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Introducción a los recursos
1. RECURSOS DE TRABAJO
asta ahora hemos generado la lista de tareas o actividades del
proyecto y hemos establecido sus duraciones y dependencias
en el orden de realización
El siguiente paso en la programación de un proyecto es especificar
los recursos que vamos a utilizar. Como siempre, estos recursos
vendrán dados por la planificación realizada previamente y su
correspondiente aprobación.
Una de las formas más adecuadas de añadir recursos al proyecto es
a través de la vista Hoja de recursos. Para ello, utilice el botón Ver de
la ficha Recurso y elija esta vista.
Como recursos debemos entender tanto las personas integrantes
del equipo, que se encargarán de completar las tareas, como el
equipamiento, materiales o servicios necesarios para ello.
La incorporación de recursos es tan sencilla como introducir los
detalles en los campos de la tabla anterior. Entre dichos campos, la
columna Tipo representa la característica más importante del recurso.
En Project podemos describir tres tipos de recursos:
Recurso de trabajo: se refiere a personas o herramientas que
consumen tiempo al trabajar en las tareas.
Recurso material: no se consume tiempo, sino unidades físicas,
como gasolina, papel, pintura, ladrillos, etc.
H
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Recurso de costo: sirve para representar costes que contribuyen a
la realización de una tarea pero que no dependen de la cantidad o
duración de la misma.
Son ejemplos de recursos de costo: billetes de avión, alojamiento,
inscripciones a conferencias, facturas de teléfono, etc.
En el caso de los recursos materiales podremos indicar una
etiqueta de material que represente las unidades de consumo de dicho
recurso: toneladas, metros, cajas, hojas, etc.
Por su parte, el campo Grupo sirve para organizar los recursos. Lo
único que tenemos que hacer es introducir el mismo nombre de grupo
en todos los recursos que queremos que pertenezcan a él.
Sin embargo, no debe entender que podrá asignar grupos de
recursos. El nombre que establece en esta columna sirve únicamente
con fines de ordenación en la hoja de recursos.
El campo Capacidad máxima representa la disponibilidad del
recurso para el proyecto.
Así, si se trata de un recurso a tiempo completo, indicaremos el
valor 100%; si es a tiempo parcial, introduciremos un porcentaje menor,
como el de 50% para media jornada.
En el caso de que se trate de un recurso múltiple, estableceremos
un valor mayor del 100%. Por ejemplo, si el recurso representa los
operarios y tenemos 3 operarios disponibles para el proyecto, podremos
indicarlo con el valor 300%.
Por defecto, algunas columnas no muestran el nombre completo
del campo. Por ejemplo, la columna Capacidad máxima
muestra solo Capacidad.
Puede hacer más ancha la columna o detener el puntero del
ratón por encima del encabezado de columna.
En las columnas Tasa estándar y Tasa horas extra indicaremos
el coste del recurso por hora. Estos valores se utilizarán para calcular el
coste de las tareas y, por consiguiente, del proyecto en su totalidad.
Estos son los detalles más importantes, aunque la hoja de recursos
presenta algunos campos adicionales.
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Podemos utilizar la barra de desplazamiento horizontal
para verlos o acceder al cuadro de diálogo Información del
recurso, de forma parecida a como introducíamos las
características de las tareas. Para ello, haga clic en el botón
Información del recurso en el grupo Propiedades de la
ficha Recurso.
En este cuadro de diálogo es más fácil completar todos los detalles
del recurso, ya que aparecen agrupados en distintas fichas. Por ejemplo,
podríamos introducir la dirección de correo electrónico por si
necesitamos enviar mensajes a esa persona.
Es posible inserta recursos de trabajo a
partir de los contactos de Microsoft
Outlook.
Para ello, pulse en la flecha del botón
Agregar recursos del grupo Insertar
en la ficha Recurso y elija la opción
Libreta de direcciones.
En el cuadro de diálogo que aparece
podrá elegir esos contactos. De esta
forma, se creará el recurso en Project
con toda la información del contacto que
sea posible incorporar desde Outlook.
En este menú desplegable vemos que también tenemos la
opción de "importar" recursos de trabajo a partir del servicio de
directorio Active Directory. Esto puede ser adecuado si el
equipo pertenece a una red empresarial.
También
puede hacer
doble clic en
el recurso
para acceder
a este cuadro
de diálogo.
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En la ficha Costos estableceremos el coste de utilizar el recurso de
trabajo.
La columna Costo por uso se utiliza cuando el coste del recurso
no viene dado por el tiempo que se dedica a una tarea, sino por el hecho
de utilizarlo, independientemente de en cuánto tiempo se haga.
Por su parte, la propiedad Acumulación de costos permite aplicar
tres métodos a la hora de cargar costos:
Si utilizamos la opción Comienzo, entonces el coste de utilizar el
recurso se aplica en el momento en el que la tarea comience.
Si utilizamos la opción Fin, el coste se contabiliza al finalizar la
tarea en la que se utiliza el recurso.
Si utilizamos Prorrateo, entonces el coste se contabiliza a medida
que se completa la tarea.
Por ejemplo, si se utiliza un recurso durante 5 horas, cuyo coste
es de 1000 euros/hora, el coste contabilizado en ese momento
será de 5000 euros, aunque la programación indique que se va a
utilizar durante un total de 8 horas para completar la tarea.
En la ficha Notas podremos introducir notas aclaratorias sobre el
recurso, como ocurre cuando creamos una tarea.
Project indica con un determinado icono en la columna de
indicadores que el recurso tiene una nota aclaratoria.
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Finalmente, en la ficha Campos personalizados podremos
establecer valores para campos que hemos creado.
Por ejemplo, podríamos tener un campo que indicase la
cualificación que debe tener una persona para desempeñar el papel del
recurso que estamos creando.
2. RECURSOS MATERIALES
diferencia de los recursos de trabajo, el consumo de los
recursos materiales para realizar una tarea tiene en cuenta la
cantidad utilizada de dichos recursos.
Esa cantidad puede ser fija o variable en función del tiempo en que
se utiliza el recurso. Por ejemplo, no será el mismo consumo utilizar una
impresora láser para imprimir un manual de 500 páginas que hacerlo
para solo 50.
Sin embargo, podemos estimar que necesitaremos 2 toneladas de
acero para la estructura de una nave industrial, independientemente del
tiempo que se tarde en construirla.
La creación de un recurso material es igual que un recurso de
trabajo, aunque cambian los detalles que podemos introducir. Por
ejemplo, hay campos que están desactivados porque no tienen sentido
para este tipo de recursos, como puede ser la dirección de correo
electrónico.
A Se dice que
hay recursos
materiales de
consumo fijo y
de consumo
variable.
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En el caso de los recursos materiales no podremos introducir una
tasa de horas extra, solo la tasa estándar de utilización o el costo por uso
en la ficha Costos.
Además, no es necesario introducir la capacidad máxima del
recurso material, ya que se supone que siempre estará disponible en las
unidades que requiera la tarea.
Los recursos materiales se diferencian, entre otros aspectos, de los
de trabajo en:
No se pueden establecer tasas de horas extra de utilización.
No puede especificarse la disponibilidad en unidades del recurso
para el proyecto.
No se pueden fijar calendarios específicos para este tipo de
recursos.
Project está enfocado principalmente a la administración de
recursos de trabajo, por lo que no tiene en cuenta la gestión de los
stocks de recursos materiales.
Se supone que los recursos de material están disponibles cuando se
asignan y en las unidades que se necesitan.
Si en su proyecto intervienen recursos materiales que tienen
limitada su disponibilidad, entonces debería cambiarlos a recursos de
trabajo.
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3. GRUPOS DE RECURSOS
n muchas ocasiones, los recursos humanos y de material que
dispone para su proyecto son recursos que comparte con otros
proyectos de la empresa.
En estos casos, lo mejor es crear un grupo de recursos donde
introducir los detalles de estos recursos, de forma que estén disponibles
para todos los proyectos.
Después creamos la lista de recursos de nuestro proyecto a partir
del grupo de recursos, compartiéndolos con el resto de proyectos que
también los utilizan.
Si se utiliza Project 2010 Professional junto a Project 2010
Server, es posible gestionar de una forma mucho más potente
los recursos compartidos por los proyectos de una empresa.
El fondo o grupo de recursos es una alternativa válida para
empresas que no disponen de Project Server.
Un grupo de recursos es un proyecto en el que solo se han
introducido detalles de recursos. Realmente podríamos acceder a los
recursos de cualquier proyecto para utilizarlos en el nuestro, pero es
mejor crear un grupo de recursos, en el que toda la información está
relacionada con los recursos.
Fíjese que aquí aparece una lista completa de recursos. Ahora que
tenemos abierto este proyecto, podremos utilizar sus recursos en el
nuestro. Por lo tanto, el primer paso es abrir el proyecto correspondiente
al grupo de recursos.
E En versiones
anteriores de
Project se
denominaba
fondo de
recursos en
lugar de
grupo de
recursos.
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Seguidamente volveremos al proyecto original. Puede utilizar para
ello el botón Cambiar ventana del grupo Ventana en la ficha
Vista.
En la ficha Recurso encontrará el botón
Grupo de recursos. Debe pulsarlo y elegir la
opción Recursos compartidos.
Después, en el cuadro de diálogo que aparece, indicaremos que
queremos usar los recursos del grupo de recursos. De ahí que el
proyecto correspondiente al grupo de recursos tiene que estar abierto en
ese momento. Fíjese.
Las dos opciones de la parte inferior del cuadro de diálogo
permiten que indiquemos qué información tiene preferencia cuando
entre en conflicto el proyecto y el grupo de recursos.
Lo normal es que la definición del recurso que existe en el grupo
de recursos tenga preferencia, ya que es la definición general para todos
los proyectos de la empresa.
Aceptando el cuadro de diálogo conseguiremos que los recursos
del grupo de recursos estén disponibles en nuestro proyecto.
A medida que asignemos estos recursos a las tareas, la información
de disponibilidad de los recursos se almacenará también en el grupo de
recursos, de forma que se tenga en cuenta en todos los proyectos donde
se utilicen.
En la figura de la página siguiente puede comprobar que el
proyecto Manual del producto.mpp ya dispone de los recursos que
aparecen en Grupo de recursos.mpp. Observe que en la primera
columna aparecen algunos iconos.
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Uno de los iconos indica que se trata de un recurso genérico .
Indicaremos que se trata de un recurso genérico cuando realmente no se
refiera a una persona o equipo en particular, sino más bien a la
definición de un puesto de trabajo o equipamiento.
Por ejemplo, en este caso indicamos que la empresa tiene o puede
alquilar ordenadores adecuados para trabajar con aplicaciones de
diseño. Realmente no estamos indicando uno u otro ordenador en
concreto. Lo mismo podríamos hacer si sabemos que podremos emplear
obreros, fontaneros, programadores, etc., aunque no sepamos con
exactitud cuáles de ellos van a asignarse al proyecto. Esto se puede
indicar en la ficha General de las propiedades del recurso.
Cuando conozca el recurso real, podrá sustituirlo por el genérico,
ya que un recurso genérico se comporta igual que un recurso real en la
programación.
El segundo icono indica que se ha escrito algún detalle
descriptivo del recurso como una nota.
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Recuerde que para crear un fondo de recursos no tiene más que
crear un proyecto en el que solo introduzca información de los recursos.
Después podrá utilizar estos recursos en otros proyectos de la
empresa.
Ahora veremos que los recursos realmente se almacenan en el
grupo de recursos y no en cada uno de los proyectos que los comparten,
donde solo se guardará la información de asignación de los recursos a
sus tareas. Para ello, guarde los cambios efectuados en su proyecto y
ciérrelo (junto al propio grupo de recursos).
Cuando vuelva a abrir el proyecto, en este caso, Manual del
producto.mpp, se encontrará con este aviso de Project.
Project le indica que los recursos disponibles en este proyecto
provienen de un fondo de recursos, por lo que le pregunta si también
desea abrirlo. Debe aceptar.
Si modifica las características de los recursos en el proyecto,
Project le indicará si también desea que se haga así en el grupo de
recursos, por lo que afectará al resto de proyectos que compartan esos
recursos.
En definitiva, recuerde la conveniencia de utilizar un grupo de
recursos cuando se trabaje con distintos proyectos que utilizan los
mismos recursos.
De esta forma, la información de disponibilidad se actualiza en el
grupo de recursos a medida que los recursos se utilizan en las tareas de
los distintos proyectos.
Para seguir con la lección, eliminaremos la conexión del proyecto
con el fondo de recursos. De esta forma, podremos modificar
tranquilamente los recursos del proyecto sin preocuparnos del grupo de
recursos. Para ello, elija la opción Utilizar recursos propios en el
cuadro de diálogo Compartir recursos.
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4. CALENDARIO DE RECURSOS
e forma similar a como ocurre cuando trabajamos con tareas,
los recursos se programan teniendo en cuenta el calendario
del proyecto.
Sin embargo, en ocasiones vamos a necesitar modificar el
calendario de un determinado recurso o conjunto de recursos de
trabajo, reflejando las particularidades que presenta su jornada laboral.
Esto puede ser útil para representar períodos vacacionales
especiales, asistencia a seminarios, conferencias, viajes, etc.
Podrá crear calendarios específicos para recursos de trabajo, no
para recursos materiales, de los que supondremos que siempre estarán
disponibles cuando sean necesarios.
Para crear un calendario de recursos, acceda a las propiedades del
recurso y pulse en el botón Cambiar calendario laboral.
Como puede ver, por defecto, el recurso se programa teniendo en
cuenta el calendario Estándar, que coincide con el calendario del
proyecto.
D
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Podemos modificar este calendario para adaptarlo a las
particularidades del recurso en cuestión, sin que esto afecte al
calendario del proyecto. En la figura anterior vemos que el período entre
el 7 y el 21 de noviembre se ha establecido como no laborable para el
recurso Ana Bretón.
En ocasiones será interesante crear un calendario para un conjunto
de recursos. Por ejemplo, esto puede ser adecuado cuando el período
vacacional de la empresa se divide en diversos turnos.
Podrá crear un calendario para cada turno y después aplicarlo a los
recursos correspondientes, dejando el calendario del proyecto sin
período vacacional.
Una vez creado el calendario, no tendremos más que seleccionarlo
en esta lista para los correspondientes recursos.
En resumen, el calendario del proyecto se aplicará a todas las
tareas y recursos, excepto si se establece un calendario particular para
alguno de ellos.
5. ESTABLECER DISPONIBILIDAD Y COSTOS
a disponibilidad de los recursos de trabajo viene dada por la
capacidad máxima que hemos establecido al crear el recurso y
por el calendario que tiene aplicado.
Pero, ¿qué ocurre si dicha disponibilidad cambia a lo largo de la
vida del proyecto?
Por ejemplo, vemos que en el proyecto Manual del producto.mpp
tenemos un recurso llamado PC diseño, trabajando al 100% de
capacidad máxima, lo que representa un único ordenador con
características para trabajar con aplicaciones de diseño.
Puede que inicialmente solo tengamos un ordenador de estas
características disponible para el proyecto, pero que a partir de un
momento dado, se pueda asignar otro más.
Para reflejar esta situación, accedemos a las propiedades del
recurso y en la ficha General tenemos la sección Disponibilidad de
recursos. Por defecto solo hay una entrada.
Es posible añadir más de una entrada de disponibilidad, como
puede ver en la figura siguiente.
L
Introducción a los recursos
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Así pues, del 10/11/2011 al 30/11/2011 se dispone de 1 ordenador
(100%); mientras que desde el 01/12/2011 al 27/02/2012 se dispone de
2 ordenadores (200%).
Incluiremos tantas entradas en la tabla de disponibilidad como
necesitemos para reflejar la planificación de este recurso.
Project utilizará estos detalles cuando asignemos el recurso a las
tareas del proyecto.
Tenga en cuenta que cuando se indica más de una entrada en esta
tabla, Project indica un 0% en la columna Capacidad máxima de la
Hoja de recursos.
Por otra parte, también podemos hacer lo mismo en cuanto al coste
de los recursos.
Así, podría darse el caso de que aumente o disminuya en función
de la fecha en que se utilicen o del tipo de la tarea involucrada.
Por ejemplo, podremos indicar que a partir del nuevo año en curso,
el coste de un empleado aumenta en el 5% que indica su convenio
colectivo o que el alquiler del ordenador de diseño disminuye con la
entrada del nuevo año. Para ello, trabajaremos en la ficha Costos.
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En esta ficha tenemos hasta cinco tablas de costos (A, B, C, D, E),
que podremos rellenar para representar distintas tasas de costos.
A la hora de asignar el recurso a una tarea, se podrá especificar qué
tasa es la que se aplica en ese caso.
Tenga en cuenta que en la Hoja de recursos Project muestra la
disponibilidad del recurso en la fecha actual. Por lo tanto, para una
fecha en la que el recurso no esté disponible, indicará el valor 0% en la
columna Capacidad máxima.
En esta lección hemos visto los detalles de los recursos como
elementos aislados en el proyecto.
Sin embargo, cuando realmente van a ser útiles será en el momento
de asignarlos a las tareas del proyecto.
En ese momento es cuando los recursos podrán modificar la
programación. Además, se utilizarán para calcular el coste de las tareas
y del proyecto. Esto lo veremos en la próxima lección.
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