Gerencia de operaciones
NÓMINA Y FACTURACIÓN
Gerencia de operaciones
OBJETIVO
Asegurar que la gestión del proceso de nómina y facturación contribuya eficazmente con el logro de la satisfacción del cliente de acuerdo a los requisitos del cliente, los legales, los de la empresa y del SGI generando información veraz y oportuna de las nóminas, prestaciones sociales y facturas.
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PROCESO NÒMINA Y FACTURACIÒN
PLANEARACTUARVERIFICARHACER
CICLO PHVAProgramar las fechas para:• Prenómina• Reporte de
novedades• Liquidación de
nóminas, prestaciones sociales
• Elaboración de facturas (cronograma de actividades)
• Aplicar las Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Acciones de Mejora para atender los hallazgos de no conformidad de auditorias internas
• Realizar la inspección del proceso y resultados de indicadores.
• Revisar y Validar los Objetivos, Metas y Procedimientos.
• Recolectar las novedades reportadas por el proceso SAC, el cliente o la empresa usuaria
• Digitar la información en el software, simular las nóminas, revisarlas y liquidarlas de forma definitiva.
• Facturar las nóminas y demás servicios prestados.
• Identificar y dar manejo al Servicio No Conforme
• Verificar que las nominas elaboradas coincidan con las novedades reportadas por los SAC, clientes o empresas usuarias.
• Validar que las liquidaciones de prestaciones sociales correspondan al periodo trabajado por el colaborador y cumplan los requisitos de Ley.
• Confirmar que la facturación corresponda a lo contractualmente pactado
• Calcular los resultados del proceso y reportar a la Gerencia la Gestión del proceso.
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INDICADORES PROCESO NÒMINA Y FACTURACIÒN
EFECTIVIDAD EN EL PROCESOS DE
NOMINA
EFECTIVIDAD EN EL PROCESO DE
FACTURACIÒN
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PRENÓMINA•Se genera el listado de todos el personal activo bajo el Nit de la empresa usuaria o cliente y se envía ya sea al SAC o al mismo cliente o empresa usuaria.
•Se reportan las novedades presentadas por parte del SAC, Cliente o empresa usuaria
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y
PRESTACIONES•Se digita la información en el software
•Se simulan las nóminas, verifican y liquidan de forma definitiva.
•Se imprimen los soportes y pasan a Tesorería para pago.
FACTURACIÓN•Se facturan las nóminas y todos los servicios prestados garantizando el cumplimiento de las condiciones pactadas con el cliente o empresa usuaria.
SUBPROCESO PRENÓMINA
SUBPROCESOLIQUIDACIÓN
NÓMINASUBPROCESOFACTURACIÓN
NÓMINA Y FACTURACIÓN
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NOMINA Y FACTURACIÓN
CONTRATACIÓN
SERVICIO AL CLIENTE
SEGURIDAD SOCIAL
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INTERACCIÒN NÒMINA CON OTROS PROCESOS
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ACTIVIDADESDE CONTRATACIÓN
Contratos Transferidos Oportunamente
Garantiza Total de Colaboradores con Liquidación de Nómina
1. Número de horas/jornada laboral2. Tipo de nómina3. Cuenta de Banco/Activación4. Tarifa ATEP (ARL)5. Sucursal o Sector adecuado6. Actualización de Cargos y Centros de Costos
según reporte SAC, Cliente o Empresa usuaria
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ACTIVIDADESDE SERVICIO AL CLIENTE
Reporte e ingreso oportuno de novedades de nómina y facturación.
Garantiza Total de Colaboradores con Liquidación de Nómina.
1. Programación de Retiros Y liberación de liquidación (paz y salvo).
2. Reporte de Novedades ( Tiempo extra, comisiones, auxilios, tiempos no laborados….)
3. Reporte de Incapacidades y Licencias4. Reporte de Cambios de Salarios oportunamente5. Seguimiento a los cambios de cargos y centros de
costos reportados por el cliente o empresa usuaria.
6. Reporte oportuno de costos facturables.
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CÓMO SE PROGRAMA UN RETIRO? EN SERVICIO AL CLIENTE
Se ingresa por el Modulo de nomina / otros Procesos/ Liquidación prestaciones sociales / Aprobación liquidaciones
1
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Se da clic En la opción contrato para desplegar la ventana en donde se va a digitar el numero de la cedula del colaborador a retirar , nuevamente se da doble clic en el nombre y automáticamente sube , se ingresa la fecha y por ultimo ACEPTAR , luego el nombre del colaborador baja en la parte inferior, quedando grabado.
2
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Se ubica el nombre de la persona que tiene paz y salvo para generar la liquidación de prestaciones sociales y se da doble clic sobre la línea sombreada en azul. Inmediatamente el nombre sube en la parte superior y En la opción Estado se escoge Liquidar contrato y por ultimo se da aceptar . Con este paso queda liberada para poder proceder con la liquidación de prestaciones sociales
3
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ACTIVIDADES QUE SE ESPERAN DE SEGURIDAD SOCIAL
Grabación Oportuna de Incapacidades
Garantiza el pago correcto de nómina al colaborador
1. Tipo de Incapacidad2. Fecha de Inicio y Fecha Fin Correctas3. Estado de Prórroga o No Prórroga correctos4. Reporte de Sobrecostos Seguridad Social para facturar
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Laura [email protected]
Maria Helena [email protected]
Angie [email protected]
Coord. OficinaGloria Mixcy
GonzalesIbagué
FUNCIONALES
Coord. OficinaCarolina Martinez
Medellin
Coord. OficinaLina Vallejo
Pereira
Coord. OficinaLuz Angelith Villegas
Barranquilla
Coord. OficinaAndrea Carolina
TibaduizaBucaramanga
ORGANIGRAMACOORDINADOR NACIONAL DE NÓMINA Y
FACTURACIÓN
RELACION OPERATIVA
Ana Lucía [email protected]
COORDINADOR DE NÓMINA Y FACTURACIÓN BOGOTÁ
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