INTEGRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Octubre de 2020
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“Un indicador inequívoco de la calidad de una administración es la calidad de sus archivos.
Éstos son la expresión material más clara y el más firme sustento
de su actuación.”Enr ique Ampud ia .
Aspectos conceptuales y características delos sistemas.
CONTENIDO
1
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4
5
6
El “Ciclo Vital” de los documentos de archivo.
El Archivo:un concepto tridimensional.
Estructura del Sistema Institucional de Archivos.
Responsabilidades sistémicas y normativas de la estructura operativa del Sistema Institucional de Archivos.
Integración y formalización del Sistema Institucional de Archivos.
OBJETIVOS
Describir
Los contextos y razones técnicas
que justifican la operación sistémica de
los archivos en las entidades
gubernamentales
Los conceptos de "archivo" y de
"ciclo vital" de los documentos, como principios fundamentales
para la integración del Sistema
Institucional de Archivos
La importancia del Sistema Institucional de Archivos, como diseño
organizativo para la gestión de
documentos y la administración de archivos en las entidades
gubernamentales
Los componentes normativos y operativos del Sistema Institucional
de Archivos y las funciones
esenciales que desempeñan
EnfatizarComprender Puntualizar
Aspectos conceptuales y características de
los sistemas
ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 1
Conjunto de componentes que interactúan para lograr propósitos, metas y objetivos comunes.
ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 1
Los sistemas poseen un conjunto de atributos
o premisas que les otorgan identidad.
ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 1
• Pueden estar insertos en un sistema mayor.
• Ser abiertos o cerrados.
ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 1
Funciones del sistema
De laestructura del propio sistema
De los flujos de información
que reciba
De la capacidad para procesar la información
dependen
ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 1
Homeostasis
Posibilidad de que el sistema se desgaste o incluso se desintegre con el paso del tiempo.
Capacidad que tiene el sistema de guardar un equilibrio dinámico entre sus componentes.
Entropía
Tendencias del funcionamiento de los sistemas
ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 1
Representación gráfica de un sistema integrado
Contexto o medio ambiente
Centralización normativa
Descentralización operativa
Retroalimentación
Ent
rop
ía
Insumos Procesos Resultados
Ho
meo
stasis
ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 1
Subsistema de Coordinación y Control
• Representante del Poder Legislativo.
• Representante del Poder Judicial.
• Representante de los Ayuntamientos.
• Representante de la Dirección General de Innovación.
• Representante de la Secretaría de Cultura y Deporte.
Subsistema Operativo
• Coordinación de Archivos de Trámite, Concentración e Históricos.
• Coordinación de Centrosde Información y Documentación y Bibliotecas especializadas.
• Coordinación de Hemerotecas.
• Coordinación de Mapotecas.
• Coordinación de Unidades Audiovisuales.
• Coordinación deUnidades Auxiliares de la Documentación.
Insumos
1. Marco Jurídico• Constitución Política de los Estados
Unidos Mexicanos.• Constitución Política del Estado libre y
Soberano de México.• Ley Orgánica de la Administración
Pública del Estado de México.• Ley Orgánica del Poder Legislativo.• Ley Orgánica del Poder Judicial.• Ley Orgánica Municipal.• Ley de Documentos Administrativos
e Históricos.• Otras leyes y ordenamientos jurídicos,
administrativos y técnicos.2. Patrimonio documental3. Funciones• Normativas.• Asesoría y apoyo.• Supervisión.• Coordinación.• Difusión y orientación.• Otras.4. Recursos• Humanos.• Materiales.• Técnicos.• Financieros.5. Demandas y apoyos6. Objetivos7. Otros insumos
Resultados
• Mejoramiento de la operación y de los servicios de las Unidades Documentales.
• Información suficiente y oportuno.
• Diseminación selectiva de la información documental.
• Acuerdos sistema de clásificación y almacenamiento de documentos.
• Procesos eficientes de valoración y selección documental.
• Modernización de la infraestructura y equipos.
• Integración de bases de datos.
• Certificación y copia de documentos.
• Normalización documental.
Proceso
Comité Técnico de Documentación Dirección y Regulación
• Secretario General de Gobierno.• Secretario de Finanzas.• Secretario de Educación.• Representante del Poder Legislativo.• Representante del Poder Judicial.• Representante de los Ayuntamientos.• Director General de Innovación.
Retroalimentación
Métodos yprocedimientos Actitudes y aptitudes
Medio ambienteUnidades Administrativas de los Poderes del Estado y de los municipios, instituciones académicas, investigadores y población usuaria en general.
ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN DEL ESTADO DE MÉXICO 1
Compaginar el concepto y aplicarlo al universo de los archivos
Sistema Archivo
ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 1
Los sistemas son un conjunto, cuyos componentes interaccionan para cumplir un propósito común.
Los cambios en el funcionamiento de cada componente afecta al resto de los componentes del sistema.
Tienen un conjunto de atributos que los caracterizan y cuentan con mecanismos de control y supervisión que los regulan.
1
ASPECTOS CONCEPTUALES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 1
El “Ciclo Vital” de los documentos de archivo
EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2El valor e importancia de los
documentos de archivo
Son la materia prima de los archivos.
Son únicos e irrepetibles.
Se producen uno a uno, para constituir series documentales.
Son la memoria de una institución.
EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2¿Qué es un documento de archivo?
Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental.Ley General de Archivos
EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2
Documentos de archivo Expedientes Series
documentales
EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2Algunos autores
consideran el principio del
“ciclo vital” de los documentos
como la base sobre la que se desarrolló el "records
management".
Otros lo consideran
como el fundamento que justifica la ampliación del campo de
actuación de la archivística.
Desde la postura de la “archivística integrada”, se trata de una noción
unificadora de los dos campos.
EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2Ciclo vital de los documentos de Archivo
P. Brooks (década de los 50´s del siglo XX), fue el primero que hizo referencia al ciclo vital de los documentos, concibiendo a éstos como algo con vida propia.
Con el desarrollo del Records Management en Estados Unidos, se utiliza por primera vez el concepto de “Ciclo de vida”.
El objetivo de su formulación es garantizar que la documentación reciba el tratamiento adecuado en cada una de sus etapas.
EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2El tratamiento archivístico de la información documental puede también diferenciarse y especializarse tanto técnica como organizacionalmente.
Atañe a las Áreas de Correspondencia y a los Archivos de Trámite la administración de los documentos que se encuentran en la fase activa del ciclo.
Al Archivo de Concentración le corresponde el tratamiento archivístico de la documentación que se encuentra en la fase semiactiva del ciclo.
Es el Archivo Histórico el que se encargará de la documentación que arribe a la fase inactiva para su conservación permanente.
Los documentos de la fase activa no se manejan del mismo modo que los de las etapas semiactiva o histórica.
EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2
Utilizados en cada etapa
del ciclo
UsosUsuarios
Procesosde trabajo
Recursos operativos
Instrumentosy métodos Construir
un sistema de archivos
con un diseño institucional
apropiado para la operación integral
de los servicios archivísticos.
EL “CICLO VITAL” DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2
Son las e tapas sucesivas por las que atraviesan los documentos de archivo,
desde que se producen o reciben hasta su baja o transferencia
al Archivo histórico. 2
3
Primera etapa
1
CICLO VITALDEL DOCUMENTO
DE ARCHIVO
TRANSFERENC
IA P
RIM
AR
IA
FASE SEMIACTIVAARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
FASE INACTIVA
ARCHIVO HISTÓRICO
Características:
• Los expedientes que los contienen se conservan de manera permanente.
Tercera etapa
FASE ACTIVAARCHIVO DE TRÁMITE
Características:
• Están en trámite de respuesta del asunto de que traten.
• Su conservación es responsabilidad de quien lo genera o recibe.
• Se integran en expedientes y su uso es frecuente.
• Su información posee valor primario (administrativo, legal-
• Concluido el asunto que les dio origen, su conservación en el Archivo de trámite es temporal (mínimo dos años).
• Después de este período,
de concentración.
• Los expedientes que los contienen se guardan de manera temporal.
• Su conservación es responsabilidad del Archivo de concentración.• La consulta es ocasional como antecedente de los asuntos.
• en decrecimiento.
• los contienen: 1. Los expedientes con documentos que poseen valor
2. Los expedientes con documentos sin valor secundario, son dados de baja.
Características:
• Conforman el patrimonio documental del país, de una entidad federativa o de
un municipio.
• Su custodia es responsabilidad del Archivo histórico.
• Su información posee valor secundario (evidencial, testimonial e informativo).
• La consulta se da por el valor cultural e informativo que tienen, como sustento y apoyo para el desarrollo de la investigación.
Segunda etapa
El Archivo: un concepto tridimensional
EL ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL 3
Instrumentosde gestión
Centros neurálgicos
de información
Brindarservicios
Recursos parala transparencia
Memoriainstitucional
Instituciones públicas
No son entidades aisladas.
Son más que documentos organizados,espacios y mobiliario.
Deben concebirse como estructuras
administrativas formalmente establecidas.
Deben funcionar como
un Sistema Institucional.
ARCHIVOS
EL ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL 3Son el subproducto
documental de las actividades que desarrolla el hombre y
son conservados por su valor testimonial a largo plazo.
Son un registro contemporáneo creado
por individuos y organizaciones durante el
desarrollo de sus actividades.
A lo largo del tiempo los archivos se convertirán en una
ventana hacia eventos que formaron parte del pasado.
Son conservados tanto por instituciones de
carácter público y privado como por individuos de todas partes del mundo.
¿Qué esun archivo?
EL ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL 3Archivo = Valor social
El documento debe ser
físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para
poder ser utilizado.
El documento está completo e inalterado y su contenido es suficiente como para
proporcionar una visión coherente
de los hechos que representa.
El documento es lo que afirma ser y se puede comprobar que ha sido creado por la persona o institución que sustenta que lo hizo, y
en el momento documentado.
El documento representa de forma exacta el evento que testimonia, teniendo en
cuenta que esto será a través del
punto de vista de la persona u
organización que lo generó.
Utilidad Integridad Autenticidad Fiabilidad
EL ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL 3Información que debes saber
sobre el archivo
PROMUEVEel conocimiento
CUSTODIA Y PRESERVAnuestra memoria
DIFUNDE nuestro
patrimonio histórico
CONTRIBUYEen el derecho de
acceso a la informaciónFuente: Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Oaxaca
EL ARCHIVO: UN CONCEPTO TRIDIMENSIONAL 3
Conjunto organizado de documentos
producidos o recibidos por una institución
en el ejercicio de sus atribuciones y funciones,
con independencia del soporte, espacio o lugar
que se resguarden.
Institución donde se reúnen, conservan,
ordenan y difunden los conjuntos orgánicos
de documentos para la gestión administrativa,
la transparencia y el desarrollo de la investigación.
Local o inmueble donde se resguardan y
conservan los conjuntos orgánicos
de documentos.
Definiciónconceptual
Definicióninstitucional
Definiciónespacial
Archivo: concepto tridimensional
Estructura del Sistema Institucional de Archivos
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 4Diseño del Sistema Institucional de Archivos
Abierto(Constante interactuación de sus componentes con el medio institucional y social del que forman parte).
Flexible(Constantes cambios de su medio).
Dinámico(Perfectible y actualizable en el tiempo).
Perdurable(Regulación y protección jurídica).
Homogéneo(Centralizados normativamente y descentralizados operativamente).
12345
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 4Sistema Institucional de Archivos
¿Qué es?Conjunto de registros,
procesos, procedimientos, criterios, estructuras,
herramientas y funciones que desarrolla una entidad
pública y sustenta su actividad archivística, de acuerdo
con los procesos de gestión documental.
Sistema Institucional de ArchivosMarco jurídico administrativoLey General de ArchivosCapítulo IV. Del Sistema Institucional de Archivos
Artículo 20 Artículo 21 Artículo 22
El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.
El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:I. Un área coordinadora de archivos, y II. Las áreas operativas siguientes:a) De correspondencia; b) Archivo de trámite, por área
o unidad;c) Archivo de concentración, y d) Archivo histórico, en su caso,
sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.
Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b), serán nombrados por el
titular de cada área o unidad; los responsables del archivo de concentración y del archivo histórico serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate.
Los encargados y responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas afines o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada en archivística.
Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior, deberá identificar a los responsables de la administración de los archivos.
Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de resguardo del archivo de concentración regional.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 4
• Encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema.
Dirección de Administración y Servicios Documentales
Área Coordinadorade Archivos
Áreanormativa
Áreasoperativas
CorrespondenciaArchivode trámite
Archivode concentración Archivo
histórico
• Responsable de recibir, registrar,dar seguimiento y despachar ladocumentación en trámite.
• Responsable de recibir las transferencias primarias y brindar los servicios de préstamo y consulta a las unidades administrativas productoras de la documentación que resguarda.
• Responsable de recibir las transferencias secundarias, de organizar, conservar y difundir el patrimonio documental, así como de brindar el servicio de consulta de los expedientes bajo su resguardo.
• Responsable de integrar y organizar los expedientes que la unidad administrativa produce, usa y recibe.
Composición estructural delSistema Institucional
de Archivos
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 4Objetivo de las áreas integrantes delSistema Institucional de Archivos
Área Coordinadorade Archivos
Área de correspondencia
Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecuada administración de los documentos de archivo, a fin de garantizar la organización, disponibilidad, localización, integridad y conservación de los archivos.
Proporcionar el servicio de envío, entrega y recepción de la correspondencia y paquetería oficial, interna o externa, en todas las áreas de la entidad, respetando el principio de privacidad y confidencialidad.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 4Objetivo de las áreas integrantes delSistema Institucional de Archivos
Archivo de trámite Archivo de concentración
Conservar los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de cada unidad administrativa de la entidad.
Custodiar aquella documentación de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 4Objetivo de las áreas integrantes delSistema Institucional de Archivos
Archivo histórico
Constituirse en una fuente de acceso público, encargado de divulgar la memoria documental institucional y estimular el uso y aprovechamiento social dela documentación.
Responsabilidades sistémicas y normativas de la
estructura operativa del Sistema Institucional de Archivos
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Área Coordinadorade Archivos
Responsabilidades sistémicas
Propiciar el comportamiento homogéneoe integrado del sistema en su conjunto y de cada uno de sus componentes.
Propiciar la constante interactuación de las áreas integrantes del sistema, desarrollando al mismo tiempo un sentido de pertenencia.
Dar seguimiento a las acciones que se emprendan en el interior del sistema y evaluar sus resultados y metas.
Vincularse frecuentemente con su medio institucional con el propósito de favorecer el desarrollo de las áreas operativas.
Diez funciones principales
Área Coordinadora de Archivos Ley General de Archivos
Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de concentración e histórico, los instrumentos de control archivístico.
Promover que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos.
Elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico.
Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos.
Coordinar las actividades de modernización y automatización de los procesos archivísticos y de gestión de documentos electrónicos.
Coordinar los procesos de valoración y disposición documental.
Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la conservación de los archivos.
Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos.
Coordinar la operación de los archivos de trámite, de concentración e histórico.
Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción.
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
R e s p o n s a b i l i d a d e s
Recepción
Seguimiento
Registro
Despacho
Área de correspondencia
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Recibir y distribuirla correspondencia
de entrada.
Dar seguimiento a los asuntos en trámite.
Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida.
Recibir y despachar la correspondencia de salida de las unidades
administrativas.
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
El integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y
funciones de una entidad.
¿Qué es?
Ley General de Archivos
Archivo de trámite
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Archivo de trámiteFunciones
Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba.1Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios. 2Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública.
3Ley General de Archivos
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Archivo de trámiteFunciones
Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de losinstrumentos de control archivístico. 4Trabajar de acuerdo con los criterios y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos.5Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.6
Ley General de Archivos
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
El integrado por documentos transferidospor las unidades administrativas de una entidad pública, cuyo uso y consulta es
esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental.
¿Qué es?
Ley General de Archivos
Archivo de concentración
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes.1Recibir las transferencias primarias y brindar los servicios de préstamo y consulta. 2
Ley General de Archivos
Funciones
Archivo de concentración
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Colaborar con el Área Coordinadorade Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico.4
Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental.3
Funciones
Archivo de concentración
Ley General de Archivos
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Funciones
7
Archivo de concentración
Promover la baja documental de los expedientes que hayan cumplido su vigencia documental y los plazos de conservación y que además no posean valores históricos.
6
Participar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental.5
Ley General de Archivos
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios.
8
Identificar los expedientes que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, para transferirlos al archivo histórico. 7
Funciones
Archivo de concentración
Ley General de Archivos
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Funciones
7
Archivo de concentración
Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que posean valores secundarios al archivo histórico. 10
Publicar los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.
9
Ley General de Archivos
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
El integrado por documentos de conservación permanente y de
relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público.
¿Qué es?
Ley General de Archivos
Archivo histórico
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los expedientes bajo su resguardo.1Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio documental.2
Ley General de Archivos
Funciones
Archivo histórico
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Colaborar con el Área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico.4
Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda.3
Funciones
Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los documentos para mantenerlos a disposición de los usuarios.
5Ley General de Archivos
Archivo histórico
RESPONSABILIDADES SISTÉMICAS Y NORMATIVAS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5
Sistema Insitucional de Archivos
Área (s) de correspondencia
Árchivo (s) de trámite Activa
Semiactiva
Inactiva
C i c l o V i t a l
Áre
a C
oo
rdin
ado
ra
de
Arc
hivo
s
Archivo histórico
Archivo deconcentración
Integración y formalización del Sistema Institucional de Archivos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Planeación del SistemaInstitucional de Archivos
Sistema Institucionalde Archivos
Esquema integrado de planeación
Acciones
Toma de desiciones
Planeación
Estr
até
gic
as
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Sistema Institucionalde Archivos
Pl
an
ea
c
iónDiseño conceptualdel Sistema.
Análisis organizacional delos servicios archivísticos.
Integración del modelo técnico del sistema.
A
B
C
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
SIA
Marco referencial
• Orden jurídico y técnico.
• Organización técnica y estructural de los archivos
• Actividades múltiples en distintos escenarios.
• Actividades formuladas en un esquema de planeación.
• Resultados de corto, mediano y largo plazo
• Proceso a dos fases.
Complejidad del sistema Proceso
A) Diseño conceptual del Sistema Institucional de Archivos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Primera fase
P r o c e s o El resultado debe ser un modelo técnico preciso, estructurado, congruente y de fácil comprensión.
Que incluya la composición normativa y operativa del Sistema Institucional de Archivos.
Que especifique claramente los propósitos y metas del Sistema Institucional de Archivos.
Que incluya las condiciones organizacionales requeridas para facilitar la integración del Sistema Institucional de Archivos al interior de la institución.
123
A) Diseño conceptual del Sistema Institucional de Archivos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Segunda fase
Implantación y formalización técnica, jurídica y administrativa del Sistema Institucional de Archivos.
Realización de acciones necesarias para la adopción del modelo.
Labor permanente de coordinación, supervisión, capacitación y apoyo técnico.
123
A) Diseño conceptual del Sistema Institucional de Archivos
• Resistencia al cambio organizacional.• Constante labor de difusión que permita generar una nueva
visión y cultura de los archivos.• Área Coordinadora de Archivos desempeña un papel central.
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Basar la construcción del Sistema Internacional de Archivos en la Gestión Documental y, particularmente, en el ciclo vital de ellos, como modelo metodológico para la organización estructural de los archivos.
Apoyarse en la teoría de sistemas como herramienta para la formulación del diseño conceptual.
Conocer con exactitud la normatividad jurídica y técnica para fundamentar la creación y formalización del Sistema Institucional de Archivos.
Elaborar un análisis organizacional de los servicios archivísticos que permita verificar las condiciones de operación de los archivos.
1234
A) Diseño conceptual del Sistema Institucional de Archivos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Basar la construcción del Sistema Internacional de Archivos en la Administración de Documentos y, particularmente, en el ciclo vital de ellos, como modelo metodológico para la organización estructural de los archivos.1
Administración de documentosMetodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticas.
A) Diseño conceptual del Sistema Institucional de Archivos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Entidad con límites y con partes interrelacionadas e interdependientes.
Apoyarse en la teoría de sistemas como herramienta para la formulación del diseño conceptual.2Sistema
• El cambio de un componente del sistema afecta a los demás y, con esto, al sistema completo.
• El crecimiento positivo y la adaptación de un sistema dependen de cómo se ajuste éste a su entorno.
• Los sistemas existen para cumplir un propósito común (una función) que también contribuye al mantenimiento del sistema y a evitar sus fallos.
A) Diseño conceptual del Sistema Institucional de Archivos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Conocer con exactitud la normatividad jurídica y técnica para fundamentar la creación y formalización del Sistema Institucional de Archivos.3
de ArchivosLey General
A) Diseño conceptual del Sistema Institucional de Archivos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
A) Diseño conceptual del Sistema Institucional de Archivos
Elaborar un análisis organizacional de los servicios archivísticos que permita verificar las condiciones de operación de los archivos.4
de ArchivosDiagnóstico Integral
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
B) Análisis organizacional de los servicios archivísticos
Diagnóstico Integral de ArchivosProceso de verificación del estadoactual de la gestión documental en una entidad pública, por ejemplo, considerando aspectos administrativos, archivísticos, de conservación, infraestructura y tecnología; así, como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad entorno al cumplimiento de la función archivística.
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
B) Análisis organizacional de los servicios archivísticos
FasesDiagnóstico Integral de Archivos
Diseño del cuestionario.
Recopilación de la información.
Procesamiento de la información.
Elaboración del diagnóstico sobrela situación archivística de la entidad.
iiiiiiiv
B) Análisis organizacional de los servicios archivísticos
i Diseño del cuestionario
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Información general (entidad productora y Área Coordinadora de Archivos). Tecnologías de la información.
Producción documental. Organización estructural.
Descripción documental. Recursos materiales e infraestructura.
Valoración y disposición documental. Planeación del desarrollo archivístico.
Conservación y preservaciónde archivos. Normatividad en materia de archivos.
Instrumentos de control y consulta archivísticos. Recursos humanos.
l VII
ll VllI
lll lX
lV X
V XI
VI XII
B) Análisis organizacional de los servicios archivísticos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
ii Recopilación de la informaciónPrograma
1 2 3 4Explicar
a las unidades administrativas de la entidad pública,
la naturaleza, propósitos y
resultados que se esperan obtener
con el levantamiento de la información.
Establecer las directrices para las correcciones
del proceso,especialmente ante la falta de respuesta
al cuestionario o incongruencias en
las respuestas.
Capacitar al personal que se encargará
del levantamiento de la información.
Supervisar el proceso de levantamiento de
la información.
B) Análisis organizacional de los servicios archivísticos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
iii Procesamiento de la información
Recopilación de los
cuestionarios
Validación de la
información
Registro de la
información
Sistematizaciónde la
información
B) Análisis organizacional de los servicios archivísticos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
iv Elaboración del diagnóstico
Reflejar la situación organizacional encontrada en el universo archivístico de la entidad.
Difundir los resultados obtenidos al interior de la entidad.
Los resultados deberán reflejarse en Programa Anual de desarrollo Archivístico.
C) Integración del modelo técnico del sistema
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Resultados del diagnóstico
Integración de modelo técnico
del Sistema Institucionalde Archivos
Acorde a las necesidades de entidad
Programa de promoción del Sistema para fomentar la
participación de las unidades
administrativas de la entidad en su
desarrollo.
C) Integración del modelo técnico del sistema
Elementos del modelo técnico
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Presentación del modelo.
Objetivos y propósitos.
Composición de la estructura organizacional del Sistema Institucional de Archivos.
Marco normativo.
Estrategias para la implantación a nivel institucional.
Justificación del SistemaInstitucional de Archivos.
Acciones para la formalización del Sistema Institucional de Archivos.
Cronograma y responsables.
Estrategias y acciones de mantenimiento y mejora.
Fundamentos conceptuales.
Funciones genéricas y específicas de los componentes.1
2
6
3
7
4
8
5
9
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11
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Formalización delSistema Institucional de Archivos
Implementacióny formalización
Área Coordinadora de Archivos
Seguimientode acciones
Aspectos jurídicos.
Aspectos técnicos.
Aspectos administrativos.
Procesos de gestión documental.
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INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Aspectos jurídicos1
Ordenamiento jurídico o administrativo
A B C
En el que seformalice la creación y funcionamiento del Sistema Institucional
de Archivos.
Debe contener la justificación,
propósitos, composición,
mecanismos de coordinación y
funciones básicas del Sistema Institucional
de Archivos.
Debe señalar las disposiciones para
su observancia obligatoria y
un esquema de sanciones en caso de incumplimiento.
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Aspectos jurídicos1
Ordenamiento jurídico o administrativo
D F G HQue establezca
la obligatoriedad para formular
o actualizar los sistemas, métodos
e instrumentos de control
archivístico que se utilizarán en
el Sistema Institucionalde Archivos.
En el que se asignen los
recursos humanos, materiales, técnicos y
tecnológicos para el funcionamiento
del Sistema Institucional de Archivos.
Que establezca la estructura
organizacional de las diversas áreas
de archivo,sus niveles jerárquicos
y términos de adscripción
administrativa.
Que impulse la integración
de un esquema de planeación que sustente el correcto
funcionamiento y perdurabilidad
del Sistema Institucional de Archivos.
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Aspectos técnicos
SIAProceso de implementación
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FormulaciónManuales de organización y procedimientosde los diversos componentes del Sistema Institucional de Archivos.
Área Coordinadorade Archivos.
Archivo de trámite.
Archivo de concentración.
Archivo histórico.
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Área Coordinadora de Archivos
Establecer las políticas generales,
técnicas y de servicios a
las cuales se sujetarán los componentes del Sistema Institucional de Archivos.
Establecer las acciones y
programas de capacitación
para la profesionalización
y el desarrollo de las personas
encargadas de la función archivística.
Auxiliar en la adquisición de los recursos
materiales para los archivos del Sistema Institucional.
Impulsar un programa de
asesoría técnica permanente
para los archivos de trámite, de concentración e históricos.
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Aspectos administrativos
Formalización de la creación del Sistema
Institucional de Archivos.
Establecimiento de acciones de orden
administrativo (presupuestales y financieras).
Optimización de los recursos disponibles para el ejercicio de la actividad archivística.
Costo-beneficio para la justificación de la
creación y formalización del Sistema Institucional
de Archivos.
Determinación de estrategias para crear las estructuras del Sistema
Institucional de Archivos.
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INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Política de redistribución de los recursos asignados
a los archivos.Programación y
presupuesto eficaz.
Adquisición de espacios Mobiliario
Equipo técnicoy de seguridad
Tecnologías de la información
adecuadas
Sistema Institucional de Archivos
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Constituye un cuerpo organizacional necesario desde un punto de vista estructural.1
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3 Posibilita un racional y adecuado manejode los recursos operativos destinados a los archivos.
Permite la mejor administración de los documentos y la gestión de archivos a lo
largo de su ciclo de vida.
Procesos de gestión documental del Sistema Institucional de Archivos4
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Concluida la integración del Sistema Institucional
de Archivos.
Considerando la legislación vigente en la materia.
Deben efectuarse los procesos y procedimientos
operativos asociados al ciclo vital de los documentos.
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Procesos de gestión documental
Ley General de Archivos
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Producción
Acceso
Valoración documental
Conservación
Organización
Consulta
Disposición documental
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Procesos de gestión documental
1 Producción
Generación de documentos conforme a las funciones de cada entidad o dependencia.
Creación y/o recepción
CreaciónDiseño y elaboración de documentos según las necesidades.
RecepciónVerificación y control que se realizan para la admisión de documentos, que son remitidos a la entidad.
DistribuciónActividades que garantizan que los documentos recibidos lleguen a su destinatario, sea éste interno o externo.
TrámiteEl curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
A B C
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Procesos de gestión documental
2 OrganizaciónConjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la identificación, clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información.
Proceso de investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. La identificación permite reconocer la procedencia y características de los documentos.
Procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación archivística, con base en la estructura funcional de la entidad.
Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, el análisis, la organización y el registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.
Actividad archivística que permite establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales. Permite integrar los expedientes por asunto, desde su apertura hasta el cierre o conclusión del mismo, observando las funciones y atribuciones de cada unidad administrativa.
Identificación de documentos de archivo
Clasificaciónarchivística
Ordenación Descripción
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Procesos de gestión documental
3 Acceso 4 Consulta
Se considera como el derecho de una persona de buscar y recibir información en poder del gobierno y/o de las administraciones públicas, reconociendo a este derecho como un aspecto fundamental para el desarrollo pleno de una sociedad democrática.
Actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos.
Criterios de clasificación de la informaciónProceso mediante el cual se determina que la información actualiza alguno de los supuestos de reserva o confidencialidad.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
A
B
Reservada
Confidencial
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Procesos de gestión documental
5 Valoración documental
6 Disposicióndocumental
7 Conservación
Análisis e identificación de los valores documentales. Estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental.
Selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales.
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
INTEGRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 6
Procesos de gestión documental electrónica
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1011
1213
Incorporación
Seguridad
Uso
Asignación de acceso
Almacenamiento
Trazabilidad
Ley General de Archivos
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Procesos de gestión documental electrónica
9 Asignación de acceso
8 Incorporación
10 Seguridad
Proceso en el que se toma la decisión de crear el documento y si debe conservarse, y por lo tanto, integrarse en el sistema de administración y gestión documental con sus metadatos y clasificación archivística correspondientes.
Medida de seguridad que debe contemplar un sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos, para evitar el acceso, la destrucción, la modificación o la eliminación de documentos sin autorización.
Conjunto de medidas que resultan indispensables en entornos electrónicos, para controlar laaccesibilidad, a través de la asignación de metadatos, para la seguridad de los docuementos,tanto en el momento de creación o de su incorporación al sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos, como con posterioridad.
13 Trazabilidad
11 Almacenamiento
12 Uso
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Procesos de gestión documental electrónicaCuando el documento electrónico alcanza una versión definitiva debe ingresar en un sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos, el cual asegurará la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos que se encuentran en él.
El sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos debe garantizar que los documentos de archivo electrónicos posean y mantengan a lo largo del tiempo las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, con la finalidad de que gocen de la validez y eficacia de un documento original.
Lineamientos para la organización y conservación de archivos
Cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos.
Ley General de Archivos
Fuentesconsultadas
Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales. (2016). Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos. Diario Oficial de la Federación, pp. 1-13.
Ramírez, J. A. (2016). Metodología para la organización de sistemas institucionales de archivos. Ciudad de México: Instituto Nacional de Acceso a la Información-Archivo General de la Nación.
Ramírez, J. A. (2007). Manual de autoformación en Administración de Documentos y Gestión de Archivos. México, D.F.: Instituto de
Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
Secretaría Técnica del Comité Técnico de Documentación del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México. (2015).
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México. Gaceta del Gobierno. Periódico Oficial del Gobierno
del Estado Libre y Soberano de México, pp. 1-23.
ELABORACIÓN DE CONTENIDOSSubdirección de Normatividad, Desarrollo Archivístico y Difusión
Departamento de Profesionalización Archivística
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