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Fecha de Vigencia: 11/11/11
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 Adopción del procedimiento
2 Actualización del documentos conforme las políticas de operación de la oficina
3
Actualización de la base legal y del procedimiento.
Eliminación de los formatos anexos al documento.
Inclusión de los formatos de proceso como registros asociados al manual.
4
Actualización del procedimiento en las Modalidades de Selección según el Estatuto
Anticorrupción Ley 1474 de 2011.
Actualización el procedimiento de Selección de Mínima Cuantía.
Inclusión del código de los formatos de los procedimientos contractuales.
Actualización del procedimiento de la Contratación Directa.
Actualización de la Guía de Supervisión e Interventoría
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
NATHALIE FLECHAS AFANADOR Judicante 9/11/11
MONICA ANDREA CASTRO CASTRO Asesor 9/11/11
IVETT LORENA SANABRIA GAITÁN Coordinadora GLC 9/11/11
REVISÓ CARGO FECHA
IVETT LORENA SANABRIA GAITAN Jefe Oficina Asesora
Jurídica Interna (E) 10/11/11
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
GLADYS EUGENIA ZAMBRANO ARCINIEGAS
Jefe Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo
Organizacional
11/11/11
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
3. FUNDAMENTOS JURIDICOS – MARCO LEGAL
3.1 Constitucionales
3.2 Generales de contratación
4. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
5. COMPETENCIA EN MATERIA DE CONTRATACIÓN
6. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y SUS PROCEDIMIENTOS
6.1 LICITACIÓN PÚBLICA
6.2 SELECCIÓN ABREVIADA
6.2.1 Características Técnicas Uniformes
6.2.2 Menor cuantía
6.2.3 Declaratoria desierta
6.3 CONCURSO DE MÉRITOS
6.4 CONTRATACIÓN DIRECTA
6.4.1 Contratos interadministrativos
6.4.2 Cuando no existe pluralidad de oferentes
6.4.3 Servicios profesionales y de apoyo a la gestión
6.4.4 Arrendamiento y Adquisición de inmuebles
7. CONTRATOS O CONVENIOS CON ORGANISMOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL
8. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN
8.1 ETAPA PRECONTRACTUAL
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8.1.1 Plan de Compras 8.1.2 Estudios y documentos previos 8.1.3 Riesgos
8.2 ETAPA CONTRACTUAL
8.2.1 Requisitos 8.2.2 Situaciones durante la Ejecución de los contratos.
8.3 ETAPA POST-CONTRACTUAL
9. SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA (GUÍA SUPERVISIÓN)
10. DE LOS COMITÉS EN CONTRATACION.
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1. INTRODUCCIÓN
Dentro de la actividad de la Administración Pública se encuentra la relacionada con la contratación estatal, regulada
entre otras normas, por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de2007, sus Decretos Reglamentarios, el Código Civil, el
Código de Comercio, y las normas presupuestales.
La contratación estatal, tiene la finalidad de permitir a las entidades públicas adquirir y manejar bienes y/o servicios,
útiles a los fines de la administración y necesarios para atender las funciones a cargo de las mismas. Por ello, los
contratos estatales son instrumentos que propugnan por el buen funcionamiento de la administración pública.
Es importante señalar que la Ley 80 de 1993, estableció los principios que rigen la actividad contractual, como
desarrollo de la función administrativa, a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política, del siguiente tenor
literal:
“La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los
principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la
descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben
coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado (…)”.
La reforma a la Ley 80 de 1993, a través de la Ley 1150 de 2007, se concentró en los procedimientos, los criterios
de calificación, la distribución de riesgos en la contratación, el derecho al debido proceso, en la aplicación de multas
a los contratistas por incumplimiento o cuando es necesario hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, y en
general, en las actuaciones de la administración frente a la actividad contractual.
Así mismo tuvo como objetivo fortalecer el sistema de compras y de contratación del Estado, con el fin de que las
Entidades Públicas puedan obtener en el mercado mejores precios para sus bienes y servicios, a través de la
utilización de estandarización de la información; estableció los lineamientos para la implementación de la
contratación pública electrónica, el fortalecimiento del concepto de selección objetiva, y la simplificación y agilización
de los procesos de contratación.
En cuanto a la modalidad de selección de contratación directa, estableció que esta modalidad procederá en los
casos de urgencia manifiesta, contratación de empréstitos, contratos interadministrativos, cuando no exista
pluralidad de oferentes, en arrendamiento o adquisición de inmuebles, entre otros.
Por lo anteriormente descrito, y para llevar a cabo una eficaz, y eficiente contratación estatal, es importante hacer
mención de los principios que la rigen, como son:
1.1 Debido proceso. Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las normas que determinen la
ritualidad del proceso, en los términos de la ley y del presente reglamento. Art. 29 C.P.
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1.2 Buena Fe. El derecho que se busca garantizar con la presunción de buena fe es el derecho de las personas a
que los demás crean en su palabra, lo cual se inscribe en la dignidad humana, al tenor de lo dispuesto en el artículo
83 de la Constitución Política.
1.3 Transparencia. En virtud de este principio, se concederá a los interesados y a las autoridades públicas que así
lo requieran, la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten,
para lo cual se establecerán etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones. Lo anterior sin perjuicio de
la confidencialidad que debe existir por parte de los Comités Evaluadores durante el proceso de evaluación, previo
al traslado del informe pertinente y sobre aquellos asuntos o documentos que por su naturaleza la ley o los
interesados, le imponen el carácter de reservados.
1.4 Planeación. Su principal pretensión es que toda la contratación debe responder a una planificación encaminada
al cumplimiento de la misión, los propósitos, objetivos, metas y prioridades del Ministerio de Relaciones Exteriores y
su Fondo Rotatorio. Este principio de planeación contractual en armonía con los de interés general y legalidad,
procura recoger para el régimen jurídico de los negocios del Estado el concepto según el cual, la selección de
contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser, de manera alguna,
producto de la improvisación.
1.5 Economía. Tiene como finalidad que se establezcan los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para
la selección de la propuesta más favorable. Para este propósito se señalarán términos preclusivos y perentorios
para las diferentes etapas de la selección y las autoridades darán impulso oficioso a las actuaciones. En virtud de
este principio no se ordenará la apertura de procedimiento de selección alguno, sin que previamente se cuente con
los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliegos de condiciones, e igualmente sin que existan las respectivas
partidas o disponibilidades presupuestales. En todos los casos se tendrá presente que las reglas, procedimientos y
recursos de la actividad contractual, buscan servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente
prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados, para lo cual se
evitarán interpretaciones que generen trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos, o que permitan
valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias
inhibitorias.
1.6 Responsabilidad. Indica que los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la
contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos del Ministerio de
Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la
ejecución del contrato. En todos los casos los servidores públicos responderán por sus actuaciones y omisiones
antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. Por su parte los contratistas,
responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación
artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato. Igualmente responderán por haber
ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa.
Los funcionarios que intervienen en la actividad contractual, de acuerdo con las competencias a ellos asignadas,
controlarán la calidad de los procesos en los cuales intervienen directamente y de los bienes, obras o servicios
obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos.
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1.7 Igualdad. Se proscribe toda forma de discriminación y por consiguiente a todas las personas que participen en
sus procesos de selección, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden en que
hayan actuado.
1.8 Selección objetiva. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la
entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general,
cualquier clase de motivación subjetiva. Por ello, ofrecimiento más favorable es aquel que, teniendo en cuenta
factores tales como cumplimiento, experiencia, organización, equipos, calidad, plazo, precio, entre otros y la
ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos, se ajusta a las condiciones objetivas previstas en el pliego
de condiciones.
1.9 Moralidad. Garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasión del proceso de contratación estén
inspiradas por los principios que dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad.
1.10 Publicidad. Todos los procesos y documentos de contratación estarán a disposición pública, excepto aquellos
que por su naturaleza estén amparados de reserva legal o sobre los referidos a condiciones técnicas especiales que
generan restricción de acceso. Por norma general, los procesos se publicarán en la página web respectiva y se
garantizará a todos los interesados el libre e incondicional acceso a los pliegos de condiciones.
2. OBJETIVO
Este Manual se ha diseñado con el propósito fijar directrices y estándares para simplificar y modernizar las
actividades que se desarrollan en las diferentes etapas y modalidades del proceso contractual. De igual manera
tiene el propósito de entregar a los usuarios del proceso, una herramienta ilustrativa de conocimiento de los pasos,
procesos, y procedimientos internos que se llevan a cabo para una eficaz y eficiente contratación del Ministerio de
Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en cumplimiento de las funciones, metas y objetivos institucionales.
Adicionalmente, es importante que se convierta en un instrumento de apoyo y consulta permanente, de los actores
intervinientes o interesados en los procesos, tales como dependencias internas, supervisores, contratistas,
interventores y los administradores del proceso en general, de manera tal que aquí se puedan encontrar las
orientaciones básicas de la contratación, dentro del ámbito de la Ley 80 de 1993, de la Ley 1150 de 2007 y sus
decretos reglamentarios.
3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y en especial sus funcionarios, deberán seguir la
normatividad propia de la Contratación Estatal y los principios que rigen la Función Pública consagrados las
siguientes leyes, decretos, acuerdos, resoluciones y circulares:
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3.1 CONSTITUCIONALES
3.1.1 Constitución Política de Colombia, Artículo 209.
3.2 GENERALES DE CONTRATACIÓN
3.2.1 Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
3.2.2 Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley
80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
3.2.3 Decreto 2474 de 2008: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las
modalidades de selección de los contratistas, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones
3.2.4 Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de acto de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
3.2.5 Resolución No. 1227 de marzo de 2011: Por el cual de adopta el Manual de contratación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. 3.2.5 Circular 48 del 09 de marzo de 2010. Liquidación de contratos. 3.2.6 Resolución de Delegación de Funciones
4. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICION PARA CONTRATAR
De acuerdo a lo contemplado en artículo 8ºde la Ley 80 de 1993, y la Ley 1474 de 2011, son inhábiles para
participar en licitaciones (o concursos) y para celebrar contratos con las entidades estatales:
a) Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las leyes.
b) Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de que trata el literal anterior
estando inhabilitados.
c) Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad.
d) Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y
funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución.
e) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.
f) Servidores Públicos
g) Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de
consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta
para una misma licitación
h) Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus
socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal
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o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma
licitación
i) Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de
personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.
Las inhabilidades a que se refieren los literales c), d) e i) se extenderán por un término de cinco (5) años contado a
partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad, o de la sentencia que impuso la pena, o del acto
que dispuso la destitución; las previstas en los literales b) y e), se extenderán por un término de cinco (5) años
contado a partir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en la licitación, o de la de celebración del
contrato, o de la de expiración del plazo para su firma.
j. Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos contra la
Administración Pública cuya pena sea privativa de la libertad o que afecten el patrimonio del Estado o quienes
hayan sido condenados por delitos relacionados con la pertenencia, promoción o financiación de grupos ilegales,
delitos de lesa humanidad, narcotráfico en Colombia o en el exterior, o soborno transnacional, con excepción de
delitos culposos.
Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades en las que sean socias tales personas, a sus matrices y a sus subordinadas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas. La inhabilidad prevista en este literal se extenderá por un término de veinte (20) años. K) Las personas que hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones o a las alcaldías con aportes superiores al dos punto cinco por ciento (2.5%) de las sumas máximas a invertir por los candidatos en las campañas electorales en cada circunscripción electoral, quienes no podrán celebrar contratos con las entidades públicas, incluso descentralizadas, del respectivo nivel administrativo para el cual fue elegido el candidato. La inhabilidad se extenderá por todo el período para el cual el candidato fue elegido. Esta causal también operará para las personas que se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil de la persona que ha financiado la campaña política. Esta inhabilidad comprenderá también a las sociedades existentes o que llegaren a constituirse distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios hayan financiado directamente o por interpuesta persona campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones y las alcaldías. La inhabilidad contemplada en esta norma no se aplicará respecto de los contratos de prestación de servicios profesionales. Tampoco podrán participar en licitaciones o concursos ni celebrar contratos estatales con la entidad respectiva:
a) Quienes fueron miembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de la entidad contratante. Esta
incompatibilidad solo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor o ejecutivo
y se extiende por el término de un (1) año, contado a partir de la fecha del retiro.
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b) Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de
afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivo, asesor, ejecutivo o con los miembros
de la junta o consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante.
c) El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo, asesor, ejecutivo,
o de un miembro de la junta o consejo directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal.
d) Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas,
así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor
público en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta o consejo directivo, o el cónyuge,
compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil
de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.
e) Los miembros de las juntas o consejos directivos. Esta incompatibilidad sólo se predica respecto de la entidad a
la cual prestan sus servicios y de las del sector administrativo al que la misma esté adscrita o vinculada.
f) Quien directa o indirectamente hayan ejercidos cargos en nivel directivo en entidades del estado y las
sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier titulo, durante los dos (2) años
siguientes al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al
cual prestaron sus servicios.
Esta incompatibilidad también operará para las personas que se encuentren dentro del primer grado de
consanguinidad, primero de afinidad o primero civil del ex empleado público.
La inhabilidad prevista en el literal d) del ordinal 2° no se aplicará en relación con las corporaciones, asociaciones,
fundaciones y sociedades allí mencionadas, cuando por disposición legal o estatutaria el servidor público en los
niveles referidos debe desempeñar en ellas cargos de dirección o manejo.
En las causales de inhabilidad por parentesco o por matrimonio, los vínculos desaparecen por muerte o por
disolución del matrimonio.
4.1 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES
De acuerdo con lo contemplado en el art. 9 de la Ley 80 de 1993, si llegare a sobrevenir inhabilidad o
incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de la entidad contratante o, si
ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un
proponente dentro de una licitación, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los
derechos surgidos del mismo.
Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste
cederá su participación a un tercero previa autorización escrita de la entidad contratante. En ningún caso podrá
haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.
4.2 EXCEPCIONES A LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
De acuerdo con lo establecido en el art. 10 de la Ley 80 de 1993, no quedan cobijadas por las inhabilidades e
incompatibilidades de que tratan los artículos anteriores, las personas que contraten por obligación legal o lo hagan
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para usar los bienes o servicios que las entidades a que se refiere el presente estatuto ofrezcan al público en
condiciones comunes a quienes los soliciten, ni las personas jurídicas sin ánimo de lucro cuyos representantes
legales hagan parte de las juntas o consejos directivos en virtud de su cargo o por mandato legal o estatutario, ni
quienes celebren contratos en desarrollo de lo previsto en el artículo 60 de la Constitución Política, relacionado con
la venta de acciones.
4.3 PROHIBICIONES Art. 3 de la Ley 1474 de 2011
4.3.1 Para que ex servidores públicos gestionen intereses privados.
4.3.2 Para quienes hayan celebrado contratos estatales de obra pública, de concesión, suministro de medicamentos
y de alimentos con las entidades a que se refiere el art. 2 de la Ley 80 de 1993 durante el plazo de ejecución y hasta
la liquidación, no podrá celebrar contratos de interventoría con la misma entidad.
4.4 NHABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO REITERADO: Quedara inhabilitado el contratista que incurra en las
siguientes conductas:
4.4.1 Haber sido objeto de imposición de cinco (5) o más multas durante la ejecución de uno o varios contratos,
durante una misma vigencia fiscal con una o varias entidades estatales
4.4.2 Haber sido objeto de declaratorias de incumplimiento contractual en por lo menos dos (2) contratos durante
una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales.
4.4.3 Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un (1) incumplimiento durante una misma vigencia fiscal,
con una o varias entidades estatales.
La inhabilidad se extenderá por un término de tres años, contados a partir de la inscripción de la última multa o
incumplimiento en el Registro Único de Proponentes.
Esta inhabilidad se extiende a los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado esta
inhabilidad, así como a las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha
declaratoria.
5. COMPETENCIA EN MATERIA DE CONTRATACIÓN
De conformidad con los dispuesto por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y la Ley 489 de 1998, la Ministra de
Relaciones Exteriores mediante la Resolución No. 5393 de 2010, delegó funciones y desconcentró las actuaciones
en materia contractual en la Secretaria General y en la Directora Administrativa y Financiera.
Así las cosas, la competencia contractual de la entidad, está a cargo de la Secretaria General y la Directora
Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores; esta última tiene la responsabilidad específica
de la actividad contractual cuya cuantía sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía (Mínima Cuantía). Todo lo
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anterior con excepción de los que se celebren por la Embajadas y Oficinas Consulares de la República de Colombia
acreditadas en el exterior.
6. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y SUS PROCEDIMIENTOS
El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, realiza la contratación de bienes, servicios y obras a
través de varias modalidades de selección. La normatividad vigente establece las siguientes:
6.1 Licitación Pública.
6.2 Selección Abreviada.
6.3 Concurso de Méritos.
6.4 Contratación Directa.
6.1 LICITACIÓN PÚBLICA
Se entiende por licitación pública el proceso mediante el cual la entidad formula públicamente una convocatoria para
que en igualdad de oportunidades, los interesados presenten ofertas y seleccione entre ellas, la más favorable a sus
intereses. Procede cuando el bien o servicio a contratar supere la mayor cuantía de la entidad, es decir, 450
SMLMV, salvo que el contrato a celebrar o las circunstancias de escogencia encajen en alguna de las excepciones
regidas por los procesos de selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa.
El desarrollo del proceso contractual tiene una duración aproximada de tres (3) meses, y se compone de diversas
etapas debidamente regladas y con términos perentorios.
Dentro del proceso de selección se convoca a las veedurías ciudadanas.
6.1.1Procedimiento
6.1.1.1 Una vez la dependencia interna ha identificado la necesidad a contratar, debe elaborar los estudios y
documentos previos, anexar certificación del plan de compras, CONIFO (solo para proceso de la Dirección de
gestión de Información y Tecnología), y enviarlos al competente contractual. Al ser recibidos por la Oficina Asesora
Jurídica Interna se remite la información de la iniciación del proceso licitatorio a adelantar, a la Cámara de
Comercio.
6.1.1.2 Se elabora el proyecto de pliego de condiciones el cual se publica en el portal de contratación por un término
mínimo de diez (10) días hábiles acompañado del aviso de convocatoria, de los estudios y documentos previos
respectivos y de copia del reporte a la Cámara de Comercio, con el fin de que los interesados los revisen y
presenten las observaciones que consideren necesarias.
6.1.1.3 Publicación aviso de prensa en un diario de amplia circulación.
6.1.1.4 De conformidad con el cronograma se publica la resolución de apertura del proceso.
6.1.1.5 Realizar audiencia de, asignación, revisión y distribución de riesgos.
6.1.1.6 Transcurrido el término anterior, o el indicado en el pliego, se publica el pliego definitivo, junto con la
respuesta a las observaciones, si las hubo.
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6.1.1.7 Dentro de los tres días siguientes a la apertura formal de la licitación, se debe realizar la audiencia de
aclaración y precisión del contenido del pliego de condiciones.
6.1.1.8 Desde la publicación del proyecto de pliegos, toda la documentación publicada es susceptible de
observaciones por parte de los interesados. En el evento en que dichas observaciones traigan como consecuencia
la necesidad de modificar aspectos del pliego, esto se hará mediante adendas, las cuales solo pueden ser
proferidas hasta el cuarto día anterior al cierre del proceso. Que se publicara en días hábiles y horario laboral.
6.1.1.9 Vencido el plazo para recibir ofertas se inicia la etapa de evaluación en la cual se verifican los requisitos
habilitantes y puntuables de las ofertas presentadas y se consolida el respectivo informe de evaluación.
6.1.1.10 El informe de evaluación se pone a disposición de los participantes por un término de cinco (5) días hábiles,
para que sobre el mismo, los interesados se pronuncien acerca de los aspectos que consideren pertinentes y
presenten las respectivas observaciones.
6.1.1.11 Una vez analizadas las observaciones presentadas, se cita para definir el proceso en audiencia pública.
6.1.1.12 La adjudicación o declaratoria de desierta queda notificada en audiencia y solo proceden recursos de la vía
gubernativa cuando el resultado es de declaratoria de desierta.
6.1.1.13 Si se opta por adjudicar el proceso, se elabora la minuta del contrato y se procede con los trámites de
perfeccionamiento y ejecución.
6.1.1.14 Contrario sensu, si la decisión es declarar desierto el proceso, la entidad dispones de cuatro (4) meses,
siguientes a la declaratoria de desierta, para iniciar un proceso de selección abreviada (Art. 3 del Decreto 3576 de
2009).
Procedimiento Práctico
PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
ETAPA PRECONTRACTUAL
1
Oficio de
Solicitud de
contratación
con estudios y
documentos
previos.
Verificar y analizar el contenido
jurídico de la información y de los
documentos anexos a la solicitud
de contratación. Certificación del
plan de compras y CONFO.
Solicitar certificado de
disponibilidad presupuestal.
Avisar a la Cámara de Comercio
la apertura del proceso.
Aviso de prensa
Memorando Interno.
Solicitud de
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.
Constancia de aviso
a la Cámara de
Comercio.
Aviso de prensa
-Abogado
Memorando devolviendo sin
trámite, por observaciones
jurídicas, o Formato solicitud de
Certificado Disponibilidad
Presupuestal
Formato Estudios previos para
licitación pública.
Constancia de aviso a la
Cámara de Comercio.
2
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Designar Comité Asesor de
Contratación - Comité
estructurador-evaluador jurídico,
técnico, económico-financiero.
Notificar oficio designación
Comités.
Oficio de
designación Comité
Asesor de
Contratación –
Comité
Estructurador y
evaluador.
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
Competente
Contractual
Oficio de designación Comité
Asesor de Contratación
comité estructurador - evaluador
Oficio de
designación
Estructurar proyecto de pliego de
condiciones.
Proyecto de pliego
de condiciones.
-Comité
estructurador
-Acta aprobación pre pliego.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CODIGO: GC-MA-01
NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
Comité
Asesor de
Contratación -
comité
estructurador
– evaluador
Citar al Comité Estructurador
para aprobación del proyecto de
pliego de condiciones.
Memorando de
citación Comité
Estructurador.
Acta de Comité
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI –
competente
contractual.
- Quien solicita la
contratación.
5
Proyecto de
pliego de
condiciones
Solicitar publicación de aviso de
prensa en diario de amplia
circulación
Solicitud de
publicación de aviso
de prensa.
Aviso de prensa
-Abogado
-Coordinador Grupo
-Licitaciones y
contratos
-Jefe OAJI
-Formato publicación aviso de
prensa.
-Aviso de prensa
6
Aviso de
prensa.
Elaborar aviso de convocatoria
pública.
Enviar vía correo electrónico el
aviso de convocatoria pública, la
constancia del envío a la cámara
de comercio y el proyecto de
pliego de condiciones y los
estudios previos al funcionario
encargado de la publicación en el
SECOP
Publicación del
aviso de
Convocatoria
pública, proyecto
de pliego de
condiciones,
constancia envío
cámara de
comercio y estudios
previos en el
SECOP.
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe a OAJI
-Competente
Contractual
-Funcionario
encargado de la
publicación en
SECOP
-Formato de aviso de
Convocatoria publica
-Proyecto de pliego de
condiciones
-Reporte de publicación en el
SECOP del aviso de
convocatoria pública, del
proyecto de pliego de
condiciones y de estudios
previos.
7
Proyecto de
pliego de
condiciones
Realizar audiencia informativa
preliminar, levantando la
correspondiente acta.
Recibir y analizar las
observaciones y/o preguntas por
los interesados efectuadas en la
audiencia y las demás recibidas
en el término establecido en el
proyecto de pliego de
condiciones, si aplica.
Trasladar las observaciones y/o
preguntas al comité estructurador
–evaluador para su análisis,
respuesta y decisión de la
pertinencia de incluirlas o no el
pliego de condiciones definitivo,
si aplica.
Elaborar formulario de de
preguntas y respuestas, con las
respuestas remitidas por el
Acta de audiencia
informativa
preliminar.
Formulario de
preguntas y
respuestas.
Reporte de
publicación en el
SECOP del acta de
audiencia
informativa y del
formulario de
preguntas y
respuestas
-Funcionario
encargado de la
publicación en el
SECOP
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
- Jefe OAJI
-Formato de acta de audiencia
informativa preliminar.
Formulario de preguntas y
respuestas.
-Reporte de publicación en el
SECOP del acta de audiencia
informativa y del formulario de
preguntas y respuestas
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CODIGO: GC-MA-01
NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
comité estructurador-evaluador,
si aplica.
Enviar vía correo electrónico el
acta de audiencia informativa
preliminar y el formulario de
preguntas y respuestas al
funcionario de apoyo
administrativo para publicación
en el SECOP
8
Formulario de
preguntas y
respuestas.
Elaborar pliego de condiciones
definitivo.
Pliego de
condiciones
definitivo
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Comité
estructurador-
evaluador
Pliego de condiciones
9
Pliego de
condiciones
definitivo
Elaborar resolución de apertura
del proceso para visto bueno del
coordinador del Grupo
Licitaciones y Contrato. Jefe OAJI
y firma del competente
contractual.
Enviar vía correo electrónico la
resolución de apertura del
proceso al funcionario encargado
para la publicación en el SECOP.
Resolución de
apertura del
proceso
Reporte de
publicación en el
SECOP de la
resolución de
apertura del
proceso.
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
-Funcionario
encargado de la
publicación en el
SECOP.
Resolución de apertura de la
licitación pública.
Reporte de publicación en el
SECOP de la resolución de
apertura
10
Pliego de
condiciones
definitivo
Publicación pliego definitivo.
Realizar audiencia de aclaración
del pliego de condiciones,
levantando la correspondiente
acta.
Recibir y analizar las
observaciones y/o preguntas por
los interesados efectuadas en la
audiencia y las demás recibidas
en el término establecido en el
pliego de condiciones.
Trasladar las observaciones y/o
preguntas al comité estructurador
–evaluador para su análisis,
respuesta y decisión de la
pertinencia de modificar el pliego
Reporte en el
SECOP de la
publicación del
pliego definitivo.
Acta audiencia de
aclaración del
pliego de
condiciones.
Formulario de
preguntas y
respuestas.
Adenda.
Reporte de
publicación en el
SECOP del acta de
audiencia de
-Abogado
-Comité
estructurador-
evaluador
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
-Funcionario
encargado de las
publicaciones.
Formato de acta de audiencia
de aclaración del pliego de
condiciones.
Formulario de preguntas y
respuestas.
Adenda.
Reporte de publicación en el
SECOP del acta de audiencia,
del formulario de preguntas y
respuestas y de pliego
definitivo.
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
de condiciones definitivo.
Elaborar formulario de preguntas
y respuestas, con las respuestas
remitidas por el comité
estructurador-evaluador, si aplica.
Proyectar adenda(s), si aplican.
Enviar vía correo electrónico el
acta de audiencia de aclaración
del pliego de condiciones y el
formulario de preguntas y
respuestas al funcionario
encargado de la publicación en el
SECOP.
aclaraciones y del
formulario de
preguntas y
respuestas
11
Proyecto de
adenda
Entregar proyecto de adenda
para visto bueno del Coordinador
Grupo Licitaciones y Contratos,
Jefe OAJI y suscripción por el
competente contractual.
Enviar vía correo electrónico la
adenda al funcionario encargado
de la publicación en el SECOP.
Enviar adenda vía correo
electrónico y fax a los interesados
que retiraron pliego de
condiciones.
Adenda suscrita.
Reporte Publicación
en el SECOP de la
Adenda.
Reportes correo
electrónico y de
envío del fax
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
-Funcionario de
apoyo
administrativo
Formulario o Adenda.
Reporte Publicación en el
SECOP de la adenda
12
Ofertas
presentadas
Recibir ofertas.
Elaborar acta de cierre del
proceso.
Elaborar memorando remitiendo
ofertas a
Comité evaluador
Acta de cierre
proceso
Memorando
remisión ofertas
comité.
-Abogado.
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contrato.
- Jefe OAJI
Formato acta cierre.
Memorando remisión ofertas
Comité evaluador.
13
Memorando
remisión
ofertas
Comité
evaluador
Realizar evaluación de la(s)
oferta(s) y determinar si es
procedente solicitar aclaraciones
al o los oferente(s).
Verificar que cada miembro del
comité evaluador realice la
consulta en el SICE del precio
indicativo y verificar los
certificados de registro de precio
de referencia aportados por los
oferentes.
Informes de
evaluación
Reporte de consulta
de precios
indicativos y
de certificado de
registro de precio
de referencia en el
SICE.
-Comité evaluador.
-Persona de apoyo
administrativo del
Grupo Interno de
Trabajo Licitaciones
y Contratos.
Reporte de consulta de precios
indicativos y de certificado de
registro de precio de referencia
en el SICE.
Informes de verificación y
evaluación.
14 Informes
evaluación
Realizar reunión Comité Asesor
de Contratación para determinar
Acta Comité Asesor
de Contratación
-Comité evaluador.
-Comité de Asesor
Agenda de Comité
verificación quórum
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No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
jurídica,
técnica,
económico-
financiero
las solicitudes de aclaraciones de
las ofertas a que haya lugar.
Oficios de solicitud
de aclaraciones de
las ofertas, si a ello
hubiere lugar.
de contratación
-Competente
Contractual
Formato de planilla asistencia
Formato acta de Comité
Oficios de solicitud de
aclaraciones de las ofertas
15
Respuesta
solicitud de
aclaraciones
ofertas
Remitir al comité evaluador las
respuestas a las aclaraciones
allegadas por los oferentes para
su análisis y evaluación.
Consolidar informes de
evaluación.
Informes de
evaluación jurídico,
técnico, económico-
financiero.
Cuadro de
consolidación de
informes.
-Comité evaluador
Informes de evaluación jurídico,
técnico, económico-financiero.
Cuadro de consolidación de
informes.
16
Informes de
evaluación de
las ofertas
Enviar vía correo electrónico los
informes de evaluación al
funcionario encargado de la
publicación en el SECOP.
Exhibir físicamente los informes
de evaluación en la secretaria del
Grupo Licitaciones y Contratos.
Reporte Publicación
en el SECOP de
informes
evaluación.
Planilla consulta
informes
evaluación.
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI.
-Funcionario
encargado de la
publicación en
SECOP
Reporte Publicación en el
SECOP de informes evaluación.
Formato Planilla consulta
informes
17
Observacione
s a los
informes de
evaluación
Remitir al comité evaluador las
observaciones a los informes de
evaluación presentadas por los
oferentes para su respuesta.
Citar al Comité Asesor de
Contratación para recomendar
adjudicación al competente
contractual.
Proyecto de
Cuadernillo
respuesta
observaciones.
Oficio citación al
Comité de Asesor
de Contratación.
-Comité evaluador.
-Competente
contractual
Formato de Cuadernillo
respuesta observaciones.
Oficio de citación al Comité de
Asesor de Contratación.
18
Oficio citación
al Comité
Asesor de
Contratación.
Realizar reunión Comité Asesor
de Contratación para presentarle
el cuadernillo de respuesta a las
observaciones y el informe final
de verificación y evaluación.
Recomendar adjudicación o
declaratoria de desierto del
proceso por parte del Comité
Asesor de Contratación al
competente contractual, para que
decida el proceso de selección.
Acta de Comité
Asesor de
Contratación
Cuadernillo de
respuesta a las
observaciones
Informe final de
verificación y
evaluación.
-Comité evaluador.
-Comité Asesor de
Contratación
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI.
-Competente
contractual.
Informe final de verificación y
evaluación.
Agenda de Comité
Verificación quórum
Formato de planilla asistencia
Formato acta de Comité.
19
Acta de
Comité
Asesor de
Contratación.
Proyectar la Resolución que
define (adjudica o declara
desierto) el proceso de selección,
licitación.
Programar fecha para celebrar
Proyecto
Resolución que
define (adjudica o
declara desierto) el
proceso de
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
Resolución que define (adjudica
o declara desierto) el proceso
de selección
Oficio convocando a los
oferentes a la audiencia pública
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NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
audiencia pública de adjudicación
o definición del proceso.
Elaborar oficio convocando a los
oferentes a la audiencia pública
que decide el proceso.
Enviar vía correo electrónico
oficio convocando a los oferentes
a la audiencia pública que decide
el proceso, al funcionario
encargado de la publicaciones en
el SECOP.
selección Oficio
convocando a los
oferentes a la
audiencia pública
que decide el
proceso.
Reporte Publicación
en el SECOP oficio
convocando a los
oferentes a la
audiencia pública
que decide el
proceso.
-Competente
Contractual
que decide el proceso.
Reporte Publicación en el
SECOP oficio convocando a los
oferentes a la audiencia pública
que decide el proceso.
20
Proyecto
Resolución
que define
(adjudica o
declara
desierto) el
proceso de
selección
Celebrar audiencia pública que
decide el proceso de selección
(adjudicando o declarándolo
desierto).
Entregar a los oferentes
asistentes, al inicio de la
audiencia, el cuadernillo de
respuesta a las observaciones
formuladas al informe de
verificación y evaluación.
Suscribir la Resolución de
adjudicación o de declaratoria de
desierto del proceso de
selección.
Levantar la correspondiente acta.
Enviar vía correo electrónico el
acta de la audiencia pública que
decide el proceso y la resolución
de adjudicación o de declaratoria
de desierto del proceso de
selección., al funcionario
encargado de las publicaciones
en el SECOP.
Acta audiencia
pública que decide
el proceso
Resolución de
adjudicación o de
declaratoria de
desierto.
Reporte Publicación
en el SECOP acta
de la audiencia
pública que decide
el proceso.
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
- Funcionario
encargado de las
publicaciones en el
SECOP
Acta audiencia pública que
decide el proceso
Formato planilla de asistencia
Formato Reglamento
Resolución que define (adjudica
o declara desierto) el proceso
de selección Reporte
Publicación en el SECOP acta
de la audiencia pública que
decide el proceso y el acto de
adjudicación o de declaratoria
de desierto del proceso de
selección.
21
Resolución de
adjudicación o
de
declaratoria
de desierto
Notificar el Acto de adjudicación o
de declaratoria de desierto del
proceso de selección, si aplica.
Constancia de
notificación
Oficio de citación
para notificación
Edicto emplazatorio
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Oficio de citación para
notificación personal y/o
Formato edicto emplazatorio
ETAPA CONTRACTUAL
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No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
1
Proyecto de
minuta de
Contrato
Entregar a la persona de apoyo
del Grupo interno de Trabajo de
Licitaciones y Contratos los
documentos necesarios para la
solicitud de creación de cuenta
bancaria del contratista en el
SIIF.
Elaborar minuta del contrato para
revisión del coordinador Grupo
Licitaciones y Contratos y Jefe
OAJI.
Dar visto bueno minuta contrato
por parte del solicitante de la
contratación.
Contrato con visto
bueno Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos, Jefe
OAJI y solicitante
de la contratación.
-Persona de apoyo
al GITLC
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Solicitante
contratación
Minuta de Contrato.
2
Minuta de
Contrato
Asignar numero por parte de la
persona de apoyo del Grupo
interno de Trabajo de Licitaciones
y Contratos
Suscribir contrato por el
competente contractual y el
contratista
Contrato suscrito
por las partes
-Competente
Contractual
- Persona de apoyo
del Grupo interno
de Trabajo de
Licitaciones y
Contratos
Contrato suscrito
3
Contrato
Suscrito
Entregar a la persona de apoyo
del Grupo interno de Trabajo de
Licitaciones y Contratos el
contrato suscrito por las partes
para solicitud de registro
presupuestal.
Solicitud de registro
presupuestal
debidamente
radicada.
-Abogado
- Persona de apoyo
del Grupo interno
de Trabajo de
Licitaciones y
Contratos
Solicitud de Registro
Presupuestal en el SIIF.
4
Certificado de
Registro
Presupuestal
Enviar vía correo electrónico el
contrato al funcionario encargado
de la publicación en el SECOP y
abogado y la persona de apoyo
publicación en el SICE.
Entregar copia impresa del
contrato al contratista para el
cumplimiento de requisitos de
legalización y ejecución.
Garantía(s) si
aplican.
Reportes
publicación contrato
SECOP y SICE.
-Abogado
-Funcionario
encargado de la
publicación.
- Persona de apoyo
Reportes publicación contrato
SECOP y SICE.
5
Garantía(s) Revisar y Aprobar de las
garantía(s) (condiciones y
vigencia pactadas
contractualmente), para visto
bueno del coordinador Grupo
Licitaciones y Contratos y firma
del JEFE OAJI.
Generar extracto de publicación
Oficio de
aprobación de
garantía(s) u oficio
solicitando
modificación de las
mismas.
Extracto de
publicación
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
Oficio aprobatorio o de
modificación de la garantía(s)
Oficio enviado extracto a la
Imprenta Nacional.
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
imprenta, si a ello hubiere lugar
6
Garantía(s)
aprobada(s)
Elaborar memorando dirigido al
supervisor informándole su
designación como tal y
remitiendo copia del contrato,
copia de la oferta y oficio
aprobatorio de garantía(s).
Comunicar al contratista
mediante oficio la fecha de
aprobación de garantía(s).
Remitir copia física del contrato
para lo de su competencia, al
almacenista, cuando se trate de
adquisición de bienes.
Remitir copia del recibo de
publicación de la imprenta.
Memorando dirigido
al supervisor y
Oficio al contratista
-Abogado
-Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
Memorando dirigido al
supervisor y
Oficio al contratista.
7
Remisión
carpeta
antecedentes
contractual
para ingreso
base de datos
Entregar a la persona de apoyo
la carpeta de antecedentes
contractuales, para lo cual se
dejara constancia por escrito.
Correo electrónico -Abogado
-Persona de apoyo
administrativo
Correo de entrega.
6.2 SELECCIÓN ABREVIADA
Es un proceso simplificado al que se accede en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar,
las circunstancias de la contratación, la cuantía o la destinación del bien, se requiera de un procedimiento expedito.
Dentro del proceso de selección se convoca a las veedurías ciudadanas.
Existen nueve (9) causales de selección abreviada, a saber:
1. La contratación de menor cuantía.
2. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por
parte de las Entidades.
3. La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
4. La contratación como consecuencia de declaratoria de desierta de la licitación pública.
5. La enajenación de bienes del Estado.
6. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente
constituidas.
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TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CODIGO: GC-MA-01
NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
7. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las
Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta.
8. Los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de
personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al
margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población
desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes
de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el
patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de
vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación
para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden.
9. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
De acuerdo con la naturaleza y las necesidades que se buscan suplir con la contratación que adelanta el
Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, a continuación explicaremos las características y
procedimiento de las causales correspondientes a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización, la contratación de menor cuantía y la contratación como consecuencia de
declaratoria de desierta de la licitación pública.
6.2.1 Selección Abreviada de menor cuantía
Procede cuando la cuantía del bien o servicio a adquirir se encuentre comprendida entre 45 y 450 SMLMV y éste no
sea de características técnicas uniformes y de común utilización, y tiene como criterios de evaluación precio y
calidad.
Es un procedimiento mediante el cual la entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de
oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable. Cuenta con
términos más expeditos que los utilizados en la licitación pública, de tal manera que cuenta con una duración
aproximada de dos (2) meses.
6.2.1.1 Procedimiento
6.2.1.1.1 Inicia su trámite con la solicitud de contratación dirigida al competente contractual por parte de la
dependencia que requiere satisfacer la necesidad, acompañada del estudio y documentos previos, certificación del
plan de compras, COINFO (Solo para procesos de la Dirección de Tecnología), y Ficha Técnica solo para procesos
cuya modalidad sea a través de subasta.
6.2.1.1.2 Publicación del aviso de convocatoria pública y proyecto de pliego de condiciones por un término mínimo
de cinco (5) días hábiles, acompañado de los estudios y documentos previos respectivos, con el fin de que los
interesados presenten las observaciones, si hay lugar a ello.
6.2.1.1.3 Transcurrido el término anterior se publica el acto administrativo de apertura y el pliego definitivo, y las
respuestas a las observaciones, en caso de haberse recibido.
6.2.1.1.4 Desde la publicación del proyecto de pliegos, toda la documentación publicada es susceptible de
observaciones por parte de los interesados, las cuales, en el evento de modificar algún aspecto del pliego, se
convierten en adendas.
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TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CODIGO: GC-MA-01
NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
6.2.1.1.5 Una vez realizada la apertura del proceso y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, los interesados
en participar deben presentar las manifestaciones de interés en participar en el respectivo proceso; con el fin de
conformar la lista de posibles oferentes.
6.2.1.1.6 El plazo para la presentación de las ofertas comienza una vez conformada la lista y hasta la fecha de cierre
plasmada en los pliegos.
6.2.1.1.7 Una vez vencido el término para presentar ofertas se procede con la evaluación de las mismas, en la que
se verifican los requisitos habilitantes y puntuables de las ofertas presentadas y se publica el informe de evaluación.
6.2.1.1.8 Del informe contentivo de las evaluaciones realizadas, se da traslado por tres (3) días hábiles, para que
sobre los mismos, los interesados se pronuncien acerca de los aspectos que consideren pertinentes.
6.2.1.1.9 Una vez analizadas, estas serán resueltas a través de un cuadernillo que será entregado en la audiencia
pública de adjudicación o de declaratoria de desierta del respectivo proceso. De la audiencia se levanta un acta la
cual es publicada en SECOP.
6.2.1.1.10 Surtido lo anterior se elabora la minuta del contrato y se procede con los trámites de perfeccionamiento,
ejecución, legalización y remisión de la documentación al supervisor o interventor a efectos de dar inicio al
compromiso contractual.
Procedimiento Práctico
PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
ETAPA PRECONTRACTUAL
1
Oficio de
Solicitud de
contratación
con estudios y
documentos
previos
Verificar y analizar el
contenido jurídico de la
información y de los
documentos anexos a la
solicitud de contratación,
certificación plan de
compras, constancia del
almacenista sobre la
existencia o no de los
bienes que se pretenden
adquirir, COINFO (solo
proceso de Tecnología) y
FICHA TECNICA (solo para
subasta).
Solicitar certificado de
disponibilidad presupuestal.
Memorando Interno.
Solicitud de Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
-Abogado
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
- Jefe OAJI
-Competente
contractual
Memorando devolviendo sin
trámite, por observaciones
jurídicas.
Formato solicitud de Certificado
Disponibilidad Presupuestal
Formato Estudios previos para
menor cuantía.
2
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Designar Comité Asesor de
contratación, Comité
estructurador-evaluador
jurídico, técnico,
económico-financiero.
Oficio de designación
Comité Asesor de
Contratación y Comité
estructurador –
evaluador.
-Abogado
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
_ Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Oficio de designación Comité
Asesor de contratación y comité
estructurador - evaluador
3 Oficio de Estructurar proyecto de Proyecto de pliego de -Comité Acta aprobación Proyecto de
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
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NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LICITACIONES Y CONTRATOS Página 22 de 70
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
designación
Comité
Asesor de
contratación
y comité
estructurador
- evaluador
pliego de condiciones.
Citar al competente
Contractual y al solicitante
de la contratación para
aprobación del proyecto de
pliego de condiciones.
condiciones.
Memorando de citación al
solicitante de la
contratación, y el comité
estructurador.
Acta de Comité
estructurador-
evaluador
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
_ Jefe OAJI
- Competente
contractual
-Quien solicita la
contratación
pliego de condiciones
4
Proyecto de
pliego de
condiciones
Elaborar aviso de
convocatoria pública.
Enviar vía correo
electrónico el aviso de
convocatoria pública, el
proyecto de pliego de
condiciones y los estudios y
documentos previos al
funcionario encargado de la
publicación en el SECOP
Publicación del aviso de
Convocatoria pública,
proyecto de pliego de
condiciones y estudios
previos en el SECOP.
-Abogado
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
- Jefe OAJI
-Competente
Contractual
-Funcionario
encargado de la
publicación.
Aviso de Convocatoria publica
Proyecto de pliego de
condiciones
Reporte de publicación en el
SECOP.
5
Proyecto de
pliego de
condiciones
Realizar audiencia
informativa preliminar,
levantando la
correspondiente acta.
Recibir y analizar las
observaciones y/o
preguntas formuladas en la
audiencia y las demás
recibidas en el término
establecido en el proyecto
de pliego de condiciones.
Trasladar las observaciones
y/o preguntas al comité
estructurador –evaluador
para su análisis, respuesta
y decisión de la pertinencia
de incluirlas o no en el
pliego de condiciones
definitivo.
Elaborar formulario de de
preguntas y respuestas.
Enviar vía correo
electrónico el acta de
audiencia informativa
preliminar y el formulario de
Acta de audiencia
informativa preliminar.
Formulario de preguntas
y respuestas.
Reporte de publicación en
el SECOP del acta de
audiencia informativa y
del formulario de
preguntas y respuestas
-Comité
estructurador-
evaluador
-Abogado
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
- Jefe OAJI
-Funcionario
encargado de la
publicación en el
SECOP
Formato de acta de audiencia
informativa preliminar.
Formato de formulario de
preguntas y respuestas.
Reporte de publicación en el
SECOP.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CODIGO: GC-MA-01
NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
preguntas y respuestas al
funcionario encargad de la
publicación en el SECOP
6
Formulario de
preguntas y
respuestas.
Elaborar pliego de
condiciones definitivo.
Elaborar acto administrativo
apertura del proceso.
Enviar vía correo
electrónico el acto
administrativo de apertura
del proceso y el pliego de
condiciones definitivo al
funcionario encargado de la
publicación en el SECOP.
Pliego de condiciones
definitivo
Acto administrativo de
apertura del proceso
Reporte de publicación en
el SECOP del acto
administrativo de apertura
del proceso y del pliego
de condiciones definitivo.
-Comité
estructurador
-Abogado
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
- Jefe OAJI
-Competente
Contractual
-Funcionario
encargado de la
publicación
SECOP
Pliego de condiciones
Acto administrativo de apertura
del proceso de menor cuantía
Reporte de publicación en el
SECOP del acto administrativo
de apertura y del pliego de
condiciones definitivo
7
Pliego de
condiciones
definitivo
Recibir manifestaciones de
interés y revisar si se
ajustan a lo exigido en el
pliego de condiciones
definitivo.
Enviar vía correo
electrónico la lista de
posibles oferentes al
funcionario encargado para
publicación en el SECOP.
Lista de posibles
oferentes.
Reporte de publicación en
el SECOP de la lista de
posibles oferentes.
-Abogado
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
- Jefe OAJI
- Competente
contractual
-Funcionario
encargado de la
publicación en el
SECOP
Formato de lista de posibles
oferentes.
Reporte de publicación en el
SECOP.
8
Lista de
posibles
oferentes
Realizar audiencia de
aclaración del pliego de
condiciones, levantando la
correspondiente acta.
Recibir y analizar las
observaciones y/o
preguntas formuladas en la
audiencia y las demás
recibidas en el término
establecido en el pliego de
condiciones.
Trasladar las observaciones
y/o preguntas al comité
estructurador –evaluador
para su análisis, respuesta
y decisión de la pertinencia
de modificar el pliego de
condiciones definitivo.
Acta audiencia de
aclaración del pliego de
condiciones.
Formulario de preguntas
y respuestas.
Proyecto de adenda(s).
Reporte de publicación en
el SECOP del acta de
audiencia de aclaraciones
y del formulario de
preguntas y respuestas.
-Abogado
-Comité
estructurador-
evaluador
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
-Competente
Contractual
-Funcionario
encargado de la
publicación en el
SECOP
- Jefe OAJI
Formato de acta de audiencia de
aclaración del pliego de
condiciones.
Formato de formulario de
preguntas y respuestas.
Adenda.
Reporte de publicación en el
SECOP.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CODIGO: GC-MA-01
NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
Elaborar formulario de de
preguntas y respuestas.
Proyectar adenda(s), si
aplican.
Enviar vía correo
electrónico el acta de
audiencia de aclaración del
pliego de condiciones y el
formulario de preguntas y
respuestas al funcionario
encargado para publicación
en el SECOP
9
Proyecto de
adenda
Entregar proyecto de
adenda para visto bueno
del Coordinador Grupo
Licitaciones y Contratos y
Jefe OAJI y suscripción por
el competente contractual.
Enviar vía correo
electrónico la adenda al
funcionario encargado para
publicación en el SECOP.
Enviar adenda vía correo
electrónico y fax a los
interesados que retiraron
pliego de condiciones.
Adenda suscrita.
Reporte Publicación en el
SECOP de la
Adenda.
Reportes correo
electrónico y de envío del
fax
-Abogado
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
- Jefe OAJI
-Competente
Contractual
-Persona de apoyo
administrativo del
GILC
- Funcionario
encargado de las
publicaciones
Formulario Adenda.
Reporte Publicación en el
SECOP.
10
Presentación
oferta(s)
Recibir ofertas.
Elaborar acta de cierre del
proceso.
Elaborar memorando
remitiendo ofertas a Comité
estructurador- evaluador.
Acta de cierre proceso
Memorando remisión
ofertas comité.
-Abogado.
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
-Jefe OAJI.
- Competente
Contractual
Formato acta cierre.
Memorando remisión ofertas
Comité estructurador-evaluador.
11
Memorando
remisión
ofertas Comité
estructurador-
evaluador
Realizar evaluación de la(s)
oferta(s) y determinar si es
procedente solicitar
aclaraciones al o los
oferente(s).
Abogado y persona de
apoyo administrativo del
Grupo LC verifican que el
comité evaluador consulte
en el SICE el precio
indicativo y verificar los
certificados de registro de
Informes de evaluación
Reporte de consulta de
precios indicativos y
de certificado de registro
de precio de referencia en
el SICE.
-Comité
estructurador-
evaluador.
-Persona de apoyo
administrativo
Reporte de consulta de precios
indicativos y de certificado de
registro de precio de referencia
en el SICE.
Informes de verificación y
evaluación.
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
precio de referencia
aportados por los oferentes.
12
Informes
evaluación
jurídica,
técnica,
económico-
financiero
Citar Comité Asesor de
Contratación para exponer
informes de evaluación y
determinar las solicitudes
de aclaraciones de las
ofertas a que haya lugar.
Realizar reunión Comité
Asesor de Contratación.
Acta Comité Asesor de
Contratación
Oficios de solicitud de
aclaraciones de las
ofertas, si a ello hubiere
lugar.
-Comité
estructurador-
evaluador.
-Comité Asesor de
Contratación.
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
- Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Agenda de Comité
Formato de verificación quórum
Formato de planilla asistencia
Formato acta de Comité
Oficios de solicitud de
aclaraciones de las ofertas
13
Respuesta
solicitud de
aclaraciones
ofertas
Remitir al comité
estructurador-evaluador las
respuestas a las
aclaraciones allegadas por
los oferentes para su
análisis y evaluación.
Consolidar informes de
evaluación.
Informes de evaluación
jurídico, técnico,
económico-financiero.
Cuadro de consolidación
de informes.
-Comité
estructurador-
evaluador
Informes de evaluación jurídica,
técnica, económico-financiera.
Formato cuadro de
consolidación de informes.
14
Informes de
evaluación de
las ofertas
Enviar vía correo
electrónico los informes de
evaluación al funcionario
encargado para publicación
en el SECOP.
Exhibir físicamente los
informes de evaluación en
la secretaria del Grupo
Licitaciones y Contratos.
Reporte Publicación en el
SECOP de informes
evaluación.
Planilla consulta informes
evaluación.
-Abogado
-Coordinador
Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Funcionario
encargado de la
publicación en el
SECOP
Reporte Publicación en el
SECOP.
Formato Planilla consulta
informes
15
Observaciones
a los informes
de evaluación
Remitir al comité
estructurador-evaluador las
observaciones a los
informes de evaluación
presentadas por los
oferentes para su
respuesta.
Citar al Comité Asesor de
contratación para
recomendar adjudicación al
competente contractual.
Proyecto de Cuadernillo
respuesta observaciones.
Oficio citación al Comité
Asesor de Contratación.
-Comité
estructurador-
evaluador.
-Competente
contractual
Formato de Cuadernillo
respuesta observaciones.
Oficio de citación al Comité
Asesor de Contratación.
16 Oficio citación Realizar reunión Comité Acta de Comité Asesor de -Comité Formato de Cuadernillo
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
al Comité
Asesor de
Contratación.
Asesor de Contratación
para presentarle el
cuadernillo de respuesta a
las observaciones y el
informe final de verificación
y evaluación.
Recomendar adjudicación o
declaratoria de desierto del
proceso por parte del
Comité Asesor de
Contratación al competente
contractual, para que
decida el proceso de
selección.
Contratación.
Cuadernillo de respuesta
a las observaciones
Informe final de
verificación y evaluación.
estructurador-
evaluador.
-Comité Asesor de
Contratación
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
contractual.
respuesta
Informe final de verificación y
evaluación.
Formato de Agenda de Comité
Formato de verificación quórum
Formato de planilla asistencia
Formato acta de Comité.
17
Acta de Comité
Asesor de
Contratación.
Proyectar acto
administrativo que define
(adjudica o declara
desierto) el proceso de
selección de menor cuantía
Programar fecha para
celebrar audiencia pública
de adjudicación o definición
del proceso.
Elaborar oficio convocando
a los oferentes a la
audiencia pública que
decide el proceso.
Enviar vía correo
electrónico oficio
convocando a los oferentes
a la audiencia pública que
decide el proceso, al
funcionario encargado para
publicación en el SECOP
Proyecto acto
administrativo que define
(adjudica o declara
desierto) el proceso de
selección Oficio
convocando a los
oferentes a la audiencia
pública que decide el
proceso.
Reporte Publicación en el
SECOP oficio
convocando a los
oferentes a la audiencia
pública que decide el
proceso.
-Abogado
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
-Persona de
apoyo
administrativo
- Funcionario
encargado de la
publicación en
SECOP
Acto administrativo que define
(adjudica o declara desierto) el
proceso de selección Formato
oficio convocando a los
oferentes a la audiencia pública
que decide el proceso.
Reporte Publicación en el
SECOP.
18
Proyecto acto
administrativo
que define
(adjudica o
declara
desierto) el
proceso de
selección
Celebrar audiencia pública
que decide el proceso de
selección (adjudicando o
declarándolo desierto).
Entregar a los oferentes
asistentes, al inicio de la
audiencia, el cuadernillo de
respuesta a las
observaciones formuladas
al informe de verificación y
evaluación.
Acta audiencia pública
que decide el proceso
Acto de adjudicación o de
declaratoria de desierto.
Reporte Publicación en el
SECOP acta de la
audiencia pública que
decide el proceso y acto
de adjudicación o de
declaratoria de desierto.
-Abogado
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
-Competente
Contractual
-Comité
estructurador-
evaluador
-Funcionario
encargado de la
Formato Acta audiencia pública
que decide el proceso
Formato planilla de asistencia
Formato reglamento
Acto administrativo que define
(adjudica o declara desierto) el
proceso de selección Reporte
Publicación en el SECOP.
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
Suscribir acto de
adjudicación o de
declaratoria de desierto del
proceso de selección.
Levantar la correspondiente
acta.
Enviar vía correo
electrónico el acta de la
audiencia pública que
decide el proceso y el acto
de adjudicación o de
declaratoria de desierto del
proceso de selección, al
funcionario encargado de la
publicación en el SECOP
publicación
SECOP
19
Acto de
adjudicación o
de declaratoria
de desierto
Notificar el Acto de
adjudicación o de
declaratoria de desierto del
proceso de selección,
personalmente o por edicto.
Constancia de
notificación
Oficio de citación para
notificación personal
Edicto emplazatorio
-Abogado
-Coordinador
Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Oficio de citación para
notificación personal y/o
Edicto emplazatorio
ETAPA CONTRACTUAL
1
Proyecto de
minuta de
Contrato
Entregar a la persona de
apoyo administrativo del
grupo los documentos
necesarios para la solicitud
de creación de cuenta
bancaria del contratista en
el SIIF.
Elaborar minuta del
contrato para revisión del
coordinador Grupo
Licitaciones y Contratos, y
visto del Jefe OAJI.
Dar visto bueno minuta
contrato por parte del
solicitante de la
contratación.
Numeración del contrato
por parte de la persona de
apoyo administrativo.
Solicitud creación de
cuenta bancaria del
contratista en el SIIF.
Contrato con visto bueno
Coordinador Grupo
Licitaciones y Contratos y
Jefe OAJI.
-Persona de
apoyo
administrativo
-Abogado
Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Solicitante
contratación
Creación de cuenta bancaria del
contratista en el SIIF.
Minuta de Contrato.
2 Minuta de
Contrato
Suscribir contrato por el
competente contractual y el
Contrato suscrito por las
partes
-Competente
Contractual
Contrato suscrito
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ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
contratista
3
Contrato
Suscrito
Entregar a la persona de
apoyo administrativo el
contrato suscrito por las
partes para solicitud de
registro presupuestal.
Solicitud de registro
presupuestal
debidamente radicada.
-Abogado
-Persona de apoyo
administrativo
Solicitud de Registro
Presupuestal en el SIIF.
4
Certificado de
Registro
Presupuestal
Enviar vía correo
electrónico el contrato a los
funcionarios de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP y
publicación en el SICE.
Entregar copia impresa del
contrato al contratista para
el cumplimiento de
requisitos de legalización y
ejecución.
Garantía(s) si aplican.
Reportes publicación
contrato SECOP y SICE.
-Abogado
-Funcionarios
encargo de la
publicación
Persona de apoyo
administrativo
Reportes publicación contrato
SECOP y SICE.
5
Garantía(s) Revisión y Aprobación de
las garantía(s)
(condiciones y vigencia
pactadas
contractualmente), para
visto bueno del coordinador
Grupo Licitaciones y
Contratos y firma del Jefe
OAJI.
Generación extracto de
publicación, si a ello
hubiere ligar
Oficio de aprobación de
garantía(s) y envío del
recibo de pago de la
publicación a la Imprenta
u oficio solicitando
modificación de las
mismas.
-Abogado
Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos.
-Jefe OAJI
Oficio aprobatorio o de
modificación de la garantía(s) y
envío del recibo de pago.
6
Garantía(s)
aprobada(s)
Elaborar memorando
dirigido al supervisor
informándole su
designación como tal y
remitiendo copia del
contrato, copia de la oferta
y oficio aprobatorio de
garantía(s). Comunicar al
contratista mediante oficio
la fecha de aprobación de
garantía(s).
Remitir copia física del
contrato para lo de su
competencia, al
almacenista, cuando se
trate de adquisición de
Memorando dirigido al
supervisor y Oficio al
contratista.
-Abogado
-Coordinador
Grupo Licitaciones
y Contratos
-Jefe OAJI
Memorando dirigido al
supervisor y Oficio al contratista.
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
bienes.
7
Remisión
carpeta
antecedentes
contractual
para ingreso
base de datos
Entregar a la persona
responsable de apoyo
administrativo del grupo la
carpeta de antecedentes
contractuales, para lo cual
se dejara constancia por
escrito.
Correo de entrega -Abogado
-Persona de apoyo
administrativo del
Grupo
Correo de entrega.
Cuando se trate de bienes y/o servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización el proceso de
selección abreviada se hará a través de subasta, el cual se desarrolla de acuerdo a la estructura del proceso
anteriormente señalado, salvo las siguientes etapas:
a. No aplica la manifestación de interés en participar en el proceso de selección, por lo tanto no hay lista posible de
oferentes.
b. Las observaciones a los informes de evaluación, no se resuelven a través de cuadernillo y en la audiencia
pública.
6.2.2 Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y
de común utilización.
Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, aquellos que poseen las
mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño y que, además, comparten patrones de
desempeño y calidad, objetivamente definidos.
Son bienes y servicios de común utilización aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en
condiciones equivalentes para quien las solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la
satisfacción de sus necesidades.
No es permitido individualizar los bienes o servicios mediante el uso de marcas, salvo que la necesidad de que así
se trate así lo exija, circunstancia que debe acreditarse en los estudios previos.
Para el presente proceso de selección el único criterio de evaluación, es el precio.
Subasta Inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de
precios, de conformidad con las reglas previstas en la Ley y en el pliego de condiciones.
6.2.2.1 Procedimiento de la subasta inversa presencial en la contratación de bienes y servicios de
características uniformes y de común utilización.
6.2.2.1.1 Se tendrá como único criterio de evaluación el precio, y se desarrollará en audiencia pública de
conformidad con el reglamente que para el evento se determine.
6.2.2.1.2 Se distribuirán sobres y formularios a los proponentes para la presentación de sus lances.
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NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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6.2.2.1.3 En el formulario se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara
e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios.
6.2.2.1.4 Los lances se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.
6.2.2.1.5 La entidad procederá a abrir los sobres de los proponentes habilitados que contienen las ofertas iniciales
de precios, y comunicará a los proponentes participantes en la audiencia la oferta que contiene el menor precio
inicial.
6.2.2.1.6 Los proponentes harán sus lances, utilizando los sobres y los formularios suministrados. La persona que
designe la entidad, recogerá los sobres donde conste el lance realizado y se procederá a registrar los lances válidos
de manera descendente. Con base en este orden dará a conocer el menor precio ofertado.
6.2.2.1.7 Los proponentes que presenten un lance no válido no podrán seguir realizando más lances durante la
subasta.
6.2.2.1.8 Se repetirá el procedimiento descrito en los anteriores párrafos, en tantas rondas como sea necesario,
hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.
6.2.2.1.9 Se tendrán en cuenta los márgenes mínimos de mejora de ofertas determinados en el pliego de
condiciones por debajo de los cuales los lances no serán aceptados.
6.2.2.1.10 Terminados los lances y, por tanto, la subasta, se pondrá a consideración del Comité Evaluador su
resultado, para que formule la recomendación de adjudicación correspondiente, que se hará constar en el acta de
adjudicación y/ o declaratoria de desierta suscrita por los integrantes de dicho comité.
6.2.2.1.11 Cuando de conformidad con la información a su alcance, la entidad estime que el valor de una oferta
resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él
ofertado. Oídas las explicaciones, el Comité evaluador recomendará al ordenador del gasto el rechazo o la
continuidad de la oferta en el proceso explicando sus razones.
6.2.2.1.12 Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección cuando el valor de la
misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta no pone en riesgo el proceso ni el
cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente.
6.2.2.1.13 En caso de existir empate, se adjudicará el contrato a quien presentó la menor propuesta inicial, y de
persistir el empate, se desempatará a través de sorteo.
6.2.2.1.14 La entidad en caso de rechazo de la oferta que presentó el menor precio, podrá optar por adjudicar el
contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o declarar desierto el proceso.
6.2.2.1.15 Se procederá a adjudicar el proceso, haciendo público el resultado de la subasta, incluyendo la identidad
de los proponentes, una vez realizado el evento de subasta.
6.2.2.2 Procedimiento de la subasta inversa electrónica en la contratación de bienes y servicios de
características uniformes y de común utilización
6.2.2.2.1 Se dará inicio en la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones, previa autorización de la entidad,
utilizando los mecanismos de seguridad definidos en el pliego de condiciones para el intercambio de mensajes de
datos.
6.2.2.2.2 Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta electrónica presentarán sus
lances de precio electrónicamente, usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos de seguridad
definidos en el pliego de condiciones.
6.2.2.2.3 El precio de arranque de la subasta inversa, será el menor precio de las propuestas habilitadas.
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NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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6.2.2.2.4 Si en el curso de la subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se
registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar, de conformidad con lo dispuesto
en la Ley 527 de 1999, o las normas que lo modifiquen o adicionen.
6.2.2.2.5 Se deberá garantizar que el registro de los lances válidos de precios se produzcan automáticamente sin
que haya lugar a la intervención directa de la entidad.
NOTA: Esta modalidad se aplicara también para la contratación de Obra, Consultoría y Servicios Diferentes a
aquellos de que se refiere al Literal H del Num4 del art 2 de la Ley 1150 de 2007.
Desarrollo del procedimiento contractual de selección abreviada cuyo valor no exceda el 10% de la menor
cuantía de la entidad (Hasta 45 SMLMV- Mínima cuantía de la entidad)
Pasos ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABILIDAD
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO
QUE SE GENERA
Etapa Precontractual
1. Oficio de Solicitud
de contratación
con estudios y
documentos
previos
Verificar y analizar el contenido
jurídico de la información y de los
documentos anexos a la solicitud
de contratación, tales como
Certificación del Plan de Compras y
el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
Elaborada y numerada la
Invitación a ofertar se envía por
correo electrónico en conjunto con
los estudios previos al funcionario
encargado de la publicación en el
SECOP, dando apertura del
proceso.
Invitación publica
para presentar
ofertas.
Abogado.
Coordinador del Grupo
interno de Licitaciones y
Contratos
Jefe OAJI
Competente
Contractual (Directora
Administrativa y
Financiera)
Funcionario encargado
de la publicación en el
SECOP
Memorando devolviendo sin
tramite por observaciones
jurídicas.
Formato Estudios previos
para la Selección Abreviada
cuyo valor no exceda el
10% de la Menor Cuantía
(Mínima Cuantía).
Formato de Invitación a
Ofertar
Formato solicitud de
certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
2 Observaciones a
la Invitación
Elaborar formulario de preguntas y
respuestas.
Remitir al área solicitante las
observaciones allegados a la
invitación a ofertar, para su análisis
y respuesta.
Proyectar adenda(s), si aplican.
Enviar vía correo electrónico el
formulario de preguntas y
respuestas y adenda(s) si aplican,
al funcionario encargado para
publicación en el SECOP
Formulario de
preguntas y
respuestas
Adendas si a ello
hubiere lugar
Abogado.
Coordinador del Grupo
interno de Licitaciones y
Contratos
Jefe OAJI
Funcionario encargado
de la publicación en el
SECOP
Formato Formulario de
Preguntas y Respuestas
Adenda
Reporte Publicación en el
SECOP
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NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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3. Presentación
ofertas (s)
Recibir ofertas Elaborar planilla de recepción de ofertas donde conste la hora de radicado Designación de Comité Evaluador
Planilla de
recepción ofertas
donde conste la
hora
Memorando
interno
designando
Evaluadores
Abogado.
Coordinador del Grupo interno de Licitaciones y Contratos Jefe OAIJ Competente Contractual
Formato de Planilla de
recepción ofertas donde
conste la hora.
Memorando designando
evaluadores
4. Memorando
designación
comité evaluador
Verificación de los requisitos
habilitantes, únicamente al oferente
con el precio más bajo. En caso de
que este no cumpla se verificara la
oferta del segundo menor precio y
así sucesivamente hasta obtener
un oferente habilitado. Determinar
si es procedente solicitar
aclaraciones
Informes de
verificación y
evaluación
Abogado.
Coordinador del Grupo
interno de Licitaciones y
Contratos
Jefe OAIJ Comité evaluador
Informe de Verificación y
evaluación.
5. Informe de
Evaluación y
verificación
Publicación del informe y consolidar
el informe y exhibir físicamente los
informes en la coordinación del
Grupo Licitaciones y Contratos
Publicar en el SECOP
Reporte
publicación
SECOP
Planilla consulta
informes de
evaluación
Abogado.
Coordinador del Grupo
interno de Licitaciones y
Contratos
Jefe OAJI
Funcionario encargado
de la publicación en el
SECOP
Reporte publicación
SECOP
Planilla consulta informes
de evaluación
6. Observaciones a
los informes de
evaluación
Remitir al comité evaluador las
observaciones a los informes de
evaluación presentada por los
oferentes para su respuesta.
Proyecto de
cuadernillo de
respuestas
Publicación
SECOP
Abogado.
Coordinador del Grupo
interno de Licitaciones y
Contratos
Jefe OAIJ Comité evaluador Competente Contractual Funcionario encargado de la publicación en el SECOP
Formato cuadernillo
respuestas observaciones
Reporte Publicación en el
SECOP
7. Cuadernillo
respuestas
Se envía correo electrónico a la
persona de apoyo administrativo
del GLC, solicitando el número de
la aceptación de la oferta, una vez
dado el número de aceptación de
oferta se elabora el Oficio de
Aceptación de Oferta y este se
publicara en el SECOP por el
funcionario encargado.
Oficio de
Aceptación de
oferta.
Correo de
Solicitud de
numeración.
Abogado.
Coordinador del Grupo
interno de Licitaciones y
Contratos
Jefe OAJI
Competente
Contractual
Funcionario encargado
de la publicación en el
SECOP
Persona de apoyo
Formato aceptación de la
oferta.
Correo de Solicitud de
numeración.
Reporte Publicación en el
SECOP
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administrativo del GLC
Etapa Contractual
1. Publicada la
aceptación de la
oferta se solicita
Certificado de
Registro
Presupuestal.
Entregar Copia de la Invitación y de
la Aceptación de la Oferta al
funcionario competente para la
expedición del Registro
Presupuestal
Solicitud creación
de cuenta
bancaria del
contratista en el
SIFF.
Solicitud de
Certificado de
Registro
Presupuestal
Abogado.
Coordinador del Grupo
interno de Licitaciones y
Contratos
Jefe OAJI
Competente
Contractual
Creación de cuenta
bancaria del contratista en
el SIiF
Certificado de Registro
Presupuestal
2. Garantías Revisión y Aprobación de
Garantías en el evento en el cual
la entidad las estime necesarias.
Oficio de
Aprobación de la
Garantía única, u
oficio solicitando
su modificación.
Abogado.
Coordinador del Grupo
interno de Licitaciones y
Contratos
Jefe OAJI
Competente
Contractual
Formato de Aprobación de
la Garantía Única
3. Garantía
Aprobada
Elaborar memorando dirigido al
supervisor informándole su
designación como tal y remitiendo
copia de la aceptación y de la
oferta, garantía y su aprobación, si
es del caso. Comunicar al
contratista mediante oficio la
aprobación de la garantía si esta
aplica.
Memorando y
Oficio dirigido al
Supervisor y al
contratista
comunicándole
cumplidos los
requisitos de
perfeccionamiento
, si aplica.
Abogado.
Coordinador del Grupo
interno de Licitaciones y
Contratos
Jefe OAJI
Competente
Contractual
Memorando y Oficio dirigido
al Supervisor y al
contratista
4. Remisión carpeta
antecedentes
contractual para
ingreso a base de
datos
Entregar a la persona responsable
de apoyo administrativo del grupo
la carpeta de antecedentes
contractuales, para lo cual se
dejara constancia por escrito.
Correo de
entrega
-Abogado
-Persona de apoyo
administrativo del GLC
Correo de entrega.
6.2.3 Selección Abreviada por declaratoria de desierta de la licitación pública.
Procede en los casos de declaratoria de desierta de una licitación pública, se adelanta si persiste por parte de la
entidad la necesidad de contratar, siempre y cuando no hayan transcurrido más de cuatro (4) meses de la
declaratoria de desierta de la licitación inicial.
La entidad podrá modificar los elementos de la futura contratación a fin de corregir los aspectos que llevaron a
declarar fallido el proceso inicial, pero en ningún caso podrá modificar el objeto esencial. Es responsabilidad del
área solicitante, informar a la Coordinación de Licitaciones y Contratos de la entidad, que la necesidad persiste para
adelantar éste proceso de selección abreviada.
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6.2.3.1 Procedimiento
Es el mismo procedimiento de la selección abreviada por menor cuantía, pero se prescinde de la obligatoriedad de
presentar la manifestación de interés de participar y de la conformación de la lista de posibles oferentes.
6.3 CONCURSO DE MÉRITOS
Es la convocatoria pública que se adelanta para contratar los servicios de consultoría1 y los proyectos de
arquitectura. En esta modalidad de selección en ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o
selección. Cuando la contratación de consultoría sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuantía, se
podrá seleccionar al consultor haciendo uso del procedimiento que según el manual de contratación, le permita
obtener la oferta más favorable.
Si el objeto a contratar involucra además de los servicios de consultoría otras obligaciones principales como
ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de obra, la escogencia del contratista se hará a través de
licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según el caso. La revisión de las propuestas y la
recomendación de la persona a adjudicar el contrato se realiza por el órgano colegiado denominado Comité Asesor
de Contratación.
Se convoca a las veedurías ciudadanas.
6.3.1 Procedimiento
El trámite del concurso de méritos se encuentra descrito en el artículo 54 y siguientes del Decreto 2474 de 2008,
así:
Se debe definir desde un comienzo la clase de propuesta que de los posibles futuros contratistas se requiere, por lo
que, si se suministra la metodología exacta para adelantar la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo, se
exigirá la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS), pero si la consultoría puede realizarse bajo
varios enfoques o con varias metodologías, se exigirá la presentación de una propuesta técnica detallada (PTD).
6.3.1.1 Etapa de preclasificación del concurso de méritos. (Artículo 62 del Decreto 2474 de 2008)
1 La Corte Constitucional en la sentencia C-326 de 1997, describió el objeto de los contratos de consultoría así:
“El objeto de los contratos de consultoría no está relacionado directamente con las actividades de la entidad que los requiere, o con su funcionamiento,
a través de ellos la administración contrata servicios especializados de asesoría, interventoría, gerencia de obra o de proyectos, o la elaboración de
estudios y diagnósticos, que no siempre coinciden en su contenido con la órbita de las actividades propias de la entidad contratante; para ello recurre a
personas naturales o jurídicas especializadas en una determinada materia, las cuales ofrecen conocimientos y experiencia en una específica área o
actividad”.
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6.3.1.1.1 Para la preclasificación se debe realizar una convocatoria pública, en la cual se señalan las fechas límites
de manifestación de intereses, los criterios para su conformación y los requisitos habilitantes mínimos exigidos.
6.3.1.1.2 Estos criterios, así como la definición de los requisitos habilitantes para la conformación de dicha lista,
deben ser definidos de manera previa por el comité asesor creado, el cual a su vez es el encargado de realizar la
verificación de los mismos y la valoración de la documentación allegada. (Artículo 58 del Decreto 2474 de 2008)
6.3.1.1.3 La documentación solicitada debe ceñirse a valorar la experiencia general en áreas relacionadas con el
objeto contractual a desarrollar, y a la infraestructura y organización, referida ésta a los recursos técnicos, humanos
y físicos de que se dispone.
6.3.1.2 Proceso de selección del concurso de méritos. (Artículo 66 del Decreto 2474 de 2008)
6.3.1.2.1 Inicia con la publicación del proyecto de pliego de condiciones, el cual se publicará cuando menos con diez
(10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso, en el caso de la PTD; o de
cinco (5) días hábiles si se solicitan una PTS.
6.3.1.2.2 Luego de publicado el acto de apertura del proceso, se procede a la publicación del texto definitivo del
pliego de condiciones, documento en el cual deben discriminarse con claridad los objetivos, metas y alcances de los
servicios requeridos, los resultados o productos esperados, el cronograma del contrato a desarrollar, la
determinación del tipo de propuesta a solicitar, entre otros.
6.3.1.2.3 Para la estimación de los costos de los servicios a recibir la entidad debe estimar los mismos teniendo en
cuenta rubros tales como montos persona/tiempo, soporte logístico, insumos, imprevistos y utilidad, pues el
presupuesto oficial se determinará con base en el resultado de esta estimación. (Artículo 57 del Decreto 2474 de
2008)
6.3.1.2.4 Los criterios de evaluación para las propuestas técnicas deben ponderar la experiencia específica del
proponente, su propuesta metodológica y la experiencia de los profesionales de su equipo de trabajo, cuando se
trate de una PTD (Artículo 68 del Decreto 2474 de 2008). En el caso de PTS solo se tendrá en cuenta la experiencia
específica del proponente y la de los profesionales de su equipo de trabajo.
6.3.1.2.5 Posteriormente se surtirán las etapas relativas a presentación de ofertas, verificación de las mismas,
elaboración y traslado del informe de evaluación, apertura y verificación de la propuesta económica y adjudicación
del proceso.
6.3.1.2.6 Este proceso tiene una duración aproximada de tres (3) meses cuando existe precalificación.
Procedimiento Práctico
PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
ETAPA PRECONTRACTUAL
1
Oficio de
Solicitud de
contratación
con estudios
y
documentos
Verificar y analizar el
contenido jurídico de la
información y de los
documentos anexos a la
solicitud de contratación.
Solicitar certificado de
Memorando Interno.
Solicitud de Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.
-Abogado
Memorando devolviendo sin
tramite, por observaciones
jurídicas, o Formato solicitud
de Certificado Disponibilidad
Presupuestal
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
previos disponibilidad presupuestal.
2.
Certificado
de
Disponibilida
d
Presupuesta
l
Designar Comité evaluador
jurídico, económico-
financiero.
Notificar oficio designación
Comités.
Oficio de designación
Comité
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Oficio de designación Comité
estructurador – evaluador.
3.
Aviso
Convocatori
a
Estructurar el aviso de
convocatoria pública; si es
concurso de méritos con
precalificación debe
contener los requisitos
habilitantes mínimos y los
criterios para su valoración
para conformar la lista
limitada (corta o multiusos)
de oferentes.
Citar al Comité Asesor en
Contratación para
aprobación del aviso de
convocatoria pública, si es
concurso de méritos con
precalificación. Y el
proyecto de pliego de
condiciones
Enviar vía correo
electrónico el aviso de
convocatoria pública y los
estudios previos al
funcionario de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP
Aviso de convocatoria
pública para concurso de
méritos
Pre pliego de condiciones.
Memorando de citación
Comité Asesor en
Contratación
-Abogado
-Comité Asesor
Contratación
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
contractual
-Funcionario de
apoyo
administrativo.
Formato aviso de convocatoria
pública para concurso de
méritos
Pre pliego de condiciones.
Reporte publicación en el
SECOP
Memorando de citación Comité
Asesor Contratación.
4.
Aviso de
convocatoria
pública para
concurso de
meritos y
pre pliego
de
condiciones
Para concurso de méritos
con precalificación:
Recibir manifestaciones de
interés.
Verificar y evaluar las
manifestaciones de interés
presentadas.
Conformar la lista limitada
Informe de verificación y
evaluación.
Lista limitada de oferentes
-Abogado
-Comité Asesor en
Contratación,
Comité asesor
evaluador
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Informe de verificación y
evaluación.
Lista limitada de oferentes
Reporte publicación en el
SECOP
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
de oferentes.
Enviar vía correo
electrónico la lista corta al
funcionario de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP.
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
contractual
-Funcionario de
apoyo
administrativo
5.
Lista
limitada de
oferentes
Para concurso de méritos
con precalificación:
Notificar lista limitada de
oferentes.
Resolver recurso de
reposición y notificar
decisión, si aplica.
Enviar vía correo
electrónico la decisión del
recurso de reposición al
funcionario de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP.
Lista limitada notificada.
Recurso de reposición
resuelto y notificado, si
aplica.
-Abogado
-Comité Asesor de
Contratación y
Comité evaluador.
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
contractual
-Funcionario de
apoyo
administrativo
Decisión recurso de reposición.
Reporte publicación en el
SECOP
6.
Lista
limitada de
oferentes
en firme
Para concurso de méritos
abierto o con
precalificación:
Estructurar proyecto de
pliego de condiciones.
Citar al Comité Asesor de
Contratación para
aprobación del proyecto de
pliego de condiciones.
Enviar vía correo
electrónico el proyecto de
pliego de condiciones y los
estudios previos al
funcionario de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP
Proyecto de pliego de
condiciones.
Memorando de citación
Comité Asesor de
Contratación.
Acta de Comité
-Abogado
-Comité Asesor de
Contratación y
Comité asesor
evaluador.
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos.
-Jefe OAJI
-Funcionario de
apoyo
administrativo
Agenda de Comité
Formato de verificación quórum
Formato de planilla asistencia
Formato acta de Comité
Proyecto de pliego de
condiciones.
Reporte publicación en el
SECOP
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
7.
Proyecto de
pliego de
condiciones
Realizar audiencia
informativa preliminar,
levantando la
correspondiente acta.
Recibir y analizar las
observaciones y/o
preguntas por los
interesados efectuadas en
la audiencia y las demás
recibidas en el término
establecido en el proyecto
de pliego de condiciones, si
aplica.
Trasladar las observaciones
y/o preguntas al comité
estructurador o el área
competente para su
análisis, respuesta y
decisión de la pertinencia
de incluirlas o no el pliego
de condiciones definitivo, si
aplica.
Elaborar formulario de
preguntas y respuestas,
con las respuestas
remitidas por el comité
evaluador, si aplica.
Enviar vía correo
electrónico el acta de
audiencia informativa
preliminar y el formulario de
preguntas y respuestas al
funcionario de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP
Acta de audiencia
informativa preliminar.
Formulario de preguntas y
respuestas.
Reporte de publicación en
el SECOP del acta de
audiencia informativa y del
formulario de preguntas y
respuestas
-Funcionario de
apoyo
administrativo
-Comité
estructurador de
contratación
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Formato de acta de audiencia
informativa preliminar.
Formulario de preguntas y
respuestas.
Reporte de publicación en el
SECOP del acta de audiencia
informativa y del formulario de
preguntas y respuestas.
8.
Formulario
de
preguntas y
respuestas.
Elaborar pliego de
condiciones definitivo.
Elaborar acto administrativo
de apertura del proceso
para visto bueno del
Coordinador Grupo Interno
de Trabajo Licitaciones y
Contratos y firma del
competente contractual.
Elaborar invitación a
Pliego de condiciones
definitivo.
Acto Administrativo de
apertura del proceso
Invitación a presentar
propuestas
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Comité
estructurador
-Comité asesor.
Pliego de condiciones
acto administrativo de apertura
de concurso de méritos
Invitación a presentar
propuestas
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
presentar ofertas a los
integrantes de la lista
limitada de oferentes, para
concurso de méritos con
precalificación.
-Competente
Contractual.
-Funcionario de
apoyo
administrativo
9.
Pliego de
condiciones
definitivo
Enviar vía correo
electrónico acto
administrativo de apertura
del proceso, el pliego de
condiciones definitivo y la
invitación a presentar
propuestas, según
corresponda, al funcionario
de apoyo administrativo
para publicación en el
SECOP.
Reporte de publicación en
el SECOP del acto
administrativo de apertura
del proceso, del pliego de
condiciones definitivo y de
la invitación a presentar
propuestas.
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo licitaciones
y Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Reporte de publicación en el
SECOP del acto administrativo
de apertura, del pliego de
condiciones definitivo y de la
invitación a presentar
propuestas.
10
Pliego de
condiciones
definitivo
En caso de concurso
abierto: Realizar audiencia
de aclaración del pliego de
condiciones, levantando la
correspondiente acta.
Recibir y analizar las
observaciones y/o
preguntas por los
interesados efectuadas en
la audiencia y las demás
recibidas en el término
establecido en el pliego de
condiciones.
Trasladar las observaciones
y/o preguntas al comité
estructurador para su
análisis, respuesta y
decisión de la pertinencia
de modificar el pliego de
condiciones definitivo.
Elaborar formulario de
preguntas y respuestas,
con las respuestas
remitidas por el comité
estructurador y presentar al
comité asesor.
Proyectar adenda(s), si
aplican.
Enviar vía correo
Acta audiencia de
aclaración del pliego de
condiciones.
Formulario de preguntas y
respuestas.
Adenda.
Reporte de publicación en
el SECOP del acta de
audiencia informativa y del
formulario de preguntas y
respuestas
-Abogado
-Comité evaluador
-Comité asesor
-Coordinador
Grupo Interno de
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
-Funcionario de
apoyo
administrativo
Formato de acta de audiencia
de aclaración del pliego de
condiciones.
Formulario de preguntas y
respuestas.
Formato de Adenda.
Reporte de publicación en el
SECOP del acta de audiencia,
del formulario de preguntas y
respuestas.
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
electrónico el acta de
audiencia de aclaración del
pliego de condiciones y el
formulario de preguntas y
respuestas al funcionario de
apoyo administrativo para
publicación en el SECOP, si
aplica.
12
Proyecto de
adenda
Entregar proyecto de
adenda para visto bueno
del Coordinador Grupo
Interno de Trabajo de
Licitaciones y Contratos y
suscripción por el
competente contractual, si
aplica.
Enviar vía correo
electrónico la adenda al
funcionario de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP, si
aplica.
Enviar adenda vía correo
electrónico y fax a los
interesados que retiraron
pliego de condiciones, si
aplica.
Adenda suscrita.
Reporte Publicación en el
SECOP de la
Adenda.
Reportes correo
electrónico y de envío del
fax
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
-Funcionario de
apoyo
administrativo
Formato Adenda.
Reporte Publicación en el
SECOP de la adenda
13
Ofertas
presentadas
Recibir ofertas.
Elaborar acta de cierre del
proceso.
Elaborar memorando
remitiendo ofertas a
Comité evaluador
Acta de cierre proceso
Memorando remisión
ofertas comité.
-Abogado.
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
Formato acta cierre.
Memorando remisión ofertas
Comité evaluador.
14
Memorando
remisión
ofertas
Comité
evaluador.
Realizar la verificación de
los requisitos habilitantes,
para el caso de concurso
abierto, y evaluación de
la(s) oferta(s) técnicas, y
determinar si es procedente
solicitar aclaraciones al o
los oferente(s).
Solicitar al funcionario de
apoyo administrativo
consultar en el SICE el
Informes de evaluación
Reporte de consulta de
precios indicativos y
de certificado de registro
de precio de referencia en
el SICE.
-Comité evaluador.
-Funcionario de
apoyo
administrativo
Reporte de consulta de precios
indicativos y de certificado
de registro de precio de
referencia en el SICE.
Informes de verificación y
evaluación.
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
precio indicativo y verificar
los certificados de registro
de precio de referencia
aportados por los oferentes,
para remitirlos al comité
evaluador.
15
Informes
evaluación
jurídica,
técnica,
financiero
Realizar reunión Comité
Asesor en Contratación
para determinar las
solicitudes de aclaraciones
de las ofertas a que haya
lugar.
Acta Comité Asesor en
Contratación
Oficios de solicitud de
aclaraciones de las
ofertas, si a ello hubiere
lugar.
-Comité evaluador
-Comité Asesor en
Contratación
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Formato de Agenda de Comité
Formato de verificación quórum
Formato de planilla asistencia
Formato acta de Comité
Formato oficios de solicitud de
aclaraciones de las ofertas
16
Respuesta
solicitud de
aclaraciones
ofertas
Remitir al comité evaluador
las respuestas a las
aclaraciones allegadas por
los oferentes para su
análisis y evaluación.
Consolidar informes de
evaluación.
Informes de evaluación
jurídica, técnico,
financiero.
Cuadro de consolidación
de informes.
-Comité evaluador
-Abogado
Informes de evaluación jurídico,
técnico, financiero.
Cuadro de consolidación de
informes.
17
Informes de
evaluación
de las
ofertas
Enviar vía correo
electrónico los informes de
verificación y evaluación al
funcionario de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP.
Exhibir físicamente los
informes de evaluación en
la Coordinación del Grupo
Interno de Trabajo de
Licitaciones y Contratos.
Reporte Publicación en el
SECOP de informes
verificación y evaluación.
Planilla consulta informes
evaluación.
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Licitaciones y
Contratos.
-Jefe OAJI
-Funcionario de
apoyo
administrativo
Reporte Publicación en el
SECOP de informes
evaluación.
Formato Planilla consulta
informes
18
Observacione
s a los
informes de
evaluación
Remitir al comité evaluador,
las observaciones a los
informes de verificación y
evaluación presentadas por
los oferentes para su
respuesta.
Elaborar proyecto de
informe final de verificación
y evaluación.
Proyecto de Cuadernillo
respuesta observaciones.
Informe final de
verificación y evaluación.
-Comité evaluador
-Abogado.
-Competente
contractual
Formato de Cuadernillo
respuesta observaciones.
Proyecto Informe final de
verificación y evaluación.
19 Proyecto de Citar al Comité Asesor en Cuadernillo respuesta -Comité Asesor en Formato de Cuadernillo
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
Cuadernillo
respuesta
observacione
s.
Informe final
de
verificación y
evaluación.
Contratación para aprobar
respuestas observaciones
al informe de verificación y
evaluación.
observaciones al informe
de verificación y
evaluación
Informe final de
verificación y evaluación.
Contratación
-Comité evaluador
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI.
- competente
contractual.
respuesta observaciones.
Informe final de verificación y
evaluación.
Formato de Agenda de Comité
Formato de verificación quórum
Formato de planilla asistencia
Formato acta de Comité.
20
Informe final
de
verificación y
evaluación.
Enviar vía correo
electrónico oficio
convocando a los oferentes
a la audiencia pública para
dar a conocer el orden de
calificación técnica, al
funcionario de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP.
Celebrar audiencia pública
para dar a conocer el orden
de calificación técnica.
Efectuar la apertura de la
propuesta económica del
primer elegible en
presencia de éste, verificar
que la propuesta
económica no supera la
disponibilidad presupuestal,
y verificar la consistencia de
la propuesta económica
respecto de las actividades
descritas en la propuesta
técnica.
Acta de audiencia publica
Planilla de asistencia
-Comité evaluador
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI.
-Competente
Contractual
-Funcionario de
apoyo
administrativo
-Comité asesor de
contratación,
Formato de acta de audiencia
pública para dar a conocer el
orden de calificación técnica.
Formato de Planilla de
asistencia
21
Formato Acta
audiencia
publica
Citar al Comité Asesor en
Contratación para
recomendar adjudicación al
competente contractual.
Oficio citación al Comité
Asesor en Contratación
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
Formato oficio de citación al
Comité Asesor en Contratación.
22
Oficio citación
al Comité
Asesor en
Contratación
Realizar reunión Comité
Asesor en Contratación
para presentarle el
resultado de la Audiencia
Acta de Comité Asesor en
Contratación
Informe consolidado de
verificación y evaluación.
-Comité evaluador
-Comité Asesor en
Contratación
-Coordinador
Informe consolidado de
verificación y evaluación.
Formato de Agenda de Comité
Formato de verificación quórum
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NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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PASO
No.
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(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
pública y el informe
consolidado de verificación
y evaluación.
Recomendar adjudicación o
declaratoria de desierto del
proceso por parte del
Comité Asesor en
Contratación al competente
contractual, para que
decida el proceso de
selección.
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
contractual.
Formato de planilla asistencia
Formato acta de Comité.
23
Acta de
Comité de
Asesor en
Contratación.
Proyectar acto
administrativo que define
(adjudica o declara
desierto) el concurso de
méritos.
Programar fecha para
celebrar audiencia pública
de adjudicación o definición
del proceso.
Elaborar oficio convocando
a los oferentes a la
audiencia pública que
decide el proceso.
Enviar vía correo
electrónico oficio
convocando a los oferentes
a la audiencia pública que
decide el proceso, al
funcionario de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP
Proyecto acto
administrativo que define
(adjudica o declara
desierto) el proceso de
selección Oficio
convocando a los
oferentes a la audiencia
pública que decide el
proceso.
Reporte Publicación en el
SECOP oficio convocando
a los oferentes a la
audiencia pública que
decide el proceso.
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
- funcionario de
apoyo
administrativo
encargado de la
publicación en el
SECOP.
Acto administrativo que define
(adjudica o declara desierto) el
proceso de selección Formato
oficio convocando a los
oferentes a la audiencia pública
que decide el proceso.
Reporte Publicación en el
SECOP oficio convocando a los
oferentes a la audiencia pública
que decide el proceso.
24
Proyecto acto
administrativo
que define
(adjudica o
declara
desierto) el
proceso de
selección
Celebrar audiencia pública
que decide el proceso de
selección (adjudicando o
declarándolo desierto).
Entregar a los oferentes
asistentes, al inicio de la
audiencia, el cuadernillo de
respuesta a las
observaciones formuladas
al informe de verificación y
evaluación.
Suscribir acto de
adjudicación o de
Acta audiencia pública
que decide el proceso
Acto de adjudicación o de
declaratoria de desierto.
Reporte Publicación en el
SECOP acta de la
audiencia pública que
decide el proceso.
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Funcionario de
apoyo
administrativo
encargado de la
Formato Acta audiencia pública
que decide el proceso
Formato planilla de asistencia
Formato Reglamento
Acto administrativo que define
(adjudica o declara desierto) el
proceso de selección Reporte
Publicación en el SECOP acta
de la audiencia pública que
decide el proceso y el acto de
adjudicación o de declaratoria
de desierto del proceso de
selección.
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NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
declaratoria de desierto del
proceso de selección.
Levantar la correspondiente
acta.
Enviar vía correo
electrónico el acta de la
audiencia pública que
decide el proceso y el acto
de adjudicación o de
declaratoria de desierto del
proceso de selección., al
funcionario de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP
publicación en el
SECOP.
25
Acto de
adjudicación
o de
declaratoria
de desierto
Notificar el acto de
adjudicación o de
declaratoria de desierto del
proceso de selección, si
aplica.
Constancia de notificación
Oficio de citación para
notificación
Edicto emplazatorio
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Licitaciones Y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Oficio de citación para
notificación personal y/o
Formato edicto emplazatorio
ETAPA CONTRACTUAL
1
Proyecto de
minuta de
Contrato
Elaborar minuta del
contrato para revisión del
Coordinador Grupo Interno
de Trabajo de Licitaciones
y Contratos.
Dar visto bueno minuta
contrato por parte del
solicitante de la
contratación.
Contrato con visto bueno
Coordinador Grupo
Interno de Trabajo de
Licitaciones y Contratos.
y solicitante de la
contratación.
-Funcionario de
apoyo
administrativo
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Solicitante
contratación
Minuta de Contrato.
2
Minuta de
Contrato
Suscribir contrato por el
competente contractual y el
contratista
Envío a la persona de
apoyo al grupo para
asignación de numero.
Contrato suscrito por las
partes
-Competente
Contractual
Contrato suscrito
3
Contrato
Suscrito
Entregar a la persona de
apoyo administrativo el
contrato suscrito por las
Solicitud de registro
presupuestal debidamente
radicada.
-Abogado
-Persona de apoyo
administrativo
Solicitud de Registro
Presupuestal en el SIIF.
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No.
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(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
partes para solicitud de
registro presupuestal,
anexando los documentos
para la creación de cuenta
bancaria del contratista en
el SIIF.
4
Certificado
de Registro
Presupuestal
Enviar vía correo
electrónico el contrato a los
funcionarios de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP y
publicación en el SICE.
Entregar copia impresa del
contrato al contratista para
el cumplimiento de
requisitos de legalización y
ejecución.
Garantía(s) si aplican.
Reportes publicación
contrato SECOP y SICE.
-Abogado
-Funcionarios de
apoyo
administrativo
Reportes publicación contrato
SECOP y SICE.
5
Garantía(s) Revisión y Aprobación de
las garantía(s)
(condiciones y vigencia
pactadas
contractualmente), para
visto bueno del
Coordinador Grupo Interno
de Trabajo de Licitaciones
y Contratos y firma del Jefe
OAJI.
Extracto de publicación
imprenta nacional, si aplica
Oficio de aprobación de
garantía(s) u oficio
solicitando modificación
de las mismas.
Extracto de publicación
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
-Competente
Contractual
Oficio aprobatorio o de
modificación de la garantía(s)
6
Garantía(s)
aprobada(s)
Elaborar memorando
dirigido al supervisor
informándole su
designación como tal y
remitiendo copia del
contrato, copia de la oferta
y oficio aprobatorio de
garantía(s), y recibió de
publicación. Comunicar al
contratista mediante oficio
la fecha de aprobación de
garantía(s), con copia al
almacenista, cuando se
trate de adquisición de
bienes.
Memorando dirigido al
supervisor
Oficio al contratista
-Abogado
-Coordinador
Grupo Interno de
Trabajo de
Licitaciones y
Contratos
-Jefe OAJI
Memorando dirigido al
supervisor.
Oficio al contratista.
7 Remisión Entregar al funcionario Correo electrónico -Abogado Correo electrónico
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No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
carpeta
antecedentes
contractual
para ingreso
base de
datos
responsable de apoyo
administrativo la carpeta de
antecedentes
contractuales, para lo cual
se dejara constancia por
escrito, correo electrónico.
-Funcionario de
apoyo
administrativo
6.4 CONTRATACIÓN DIRECTA
Es aquella vía excepcional de contratación en la que no se requiere o no se puede adelantar un proceso de
selección por convocatoria pública. Cuando proceda el uso de ésta modalidad de selección, la entidad deberá
plasmarlo en un acto administrativo previo, en el que se señale la respectiva causal, la determinación clara del
objeto a contratar, el presupuesto estimado junto con las condiciones exigidas al contratista y la indicación del lugar
donde se pueden consultar los estudios previos que soportan la contratación.
6.4.1 CAUSALES
Se establecieron, nueve causales para acudir a la contratación por ésta vía, a saber:
6.4.1.1 Urgencia manifiesta.
6.4.1.2 Contratación de empréstitos.
6.4.1.3 Contratos interadministrativos.
6.4.1.4 La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de
Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición.
6.4.1.5 Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
6.4.1.6 Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de
Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000.
6.4.1.7 Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
6.4.1.8 Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos
artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
6.4.1.9 El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
De acuerdo con la naturaleza y las necesidades que se buscan suplir con la contratación que adelanta el Ministerio
de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, a continuación explicaremos las características y procedimiento de
las causales correspondientes a los contratos interadministrativos, la contratación cuando no exista pluralidad de
oferentes en el mercado, la contratación para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la
entidad y el arrendamiento o adquisición de bienes inmuebles.
6.4.1.3 Contratos interadministrativos
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Su justificación reside en la colaboración armónica entre entidades públicas. Su suscripción y ejecución está
prevista siempre que las obligaciones surgidas de dichos contratos tengan relación directa con el objeto de la
entidad ejecutora, señalado en la ley o en sus reglamentos.
6.4.1.7 Contratación cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado
Esta causal se configura sólo en los siguientes casos:
Cuando no exista más de una persona inscrita en el Registro Único de Proponentes.
Cuando exista sólo una persona que pueda proveer el bien o servicio, bien por ser el titular de los derechos de autor
o de propiedad industrial o por ser su proveedor exclusivo.
De las circunstancias descritas el área solicitante, debe dejar expresa constancia en el estudio previo.
6.4.1.8 Contratación para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la entidad o
para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales
Para esta causal, de acuerdo a lo contemplado en el artículo 82 del Decreto 2474, modificado por el artículo 1 del
Decreto 4266 de 2010, la entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en
capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente
relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas.
Esta clase de servicios son aquellos de naturaleza intelectual que se derivan del cumplimiento de las funciones de la
entidad, diferentes de las actividades de consultoría, por lo que el ordenador del gasto deberá dejar constancia
escrita de esta condición y procede siempre y cuando no exista en la planta de personal de la entidad personal
suficiente para la prestación de servicio que se pretende contratar o cuando el personal existente no cuenta con la
capacidad e idoneidad requerida.
6.4.1.9 Contratos de arrendamiento y de adquisición de bienes inmuebles
Para esta causal, se podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado sin que se
requiera obtener previamente varias ofertas; para la adquisición, la entidad podrá acudir a la negociación directa,
una vez haya obtenido las autorizaciones a que hubiere lugar y se cuente previamente con un avalúo del bien,
documento que servirá de base para la negociación.
El avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, o por cualquier persona natural o
jurídica de carácter privado que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.
6.4.2 DOCUMENTOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN
Para esta modalidad, la dependencia interna debe enviar al ordenador del gasto la solicitud de contratación, los
estudios y documentos previos, y anexar los documentos del contratista. Los documentos mínimos a entregar para
proceder con la contratación son los siguientes:
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6.4.2.1 En los casos de contratación con persona natural
6.4.2.1.1 Solicitud de contratación suscrita por el Director o Jefe del área respectiva.
6.4.2.1.2 Estudio y documentos previos suscrito por el Director o Jefe del área respectiva, es decir firmados e
indicando su fecha de suscripción.
6.4.2.1.3 Certificado de idoneidad (puede estar incluido dentro del estudio previo)
6.4.2.1.4 Autorización o certificación del representante legal de la Entidad (Obligación delegada en el Secretario
General)
6.4.2.1.5 Certificación suscrita por el Director de Talento Humano.
6.4.2.1.6 Propuesta del futuro contratista debidamente firmada.
6.4.2.1.7 Formato hoja de vida de la función pública (persona natural)
6.4.2.1.8 Soportes de la hoja de vida que soporte la idoneidad y experiencia requerida (estudios y certificados de
experiencia)
6.4.2.1.9 Fotocopia de documento de identificación válido
6.4.2.1.10 Certificado de Antecedentes Judiciales (vigente), si a ello hubiere lugar.
6.4.2.1.11 Certificado de antecedentes disciplinarios de la persona natural (Procuraduría)
6.4.2.1.12 Certificado de antecedentes fiscales de persona natural (Contraloría)
6.4.2.1.13 Documento que acredite la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones como
independiente y/o último recibo de aportes
6.4.2.1.14 Fotocopia de la tarjeta profesional, cuando haya lugar
6.4.2.1.15 Fotocopia Libreta Militar (hombres menores de 50 años), cuando haya lugar
6.4.2.1.16 Registro Único Tributario
6.4.2.1.17 Declaración de bienes y rentas
6.4.2.1.18 Certificación original de la cuenta bancaria y diligenciamiento formato SIIF
6.4.2.1.19 Cuestionario de Inhabilidades y prohibiciones.
6.4.2.2 En los casos de contratación con persona jurídica
6.4.2.2.1 Solicitud de contratación suscrito por el Jefe del Área respectiva.
6.4.2.2.2 Estudio y documentos previos, suscrito por el Jefe del Área respectiva.
6.4.2.2.3 Idoneidad de la entidad privada sin ánimo de lucro, de conformidad con el Decreto 777 de 1992; cuando
haya a lugar
6.4.2.2.4 Autorización o certificación del Secretario General
6.4.2.2.5 Certificación suscrita por el Director de Talento Humano.
6.4.2.2.6 Certificado de existencia y representación legal con una expedición no superior a dos (2) meses
6.4.2.2.7 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal
6.4.2.2.8 Formato hoja de vida de la función pública (persona jurídica)
6.4.2.2.9 Certificado de antecedentes disciplinarios de la persona jurídica (Procuraduría)
6.4.2.2.10 Certificado de antecedentes fiscales de la persona jurídica (Contraloría)
6.4.2.2.11 Propuesta debidamente firmada
6.4.2.2.12 Registro Único Tributario
6.4.2.2.13 Documento que acredite estar al día en el pago de las obligaciones al sistema de seguridad social integral
y parafiscales o último recibo de pago de los aportes
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6.4.2.2.14 Certificación original de la cuenta bancaria y diligenciamiento formato SIIF (cuando la contratación se
adelante con recursos del Ministerio)
6.4.2.2.15 Cuestionario de Inhabilidades y prohibiciones.
NOTAS:
Si se trata de Universidades se debe aportar los documentos que acrediten su naturaleza, el reconocimiento como
ente de educación superior y el acto de de nombramiento y posesión del representante legal de la Universidad
quien será el que suscribe el convenio o contrato.
Cuando se trate de un contrato interadministrativo se deberá aportar el documento de creación de la entidad, el
documento que indique quién ejerce la representación legal y el acto de nombramiento y posesión del representante
legal.
Si se trata de contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes debe aportarse los documentos que
acrediten que no existe más de una sola persona inscrita en el RUP y/o que la persona a contratar tiene
exclusividad o es titular de los derechos patrimoniales de autor.
Cuando se trate de adquisición de bienes o servicios que tengan la obligación de estar registrados en el SICE, se
debe exigir obligatoriamente al proveedor, el número de certificado de registro de precio (art. 15 del Decreto 3512 de
2003).
Cuando se trate de contratos de arrendamiento adicionalmente se tiene que allegar el certificado de tradición y
libertad del inmueble.
Cuando la persona natural o Jurídica devengue más que el representante legal de la Entidad, deberá ser autorizado
por el Ministro.
Procedimiento Práctico
PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
ETAPA PRECONTRACTUAL
1
Oficio de
Solicitud de
contratación
con estudios y
documentos
previos
Verificar y analizar el
contenido jurídico de la
información y de los
documentos anexos a la
solicitud de contratación.
Solicitar certificado de
disponibilidad presupuestal.
Memorando Interno.
Solicitud de Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Abogado
Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos - Jefe
OAJI
Competente
Contractual
Memorando devolviendo sin
trámite, por observaciones
jurídicas.
Formato solicitud Certificado de
Disponibilidad Presupuestal.
Formato estudios previos
contratación directa.
2
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Elaborar acto administrativo
de justificación de la
contratación directa, salvo
para contratos suscritos por
Acto administrativo de
justificación de la
contratación directa
suscrito por el
Abogado
Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos
Formato de acto administrativo
de justificación de la contratación
directa.
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NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
urgencia manifiesta. competente contractual,
para los casos en que
aplica.
Jefe OAJI
Competente
Contractual
3
Acto
administrativo
de
justificación
de la
contratación
directa
suscrito por el
competente
contractual
Enviar vía correo
electrónico el acto
administrativo de
justificación al funcionario
de apoyo administrativo
para publicación en el
SECOP.
Reporte publicación acto
administrativo SECOP
Abogado
Funcionario apoyo
administrativo
Reporte publicación en el
SECOP
ETAPA CONTRACTUAL
1
Proyecto de
minuta de
Contrato
Entregar al funcionario de
apoyo administrativo los
documentos necesarios
para la solicitud de creación
de cuenta bancaria del
contratista en el SIIF.
Elaborar minuta del
contrato para revisión del
coordinador Grupo
Licitaciones y Contratos.
Aprobada la minuta enviar
por correo a la persona de
apoyo para asignación de
número.
Oficio solicitud creación
de cuenta bancaria del
contratista en el SIIF.
Contrato con visto bueno
Coordinador Grupo
Licitaciones
Funcionario de
apoyo
administrativo
Abogado
Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos-
Jefe OAJI
Solicitud creación de cuenta
bancaria del contratista en el
SIIF.
Minuta de Contrato.
2
Minuta de
Contrato
Suscribir contrato por el
competente contractual y el
contratista
Contrato suscrito por las
partes
Competente
Contractual
Contrato suscrito
3
Contrato
Suscrito
Entregar a funcionario de
apoyo administrativo el
contrato suscrito por las
partes para solicitud de
registro presupuestal.
Solicitud de registro
presupuestal
debidamente radicada.
Abogado
Funcionario de
apoyo
administrativo
Solicitud de Registro
Presupuestal en el SIIF.
4
Certificado de
Registro
Presupuestal
Enviar vía correo
electrónico el contrato a los
funcionarios de apoyo
administrativo para
publicación en el SECOP y
publicación en el SICE.
Entregar copia impresa del
contrato al contratista para
Garantía(s) si aplican.
Reportes publicación
contrato SECOP y SICE.
Abogado
Funcionarios de
apoyo
administrativo
Reportes publicación en el
SECOP y SICE.
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NOMBRE: GESTION CONTRACTUAL / MANUAL DE CONTRATACIÓN VERSION: 4
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PASO
No.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE
(Cargo)
FORMATO O REGISTRO QUE
SE GENERA
el cumplimiento de
requisitos de legalización y
ejecución.
5
Garantía(s) Revisar y Aprobar las
garantía(s) (condiciones y
vigencia pactadas
contractualmente), para
visto bueno del coordinador
Grupo Licitaciones y
Contratos y firma del Jefe
OAJI. Extracto de
publicación Imprenta
Nacional.
Oficio de aprobación de
garantía(s) u oficio
solicitando modificación
de las mismas.
Abogado
Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos - Jefe
OAJI
Formato aprobatorio o de
modificación de la garantía(s)
6
Garantía(s)
aprobada(s)
Elaborar memorando
dirigido al supervisor
informándole su
designación como tal y
remitiendo copia del
contrato, copia de la oferta,
recibo de publicación si es
del caso y oficio aprobatorio
de garantía(s). Comunicar
al contratista mediante
oficio la fecha de
aprobación de garantía(s).
Remitir copia al
almacenista, cuando se
trate de adquisición de
bienes.
Memorando dirigido al
supervisor
Oficio al contratista
Abogado
Coordinador Grupo
Licitaciones y
Contratos – Jefe
OAJI
Memorando dirigido al
supervisor y Oficio al contratista.
7
Remisión
carpeta
antecedentes
contractual
para ingreso
base de datos
Entregar al funcionario
responsable de apoyo
administrativo la carpeta de
antecedentes contractuales,
para lo cual se dejara
constancia por escrito.
Correo electrónico Abogado
Funcionario de
apoyo
administrativo
Correo electrónico.
7. CELEBRACIÓN DE CONVENIOS O CONTRATOS CON ORGANISMOS DE COOOPERACIÓN O AYUDA
INTERNACIONAL
La celebración de contratos o convenios con organismos internacionales podrá someterse a los reglamentos de
dichos organismos, siempre que sean financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al 50% con
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fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales. En caso contrario se someterán a
los procedimientos de selección establecidos en el estatuto de contratación pública.
Se exceptúan de lo dicho anteriormente, los contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho
público u organismos de derecho internacional cuyo objeto sea el desarrollo de programas de promoción,
prevención y atención en salud; contratos y convenios necesarios para la operación de la OIT; contratos y convenios
que se ejecuten en desarrollo del sistema integrado de monitoreo de cultivos ilícitos; contratos y convenios para la
operación del programa mundial de alimentos; contratos y convenios para el desarrollo de programas de apoyo
educativo a población desplazada y vulnerable adelantados por la Unesco y la OIM; los contratos o convenios
financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros, los cuales
podrán someterse a los reglamentos de tales entidades.
Es importante tener en cuenta que no se puede celebrar ésta clase de contratos, o convenios para la administración
o gerencia, de recursos propios o de aquellos asignados por los presupuestos públicos.
La celebración de esta clase de acuerdos debe tener como base propósitos claros, con metas cuantificables y
medibles. Las entidades estatales tendrán la obligación de reportar la información a los organismos de control y al
SECOP, relativa a la ejecución de esta clase de contratos y por lo tanto se deberán cuantificar en moneda nacional,
los aportes en especie de la entidad, organización o persona cooperante, así como los de la entidad. Las
contralorías ejercerán el control fiscal sobre los proyectos y contratos celebrados con organismos multilaterales.
Adicionalmente, de conformidad con la Resolución 00288 de enero 11 de 2008, de la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales, las entidades públicas deberán remitir a la DIAN a más tardar el último día hábil del mes
siguiente al período objeto de reporte, una relación mensual de todos los contratos con organismos internacionales
vigentes, por lo que en caso de celebrarse éstos, el área interventora deberá enviar a la Coordinación de
Licitaciones y Contratos, el reporte de los mismos.
8. ASPECTO GENERALES DE LAS ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
8.1 ETAPA PRECONTRACTUAL
8.1.1 PLAN DE COMPRAS
En el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el plan de compras es elaborado por la Dirección
Administrativa y Financiera; y es un instrumento de programación y control que contiene la codificación de los
bienes y servicios que requiere contratar la entidad para satisfacer sus necesidades, así como el valor de dichos
bienes y servicios y la mención del procedimiento para adquirirlos. También constituye una base para la toma de
decisiones en los procesos de Adquisición, compra o contratación de algún bien o servicio u obra civil.
De acuerdo con el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE – de la Contraloría
General de la República el PLAN DE COMPRAS se ha definido como: “Plan de adquisiciones de bienes, servicios y
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obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro
presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión.”2
La contratación en la entidad debe responder a una planeación anual en la que exista una correcta alineación entre
la satisfacción de las necesidades, el presupuesto para satisfacer dichas necesidades y la oportunidad en la que se
adelanta la contratación de los bienes y servicios. Para cumplir dicho cometido debe estructurarse el PLAN ANUAL
DE COMPRAS, instrumento de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades públicas.
El plan de compras debe reflejar las necesidades de la entidad mediante la codificación de los bienes y servicios
que cubrirán dichas necesidad en códigos CUBS.
La estructuración del Plan de Compras se realiza con base en las necesidades que todas las áreas de la entidad
deben remitir antes de finalizar el año, es decir, se constituye en un proceso participativo; esto, toda vez que sólo se
podrán realizar contrataciones que estén aprobadas y debidamente registradas en Plan de Compras. Tanto el plan
de compras, como sus modificaciones, deben ser aprobados por el Comité de Plan de Compras conformado
mediante resolución interna.
De conformidad con las normas actuales, el Plan de Compras debe registrarse en el SICE de la Contraloría a más
tardar el 31 de enero de cada año y está sujeto a modificaciones, las cuales, en caso de realizarse, también deben
ser publicadas.
Para su elaboración, es indispensable cumplir un mínimo de etapas, entre las que se cuentan:
8.1.1.1 La revisión de existencia de bienes en la Entidad,
8.1.1.2 El análisis de las necesidades reales de la Entidad y sus dependencias y
8.1.1.3 La identificación de los bienes y servicios u obras solicitadas
No se registra en el Plan de compras Caja Menor, Nómina y Servicios Públicos.
8.1.2 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Los estudios previos son el insumo básico para dar inicio al proceso contractual y en los casos de convocatoria
pública se convierten en un documento público sujeto a observaciones; su contenido mínimo puede variar
dependiendo del tipo de contratación que se pretenda adelantar.
Estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de
pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido
por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone3.
2 Artículo 1º del Acuerdo 004 de 2005
3 Decreto 2474 de 2008
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La elaboración de los estudios y documentos previos corresponde a la dependencia interna de la Entidad, que se
encuentra interesada en la contratación para satisfacer sus necesidades; deben dirigirse al competente contractual
de la entidad, de acuerdo a la cuantía del proceso a iniciarse y se deben anexar los documentos propios del
contratista.
El área técnica se convierte en un agente relevante en la estructuración del proceso contractual.
8.1.2.1 Requisitos mínimos de los estudios y documentos previos
8.1.2.1.1 Descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
8.1.2.1.2 Justificación de la contratación.
8.1.2.1.3 Descripción del objeto a contratar y su alcance.
8.1.2.1.4 Descripción de las obligaciones del contratista.
8.1.2.1.5 Identificación del contrato a celebrar.
8.1.2.1.6 Fundamento jurídico que soporta la modalidad de contratación.
8.1.2.1.7 Plazo de ejecución del contrato
8.1.2.1.8 Lugar de ejecución del contrato.
8.1.2.1.9 Valor del contrato indicando si incluye o no IVA de acuerdo con el régimen tributario del contratista.
8.1.2.1.10 Forma de pago. Si se solicita anticipo debe justificarse su solicitud.
8.1.2.1.11 Garantías a exigir.
8.1.2.1.12 Indicación de la persona que tendrá a cargo la supervisión y/o interventoría.
8.1..2.1.13 Demás aspectos que el solicitante considere pertinente indicar en su estudio, tales como la inclusión de
cláusulas especiales como la de confidencialidad, la cesión de derechos patrimoniales de autor, el reconocimiento
de gastos de desplazamiento si el contratista, para el cumplimiento del objeto contractual, deba desplazarse fuera
de la sede habitual de prestación de servicios, entre otras.
8.1.2.2 Requisitos adicionales cuando la contratación no exceda el 10% del valor de la menor cuantía.
8.1.2.2.1 Para el estudio de mercado se tendrá en cuenta las condiciones del mercado, para lo cual deberá obtener
mínimo tres cotizaciones, si ello no es posible deberá dejar constancia escrita de las circunstancias que no le
permiten allegar las cotizaciones indicadas.
8.1.2.2.2 Cuando se adquieran los bienes o servicios en establecimientos que correspondan a la definición de “gran
almacén” señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se presumirá que la Entidad ha adquirido a
precios del mercado. Sujeto reglamento por parte del Gobierno.
8.1.2.3 Requisitos adicionales cuando la causal de contratación sea contratación directa
8.1.2.3.1 Se debe señalar la causal de contratación directa que se invoca.
8.1.2.3.2 En caso de invocarse la causal de contrato interadministrativo no es obligatorio solicitar la constitución de
garantías.
8.1.2.3.3 En caso de invocarse la causal de contrato interadministrativo deberá señalarse en la justificación que las
obligaciones del contrato a celebrar tienen relación directa con la misión y funciones asignadas a la Entidad
contratistas.
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8.1.2.3.4 En caso de invocarse la causal de no existencia de pluralidad de oferentes se deberá Indicar en el estudio
previo la circunstancia específica por la cual se considera que no existe pluralidad de oferentes y soportar
documentalmente dicha afirmación.
8.1.2.3.5 En caso de invocarse la causal de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión se deberá
indicar la persona (natural o jurídica) que se recomienda contratar, las razones por las cuales se recomienda
contratar y justificar la idoneidad y experiencia de la misma en asuntos relacionados con el objeto a contratar y la
capacidad para desarrollar el objeto contractual.
8.1.2.4 Requisitos adicionales para la contratación que implique adelantar un proceso de convocatoria
pública (Licitación, Selección Abreviada, o Concurso de Méritos)
8.1.2.4.1 Estudio de mercado y análisis que soporta el valor estimado del proceso a adelantar, indicando las
variables utilizadas para calcular el presupuesto, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo.
8.1.2.4.2 Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.4
8.1.2.4.3 Indicación de los requisitos técnicos mínimos que deben solicitarse en los pliegos.
8.1.2.4.4 Documento que contenga la descripción técnica de lo que se pretende contratar.
8.1.2.4.5 Soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar
el equilibrio económico del contrato.
4 En los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y para los demás
que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad, para lo cual se deberá establecer: I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. II. Las condiciones técnicas adicionales que para la entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio. III. Las condiciones económicas adicionales que para la entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de riesgos previsibles identificados, entre otras. IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos.
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8.1.2.4.6 Para la selección abreviada por características técnicas uniformes deberán allegarse las correspondientes
fichas técnicas de los bienes a adquirir, las cuales deben contener, como mínimo la denominación del bien o
servicio, la unidad de medida y la descripción general.
8.1.2.4.7 Para el caso del concurso de méritos deberá indicarse si se requiere de una Propuesta Técnica Simple o
Detallada, igualmente se debe indicar en los requerimientos técnicos lo siguiente:
8.1.2.4.7.1 La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los
cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, proceso, entre otros, según el objeto de la
consultoría.
8.1.2.4.7.2 La metodología exacta para la ejecución de la consultoría, plan y cargas de trabajo cuando se exija la
presentación de una propuesta técnica simplificada.
8.1.2.4.7.3 Perfil del equipo de trabajo
8.1.2.4.7.4 Estimación de costos: Deberá tener en cuenta rubros tales como los montos en “persona/tiempo”, el
soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios y la utilidad razonable del contratista.
8.1.3 RIESGOS
Dentro del documento de los estudios y documentos previos, se encuentra incluido un acápite que trata de los
riesgos que se manejan y/o pueden presentarse en un proceso contractual.
El Decreto Reglamentario 2474 de 2008 precisa en su artículo 88, que: “… se entienden como riesgos involucrados
en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato,
pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea
identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales.”
Así, se entiende como riesgo el daño potencial que puede surgir por un proceso presente o suceso futuro, en
ocasiones se lo utiliza como sinónimo de probabilidad, el riesgo combina la probabilidad de que ocurra un evento
negativo que causara un daño identificado y cuantificado, es decir, el riesgo es la posibilidad de que un peligro
pueda llegar a materializarse. También es la probabilidad de que un resultado esperado no ocurra.
Como fundamento de la llamada “Ecuación Contractual” y para evitar parálisis y reclamaciones durante la ejecución
del contrato se establece la distribución de riesgos, conforme a la cual, las entidades deberán incluir en los pliegos
de condiciones la estimación y tipificación de los riesgos previsibles involucrados en el contrato.
Por lo anterior, la dependencia interesada efectuará un análisis de los posibles riesgos que podrían ocurrir durante
la ejecución del contrato, entre otros se tendrán en cuenta, factores climáticos, de orden público, diferencial
cambiario, retraso en las importaciones, demora en la entrega de los bienes, etc., y en tal caso determinar en qué
porcentaje debe responder el contratista y en qué porcentaje la Entidad, o la forma en que se recobrará el equilibrio
contractual afectado por la ocurrencia del riesgo.
8.2 ETAPA CONTRACTUAL
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8.2.1 REQUISITOS: La etapa contractual, entendida ésta como el término de ejecución de los contratos, el cual
requiere para su inicio el cumplimiento de tres requisitos:
8.2.2 DE PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: De conformidad con el artículo 41 de la ley 80 de 1993
modificado por el artículo 24 de la ley 1150, el perfeccionamiento del contrato se da cuando se logre acuerdo sobre
el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito, es decir, cuando las partes firmen el respectivo contrato, y
se expida el registro presupuestal.
8.2.3 DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Esta etapa inicia a partir del momento en que se cumplen los requisitos
de perfeccionamiento estipulados en la cláusula correspondiente del contrato.
8.2.3.1 Constitución y Aprobación de las pólizas: la póliza de garantía es aquella que se exige al contratista para
garantizar y/o respaldar el cumplimiento del objeto contractual, la calidad del bien o servicio contratado, el correcto
y la buena inversión del anticipo, la responsabilidad civil extracontractual o el pago de salarios y prestaciones
sociales, según el caso. Este documento debe ser constituido por el contratista, posterior a la suscripción del
contrato y cuando se tenga el CRP.
La aprobación de la póliza, es realizada por el Grupo de Licitaciones y Contratos, posterior a la entrega por parte del
contratista de la póliza de garantía y una vez hayan sido verificados los datos necesarios requeridos.
8.2.3.2 Suscripción del acta de inicio: Si en el contrato se establece la necesidad de suscripción de acta de inicio,
la ejecución del contrato no podrá iniciar sin el cumplimiento de este requisito, previo agotamiento de los requisitos
de perfeccionamiento y ejecución mencionados anteriormente.
8.2.4 DE LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO: esta etapa inicia una vez cumplidos los requisitos de
perfeccionamiento y ejecución, anteriormente explicados
8.2.4.1 Publicación: Deberá publicarse en el Diario Único de Contratación Pública o en la Gaceta Judicial todos los
contratos que celebren las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación, cuyo valor sea igual
o superior a 50 SMLMV (Ley 190 de 1995). El Gerente de la Imprenta Nacional expedirá anualmente la resolución
por la cual se informan las nuevas tarifas de publicación de los contratos en el Diario Oficial-Diario Único de
Contratación Pública, las cuales se incrementan a partir del 1º de enero de cada año.
8.2.4.2 No se publican:
- Los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando excedan en su valor los
cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes a que se refiere el inciso anterior.
- Los convenios o contratos interadministrativos de conformidad con lo establecido en el Artículo 96 del Decreto
2150 de 1995.
8.2.4.3 Pago del Impuesto de Timbre: Se genera sobre contratos y títulos valores otorgados en el país o fuera de
él, pero que se ejecuten en el territorio nacional, en los que intervenga una persona jurídica, una entidad pública o
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una persona natural comerciante de acuerdo a lo establecido en el estatuto financiero. Este deberá ser consignado
en la declaración de retención en la fuente correspondiente al periodo de su causación.
Las entidades de derecho público están exentas de pago del impuesto de timbre nacional.
8.2.5 SITUACIONES DURANTE LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS.
A lo largo de la ejecución del contrato pueden presentarse alguna de las siguientes situaciones con relación al
mismo así:
8.2.5.1 ADICIÓN: Es una modificación de los contratos estatales tendiente a adicionar elementos no pactados
inicialmente. Cuando se trata de valor solo puede efectuarse en máximo el 50% del valor inicial del contrato
expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.
8.2.5.2 OTROSI o MODIFICACION: Es una modificación de los contratos estatales de cualquiera de sus cláusulas
establecida en el contrato principal, siempre y cuando no se altere el objeto del mismo.
8.2.5.3 PRÓRROGA: Es una prolongación del plazo de ejecución pactado en el contrato principal.
8.2.5.4 SUSPENSIÓN: La suspensión del contrato consiste en la detención temporal de su ejecución, por razones
especiales de fuerza mayor, caso fortuito, o por razones de conveniencia, razones que deben ser previamente
analizadas y aceptadas por el supervisor o interventor del contrato para después igualmente ser aceptadas por las
partes contratantes.
La suspensión no amplía el plazo contractual pactado inicialmente, sino que lo interrumpe. La suspensión de la
ejecución del contrato se hará constar documento firmado por las partes del contrato y conlleva a la obligación por
parte del contratista de ampliar las garantías constituidas inicialmente.
8.2.5.5 CESIÓN DEL CONTRATO: El artículo 41 de la ley 80 modificado por el art 23 de la ley 1150 señala que los
contratos estatales son intuito personae y, en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa
autorización escrita de la entidad contratante. Sin embargo, la cesión procede si llegare a sobrevenir inhabilidad o
incompatibilidad en el contratista, previa autorización escrita de la entidad contratante si ello fuere posible, artículo
9° ley 80 de 1993.
8.2.6 REQUISITOS GENERALES PARA CUALQUIER SITUACION DESCRITA ANTERIORMENTE:
8.2.6.1 Estar el contrato vigente, es decir, que su periodo de ejecución no haya expirado.
8.2.6.2 Elevar la solicitud por parte del interventor o supervisor al Ordenador del gasto, a través de memorando.
8.2.6.3 Justificar la necesidad de realizar la respectiva modificación o adición al contrato.
8.2.6.4 Aportar, para el caso de persona jurídica, el certificado de Cámara de Comercio vigente, así como el
certificado reciente de estar al día en el pago de seguridad social y parafiscales.
8.2.6.5 Aportar, para el caso de persona natural, certificado(s) de pago de aportes al Sistema General de Seguridad
Social en Salud y Pensiones.
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8.2.6.6 Cuando se trate de cesión se deberá aportar la justificación de idoneidad del cesionario propuesto
acompañada de la totalidad de la documentación del mismo.
8.2.6.7 Cuando se trate de una adición, prorroga, suspensión o modificación, se debe contar previamente con el
consentimiento del contratista.
8.2.7 PUBLICACIÓN DE LAS MODIFICACIONES.
La Ley 190 de 1995 en su artículo 59 dispuso que las modificaciones de los contratos se deben publicar en el Diario
Único de Contratación Pública, la Imprenta Nacional señala en forma clara y expresa el costo que se debe cancelar
por la publicación en el Diario Oficial-Diario Único de Contratación Pública de las adiciones a los contratos, tomando
como parámetro el valor de la adición al contrato.
Cuando la modificación es en plazo, u otra circunstancia que no implica modificar su valor contractual, el costo de su
publicación será el mismo de los contratos de cuantía indeterminada.
8.2.8 AMPLIACIÓN DE LAS GARANTÍAS.
Las Garantías en especial la Única constituida inicialmente para amparar el objeto contractual, deberá ampliarse
cuando las modificaciones afecten el valor o el plazo pactado inicialmente o la denominación de alguna.
8.3 ETAPA POSTCONTRACTUAL
La etapa postcontractual inicia con la finalización del término de ejecución del contrato y culmina con la suscripción
del acta de liquidación, cuando este requisito sea obligatorio.
La etapa de liquidación de los contratos es aquella en la que las partes acuerdan los ajustes, revisiones y
reconocimientos a que haya lugar con ocasión de la ejecución de un contrato válidamente celebrado.
De acuerdo con lo establecido en el artículos 60 de la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007, los contratos de
tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran,
serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará según lo
fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes y en el contrato mismo.
De no existir un término para llevar a cabo la liquidación, se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la
finalización del término previsto para la ejecución del contrato o la expedición del acto administrativo que ordene su
terminación.
En el evento en que el contratista no se presente a llevar a cabo la liquidación, previa notificación o convocatoria
que le haga la entidad, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, la entidad podrá liquidar de forma unilateral
el contrato dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento de los primeros cuatro (4) meses.
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Una vez vencido el término de los cuatro (4) meses para efectuar la liquidación contractual mencionada
anteriormente, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes su
vencimiento, de mutuo acuerdo o de forma unilateral por parte de la entidad.
En el evento en que el contratista haga salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, la entidad solo podrá
proceder a la liquidación unilateral en relación con los aspectos que no han sido objeto de acuerdo entre las partes.
9. SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA (GUÍA DE SUPERVISIÓN)
La supervisión es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del
objeto del contrato, realizada por una persona natural o jurídica, que se ejerce a partir del perfeccionamiento del
mismo y hasta su liquidación definitiva, bajo la observancia de los principios que rigen la función administrativa, la
contratación pública y demás disposiciones legales y reglamentarias, con el fin de proteger la moralidad
administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad
contractual.
En lo concerniente a la Interventoría, la misma está dada específicamente al seguimiento técnico que sobre el
cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, su
seguimiento supone un conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo
lo justifique. Este contrato será supervisado por la Entidad Estatal.
Cuando se encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento
administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. La Entidad
puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual la inteventoria deberá indicar las actividades técnicas
las demás son de cargo del supervisor.
9.1 FUNDAMENTOS DE LA LABOR DE SUPERVISIÓN
Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las
entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y
la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos
fines.
Es deber de la Entidad, exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato. Los servidores
públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del
objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse
afectados por la ejecución del contrato.
La supervisión y/o interventoría corresponde a una exigencia legal, que tiene como propósito asegurar el máximo
cumplimiento del objeto contractual, de los fines de la contratación y de la satisfacción de los intereses de la
Entidad, mediante la obtención el fin perseguido.
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9.2 EJERCICIO DE LA SUPERVISIÓN
Los supervisores de los contratos serán funcionarios y/o contratistas del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su
Fondo Rotatorio, designados por el competente contractual para el ejercicio de la obligación de seguimiento de un
contrato o convenio determinado, cuando se trate de contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado
de un proceso de licitación o concurso público, de conformidad con lo señalado en el artículo 32 de la Ley 80 de
1993, ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008, será ejercido por contratistas externos a la entidad.
El supervisor comenzara su actividad, una vez se encuentre perfeccionado, esto es, firmado por las partes del
contrato, registrado el compromiso y se haya dado cumplimiento a los requisitos de ejecución establecidos en el
contrato o convenio.
Para este efecto, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, le informará
al supervisor mediante un memorando sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos y le enviará fotocopia de
los siguientes documentos:
9.2.1 Del contrato.
9.2.2 De la propuesta.
9.2.3 Del registro presupuestal.
9.2.4 De las pólizas con su correspondiente aprobación.
9.2.5 Del impuesto de timbre, cuando haya lugar.
9.2.6 Del recibo pago de publicación, cuando haya lugar.
En todo caso, el supervisor y/o interventor del contrato vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato
durante todo el tiempo que esté vigente, y su función sólo terminará una vez, se haya suscrito el acta de liquidación
que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes.
9.3 OBLIGACIONES DE LA SUPERVISIÓN
La supervisión se ejerce de manera integral y conlleva al control sobre los aspectos jurídicos, técnicos,
administrativos y financieros del contrato o convenio desde el inicio del mismo hasta su liquidación.
Las obligaciones del supervisor son:
9.3.1 Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las cláusulas contractuales y en especial, las obligaciones
contraídas.
9.3.2 El supervisor debe exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean
contratados, y abstenerse de dar el respectivo cumplido si éstos no corresponden a las calidades, cantidades y
especificaciones técnicas exigidas, para lo cual el supervisor debe mantener control y coordinación permanente
sobre el desarrollo del contrato, de tal manera que implemente todas las acciones que estime convenientes y
necesarias.
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9.3.3 Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados,
correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato.
De presentarse dudas sobre este particular, deberá formularlas por escrito dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a la ocurrencia de esta circunstancia, al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del
Ministerio quien deberá responder a este requerimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo
clarificando la situación.
9.3.4 En los eventos que así lo determine el contrato, o si la naturaleza del mismo lo requiere, el Supervisor deberá
suscribir conjuntamente con el contratista, las actas de iniciación o de recibo de bienes y/o servicios, dentro del
término que se haya establecido en el contrato.
Copia de estas actas, deben enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su firma, al Grupo Interno de
Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio para su respectiva incorporación en la carpeta del contrato.
9.3.5 Cuando se trate de la supervisión de contratos de obra, las personas naturales o jurídicas o los funcionarios
designados para este efecto, deberán abrir y llevar conjuntamente con el contratista o la persona delegada por éste,
una memoria diaria de la obra, en donde se harán constar las acciones realizadas diariamente en ella, así como las
actas de los comités técnicos de obra o administrativos que periódicamente deban realizarse y las observaciones
que se consideren pertinentes.
Este documento formará parte integral del contrato, por lo tanto, copia mensual del documento debe enviarse al
Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, para que este repose en la carpeta del contrato.
9.3.6 El supervisor deberá informar al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, cuando
tenga dudas sobre los términos del contrato y/o se considere necesario para la normal ejecución y desarrollo del
mismo.
El Grupo Interno de Licitaciones y Contratos citará o convocará a reunión al supervisor, contratista y a los
funcionarios que tengan un interés directo en la ejecución del contrato o hayan participado en la elaboración de los
pliegos de condiciones.
De estas reuniones el supervisor, levantará un acta suscrita por los que en ella intervinieron y la misma deberá
contener como mínimo los asuntos discutidos, las decisiones, acciones y compromisos a ejecutar.
Copia de este documento, se enviará al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, dentro
de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, para su correspondiente archivo en la carpeta del contrato.
9.3.7 El supervisor deberá verificar que el contratista entregue los bienes y/o servicios que presentó en la propuesta,
en el evento de que algunos de los bienes o servicios no sean acordes con lo estipulado en el contrato y en la
oferta, éste exigirá al contratista que sean cambiados o ajustados en el menor tiempo posible, o en el indicado para
estos eventos en el contrato para que pueda darse una adecuada ejecución del mismo.
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9.3.8 El Supervisor deberá exigir el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos cuando a ello
haya lugar y sólo podrá recomendar su modificación, cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del contrato,
esto se haga necesario.
9.3.9 Cualquier modificación, adición, prorroga o cesión debe ser previamente autorizada por el competente
contractual.
9.3.10 El Supervisor deberá resolver todas las consultas presentadas por el contratista y hacer las observaciones
que estime conveniente. Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan ser
resueltas por el Supervisor, éste deberá remitirlas mediante oficio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la
ocurrencia de las mismas, al competente contractual para su consulta y decisión, con copia al Grupo Interno de
Trabajo de Licitaciones y Contratos
9.3.11 El supervisor debe, si es necesario solicitar la suspensión temporal de la ejecución de un contrato por
circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, justificando plenamente las circunstancias de tiempo, modo y lugar
que originan los hechos de la suspensión, ante el competente contractual mediante documento escrito, para que
éste emita su autorización.
Una vez autorizada el Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, elaborará el acta de
suspensión, copia de la cual deberá enviar al supervisor del contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a
su legalización, para lo de su competencia.
El supervisor para todos los eventos de suspensión de los contratos, una vez desaparezcan los hechos que dieron
origen a la suspensión del mismo, solicitará la reiniciación del mismo, dejando constancia del tiempo total de la
suspensión temporal y del vencimiento final del contrato.
9.3.12 El supervisor deberá constatar a la fecha de vencimiento del contrato, su total cumplimiento. Si llegaré a tener
dudas sobre la ejecución del mismo no podrá expedir el acta de recibo final o cumplido a satisfacción, hasta tanto no
se clarifiquen las dudas o novedades que considere son irregulares.
Para que el Supervisor expida el certificado de cumplimiento final del contrato, deberá verificar que todas las
obligaciones contractuales se hayan cumplido a cabalidad y que puede procederse a su respectivo pago final. Copia
de este documento se enviará al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos para su respectivo archivo.
9.3.13 Los supervisores de los contratos, una vez finalizado los mismos, y emitido el informe final de supervisión y el
recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados, están en la obligación de elaborar dentro del mes
siguiente a la terminación del contrato, el acta de liquidación siguiendo el formato establecido para el efecto.
9.3.14 El proyecto de acta de liquidación deberá remitirse, dentro del mes siguiente a la terminación del contrato y
convenios al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, para su revisión, una vez
aprobada, se remitirá al supervisor para que la suscriba junto con el contratista y devolverla a dicho Grupo, para que
sea firmada por el Ordenador del Gasto.*
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9.3.15 Si el contratista no está de acuerdo con el contenido del acta de liquidación, el supervisor dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones o reparos del contratista, deberá informar al Grupo Interno
de Trabajo de Licitaciones y Contratos para que este realice los trámites que considere pertinentes.
9.3.16 La obligación aquí establecida, sólo se entenderá cumplida por el supervisor una vez se encuentre suscrita el
acta de liquidación por el contratista y el competente contractual.
9.3.17 Si el contratista no acude a suscribir el acta de liquidación del contrato, el Grupo Interno de Trabajo de
Licitaciones y Contratos del Ministerio, procederá de conformidad con la ley a realizar directa y unilateralmente y
mediante acto administrativo motivado la liquidación del contrato.
9.3.18 El supervisor deberá realizar el seguimiento a la ejecución de los recursos financieros de los convenios o
contratos, con el fin de que los pagos o desembolsos se efectúen en los términos y por las sumas pactadas en las
cláusulas contractuales y evitando pagos adicionales o mayores valores ejecutados sin soporte presupuestal.
9.3.19 Suministrar toda la información normativa y técnica disponible para la ejecución del contrato, así como
también, brindar el apoyo administrativo y logístico que se requiera.
9.3.20 Supervisar técnica, administrativa y legalmente la ejecución del contrato, lo que le permite acceder en cualquier
momento a las instalaciones físicas en donde se desarrollen las actividades del contratista y a los documentos e
información relacionada con la ejecución del contrato.
9.3.21 Exigir al contratista la información que considere necesaria para verificar la correcta ejecución del contrato y
para ejercer de manera general el control del mismo.
9.3.22 Exigir el cumplimiento del contrato en todas y cada una de sus partes.
9.3.23 Verificar directamente que el contratista cumpla con las condiciones de ejecución del contrato según los
términos pactados, para lo cual tendrá la facultad de requerirlo por escrito, con el fin de que corrija el incumplimiento en
el que esté incurriendo o pueda incurrir.
9.3.24 Verificar mediante visitas o mediante el examen de los documentos que el supervisor considere pertinente, las
condiciones de ejecución del objeto contratado.
9.3.25 Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral
y parafiscales, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y en el artículo 23 de la
Ley 1150 de 2007. En caso contrario deberá dar aviso de esta circunstancia al Grupo de Licitaciones y
Adquisiciones.
9.3.26 El Supervisor deberá resolver todas las consultas presentadas por el contratista y hacer las observaciones
que estime conveniente. Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan ser
resueltas por el Supervisor, éste deberá remitirlas mediante oficio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la
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ocurrencia de las mismas, al competente contractual para su consulta y decisión, con copia al Grupo interno de
Licitaciones y Contratos.
9.3.27 Expedir el certificado de cumplimiento al contratista respecto de las obligaciones objeto del presente contrato,
previa entrega de la factura por parte del mismo (si a ello hubiere lugar) y la copia del documento que acredite el
pago por parte del contratista al Sistema de Seguridad Social Integral y/o Aportes Parafiscales, según corresponda.
La documentación anterior deberá remitirla a la Dirección Administrativa para el trámite de pago correspondiente.
9.3.28 El Supervisor deberá constatar a la fecha de vencimiento del contrato su total cumplimiento. Si llegare a tener
observaciones o inquietudes sobre la ejecución del mismo, no podrá expedir el certificado de cumplimiento final
hasta tanto no sean clarificadas.
9.3.29 Exigir al contratista la presentación del informe final de ejecución del contrato.
9.3.30 Llevar a cabo, cuando haya lugar a ello, reuniones con el contratista para analizar el estado de avance de la
ejecución del contrato, las dificultades que se presenten y adoptar los correctivos necesarios para el cumplimiento
de los fines de la contratación.
9.3.31 Expedir la certificación de cumplimiento de las obligaciones del contrato con la periodicidad indicada en el
mismo, así como presentar los informes que se soliciten sobre el estado de avance del contrato.
9.3.32 Hacer seguimiento a la ejecución de los recursos entregados al contratista en calidad de anticipo, para lo cual
deberá cumplir con las siguientes actividades: a) Revisar el plan de inversión presentado por el contratista. b)
Verificar que todos los desembolsos estén ligados al plan de inversión previamente aprobado. c) Avalar con su firma
todos y cada uno de los desembolsos a efectuarse. d) En el evento que los recursos depositados en la cuenta
bancaria produzcan rendimiento, verificar que los mismos sean girados al tesoro.
9.3.33 Revisar los documentos y facturas presentados por el contratista, junto con los informes que de acuerdo con
las obligaciones del contrato deba rendir, para garantizar que los pagos se ajusten a lo ejecutado.
9.3.34 Abrir una carpeta de seguimiento al contrato o convenio de todos los documentos del contrato que se
produzca en desarrollo de la ejecución del mismo, teniendo en cuenta la lista de chequeo prevista.
9.3.35 El Supervisor para cada pago deberá exigir el informe de actividades del contratista si a ello hubiere lugar, el
certificado de cumplimiento a satisfacción, y a la terminación del contrato un informe final de ejecución y certificado
de cumplimiento a satisfacción de bienes y/ servicios, copia de estos últimos deberán ser remitidos al Grupo Interno
de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su expedición.
9.3.36 El Supervisor deberá evaluar trimestralmente la ejecución del contrato o convenio y enviar copia al Grupo
Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio.
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9.3.37 Informar siempre por escrito a la Secretaria General del Ministerio, si el contratista faltare a alguna o algunas
de sus obligaciones contractuales, con los soportes necesarios que permitan determinar la cuantificación del
perjuicio, con el fin de agotar el debido proceso y continuar el trámite administrativo a que haya lugar.
9.3.38 Presentar informes trimestrales sobre la ejecución del contrato, de los cual enviará copia al Grupo Interno de
Trabajo de Licitaciones y Contratos.
9.3.39 Verificar que las garantías que amparan el cumplimiento del contrato se encuentren vigentes, e informar en
su oportunidad al competente contractual sobre los inconvenientes presentados
PARÁGRAFO: Para los efectos de la presente Resolución se entenderá por ordenador del gasto o competente
contractual, el funcionario que haya suscrito el contrato o quien haga sus veces.
9.4 PROHIBICIONES
Son prohibiciones de los interventores y supervisores:
9.4.1 Autorizar la iniciación de las actividades propias del convenio o contrato sin el cumplimiento de los requisitos
de perfeccionamiento y ejecución.
9.4.2 Autorizar cambios o modificaciones a lo pactado en el contrato, sin previa suscripción de la modificación al
mismo.
9.4.3 Autorizar mayores o menores cantidades de bienes o servicios, sin previa suscripción de la modificación al
mismo.
9.4.4 Autorizar la ejecución de asuntos pendientes del contrato una vez expirada la duración del mismo.
9.4.5 Transar de manera directa las diferencias que se presenten durante el término de ejecución del contrato o
convenio.
9.5 DEBERES Y RESPONSABILIDAD
9.5.1 Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el
desarrollo de la ejecución contractual, serán responsables de mantener informada a la entidad contratante de los
hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que
puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
9.5.2 La no exigencia por parte del supervisor o el interventor de la calidad de los bienes y servicios adquiridos o
certificar como recibida a satisfacción, será falta gravísima. Así como el omitir el deber de informar a la entidad
contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas
punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el
incumplimiento.
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9.5.3 El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato
vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente
responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables
al interventor.
9.5.4 Sera responsable solidariamente el ordenador del gastos, cuan sea informado oportunamente de los
posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas
necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados.
9.5.5 Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones
que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, derivados de la celebración y ejecución de los
contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan actividades de consultoría o asesoría.
9.5.6 Los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el incumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y
que causen daño o perjuicio a las entidades, derivadas de la celebración y ejecución de los contratos, respecto de
los cuales, haya ejercido funciones de Interventoría.
Los Supervisores, tienen las responsabilidades anteriormente señaladas y además responden disciplinariamente, de
conformidad con la Ley 734 de 2002 en cuyo artículo 48, numeral 34, prevé como falta gravísima: “No exigir, el
interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las
normas técnicas obligatorias, o certificar como recibidas a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.”
10. COMITÉS PARA LA CONTRATACION
10.1. COMITÉ ESTRUCTURADOR:
10.1.1 El comité estructurador estará integrado por funcionarios y /o contratistas designados por la Secretaria
General*. Siempre deberá garantizar mínimo tres (3) miembros, carácter jurídico, técnico y económico y financiero.
10.1.2 Elaborar bajo la dirección y supervisión del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interno y la Coordinación del
Grupo interno de Licitaciones y Contratos, el proyecto del pliego de condiciones y el pliego de condiciones definitivo,
garantizando la escogencia objetiva de acuerdo a la normatividad contractual.
10.1.3 Estudiar y evaluar las solicitudes o inquietudes presentadas por los interesados a los pliegos de condiciones
y preparar las explicaciones que se requieran para el caso, respecto del contenido de los pliegos de condiciones.
10.1.4 Propender por las actualizaciones de las normas técnicas, jurídicas y económicas para que sean incluidas en
el pliego de condiciones.
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10.2. COMITÉ EVALUADOR:
10.2.1 El comité evaluador estará integrado por funcionarios y/o contratistas designados por la Secretaria General.
Siempre deberá garantizar mínimo tres (3) miembros, carácter jurídico, técnico y económico y financiero.
10.2.2 Velar por que la escogencia del contratista siempre sea objetiva y en consecuencia es su obligación
recomendar al Ministerio y/o Fondo Rotatorio, la escogencia del ofrecimiento más favorable, sin que la favorabilidad
la constituyan factores diferentes a los contenidos en el pliego de condiciones.
10.2.3 Suscribir informes sobre la evaluación realizada, de acuerdo a las exigencias indicadas en el pliego de
condiciones., dentro del término indicado en la designación.
10.2.4 La función evaluadora solo termina, una vez s encuentre en firme la resolución de adjudicación o se
resuelvan los recursos correspondientes.
10.2.5 Asistir a las reuniones que sean indicadas por el Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna y/o el coordinador del
Grupo Interno de Licitaciones y Contratos.
10.2.6 Presentar en el término indicado las respuestas a las observaciones al informe de evaluación que
presentaron los proponentes, así como la verificación de los requisitos habilitantes que subsanen los mismo en
estricta aplicación a la ley y al pliego de condiciones .
10.2.7Asistir a las diferentes audiencias que se realicen.
10.3 COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION
10.3.1 COMPOSICION DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION Para los procesos de selección que adelante
el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio, serán integrantes del Comité Asesor de Contratación,
los siguientes funcionarios:
10.3.1.1 Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores, o su delegado, en el evento en que es proceso
de contratación en estudio, este funcionario no resulte ser el competente contractual para adjudicar y contratar. En
el evento en que sea el competente contractual, su participación en el Comité Asesor de Contratación será con voz
pero sin voto.
10.3.1.2 La Directora Administrativa y Financiera
10.3.1.3 El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna
10.3.1.4 Un delegado del Despacho de la Ministra de Relaciones Exteriores
10.3.1.5 Un miembro de carácter Técnico, designado por la Secretaria General
10.3.1.6 Un miembro de carácter Económico y Financiero, designado por la Secretaria General
10.3.1.7 El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado, su participación será con vos pero sin
voto.
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La Coordinadora del Grupo Interno de Licitaciones y Contratos, o quien haga sus veces, ejercerá las funciones de
Secretaria Técnica del Comité Asesor de Contratación.
10.4 FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION
10.4.1 Avalar, solicitar complementaciones u objetar, según sea el caso, la recomendación de los comités
evaluadores de las propuestas presentadas en el proceso de contratación, con fundamento en el pliego de
condiciones y los factores de selección en el mismo para la selección de la propuesta más favorable.
10.4.2 De resultar procedente de conformidad con las reglas de selección, proponer reevaluaciones, requerimientos
o visitas en aras de obtener una evaluación integral y objetiva de las ofertas.
10.4.3 Las demás recomendaciones que resulten necesarias en aras de garantizar una selección objetiva de las
propuestas.
10.5. FUNCIONES DEL SECRETARIO TECNICO DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION
10.5.1 Convocar al Comité Asesor de contratación a las sesiones
10.5.2 Verificar la existencia del quórum.
10.6 CONVOCATORIA Y SESIONES DEL COMITÉ
La convocatoria se efectuará con dos (2) días hábiles de anticipación, mediante oficio suscrito por el Jefe de la
Oficina Asesora Jurídica Interna, en el cual se indique el objeto de la contratación o asunto a debatir.
10.7 QUORUMS
10.7.1 QUORUM TOTAL: Se entenderá que existe quórum total, cuando se hagan presentes la totalidad de los
miembros del comité asesor de contratación.
10.7.2 QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO: Se entenderá que el comité puede sesionar, deliberar y decidir
sobre la recomendación de los comités evaluadores cuando se encuentren presente la mitad más uno de los
miembros que integran el quórum total. En consecuencia, en el evento en que no se complete este quórum, el
Comité no podrá sesionar y el Secretario Técnico, deberá citar a nuevo Comité.
10.8 SESIONES
El secretario Técnico del Comité, al inicio de la sesión verificará si existe mínimo el quórum deliberatorio e informara
al Comité Asesor de Contratación.
Una vez instalado el Comité, el Abogado del Grupo Interno de Licitaciones y Contratos que lidera el proceso de
contratación presentará los aspectos generales del pliego de condiciones y la finalidad esperada dentro del proceso
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contractual. Cada uno de los miembros del comité evaluador presentará el informe de evaluación de las ofertas, las
observaciones y repuestas al mismo y la recomendación al competente contractual, de conformidad con las
exigencias del pliego de condiciones y el informe de evaluación que demuestre el cumplimiento o el apartamiento de
las ofertas frente a las exigencias del pliego, señalando el numero de folio en la oferta donde evidencia tal
circunstancia.
10.9 RECOMENDACIÓN
Los comités evaluadores de las ofertas que son los que recomiendan la decisión del proceso la competente
contractual, presentan dicha recomendación ante el Comité de Adquisiciones, quien podrá avalarla o no.
En caso de que el Comité Asesor de Contratación no avale la recomendación de los comités evaluadores, estos
deberán estudiar las razones que motivaron tal rechazo con el fin de emitir un concepto definitivo sobre el particular,
para la decisión del competente contractual.
El competente contractual tendrá, la absoluta liberta de escoger o desechar, la recomendación de los comités
evaluadores.
NOTA: PARA CUANTIAS MENORES DEL 10% DE LA MENOR CUANTIA Y PARA LA CONTRATACION
DIRECTA, el funcionario en quien se encuentra delegada la competencia determinará la necesidad de conformar el
Comité Asesor de Contratación a que se hace alusión, teniendo en cuenta las circunstancias, naturaleza y cuantía
de los bienes y servicios a adquirir. En el evento de conformarse este cuerpo consultivo, deberán seguirse los
mismos parámetros establecidos anteriormente.
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