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RED DE UNIVERSIDADES LECTORAS
ANTEPROYECTO
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE ESTUDIOS DE LECTURA Y
ESCRITURA (CDELE)
La lectura es un objeto de estudio multidisciplinar donde concurren multitud
de ramas y materias científicas desde los enfoques filológicos o psicopedagógicos hasta los concernientes a la Historia, la Sociología, las Neurociencias, etc.
Es por ello que las investigaciones en estos campos generan una gran
cantidad de documentación difícil de sistematizar, inventariar y recuperar. De ahí la importancia de una herramienta que se ocupe de esta transversalidad de los conocimientos. El proyecto pretende plantear una nueva línea de estudio utilizando las modernas técnicas y disciplinas documentales para elaborar las bases y utilidades de un Centro de Documentación de Estudios de Lectura y Escritura (CDELE).
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1. INTRODUCCIÓN
Lo que a continuación se describe podría resultar novedoso, dado que no será
una exposición stricto sensu sobre contenidos didácticos o educativos. No nos
detendremos en la función estratégica de la lectura o la escritura en sus múltiples
usos o en los cambios a los que se están viendo sumidos con las TIC y que están
generando nuevas prácticas o usos. Tampoco hablaremos de la Historia de la
lectura, pero sí trataremos de explicar cómo las disciplinas documentales favorecen
la investigación de otros asuntos, resultando ser muy valiosas para el conocimiento
de los diversos componentes que componen el fenómeno lector y escritor.
En consecuencia, nuestro cometido será entrever las diferentes perspectivas de
lo que sería un Centro de Documentación para los Estudios de Lectura (CDEL) en
sus diversos contextos: un tema amplio, de planos multiformes, y que intentaremos
descifrar de manera limitada y definida. Para el desarrollo de nuestra intervención
nos centraremos en tres breves cuestiones que pretenderán sendos objetivos:
En primer lugar, de forma muy escueta, trataremos de delimitar la importancia
de la Documentación Científica para el trabajo del investigador en estos temas.
Siendo consciente de que este tema es ya de por sí extremadamente dilatado,
nuestro objeto, en este sentido, no será otro que el dejar planteado cuál es el
propósito de la documentación y cómo las disciplinas documentales resultan
imprescindibles como intermediarias para hacer llegar al investigador sólo la
información que le interese y no otra.
En segundo lugar, nos centraremos en la tipología, funciones y servicios que
debería prestar un Centro de Documentación para los Estudios de Lectura. Para ello
partiremos de dos premisas que consideraremos sustanciales:
‐ La primera, gravita sobre la idea de que dicho Centro no debería desarrollar
sus trabajos de forma aislada, sino formando parte, junto con archivos y
bibliotecas de un Sistema Global de Información.
‐ Y la segunda, consiste en encuadrar la tipología del Centro a diseñar como lo
que vienen comúnmente denominado como un Centro de Documentación
Científica Especializada;
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Y en tercer lugar, de forma un poco más analítica, estableceremos las etapas
para la planificación de un Centro de Documentación para el fenómeno lector. Para
ello hemos confeccionado un modelo teórico estructurado en cinco fases y que
intentaremos descifrar de manera sucinta y clarificadora. En definitiva, iremos de lo
general a lo particular, esto es, de la necesidad de las disciplinas documentales al
despliegue de las mismas para la planificación de un Centro de Documentación para
el estudio de lectura. Y todo ello, como digo, con él ánimo de favorecer su
investigación.
2. LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA Hoy nos encontramos inmersos en el espacio referente denominado
comunicación-mundo.1 Hoy todo es información. Lo que no se comunica no existe y
lo que no se informa está condenado al rigor de la nada. Así, cuando oímos hablar
todos los días de la Sociedad de la Información y Digitalizada –ahora, con matices
que no glosamos, se denomina Sociedad del Conocimiento- y de que la capacidad
para almacenar y transmitir la información es la verdadera palanca de progreso,
parece, en efecto ocioso, insistir en la importancia de la Documentación Científica.
En el campo de las prácticas y usos de la lectura son, posiblemente, varios
cientos las revistas vinculadas a la temática. Si además estamos hablando –como es
el caso- de unos contenidos tangenciales a múltiples áreas de conocimiento,
podríamos calcular una producción bibliográfica anual de miles de referencias,
incluyendo artículos de revistas, monografías, informes y otros documentos. Y eso
siendo demasiado estrictos.
Ante la magnitud de estas cifras resulta imprescindible la existencia de una
disciplina científica intermedia que haga llegar al usuario final exclusivamente la
información que le concierne. Evidentemente, esta actividad resultará más lograda
cuanto más se acerque al paradigma de que el investigador reciba toda la
información potencialmente relevante y ninguna que le sea insignificante o
insustancial para sus objetivos.
1Vid. MATTERLART, Armaud: La comunicación-mundo. Historia de las ideas y de las estrategias.
Madrid: Fundesco, 1993.
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Por consiguiente, podríamos decir, que la Documentación es una disciplina
científica encargada de hacer llegar a los usuarios la información que demandan.
Como diría el profesor López Yepes, debe “actuar de interfaz entre los productores
y los utilizadores de la información ocupándose de la recogida y análisis de los
documentos científicos, el almacenamiento de la información en ellos contenida, y
recuperación y difusión de la misma, a fin de que alcance rápida y eficazmente a
quienes puedan utilizarla”.2
Ahora bien, entendemos que la Documentación se hace operativa cuando se
aplica a un campo del saber determinado, esto es, cuando se destina a un contexto
específico. En definitiva, y como es el caso que ahora nos mueve, cuando se trata
de Documentación especializada. En este sentido, y claramente en lo concerniente
al ámbito del fenómeno lector, y dado su claro perfil globalizador y heterogéneo
donde es complicado poner límite a la temática, se hacen necesario, al menos, dos
elementos:
- Por un lado, una metodología de trabajo, que venimos denominando desde nuestra
área de conocimiento como proceso documental. Naturalmente para su desarrollo
seguiremos unas técnicas concretas y específicas, que tienen como objeto la función
informativa.
- Por otro, un lugar donde podamos poner en práctica la metodología diseñada y
realizar las consiguientes operaciones. Se trata del Centro de Documentación, que
no necesariamente debe tener una entidad física, sino que también puede ser de
carácter virtual. Veamos, pues, cuáles deben ser la misión y las consecuentes
prácticas que debe prestar un Centro de Documentación para los Estudios de
Lectura.
2 Extraído de Vid. LÓPEZ YEPES, J. “Qué es la Documentación”. En: LÓPEZ YEPES, J. (Comp.) Fundamentos de Información y Documentación. Madrid. Eudema, 1989(1ª ed.), p. 50; también, entre otros trabajos, LÓPEZ YEPES, J., “Hacia una teoría de la documentación”. En: Manual de Información y Documentación. Madrid : Pirámide, 1996, p. 75.
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3. MISIÓN DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN PARA EL ESTUDIO DE LA LECTURA
Desde un punto de vista quizás demasiado sintético, para que sea factible la
investigación o la estricta información en los múltiples contextos que supone el
fenómeno lector, resultan imprescindibles tres componentes:
a) Por un lado, poder obtener de manera pertinente aquellos documentos
vinculados a la temática. Nos referimos tanto a los documentos primarios
como aquellos otros elaborados y que suponen ser la abstracción de los
primeros, esto es, los designados como documentos secundarios, que más
abajo especificaremos.
b) En segundo lugar, tratar documentalmente la información concerniente a la
temática. Para ello, se deberán efectuar lo que se denominan análisis
formales y de contenido. Hablamos de clasificación, catalogación, indización y
resúmenes analíticos.
c) Y, por último, y no menos importante, disponer de un servicio de referencia y
orientación especializado en la temática. Es sustancial en este sentido, que el
documentalista encargado transforme los documentos primarios en nuevos
productos documentales en el afán de hacer la información al potencial
usuario o investigador.
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PLANIFICACIÓN
PersonalFormación
Equipo de trabajo
InstalacionesMobiliarioEquipos
HardwareSoftware
Reprografía
Productos documentales
Tesauro
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS MATERIALES
RECURSOS TECNOLÓGICOS
RECURSOS METODOLÓGICOS
• Recopilar y transmitir fuentes de información
• Procesamiento de la información
• Disposición de un servicio de referencia y orientación especializado
OBJETIVOS
PLANIFICACIÓN
Objetivos del centro de Documentación. Fig. 1
Ahora bien, existen diferentes modelos de Centros de Documentación,
dependiendo del servicio que ofrezcan y de acuerdo con las funciones que tenga
establecida. A decir de Félix del Valle, a quien seguimos, existen tres tipos básicos3:
‐ En primer lugar, aquellas unidades de información que tienen como función el
tratamiento de la documentación primaria. No son estrictamente centros de
documentación. Hablamos de bibliotecas, archivos y mediatecas, donde se
realizan operaciones de recogida, organización, conservación y difusión de la
documentación primaria.
‐ En segundo lugar, lo que F. del Valle denomina “Centros especializados en la
difusión de la información referencial”. Son los que comúnmente denominados
como Centros de Documentación y tienen como objeto fundamental suministrar y
transmitir a los potenciales usuarios e investigadores la información que
demanden. Como podremos observar más abajo la información que proporcionan
estas entidades resulta ser múltiple –formal y/o de contenido-, heterogénea – de
3 Extraído de VALLE GASTAMINZA, F. del. “Las funciones documentales: Tipología de centros y servicios de documentación”. En: LÓPEZ YEPES, J. Fundamentos…Op. Cit., pp. 210-214. También en LÓPEZ YEPES, J. “Introducción al estudio de los sistemas de información y documentación en las organizaciones”. En Ibídem, pp. 201-209
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documentos primarios y/o secundarios- y gradual –desde esporádicamente hasta
exhaustivamente atendiendo a temas potenciales de interés-. Acaban
convirtiéndose en referentes de la temática especializada y orientadores de
dudas y respuestas. Habitualmente se encuentran vinculados a centros docentes
o de investigación, generándose en su entorno una biblioteca experta y científica.
‐ Por último, existe un tercer tipo distinguido por Félix del Valle como Centro de
Tratamiento y Comunicación de la Información, consistente en no organizar ni
suministrar documentos primarios ni documentación referencial, sino información
ya tratada para ser comunicada.
Claramente, el Centro de Documentación a diseñar en nuestro caso, se
corresponde con un Centro de Documentación Científica Especializada. Dicho esto,
veamos cuáles son las funciones documentales que configuran la actividad del
Centro de Documentación para el Estudio de la Lectura:
‐ En primer lugar, lo que se designa en todos los manuales de documentación
como funciones de entrada, esto es, acopio de los documentos que interesen al
Centro. Las operaciones básicas son la selección, la adquisición y el registro de
documentos. Naturalmente no es obligado que físicamente los documentos se
localicen en el centro de documentación.
‐ En segundo lugar, funciones de tratamiento de la documentación. Aunque más
abajo nos detendremos en este aspecto que consideramos neurálgico, baste
decir aquí que hacemos referencia a aquellos procedimientos que permiten
representar el contenido de los documentos de forma distinta a la primitiva con el
objeto de referenciar la información contenida y, en consecuencia, pueda ser
recuperada en consulta y difundida posteriormente. Hablamos de análisis formal
o catalogación, y análisis de contenido o clasificación, indización y resumen
analítico. 4
4 Vid Chan, L.M.Cataloging and classification: an introduction (2.ª ed.). NuevaYork: McGraw-Hill, 1994; Pinto Molina, M. Análisis documental: fundamentos y procedimientos. Madrid: Eudema (Eudema Universidad: Manuales. Documentación), 1993; Rowley, J.E. Organising knowledge: an introduction to information retrieval (2.ª ed.). Aldershot: Gower, 1992; Taylor, A.G. (1999). The organization of infomation. Englewwod, Colorado: Libraries Unlimited; Wynar, B.S.; Taylor, A.G. Introduction cataloging and classification (8.ª ed.). Englewood, Colorado: Libraries Unlimited (Library Science Text Series), 1992.
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‐ En tercer lugar, funciones de salida. Se trata de la elaboración de productos
documentales adaptados a las demandas de los usuarios. Es una acción
fundamental porque nada de lo que hemos realizado en fases anteriores tendría
sentido si no somos capaces de difundir la información confeccionada y hacerla
llegar al usuario.
‐ Y por último, aunque desde otra perspectiva, funciones de sustento con objeto de
mantener y supervisar lo realizado. Incluye funciones administrativas, de gestión,
de obtención de recursos, de evaluación, etc.
ADQUISISICIÓN
Análisis Documental Catalogación, resumen analíticoe indización
Depósito de documentos
Ficheros automatizadosDIFUSIÓN
USUARIOS
Orientación, elaboracióny productos documentales
Las funciones documentales. Fig. 2. elaboración propia y F. Valle
SELECCIÓN
Veamos a continuación cuáles podrían ser las etapas para la planificación de
un Centro de Documentación para los Estudios de Lectura. Para ello, expondré de
manera sintética las fases del modelo teórico diseñado, señalando las operaciones y
técnicas a realizar en cada una de ellas. Cabe decir a tal efecto, que el modelo
realizado es propio, si bien nos han resultado provechosos diferentes materiales: por
un lado, el Sistema METRICA, versión 35, que es el Método para el Desarrollo de
Sistemas de Información promovido por el Consejo Superior de Informática con
diferentes versiones, o algunos manuales para el proceso técnico de Unidades
Documentales confeccionado por consultores y la Secretaría de la UNESCO; por
otro lado, hemos consultado de forma provechosa, modelos no pensados para
5 Vid. http://www.csae.map.es/csi/metrica3/index.html (consultado el 20 de enero de 2010).
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Centros de Documentación sino para la planificación de otras unidades de
información, especialmente archivos.6
4. ETAPAS PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
PARA LOS ESTUDIOS DE LECTURA
Estableceremos en principio, por tanto, las fases generales de este desarrollo.
Son cinco:
La 1ª fase: Definición del proyecto e identificación y análisis de la situación; La 2ª fase: Diseño y realización del plan de actuación: (delimitaciones, desarrollo teórico y constitución del Centro) La 3ª fase: Explicación y autorización del diseño del Centro La 4ª fase: Implantación del proyecto diseñado; Por último, la 5ª fase: Revisión y control de rendimiento proyecto implantado.
FASE 1DEFINICIÓN,
IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS
DE LA SITUACIÓN
FASE 2DISEÑO Y
REALIZACIÓNDEL PLAN DEACTUACIÓN
FASE 3EXPLICACIÓN
YAUTORIZACIÓN
DEL DISEÑO
FASE 4IMPLANTACIÓN
DEL PROYECTO
FASE 5REVISIÓN Y
CONTROL DELRENDIMIENTO
FASES PARA LA PLANIFICACIÓN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN PARA EL ESTUDIO DE LA LECTURA
Fases para la planificación. Fig. 3
6 Vid. NUÑEZ FERNÁNDEZ, E. Organización y gestión de archivos. Gijón: Trea, 2003, pp. 490 y ss; MONEDA CORROCHANO, Mercedes de la. “Un archivo de empresa: un concepto integrado”. En.: RUIZ RODRÍGUEZ, A.A.(Ed.) Manual de Archivística. Madrid: Síntesis, 1995, pp. 235-262; y GARCÍA MORENO, Mª A. “Metodología para elaborar un proyecto documental en la empresa”, en Documentación de las Ciencias de la Documentación, 1998, 21, pp. 143-156.
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Expondremos a continuación, las tareas esenciales a desarrollar en cada fase
de planificación: diagnóstico
4.1. Primera etapa: Definición del proyecto e identificación y análisis de la situación
La primera fase tiene por objeto la definición del proyecto y la identificación y
análisis de las necesidades que determinan la planificación de un Centro de
Documentación para los Estudios de Lectura en el marco de una universidad o red
de universidades. Todo ello deberá concluir en un diagnóstico ulterior lo más objetivo
posible.
En este sentido, parece obvio que lo primero que debemos considerar es el
análisis de la entidad o entidades universitarias, donde se acoja el centro.
Posiblemente, el marco ideal sería hacerlo en el contexto de redes universitarias,
como por ejemplo la Red de Universidades Lectoras.7 En consecuencia, se
demandará un conocimiento del marco legal y jurídico y aquel otro contorno
normativo interno que pudiera resultarnos útil, como directrices generales, manuales
de normas de organización, sistemas de calidad, catálogo de puestos y funciones,
etc.
Más complejidad tiene el análisis de la necesidad para la planificación de un
Centro de este tipo. Lógicamente, para iniciar un proyecto de esta envergadura es
porque previamente se ha constatado su necesidad. En este orden de cosas, la Red
de Universidades Lectoras en el plenario que tuvo lugar en Castelo Branco durante
los días 16 y 17 de noviembre de 2009 constató la urgencia de confeccionar un
Centro de Documentación para los Estudios de Lectura como fenómeno transversal
al conjunto de las disciplinas, y, en consecuencia, insertó el proyecto que ahora
redactamos en sus líneas preferentes de actuación para el año 2010 y siguientes.
Consideramos asimismo, que proyectos de este tipo suponen, tal y como expone
entendemos que acertadamente Eduardo Núñez, un elemento de prestigio
corporativo, poniendo en valor determinados activos universitarios y potenciando
una imagen más letrada e instruida que muestra su respeto a través de un
importante y brillante discurso humanista a la realidad circundante. En definitiva, el
7 http://universidadeslectoras.org/
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Centro que se propone debe ser ofrecido a las autoridades universitarias respectivas
posiblemente no desde unos propósitos desprendidos y magnánimos sobre el valor
de la lectura –sin más-, sino como un dispositivo que potenciará la identidad de la
marca universitaria.
Es evidente que las universidades presentan cada vez con mayor ahínco una
política de marketing. Es deseable, por tanto, hacer coincidir nuestras intenciones
con las de las estrategias empresariales que persiguen los cuadros directivos
universitarios. El Centro de Documentación para los Estudios de Lectura podría, en
este sentido, ser provechoso para rentabilizar la imagen culta y legitimadora que se
pretende.
Así, para efectuar el análisis de la necesidad, y atendiendo a estos
parámetros, deberemos hacer un estudio sobre diferentes factores. Podríamos citar
entre los cuales:
‐ un examen de los diferentes Centros de Documentación o de Investigación que
pudiera haber en otras entidades vinculados a la temática8;
‐ un análisis de los recursos que las diferentes universidades estaban dedicando al
fenómeno lector –si es que es el caso- y de los resultados documentales
obtenidos si los hubiera;
‐ y una identificación de tipos de documentos, fuentes documentales y servicios
que debiera ofrecer el Centro de Documentación y usuarios potenciales. Sería
muy útil, en este sentido, hacer un estudio de las diferentes categorías de
usuarios y definir, según los casos, las prioridades que se impongan. Por eso, no
estaría mal –así lo recomienda la UNESCO- realizar cuestionarios para delimitar
los perfiles.
El resultado de esta primera fase de análisis debe conducirnos a la obtención de unas conclusiones generales que nos permitan diagnosticar la situación. Este informe deberá ser presentado a los órganos de gobierno universitarios como avance o resultado previo de la planificación.
8 Vid. por ejemplo: El Centro de Estudios de Promoción de la Lectura y Literatura Infantil perteneciente a la Universidad de Castilla La Mancha http://www.uclm.es/cepli/; la Fundación Germán Sánchez Ripérez http://www.fundaciongsr.es/; o el Centro de Documentación del Libro del Ministerio de Cultura con más de 5.000 títulos vinculados a la temática: http://www.mcu.es/libro/MC/CentroDoc/index.html.
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FASE 1.DEFINICIÓN DEL PROYECTO, IDENTIFICACIÓN
Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
Análisis de las instituciones
universitarias
Análisis de la necesidad de un CDL
Diagnóstico de la
situación
1ª Fase de la planificación. Fig. 4
4.2. Segunda etapa: Diseño y realización del Plan de actuación
La segunda fase es, posiblemente, la de genuina construcción por cuanto es en
la que se debe componer el desarrollo creativo de lo que será nuestro Centro de
Documentación. Deberá ser eficiente, eficaz y económicamente sostenible.9
Así, entiendo que el proyecto de desarrollo se estructura en dos grandes
fases: por un lado, el establecimiento de fronteras que delimiten el desarrollo; y, por
otro, la organización y estructura del mismo. Veamos un poco más detenidamente
estos dos aspectos.
1. La delimitación del Centro de Documentación del estudio de la lectura,
consistirá en las siguientes cuestiones:
a) Por un lado, delimitación de objetivos, que como ya hemos resuelto serían
tres:
‐ Constituirse como sistema de información en el marco de las diferentes institución universitaria, para satisfacer las necesidades informativas de los usuarios;
9 Eduardo Núñez, por ejemplo, para Archivos habla de Elaboración del Proyecto de Desarrollo, o Mª A. García Moreno para el desarrollo de un proyecto documental en una empresa, habla de Diseño del Proyecto de Desarrollo (Vid. NUÑEZ FERNÁNDEZ, E. Organización y gestión de archivos Op. Cit., pp. 499., y GARCÍA MORENO, Mª A. “Metodología para elaborar un proyecto documental en la empresa”, Op. Cit., pp. 143-156).
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‐ Disponer de un servicio de referencia y orientación especializado en la temática, para lo cual se deberán confeccionar determinados productos documentales;
‐ Cooperar con otros Centros de Documentación universitarias con objeto de
crear herramientas documentales colectivas.
b) Por otro lado, delimitación temática: Que Entendemos, debiera ser múltiple:
contenidos históricos, vertientes educativas y didácticas, culturales,
biblioteconómicas, etc., esto es, la lectura como fenómeno transversal al
conjunto de las disciplinas. En este sentido, quizás debamos tener un especial
cuidado, dado que la multiplicidad temática en que pueden derivar los
contenidos vinculados a desiguales áreas de conocimiento, no deben
convertir nuestro Centro de Documentación en algo excesivamente dilatado
que impida nuestros objetivos.
c) Igualmente, habrá que delimitar documentalmente nuestro Centro.
Entendemos que, dicho de forma telegráfica, deberá acoger multiplicidad de
tipos y fuentes documentales, que se ofrecerán en Biblioteca especializada,
Hemeroteca, Fonoteca, Fototeca y Videoteca. Y todo ello, integrado en un
Gestor documental Automatizado.
d) Asimismo, habrá que delimitar los recursos que consideramos
imprescindibles. Esencialmente se agruparán en cuatro apartados: recursos
personales (al menos dos personas a tiempo completo), materiales (espacio,
mobiliario, etc.), tecnológicos (tanto de hardware como software) y
metodológicos, (entendiendo estos últimos como instrumentos de matices
técnicos y procedimentales como estudios técnicos de procesos de calidad,
manuales de procedimiento, estudios de usuarios, etc.).
e) Del mismo modo, habrá que delimitar los servicios a prestar, y que
apriorísticamente consistirían en:
‐ Difusión de documentos primarios, esto es, documentos originales y
completos;
‐ Publicación de documentos secundarios, es decir, abstracción de documentos
primarios (por ejemplo, bibliografía, boletines, etc.);
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‐ Difusión Selectiva de la Información, esto es, el envío periódico de
informaciones bibliográficas a usuarios abonados y caracterizados por sus
perfiles de interés
f) Por último, habrá que delimitar desde múltiples aspectos las relaciones
exteriores que el Centro pudiera tener con otros Centros análogos.10
2. Una vez delimitado el Centro, deberíamos confeccionar algunos dispositivos
organizativos:
a) Por un lado, el establecimiento de un organigrama, donde además del
órgano ejecutivo y miembros colaboradores y asesores, se debiera contar
con unidades técnicas y documentales. Asimismo, se identificarán las
tareas para cada una de las personas del Centro, y que irán desde las
propias documentales, hasta otras de carácter de difusión y marketing,
que no deben ser olvidadas por su interés. Una buena sistematización de
las actividades de marketing ayudará a encontrar precisas vías de
financiación directas e indirectas. En otros términos, la eficacia debe
publicitarse. b) En segundo lugar, una normativa interna o reglamento que debe ser
aprobado por las autoridades universitarias intervinientes, posiblemente en
plenario de la Red de Universidades Lectoras, y en el que se especifiquen
objetivos, actividades, servicios y recursos. c) En tercer lugar, el establecimiento de un presupuesto y un estudio de
viabilidad. Para ello se deben tener en cuenta los recursos existentes en
las diferentes universidades –si los hubiere- y los recursos necesarios –ya
mencionados- para la implantación. Para un ajustado presupuesto se
deberán tener en cuenta inversiones, gastos corrientes previstos y
10 Por ejemplo, el Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe (CERLALC), IBBY - International board on books for young people, Fundación LEER de Argentina, el Banco del Libro en Venezuela, Promolibro de Perú a partir del Consejo Naciopnal de democratización del Libro y de Fomento de la Lectura, el CEDILI, Centro de Documentación e Información de Literatura Infantil de Perú, el IRA de EE.UU. (International Reading Association), o el RIF de EE.UU (Reading is fundamental), etc.
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presupuesto de personal. Entendemos que sería alrededor de 40.000€
anuales, incluyendo los gastos de contrato de personal. d) En cuarto lugar, una temporalización del proceso de implantación. Se
especificarán –tal y como lo estamos haciendo- las fases de implantación
en calendario. Naturalmente, cuando se trabaje la temporalización
concreta se habrán de tener en cuenta las posibles incidencias y
soluciones.
3. Todo esto que acabamos de exponer y que constituye el modelo teórico
trazado – tanto en su delimitación como en los aspectos organizativos- deberá
plasmarse en un informe, cuyas características deben ser la flexibilidad, el realismo y
la defensa de un modelo funcional.
FASE 2.DISEÑO Y REALIZACIÓN DEL PLAN DE ACTUACIÓN DEL CDL
Delimitación del CDL:•Objetivos•Temático
•Documental•Recursos•Servicios
•Relaciones exteriores
Redacción de un informe
Estructura del CDL:•Organigrama•Reglamento
•Presupuesto y viabilidad•Temporalización
•Integración
2ª Fase de la planificación. Fig. 5
4.3. Tercera etapa: Explicación y autorización del diseño
Una vez diseñado y realizado el Plan de Actuación debe ser explicado y autorizado
su diseño por parte de los diferentes gobiernos de las Universidades implicadas y
por el órgano directivo de la Red de Universidades Lectoras.
Entiendo que los principios por los que debe circular dicha presentación son
tres:
1. Por un lado, que el Centro de Documentación diseñado para el estudio de
la lectura sea rentable para la institución universitaria, por sus diversas funciones:
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a) Apoyará a la docencia ofreciendo documentación primaria y secundaria a
quiénes lo soliciten, y participando con asignaturas, programas de Tercer
Ciclo, de Postgrado y Títulos Propios;
b) Favorecerá la investigación en la temática especializada atendiendo a
diversas categorías de usuarios, atendiendo consultas específicas,
colaborando con institutos, centros y grupos de investigación, coordinando
publicaciones, participando en Proyectos de Investigación vinculados, y
posibilitando un tratamiento documental de los fondos.
c) Asesorará con celeridad en cuestiones de hábitos de lectura,
alfabetización informacional, nuevas prácticas lectoras, historia de la
lectura, etc. En este sentido, deberá participar en los diferentes
observatorios de lectura autonómicos y mantendrá una especial
vinculación con las diferentes Redes de Bibliotecas Escolares que tengan
como objetivo el fomento de la lectura en las primeras edades.
d) Y potenciará la identidad de una marca universitaria erudita y culta –
cuestión esta, como ya dijimos, sustancial-.
2. El segundo principio sobre el que debe circular nuestra presentación
debiera ser la vinculación de nuestro centro con los diferentes Sistemas de
Información que disfruten las diferentes universidades implicadas. El Centro de
Documentación sobre el estudio de la Lectura no debe ser un ente aislado sino que
debe estar insertado en los organigramas informacionales de las Universidades,
vinculando actividades y resultados a Archivos y Bibliotecas especializadas.
3. Y un tercer principio, de carácter más pragmático, consiste en hacer ver a las
autoridades de que el modelo diseñado es viable, para lo cual los datos deben ser
expuestos con rigor, las soluciones propuestas coherentes y los recursos solicitados
viables.
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FASE 3.EXPLICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL DISEÑO DEL CDL
Presentación del Proyecto de CDL a las autoridades
universitarias
Aprobación del Proyecto de CDL
Principios
Rentabilidad
Incardinación: Sistema De Información
Universitario
Viabilidad
3ª Fase de la planificación. Fig. 6
Si el proyecto presentado ha recibido la aprobación de la Junta de Gobierno
estaremos en condiciones de iniciar la fase de implantación del sistema, elaborando
todo lo previsto en el proyecto de desarrollo.
4.4. Cuarta etapa: Implantación del proyecto
De manera general, deben distinguirse dos fases distintas en el proceso de
implantación:
1. Por un lado, la fase preliminar: contratación, instrucción y difusión del proyecto.
Naturalmente, lo primero que debemos hacer será adecuarnos de un local para
trabajar y contratar las dos personas -licenciadas en Documentación- encargadas de
llevar a cabo las operaciones de tratamiento documental. Naturalmente, se adecuará
el espacio con los recursos expuestos en la memoria aprobada. Asimismo, el
personal encargado deberá realizar algunos cursos específicos en la temática objeto
de análisis, esto es, la lectura como fenómeno transversal a las diferentes
disciplinas, fijándose especialmente en el estudio y localización de las fuentes de
información relacionadas. Igualmente se deberá dar difusión al proyecto aprobado,
poniéndose especial énfasis en las funciones y actividades a realizar. Para todo ello,
naturalmente deberá haber una gestión económica efectiva.
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2. En segundo lugar, pasaríamos a la fase de organización y desarrollo técnico del
Centro.
a) En lo concerniente a la organización, habría que recopilar las áreas de interés
que han de ser documentadas, confeccionar un registro de necesidades de los
potenciales usuarios, asignar tareas al personal y conformar el trabajo en fases.
Es conveniente, en este orden, -tal y como asesoran algunos autores, como E.
Núñez- comenzar por aquello que nos de unos resultados más satisfactorios a
corto plazo. Ello nos servirá de carta de presentación ante los organismos
universitarios.
b) En segundo lugar, se acometería la fase esencial, esto es, el desarrollo técnico o
tratamiento de la documentación. Se trata, en definitiva, de articular una serie de
operaciones por las cuales pasa el documento, y que en conjunto, constituyen lo
que se viene denominando como cadena documental. Veamos muy brevemente
cuáles son, siguiendo para ello las aportaciones de López Yepes y del Valle
Gastaminza:11
FASE 4.IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO DE CDL
Fase de contratación,instrucción y difusión:
Fase de organización y desarrollo técnico
Difusión del proyecto
Gestión de personal
Gestión económica
Organización del CDL
Método y tratamiento de la documentación
11 VALLE GASTAMINZA, F. del. “Las funciones documentales: Tipología de centros y servicios de documentación”. En: LÓPEZ YEPES, J. Fundamentos…Op. Cit., pp. 210-214. También en LÓPEZ YEPES, J. “Bases para la planificación de un centro de documentación en la agencia de publicidad”. En Ibídem, pp. 215-220.
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4ª Fase de la planificación. Fig. 7
a) En primer lugar contamos con las denominadas operaciones de entrada, que son
aquéllas que tienen por objeto la constitución de los depósitos bibliográficos y
documentales vinculados a la temática. Para ello, hay que seleccionar y adquirir los
fondos, y posteriormente almacenarlos de forma registrada, clasificada y ordenada.
Todo ello consta de diversas fases: identificación de los fondos documentales
(recepción periódica de catálogos físicos y automatizados de editoriales, control de
publicaciones periódicas en cualquier formato especializadas en la temática,
informaciones bibliográficas); identificación de las instituciones productoras de
información –no sólo las internas, sino también de instituciones nacionales e
internacionales-; identificación de los posibles distribuidores de información –bases
de datos, CD-ROM, y lógicamente por red-; adquisición de información bibliográfica
actualizada en el área de especialización; suscripción a listas de correo
especializadas en nuestra temática de investigación y ámbitos afines12; edición
digital de determinada información que consideremos relevante; confección de
página web con contenidos selectivos y realización de bases de datos internas.13
b) En segundo lugar se encuentran las operaciones de tratamiento de la
documentación. Es lo que comúnmente se designa con el nombre de análisis
documental. Se trata de aquellas tareas que están encaminadas a referenciar el
contenido de los documentos, esto es, de poder acceder a la información sin
necesidad de consultar el documento. Dicho análisis gira, aunque ahora con nuevas
perspectivas, en torno a dos polos: la descripción física del documento, es decir,
catalogación; y, por otro, la descripción de su contenido para su ordenación y
localización - es decir, clasificación e indización-, y para su conocimiento e
información -esto es, resumen analítico-. Es el momento, en consecuencia, de la
realización de instrumentos de clasificación, y de la participación del centro de
documentación en la elaboración de un tesauro específico para la estudio de la
lectura que consideramos de enorme interés14. Para su confección deberemos
12 Por ejemplo: Investigación en lectura y escritura, Educación. Temas sobre el profesorado, foro en el ámbito de la animación a la lectura, conocimiento en Sistemas de Información y Documentación, foro para profesionales de bibliotecas y documentación, etc. 13 Agradezco al profesor Antonio Muñoz Cañavate los datos ofrecidos. 14 Entendemos por tesauro “una lista estructurada de conceptos, destinados a representar de manera unívoca el contenido de los documentos y de las consultas dentro de un sistema
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extraer descriptores que representen el contenido de los documentos, sobre los que
el investigador interesado pretende extraer información útil. De manera, que
aquéllos son seleccionados en función de los retos específicos del centro y
atendiendo, en todo momento, a las potenciales demandas del investigador
especializado. Todo ello, clasificación, indización y resumen analítico se presentarán
de manera integrada mediante un gestor documental automatizado.15
c) Y en tercer lugar, contamos con las denominadas operaciones de salida.
Naturalmente su misión es esencial, pues tiene por objeto comunicar al potencial
usuario la información pertinente que necesita. Puede ofrecerse desde el Centro que
diseñamos de diferentes formas:
‐ bajo petición del usuario que llega al centro con una consulta especializada. Para
ello el Centro deberá contar con un modelo de formulario de solicitud donde se
especifiquen los datos relevantes (título, fuentes examinadas, demarcaciones
temporales y contextuales de la pregunta, etc.) y que se completará por el
documentalista posteriormente (traslación a lenguaje normalizado, respuesta
proporcionada, etc.);
‐ por propia iniciativa del Centro de Documentación, mediante préstamo o consulta
en sala de la documentación primaria, o mediante difusión de los productos
documental determinado, y a ayudar al usuario en la indización de los documentos y de las consultas” (AFNOR. Norma NF 47-100, diciembre, 1981). Por otra parte, el tesauro reúne ciertas ventajas que hemos de tener en cuenta: se trata de un lenguaje controlado, es decir, cada documento es inspeccionado, quedando representado por medio de descriptores limitados; es un lenguaje combinatorio postcoordinado, esto es, los elementos que lo componen se combinan, no en el momento de la descripción, sino en el de la recuperación; reúne, además de los descriptores, los no-descriptores o equivalencias semánticas; recoge relaciones de jerarquía y asociación, lo cual permite mostrar categoría de cada uno de los descriptores dentro de una escala conceptual; presenta univocidad semántica, evitando la presencia de la sinonimia y la polisemia; puede actualizarse y ponerse al día periódicamente; y por último, permite la incorporación de notas de alcance históricas, que ayudan sustancialmente a explicar y describir el sentido de los descriptores. Vid nuestra tesis doctoral: El Archivo Histórico de la Universidad de Salamanca. La Colección de Papeles Varios: análisis descriptiva, tesauro y gestión documental automatizada. Vol. 5. Universidad de Salamanca, 1998.
15 Venimos trabajando en esta metodología desde hace más de una dácada. Vid nuestra tesis doctora: VIVAS MORENO, A. El Archivo Universitario de Salamanca. Op. Cit.; y la dirección de las siguientres tesis doctorales: MARTOS GARCÍA, A. Sistema de Información sobre la cultura escrita en el Quijote, PÉREZ ORTIZ, Guadalupe: Documentación conventual en el Archivo Diocesano de Mérida, Badajoz: Confección de un Sistema de Información Histórica (localización, análisis documental y gestión automatizada), o DOS SANTOS MARQUES, J. Alberto. Clasificación del fondo documental del archivo del Gobierno Civil de Lisboa: Sistema de Información apra el estudio de la emigración a Brasil (1886-1900).
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secundarios realizados16;
‐ o, por medio de la denominada “difusión selectiva de la información”. Por el cual
se hace llegar a cada usuario los resultados de su perfil de búsqueda concreta,
esto es, sólo los documentos que se refieren a su tema de interés.17
Lógicamente, antes el Centro debe tener los perfiles de interés de los usuarios de
forma pertinente, porque de ello depende la eficacia del sistema.
16 Serían: boletines de adquisiciones -listado temporal y normalizado de los últimos documentos recibidos en el Centro-;, bibliografía de novedades -de contenido similar al anterior, pero los documentos recogidos no entran necesariamente en el Centro-, bibliografías retrospectivas - que recogen documentos aparecidos sobre un tema determinado a lo largo de un período-, bibliografías analíticas -similares a las anteriores pero informan también sobre el contenido de los documentos, mediante resumen, descriptores e índice temático al final-, boletines de resúmenes - publicaciones periódicas que recogen fichas analíticas de libros y artículos de revistas especializadas- índices especiales -listas de títulos de documentos completados con su referencia y ordenados alfabéticamente por cada una de las palabras que los componen- o boletines de sumarios -que recogen de forma periódica fotocopia o escaneo del sumario de una serie de revistas especializadas sobre la temática, etc.. (Extraído de VALLE GASTAMINZA, F. del. “La difusión como forma operativa del centro de documentación”. En: LÓPEZ YEPES, M. Manual…Op. Cit., pp. 221-227).
17 Cfr. GUINCHAT, Claire ; MENOU, Michel. Los servicios de difusión de información. En: Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y documentación. Madrid: CINDOC, UNESCO, 1990, MARTÍNEZ COMECHE, Juan Antonio. “La difusión documental”. En: Teoría de la información documental y de las instituciones documentales. Madrid: Síntesis, 1995, VALLE GASTAMINZA, Félix del. “La difusión”. En: Operaciones de la cadena documental. Madrid: Instituto Oficial de Radio y Televisión, 1988 (unidad didactica, 104); ídem “Difusión de la información. Metodología y descripción de los instrumentos informativos”. En: Manual de Información y Documentación. Madrid : Pirámide, 1996.
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FASE 4.IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO DEL CDL
OPERACIONES DE ENTRADA
TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
OPERACIONES DE SALIDA Y DIFUSIÓN
OPERACIONES DE TRATAMIENTO
Selección y adquisición Análisis documental
Clasificación Tesauro Gestorautomatizado
Difusión de docs. PrimariosDifusión de docs. Secundarios
DSI
USUARIO O INVESTIGADOR
4ª Fase de la planificación: Tratamiento de la doc. Fig. 8
El documentalista debe informarse, por último, acerca de si el resultado de las
indicaciones dadas ha sido el correcto. Para ello se deberá poner en contacto con el
usuario que formuló la demanda. Asimismo es muy conveniente que realice una
base de datos interrogable de consultas y respuestas donde se reseñe las fuentes
de información sugeridas.
23
4.5. Revisión y control del rendimiento
Una vez desarrollado en su integridad el Centro de Documentación para los
Estudios de Lectura, es el momento de iniciar la última fase, la de revisión y control
del rendimiento. Para ello, se diseñará un Programa de Calidad que deberá aunar
los asuntos insatisfactorios, tanto acerca de la estructura reglamentaria y
organizativa del Centro como del tratamiento de la documentación. Posteriormente
se realizará un análisis de los datos recogidos especificándose las debilidades o
elementos a intensificar, las amenazas o elementos problemáticos, las fortalezas o
elementos seguros y las oportunidades o elementos potenciales (matriz DAFO).
Lógicamente se intentará poner remedio a las deficiencias detectadas, modificando,
corrigiendo o sustituyendo las normas establecidas. De todo ello, se deberá hacer
una memoria anual.
FASE 5.REVISIÓN Y CONTROL DEL RENDIMIENTO DEL CDL
Recogida de datosde los puntos críticos
Análisis de los datos. Matriz DAFO
Redacción de unaMemoria Anual
Propuesta de soluciones
5ª Fase de la planificación: Revisión y control del rendimiento. Fig. 9
La gestión de calidad necesitaría un programa propio en el que ahora no
entramos, si bien estaría encaminada a buscar la satisfacción de las necesidades y
expectativas de los usuarios potenciales del centro.
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5ª Fase de la planificación: Revisión y control del rendimiento. La gestión de calidad. Fuente: GONZÁLEZ, H. “Cómo elegir un software para gestión de la calidad” Informe
del estudio de Consultoría Calidad & Gestión Fig. 10
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PLANIFICACIÓN DE UN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN PARA EL ESTUDIO DE LA LECTURA. ENSAYO TEÓRICO-SINÓPTICO (Fuente propia y adaptación de E. Núñez, M. de la Moneda y Mª A. García)18
FASE I
DEFINICIÓN IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
Análisis de la entidad
Las instituciones universitarias Análisis historiográfico
Análisis de la necesidad para un Centro de Documentación en Historia de las Universidades
Análisis previo de la situación
Análisis de la organización documental existente
Análisis de los recursos habidos
Humanos
Metodológicos
Tecnológicos
Materiales Análisis de los resultados obtenidos hasta el momento
Análisis funcional de la necesidad de información: justificación de un Centro de Documentación para el estudio de la Lectura
Identificación de los tipos de información a Identificación de tipos de documentos Identificación de fuentes documentales Identificación de los servicios que debería ofrecer el centro de documentación a diseñar Identificación de los usuarios potenciales
Análisis externo: Otros centros de documentación vinculados
Establecimiento del diagnóstico:
El centro de documentación como necesidad para la investigación de la Lectura como fenómeno transversal
Inclusión del Centro de Documentación en el Sistema de Información de las Universidades
Archivo Histórico Universitario Biblioteca Antigua Centro de Documentación para el estudio de la Lectura. La red de Universidades Lectoras
18 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, E. Organización y gestión de archivos Op. Cit., pp. 490 y ss; MONEDA CORROCHANO, Mercedes de la. “Un archivo de empresa: un concepto integrado” en RUIZ RODRÍGUEZ, A.A.(Ed.) Manual de Archivística. Madrid: Síntesis, 1995, pp. 235-262; y GARCÍA MORENO, Mª A. “Metodología para elaborar un proyecto documental en la empresa”, en Documentación de las Ciencias de la Documentación, 1998, 21, pp. 143-156.
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FASE II DISEÑO Y
REALIZACIÓN DEL PLAN DE
ACTUACIÓN
Definición y delimitación del
Centro de Documentación para el estudio
de la lectura
Definición de Centro de Documentación Delimitación de objetivos
Objetivos generales Objetivos específicos
Delimitación temática
La investigación: el fenómeno lector La lectura como fenómeno transversal La red de Universidades Lectoras
Delimitación documental
Multiplicidad de tipos y fuentes documentales
Determinación de diferentes secciones
Biblioteca: monografías Hemeroteca: periódicos y revistas Fonoteca: documentos sonoros Fototeca: fotografías Videoteca: videos Sección de documentos: informes, recortes, demandas solucionadas, etc.
Delimitación de recursos
Recursos humanos Recursos metodológicos Recursos tecnológicos Recursos materiales
Delimitación metodológica
Identificación, selección y adquisición de los documentos y lainformación Tratamiento y análisis documental Resultados y nuevos productos informativos
Delimitación de servicios
Consulta de la documentación Difusión de documentos primarios Difusión de documentos secundarios Servicio de DSI (Difusión Selectiva de la Información)
Análisis de la posibilidad de inclusión en el marco de la RED DE Universidades Lectoras: integración en un Sistema Documental Interuniversitario (SDI)
Estructura del Centro de
Documentación a diseñar
Organigrama: órgano ejecutivo y miembros colaboradores y asesores (especialistas en Educación, Biblioteconomía y Documentación y por áreas temáticas) Redacción de un reglamento propio Establecimiento del Proceso de información
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diseño teórico del Centro
Diseño documental Diseño de soluciones tecnológicas
Redacción de un informe para la implantación de un Centro de Documentación para el estudio de la Lectura
Prolegómenos del Informe
Causas Objetivos Metodología Definición del Centro de Documentación propuesto
Características teóricas generales del centro de Documentación propuesto
Modelo global Modelo flexible Modelo realista Aplicación de las tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) Modelo funcional Modelo sistémico: El Centro de Documentación como subsistema de Información
Organización teórica del Centro de Documentación propuesto
Organización y fases de cada una de las tareas por orden cronológico Identificación de cada trabajo para cada una de las personas del Centro Establecimiento de canales de comunicación dentro del Centro de Documentación
Actividades y desarrollo técnico del Centro de Documentación
Actividades del Centro Definición de los métodos de trabajo Tratamiento de la documentación Tecnologías de la información
Presupuesto y estudio de viabilidad
Recursos existentes Recursos necesarios para la implantación Presupuesto
Temporalización del proceso de implantación
Fases de implantación (calendario realista) Objetivo para cada una de las fases Posibles incidencias y soluciones Personas y servicios implicados
Integración en el Sistema de información de las Universidades
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FASE III. EXPLICACIÓN Y AUTORIZACIÓN
DEL DISEÑO
Presentación del proyecto
Presentación del Proyecto de Desarrollo a las autoridades universitarias para su aprobación
Principios
Rentabilidad para la institución universitaria Incardinación en el Sistema de Información Global Universitaria
Funciones Apoyo a la docencia Apoyo a la investigación Soporte de la imagen universitaria
Viabilidad del proyecto Aprobación del proyecto
FASE IV: IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO
Fase de información y
formación
Difusión del proyecto aprobado
Gestión de
Personal
DirecciónEspecialista en Documentación Conocimiento de las técnicas documentales
Resto del personal
Cursos de formación: organización y gestión de centros de documentación
Gestión económica Elaboración de presupuesto Obtención de recursos técnicos y materiales
Fase de organización y
desarrollo técnico del Centro de
Documentación
Organización del Centro de Documentación
Fases de trabajo y dotación presupuestaria Asignación de tareas al personal Establecimiento de canales de comunicación
Actividades y desarrollo técnico
Actividades del Centro
Visitas a otros Centros similares Adquisición de documentos Tratamiento documental Difusión de la información Difusión y publicidad del Centro
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Control y evaluación
Método y tratamiento de
la documentación
Operaciones de entrada:
selección y adquisición de
información
Identificación de fondos documentales Identificación de instituciones productoras de la información (internas y externas) Identificación de distribuidores de la información (bases de datos, CD-ROM, teledocumentación y por red) Adquisición de información bibliográfica actualizada en Lectura como fenómeno transversal Identificación de los brokers de información en el contexto lector Suscripción alistas de correo especializadas en Educación, Documentación y otros campos afines Edición digital de determinada información Confección de página web Realización de bases de datos internas
Operaciones de tratamiento de la
Descripción física
Catalogación (ISBD, etc.)
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documentación: el análisis
documental
Descripción de
contenido
Indización: Confección de un tesauro para el fenómeno lector Clasificación temática Resumen analítico
Operaciones de salida:
comunicar la información demandada
Modelos de formularios de solicitud Comunicación de los propios documentos primarios
Comunicación de los documentos secundarios
Boletín de adquisición Novedades Bibliografía retrospectivaBibliografía analítica Boletín de resúmenes Boletín de sumarios, etc
Difusión selectiva (DSI) Fichero de de demandas y respuestas Fichero de resultados
Tecnologías de la información
Modalidad de conexión a redes telemáticas Hardware Software (gestores documentales, bases de datos, etc.)
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FASE V: REVISIÓN Y
CONTROL DEL RENDIMIENTO
Técnicas de control y recogida de datos de los puntos críticos
Acerca del Centro de Documentación en general
Aspectos reglamentarios y organizativos Actualización de recursos Formación continua
Acerca del tratamiento de la documentación
Actualización de la información Revisión de actividades Revisión de operaciones de entrada, análisis y salida de la documentación
Análisis de los datos recogidos:
Matriz DAFO
Debilidades: Elementos a intensificar Amenazas: Elementos problemáticos Fortalezas: Elementos seguros Oportunidades: Elementos potenciales
Soluciones alternativas
Corrección de la norma o procedimiento seguido Retirada de la norma o procedimiento y sustitución por otra
Redacción de una Memoria Anual
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