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II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL
LILLIANA MAYORGA TOVAR
“LA LEY 594 DE 2000”27 y 28 de Noviembre de 2012
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“Las sociedades que no disponen de archivos son sociedades sin memoria. Sin ellos, en la práctica, no existiría organización estatal”
Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)
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PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES
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PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES
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Organización de un Archivo
Antes… Después…
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Organización de un Archivo
Antes…
Después…
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ESTRATEGICOS
MISIONAL
ADMINISTRATIVOS
EVALUACIÓNSEGUIMIENTO
CONTROL
COMPONENTES
Políticas
Procesos
Personas
Tecnología
Capacitación
Soporte
Herramientas
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LEY 594 DE 2000 – LEY GENERAL DE ARCHIVOS
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TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS
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Art. 21. Programa de Gestión Documental (PGD). Las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos.
• Conjunto de actividades administrativas y técnicas…• … tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades…
• … desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS
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Art.22. Procesos Archivísticos.
Art. 23. Formación de Archivos de Gestión – Archivo Central – Archivo Histórico.
Art. 24. Obligatoriedad de las TRD.
TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS
PLANIFICACIÓN
(VALORACION)1
PRODUCCIÓN (RECEPCION Y
CREACION)2
GESTIÓN Y TRAMITE
3CLASIFICACIÓN
Y ORGANIZACIÓ
N4
TRANSFERENCIA, MIGRACION O EMULASION
5
DISPOSICIÓN O ELIMINACION
6
• Marco legal y normativo• Políticas• Roles y responsabilidades• Procesos y
procedimientos• Instrumentos archivísticos
para la gestión documental• CCD• TRD
• Tecnología
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Control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases de formación del archivo.
Valores Primarios
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico
Valores Secundarios
Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico
Cultural Histórico Científico
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS
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Art. 26. Inventario Documental. Es obligatorio elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS
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Marco de Aplicación de La Ley General de Archivos
(594/2000)
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LEY GENERAL DE ARCHIVOSLey 594 de 2000
OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES- Objeto.
- Ámbito de aplicación. - Definiciones.
- Principios generales.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES- El Sistema Nacional
de Archivos (SNA)- De los Planes y
Programas.
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
- Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.- Archivo General de la Nación.
- Archivo General del Departamento.- Archivo General del Municipio.- Archivo General del Distrito.
- Archivos territoriales
Archivos de entidades del orden:- Nacional.
- Departamental.- Distrital.
- Metropolitano.- Municipal.
- Local.- Archivos de los territorios indígenas, que se crearán
cuando la ley los desarrolle.- Los archivos según la organización del Estado- Archivos de la Rama Ejecutiva.
- Archivos de la Rama Legislativa.- Archivos de la Rama Judicial.
Archivos de los Órganos de Control.Archivos de los Organismos Autónomos.
- Obligatoriedad de la creación de archivos
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LEY GENERAL DE ARCHIVOSLey 594 de 2000
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS- Obligatoriedad de la conformación de los
archivos públicos.
- Responsabilidad
- Instalaciones para los archivos.
- Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos
- Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos
- Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas
Capacitación para los funcionarios de archivo.
- Supresión, fusión o privatización de entidades públicas
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LEY GENERAL DE ARCHIVOSLey 594 de 2000
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
- Programa de Gestión Documental
- Procesos Archivísticos
- Formación de Archivos:Gestión, Central
e Histórico
- Tablas de Retención Documental (TRD)
- Inventario Documental
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LEY GENERAL DE ARCHIVOSLey 594 de 2000
SALIDA DE DOCUMENTOS
CONTROL Y VIGILANCIA
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
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LEY GENERAL DE ARCHIVOSLey 594 de 2000
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
- Conservación de documentos
- Calidad de los soportes
Conservación de documentos en nuevos soportes
- Reproducción de documentos
DISPOSICIONES FINALES
- Apoyo de los organismos de control
- Vigencias y derogatorias
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INICIATIVA CERO PAPEL
• Plan de Desarrollo Nacional.•Directiva Presidencial No.04 de 03 de abril de 2012.•Decreto-Ley 019 de 2012: Ley Antitrámites.•Ley 1474 de 2011: estatuto Anticorrupción.•Ley 1437 de 2011: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,•en especial el Capitulo Cuarto: “Utilización de Medios electrónicos en el Procedimiento Administrativo. Articulo 58 – Archivo Electrónico de Documentos y Artículo 59 – Expediente Electrónico.
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CARRERA 6 No. 6-91Teléfono: 3282888
Fax: 3372019Pagina Web:
www.archivogeneral.gov.co E-mail:
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