MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
VIGENCIA 2.014 - 2.020
ELABORADO POR:
GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO
REVISADO POR:
ADMINISTRACIÓN
APROBADO POR:
GERENCIA
___________________________________________________________________________________________________ Planta: Cra. 52 A No. 74 - 43 Tel. 596 75 36 Cel. 3168640312 E-mail: [email protected] Itagüí – Ant.
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1. CONTROL Y REVISIÓN DE CAMBIOS
CAMBIOS
DETALLES
RESPONSABLE
FECHA
Primera edición del documento.
Elaboración de perfil de cargos por competencias de: Administrador, Gestor del Talento Humano y Representante de Servicio al Cliente.
Grupo FENFA gestores del talento humano SENA.
19/06/2014
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2. TABLA DE CONTENIDO
1. CONTROL Y REVISIÓN DE CAMBIOS .............................................................. 1
2. TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................... 2
3. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 3
4. OBJETIVOS ......................................................................................................... 4
4.1 General ........................................................................................................... 4
4.2 Específicos ..................................................................................................... 4
5. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ............................................................................ 5
5.1 Quiénes Somos .............................................................................................. 5
5.2 Misión ............................................................................................................. 5
5.3 Visión .............................................................................................................. 5
5.4 Valores ........................................................................................................... 5
6. ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS ..................................................................... 7
6.1 PERFIL DE CARGO DEL ADMINISTRADOR ................................................ 7
6.2 PERFIL DE CARGO DEL ASESOR DE SERVICIOS ................................... 19
6.3 PERFIL DE CARGO DEL GESTOR DEL TALENTO HUMANO ................... 29
7. MAPAS FUNCIONALES .................................................................................... 41
7.1 MAPA FUNCIONAL GESTOR DEL TALENTO HUMANO ........................... 41
7.2 MAPA FUNCIONAL ASESOR DE SERVICIOS............................................ 41
8. CONCLUSIONES .............................................................................................. 43
3
3. INTRODUCCIÓN
El presente manual de funciones y competencias laborales de Lavandería Lavaplus Dry Cleaning, tiene como propósito mantener actualizados los parámetros de calidad, eficacia, productividad y seguridad y salud en el trabajo, del talento humano de la empresa. Este documento es de observancia general, como instrumento de información y de consulta, en todas las áreas y cargos que conforman la organización. El manual es un medio para familiarizarse con la estructura organizacional y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta empresa. Su consulta permite identificar con claridad las funciones, actividades y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de su objeto social. Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de la empresa, por lo que cada una de las áreas y cargos que la integran, deberán aportar la información necesaria para este propósito.
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4. OBJETIVOS
4.1 General
Contribuir al desarrollo de la planeación estratégica: la misión, visón, valores, políticas, objetivos, a partir de un enfoque sistémico, desde el cual se pretende que con la definición de los perfiles por competencias de sus empleados Lavandería Lavaplus Dry Cleaning logre altos niveles de eficiencia en su gestión.
4.2 Específicos
Describir los cargos contemplados en el organigrama.
Delimitar las funciones correspondientes a cada cargo.
Definir perfiles por competencias.
Orientar al personal nuevo vinculado.
Informar a todos los empleados sobre sus labores.
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5. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
5.1 Quiénes Somos
Lavaplus es una organización de talentos, dedicada al servicio de lavandería especializada de prendas de vestir, lencería de hogar y ropa institucional, valiéndose de los más avanzados equipos, procesos e insumos para la limpieza en agua y en seco. Lavaplus desde 1.997 ha ofrecido el servicio de lavandería en el Valle de Aburra con responsabilidad, calidad, rapidez y economía.
5.2 Misión
Ofrecer una experiencia de servicio inigualable, fundamentados en nuestros valores y satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes en el servicio de lavandería textil, haciendo uso de la mejor tecnología, procesos e insumos, con la experiencia del mejor talento humano.
5.3 Visión
Continuar siendo reconocidos como una empresa líder en el servicio de lavandería especializada en el área metropolitana del valle de aburra, fundamentados en la responsabilidad, calidad, cumplimiento y economía, logrando con ello superar las expectativas de nuestros clientes.
5.4 Valores
Responsabilidad En el cuidado especial y profesional que damos a cada prenda durante todo el proceso.
Calidad Prendas impecables fruto del talento humano que hace uso de avanzados equipos, procesos e insumos.
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Cumplimiento Prendas a tiempo con dinamismo, agilidad y rapidez, hacemos un mejor uso del tiempo. Economía El pago de un de precio justo por la limpieza especializada de su valiosa prenda.
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
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Fecha: 19/06/2.014
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6. ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
6.1 PERFIL DE CARGO DEL COORDINADOR DE PLANTA
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
1.1. Nombre del cargo: COORDINADOR DE PLANTA Y DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1.2. Área al que pertenece: ADMINISTRATIVA
1.3. Ubicación del cargo en el organigrama:
1.4. Cargo al que reporta o jefe inmediato: Gerente
1.5. Número de personas a cargo: siete
1.6. Personas a cargo: representante de servicio al cliente, operario de lavado en seco, operario de lavado en agua, operario de planchado y pulido, operario de acople y control de calidad, técnico en mantenimiento de equipos, gestor del talento humano.
1.7. Tipo de Contrato: Indefinido
1.8. Salario: $1’200.000 mensual.
1.9. Horario: 48 horas semanales.
1.10. Número de personas que ocupan este cargo: 1
2. REQUISITOS MÍNIMOS
2.1. Formación académica: Tecnólogo en carreras de administración.
2.2. Experiencia laboral en el área: Mínimo 3 años de experiencia laboral en áreas administrativa, contable, financiera, de mercadeo y ventas, de gestión humana, de sistemas de gestión en seguridad y salud en el trabajo, de sistemas de información, de calidad, de logística, de compras, de inventarios, de gestión de mantenimiento de maquinaria y equipos.
2.3. Conocimientos específicos: en gestión administrativa, de finanzas, de gestión humana, de seguridad y salud en el trabajo, de producción, de mercadeo y ventas, de mantenimiento de plantas de proceso.
2.4. Condición física especial: N.A.
2.5. Edad Mínima: 30 años
COORDINADOR DE PLANTA Y DE SST
SERVICIO AL CLIENTE
LAVADO EN SECO
PLANCHADOY PULIDO
LAVADO EN AGUA
ACOPLE Y CALIDAD
MMTTO EQUIPOS
GERENTE
GTH
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
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2.6. Otros requisitos: Presentar certificados de estudio y constancias laborales 3. MISIÓN DEL CARGO
Administrar todos los procesos organizacionales de acuerdo con las políticas y normas establecidas para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
4. RELACIONES DEL CARGO
CONTACTOS CON QUIEN FINALIDAD FRECUENCIA
Internos Gerencia Presentación informes Toma de decisiones
Gestión de recursos
Alta
Internos
Otras áreas Solicitud de ejecución de los procesos.
Solicitud de mejora en los procesos.
Revisión de mejoras de procesos. Reuniones dependiendo de las
necesidades de cada área.
Reconocimientos o llamados de atención de acuerdo al desempeño
Alta
Externos Fondos de pensionesEPS ARL
Cajas de Compensación
Familiar
Procesos de afiliación y retiro.
Solución de contingencias. Solicitud de capacitaciones. Reporte de accidentes laborales.
Asesorías en salud ocupacional.
Media
Externos Proveedores de insumos.
Negociación de precios, cantidades y plazos de pago.
Acuerdos de fechas de entrega.
Alta
Externos Contador y Abogado consultor
Contratación de servicios contables y jurídicos.
Media
5. RESPONSABILIDADES DEL CARGO
5.1. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones tanto legales como de políticas de la empresa.
5.2. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la empresa
5.3. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada de la empresa.
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
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5.4. Dar un trato equitativo y respetuoso a todos los empleados, proveedores y clientes de la empresa.
5.5. Abstenerse de participar en actividades que impliquen competencia para la empresa o en actos en los
cuales exista conflicto de intereses.
6. FUNCIONES
TIPO (PHVA) FUNCIÓN PRINCIPAL FUNCIONES BÁSICAS
Manejar el recurso
financiero de la
organización de acuerdo a
las metas propuestas para
maximizar las utilidades
del negocio.
Realizar con la gerencia, el presupuesto de la empresa, de acuerdo con las necesidades actuales de la organización para su eficiente funcionamiento.
Realizar el análisis de flujo del efectivo, de acuerdo con su dinámica actual para cumplir con las obligaciones de la empresa.
Implementar programas tendientes al ahorro y control del gasto, de acuerdo con las políticas de la empresa para administrar y controlar las partidas estratégicas.
Supervisar y dar seguimiento a los procesos de facturación de la empresa, verificando en coordinación con el área de ventas, que las acciones de cobro se realicen oportunamente para garantizar la liquidez de la operación.
Efectuar en coordinación con el contador, los análisis de la situación financiera de la empresa derivados del estado de resultados y balance general para las diferentes toma de decisiones.
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
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Planear la producción de
acuerdo a la capacidad de
proceso instalada en
planta manteniendo un
consumo racional de los
recursos.
Asegurar el suministro de los recursos
destinados a los procesos en operación, de
acuerdo a los niveles de demanda para un
balanceado nivel de producción.
Supervisar conjuntamente con los operarios
que la asignación y aprovechamiento de los
recursos sea destinado efectivamente a los
fines establecidos para el beneficio económico
de la empresa.
Realizar las gestiones necesarias con los
proveedores, relacionadas con los periodos de
suministro de insumos a fin de mantener un
adecuado nivel de inventario.
Diseñar e instrumentar un tablero de control,
de acuerdo a los objetivos estratégicos por área
de responsabilidad y proporcionando el
seguimiento efectivo para la evaluación de su
eficacia y eficiencia.
Cumplir con los objetivos
de ventas en pesos y
cantidad de prendas
recogidas de acuerdo a la
capacidad instalada de
equipos en planta para
garantizar el flujo de
producción y dinero en
efectivo a la empresa.
Elaborar un método eficiente para la
coordinación de la publicidad, mercadeo y
ventas de acuerdo a las metas en unidades y
valores establecidos con el que se logre su total
control y cumplimiento.
Gestionar la entrega del material promocional
de acuerdo al mercado objetivo para cumplir
con las ventas propuestas.
Controlar la ejecución del plan de mercadeo y
ventas de acuerdo a lo proyectado en él para
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PERFIL DEL CARGO
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11
lograr el mayor porcentaje de cumplimiento.
Adelantar programas de
inducción, capacitación y
entrenamiento al personal
de la organización para dar a
conocer las normas de la
organización, el sistema de
gestión de calidad y el
reglamento de trabajo.
Programar inducciones de los nuevos empleados
para darles a conocer la organización y su sistema
de gestión de calidad.
Capacitar a los empleados con relación a sus cargos
y funciones.
Entrenar a los nuevos integrantes de la empresa en
compañía de los responsables o jefes de cada
departamento.
Organizar reuniones informativas sobre políticas
laborales y salariales.
Definir procedimientos para
la liquidación de nómina y
de prestaciones sociales de
conformidad con las
disposiciones legales
vigentes para el
cumplimiento de lo pactado
con los trabajadores.
Elaborar novedades del personal, sueldos, salarios,
prestaciones sociales y demás factores salariales.
Liquidar prestaciones sociales de los empleados
que son despedidos o se retiran de la empresa.
Hacer la nómina por década, quincena o mensual,
según sea el acuerdo de pago con el empleado.
Realizar memorandos, descargos o despidos al
personal que no cumpla con las políticas
empresariales.
Administrar y coordinar
programas de bienestar
laboral y seguridad y salud
en el trabajo de los
empleados de la
organización.
Conformar y soportar el Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el trabajo, teniendo
en cuenta la cobertura de los empleados de la
empresa en la medicina preventiva y del
trabajo; higiene y seguridad industrial.
Garantizar los mecanismos que aseguren una
oportuna y adecuada prevención de los
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PERFIL DEL CARGO
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12
accidentes de trabajo y enfermedades
laborales como lo exige la ley.
Identificar, enunciar y controlar los riesgos
existentes en la empresa con el objetivo de
prevenir que se presenten accidentes y
enfermedades laborales.
Asegurar la comprensión y puesta en práctica del
reglamento de higiene y seguridad en el trabajo
por parte de los empleados de la empresa.
Promover y organizar la constitución y
funcionamiento del COPASO de la empresa.
Minimizar los factores de riesgos en el
ambiente laboral.
Coordinar las actividades de salud
ocupacional, medicina preventiva y de trabajo,
en asocio con la ARL.
Incrementar la participación activa del trabajador
y su familia en el uso del tiempo libre, mediante la
organización de programas deportivos, recreativos
y de capacitación.
Responder por la calidad y la oportunidad en los
programas y servicios que se le prestan al
trabajador y su familia.
Evaluar al personal de la
organización de acuerdo
con los objetivos
establecidos por la
empresa para medir el
nivel desempeño laboral.
Conformar un sistema que valore de la forma más
sistemática y objetivamente posible el
rendimiento de los empleados en la organización.
Comunicar a los colaboradores, la forma en que
están desempeñando su trabajo y a elaborar
planes de mejora.
Apoyar en la toma de decisiones administrativas
sobre promociones, ascensos, despidos y
aumentos salariales.
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PERFIL DEL CARGO
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13
Determinar las necesidades de formación y
desarrollo, tanto para el uso individual como de la
organización.
7. COMPETENCIAS
7.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN DESCRIPTORES
Orientación al cliente Demostrar sensibilidad hacia
las necesidades o demandas
de un conjunto de clientes
potenciales de la organización.
Estructurar su propia actividad
de forma que se pueda dar
mejor servicio a los clientes
internos / externos.
Preocuparse por dar valor
añadido a una función interna de
la organización, de forma que
sea reconocida por los clientes
internos / externos.
Considerar las necesidades del
cliente a la hora de diseñar
productos / servicios de la
organización.
Eliminar costes superfluos para
poder reducir el precio final y
beneficiar así al cliente y
aumentar la competitividad.
Ponerse en el lugar del cliente
potencial a la hora de diseñar los
sistemas internos de
comunicación y tratar de
anticipar las repercusiones que
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PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
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Fecha: 19/06/2.014
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14
tendrán estos.
Orientación al resultado Realizar las funciones y
cumplir los compromisos
organizacionales con eficacia y
calidad
Cumple con oportunidad en
función de estándares, objetivos
y metas establecidas por la
empresa, las funciones que le
son asignadas.
Asume la responsabilidad por
sus resulta dos.
Compromete recursos y
tiempos para mejorar la
productividad tomando las
medidas necesarias para
minimizar los riesgos.
Realiza todas las acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos
enfrentando los obstáculos que
se presentan.
Adaptación al cambio Enfrentarse con flexibilidad y
versatilidad a situaciones
nuevas para aceptar los
cambios positiva y
constructivamente.
Acepta y se adapta fácilmente a
los
cambios
Responde al cambio con
flexibilidad.
Promueve el cambio.
Trabajo en equipo Trabajar con otros de forma
conjunta y de manera
participativa, integrando
esfuerzos para la consecución
Coopera en distintas situaciones
y comparte información.
Aporta sugerencias, ideas y
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PERFIL DEL CARGO
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Fecha: 19/06/2.014
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GERENTE
15
de metas institucionales
comunes.
opiniones.
Expresa expectativas positivas
del equipo o de los miembros
del mismo.
Planifica las propias acciones
teniendo en cuenta la
repercusión de las mismas para
la consecución de los objetivos
grupales.
Establece diálogo directo con
los miembros del equipo que
permita compartir información e
ideas en condiciones de respeto
y cordialidad.
Respeta criterios dispares y
distintas opiniones del equipo.
Creatividad e innovación Generar y desarrollar nuevas
ideas, conceptos, métodos y
soluciones.
Ofrece respuestas alternativas.
Aprovecha las oportunidades y
problemas para dar soluciones
novedosas.
Desarrolla nuevas formas de
hacer y tecnologías.
Busca nuevas alternativas de
solución y se arriesga a romper
esquemas tradicionales.
Inicia acciones para superar los
obstáculos y alcanzar metas
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
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Fecha: 19/06/2.014
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GERENTE
16
específicas.
7.2 COMPETENCIA ESPECIFICAS
COMPETENCIA DEFINICIÓN DESCRIPTORES
Buenas relaciones
interpersonales
Establecer y mantener
relaciones de trabajo
amistosas y positivas, basadas
en la comunicación abierta y
fluida y en el respeto por los
demás.
Escucha con interés a las
personas y capta las
preocupaciones, intereses y
necesidades de los demás.
Transmite eficazmente las ideas,
sentimientos e información
impidiendo con ello malos
entendidos o situaciones
confusas que puedan generar
conflictos.
Liderazgo Guiar y dirigir grupos y
establecer y mantener la
cohesión de grupo necesaria
para alcanzar los objetivos
organizacionales
Mantiene a sus colaboradores
motivados.
Fomenta la comunicación clara,
directa y concreta.
Constituye y mantiene grupos
de trabajo con un desempeño
conforme a los estándares.
Promueve la eficacia del equipo.
Genera un clima positivo y de
seguridad en sus colaboradores.
Fomenta la participación de
todos en los procesos de
reflexión y de toma de
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
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GERENTE
17
decisiones.
Unifica esfuerzos hacia objetivos
y metas institucionales.
Capacidad de negociación Identifica la posición propia y
ajena de una negociación,
intercambiando concesiones y
alcanzando acuerdos
satisfactorios basados en una
filosofía ganar‐ganar”
En definitiva, la capacidad para
efectuar intercambios con
terceras personas, de
cualquier tipio, que resulten
beneficiosas para ambos y
adaptativas con respecto a la
situación que se desarrolle.
Conductas especificas en el
lugar del otro y tratar de
anticipar sus necesidades y
expectativas de negociación.
Valorar lo más objetivamente
posible los efectos que
representan su posición y mi
posición.
Esforzarse en identificar las
ventajas mutuas de una
negociación y destacar los
inconvenientes de una no
negociación.
Seleccionar y valorar las
aportaciones que una
negociación supondría, no solo
para mi unidad o departamento,
sino también para las otras áreas
o departamento de la
organización.
Cerrada una negociación,
obtener compensaciones
adicionales.
Preparar borradores,
documentación, simulación,
etcétera, antes del desarrollo de
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PERFIL DEL CARGO
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GERENTE
18
una negociación.
Obtener o cerrar acuerdos
satisfactorios para ambas partes.
Identificar las propias
necesidades.
Adaptación al cambio Enfrentarse con flexibilidad y
versatilidad a situaciones
nuevas para aceptar los
cambios positiva y
constructivamente
Acepta y se adapta fácilmente a
los cambio.
Responde al cambio con
flexibilidad Promueve el cambio.
Colaboración Cooperar con los demás con el
fin de alcanzar los objetivos
institucionales
Ayuda al logro de los objetivos
articulando sus actuaciones con
los demás.
Cumple los compromisos que
adquiere.
Facilita la labor de sus
superiores y compañeros de
trabajo.
8. CONDICIONES OCUPACIONALES
8.1 Condiciones ambientales Contar con buena iluminación y ventilación.
Contar con espacios cómodos y adecuados para
realizar la actividad laboral.
8.2 Ergonomía del puesto de trabajo Contar con una silla regulable en altura que
cumpla con normas ergonómicas.
Contar con un escritorio que conserve las
medidas de altura y ancho adecuadas para no
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PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
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Fecha: 19/06/2.014
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GERENTE
19
afectar las posiciones de cuello, espalda, brazos y
manos mientras se trabaja.
Contar con descansa pies.
Disponer de un programa de pausas activas
dirigidas por personal capacitado en esta área.
8.3 Grado de concentración Las actividades requieren una concentración alta
ya que se debe atender a los clientes internos de
la empresa. Esto requiere de una atención
absoluta, ya que es una comunicación directa.
8.4 Ambiente visual y auditivo Para una adecuada concentración mental
requerida para ejercer las funciones del cargo, Se
sugieren espacios de trabajo libres de ruido.
Que el campo visual no está recargado de
elementos distractores que contaminen la visual.
8.5 Exámenes de Ingreso Examen médico laboral.
Audiometría Espirometría Visiometría
Para los cargos de alto perfil se requiere examen de perfil sicológico
6.2 PERFIL DE CARGO DEL ASESOR DE SERVICIOS
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
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GERENTE
20
1.1. Nombre del cargo: ASESOR DE SERVICIOS
1.2. Proceso o área: área comercial
1.3. Ubicación del cargo en el organigrama:
1.4. Cargo del jefe inmediato: Gerente
1.5. Personas a cargo: N.A. 1.6. Tipo de Contrato: termino fijo
1.7. Salario: $616.000 más comisiones por ventas
1.8. Horario: 8 a 12 y 14 a 18 1.9. Número de personas que ocupan este cargo: 1
2. REQUISITOS MÍNIMOS
2.1. Formación académica: Técnico en mercadeo y ventas
2.2. Experiencia laboral en el área: Mínimo 1 año de experiencia laboral en áreas comerciales
2.3. Conocimientos específicos: Mercadeo ventas y atención al cliente
2.4. Condición física especial: N.A.
2.5. Edad Mínima: 25 Años 2.6. Otros requisitos: Presentar certificados de estudio y constancias laborales
3. MISIÓN DEL CARGO
Orientar a los clientes de acuerdo con los servicios y políticas de la organización para resolver sus necesidades con calidad y eficiencia apuntando siempre al cumplimiento de los objetivos de la empresa.
4. RELACIONES DEL CARGO
CONTACTOS CON QUIEN FINALIDAD FRECUENCIA
INTERNOS Administrador Presentación informes
Presentar estrategias para atraer
más clientes
Programación de cronogramas y
rutas de trabajo.
ALTA
GTH ASESOR DE SERVICIOS
LAVADO EN SECO
PLANCHADO Y PULIDO
LAVADO EN AGUA
ACOPLE Y CALIDAD
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
GERENCIA
ADMINISTRADOR
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
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Fecha: 19/06/2.014
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GERENTE
21
Entrega de recaudo de dinero
captado en ventas a domicilio.
INTERNOS Operario de control de calidad
Entrega de prendas para proceso
recogidas a clientes a domicilio.
Recibo de prendas procesadas para
entregar a clientes a domicilio.
ALTA
EXTERNOS Clientes a domicilio Recibo de prendas para proceso
recogidas a clientes a domicilio.
Entrega de prendas procesadas
para entregar a clientes a domicilio.
ALTA
5. RESPONSABILIDADES
5.1. Presentación de informes: Productividad, rendimiento, metas, validación de comisiones
5.1.1. Frecuencia: mensual.
5.2. Manejo de información confidencial de la empresa: si, estrategias de mercadeo, promociones y precios
5.3. Manejo de dinero: Si
5.4. Administración de equipos y herramientas tecnológicas: teléfono móvil, vehículo, equipo electrónico.
5.5. Otras responsabilidad: N/A
6. FUNCIONES
TIPO (PHVA) FUNCIÓN ACTIVIDADES
Identificar las
necesidades de los
clientes de acuerdo al
protocolo establecido
para ofrecer el tipo de
lavado más adecuado
para las prendas.
Promocionar el portafolio de servicios que ofrece la
lavandería a los clientes.
Buscar clientes potenciales en diferentes bancos de
datos para ofrecer el servicio de lavandería de
prendas
Realizar visitas a los clientes para darles a conocer el
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
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GERENTE
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servicio de lavandería.
Entrevistar los clientes visitados con el fin de ofertar
según la necesidad del cliente.
Ofrecer el servicio de
lavandería a clientes
actuales y potenciales de
acuerdo a la técnica de
ventas establecida para
incrementar las ventas.
Cumplir puntualmente la entrega de la prenda al cliente.
Tener un control de calidad en las prendas al entregar y recibir.
Velar la integridad de la prenda en la entrega.
Vigilar de manera
ordenada todos los
requerimientos del
cliente para garantizar su
adecuada atención.
Diligenciar el formato pedidos de acuerdo a los
parámetros establecidos garantizando una clara
descripción de la solicitud del cliente y del estado de
las prendas.
Entregar la copia de la constancia de recepción,
entrega y factura del servicio al cliente.
Solicitar la firma del cliente que indique el recibo y
pago del servicio a las prendas a conformidad.
Fidelizar los clientes
cumpliendo con la
política de buen manejo
para su atención para
seguir brindándole
servicios futuros.
Identificar permanentemente cuales son los clientes que utilizan con mayor frecuencia nuestros servicios.
Otorgar a los clientes con mayor utilización del
servicio las diferentes ofertas y promociones
por volumen que la empresa diseña para su
beneficio.
Establecer comunicación con los clientes
especiales para anticiparse a sus necesidades
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 23 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
23
respecto a nuestros servicios.
7. COMPETENCIAS
7.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN DESCRIPTORES
Orientación al cliente Demostrar sensibilidad hacia
las necesidades o demandas
de un conjunto de clientes
potenciales de la organización.
Estructurar su propia actividad
de forma que se pueda dar
mejor servicio a los clientes
internos / externos.
Preocuparse por dar valor
añadido a una función interna de
la organización, de forma que
sea reconocida por los clientes
internos / externos.
Considerar las necesidades del
cliente a la hora de diseñar
productos / servicios de la
organización.
Eliminar costes superfluos para
poder reducir el precio final y
beneficiar así al cliente y
aumentar la competitividad.
Ponerse en el lugar del cliente
potencial a la hora de diseñar los
sistemas internos de
comunicación y tratar de
anticipar las repercusiones que
tendrán estos.
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 24 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
24
Orientación al resultado Realizar las funciones y
cumplir los compromisos
organizacionales con eficacia y
calidad
Cumple con oportunidad en
función de estándares, objetivos
y metas establecidas por la
empresa, las funciones que le
son asignadas.
Asume la responsabilidad por
sus resulta dos.
Compromete recursos y tiempos
para mejorar la productividad
tomando las medidas necesarias
para minimizar los riesgos.
Realiza todas las acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos
enfrentando los obstáculos que
se presentan.
Adaptación al cambio Enfrentarse con flexibilidad y
versatilidad a situaciones
nuevas para aceptar los
cambios positiva y
constructivamente.
Acepta y se adapta fácilmente a
los cambios
Responde al cambio con
flexibilidad.
Promueve el cambio.
Trabajo en equipo Trabajar con otros de forma
conjunta y de manera
participativa, integrando
esfuerzos para la consecución
de metas institucionales
comunes.
Coopera en distintas situaciones
y comparte información.
Aporta sugerencias, ideas y
opiniones.
Expresa expectativas positivas
del equipo o de los miembros
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 25 de 44
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GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
25
del mismo.
Planifica las propias acciones
teniendo en cuenta la
repercusión de las mismas para
la consecución de los objetivos
grupales.
Establece diálogo directo con los
miembros del equipo que
permita compartir información e
ideas en condiciones de respeto
y cordialidad.
Respeta criterios dispares y
distintas opiniones del equipo.
Creatividad e innovación Generar y desarrollar nuevas
ideas, conceptos, métodos y
soluciones.
Ofrece respuestas alternativas.
Aprovecha las oportunidades y
problemas para dar soluciones
novedosas.
Desarrolla nuevas formas de
hacer y tecnologías.
Busca nuevas alternativas de
solución y se arriesga a romper
esquemas tradicionales.
Inicia acciones para superar los
obstáculos y alcanzar metas
específicas.
7.2 COMPETENCIA ESPECIFICAS
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 26 de 44
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APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
26
COMPETENCIA DEFINICIÓN DESCRIPTORES
Buenas relaciones
interpersonales
Establecer y mantener
relaciones de trabajo
amistosas y positivas, basadas
en la comunicación abierta y
fluida y en el respeto por los
demás.
Escucha con interés a las
personas y capta las
preocupaciones, intereses y
necesidades de los demás.
Transmite eficazmente las ideas,
sentimientos e información
impidiendo con ello malos
entendidos o situaciones
confusas que puedan generar
conflictos.
Liderazgo Guiar y dirigir grupos y
establecer y mantener la
cohesión de grupo necesaria
para alcanzar los objetivos
organizacionales
Mantiene a sus colaboradores
motivados.
Fomenta la comunicación clara,
directa y concreta.
Constituye y mantiene grupos de
trabajo con un desempeño
conforme a los estándares.
Promueve la eficacia del equipo.
Genera un clima positivo y de
seguridad en sus colaboradores.
Fomenta la participación de
todos en los procesos de
reflexión y de toma de
decisiones.
Unifica esfuerzos hacia objetivos
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 27 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
27
y metas institucionales.
Capacidad de negociación Identifica la posición propia y
ajena de una negociación,
intercambiando concesiones y
alcanzando acuerdos
satisfactorios basados en una
filosofía ganar‐ganar”
En definitiva, la capacidad para
efectuar intercambios con
terceras personas, de
cualquier tipo, que resulten
beneficiosas para ambos y
adaptativas con respecto a la
situación que se desarrolle.
Adquiere conductas específicas
en el lugar del otro y tratar de
anticipar sus necesidades y
expectativas de negociación.
Valorar lo más objetivamente
posible los efectos que
representan su posición y mi
posición.
Esforzarse en identificar las
ventajas mutuas de una
negociación y destacar los
inconvenientes de una no
negociación.
Seleccionar y valorar las
aportaciones que una
negociación supondría, no solo
para mi unidad o departamento,
sino también para las otras áreas
o departamento de la
organización.
Cerrar una negociación, obtener
compensaciones adicionales.
Preparar borradores,
documentación, simulación,
etcétera, antes del desarrollo de
una negociación.
Obtener o cerrar acuerdos
satisfactorios para ambas partes.
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 28 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
28
Identificar las propias
necesidades.
Adaptación al cambio Enfrentarse con flexibilidad y
versatilidad a situaciones
nuevas para aceptar los
cambios positiva y
constructivamente
Acepta y se adapta fácilmente a
los cambio.
Responde al cambio con
flexibilidad
Promueve el cambio.
Colaboración Cooperar con los demás con el
fin de alcanzar los objetivos
institucionales
Ayuda al logro de los objetivos
articulando sus actuaciones con
los demás.
Cumple los compromisos que
adquiere.
Facilita la labor de sus superiores
y compañeros de trabajo.
8. CONDICIONES OCUPACIONALES
Condiciones ambientales Contar con buena iluminación y ventilación.
Contar con espacios cómodos y adecuados para
realizar la actividad laboral.
Ergonomía del puesto de trabajo Contar con una silla regulable en altura que
cumpla con normas ergonómicas.
Contar con un escritorio que conserve las
medidas de altura y ancho adecuadas para no
afectar las posiciones de cuello, espalda, brazos y
manos mientras se trabaja.
Contar con descansa pies.
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 29 de 44
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APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
29
Disponer de un programa de pausas activas
dirigidas por personal capacitado en esta área.
Grado de concentración Las actividades requieren una concentración alta
ya que se debe atender a los clientes externos de
la empresa. Esto requiere de una atención
absoluta, ya que es una comunicación directa.
Ambiente visual y auditivo Para una adecuada concentración mental
requerida para ejercer las funciones del cargo, Se
sugieren espacios de trabajo libres de ruido.
Que el campo visual no está recargado de
elementos distractores que contaminen la visual.
Exámenes de Ingreso Examen médico laboral.
Audiometría
Espirometría
Visiometría
Para los cargos de alto perfil se requiere examen
de perfil sicológico
6.3 PERFIL DE CARGO DEL GESTOR DEL TALENTO HUMANO
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
1.1. Nombre del cargo: GESTOR DEL TALENTO HUMANO
1.2. Proceso o área: ÁREA ADMINISTRATIVA
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 30 de 44
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APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
30
1.3. Ubicación del cargo en el organigrama:
1.4. Cargo del jefe inmediato: Administrador
1.5. Personas a cargo: ninguna
1.6. Tipo de Contrato: Indefinido
1.7. Salario: $1’200.000 1.8. Horario: 8 a 12 y 14 a 18 1.9. Número de personas que ocupan este cargo: 1
2. REQUISITOS MÍNIMOS
2.1. Formación académica: Tecnólogo en Gestión del Talento Humano. 2.2. Experiencia laboral en el área: Mínimo 1 año de experiencia laboral en el área 2.3. Conocimientos específicos: procesos asociados a gestión humana, seguridad social y legislación laboral
2.4. Condición física especial: N.A.
2.5. Edad Mínima: 25 Años 2.6. Otros requisitos: Presentar certificados de estudio y constancias laborales
3. MISIÓN DEL CARGO
Ejecutar los procesos de gestión humana asociados a los empleados desde su vinculación hasta su retiro, teniendo en cuenta los parámetros de direccionamiento de la empresa, manteniendo un grupo humano con las competencias necesarias para que cumpla con los objetivos; diseñando y proponiendo planes y programas para lograr una efectiva dirección de la gestión humana.
4. RELACIONES DEL CARGO
CONTACTOS CON QUIEN FINALIDAD FRECUENCIA
INTERNOS Gerencia Presentación informes
Toma de decisiones referente al
ALTA
ADMINISTRADOR
GTH ASESOR DE SERVICIOS
LAVADO EN SECO
PLANCHADO Y PULIDO
LAVADO EN AGUA
ACOPLE Y CALIDAD
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
GERENCIA
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 31 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
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GERENTE
31
área de talento humano
Gestionar recursos
INTERNOS
Otras áreas Solicitud de mejora en las áreas
Revisión de mejoras de procesos
Reuniones dependiendo de las
necesidades de cada área.
Reconocimientos o llamados de
atención de acuerdo al desempeño
MEDIA
Externos Fondos de pensionesEPS ARL
Solución de contingencias
Solicitud de capacitaciones
Reporte de accidentes laborales
Asesorías en salud ocupacional
MEDIA
Externos Proveedores de servicios de formación
Contratación de servicios
formativos
Coordinación de capacitaciones
ALTA
Externos Psicólogo consultor Contratación de procesos de
selección
BAJA
5. RESPONSABILIDADES DEL CARGO
5.1. Personas a cargo: no.
5.2. Presentación de informes: de capacitación y de evaluación de desempeño.
5.2.1. Frecuencia: Anual.
5.3 Manejo de información confidencial de la empresa: Si, hojas de vida.
5.4. Manejo de dinero: no
5.5 Administración de equipos y herramientas tecnológicas: computadora, impresora, software.
5.6 Otras responsabilidad: Coordinación de comité paritario y de comité de convivencia laboral
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 32 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
32
6. FUNCIONES
TIPO (PHVA) FUNCIÓN ACTIVIDADES
Preseleccionar y
seleccionar
candidatos para
cubrir las vacantes
de la empresa.
Publicar el requerimiento en diferentes medios
escritos, solicitar a empresa temporal candidatos
para las vacantes de igual manera convocar
candidatos en bolsas de empleo vía web
Recepcionar hojas de vida de los diferentes medios
publicados
Escoger las hojas de vida de los candidatos que
cumplan con los requisitos mínimos
Elegir las hoja de vida más idóneas para las vacantes
disponibles
Entrevistar a las personas seleccionadas para
escoger al más capacitado para ocupar el cargo.
Vincular al personal
dando cumplimiento
a los requerimientos
de la empresa
Elaborar el contrato de trabajo cumpliendo con las
normas del código sustantivo de trabajo.
Ingresar al personal seleccionado al sistema de
pensión, salud, caja de compensación y riesgo
laborales
Adelantar programas
de inducción,
capacitación y
entrenamiento para
todo el personal de
la organización
dando a conocer las
normas de la
organización, el
sistema de gestión
de calidad y el
reglamento de
Programar inducciones de los nuevos empleados
para darles a conocer la organización y su sistema de
gestión de calidad.
Capacitar a los empleados con relación a sus cargos
y funciones.
Entrenar a los nuevos integrantes de la empresa en
compañía de los responsables o jefes de cada
departamento.
Organizar reuniones informativas sobre políticas
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 33 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
33
trabajo laborales y salariales.
Definir
procedimientos para
la liquidación de
nómina y de
prestaciones sociales
de conformidad con
las disposiciones
legales vigente
Elaborar novedades del personal, sueldos, salarios,
prestaciones sociales y demás factores salariales.
Liquidar prestaciones sociales de los empleados que
son despedidos o se retiran de la empresa
Hacer la nómina por década, quincena o mensual,
según sea el acuerdo de pago con el empleado.
Realizar memorandos, descargos o despidos al
personal que no cumpla con las políticas
empresariales.
Investigar y preparar clasificaciones ocupacionales,
manuales de funciones, escalas salariales y valores
vigentes.
Administrar y
coordinar programas
de bienestar laboral
y salud ocupacional
de los empleados de
la organización.
Poner en acción los programas de seguridad social
para el personal, a través de la contratación de
distintos tipos de seguros colectivos (seguros de
vida, auxilios funerarios, etc.)
Incrementar la participación activa del trabajador y
su familia en el uso del tiempo libre, mediante la
organización de programas deportivos, recreativos y
de capacitación.
Responder por la calidad y la oportunidad en los
programas y servicios que se le prestan al trabajador
y su familia.
Minimizar los factores de riesgos en el ambiente
laboral.
Responder por la prevención de toda enfermedad
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 34 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
34
que pueda derivarse de las condiciones de trabajo.
Coordinar las actividades de salud ocupacional,
medicina preventiva y de trabajo, en asocio con la
ARL
Evaluar al personal
de la organización
para medir su
desempeño laboral
Conformar un sistema que valore de la forma más
sistemática y objetivamente posible el rendimiento
de los empleados en la organización.
Comunicar a los colaboradores, la forma en que
están desempeñando su trabajo y a elaborar planes
de mejora.
Apoyar en la toma de decisiones administrativas
sobre promociones, ascensos, despidos y aumentos
salariales.
Determinar las necesidades de formación y
desarrollo, tanto para el uso individual como de la
organización.
Identificar, personas de poca eficiencia, para
entrenarlos mejor y/o reubicarlos de puesto.
7. COMPETENCIAS
7.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN DESCRIPTORES
Orientación al cliente Demostrar sensibilidad hacia
las necesidades o demandas
de un conjunto de clientes
potenciales de la organización.
Estructurar su propia actividad
de forma que se pueda dar
mejor servicio a los clientes
internos / externos.
Preocuparse por dar valor
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 35 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
35
añadido a una función interna de
la organización, de forma que
sea reconocida por los clientes
internos / externos.
Considerar las necesidades del
cliente a la hora de diseñar
productos / servicios de la
organización.
Eliminar costes superfluos para
poder reducir el precio final y
beneficiar así al cliente y
aumentar la competitividad.
Ponerse en el lugar del cliente
potencial a la hora de diseñar los
sistemas internos de
comunicación y tratar de
anticipar las repercusiones que
tendrán estos.
Orientación al resultado Realizar las funciones y
cumplir los compromisos
organizacionales con eficacia y
calidad
Cumple con oportunidad en
función de estándares, objetivos
y metas establecidas por la
empresa, las funciones que le
son asignadas.
Asume la responsabilidad por
sus resulta dos.
Compromete recursos y
tiempos para mejorar la
productividad tomando las
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 36 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
36
medidas necesarias para
minimizar los riesgos.
Realiza todas las acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos
enfrentando los obstáculos que
se presentan.
Adaptación al cambio Enfrentarse con flexibilidad y
versatilidad a situaciones
nuevas para aceptar los
cambios positiva y
constructivamente.
Acepta y se adapta fácilmente a
los
cambios
Responde al cambio con
flexibilidad.
Promueve el cambio.
Trabajo en equipo Trabajar con otros de forma
conjunta y de manera
participativa, integrando
esfuerzos para la consecución
de metas institucionales
comunes.
Coopera en distintas situaciones
y comparte información.
Aporta sugerencias, ideas y
opiniones.
Expresa expectativas positivas
del equipo o de los miembros
del mismo.
Planifica las propias acciones
teniendo en cuenta la
repercusión de las mismas para
la consecución de los objetivos
grupales.
Establece diálogo directo con
los miembros del equipo que
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 37 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
37
permita compartir información e
ideas en condiciones de respeto
y cordialidad.
Respeta criterios dispares y
distintas opiniones del equipo.
Creatividad e innovación Generar y desarrollar nuevas
ideas, conceptos, métodos y
soluciones.
Ofrece respuestas alternativas.
Aprovecha las oportunidades y
problemas para dar soluciones
novedosas.
Desarrolla nuevas formas de
hacer y tecnologías.
Busca nuevas alternativas de
solución y se arriesga a romper
esquemas tradicionales.
Inicia acciones para superar los
obstáculos y alcanzar metas
específicas.
7.2 COMPETENCIA ESPECIFICAS
COMPETENCIA DEFINICIÓN DESCRIPTORES
Buenas relaciones
interpersonales
Establecer y mantener
relaciones de trabajo
amistosas y positivas, basadas
en la comunicación abierta y
fluida y en el respeto por los
demás.
Escucha con interés a las
personas y capta las
preocupaciones, intereses y
necesidades de los demás.
Transmite eficazmente las ideas,
sentimientos e información
impidiendo con ello malos
entendidos o situaciones
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 38 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
38
confusas que puedan generar
conflictos.
Liderazgo Guiar y dirigir grupos y
establecer y mantener la
cohesión de grupo necesaria
para alcanzar los objetivos
organizacionales
Mantiene a sus colaboradores
motivados.
Fomenta la comunicación clara,
directa y concreta.
Constituye y mantiene grupos
de trabajo con un desempeño
conforme a los estándares.
Promueve la eficacia del equipo.
Genera un clima positivo y de
seguridad en sus colaboradores.
Fomenta la participación de
todos en los procesos de
reflexión y de toma de
decisiones.
Unifica esfuerzos hacia objetivos
y metas institucionales.
Capacidad de negociación Identifica la posición propia y
ajena de una negociación,
intercambiando concesiones y
alcanzando acuerdos
satisfactorios basados en una
filosofía ganar‐ganar”
En definitiva, la capacidad para
efectuar intercambios con
terceras personas, de
cualquier tipio, que resulten
Conductas especificas en el
lugar del otro y tratar de
anticipar sus necesidades y
expectativas de negociación.
Valorar lo más objetivamente
posible los efectos que
representan su posición y mi
posición.
Esforzarse en identificar las
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 39 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
39
beneficiosas para ambos y
adaptativas con respecto a la
situación que se desarrolle.
ventajas mutuas de una
negociación y destacar los
inconvenientes de una no
negociación.
Seleccionar y valorar las
aportaciones que una
negociación supondría, no solo
para mi unidad o departamento,
sino también para las otras áreas
o departamento de la
organización.
Cerrada una negociación,
obtener compensaciones
adicionales.
Preparar borradores,
documentación, simulación,
etcétera, antes del desarrollo de
una negociación.
Obtener o cerrar acuerdos
satisfactorios para ambas partes.
Identificar las propias
necesidades.
Adaptación al cambio Enfrentarse con flexibilidad y
versatilidad a situaciones
nuevas para aceptar los
cambios positiva y
constructivamente
Acepta y se adapta fácilmente a
los cambio.
Responde al cambio con
flexibilidad Promueve el cambio.
Colaboración Cooperar con los demás con el
fin de alcanzar los objetivos
Ayuda al logro de los objetivos
articulando sus actuaciones con
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 40 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
40
institucionales los demás.
Cumple los compromisos que
adquiere.
Facilita la labor de sus
superiores y compañeros de
trabajo.
8. CONDICIONES OCUPACIONALES
8.1 Condiciones ambientales Contar con buena iluminación y ventilación.
Contar con espacios cómodos y adecuados para
realizar la actividad laboral.
8.2 Ergonomía del puesto de trabajo Contar con una silla regulable en altura que
cumpla con normas ergonómicas.
Contar con un escritorio que conserve las
medidas de altura y ancho adecuadas para no
afectar las posiciones de cuello, espalda, brazos y
manos mientras se trabaja.
Contar con descansa pies.
Disponer de un programa de pausas activas
dirigidas por personal capacitado en esta área.
8.3 Grado de concentración Las actividades requieren una concentración alta
ya que se debe atender a los clientes internos de
la empresa. Esto requiere de una atención
absoluta, ya que es una comunicación directa.
8.4 Ambiente visual y auditivo Para una adecuada concentración mental
requerida para ejercer las funciones del cargo, Se
sugieren espacios de trabajo libres de ruido.
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 41 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
41
Que el campo visual no está recargado de
elementos distractores que contaminen la visual.
8.5 Exámenes de Ingreso Examen médico laboral
Audiometría
Espirometría
Visiometría
Para los cargos de alto perfil se requiere examen de perfil sicológico
7. MAPAS FUNCIONALES
7.1 MAPA FUNCIONAL GESTOR DEL TALENTO HUMANO
Ver anexo
7.2 MAPA FUNCIONAL ASESOR DE SERVICIOS
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 42 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
42
Orientar a los clientes de acuerdo con los servicios y políticas de la organización
para resolver sus necesidades con calidad y
eficiencia apuntando siempre al cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Identificar las necesidades de los clientes de
acuerdo al protocolo establecido para ofrecer el tipo
de lavado más adecuado para las prendas.
Frecuencia: diariamente, los primeros 3 minutos de
cada entrevista con el cliente mediante aplicación de
técnica de venta de indagación de necesidades.
Recursos: bases de datos fisicas y electronicas,
telefono, computador, vehiculo.
Ofrecer el servicio de lavandería a clientes actuales y
potenciales de acuerdo a la técnica de venta
establecida para incrementar las ventas.
Frecuencia: diariamente, el tiempo maximo de
llegada a cada solicitud de servicio en domicilios es
de una hora.
Recursos:material publicitario, telefono, computador,
bolsas de recepción, vehiculo.
Vigilar de manera ordenada todos los requerimientos
del cliente para garantizar su adecuada atención.
Frecuencia: diariamente, a cada solicitud de servicio
se le debe dedicar el tiempo suficiente para la
revisión exhaustiva de cada prenda.
Establecer comunicación con los clientes especialespara anticiparse a sus necesidades respecto anuestros servicios.
Otorgar a los clientes con mayor utilización delservicio las diferentes ofertas y promociones porvolumen que la empresa diseña para su beneficio.
Identificar permanentemente cuales son los clientesque utilizan con mayor frecuencia nuestros servicios.
Solicitar la firma del cliente que indique el recibo ypago del servicio a las prendas a conformidad.
Entregar la copia de la constancia de recepción,entrega y factura del servicio al cliente.
Diligenciar el formato pedidos de acuerdo a los parámetrosestablecidos garantizando una clara descripción de lasolicitud del cliente y del estado de las prendas
Velar por la integridad de las prendas durante todo elciclo desde la recepción hasta la entrega.
Cumplir puntualmente con los tiempos de recepción yentrega de las prendas del cliente tanto en plantacomo en el domicilio.
Cumplir con los parametros de control de calidad enlas prendas al recibirlas y entregarlas.
Entrevistar los clientes visitados con el fin de ofertarsegún la necesidad del cliente.
Realizar visitas a los clientes para darles a conocer elservicio de lavandería
Buscar clientes potenciales en diferentes bases dedatos para ofrecer el servicio de lavanderia deprendas.
Recursos: formato de recepción de prendas
Fidelizar los clientes cumpliendo con la política de
buen manejo en su atención para seguir brindándole
servicios futuros.
Frecuencia: diariamente, destinar una hora diaria
para contactar clientes y realizar servicios de
postventa.
Recursos: bases de datos fisicas y electronicas,
telefono, computador, vehiculo.
MAPA FUNCIONAL ASESOR DE SERVICIO AL CLIENTE LAVAPLUS
ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS
PERFIL DEL CARGO
Código: F-EC-001
Versión: 1
Fecha: 19/06/2.014
Página: 43 de 44
Elaborado por:
GRUPO FENFA
APRENDICES SENA
Revisado por:
JAKELINE DUARTE DUARTE
ADMINISTRADORA
Aprobado por:
FRANCISCO ISAZA SUÁREZ
GERENTE
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8. CONCLUSIONES
Esta experiencia nos ha mostrado cómo es posible estructurar diferentes perfiles de cargos, partiendo de la implementación de encuestas y entrevistas como herramientas de investigación aplicadas a las personas que ocupan un cargo con el fin analizar esta información y finalmente diseñar los perfiles ideales que pueden proporcionar orden en los procesos laborales para un mejor funcionamiento y así generar cambios en la eficiencia de la organización.
De otro lado, se identifica que a través del manual de funciones se puede realizar un seguimiento cualitativo y cuantitativo de cada proceso contribuyendo a las mejoras significativas tanto en la parte operativa como administrativa cumpliendo de manera eficaz con los requerimientos de la organización y de esta forma estar a la vanguardia y ser competentes en el mercado.
De igual forma al estructurar un perfil de funciones por competencias permite a la organización un mayor grado de confianza al momento de seleccionar y vincular nuevo personal. El tener un perfil de funciones por competencias nos permite un mejor proceso de selección de los candidatos asegurando el mejor resultado en el proceso de contratación de nuevos empleados.
En este trabajo se logró definir la estructura organizacional existente, las relaciones internas y externas, las responsabilidades, las funciones y las competencias de algunos de los colaboradores de la Lavandería Lavaplus Dry Cleaning, mediante la coordinación de los integrantes del grupo FENFA de aprendices del SENA y con la colaboración del Gerente de la organización.
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