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MANUAL PARA HACER UN ARCHIVO PLANO
1. En Excel normal, se ingresan los datos de compras y ventas
según las siguientes especificaciones.
Algunas Columnas Columna 1 se ingresa el número de establecimiento, ejemplo: 1, 2 o 3, etc
catalogo debe de haber grabado estos establecimientos.
Columna 2 se especifica si es compra o venta con una C o V respectivamente.
Columna 3 se debe utilizar uno de los siguientes acrónicos
FC= Factura FE=Factura EspecialFCE= Factura ElectrónicaFPC= Factura Pequeño ContribuyenteDA= Declaración FA= FAUCA FO= Formulario SATEP= Escritura PúblicaNC= Nota de créditoND= Nota de débito
Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
MANUAL PARA HACER UN ARCHIVO PLANO
En Excel normal, se ingresan los datos de compras y ventas en una plantilla de 30 columnas
según las siguientes especificaciones.
Algunas Columnas de Cuidado se ingresa el número de establecimiento, ejemplo: 1, 2 o 3, etc. Asegúrese que en el
catalogo debe de haber grabado estos establecimientos.
se especifica si es compra o venta con una C o V respectivamente.
tilizar uno de los siguientes acrónicos:
Compra Venta
FE=Factura Especial FCE= Factura Electrónica FPC= Factura Pequeño Contribuyente DA= Declaración Única Aduanera
FO= Formulario SAT EP= Escritura Pública NC= Nota de crédito
Nota de débito
FC= Factura FE=Factura Especial FCE= Factura Electrónica NC= Nota de crédito ND= Nota de débito
-SAT- Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
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MANUAL PARA HACER UN ARCHIVO PLANO
en una plantilla de 30 columnas
. Asegúrese que en el
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Notas Importantes:
1 Para las facturas de pequeño contribuyente se utilizan el acrónico de F
los datos de las columnas de la uno a la 9 y el resto se dejan
columnas de la 27 a la 30 donde deben ingresar los valores gravados.
2 No debe ingresar valores negativos, en ningún tipo de documento, las notas de créd
y debito, deben estar con valores absolutos. La herramienta está diseñada para que
opere aritméticamente sumas y restas.
3 No deje espacios en blanco después de cada dato ingresado, de lo contrario se
generará un error.
Columna 4 se debe digitar el núme
ejemplo FACE-63-FEA-01-001
Columna 5 se debe digitar el número de documento, si es factura electrónica digitar según el
siguiente ejemplo anteponiendo la comilla simple (‘),
dará error (´) Ejemplo: ‘120000000000124
porque dará un error.
Columna 6 Debe ingresar la fecha en formato dd/mm/aaaa, ejemplo
debemos digitar la comilla simple
Columna 7 (NIT) Si ingresa una factura
datos en la columna 12 y 13, Si
reporta el libro
Columna 9 (Tipo de transacción
luego en la columna 10, indicar si es
documento de exportación y en la columna 15
monto de la exportación debe ingresarlo en las columnas refe
bienes o servicios (Columnas 21 o 23
IVA.
Columna 12 Número de orden de la cédula, se debe de digitar indistintamente A
ingresa un número de DPI o parecido por el tamaño, lo debe de dejar en blanc
Columna 13 Número de Orden de Cédula o DPI, si está ingresando número de cédula,
que sea mejor a 8 dígitos Ejemplo: 11258861, si es número de DPI, ingresar el CUI, anteponiendo
la comilla simple (‘), y sin espacios intermedio, Ej.
NOTA IMPORTENTE: Si ingresa datos en la columna 7 NIT, debe dejar las columnas 12 y 13 en
blanco, si ingresa datos en una de
blanco.
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Para las facturas de pequeño contribuyente se utilizan el acrónico de FP
los datos de las columnas de la uno a la 9 y el resto se dejan vacías hasta llagar a las
columnas de la 27 a la 30 donde deben ingresar los valores gravados.
No debe ingresar valores negativos, en ningún tipo de documento, las notas de créd
y debito, deben estar con valores absolutos. La herramienta está diseñada para que
opere aritméticamente sumas y restas.
No deje espacios en blanco después de cada dato ingresado, de lo contrario se
se debe digitar el número de serie, si es factura electrónica digitar según el siguiente
se debe digitar el número de documento, si es factura electrónica digitar según el
teponiendo la comilla simple (‘), no debe utilizar apostrofe
00000000124 observar que no quede representado como
ebe ingresar la fecha en formato dd/mm/aaaa, ejemplo 01/01/2012, observar que
debemos digitar la comilla simple.
Si ingresa una factura especial y esta no tiene NIT, dejar en blanco e ingresar
Si está e operando una Importación o Exportación Usar el NIT de la empresa
Tipo de transacción) Si está operando un tipo de exportación, consignar la letra
a columna 10, indicar si es Bien o Servicio, también ingresar en la columna 14
ón y en la columna 15 el número de documento. NOTA: Para este caso
debe ingresarlo en las columnas referentes a valores exentos, ya sea de
21 o 23), esto debido a que las exportaciones no son
Número de orden de la cédula, se debe de digitar indistintamente A-
ingresa un número de DPI o parecido por el tamaño, lo debe de dejar en blanco.
Número de Orden de Cédula o DPI, si está ingresando número de cédula,
que sea mejor a 8 dígitos Ejemplo: 11258861, si es número de DPI, ingresar el CUI, anteponiendo
la comilla simple (‘), y sin espacios intermedio, Ej. ‘2065283881802
NOTA IMPORTENTE: Si ingresa datos en la columna 7 NIT, debe dejar las columnas 12 y 13 en
una de estas dos columnas (12 y/o 13), debe dejar la columna 7 en
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PC y se ingresan
hasta llagar a las
No debe ingresar valores negativos, en ningún tipo de documento, las notas de crédito
y debito, deben estar con valores absolutos. La herramienta está diseñada para que
No deje espacios en blanco después de cada dato ingresado, de lo contrario se
ro de serie, si es factura electrónica digitar según el siguiente
se debe digitar el número de documento, si es factura electrónica digitar según el
ni tilde porque
observar que no quede representado como 1.20E+11
, observar que no
dejar en blanco e ingresar
una Importación o Exportación Usar el NIT de la empresa que
consignar la letra “E”,
én ingresar en la columna 14 el tipo de
Para este caso el
valores exentos, ya sea de
no son gravadas con
-1 o A1, pero si
Número de Orden de Cédula o DPI, si está ingresando número de cédula, asegúrese
que sea mejor a 8 dígitos Ejemplo: 11258861, si es número de DPI, ingresar el CUI, anteponiendo
NOTA IMPORTENTE: Si ingresa datos en la columna 7 NIT, debe dejar las columnas 12 y 13 en
, debe dejar la columna 7 en
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Columnas de la 16 a la 23 Deben de contener como mínimo un
cuando ingrese cualquier tipo de documento a excepción de facturas de pequeños contribuyentes.
NOTA IMPORTANTE: Los valores a ingresar es el 1
IVA).
El archivo será según el siguiente ejemplo:
NOTA: En caso de Factura especial puede ingresar número de cédula o DPI según el ejemplo de la
fila 7 de la imagen anterior.
2. Asegurarse que no tenga columnas ni filas de más, para este caso deben de presionar las teclas
{END} y luego la tecla {HOME} del teclado en ingles
Al presionar estas teclas, el cursor se ubicará en la última celda utilizada, ej.
NOTA IMPORTANTE: En caso de registrar una factura de pequeño contribuyente note en la fila 2,
de la imagen anterior, que solo se ingresó el valor gravado de la factura en la columna “AA”
“AD” conforme a lo que corresponda
a. Sí el cursor se ubica en otra columna
cursor, hasta la columna AE,
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eben de contener como mínimo un cero y en formato general
cuando ingrese cualquier tipo de documento a excepción de facturas de pequeños contribuyentes.
Los valores a ingresar es el 112% del documento (esto significa inclusive
siguiente ejemplo:
NOTA: En caso de Factura especial puede ingresar número de cédula o DPI según el ejemplo de la
que no tenga columnas ni filas de más, para este caso deben de presionar las teclas
la tecla {HOME} del teclado en ingles, en español {FIN} y luego {INICIO}.
Al presionar estas teclas, el cursor se ubicará en la última celda utilizada, ej.
: En caso de registrar una factura de pequeño contribuyente note en la fila 2,
la imagen anterior, que solo se ingresó el valor gravado de la factura en la columna “AA”
“AD” conforme a lo que corresponda, y se dejó en blanco las columnas de la “P” a la “W”
Sí el cursor se ubica en otra columna superior a la “AD” seleccionar desde donde quedó el
cursor, hasta la columna AE,
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formato general,
cuando ingrese cualquier tipo de documento a excepción de facturas de pequeños contribuyentes.
(esto significa inclusive
NOTA: En caso de Factura especial puede ingresar número de cédula o DPI según el ejemplo de la
que no tenga columnas ni filas de más, para este caso deben de presionar las teclas
en español {FIN} y luego {INICIO}.
: En caso de registrar una factura de pequeño contribuyente note en la fila 2,
la imagen anterior, que solo se ingresó el valor gravado de la factura en la columna “AA” a la
, y se dejó en blanco las columnas de la “P” a la “W”
de donde quedó el
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Se marcan las columnas y con click derecho del ratón en la opción de eliminar.
b. En el lado de las filas se debe
grabado, de lo contrario elim
3. Se guarda el archivo con un nombre, para nuestro caso el nombre será “Ejemplo” y luego se
debe eliminar la fila de encabezados
a efecto de dejar en la primera
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Se marcan las columnas y con click derecho del ratón en la opción de eliminar.
En el lado de las filas se debe asegurar que el cursos se ubique en la fila del último documento
liminar las filas con el mismo procedimiento de las columnas.
Se guarda el archivo con un nombre, para nuestro caso el nombre será “Ejemplo” y luego se
la fila de encabezados y cualquier otra fila que nos hubiera servido de referencia,
primera fila, el primer registro a grabar.
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que el cursos se ubique en la fila del último documento
nar las filas con el mismo procedimiento de las columnas.
Se guarda el archivo con un nombre, para nuestro caso el nombre será “Ejemplo” y luego se
y cualquier otra fila que nos hubiera servido de referencia,
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El archivo ejemplo quedará así:
NOTA IMPORTANTE
Para asegurar que el archivo contenga 30 columnas repetimos
si el cursor se ubica en una columna diferente
última fila y columna AD, esto para que al momento de generar el archivo plano, reconozca las
30 columnas. (Ver página 11)
4. Luego renombramos el archivo (Guardar Como),
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El archivo ejemplo quedará así:
Para asegurar que el archivo contenga 30 columnas repetimos el proceso del punto 2 anterior,
se ubica en una columna diferente a la AD, entonces consignamos un cero en la
última fila y columna AD, esto para que al momento de generar el archivo plano, reconozca las
30 columnas. (Ver página 11)
Luego renombramos el archivo (Guardar Como),
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punto 2 anterior,
a la AD, entonces consignamos un cero en la
última fila y columna AD, esto para que al momento de generar el archivo plano, reconozca las
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5. Seleccionamos el tipo de archivo a grabar como “Texto (Delimitado por comas)”
NOTA: Debemos de guardar
este caso en el escritorio.
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cionamos el tipo de archivo a grabar como “Texto (Delimitado por comas)”
guardar el archivo en un lugar donde lo podamos ubicar fácilmente, en
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el archivo en un lugar donde lo podamos ubicar fácilmente, en
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6. Al dar click en guardar, saldrán dos errores al primero se l
Y al segundo Si.
Luego se cierra la hoja que se está trabajando,
Dando click sobre la “x” para cerrar el archivo, aceptando todos los mensajes como siguen:
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Al dar click en guardar, saldrán dos errores al primero se le da aceptar
Luego se cierra la hoja que se está trabajando,
Dando click sobre la “x” para cerrar el archivo, aceptando todos los mensajes como siguen:
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Dando click sobre la “x” para cerrar el archivo, aceptando todos los mensajes como siguen:
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7. Ubicamos el archivo grabado como “.txt”
8. Sobre el archivo, click y editar.
9. El archivo se abrirá con el editor de texto y posicionamos el cursor sobre el lado derecho del
primer número, en este caso sobre el lado derecho del primer “1”.
10. Presionamos la tecla “Shift” y sin soltarla la tecla flecha a la
marcar el espacio en blanco que existe intermedio del número uno y la c del archivo ejemplo.
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hivo grabado como “.txt”, y lo marcamos.
El archivo se abrirá con el editor de texto y posicionamos el cursor sobre el lado derecho del
primer número, en este caso sobre el lado derecho del primer “1”.
Presionamos la tecla “Shift” y sin soltarla la tecla flecha a la derecha (->), del teclado para
marcar el espacio en blanco que existe intermedio del número uno y la c del archivo ejemplo.
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El archivo se abrirá con el editor de texto y posicionamos el cursor sobre el lado derecho del
>), del teclado para
marcar el espacio en blanco que existe intermedio del número uno y la c del archivo ejemplo.
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11. Se copia este espacio en blanco marcado, se puede utilizar la combinación de las teclas de
CTRL+C o bien en el menú de edición y
12. Posteriormente en el menú seleccionamos edición y luego Reemplazar… (CTRL+R).
13. En el primer espacio en Blanco “Buscar”, pegamos el valor copiado, con la combinación de
teclas (CTRL+V) y luego tabulación.
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Se copia este espacio en blanco marcado, se puede utilizar la combinación de las teclas de
CTRL+C o bien en el menú de edición y copiar
Posteriormente en el menú seleccionamos edición y luego Reemplazar… (CTRL+R).
En el primer espacio en Blanco “Buscar”, pegamos el valor copiado, con la combinación de
teclas (CTRL+V) y luego tabulación.
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Se copia este espacio en blanco marcado, se puede utilizar la combinación de las teclas de
Posteriormente en el menú seleccionamos edición y luego Reemplazar… (CTRL+R).
En el primer espacio en Blanco “Buscar”, pegamos el valor copiado, con la combinación de
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14. En algunos editores solo queda el
como el siguiente:
15. Posteriormente en la casilla de Re
que aparezca el “|” llamando pipe.
16. Y luego dar click sobre la opción de Re
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editores solo queda el espacio en blanco de Buscar, en otros aparece un cuadrito
Posteriormente en la casilla de Reemplazar usamos la combinación de teclas (ALT+124), para
que aparezca el “|” llamando pipe.
Y luego dar click sobre la opción de Reemplazar todo.
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espacio en blanco de Buscar, en otros aparece un cuadrito
mplazar usamos la combinación de teclas (ALT+124), para
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Cancelar y el archivo quedará así.
NOTA IMPORTANTE (Ver página 5)
Acá en este punto eliminamos el cero que utilizamos para que el archivo se ajustara a 30
columnas en este ejemplo aparecería en la última fila así:1|C|FE|A|6615|29/11/2012||MARCO DE LA LUZ
Y debemos de dejarla así 1|C|FE|A|6615|29/11/2012|| MARCO
17. Luego procedemos a guardar el archivo y le cambiamos la
sobre archivo, luego en Guardar como según la siguiente pantalla.
Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
Cancelar y el archivo quedará así.
(Ver página 5)
Acá en este punto eliminamos el cero que utilizamos para que el archivo se ajustara a 30
columnas en este ejemplo aparecería en la última fila así: DE LA LUZ |L||||1955612281802|||2036.84|0|0|0|0|0|0|0|||||||0
|C|FE|A|6615|29/11/2012|| MARCO DE LA LUZ |L||||1955612281802|||2036.84|0|0|0|0|0|0|0|||||||
Luego procedemos a guardar el archivo y le cambiamos la extensión, para ello damos click
sobre archivo, luego en Guardar como según la siguiente pantalla.
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Acá en este punto eliminamos el cero que utilizamos para que el archivo se ajustara a 30
0
extensión, para ello damos click
0
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En tipo de archivo le consignamos “Todos los Archivos” y en nombre le agregamos “.ASL”
Posteriormente cerramos el ar
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En tipo de archivo le consignamos “Todos los Archivos” y en nombre le agregamos “.ASL”
Posteriormente cerramos el archivo.
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En tipo de archivo le consignamos “Todos los Archivos” y en nombre le agregamos “.ASL”
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18. Estructura del archivo plano
No. Nombre de Columna TIPO DATO TAMAÑO MÁXIMO
1 Establecimiento Numérico 3
2 Compras/Ventas Alfanumérico 1
3 Documento Alfanumérico 10
4 Serie del documento Alfanumérico 15
5 Número del documento
Numérico 25
6 Fecha del
documento Fecha 10
7 NIT del
cliente/proveedor Alfanumérico 15
8 Nombre del
cliente/proveedor Alfanumérico 100
9 Tipo de transacción Alfanumérico 1
10 Exportación de Bien
o Exportación de Servicio
Alfanumérico 10
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plano
Ejemplo
TAMAÑO MÁXIMO
DECIMALES Compra Venta
N/A 1 999
N/A C V
N/A
FC= Factura FE=Factura Especial FCE= Factura Electrónica FPC= Factura Pequeño Contribuyente DA= Declaración Única Aduanera FA= FAUCA FO= Formulario SAT EP= Escritura Pública NC= Nota de crédito ND= Nota de débito
FC= Factura FE=Factura Especial NC= Nota de crédito ND= Nota de débito FCE= Factura Electrónica
N/A B115 B115
N/A 311313213 311313213
N/A 15/01/2012 15/01/2012
N/A 19 19
N/A Contribuyente 19 Contribuyente 19
N/A L = LOCAL I = IMPORTACIÓN
L = LOCAL E = EXPORTACIÓN
N/A
BIEN / SERVICIO
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Observaciones
Debe especificar el número de establecimiento.
Debe especificar si es compra o venta según el ejemplo.
Seleccione solo un tipo de documento.
Si es factura Electrónica, utilizar todos los caracteres con guión, Ej. FACE-63-FRT-01
Aunque es numérica, pero si debe ingresar un número demasiado largo, utilizar la comilla simple (‘) al inicio del número Ej. ‘12000000001224
Formato dd/mm/aaaa
Si está operando una factura especial, y no tiene NIT, dejar en blanco y llenar las columnas 12 y 13. Si está e operando una Importación o Exportación Usar el NIT de la empresa
Utilizar la razón social, si no existe en catalogo de asiste libros, automáticamente se generará con la carga masiva.
Elegir una de las dos opciones.
Si el campo de Tipo de transacción (Columna 9) es E, debe especificar si es Bien o Servicio, de lo contrario, dejar en blanco.
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No. Nombre de Columna TIPO DATO TAMAÑO MÁXIMO
11 Estado del
documento Alfanumérico 1
12 No. de orden de la
cédula Alfanumérico 4
13 No. de registro de la
cédula/DPI Numérico 20
14 TIPO Alfanumérico 10
15 Número del
documento de exportación
Alfanumérico 50
16 Valor Gravado
Bienes operación Local
Numérico 15
17 Valor Gravado
Bienes operación del Exterior
Numérico 15
18 Valor Gravado
Servicios operación Local
Numérico 15
19 Valor Gravado
Servicios operación del uso Exterior
Numérico 15
20 Valor Exento Bienes
operación Local Numérico 15
21 Valor Exento Bienes
operación del Exterior
Numérico 15
22 Valor Exento
Servicios operación Local
Numérico 15
23 Valor Exento
Servicios operación del Exterior
Numérico 15
24 Tipo de Constancia Alfanumérico 10
Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
Ejemplo
TAMAÑO MÁXIMO
DECIMALES Compra Venta
N/A
E=EMITIDO A= ANULADO
N/A A-01
N/A ‘34515142145515
N/A FAUCA / DUA FAUCA / DUA
N/A ‘12456465454654 ‘164954654646785
2 13144564665 13144564665
2 13144564665 13144564665
2 0 0
2 13144564665 13144564665
2 13144564665 13144564665
2 13144564665 13144564665
2 13144564665 13144564665
2 13144564665 13144564665
N/A
CADI = Constancia de Adquisición de Insumos CEXE = Constancia de Exención de IVA CRIVA = Constancia
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14 rjgg
Observaciones
Si está operando un documento de venta debe especificar si fue anulado o emitido, de lo contrario dejar en blanco.
Si la columna de NIT está llena, dejar en blanco. Si tiene DPI dejar en blanco.
Si la columna de NIT está llena, dejar en blanco. Si tiene DPI, ingresar el CUI, sin espacios en blanco e iniciando el la comilla simple (‘), no usar apostrofe (´).
Llenar si en la columna de tipo de transacción es “I” o “E”, de lo contrario dejar en blanco.
Llenar si la columna anterior tiene datos, anteponiendo comilla simple (‘), no usar apostrofe (´)
Si es factura de Pequeño contribuyente, dejar en blanco estas columnas. Usar formato de celda general. Ingresar el 100% del documento incluyendo IVA Si usa formato de número o moneda, le dará error. Si está operando un documento de exportación, clasificarlo como bien o servicio exento operaciones del exterior, recuerde que una exportación no es gravada del IVA
e
Si es un documento de compra, o no va a registras constancias dejar en blanco.
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No. Nombre de Columna TIPO DATO TAMAÑO MÁXIMO
25 Número de la
constancia según el tipo elegido
Numérico 15
26 Valor de la
constancia según el tipo elegido
Numérico 15
27 Total Facturado Operación Local
Bienes Numérico 15
28 Total Facturado Operación Local
Servicios Numérico 15
29 Total Facturado
Operación al Exterior Bienes
Numérico 15
30 Total Facturado
Operación al Exterior Servicios
Numérico 15
Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
Ejemplo
TAMAÑO MÁXIMO
DECIMALES Compra Venta
de Retención de IVA
N/A
‘123456789123456
2
684243121.55
2 0
2 125
2 0
2 135
-SAT- Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
15 rjgg
Observaciones
Si la columna anterior tiene datos y es documento de ventas, ingresar el número.
Digitar el valor por el cual fue emitida la constancia.
Si es una factura de pequeño contribuyente, clasificar en una de estas columnas y utilizar formato de celda general, de lo contrario, dejar en blanco. Ingresar el 100% del documento.
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MANUAL PARA
1.- Seleccionamos el NIT al cual le cargaremos el archivo, luego el MES y AÑO.
Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
MANUAL PARA CARGAR UN ARCHIVO PLANO
A ASISTE LIBROS 2
Seleccionamos el NIT al cual le cargaremos el archivo, luego el MES y AÑO.
-SAT- Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
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ARCHIVO PLANO
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Se selecciona el archivo y abrir
Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos-SAT-
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Luego click sobre Validar Archivo
Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
Luego click sobre Validar Archivo
-SAT- Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
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Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
-SAT- Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
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Al revisar los datos, aparecen cargados conforme lo solicitamos en el archivo plano.
Si por error se cargó un archivo plano a un NIT o periodo
por medio de la opción de Eliminación masiva (mes completo)
Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
Al revisar los datos, aparecen cargados conforme lo solicitamos en el archivo plano.
Si por error se cargó un archivo plano a un NIT o periodo incorrecto, se pueden eliminar los
Eliminación masiva (mes completo)
-SAT- Gerencia de Contribuyentes Especiales Medianos
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Al revisar los datos, aparecen cargados conforme lo solicitamos en el archivo plano.
, se pueden eliminar los datos
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