Introducción SAP
¿Qué es SAP?
SAP corresponde a la marca de uno de los software de gestión empresarial más conocidos y
utilizados en el mundo, su sigla significa “Sistemas, Aplicaciones y Productos”.
SAP es un sistema de administración que integra todas las partes del negocio, como planificación,
administración, gestión, logística y producción. El sistema tiene como meta integrar y optimizar
tanto la información de toda la empresa como los procesos que ella necesita operar, eliminando los
que no son necesarios.
Es importante destacar que SAP permite acoplarse a otros sistemas de negocios existentes o
Verticales dentro de la organización.
Seguridad SAP.Podemos definir la Seguridad en SAP como cualquier medida que impida la ejecución de operaciones no autorizadas sobre el sistema SAP, cuyos efectos pueden conllevar daños sobre la información, comprometer su confidencialidad, autenticidad o integridad, disminuir el rendimiento de los equipos o bloquear el acceso de usuarios autorizados al sistema.
¿Qué es la Seguridad de la Información?
Seguridad de la información. El concepto de seguridad de la información gira alrededor de tres premisas fundamentales:
• Confidencialidad• Integridad• Disponibilidad
¿Por qué es importante?Garantiza la existencia de al información: La información esta disponible en todo momento para los usuarios autorizados.
Garantiza la integridad de la información: La información no es alterada por usuarios o procesos no autorizados, modificaciones no autorizadas no son realizadas por usuarios autorizados, la información es interna y externamente consistente.
Garantiza la confidencialidad de la información: La autorización solo es vista por usuarios autorizados, el utilizar una red pública (internet) no representa un riesgo, un usuario autorizado no tiene acceso a información que no le pertenece.
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Las claves de acceso son intransferible Los accesos a SAP están limitados según los roles otorgados a su
cuenta de usuario La trazabilidad se sustenta en la identificación de cada usuario
FI• Plan de Cuentas• Sociedades FI• Medios de Pago• Bancos
• Solped de Materiales y Servicios asociados a ordenes de producción
• Datos Maestros de Materiales
• Elementos de Imputación: Centros de Costo / Elementos PEP
Panel de Integración
Módulo MMGestión
Abastecimiento
FI
SDPP
CO
ETM / PM
• Datos Maestros de Materiales
• Soporta proceso de abastecimiento de materiales, insumos y servicios
• Proceso de administración de Bodega
SAP MMSAP MM Sistemas ExternosSistemas Externos
Integración con otros Sistemas No SAP
Visión General de Sistemas
SAMSistema de Administración
de Maestros
Generación Pedido deCompras
Administración de Datos Maestros (Materiales)
Administración deSubcontratos
Beneficios del Módulo
Ganancias para el Negocio
Estandarización, control y exportación de los procesos de abastecimiento, administración y control de bodega.
Impacto en la consistencia y oportunidad en la gestión gerencial
Aumento de la transparencia organizacional al exterior
Ganancias para la Operación
Apoyo significativo a la gestión y toma de decisiones acceso a información operacional confiable, oportuna y en línea en las obras
Mitigación del esfuerzo para la trazabilidad de operaciones y de información en las obras
Ampliación de competencias incorporación de mejores prácticas y herramientas de trabajo en obras
Estructura LogísticaY
Estructura Logística de Gestión
Ejecutivos de Compra
Salfa Comercial - MAQSA
Bodega de Obra, de Planta o Bod. Central
Emplazamiento Físico / Planta / Bod. Central
Estructura Organizativa Logística
Empresas del grupo Salfa Corp (RUT‘s)(Constructora Salfa S.A., Salfa Construcción S.A., Etc.)
Grupos de Compras
Sociedad FI
Centro Logístico
Almacén
Organización de Compras
Estructura Logística
SalfaCorp
SalfaComercial
FI 1011
SalfaConstrucción
FI 1008
CL1701
CL3301
CL3201 CL
1702
CL1703
CL1704
CL3399
CL339L
MAQSAFI 1039
CL3202
1000
1008
1014
1000
1009
1011
1001
1004
1019
1021
MontajesIndustrialesSoc. FI 1001Centro
1005
1000
Centro1014
1006
Centro1016
1002
1003
Centro1023
1007
1001
1002
Centro102V
1002
Centro1049
1000
1005Centro107H
1001
Centro1083
1001
…
Estructura Logística y de Gestión
SalfaCorp
MontajesIndustriales
SALFA
Centro1023
Almacén1001
Atacama - Tierra Amarilla
Sociedad FI 1001
Proyecto Caserones
PEP 10000771
Cliente o Destinatario: G10231001CeBe 10000771
Vicepresidencia
ICSA
Vicepresidencia
Empresa
Segmento
CeBe
Módulo MM
Gestión de Abastecimiento
Modulo MM
El módulo MM (Gestión de Abastecimiento), es quien brinda soporte a todas las fases de gestión de materiales y servicios, dentro de las cuales se encuentran la planificación de necesidades y su control, todos los requerimientos de compras, las entradas, los consumos y la gestión del stock. Por último, y para cerrar el ciclo, la verificación de facturas.
Beneficios
•Permite estandarizar los distintos procesos de abastecimiento y de control de stock de la compañía, logrando con esto, aumentar el valor de las unidades de negocio.
•Trazabilidad de operaciones y de información.
•Reportería operacional y de gestión.
Solicitar Materiales, Insumos y/o Servicios
SCOM o MAQSA(Grupo de Compras)
Flujo Secuencial (JB-JT-AO)Sin MontosSi no se libera, nollega a compras
Flujo deAprobación
GeneraciónSolped
Necesidad de Requerimientos(aún no está en SAP)
Crear ME51NVisualizar ME53NEditar ME52NEliminar
Planificación deNecesidades
ZOB ObraCentro y AlmacénCódigo Material o ServicioCantidadesFechasPEPGrupo de Compras
Secuencia Lógica (Transacciones SAP):
Orden de Compra al Proveedor
Flujo deAprobación
Planificación deNecesidades
GeneraciónPedido
Crear ME21NVisualizar ME23NEditar ME22NEliminar
Flujo SecuencialCon Montos (a excepción de ZCON)Si no se libera, nollega a Proveedor
Generación de Pedido de Compras
SCOM o Maqsa•NB desde SolPed
OBRA•ZCON Convenio Obra•ZREG Regularización •ZSER Servicios (no genera OC)
(a excepción de ZSER)
Módulo MM
Recepción de Materiales
Recepción de Pedido en Obra: Materiales
Trx. MIGO
Aumento deStock en
el Almacén
No Existe Liberación
Se ingresaNota de Entrega
Pedido de Compras
Entrada es por línea
Campo Obligatorio (Guía Despacho)
Ingresa cantidades Igual o ParcialIngreso en Exceso (% Tolerancia)
45000XXXX (NB)42000XXXX (ZCON)49000XXXX (ZREG)
Al grabar, se genera el “Documento de material”, registro trazable
En desarrollo envío de mail a JT y AOy deberá chequear en ZAMM_031 contra Stock Físico
Recepción de Pedido en Obra: Materiales
Llamado el Pedido, se despliegan las posiciones por recibir. Se indica :
Cabecera1. Fecha documento,2. Nota de entrega N°,3. Carta de porte GD
DetalleEn pestaña “Ctd.”:
a. “Ctd. en UM de entrada” lo que realmente se recibe,b. “Ctd. en nota entrega” lo que indica la guía o documento de despacho.
1 2
3
a
b
Recepción de Pedido en Obra: Materiales
Campos claves a indicar al momento de la recepción con la MIGO:
-“Nota de entrega”, en donde se especifica el N° del documento (guía o factura) con el cual se recepciona las mercancías:
- “Fecha documento”, de la Nota de entrega;
- “Carta de porte”, que identifica el tipo de Nota de entrega: guía o factura;
-“Ctd. en UM de entrada”, que se indica la cantidad real recepcionada;
-“Ctd. en nota de entrega”, en donde se escribe la cantidad que indica la guía o factura recepcionada. Puede que este valor sea distinto al real recibido.
Se deben tener en cuenta las imputaciones aplicadas en la pestaña “Se”. Recuerde que el ingreso de la MIGO es su VB° para la contabilización y pago de los documentos.
Módulo MM
Aprobación de Pedidos de Compra
Aprobación Pedidos: WorkFlow Materiales
Revisar: WF-SAP-Paso a Paso-Compras
Los flujos de aprobaciones de compras están siendo informadas vía correo WorkFlow, a cada uno de los responsables, y se van acumulando en la bandeja de entrada de cada uno de los liberadores.
Ejemplo Informativo:
Ejemplo por aprobar:
Módulo MM
Recepción de Servicios
Recepción de Pedido en Obra: Servicios
Trx. ML81N
Contabilización yprogramación
a pago
Existe Liberación
Se ingresaN° externo y
Referencia
Pedido de Compras
Entrada es por Servicio
HES
Selección de Servicioy cantidad recibida
Ingresa cantidadesIgual o Parcial
45000XXXX (NB)49000XXXX (ZREG)54000XXXX (ZSER)
Al grabarla, se genera la HES,
registro trazable. Una vez liberado, se puede pagar.
Recepción de Pedido en Obra: Servicios
Trx. ML81N
Módulo MM
Aprobación de hoja de entrada de servicios - HES
Aprobación HES: WorkFlow Servicios
Revisar: WF-SAP-Paso a Paso-HES
Los flujos de aprobaciones de hojas de entrada de servicios (HES) están siendo informadas vía correo WorkFlow, a cada uno de los responsables, y se van acumulando en la bandeja de entrada de cada uno de los liberadores.
Módulo MM
Recepción y Contabilización de Facturas
Definiciones
• La factura podrá ser ingresada contra el pedido o contra la nota de entrega (documento de recepción).
• Se configurará un evento para evitar posibles ingresos dobles de facturas.
• Se solicita que aún cuando el documento de recepción no se haya recibido en el almacén, la factura debe ser contabilizada (se ingresara contra el pedido).
• Factura que encuentre calce entre documento de entrega y pedido, en valores y cantidades, quedará liberada para pago.
• Las que no, quedarán bloqueadas (bloqueo logístico) a la espera de solución y liberación.
Recepción de factura en Control Pagos
Verificación de facturas/Guías
Proceso realizado a través de la transacción MIRO, con el cual se cierra el ciclo de aprovisionamiento para stock mediante el ingreso de la factura con referencia al Pedido (orden de compra) o al documento de recepción (guía, guía de tercero, etc.) y para el caso de compra de materiales de consumo y servicios con referencia a la hoja de entrada de servicios (HES)
De esta verificación de factura podrían resultar diferencias que deberán ser tratadas de la siguientes forma:
• Si la diferencia es mínima (tolerancia), esta se ajustara• Si esta es considerable y se produce por un error de facturación se solicitara una
nota de crédito• Si esta se produce por un error en la confección del pedido, se solicitara la
regularización de este.• Si se produce por un error en la recepción de los materiales, se solicitara al
respectivo almacén que regularice esta recepción.
Contabilización de factura en Control Pagos
Verificación de facturas/Guías
Se corrige
Verificación de facturas/Guías
Se contabilizaFactura
Ingreso deFactura
Con Referencia• Pedido
• Docto. recepción• Hoja entrada Servicios
Verificación Factura(Saldo mayor a tolerancia) Se analiza diferencia
El origen de esta es interno
Se solicita Nota de crédito
Contabilización de factura en Control Pagos
NO
Ventajas
• Aprobación inmediata de factura• Permite controlar que las mercaderías facturadas fueron recibidas• Detección temprana de errores• Procesar los documentos de proveedores a través de un solo sistema• Eliminar el despacho documentos a V°B° vía valija• Verificación en línea facturas de servicios• Tener una visión real de lo que adeudamos a los proveedores• Poder proyectar flujos de caja
Puntos críticos en la verificación de facturas
• Error generación del pedido (cantidades y precios)• Que el JB no pueda recepcionar materiales despachados por partes y comprados en kit• Error en la recepción de materiales• Plazos en que sean ingresados los documentos de recepción, ya sean mercancías
(MIGO) o Servicios (HES)
Ciclo de abastecimiento por MM
Módulo MM
Liberación Pedidos de Compra actual sin WorkFlow
ME29N y ZME28
Liberación de Pedidos de Compra
Transacción ME29N: Se conoce el N° del Pedido a liberar
Liberación de Pedidos de Compra
Transacción ZME28 : 4 Datos claves para generar el filtro
Liberación de Pedidos de Compra
Transacción ZME28
Liberación de Pedidos de Compra
Transacción ZME28
Módulo MM
ReportesME5A – ME2K – ME2N
ZAMM_031 – MB51
Reportes MM: SolPed
Trx. ME5A: Indicando el PEP, cambiar alcance de lista ALV y luego “Ejecutar”
Reportes MM: Pedidos de compra
Trx. ME2K: Indicando el PEP, cambiar alcance de lista ALV y luego “Ejecutar”
Reportes MM: Pedidos de compra
Trx. ME2N: Indicando variables, cambiar alcance de lista ALV y luego “Ejecutar”
Identificar este icono ,“Delimitaciones opcionales”
Reportes MM: Resumen Stocks
Trx. ZAMM_031: Indicando Centro-Almacén y/o PEP, y luego “Ejecutar”
Reportes MM: Movimientos de material
Trx. MB51: Indicando Centro-Almacén y/o PEP, y luego “Ejecutar”
Módulo MM
ConsultasZFI_FDC_INF
ZMM_FACT_PRELIMINARZSD_DET_FACTURA
Consulta: Pago de facturas a Proveedores
Trx. ZFI_FDC_INF: Indicando Sociedad y RUT del Proveedor, y luego “Ejecutar”
Consulta: Facturas de Proveedores sin contabilización, por falta de ingreso MIGO-HES
Trx. ZMM_FACT_PRELIMINAR : Indicando Sociedad, PEP, y luego “Ejecutar”
Consulta: facturas emitidas a Terceros
Trx. ZSD_DET_FACTURA : Indicando rango de fechas, PEP, y luego “Ejecutar”
Visualización Flujo Liberación Tabla
ZMM_WF_REPORTE
Gestionador de responsables
Trx. ZMM_WF_REPORTE: Se indica el PEP, y luego “Ejecutar”
Introducción SAPModulo MM
Consultas - Observaciones - Alcances
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