INFORME DE FISCALÍA
2015 - 2016
En cumplimiento con en el Artículo 34 del Estatuto de la “ASOCIACIÓN FONDO DE
MUTUALIDAD DE LOS EMPLEADOS DE LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL Y
AFINES”, en cumplimiento con el mandato que me ha sido otorgado por esta Asamblea General
procedo a rendir el informe de Fiscalía correspondiente al periodo 2015-2016.
MARCO LEGAL
El artículo 34 de nuestro estatuto establece, como atribuciones del Fiscal lo siguiente:
a) Velar porque los órganos del FONDO MUTUAL observen la aplicación correcta de la ley de
asociaciones, el Reglamento y el Estatuto. Sus actividades se regirán por las
disposiciones contenidas en estos.
b) Velar por el cumplimiento de los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General y de la
Junta Directiva.
c) Presentar un informe anual en la Asamblea General Ordinaria.
d) Convocar a Asamblea Extraordinaria cuando lo considere necesario.
e) Fiscalizar a la Junta Directiva y a las comisiones de trabajo establecidas.
f) Indicar a la Junta Directiva cualquier irregularidad detectada, situación dolosa o
procedimiento que pueda afectar los intereses del FONDO MUTUAL, dejando constancia
de sus observaciones y recomendaciones en las actas correspondientes.
g) Participar con derecho a voz, en las sesiones de Junta Directiva cuando lo estime
conveniente.
h) Supervisar ilimitadamente y en cualquier tiempo todos aquellos aspectos técnicos y
administrativos del FONDO MUTUAL que juzgue conveniente o que le sean solicitados,
tiene libre acceso a libros, documentos y demás información propia del Fondo.
i) Revisar y analizar los estados financieros haciendo las observaciones que considere
necesarias.
j) Recibir e investigar las quejas formuladas por cualquier mutualista, dar respuesta e
informar oportunamente en la Asamblea General, si lo amerita.
SOBRE EL ACTUAR DE LA JUNTA DIRECTIVA
A. SESIONES ORDINARIAS DE LA JUNTA DIRECTIVA.
Según revisión del libro de actas que la Junta Directiva celebro un total de 25 sesiones
ordinarias, de forma bisemanal, para todos los casos, se pudo sesionar con la regularidad
requerida en razón del cuórum.
La dinámica y contenido de las sesiones de Junta Directiva, se fundamentan en la revisión de las
actas, acuerdos, aprobación de afiliaciones, renuncias, préstamos, asuntos de los Directores,
Fiscalía y la Administración, en este período particularmente se ha contado mayor actividad
Administrativa respecto a la presentación de informes en temas como afiliación, presentación
de estados financieros, etc., lo que esta fiscalía determina como rendición de cuentas.
B. SESIONES EXTRAORDINARIAS
Durante el periodo se realizaron un total de 05 Sesiones extraordinarias, para los efectos, la
fiscalía verificó la justificación de las mismas; todas fueron debidamente motivadas y
respondieron a la necesidad del Fondo Mutual.
C. COMISIONES DE JUNTA DIRECTIVA
La Junta Directiva en atención a de sus obligaciones ha conformado las siguientes comisiones:
1. Finanzas, la cual realizó un total de 03 sesiones.
2. Asamblea General, que tuvo a cargo el trabajo logístico de la Asamblea que hoy
realizamos.
3. Comisión Póliza colectiva de vida.
D. ACUERDOS DE LA JUNTA DIRECTIVA
Los acuerdos se tomaron en la mayoría de los casos por unanimidad por parte de los
directores(as) presentes, fueron previamente sustentados, justificados y razonados por los
Directores. En los acuerdos predominan, las aprobaciones de actas, orden del día
fallecimientos, cambios de beneficiarios, préstamos entre otros.
E. RENUNCIA DE LA VOCAL
En sesión número 843 del 11 de enero 2016, la Junta Directiva y fiscalía conocen la renuncia de
la señora Sofía Espinoza, sobre este particular, el presente informe recoge en resumen los
argumentos externados por la exdirectora Espinoza, así como el descargo efectuados por los
directores aludidos y la Administración para finalizar con las consideraciones de esta Fiscalía.
Argumento de la Vocal 1
1. Contratación de la Auditoria Externa: En resumen que en los últimos 3 anos se ha
contratado a la misma empresa auditora, a lo cual ella se ha opuesto por considerarlo
contrario a las sanas practicas, que esta empresa ya conoce a la organización, que de las
3 ofertas recibidas no era la más barata, que además a esta firma se ha contratado para
hacer otros estudios distintos a la auditoria, como certificaciones etc. Finalmente indica
que se opone al hecho de que no se haya hecho la invitación pública.
2. Contratación de una Asesoría Fiscal y Revisión de impuestos a la misma empresa
Auditora: Indica su nota que se contrata a la empresa que realiza la Auditoria Externa
por tercer año a la organización para realizar un estudio de impuestos del Fondo Mutual,
señala que el informe entregado por la empresa no cumple con lo ofrecido, no aporta
jurisprudencia, ni mucho menos el criterio del Ministerio de Hacienda, que no existe
certeza jurídica de que el Ministerio de Hacienda posteriormente nos pueda hacer un
cobro retroactivo debido a que las recomendaciones de la empresa no son vinculantes.
3. Competencias y alcances de la Comisión de Inversiones, señala que la Comisión no es un
Órgano independiente, que sus alcances son difusos pues valora aspectos de recursos
humanos, estructura organizacional, señala que la Comisión da por recibido informes sin
acuerdo previo de Junta Directiva, toma como ejemplo el caso del informe presentado
por el licenciado Adolfo Lizano García, que contiene el detalle de la conciliación de pago
de primas, reclamos, grado de siniestralidad e inclusión de gastos administrativos del
Fondo Mutual, sobre este tema señala que de forma conjunta con otra directora
solicitaron la ampliación del informe, recomendación que se acogió, no obstante el
costo fue el doble a lo pagado por el informe original, que es del conocimiento que esta
comisión se reúne en horas de almuerzo dentro de la jornada laboral de la CAJA, que no
comparte que los temas que estudia la comisión se ven en tan pocos minutos.
4. Tesorero subalterno del Presidente en sus puestos la CCSS. Considera que existe un
presunto conflicto de intereses, toda vez que el Presidente es el jefe directo del
Tesorero en su lugar de trabajo.
5. Póliza de vida Administrada por el Instituto Nacional de Seguros: Indica que por más de
40 anos el Fondo Mutual administro el dinero de los afiliados y con ello hacia crecer la
reserva, además de brindar ayuda económica a los beneficiarios de los compañeros
fallecidos y que sin contar con un criterio vinculante de la Superintendencia General de
Seguros, se contrato una póliza con el INS, que el contrato se ha venido renovando con
incremento de precios, sin estudios formales para ver si el país ofrece opciones más
favorables a la luz de la apertura de seguros. Considera que la única que gana en este
tema es la aseguradora y la comercializadora, que él lo que el INS reembolsa está por
debajo de lo que se paga por el beneficio, que siempre se toma dinero del Fondo Mutual
para completar el monto del beneficio girado, que no hay certeza respecto a sin la
aplicación de la ley de seguros aplica al Fondo, que el traslado del riesgo se da a un alto
costo económico
6. La Administración del Fondo Mutual necesita total independencia de la Junta Directiva:
Señala que ha notado en los últimos meses una gran dependencia de la Administración
hacia la Presidencia, que consta la falta de cumplimiento a la normativa interna,
contrataciones sin procedimiento, contratistas morosos, intromisión en tema de
recursos humanos, mal clima organizacional, reuniones con el personal administrativo,
reuniones de la Presidencia con terceros sin el conocimiento de la Junta directiva.
En respuesta a los argumentos que a juicio de la Directora Sofía Espinoza, motivaron su
renuncia, algunos miembros de Junta Directiva así como el señor Gerente en el acta 844 del
25 de enero 2016 , en respuesta a dicho oficio indican de forma literal
(…) “El Señor Tesorero manifiesta que tiene varias observaciones relativas a puntos expuestos
por la Directora Espinoza Salas en su nota de renuncia de fecha 11 de enero de 2016, que le
parece necesario aportar como elemento de análisis en la discusión que se da sobre este tema
hoy en la Junta Directiva. Enfatiza que no pretende que esta exposición se vea como una
respuesta puntual a la nota de renuncia; sin embargo, ve necesario aportar y fundamentar
diversos puntos relevantes y lo hace con el respeto y consideración y seriedad que amerita el
caso. Como primer punto hace referencia a lo argumentado por la Directora Espinoza relativo a
lo que en la nota se ve como algo incorrecto -o fuera de las sanas prácticas- contratar una
auditoría externa por un tercer período. Lee textualmente lo manifestado en la nota de
renuncia, lo siguiente:
“Los últimos 3 años se ha contratado a la misma empresa Auditora, lo cual el último año me
opuse rotundamente, dado que según las sanas prácticas no es recomendable contratar por 3
períodos consecutivos a la misma auditoria (sic), siendo que esta empresa en 2 años ya conoce
la organización, el último año de las 3 cotizaciones recibidas no fue la oferta con menor precio,
además que dicha empresa se le han contratado otros estudios distintos a la Auditoría,
certificaciones, etc."
Referente al tema de sanas prácticas a la cual hace mención en su nota la Directora Espinoza, el
Señor Tesorero explica que como aporte de su experiencia laborar en entidades supervisadas
por el CONASSIF, conoce lo que la regulación establece sobre el tema de las sanas prácticas,
particularmente en lo que se refiere a las contrataciones de auditorías externas. Dentro de ese
contexto -agrega- resulta importante traer a colación lo que normativa de aplicación general en
materia financiera y supervisión se aplica a nivel nacional. Procede a exponer lo siguiente:
El Acuerdo SUGEF 32-10 denominado “Reglamento de auditores externos aplicable a los sujetos
fiscalizados por SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”, aprobado por el Consejo Nacional de
Supervisión del Sistema Financiero (CONASIFF), en el artículo 13 del acta de la sesión 893-2010,
celebrada el 3 de diciembre del 2010 fue diseñada –dentro de todo un amplio conglomerado de
cuerpo normativo que no viene al caso citar- para regular un sector sumamente importante
para la economía que es el Sector Financiero Nacional. Aun cuando sabemos el Fondo Mutual
no está sujeto directamente a dicha supervisión, en todo el sentido amplio que a contexto se
refiere, es importante destacar ahí se puede observar la sana práctica que se aplica a nivel
nacional en materia de contratación de auditoría. Dicha norma faculta a una misma entidad la
contratación de servicios de Auditorías Externas hasta 5 años o inclusive mucho más que eso.
Procede a dar lectura al siguiente artículo:
“Artículo 10.- Rotación del equipo de trabajo.
El encargado y miembros del equipo de auditoría deben rotar cuando alcancen como máximo
cinco años en la prestación de los servicios de auditoría externa en forma continua a una misma
entidad. Al respecto, se requiere que la firma o auditor cuente con un registro de las rotaciones
realizadas.”
El Señor Tesorero explica que por razones prácticas no lee toda la norma que bastante dice al
respecto, pero si hace notar con la cita anterior, que en las Sanas prácticas ni siquiera se exige a
ninguna entidad cambiar el equipo o empresa de auditoría externa cada cierto tiempo, sino que
más bien no sólo se le permite mantener una misma contratación en lapsos de hasta 5 años,
sino es facultativo tener esos servicios por mucho más tiempo y la única regla -según la cita de
la norma anterior- es que si cumple los 5 años se rote todo el equipo de trabajo y eso lo hace
con el fin de asegurar la independencia. Esa es la sana práctica. Agrega a lo anterior que las
normas del CONASSIF son dictadas con base a sanas prácticas internacionales emitidas por el
Comité de Basilea y que además el ejercicio profesional de la Auditoría se basa en la aplicación
de las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), que de hecho su adopción obedece a las sanas
prácticas en cuanto al seguimiento de objetivos direccionados al control de calidad y trabajo
independiente del profesional contratado y específicamente en el entorno local recordemos, el
Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica también ejerce supervisión. Por lo anterior, queda
claro que lo argumentado sobre "sanas prácticas" por la Licenciada Espinoza debe verse más
bien con la norma que aquí se fundamenta y más bien, lo que se denota es que los legisladores
que dictan estas sanas prácticas reconocen el valor de la experiencia y conocimiento que se
adquieren en las organizaciones auditadas, todo en el marco de la estricta independencia que
debe imperar.
Agrega el director Ramírez que además hizo una investigación exploratoria solo para corroborar
todo lo anterior y efectivamente es posible observar que entidades financieras de importante
tamaño, como el Banco Nacional han sido auditados por más de tres años por la misma firma,
en este caso por ejemplo la KPMG, y así se podrían citar una cantidad importante de casos.
Se refiere también el Señor Tesorero respecto a la siguiente manifestación en la nota de
renuncia (da lectura): "(…) además que dicha empresa se le han contratado otros estudios
distintos a la Auditoría, certificaciones, etc". Sobre este tema también manifiesta que considera
conveniente dejar claro cuáles son las sanas prácticas aplicadas a nivel nacional. Lee el Artículo
8 de la norma 32-10:
"Artículo 8.- Prestación de servicios complementarios.
La firma de auditoría externa o auditor externo independiente podrá prestar servicios de
auditoría financiera, cuando no haya prestado servicios que podrían comprometer su
independencia con el cliente de auditoría en el período del acuerdo o compromiso de auditoría
y el período cubierto por los estados financieros. No se consideran dentro del alcance de este
artículo los servicios requeridos expresamente por alguna disposición normativa aprobada por
el CONASSIF."
Explica el director Ramírez que la norma es mucho más amplia en explicar este punto pero la
cita sirve para dejar evidencia documentada, de que no existe impedimento o deba ser visto
como mala práctica, la contratación de otros servicios cuando las sanas prácticas adoptadas a
nivel nacional así lo permiten. Es claro que el servicio no debe comprometer nunca la
independencia respecto del auditado. Concluye en este punto particular que no le fue posible
observar en la nota de renuncia el fundamento normativo o documental que justifique lo
manifestado por la Directora Espinoza quien afirmó "… no es recomendable contratar por 3
períodos consecutivos a la misma auditoria (sic), siendo que esta empresa en 2 años ya conoce
la organización…"
Del segundo punto de la nota de renuncia, referido al tema de la contratación de la asesoría
fiscal y revisión de impuesto, del punto donde se manifiesta: “Se contrata la empresa que
realiza la Auditoría Externa por tercer año a la organización para realizar un estudio de
impuestos del Fondo Mutual (…)”. El Tesorero explica que este punto lo explicó muy bien en
toda la exposición que acaba de hacer, respecto de lo que realmente son las sanas prácticas de
contratación de auditores externos y la posibilidad de contar con servicios complementarios,
conforme normativa escrita y en aplicación actual a nivel nacional.
Sobre este tema el Tesorero expone que tales prácticas a nivel nacional deben ser desde un
punto de vista de razonabilidad, conveniencia e inclusive costo, pues hacer licitaciones todos los
años para cambiar despachos de auditorías externas resultaría sumamente oneroso e
innecesario. Es claro que existe control regulatorio sobre la independencia y además las firmas
deben mantener su reputación en todo momento.
Con respecto al tercer punto de la nota de renuncia, el Tesorero se refiere a lo manifestado por
la Directora Espinoza sobre el tema de las Inversiones y temas del Comité de Inversiones.
Comenta que puede ser muy común que algunas personas vean difuso el tema de “Inversiones”
en su amplio significado, algunos solo se limitan al concepto de Inversiones financieras pero
éstas solo son una aparte de éste. Desde un punto de vista muy personal –y con el debido
respeto- considero prudente referirme a ambos desde el punto de vista doctrinal de las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF), pues también podría citar una gran cantidad
de textos literarios que doctrinalmente señalan tema de inversión está asociado con la
adquisición o venta de activos, así como su administración. En las finanzas se conoce el lado
derecho del Balance como "actividades de inversión". Acá también es posible fundamentar con
documentación y norma, las sanas prácticas. Respecto del tema de análisis de estructura
organizacional y/o recursos humanos (tema que así se señala en la misiva), forman parte de los
apartados que se deben valorar desde el punto de vista financiero pues el recurso humano -
concepto que desde hace muchos años se la ha dado la designación más amplia y acorde como
“Capital Humano”- representa también un eslabón importante en los resultados deseados y de
mejoramiento sea en productividad, calidad en el servicio y promoción por citar algunos. No es
posible aislar este elemento tan importante desde una óptica de impacto financiero, porque las
inversiones en personal o capital humano también representan recursos financieros en el
mediano y largo plazo.
Procede seguidamente el Señor Tesorero a leer el contenido de la NIC 7, que comenta es la guía
la preparación de los Estados de Flujo de Efectivo con el cual la administración conoce los
cambios de la posición financiera divididos en actividades de operación, inversión y
financiamiento:
“(…)
Definiciones
(…)
Actividades de inversión son las de adquisición y disposición de activos a largo plazo, así como
de otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes al efectivo.”
Indica el director Ramírez que no quisiera acá desarrollar un documento académico para ilustrar
lo que evidentemente describe dentro de las actividades de inversión, los temas de
administración de activos.
Añade el señor Tesorero que considerando el tema en particular de las sillas, que es un tema
que se menciona en la nota, las mismas formaron parte de los activos registrados en el fondo
que en aplicación de las sanas prácticas contables cumplieron su vida útil, lo que en la jerga
contable y financiero se conoce como activos totalmente depreciados o de desecho. Es decir, ya
contaban con un valor en libros de ¢0.00 y por lo tanto en cuanto a su administración eran
susceptibles de desecho; siendo muy coloquial la administración los podía tirar a la basura pues
dejaron de ser un activo productivo. Ahora bien, si se lograba recuperar un valor simbólico de
ellos, contablemente se procede a registrar como un superávit (ganancia extra en venta de
activos en desuso). Por si las dudas, comenta el Señor Tesorero, la NIC 7 indica lo siguiente:
“(…)
Actividades de inversión
La presentación separada de los flujos de efectivo procedentes de las actividades de inversión
es importante, porque tales flujos de efectivo representan la medida en la cual se han hecho
desembolsos por causa de los recursos económicos que van a producir ingresos y flujos de
efectivo en el futuro. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de inversión son los
siguientes:
(a) pagos por la adquisición de propiedades, planta y equipo, activos intangibles y otros activos
a largo plazo, incluyendo los pagos relativos a los costos de desarrollo capitalizados y a trabajos
realizados por la entidad para sus propiedades, planta y equipo;
(b) cobros por ventas de propiedades, planta y equipo, activos intangibles y otros activos a largo
plazo;
(…)” (lo subrayado y destacado no forma parte del texto original)
El director Ramírez dice que si por importancia relativa se refiere (este es otro principio
contable), cuánto más importantes es el abordaje de temas de fondo como los análisis
actuariales pues trata de las inversiones y la sostenibilidad a largo plazo.
Sobre el cuarto punto, respecto de la argumentación de un supuesto “conflicto de intereses”, el
Tesorero manifiesta que en la sesión donde la Directora Espinoza expuso su renuncia, indicó
que con todo respeto consideraba que en todo esto se estaba emitiendo una apreciación
subjetiva, dado que cada señalamiento debe contar con un fundamento o pruebas que lo
sustenten. Señala que en todo momento su opinión o participación es independiente y que no
tiene ningún impedimento si eventualmente le parece manifestar alguna oposición en el seno
de la Junta Directiva. Menciona que con la frente muy en alto culminará este período pues
considera que se debe al respeto de los señores y señoras mutualistas que le nombraron y
dieron su confianza en la Asamblea.
Agrega el Tesorero en lo referente al tema de la póliza de vida que es un tema que
evidentemente se ha tratado en varias ocasiones en el seno de la Junta Directiva. Inclusive el
Licenciado Retana hizo una exposición de la incidencias de ingresos y egresos; sobre este tema
agrega ha observado continuidad pero es un tema importante que se debe analizar pues está
aún en el tapete.
El director Ramírez finaliza su participación haciendo referencia al tema de la independencia del
fondo respecto de la Junta Directiva, aspecto que comenta que al no visualizar pruebas en la
nota pareciera que la argumentación es más bien una percepción personal. Comenta que sobre
esto no desea ahondar, pero si desea decir que dentro de una estructura formalmente
establecida existen en toda organización líneas de autoridad y responsabilidad y que dentro de
esa formalidad existan canales de comunicación entre la Presidencia y la Administración. Para
eso se crean las estructuras formales e igualmente hay mucha norma que puede citarse.
Indica el señor Loría que desea aclarar algunos puntos que en la carta de renuncia presentada
por la señora Sofía Espinoza hace alusión a la Administración, le parece prudente y sano hacer
mención. Como primer aspecto se trata de la contratación de la Auditoría Externa, donde en la
carta se dice que en el último año se contrató la misma empresa y no fue la oferta de menor
precio. Se presenta las cotizaciones y muestra que la Auditoría contratada sí fue la de menor
precio; de hecho participaron Vásquez y Asociados, ₵1. 960. 000; Castillo Dávila y Asociados
₵3. 120. 000; Carvajal y Asociados ₵1. 980. 000, por tanto la oferta más barata era la de Lázaro
Vásquez y Asociados, de esta manera es erróneo lo indicado en la nota. Más bien lo clara
porque la Junta Directiva en el acuerdo 02-820 lo siguiente:
ACUERDO 02-820
CON BASE EN LA RECOMENDACIÓN PRESENTADA POR LA ADMINISTRACIÓN Y LOS ELEMENTOS
ANALIZADOS POR ESTA JUNTA DIRECTIVA ACUERDA ACEPTAR LA OFERTA DE CONTRATACIÓN
DE LA FIRMA A VAZQUEZ Y ASOCIADOS POR UN ÚLTIMO PERIODO 2015.
SALVAN EL VOTO LAS DIRECTORAS TATIANA LÓPEZ Y SOFPIA ESPINOZA.
Agrega el señor Loría que hay otra afirmación donde se dice que al señor Adolfo Lizano García
se la pagó dos veces, por ende tiene los acuerdos de la Junta Directiva y los recibos que se le
cancelaron al Licenciado. El primer recibo que se le cancela es por ₵100 mil que tiene fecha de
11 de junio 2015, se trae a la Junta y la misma en el acuerdo 20-825, que se aprueba por
unanimidad inclusive la directora Espinoza solicita la ampliación del estudio al Licenciado Lizano.
Se procede a adjuntar el acuerdo en mención:
“ACUERDO 20-825
LA JUNTA DIRECTIVA DE CONFORMORMIDAD CON LAS DELIBERACIONES ESTABLECIDAS
INSTRUYE A LA ADMINISTRACIÓN PARA QUE SOLICITE LA AMPLIACIÓN DEL ESTUDIO
FINANCIERO DE LA PÓLIZA COLECTIVA DEL INS REALIZADO POR EL LICENCIADO ADOLFO LIZANO
GARCÍA DE FECHA8 DE JUNIO 2015. ACUERDO FIRME”.
Explica el señor Loría que el Licenciado entregó el informe y la Junta Directiva solicitó ampliar y
profundizar los datos, por tanto toma un acuerdo pidiendo la ampliación del estudio
lógicamente más detallado y este fue por un monto de ₵220.000 colones, aclarando que no se
pagó dos veces sino más bien la segunda vez se pagó una ampliación. Presenta los recibos
mencionados.
El director Retana aclara que cuando se solicita el estudio financiero, las directoras que lo
proponen no establecen la estructura de estudio financiero que desea que se presente, y por
eso es que después se solicita una ampliación en vista de que no se especificó desde el
principio.
Recuerda el señor Loría que en esa oportunidad se le dijo a la Administración contrate a alguien
de urgencia. Añade con respecto al Licenciado José Manuel Núñez que nos emitió el criterio
sobre el tema del pago de viáticos que no nos cobró y había enviado el documento por correo,
por eso presenta el mismo con el sello blanco y su respectiva firma (consta en los archivos de la
Administración). Agrega en referencia al asunto de la Auditoría externa sobre la investigación
fiscal se presentó ante la Junta Directiva y la misma aprobó la contratación de esta auditoría.
Manifiesta que ciertamente el Fondo Mutual le solicita al Ministerio de Hacienda desde febrero
de 2015 no pagar más adelantos de los impuestos porque se consideró que más bien se tenía un
monto a favor del Fondo Mutual por ende Hacienda nos pide las proyecciones para el mes de
Septiembre 2015 para revisar si coincide con lo que se le enviará, con el monto real. En ese
momento se estaba cambiando la metodología con que se conceptualizaban los rubros, lo cual
con ese marco que se le envía a Hacienda se cierra el año fiscal en septiembre; eso significa que
sigue un proceso de empatar con Hacienda las cuentas, el acuerdo concreto sobre la
investigación fiscal y el pago de impuestos fue aprobado por la Junta Directiva.
El director Valverde dice respeta a la Licenciada Espinoza y le ha dolido su partida; además no le
queda duda la explicación de la Administración y la del Tesorero, por eso está tranquilo en esos
aspectos, pero le preocupa que alguien en la Asamblea tome esa nota la saque del contexto y se
mal entienda.
El director Retana menciona que no es tan mal porque a la Fiscalía le corresponde investigar los
planteamientos de la Licenciada Espinoza y todo lo que se ha dicho en la sesión. No ve problema
si en la Asamblea General preguntan se llevará un informe sobre cada punto. Indica que a su
parecer el Auditor Externo es bien exhaustivo en su análisis y es muy bueno para el Fondo
Mutual, más bien cambiar la auditoría implica que empiece por conocer la organización. Como
mencionó el señor Tesorero no existe ninguna norma internacional que lo impida, inclusive esa
contratación la organización evitó perder ₵86 millones de colones en un año, y estamos para
hacer crecer el patrimonio de la organización. Añade que en la nota se menciona que su
persona entra en decisiones de la organización, pero considera que necesariamente tiene que
haber coordinación con la Administración, no hay temor de que en la Asamblea alguien consulte
el tema. Indica que es una pena que mencionara cosas que no son ciertas.
Indica el director Ramírez que es importante tener en consideración -como referencia- la Caja
Costarricense de Seguro Social tiene contrataciones con Despachos de Auditoría de hasta 10
años dando el servicio, sin que ello haya implicado algún reclamo por parte de la SUPEN.
Señala la directora Fonseca que es importante que se tomen en cuenta lo que la Administración
propone como tener las facturas y recibos porque se trata de una nota dirigida a la Asamblea
General 2016 y hay que estar preparados para brindar una respuesta para cualquiera que la
desee.
Agrega así mismo, que en la nota de la directora Espinoza señala que no ve procedente que se
indique el tema de las sillas del Salón de Sesiones de Junta Directiva y más aún cuando en la
sesión pasada ella consigna en actas que en su carta de renuncia no se mencionaban nombres,
pero luego de una revisión exhaustiva de su misiva señala que ¨los directores digan que le
guarden una como lo expresaron los compañeros Gerson Acuña, Elmer Ramírez y Natalie
Fonseca”. Aclara que en el momento en que se envió el correo electrónico ofreciendo las sillas,
le pareció que era una buena forma de deshacerse de las mismas, porque aunque no tenían
valor en libros, su intención al dar respuesta al correo era poder cancelarle al Fondo Mutual el
monto que establecería la Administración por el artículo, enfatizando que su correo en ningún
momento fue de mala fe y tratando de sacar ventaja por su puesto. Ejemplifica el caso diciendo
que en algún momento la directora Tenorio mencionó que en ocasiones se daba la donación de
artículos a escuelas y al final su destino era otro. Lamenta que se consignen ese tipo de cosas en
la nota y no se mencionen otros temas de los cuales su voto fue en contra. Por eso sugiere
importante elaborar un documento donde se explique o detalle cada uno de los aspectos que
indica la nota por un tema de transparencia.
La directora Tenorio menciona que le parece muy bien que el director Ramírez haya indagado
sobre el asunto y también ve que no tiene fundamento la nota sobre el tema de la auditoría
externa. Agrega que no le parece que se diga que algunos directores votan sin conocimiento.
Recuerda que en el Fondo Mutual a la directora Espinoza se le ayudó por muchos años dando
oportunidad de estudiar y no le parece que no lo haya valorado.
De igual forma la administración en acta 851 del 18 de abril, presenta cuadro de respuesta a la
nota del la ex directora
PÓLIZA COLECTIVA DE VIDA SUSCRITA CON EL INS POR MUERTE DE AFILIADOS (AS)
La administración en acta 847 del 07 de marzo da a conocer la publicación realiza en el
periódico la Nación referente a la invitación para que las empresas autorizadas procedan a
enviar su perfil a fin de constituir registro de Proveedores para eventual contrato de póliza
colectiva de vida para los asociados al Fondo Mutual. En acta 848 del 14 de marzo se da a
conocer la lista conformada por un total de 12 empresas interesadas en formar parte del
registro en mención. De la lista de potenciales oferentes, la comisión sometió a consideración
de la Junta Directiva, la selección de tres empresas a fin de que sean éstas las que coticen y de
esta forma seleccionar la que más convenga a los intereses de la Organización. De las
deliberaciones se desprende que el tema, no se agotara con la selección de una oferta, sino que
el fondo se debe encaminar a constituir alianzas con organizaciones del sector a efecto de
procurar un nuevo esquema como podría ser la administración directa de la póliza mediante
una sociedad de seguros.
PÓLIZAS SUSCRITAS CON EL INS, SEGUROS EXPANDIBLES O DIVERSOS RIESGOS
Según información suministrada a esta Fiscalía por parte de la Administración, se ha verificado
que la póliza suscrita con el INS por los eventuales siniestros de incendio, robo y equipo
electrónico, riesgos del trabajo, póliza seguro voluntario del vehículo propiedad del Fondo se
encuentran al día.
CONTRATO DE PRESTACIONES FUNERARIOS CON LA FUNERARIA DEL MAGISTERIO NACIONAL.
Respecto al Contrato de servicios funerarios con el Magisterio Nacional, según ha determinado
esta Fiscalía, los resultados son satisfactorios, los Mutualistas cuentan con un instrumento que
les permite atender las necesidades que por muerte de sus familiares se generan.
ESTADOS FINANCIEROS.
Los Estados Financieros, a criterio de la Fiscalía y así lo refiere la Auditoría Externa reflejan a una
Organización sana, sólo se hace la observación, sobre la necesidad de que la información
financiera sea presentada sin excepción en las diferentes sesiones a efectos de que la
información suministrada, sea del conocimiento y análisis de toda la Junta Directiva.
Se adjunta cuadro “Análisis de la carta de renuncia enviada por la Licda. Sofía Espinoza 11 de
enero 2016” realizado por la administración e incluido en el acta 851.
ANÁLISIS DE LA CARTA DE RENUNCIA ENVIADA POR LA LICDA. SOFÍA ESPINOZA 11 DE ENERO 2016
PLANTEAMIENTOS DE LA CARTA
RESPUESTAS
1.Contratación de Auditoria Externa:
Según el Acuerdo SUGEF 32-10 denominado “Reglamento de auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”, aprobado por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASIFF), en el artículo 13 del acta de la sesión 893-2010, celebrada el 3 de diciembre del 2010, observa que la sana práctica que se aplica a nivel nacional en materia de contratación de auditoria faculta a una misma entidad la contratación de servicios de Auditorías Externas hasta 5 años.
Si cumple los 5 años es facultativo tener ese servicio por más tiempo siempre y cuando se rote todo el equipo de trabajo con el fin de asegurar la independencia
La contratación de la Auditoría Externa, donde en la carta se dice que en el último año se contrató la misma empresa y no fue la oferta de menor precio. Se presenta las cotizaciones y muestra que la Auditoría contratada sí fue la de menor precio; de hecho participaron Vasquez y Asociados, ₵1. 960. 000; Castillo Dávila y Asociados ₵3. 120. 000; Carvajal y Asociados ₵1. 980. 000, por tanto la oferta más barata era la de Lázaro Vasquez y Asociados, de esta manera es erróneo lo indicado en la nota. Más bien lo clara porque la Junta Directiva en el acuerdo 02-820 lo siguiente:
ACUERDO 02-820 CON BASE EN LA RECOMENDACIÓN PRESENTADA POR LA ADMINISTRACIÓN Y LOS ELEMENTOS ANALIZADOS POR ESTA JUNTA DIRECTIVA ACUERDA ACEPTAR LA OFERTA DE CONTRATACIÓN DE LA FIRMA A VAZQUEZ Y ASOCIADOS POR UN ÚLTIMO PERIODO 2015. SALVAN EL VOTO LAS DIRECTORAS TATIANA LÓPEZ Y SOFÍA ESPINOZA.
2.Contratación de una asesoría fiscal y revisión de impuestos a la misma empresa Auditora
Según el Acuerdo SUGEF 32-10 denominado “Reglamento de auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”, aprobado por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASIFF), en el Artículo 8.- Prestación de servicios complementarios.
“La firma de auditoría externa o auditor externo independiente podrá prestar servicios de auditoría financiera, cuando no haya prestado servicios que podrían comprometer su independencia con el cliente de auditoría en el período del acuerdo o
compromiso de auditoría y el período cubierto por los estados financieros”.
En este sentido, queda claro que realizar una auditoría financiera externa de los estados financieros de una organización, es un servicio profesional muy diferente a brindar una asesoría en materia tributaria o fiscal, por lo tanto no existe impedimento para que un auditor externo pueda desarrollar ambas actividades.
3. Competencias y alcances de la Comisión de Inversiones:
La NIC 7 es la guía la preparación de los Estados de Flujo de Efectivo con el cual la administración conoce los cambios de la posición financiera divididos en actividades de operación, inversión y financiamiento.
Cuánto más importantes es el abordaje de temas de fondo como los análisis actuariales pues trata de las inversiones y la sostenibilidad a largo plazo.
4.Tesorero subalterno del Presidente en sus puestos de la CCSS
Esta es una apreciación subjetiva, un juicio de valor, no existe una
relación jerárquica entre los miembros de Junta Directiva, en la
organización del Fondo Mutual, cada Director debe desarrollar las
funciones y responsabilidades que el estatuto establece, siendo que las
decisiones son tomadas por mayoría y cualquier Director tiene la
posibilidad de apartarse de la decisión y/o salvar el voto en caso de no
compartir alguna decisión o proyecto. Cabe señalar que los cargos
desempeñados por miembros de Junta Directiva al servicio de su patrono
(CCSS), únicamente son de aplicación mientras presten los servicios para
ese patrono y en otras actividades desarrolladas en forma posterior a la
jornada ordinaria laboral. Esta clase de señalamiento carece de
fundamento alguno y no existe material probatorio que lo compruebe. En
todo momento la opinión o participación del señor Tesorero ha sido
independiente de los demás miembros de Junta Directiva y él no tiene
ningún impedimento si eventualmente le parece manifestar alguna
oposición en el seno de la Junta Directiva.
5.Póliza de vida administrada por el Instituto Nacional de Seguros:
Las decisiones que ha tomado la Junta Directiva del Fondo Mutual en
relación tanto con la suscripción y/o renovación de la póliza colectiva de
vida con el Instituto Nacional de Seguros, siempre contaron con los
criterios técnicos actuariales que los fundamentaron y los mismos se
encuentran debidamente en estricto apego con lo establecido en el
Artículo Nº 2, de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros vigente en el
país. Además todas las decisiones tomadas en este sentido,
correspondieron acuerdos unánimes, cuyos propósitos principales
fueron, en primer término garantizar al colectivo que conforma el Fondo
Mutual, las prestaciones, servicios beneficios definidos estatutariamente
y en segundo lugar, canalizar el riesgo a una entidad aseguradora.
6. La administración del Fondo Mutual necesita total dependencia de la Junta directiva.
Dentro de una estructura formalmente establecida existen en toda
organización líneas de autoridad y responsabilidad y que dentro de esa
formalidad existan canales de comunicación entre la Presidencia y la
Administración, sin embargo se respetan las líneas de autoridad y la
independencia de actuación de los órganos jerárquicos de la
organización.
LIBROS LEGALES:
1. Libro de Actas de Sesiones de Junta Directiva trascritas a la fecha 11 de julio 2016
se encuentran al día.
2. Libro de Actas de Asambleas se encuentra igualmente al día.
A. La Contabilidad.
En cuanto a la estructura de fondo, tal y como fue señalado en informes anteriores, la
contabilidad era ejercido por periodo de medio tiempo, a la fecha nuestra organización cuenta
con una funcionaria a tiempo completo, esta fiscalía considera importante la valoración
continua a efectos de medir día con día el impacto generado y la necesidad de procurar el
fortalecimiento de la estructura organizacional.
INFORME DE LA AUDITORIA EXTERNA
Como corresponde para todos los periodos, la gestión del Fondo Mutual, ha sido motivo de
revisión y valoración por parte de la Auditoria externa, la cual ha determinado en términos
generales, a una Organización, sana, no obstante en audiencia en Sesión de Juna Directiva,
hace observaciones que desde el punto de vista de Control Interno, deben ser objeto de análisis
por parte de la Junta Directiva.
CONCLUSIONES
De la revisión y en el pleno ejercicio de la función de fiscalización, se puede determinar, que en
cuanto las sesiones de Junta Directiva, se han realizado a cabalidad, todos sus directivos, han
participado de forma activa de estas. Se produjeron ausencias justificadas pero estas no
impidieron la realización de las sesiones.
La Junta Directiva, en atención de sus deberes, se ha visto en la necesidad de convocar a
sesiones extraordinarias, todas debidamente justificadas, pues debemos tener presente que
hasta la fecha, el Órgano Director, se ajusta al mínimo de sesiones establecidas por el Estatuto,
es decir al menos dos sesiones por mes.
El hecho de sesionar solamente dos veces por mes, como ya fue indicado en el informe anterior
de esta Fiscalía, si bien es cierto permite la marcha de los asuntos básicos, sometidos al
conocimiento y aprobación de la Junta Directiva, no permite el conocimientos de temas de
orden político, estratégicos, estructurales que resultan esenciales, para el continuo desarrollo
de nuestra organización.
El trabajo de las Comisiones de Junta Directiva agiliza la toma de decisiones ya que los asuntos
que son de su conocimiento previo, son llevados a las sesiones de Junta Directiva. Cabe señalar
que en cuanto al punto específico de la Comisión de Inversiones, esta fiscalía no fue notificada
de forma previa en cuanto a la convocatoria de reunión, esto a pesar de que ha existido
manifestación expresa del órgano fiscal, para ser invitado a participar.
En cuanto al manejo de los libros legales de la Organización, no queda más que informar que
estos, se encuentran al día, por lo que no se considera mayor observación al respecto.
Los Estados Financieros del Fondo Mutual, como bien indica el Informe de la Auditoría Externa,
reflejan una Organización sana, de hecho la carta de Gerencia emitida por la firma auditora se
entrega con opinión favorable.
Sobre el tema de renuncia de la Directora Sofía Espinoza, cobra especial relevancia, ya que no
es usual recibir la renuncia de uno de sus Directores y mucho menos que el fundamento de su
renuncia se sustente en elementos como los ya referidos en este informe. Esta fiscalía fue
enfática al recomendar a la Junta Directiva como a la Administración sobre la necesidad de
emitir informe que en la medida de lo posible permita aclarar lo dicho por la ex directora. Tal
recomendación fue debidamente acogida en los informes referidos en el número 844 y 851.
Sobre lo manifestado por la ex vocal 1 de Junta Directiva, esta fiscalía concluye en:
a. Que la Junta Directiva ni la Administración han incurrido en violación de los
procedimientos y las sana practicas al contratar a una misma firma auditora por más de
tres periodos, pues se pudo constatar que tal actuar se encuentra dentro de los
márgenes de las normativa nacional supra citada.
b. Que de igual forma tampoco se incurre en acto irregular cuando la misma firma auditora
es contratada para realizar función asesora toda vez los aspectos objeto de contratación
no presupone conflicto de intereses.
c. Sobre los alcances o competencias de la Comisión de Inversiones, de la investigación
realizada por esta fiscalía concluye en que no existe un manual o instructivo que en el
Fondo Mutual se haya realizado a fin establecer sus atribuciones, no obstante
acudiendo a los criterios en materia de inversiones, el termino financiero involucra el
todo de la actividad de una Organización como la nuestra, no existe acción que no sea
permeada por los términos económicos, eso faculta a falta de regulación específica a
que comisiones como la aquí aludida deba abordar temas de recursos humanos,
estructura etc. Lo anterior sin perjuicio que la junta Directiva para efectos de un
abordaje más diluido, considerando elementos de eficiencia y eficacia pueda constituir
comisiones que aborden temas que en su conceptualización no sean estrictamente
financieros. Claro está que sobre los temas y decisiones deben ser del consenso y
conocimiento de los integrantes del cuerpo colegiado.
d. Sobre la dependencia jerárquica que ostenta el Presidente en la CAJA respecto al
tesorero, esta aseveración es real, no obstante no determina esta fiscalía elementos
que determinen un conflicto de intereses, si bien es cierto podrían hacerse referencia a
valoraciones de orden subjetivo, lo real es que no existe impedimento legal que impida
que bajo una línea de subordinación laboral se impida la participación en la Junta
Directiva del Fondo Mutual.
e. La Junta Directiva en cumplimiento a la orden de Asamblea, constituyo una comisión a
cargo del análisis de nuevas alternativas en cuanto a oferentes para la constitución de
la Póliza Colectiva de Vida. En esta comisión ha participado de forma activa la Fiscalía, a
la fecha del informe se cuenta con un registro de posibles oferentes, situación que no
limita el estudio de alternativas diferentes a la de constituir un contrato con una
Institución especifica.
f. La Fiscalía no ha determinado elementos probatorios que fundamenten la dependencia
excesiva de la Administración respecto a la Presidencia, la ex Vocal 1 si bien es cierto
plantea como elemento de su renuncia esa dependencia, no puntualiza sobre casos en
concreto, que hicieran posible la investigación de esta fiscalía.
g. En resumen esta Fiscalía con fundamento en el criterio técnico emitido tanto por la Junta
Directiva y la Administración del Fondo Mutual acoge los argumentos de descargo
emitidos por éstos.
RECOMENDACIONES
1. Que la Junta Directiva, de forma permanente en razón del remozamiento de la actividad
contable de la Organización, establezca un plan de análisis de la estructura del Fondo
Mutual a fin de que determine de forma oportuna la necesidad que demanda los
tiempos.
2. Como ya lo ha sugerido la Fiscalía, la Junta Directiva debe definir posición, sobre la
pertinencia de continuar con el contrato Póliza Colectiva de Vida. De allí la importancia
de dar mayor énfasis al trabajo que realiza la comisión constituida para los efectos.
3. Que la Junta Directiva procure espacios ya sea dentro de sus Sesiones Ordinarias, Sesiones
extraordinarias el análisis político de la organización de cara a los retos que impone los
tiempos, la competencia etc.
4. Que previo a la constitución de las Comisiones que conforma la Junta Directiva, se
establezcan los alcances, competencias y plazos de las mismas.
5. Que considerando que las Comisiones cumplen con una función delegada por Junta
Directiva, necesariamente las minutas, consideraciones o acuerdos deben ser enterado
el Órgano Colegiado en Pleno aprobar o improbar según sea el caso sometido a
consideración.
CC. Junta Directiva de Asociación Fondo Mutualidad de Empleados de C.C.S.S.
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