Propuesta para optimizar el proceso de cotización en el departamento de
compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia
Edo. Carabobo.
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA
Propuesta para optimizar el proceso de cotización en el departamento de
compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia
Edo. Carabobo.
Empresa: Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Planta Cartoenvases
Valencia
AUTORA: Giselle Harb
C.I.: 21.476.882
San Diego, Agosto 2014
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
______________________________________ Adriana Díaz C.I: 13.547.667 Tutor Académico
__________________________________________ Emilio González C.I: 16.145.885 Tutor Empresarial
AUTORA: Giselle Harb
C.I.: 21.476.882
San Diego, Agosto 2014
ACEPTACIÓN DEL TUTOR
Quien suscribe, Lcda. Adriana Díaz portador(a) de la cedula de identidad
N° V-13547667, en mi carácter de tutora del informe de pasantía presentado por
la ciudadana Giselle Harb portador(a) de la cedula de identidad N° V-21476882,
titulado: Propuesta para optimizar el proceso de cotización en el
departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de
Venezuela S.A., Valencia Edo. Carabobo, presentado como requisito parcial
para optar al título de Licenciada en Contaduría Publica, considero que dicho
informe reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la
presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe.
En San Diego, a los 14 días del mes de Agosto del año dos mil catorce.
_____________________________________ Adriana Díaz
C.I: 13.547.667
DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso y a la Virgen del Valle porque me dan la fortaleza
necesaria y la luz en el camino para emprender cada día de mi vida,
demostrándome en cada obstáculo que nada es imposible si mantengo la fe, la
esperanza y las ganas de alcanzar mis metas.
A mi familia, en especial a mis padres y hermanos, por inculcarme los
valores y principios necesarios que influyeron a que fuera una persona
emprendedora y luchadora, siempre agradeciendo su apoyo en cada momento para
alcanzar mis metas.
A mis amigos, quienes estuvieron siempre conmigo para apoyarme a
cumplir esta meta.
AGRADECIMIENTO
Doy gracias a mi Dios por darme la sabiduría suficiente para lograr
con éxito esta meta, siempre escuchando mis oraciones y acompañándome en
cada día de mi vida.
A la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., por brindarme la
oportunidad de realizar este proyecto en sus instalaciones y en especial a mi tutor
empresarial y amigo Emilio González, por enseñarme sus conocimientos, tenerme
la paciencia suficiente, su colaboración y sobre todo por haberse prestado como
tutor para la realización de mis pasantías.
A mi querida tutora la Lcda. Adriana Díaz, por su apoyo profesional, por
brindarme tanta sabiduría y por haber aceptado guiarme en esta etapa tan
importante de mi vida.
A la Universidad Jose Antonio Páez y todo su gremio de profesores que
contribuyeron en mi formación personal.
A mis queridos padres Samir y Jose Luis, y a mi madre Ruth, por darme la
vida y haberme llenado de tanto cariño, apoyándome siempre en cada paso de mi
vida y en el logro de mis metas.
A mis hermanos Michell y Sammy, por ser mis protectores y compañeros,
porque de una forma u otra han aportado al logro de esta meta.
A todos mis familiares y amigos, en especial a Alfredo, quienes día a día
me apoyaron y estuvieron conmigo en la lucha de mis sueños.
A ustedes Gracias Infinitas.
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO
INTRODUCCÍON 1
CAPÍTULOS
LA EMPRESA 3
1.1 Ubicación de la empresa 3
1.2 Reseña Histórica de la empresa 3
1.3 Descripción de la empresa 5
1.4 Misión 5
1.5 Visión 6
1.6 Valores 6
1.7 Organigrama Estructural de la Empresa 7
1.8 Descripción del Departamento 8
1.9 Actividades realizadas por el pasante 8
EL PROBLEMA 9
2.1 Planteamiento del Problema 9
2.2 Formulación del Problema 11
2.3 Objetivos de la Investigación 11
2.3.1 Objetivo General 11
2.3.2 Objetivos Específicos 12
2.4 Justificación del Estudio 12
2.5 Alcance 13
2.6 Limitaciones 13
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL 14
3.1 Antecedentes 14
3.2 Bases Teóricas 18
3.2.1 Compras 18
3.2.2 Funciones del Departamento de Compras 18
3.2.3 Etapas del Proceso de Compras 19
II
I
III
PP.
3.2.4 Gestión de Compras 21
3.2.5 Inflación 22
3.2.6 Teorías sobre la Inflación 22
3.2.7 La Inflación y el Índice Nacional de Precios
al Consumidor 23
3.2.8 La Inflación y la Unidad Tributaria 24
3.3 Bases Legales 25
3.3.1 Ley del Banco Central de Venezuela 25
3.3.2 Código Orgánico Tributario 26
3.4 Definición de Términos Básicos 27
FASES METODOLÓGICAS 29
4.1 Fases Metodológicas 29
RESULTADOS 32
5.1 Análisis e Interpretación de los Resultados 32
5.2 Cumplimiento de la Fase I 33
5.3 Cumplimiento de la Fase II 44
5.4 Cumplimiento de la Fase III 46
5.4.1 Presentación de la Propuesta 46
5.4.2 Justificación de la Propuesta 47
5.4.3 Objetivo de la Propuesta 47
5.4.4 Factibilidad de la Propuesta 48
5.4.5 Desarrollo de la Propuesta 48
CONCLUSIONES 51
RECOMENDACIONES 52
REFERENCIAS 53
IV
V
1
ÍNDICE DE ORGANIGRAMAS, CUADROS Y GRÁFICOS
CONTENIDO pp.
ORGANIGRAMAS
Organigrama Estructural de la Empresa Smurfit
Kappa Cartón de Venezuela S.A., planta
Cartoenvases Valencia
CUADROS
Cuadro 1. Petición de Oferta (Cotización) 10
Cuadro 2. Cumplimiento del ciclo de compras 34
Cuadro 3. Monto mínimo de las cotizaciones 35
Cuadro 4. Variedad de proveedores 36
Cuadro 5. Alcance de cotizaciones por UT 37
Cuadro 6. Control de solicitudes 38
Cuadro 7. Pérdida de Ofertas 39
Cuadro 8. Control de envío de peticiones de oferta 40
Cuadro 9. Atención diaria de solicitudes 41
Cuadro 10. Monitoreo del ciclo de compras 42
Cuadro 11. Optimización del ciclo de compras 43
Cuadro 12. Matriz DOFA 44
Cuadro 13. Comparación de la inflación 48
Cuadro 14. Variación de la inflación mensual 49
Cuadro 15. Aumento de la UT 49
GRÁFICOS
Gráfico 1. Cumplimiento del ciclo de compras 34
Gráfico 2. Monto mínimo de las cotizaciones 35
Gráfico 3. Variedad de proveedores 36
Gráfico 4. Alcance de cotizaciones por UT 37
Gráfico 5. Control de solicitudes 38
Gráfico 6. Pérdida de Ofertas 39
7
1
Gráfico 7. Control de envío de peticiones de oferta 40
Gráfico 8. Atención diaria de solicitudes 41
Gráfico 9. Monitoreo del ciclo de compras 42
Gráfico 10. Optimización del ciclo de compras 43
1
INTRODUCCIÓN
La visión acerca de los procedimientos, la gestión, y la manera de cómo se
debe implementar el proceso de compras, hoy en día, requieren un mayor control
en sus elementos, esto debido a que son una parte esencial de una empresa.
Es por ello, que los procedimientos que se llevan a cabo dentro del
departamento de compras deben ser ejecutados de la mejor manera posible,
evaluando los diferentes aspectos que influyen en su correcto desarrollo
empresarial, esto, depende en gran medida de las estrategias que se tengan para
implementar una vez ya se hayan identificado las diferentes problemáticas o
debilidades que esta pueda poseer, para que así, se pueda crear o implementar
nuevos procedimientos eficaces para una mejor ejecución de las operaciones,
generando en consecuencia menos retrasos en los ciclos de compras dentro de la
empresa.
En este orden de ideas, el presente informe de pasantías hace referencia al
caso que se presenta el Departamento de Compras de la empresa Smurfit Kappa
Cartón de Venezuela S.A., Planta Cartoenvases Valencia, ya que en la actualidad
la misma presenta problemas relacionados con los procedimientos de cotizaciones
y este se refleja en el ciclo de compras, es por ello que lo que se quiere a través de
este informe es lograr diagnosticar dichas problemáticas, determinar las
debilidades que se presentan para posteriormente transformarlas en fortalezas,
esto, diseñando una propuesta de trabajo que ayude a mejorar el ya antes
mencionado ciclo de compras dentro de la empresa.
En esta oportunidad, se realiza en una primera entrega, un anteproyecto el
cual está constituido por cinco (05) capítulos.
Capítulo I: Se presenta a la empresa Smurfit Kappa de Venezuela, donde se
describe Ubicación, Descripción de la Empresa, Misión, Visión, Valores,
Organigrama Estructural de la Empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A.,
2
Planta Cartoenvases Valencia, Descripción del Departamento donde se realizó la
pasantía, Actividades Desarrolladas durante la pasantía.
Capítulo II: Se Plantea la problemática del informe, así como también, la
formulación del problema, seguido de sus objetivos generales y específicos,
haciendo justificación de los mismos y haciendo referencia del alcance y
limitaciones que esta posee.
Capítulo III: Se colocan los antecedentes que sirvieron de base para el
desarrollo de este informe de pasantías, así como las bases teóricas y los términos
que son necesarios aclarar para la compresión de este anteproyecto
Capítulo IV: En este se muestran las Fases metodológicas a seguir para
desarrollar el proyecto, como el Diagnostico de problemas, Determinación de
debilidades y fortalezas y el diseño de la Propuesta.
Capítulo V: Se analizan e interpretan los resultados obtenidos, luego de
haber aplicado las diferentes técnicas de recolección de información que hacen el
cumplimiento de las fases metodológicas. Se realiza el diagnostico de los procesos
contables que se llevan a cabo en la organización, identificación de los elementos
vinculados en el adecuado proceso de las cotizaciones y se crea una propuesta
para optimizar el proceso de cotización en el departamento de compras.
3
CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1 Ubicación de la Empresa
Smurfit Kappa Cartón de Venezuela, planta Cartoenvases Valencia, se
encuentra ubicada en la Zona Industrial Municipal Sur, Av. Domingo Olavarría,
Valencia - Estado Carabobo.
1.2 Reseña Histórica de la Empresa
La historia de este importante grupo industrial comienza en 1934 en Irlanda,
de manera casi accidental. El fundador, John Jefferson Smurfit era inglés, quien
en ese año contrajo nupcias con una irlandesa en la ciudad de Belfast. El sacerdote
que los casó le contó al joven Jefferson que él había adquirido una participación
en una fábrica productora de cajas de cartón en Dublín, y que se necesitaba a
alguien con talento en los negocios para que lo ayudara a llevar adelante esa
empresa. Por complacerlo, Jefferson Smurfit adquirió una participación en la
fábrica y se comprometió a visitarla una vez por semana, ya que el resto de su
tiempo debía dedicarlo a su sastrería en St. Helen's, Inglaterra.
Muy pronto Jefferson Smurfit supo lo que era la industria del cartón y vio la
necesidad de atender su nuevo negocio a tiempo completo. Además él no era
persona de términos medios. En su etapa de aprendizaje de la industria, quedó
plasmada en la compañía su filosofía personal: "Primero hay que aprender a hacer
algo. Luego hay que hacerlo mejor que nadie". Esta filosofía explica en buena
medida la capacidad que ha tenido la empresa de crecer, no sólo en su campo
original del empaque corrugado, sino en su etapa más reciente de gran
diversificación.
4
Jefferson Smurfit se dio cuenta de que, para no llegar a la bancarrota como
muchos otros empresarios, tendría que expandir aún más la empresa. Entre 1968 y
1970, Smurfit adquirió en Irlanda varias compañías, entre ellas el Grupo Hely con
el cual logró duplicar el tamaño de su empresa, que pasó a llamarse Jefferson
Smurfit Group Limited. Estas adquisiciones permitieron, igualmente, una amplia
diversificación de sus productos. En efecto, este grupo contaba con instalaciones
de imprenta, publicaciones educativas, intereses en radio y televisión, materiales
de oficina, etc., además de que abarcaba toda la gama de su propia industria.
Para esa fecha, Jefferson Smurfit tenía cuatro hijos adultos, Michael,
Jefferson, Alan y Dermot, El hijo mayor, Michael Smurfit, actualmente Presidente
de la Junta Directiva de Jefferson Smurfit Group, llego a la empresa a comienzos
de los años sesenta con ideas innovadoras en materia de finanzas, que sería su
especial contribución al gran crecimiento que presencio la empresa en los últimos
años de vida de su padre. Michael es un estratega, el visionario. Al mismo tiempo,
es un gran conocedor del proceso industrial, tanto del empaque como de
impresión.
Jefferson Smurfit falleció en 1977, dejando a sus hijos todo un imperio
financiero e industrial y una admirable herencia de grandes conocimientos
empresariales. También les dejo lo que más preciaba" "Un hombre no tiene nada
en el mundo si no posee un buen nombre, integridad y palabra". En 1984, el grupo
Jefferson Smurfit celebró cincuenta años de fundación. No hay duda de que el
"buen hombre" -interpretado como integridad y solidez- continúa tan vigente hoy
como ayer.
Los cuatro hijos de Jefferson Smurfit han mantenido la misma imagen
empresarial lograda por el padre a través de los años. Es una imagen de eficiencia,
de alta calidad de los productos, de empresa confiable, de apariencia capaz y
flexible, de casi ilimitadas posibilidades para el crecimiento y el aprendizaje en
distintos campos y en cualquier parte del mundo. Pero por encima de todo, es una
empresa interesada por el desarrollo de sus recursos humanos.
Los hermanos Smurfit heredaron el mismo sentido de responsabilidad hacia sus
empleados y la comunidad que era característico del padre. Actualmente el Grupo
5
contribuye en forma notable con más de cien instituciones benéficas. La
organización, además, patrocina varias cátedras en universidades irlandesas.
Con la adquisición de Container Corporation of America en 1986, el Grupo
Smurfit superó el doble de sus operaciones en Estados Unidos, y además, adquirió
las empresas subsidiarias de CCA que operan en varios países de América Latina
y Europa.
1.3 Descripción de la Empresa
Smurfit Kappa Cartón de Venezuela es un grupo manufacturero dedicado a la
industria papelera desde el año 1954.
Sus operaciones abarcan el ciclo productivo completo:
• Siembra y manejo de bosques cultivados,
• Recolección, procesamiento y reciclaje de fibras secundarias,
• Fabricación y venta de papel, cartulina, cartón y empaques,
• Diseño estructural y gráfico de cajas y estuches
La producción de Smurfit Kappa Cartón de Venezuela está orientada a
satisfacer las necesidades del mercado interno nacional.
Satisface las necesidades de la industria alimentaria: alimentos y bebidas; aceites
y grasas; productos agrícolas; galletas y caramelos; productos cárnicos, bienes y
servicios como productos de limpieza y belleza; sector automotriz y
farmacéutico.
1.4 Misión
Smurfit Kappa se esfuerza al máximo por ser una empresa orientada a los
clientes y al mercado, en la que la satisfacción de los clientes, el desarrollo
personal de los empleados y el respeto hacia las comunidades locales y el medio
ambiente, formen parte integral del objetivo de generar utilidades para los
accionistas.
6
1.5 Visión
Su visión es ser reconocidos como la empresa de empaques fabricados con
papel, de mayor éxito en los sectores del mercado escogidos por la Compañía.
Para conseguirlo, haremos lo siguiente:
• Actuar por el bien general de los países y de las comunidades en las que
tenemos el privilegio de operar
• Proporcionar el entorno natural más seguro posible, un sentido de
identidad y una oportunidad de desarrollo para nuestros empleados
• Generar el más alto nivel de satisfacción de nuestros clientes
• Optimizar las utilidades de los accionistas.
1.6 Valores
• Espíritu emprendedor: apreciamos el espíritu empresarial y un tipo de
gestión descentralizado, con unas funciones de los empleados que desafíen
y avalen las operaciones con rapidez e innovación.
• Personas: nuestro objetivo es contratar, desarrollar, motivar, mantener
seguros y mantener a nuestros empleados.
• Medio ambiente: nuestro objetivo es proteger el medio ambiente y
mejorar de forma progresiva nuestros resultados en cuanto a las emisiones
al aire y los vertimientos al agua y a la tierra.
• Clientes: nos consideramos una empresa de servicios, con empaques
como producto. Utilidades para los accionistas: nuestro propósito es
ofrecer las mejores utilidades a los accionistas.
• Cumplimiento de los compromisos de los accionistas y otras partes
interesadas: estamos decididos a cumplir con nuestros compromisos y
dispondremos de los recursos necesarios para garantizar su cumplimiento.
7
1.7 Organigrama Estructural de la Empresa Smurfit Kappa Cartón de
Venezuela S.A., planta Cartoenvases Valencia.
Figura 1: Organigrama Estructural del Departamento de Contraloría.
Fuente: Smurfit Kappa Cartón de Venezuela, S.A. (Valencia)
8
1.8 Descripción del Departamento donde se realizó la pasantía
El departamento de compras locales es el encargado de satisfacer las
necesidades de los clientes internos, a través de una adecuada gestión que cumpla
con los requisitos de calidad, tiempo, entrega y optimización de los costos totales
establecidos por Smurfit Kappa Cartón de Venezuela.
1.9 Actividades Desarrolladas durante la pasantía
Durante el periodo de pasantía en la empresa Smurfit Kappa Cartón de
Venezuela, planta Cartoenvases Valencia, específicamente en el departamento de
Compras Locales, el pasante tuvo la oportunidad de desarrollar las siguientes
actividades:
• Se revisó el listado de solicitudes de pedido creadas por los usuarios de la
empresa a través del sistema SAP (System Applications and Products),
con la finalidad de analizarlas y convertirlas en peticiones de oferta.
• Se enviaron las peticiones de oferta a los respectivos proveedores para que
pudieran remitir las cotizaciones correspondientes.
• Se realizó seguimiento con cada proveedor manteniendo comunicación del
proceso de cotizaciones en espera, hasta la entrega final de las mismas.
• Se analizaron las cotizaciones y realizaron comparativos (en caso de que
haya sido requerido), tomando en cuenta el costo y la calidad del producto
o servicio solicitado, con la finalidad de colocar y enviar las órdenes de
compra al proveedor seleccionado y al usuario solicitante.
9
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema
Una empresa es una organización que se dedica a actividades o a la
persecución de fines económicos o comerciales, con la finalidad de satisfacer las
necesidades de bienes o servicios de los demandantes. Para poder lograr este fin,
se deben segregar las actividades que se llevaran a cabo dentro de la empresa, de
manera que se pueda garantizar la ejecución de sus propósitos. Dicha segregación
debe estar fundamentada de acuerdo a las especificaciones de la alta gerencia, las
cuales estarán plasmadas en las políticas y procedimientos de la empresa, es por
ello, que la determinación de las políticas y procedimientos que una empresa
establezca para sí misma, deben estar enfocadas en todo aspecto, en pro de un
mejoramiento continuo de los diferentes procesos que se llevan a cabo en cada
uno de los departamentos que la conforman, para que los objetivos propuestos
puedan acatarse y cumplirse.
De este modo, aquellas empresas que enfocan su visión al crecimiento de
la misma en tiempos futuros, establecen modificaciones constantes en los
procesos y metodologías que ayudaran al mejoramiento de sus funciones y así
como también de su estructura. En estas modificaciones, lo más común es
realizarlas en base a la búsqueda e identificación de aquellas debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas que una institución empresarial pueda
presentar, de manera que esto le permita a la empresa conocer aquellos factores,
tanto internos como externos, que puedan afectar directamente el desarrollo de los
objetivos y proponer cuales deben ser las mejoras que se deben implementar.
En este contexto, es importante incluir al departamento de compras en
dicho análisis, ya que este se encarga de gestionar la adquisición de bienes y/o
servicios solicitados por los usuarios de la empresa, mediante un proceso
10
exhaustivo de análisis y selección bajo los parámetros establecidos previamente
por la empresa, mediante un manual de normas y procedimientos, así como
también, de sus políticas, los cuales garantizaran el cumplimiento de la necesidad
y la satisfacción del usuario. Por consiguiente, es de vital importancia establecer
los procedimientos que se deben efectuar dentro del departamento de compras de
cada empresa, ya que este constituye uno de los pilares fundamentales para que se
pueda llevar a cabo el correcto funcionamiento productivo de la empresa.
Desde esta perspectiva, se presenta el siguiente informe, en la empresa
Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., la cual presenta una problemática
relacionada con la gestión del proceso de compras, debido a que existen
deficiencias en sus manuales de políticas y procedimientos, ya que no se tiene
establecido un monto adecuado para utilizar una cotización y proceder a generar
la orden de compra, motivo por el cual se retrasa el ciclo de compras en espera de
la respuesta de otros proveedores que oferten el material y/o servicios solicitados.
Según las políticas y procedimientos del departamento de compras de la
empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., toda solicitud de cotización a
un proveedor debe ser procesada a través de una petición de oferta emitida por
medio del Sistema SAP, para su registro y posterior evaluación. El número de
cotizaciones que se deben recibir para el proceso de análisis de ofertas de
proveedores depende del monto o valor del bien y/o servicio a adquirir, el cual se
ve reflejado de la siguiente manera:
Cuadro 1. Petición de Oferta (Cotización).
Monto Nº de Cotizaciones
Hasta 55 unidades tributarias. Mínimo una cotización.
Mayores a 55 y hasta 555 unidades tributarias. Mínimo dos cotizaciones.
Mayor a 555 unidades tributarias. Mínimo tres cotizaciones.
Fuente: Smurfit Kappa Cartón de Venezuela, S.A. (Valencia)
11
De acuerdo a lo planteado en el cuadro anterior, el equivalente en
bolívares al monto de 55 unidades tributarias corresponde a 5.885,00, tomando
como referencia la unidad tributaria vigente correspondiente al año 2013, la cual
determina que cada unidad tributaria tiene un valor de BsF. 107,00, la cual es
establecida por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y
Tributaria (SENIAT).
Esta situación, trasciende en el manejo administrativo y financiero de la
empresa, ya que mientras se espera por las ofertas de otros proveedores se atrasa
el ciclo de compras, el cual mide como ha sido la gestión del departamento,
afectando su rendimiento. Por otra parte, la disponibilidad de los materiales por
parte de los proveedores varía dependiendo de los recursos que tengan a su
alcance, por consiguiente, al momento de realizar sus ofertas, establecen un
tiempo máximo de validez en espera de una respuesta para poder concretar la
compra. Es por ello, que si se espera por las ofertas de otros proveedores, se puede
perder la oportunidad de efectuar la operación y así satisfacer la necesidad de los
usuarios.
2.2 Formulación del Problema
¿Cuál debe ser el monto adecuado para utilizar una cotización y mejorar el
proceso del ciclo de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela
S.A., ubicada en Valencia, Edo. Carabobo?
2.3 Objetivos
2.3.1 Objetivo General
Optimizar el proceso de cotización en el departamento de compras de la
empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
12
2.3.2 Objetivos Específicos
• Diagnosticar la situación actual del ciclo de compras de la empresa
Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
• Determinar las debilidades y fortalezas del ciclo de compras en la empresa
Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
• Diseñar una propuesta para optimizar el ciclo de compras en la empresa
Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
2.4 Justificación del Estudio
La importancia que tiene el estudio de este informe radica en el óptimo
funcionamiento del departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa
Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo, específicamente en
optimizar el proceso de cotización, debido a que en la actualidad posee una serie
de procedimientos establecidos, los cuales requieren ser fortalecidos para una
mejor ejecución de sus funciones.
En base a lo mencionado anteriormente, el estudio se justifica, ya que a
través del diseño de una propuesta, se podrá optimizar el ciclo de compras, su
situación financiera y así como también la imagen de la empresa ante usuarios y
proveedores, porque se reducirán los ciclos de espera entre Solicitudes/Peticiones,
Peticiones/Órdenes de Compras. De este modo se lograra cubrir de forma eficaz
las demandas establecidas, producidas por la necesidad de los usuarios.
De igual forma desde un punto de vista académico, será de gran importancia
para la Universidad José Antonio Páez, dado que aportara información
relacionada con el proceso de cotización que se lleva a cabo en el departamento de
compra, por lo cual puede servir de referencia o punto de apoyo para otros
investigadores que deseen incursionar en la temática plantada. Así mismo,
representa una valiosa oportunidad para la autora, ya que la realización de este
estudio ayuda a profundizar y poner en práctica desde el punto de vista
investigativo los conocimientos académicos en cuanto al proceso de compra,
13
permitiéndole indagar, profundizar, organizar, planear, ejecutar, controlar y
sistematizar toda la información obtenida de la situación antes planteada,
disminuyendo los márgenes de error, para futuras investigaciones.
2.5 Alcance
La iniciativa del diseño de una propuesta para optimizar el ciclo de compras
en la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo.
Carabobo, surge por la necesidad de brindar a esta organización un modo más
adecuado con técnicas sencillas que contribuyan a las políticas y los
procedimientos que se deben llevar a cabo para realización exitosa de todas las
actividades que tienen referencia al departamento de compras, desde la necesidad
del usuario, hasta la adquisición por el mismo del material y/o servicio, lo cual,
incidirá positivamente en todos los departamentos relacionados a la gestión de
compra, ya que la optimización será sistematizada a cada uno de ellos.
2.6 Limitaciones
Para el desarrollo de este estudio, se presentan limitaciones relacionadas con
el manejo y proceso de la información que se requiere para llevar a cabo la
misma. Sin embargo, existe la disposición de la gerencia y de las personas
encargadas en el área de compras de proporcionar dicha información cuando esta
sea requerida. En cuanto a los recursos financieros y humanos no se posee
limitación alguna, ya que la empresa dispone de los mismos para la elaboración de
la propuesta.
14
CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1 Antecedentes
Toda investigación debe acudir a estudios desarrollados previamente que
puedan servir de punto de apoyo en las mismas, ya que estos ayudan a detectar
situaciones análogas al problema en estudio, su tratamiento, los procedimientos de
recolección de datos, la metodología de trabajo empleada, así, sus conclusiones y
recomendaciones. Para Boscán (2001), los antecedentes “relacionan el problema
tratado con investigaciones anteriores referidas al mismo tema (o temáticas
similares), las cuales aportan conceptos y teorías relevantes para el estudio”.
(p.36). En este sentido, se han compilado varios estudios relacionados con la
temática en análisis.
Cuerva, Y (2013), elaboró un estudio titulado: “Manual de Normas y
Procedimientos Contables, en el Proceso de Compras Utilizando el Sistema
Profit en la Empresa Ipeca Construcciones, C.A.”, realizado en la Universidad
José Antonio Páez (UJAP) para optar por el título de Licenciada en Contaduría
Pública. La empresa presentaba deficiencias en los procesos de compras, ya que al
no seguir una serie de pasos estructurados se afectan los lineamientos que
contribuyen al desarrollo de la empresa. El objetivo fundamental del informe fue
elaborar un manual de normas y procedimientos, describiendo los pasos de las
actividades involucradas en el proceso de compras de forma secuencial y
ordenada.
La metodología utilizada se llevó a cabo a través de la modalidad de
proyecto factible, apoyado en una investigación de campo. Entre las técnicas de
recolección empleadas tiene la observación directa y la encuesta, a través de un
cuestionario de 6 preguntas, el cual fue aplicado a los trabajadores del
Departamento Administrativo y Contable, los cuales conforman la población y la
15
muestra del estudio. Una vez obtenidos los resultados, el autor concluyó que
existen debilidades en cuanto a los procesos de compras de la empresa, cuyas
fallas afectan directamente su buen funcionamiento, ya que existía un manual de
normas y procedimientos que le permitiera al personal tener una guía de
responsable-acción de fácil entendimiento. Por lo tanto, propone la elaboración de
un Manual de Normas y Procedimientos Contables en el Proceso de Compras
Utilizando el Sistema Profit.
El antecedente planteado se relaciona con el presente estudio, ya que
estuvo orientado al análisis de las normas y procedimientos del control contable
del proceso de compras, con el objetivo de mejorar el desempeño y desarrollo de
las actividades realizadas en el departamento.
Villarroel, Y (2012), realizó un trabajo titulado: “Análisis del Clima
Organizacional en el Departamento de Compras del Rectorado de la
Universidad De Oriente”, realizado en la Universidad de Oriente para optar al
título de Licenciada en Gerencia de Recursos Humanos. En el mismo se analizó el
Clima Organizacional del Departamento de Compras del Rectorado de la
Universidad de Oriente con la finalidad de resaltar su importancia en las labores
que se llevan a cabo en la empresa y en el logro de sus objetivos.
La metodología implementada en este trabajo de investigación fue de tipo
documental y de campo, el nivel de investigación fue Descriptivo. Para los efectos
del estudio la población estuvo conformada por los doce (12) trabajadores que
prestan sus servicios para el Departamento de Compras del Rectorado de la
Universidad de Oriente.
Algunos de los resultados relevantes obtenidos en el este estudio fueron
que los trabajadores sienten que los factores como el ruido, la iluminación y la
temperatura no perturban ni causan falta de concentración a la hora de ejecutar sus
tareas, sin embargo, sí manifestaron que el espacio es reducido y que por lo tanto
es un factor que incide negativamente en el desarrollo de sus funciones; y que la
comunicación entre los integrantes del departamento se produce de manera
efectiva.
16
El antecedente planteado se encuentra estrechamente relacionado con el
presente estudio, debido a que estuvo orientado en el análisis del clima
organizacional del departamento de compras, el cual representa un factor
importante en el desarrollo óptimo de las actividades que allí se realizan.
Bolívar, Z (2010), realizó un trabajo titulado: “Desarrollo de un Sistema
Automatizado que Optimice, Gestione y Controle las Requisiciones de la
Empresa Exterran Venezuela, C.A”, en la Universidad de Oriente para optar
por el título a Ingeniero en Sistemas. La cual tenía como finalidad el desarrollo de
un Sistema Automatizado que optimice, gestione y controle las requisiciones del
departamento de compras y logística de la empresa Exterran Venezuela.
El proyecto estuvo enmarcado en el nivel de investigación descriptiva y en
un diseño de campo, ya que los datos se obtuvieron de fuentes directas y con el
contacto real del proceso llevado día a día, de igual manera se usaron las técnicas
de entrevista no estructurada y la observación directa, siendo el proyecto factible,
dicha población es menor a 50 individuos por lo que se asume en estos casos que
la población es igual a la muestra.
Este estudio se encuentra vinculado con el presente informe, ya que el
objeto de la misma está orientado a la optimización de las requisiciones del
departamento de compras, por lo cual sirve de marco de referencia a la propuesta
de optimizar el proceso de cotización en el departamento de compras de la
empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
Esteban, I (2009), realizo un trabajo titulado “Manual de Normas y
Procedimientos del Departamento de Compras de la Empresa Un Mundo de
Limpieza, C.A.” , para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública,
presentado ante la Universidad José Antonio Páez, cuyo objetivo estuvo centrado
en el diseño de un manual de normas y procedimientos para el departamento de
compras, se recabo información mediante la técnica de observación directa de las
funciones que se realizaban en dicho departamento.
Luego de diagnosticar la situación actual, el autor estudió y evaluó la
información recopilada en una planilla diseñada llamada Planilla de Registro
Global, a fin de analizar las diferentes causas que originan el retraso en la
17
elaboración de órdenes de compras, así mismo, se aplicó una entrevista a todas las
personas responsables de ejecutar dichos procedimientos, se utilizaron ambos
medios con la finalidad de identificar las fallas que tienen mayor impacto. El
diseño de un manual de normas y procedimientos permitió mejorar las actividades
del departamento de compras y de esta manera llevar a cabo de forma ordenada
los procedimientos requeridos por la ejecución de actividades.
Dicho trabajo se encuentra relacionado con el presente informe, ya que se
basó en la elaboración de un manual que controlara los procesos que se llevan a
cabo dentro del departamento de compras para poder cumplirlos de manera
efectiva.
Pérez, C (2009), realizo un trabajo titulado: “Manual de Procedimiento
Administrativo / Técnico Aplicado a las compras internacionales, de la
empresa: Ingenieros y Técnicos Asociados C.A (I.T.A.C.A), según las Normas
ISO 9001: 2000.”, presentado en la Universidad de Oriente para optar por el
título a Licenciado en Administración Comercial. Dicho trabajo tiene como
finalidad diseñar un manual de procedimiento administrativo y técnico, aplicado a
las compras internacionales de la empresa ITACA, con base en las normas de
Calidad ISO 9001: 2000.
El tipo de investigación se enmarca dentro del modelo factible, ya que está
dirigida a satisfacer una necesidad presente en la mencionada empresa. Para la
recolección de la información se usaron técnicas como el análisis de fuentes
documentales, observación directa y entrevistas. El procedimiento administrativo
– técnico diseñado para abordar las compras internacionales de la empresa
ITACA, C.A, le va permitir conseguir mejores resultados, reducir costos y brindar
mayor satisfacción a sus clientes.
Este trabajo se encuentra relacionado con el presente informe, ya que el
objeto del mismo está orientado al diseño de un manual aplicado a las compras
internacionales para poder lograr un mejor desempeño en sus procedimientos,
sirviendo de referencia para la propuesta de optimizar el proceso de cotización en
el departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela
S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
18
3.2 Bases Teóricas
Para realizar la investigación, es indispensable recurrir a referencias
bibliográficas que guarden relación con el tema de estudio, para así lograr
profundizar y sustentar el estudio a realizar.
En el mismo sentido, Ramírez, T (2007), indica que “aquí se ilustra al
lector sobre el conjunto de teorías que se han elaborado para interpretar el objeto
de estudio y sus relaciones con otros fenómenos de la realidad” (p. 65). Es por
ello, que en lo subsiguiente se desarrollaran los basamentos teóricos que
permitirán la orientación de la investigación.
3.2.1 Compras
Según Catacora, F (1997), en toda empresa comercial o industrial en que la
fuente de ingresos la constituye las mercancías, es indispensable tener
información sobre su movimiento y existencia. Para el registro o información
contable del movimiento de mercancía, deben considerarse los siguientes
aspectos:
• Forma de operar o de llevar operaciones
• Monto real probable de operaciones (desde el punto de vista de una
empresa y funciones o que se inicie)
• Número, valor y variedad de los artículos que se manejen
• Información deseada o necesaria para los dirigentes de la empresa
Las compras en el sentido contable, son solo aquellos artículos del
inventario de mercancía que compra la empresa para volver a venderlo a los
clientes.
3.2.2 Funciones del Departamento de Compras
Según Heredia, N (2007), la función de compras consiste en suministrar de
manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera
19
directa o indirecta a la cadena de producción. Estos bienes o servicios deben
proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el
precio acordado y en el lugar requerido por el cliente, dentro de unos tiempos
estipulados previamente, es decir, que ni antes ni después, estas desviaciones
pueden obstaculizar los procesos productivos de comprador.
Seguidamente, Catacora (1997), indica que las funciones del departamento de
compras son:
• Atender de forma oportuna a los proveedores
• Recibir muestras y cotizaciones
• Revisar y analizar la base de datos
• Negociar descuentos y condiciones de pago
• Controlar que las mercancías se reciban oportunamente
• Determinar las cantidades de compras
3.2.3 Etapas del Proceso de Compras
Plantea Catacora (1997), que los procesos de compras se inician u originan
con la necesidad de un bien o servicio y concluye o finaliza con la adquisición y
pago de estos.
La necesidad de un bien o servicio nace en el departamento y/o unidad
donde sea requerido, es decir, dependen de un departamento distinto al de
compras.
Este proceso comprende las siguientes etapas:
• Recepción de la solicitud de requisición: la emisión de la solicitud de
una requisición surge de un departamento o unidad funcional de la
empresa por una necesidad especifica. Una vez detectada la necesidad, el
departamento o unidad solicitante culmina con la requisición y la envía al
departamento de compras. Debido que la compra da origen a una
obligación por parte de la organización, se hace necesario que la solicitud
20
tenga ciertas aprobaciones de acuerdo con las políticas de la organización.
Usualmente, persona o unidad solicitante, jefe de la unidad solicitante, etc.
• Emisión de la orden de compra: el departamento de compras revisa la
solicitud de requisición y escoge a varios proveedores de su maestro y
genera la orden de compra. Las decisiones de compras son plasmadas en la
orden de compra la cual debe contener al menos lo siguiente:
• Departamento o unidad que solicita el bien o servicio
• Concepto o descripción del bien o servicio
• Cantidad del bien o servicio
• Costo unitario y total
• Fecha de la solicitud y fecha de la disponibilidad del bien o servicio
• Autorizaciones necesarias
• Aprobación de la orden de compra: este paso considera los niveles de
aprobación de acuerdo con las políticas de cada organización.
• Envió de la orden de compra la proveedor: el departamento de compras
considerará:
• Conocer los materiales y los proveedores que lo suministran
• Realizar la compra en base a los requerimientos específicos en
cuanto a calidad y cantidad
• Controlar que lo solicitado se reciba oportunamente
• Realizar los posibles reclamos por faltantes o defectos de calidad
• Recepción de la mercancía, bienes o servicios:
• La unidad o departamento solicitante recibe el bien o servicio,
seguidamente debe dar una nota de conformidad con lo recibido.
• Existe una dependencia que se encarga de recibir los bienes, para lo
cual debe de esta en conocimiento de lo que se le solicito al
proveedor para así poder recibir lo que se autorizo
• Se genera una nota de informe o recepción
21
• Registro de la entrada de los bienes o servicios: una vez recibido el bien
o servicio se procede a darle entrada al bien o servicio. Para ello es
necesario tener la siguiente documentación:
• Copia de la orden de compra
• Factura del proveedor
• Nota o informe de recepción
• Documentos aduanales, etc.
3.2.4 Gestión de Compras
Según Heredia, N (2007), la gestión de compras va más allá de la
interpretación de un intercambio de un bien o un servicio, por una cantidad
económica pre-establecida. Se toma como base la planeación, la ejecución y
control o seguimiento, de todas y cada una de las acciones relacionadas directa o
indirectamente con las adquisiciones en la empresa. La gestión de compras es un
proceso cíclico, que soporta todas las acciones de la empresa.
Existen dos modelos de gestión de compras:
• Modelo centralizado
En donde existe una unidad básica de compras, que se encarga de todas las
asignaciones, con el apoyo de la unidad administrativa, a las diferentes
dependencias o departamentos, según sus necesidades y requerimientos previos; la
asignación de costos se puede dar a centros de costos específicos o a uno central.
• Modelo descentralizado
Es una unidad independiente en cada departamento, división o área de la
empresa, donde se hacen las adquisiciones respectivas según las necesidades
propias previamente establecidas y cuya relación se pasa finalmente al centro de
costos correspondiente.
22
3.2.5 Inflación
Según Romero (1993) la inflación se define “como un aumento general y
sostenido, durante un periodo dado, de los precios de los bienes de consumo y de
los factores de producción, esto es una pérdida progresiva del valor de la moneda
como medio de cambio.” (p.14)
En este sentido, es importante tomar en cuenta el fenómeno de la inflación
al momento de establecer los parámetros que regirán los procesos que se llevan a
cabo dentro de las empresas, específicamente en el caso del departamento de
compras, ya que es el que se encarga de solicitar aquellos bienes y servicios
necesarios para el desarrollo óptimo de la producción.
3.2.6 Teorías sobre la Inflación
Según Pisani, F (2011), existen cuatro (4) principales explicaciones para el
fenómeno inflacionario. La primera se denomina “Teoría Cuantitativa de la
Moneda”, y establece que el aumento de precios se debe a que aumenta la
cantidad de moneda en un país, sea por una emisión excesiva de moneda que
pueda hacer el Estado, o por un incremento también indebido del crédito bancario.
La segunda se denomina “Teoría de la Demanda”, la cual ocurre cuando la
demanda general de bienes aumenta sin que el sector de la producción haya
producido los suficientes bienes para atenderla. Por supuesto que esta teoría parte
de una suposición: de que todos los sectores productivos, simultáneamente, se
vean en dificultades para satisfacer la demanda, y que todos los consumidores
demanden simultáneamente y sin cesar todos los productos, lo que es difícil que
ocurra. La tercera se denomina “Teoría de la Oferta”, la cual postula que la
inflación se produce cuando el incremento de la masa de dinero excede a la
demanda de dinero. Dicho de otra manera, el valor del dinero estaría determinado
por esos dos factores: la masa de dinero (y su incremento) y la demanda de dinero.
La cuarta y última se denomina “Teoría de los Costos”, la cual surge con fuerza
luego de la segunda guerra mundial, cuando se constata que existe una inflación
23
que no puede atribuirse a los motivos expuestos por las teorías precedentes, ya
que al mejorar el salario lo que se produce es un incremento de los costos de
producción lo que provoca el incremento de los precios y por ende, la inflación.
En relación a esta teoría, el autor afirma que “en realidad es una inflación de
defensa de una tasa de beneficio, donde los empresarios, al ver aumentados sus
costos de materia prima, mano de obra, etc., aumentan los precios para mantener
una alta tasa de beneficio.” (p. 36).
3.2.7 La Inflación y el Índice Nacional de Precios al Consumidor
El Banco Central de Venezuela (BCV) ha producido ininterrumpidamente,
cada mes, desde 1950, el Índice de Precios al Consumidor del área metropolitana
de Caracas (IPC-AMC). Este indicador ha sido, desde entonces, una de las cifras
estadísticas de mayor demanda por parte de los usuarios nacionales e
internacionales.
Sin embargo, la necesidad de contar con un índice de mayor cobertura
geográfica, impulsó la decisión de que el BCV y el Instituto Nacional de
Estadística (INE) unieran sus esfuerzos en procura de definir un nuevo indicador
de precios al consumidor con mayor alcance geográfico. Es así como nace, en el
año 2004, la idea del Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC). Con base
en el INPC, se calcula su variación porcentual y se obtiene la tasa de inflación
respectiva, tanto general como la de cada agrupación.
El BCV define el IPC como “un indicador estadístico que mide, en un
período determinado, los cambios ocurridos en los precios de una canasta de
bienes y servicios representativa del consumo de los hogares que habitan un área
geográfica específica”, mientras que el INPC Es un índice de precios al
consumidor referido a la totalidad del país, en donde además de los resultados
nacionales, se obtendrá información desagregada para las áreas metropolitanas de
las diez ciudades más importantes y para el resto del país.
24
3.2.8 La Inflación y la Unidad Tributaria
Durante las últimas décadas, el proceso inflacionario ha generado una gran
distorsión en el sistema económico y tributario, de tal manera que indujo al Estado
a crear un instrumento o medida que permita combatir los efectos de la inflación,
en especial las leyes de contenido tributario, por lo que el 27 de mayo de 1994 en
la reforma del Código Orgánico Tributario (COT) publicado en la Gaceta Oficial
N° 4.727 se establece esta medida denominada Unidad Tributaria (U.T.), y en
cuya exposición de motivos se hace referencia a que la misma se creó para otorgar
permanencia y estabilidad en el tiempo a las cantidades en bolívares que se
establecen en las distintas leyes tributarias y mantener actualizados los valores
imponibles fijados para los actos y otros hechos gravados por tales leyes.
Según el SENIAT, la U.T. se define como “la medida de valor creada a los
efectos tributarios como una herramienta que permite equiparar y actualizar a la
realidad inflacionaria, los montos de las bases de imposición, exenciones y
sanciones, entre otro”. Sin embargo, la variación del monto de la inflación no
siempre se mantiene a la par del de la U.T., lo que ocasiona que los parámetros
establecidos para el control de las operaciones económicas dentro de una empresa
se vean afectados de forma negativa por no poder completar los objetivos de
manera constante.
Tomando como base la información suministrada por el SENIAT, el valor
de la U.T. para el 2012 era de BsF. 90, y para el año 2013 se situaba en BsF. 107,
lo cual representa una variación del 18,89 % entre ambos años. Ahora bien, en el
caso de la inflación, tomando como base la información suministrada por el BCV,
el porcentaje de inflación para el año 2012 fue de 20,1%, y para el 2013 el
porcentaje de inflación ascendió a 56,2%, lo que representa una variación de
179,6% entre ambos años. Estos cálculos reflejan que la variación entre la UT y la
inflación no son equitativos, ocasionando que las empresas reduzcan cada vez más
su capacidad adquisitiva, debido a que en el mercado los bienes y/o servicios
aumentaran mensualmente según el porcentaje de inflación, mientras que la UT se
mantendrá constante durante todo el año.
25
En la actualidad, la inflación es un fenómeno que afecta de manera
contundente las actividades que se llevan a cabo dentro de una empresa, es por
ello, que se debe analizar periódicamente el impacto que tiene la misma sobre el
poder adquisitivo de la empresa.
3.3 Bases Legales
El presente informe está sustentado en elementos jurídicos que se
relacionan con la propuesta para optimizar el proceso de cotización.
3.3.1 Ley del Banco Central de Venezuela
Artículo 1. El Banco Central de Venezuela es una persona jurídica de
derecho público, de rango constitucional, de naturaleza única, con plena capacidad
pública y privada, integrante del Poder Público Nacional.
Artículo 2. El Banco Central de Venezuela es autónomo para la
formulación y el ejercicio de las políticas de su competencia, y ejerce sus
funciones en coordinación con la política económica general, para alcanzar los
objetivos superiores del Estado y la Nación. En el ejercicio de sus funciones, el
Banco Central de Venezuela no está subordinado a directrices del Poder
Ejecutivo.
Artículo 5. El objetivo fundamental del Banco Central de Venezuela es
lograr la estabilidad de precios y preservar el valor de la moneda.
El Banco Central de Venezuela contribuirá al desarrollo armónico de la
economía nacional, atendiendo a los fundamentos del régimen socioeconómico de
la República.
Artículo 7. Para el adecuado cumplimiento de su objetivo, el Banco
Central de Venezuela tendrá a su cargo las siguientes funciones:
• Formular y ejecutar la política monetaria.
• Participar en el diseño y ejecutar la política cambiaria.
• Regular el crédito y las tasas de interés del sistema financiero.
26
• Regular la moneda y promover la adecuada liquidez del sistema
financiero.
• Centralizar y administrar las reservas monetarias internacionales de la
República.
• Participar en el mercado de divisas y ejercer la vigilancia y regulación del
mismo, en los términos en que convenga con el Ejecutivo Nacional.
• Velar por el correcto funcionamiento del sistema de pagos del país y
establecer sus normas de operación.
• Ejercer, con carácter exclusivo, la facultad de emitir especies monetarias.
• Asesorar a los poderes públicos nacionales en materia de su competencia.
• Ejercer los derechos y asumir las obligaciones de la República en el Fondo
Monetario Internacional, según lo previsto en los acuerdos
correspondientes y en la ley.
• Participar, regular y efectuar operaciones en el mercado del oro.
• Compilar y publicar las principales estadísticas económicas, monetarias,
financieras, cambiarias, de precios y balanza de pagos.
• Efectuar las demás operaciones y servicios propios de la banca central, de
acuerdo con la ley.
3.3.2 Código Orgánico Tributario
Artículo 3: Sólo a las leyes corresponde regular con sujeción a las normas
generales de este Código, las siguientes materias:
• Crear, modificar o suprimir tributos, definir el hecho imponible, fijar la
alícuota del tributo, la base de su cálculo e indicar los sujetos pasivos del
mismo.
• Otorgar exenciones y rebajas de impuesto.
• Autorizar al Poder Ejecutivo para conceder exoneraciones y otros
beneficios o incentivos fiscales.
• Las demás materias que les sean remitidas por este Código
27
Parágrafo Tercero: Por su carácter de determinación objetiva y de simple
aplicación aritmética, la Administración Tributaria Nacional reajustará el valor de
la Unidad Tributaria de acuerdo con lo dispuesto en este Código. En los casos de
tributos que se liquiden por períodos anuales, la unidad tributaria aplicable será la
que esté vigente durante por lo menos ciento ochenta y tres (183) días continuos
del período respectivo. Para los tributos que se liquiden por períodos distintos al
anual, la unidad tributaria aplicable será la que esté vigente para el inicio del
período.
Artículo 121: La Administración Tributaria tendrá las facultades, atribuciones y
funciones que establezcan la Ley de la Administración Tributaria y demás leyes y
reglamentos, y en especial:
• Reajustar la unidad tributaria (U.T.) dentro de los quince (15) primeros
días del mes de febrero de cada año, previa opinión favorable de la
Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional, sobre la base
de la variación producida en el Índice de Precios al Consumidor (IPC) en
el Área Metropolitana de Caracas, del año inmediatamente anterior,
publicado por el Banco Central de Venezuela. La opinión de la Comisión
Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional, deberá ser emitida
dentro de los quince (15) días continuos siguientes de solicitada.
3.4 Definición de Términos Básicos
Compra: es la acción de adquirir un bien o servicio ofrecido por un proveedor a
través de un contrato a cambio de un precio en dinero.
Cotización: es la tasación o valoración de un bien o servicio con el propósito de
determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o
venta.
Gestión: es la administración de recursos dentro de una institución para alcanzar
los objetivos propuestos por la misma.
Manual: instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
28
procedimientos de los órganos de la institución, así como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al
personal.
Optimizar: buscar la forma de llevar a cabo un proyecto de la mejor manera
posible con los recursos con los que se dispone.
Orden de Compra: es un documento en el cual se le solicita a un proveedor un
determinado bien o servicio a un precio convenido.
Proceso: es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que, al
interactuar, transforman elementos de entrada y los convierten en resultados.
Proveedor: persona o empresa que proporciona un producto. Un proveedor puede
ser interno o externo a la organización. En una situación contractual un proveedor
puede denominarse contratista.
Requisición: es un documento que se elabora con el fin de notificar al
departamento de compras que se tiene una necesidad y que esta debe ser cubierta
lo antes posible.
Unidad Tributaria: medida de valor expresada en moneda de curso legal, creada
por el Código Orgánico Tributario y modificable anualmente por la
Administración Tributaria.
29
CAPÍTULO IV
FASES METODOLÓGICAS
4.1 Fases Metodológicas
Teniendo en cuenta que al finalizar el presente informe, se debe diseñar
una propuesta que permita la optimización del proceso de cotización en el
departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela
S.A., es necesario estructurar la misma en tres (03) fases metodológicas, las cuales
se describen a continuación:
Fase I: Diagnosticar la situación actual del ciclo de compras de la empresa
Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
Esta primera fase metodológica consistirá en diagnosticar la situación
actual del proceso y procedimiento aplicado en la gestión del ciclo de compras de
la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela C.A., Valencia, Edo. Carabobo.
En esta fase se empleara como técnica de recolección de información la
encuesta. Según Méndez (2007) la encuesta se define como un “método que
consiste en obtener información de los sujetos de estudio, proporcionada por ellos
mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias”. (p. 124). Con la finalidad de
obtener información sobre el proceso del ciclo de compras, el instrumento que se
utilizara será el cuestionario. Según Sabino (2008), el cuestionario es un
instrumento escrito que “establece provisionalmente las consecuencias lógicas de
un problema que, aunada a la experiencia del investigador y con la ayuda de la
literatura especializada servirán para elaborar las preguntas congruentes con
dichas consecuencias lógicas” (p. 72).
Para este informe, el cuestionario se diseñará con preguntas de respuestas
cerradas, y se aplicara a las personas involucradas en el proceso de compras de la
30
organización bajo estudio, a fin de recolectar la información sobre la concepción
que estos tienen sobre los procesos aplicados dentro del departamento.
Una vez que se recolecte la información, será sometida a un proceso de
clasificación, tabulación e interpretación, por lo cual se procederá a analizar los
datos y resumirlos para extraer la información relevante y necesaria para el
cumplimiento de esta fase.
La población según Arias (2006) se define como el “Conjunto finito o
infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas
las conclusiones de la investigación. Esta queda delimitada por el problema y por
los objetivos del estudio”. (p. 81). La población del presente informe estará
conformada por dos trabajadores que laboran en el departamento de Compras y
una persona por parte del departamento de Contraloría.
Por otro lado, la muestra es un subconjunto representativo de un universo
o población. Arias (2006) señala que “Es un subconjunto representativo y finito
que se extrae de la población accesible”. (p.83). por ser una población pequeña la
que labora en el departamento de Compras, no se pueden utilizar las técnicas de
muestra, es decir, el tipo de muestra es censal, por lo que va a ser igual a la
totalidad de la población objeto de estudio. Al respecto, López (1999) define la
muestra censal “como aquella porción que representa a toda la población, es decir
la muestra es toda la población a investigar.” (p. 12).
Fase II: Determinar las debilidades y fortalezas del ciclo de compras en la
empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
A fin de cumplir con esta fase metodológica, se realizó un análisis de los
resultados emitidos a través de la técnica e instrumento de recolección de datos
seleccionados, los cuales fueron desglosados en factores externos (oportunidades
y amenazas) y factores internos (fortalezas y debilidades), a fin de ser colocados
en una matriz FODA.
De esta manera, Contreras (2009), señala que la matriz FODA “es una
estructura conceptual para un análisis sistemático que facilita la adecuación de las
31
amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de la
organización” (p.1.). Esta matriz es ideal para determinar las debilidades y
fortalezas presentes en el ciclo de compras, y de esta manera generar una
propuesta de mejora.
Fase III: Diseñar una propuesta para optimizar el ciclo de compras en la
empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
Una vez que las diferentes técnicas de recolección de información se
sometan a los procesos de análisis y se obtengan los resultados, se presentará la
tercera fase metodológica, mediante la propuesta para optimizar el proceso de
cotización en el departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de
Venezuela S.A. Esta propuesta describirá de manera clara los procesos que se
deben llevar a cabo para lograr optimizar el ciclo de compras, mediante el manejo
de un monto más adecuado para utilizar una cotización y de esta manera mejorar
el proceso de compras.
Los procedimientos de la gestión de compras tendrán su base en los
resultados que se deriven de la aplicación de las fases metodológicas I, II y III. A
partir de estos se elaborará la propuesta de optimización que será aplicada en el
proceso de cotizaciones del departamento de compras de la empresa Smurfit
Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
32
CAPÍTULO V
RESULTADOS
5.1 Análisis e Interpretación de los Resultados
En este capítulo se presentan, analizan e interpretan los resultados
obtenidos luego de haber aplicado las diferentes técnicas de recolección de datos
de información. Balestrini (2006) señala que el análisis de los datos se define
“como el resumen de las observaciones llevadas a cabo de forma tal que
proporcione respuesta a las interrogantes de la investigación.” (p. 35).
En tal sentido, en primer lugar se da respuesta a la fase uno del estudio,
para lo cual se analizan e interpretan los resultados obtenidos en la aplicación del
instrumento de recolección de datos como es el cuestionario, compuesto de 10
preguntas dicotómicas, las cuales fueron aplicadas a 03 personas, a fin de
diagnosticar la situación actual del ciclo de compras de la empresa Smurfit Kappa
Cartón de Venezuela S.A.
Los resultados obtenidos en el cuestionario se analizaron y se tabularon
mediante diagramas circulares, cuadros estadísticos de frecuencia absoluta,
relativo, porcentual, elaborando reportes descriptivos con comentarios e
inferencias sobre la información recabada.
En segundo lugar, tomando como referencia los resultados obtenidos en la
fase anterior, se procederá a elaborar la matriz FODA, a través de la cual se
identificaran las debilidades y fortalezas del ciclo de compras, dando
cumplimiento así a la segunda fase del estudio.
La información obtenida a través de las fases anteriores, permitió sentar las
bases para desarrollar la tercera fase, mediante el diseño de una propuesta para
optimizar el ciclo de compras en la empresa para luego establecer las conclusiones
pertinentes al estudio y proponer un conjunto de recomendaciones que surjan
como producto del análisis de los resultados.
33
5.2 Fase I: Diagnosticar la situación actual del ciclo de compras de la
empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
En esta fase metodológica se analizaron y tabularon los datos obtenidos a
través de las técnicas e instrumentos de recolección de datos seleccionados. Se
mostraron los resultados obtenidos del cuestionario realizado, donde la población
estuvo representada por tres (03) personas que laboran en la empresa de estudio,
estando la muestra conformada por dos (02) personas relacionadas directamente
con el problema. El instrumento estuvo constituido por diez (10) preguntas de
respuestas cerradas y dicotómicas (SI-NO).
Los resultados de la aplicación del cuestionario se observan a
continuación:
34
Ítem 1. ¿Se cumple mensualmente la meta propuesta para el ciclo de compras?
Cuadro 2. Cumplimiento del ciclo de compras
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 1 33%
NO 2 67%
Total 3 100%
Fuente: Harb, G (2014).
Gráfico 1. Cumplimiento del ciclo de compras
Fuente: Cuadro 2
Análisis:
Como se observa, el 67 % del personal encuestado considera que no se
cumple mensualmente la meta propuesta para el ciclo de compras. Otro 33%
opina lo contrario. Se puede señalar, por los resultados obtenidos, que no siempre
se cumple con el ciclo de compras propuesto mensualmente. Al respecto, un
aumento en el monto permitido para utilizar una cotización contribuiría al
cumplimiento de la meta propuesta.
35
Ítem 2. ¿Cree Ud. que es suficiente el monto mínimo establecido para utilizar
solo una cotización?
Cuadro 3. Monto mínimo de las cotizaciones
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI - -
NO 3 100%
Total 3 100%
Fuente: Harb, G (2014).
Gráfico 2. Monto mínimo de las cotizaciones
Fuente: Cuadro 3
Análisis:
El 100% de las personas encuestadas señalan que no es suficiente el monto
mínimo establecido para poder utilizar solo una cotización, esto debido a que los
parámetros utilizados en las políticas y procedimientos no están acorde con el
aumento de la inflación en la actualidad. Por consiguiente, se refleja la necesidad
de aumentar el monto permitido para utilizar solo una cotización.
36
Ítem 3. ¿Dispone el departamento de compras de una gran variedad de
proveedores que oferten los servicios y/o materiales que les solicitan?
Cuadro 4. Variedad de proveedores
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 2 67%
NO 1 33%
Total 3 100%
Fuente: Harb, G (2014).
Gráfico 3. Variedad de proveedores
Fuente: Cuadro 4
Análisis:
El 67% del personal encuestado señala que en el departamento de compras
si dispone de una gran variedad de proveedores, pero un 33% opina lo contrario.
Se puede señalar que a pesar de que se maneje una gran variedad de proveedores,
es necesario actualizar la lista existente de los mismos, y de esta manera poder
conseguir mejores ofertas que ayuden a mejorar el proceso de las cotizaciones.
37
Ítem 4. ¿Considera Ud. que debe utilizarse la Unidad Tributaria como base para la
medición de parámetros en cuanto a las cotizaciones?
Cuadro 5. Alcance de cotizaciones por Unidad Tributaria
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI - -
NO 3 100%
Total 3 100%
Fuente: Harb, G (2014).
Gráfico 4. Alcance de cotizaciones por Unidad Tributaria
Fuente: Cuadro 5
Análisis:
El 100% de los encuestados manifestaron que no consideran que deba
utilizarse la Unidad Tributaria como parámetro para medir las cotizaciones, esto
debido a que el monto de la Unidad Tributaria no considera el aumento de la
inflación, por ello se hace necesario el aumento del monto mínimo para utilizar
solo una cotización.
38
Ítem 5. ¿Existe un control en cuanto a las solicitudes que colocan los usuarios
cuando se trata de los mismos materiales y/o servicios?
Cuadro 6. Control de solicitudes
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 3 100%
NO - -
Total 3 100%
Fuente: Harb, G (2014).
Gráfico 5. Control de solicitudes
Fuente: Cuadro 6
Análisis:
El 100% de las personas encuestadas señalaron que existe un control en
cuanto a las solicitudes que colocan los usuarios de la empresa, evidenciando que
existe cooperación entre los departamentos, siendo este un aspecto positivo para el
cumplimiento de las metas del ciclo de compras.
39
Ítem 6. ¿Se han perdido ofertas por parte de los proveedores en espera de otras
cotizaciones?
Cuadro 7. Pérdida de ofertas
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 3 100%
NO - -
Total 3 100%
Fuente: Harb, G (2014).
Gráfico 6. Pérdida de ofertas
Fuente: Cuadro 7
Análisis:
Según la gráfica anterior, el 100% de los encuestados considera que se han
perdido ofertas mientras se espera respuesta de otras cotizaciones, lo que genera a
la final un retraso en el cumplimiento del ciclo de compras y un desembolso
mayor por parte de la empresa para poder adquirir los bienes y/o servicios
requeridos.
40
Ítem 7. ¿Existe un control en cuanto al envío de peticiones de oferta de un mismo
rango a los diferentes proveedores?
Cuadro 8. Control de envío de peticiones de oferta
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 3 100%
NO - -
Total 3 100%
Fuente: Harb, G (2014).
Gráfico 7. Control de envío de peticiones de oferta
Fuente: Cuadro 8
Análisis:
El 100% de los encuestados consideran que existe un control en cuanto al
envío de peticiones de oferta a los proveedores, lo que refleja que el departamento
de compras posee un personal capacitado para cumplir con los objetivos
propuestos.
41
Ítem 8. ¿Se logra atender diariamente todas las solicitudes colocadas por los
usuarios?
Cuadro 9. Atención diaria de solicitudes
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 2 67%
NO 1 33%
Total 3 100%
Fuente: Harb, G (2014).
Gráfico 8. Atención diaria de solicitudes
Fuente: Cuadro 9
Análisis:
El 67% de los encuestados manifestaron que si se logra atender
diariamente la totalidad de las solicitudes. Otro 33% opina lo contrario. Se puede
inferir, que en el departamento de compras se logra atender la mayoría de las
solicitudes, sin embargo, mientras no se logren completar las cotizaciones de las
solicitudes ya existentes, resultara más complicado atender las nuevas solicitudes.
42
Ítem 9. ¿Se han hecho análisis de la razón por la que no se logra cumplir la meta
del ciclo de compras?
Cuadro 10. Monitoreo del ciclo de compras
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 3 100%
NO - -
Total 3 100%
Fuente: Harb, G (2014).
Gráfico 9. Monitoreo del ciclo de compras
Fuente: Cuadro 10
Análisis:
El 100% de los empleados encuestados afirman que se ha analizado el
motivo por el cual no se logra cumplir con el ciclo de compras, lo cual representa
que la empresa si lleva un control de las gestiones realizadas por los
departamentos, considerando las posibles mejoras que se podrían implementar, tal
como sería el aumento del monto mínimo para utilizar una cotización.
43
Ítem 10. ¿Considera Ud. que si se aumenta el monto mínimo para utilizar una
cotización mejoraría el ciclo de compras?
Cuadro 11. Optimización del ciclo de compras
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 3 100%
NO - -
Total 3 100%
Fuente: Harb, G (2014).
Gráfico 10. Optimización del ciclo de compras
Fuente: Cuadro 11
Análisis:
El 100% de los encuestados manifestaron que si sería de gran utilidad el
aumento del monto mínimo para utilizar una cotización, ya que esto ayudaría a
mejorar en gran medida el cumplimiento del ciclo de compras. Lo antes expuesto
afirma la necesidad del aumento de una cotización en la empresa, ya que el
personal acepta que lo requiere, siendo esto una fortaleza para este estudio.
44
5.3 Fase II: Determinar las debilidades y fortalezas del ciclo de compras en la
empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
Con la finalidad de obtener los datos necesarios para elaborar la propuesta
de optimización del ciclo de compras mediante el aumento del monto utilizado
para una cotización, se hace necesario indicar cuales son los factores internos y
externos que afectan a la empresa, tal como se observa en el siguiente cuadro:
Cuadro 12: Matriz FODA
FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
Cumplimiento de los
procedimientos
Deficiencia de análisis sobre
los parámetros utilizados
Cooperación entre
departamentos Metas propuestas no
adecuadas
Personal capacitado
FA
CT
OR
ES
EX
TE
RN
OS
OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO
Cursos de
capacitación
Aprovechar las
enseñanzas de los cursos
para mejorar las
actividades que se llevan a
cabo en el departamento
Aprovechar las enseñanzas
de los cursos para analizar y
proponer una mejora de los
parámetros utilizados y las
metas propuestas
AMENAZAS (A) ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DA
Políticas cambiarias Realizar análisis sobre las
variaciones de los montos
de los bienes y/o servicios
y su impacto en el
cumplimiento de los
objetivos
Aumentar el monto de los
parámetros utilizados para
las cotizaciones para
optimizar el ciclo
Aumento de los
costos de los bienes
y/o servicios
Fuente: Harb, G (2014).
45
Análisis General
De acuerdo a los resultados obtenidos tanto en la encuesta como en la
matriz FODA, se pudo identificar las debilidades que presenta el ciclo de compras
en cuanto al proceso de cotizaciones, las cuales confirman la problemática
presente en la empresa.
En vista de esta problemática, es importante establecer unos parámetros
más adecuados de las políticas y procedimientos en relación a las cotizaciones,
para que la empresa pueda optimizar el proceso de cotización y de esta manera
poder cumplir con las metas propuestas del ciclo de compras. Para poder lograr
este objetivo, se deben modificar los montos establecidos para el uso de las
cotizaciones en base al porcentaje de aumento de la inflación. Estos datos
facilitaran a la formulación de las estrategias propuestas a continuación.
46
5.4 Cumplimiento de la Fase III: Diseñar una propuesta para optimizar el
ciclo de compras en la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A.,
Valencia, Edo. Carabobo.
Luego de haber presentado y analizado los resultados obtenidos en la Fase
I y II, se presenta la propuesta para optimizar el ciclo de compras en la empresa
Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.
Al respecto, se describirá cual debe ser el monto adecuado para utilizar
solo una cotización, y de esta manera poder cumplir con la meta propuesta para el
ciclo de compras.
5.4.1 Presentación de la Propuesta
Para que una empresa pueda lograr cumplir con los objetivos que se
proponen, es necesario llevar un control sobre las actividades que se realizan en
cada uno de los departamentos que la conforman. Dicho control se ve reflejado en
los manuales de procedimientos de cada departamento, ya que en ellos se
describen todas las actividades que se deben realizar y sus parámetros. En este
sentido, el departamento de compras posee un manual de procedimientos que
contiene los pasos a seguir para realizar las actividades que le corresponde como
departamento y poder cumplir con el ciclo de compras. Sin embargo, se hace
necesaria la modificación de dicho manual en relación con el tema de las
cotizaciones, ya que en la actualidad se está dificultando poder conseguir aquellos
materiales y/o servicios que solicitan los usuarios de la empresa, debido a que al
momento de responder a las peticiones de oferta, el monto de las cotizaciones es
mayor al monto establecido para poder utilizar solo una cotización y montar la
orden de compra, generando un retraso en el proceso mientras se espera la
respuesta de otros proveedores, e incluso la perdida de las ofertas recibidas.
Desde esta perspectiva, se presenta la propuesta para optimizar el ciclo de
compras en la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo.
Carabobo. La misma viene a representar una serie de mejoras en el manual de
47
procedimientos ya existente, en relación con el monto de las cotizaciones, con la
finalidad de aumentar la eficiencia del ciclo de compras.
5.4.2 Justificación de la Propuesta
La propuesta de optimizar el ciclo de compras en la empresa Smurfit
Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo. se justifica, ya que le
permitirá incrementar la eficiencia y eficacia en las labores desempeñadas y la
optimización de las actividades que se realizan en el departamento de compras, de
esta manera se puede tener un mejor control de las mismas, contribuyendo a que
la organización logre un mejor prestigio en el mercado nacional.
De este modo, reducirán significativamente el tiempo y esfuerzo aplicado
en las labores realizadas para cumplir con el ciclo de compras, y logrando
satisfacer las necesidades de los usuarios.
En la misma forma, a través del aumento del monto máximo permitido
para utilizar solo una cotización, se agilizara la obtención del material y/o servicio
solicitado, afectando directamente la productividad de la empresa, lo cual a la
final generara beneficios para todos sus empleados.
5.4.3 Objetivo de la Propuesta
El presente informe tiene como objetivo optimizar el ciclo de compras de
la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo,
mediante el aumento del monto establecido en las políticas y procedimientos de la
empresa, en relación al número de cotizaciones que se requieren al momento de
solicitarles a los proveedores los materiales y/o servicios, y de esta manera poder
cumplir satisfactoriamente con la meta propuesta para el ciclo de compras.
48
5.4.4 Factibilidad de la Propuesta
Factibilidad Institucional: Desde el punto de vista institucional, la propuesta es
factible, dado que cuenta con la aprobación de la gerencia general de la empresa,
así como la disponibilidad de los involucrados en el proceso de compras para su
aceptación y puesta en marcha, por lo cual la modificación del límite del monto
para utilizar una cotización ha de mejorar el desempeño en los procesos y
funciones que en ella se realizan en pro de lograr los objetivos de la organización.
Factibilidad Operativa: A nivel operativo, la propuesta es factible, dado que la
empresa cuenta con el personal necesario, así como la disponibilidad de aceptar
los cambios que generara la aplicación de la propuesta.
Factibilidad Técnica: Está representada por la disponibilidad de recursos tanto
materiales, humanos y tecnológicos, que son necesarios para desarrollar la
propuesta. La empresa cuenta con los recursos por lo tanto es factible que dicha
propuesta se establezca sin problemas y en función de los objetivos de la
organización.
5.4.5 Desarrollo de la Propuesta
Según la información obtenida por el BCV y el SENIAT en relación a la
variación porcentual entre la inflación acumulada y la UT, se procede a realizar el
cálculo del monto adecuado que debería implementarse en las políticas y
procedimientos de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A, para el
uso de una sola cotización:
Cuadro 13. Comparación de la Inflación
Inflación 2012 20,10% Variación 179,6%
Inflación 2013 56,20%
Fuente: Harb, G (2013).
49
Cuadro 14. Variación de la Inflación Mensual
179,60% = 15% variación mensual
12 meses
Fuente: Harb, G (2013).
Para este cálculo, se toma como base los porcentajes de inflación
acumulada del año 2012 y 2013, dando como resultado una variación de 179,6%
anual. Luego se divide ese porcentaje de variación por doce (12) meses, dando
como resultado una variación mensual de 15%. Este resultado representa, de
manera porcentual, cuanto debería aumentar mensualmente el monto de la UT que
permite la empresa para utilizar solo una cotización, es decir, que si para
diciembre el monto permitido para utilizar solo una cotización era de 55 UT, para
enero el monto debería ser de 63 UT (55UT*15%). Debido a que el aumento que
presenta la inflación en el país mensualmente no es constante, la empresa deberá
establecer en sus políticas una revisión cada cuatro (4) meses, para evaluar el
comportamiento de la inflación y recalcular el monto permitido para la UT en
cuanto a las cotizaciones. Esto quiere decir que cada año se deberá aumentar tres
(3) veces el monto de la UT utilizado, por lo que el porcentaje de aumento será del
60% (15% mensual x 4 meses). A continuación se presenta el cálculo realizado
para los aumentos que se proponen para el año 2014:
Cuadro 15. Aumento de la Unidad Tributaria
UT periodo anterior % de aumento UT periodo actual
I Cuatrimestre 55 60 88
II Cuatrimestre 88 60 141
III Cuatrimestre 141 60 226
Fuente: Harb, G (2013).
50
De acuerdo a los datos obtenidos en los cuadros anteriores, a continuación
se presenta la modificación de las políticas y procedimientos relacionados con las
peticiones de oferta (cotización) y sus respectivos rangos de limitaciones:
Smurfit Kappa Cartón de Venezuela Compras
C.A. Compras Locales
Petición de Oferta (Cotización)
Para compras locales, el número de cotizaciones que se deben solicitar para el
proceso de Análisis de Oferta de Proveedores, depende del monto o valor del bien
y/o servicio a adquirir:
Monto (*) N° Cotizaciones
Hasta 88 Unidades Tributarias Mínimo una Cotización
Mayores a 88 y hasta 888 Unidades Tributarias Mínimo dos Cotizaciones
Mayor a 888 Unidades Tributarias Mínimo tres Cotizaciones
(*) El monto y el número de cotizaciones deben ser evaluados y ajustados
cuatrimestralmente, si es necesario, por Contraloría de Logística, de acuerdo al
incremento de la inflación.
Elaborado por: Harb, G (2013) Aprobado por:
51
CONCLUSIONES
Finalizando el informe de pasantías, se presentan los aspectos de mayor
importancia que surgieron durante la realización del mismo, a continuación las
siguientes conclusiones:
De acuerdo al objetivo uno, el cual consistió en diagnosticar la situación
actual del ciclo de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela
S.A., se concluye que la empresa posee políticas y procedimientos bien definidos
para las actividades que se realizan en el departamento de compras, sin embargo,
los parámetros que allí se utilizan no son acordes con la situación actual del país,
específicamente para el caso de la inflación, ya que se pudo evidenciar con el
análisis realizado en la propuesta, que el monto de la Unidad Tributaria (U.T), el
cual es el parámetro utilizado por la empresa, no aumenta de igual manera que el
porcentaje de inflación, lo que genera que en el transcurso del año la empresa
pierda su poder adquisitivo ante los bienes y/o servicios existentes en el mercado,
ya que estos aumentaran su costo de acuerdo al porcentaje de inflación existente
pero los parámetros utilizados se mantendrán constantes. Por consiguiente, la
gestión del departamento de compras se ve afectado de manera negativa, lo que
impide que se cumplan las metas propuestas para el departamento.
En este mismo orden de ideas, se concluye de acuerdo al objetivo dos, que
el departamento de compras posee debilidades en cuanto al análisis de los
parámetros utilizados y a las metas propuestas para el mismo, sin embargo,
también posee ciertas fortalezas, tales como cooperación de otros departamentos y
un personal capacitado, que junto a la propuesta de aumentar el monto permitido
para utilizar solo una cotización, lograran optimizar el ciclo de compras.
Finalmente, se concluye la necesidad de optimizar el proceso de cotización
en el departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela
S.A. mediante el aumento del monto permitido para utilizar solo una cotización,
lo cual permitirá una gestión eficiente de las actividades que allí se llevan a cabo y
el cumplimiento de las metas propuestas para el departamento.
52
RECOMENDACIONES
Una vez planteada la propuesta y establecidas las conclusiones, se presentan a
continuación las siguientes recomendaciones:
• Tomar en consideración los resultados obtenidos en el presente informe,
por lo cual se recomienda la puesta en práctica de la propuesta, ya que
permitirá a la empresa optimizar el proceso de cotización en el
departamento de compras, y a su vez, mejorar el ciclo de compas.
• Revisar al menos tres (3) veces al año la variación que va teniendo la
inflación para determinar el impacto que esta tiene en los parámetros
establecidos dentro de las políticas y procedimientos de la empresa.
• Reducir los tiempos establecidos para las modificaciones en las políticas y
procedimientos en cuanto al aumento de los montos establecidos para
utilizar una cotización.
• Realizar un estudio anual de los bienes y/o servicios que se requieren con
mayor frecuencia, para poder adquirirlos con antelación y evitar un
desembolso mayor a causa de la inflación.
• Actualizar la lista de proveedores periódicamente, para poder conseguir
una gran variedad de ofertas.
• Incentivar al personal del departamento para que asistan a todos los cursos
de capacitación que ofrece la empresa, de esta manera se podrán poner en
práctica en el departamento las enseñanzas de los cursos.
53
REFERENCIAS
Bibliográficas
Arias, F (2006). El Proyecto de Investigación. Introducción a la Metodología
Científica. 5ta Edición. Editorial Episteme.
Balestrini, A (2006). Metodología: Diseño y Desarrollo del Proceso de
Investigación. España: Editorial Spersing.
Bolívar, Z (2010). Desarrollo de un Sistema Automatizado que Optimice,
Gestione y Controle las Requisiciones de la Empresa Exterran Venezuela,
C.A. Universidad de Oriente.
Boscán, L. (2001). Desarrollo de proyectos e informe final de trabajos
especiales de grado. Guacara: Guía de publicación interna en la Universidad
Tecnológica del Centro.
Catacora, F (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Consultores
Asociados. Caracas, Venezuela.
Cuerva, Y (2013). Manual de Normas y Procedimientos Contables, en el
Proceso de Compras Utilizando el Sistema Profit en la Empresa Ipeca
Construcciones, C.A. Universidad José Antonio Páez.
Esteban, I (2009). Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de
Compras de la Empresa Un Mundo de Limpieza, C.A. Universidad José
Antonio Páez.
I
Heredia, N (2007). Gerencia De Compras, La Nueva Estrategia Competitiva.
1ª Ed. Bogotá: ECOE Ediciones
López, J (1999). Procesos de Investigación. Editorial Panapo. Caracas.
Méndez, C (2007). Metodología, Diseño y Desarrollo del Proceso de
Investigación. Editorial Mc. Graw Hill. Colombia.
Pisani, F (2011). La Inflación, El Caballo de Troya del Neoliberalismo.
Editorial De un Tiron.
Pérez, C (2009). Manual de Procedimiento Administrativo / Técnico Aplicado
a las compras internacionales, de la empresa: Ingenieros y Técnicos
Asociados C.A (I.T.A.C.A), según las Normas ISO 9001: 2000. Universidad de
Oriente.
Ramírez, T (2007). Técnicas de la Investigación Cuantitativa. México: Editorial
Limusa.
Romero (1993). Los Ajustes por Inflación en la Ley de Impuestos Sobre la
Renta. Caracas: Editorial Jurídica Venezolana.
Sabino, C (2008). El Proceso de Investigación. 3ª Reimpresión, Ediciones
Lumen7Humanitas. Venezuela.
Villarroel, Y (2012). Análisis del Clima Organizacional en el Departamento de
Compras del Rectorado de la Universidad De Oriente. Universidad de Oriente.
II
Electrónicas
Banco Central de Venezuela. [En línea]. Consultado el día 23 de abril de 2014 en
la World Wide Web: http://www.bcv.org.ve/c2/indicadores.asp.
Código Orgánico Tributario. [En línea]. Consultado el día 23 de abril de 2014 en
la World Wide Web:
http://declaraciones.seniat.gob.ve/portal/page/portal/MANEJADOR_CONTENID
O_SENIAT/02NORMATIVA_LEGAL/2-2.html.
Contreras (2009) Analisis DOFA. [En línea]. Consultado el día 23 de abril de
2014 en la World Wide Web: http://planest.wordpress.com/2009/06/09/matriz-
dofa/
Ley del Banco Central de Venezuela. [En línea]. Consultado el día 23 de abril de
2014 en la World Wide Web: http://www.bcv.org.ve/c3/refleybcv.asp.
Top Related