Manual de procedimiento de gestión y abastecimiento de bienes y servicios
Gestión Administrativa
26/01/2016 VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Corporación Universitaria Del Caribe CECAR
Procedimiento de gestión y abastecimiento de bienes y
servicios
Código: P-GA-01
Versión: 03
Fecha: 25/01/2016 Elaboró Camilo Guerrero Buelvas Revisó Javier Sierra Carrillo Aprobó Manuel Laureano Mestra
Cargo Vicerrector Administrativo y Financiero Cargo Vicerrector de Calidad Cargo Rector
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Contenido 1. Objeto .................................................................................................................................... 3
2. Alcance .................................................................................................................................. 3
3. Responsable ........................................................................................................................... 3
4. Definiciones ........................................................................................................................... 3
5. Política ................................................................................................................................... 5
5.1 Componentes claves de la política de compra .......................................................................... 5
5.1.2 Requisitos para aprobación de la compra ....................................................................... 5
5.2 Segregación de funciones ......................................................................................................... 6
5.3 Ofertas o cotizaciones .............................................................................................................. 6
5.4 Proveedores de bienes y/o servicios ................................................................................... 7
5.4.1 Proveedores de bienes y servicios críticos ....................................................................... 7
5.4.2 Maestro proveedores de bienes y servicios ..................................................................... 8
5.5 Adjudicación de compra ........................................................................................................... 8
5.5.1 Adjudicación compra de bienes: ............................................................................................ 8
5.6 Compras de urgencia .......................................................................................................... 8
5.7 Adjudicación directa ........................................................................................................... 9
5.8 Legalización de la contratación de servicios ...................................................................... 10
5.9 Reajuste de precios .......................................................................................................... 10
5.10 Condiciones de pago en contratos, ofertas mercantiles u órdenes de compra .................. 10
5.11 Riesgos y garantías del proceso de compra ....................................................................... 11
5.12 Anticipos .......................................................................................................................... 11
5.13 Seguimiento a compras de bienes y servicios .................................................................... 12
5.14 Documentación y control ................................................................................................. 13
5.15 Relaciones con proveedores ............................................................................................. 13
5.16 Compras de servicios internacionales ............................................................................... 14
5.17 Acuerdos comerciales o contratos marco ......................................................................... 14
5.18 Límites de autorización y aprobación para la compra de bienes y servicios en CECAR. ...... 14
5.19 Solicitud de refrigerios y almuerzos .................................................................................. 15
6 Ejecución del procedimiento ................................................................................................ 15
6.1 Desarrollar estrategias de abastecimiento ........................................................................ 15
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6.1.1 Desarrollar el plan de adquisiciones .............................................................................. 15
6.1.2 Aclarar los requisitos de compra ......................................................................................... 16
6.1.3 Alinear el plan de adquisiciones con las necesidades de la entidad ...................................... 16
6.1.4 Analizar el historial de compras de la entidad ...................................................................... 16
6.1.5 Colaborar con los proveedores para la identificación de las oportunidades de abastecimiento:
.................................................................................................................................................... 16
6.2 Gestionar los bienes y servicios pedidos ........................................................................... 17
6.2.1 Elaborar Solicitud.......................................................................................................... 17
6.2.2 Aprobar la disponibilidad presupuestal ......................................................................... 17
6.2.3 Recibir y tramitar solicitud ............................................................................................ 17
6.2.4 Tramitar y aprobar por grupo A .................................................................................... 18
6.2.5 Tramitar y aprobar por grupo B .................................................................................... 18
6.3 Seleccionar los proveedores ............................................................................................. 18
6.3.1 Identificar a los proveedores......................................................................................... 18
6.3.2 Registrar y validar a los proveedores............................................................................. 19
6.3.3 Monitorear las cotizaciones de los proveedores ........................................................... 19
6.3.4 Aprobar las ofertas ....................................................................................................... 19
6.3.5 Crear y distribuir órdenes de compras ................................................................................ 19
6.3.6 Agilizar los pedidos y satisfacer las necesidades ............................................................ 20
6.3.7 Indagar y resolver las excepciones ................................................................................ 20
6.3.8 Administrar los contratos.............................................................................................. 20
6.4 Administrar a los proveedores .......................................................................................... 20
6.4.1 Administrar y monitorear la información del proveedor ............................................... 20
6.4.2 Preparar y analizar el rendimiento del gasto y el desempeño del proveedor ................. 20
6.4.3 Apoyar los procesos de inventario ................................................................................ 21
6.4.4 Controlar la calidad del producto recibido .................................................................... 21
7. Documentos Internos: .............................................................................................................. 23
8. Documentos Externos: ............................................................................................................. 23
9. Procedimientos Asociados........................................................................................................ 23
10. control de cambios ................................................................................................................. 23
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1. Objeto
Realizar las actividades necesarias para garantizar el abastecimiento de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la entidad, así como el debido manejo de los proveedores que satisfacen estas necesidades.
2. Alcance
Inicia con el desarrollo de la estrategia de abastecimiento y finalizas con la administración de proveedores.
3. Responsable
El jefe de compras es el responsable de garantizar el cumplimiento de este procedimiento
4. Definiciones
Plan de adquisiciones: es el instrumento de planeación contractual que facilita la proyección
financiera y presupuestal permitiendo reconocer la naturaleza estratégica de las compras. Contiene
la adquisición de bienes y servicios que requiere CECAR, con cargo a los recursos de funcionamiento
y de inversión.
Compras: Conjunto de actividades que busca resolver un requerimiento a través de la compra o
contratación de bienes o servicios. El proceso se inicia con la definición del requerimiento, continúa
con la adquisición del bien o servicio bajo unas condiciones previamente pactadas y a cambio de un
precio; y finaliza con la evaluación del bien o servicio recibido.
Compras por adjudicación directa: Procedimiento simplificado de contratación de un servicio o adquisición de un bien. En términos generales, no considera todos los requisitos y formalidades propios de una licitación privada. Este mecanismo de compra debe estar justificado y documentado.
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Solicitud de suministro: solicitud del bien o servicio por parte de una dependencia para la
adquisición o contratación de un bien o servicio.
Orden de Compra: Documento que formaliza un compromiso entre el comprador y el proveedor,
cuya finalidad es adquirir y suministrar un bien o un servicio bajo unas condiciones pactadas.
Bienes y servicios críticos: Son aquellos que afectan la calidad de los servicios que presta la
institución, que impactan el medio ambiente o constituyen riesgo para la seguridad de los
trabajadores.
Compras urgentes: Para la compra de un bien o servicio, constituye urgencia aquella que no puede
ser atendida a través del proceso normal de compras con lo relacionado a los tiempos y
procedimientos definidos para tal fin. En casos de emergencias o imprevistos, la institución se obliga
a realizar una adquisición que no estaba previamente planificada, y que satisface una necesidad
imperiosa e impostergable del servicio.
SMMLV: Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes
Administrador de un contrato con proveedores: Funcionario de una dependencia responsable de
verificar el cumplimiento de todos los requisitos, especificaciones y condiciones pactadas con un
proveedor o contratista como producto de la prestación de un servicio, ejecución de una obra o el
suministro de un bien, lo anterior según lo establecido en el “Manual de Funciones de Administrador
de Contratos”.
Contrato: Documento mediante el cual se formaliza el compromiso del comprador y proveedor en
adquirir y suministrar un bien o un servicio a unos precios pactados, bajo unas condiciones y
especificaciones previamente acordadas por un tiempo determinado. Para este documento el
término contrato incluye las órdenes de compra, contratos, ofertas mercantiles, acuerdos, entre
otros pero sin limitarse a los ya mencionados.
Contrato de adhesión: Contrato en donde una de las partes no puede discutir las distintas cláusulas
y solo tiene la libertad de aceptar o rechazar el contenido global de la propuesta. Usualmente son
contratos que han sido previamente revisados por las diferentes entidades de control y vigilancia
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del estado para evitar la inclusión de cláusulas inequitativas. Algunos ejemplos: Contrato de seguro
y Contrato de Condiciones Uniformes (Servicios Públicos).
Grupo de autorización: Agrupador de cargos de los funcionarios responsables de autorizar las
diferentes instancias que se dan dentro del proceso de compras de bienes y servicios:
5. Política
5.1 Componentes claves de la política de compra
La política de compras para bienes y servicios se fundamenta como mínimo en los siguientes
principios:
5.1.2 Requisitos para aprobación de la compra
Toda compra de bienes y servicios solicitada por una dependencia debe estar contemplada en el presupuesto anual de inversiones o gastos y es responsabilidad de cada dependencia, antes de solicitar la compra, verificar si el valor del bien o servicio a comprar se encuentra presupuestado.
La solicitud de compra de bienes y servicios, debe originarse mediante el plan de adqisiciones, una solicitud de suministro o estar amparado en un contrato y debe ser aprobada por las instancias correspondientes definidas en este documento.
Se debe iniciar la ejecución de la prestación del servicio solamente si el documento soporte de compra (orden de compra y contrato) se encuentre debidamente legalizado (con firmas correspondientes y orden de compra debidamente diligenciada), salvo en el caso que se trate de una emergencia.
GRUPO CARGO RESPONSABLE
A Junta Directiva Junta de Compras
GRUPO CARGO RESPONSABLE
B Ordenador del Gasto Vicerrector administrativo y financiero
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Todas las compras se deben aprobar de acuerdo con lo establecido en este procedimiento y su operacionalización es responsabilidad de la jefatura de compras, así como de los grupos de autorización establecidos en este documento. Para estos casos la evidencia de aprobación de dicha compra se debe realizar dejando registro de la firma y la fecha en los documentos soportes y conservarlos de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de control de documentos y registros.
Los pagos no pueden ser procesados si las aprobaciones adecuadas no existen y están debidamente documentadas a través de documentos físicos, tales como facturas o documento equivalente, actas de recibo parcial o final de los servicios.
5.2 Segregación de funciones
El procedimiento establecido para la compra de bienes y servicios debe asegurar en todo momento
la adecuada segregación de funciones para minimizar el riesgo de fraude. Cuando por alguna
condición particular alguna segregación no pueda realizarse o resulte materialmente impráctica o
costosa, se deberá implementar controles complementarios y/o de mitigación del riesgo que este
significa.
5.3 Ofertas o cotizaciones
5.3.1 Número de ofertas/cotizaciones
Los criterios para determinar el número de proveedores a los cuales se les va a solicitar cotizaciones,
son los siguientes:
Mínimo tres (3) cotizaciones
Aplica para la licitación o invitación a cotizar para las compras de bienes y servicios cuyo presupuesto
supere los siguientes montos:
Compra de Bienes: Cuando el presupuesto supere los 2 SMMLV
Compra de Servicios: Cuando el presupuesto supere los 10 SMMLV No aplica el criterio de mínimo tres cotizaciones, independiente del monto del presupuesto y/o tipo
de servicio, cuando se trate de representantes, distribuidores exclusivos, fabricantes exclusivos,
dueños de tecnología, por temas de confianza y ventajas comerciales que estén debidamente
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justificados. La justificación de la adjudicación directa debe quedar registrada en el Formato F-GA—
05 “Adjudicación Directa o Compras Urgentes” de la siguiente manera:
Para las solicitudes de compras cuyo presupuesto sea menor o igual a 20 SMMLV la aprobación debe ser realizada por los funcionarios pertenecientes al grupo B; para valores superiores a 20 SMMLV, debe ser autorizado por el grupo A.
Una (1) cotización (adjudicación directa)
Se requerirá como mínimo una sola oferta / cotización en los siguientes casos.
Compras de Bienes: Cuando el presupuesto no supere los 2 SMMLV
Compras de Servicios: Cuando el presupuesto no supere los 10 SMMLV
5.3.2 Requisitos de ofertas/cotizaciones
Las ofertas o cotizaciones técnicas y económicas presentadas por los proveedores y contratistas de
bienes o servicios, deben responder a todos los requisitos estipulados en los documentos de Pliego
Único ó Condiciones Generales. Para los casos en los cuales se presenten inconsistencias o
situaciones especiales, éstas deben ser resueltas por el nivel o instancias de autorización
correspondiente al monto de adjudicación de la compra.
5.3.3 Recibo y apertura de ofertas por licitación
Las compras determinadas de tipo licitación deberán ser aplicadas desde la página web institucional, en el cual se deberá establecer el tiempo de apertura y cierre, con la descripción de las características técnicas del bien o servicio a proveer.
5.4 Proveedores de bienes y/o servicios
5.4.1 Proveedores de bienes y servicios críticos
Toda compra de bienes y servicios críticos o cuyo monto sea para aprobación de los niveles de
aprobación descritos, debe celebrarse con firmas inscritas en el registro único de proveedores.
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5.4.2 Maestro proveedores de bienes y servicios
La creación y cualquier cambio en los datos del maestro de proveedores deben ser formalmente
solicitados y obtener la aprobación de la instancia correspondiente. Cada dos años el maestro de
proveedores debe ser revisado para asegurarse que estén activos los que realmente se requieren y
proceder a desactivar a los proveedores que no han tenido movimiento durante los dos últimos
años.
5.5 Adjudicación de compra
Los criterios para adjudicar la compra de bienes y servicios son los siguientes:
5.5.1 Adjudicación compra de bienes:
Para la adjudicación de bienes se tienen en cuenta fundamentalmente los aspectos relacionados
con calidad, precios y plazos de entrega.
5.5.2 Adjudicación compra de servicios:
Para la adjudicación de compra de servicios, como resultado de un proceso de invitación a cotizar,
se deben tener en cuenta los resultados de la evaluación técnica y económica. Ésta se otorga al
proveedor que reúna todos los requisitos y condiciones exigidos por la empresa contratante, según
el orden de elegibilidad resultante de aplicar el correspondiente Informe de evaluación de ofertas y
teniendo en cuenta los niveles de autorización descritos en este documento.
En los casos de servicios de consultoría pura, en la decisión debe prevalecer el concepto técnico por
encima del económico, el cual debe ser emitido por la junta de compras, la cual debe quedar
documentado en el informe de evaluación formato “F-GA-12 informe de evaluación técnica y
económica de las ofertas”
5.6 Compras de urgencia
La contratación de servicios y/o compra de bienes para efectos de atender urgencias, debe tener el
visto bueno del comité de planeación o de compras encargado de resolverla y del ordenador del
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gasto, y cuando aplique debe ser ratificada por los niveles de aprobación, establecidos en este
documento.
5.7 Adjudicación directa
Aplica para los siguientes procesos:
o Compra o contratación nueva en los casos en los que se trate de proveedores fabricantes, representantes únicos o exclusivos (incluye contratos de adhesión como el caso de servicios públicos).
o Adjudicaciones al mejor oferente de una oferta abierta reciente, para los mismos bienes o servicios. Este tipo de adjudicación solo podrá hacerse hasta por un año calendario a partir de la fecha de emisión de la orden de compra emitida con relación a la oferta tomada como base. Haciendo auditorias periódicas para control de precios.
Como soporte de la solicitud de compra por adjudicación directa, el responsable debe documentar la justificación en la Solicitud de Compra (Solicitud de suministro) y diligenciar el Formato “F-GA-05 Adjudicación Directa o Compras Urgentes”, firmarlo y solicitar la aprobación por parte de la instancia correspondiente a la autorización de Solicitud de la compra.
Ningún contrato o acuerdo puede pactarse a más de un año, con máximo dos renovaciones, cada
una de un año. Excepcionalmente, en caso que se requiera un plazo mayor a éste que traiga
beneficios económicos para la corporación se debe solicitar autorización al nivel de aprobación
requerido de acuerdo al monto a contratar.
Para las compras o contratos vigentes en los cuales esté prevista cláusula de renovación automática, el responsable de administrar el contrato o acuerdo correspondiente, debe oportunamente evaluar la necesidad de renovarlo o realizar una nueva convocatoria. Para lo anterior, debe dejar registro de la recomendación correspondiente en el formato destinado para realizar seguimiento o monitoreo a los contratos o acuerdos.
Para situaciones en las cuales después de la adjudicación, el proveedor favorecido solicita cambios en los precios que incrementen los valores de la oferta, como única opción se debe convocar de manera extraordinaria e inmediata al nivel de aprobación A. El comité debe proceder de acuerdo con su nivel de autorización.
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5.8 Legalización de la contratación de servicios
El Jefe de compras emite una verificación que garantice el cumplido con todas las actividades relacionadas con las revisiones y las aprobaciones correspondientes por parte del personal autorizado antes de entregar la Orden de Compra al Proveedor.
5.9 Reajuste de precios
Por principio no se maneja reajuste de precios para los contratos, u órdenes de compra de bienes y/o servicios a no ser que para contratos con vigencia mayor a un año quede establecido que el indicador a usar para indexar los valores o las tarifas sea el IPC ó que por condiciones del acuerdo se recomiende utilizar otro indicador específico o que sea para bajar precio pactado con anterioridad (ejemplo: SMMLV, IPP, entre otros).
5.10 Condiciones de pago en contratos, ofertas mercantiles u órdenes de compra
La condición general de pago para las compras de bienes y servicios en contratos, se establece en el
Proceso de Gestión Financiera.
Según el tipo de compra la solicitud de suministro debe estar firmada por el director o jefe de
dependencia que tenga la autoridad para avalar las características específicas de la compras así:
*cuando la compra implique el diseño de una pieza publicitaria, ésta debe anexarse a la solicitud de
pedido.
BIEN/SERVICIO PERSONAL AUTORIZADO
Remodelaciones, Obras civiles, arreglos y reparaciones locativas.
Director de Planeación
*Mercadeo y/o publicidad Director de Mercadeo y Comunicaciones
Sistemas y tecnología Director de Sistemas
compras relacionadas con elementos y materiales de consumo frecuente para el normal desempeño de las actividades de mantenimiento y servicios generales
El jefe de plata física
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Nota 1: Cuando se requieran servicios de mantenimiento externo, el Jefe de Planta física y logística
hará la solicitud suministro por este concepto al Jefe de Compras. Ninguna otra persona o
dependencia está autorizada para hacer estos pedidos.
Nota 2: Los servicios públicos y arriendos se deben tramitar directamente en la oficina de
contabilidad.
La aprobación debe ser formalmente documentada con firma y fecha, en estos casos el personal de
cuentas por pagar será responsable de verificar que el documento de orden de pago esté aprobado
por los funcionarios autorizados.
Las compras de bienes y servicios por cuantías de 20 SMLMV en adelante, se perfeccionarán
mediante contrato escrito con el proveedor. Cuando la cuantía sea inferior se procederá mediante
orden de compra o de servicio adjuntando certificado de garantía adjunto a la factura o documento
equivalente.
5.11 Riesgos y garantías del proceso de compra
Para garantizar la adecuada administración de las pólizas de seguros que amparan los intereses de
CECAR, en las órdenes de compra, contratos u ofertas mercantiles que suscribe con sus
proveedores, se deben cumplir los lineamientos establecidos.
Para efecto de determinar las pólizas a tomar por parte del contratista, el comité de compras debe
efectuar el análisis de riesgos, las condiciones y cuantía de las mismas. En este proceso debe
participar el usuario solicitante o administrador de contrato y se debe solicitar el soporte de los
profesionales requeridos de las diferentes áreas de la empresa de acuerdo con el tema que se esté
analizando.
5.12 Anticipos
Para incluir un anticipo en las condiciones de pago, deben existir claras razones de ventaja
económica para CECAR, y solo aplicará para la compra de bienes y servicios.
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Si cumplidas las condiciones anteriores, es política autorizar como pago por este concepto un monto
dentro del rango del 25% al 50% del valor estimado del servicio o del bien, sin incluir el IVA; sin
embargo, dependiendo de la naturaleza de la compra se puede autorizar pago de anticipos para
compras inferiores al monto anterior y por porcentajes de anticipo superiores, los cuales deben ser
autorizados por el ordenador del gasto.
Los requisitos indispensables para el pago de anticipos a los proveedores de bienes y servicios son
los siguientes:
Los contratos, ofertas mercantiles u órdenes de compra deben estar debidamente legalizados. Lo anterior no debe obviarse pues es la única garantía que tiene la empresa para hacer exigible cualquier incumplimiento por parte del contratista o proveedor.
Para el pago del anticipo el proveedor podrá enviar una cuenta de cobro o una carta de solicitud para el pago, previa expedición de la póliza del buen manejo del anticipo, como también de todas las garantías exigidas en el contrato u oferta mercantil. Cumplido los requisitos anteriores el anticipo será pagado en el término establecido.
La responsabilidad que se realice la amortización de los anticipos es de los administradores de contratos según lo establecido en el “Manual de Funciones de Administrador de Contratos”.
5.13 Seguimiento a compras de bienes y servicios
Trimestralmente la jefatura de compras debe preparar y enviar al comité de compras un informe
ejecutivo de la gestión de compra realizada bajo su responsabilidad; en este informe se debe indicar
como mínimo:
Valor Total de compras realizadas
Cantidad de órdenes de compra emitidas
Ordenes de compras pendientes o no ejecutadas
No conformidades detectadas
Clasificación de compras realizadas a través de procesos de: o Licitación
o Adjudicación Directa
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o Compras Urgentes
o Renovación de Contratos o Acuerdos
o Compras adjudicadas a propuestas diferentes a la más económica
o Compras por Proveedor (monto y cantidad)
5.14 Documentación y control
Es responsabilidad de todo el personal que participa en la gestión de compra de bienes y servicios,
emitir y mantener un completo y preciso registro documental, de las fases de planeación y ejecución
del proceso. Esta documentación debe ser archivada y retenida de acuerdo con las políticas de
manejo documental.
Por principio no se deben ejecutar servicios sin la existencia previa de los documentos legales que
soporten las compras.
5.15 Relaciones con proveedores
Las relaciones con los proveedores deben administrarse bajo los siguientes principios:
Todos los proveedores tendrán las mismas oportunidades.
En los casos en los que un proveedor también sea un cliente, las adjudicaciones solo deben considerar los aspectos de la compra y no deben estar influenciados por las relaciones comerciales como cliente.
Todos los proveedores de bienes y servicios críticos deben ser evaluados, usando las herramientas establecidas para tal fin.
La certificación de experiencia o de relaciones comerciales, solicitadas formalmente por los proveedores de servicios, deben ser expedidas por escrito y firmadas por el jefe de compras, previa verificación de la información solicitada y de la calificación obtenida.
Todas las quejas y solicitudes formuladas por los proveedores, deben responderse formalmente.
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5.16 Compras de servicios internacionales
Todas las compras internacionales deben prever los aspectos fiscales y legales que estas operaciones
implican, antes de solicitar cotizaciones y antes de emitir documentos vinculantes.
Estos aspectos deben tenerse en cuenta para compra de servicios en cualquiera de los siguientes
casos:
Compras a proveedores colombianos, por servicios prestados en el extranjero
Compras a proveedores extranjeros, por servicios prestados en el extranjero
Compras a proveedores extranjeros, por servicios prestados en Colombia
Los proveedores internacionales deben incluir en sus cotizaciones, todos los costos relacionados con
aspectos legales y tributarios del país donde se está realizando la compra y los relacionados a los
pagos a realizar en su país.
5.17 Acuerdos comerciales o contratos marco
Para los acuerdos comerciales o contratos marco se deben tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
Deben estimarse valores anuales para efecto de determinar las instancias de autorización para seleccionar proveedores y adjudicar los acuerdos.
De manera independiente a la validez del acuerdo, las pólizas deben solicitarse por vigencias anuales.
Para contratos con vigencia mayor a un año el indicador a usar para indexar las tarifas debería ser el IPC salvo que por condiciones del acuerdo se recomiende utilizar otro indicador específico (ejemplo: SMMLV, Dólar IATA, IPP, entre otros).
5.18 Límites de autorización y aprobación para la compra de bienes y servicios en CECAR.
La autorización de solicitudes de compra de bienes o servicios se realiza al momento de liberar el
documento de plan de adquisiciones, solicitud de suministro y orden de compra, los montos
asignados para cada uno de los grupos de liberación son los siguientes:
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VALOR PRESUPUESTO DEL BIEN O SERVICIO RESPONSABLE
Presupuesto < = 20 SMMLV. Grupo B
Presupuesto sin límite de cuantía Grupo A
5.19 Solicitud de refrigerios y almuerzos
5.19.1 Las solicitudes de refrigerios y almuerzos solo podrán ser tramitadas directamente en la oficina de compras. 5.19.2 Las solicitudes de refrigerios y almuerzos debe realizarse con minimo 3 días de anticipacion y el solicitante debe confirmar el número de asistentes un día hábil de anticipación para el ajuste de la solicitud o se cancele si se requiere.
5.19.3 Cuando el proveedor sea cualquiera de las cafeterías de la Institución y al momento de entregar el refrigerio y/o almuerzo el número de asistentes al evento es inferior al indicado, el solicitante informará al Jefe de compras, para que ajuste la respectiva solicitud. 5.19.4 Los montos autorizados para refrigerios y/o almuerzos serán los fijados por el ordenador del gasto de la Institución. 6 Ejecución del procedimiento
6.1 Desarrollar estrategias de abastecimiento
6.1.1 Desarrollar el plan de adquisiciones
El jefe de compras solicita a los jefes de dependencias la información de compras aprobadas en el presupuesto y la información de las referencias, las fechas de necesidades de las adquisiciones, la descripción y los centros de costos. Con esta información se registra los requerimientos de bienes y servicios en el formato de “F-GA-01 Plan De Adquisiciones”, adicionalmente se especifica las fechas de los requerimientos y todas aquellas especificaciones que se requieran. Nota: El periodo para la vigencia de los planes de adquisiciones los definirá la junta de compras.
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6.1.2 Aclarar los requisitos de compra
El jefe de compras propondrá a la junta de compras criterios que aseguren que los materiales y
servicios se seleccionaran de forma adecuada, teniendo en cuenta variables de calidad, como por
ejemplo; tiempo, lugar oportuno, condiciones de créditos, seguridad en la entrega de pedidos,
medios de distribución utilizados, proveedores que utilizan, proyección en el mercado, tipo de
productos que ofrecen, ubicación geográfica, precios, disponibilidad, descuentos por volúmenes,
alianzas estratégicas, gestión de sostenibilidad. Se debe dejar registro de los criterios establecidos.
6.1.3 Alinear el plan de adquisiciones con las necesidades de la entidad
El jefe de compras solicita la información de los niveles de inventario existentes a la oficina de
activos fijos para la operación de CECAR, a la oficina de almacén las existencias de materiales y la
oficina de admisiones la proyección de estudiantes a recibir el siguiente año, con esta información
se evalúa los requerimientos solicitados con relación a las existencias y necesidades de la demanda.
6.1.4 Analizar el historial de compras de la entidad
El jefe de compras debe comparar los bienes y servicios a adquirir con los antecedentes del material
requerido, especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción, entre otros,
para ajustar características de contratación y adquisidores, en caso se requiera.
6.1.5 Colaborar con los proveedores para la identificación de las oportunidades de abastecimiento:
El jefe de compras debe convocar y establecer comunicación con los proveedores para evaluar y
planificar soluciones con el fin de mejorar los procesos e identificar la mejor negociación por
volumen, frecuencia de pedidos y abastecimiento de los bienes o servicios
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6.2 Gestionar los bienes y servicios pedidos
6.2.1 Elaborar Solicitud
El asignado por la dependencia solicita el suministro a través del formato”F-GA-03 Solicitud de
suministro “.Las solicitudes deben ingresar directamente a la oficina de compras quien se encarga
de verificar las firmas del solicitante y jefe inmediato antes de pasarlo al jefe de presupuestos.
Para la solicitud de refrigerios y almuerzos, el solicitante debe diligenciar el formato “F-GA-12 Solicitud de refrigerios y almuerzos” y entregarlo a compras debidamente diligenciada y firmada con la firma del Jefe Inmediato.
6.2.2 Aprobar la disponibilidad presupuestal
Con la solicitud de suministro y solicitudes de refrigerios y almuerzos, el jefe de presupuesto revisa
en el sistema la disponibilidad presupuestal y firma la solicitud aprobando la disponibilidad
presupuestal, seguidamente debe enviar a la oficina de compras.
En caso de que no exista disponibilidad presupuestal, el jefe de presupuesto debe notificarlo. El
responsable del centro de costo podrá hacer una petición de traslado presupuestal a presupuesto
si es el caso.
Nota: Si es una urgencia o emergencia, se debe revisar si de acuerdo a la características corresponde
al criterio de compra dentro de las categoría de compras urgentes o emergentes y se debe realizar
lo estipulado en la política en el numeral 5.6 y 5.7”Adjudicación de compra/ urgencia-
emergencias”.
6.2.3 Recibir y tramitar solicitud
El Jefe de compras recibe la solicitud y deja constancia de recibido, tramita de acuerdo a la solicitud
y a los niveles de grupo de autorización.
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Para las solicitudes de refrigerios y almuerzos, el jefe de compras envía en medio físico o electrónico la solicitud para su respectivo despacho, de la misma forma envía una copia de la solicitud al auxiliar de servicios generales encargado, para que reciba el pedido y atienda la necesidad de distribución en el lugar y hora indicados en el formato.
6.2.4 Tramitar y aprobar por grupo A
El jefe de compras convoca a la junta de compras y presenta las adquisiciones a ejecutar en el
trimestre, de acuerdo al plan de adquisiciones o las solicitudes de suministro, las cuales deben
verificar todas las especificaciones y presentar a junta directiva para su aprobación.
Una vez aprobada se solicitaran las cotizaciones o se iniciara el proceso de licitación de acuerdo a lo estipulado en la política 5.3.1 Número de ofertas/cotizaciones.
6.2.5 Tramitar y aprobar por grupo B
El jefe de compras envía la solicitud de suministro al jefe administrativo y financiero para su
aprobación, seguidamente solicita la aprobación de suministro al ordenador del gasto, quien deber
revisar y aprobar a través de la firma de la solicitud.
Una vez aprobada se solicitaran las cotizaciones o se iniciara el proceso de licitación de acuerdo a lo estipulado en la política 5.3.1 Número de ofertas/cotizaciones.
6.3 Seleccionar los proveedores
6.3.1 Identificar a los proveedores
Los proveedores pueden seleccionarse de una licitación para incluir nuevos proveedores, o del
maestro de proveedores de CECAR, de acuerdo con el modelo de seleccione que estipule la junta
de compras para las compras contempladas en el plan de adquisiciones.
Se debe revisar los proveedores que se le han realizado más de tres compras para validar si el
proveedor puede ser aprobado o no para hacer parte del maestro de proveedores de CECAR. El
proceso de evaluación involucrará el análisis del desempeño histórico de tres entradas en los
últimos dos años.
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6.3.2 Registrar y validar a los proveedores
La junta de compras debe aplicar el P-GA-03 “Procedimiento de Tramite de Registro y Calificación de Proveedores de Bienes y Servicios”, para registro de proveedores.
6.3.3 Monitorear las cotizaciones de los proveedores
El jefe de compras recibe las ofertas y cotizaciones correspondientes y verifica que las cotizaciones
llegaron en la cantidad y tiempo establecido. Seguidamente diligencia el formato F-GA-04 “Matriz
Comparativa de Cotizaciones”, selecciona el proveedor que se considera presenta mejor oferta y
se envía a instancia correspondiente de aprobación.
6.3.4 Aprobar las ofertas
La instancia correspondiente de aprobación evaluara la oferta de acuerdo a los siguientes criterios:
precio, garantía, forma de pago, transporte (si aplica) y tiempo de entrega.
Para los servicios deberán estipular la calificación de acuerdo a las características del servicio a
proveer.
Para las compras por licitación, se selecciona al proveedor que subasto la mejor propuesta y aplicó
en el tiempo establecido antes del cierre de la convocatoria la mejor oferta. Se levanta un informe
en el formato F-GA-07 “Informe de evaluación de Ofertas”.
Para las compras que requieren ser establecidas mediante contrato enviar a la oficina jurídica
mediante solicitud en el formato F-RI-01 “Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y
convenios”
6.3.5 Crear y distribuir órdenes de compras
El jefe de compras genera la orden de compra en el formato “F-GA-02 Orden de Compra” envía al
proveedor seleccionado, e Informa al almacén en los casos que requiera recibir material susceptible
de inventariar, almacenar y administrar.
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6.3.6 Agilizar los pedidos y satisfacer las necesidades
Para contratos establecidos con proveedores, el jefe de compras establecerá contacto con el
proveedor seleccionado, los cuales establecerán el plan de flujo de materiales solicitados que
permita simplificar el flujo de trabajo del personal y actualizar el inventario de manera más fácil y
automática.
6.3.7 Indagar y resolver las excepciones
El jefe de compras deberá resolver las situaciones en los casos que existan alteraciones en
condiciones pactadas.
6.3.8 Administrar los contratos
Para las adquisiciones contempladas mediante contrato, la junta de compras designara un cargo
como administrador del contrato, de acuerdo con las características del bien o servicio a adquirir y
entrega acta de asignación junto con procedimiento para administración de contratos.
6.4 Administrar a los proveedores
6.4.1 Administrar y monitorear la información del proveedor
El administrador del contrato hace seguimiento a los contratos y registra en el formato F-GA-09
“Reporte de seguimiento a contratos”.
6.4.2 Preparar y analizar el rendimiento del gasto y el desempeño del proveedor
El jefe de compras solicitará a los administradores de contrato el reporte de seguimiento a contratos
que registran los administradores en el formato F-GA-09 “reporte de seguimiento a contratos”,
recopila la información de evaluación de proveedores.
La evaluación al proveedor se realiza de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de F-GA-03
“registro y calificación de proveedores de bienes y servicios”.
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6.4.3 Apoyar los procesos de inventario
El jefe de compras monitorea el flujo de materiales establecidos.
Inspección y recepción de materiales y equipos
Son objeto de inspección documentada:
Los materiales, equipos y activos fijos que exigen el aporte de concepto técnico a cargo de usuarios expertos.
Todos los nuevos materiales, nuevas tecnologías, equipos ó nuevas marcas. En el cuadro siguiente se muestran las actividades relacionadas con la inspección y recibo de
materiales y equipos de acuerdo con el objeto y alcance enunciados, los responsables de estas
actividades y los registros tanto de entrada como de salida.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Recibir material del
Proveedor
Recibe el material y confrontar la factura o
remisión, con la Orden de Compra y los
materiales recibidos. Si el material es
conforme, coloca marcas como evidencia de
conformidad y aceptación en las cantidades
registradas en la orden de compra. Firma y
colocar la fecha de recibo de la mercancía.
Auxiliar de
Almacén
Devolver al proveedor
material no conforme
Devuelve el material al Proveedor si el material
no es conforme con los requerimientos de la
OC, diligencia formato de NC “F-AP-01
producto no conforme” y traslada a la oficina
de compras y envía a la oficina de calidad.
Jefe de almacén
Cerrar la No
Conformidad
Cierra la No conformidad y envía el Formato de
NC a la Vicerrectoría de calidad, cuando el
Proveedor trae el material conforme o se anula
la Orden de Compra al Proveedor.
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Avisar al usuario o
experto de la llegada del
material que solicitó
Avisa al usuario que solicitó el material, por
correo electrónico para que disponga de su
inspección.
Jefe de almacén
Inspeccionar el material
Inspecciona el material y registra su concepto
de conformidad o no conformidad en el
formato control de materiales. F-GA-08
“Control de Materiales”.
Usuario / Experto
Devolver el material no
conforme al Proveedor
Devuelve el material al Proveedor si no obtiene
su conformidad y procede como en el segundo
paso.
Jefe de almacén
Almacenar el material
conforme, o disponer
para su despacho
Almacena el material conforme o dispone para
su entrega al usuario si recibe su conformidad.
Auxiliar
Administrativo de
almacén
Registra recibo del
material conforme
Verifica y cumple con el control establecido
para la revisión de la recepción de productos
que se describe seguidamente (*).
Jefe de almacén
(*) Control para revisión de recepción de productos.
Aplica para los documentos emitidos por los proveedores que amparan el suministro de materiales,
factura, remisión y orden de compra.
Para los materiales que se reciben para almacenamiento temporal, se establece control encomendado al Jefe de almacén que registra las entradas a almacenamiento, consistente en revisar el documento que ampara el suministro de materiales entregados por los proveedores, y confirmar que contenga: 1. Firma del funcionario que recibe la mercancía
2. Nombre del funcionario que recibe la mercancía
3. Fecha de recepción de la mercancía y,
4. Marcas en las cantidades en señal de conformidad con las cantidades recibidas
físicamente.
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7. Documentos Internos:
CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO
CRITERIO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN
F-GA-01 Plan De Adquisiciones Jefe de compras Expediente planes de adquisiciones
Ver TDR
F-GA-02 Orden de compra Jefe de compras Expediente De compras
Ver TDR
F-GA-03 Elaboración de Suministro
Responsable de dependencia
Expediente De compras
Ver TDR
F-GA-04 Matriz comparativa de cotizaciones
Jefe de compras Expediente De compras
Ver TDR
F-GA-05 Adjudicación Directa o Compras Urgentes
Jefe de compras Expediente De compras
Ver TDR
F-GA-07 Informe de Evaluación de ofertas
Jefe de Compras Expediente De compras
Ver TDR
F-GA-08 Control de materiales
Auxiliar administrativo de almacén
Expediente Control de materiales
Ver TDR
F-GA-09 Reporte de seguimiento a
contratos
Administrador de contrato
Expediente seguimiento a proveedores
Ver TDR
F-GA-12 Solicitud de refrigerios y almuerzos
Responsable de dependencia
Expediente de compras Ver TRD
F-RI-01
Solicitud de revisión y/o elaboración de
contratos y convenios
Jefe de Compras
Expediente de Solicitud de contratos
Ver TDR
F-AP-01 producto no conforme
Jefe de almacén Expediente de relación de productos no
conforme
Ver TDR
8. Documentos Externos:
CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO
9. Procedimientos Asociados
P-GA-02 Procedimiento administrador del Contrato P-GA-03 Trámite de registro y calificación de proveedores de bienes y servicios P-GA-04 Trámite de apertura, manejo y cierre de caja menor
10. control de cambios
VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
V2
15-08-2013
Se elimina la política de mantener un stock Mínimo de elementos consumibles en el Almacén.
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V2
15-08-2013
5.8/ 5.9/Se ajustaron los nombres de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura orgánica.
5.13 /5.14Se establecen políticas para el manejo y legalización de anticipos para la compra de bienes y servicios institucionales.
6.2 Se establece elimina el paso de la solicitud de pedido por el Almacén, quedando como primera actividad, la verificación de la disponibilidad presupuestal.
6.3 Se establece que la verificación presupuestal la realiza el Auxiliar de Presupuestos y la firma el Jefe de Presupuestos y Costos.
6.5 Se aclara la responsabilidad de la Selección del Proveedor de acuerdo al monto de la compra del bien o servicio
V3 25/01/2016 Nuevas políticas y actividades en el procedimiento, cambios estructurales.
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