalla se puede
observar la carga del archivo.
En la parte inferior de la pantalla, el sistema solicita que ingrese los siguientes campos:
EOD PROGRAMA
PROYECTO
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CUP MONTO
El campo puede ser llenado, pulsando con el mouse la palabra, lo cual permite desplegar
una lista de EODs, que tiene la entidad y a las cuales se les puede asignar incremento, de
igual manera se debe seleccionar el programa, el proyecto y el CUP.
El Monto es el único campo que debe ser digitado, de la siguiente manera:
• En signo positivo, para el proyecto o los proyectos que se van hacer los
incrementos. • La sumatoria de los montos detallados, debe ser igual al monto establecido en la
cabecera del trámite.
A medida que se vaya creando un registro se debe presionar el botón crear .
Creados los registros, presionar el botón salir , automáticamente el sistema generará la
pantalla donde se puede observar el estado del trámite, el cual se refleja como
REGISTRADO, cabe indicar que únicamente en este estado se pueden realizar
modificaciones al registro o a su vez anularlo.
NOTA: La herramienta eSIGEF permite cargar archivos en formato PDF de hasta 2 MG en
todo el recorrido del trámite.
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b.- NOTIFICACIÓN
La siguiente etapa del proceso es la notificación al Ministerio Coordinador, a través del
Usuario APROBADOR, si la entidad se encuentra bajo el control de un Ministerio
Coordinador; caso contrario, se solicita el trámite.
Para la notificación, el usuario aprobador debe ingresar en la siguiente ruta de acceso:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
El usuario APROBADOR ingresa a Registro de Formulación de Modificación y después de
seleccionar la Insitución, se despliega la siguiente pantalla:
El APROBADOR debe seleccionar el registro del trámite que necesita que sea notificado al
Ministerio Coordinador, y presionar el botón de notificar ; desplegándose la pantalla
con la información que registró el usuario operador:
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Una vez validada la información por parte del aprobador se debe presionar el botón
notificar , en caso de existir errores el sistema presentará mensajes de alerta, caso
contrario se generará un mensaje “OPERACIÓN REALIZADA CON ÉXITO”.
Al presionar el botón , se genera una pantalla donde se visualiza el cambio de
estado del trámite de REGISTRADO por NOTIFICADO:
c.- SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR
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Las instituciones que no tienen Ministerio Coordinador, no necesitan notificar el trámite, ya que poseen autonomía para realizar la solicitud directamente a SENPLADES; los pasos a
seguir son los siguientes: • Registro a cargo del usuario operador • Solicitud de análisis a SENPLADES por parte del usuario aprobador.
Para la solicitud del trámite, el usuario aprobador deberá ingresar en la siguiente ruta de
acceso:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
Después de seleccionar la Insitución, se debe marcar el trámite que requiere ser analizado
y solicitado por lo que se debe presionar el botón solicitar , como muestra la pantalla:
Desplegándose la siguiente pantalla:
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El usuario APROBADOR puede validar la informacion ingresada por el usuario operador,
para proceder con la solicitud de analisis se debe presionar el botón solicitar , el
sistema generará el mensaje:
Al presionar el botón , se generará una pantalla donde se puede visualizar
el cambio de estado del trámite, de REGISTRADO por SOLICITADO:
d.- SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR Posterior a la notificación por parte de la institución (UDAF) al Ministerio Coordinador, éste
tiene la potestad de Aceptar o Rechazar el trámite.
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Para la solicitud del trámite, el usuario aprobador del Ministerio Coordinador debe ingresar
en la siguiente ruta:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Formulación de Modificación a Proyectos Ministerio Coordinador
Después de seleccionar la Insitución, se despliega la pantalla que muestra los trámites que le han sido notificados y que necesitan de aprobación para la solicitud de análisis a
SENPLADES, por lo que debe seleccionar el trámite correspondiente, y presionar el botón
de “Aceptar o Rechazar Trámite Coordinado” como muestra la pantalla:
A continuación, el sistema presenta la siguiente pantalla:
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Una vez validada la información por parte del aprobador del Ministerio Coordinador se debe seleccionar “Aceptar o Rechazar”; en caso de que la solicitud sea aceptada por parte del Ministerio Coordinador se habilita el campo “Motivo de la Aceptación” , el mismo que solicita registrar un justificativo de la aceptación del trámite; seguido presionar el botón
“Aceptar Solicitante” . Generándose el mensaje:
Al presionar el botón , se genera la pantalla donde se puede visualizar el cambio
de estado del trámite, de NOTIFICADO por SOLICITADO, como se observa:
Nota: Cabe indicar que los proyectos que son rechazados, pasan a un repositorio, mismos
que se los pueden ubicar mediante un filtro de Búsqueda que tiene la herramienta eSIGEF.
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INTERINSTITU CIONAL (MOD)
Interi nstitucional (MOD) es la transfe rencia de recursos de una institución a una o
varias institucion es en la cu al se pueden identific ar varios casos, com o:
CASO 1: Institución emisor a con Minis terio Coor dinador
La institución emisora tien e Ministerio Co ordinador y las institucio nes recepto ras no tienen Minis terio Coordi nador, es por eso que los us uarios aprob adores de las entidades receptoras aceptan el trámite y quien solicita el trámite a S ENPLADES es el Ministerio C oordinador d e la Institución Emisora
CASO 2: Instituciones sin M inisterio Coordinador
En este caso ninguna de l s institucio nes
tien e Ministerio Coordinad or; por lo que la
últi ma entidad q ue acepte el trámite es
quien genera l a solicitud a SENPLADE S.
CASO 3: Instituciones con Ministerio C oordinador
MINISTERIO MINISTERIO
COO RDINADOR COO RDINADOR
ENTIDAD ENTID AD EMISORA
RECEPTORA
ENTIDAD ENTID AD EMISORA
RECEPTORA
La institución emisora como la receptor a tienen Ministerio Coordinador el pa so a seguir es:
1. La entidad emisora registra y notific a el trámite.
2. La entidad receptora m odifica y ace pta el trámite.
3. El ministerio Coordinador de la entidad emisora ace pta el trámite.
4. El Ministerio Coordinador de la entidad receptora a cepta y solic ita el trámit e a SENPLADE S.
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Para el registro del trámite, el proceso es el siguiente:
1. La institución emisora debe registrar el trámite a nivel de usuario OPERADOR.
2. La institución emisora debe notificar tanto a su Ministerio Coordinador como a las
instituciones receptoras, a nivel de usuario APROBADOR.
3. Las instituciones receptoras deben validar la información registrada y adjuntar
archivo que respalde el tramite, proceso que lo debe realizar el usuario
OPERADOR.
4. Las instituciones receptoras deben aceptar el trámite, que a su vez lo notifican al
Ministerio Coordinador, proceso que lo realiza el usuario APROBADOR.
5. Los Ministerios Coordinadores deben aceptar el trámite, el último Ministerio
Coordinador que acepte el trámite genera la solicitud de análisis a SENPLADES.
a.- REGISTRO INSTITUCIÓN EMISORA
Para la creación de trámite, el usuario debe ingresar a la ruta de acceso:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
Una vez ingresado a “Registro de Formulario de Modificación” y después de seleccionar la
Insitución; se presenta la siguiente pantalla:
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Se debe presionar el boton crear trámite y se despliega la siguiente pantalla
La institución debe registrar en la herramienta eSIGEF la siguiente información:
Tipo de Tramite MOD Monto del Trámite
Descripción
Registrada la información, se debe presionar el botón crear ; posterior a esto el sistema
generará un número de trámite como muestra la pantalla:
Posterior a la creación de la cabecera del trámite, se despliega en la misma pantalla, la
opción que permitirá adjuntar uno o varios archivos que justifiquen la inclusión de dicho
30
proyecto; para lo cual se debe presionar el botón y acceder al archivo a
adjuntar, de igual manera se solicita ingresar una descripción del o los archivos que se van
a cargar, seguido a esto presionar el botón .
Nota: El adjuntar un archivo es obligatorio, ya que al momento de Notificar o Solicitar el
trámite, éste no va a poder continuar con el proceso, si no se tiene archivo que respalde el
trámite.
De esta manera, se puede observar el archivo cargado:
Posterior a la carga del archivo en la parte inferior de la pantalla se habilitan los siguientes
campos a ser registrados, para el detalle de la Institución a la que se le debitan los
recursos:
EOD PROGRAMA
PROYECTO CUP
MONTO
El campo puede ser llenado, pulsando con el mouse la palabra, lo cual permite desplegar
una lista de EODs, que tiene la entidad y a las cuales se les va a disminuir recursos, de
igual manera se debe seleccionar el programa, el proyecto y el CUP.
El Monto es el único campo que se debe digitar, de la siguiente manera:
• En signo negativo, para el proyecto o los proyectos del cual se van a debitar los
recursos.
A medida que se vaya creando un registro se debe presionar el botón crear .
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Se debe detallar la información correspondiente a la o las entidades a las cuales se les va
a transferir los recursos, como muestra la pantalla:
Presionar el botón “buscar” para habilitar el campo a escoger la institución beneficiaria,
se debe registrar el monto a recibir y presionar el botón “crear” , si se requiere ingresar
mas intituciones beneficiarias se debe presionar el botón “buscar” para que se habilite el campo de Institucion, y se vuelve a registrar el monto. Este proceso se debe repetir para cada institución beneficiaria que se requiera registrar, posterior al registro en la parte
inferior de la pantalla se pueden visualizar las instituciones beneficiarias, como se observa a continuación:
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NOTA: La suma de los montos registrados deben cuadrar con el monto registrado por la
entidad emisora, en caso que el monto no esté cuadrado , el momento que el usuario
aprobador quiera realizar la notificación no le permitirá ya que los valores no se encuentran
balanceados.
Creados los registros presionar el botón “salir” , se generará la pantalla donde muestra
el estado del trámite, como REGISTRADO. Cabe indicar que únicamente en este estado
se pueden realizar modificaciones al registro o a su vez anularlo.
El trámite registrado debe contener el detalle de las partidas a ser reservadas, por lo que
se debe ir a “Detalle de Partidas a Reservar” :
En esta pantalla se identifica el trámite con el monto a reservar, y nuevamente se debe ir
por la ruta “Detalle de Partidas a Reservar” , generando la siguiente pantalla:
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El usuario OPERADOR debe distribuir los montos a reservar en aquellas partidas donde se tenga un monto disponible superior al solicitado, de esta manera, el monto puede ser distribuido entre algunas partidas. Los montos deben ser registrados en signo negativo y la sumatoria de éstos debe ser igual a la detallada en la cabecera del trámite. En caso que el monto no esté cuadrado, al momento que el usuario aprobador quiera realizar la notificación, no le permitirá, ya que los valores no se encuentran cuadrados, una vez
realizado los registros se debe presionar el botón “Actualizar Distribuido” , generando
el mensaje:
NOTA: Cuando la institución emisora registra dos o más proyectos de los cuales se van a
debitar los recursos, las instituciones deben tener en cuenta que la suma de los montos de
las partidas a reservar deben ser iguales al monto de cada proyecto a debitar, caso contario
el sistema emitirá un mensaje de alerta indicando el error.
Al presionar el botón , se genera una pantalla donde se visualiza el monto
distribuido.
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Presionar el botón “Nivel Anterior” para regresar al nivel anterior, en el que se
visualiza la pantalla con un chek en Distribuido, lo que confirma que los montos
ya fueron correctamente distribuidos.
Presionar el botón “Nivel Anterior” para regresar al nivel anterior (al trámite en estado REGISTRADO).
b. NOTIFICACIÓN A MINISTERIO COORDINADOR Y A LAS INSTITUCIONES RECEPTORAS.
La siguiente etapa del proceso es la notificación de la entidad emisora a su Ministerio
Coordinador, si lo tuviera, así como a las entidades receptoras participantes.
Para la aprobación del trámite, el usuario aprobador deberá ingresar en la siguiente ruta:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
Después de seleccionar la Insitución, se despliega la siguiente pantalla:
Una vez seleccionado el registro se debe presionar el botón de “notificar” ;
desplegándose la información que registró el operador:
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No se puede realizar modificaciones, en caso de que se requiera realizar alguna
modificación, la debe realizar el usuario operador.
Una vez validada la información por parte del aprobador, presionar el botón “notificar” ,
en caso de existir errores el sistema presentará mensajes de alerta, caso contrario
generará un mensaje:
Presionar el botón de esta manera el trámite cambia de estado de REGISTRADO por NOTIFICADO, como se observa:
c. ACEPTACIÓN TRAMITE ENTIDAD RECEPTORA (Usuario Operador)
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Una vez que la institución emisora ha notificado el trámite, las instituciones receptoras
deben aceptar el mismo para lo cual el usuario operador de cada institución que interviene
en la modificación debe validar la información y adjuntar el archivo que justifique el trámite.
El usuario operador debe ingresar a la siguiente ruta:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Formulario de Modificación de Proyectos Recibidos
Se despliega la pantalla con el árbol de Instituciones para que el usuario seleccione
la Institución que recibe el trámite:
Se despliega la siguiente pantalla:
Al seleccionar el trámite, presionar el botón “modificar trámite recibido”
desplegándose la pantalla que permite visualizar la información registrada:
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El usuario operador de la institución receptora debe aceptar el trámite, una vez aceptado el
trámite se habilita en la parte inferior el campo donde se debe adjuntar un archivo de
respaldo como se muestra en la pantalla:
En la parte inferior de la cabecera del trámite, se despliega en la misma pantalla, la opción
que permitirá adjuntar uno o varios archivos que justifiquen la inclusión de dicho proyecto;
para lo cual se debe presionar el botón y acceder al archivo a adjuntar, de igual manera se solicita ingresar una descripción de el o los archivos que se van a cargar,
seguido a esto presionar el botón .
Nota: El adjuntar un archivo es obligatorio, ya que al momento de “Notificar” o “Solicitar” el
trámite, éste no va a poder continuar con el proceso si no se tiene archivo que respalde el
trámite.
Una vez realizados los pasos mencionados, se puede visualizar el archivo cargado.
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En la parte inferior, el sistema solicita que se ingresen los campos: EOD
PROGRAMA PROYECTO
CUP MONTO
El campo puede ser llenado, pulsando con el mouse la palabra, lo cual permite desplegar
una lista de EODs, que tiene la entidad y a las cuales se les puede asignar incremento, de
igual manera se debe seleccionar el programa, el proyecto y el CUP.
El Monto es el único campo que se debe digitar, de la siguiente manera:
• En signo positivo, para el o los proyectos al cual se van a transferir los recursos.
A medida que se vaya creando un registro se debe presionar el botón “crear”
, Creados los registros, se debe presionar el botón “salir” .
d. ACEPTACIÓN TRAMITE ENTIDAD RECEPTORA (Usuario Aprobador)
Una vez que las instituciones receptoras han validado y aceptado el trámite por parte del
usuario OPERADOR, las instituciones receptoras deben aceptar el mismo, para lo cual el
39
usuario APROBADOR de cada institución que interviene en la modificación debe validar la
información y aceptar el trámite.
Para la aceptación, el usuario operador debe ingresar a la siguiente ruta:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Formulario de Modificación de Proyectos Recibidos
Después de seleccionar la Insitución, se despliega la siguiente pantalla:
Seleccionar el trámite, y presionar el botón “Aceptar o Rechazar Trámite Recibido” , se
despliega la pantalla donde permite visualizar la información registrada hasta el momento:
40
El usuario APROBADOR de la institución receptora debe aceptar o rechazar el trámite e
ingresar la justificación de su decisión (Motivo de la Aceptación o Motivo del Rechazo) . Si
el usuario APROBADOR, rechaza el trámite, todo el proceso se finaliza... En caso de ser
aceptado, se continúa con el proceso, como se muestra en la pantalla:
Presionar el botón “Aceptar Detalles” . De no existir errores se genera el mensaje: .
41
Presionar el botón . Generando la notificación al Ministerio Coordinador, si lo
tuviere.
El proceso debe ser realizado por cada usuario aprobador de cada una de las instituciones
receptoras.
En caso de que ninguna institución cuente con Ministerio Coordinador; son los usuarios
aprobadores de cada institución receptora quienes realizan la solitud de análisis a
SENPLADES, el último usuario aprobador que acepte el trámite es quien realiza la solicitud
a SENPLADES terminando el trámite en esta etapa del proceso.
e.- SOLICITUD MINISTERIO COORDINADOR
Una vez que las instituciones receptoras han validado y aceptado el trámite por parte del
usuario aprobador, los Ministerios Coordinadores de las instituciones receptoras deben
aceptar el mismo para lo cual cada Ministerio Coordinador de cada institución que
interviene en la modificación debe validar la información y aceptar el trámite.
Para la aceptación del trámite se debe ingresar a la siguiente ruta:
Ejecución de Gastos
Gestión de Modificación a Proyectos Formulario de Modificación a Proyectos Ministerio Coordinador
Después de seleccionar la Insitución, se despliega la siguiente pantalla:
Seleccionar el trámite, y presionar el botón “Aceptar o Rechazar Trámite Coordinador”
se despliega la información registrada hasta el momento:
42
El usuario aprobador del Ministerio Coordinador de la institución emisora como de la
receptora deben aceptar o rechazar el trámite, una vez aceptado el trámite por cada
Ministerio Coordinador se habilita en la parte inferior el campo donde se detalla el motivo
de la aceptación, como se muestra en la siguiente pantalla:
Nota: Si el trámite es rechazado, el proceso no continúa.
El Ministerio Coordinador de la institución emisora quien acepta el trámite lo realiza en la
parte superior de la pantalla, y el Ministerio Coordinador de la institución receptora lo realiza en la parte inferior.
Presionar el botón “Aceptar Receptor” . De no existir errores se genera la siguiente pantalla: .
43
Presionar el botón . El último Ministerio Coordinador que acepte el trámite es
quien genera la solicitud de análisis a SENPLADES, cambiando el estado de NOTIFICADO
por SOLICITADO, como observa en la pantalla.
DEVOLUCIÓN DE RECURSOS (DEV)
En la devolución de recursos, las instituciones realizan la devolución de recursos que no
hayan sido utilizados durante la ejecución de un proyecto.
a.- REGISTRO
Para la creación de trámite, se debe seguir la siguiente ruta:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
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Se despliega la pantalla con el árbol de Instituciones para que el usuario seleccione
la Institución en la que va a registrar el trámite:
Una vez ingresado a “Registro de Formulario de Modificación”; se presenta la siguiente
pantalla:
Se debe presionar el boton crear trámite y se despliega la siguiente pantalla
La institución debe registrar en la herramienta eSIGEF la siguiente información:
Tipo de Tramite DEV Monto del Trámite
Descripción
45
Registrada la información solicitada, presionar el botón “crear” ; se genera un número
de trámite como muestra la pantalla:
Posterior a la creación de la cabecera del trámite, se despliega en la misma pantalla, la
opción que permitirá adjuntar uno o varios archivos que justifiquen la inclusión de dicho
proyecto; para lo cual se debe presionar el botón y acceder al archivo a adjuntar, de igual manera se solicita ingresar una descripción del o los archivos que se van
a cargar, seguido a esto presionar el botón .
Nota: El adjuntar un archivo es obligatorio, ya que al momento de Notificar o Solicitar el
trámite, éste no va a poder continuar con el proceso, si no se tiene archivo que respalde el
trámite.
A continuación, se puede observar el archivo cargado. NOTA: El tipo de archivo que la herramienta eSIGEf permite cargar son archivos PDF de
hasta 2 MG en todo el recorrido del trámite.
En la parte inferior, el sistema solicita que se ingresen los siguientes campos:
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EOD PROGRAMA
PROYECTO CUP
MONTO
El campo puede ser llenado, pulsando con el mouse la palabra, lo cual permite desplegar
una lista de EODs, que tiene la entidad y a las cuales se les va a disminuir los recursos, de
igual manera se debe seleccionar el programa, el proyecto y el CUP.
El Monto es el único campo que se debe digitar, de la siguiente manera:
• En signo negativo, para el proyecto o los proyectos del cual se van a devolver los
recursos.
A medida que se vaya creando un registro se presiona el botón “crear” ,
El monto debe ser igual al registrado en la cabecera.
Creado los registros, presionar el botón “salir” , el sistema generará la pantalla donde
se observa el estado del trámite, como REGISTRADO. Cabe indicar que únicamente en
este estado se pueden realizar modificaciones al registro o a su vez anularlo.
El trámite registrado debe contener el detalle de las partidas a ser reservadas, por lo que
se debe ir a “Detalle de Partidas a Reservar” :
En esta pantalla se identifica el trámite con el monto a reservar, y nuevamente se debe ir
por la ruta “Detalle de Partidas a Reservar” , generando la siguiente pantalla:
47
El usuario operador debe distribuir los montos a reservar en aquellas partidas donde se
tenga un monto disponible superior al solicitado, de esta manera, el monto puede ser
distribuido entre algunas partidas. Los montos deben ser registrados en signo negativo y la
sumatoria de éstos debe ser igual a la detallada en la cabecera del trámite.
En caso que el monto no esté cuadrado, al momento que el usuario aprobador quiera
realizar la notificación, no le permitirá, ya que los valores no se encuentran cuadrados, una
vez realizado los registros se debe presionar el botón “Actualizar Distribuido” , generando el mensaje:
Se despliega la siguiente pantalla en la que se visualiza el o los montos a reservardos en la
columna del Monto Distribuido:
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NOTA: Cuando la institución emisora registra dos o más proyectos de los cuales se van a
debitar los recursos, las instituciones deben tener en cuenta que la suma de los montos de
las partidas a reservar deben ser iguales al monto de cada proyecto a debitar, caso contario
el sistema emitirá un mensaje de alerta indicando el error.
Presionar el botón “Nivel Anterior” para regresar al nivel anterior, en el que se
visualiza la pantalla con un en Distribuido, lo que confirma que los montos
fueron correctamente distribuidos.
Presionar el botón “Nivel Anterior” para regresar al nivel anterior (al trámite en estado REGISTRADO).
b. NOTIFICACIÓN
Una vez que se ha realizado el registro exitosamente, la siguiente etapa del proceso es la
notificación al Ministerio Coordinador, si lo tuviere.
Para la notificación del trámite, el usuario aprobador deberá ingresar en la siguiente ruta:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
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Después de seleccionar la Insitución, se despliega la siguiente pantalla:
Seleccionar el trámite, y, presionar el botón de “notificar” ; se despliega la siguiente
pantalla con toda la información que registró el operador:
El aprobador puede visualizar la información registrada, mas no realizar modificaciones, en
caso de querer realizar alguna modificación en la información la debe realizar el usuario
operador.
Una vez validad la información por parte del aprobador, presionar el botón “notificar” ,
en caso de existir errores se presentarán mensajes de alerta, caso contrario se genera el
mensaje:
50
Presionar el botón , mismo que genera una pantalla que permite visualizar el
cambio de estado del trámite, de REGISTRADO por NOTIFICADO, como se observa:
c. SOLICITUD A SENPLADES SIN MINISTERIO COORDINADOR
Las instituciones que no tienen Ministerio Coordinador, no tienen necesidad de notificar el
trámite, ya que tienen autonomía para realizar la solicitud directamente a SENPLADES, los
pasos a seguir son los siguientes:
• Registro a cargo del usuario operador
• Solicitud de análisis a SENPLADES por parte del usuario aprobador.
Para la solicitud del trámite, el usuario aprobador deberá ingresar en la siguiente ruta de
acceso:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
Después de seleccionar la Insitución, el usuario aprobador directamente debe solicitar el
análisis del trámite a SENPLADES; seleccionando el trámite y presionando el botón
“solicitar” , como se muestra:
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Se despliega la siguiente pantalla:
En esta pantalla el usuario aprobador puede validar la informacion ingresada por el usuario
operador, para proceder con la solicitud de analisis se debe presionar el botón “Solicitar”
, el sistema generará el mensaje:
Presionar el botón , mismo que genera una pantalla que permite visualizar el
cambio de estado del trámite, de REGISTRADO por SOLICITADO, como se observa:
52
d. SOLICITUD A SENPLADES CON MINISTERIO COORDINADOR
Posterior a la notificación por parte de la institución (UDAF) al Ministerio Coordinador, está
en la potestad de Aceptar o Rechazar el trámite.
Para la solicitud del trámite, el usuario aprobador del Ministerio Coordinador deberá
ingresar en la siguiente ruta de acceso:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Formulación de Modificación a Proyectos Ministerio Coordinador
Después de seleccionar la Insitución, se despliega la pantalla que muestra los trámites que
le han sido notificados y que necesitan de su aprobación para la solicitud de análisis a SENPLADES, posteriormente el usuario debe seleccionar el trámite, y, presionar el botón
de “Aceptar o Rechazar Trámite Coordinador” como se muestra:
Una vez validad la información por parte del aprobador del Ministerio Coordinador se debe
seleccionar “Aceptar o Rechazar”; en caso de que la solicitudad sea aceptada por parte del
Ministerio Coordinador se habilita el campo “Motivo de la Aceptación”, donde se debe
registrar la justificación de la aceptación del trámite.
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Presionar el botón “Aceptar Solicitante” , para que se genere la solicitud de análisis a SENPLADES.
Se genera el siguiente mensaje:
Presionar el botón , mismo que genera una pantalla que permite visualizar el
cambio de estado del trámite, de NOTIFICADO por SOLICITADO, como se observa:
54
FILTROS DE BUSQUEDA
En la herramienta eSIGEF se pueden visualizar los trámites que se encuentren en los
siguientes estados:
• Registrado • Notificado • Solicitado
Para el caso de los trámites que cuentan con dictamen FAVORABLE por Senplades hacia
las instituciones, así como los que cuentan con dictamen RECHAZADO por parte de la(s) Institución(es) Receptora(s) y Ministerio Coordinador o NEGADO por parte de
SENPLADES se los puede ubicar a través de filtros. Para la búsqueda del trámite favorable, rechazado y negado, el usuario deberá ingresar en
la siguiente ruta de acceso:
Ejecución de Gastos Gestión de Modificación a Proyectos
Registro de Formulario de Modificación
Seleccionar la opción FILTROS y se despliegan los campos a registrar
• CAMPO se escoge la opción estado. • OPERADOR Se escoge la opción igual. • VALOR escribimos la palabra RECHAZADO (en mayúsculas).
Una vez registrada la información el sistema despliega los trámites rechazados. El mismo proceso se realiza para los demás estados del trámite (favorable o negado). De igual manera, se puede ubicar al trámite si se conoce el número de éste. En la misma
opción de “filtros”.
55
ANEXO
Los usuarios con los cuales se podrá acceder a la herramienta de “Modificación de
Proyectos”, son los siguientes, para cada Modelo Institucional:
900 - Operador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Con EOD
901 - Aprobador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Con EOD
902 - Consulta - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Con EOD
903 - Operador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Sin EOD 904 - Aprobador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Sin EOD
905 - Consulta - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Sin EOD
921- Operador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma con EOD 922 - Aprobador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma con EOD
923 - Consulta - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma con EOD
924 - Operador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma sin EOD 927 - Aprobador - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma sin EOD 933 - Consulta - Gestión de Proyectos de Inversión - UDAF Autónoma sin EOD
946 - Aprobador - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Con EOD
947 - Consulta - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Con EOD 948 - Aprobador - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Sin EOD
949 - Consulta - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Sin EOD
950 - Aprobador - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Autónoma con EOD 951 - Consultar - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Autónoma con EOD 952 - Aprobador - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Autónoma Sin EOD 953 - Consultar - Gestión de Proyectos / Ministerio Coordinador - UDAF Autónoma Sin EOD
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