MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD
INFORME DE CONTROL INTERNO N° AI-015-2014
ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA Y DEL
FONDO EN EFECTIVO A CARGO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen y Antecedentes
El presente estudio, a cargo de la Licda. Milena Calderón Durán, se realizó al
Fondo General de Caja Chica, el cual es administrado bajo la responsabilidad
del Departamento Financiero Contable de este Ministerio, y se efectuó de
conformidad con lo establecido en el artículo 22, inciso a), de la Ley General
de Control Interno, el artículo Nº 39 del Reglamento General del Fondo de
Cajas Chicas (Decreto Ejecutivo 32874-h, publicado en la Gaceta Nº 22 del 31/01/2006),
así como en la Norma 36, del Manual Institucional de Operación del Fondo
Fijo-Caja Chica del Ministerio de Cultura y Juventud, que establece incluir en
el plan de trabajo de la Auditoría Interna un estudio del Fondo General de
Caja Chica y en cumplimiento al Plan de trabajo para el año 2014 de de ésta
Auditoría Interna.
1.2 Objetivo General
Velar por el cumplimiento de la normativa vigente y aplicable en el
funcionamiento de la Caja General y Cajas Chicas a cargo del Departamento
Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud.
1.3 Alcance
El estudio comprende la verificación de la documentación relacionada con
los trámites efectuados con cargo al fondo fijo-caja chica, mediante la
aplicación de técnicas de muestreo aleatorio, a las operaciones, registros y
controles correspondientes, en el período comprendido entre setiembre del
2013 al mes de setiembre del 2014.
Se aplicaron en su ejecución las Normas Generales de Auditoría del Sector
Público, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público,
así como las directrices, lineamientos y regulaciones atinentes.
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1.4 Disposiciones sobre la Ley General de Control Interno
De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República y con
el fin de prevenir al Jerarca o a los titulares subordinados (según corresponda)
de sus deberes en el trámite de informes y en especial de los plazos que deben
observarse, así como advertir sobre posibles responsabilidades en que pueden
incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de la Ley General de
Control Interno, se incorporan en este informe las transcripciones de los
artículos de dicha ley, que se detallan a continuación:
“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de
auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se
procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a
partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las
recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe
de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones
por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas
para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular
subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la
auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de
su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de
ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para
pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que
el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría
interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente, para el trámite que proceda.”
“Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté
dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un
plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el
informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones,
dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente
disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al
titular subordinado correspondiente.”
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“Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la
República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las
recomendadas por la Auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles,
contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su
inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse
a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes,
salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a
solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna o de ambos, en un plazo de treinta días
hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no
ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la
aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994”.
“Artículo 39. — Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares
subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda,
si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras
causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en
responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control
interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo,
perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.
Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que
injustificadamente no asigne los recursos a la Auditoría Interna en los términos del
artículo 27 de esta Ley.
Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control
interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar
las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, sin perjuicio de las
responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también
incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por
obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el Subauditor y los
demás funcionarios de la Auditoría Interna, establecidas en esta Ley.
Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será
atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”.
1.5 Antecedentes
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El Departamento Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud
forma parte de la Administración Central y tiene como misión velar porque la
distribución y uso racional de los recursos públicos se realicen según los
principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia mediante la
aplicación de un sistema de supervisión y control financiero-contable, acorde
con los programas y proyectos que desarrolle el Ministerio a través de sus
diversas instituciones.
1.6 Limitantes
El presente estudio sufrió retrasos, principalmente en cuanto a la entrega de
información que se solicitó al Departamento Financiero Contable respecto a
los documentos de respaldo de los reintegros de cada chica, situación que
provocó no poder concluir el presente estudio en el tiempo establecido.
1.7 Marco Jurídico
El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la siguiente
normativa:
Ley General de Control Interno N° 8292.
Reglamento de Garantías que deben rendir los funcionarios del Ministerio
de Cultura y Juventud que recauden, custodien o administren fondos y
valores públicos (Decreto Nº 34110-C).
Normas de Control Interno para el Sector Público (Aprobado mediante
resolución de la Contraloría General de la República, publicado en la
Gaceta Nº 26 del 06 de febrero del 2009).
Reglamento general del fondo cajas chicas, del Ministerio de Hacienda
(decreto 32874-H).
Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica del Ministerio
de Cultura y Juventud.
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público
(Resolución R-DC-119-2009).
1.8 Comunicación de Resultados
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En cumplimiento de la Norma No. 2.5.4 “Difusión de resultados” del Manual de
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público”, emitido
por la Contraloría General de la República, así como el artículo 37 y siguientes
de la Ley General de Control Interno, el día 16 de diciembre del 2014, a las
9.30 a.m., se realizó la comunicación de los resultados del presente informe.
La reunión contó con la presencia del señor Luis Carlos Amador Brenes,
Viceministro Administrativo; de la señora Guadalupe Gutiérrez, Jefa del
Departamento Financiero Contable; del señor Freddy González Soro,
Coordinador de Tesorería del Departamento Financiero Contable, de la
señora Yislen Delgado Hernández, Coordinadora de Presupuesto; así como del
señor William Kelly Picado, Auditor Interno y la funcionaria Milena Calderón
Durán, encargada del presente estudio.
Luego de haber transcurrido el plazo de dos días hábiles otorgados por la
Auditoría Interna, no se recibió por parte de la señora Guadalupe Gutiérrez
Aragón ningún comentario, por lo que se procede a la comunicación oficial
del presente informe.
2 RESULTADOS
2.1 Revisión de documentación de respaldo a los pagos efectuados por Caja
Chica
En el presente estudio se revisó una muestra aleatoria del 78,54%, de los
comprobantes del periodo indicado por un total de ¢11.451.138,76 (once
millones cuatrocientos cincuenta y un mil ciento treinta y ocho colones con
76/100). El total de gastos girados en el periodo comprendido entre setiembre
2013 y setiembre 2014, fue por la suma total de ¢14.579.479,75 (catorce
millones quinientos setenta y nueve mil cuatrocientos setenta y nueve colones
con 75/100), según se detalla en anexo 1.
En la muestra revisada se verificó que los documentos de respaldo de los
reintegros de caja chica, contienen las siguientes deficiencias de control (Ver
anexo 2):
a) Para los casos específicos de las facturas SIGAF No. 19-2824, 19-2910, 19-
3201, 19-3393, 19-1051 y 19-1951, no se encuentra incluida la respectiva
orden de compra por caja chica.
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Considerando la situación expuesta, se procedió a consultar a la señora
Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable
mediante oficio AI-335-2014 del 20 de noviembre del presente año cuándo se
debe de emitir una orden de compra, respondiendo según oficio MCJ-DFC-
3126-2014, lo siguiente: “Cuando el pago se va realizar por medio de cheque,
siempre se debe emitir la orden de compra respectiva, salvo que sea cuando
por urgencia se deba comprar y pagar de inmediato el bien y/o servicio, en
cuyo caso lo que se solicita es el reintegro del dinero”.
En relación al tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja
Chica, de este Ministerio, en la norma 15.-Respaldos de las compras de bienes
o servicios realizadas por medio de Fondo Fijo – Caja Chica y pago de los
mismos, inciso a), señala:
“Toda compra quedará respaldada por: una reserva de recursos por caja
chica, la factura comercial debidamente emitida por el proveedor
respectivo, las facturas proformas, la solicitud de pedido de compra por
caja chica, el pedido de compra, la copia del cheque o copia del
comprobante de pago si se ha usado una transferencia o cancelado en
efectivo. Estos documentos son responsabilidad del Departamento
Financiero Contable en cuanto a recibo, emisión, registro, según
corresponda”
Por lo anterior, se hace necesario reforzar las medidas de control
correspondientes con el fin de que en los documentos de respaldo de cada
uno de los trámites de caja chica se encuentre toda la información que dicta
la normativa vigente y aplicable y así fortalecer el sistema de control interno
del Departamento Financiero Contable.
b) En las facturas Sigaf No. 19-2735, 19-2910, 19-3201, 19-3222, 19-3223, 19-
3423, 19-3749, 19-3750, 19-3881, 19-3932, 19-1051, 19-1587 y 19-2701, se
presentan inconsistencias en cuanto al recibido conforme, existen casos
en que no se utiliza el sello respectivo, información incompleta, reciben
funcionarios que no se encuentran autorizados o no se encuentra el
recibido.
Para el caso específico de las facturas SIGAF 19-3201, 19-3222 (recibido
Jimmy Castillo), 19-3223(Recibido Berny Aguilar) y 19-3750 (recibido
Jimmy Castillo), que pertenecen a trámites elaborados por necesidades
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que le surgieron al Departamento Financiero Contable, se le solicitó al
señor Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería de dicho
Departamento, mediante correo electrónico indicara quienes son los
funcionarios autorizados a firmar el recibido conforme en las facturas
comerciales por caja chica, respondiendo que para el periodo 2013-
2014 solo Guadalupe Gutiérrez y Elizabeth Matarrita como jefe y sub jefe
respectivamente son las que pueden firmar dichas facturas. Lo anterior,
deja en evidencia el incumplimiento por parte del Departamento
Financiero Contable sobre las directrices que ellos mismos han emitido
al respecto.
Sobre el tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo – Caja
Chica, en la norma 17 punto h), indica:
“La recepción de conformidad de los bienes o servicios, se efectuará
expresa del nombre, la firma, y el número de cédula de la persona
autorizada que los recibió a satisfacción”
La norma 13.- Es obligación del encargado del fondo de la Caja Chica, inciso
e), señala: “Tener el recibido conforme de quien solicitó y recibió el bien o
servicio”.
Para el año 2013, la señora Gutiérrez, emite circular MCJ-DFC-188-2013, del 01
de marzo del 2013, dirigida a los Directores de Programa y Jefes de
Departamento, en la cual sobre el tema dice: “…Toda factura que respalda
un gasto por caja chica debe presentar al reverso el sello del Departamento
respectivo y las firmas autorizadas que aprueben y reciben de conformidad el
bien o servicio”.
De conformidad con lo anterior, es criterio de ésta Auditoría Interna que se
deben reforzar los controles a lo interno del Departamento, con el fin de
determinar en el momento en que se recibe la factura respectiva que cuente
con la información requerida, sin omitir que el recibido conforme sea de la
persona debidamente autorizada para hacerlo.
c) Facturas Sigaf No. 19-0196, 19-1051, 19-1233, 19-1518, 19-1587, 19-1951 y
19-2701, no cuentan con la copia del cheque respectivo.
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Sobre el tema, mediante cuestionario de control interno se le consultó al señor
Freddy González Soro, Coordinador del Área de Tesorería del Departamento
Financiero Contable, si se adjunta copia del cheque con que se realizó el
pago en cada una de las compras realizadas por caja chica, expresando lo
siguiente: “Toda factura de reintegro como también los documentos adjuntos
y la factura del bien o servicio lleva impreso con que Nº de Cheque y fecha
de pago. No se adjunta copia con la finalidad de ahorrar papel y tintas. Para
lo cual se cuenta con un Ampo en donde se puede verificar la copia del
cheque”.
Debido a lo anterior, y considerando el Manual Institucional de Operación del
Fondo Fijo-Caja Chica, así como la recomendación dada por ésta Auditoria
Interna en estudios anteriores con el objetivo de que se adjunte a los reintegros
de caja chica la copia del cheque con que se realizó el pago, se procedió
según oficio AI-314-2014, del 13 de noviembre del 2014 a solicitarle a la señora
Elizabeth Matarrita Saborío, Subjefa del Departamento Financiero Contable,
corroborara la información brindada por el señor González, contestando de
acuerdo con el oficio MCJ-DFC-3188-2014 del 20 de noviembre del 2014, entre
otras cosas lo siguiente: “…se debe aclarar que cuando el pago del monto
solicitado de Caja Chica se paga por medio de cheque, si se adjunta una
copia del mismo en el reintegro respectivo, tal y como lo establece la norma
15 inciso a). Cuando el monto para pagar la caja chica es por medio de
efectivo, lo que se hace es colocar un sello en la parte posterior de la Solicitud
de Pedido donde se anota el nombre, número de cédula y monto entregado
al funcionario que realizó la solicitud…” Continúa diciendo: “…Cabe aclarar
que donde no se está adjuntando copia del cheque es en los documentos de
reintegro al fondo general de Caja Chica, pues habría que sacar una copia y
adjuntarla por cada factura pagada en efectivo que se haya pagado y que
esté incluida en ese reintegro”.
El Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica, en la norma
15.-Respaldos de las compras de bienes o servicios realizadas por medio de
Fondo Fijo – Caja Chica y pago de los mismos, inciso a), ya transcrito en el
punto a) del presente resultado, es claro en indicar que dentro de los
documentos de respaldo se debe incluir la copia del cheque o copia del
comprobante de pago, si se ha usado una transferencia o cancelado en
efectivo.
Cabe agregar que ésta Auditoría Interna, recomendó en el informe de control
interno anual de Caja Chica para el periodo 2012, adjuntar a los reintegros de
caja chica la copia del cheque con que se realizó el pago, mediante oficio
MCJ-DFC-649-2012, de fecha 28 de noviembre del 2012, la señora Guadalupe
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Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable, entre otras
cosas, informa: “…Se tomará en cuenta y se girará instrucciones para que en
toda factura se adjunte copia del cheque respectivo de pago, como también
que se aporte el sello y las firmas autorizadas…” . Como parte del debido
seguimiento a dicho informe, se consultó a la señora Gutiérrez, mediante oficio
AI-215-2013, sobre las gestiones efectuadas en relación al tema, respondiendo
con su oficio MCJ-DFC-1577-2013, lo siguiente: “…se le dio instrucciones al
encargado del Fondo de Caja Chica para que en lo sucesivo se adjunte a los
reintegros de caja chica una copia del cheque…”.
Así las cosas, se hace necesario insistir con lo señalado antes, con el fin de
cumplir con lo que se encuentra establecido en la normativa vigente y
aplicable, siendo criterio de ésta Auditoría Interna dejar constancia mediante
copia del cheque o copia del comprobante de pago si se ha usado una
transferencia o cancelado en efectivo dentro de los documentos de respaldo
al reintegro de caja chica. En todo caso, si el Departamento Financiero
Contable considera necesario modificar el procedimiento, se deben de
realizar los ajusten necesarios al Manual Institucional de Operación del Fondo
Fijo-Caja Chica que rige al Ministerio de Cultura y Juventud, teniendo en
cuenta además que en este momento el pago por concepto de viáticos ya
no se efectúa mediante caja chica, por lo que es una situación que debe de
actualizarse en dicho Manual.
d) De los 29 tramites analizados, 17 de ellos no cuentan con la firma de la
persona solicitante en el formulario de Solicitud de Pedido, además
solamente en 5 casos se encuentran las firmas completas en la boleta
“Reintegro Caja Chica”.
Al respecto, se realizó consulta mediante oficio AI-335-2014 a la señora
Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable
solicitándole indicara si se ha realizado alguna modificación al formulario de
Solicitud de Pedido por Caja Chica, en el cual se haya indicado que debe de
omitirse la firma de la persona que solicita el bien o servicio, anotando
mediante oficio MCJ-DFC-3126-2014 del 02 de diciembre del 2014, que no
existe ninguna modificación.
El Manual de normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la
Contraloría General de la República, en el capítulo II: Normas sobre ambiente
de control, norma 2.5.2: Autorización y aprobación, dice:
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“La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales
debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los
funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de
los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones
institucionales”.
Además, el capítulo IV: Normas sobre actividades de control, norma 4.5.1:
Supervisión constante, señala: “El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo
de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI,
así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los
objetivos”. También la norma 4.4.2: Formularios uniformes, establece: “El
jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer
lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los
medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el
procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la
institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar
razonablemente el uso correcto de tales formularios”.
Tal y como se desprende de la revisión efectuada, fueron encontradas
deficiencias de control interno, por cuanto en la mayoría de documentos de
respaldo a los reintegros de caja chica, se han omitido firmas en los formularios
oficiales que han sido autorizados por el Departamento Financiero Contable.
Por lo anterior, se hace necesario que se mantenga la debida supervisión por
parte de la Jefatura y el coordinador de Tesorería, con el objetivo de que todo
trámite de reintegro de caja chica que se vaya a archivar, cuente con toda
la documentación que indica la normativa vigente, así como también con la
firmas necesarias según se requiera y se encuentre establecido en los
diferentes formularios diseñados para tal fin, los cuales deben de mantener un
formato uniforme tanto para los Departamentos como para los Programas
Presupuestarios que necesiten realizar una compra mediante caja chica.
e) Facturas Sigaf Nº 19-3222, 19-3223, 19-3423, 19-3750 y 19-2266, siendo
capacitaciones en el exterior, no se encuentra el acuerdo de viaje
respectivo, además en las primeras tres facturas anotadas que
corresponde a la capacitación a la que asistieron los funcionarios del
Departamento Financiero Contable Jimmy Castillo, Berny Aguilar y
Guadalupe Gutiérrez en Uruguay, la factura comercial únicamente se
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encuentra a nombre de cada uno de los funcionarios y el trámite fue
pagado mediante una única tarjeta de crédito a nombre del señor
Castillo (Información conocida según oficio MCJ-DFC-3126-2014 de la
señora Gutiérrez).
En relación al tema, se le consultó a la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón,
Jefa del Departamento Financiero Contable, mediante oficio AI-335-2014 del
20 de noviembre del 2014, cuáles son los trámites por caja chica en los cuales
debe de adjuntarse copia del acuerdo de viaje firmado, señalando mediante
oficio MCJ-DFC-3126-2014 del 02 de diciembre del 2014 lo siguiente: “Todos los
pagos que se realicen que tengan que ver con los viajes al exterior, como por
ejemplo inscripciones a seminarios, etc. Sin embargo, en algunos casos se
hace con el visto bueno del Ministro (a), debido a los plazos que se establecen
en algunos casos para pagar la inscripción y todavía no se ha confeccionado
el acuerdo de viaje”.
Cabe agregar que la excepción anotada por la señora Gutiérrez, no aplica
para los casos presentados en éste resultado, o al menos no hay indicación
alguna para conocer que la omisión del acuerdo de viaje se dio por el motivo
indicado en el párrafo anterior, además no existe visto bueno en relación al
tema por parte del Ministro (a).
Por otra parte, fue consultada a la señora Guadalupe Gutiérrez que para el
caso de capacitaciones en el exterior, a nombre de quién debe de venir la
factura comercial, señalando según oficio MCJ-DFC-3126-2014: “Debe venir a
nombre del Ministerio, haciendo referencia a la persona que se capacitó”.
En relación con las situaciones presentadas, es importante indicar lo que se
encuentra establecido en el Manual de Procedimientos del Departamento
Financiero Contable, en cuanto al procedimiento 4.1.2.7.1 Facturas de caja
chica, inciso i) dice: “Es terminantemente prohibido pagar con tarjetas de
crédito las compras sobre las cuales se ha girado un adelanto en efectivo por
parte del Ministerio”.
Por su parte, el inciso k), establece: “Toda factura además de cumplir con
todos los requisitos de: fecha actual, timbrada o dispensada, detalle de
artículos (no varios) a nombre del Ministerio, sello de cancelado, Nº de factura,
debe contar al dorso con el refrendo del Director de Programa o del
funcionario que previamente haya autorizado”.
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El Manual de normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la
Contraloría General de la República, en el capítulo IV: Normas sobre
Actividades de control, norma 4.4: Exigencia de confiabilidad y oportunidad
de la información, dice:”El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las
actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se
recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el
funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa
información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas
y externas respectivas…”.
Así las cosas, y como ha reiterado ésta Auditoría Interna en el desarrollo del
presente resultado, así como en anteriores estudios del Fondo General y Fondo
de Efectivo, es necesario que el Departamento Financiero Contable elabore
mecanismos de control eficaces con los cuales se evite la omisión de
documentación de respaldo en los reintegros de caja chica. Por otra parte,
llama la atención el incumplimiento que se ha presentado por dicho
Departamento en cuanto a procedimientos diseñados por ellos mismos y
normativa que debe de ser de total conocimiento, siendo necesario evitar se
presenten este tipo de inconsistencias.
f) Otras deficiencias encontradas:
- Facturas Sigaf Nº 19-3750, 19-3932, 19-1951 y 19-2266 no hay
información alguna del curso al que asistió el funcionario respectivo.
- Factura Sigaf No. 19-1051: no hay factura proforma de la empresa
que dio el servicio.
- Factura Sigaf No. 19-3853: Se pagan facturas con impuesto de
ventas.
- Se continúan realizando trámites por concepto de actividades
protocolarias y sociales, sin el Reglamento respectivo que la regule.
Considerando lo anterior, se debe recordar que el Manual de Normas de
Control Interno para el Sector Público, de la Contraloría General de la
República, capítulo V: Normas sobre sistema de información, norma 5.6.1:
Confiabilidad, dice: “La información debe poseer las cualidades necesarias
que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores,
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defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la
instancia competente”.
En cuanto al tema del impuesto de ventas, el Manual Institucional de
Operación del Fondo Fijo-Caja Chica del Ministerio de Cultura y Juventud,
norma 14.-Requisitos para la adquisición de Bienes y Servicios, inciso K), señala:
“Todas las compras que se realicen deberán estar exentas del Impuesto
General de ventas…”.
Sobre el tema, la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento
Financiero Contable, mediante circular No. 188-2013 del 04 de marzo del 2013,
entre otras cosas expresa lo siguiente: “…se aclara que a partir de la fecha, sin
excepción alguna no se reconocerá el impuesto de ventas a aquellos
funcionarios que solicitan el reintegro de un gasto por caja chica”.
En cuanto a las actividades protocolarias y sociales, de acuerdo a la consulta
que realizó ésta Auditoría Interna según oficio AI-290-2014 del 03 de noviembre
de los corrientes, con el objetivo de conocer el estado en que se encuentra el
Reglamento para dichos gastos, la señora Elizabeth Matarrita Saborío, Subjefa
del Departamento Financiero Contable, de acuerdo con el oficio MCJ-DFC-
3049-2014, detalla: “El Reglamento para gastos de actividades protocolarias
fue enviado a legal, pero a la fecha no ha sido aprobado en el Ministerio”.
Las situaciones anteriormente citadas, demuestran deficiencias en el sistema
de control interno del Departamento Financiero Contable que atentan en
contra del cumplimiento de los objetivos de dicho Departamento y que deben
de solventarse en el menor tiempo posible y con esto lograr el cumplimiento
de los objetivos del Departamento así como del Ministerio de Cultura y
Juventud.
Por otra parte, es necesario que se regulen las actividades protocolarias y
sociales en cumplimiento con los criterios que ha emitido la Contraloría
General de la República, así como con las recomendaciones que ha girado
la Auditoría Interna en reiteradas ocasiones.
2.2. Arqueo del Fondo General de Caja Chica
El fondo de Caja Chica autorizado para el Ministerio de Cultura y Juventud es
por la suma de ¢2.200.000,00 (Dos millones doscientos mil colones exactos), el
cual se encuentra depositado en la cuenta bancaria Nº 001-0188250-3 del
Banco de Costa Rica.
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El arqueo realizado en dicho Fondo, reveló que no existen sobrantes ni
faltantes, y por tanto se obtuvo un resultado satisfactorio.
Como parte de los mecanismos de control interno que se realizan están los
arqueos sorpresivos, los cuales se llevan a cabo una o dos veces al mes los
cuales constan en los informes realizados trimestralmente por el Departamento
Financiero Contable y dirigidos a la señora Martha Cubillo, Tesorera Nacional,
mismos que se envían con copia a esta Auditoría Interna.
Asimismo, mediante entrevista aplicada a la señora Elizabeth Matarrita, Sub
Jefa del Departamento Financiero Contable, le consultamos si existe un
sistema de control y supervisión que asegure la adecuada aplicación de la
normativa existente en el subproceso de Caja Chica, a lo que respondió: “Los
procedimientos establecidos para el funcionamiento de pagos por medio de
caja chica, establecidos a la fecha, permiten contar con “puntos” de control
para determinar que los pagos se realicen de acuerdo con lo establecido en
el Manual de Caja Chica. En primera instancia el Director del Programa
autoriza el trámite. La solicitud previa a cualquier procedimiento, debe ser
autorizado por la Jefe del Departamento Financiero, luego de la valoración de
la urgencia y la necesidad. Presupuesto, verifica y da contenido al gasto,
Proveeduría manifiesta que no hay en existencia en el Almacén”.
Por otra parte, es importante indicar que el Fondo General de Caja Chica
actualmente se encuentra compuesto por los siguientes rubros:
a) Saldo en libros según bancos
b) Fondo de caja chica auxiliar
c) Facturas para reintegro
d) Intereses generados en la cuenta bancaria por ¢0,25
Monto de cada uno de los rubros citados:
Detalle Monto
Saldo en libros según bancos ¢1.700.000,25
Efectivo en caja 500.000,00
Facturas para reintegro periodo 2014 --
Menos:
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Intereses ganados al 20 de noviembre del 2014 0,25
TOTAL FONDO GENERAL CAJA CHICA 2.200.000,00
2.3. Arqueo del Fondo de Efectivo
La Caja Chica auxiliar del Departamento Financiero Contable, cuenta con un
fondo fijo de efectivo por un monto de ¢500.000,00 (quinientos mil colones
exactos).
La funcionaria encargada de dicho Fondo es la señora Olga Gómez Quirós,
que a la fecha cuenta con la respectiva póliza de fidelidad, por un monto de
¢700.000,00 (Setecientos mil colones exactos) y con una fecha de vence al 26
de febrero del año 2015.
A continuación se presentan los resultados del Arqueo de Efectivo y el detalle
respectivo:
TOTAL FONDO DE CAJA AUXILIAR:
Rubros que componen la caja auxiliar Monto
Total efectivo en caja ¢457.700,00
Total solicitudes pendientes de liquidar y facturas
pendientes de reintegro
¢ 42.300,00
Menos:
Diferencia en arqueo al 20 de noviembre del 2014 ¢0,00
Total fondo de caja auxiliar ¢500.000,00
a) Arqueo en efectivo
Arqueo de efectivo
Saldo al 20 de noviembre del 2014
Billetes: Cantidad Monto en ¢
De ¢20.000,00 10 200.000,00
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De ¢10.000,00 19 190.000,00
De ¢ 5.000,00 13 65.000,00
De ¢ 2.000,00 -- --
De ¢ 1.000,00 -- --
Total de Billetes ¢455.000,00
Monedas:
De ¢500,00 -- --
De ¢100,00 11 1.100,00
De ¢ 50,00 4 200,00
De ¢ 25,00 35 875,00
De ¢ 10,00 2 20,00
De ¢ 5,00 101 505,00
Total de monedas ¢ 2.700,00
Total efectivo ¢457.700,00
b) Solicitudes pendientes de liquidar y facturas pendientes de reintegro:
Fecha Nº de
documento
Detalle Monto
07/11/14 3759, 3762 y
464916
Pago de especies fiscales y
papel de seguridad ¢ 7.800,00
26/08/14 1263 Pago de certificaciones
literales y de plano
catastrado
¢ 9.500,00
24/10/14 1889 Cambio de llavines ¢ 25.000,00
Total ¢42.300,00
Como resultado del arqueo realizado el 20 de noviembre anterior al fondo
auxiliar de caja chica, se comprobó que los resultados fueron satisfactorios.
2.4 Garantías que deben rendir los funcionarios del Departamento Financiero
Contable del Ministerio de Cultura y Juventud.
En relación con el tema de la garantía que deben de rendir los funcionarios
del Ministerio de Cultura y Juventud que recauden, custodien o administren
fondos y valores públicos, la señora Elizabeth Matarrita Saborío, Subjefa del
Departamento Financiero Contable, mediante oficio MCJ-DFC-3049-2014, de
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fecha 06 de noviembre del 2014, adjunta copia de las garantías respectivas,
verificando esta Auditoría Interna que se encuentran vigentes:
Nombre Monto de garantía* Fecha de vencimiento
Guadalupe Gutiérrez Aragón ¢1.350.000,00 12 de febrero, 2015
Elizabeth Matarrita Saborío ¢1.250.000,00 25 de mayo, 2015
Freddy González Soro ¢1.100.000,00 27 de setiembre, 2015
Olga Gómez Quirós ¢ 700.000,00 26 de febrero, 2015 Nota: *Información suministrada por el señor Freddy González Soro, Coordinador del Área de
Tesorería del Departamento Financiero Contable – M.C.J.
Lo anterior, se sustenta con el Reglamento de garantías que deben rendir los
funcionarios del Ministerio de Cultura y Juventud, específicamente con el
Artículo 10.—Sujetos obligados a rendir caución, el cual establece: “Se
entenderán como sujetos obligados a rendir la caución en el Ministerio y en
sus órganos desconcentrados, los siguientes caucionantes: Ministra(o),
Viceministros, Directores Administrativos, Jefes de Programa, Administradores
de Programas, encargados de Presupuesto, Directores de Recursos Humanos,
Directores Financieros, Jefe Servicios Generales, Coordinadores de Áreas
Financiero Contable, quienes confeccionan y custodian cheques, encargados
de cajas chicas, Proveedores Institucionales, encargados de custodiar las
garantías rendidas por los oferentes en concursos de contratación
administrativa, los coordinadores de los analistas de los procesos de
contratación administrativa, los miembros de las Comisiones de
Recomendación de Adjudicaciones, los encargados de los almacenes de
bienes y los miembros de los Órganos Colegiados que dirigen los órganos
desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud”.
Considerando que la normativa anteriormente expuesta establece que entre
los caucionantes se encuentran los coordinadores de áreas financiero
contables y quienes confeccionan y custodian cheques., Ésta Auditoría
procedió a consultarle a la señora Elizabeth Matarrita Saborío, Subjefa del
Departamento Financiero Contable mediante oficio AI-311-2014 de fecha 12
de noviembre de los corrientes, justificara la razón del por qué solo el
coordinador de Tesorería rinde dicha garantía, respondiendo mediante oficio
MCJ-DFC-3126-2014 del 12 de noviembre del 2014, lo siguiente; “…únicamente
cauciona el coordinador de Tesorería, porque los demás coordinadores no
custodian o manejan valores, solo tramitan documentos incluyendo
facturas…”, continúa diciendo: “…Con respecto a la confección de cheques,
la persona encargada de solicitar la confección del cheque y de adjuntar
todos los respaldos del mismo es la señora Olga Gómez Quirós, la custodia de
los cheques está a cargo del señor Freddy González Soro, el cual cuando hay
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que emitir un cheque se lo entrega al señor Álvaro Rojas, para que la revisión
final por parte del señor González y finalmente la gestión de las firmas
respectivas”.
Así las cosas, la Auditoría Interna, mediante correo electrónico procedió a
consultarle a la señora Matarrita, si se ha realizado alguna modificación al
Reglamento de Garantías que deben rendir los funcionarios del Ministerio de
Cultura y Juventud, respondiendo lo siguiente: “No se ha hecho ninguna
modificación, pero el compañero Álvaro lo único que hace es la confección
del mismo, ya que la custodia de los documentos la ejerce Olga y la custodia
del cheque la ejerce Freddy González. Los demás coordinadores no tienen
injerencia en lo que respecta a pago en el Sistema, en por esa razón que a
ellos no se les obliga la caución”.
Cabe anotar lo que establece el Reglamento en mención en el capítulo VII,
artículo 26.-Responsabilidad por la no presentación de la caución: “Los
caucionantes nombrados en puestos cuyas funciones se encuentran en los
supuestos que hacen necesaria la presentación de garantía y que omitan este
requisito o la rindan en forma insuficiente, no realicen su actualización en el
plazo establecido, incurrirán en incumplimiento de deberes atinentes al cargo,
por tanto se deberá iniciar el procedimiento conforme lo establecido al efecto
en la Ley General de la Administración Pública, Ley de Administración
Financiera y Presupuestos Públicos, Reglamento Autónomo de Servicios del
Ministerio de Cultura y Juventud. Lo anterior, sin perjuicio de las
responsabilidades civiles y penales que en derecho correspondan”.
Por lo anterior, es criterio de ésta Auditoría Interna, que debe de revisarse el
Reglamento de garantías que deben rendir los funcionarios del Ministerio de
Cultura y Juventud y si corresponde, realizar las excepciones necesarias para
que lo indicado en el Reglamento se encuentre de acuerdo a lo indicado por
el Departamento Financiero Contable y los funcionarios que caucionan de
dicho Departamento.
2.5 Cheques emitidos no retirados y cheques no cambiados
Como parte del estudio realizado, se verificó en la conciliación bancaria
elaborada por el Departamento Financiero-Contable, correspondiente al 30
de octubre de los corrientes, que a la fecha únicamente existen cheques
pendientes por cobrar en el banco, a saber:
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Fecha emisión A nombre de: Nº de
cheque
Monto
23-07-2007 El Mana S.A. 11162 ¢ 23.000,00
13-12-2007 Hannia Ugalde V. 11390 ¢ 1.500,00
07-04-2008 William Villalobos R. 11440 ¢ 640,00
04-08-2008 Leonardo Araya Alfaro 11542 ¢ 2.500,00
10-10-2008 Ligia Varela Gómez 11566 ¢ 200,00
12-11-2009 Ivannia Montoya Arias 11673 ¢104.554,59
17-12-2012 Sefuisa S.A. 16177039 ¢105.961,00
Cabe destacar que al cierre del presente informe no se encontraron cheques
pendientes de retiro.
2.6. Valoración del Riesgo en el Sub Proceso Caja Chica
Mediante entrevista aplicada a la funcionaria Elizabeth Matarrita Saborío,
Subjefa del Departamento Financiero Contable, y la cual adjuntó mediante
oficio MCJ-DFC-3049-2014 del 06 de noviembre de los corrientes, entre otras
cosas se le consultó, si se ha realizado la valoración del riesgo en el sub
proceso caja chica, respondiendo lo siguiente: “Mediante solicitud de la
Auditoría Interna, se procedió junto con las otras áreas del Departamento, a
establecer parámetros para la medición del riesgo los cuales se enviaron a
ese Departamento”.
Sin embargo, la señora Matarrita se refiere a la solicitud realizada por ésta
Auditoría Interna y dirigida tanto a los Directores de Órganos
Desconcentrados, como a los Directores de Programas y Jefes de
Departamentos y de Unidad de la Administración Central con el objetivo de
actualizar la valoración de riesgos institucional, esto con el fin de utilizarlo
como insumo para la elaboración del Plan Anual para el periodo 2015 de la
Auditoría, por lo que no tiene ninguna relación con la Valoración de Riesgos
del sub proceso caja chica.
Respecto al tema, la Ley General de Control Interno, en su artículo 2, inciso f)
valoración del riesgo nos dice:
“Valoración del riesgo: identificación y análisis de los riesgos que
enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas
relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados
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por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar
cómo se deben administrar dichos riesgos”
Asimismo, el Manual de Normas Generales de Control Interno para la
Contraloría General de la República y las entidades y Órganos sujetos a su
fiscalización, en su capítulo III, Normas Generales Relativas a la Evaluación de
Riesgos, específicamente en la norma 3.1, Identificación y evaluación de
riesgos, indica: “La administración deberá identificar y evaluar los riesgos
derivados de los factores ambientales que afectan a la institución, así como
emprender las medidas pertinentes para que ésta sea capaz de afrontar
exitosamente tales riesgos”
Por lo anterior, y teniendo en cuenta la importancia de realizar una valoración
de riesgos dentro del sub proceso de caja chica, del Departamento Financiero
Contable, con el objetivo de fortalecer el sistema de control interno, es
necesario se realicen las gestiones correspondientes a fin de que dicha
valoración sea aplicada como lo establece la normativa vigente.
3. CONCLUSIONES
Luego de proceder con el estudio sobre el Fondo General de Caja Chica y
del Fondo de Efectivo a cargo del Departamento Financiero Contable del
Ministerio de Cultura y Juventud, correspondiente al año 2014, se determinan
las siguientes conclusiones:
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Se hace necesario continuar reforzando las medidas de control implantadas
por el Departamento Financiero Contable, con el objetivo de evitar las
deficiencias que fueron detectadas al momento de realizar la revisión de la
muestra analizada por la Auditoría Interna.
En relación al arqueo realizado, tanto al Fondo General de Caja Chica, como
al Fondo de Efectivo, ambos tuvieron resultados satisfactorios.
En cuanto a las garantías que deben de rendir los funcionarios del
Departamento Financiero Contable que son caucionantes, se detectó que se
encuentran al día y su vigencia expira en el año 2015, sin embargo se hace
necesario revisar el Reglamento de Garantías que deben rendir los
funcionarios del Ministerio de Cultura y Juventud que recauden, custodien o
administren fondos y valores públicos, específicamente en cuanto a los
funcionarios caucionantes, ya que es distinto lo que se establece en dicho
Reglamento y quienes caucionan por parte de dicho Departamento.
En cuanto a los cheques no retirados, no existe ninguno al cierre del presente
informe.
Además, no se ha aplicado la valoración de riesgos en el sub proceso caja
chica, valoración que es importante para fortalecer el sistema de control
interno del Departamento Financiero Contable.
Por otra, hasta la fecha no existe regulación para el gasto por concepto de
actividades protocolarias y sociales a pesar de la jurisprudencia emitida por la
Contraloría General de la República y las recomendaciones efectuadas por
la Auditoría Interna.
Por último, y considerando el histórico de movimientos para compras por caja
chica del año 2010 al año 2014, en el cual para la mayoría de los casos el
mayor porcentaje de compras lo obtiene la Administración Central. Es
importante recordar que para las compras de bienes y servicios por medio del
fondo de caja chica, se deberá considerar que sea un gasto menor,
imprevisto, indispensable y urgente, no debiéndose desnaturalizar el régimen
de urgencia apremiante o de emergencia, por muy necesarios e importantes
que resulten las compras para la satisfacción de un servicio público que no fue
atendido, por una falta de planificación o de un inadecuado control sobre
existencias.
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4.- RECOMENDACIONES
En razón de las situaciones señaladas por esta Auditoría en el presente estudio,
y con la finalidad de que las mismas sean consideradas, se emiten las
siguientes recomendaciones:
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4.1 Al Viceministerio Administrativo
4.1.1 Continuar con las gestiones necesarias para que en el corto plazo de
oficialice el Reglamento para gastos protocolarios y sociales del
Ministerio de Cultura y Juventud a más tardar en el próximo mes y se
comunique a la Auditoría Interna (Ver resultado 2.1)
4.1.2 Informar en un plazo de diez días hábiles, posterior a recibir este informe,
de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de
Control Interno, las acciones ejecutadas por ese Departamento en
atención de las anteriores recomendaciones, aportando
documentación que evidencia lo actuado al respecto, así como remitir
un cronograma de actividades y personas designadas como
responsables del cumplimiento de las mismas. Todo lo anterior de
acuerdo con lo dispuesto en los artículos 17 inciso c), 36, 37, 38 y 39 de
la Ley General de Control Interno.
4.2 Al Departamento Financiero Contable
4.2.1 Fortalecer los controles que se encuentran establecidos, con el fin de
lograr que todos los documentos de respaldo a los reintegros de caja
chica, cuenten con la información completa y firmada según los
requerimientos de cada uno de los formularios que se utilizan (ver
resultado 2.1 y 2.6).
4.2.2 Girar instrucciones a quien corresponda, para que sea verificado al
momento del recibo de la factura comercial, que además de que
cuente con el sello elaborado para dicho fin, que se encuentren los
datos de la persona autorizada para hacerlo (Ver resultado 2.1).
4.2.3 Revisar los formularios que utilizan los Departamento y Programas
Presupuestarios para solicitar trámites por caja chica, con el objetivo de
definir un formato uniforme en los mismos y proceder a comunicar a las
partes involucradas (Ver resultado 2.1).
4.2.4 Elaborar un mecanismo de control mediante el cual el formulario
“Reintegro Caja Chica”, contenga todas las firmas que se indican en el
citado documento (Ver resultado 2.1)
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4.2.5 Valorar si es necesario modificar el Manual Institucional de Operación
del Fondo Fijo Caja Chica de este Ministerio, considerando aclarar la
condición para las ordenes de compras, así como por el cambio en el
procedimiento para el pago de viáticos (Ver resultado 2.1).
4.2.6 Girar instrucciones a los funcionarios responsables del Departamento
Financiero Contable, con el objetivo de evitar se presenten situaciones
como el recibo de facturas a nombre de un funcionario, pagos con
tarjetas de crédito, así como pagos incluyendo el impuesto general de
ventas (Ver resultado 2.1).
4.2.7 Revisar y de ser necesario modificar el Reglamento de garantías que
deben rendir los funcionarios del Ministerio de Cultura y Juventud, con el
objetivo de que los caucionantes del Departamento Financiero
Contable sean los que se encuentran definidos en dicho Reglamento
(Ver resultado 2.4).
4.2.8 Realizar la valoración del riesgo al sub proceso caja chica, con el
propósito de fortalecer el Sistema de Control Interno del Departamento
Financiero Contable (Ver resultado 2.6)
4.2.9 Informar en un plazo de diez días hábiles, posterior a recibir este informe,
de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de
Control Interno, las acciones ejecutadas por ese Departamento en
atención de las anteriores recomendaciones, aportando
documentación que evidencia lo actuado al respecto, así como remitir
un cronograma de actividades y personas designadas como
responsables del cumplimiento de las mismas. Todo lo anterior de
acuerdo con lo dispuesto en los artículos 17 inciso c), 36, 37, 38 y 39 de
la Ley General de Control Interno.
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ANEXO Nº 1
DETALLE DE LAS COMPRAS EFECTUADAS
POR CAJA CHICA DURANTE EL PERIODO
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SETIEMBRE 2013 A SETIEMBRE 2014
PERIODO PROGRAMA MONTO PORCENTAJE
2013
749 7.460.045,32 89.00%
751 104.280,00 1.24%
753 56.265,00 0.67%
755 231.514,00 2.76%
758 530.092,69 6.32%
TOTAL 2013 8.382.197,01 100%
2014
749 2.476.584,83 39,96%
751 71.085,50 1.15%
753 160.000,00 2.58%
755 3.399.907,41 54.86%
758 89.705,00 1.45%
TOTAL 2014 6.197.282,74 100%
TOTAL 2013-
2014 14.579.479,75
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