Gestión de Reuniones
Ilia E. López Jiménez, PhD
IELJ/2010
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REUNIONES
La reunión es una técnica que permiteque personas con objetivos comunesintercambien información y lleguen acompromisos colectivos para
conseguirlas metas fijadas.
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TIPOS DE REUNIONES
Ascendente
Descendente
Discusión/Negociación
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TIPOS DE REUNIONES
Recoge información de los asistentes
Aporta la función del moderador como entrevistador y mediador
Presta mayor importancia a las cuestiones planteadas
Pretende transmitir información a los asistentes.
Destaca la función pasiva de la escucha.
Presta más importancia a la habilidad del director para responder a las preguntas
ASCENDENTE DESCENDENTE
TIPOS DE REUNIONES
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Discusión
Negociación
•Analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por todos.
•Todos los participantes tienen voz y voto.
Objetivo:
•Elección del objetivo y de los participantes (5-10)
•Selección de estrategias
Preparación:
•Acogida, presentación del tema
•Desarrollo del orden del día, cierre
Etapas:
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Características de las reuniones productivas
comunicación bidireccional – descendente y ascendente
discusión dialogante – espacio para la discusión dentro de un grupo
espíritu de grupo – red de interacción grupal
intervención constructiva y empática
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Estrategias para las reuniones de trabajo
Las reuniones de trabajo tienen por finalidad la adopción de decisiones basadas en la solución de problemas
La aplicación de métodos de análisis y síntesis permite que las reuniones sean participativas, productivas y gratificantes.
La estrategia empleada permite la comunicación bidireccional, ascendente y descendente.
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Estrategia de análisis:El método analíticoSe estudian los hechos y
fenómenos separando sus elementos constitutivos para determinar su importancia, la
relación entre ellos, cómo están organizados y cómo funcionan sus
elementos.Este método implica el análisis (del
griego análisis, que significa descomposición), esto es la
separación de un todo en sus partes o en sus elementos
constitutivos.
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Continuación: Método Analítico
Se distinguen cinco fases o
momentos del
proceso de toma
de decisione
s en la realizació
n de reuniones
de trabajo:
•Definición del problema o asunto
•Análisis del problema o asunto
•Elaboración de soluciones
•Toma de decisiones: selección de una solución
•Programa de acción
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Definición del problema
Cuál es el problema o
asunto
Cuáles son los datos que lo configuran
Cuáles son los aspectos o elementos principales
Cuáles son las
relaciones entre los
diferentes aspectos
Qué se ha dicho acerca del problema
o asunto
Qué conexiones
pueden establecerse
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Análisis del problema
Antecedentes [origen]
Causas y efectos
Comparación y contraste
Juicios y prejuicios
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Análisis de soluciones posibles:cuáles son las posibilidades
Crear un abanico de soluciones y alternativas: qué se pretende para qué y para quién, qué consecuencias
Generar una lista de alternativas: cuáles son los
factores relevantes para cada alternativa (recursos, tecnología, diversidad
cultural y social)
Realizar análisis del trinomio: riesgo, envergadura y costo
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Análisis y síntesis en la toma de decisiones
El juicio analítico implica la descomposición del fenómeno, en sus partes constitutivas. Es una operación mental por la que se divide la representación totalizadora de un fenómeno en sus partes.
El juicio sintético, por lo contrario, consiste en unir sistemáticamente los elementos heterogéneos de un fenómeno con el fin de reencontrar la individualidad de la cosa observada. Implica la síntesis (del griego synthesis, que significa reunión), esto es, unión de elementos para formar un todo.
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El método sintético aplicado a la toma de decisiones
Reúne las partes que se separaron en el
análisis para formar un todo
Se trabaja con los elementos para
combinarlos de tal forma que constituyan
un esquema o estructura que antes no
estaba presente con claridad
Se toman decisiones, se selecciona una
solución
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Toma de decisionesForm
as para
tomar decisiones
•Unanimidad - consentimiento general
•Votación•Consenso•Vía
intermedia – aplazamiento
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Programa de acción
Qué hacer
Objetivos que se quieren
alcanzar: corto plazo, largo plazo
Tareas Metodología
Calendario de trabajo – tiempo que
toma realizar las
tareas
Quiénes serán los
responsables
Recursos: financieros, humanos, materiales
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Bibliografía Ander-Egg, E. Cómo hacer reuniones productivas y
gratificantes, Capítulo 4. Cómo hacer reuniones eficaces. (2002). Argentina: editorial Magisterio del Río de la Plata.
Guzman Merced, R. M. (s.f.) Método Analítico. Tres Etapas: Cinco Fases.
Ruíz Limón, R. El método analítico [7.2]. Historia y evolución del pensamiento científico. Biblioteca virtual de Derecho, Economía y Ciencias Sociales. Recuperado en octubre de 2009, de: http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.1.htm
Toro Ventura, G. (s.f.) Métodos de enseñanza: Herramientas de aprendizaje. [En línea, Power Point]. Recuperado en octubre de 2009, de: http://www.pucpr.edu/vpaa/oficina_revision_curricular/Documentos/herramientas_de_aprendizaje.pdf
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