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MANUAL DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES
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Contenido1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 4
3. ROLES .......................................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES .................................... 8
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 8
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8
7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 11
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1. INFORMACIÓNBÁSICA
Proceso ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES
Código del Proceso CS‐STAB‐01‐P02
Descripción
PROPÓSITO Gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para arrendamiento. DISPARADOR
Informe Técnico de Diagnóstico Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles
ENTRADAS
Informe Técnico de Diagnóstico
Disposición de la Subdirección Técnica de Administración de Bienes
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Determinar tipo de contrato del Bien Inmueble
Elaborar TDR´s para publicación del inmueble al portal y/o Cursar Invitaciones Individuales
Elaborar y suscribir contrato de arrendamiento PROCESO RELACIONADO
Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles
Contratación y Compras Públicas
Finalización de Contrato de Arrendamiento
Gestión de Monitoreo al pago del Canon de Arrendamiento
Productos/Servicios del Proceso
Bienes inmuebles arrendados
Tipo de Proceso Sustantivo
Responsables del Proceso
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Tipo del cliente Cliente externo
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Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General de Aplicación
Ley de Administración de Bienes
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva
Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público
Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR
Decreto Ejecutivo Nro. 906 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1033 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1249 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales
Decreto Ejecutivo Nro. 38 – Transferencia de bienes del FLOPEC
Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Transformar de Secretaría a Servicio
Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados
RESOLUCIÓN‐INMOBILIAR‐DSI‐2014‐0006
RESOLUCIÓN INCOP Nro. 013‐09
Ley de Inquilinato
Código Civil
Ley de Administración de Bienes Reformatoria a la Disposición Transitoria Única de la Ley de Prevención Detención y Erradicación del Delito de Lavado de Activos del Financiamiento de Delitos.
Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas publicada en el suplemento del Registro Oficial No. 732 de 26 de junio de 2012.
Resolución UGEDEP No 64 A
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2. LINEAMIENTOSDELPROCESO
El proceso de Arriendo de Bienes Inmuebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los
procesos:
Para fijar el monto de canon de arriendo, se observará lo dispuesto en la Resolución
INCOP‐013‐09 de 06 de marzo de 2009 Artículo 8, lo dispuesto en el Artículo 17 de la Ley
de Inquilinato, según el caso, y además se tomará en cuenta la información del Informe
Técnico de Diagnóstico del Proceso del Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles.
Para la suscripción de contratos de arrendamiento, los documentos y garantías necesarios
son:
o Documentos:
Copia de Ruc
Copia de Cédula de Identidad y Papeleta de Votación
En el caso de personas jurídicas, copia del Nombramiento.
o Las garantías se establecerán de acuerdo al MEMORANDO No. INMOBILIAR‐DPAL‐
2014‐0277‐M de fecha 20 de junio de 2014, que indica: “PRONUNCIAMIENTO
JURÍDICO: …, al entregar en arrendamiento los bienes inmuebles de su propiedad o
que se encuentran bajo su administración, deberá establecer con el Arrendatario la
garantía correspondiente, la misma que servirá para reparar los posibles daños
que se causaren a los inmuebles arrendados…”
El archivo único de expedientes de bienes inmuebles, estará bajo el custodio del Analista
de Registro de Bienes Inmuebles, sin embargo será de libre acceso para el Experto en
Arriendo de Bienes Inmuebles, y será responsabilidad de este actualizar la información
pertinente a su gestión dentro del mismo expediente.
3. ROLES
Analista de Arriendo de Bienes Inmuebles.‐ Ejecuta las actividades que permitan gestionar la
administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han
sido dispuestos para arrendamiento.
Analista Jurídico DNABI.‐ Ejecuta las actividades de soporte legal, que permitan gestionar la
administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han
sido dispuestos para arrendamiento.
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Analista de Registro de Bienes Inmuebles.‐ Ejecuta de la custodia, revisión, y actualización de los
expedientes de un bien inmueble así como también el ingreso de la información del bien inmueble
al sistema de administración de bienes inmuebles.
Arrendatario.‐ Persona que toma en arrendamiento o alquiler un bien inmueble.
Director Administrativo.‐ Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales
y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Planifica y dirige los procesos para
gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público.
Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros
requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.
Director de Patrocinio y Asesoría Legal.‐ Ejerce la defensa y patrocinio en los procesos
administrativos, judiciales y extrajudiciales en los que sea parte INMOBILIAR; adicionalmente en
casos de mediaciones y arbitrajes, así como asesorar a todos los procesos de la Institución a fin de
que los actos administrativos emanados de ellos cumplan con los procedimientos y norma
establecidas en el ordenamiento jurídico; absolver consultas jurídicas de las diferentes unidades
administrativas de la entidad y emitir pronunciamientos respecto de las solicitudes emanadas por
otras entidades públicas o entes privados.
Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles.‐ Gestiona y coordina las actividades con los
funcionarios de la Unidad de Arriendos, con el fin de ejecutar la administración técnica, eficaz y
eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR, que han sido dispuestos para
arrendamiento.
Subdirector Técnico de Administración de Bienes.‐ Formula, ejecuta y emite la política pública
para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de
administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior
uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.
4. GLOSARIODETÉRMINOS
Acta entrega.‐ Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes
muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable.
BI.‐ Bien Inmueble
Canon de arriendo.‐ Cantidad de dinero que se paga por el uso y gozo de un bien inmueble
entregado bajo la figura de contrato de arriendo.
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DNABI.‐ Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.
Garantía.‐ Cantidad de dinero u objeto de valor que se da para asegurar el cumplimiento de una
obligación determinada en la cláusula de contrato de arrendamiento.
Invitación Individual.‐ De acuerdo a lo estipulado en la RESOLUCIÓN INCOP Nro. 016‐09, Artículo 8
determina que: “Los contratos de arrendamiento de locales de uso especial, como mercados,
camales, casetas, cabinas, entre otros, siempre que no respondan a una modalidad administrativa
de autorización, licencia o concesión de uso público, se arrendarán preferentemente a
arrendatarios locales, para lo cual no será necesario publicar la convocatoria en el Portal, sino que
se podrán cursar invitaciones individuales.”
TDR´s.‐Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y
estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción,
conferencia, negociación, oferta de arriendo, etc.
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5. DIAGRAMADEFLUJODELPROCESO
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6. PROCEDIMIENTODELPROCESODEARRIENDODEBIENESINMUEBLES
6.1. PROPÓSITO
Determinar las actividades que permitan ejecutar correctamente la gestión para la
administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR
que han sido dispuestos para arrendamiento.
6.2. ALCANCE
Este proceso abarca desde la recepción del Informe Técnico de Diagnóstico del proceso de Uso
Correcto y Eficiente de Bienes, hasta la actualización del Sistema de Administración de Bienes
Inmuebles.
6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Disponer Gestión
Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
Con el Informe Técnico de Diagnóstico del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes, el Subdirector determina las directrices para el arriendo del bien inmueble y dispone la gestión al Director DNABI.
Memorando
Disponer Gestión Director DNABI El Director DNABI, conoce y dispone la gestión al Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles.
Memorando
Definir si el bien inmueble es para
uso especial
Experto en Arriendo de
Bienes Inmuebles
Con la disposición recibida y el Informe Técnico de Diagnóstico, el Experto determina si el bien inmueble se encuentra dentro de los casos especiales definidos en la RESOLUCIÓN INCOP (SERCOP) Nro. 013‐09, Artículo No. 8.
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Elaborar TDR´s y especificaciones
técnicas
Analista de arriendos
Si el bien inmueble no es para uso especial, el Analista procede con la elaboración de los TDR´s y especificaciones técnicas, posteriormente solicita la validación y aprobación por parte del Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles y el Director DNABI respectivamente. Una vez que cuenta con la aprobación de los TDR´s procede a solicitar la publicación al Portal de COMPRAS PÚBLICAS a la Dirección Administrativa.
Memorando
Cursar Invitación Individual
Analista Jurídico
Si el bien inmueble corresponde a un local de uso especial, debe revisar si existen oferentes para el mismo y elaborar la invitación individual para su validación y aprobación. Si posterior a la publicación del bien inmueble en el Portal de COMPRAS PÚBLICAS, no se hubiere obtenido ofertas y este proceso haya sido declarado desierto, de igual forma el Analista debe proceder con la elaboración de la invitación individual. Esta invitación debe ser revisada por el Experto, validada por el Director DNABI y autorizada por el Subdirector Técnico de Administración de Bienes, una vez que se cuenta con esta autorización, el Analista la hace llegar al Arrendatario y recepta la documentación habilitante para la firma del contrato de arrendamiento.
Invitación Individual
Elaborar borrador de Contrato
Analista Jurídico DNABI
El Analista elabora el borrador de contrato de arrendamiento de acuerdo al formato establecido por la Dirección Nacional de Legalización de Bienes y solicitará mediante memorando la revisión y sumilla del mismo.
Borrador de Contrato de
Arrendamiento
Revisar y aprobar contrato
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El Director revisa y aprueba mediante sumilla el contrato de arrendamiento para la suscripción del mismo.
Contrato de Arrendamiento
Sumillado
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Solicitar aprobación y suscripción de
contrato
Analista Jurídico DNABI
Una vez sumillado el contrato, el Analista solicita la revisión del mismo por parte del Experto, la validación por parte del Director DNABI y finalmente la aprobación y suscripción del contrato por parte del Subdirector Técnico de Administración de Bienes.
Contrato de Arrendamiento
aprobado
Gestionar entrega de garantías y suscripción del
contrato
Analista de Arriendo de
Bienes Inmuebles
Una vez aprobado el contrato, el Analista solicita el depósito de la garantía en la cuenta bancaria establecida por la Dirección Financiera, una vez recibido el comprobante del depósito gestiona la suscripción del contrato de arrendamiento con el Arrendatario.
Contrato de Arrendamiento
suscrito Comprobante de
depósito
Inscribir y legalizar contrato
Analista Jurídico DNABI
Una vez suscrito el contrato de arrendamiento por los involucrados el Analista procede con la inscripción y legalización del contrato de arrendamiento en el juzgado competente.
Contrato de Arrendamiento Legalizado
Ingresar Información
Experto en Arriendo de
Bienes Inmuebles
Una vez firmado el contrato por el arrendatario, el Experto ingresa la información respectiva a la Matriz de Arriendos y remite la copia del contrato de arrendamiento al Analista de Registro de Bienes Inmuebles para su gestión y actualización del Sistema de Administración de Bienes Inmuebles.
Matriz de Arriendos
Remitir comprobante de depósito de garantía
Experto en Arriendo de
Bienes Inmuebles
Una vez actualizada la Matriz de Arriendos el Experto remite mediante memorando el comprobante de depósito de la garantía a la Dirección Financiera para su gestión. Posteriormente el Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles da inicio al proceso de Gestión de Monitoreo al pago del Canon de Arrendamiento y durante el desarrollo del mismo monitorea el cumplimiento de las cláusulas de los contratos de arrendamiento, si se identifica que existe incumplimiento de estas cláusulas dará inicio al proceso de Finalización de Contrato de Arrendamiento.
Memorando
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7. ANEXOS
o Manual del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes
o Manual del Proceso de Gestión de Monitoreo del pago del Canon de Arrendamiento
o Manual del Proceso de Finalización de Contrato de Arriendo
o Formato Contrato de Arrendamiento (CS‐STAB‐01‐P02‐F01)
o Formato Invitación Individual (CS‐STAB‐01‐P02‐F02)
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por:
Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos
Aprobado Por:
Eco. Vanessa Centeno
Director Nacional de Administración de Bienes
Inmuebles
Validado por:
Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de Administración de Bienes
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión Inicial 09/10/2014
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